‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 7 -‬في نهايةـ كل فترة )نصف سنوية او ربع سنويةـ ( يرسل القسم‬

‫مذكرات لالقسام والمراقبات لموافاته بنماذج االنجاز خالل هذه‬
‫الفترة‬
‫من خالل استيفاء حقل االنجاز وحقل االسباب والمعوقات ان‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫وجدت‪.‬‬
‫‪ 8 -‬يقوم القسم بإعداد نماذج الخطة العتمادها من قبل االدارة ‪.‬‬
‫‪ 9 -‬ترسل نماذج خطة االنجاز الى ادارة التخطيط والمتابعة والى‬
‫السيد‬
‫الوكيل المساعد المختص ‪.‬‬
‫‪ -‬االهداف االستراتيجية للوزارة‪.‬‬
‫‪ -‬تعليمات اعداد الخطة التشغيلية‪.‬‬ ‫المراجع‬
‫‪ -‬وثيقة االهداف السنوية‪.‬‬

‫قسم التخطيط ورقابة الجودة هاتف رقم ‪1897 2248‬‬ ‫الدعم والمساندة‬
‫__‬
‫المستندات‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬
‫‪141‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫إعداد ميزانية احتياجات الوزارة من التجهيزات اآللية‪-:‬‬

‫تقدير احتياجات وزارة المالية من التجهيزات اآللية والبرمجية‬
‫والخدمات االستشارية المطلوبة لميزانية المركز وكذلك احتياجات‬
‫الجهات‬ ‫األهـــداف‬
‫الحكومية المطبقة للنظم العامة من التجهيزات االلية والبرمجية‬
‫والخدمات‬
‫االستشارية ‪.‬‬
‫مجاالت المسؤولية إدارات الوزارة والجهات الحكومية المطبقة للنظم العامة‪.‬‬
‫النماذج المستخدمة ‪ -‬الميزانية الحالية والسابقة‪.‬‬
‫في تنفيذ اإلجراء ‪ -‬نموذج تقدير احتياجات اإلدارات من التجهيزات اآللية ‪.‬‬

‫__‬ ‫المصطلحات‬
‫المستخدمة‬

‫قبل بداية كل سنه مالية بثالثة شهور على االقل يقوم قسم التخطيط‬
‫باآلتى‪:‬‬
‫بمخاطبة الشئون اإلدارية لمعرفة‪:‬‬
‫‪ 1 -‬عدد الموظفين الحاليين‪.‬ـ‬
‫‪ 2 -‬تقدير المنتظر تقاعدهم‪.‬‬
‫‪ 3 -‬تقدير المنتظر انتهاء انتدابه‪.‬‬
‫‪ 4 -‬تقدير المنتظر استقالتهم‪.‬‬
‫‪ 5 -‬أصحاب اإلجازات الخاصة‪.‬‬
‫‪ 6 -‬تقدير المنتظر تعيينهم‪.‬‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫‪ 7 -‬تقدير المنتظر انتدابهم‪.‬‬
‫بناء ًا على ماورد من إدارة الشئون اإلدارية يتم تقدير عدد‬
‫الموظفين‬
‫)على قوة العمل( في ميزانية العام القادم كالتالي ‪:‬‬
‫< عدد الموظفين )على قوة العمل( = عدد الموظفين الحاليين – المنتظر‬
‫تقاعدهم ‪ -‬المنتظر انتهاء انتدابه ‪ -‬المنتظر استقالتهم ‪ -‬أصحاب‬
‫اإلجازات الخاصةـ ‪ +‬المنتظر تعيينهم ‪ +‬المنتظر انتدابهم‪.‬‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪142‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 2 -‬الحصول على البيانات التالية من نظام )الصرف واإلعادة‬

