‫‪ -‬تعريف اإلدارة‪:‬‬

‫‪ ‬‬
‫يشمل تعريف اإلدارة ثالثة نواحي متكاملة فيما بينها [‪ ، ]5‬تمثل المبادئ التي يستند إليها أسلوباإلداري‪ ،‬وصيغ التحرير‪:‬‬
‫‪ -‬الناحية الوصفية‪ :‬وتتعلق بمجموعة من ‪  ‬السلط ‪  ‬والمصالح ‪  ‬منظمة في هيكل سلمي‪ ،‬ومكلفة تحت مراقبة السلطة‬
‫التنفيذية بمهام ذات مصلحة عامة‪ .‬ويحيل هذا التعريف بدوره إلى عدة ‪ ‬مفاهيم‪:‬‬
‫‪( -‬أ) الهيكل السلمي‪ ،‬ويعني ذلك االرتباط العضوي بين السلطة والمصالح والمهام‪.‬‬
‫‪( -‬ب) مراقبة السلطة التنفيذية‪ ،‬أي أن اإلدارة مكلفة بحكم القانون بتنفيذ سياسة الحكومة في مختلف الميادين‪.‬‬
‫‪( -‬ج) المصلحة العامة‪   ،‬ومفادها أن اإلدارة تتولى مهمة ذات مصلحة عامة‪ ،‬وتؤدي خدماتها لكافة المواطنين وفي إطار‬
‫احترام مبدأ المساواة دون تمييز أو محاباة‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬الناحية الوظيفية‪ :‬تضمن اإلدارة تطبيق القوانين واحترامها وتتصرف في المصالح العمومية‪ .‬وهو ما يضفي على عمل‬
‫اإلدارة أبعادا ثالث‪ ،‬هي‪:‬‬
‫‪( -‬أ) ضبط مختلف القواعد ذات الصبغة العامة‪ ،‬واإلجراءات القانونية وضمان تطبيقها بواسطة قرارات ومناشير‬
‫ومذكرات وغيرها‪ ،‬سواء كانت هذه النصوص التنظيمية امتدادا ‪ ‬لقوانين سابقة أو إنشاء لتراتيب مستقلة‪.‬‬
‫‪( -‬ب) ضمان احترام القوانين من قبل الجميع‪ ،‬سواء بتقديم المخالفين إلى القضاء أو تسليط عقوبات إدارية عليهم‪.‬‬
‫‪( -‬ج) االضطالع بمهمة التصرف في المصالح العمومية من خالل االلتزام باستمرارية تقديم ‪  ‬الخدمات الالزمة للمواطن‬
‫ومالءمتها للحاجيات المتطورة للمتعاملين مع اإلدارة بجميع فئاتهم العمرية وشرائحهم المهنية ‪.  ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬الناحية الهيكلية‪ :‬تعد اإلدارة مجموعة ذوات قانونية يعبر عنها "بالذوات المعنوية" (الدولة‪ ،‬الجماعات المحلية‪،‬‬
‫المؤسسات اإلدارية‪ ،‬المنشآت العمومية)‪ .‬وباختصار‪ ،‬فان اإلدارة هي المتصرفة في المصالح العامة على مقتضى‬
‫القوانين أو التراتيب في إطار الذوات المعنوية‪.‬‬
‫‪ ‬وال تنجز اإلدارة بمفردها كل المهام ذات الصبغة العامة‪ ،‬بل تشاركها في ذلك أطراف أخرى‪.‬‬
‫‪ ‬فالبرلمان والحكومة والقضاء هي جهات تضطلع بمهام ذات مصلحة عامة‪ .‬ويتطلب األمر التفريق بين العمل الحكومي‬
‫والبرلماني والقضائي واإلداري‪ ،‬بالرغم من أن الوظيفة اإلدارية هي في الحقيقة امتداد للوظيفة السياسية الموكولة لكل‬
‫من البرلمان والحكومة‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  ‬‬
‫‪ ‬الق سم األول‬
‫مفهوم الوثيقة اإلدارية وأنواعها ووظائفها‬
‫‪ ‬و االتصال اإلداري واإلدارة االلكترونية‬
‫‪  ‬‬
‫الفصل األول‪ :‬مفهوم الوثيقة اإلدارية وأنواعها ووظائفها‬
‫‪ ‬‬
 ‫‪ -1‬مفهوم الوثيقة اإلدارية‪ :‬تعني لفظة وثيقة [‪  ]6‬ورقة أو مجموعة أوراق أو مجلداً أوسجالت‪ .‬ويعرف معجم المصطلحات‬
‫األرشيفية الوثيقة بأنها عبارة عن وحدة أرشيفية غيرقابلة للتجزئة ‪]7[ .‬‬
‫‪ ‬وتمثل الوثيقة‪   ،‬سواء كانت مطبوعة أو مخطوطة‪ ،‬جميع األنشطة التي تقوم بها هيأة أو مؤسسة رسمية أو غير رسمية‬
‫أثناء وجودها ومزاولة نشاطها الفعلي في زمان ومكان محددين‪ .‬وتكتسي الوثائق قيمة تاريخية وأبعادا رمزية‪ ،‬فهي‬
‫مصدر للتاريخ االجتماعي واالقتصادي والسياسي ‪ ،‬سواء كان هذا المصدر كتابا ً أو مجلة أو جريدة أو فيلما ً أو صورة أو‬
‫رخصة سياقه أو مخطوطة أو قرصا ً ليزريا ً أو قرصا ً ممغنطاً·‬

‫‪ ‬أما الوثيقة األرشيفية‪     ]8[ ،‬فإنها تعني الوثائق الرسمية وغير الرسمية المحفوظة في مراكز حفظ الوثائق‪ ،‬والتي كانت‬
‫في يوم ما تحمل معلومات تاريخية وقانونية تمثل أساس المعامالت بين األفراد والمؤسسات والدول‪ .‬ويتوفر‪ ،‬إلى جانب‬
‫[‪9‬‬
‫اإلداري‪    · ]،‬نوع آخر هو ‪  ‬األرشيف الصحفي الذي يشتمل القصاصات الصحفية والمراجع والوثائق‬ ‫الوثائق أو األرشيف‬
‫األخرى المكتوبة والمطبوعة أو المسموعة والمرئية أو حتى المحوسبة·‬

‫‪   ‬وال تعني أهمية ‪  ‬الوثيقة التي تنتجها اإلدارة خالل فترة عملها‪    ]10[ ،‬قابليتها اآللية إلى ‪  ‬الحفظ والتخزين‪   ،‬وإنما‬
‫تمر الوثائق والمطبوعات في حياتها [‪( ]11‬األرشيف الجاري ‪ ،‬األرشيف شبه الجاري أ و األرشيف الوسيط ‪ ،‬واألرشيف النهائي‬
‫أو التاريخي)‪  ،‬بعدة مراحل يتقرر بعدها مصيرها إما بالحفظ الدائم أو اإلتالف‪ .‬وتتمثل إدارة الوثائق في اإلشراف على‬
‫عمليات خلق الوثائق وتكوينها وطرق تداولها في األعمال الرسمية وطرق حفظها وصيانتها وتخزينها وحمايتها من التلف‪.‬‬

‫وتعتبر الوثيقة مصدرا مهما من مصادر تدوين التاريخ والكشف عن الحقائق‪ .‬ولهذه األسباب تسمى مراكز الوثائق‬
‫"خزائن التاريخ"‪ ،‬و"مجمعات الخبرة" ‪ ‬و"مرجع الذاكرة"‪ .‬وتعد الوثائق اإلدارية مهما كان نوعها‪ ،‬وبكل محاملها‬
‫أوعية تتضمن معلومات يتوصل إليها اإلنسان مباشرة أو عن طريق آلة‪ .‬ويساعد تنظيمها والعناية بها على تسهيل أخذ‬
‫القرار أو تنفيذه وإعالء صورة اإلدارة لدى الرأي العام حتى تصبح أداة تكريس للمفاهيم السياسية التي تنبني عليها‬
‫الدول العصرية وخاصة مفهوم دولة القانون والمؤسسات واحترام الحريات األساسية وحقوق اإلنسان‪.‬‬

‫‪ ‬ويمكن تقسيم إدارة الوثائق إلى ثالثة مراحل ‪:‬‬

‫‪(  -‬أ) مرحلة التكوين وتتم داخل األجهزة الحكومية‪.‬‬

‫‪( -‬ب) مرحلة االستعمال في األغراض اإلدارية وتتم بين األجهزة الحكومية ومؤسسات ودور الوثائق واألرشيف‬
‫المركزية‪.‬‬

‫‪(   -‬ج) ومرحلة التقييم للحفظ الدائم أو المؤقت أو االستبعاد أو اإلتالف بعد عملية الفرز‪ .‬وتتم هذه العملية بدور الوثائق‬
‫المركزية‪]12[ .‬‬

‫والوثيقة اإلدارية هي وثيقة مثل غيرها من الوثائق‪ ،‬تمكن اإلنسان من الحصول على المعلومة أو الوصول إليها‪ .‬وقد‬
‫تكون الوثيقة مجرد قطعة خشبية أو حجرية أو معدنية اكتشفت ضمن البحوث األثرية‪ ،‬ولها قيمة فكرية ووجود مادي‬

‫[‬
‫[‬

‫[‬
‫وحجم ووزن‪ .‬وتختلف الوثيقة اإلدارية كوثيقة ورقية مدونة عن غيرها من الوثائق ألنها تكون في ذات الوقت الوعاء أو‬
‫الحاوي والمحتوى‪ .‬وهي الخبر أو المعلومة والوعاء في نفس الوقت‪ .‬وعادة ما نفرق بين الوثائق اإلدارية من جهة‬
‫والوثائق باإلدارة مثل المراجع من جهة أخرى‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ -2‬أنواع الوثيقة اإلدارية‪   :‬يمكن تقسيم الوثيقة اإلدارية حسب‪:‬‬

‫‪ -‬نوعية العمل‪ :‬من األعمال اإلدارية ما يتكرر في كافة المصالح اإلدارية أو في أغلبها على األقل ليصبح عمال مشتركا‪.‬‬
‫وهنالك أعمال خاصة بكل إدارة تقوم بها المصالح الفنية لتلك اإلدارات وتؤدي إلى تصنيف الوثيقة حسب اتساع مجاالت‬
‫إنتاجها وتداولها داخلها‪ .‬وبما أن الوثائق نتيجة لألعمال فهي تقسم حينئذ إلى وثائق مشتركة (الوثائق المستعملة بجميع‬
‫اإلدارات بالنسبة للمصالح التي تعمل بصفة متشابهة‪ :‬مثال التصرف في الموارد البشرية‪ ،‬التصرف في الموارد المالية‪،‬‬
‫مكاتب العالقات مع المواطن‪ ،‬مكاتب الضبط‪ )...‬ووثائق خصوصية (تخص هياكل إدارة أو كل مؤسسة أو كل مصلحة‬
‫حسب المشموالت أو التنظيم واألهداف)‪.‬‬

‫‪ -‬حسب قانون أوت ‪ 1988‬المتعلق باألرشيف‪ :‬حسب عمر الوثيقة ومدى حاجتنا إليها وإسنادها قيمة خاصة‪ ،‬يمكن‬
‫التفريق بين الوثائق النشيطة (هي ‪  ‬الوثائق التي لها "قيمة إدارية قصوى" عند ميالدها‪ ،‬أو عند نشأتها ألنها الزالت في‬
‫المسار اإلداري‪ ،‬وتصادف فترة اإلنتاج وبعد اإلنتاج بقليل‪ ،‬وتسمى وثائق نشيطة)‪ ،‬والوثائق شبه النشيطة (هي الوثائق‬
‫التي تفقد مع مرور الزمن بعضا من تلك القيمة‪ ،‬ويحتفظ بها‪ ،‬إما تلقائيا أو حسب نصوص قانونية وترتيبية لمدة تحددها‬
‫النصوص مثل الموازنة ‪  ‬السنوية للمؤسسة‪ ،‬ووثائق المحاسبة‪ ،‬هذه الوثائق لم تفقد قيمتها اإلدارية بل تضعف تلك‬
‫القيمة)‪ ،‬والوثائق المتلفة أو األرشيف (هي الوثائق التي تمكث طويال وتفقد قيمتها اإلدارية تماما‪ ،‬وتؤول إلى الزوال‬
‫واإلتالف بعد مرور زمن يقع تحديده بالقانون حسب نوعية الوثائق‪ .‬وما تبقى منها ويعادل بين ‪ % 5‬و ‪ % 10‬له قيمته‬
‫إما لندرته أو لخاصيته أو لقيمته في البحث أو لقيمته التاريخية‪ ،‬حيث يحتفظ به ويسمى أرشيفا‪ ،‬واألرشيف يعتبر جزء‬
‫من الملك المشاع بين أبناء الوطن الواحد وهو ذاكرة المجتمع)‪.‬‬

‫‪ -‬حسب عنصر الثبات‪ :‬هناك من الوثائق التي يمكن تحريكها ونقلها من مصلحة إدارية إلى أخرى أو من إدارة إلى‬
‫مستفيد من خدمة اإلدارة مثل وثائق االتصال (وثائق متحركة في الزمان والمكان ‪ ،‬ومنها على سبيل المثال الوثائق‬
‫األكثر رواجا ألنها تمكن من ربط العالقة بين اإلدارة وغيرها من الهياكل واإلدارات ومن هم خارج اإلدارة)‪ ،‬ومنها ما ال‬
‫يمكن تحريكه ‪  ‬أو نقله إال نادرا أو بصفة استثنائية (وثائق ثابتة ال تتحرك مثل السجالت والدفاتر والجذاذات)‪.‬‬

‫‪ ‬‬

‫‪ -3‬وظائف الوثيقة اإلدارية‪ :‬للوثيقة اإلدارية ‪  ‬وظائف متعددة حسب القيمة اإلدارية القصوى التي تكون عليها أو الفترات‬
‫الالحقة وحسب ما هي موجهة إلى ‪  ‬مصالح إدارية وهياكل رسمية أو غير حكومية ‪  ‬أو هي مبعوثة ‪  ‬للمستفيدين من‬
‫خدمة اإلدارة‪ .‬وتصلح الوثيقة اإلدارية إلعداد القرار‪ ،‬وإجراء البحث بما في ذلك البحث العلمي‪ .‬والوثيقة اإلدارية متعددة‬
‫األشكال واألغراض منها ما يقتصر على العمل اإلداري الداخلي أي داخل المصلحة الواحدة أو بين المصالح واإلدارات‬
‫والوزارات ومنها ما يستعمل في عالقة اإلدارة بالمواطن سواء لجمع معلومات أو تقديم خدمات إدارية ومنها ما يستعمل‬
‫كوثائق رسمية تسجل أحداثا أو تثبت حقوقا مثل الشهادات والرخص (رخصة سياقه‪ ،‬بطاقة تعريف وطنية‪ ،‬جواز‬
‫سفر‪.)...‬‬
 ‫فالمطبوعات اإلدارية ثالثة أصناف‪:‬‬
‫أ‪ -‬المطبوعات ذات االستعمال الداخلي‬
‫ب‪ -‬مطبوعات االتصال والخدمات‬
‫ج‪ -‬مطبوعات اإلثبات مثل الشهادات والرخص‬
‫‪ ‬ويتوافق هذا التصنيف تقريبا مع التعريف الوارد بالفصل الثالث من األمر عدد ‪ 1692‬لسنة ‪ 1994‬المؤرخ في ‪ 8‬أوت‬
‫‪ 1994‬المتعلق بالمطبوعات اإلدارية‪ ،‬حيث جاء فيه ما يلي‪" :‬تعتبر مطبوعة إدارية كل أداة تستعمل لجمع معلومات أو‬
‫تقديم خدمات أو تكوين وثيقة إدارية وبصفة عامة للقيام بعمل إداري"‪.‬‬
‫‪  ‬كما لخص الفصالن التاسع والعاشر من نفس األمر ما هو مطلوب للتصرف السليم في المطبوعات بمختلف أشكالها‬
‫وأصنافها بما في ذلك االستمارات اإلدارية على النحو التالي‪:‬‬
‫الفصل ‪" :9‬تضبط مطالب إنتاج المطبوعات اإلدارية وفق حاجيات المصالح المعنية بما يضمن تزويدها بصفة منتظمة‬
‫مع مراعاة ظروف الخزن"‬
‫الفصل ‪" : 10‬يتعين على الوزارات والجماعات العمومية المحلية والمؤسسات العمومية ذات الصبغة اإلدارية اتخاذ‬
‫اإلجراءات الالزمة إلعداد المطبوعات اإلدارية في أحسن الظروف ولتوزيعها على المصالح المعنية في اإلبان ولخزنها‬
‫وتأمين سالمتها من مختلف المخاطر‪ .‬ويخضع المخزون للمتابعة المنتظمة حسب نسق االستهالك قصد برمجة الطبع من‬
‫جديد في الوقت المناسب"‪.‬‬

