Professional Documents
Culture Documents
Nota Protokol Dan Etiket Majlis Rasmi
Nota Protokol Dan Etiket Majlis Rasmi
RASMI
PENDAHULUAN
Etiket merupakan peraturan-peraturan tingkahlaku atau sopan santun samada dalam kehidupan harian,
dalam perhubungan antara satu sama lain atau dalam majlis yang berbentuk formal atau tidak formal. Apa
jua perilaku yang dilakukan oleh seseorang yang mengikut peraturan-peraturan atau norma-norma yang
diterima oleh masyarakat atau yang berlandaskan kepada timbang rasa adalah dianggap sebagai
mempunyai nilai etiket yang tinggi yang boleh mempertingkatkan imej seseorang itu.
Amalan protokol dalam sesuatu majlis bertujuan menetapkan penghormatan yang diberikan kepada
seseorang tetamu kehormat dan para jemputan, di samping menetapkan peraturan yang perlu diikuti dan
dipatuhi oleh penganjur sesuatu majlis. Kesempurnaan majlis yang dianjurkan akan mencerminkan atau
melambangkan kreativiti, kredibiliti dan keupayaan sesebuah agensi tersebut menganjurkan sesuatu majlis.
1. Jawatankuasa
2. Tempat majlis
3. Penyediaan senarai jemputan
4. Aturcara majlis
5. Kesesuaian pakaian dalam majlis
6. Penulisan dan pengedaran Kad Jemputan
7. Pemilihan Menu
8. Susunan keutamaan
9. Panggilan hormat
10. Susunan tempat duduk
1
11. Pengacaraan Majlis Formal
12. Penyediaan aturcara pentadbiran
13. Peranan penyambut tetamu
14. Raptai
15. Nilai-nilai Islam
16. Post-Mortem
1. TERTIB PERKENALAN
a) Prinsip Perkenalan
• Perkenalkan lelaki kepada wanita.
• Perkenalkan orang yang kurang penting kepada orang yang lebih penting.
• Perkenalkan orang yang lebih rendah pangkatnya kepada orang yang lebih tinggi
pangkatnya.
• Perkenalkan orang yang lebih muda kepada orang yang lebih tua.
2
b.) Tertib Memperkenalkan
i) Izinkan saya memperkenalkan ...............
ii) Puan..........inilah Encik..............
iii) Boleh saya memperkenalkan ...................
a. Pelbagai cara
• Kasar dan agresif
• Mengawal
• Hujung jari sahaja
• Tarik
• Sejuk
• Erat dan mesra
Perempuan hendaklah menghulurkan tangan dahulu. Tempoh adalah mengikut keadaan . Dalam
keadaan biasa, kira-kira lima saat. Sekiranya tidak mahu bersalam, memadai dengan
menundukkan kepala dan letakkan tangan di belakang. Tidak perlu menggunakan pelapik seperti
tudung / sapu tangan untuk bersalam.
3. PERBUALAN SOSIAL
a.) Contoh tajuk perbualan sosial yang sesuai adalah seperti berikut:-
Hobi.
Sukan.
Muzik.
Rancangan Televisyen.
Pakaian.
Menanam bunga (Gardening).
3
Makanan.
Pengembaraan.
Kesenian.
Cuaca.
Kepentingan Tatahias
Pakaian bagi sesuatu majlis adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis tersebut. Penampilan
seseorang individu dalam sesuatu urusan rasmi sentiasa diiringi oleh dua bentuk imej:-
4
• Bila gunakan sarung kaki pilih warna ‘skin colour’
• Corak fabrik tidak lebih dari empat warna.
• Hindarkan daripada memakai anting-anting labuh, rantai tangan yang
berloceng yang akan membuat bunyi apabila anda berjalan.
• Jauhi daripada memakai baju yang banyak rupol (frills) ataupun
berbunga besar.
• Perhiasan hendaklah yang minima dan bukan menjolok mata.
• Jangan memakai gelang tangan dan jam tangan ditangan yang sama.