‫والتحويلـ ‪):‬‬
‫‪ -‬عدد أجهزة الحاسب اآللي‪.‬‬
‫‪ -‬عدد الطابعات‪.‬‬
‫‪ -‬عدد الماسحات ضوئية‪.‬‬
‫‪ -‬عدد أجهزة الحاسب اآللي النقالة‪.‬‬
‫‪ -‬عدد أجهزة الحاسب اآللي التي سيتم استبدالها نظر ًا إلنتهاء كفالتها‬
‫خالل الميزانية القادمة‪.‬‬
‫‪ 3 -‬مخاطبة الوحدات التنظيمية بإدارة مركز المعلومات اآللي لمعرفة‬
‫احتياجات اإلدارة من ‪:‬‬
‫‪ -‬تجهيزات لشبكة الوزارة‪.‬‬
‫‪ -‬خادمات رئيسية‪.‬‬
‫‪ -‬برمجيات‪.‬‬
‫‪ -‬تجديد رخص وعقود شركات الصيانة وخدمات تقييم المعلومات ‪:‬‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫‪ -‬عقود مستمرة – ( العقودـ الملغاة ‪ /‬العقود التي لم تمدد ) ‪ +‬العقودـ‬
‫الجديدة‪.‬‬
‫‪ -‬عقود المستشارين ‪:‬‬
‫< المنتهيةـ خالل الميزانية القادمة وقرار اإلدارة بشأنها‪.‬‬
‫< المستمرة‪.‬‬
‫< المقترح تعيينهم للسنه القادمة‪.‬‬
‫= عقود مستمرة – ( العقود الملغاة ‪ /‬العقودـ التي لم تمدد ) ‪ +‬العقود‬
‫الجديدة‪.‬‬
‫‪ 4 -‬تجميع طلبات اإلدارات اآلخرى من حيث البرمجياتـ التي‬
‫ترحلت‬
‫لميزانية السنة القادمة‪.‬‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪143‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 5 -‬يرد إلى قسم التخطيط ورقابة الجودة بيان باحتياجات إدارات‬

‫الوزارات للسنة القادمة من تجهيزات آلية‪.‬‬
‫‪ 6 -‬يردنا من قسم دعم المستفيدين بيان باحتياجات الجهات الخارجية‬
‫للوزارات والجهاتـ الملحقة من التجهيزات اآللية لتطبيق النظم العامة‬
‫مثل ‪ STOCK‬و ‪ ، IFS‬وفي حال عدم حاجتهم يتم ورود مذكرة‬
‫إلى‬
‫قسم التخطيط ورقابة الجودة من الجهه بعدم حاجتها لتجهيزات للسنه‬

‫المراجع‬ ‫__‬
‫القادمة‪.‬‬
‫قسم التخطيط ورقابة الجودة هاتف ‪: 1897 2248‬‬ ‫الدعم والمساندة‬
‫المستندات‬ ‫__‬

‫أ ‪ -‬نموذج تقدير احتياجات إدارات وزارة المالية للتجيزات الآللية للسنة ‪ ( ....‬القادمة(‬
‫( ‪ PLNFM07 )،‬والذي يحتوي على‪:‬‬

‫اإلدارة‬ ‫اآلن من‬ ‫عدد‬ ‫المعتمد‬ ‫المعتمد‬ ‫األجهزة‬ ‫المقترح‬

‫تجهيزات‬ ‫الموظفين‬ ‫في السنة‬ ‫في السنة‬ ‫التي لم‬ ‫إعتماده‬
‫آلية‬ ‫السابقة‬ ‫الحالية‬ ‫تورد من‬ ‫للسنه‬
‫الموجود‬ ‫مناقصات‬ ‫القادمة‬
‫لديها‬ ‫تمت‬
‫باقي‬

‫المجموع‬
‫يتم حسبة عدد األجهزة المقترح اعتمادها للسنة القادمة كالتالي ‪:‬‬
‫‪ 10%‬من عدد الموظفين‪.‬‬
‫الفرق بين عدد الموظفين والمتوفر حاليـ ًا‪.‬‬
 ‫يصرف لكل ‪ 4‬موظفين طابعة ملونة وطابعة ليزر‪.‬‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪144‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫النظر باحتياجات الواردة من اإلدارة للسنة القادمة‪.‬‬