‫‪ -3‬خصائص الوثيقة اإلدارية‪:‬‬

‫إن الوظائف المرتبطة بالمطبوعات اإلدارية باعتبارها أدوات للعمل اإلداري سواء في المراسالت أو في إسداء الخدمات‬
‫أو جمع المعلومات أو في تكوين وثائق اإلثبات‪ ،‬تؤكد جميعها ضرورة العناية بكيفية استنباط المطبوعات اإلدارية‬
‫وبأسلوب صياغتها بما يضمن أداء تلك الوظائف بالنجاعة الالزمة وبأقل التكاليف الممكنة‪ .‬على أن العناية بالمطبوعات‬
‫اإلدارية ال تقف عند هذا الحد‪ ،‬بل تتجاوزه إلى ما بعد اإلنتاج لتشمل مراحل حياة المطبوعة من حيث الطباعة والخزن‬
‫والتوزيع واالستهالك وصوال إلى إعادة الطبع من جديد وهو المقصود بالتصرف في المطبوعات اإلدارية‪.‬‬
‫وتعد الوثيقة اإلدارية نتيجة حتمية للعمل اإلداري‪ .‬وهي تمتاز بأسلوب تحرير خاص وبصيغ خاصة‪ .‬كما تتميز بعناصر‬
‫شكلية لكل عنصر قيمته‪ ،‬ويمكن أن تكون مجمعة في نفس الوثيقة‪ ،‬كما يمكن االستغناء عن البعض منها عند االقتضاء‪.‬‬
‫‪  ‬‬
‫‪ ‬‬
‫القسم الثاني‬
‫‪  ‬مبادئ األسلوب اإلداري و مميزاته وخصائصه وصيغ الكتابة اإلدارية‬
‫‪ ‬‬
‫‪  ‬‬
‫الفصل األول‪ :‬مبادئ األسلوب اإلداري ومميزاته و خصائصه‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫يتميز األسلوب اإلداري [‪ ]14‬في التحرير عن أساليب الكتابة األدبيةوالعلمية والفلسفية والصحفية وغيرها‪  ،‬باستعمال‬
‫اللغة‬
‫تعابير وصيغ ذات صبغة خصوصية تجعل األسلوب اإلداري يختلف عنها وان كان يشترك معها في استعمال ‪  .‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫‪ -1‬مبادئ األسلوب اإلداري ومميزاته‪:‬‬
‫يحصل للمرء عند االطالع على الوثائق اإلدارية بجميع أصنافها وأغراضها (قوانين‪ ،‬أوامر‪ ،‬قرارات‪ ،‬مقررات‪ ،‬مداوالت‪،‬‬
‫تقارير‪ ،‬مناشير‪ ،‬مذكرات‪ ،‬محاضر جلسات‪ ،‬رسائل‪   ،‬جداول إرسال‪ ،‬استمارات‪ ،)..‬والتمعن في شكلها ومضمونها‬
‫وعباراتها وطريقة إخراجها بصرف النظر عن مصدر إنتاجها‪ ،‬أو المكلف بصياغتها أوالمعنيين بها‪ ،‬أن الكتابة اإلدارية‬
‫تختص بوحدة في التعبير وتجانس في األسلوب بهما تتميز عن أنواع الكتابات األخرى‪ .‬وتعود خصوصية هذا األسلوب‬
‫إلى طبيعة اإلدارة ومهامها وما تكتسيه من اعتبارات عامة وتضطلع به من ادوار عملية تنعكس على النصوص اإلدارية‬
‫كوسائل واليات عمل تستند إلى قواعد ومرجعيات قانونية تعطيها الصيغة ‪  ‬الرسمية وتضفي عليها الحجية الالزمة‪.‬‬
‫ويرتكز األسلوب اإلداري ‪ ‬على جملة من المبادئ من بينها‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫أ‪ -‬احترام مبدأ المصلحة العامة أو أداء مهام ذات مصلحة عامة‪ :‬ويعو ذلك إلى أن اإلدارة منبثقة عن الدولة‪ ،‬وهي‬
‫الشخصية المعنوية العليا المكلفة بتمثيل المجتمع ورعاية شؤونه والسهر على مصالحه ومواكبة تطور احتياجاته وتلبية‬
‫طلباته‪ .‬ومن هذا المنطلق‪ ،‬يكتسي عمل اإلدارة صبغة السلطة العمومية وخاصياتها‪ .‬فهي ترعى مصالح األفراد والجماعة‬
‫وتستحيب النشغاالتهم ولها مسؤولية تجاههم وحق عليهم‪ .‬ويتجلى هذا الموقف في الصبغة الرسمية للمعامالت والقواعد‬
‫واإلجراءات المتبعة في العمل واألسلوب الذي ينتهجه محررو الوثائق اإلدارية في التعبير والكتابة وإعداد النصوص‬
‫التنظيمية‪ .‬وتعزز مرتكزات األسلوب اإلداري سلطة الدولة واستمرارية المرفق العمومي‪ ،‬وترسخ مفهوم المصلحة العامة‬
‫والتشبع بروحها‪ ،‬وتوضيح أهدافها وبلورتها وااللتزام بالحياد والمساواة في االنتفاع بالخدمات اإلدارية وحسن أدائها‬
‫وتطويعها لتتماشى مع انتظارات المواطن‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫ب ‪  -‬االعتراف بمسؤولية الدولة في التحرير اإلداري وسلطة التوقيع‪  :‬إن األنشطة التي تقوم بها اإلدارة تلزم مسؤولية‬
‫الدولة‪ .‬و تتجلى هذه المسؤولية ‪  ‬في ‪  ‬صحة المعلومات المستخدمة ومضمون البيانات الواردة بالوثائق الصادرة عنها‬
‫ونتائج القرارات واألوامر والتعليمات التي تتضمنها‪ .‬والكتابات اإلدارية ملزمة لإلدارة أمام العموم‪  .‬وكل عون عمومي‪،‬‬
‫مهما كانت رتبته في السلك اإلداري مسؤول إزاء رؤسائه على تنفيذ المهام المناطة بعهدته‪ ،‬وعن السلطة ‪  ‬التي منحت‬
‫له‪ .‬وال تعفيه المسؤولية الخاصة التي يتحملها مرؤوسوه من أية مسؤولية ملقاة على عاتقه‪  ]15[ .‬وتتمثل المسؤولية‬
‫في ‪ ‬االلتزام بالتحفظ ‪  ‬وعدم إفشاء السر المهني‪   .‬فالسلطة الموقعة على الوثيقة هي المسؤولة عن مضمونها وعما‬
‫تتضمنه من خلل أو تتسبب فيه من ‪ ‬تجاوز عند التطبيق‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫ج‪ - -‬العمل وفق مبدأ التسلسل اإلداري‪ :‬تشكل اإلدارة بنية هرمية واسعة ومنظمة تسلسليا من قاعدة الهرم إلى الوزير‬
‫الذي يمثل السلطة العليا في الوزارة وتوجد مجموعة معقدة من العالقات التسلسلية (سلطة تسلسلية تمارس من أعلى‬
‫إلى أسفل ومرؤوسية تسلسلية من أسفل إلى أعلى)‪ .‬ويقوم من الوزير إلى رئيس الدولة تسلسل بين المؤسسات‬
‫السياسية‪ .‬وينتج عن احترام التسلسل اإلداري تنظيم للعمل وتوزيع لألدوار وانضباط بدونه تعم الفوضى‪ .‬فال يمكن اتخاذ‬
‫قرار بأسفل الهرم دون إذن أعاله وان اقتضى الحال السلطة التي منحته التفويض‪ .‬ويرتب الموظفون في قطاع الوظيفة‬
‫العمومية حسب الصنف أو الدرجة (أ‪ ،‬ب‪ ،‬ج‪ ،‬د)‪ .‬ويكون الموظف تجاه اإلدارة في حالة نظامية وترتيبية‪ .‬وينتمي‬
‫الموظف إلى سلك يشتمل على رتبة أو أكثر‪ .‬ويقع ترتيب الموظف حسب مستوى انتدابه ضمن صنف معين حسب‬
‫الترتيب التنازلي‪ .‬ويشمل السلك كل الموظفين الخاضعين لنفس النظام األساسي الخاص والمؤهلين لنفس الرتب‪ .‬وتضبط‬
‫جملة النصوص القانونية والتشريعية والترتيبية النظام األساسي العام ألعوان الدولة والجماعات العمومية المحلية‬
‫والمؤسسات العمومية ذات الصبغة اإلدارية‪ .‬وتحدد سلطات ودور كل طرف‪ .‬وتستجيب إحالة الوثائق اإلدارية عن طريق‬
‫سلطة اإلشراف (التسلسل اإلداري) إلى غايتين أساسيتين‪ ،‬تتمثل األولى في إعالم المسؤولين المباشرين بفحوى الوثيقة‬
‫المعنية وإطالعهم عليها‪ ،‬وتتعلق الثانية بإبداء الرأي وإتاحة الفرصة للرئيس المباشر لإلدالء بمالحظاته الممكنة في‬
‫خصوص المسألة التي يشملها موضوع المكتوب‪ .‬وينعكس مبدأ احترام التسلسل اإلداري عن طريق ذكر اسم السلطة‬
‫اإلدارية التي تمر تحت إشرافها المكاتيب اإلدارية ‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -2‬خصائص األسلوب اإلداري‪:‬‬
‫يكرس التحرير اإلداري مبادئ المصلحة العامة‪ ،‬و المسؤولية‪ ،‬والتسلسل اإلداري بواسطة تعابير ومفردات تميز األسلوب‬
‫اإلداري الذي ‪ ‬يخضع في خصوصياته إلى جملة من القواعد العامة ‪ ‬من بينها‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫أ‪ -‬الموضوعية والحياد‪ :‬وتقتضي اعتماد أسلوب مجرد في التعبير والكتابة يستند إلى أحداث حقيقية‪  ،‬بعيدا عن الذاتية‬
‫واالنحياز لرأي دون آخر والتوتر واالنفعال والمبالغة في عرض الوقائع‪ .‬وهو أسلوب يتوارى عن الطابع الشخصي أو‬
‫العاطفي للمحرر‪ ،‬وكذلك التقديرات والتقييمات العشوائية والمالحظات الصارمة واآلراء النهائية والقطعية التي يفهم من‬
‫خاللها أنه لم يعد هناك مجال لمراجعة الموضوع أو إعادة النظر فيه‪ .‬فمن يكتب ليس دائما هو الذي يمضي على ما يكتب‪.‬‬
‫والموقع ال يمضي باسمه ولكن باسم اإلدارة وبناء على المهام التي يزاولها داخل المصلحة‪ ،‬لذلك وجب أن تكون الوثيقة‬
‫الموقعة تتصف بالموضوعية وممكنة القبول من طرف أي عون أوكلت له نفس المهام‪ .‬والموضوعية واجبة في‬
‫االتجاهين‪ :‬من الرئيس إلى المرؤوس ومن المرؤوس إلى الرئيس‪ .‬ومن خصائص اإلدارة التزام الحياد التام تجاه من‬
‫تتعامل معه‪ .‬وعلى المحرر اإلداري أن يتجنب العبارات واأللفاظ والمعاني المزعجة والمضايقة والمحتقرة واالستفزازية‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫تعبير ذاتي‬ ‫تعبير موضوعي‬ ‫مالحظات‬
‫‪ -‬أعلن لكم عن‬ ‫‪ -‬يشرفني أن أنهي إلى علمكم‬ ‫‪ -‬مفاجئة‬
‫‪ -‬وفي انتظار جواب ايجابي‪ ،‬تفضلوا بقبول‬ ‫‪ -‬تفضلوا بقبول‬ ‫‪ -‬حذف كل ما سبق‬
‫‪ -‬سأكون ممنونا جدا بأن تأخذوا طلبي‬ ‫‪ -‬سأكون ممنونا لكم‬ ‫‪ -‬مبالغة‬
‫‪ -‬انك ارتكبت خطأ فادحا‬ ‫‪ -‬انك لم تحترم التراتيب المعمول بها‬ ‫‪ -‬استفزاز‬
‫‪ -‬إني آسف لضعف ‪  ‬مؤهالتك‬ ‫‪ -‬إن مؤهالتك ال تتوافق مع الشروط المطلوبة‬ ‫‪ -‬تقييم ذاتي‬
 ‫‪ ‬‬
‫ب‪ -‬المجاملة والتلطف واللباقة والتأدب في العبارة‪ :‬تعد هذه الخاصيات جوهر األسلوب اإلداري‪ ،‬وهي عناصر رئيسية‬
‫من عناصر تحرير الوثيقة الناجحة‪ .‬وترتبط هذه الصفات بالمرونة في ممارسة السلطة‪ .‬وتتمثل في سالسة األسلوب‬
‫وكياسة التعبير واستعمال مفردات ايجابية ‪ ‬تترجم عن احترام اإلدارة للمتعاملين معها‪  .‬وتطبق المجاملة بين المصالح‪.‬‬
‫وهي تجسيم للتنظيم والتسلسل اإلداري‪ .‬ويتجلى أسلوب المجاملة في التحرير اإلداري‪ ،‬من خالل استعمال عبارات لبقة‬
‫تبعث على التفاؤل واالطمئنان‪ .‬و ال تعني المجاملة المبالغة في اإلطراء والشكر أو استخدام المجاز لتبرير ما يجب قوله‬
‫بوضوح حتى في حالة إسناد العقوبة‪ .‬ويمكن االقتصار‪ ،‬عند التعبير عن المجاملة‪   ،‬على كلمة أو عبارة أو جملة لتكون‬
‫كافية وتفي بالغرض المطلوب‪ .‬وان المجاملة واعتماد المرونة وتوخي السالسة ‪  ‬في التعبير ال تلغي توخي الصرامة‬
‫والحزم أو تنفيهما‪ ،‬كما أن الجدية ال تضع اإلدارة في حرج وال تقيد نفوذها أو سلطتها لتتراجع عن اتخاذ القرار المناسب‬
‫ولو كان ذلك غير منتظر من قبل المواطن أو المتعامل مع المرفق العمومي‪ .‬وعلى المكلف بالتحرير السعي إلى تجنب‬
‫إعطاء صيغة جد عنيفة لألجوبة السلبية التي هو بصدد التعبير عنها‪   ،‬سيما عند مكاتبة شخص من خارج اإلدارة‪ ،‬بل‬
‫بالعكس عليه أن يخفف من حدة األجوبة السلبية ويلطف من أسلوب التعبير عنها‪ .‬وليست هذه األساليب مقتصرة على‬
‫عالقة اإلدارة بالمتعاملين معها‪ ،‬بل ال بد أن يتجلى أسلوب المجاملة حتى في العالقة التي تربط الرئيس بالمرؤوس وما‬
‫تدور بينهما من مراسالت وما يقع تداوله من تحارير‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫*أمثلة‪:‬‬
‫أسلوب خال من المجاملة‬ ‫أسلوب يتسم بالمجاملة‬ ‫مالحظة‬
‫‪ -‬نعلمكم أن‪ /....‬أعلمكم بما وقع‪...‬‬ ‫‪ -‬أتشرف بإعالمكم أن‪. /..‬بأن‬ ‫‪ -1‬البدء بعبارة " أتشرف ‪ ،‬يسعدني"‬
‫‪ -‬إنكم لم تجيبوننا عن‪...‬‬ ‫أعرض‪...‬‬ ‫‪ -2‬استعمال ضمير نحن لتلطيف الصيغة‬
‫‪ -‬سجلنا باهتمام رغبتك في‪...‬‬ ‫‪ -‬إننا لم نتوصل بردكم عن مكتوبنا‬ ‫‪ -3‬استعمال ضمير جمع المخاطب (أنتم)‬
‫‪ -‬لقد ارتكبتم ذنبا ال يغتفر‪ /‬أقدمتم‬ ‫‪ -‬سجلنا باهتمام رغبتكم في‪...‬‬ ‫‪ - 4‬تلطيف العبارة باستخدام المبني‬
‫‪ -‬يبدو من غير المقبول االستمرار ‪ ....‬على‬ ‫للمجهول‬
‫‪ -‬أن طلبكم مرفوض‪ /...‬من‬ ‫‪ -‬لم يتسن قبول طلبكم لعدم ‪/...‬‬ ‫‪ - 5‬إيثار التعابير االيجابية على صيغ‬
‫المؤسف‪..‬‬ ‫يتعذر‪...‬‬ ‫التوتر‬
‫‪ -‬أطلب منكم تكليف‪ /..‬كان من‬ ‫‪ -‬المقترح‪ ،‬التفضل باإلذن‪ /‬باالطالع ‪/‬‬ ‫‪ -6‬االلتماس ورجاء النظر‬
‫األجدى‪.‬‬ ‫بالنظر ‪.‬‬ ‫‪ -7‬تحية الختام‬
‫‪-‬‬ ‫‪ -‬وتفضلوا‪ ،‬سيدي‪ ،‬بقبول فائق‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫ومن اللياقة والجدية والنجاعة أن نجيب على الرسالة أو الطلب في أسرع األوقات وأقصر اآلجال الممكنة‪ .‬ويمكن الرد‬
‫على بعض المراسالت في نفس اليوم‪ ،‬واتخاذ اإلجراءات الالزمة في أقرب موعد‪ .‬وفي هذا السلوك واألسلوب احترام‬
‫وتحضر ومدنية وتقدير للمهنة ولمركز العمل وللمواطن وللشخص الذي يتعامل مع المرفق العمومي‪ .‬وفي حالة حدوث‬
‫تأخير‪  ،‬ال بد من تبرير ما حصل‪ .‬وإذا ثبت ألسباب موضوعية أن اإلجابة قد تتأخر‪ ،‬فيستحسن إعالم المعني بها‬
‫وباألسباب الناجمة عن التأخر المتوقع‪  .‬ومن مظاهر اللياقة أيضا الحرص على توجيه الوثيقة موضوع الخدمة إلى القسم‬
‫المختص أو الشخص المعني بمتابعة الملف‪ ،‬وتضمين اإلحالة بكتابة اسم الشخص أو الجهة المقصودة بشكل واضح على‬
 ‫الرسالة أو على المغلف‪ .‬وإذا ورد عليك بريد ليس من مشموالتك‪  ،‬أو تم تكليف طرف آخر به بعد إن كنت متابعا له‪،‬‬
‫وتعرف العون الذي أوكلت له المهمة الجديدة‪ ،‬فال بأس من إحالته إليه وبالسرعة الالزمة ودون إبطاء‪  .‬وإن كنت تجهل‬
‫الجهة المعنية فاستشر رئيسك المباشر أو ارجع إلى دليل اإلجراءات اإلدارية ودليل توظيف األعوان لتعرف من هي‬
‫الجهة أو الطرف المعني‪ .‬وباستطاعة محرر الوثيقة اإلدارية التعبير عما يريد وبالصيغة التي يريد لكن بمودة ولياقة‬
‫ومجاملة‪ .‬وإذا كان هناك طلب ما فليكن ذلك بلطف‪   .‬وحتى عند الرفض‪ ,‬فليكن بشكل لبق‪ .‬ويجب أن نتذكر في كل‬
‫األحوال أن المحرر اإلداري المرتبط بالمواطن أو بين األعوان داخل اإلدارة أو بين اإلدارات يختلف في التحرير و‬
‫المنهجية ‪         ‬واإلخراج والشكل والمضمون عن محرر آخر أي أن لكل وثيقة خصوصيتها ووظيفتها ( المحضر \ األمر‬
‫\ الرسالة \ جدول اإلرسال \ التقرير ‪ )...‬هناك بينها قواسم مشتركة واختالفات ال بد من فهمها‪ .‬كما أنه مهما كانت‬
‫الفروقات بين المحررات والمكاتيب‪ ,‬فال يجب أن تعدم اللباقة واللياقة وال تخرج عن اآلداب واألخالق المتعارف عليها‪.‬‬
‫فالمكتوب اإلداري بكل أنواعه‪ ,‬هو همزة الوصل بين اإلدارة والمواطن والموظفين فيما بينهم وهو أساس التواصل وأداة‬
‫من أدواته‪ .‬وهنا تختلف العبارة باختالف المهام الموكلة للمرفق العمومي‪( .‬تحرير محضر اقتصادي‪ ,‬تقرير رقابة وكلها‬
‫تختلف في مضامينها حسب الموضوع والغرض )‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫ج‪ -‬الحذر‪  :‬ترتبط هذه الصفة ارتباطا وثيقا بروح ‪ ‬المسؤولية وبالموضوعية والمجاملة‪ ،‬ويجب أن تتصف التعابير‬
‫اإلدارية دائما بالحذر ألن التسرع في اتخاذ القرارات و الوقوع في األخطاء قد يؤديان إلى تأويل اإلجراءات ‪ ‬وسوء الفهم‪،‬‬
‫وربما إلى التصادم والطعن القضائي فيها‪    .‬وكل خطأ أو إهمال‪ ،‬أو تقصير‪ ،‬أو إخالل أو جرأة مبالغ فيها‪   ،‬هي مواقف‬
‫تلزم مسؤولية اإلدارة بأكملها ويرجعها المواطن إلى مجموع اإلدارة‪ .‬وإن اإلجراء المتخذ من قبل موظف يجب أن يكون‬
‫ممكن القبول من لدن خلفه في نطاق استمرارية العمل اإلداري والتداول على المسؤولية‪ .‬فكل حكم غير سليم يمكن أن‬
‫يلحق ضررا بالغا و يستهدف دون مبرر حقوق الطرف المعني‪ ،‬لذلك وجب التعبير بتحفظ والتحري قبل إصدار الحكم‬
‫والتثبت من صحة الوقائع وخاصة التي ترد عن طريق الغير‪ .‬وقد تخفي موقفا مغرضا أو تحامال يعبر عن غرض شخصي‬
‫بعيد عن مقتضيات العمل اإلداري ومتطلباته‪  ،‬سيما إذا تعلق األمر باتهامات‪ .‬ففي هذه الحالة ال يجوز اتخاذ أي موقف‬
‫قبل البحث عن األدلة الصحيحة والتحقق والتدقيق ومنح الفرصة لتقديم التفسيرات والتبريرات المطلوبة‪ .‬كما أنه من‬
‫الضروري عدم االلتزام والتعهد بشكل قطعي بأشياء يتعذر التراجع فيها أو تصعب االستجابة إليها أو تدحضها مجريات‬
‫األحداث‪ .‬ويبقى األفضل ترك إمكانية تعديل القرار أو مراجعته قائمة في ضوء المعطيات والمستجدات وتطور األوضاع‬
‫والتشريعات ذات العالقة‪ .‬وان الحذر في التعبير يجعل األسلوب اإلداري شبيها باألسلوب الدبلوماسي‪ ]16[ .‬وألن اإلدارة‬
‫تمثل هيبة الدولة وهي في مرتبة علوية‪ ،‬تحافظ على عالمات مميزة‪ ،‬سواء كانت تلك اإلدارة إدارة دولة أو تحتإشراف‬
‫الوقوعاألخطاء ‪]17[ :‬‬
‫هياكل الدولة المختلفة‪ .‬ولتلطيف صيغة التعبير عن رأي أو وجهة‪ ،‬وتفادي في‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬التأكد من صحة البيانات والمعلومات التي تم اعتمادها واستعمال عبارات دقيقة ال تحمل مفاهيم مزدوجة أو ملتبسة‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫عبارة غامضة‬ ‫عبارة واضحة‬ ‫مالحظة‬
‫‪ -‬بان لنا‬ ‫‪ -‬ظهر وتأكد لدينا‬ ‫‪ -1‬مفهوم مزدوج المعنى‪..‬‬