5
5. KESESUAIAN PAKAIAN BAGI PELBAGAI MAJLIS ADALAH SEPERTI BERIKUT :-
1) Bankuet Negara atau Baju Kurung Atau Kebaya Labuh, Mess Kit/White Tie/Baju
Negeri berselendang dan tidak sedondon Kebangsaan Rasmi dengan
Darjah Kebesaran
2) Jamuan Makan Malam a) Baju Kurung
Rasmi oleh Ketua berselendang a) Baju Kebangsaan Hitam
Negara atau Ketua b) Baju Kebaya Labuh b) Black Tie
Kerajaan Berselendang
a) Baju Kebangsaan
3) Jamuan Makan Malam a) Baju Kurung b) Lounge Suit
Formal b) Baju Kebaya Labuh
4) Jamuan Makan Malam Baju Melayu Moden Baju Batik Lengan Panjang
Tidak Formal
13) Cocktails dan Receptions a) Baju Kebaya a) Lounge Suit Gelap dan
b) Baju Kurung bersongkok
6
b) Baju Kebangsaan
Baju Kurung atau Kebaya Labuh,
14) Musabaqah berselendang dan tidak sedondon a) Baju Batik Lengan
Panjang
b) Lounge Suit
a) Baju Kebangsaan
b) Baju Batik Lengan
15) Pengebumian Baju Kurung atau Kebaya Labuh, Panjang
berselendang dan tidak sedondon c) Lain-lain Pakaian yang
sesuai
16) Majlis Anjuran Agensi Pakaian Kerja
(siang)
18) Anugerah Sastera Baju Kurung atau Kebaya Labuh, Pakaian Kerja
Negara dan Anugerah berselendang dan tidak senonoh
Seni
Baju Batik Lengan Panjang
6. HIASAN
Barang-barang kemas samada tulen atau tiruan seperti subang, gelang tangan, rantai tangan, jam,
cincin, dan rantai leher memang perlu dipakai. Kesederhanaan adalah yang paling sesuai dan ia
adalah sebahagian daripada pakaian yang menambah seri. Oleh yang demikian, hendaklah
dipadankan dengan baju yang dipakai. Elakkan memakai terlalu banyak hiasan.
a) Tali Pinggang
i) dari jenis kulit, PVC, kain atau besi yang sesuai
c) Beg Tangan
7
7. MINYAK WANGI
b) Eau de toilette
i) Air kolon yang kurang pekat dan lebih murah. Ia perlu dipakai beberapa kali
sehari kerana baunya tidak pekat.
c) Semburan badan
i) Ini adalah bau-bauan yang sangat ringan dan tidak pekat.
Aspek ini amat penting, ia menggambarkan sejauhmana seseorang itu memberi keutamaan
kepada pengurusan dirinya.
8
ASPEK-ASPEK PENGURUSAN PELBAGAI MAJLIS RASMI ATAU FORMAL
JAWATANKUASA
Dalam perlaksanaan sesuatu majlis, jawatankuasa adalah penting. Jawatankuasa yang dimaksudkan di sini
bukanlah jawatankuasa yang ditubuhkan khas untuk sesuatu majlis atau jawatankuasa yang ditubuhkan
secara 'adhoc', tetapi satu jawatankuasa tetap yang mempunyai ahli yang terhad bilangannya dan
mempunyai tugas dan tanggungjawab yang ditetapkan.
Di peringkat persekutuan, semua majlis rasmi kerajaan dikelolakan oleh sebuah jawatankuasa yang dikenali
sebagai Jawatankuasa Majlis Rasmi atau 'Official Functions' Committee '. Di peringkat agensi maka adalah
perlu mempunyai satu jawatankuasa majlis rasmi yang tetap yang akan merancang dan melaksanakan
semua majlis rasmi bagi agensi berkenaan. Bilangan ahlinya terhad, jika boleh tidak melebihi dari tujuh
orang, dan terdiri daripada pegawai di agensi yang berkenaan sahaja.
TEMPAT MAJLIS
Penentuan tempat majlis adalah perlu dibuat awal kerana tempat majlis ada kaitannya dengan bilangan
tetamu dan anggaran perbelanjaan. Perkara-perkara penting yang mesti diambilkira adalah seperti berikut:
Ada majlis yang diadakan di dalam dewan dan ada majlis yang diadakan di luar dewan yang lebih terbuka.