‫يتم جمع عدد أجهزة الحاسب اآللي المقترح اعتماده للسنة المالية القادمة مع أجهزة الحاسب‬
‫اآللي‬
‫التي سيتم استبدالها‪.‬‬

‫ب ‪ -‬جدول التجهيزات اآللية إلدارات الوزارة‪ ،‬والذي يحتوي ‪:‬‬

‫اإلدارة‬ ‫األجهز‬ ‫للسنة القادمة‬ ‫ليزر ملونة ليزر ملون‬

‫ة‬
‫حاسب‬ ‫المعتمدة‬ ‫طابعات‬ ‫حاسب‬
‫آلي‬ ‫آلي نقال‬

‫ت ‪ -‬جدول التجيزات اآللية للجهات الحكومية لتطبيق النظم اآللية العامة‪ ،‬والذي يحتوي على‪:‬‬

‫الجهه‬ ‫نظام ‪ IFS‬نظام ‪ STOCK‬القيمة‬

‫المجموع‬

‫ث ‪ -‬جدول تجهيزات الشبكة المحلية الخاصة بوزارة المالية ‪: LAN‬‬

‫العدد‬ ‫األجهزة‬ ‫القيمة‬

‫المجموع‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪145‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫ج ‪ -‬جدول تجهيزات الشبكة الخارجية الخاصةـ بوزارة المالية ‪: WAN‬‬

‫العدد‬ ‫األجهزة‬ ‫القيمة‬

‫المجموع‬

‫ح ‪ -‬جدول شراء البرمجياتـ ‪:‬‬

‫الوصف‬ ‫التكلفة‬ ‫القيمة‬

‫المجموع‬

‫خ ‪ -‬جدول توزيع تكلفة برنامج الحماية من الفايروسات على الجهات المحلية والخارجية ‪:‬‬

‫الجهه‬ ‫عدد‬ ‫تكلفة استخدام برنامج‬

‫األجهزة الحالية‬ ‫‪Antivirus‬‬

‫المجموع‬

‫د ‪ -‬جدول توزيع تكلفة برنامج مراقبة أداء نظم التشغيل على الجهات الخارجية ‪:‬‬

‫تكلفة استخدام برنامج‬

‫الجهه‬ ‫األجهزة الحالية‬ ‫التشغيل‬

‫مراقبة أداء‬ ‫‪, DB2 , CICS‬‬
‫عدد‬ ‫برمجيات‬
‫‪ZOS‬‬

‫المجموع‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

146
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫جدول عقود المستشارين الحاليين للسنة المالية الحالية ‪:‬‬

‫جدول المقترح تعيينهم من مستشارين للسنة المالية القادمة‪:‬‬

‫‪ 7 -‬مالحظة ‪ :‬يتم تحويل أعداد التجهيزات إلى قيم تقديري ًا نقدية‬

‫‪ 7 -‬يرسل المشروع المبدئي للميزانية إلى اللجنة اإلدارية في اإلدارة لدراسته وإبداء المالحظات‬
‫عليه‪.‬‬
‫‪ 7 -‬بعد اعتماد الميزانية من قبل اللجنة اإلدارية ومدير اإلدارة ترسل الميزانية إلدارة الشئون‬
‫المالية‬
‫ألخذ الموافقة ثم تقوم إدارة الشئون المالية بإرسال نسخة خاصة لوزارة التخطيط ألخذ‬
‫موافقتها‪.‬‬
‫‪ 7 -‬بعد الحصول على موافقة الجهتين ) إدارة الشئون المالية ووزارة التخطيط ( تعتمد الميزانية‬
‫بعد‬
‫اعتمادها من مجلس األمة‪.‬‬
‫‪ 7 -‬يتم تنفيذ الميزانية على مدار العام المالي وفق ًا للخطة التشغيلية ويتم متابعة إجراءاتـ العمل من‬
‫خالل تقرير شهري أو عند الطلب يقدمه القسم لمدير اإلدارة‪.‬‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪147‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫المناقصات والممارسات‪-:‬‬
‫توفيراحتياجات المركز من التجهيزات اآللية والبرمجية‬
‫والمستشارين‬ ‫األهـــداف‬
‫ضمنـ شروط التعاقد مع الشركات‪.‬‬
‫مجاالت المسؤولية كافة انشطة الشراء بالممارسات والمناقصات‪.‬‬