‫[‬
 ‫‪ -‬مواقف متشابكة‬ ‫‪ -‬متباينة أو متعارضة‬ ‫‪ -2‬عبارة ملتبسة‪...‬‬
‫‪ -‬رأسمال وفاة‬ ‫‪ -‬غرامة وفاة‬ ‫‪ -3‬كلمة غامضة‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬تجنب التعهد بما ال يمكن تحقيقه ‪ ،‬سواء لعدم شرعيته أو لصعوبة إدراكه‪ ،‬واالبتعاد عن كل أساليب المماطلة‬
‫والتسويف‪ ،‬والتعبير عن الرأي في حدود المسؤولية ووفق ما يتوفر من معطيات‪ ،‬والتعليل بناء على المستندات الرسمية‬
‫والبيانات الموضوعية والمراجع القانونية‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫عبارة غامضة‬ ‫عبارة واضحة‬ ‫مالحظة‬
‫‪ -‬إنهم ذهبوا إلى اعتبار موقفي‪...‬‬ ‫‪ -‬في نظري‪ ،‬من جهتي‪ ،‬فيما يخصني‪ ،‬يظهر لي‪...‬‬ ‫‪ -1‬التعبير عن‬
‫‪ -‬أرفض نهائيا طلبك‪...‬‬ ‫‪ -‬يتعذر االستجابة لطلبكم في الوقت الراهن‬ ‫الرأي‪.‬‬
‫‪ -‬أعتبر من المتأكد مراجعة الموقف‪...‬‬ ‫‪ -‬يتجه الرأي عندي إلى مراجعة هذا الموقف‬ ‫‪ -2‬تجنب‬
‫‪ -‬إنكم متهمون حسب ما بلغني‪....‬‬ ‫‪ -‬تناهى إلى علمنا أنكم‪...‬‬ ‫المماطلة‪...‬‬
‫‪   -‬وبناء على اإلجراءات السابقة‬ ‫‪ -‬طبقا ل‪ ،.‬عمال ب‪ ،‬تنفيذا ل‪ ،‬استنادا لمقتضيات األمر‬ ‫‪ -3‬االجتهاد‬
‫عدد‪..‬‬ ‫الحذر‪...‬‬
‫‪ -4‬تجنب‬
‫الشائعات‪...‬‬
‫‪ -5‬المراجع‬
‫القانونية‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫د‪ -‬الدقة والوضوح واإليجاز والفعالية والتجانس‪  :‬ينبغي أن تكون الوثيقة اإلدارية واضحة ودقيقة ومفهومة حتى ال‬
‫يلتبس مضمونها على مستعمليها ويتمكنوا من تطبيق مقتضياتها واستخالص نتائجها في عملهم‪ .‬ويبدأ الوضوح من‬
‫التفكير في ما ننوي كتابته‪ ،‬أي بإدراك ماذا نريد قوله ‪ ‬وفي المفردات التي تعبر صراحة عن المقصود هذه الرسالة وما‬
‫هي أفضل وسيلة للتعبير عن ذلك‪ .‬وبعد التأكد مما نود قوله‪ ،‬نحرر الوثيقة بكلمات مباشرة وسهلة وبسيطة‪ .‬فوضوح‬
‫المعنى يرتبط بالوضوح والمباشرة وتفادي الكلمات الفارغة والتي ال جدوى منها أو التي تؤدي إلى تفسيرات وتأويالت‬
‫متعددة‪ .‬والكلمات البسيطة والمفهومة تجعل الوثيقة اإلدارية أكثر دقة‪ .‬وإن الوثيقة اإلدارية الدقيقة ال تعني المختصرة أو‬
‫الطويلة التي يتم فيها التطرق إلى مواضيع مختلفة‪ .‬فال بد أن تكون متوازنة في فقراتها‪ ،‬ومركزة في جملها ورصينة في‬
‫أفكارها ومعانيها ومتماسكة في أسلوبها‪ .‬وال يجب أن تكون الدقة واالختصار على حساب المجاملة واللياقة التي تتطلبها‬
‫الكتابة اإلدارية‪ .‬كما يتعين تفادي األسلوب المرتبك الناتج عن توالي الجمل القصيرة دون ارتباط ‪  ‬في ما بينها‪ ،‬إال إذا‬
‫كانت جملة طويلة ولكنها منسقة تؤدي المعنى أكثر من عدة جمل قصيرة‪ .‬ويتجلى الوضوح من خالل تقديم المعلومة‬
‫الهادفة‪ ،‬وتجنب الجمل الطويلة واالقتصار على ما هو هام وضروري باستعمال الصيغ الصحيحة والدقيقة والتغاضي عن‬
‫التوابع واألشياء الزائدة التي تستعصي على القراءة والفهم مثل كثرة االستطرادات الزائدة والجمل الشائكة‪ .‬ويكون النص‬
‫واضحا إذا كان دقيقا وصحيحا وكلما تم استعمال كلمة في مكانها المناسب أدت المعنى المطلوب ووفرت إضاعة الوقت‬
‫في إعادة التوضيح ورفع االلتباس‪ .‬وتبقى الكلمة الوسيلة األساسية للتعبير ‪ ‬عن األفكار‪ .‬ويعبر التجانس في األسلوب‬
 ‫اإلداري عن سلطة واستمرارية العمل اإلداري ونجاعته وجدواه‪  .‬ويتميز العمل اإلداري بالشفافية‪ ،‬فال اختصار وال‬
‫إطناب‪ ،‬وال رموز وال بناء للمجهول‪ .‬كما يجب كتابة األرقام إلى جانب رسمها‪.‬‬
‫ويتمثل الوضوح في استعمال عبارات متداولة وشائعة ومفردات مألوفة وجمل قصيرة يسيرة الفهم ودقيقة المضمون‬
‫ومتسلسلة ومنظمة واالبتعاد قدر اإلمكان عن العبارات الفنية ‪ ‬والرموز المبهمة‪ ،‬وتجنب ‪  ‬إثقال الوثيقة بالمعلومات‬
‫الزائدة واالقتصار على أهمها وأكثرها ارتباطا بالموضوع وأجدى نفعا للقارئ‪ ،‬واحترام منهجية توزيع النص وعرض‬
‫الوقائع واألحداث و البيانات حسب الترتيب الزمني أو األولوية أو المراحل‪ ،‬وإحكام الربط‪ ،‬وترقيم الصفحات‪ ،‬ووضع‬
‫النقاط‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫عبارة غير واضحة‬ ‫عبارة واضحة‬ ‫مالحظة‬
‫‪ -‬م‪ .‬د‪ .‬أ‪ /.‬الوايبو‪ /‬اليونسكو‪ /‬أفلي‪...‬‬ ‫‪ -‬المجلس الدولي لألرشيف‪ /‬المنظمة‬ ‫‪ -1‬رموز مبهمة‬
‫‪ ‬‬ ‫العالمية للملكية الفكرية‪ /‬منظمة األمم‬ ‫‪ -2‬كلمات متداولة‬
‫‪ ‬‬ ‫المتحدة للتربية والثقافة والعلوم‪’/‬‬ ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬ ‫االتحاد العربي للمكتبات والمعلومات‪..‬‬ ‫‪ ‬‬
‫‪ -‬ال يمكن نقلة المعني نظرا لحاجة‬ ‫‪ -‬ال مانع من نقلة المعني شرط‬ ‫‪ -3‬تعابير مألوفة‬
‫اإلدارة إليه‪ ،‬وفي حالة الموافقة يجب‬ ‫تعويضه‬
‫تعويضه‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫أما الدقة فهي ال تنفصل عن قاعدة الوضوح‪ .‬ومن شأنها أن تخلق انطباعا ايجابيا في ذهن القارئ‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫تعبير غير دقيق‬ ‫تعبير دقيق‬ ‫مالحظة‬
‫‪ -‬ستتم دعوتكم في أقرب وقت ممكن‪...‬‬ ‫‪ -‬الحضور يوم‪ ..‬في الساعة‪ ..‬المكان‪...‬‬ ‫‪ -1‬توخي الدقة في المواعيد‪...‬‬
‫‪ -‬نحتاج إلى كمية من الكتب لدعم‬ ‫‪ -‬اإلذن بموافاتنا بعشر نسخ من كل‬ ‫‪ -2‬تحديد الكمية لتسهيل‬
‫المكتبة‪.‬‬ ‫عنوان‪..‬‬ ‫العمل‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫ويتمثل اإليجاز في تبليغ الفكرة بأقل ما يمكن من الكلمات‪ ،‬والتجانس في األسلوب‪  ،‬وتجنب التطويل دون اإلخالل‬
‫بالمعنى‪ .‬وتعتبر الزيادة دون فائدة حشوا يتعين تجنبه في التحرير اإلداري ألنه يفقد الوثيقة الفعالية والنجاعة الالزمتين‪.‬‬
‫* أمثلة‪:‬‬
‫تعبير مطول وثقيل‬ ‫تعبير موجز ودقيق ومفهوم‬ ‫مالحظة‬
‫‪  -‬في إطار االستعداد لتنفيذ البرنامج الخاص‬ ‫‪ - 1‬تجنب التطويل الممل ‪ -‬تنفيذا لقرار ربط المكتبات العمومية‬
‫بقرار ربط شبكة المكتبات العمومية باالنترنت‪،‬‬ ‫باالنترنت‪ ،‬تمت برمجة جلسة في الغرض‬ ‫والتقصير المخل‬
‫تمت برمجة عقد جلسة عمل دعي لها عدة‬ ‫(اليوم‪ ،‬المكان‪ ،‬الزمان)‪...‬‬
‫أطراف معنية مباشرة بالمسألة‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫الفصل الثاني‪  :‬صيغ الكتابة اإلدارية‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫إن الكتابة في اإلدارة هي تحرير في ميدان خاص يختلف عن الشعر واألدب والخطابة‪ .‬ويعتمد التحرير اإلداري منهجية‬
‫تتطابق مع األسلوب اإلنشائي في اعتماد مقدمة وجوهر أو عرض وخاتمة‪ ،‬لكنها تختلف في صيغتها عن بقية الميادين‬
‫وتتفرد بخصوصية في التحرير‪ .‬وتحتوي هذه الوثائق على مجموعة من التعليمات أو التوجيهات أو األوامر أو‬
‫المعلومات في شكل تفسيري أو إعالمي‪ .‬ويتم توزيع هذه الوثائق أو إحالتها عن طريق التسلسل اإلداري‪ .‬وبعد الترويسة‬
‫(بيان السلطة المنتجة للوثيقة) والمكان والتاريخ (تكمن أهمية ذكر التاريخ في كونه قد يعتمد الحتساب اآلجال القانونية)‪،‬‬
‫تتضمن الوثيقة اإلدارية المكونات التالية‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -1‬النداء‪:‬‬
‫‪ ‬وتتعلق بالصيغ المستعملة عند توجيه المحررات اإلدارية إلى الخواص أو إلى أطراف أخرى‪ ،‬أي إلى الشريحة‬
‫المستهدفة‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬عند التوجه إلى الخواص‪   ،‬نستعمل عبارة "السيد(ة)" أو "اآلنسة"‪ .‬وتستعمل هذه الصيغة قبل اسم الوظيفة بالنسبة‬
‫للمسؤولين عن المؤسسات التربوية واالقتصادية واالجتماعية والصناعية ‪  ‬مثل "السيد الرئيس المدير العام" أو‬
‫السيد(ة) المدير(ة) العام أو السيد(ة) المدير(ة)"‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -‬وتستعمل تسمية أستاذ(ة) إذا تعلق األمر بسلك القضاء أو المحامين أو الفنانين أو الكتاب‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -‬وفي خصوص السلطات السياسية واإلدارية والدبلوماسية والقنصلية ‪ ،‬نقول‪:‬‬
‫السيد (ة) السفير(ة)‪ ،‬أو السيد القنصل(ة) العام(ة)‪ ،‬أو سعادة السفير(ة)‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬وتختلف العبارات البروتوكولية حسب الشخص ومركزه وطبيعة البلد‪ .‬وللوزير(ة)‪ ،‬نقول السيد(ة) الوزير(ة)‪ ،‬أو‬
‫معالي السيد(ة) الوزير(ة)‪ ،‬أو عناية السيد(ة) الوزير(ة)‪ .‬وليست هذه العبارات مطلقة االستعمال‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ -2‬صيغ البدء أو المقدمة أو الصيغ التمهيدية‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫ترتبط هذه الصيغ التي تأتي بعد ذكر الموضوع ( جملة موجزة تعطي فكرة عن مضمون الوثيقة)‪ ،‬بوجود مرجع‪ ،‬أو عدم‬
‫وجود مرجع‪ ،‬أي هل أن المحرر هو الذي يبادر بالتحرير‪ ،‬أي بدون االستناد إلى عنصر سابق‪ ،‬أو هل أنه يجيب على‬
‫وثيقة سابقة‪ ،‬أو نص سابق‪ ،‬أو تعليمات تم إعطاؤها من قبل‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬في صورة وجود مرجع‪ ،‬يتم اقتباس المقدمة وصيغها وألفاظها انطالقا من ذلك المرجع‪ ،‬نقول‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫وبعد‪،‬‬
‫‪ ‬تبعا لمكتوبكم عدد‪...‬بتاريخ‪...‬والمتعلق ب‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫أو‬
‫‪ ‬تبعا لمكتوبكم المشار إليه بالمرجع أعاله‪ ،‬والمتضمن‪"...‬‬
‫أو‬
‫تبعا لالتفاقية عدد‪...‬بتاريخ‪...‬المبرمة بين‪...‬وبين‪"...‬‬
‫أو‬
‫تطبيقا للنص‪...‬‬
‫أو‬
‫تطبيقا لتعليمات‪...‬‬
‫أو‬
‫‪ ‬بناء على ما ورد في ‪..‬‬
‫أو‬
‫جوابا على‪....‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬في صورة عدم وجود عنصر سابق‪ ،‬أو مرجع تتنزل مبادرة التحرير في إطاره أو بصيغة اإلخبار أو بدونها‪ :‬المكان‪،‬‬
‫الزمان‪ ،‬المناسبة‪ ...‬التي يتم فيها تحرير الوثيقة‪ ،‬يمكن في هذه الصورة استعمال بعض الصيغ‪:‬‬
‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬
‫‪ -‬مثال‪1‬‬ ‫‪ -‬إذا ما تعلق األمر بالتحرير في‬ ‫‪ - ‬وبعد‪ ،‬اثر‪،‬‬
‫‪ ‬‬ ‫الماضي أي حول حدث أو عمل‬ ‫‪  -‬متابعة ل‪...‬‬
‫إداري فات أو انقضى وقته‪ ،‬أي‬ ‫‪   -‬يشرفني أن أحيطكم علما‪..‬‬
‫تعلق األمر بالماضي بصفة عامة‪،‬‬ ‫‪  -‬يشرفني أن أوجه إليكم‪.‬‬
 ‫فيمكن بداية المكتوب بكلمة‪:‬‬
‫‪ -‬مثال‪2‬‬ ‫‪ -‬إذا ما تعلق األمر بفعل إداري أو‬ ‫‪ -‬مسايرة مع‪،‬‬
‫‪ ‬‬ ‫واقعة قانونية حاضرة‪ ،‬متزامنة مع‬ ‫‪ -‬مواكبة ل‪،...‬‬
‫التحرير‪ ،‬نقول مثال‪:‬‬ ‫‪ -‬متابعة ل‪،...‬‬
‫‪ -‬تطبيقا ل‪"...‬‬
‫‪ -‬مثال ‪3‬‬ ‫‪ -‬إذا ما تعلق األمر بحدث أو عمل‬ ‫‪ -‬استعدادا ل‪،...‬‬
‫في المستقبل‪ ،‬يمكن اللجوء إلى‬ ‫‪  -‬تحسبا من‪،...‬‬
‫استعمال عبارات مثل‪:‬‬ ‫‪ -‬استشرافا ل‪"...‬‬
‫‪ -‬مثال ‪4‬‬ ‫‪ -‬كما يمكن استعمال صيغ تفيد‬ ‫‪ -‬وبعد‪ ،‬في نطاق‪،...‬‬
‫تنزيل الحدث في مناسبة معينة كأن‬ ‫‪  -‬أو في إطار‪،...‬‬
‫نقول‪:‬‬
‫‪ -‬صيغ أخرى مستجدة حسب ظروف ‪ -‬مثال‪5‬‬ ‫‪ -‬وبعد‪ ،‬بمناسبة يوم العلم‪،‬‬
‫التحرير‪ ،‬كأن نقول‪:‬‬ ‫‪ - ‬تقديرا لمنزلة العلم والتعليم‪،‬‬
‫‪ -‬اعتبارا لمنزلة العلم‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -3‬صيغ العرض والتحرير‬
‫وهي صيغ العرض والشرح أو المناقشة‪ ،‬و صيغ الرد مسبقا على بعض اآلراء والتساؤالت حتى وإن كانت ضمنية‪،‬‬
‫يضاف إليها‪ ،‬عند االقتضاء‪  ،‬كل صيغ االستدراك والتأكيد واإللحاح وصيغ التحري إن لزم األمر وتوضيح الفكرة وتقديم‬
‫وجهة النظر أو االنتقال من فكرة إلى أخرى‪ ،‬وكذلك الصيغ التعدادية التي تحمل اسمها و تصلح لسرد أو ترتيب بعض‬
‫األفكار أو المعطيات أو األرقام‪ .‬وتنقسم هذه الصيغ المختلفة إلى ثالث مجموعات‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫المجموعة األولى‬ ‫‪ -‬صيغ العرض والشرح أو المناقشة‬ ‫‪  -‬المالحظ أن‪ ....‬الجدير‬
‫بالمالحظة‪ ،....‬يستفاد من‪  ،...‬يتعين‬
‫في هذا الصدد‪  ،...‬بالنظر إلى‪،...‬‬
‫نظرا إلى‪ ،...‬ال يخفى عن‪ ،...‬أشير‪،...‬‬
‫أضيف‪ ،...‬أذكر‪....‬‬
‫المجموعة الثانية‬ ‫‪ -‬صيغ الرد مسبقا على بعض اآلراء‬ ‫‪ -‬ال سبيل إلى‪ ،...‬وان كانت بعض‬
‫والتساؤالت حتى وإن كانت ضمنية‬ ‫العناصر أو المعطيات تفيد‪  ،...‬إال‬
‫‪ ‬‬ ‫أنه‪  ،...‬فإن البعض اآلخر‪...‬‬
‫‪ -‬يضاف إليها كل صيغ االستدراك‬ ‫‪    -‬في هذا الموضوع‪  ،...‬في هذا‬
‫والتأكيد واإللحاح عند االقتضاء‬ ‫الصدد‪ ،...‬في هذا الشأن‪   ،...‬في‬
‫وصيغ التحري إن لزم األمر وتوضيح‬ ‫الواقع‪ ، ...‬بالفعل (فعال)‪ ، ...‬بالطبع‬
‫الفكرة وتقديم وجهة النظر أو االنتقال‬ ‫(طبعا)‪ ، ...‬بالخصوص (مبدئيا)‪ ،...‬ال‬
 ‫من فكرة إلى أخرى‪.‬‬ ‫سيما (خاصة)‪ ،...‬عالوة على ذلك‪،...‬‬
‫فضال عن ذلك‪ ،...‬زد على ذلك‪،...‬‬
‫على كل حال‪ ،...‬مهما حدث‪  ،...‬‬
‫بصفة عامة‪ ،...‬عندئذ‪ ،...‬حينئذ‪،...‬‬
‫آنئذ‪ ،...‬هذا وحسب علمنا‪  ،...‬أو ‪ ‬‬
‫حسب مقتضيات‪ ،...‬في نظري‪،...‬‬
‫حسب فهمي‪ ،...‬من جهتي‪ ،...‬من‬
‫ناحيتي‪ ،...‬فيما يخصني‪ ،...‬بالمقابل‪...‬‬
‫المجموعة الثالثة‬ ‫‪ -‬الصيغ التعدادية‪ :‬تصلح لسرد أو‬ ‫‪  -‬أوال‪ ،‬ثانيا‪ ،‬ثالثا‪  ،...‬كاآلتي‪،...‬‬
‫ترتيب بعض األفكار أو المعطيات أو‬ ‫يراجع ص‪  ،...‬أنظر فقرة عدد ‪،...‬‬
‫األرقام‪.‬‬ ‫أصال ‪  ‬وأساسا‪  ،...‬وبصفة ثانوية‪،...‬‬
‫من جهة‪  ،...‬ومن جهة أخرى‪،...‬‬
‫وكذلك‪ ،...‬فضال عن ذلك‪  ،...‬كما‬
‫أن‪  ،...‬تتمثل في العناصر التالية‪،...‬‬
‫تشتمل على‪  ،...‬عالمات وأحرف‪،...‬‬
‫في النهاية‪ ،...‬أخيرا‪ ،...‬بصفة‬
‫رئيسية‪ ،...‬بصفة عامة‪ ،...‬بصفة‬
‫ثانوية‪ ،...‬بما أن‪ ،...‬نظرا ل‪،...‬‬
‫اعتبارا ل‪ ،...‬بناء على‪ ،...‬استنادا‬
‫إلى‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -4‬صيغ الخاتمة أو عبارات االنتهاء‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫خالفا لما هو معهود في لغة اآلداب والتحرير األدبي ال تحتوي الخاتمة على عبارات تثير شعور الفرح أو الحزن أو‬
‫األسف‪ ،‬وهي تنتهي ضرورة بصيغة المجاملة والتقدير‪ ،‬وتعبر عن االعتبار واالحترام الذي يريد الموقع أن يعرب عنه‬
‫للمرسل إليه أو للطرف المعني‪.‬‬
‫‪ ‬كما أن االتصال اإلداري يتوخى الموضوعية في أسلوبه‪  ،‬لذلك تكون صيغ الخاتمة ألخذ القرار أو البحث أو التأكيد‬
‫وتختلف درجة المشاعر حسب الوضعية والسن والجنس ودرجة الصداقة بين المتراسلين‪ .‬وال يجب اإلفراط ‪  ‬والمبالغة‬
‫في استعمال صيغ المجاملة‪ .‬فهي‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬إما نتيجة حتمية لما سبق وقد تكون قرارا أو تهيئة للقرار‪:‬‬
‫لذا‪...‬‬
 ‫‪ ‬وعليه‪...‬‬
‫‪ ‬ونتيجة لذلك‪...‬‬
‫‪ ‬يستنتج‪....‬‬
‫‪ ‬مما سبق‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬أو ترقبا لقرار‪:‬‬
‫ولكم سديد النظر‪...‬‬
‫‪ ‬وفي انتظار ردكم‪..‬‬
‫الرجاء منكم‪"...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬أو هي تنفيذ لبعض صيغ العناية التي يوليها المحرر لما كتب ولما تم تحريره‪:‬‬
‫وعليه‪...‬‬
‫ونظرا ألهمية الموضوع‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬كما يمكن أن تكون مجرد كلمة ختام‪:‬‬
‫أخيرا‪...‬‬
‫وفي األخير‬
‫‪ ‬أو ختاما‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫ويمكن متابعة هذه العبارة بحوصلة ما سبق من قرارات أو توصيات أو اقتراحات داخل التحرير لتسهيل فهمه وقراءته‬
‫دون أن ننسى كلمة "والسالم" في بعض التحارير‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪    ‬قسم الثالث‬
‫مراحل التحرير وتطبيقاته على بعض أصناف الوثائق اإلدارية‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫الفصل الثاني‪  :‬أصناف الوثائق اإلدارية‬
‫‪ ‬‬
‫تتداول المؤسسة اإلدارية كتنظيم متداخل الوظائف وثائق مختلفة بين المصالح اإلدارية فيما بينها أو بين األعوان بجميع‬