Penggunaan protokol adalah tertakluk kepada jenis majlis dan juga tempat majlis itu diadakan. Biasanya
majlis yang diadakan di tempat yang terbuka dan juga di tempat ibadat penggunaan protokol adalah terhad
dan adakalanya terpaksa diubahsuai.
i) Ringkasan Senarai
Ia merupakan senarai kategori dan bilangan tetamu. Tujuannya adalah supaya
dapat diketahui kategori tetamu, bilangannya, kombinasi dan peringkat tetamu.
Senarai Nama adalah senarai yang akan menyenaraikan nama-nama tetamu mengikut
kategori. Jika dalam kategori menteri ada senarai 4 orang menteri maka nama 4 orang
9
menteri yang akan dijemput hendaklah ditulis. Senarai nama ini bukanlah setakat nama
sahaja tetapi hendaklah mengandungi butir lain yang lengkap seperti:
• Nama penuh dengan gelaran dan Darjah Kebesaran yang disandang (jika ada)
• Nama isteri (jika diketahui)
• Jawatan atau pangkat
• Alamat Pejabat (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Pejabat
• Alamat Rumah (lengkap dengan poskod)
• Nombor Telefon Rumah
• Nama Setiausaha Sulit dan Nombor Telefon (jika ada)
Senarai ini adalah sama dengan senarai ketiga tetapi ditambah dengan dua ruangan di
sebelah kanan untuk ditandakan hadir dan tidak hadir. Ruang ini hendaklah serta-merta
ditandakan, sebaik sahaja menerima jawapan hadir atau tidak hadir.
v) Senarai Hadir
Senarai yang terakhir dan mengandungi senarai tetamu yang menjawab hadir
sahaja. Senarai ini adalah diambil dari senarai keempat dengan mengeluarkan nama-
nama tetamu yang telah menjawab tidak hadir. Nombor kerusi tetamu biasanya tercatit
dalam senarai ini dan . Penyambut tetamu perlu ada senarai ini.
ATURCARA MAJLIS
Aturcara majlis ialah urutan cara dalam sesuatu majlis dari mula hingga akhir. Majlis rasmi kerajaan yang
diadakan pada sebelah malam hendaklah dimulakan selepas 8.00 malam dan ditamatkan selewat-lewatnya
jam 11.30 malam. Majlis yang diadakan pada sebelah siang jika hari Jumaat hendaklah ditamatkan
sebelum 12.15 tengahari dan jika dimulakan pada sebelah petang hendaklah tidak lebih awal daripada 2.45
petang.
Cara membuat aturcara majlis ialah dengan menyenaraikan dahulu acaranya mengjkut urutannya. Lepas itu
letakkan masa akhirnya dan kemudian dari waktu akhir rnembawa ke waktu permulaan. Sebelum itu
hendaklah ditentukan jangka masa bagi setiap acara.
1. Nama majlis
2. Penganjur atau yang menjemput
10
3. Logo agensi
4. Tempat majlis
5. Ruang nama jemputan
6. Tarikh majlis diadakan
7. Masa majlis bermula dan masa majlis berakhir
8. Masa ketibaan tetamu
9. Panduan pakaian
10. Nama dan nombor telefon rujukan
11. Aturcara majlis (mengikut keperluan) dan plan tempat majlis (mengikut keperluan)
12. Kad jawapan (mengikut keperluan)
13. Plan Lokasi (mengikut keperluan)
Nama tetamu di kad jemputan hendaklah ditulis dengan tangan manakala sampulnya ditaip dan diedarkan 4
minggu sebelum majlis diadakan dan tarikh jawapan diterima ialah seminggu sebelum majlis diadakan. Jika
masa lewat iaitu kurang dari dua minggu kad-kad jemputan hendaklah dihantar dengan tangan.
PEMILIHAN MENU
Bagi Buffet berdiri menu yang disediakan hendaklah yang senang dimakan. Makan yang
berbungkus tidak sesuai. Cara buffet duduk boleh terdiri daripada jenis makanan yang
susah sedikit untuk dimakan clan berat sedikit kerana tetamu senang untuk makan dan
berasa selesa.
c) Jamuan makan
Menu bagi majlis jamuan makan pula terbahagi kepada dua iaitu Menu Biasa dan Menu
Barat. Makanan China atau "Chinese food" tidak sesuai bagi majlis rasmi dan formal
sebab cara menghidangnya sukar mengikut amalan protokol di Malaysia.