‫__‬
‫في تنفيذ اإلجراء‬
‫النماذج المستخدمة‬
‫__‬ ‫المصطلحات‬
‫المستخدمة‬

‫‪ 1 -‬بنا ًء على االحتياجات التي تم رصدها من ضمن مشروع ميزانية‬

‫اإلدارة يتم البدء في إعداد مناقصة أو ممارسة ويقوم قسم التخطيط‬
‫ورقابة الجودة بإعداد كراسة المواصفات الفنية والشروط العامة‬
‫للمناقصة في بداية السنة المالية )شهر مايو( بالتنسيق مع الوحدات‬
‫التنظيمية في اإلدارة‪.‬‬
‫‪ 2 -‬تسلم الكراسة لمدير اإلدارة ويقوم بدوره بتوزيعهاـ على أعضاء‬
‫اللجنة اإلدارية إلبداء أي مالحظات لديهم‪.‬‬
‫‪ 3 -‬يتم اعتماد المناقصة أو الممارسة بناءا على نوعية المناقصة أو‬
‫الممارسة‬
‫وعالقتها بالوحدات التنظيمية باإلدارة بطريقتين ‪- :‬‬
‫أ‪ -‬إما بالتمرير على السادة المسئولين بإدارة مركز المعلومات اآللي ‪.‬‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫ب‪ -‬أو بعقد اجتماع اللجنة اإلدارية لمناقشة كراسة المواصفات الفنية‬
‫والشروط العامة مع رئيس قسم التخطيط ورقابة الجودة على أن‬
‫يتم‬
‫أحد أمرين‪- :‬‬
‫‪ 4 -‬إذا تم الموافقة على ما جاء في الكراسة يقوم مدير اإلدارة بإرسالها‬
‫إلى الشئون المالية مرفقة بمذكرة خاصة بالطرح ‪.‬‬
‫‪ 5 -‬إذا تم إضافة تعديالت على الكراسة تعود مرة أخرى إلى القسم‬
‫إلجراء التعديالت ومن ثم تسلم لمدير أي مالحظات يقوم مدير‬
‫اإلدارة‬
‫بإرسال الكراسة للشئون المالية مرفقة بمذكرة خاصة بالطرح‪.‬‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪148‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 6 -‬تتم مراجعة الكراسة من قبل إدارة شئون المالية فإن كان هناك‬
‫أي مالحظات يتم إعادتها إلدارة مركز المعلومات اآللي إلجراء‬
‫التعديالت الالزمة ومن ثم تعاد إليهم ‪ ،‬أما إذا تم اعتماد الكراسة‬
‫فيتم‬
‫إرسالها إلى إدارة الشئون القانونية وإدارة نظم الشراء لالعتماد ‪.‬‬
‫‪ 7 -‬وفي كال اإلدارتين )إدارة الشئون القانونية وإدارة نظم الشراء(‬
‫إذا وجدت أي مالحظات يتم إعادتها إلى الشئون المالية ليتم إعادتها‬
‫لمركز المعلومات إلجراء التعديالت أما إذا تم اعتمادها فيتم إرسالها‬
‫إلدارة الفتوى والتشريع لالعتماد‪.‬‬
‫‪ 8 -‬إذا وجدت أي مالحظات يتم إرسالها إلى إدارة الشئون المالية‬
‫ومنها‬
‫لمركز المعلومات إلجراء التعديالت أما إذا تم اعتمادها فيتم إرسالها‬
‫إلى لجنة المناقصات المركزية تمهيدا لطرح المناقصة واإلعالن عنها‬
‫في‬
‫الجريدة الرسمية)الكويتـ اليوم( مع تحديد موعد لإلجتماع التمهيدي‬
‫للمناقصة أو الممارسة مع الشركات بحضور إدارة مركز المعلومات‬
‫اآللي وإدارة الشئون المالية‪.‬‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫‪ 9 -‬يتم عقد اجتماع تمهيدي مع الشركات المشاركة في المناقصة أو‬
‫الممارسة وإعداد محضر االجتماع من قبل المختصين في إدارة‬
‫مركز‬
‫المعلومات اآللي‪.‬‬
‫‪ 10 -‬يتم استالم أسئلة الشركات الخاصة بالمناقصة أو الممارسة وإعداد‬
‫كتيب‬
‫الرد على األسئلة من قبل المختصين في إدارة مركز المعلومات اآللي ‪.‬‬
‫‪ 11 -‬يتم توزيع نسخة من محضر االجتماع وكتيب الرد على األسئلة‬
‫واألجوبة بإدارة مركز المعلومات على الشركات المشاركة بالمناقصة‬
‫أو الممارسة كما يتم إرسال نسخة من محضر االجتماع وكتيب الرد‬
‫على األسئلة واألجوبة إلى إدارة الشئون المالية والتي تقوم بدورها‬
‫بإرساله إلى لجنة المناقصات المركزية لتقوم بتوزيعه على الشركات‬
‫المشاركة بالمناقصة أو الممارسة‪ ،‬ثم تقوم الشركات بتقديم عروضها‬
‫إلى لجنة المناقصات المركزية‪.‬‬
‫‪ 12 -‬يتم إرسال عروض الشركات إلى وزارة المالية إدارة الشئون‬
‫المالية‬
‫لفرزها وإعداد كشف التفريغ ومن ثم يتم إرسال العروض إلى‬
‫مركز‬
‫المعلومات اآللي للدراسة والتقييم‪.‬‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪149‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 13 -‬عملية تقييم المناقصة تتم بنفس المراحل المذكورة أعاله في رقم )‬