‫درجاتهم اإلدارية‪ .‬و تتميز الوثائق اإلدارية بالتعدد والتنوع‪ .‬ويمكن تجميعها حسب التصنيف الذي يتناسب مع المحاور‬
‫الكبرى للنشاط اإلداري‪ .‬و تتوزع الوثائق إلى وثائق ترتيبية‪ ،‬ووثائق االتصال الداخلي‪ ،‬ووثائق االتصال الخارجي‪.‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫جدول مختصر لمختلف أصناف الوثائق اإلدارية [‪]21‬‬
‫الوثيقة‬ ‫الهدف‬ ‫الوظيفة‬ ‫استخدام داخلي‬ ‫استخدام خارجي‬
‫قانون‬ ‫سند يكرس مقررات‬ ‫بصبغته العامة‪ ،‬يضبط‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫السلطة التشريعية‬ ‫القانون القواعد والمبادئ‬
‫أمر‬ ‫سند يكرس مقررات‬ ‫بصبغته العامة‪ ،‬يمثل آلية‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫السلطة التنفيذية‬ ‫لتطبيق القانون‬
‫قرار‬ ‫سند يكرس مقررات‬ ‫حسب الوضعية‪ ،‬يحدد‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫السلطة التنفيذية (الدولة‬ ‫الحقوق وااللتزامات‬
‫والجماعات المحلية)‬
‫مداولة‬ ‫سند يكرس مقررات‬ ‫انعكاس للنقاش والتوصيات‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫الجمعيات الترابية‬
‫تقرير‬ ‫‪ -‬تقديم عرض مفصل‬ ‫يقدم حسب الملف تحليال‬ ‫‪X‬‬ ‫‪ ‬‬
‫لوضعية معينة‬ ‫وتأليفا وتوصيات‬
‫‪ -‬دراسة موضوع‬
‫مذكرة بسيطة أو‬ ‫‪ -‬تمكين شخص آخر من‬ ‫يقدم حسب الملف تحليال‬ ‫‪X‬‬ ‫‪ ‬‬
‫مدعمة بمقترحات‬ ‫تكوين معرفة دقيقة‬ ‫وتأليفا وفي بعض الحاالت‬
‫حول ‪ ‬الموضوع‬ ‫توصيات‬
‫مذكرة عمل‪ /‬منشور‪/‬‬ ‫‪ -‬تقديم توضيحات حول‬ ‫يقدم حسب الملف تحليال‬ ‫‪X‬‬ ‫‪ ‬‬
‫تعليمة‬ ‫نقطة معينة‬ ‫وتأليفا وفي بعض الحاالت‬
‫‪ -‬تحديد موعد اجتماع‬ ‫توصيات‬
‫‪ -‬التمهيد التخاذ قرار‬
‫رسالة إدارية‬ ‫تأمين اتصال مباشر مع‬ ‫حسب الملف وتعتبر أكثر‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫إدارة أو جماعة محلية‬ ‫الوثائق استعماال‬
‫رسالة خاصة‬ ‫تأمين اتصال مباشر مع‬ ‫حسب الملف‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫شخص أو مؤسسة أو‬
‫جماعة محلية‬
‫محضر جلسة‬ ‫عرض وقائع اجتماع‬ ‫حسب االجتماع تحليل‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪X‬‬
‫ونقلها بطريقة أمينة‬ ‫وتلخيص نزيه‬
‫عرض وضعية‬ ‫نفس غرض محضر‬ ‫حسب االجتماع تحليل‬ ‫‪X‬‬ ‫‪ ‬‬
‫الجلسة مع حجية‬ ‫وتلخيص نزيه‬
‫قانونية أقل منه‬
‫جدول إرسال‬ ‫يضمن نقل الوثائق بين‬ ‫يجد مبررا عندما تكون‬ ‫‪X‬‬ ‫‪ ‬‬
‫المصالح‬ ‫الرسالة غير ضرورية‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  ‬‬
 ‫‪ -1‬المكتوب أو الرسالة اإلدارية‬
‫هي الرسالة المتبادلة بين المصالح اإلدارية‪ .‬وتمثل أحسن الطرق والوسائل التي تمكن اإلدارة من التعامل مع غيرها من‬
‫الهياكل والخاليا اإلدارية‪ ،‬والجهات الخارجية‪   ]22[ .‬والمتعاملين مع اإلدارة تونسيين وأجانب‪ .‬ويعتبر المكتوب اإلداري‬
‫أكثر الوثائق تداوال وأقصرها تحريرا وهي من أسهل الوسائل لتبليغ المعلومة بإيجاز ودقة بال إطالة وال إطناب‪ .‬وتتميز‬
‫الرسالة اإلدارية باحتوائها جملة من العناصر الشكلية هي‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -1‬الترويسة ( تسمية الدولة و هي تزيد من تدعيم الطابع اإلداري للوثيقة وتكتب ضمن رأس الوثيقة الذي يوضع في‬
‫أعلى الصفحة األولى‪ ،‬بيان الجهة مصدر الرسالة مع احترام التسلسل اإلداري للمصالح وتكون في بعض األحيان معقدة‬
‫وفي أحيان أخرى مكثفة ومختصرة)‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
‫المستوى األول‬ ‫الجمهورية التونسية‬
‫المستوى الثاني‬ ‫وزارة التعليم العالي‬
‫المستوى الثالث‬ ‫جامعة منوبة‬
‫‪ ‬‬ ‫المعهد األعلى للتوثيق‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -2‬المكان والتاريخ على اليسار‪( :‬اسم المدينة واليوم بالرقم والشهر بالحروف والسنة بالعدد)‪.‬‬
‫‪ * ‬مثال‬
‫اسم المدينة‬ ‫اليوم بالرقم‬ ‫والشهر بالحروف‬ ‫والسنة بالعدد‬
‫تونس في‬ ‫‪15‬‬ ‫‪  ‬سبتمبر‬ ‫‪2006‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -3‬المصدر والجهة الموجهة إليها‪( :‬صفة المرسل واسم وصفة المرسل إليه وعنوانه)‪ .‬ويكون من المفيد في صورة‬
‫توجيه المكتوب إلى مواطن معين كتابة اسمه ولقبه وعنوانه الكامل)‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
‫من المدير العام للشؤون الطالبية‬
‫إلى‬
‫الطالب فالن الفالني‬
‫نهج الواحة عدد ‪ 23‬قصر حدادة‬
‫‪ 9170‬سيدي بوزيد‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫ويمكن استعمال إشارة تحت إشراف عندما تتبع الوثيقة طريقة التسلسل اإلداري‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
 ‫من وزير التعليم العالي‬
‫‪ ‬إلى‬
‫السيد مدير المعهد األعلى للتوثيق‬
‫تحت إشراف السيد رئيس جامعة منوبة‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -4‬عبارات المخاطبة‪ :‬تكتسي أهمية في المراسالت التي لها طابع شخصي‪ ،‬وتعبر عن موقف ومشاعر خاصة وعن‬
‫المكانة التي يحظى بها الموجه إليه والرتبة أو الوظيفة العليا التي يضطلع بها والصلة التي تربطه بالمرسل‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
‫‪ -1‬أصحاب الرتب في الدولة والجيش‬ ‫صاحب الفخامة أو سامي عناية سيادة رئيس الجمهورية‪،‬‬
‫معالي أو عناية السيد الوزير األول‪،‬‬
‫حضرة السيد رئيس مجلس النواب‪،‬‬
‫معالي أو عناية السيد الوزير‪،‬‬
‫حضرة السيد كاتب الدولة‪،‬‬
‫سعادة السفير‪،‬‬
‫حضرة قائد جيش‪،‬‬
‫حضرة العقيد‪،‬‬
‫حضرة المقدم‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -2‬أصحاب الرتب الدينية‬ ‫حضرة صاحب السماحة مفتي الديار أو سماحة مفتي‬
‫الديار أو سماحة مفتي الجمهورية‪،‬‬
‫حضرة صاحب الفضيلة الشيخ أو فضيلة الشيخ‪،‬‬
‫حضرة اإلمام الفاضل‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -5‬إشارات التعريف (تتعلق بتسهيل ‪  ‬التعرف على الجهة المنتجة للرسالة‪ ،‬وتحديد مسؤولية مصلحة اإلصدار‪ ،‬ومن‬
‫تكفل برقنها‪ ،‬ومعالجتها وترتيبها)‪ .‬وتتكون من األحرف األولى لكل طرف‪ ،‬مع إضافة تاريخ اإلحالة إلى مكتب الضبط‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‪ :‬إ‪.‬ت‪.‬أ‪.‬إ‪ /‬إ‪.‬ف‪.‬ت‪.‬أ‪ /‬ع‪.‬م‪ 06/‬ويضيف مكتب الضبط العدد والتاريخ وفق ترتيب يقع تضمينه بدفتر الصادرات‪.‬‬
‫‪ -‬الجهة المنتجة للرسالة‪ :‬إدارة التنظيم واألساليب واإلعالمية ( إ‪.‬ت‪.‬أ‪.‬إ)‬
‫‪ -‬مسؤولية مصلحة اإلصدار‪ :‬اإلدارة الفرعية للتنظيم واألساليب( إ‪.‬ف‪.‬ت‪.‬أ)‬
 ‫‪ -‬العون الذي تكفل برقنها‪ :‬عبد الواحد الموفق (ع‪.‬م)‬
‫‪ -‬رقم اإلحالة إلى مكتب الضبط‪)06( 14/11/2006 :‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -6‬الموضوع‪ :‬وهو تلخيص لمحتوى الرسالة في جملة مختصرة توضح مغزى ما سيتم عرضه‪ ،‬وهو بمثابة عنوان‬
‫لمضمونها‪ ،‬ويساعد على تسليم الرسالة إلى المختص أو المصلحة داخل اإلدارة المعنية وترتيبها في ملفات تخصها‪  .‬وال‬
‫يتجاوز في أغلب الحاالت سطرا واحدا‪ .‬ويمكن أن يبدأ بعبارة "حول‪ "...‬و "بخصوص‪"...‬‬
‫وتكتب عبارة "الموضوع" في الرسائل العربية على يمين الورقة‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‪1‬‬
‫الموضوع‪ :‬بخصوص مناظرة إعادة التوجيه بعنوان دورة ‪2007‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‪2‬‬
‫الموضوع‪ :‬حول توسيع مقر المعهد األعلى للتوثيق‬
‫‪ ‬‬
‫‪  -7‬المرجع‪  :‬ويتمثل في ‪ ‬الرجوع إلى وثيقة أو حدث سابق حول نفس الموضوع أو عندما يكون الموضوع مرتبطا‬
‫بنصوص ترتيبية أو وثائق مرجعية معينة كالعقود االتفاقيات‪.‬‬
‫‪ ‬ويتضمن عدد وتاريخ المراسلة أو الوثيقة التي تم اعتمادها في تحرير المكتوب أو كانت سببا في كتابته أو إجابة عنه أو‬
‫امتدادا له‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ * ‬مثال‪:‬‬
‫‪ -‬المرجع‪ :‬رسالتكم رقم‪...‬بتاريخ‪...‬‬
‫أو‬
‫‪ -‬المرجع‪   :‬األمر عدد‪ ...‬لسنة‪...‬المؤرخ في‪...‬‬
‫أو‬
‫‪ -‬المرجع‪   :‬منشور الوزارة األولى عدد‪...‬بتاريخ‪...‬‬
‫أو‬
‫‪ -‬المرجع‪ :‬قرار مجلس اإلدارة بتاريخ‪..‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -8‬المرفقات ‪ ‬أو المصاحيب‪  :‬وتتضمن الوثائق واألوراق المدعمة للرسالة‪  ،‬وبيان الوثائق الوارد ذكرها في نص‬
‫الرسالة والتي من شأنها زيادة اإليضاح للقارئ‪ .‬ويتم التنصيص عليها حسب نوعها أو عددها استجابة لطلب الحصول‬
‫عليها‪.‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫* مثال‬
‫‪ -‬المرفقات‪ 5 :‬كتب‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
‫المصاحيب‪ - :‬نسخة من بطاقة التعريف الوطنية‬
‫‪  -‬بطاقة عدد ‪3‬‬
‫‪  -‬شهادة األستاذية‬
‫‪  -‬صورتان شمسيتان‬
‫‪  -‬ظرفان خالصان معلوم البريد‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -9‬صيغة النداء‪ :‬وهي الصفة التي نخاطب بها المرسل إليه‪ ،‬ويؤثر استخدامها في المكاتيب الشخصية‪ .‬أما المراسالت‬
‫اإلدارية والمذكرات‪ ،‬فتبدأ بصيغة التحية‪ ،‬والمتمثلة في عبارة‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
‫من الرئيس إلى المرؤوس‬ ‫وبعد‬
‫من المرؤوس إلى الرئيس واالتصال بين النظراء‪.‬‬ ‫تحية طيبة‪ ،‬وبعد‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -10‬نص أو محتوى الرسالة أو عرضها أو مضمونها أو جوهرها أو متنها أو جسمها‪ :‬يأتي نص الرسالة بعد عبارات‬
‫الموضوع والمرجع والتحية‪ .‬و ينبغي أن يحتوي متن الرسالة على مسألة واحدة‪ ،‬ويجب أن تكون األفكار متماسكة‬
‫ومترابطة‪ ،‬والصياغة واضحة وموجزة‪ ،‬والمفردات والتراكيب سهلة‪ ،‬وكل فكرة في فقرة واحترام المكونات الخاصة‬
‫بالرسالة‪ ،‬وتجنب الغموض واإلبهام واإلطالة‪ ،‬الحرص على أناقة الطبع‪ ،‬وسالمة اللغة‪ ،‬وجمالية المظهر‪ ،‬وتوزيع النص‬
‫داخل الورقة‪ ،‬وترك المسافات الالزمة‪ ،‬وتوخي الشمول والدقة في المحتوى لتسهيل اإلجابة واتخاذ القرار المناسب‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -11‬الخاتمة أو عبارة التلطف عند إتمام الرسالة‪ :‬تحتوي الخاتمة على عبارة المالطفة‪ ،‬وهي دليل على تأدب كاتب‬
‫الرسالة ولياقته ومدى احترامه للمرسل إليه‪ .‬وتختلف عبارة االختتام باختالف أنواع الرسائل ومتلقيها‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‬
‫من الرئيس إلى المرؤوس‬ ‫‪ -‬تفضلوا بقبول أسمى ‪  ‬معاني التقدير واالحترام‬
‫‪ -‬تفضلوا بقبول خالص عبارات التقدير و االحترام‬
‫‪ -‬تفضلوا‪ ،‬سيدي‪   ،‬بقبول فائق التقدير و االحترام‬
‫‪ -‬أعلمت سيادتكم بهذا‪ ،‬للتفضل باتخاذ ما ترونه مناسبا في الغرض‬
‫‪ -‬أحطت سيادتكم بهذا للتفضل باإلذن بما ترونه‬
‫‪ -‬ولكم سديد النظر‬
 ‫بين النظراء‬ ‫‪ -‬أر جو لكم التوفيق والنجاح في أعمالكم‬
‫‪ -‬تفضلوا بقبول عبارات شكري وتقديري‬
‫‪ -‬أشكركم على تعاونكم‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  -12‬التوقيع ‪ ‬أو اإلمضاء وسلطة التوقيع األصلية أو من له تفويض شرعي‪ :‬يعتبر التوقيع من أهم عناصر الوثيقة‬
‫اإلدارية‪ ،‬وكل وثيقة ال تحمل توقيعا تعتبر الغيه‪ ،‬ويشترط أن يتم التوقيع من قبل السلطة المختصة أو الشخص المؤهل‬
‫قانونا‪ ،‬ويوضع كامال أسفل الرسالة‪ ،‬ويتضمن االسم الكامل للموقع وصفته ووظيفته‪ ،‬و السلطة التي أذنت له بالتوقيع إذا‬
‫كان ال يشغل خطة وظيفية ‪ .‬وتمارس السلطات اإلدارية سلطة التوقيع في نطاق اختصاصاتها المخولة لها من طرف‬
‫القانون أو النصوص التنظيمية أو الترتيبية (رئيس الدولة‪ ،‬الوزراء‪ ،‬رؤساء المؤسسات العمومية‪ ،‬بعض ‪  ‬رؤساء‬
‫المصالح الخارجية)‪.‬‬
‫‪ ‬ويحتوي التوقيع على وظيفة الموقع‪ ،‬واسم الموقع ولقبه‪ ،‬واإلمضاء‪ ،‬ويتم على اليسار تحت السطر األخير للنص‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫* مثال‪1‬‬
‫وظيفة الموقع‪   :‬وزير البحث العلمي والتكنولوجيا وتنمية الكفاءات ‪ ‬‬
‫‪ ‬االسم واللقب‪   :‬الطيب الحضري ‪ ‬‬
‫اإلمضاء‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬وفي إطار تقريب اإلدارة من المواطن‪ ،‬يمكن تفويض االختصاصات من سلطة عليا إلى سلطة مرؤوسة‪ .‬وتكون هذه‬
‫التفويضات جزئية دائما وغير شخصية‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ * ‬مثال‪2‬‬
‫‪ -‬عن وزير التعليم العالي‬
‫وبتفويض منه‬
‫المدير العام للمصالح المشتركة‬
‫فالن بن فالن‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -1.1‬أصناف المكتوب اإلداري‬
‫‪ ‬‬
‫تتعدد أصناف المكاتيب اإلدارية ‪  ‬بتعدد األغراض والمواضيع المطروحة وغزارة األنشطة التي تضطلع بها كل مؤسسة‬
‫مثل إنتاج السلع والخدمات القابلة للترويج‪ .‬ومن الصعب أن ينجح المصنف للرسائل إلى الفصل بين مجموعة من‬
‫األصناف الواضحة المعالم‪ .‬وذلك راجع إلى تعدد أنواع الرسائل وكثرتها بحسب تنوع المواقف والمقامات التي تحرر في‬
‫إطارها تلك الرسائل‪ .‬ومن ثم يمكن القول أن كل وضع إداري أو تجاري يفرض صنفا محددا من أصناف الرسائل يتناسب‬
‫في مضمونه وخصائصه مع الوضع المناسب‪ .‬وتتوزع الرسائل إلى ‪:‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع سلطة اإلشراف والوزارات والمؤسسات والمنشآت العمومية األخرى والسلط ‪ ‬الجهوية والمحلية ‪ ‬وغيرها‬
‫من الهياكل والمنظمات والهيئات المختلفة‪،‬‬
‫‪ -‬مراسالت مع المزودين والحرفاء‪،‬‬
‫‪ – ‬مراسالت مع محيط المؤسسة (نسيج جمعياتي)‪،‬‬
‫‪ – ‬مراسالت داخلية بين المصالح ومع األعوان‪،‬‬
‫‪ – ‬مراسالت خارجية‪،‬‬
‫‪ – ‬مراسالت ذات صبغة شخصية‪.‬‬
‫وتشترك الرسائل أو المكاتيب اإلدارية مع بعضها من حيث العناصر الشكلية‪  ،‬واألسلوب العام واتصالها بالتنظيم المعتمد‬
‫صلب المؤسسة‪ ،‬لكنها ‪  ‬يمكن أن تختلف من حيث المصطلحات والمفردات حسب نوعية المراسلة‪ ،‬وموقع محررها‬
‫وكفاءته وخصوصية الموضوع والجهة المعنية بالمراسلة‪.‬‬
‫‪ ‬فال يمكن مخاطبة الوزارات ‪ ‬باستعمال نفس العبارات أو الصيغة التي نستعملها عند االتصال بالمزودين والحرفاء‪ .‬وعادة‬
‫ما تكون المواضيع التي يقع طرقها في المراسالت مع الوزارات مثال متعلقة باالستشارة لرفع وإبالغ معلومات أو التماس‬
‫المصادقة على اقتراح أو إجراء معين‪.‬‬
‫‪ ‬بينما تهدف المراسالت مع الحرفاء إلى استمالتهم وإقناعهم أو دعوتهم إلى القيام بعمل أو االستجابة لطلب معين‪.‬‬
‫وفي كل الحاالت‪ ،‬فان الرسالة الفعالة هي التي تعطي انطباعا أوليا إيجابيا‪ ،‬وتتعاطف مع وجهة نظر القارئ‪ ،‬وتحمل له‬
‫المعلومات الصحيحة‪ ،‬وتتسم بالمودة واإلخالص وتعبر عن الوضوح والكمال والدقة والتماسك بين عناصرها وأفكارها‬
‫وفقراتها‪ ،‬وتتجنب في صياغتها الكلمات والجمل المعادة والمكررة والنموذجية‪.‬‬
‫‪   ‬ويمكن تلخيص مختلف خصائص الرسائل اإلدارية وأنواعها حسب الجدول التالي‪]23[ :‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -2.1  ‬خصائص الرسائل اإلدارية وأنواعها‬
‫‪ ‬‬
‫المرسل إليه‬ ‫المقدمة‬ ‫المحتوى‬ ‫الخاتمة‬
‫سلط عمومية (وزارات‬ ‫أوال‪ ،‬ثانيا‪ ،‬ثالثا‪ ،‬من ناحية‪ ،‬أتشرف بإعالم ‪  ‬الجناب‪  ،‬‬ ‫الرجاء من الجناب التفضل‬
‫وإدارات جهوية ومحلية‬ ‫سيادتكم‪ ،‬عنايتكم‪ ،‬معاليكم‪،‬‬ ‫من ناحية أخرى‪ ،‬لقد تبين‬ ‫باإلذن‪ ،‬بدرس‪ ،‬بالمصادقة‪،‬‬
‫ومؤسسات عمومية ‪ ‬‬ ‫أتشرف بإعالمكم أنه في‬ ‫بعد البحث‪ ،‬التحري‪،‬‬ ‫بالتدخل‪  ،‬باتخاذ التدابير‪،‬‬
‫ومنشآت)‬ ‫نطاق‪ ،‬عمال ب‪ ،‬حرصا‬ ‫الدرس‪ ،‬أن‪ ،‬لكن‪ ،‬غير أن‪،‬‬ ‫بتسهيل‪ ،‬بإرجاء النظر في‪،‬‬
‫على‪ ،‬تنفيذا ل‪ ،‬طبقا ل‪...‬‬ ‫عالوة على‪ ،‬علما وأن‪،‬‬ ‫بتأجيل‪...‬تقبلوا‬
‫واعتبارا ل‪ ،‬مما يؤكد‪ ،‬يدل‪،‬‬ ‫سيدي‪...‬فائق تقديري‬
‫وفي نفس الوقت‪ ،‬وبقطع‬ ‫واحترامي‪ ،‬فائق تحياتي‬
‫النظر‪...‬‬ ‫األخوية (عند تساوي‬
‫المرسل والمرسل إليه ‪  ‬في‬