‫‪-1‬‬
‫‪ ( 3‬تبدأ بتقييم العروض من قبل قسم التخطيط ورقابة الجودة‬
‫وتنتهيـ‬
‫بموافقة اللجنة اإلدارية على الترسيات‪.‬‬
‫‪ 14 -‬يقوم رئيس قسم التخطيط ورقابة الجودة بطلب أحد المختصين‬
‫من‬
‫الوحدات التنظيمية ذات االختصاص للمشاركة في التقييم‪.‬‬
‫‪ 15 -‬يقوم قسم التخطيط ورقابة الجودة بتقييم العروض واقتراح‬
‫الترسيات ويسلمها لمدير اإلدارة‪.‬‬
‫‪ 16 -‬يقوم مدير اإلدارة بتوزيع الترسيات على أعضاء اللجنة‬
‫اإلدارية‬
‫لإلطالع وإبداء الرأي‪.‬‬
‫‪ 17 -‬يتم عقد اجتماع للجنة اإلدارية لمناقشة الترسيات مع رئيس قسم‬
‫التخطيط ورقابة الجودة وفي حال وجود مالحظات يعود كتيب‬
‫الترسية إلى قسم التخطيط ورقابة الجودة إلعادة الدراسة والتقييم‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫وتسلم بعد ذلك لمدير اإلدارة‪.‬‬
‫‪ 18 -‬يقوم المركز بإرسال كتيب الترسية إلى إدارة الشئون المالية وإن‬
‫كان هناك مالحظات أو استفسارات على الترسية يتم إعادتها إلى‬
‫المركز للرد عليها‪.‬‬
‫‪ 19 -‬بعد الحصول على موافقة إدارة الشئون المالية على كتيب الترسية‬
‫تقوم بإرسال كتيب الترسية إلى لجنة المناقصات المركزية العتمادها‬
‫فإن كانت هناك مالحظات أو استفسارات يتم الرد عليها من قبل‬
‫مركز‬
‫المعلومات اآللي عن طريق الشئون المالية وإذا تم اعتماد المناقصة أو‬
‫الممارسة تقوم اللجنة بإرسالها إلى الشئون المالية لتوقيع العقود ومن‬
‫ثم يتم التوريد بإدارة مركز المعلومات اآللي‪.‬‬
‫‪ 20 -‬إذا كانت قيمة الممارسة أو المناقصة أكثر من ‪ 000 , 100‬دينار‬
‫ترسل إلى ديوان المحاسبة وإن كانت هناك استفسارات أو‬
‫مالحظات‬
‫يتم عقد اجتماعات للرد عليها ‪ ،‬وإذا تم اعتمادها يتم إرسالها إلى‬
‫إدارة الشئون المالية لتوقيع العقودـ مع الشركات وأخيرا يتم التوريد‬
‫بإدارة مركز المعلومات اآللي ‪.‬‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