‫المزودون والحرفاء‬ ‫لي الشرف بأن‪...‬أيها‬
‫الحريف الكريم‪ ،‬الوفي‪،‬‬
‫العزيز‪...‬حرصا على دوام‬
‫وفائكم‪...‬على مزيد‬
‫التعاون‪...‬ربط أواصر‬
‫التعاون‪...‬حرصا على‬
‫استمرار التعاون‪...‬حفاظا‬
‫على مصالحنا‬
‫المشتركة‪...‬إدراكا ألهمية‪،‬‬
‫لجدوى‪...‬أتقدم لكم بجزيل‬
‫الشكر‪ ،‬بخالص االمتنان‪...‬‬
‫األفضل‪...‬االتجاه نحو‪...‬‬
‫مراسالت مع محيط‬ ‫وصلتني دعوتكم‪...‬إسهاما‬
‫المؤسسة‬ ‫مني في‪...‬تقديرا الهتمامكم‪،‬‬
‫حرصكم على‪...‬تلبية‬
‫القتراحكم‪ ،‬لرغبتكم‪ ،‬للملف‬
‫الذي وافيتموننا به‪...‬‬
‫لعدم‪ ...‬لتعذر االستجابة‪،‬‬
‫على‪ ،‬سنحرص على‪...‬‬
‫مراسالت داخلية‬ ‫أوافيكم صحبة هذا‪ ،‬طي‬
‫هذا‪ ،‬أرفق لكم‪...‬أحيل‬
‫إليكم‪ ...‬أفيدكم‪ ...‬الواصل‬
‫لكم‪...‬تجدون طيه‪ ،‬صحبة‬
‫هذا‪ ...‬أعلمكم في ما يلي‪...‬‬
‫بعد دراسة‪ ،‬بعد عرض‬
‫األمر‪ ،‬التداول بشأن‬
‫الموضوع‪ ...‬أطلب منكم‪...‬‬
‫أعلمكم أن‪ ...‬أقترح‬
‫عليكم‪ ...‬استجابة لطلبكم‪...‬‬
‫استنادا ل‪ ...‬إبداء الرأي‪...‬‬
‫تنفيذا لتعليماتكم‪،‬‬
‫الرتبة أو الدرجة أو‬
‫علما بأن‪...‬تبين لنا أن‪...‬‬
‫نقترح عليكم‪ ...‬نعرض‬
‫عليكم‪...‬نعلمكم أن‪ ...‬إن‬
‫مقترحكم حضي‪ ،‬لقي‪،‬‬
‫صادف‪ ،‬يتجاوب مع‪،‬‬
‫يتطابق مع‪ ،‬حرصنا‪،‬‬
‫منهجنا‪ ،‬رؤيتنا‪ ،‬طريقتنا‪...‬‬
‫إن الجهود‪ ،‬المساعي‪،‬‬
‫اإلجراءات التي تتخذونها‪،‬‬
‫تبذلونها‪ ...‬من المستحسن‪،‬‬
‫األنجع‪ ،‬األجدى‪،‬‬
‫الطريقة األمثل‪...‬‬
‫تعيين مساهمتنا في‪ ،‬يتمثل‬
‫تدخلنا في‪ ،‬دعمنا في‪ ،‬دعم‬
‫مشروعكم ب‪ ...‬قررنا‬
‫تقديم‪ ...‬أرجأنا النظر إلى ‪،‬‬
‫سنعمل على‪ ...‬نأسف‬
‫سنوافيكم ب‪ ...‬سنعمل‬
‫والرأي أن يقع اعتبار‪...‬‬
‫باعتبار ما يتوفر من‬ ‫أرجو لكم‪ ،‬آمل‪ ...‬بعد القيام‬
‫معلومات‪ ...‬انطالقا من‪...‬‬
‫الوظيفة)‪.‬‬
‫عبارات الشكر‪ ،‬عبارات‬
‫االمتنان‪ ،‬عبارات التقدير‪...‬‬
‫وفي انتظار تلبية رغبتنا‪،‬‬
‫عرضنا‪ ...‬المتعلقة ب‪...‬‬
‫نزوال عند‪..‬أكون‬
‫ممنونا‪...‬أغدو ممتنا‪...‬‬
‫والمطلوب‪ ،‬المرغوب‪،‬‬
‫المأمول االتصال‪ ،‬موافاتي‪،‬‬
‫العمل على‪ ،‬النظر في‪،‬‬
‫دعوة من يمثلكم‪ ،‬يمثل‬
‫مصالحكم‪...‬‬
‫‪ ‬أعلمتكم ‪ ،‬أفدتكم‪ ،‬أحطتكم‪،‬‬
‫بما يتعين‪ ،‬إجراء ما يلزم‬
‫في الغرض‪...‬‬
 ‫لقراركم‪. ..‬‬
‫‪ ‬‬
‫ويتعين قبل االنطالق في تحرير المكتوب اإلداري‪ ،‬إدراك الموقع الذي نحتله ضمن الهرم اإلداري لنعرف أي لغة نستعمل‬
‫(لغة الرئيس أم المرؤوس‪ ،‬أم لغة محايدة عندما يكون المرسل والمرسل إليه من نفس المرتبة)‪ ،‬والتحقق من عنصر‬
‫المبادرة (أي أنني في موقع المبادر بالكتابة‪ ،‬أو أجيب على مراسلة إدارية‪ ،‬وبالتالي التأكد من وجود مرجع يجب أخذه‬
‫بعين االعتبار عند االنطالق في التحرير‪ ،‬أو من احتواء المكتوب على عبارات التبجيل إذا كان المخاطب صاحب وضعية‬
‫مرموقة‪ ،‬واالستغناء عن ذكر صفة الممضي إذا كانت مضمنة بالورقة التي نحرر عليها الرسالة‪.‬‬
‫‪ ‬وتعني كلمة "وزير" في الترويسة‪ ،‬أنه ال فائدة من إضافة الوظيفة إلى جانب اإلمضاء أسفل المكتوب‪.‬‬
‫‪ ‬وخارج هذه الصورة‪ ،‬بجب أن يرفق اإلمضاء بالتنصيص على اسم ولقب الممضي أو من له تفويض شرعي وصفة‬
‫الموقع وخطته وطابع اإلدارة‪.‬‬
‫كما يحرص المحرر على أن ال يتعدى المكتوب فقرتين أو ثالث‪ ،‬تبدأ بتنزيل المكتوب في إطاره كأن نقول‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  -‬وبعد‪ ،‬فتبعا لمكتوبكم المشار إليه بالمرجع أعاله‪...‬‬
‫‪ ‬ثم نعطي المعلومة األولى والتي عادة ما تكون اإلعالم أو اإلخبار بالشيء الذي نريد تبليغه‪...‬‬
‫‪ -‬أتشرف بإعالمكم‪ ،‬أو بإبالغكم أن‪...‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬ثم تحتوي الفقرات الموالية اإلضافات واإليضاحات الالزمة‪.‬‬
‫‪ ‬ويختم المكتوب بالقرار أو المقترح الذي من أجله كانت الرسالة‪ ،‬وكذلك بعبارة والسالم‪ ،‬إلى جانب بعض العبارات‬
‫اللطيفة إذا ما تعلق األمر بحريف أو مزود أو غيرهما‪....‬‬
‫أما الرسالة الشخصية أو الفردية أو المكتوب اإلداري الشخصي‪ ،‬وإن كانت صادرة عن اإلدارة‪ ،‬فهي تعبر عن مبادرة‬
‫خاصة من رئيس اإلدارة أو من شخصية مرموقة للتعبير عن موقف خاص يتجلى في عبارات التبجيل والتقدير والمشاعر‬
‫مثل االرتياح واالبتهاج واالمتنان واألسف ‪..‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫أنواع المذكرات ومحتوياتها [‪]26‬‬
‫النوع‬ ‫المقدمة‬ ‫المحتوى‬ ‫الخاتمة‬
‫مذكرة إعالم‪ ،‬حوصلة‪،‬‬ ‫تبسيط الموضوع بطريقة‬ ‫يهدف إلى تجزئة الموضوع‬ ‫‪ -‬تبين أهمية الموضوع‬
‫توضيح أو تلخيص‬ ‫واضحة مع التقصير فيه‬ ‫إلى عناصر مترابطة األفكار‬ ‫بالنسبة للمؤسسة (مذكرة‬
‫وتحديد إطاره‬ ‫أو أن تمثل األجزاء تلخيصا‬ ‫اإلعالم)‪.‬‬
‫لتقرير أو وثيقة ذات حجم‬ ‫‪ -‬تسرد أهم األفكار التي تم‬
‫كبير‬ ‫تلخيصها أو توضيحها‬
‫مذكرة توجيهية‬ ‫تضع أسلوب تحليلي الحدود تبين أهمية الموضوع‬ ‫يمكن أن يقع االستغناء عن‬
‫وتضعه في إطاره الواسع‬ ‫التي يجب أن يندرج فيها‬ ‫الخاتمة‬
‫العمل المراد القيام به في‬
 ‫المستقبل‪ .‬ويمكن أن يأخذ‬
‫المحتوى بصفة استثنائية‬
‫شكل تقرير كبير الحجم‪.‬‬
‫مذكرة عمل‬ ‫تبسط الموضوع بوضوح‬ ‫لفت النظر إلى أهمية‬ ‫تحث على وجوب تنفيذ‬
‫دون إطالة وتربطه بما‬ ‫الموضوع وانعكاساته‬ ‫التعليمات ويمكن أن تذكر‬
‫سبق‪.‬‬ ‫وتبين القرارات المتخذة‬ ‫طرق المتابعة‪.‬‬
‫لتفادي النواحي السلبية‪.‬‬
‫مذكرة تقريرية (تهدف إلى‬ ‫تقدم الموضوع وتدرجه في‬ ‫بيان األحداث والنتائج‬ ‫اقتراح الحلول الممكنة‬
‫تلقي قرار وتحث على‬ ‫إطاره وتبين دواعي المهمة‬ ‫وتحليلها مع بيان‬ ‫والحرص على قدر‬
‫اتخاذه)‬ ‫(تنفيذ‪ ،‬مراقبة‪ ،‬متابعة‬ ‫انعكاساتها‪.‬‬ ‫المستطاع على‪ ،‬على أن‬
‫يومية) تتعلق بإشكالية‬ ‫تكون أكثر من حل وحيد‪.‬‬
‫العمل‪.‬‬ ‫ويمكن أن ينجر عن‬
‫المذكرة التقريرية مذكرة‬
‫عمل‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -3‬التقرير اإلداري‬
‫‪ ‬‬
‫يمثل وثيقة يعتمد عليها العمل اإلداري المستقبلي‪ ،‬يرفعه المرؤوس إلى رئيسه ليعرض عليه مسألة هامة أو ليدفعه إلى‬
‫أخذ قرار أو تعليمات معينة‪ .‬ويختلف عن مجرد المعاينة عندما يتعدى ذلك الدور ليشمل تحليل اإلجراءات القانونية‬
‫والترتيبية ومختلف الصعوبات عند االقتضاء‪.‬‬
‫ويحتوي على نتائج خاصة بمشكلة معينة‪ ،‬واقتراحات لتخطي الصعوبات‪ ،‬حيث تصاغ على شكل فرضيات وتختم بعبارة‪:‬‬
‫‪ -‬وإذا صادف المقترح رضاكم‪...‬‬
‫‪ -‬وإذا لقي المقترح موافقتكم‪...‬‬
‫‪   -‬وإذا ما تقرر‪...‬‬
‫ويتشابه في هذه الحالة كل من المذكرة والتقرير‪ ،‬ويحرران على نفس الشاكلة‪ .‬وإذا تعلق التقرير بتصرف عون أو إحالة‬
‫معينة‪ ،‬فإن المقترحات ترمي إما لمعاقبته أو لمجازاته‪ .‬ويكتب التقرير بأسلوب واضح دقيق وقصير نسبيا‪ .‬و باستثناء‬
‫التقارير الدورية وتقارير المعلومات الصرف والتقارير البسيطة التي تتناول مواضيع عادية ومألوفة‪ ،‬فإن التقارير‬
‫األخرى تتطلب عادة إتباع منهجية معينة تتضمن عدة مراحل ضرورية تتمثل في‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫أ‪ -‬تحديد الهدف من التقرير الذي يبرز في ذلك المنطق الذي يحدد فحواه والمنهجية الواجب إتباعها إلبالغ الرسالة التي‬
‫ينبغي إيصالها وطريقة اكتساب ثقة الموجه له والحصول على تأييده وهذا الهدف يجب أن يظل واضحا في ذهن معد‬
‫التقرير ليتمكن من التعبير الجيد عن الرسالة المطلوب نقلها وليتسنى لمتلقيها استقبالها بوضوح واالقتناع بفحواها‪ .‬وال‬
‫يمكن أن يكتمل تحديد الهدف من لتقرير عموما‪ ،‬خاصة ذلك التقرير الذي يعد اعتمادا على طلب محدد‪ ،‬إال بإدراك ما‬
‫يستهدفه الطرف اآلخر من طلبه‪ .‬أما إذا تعلق الهدف بإجراء عام وترتيبي‪ ،‬فيستحسن محاولة استعراض التساؤالت التي‬
‫قد يكون طرحها المرسل إليه لإلجابة عنها وتحقيق النتائج‪ .‬ويتمثل تحقيق الوسائل الضرورية لتحقيق الهدف خاصة في‬
‫الوثائق والبيانات والمعلومات الكافية للكشف عن الحقائق وإبرازها ومن ثم دراستها وتحليلها‪ ،‬لكي يتم استخالص‬
‫النتائج واالقتراحات وتقييمها‪ .‬وفي بعض األحيان تتجسد هذه الوسائل في تحديد الرسوم والصور واألشكال التوضيحية‬
‫األخرى التي يمكن االستعانة بها وتحديد محتوياتها وعناوينها وترقيمها عند الحاجة‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬ب‪ -‬أما األساليب‪ ،‬فتتمثل في تحديد المصادر والطرق واإلجراءات للحصول على الوثائق والمعلومات الالزمة مثل جمع‬
‫الوثائق اإلدارية من المصالح المعنية والمحفوظات ومصالح التوثيق‪ ،‬والمراجع القانونية والترتيبية المتعلقة بالموضوع‪،‬‬
‫واألدلة التي تبين وتكشف الحقائق بمختلف الوسائل (محاورة اآلخرين‪ ،‬االستجوابات‪ ،‬سماع الشهود) وفي بعض األحيان‬
‫تتمثل في أساليب أخرى مثل االستعانة بخبراء‪...‬هذا باإلضافة إلى وضع تصور لترتيب عناصر التقرير مثل اختيار عنوان‬
‫عام للتقرير يبرز المحور األساسي الذي يتناوله مع اعتماد اإليجاز والوضوح وحسن التعبير حرصا على استقطاب انتباه‬
‫القارئ وإثارة الرغبة لديه في االطالع على محتواه‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫ج‪ -‬تحديد األقسام والمحاور التي سيتناولها التقرير حسب المنهجية التي تم اختيارها‪ :‬ويتفاوت عدد هذه المحاور وطبيعة‬
‫محتواها حسب نوع الموضوع ومستوى البساطة أو التعقيد الذي يتصف به‪ .‬وتتكون أقسام التقرير من‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬المقدمة‪   :‬ينبغي أن تكون شيقة وجذابة وأن تثير فضول القارئ وتشده إلى قراءة بقية محتويات التقرير‪ .‬وتتضمن‬
‫الجهة التي يوجه إليها التقرير إذا كانت معروفة‪  ،‬وموضوع التقرير‪ ،‬والجهة التي أذنت بإعداده إذا كان التقرير قد وضع‬
‫بناء على طلب منها‪ ،‬واألساليب والوسائل التي اعتمدت في إعداد محتوى التقرير‪ ،‬والحدود التي التزم بها واضع التقرير‬
‫بالنظر إلى اختصاصه واإلمكانيات الموضوعة تحت تصرفه‪ ،‬والتعريف عند االقتضاء بالمصطلحات الفنية التي استخدمت‬
‫في تحرير التقرير والتي يختلف معناها عن المعاني اللغوية الشائعة‪ ،‬وعرض األقسام التي يتألف منها التقرير ومحتويات‬
‫كل قسم منها‪ ،‬والنتيجة التي تعتبر من أهم أقسام التقرير ألنها تعبر مباشرة عن الهدف المقصود من إعداد التقرير‪ ،‬بينما‬
‫تهتم بقية األقسام بتحليل المعلومات والمعطيات وإبراز الحقائق ‪  ‬وتحليلها تمهيدا لتبرير النتيجة التي تشتمل خاصة على‬
‫عرض المعطيات والنتائج التي تم التوصل إليها‪ ،‬وعرض االقتراحات والتوصيات التي تترتب على المعطيات والحقائق‬
‫والنتائج المذكورة ‪  ‬ومختلف البدائل الممكنة‪ ،‬وتقييم االقتراحات والفرضيات واإلسقاطات بشكل يبرز النتائج األساسية‬
‫المترتبة على كل منها مع مراعاة ردود الفعل المتوقعة‪ .‬وعند تعذر إجراء هذا التقييم باعتباره يخرج عن دائرة اختصاص‬
‫معد التقرير‪ ،‬يقع االكتفاء بتقديم توصيات توضع تحت تصرف الجهة المختصة لتكون محل دراسة من قبلها‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬وتختص بقية أقسام التقرير بتناول المواضيع الفرعية بالدرس والتحليل قصد الوقوف على الحقائق وتحديد‬
‫االستنتاجات التي تندرج في إطار الهدف العام للتقرير‪ .‬ومن المفيد إتباع منهجية في التحرير تراعي التسلسل الرشيد في‬
‫تتابع األقسام مثل البدء باألهم ومن ثم االنتقال إلى المهم‪ ،‬إلى جانب مراعاة األحداث والوقائع وترتيب التساؤالت الممكنة‬
‫حول الموضوع بحسب أهميتها ودرجة مساهمتها في إدراك الحقائق وتناول كل منها بالتحليل‪.‬‬
‫ويمكن تصنيف التقرير إلى عدة أنواع وهي‪:‬‬
‫‪ ‬‬
 ‫‪ -‬التقرير التأليفي‪،‬‬
‫‪  -‬وتقرير التفقد‪،‬‬
‫‪  -‬وتقرير المتابعة‪،‬‬
‫‪  -‬وتقرير البحث والدراسة‪،‬‬
‫‪  -‬وتقرير النشاط الدوري‪،‬‬
‫‪ -‬تقرير تأديبي‪،‬‬
‫‪ -‬تقرير عن مهمة بالخارج‬
‫‪ ‬ويعد كل نوع من هذه التقارير من قبل عون واحد أو مجموعة أعوان حسب الحالة باستثناء تقرير التفقد الذي يكلف به‬
‫عادة عون واحد‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫محتوى وعناصر التقارير‬
‫النوع‬ ‫المقدمة‬ ‫المحتوى‬ ‫الخاتمة‬
‫التقرير التأليفي‬ ‫باعتباره يؤلف بين عدة‬ ‫يجب أن يعبر المحتوى عن‬ ‫تلخيص االستنتاجات العامة‬
‫أجزاء يتم تحريره من قبل‬ ‫العمل الذي قامت به مختلف‬ ‫بمختلف المحاور وربطها‬
‫األطراف التي عادة ما تكون أطراف عديدة‪ ،‬ويجب أن‬ ‫ببعضها البعض واستغاللها‬
‫يتضمن تقديما "المقدمة"‬ ‫مجموعات عمل تكفلت كل‬ ‫الستشراف المستقبل‪.‬‬
‫لوثيقة العمل ودور جميع‬ ‫واحدة منها بمحور معين‪.‬‬
‫األطراف المذكورة واإلطار‬ ‫كما يجب إتباع طريقة‬
‫العام الذي يندرج فيه‬ ‫تقسيم التقرير حسب‬
‫التقرير‬ ‫المحاور مع التأكيد على‬
‫الناحية التحليلية للربط بين‬
‫مختلف المحاور لتقديم‬
‫اإلضافة المنتظرة من‬
‫التأليف‬
‫تقرير التفقد‪ ،‬وتقرير‬ ‫بيان اإلطار الذي يندرج فيه‬ ‫يجب أن يبين المطلوب من‬ ‫اقتراح الحلول المناسبة بما‬
‫المتابعة‪ ،‬وتقرير البحث‬ ‫التقرير حسب األنواع‬ ‫معد التقرير بالتفصيل‬ ‫في ذلك العقوبات عند‬
‫والدراسة‬ ‫الثالثة المذكورة ومستندات‬ ‫وطريقة العمل التي انتهجها‬ ‫االقتضاء واإلجراءات‬
‫التكليف‪.‬‬ ‫للوصول إلى النتائج المبينة‬ ‫الواجب اتخاذها وطرق‬
‫بالتقرير ويجب تحليل هذه‬ ‫العمل المستقبلية الواجب‬
 ‫النتائج من مختلف األوجه‬ ‫إتباعها‪.‬‬
‫الترتيبية والقانونية‬
‫واالقتصادية والمالية‬
‫وغيرها‪.‬‬
‫تقرير النشاط‬ ‫تلخيص النشاط العام‬ ‫من المستحسن أن يقع‬ ‫ليست لهذا التقرير خاتمة‬
‫والدروس للمؤسسة ككل أو‬ ‫اختيار طريقة من حيث‬
‫إلحدى اإلدارات في بضعة‬ ‫الشكل تيسر المقارنة بين‬
‫ما هو مبرمج حسب برنامج أسطر مع بيان أهم‬
‫الصعوبات إن وجدت‪.‬‬ ‫النشاط المعد سنويا وما‬
‫أنجز‪ .‬واعتماد ثالث محاور‬
‫مثل محاور النشاط‪،‬‬
‫واألعمال المنجزة‪،‬‬
‫واألعمال المبرمجة‬
‫والمالحظات مع إمكانيات‬
‫طرح اإلشكاليات الكبرى‬
‫بالنسبة للمستقبل‪.‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪  ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫الفصل الثاني‪ :‬قواعد رسم الهمزة‬
‫‪ ‬‬
‫تكون الهمزة في أول الكالم‪ ،‬إما همزة قطع‪ ،‬أو همزة وصل‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪   -1‬همزة القطع‪ :‬هي الهمزة التي تظهر في النطق دائما‪ .‬و تكتب همزة القطع وتنطق‪  ،‬سواء كانت في ابتداء الكالم أم‬
‫في أثنائه‪.‬‬
‫‪   -‬تكون همزة القطع في بداية الفعل الماضي الرباعي‪( :‬أكرم‪ /‬إكرام‪ ،‬أغلق‪ /‬إغالق ‪ ،‬أنصف‪ /‬إنصاف‪ ،‬أجهد‪ /‬إجهاد)‪.‬‬
‫وتأتي همزة القطع في الفعل الرباعي ماضيه‪ ،‬وأمره‪ ،‬ومصدره‪ ( :‬أقام ‪ ،‬األمر منه ‪ :‬أقم ‪ ،‬ومصدره ‪ :‬إقامة )‪ .‬وكذا ألف‬
‫المضارعة من الرباعي‪( :‬أُك ِر ُم‪ ،‬أُحج ُم)‪ .‬وإذا وقعت الهمزة أثناء الكالم‪  ،‬فإنها تكتب وال تنطق‪.‬‬
‫‪ -‬وتكون همزة القطع في أول الحروف (أن‪ ،‬إلى‪ ،‬إن)‪.‬‬
 ‫‪ ‬‬
‫‪ -2‬همزة الوصل‪ :‬ال تظهر في الكتابة والنطق‪   ،‬إال إذا جاءت في أول الكالم‪ ،‬فإنها تظهر في النطق فقط دون الكتابة‬
‫(ابتعد)‪ .‬وهمزة الوصل تكون في ‪  ‬ماضي وأمر ومصدر الفعل الخماسي والسداسي ‪:‬‬
‫‪ -‬تأتي همزة الوصل في أول الفعل الماضي الخماسي وفي مصدره‪ ( :‬الماضي اعت ََرفَ ‪ ،‬األمر منه ‪ :‬اعتَ ِرفْ ‪ ،‬والمصدر‬
‫منه ‪ :‬اعتراف‪ ،‬اعتاد‪ /‬اعتد‪ /‬اعتياد)‪.‬‬
‫‪ -‬وتأتي كذلك في أول الفعل الماضي السداسي (استشار‪ /‬استسمح‪ /‬استأذن)‪ .‬و في مصدر الفعل السداسي ( الماضي‪:‬‬
‫استغفَ َر‪ ،‬األمر منه‪ :‬استغفِ ْر‪ ،‬والمصدر منه‪ :‬استغفار‪ ،‬استشر‪ /‬استشارة‪ ،‬استخرج‪ /‬استخراج)‪ .‬وتأتي همزة الوصل في‬
‫اشرب)‪.‬‬
‫ْ‬ ‫(اضرب ‪،‬‬
‫ْ‬ ‫األمر من الثالثي‬
‫كاستثناء لقاعدة كتابة بقية الحروف (إن‪ /‬أن)‪.‬‬
‫وتأتي في األسماء التالية (ابن‪ /‬ابنة‪ /‬اسم‪ /‬امرأة‪ /‬امرؤ)‪.‬‬
‫اشرب) ‪.‬‬
‫ْ‬ ‫اضرب ‪،‬‬
‫ْ‬ ‫وتأتي همزة الوصل في األمر من الثالثي‪( :‬‬
‫و تأتي همزة الوصل في مفرد ومثنى األسماء اآلتية‪ ( :‬اسم ‪ ،‬إست ‪ ،‬ابن ‪ ،‬ابنكم ‪ ،‬ابنة ‪ ،‬امرئ ‪ ،‬امرأة ‪ ،‬اثنين‪ ،‬اثنتين ‪،‬‬
‫أيم ‪ ،‬أيمن ) و ( ال ) التعريف ‪ .‬وتأتي همزة الوصل أخيرا في حرف التعريف‪(   :‬الكتاب‪ /‬الوثيقة‪ /‬القلم)‪ .‬وتحذف همزة‬
‫الوصل من (ال) التعريف‪ ،‬وتعوض بألف ممدودة‪ ،‬إذا دخلت عليها همزة االستفهام (آلكتاب أفضل من الصحف؟)‪ .‬وتحذف‬
‫أيضا همزة الوصل من التعريف‪ ،‬إذا دخل عليها حرف الجر " ل" والم التوكيد (للكتابة قواعد وأساليب ‪ /‬للكد أنفع‬
‫وأجدى)‪ .‬وإن ( ابن ) عندما تكون بين علمين الثاني منهما أب لألول مثل ‪ :‬سعد بن إبراهيم ‪ ،‬فإن الهمزة ال تلفظ وال‬
‫تكتب ‪ .‬أما إن فصل بين العلمين بفاصل أو كان أحدهما في سطر واآلخر في سطر ‪ ،‬فإن الهمزة تكتب وال تنطق ‪.‬‬
‫‪ -‬وبالنسبة لوسط الكلمة‪ ،‬ترسم الهمزة حسب حركتها وحركة ما قبلها مع ترجيح أقوى الحركتين طبقا للمعادلة‪:‬‬
‫(الكسرة‪ -‬الضمة‪ -‬الفتحة‪ -‬السكون)‪.‬‬
‫ويمكن تلخيص رسم الهمزة في الجدول التالي‪:‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫الرسم‬ ‫في أول الكلمة‬ ‫في وسط الكلمة‬ ‫في آخر الكلمة‬
‫الهمزة فوق األلف‬ ‫‪ -‬فوق األلف إذا كانت‬ ‫تكتب الهمزة حسب حركتها‬ ‫تكتب الهمزة على األلف‪:‬‬
‫مفتوحة (أن‪ ،‬أذن‪ ،‬أمر)‬ ‫أو حركة ما قبلها‪:‬‬ ‫‪ -‬إذا كان قبلها مفتوح‬
‫‪ -‬أو مضمومة (أم)‬ ‫‪ -‬إذا كانت مفتوحة تكتب‬ ‫(خطأ‪ ،‬نشأ)‬
‫‪ -‬تحت األلف إذا كانت‬ ‫فوق األلف (سأل‪ ،‬دأب)‬ ‫‪ -‬إذا كانت في هذه الصورة‬
‫مكسورة (إن‪ ،‬إنشاء)‬ ‫‪ -‬إذا كانت ساكنة رسمت‬ ‫منونة بالفتح‪ ،‬فال يضاف‬
‫‪ ‬مثال‪ ( :‬إن أَكرمني فسوف‬ ‫على حرف مجانس لحركة‬ ‫إليها ألف التنوين (نبأ‪،‬‬
‫ما قبلها (فأْس وبئر و ُ‬
‫سؤْ ل) أُكرمه إكراما)‪.‬‬ ‫مبدأ)‬
‫‪ -‬وكذلك ترسم الهمزة ألفا ً‬ ‫‪ -‬إذا كانت مكسورة رسمت‬ ‫‪ -‬إِذا سبقت بحركة رسمتْ‬
‫إذا دخل على الكلمة حرف‬ ‫على ياء ( ُرئي‪ ،‬ويئس‬ ‫على حرف مجانس لحركة‬
‫(فإِن‪ ،‬بأَن‪ ،‬ألَنَّ ‪ ،‬ألن‪ ،‬وألَال‪،‬‬ ‫ومئين)‬ ‫ما قبلها ( يج ُر ُؤ ويبدَأُ‬
 ‫‪ -‬إِذا كانت مضمومة رسمت أَإِذ)ا‬ ‫ويسته ِزئ)‬
‫على واو (قرؤُوا‪ ،‬وشؤُون)‬ ‫‪ - .‬إِذا سبقت بحرف ساكن‬
‫إال إذا سبقتها كسرة قصيرة‬ ‫رسمتْ مفردة ( جز ٌء‪،‬‬
‫أو طويلة فترسم على ياء‬ ‫وهدو ٌء‪ ’،‬وجزا ٌء‪ ،‬وشي ٌء )‬
‫(يستنبئونك‪ ،‬ويستهزئون‪،‬‬ ‫‪ -‬إذا سبقت بحرف ساكن‬
‫وبريئون‪ ،‬ومئون‪ ،‬ومئة‪،‬‬ ‫وكانت منونة في حالة‬
‫وستمئة)‬ ‫النصب‪ ،‬رسمت على نبرة‬
‫‪ -‬إذا كانت مفتوحة رسمت‬ ‫بين أَلف التنوين والحرف‬
‫على حرف من جنس حركة‬ ‫والحرف السابق لها إذا كانا‬
‫ما قبلها‪ ،‬فإِن كان ما قبلها‬ ‫يوصالن (ب ْطئاً‪ ،‬وشيئاً)‪،‬‬
‫ساكنا غير حرف مد‪،‬‬ ‫فإِذا كان ما قبلها ال يوصل‬
‫رسمت على ألف (يسأَل‪،‬‬ ‫بما بعدها‪ ،‬رسمت الهمزة‬
‫وييأَس‪ ،‬وجيأَة‪ ،‬وهيأَة)‬ ‫مفردة ‪( ‬ب ْد َءا)‬
‫‪ -‬وإن كان هذا الساكن‬
‫حرف مد‪  ،‬رسمت مفردة‪:‬‬
‫(تسا َءل‪ ،‬وتفا َءل‪ ،‬ولن‬
‫يسوءه‪ ،‬وإن وضوءه)‪ ،‬إال‬
‫إذا وصل ما قبلها بما بعدها‬
‫فترسم على نبرة مثل‬
‫(مشيئة‪ ،‬وبريئة‪ ،‬وإن‬
‫مجيئك)‬
‫‪ -‬تعتبر الهمزة متوسطة إذا‬
‫لحق الكلمة ما يتصل بها‬
‫رسماً‪ ،‬كالضمائر وعالمات‬
‫التثنية والجمع (جزأَ ْين‪،‬‬
‫وجزاؤُه‪ ،‬ويبدؤُون‪،‬‬
‫وشيؤه)‬
‫الهمزة على النبرة‬ ‫‪ ‬‬ ‫تكتب الهمزة على النبرة‪:‬‬ ‫‪ ‬‬
‫‪   -‬إذا كانت مكسورة‬
‫(يئس‪ ،‬سائل)‬
‫‪ -‬إذا كانت مفتوحة وقبلها‬
‫مد(بيئة‪ ،‬جزئية)‬
‫الهمزة فوق الواو‬ ‫‪ ‬‬ ‫تكتب الهمزة على الواو إذا‬ ‫‪ ‬‬
‫كانت مضمومة‪ ،‬أو ما قبلها‬
 ‫مضموم (مرؤوس‪،‬‬
‫مسؤول‪ ،‬مؤسسة)‬
‫الهمزة على السطر‬ ‫‪ ‬‬ ‫ترسم الهمزة على السطر‬ ‫ترسم الهمزة على السطر‬
‫إذا كان قبلها سكون (عبء‪ ،‬عندما تكون مفتوحة وما‬
‫قبلها‪:‬‬ ‫جزء)‬
‫عندما يكون في هذه الحالة‪ - ،‬ألف مد (إجراءات‪،‬‬
‫تساءل)‬ ‫يضاف إليه التنوين (عبأا‪،‬‬
‫‪ -‬واو مد (مملوءة‪ ،‬مروءة)‬ ‫جزءا)‬
‫الهمزة فوق الياء‬ ‫‪ ‬‬ ‫‪ ‬‬ ‫تكتب الهمزة حسب حركة‬
‫ما قبلها‪:‬‬
‫‪ -‬إذا كان ما قبلها مكسور‪،‬‬
‫ترسم على الياء (مبادئ‪،‬‬
‫شواطئ‪ ،‬امرئ)‬
‫‪ -‬إذا كان ما قبلها مضموم‬
‫(يجرؤ)‬
‫‪ -‬إذا كان ما قبلها مفتوح‬
‫(قرأ)‬
‫‪ ‬‬
‫‪ ‬‬
‫‪ -‬تكتب الهمزة على الياء‪   ،‬إذا كان الحرف الذي قبلها حرف مكسور‪( :‬دافِئ ‪..‬قا ِرئ ‪ ..‬با ِرئ ‪ ..‬ممالِئ ‪   ،‬الهمزة في هذه‬
‫الكلمات تكون متحركة بحركتها حسب موقعها اإلعرابي رفعا أو نصبا أوجرا ‪ ،‬وقبلها حرف مكسور)‪.‬‬
‫‪..‬قـرأ ‪ ..‬يبدَأ ‪ ،‬الهمزة متحركة حسب موقعا اإلعرابي‬
‫َ‬ ‫‪ -‬تكتب الهمزة على األلف إذا كان الحرف الذي قبلها مفتوحا‪  ( :‬نبـَأ‬
‫وقبلها حرف مفتوح)‪.‬‬

‫‪ -‬تكتب على الواو إذا كان الحرف الذي قبلها مضموما‪( :‬تكافُـؤ‪ ..‬لؤلُـؤ‪...‬بؤبُـؤ ‪  ،‬الهمزة حسب موقعا والحرف الذي قبلها‬
‫مضموم )‪.‬‬

‫‪ -‬تكتب على السطر إذا كان الحرف الذي قبلها حرف ساكن وحروف المد الثالثة " الواو واأللف والياء( حروف ساكنة )‪:‬‬
‫شيء‪ ..‬دفْ ء ‪..‬كفْ ء‪ (.‬الهمزة حسب موقعها اإلعرابي) ‪ .‬والمقصود بعبارة " حسب‬
‫مضيء‪ْ ..‬‬
‫ْ‬ ‫وضوء‪..‬‬
‫ْ‬ ‫ضوء ‪..‬‬
‫نداء ‪ْ ..‬‬
‫موقعها اإلعرابي في الجمل " هو أن الهمزة تأخذ الحركة المناسبة لموقعها اإلعرابي ‪ ،‬فإن كانت فاعال رفعت ‪ ،‬مثال‬
‫(بلغ نبأ ُ التحرير أقصى الدنيا)‪   .‬وإن كانت مفعوال به نصبت ‪ ،‬مثال‪ (  ‬سمعتُ نبأ َ التحرير )‪ .‬وإن كانت الكلمة مجرورة‬
‫كسرت همزتها ‪ ،‬مثال ( استمع إلى ندا ِء الواجب وأهمل ندا ِء العاطفة ‪ ... ) ‬وتشذ عن هذه القاعدة كلمة " امرئ " ‪ ،‬فهي‬
‫تكتب على الياء متى كان الحرف الذي قبلها مكسورا (يقدمون اإلعانات بطلب ‪  ‬من‪  ‬امرئ صادق في سعيه)‪ .‬وتكون على‬
‫الواو متى كان مضموما (‪  ‬ما كان امرؤ القيس ملكيا وال جمهوريا بل كان شاعرا عربيا )‪ .‬وتكون الهمزة على األلف إذا‬
 ‫كان ما قبلها مفتوحا ( إن امرأً‪  ‬يرحب بالغزاة في وطنه ليس جديرا حتى باالحتقار !)‪  ‬وفي المثال األخير يجيز البعض‬
‫اإلبقاء على الراء مكسورة‪  ‬ويبقون على الهمزة على الياء " امرئ " ‪.‬‬