150
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 21 -‬يتم متابعة إجراءات المناقصات والممارسات من خالل جداول‬

‫المتابعة التي يتم إعدادها داخل القسم ‪.‬‬
‫اإلجراء بالتفصيل‬

‫__‬
‫المراجع‬
‫قسم التخطيط ورقابة الجودة هاتف رقم ‪1897 2248‬‬ ‫الدعم والمساندة‬
‫__‬
‫المستندات‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪151‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫حصر احتياجات االدارة من اجهزة الحاسب ومستلزماتها‪-:‬‬

‫حصر احتياجات اإلدارات من أجهزة الحاسب اآللي والطابعاتـ‬
‫حتى‬ ‫األهـــداف‬
‫يتسنى معرفة حاالت الصرف أو االستبدال أو النقص‪.‬‬
‫مجاالت المسؤولية كافة أنشطة حصر االحتياجات من األجهزة ومستلزماتها‬
‫النماذج المستخدمة‬
‫‪ -‬نموذج ‪ PLNFM07‬تقدير احتياجات إدارات وزارة المالية من‬
‫التجهيزات‪.‬‬ ‫في تنفيذ اإلجراء‬

‫__‬ ‫المصطلحات‬
‫المستخدمة‬
‫حصر عدد الموظفين في كل إدارة من إدارات الوزارة باإلضافة‬
‫إلى‬
‫تقدير زيادة سنوية بنسبة ‪ 10 %‬للموظفين المتوقع توظيفهم في العام‬
‫القادم‬
‫وذلك من خالل مخاطبة قسم التخطيط للوحدات التنظيمية باإلدارة‬
‫وإدارة‬
‫الشئون اإلدارية للحصول على كشف بموظفي إدارات الوزارة المختلفة‬
‫‪.‬‬
‫‪ 1 -‬حصر عدد األجهزة في اإلدارات عن طريق نظام الصرف‬
‫واإلعادة والتحويل‪.‬‬
‫‪ 2 -‬التأكد من عدد األجهزة التي من المتوقع توريدها الحقا بالرجوع‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫إلى وثائق المناقصات للسنة الحالية‪.‬‬
‫‪ 3 -‬في حال وجود نقص في عدد األجهزة نسبة إلى عدد الموظفين يتم‬
‫رصد عدد من األجهزة لتغطية الموظفين وذلك بعد تعبئة نموذج‬
‫تقدير‬
‫احتياجات إدارات وزارة المالية من التجهيزات اآللية ‪PLNFM07‬‬
‫‪.‬‬
‫‪ 4 -‬بالنسبة للطابعات يتم توزيعها كما يلي ‪:‬‬
‫‪ 5 -‬طابعة ليزر لكل ‪ 4‬موظفين‬
‫‪ 6 -‬طابعة ملونة لكل ‪ 2 - 1‬موظف‬
‫‪ 7 -‬طابعة ليزر ملونة لكل ‪ 10‬موظف‬
‫حصر األجهزة المتقادمة وإمكانية استبدالها في العام القادم وذلك‬
‫بالرجوع إلى نظام الصرف واإلعادة والتحويل‪.‬‬
‫__‬
‫المراجع‬
 ‫__‬
‫الدعم والمساندة‬
‫__‬
‫المستندات‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪152‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫صرف التجهيزات االلية والبرمجية‪-:‬‬