‫الهمزة المتوسطة في أثناء الكلمة ‪ :‬لكتابة الهمزة المتوسطة نالحظ حركتها وحركة الحرف الذي قبلها ‪ ،‬فتكتب على‬
‫حرف الحركة األقوى ‪ .‬وأقوى الحركات الكسرة وتناسبها النبرة ( ـئـ ) ‪ ،‬وتليها الضمة وتناسبها الواو (ؤ) ‪ ،‬ثم الفتحة‬
‫وتناسبها األلف (أ) ‪ ،‬وأضعفها السكون وال حرف له‪ ( :‬بِئْر ) ‪ ،‬فالهمزة ساكنة ‪ ،‬وما قبلها مكسور ‪ ،‬والكسرة أقوى من‬
‫السكون‪ ،‬ولذا جعلت الهمزة على نبرة‪( ،‬لُؤْ لُؤ)‪ ،‬الهمزة ساكنة ‪ ،‬وما قبلها مضموم ‪ ،‬والضمة أقوى من السكون ‪ ،‬ولذا‬
‫كتبت الهمزة على الواو لمناسبتها لحركة الضمة‪( ،‬سما ُؤنا) ‪ ،‬ما قبل الهمزة حرف ساكن ‪ ،‬وهي مضمومة فكتبت على‬
‫الواو ‪( ،‬ب َؤ ساء) ‪ ،‬فالهمزة مفتوحة ‪ ،‬وما قبلها مضموم ‪ ،‬والضمة أقوى من الفتحة ‪ ،‬ولذا كتبت على الحرف المناسب‬
‫للضمة وهو الواو‪(  ،‬مختبِئُون) ‪ ،‬فالهمزة مضمومة ‪ ،‬وما قبلها مكسور ‪ ،‬والكسرة أقوى من الضمة ولذا كتبت على ما‬
‫يناسب الكسرة وهي النبرة‪َ ( ،‬رئِيف) ‪ ،‬فالهمزة مكسورة ‪ ،‬وما قبلها مفتوح ‪ ،‬فكتبت على النبرة لمناسبتها للحرف األقوى‬
‫الكسرة ‪.‬‬
‫وتشذ عن القاعدة السابقة الحاالت التالية ‪:‬‬
‫‪ -‬إذا كانت الهمزة المتوسطة مفتوحة وما قبلها ألف ساكنه‪ ،‬فإنها تكتب مفردة ( على السطر ) ‪( :‬رأيت سما َءنا) ‪.‬‬
‫فالهمزة مفتوحة ‪ ،‬وما قبلها ساكن ‪ ،‬ومع هذا لم أكتبها على األلف لمناسبة الفتحة بل على السطر ‪ ،‬فهذا شذوذ عن‬
‫القاعدة ‪.‬‬
‫‪ -‬إذا كانت الهمزة المتوسطة مفتوحة أو مضمومة‪ ،‬وما قبلها ياء ساكنة ‪ ،‬فإنها تكتب على نبره‪( :‬ه ْيئَة) ‪ ،‬فالهمزة‬
‫مفتوحة ‪ ،‬وما قبلها ساكن ‪ ،‬والفتحة أقوى من السكون‪ ،‬فالقاعدة أن تكتب على األلف ‪ ،‬ولكن لكون الحرف الذي قبلها‬
‫ياء ساكنة ‪ ،‬فقد خالفت القاعدة وكتبت على نبره‪( :‬يض ْيئُنا) ‪.‬‬
‫‪ -‬إذا كانت الهمزة المتوسطة مفتوحة أو مضمومة وما قبلها واو ساكنة ‪ ،‬فإنها تكتب مفردة ( أي على السطر )‪:‬‬
‫مو ُءودة)‪.‬‬
‫(السمو َءل ‪ ،‬مروءة ْ‬
‫ْ‬