‫‪ -‬توفير التجهيزات اآللية و تركيبها لدى المستخدم‪.‬‬
‫‪ -‬توفير التجهيزات البرمجية وتحميلها لدى المستخدم‪.‬‬ ‫األهـــداف‬

‫مجاالت المسؤولية كافة أنشطة توفير و تركيب التجهيزات اآللية والبرمجية‪.‬‬

‫‪ -‬طلب صرف رقم ) ) ‪. 23‬‬
‫‪ -‬نموذج استخراج ) ‪OUT ( PLNFM01‬‬
‫‪ -‬طلب إعادة رقم ) ) ‪. 16‬‬
‫‪ -‬نموذج إعادة أجهزة ‪IN ( PLNFM02‬‬
‫‪ -‬استمارة تحويل رقم ) ) ‪. 20‬‬
‫النماذج المستخدمة ‪ -‬نموذج تحويل أجهزة) ‪Transfer Form ( PLNFM06‬‬
‫في تنفيذ اإلجراء ‪ -‬استمارة تحويل رقم ) ) ‪. 22‬‬
‫‪ -‬نموذج تحويل أجهزة ) ‪Transfer Form ( PLNFM06‬‬
‫‪ -‬تعميم الدورة المستندية المخزنية‪.‬‬
‫‪ -‬نموذج طلب صرف جهاز ) ‪) PLNFM08‬‬

‫__‬
‫المستخدمة‬
‫المصطلحات‬
‫‪ 1 -‬يتم ورود طلبات الصرف )نموذج طلب صرف رقم ‪( 23‬‬
‫الخاصةـ‬
‫بالتجهيزات اآللية والبرمجية من الجهات الطالبة سواء داخلية أو‬
‫خارجية إلى قسم التخطيط ورقابة الجودة حيث يتم الموافقة على‬
‫الطلب أو الرفض وفق التالي‪:‬‬
‫‪ -‬يتم الرجوع إلي الجدول الخاص باعتماد اإلدارات للتجهيزات اآللي‬
‫التي تم إعداده بالميزانية لمعرفة اعتماد اإلدارة الطالبة‪.‬‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫‪ -‬يتم التأكد من اسم طالب العهدة بأن ال يكون لدى عهدته جهاز من‬
‫نفس‬
‫النوع المطلوب عن طريق نظام الصرف واإلعادة والتحويل‪.‬‬
‫‪ 2 -‬وعليه فإذا كان المطلوب متوفر لدى القسم )يتم التأكد من ذلك‬
‫باالستفسارـ من منسق صرف التجهيزات اآللية بالرجوع إلى قائمة‬
‫المخزون لدى إدارة الشئون المالية ‪).‬‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪153‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫يتم عمل التالي ‪:‬‬

‫أ ‪ -‬إذا تمت الموافقة على الصرف من قبل رئيس القسم يقوم موظف‬
‫قسم‬
‫التخطيط بإصدار نموذج استخراج ‪PLNFM01 ) Out Form‬‬
‫)‬
‫بالجهاز المطلوب ويرسل لمنسق صرف التجهيزات اآللية الذي يقوم‬
‫بدوره بإرساله لقسم نظم وشبكات اإلتصال ليتم استالمه من قبل‬
‫أحد‬
‫الموظفين ليقوم بتركيبه لدى المستخدم بعد استخراجه من مخازن‬
‫إدارة‬
‫الشئون المالية وتسليمهم طلب الصرف‪.‬‬
‫ب ‪ -‬أما إذا كان المطلوب غير متوفر يقوم قسم التخطيط بإرسال طلب‬
‫الصرف إلدارة الشئون المالية بعد الموافقة على الطلب لتقوم إدارة‬ ‫اإلجراء بالتفصيل‬
‫الشئون المالية بعملية شراء المطلوب وعندما يتم توريدهم من قبل‬
‫الشركة تتـم عمليـة الصـرف للجهــة الطالبـة وذلك بإصــدار‬
‫نمــوذج‬
‫استخـــراج ‪ ( PLNFM01 ) Out Form‬بالمطلوب باستخدام‬
‫نظام‬
‫طلبات الصرف‪/‬اإلعادة‪/‬التحويل والذي يرسل منسق‬
‫صرف‬
‫التجهيزات اآللية ويتم باقي اإلجراء كما في الفقرة السابقة‪.‬‬
‫‪ 3 -‬وقد يتم خالل هذه العملية )صرف التجهيزات اآللية والبرمجية(‬
‫إعادة أجهزة قديمة أو تحويلـ أجهزة‪ .‬ففي حالة إعادة األجهزة‬
‫القديمة تقوم الجهة أو اإلدارة التي ترغب بإعادة أجهزة بإرسال‬
‫طلب‬
‫إعادة رقم ) ‪ ( 16‬باألجهزة التي ترغب بإعادتها ثم يقوم منسق‬
‫صرف‬
‫التجهيزات اآللية أو من ينوب عنه بإصدار نموذج إعادة أجهزة‬
‫( ‪ IN Form ) PLNFM02‬باألجهزة المعادة باستخدام نظام‬
‫طلبات‬
‫الصرف ‪ /‬اإلعادة ‪ /‬التحويل والتي تعاد إلى مخازن إدارة الشئون‬
‫المالية مع نموذج اإلعادة ‪.‬‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪154‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫‪ 4 -‬عند وصول مذكرة الستبدال األجهزة نظرا لكثرة األعطال بها‬

‫أو ألنها ال تعطي حاجة العمل‪ ،‬فإنه يقوم الموظف المختص بقسم‬
‫التخطيط بتعبئة نموذج طلب فحص جهاز ) ‪( PLNFM09‬‬
‫باألجهزة‬
‫المراد استبدالها وذلك بعد التأكد من صحة البيانات الواردة من‬
‫خالل‬
‫نظام الصرف واإلعادة والتحويل‪ ،‬ثم يرسل النموذج إلى مراقبة‬
‫الدعم الفني ليقوم المختص بعملية فحص الجهاز وتقييمه‪ ،‬وإعادة‬
‫النموذج إلى قسم التخطيط للبت في إمكانية االستبدال أو العمل على‬
‫تعلية الجهاز أو إجراء عملية الصيانة لحل مشاكل الجهاز‪ ،‬وفي حالة‬
‫الموافقة على صرف جهاز بديل تتم إجراءات الفقرة السابقة ) ‪ ( 1‬بند‬
‫أ‪،‬‬
‫والفقرة السابقة ) ‪2 ).‬‬
‫‪ 5 -‬أما عندما ترغب جهة في تحويل من عهدة شخص إلى آخر بنفس‬
‫اإلدارة يتم إرسال استمارة تحويل رقم ) ‪ ( 20‬إلى قسم‬
‫التخطيط‬
‫باألجهزة المراد تحويلها وأسماء الموظفين أصحاب العهد ليقوم‬
‫الموظف‬
‫المختص )منسق صرف التجهيزات اآللية أو من ينوب عنه من‬
‫موظفي قسم التخطيط ( بإصدار نموذج تحويلـ أجهزة ‪PLNFM06‬‬
‫)‬
‫‪ Transfer Form‬بالجهاز المطلوب تحويله باستخدام نظام طلبات‪.‬‬
‫__‬
‫المراجع‬
‫__‬
‫الدعم والمساندة‬
‫__‬
‫المستندات‬
‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪155‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪156‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪157‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪158‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪159‬‬
 ‫دليــل إجراءات أعمال إدارة مركز المعلومات اآللي‬

‫االصدار الثاني ‪2016‬‬

‫‪160‬‬