‫الهمزة المتطرفة التي تأتي في آخر الكلمة ‪ :‬تكتب الهمزة المتطرفة بحسب حركة ما قبلها دون النظر إلى حركتها ‪ ،‬فإن‬
‫كان ما قبلها مكسوراً كتبت على الياء (ئ) ‪ ،‬وإن كان ما قبلها مضموما ً كتبت على الواو (ؤ) ‪ ،‬وإن كان ما قبلها مفتوحا ً‬
‫كتبت على األلف (أ) ‪ ،‬وإن كان ما قبلها ساكنا ً كتبت مفردة على السطر (ء) ‪ .‬وإذا لحقت الهمزةُ المتطرفة المفردة ( التي‬
‫تكتب على السطر ) ألفَ تنوين الفتح ‪ ،‬وكان ما قبلها قابالً لالتصال بما بعدها كتبت على نبرة‪( :‬عبئاً) ‪ ،‬دخل تنوين الفتح‬
‫على الهمزة ‪ ،‬ولو حذفنا الهمزة ألمكن أن يتصل الباء ‪ -‬الحرف الذي قبل الهمزة ‪ -‬باأللف الذي بعدها ( با )‪ ،‬ولذا كتبت‬
‫على نبرة ‪.‬‬
‫وإن كان ما قبلها ال يقبل االتصال بما بعدها فإنها تكتب على السطر‪( :‬بدءاً) ‪ ،‬فالدال التي قبل الهمزة ال يمكن أن تتصل‬
‫باأللف ؛ ألن الدال ال يقبل االتصال بل يكتب مفرداً ‪ ،‬ولذا كتبنا الهمزة على السطر ‪ .‬وفي هذه الحال تلحق ألفُ التنوين‬
‫الهمزةَ ‪.‬‬
‫‪ -‬إذا سبق الهمزة المتطرفة واو مشددة فإنها تكتب على السطر‪( :‬تَبَ َّوء) ‪.‬‬
‫‪ -‬الهمزة المتطرفة المسبوقة بألف ساكنة ال تلحقها ألف التنوين حال الفتح‪ ( :‬ما ًء ) فال أكتبها ( ماءاً ) ‪.‬‬