Menu Biasa yang mengandungi nasi dan lauk pauk adalah sesuai untuk majlis yang
tetamunya ialah orang-orang tempatan manakala Menu Barat hanya digunakan apabila
terdapat ramai tetamu luar negeri atau majlis tersebut khas diadakan untuk tetamu luar
negeri.
SUSUNAN KEUTAMAAN
11
Dari segi protokol, keutamaan yang perlu diikuti dalam majlis rasmi dan formal ialah keutamaan yang
diwartakan sebagai Susunan Keutamaan Persekutuan dengan pindaan-pindaan yang telah diluluskan dari
semasa ke semasa. Di peringkat negeri pula hendaklah mematuhi Susunan Keutamaan Negeri yang
berkenaan. Susunan ini hendaklah diamalkan di semua majlis formal seperti aturan ketibaan dan balik,
tempat duduk, teks juruacara, teks ucapan clan lain-lainnya.
12
40. Gabenor Bank Negara.
41. Datuk Bandar Kuala Lumpur.
42. Pengerusi Majlis Rasmi Kerajaan.
43. Mufti Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur.
44. Penyimpan Mohar Besar Raja-Raja.
45. Datuk Paduka Maharaja Lela.
46. Ahli-ahli Panglima Mangku Negara (P.M.N.).
47. Ahli-ahliPanglima Setia Mahkota (P.S.M.).
48. Profesor-Profesor Diraja.
49. Ahli-ahli Panglima Jasa Negara (P.J.N.)
50. Ahli-ahli Panglima Setia Diraja (P.S.D.).
Kehormat-50A. Timbalan- Timbalan Menteri Besar/Timbalan- Timbalan Ketua Menteri.
Kehormat-50B. Speaker Dewan-Dewan Undangan Negeri.
51. Ahli-ahli Dewan Negara.
52. Ahli-ahli Dewan Rakyat.
53. Pegawai-pegawai Gred Utama 'A' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf
dengannya.
54. Panglima Tentera Darat.
55. Panglima Tentera Laut.
56. Panglima Tentera Udara.
57. Timbalan Ketua Polis Negara.
58. Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian.
59. Naib-Naib Canselor Universiti.
Kehormat-59A. Ahli-ahli Majlis Mesyuarat Kerajaan Negeri danMenteri Negeri di Sabah/Sarawak.
60. Pegawai-pegawai Gred Utama 'B' dan pegawai-pegawai Tentera dan Polis yang setaraf
dengannya.
61. Pengerusi-Pengerusi Badan-Badan Berkanun Persekutuan dan Ketua-Ketua BadanBerkanun
Persekutuan yang setaraf dengan Gred Utama 'B' dan ke atas.
Kehormat-61 A. Penerima Anugerah 'Fellow' Negara.
62. Wakil-wakil Tempatan Bangsa-Bangsa Bersatu.
63. Pegawai-pegawai Gred Utama 'C', Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan
Berkanun Persekutuan yang setaraf dengannya.
Kehormat-63A. Ahli-ahli Dewan Undangan Negeri.
64. Ahli-ahli Johan Mangku Negara (J.M.N.).
65. Ahli-ahli Johan Setia Mahkota (J.S.M.).
66. Ahli-ahli Johan Setia Diraja (J.S.D.).
67. Pegawai-pegawai Gred I, Pegawai-pegawai Tentera dan Polis dan Ketua-Ketua Badan Berkanun
Persekutuan yang setaraf dengannya.
68. Setiausaha-Setiausaha Politik.
69. Pegawai-pegawai Gred II den Pegawai-pegawai Tentera den Polis yang setaraf dengannya.
70. Konsul-Konsul Besar negara-negara yang tiada perwakilan diplomatik di Malaysia.
PANGGILAN HORMAT
Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Raja Permaisuri Agong SPB
13
(SPB)
Sultan/ Sultanah/ Tengku DYMM
Duli Yang Maha Mulia YangDipertuan Besar/Raja Ampuan/ Tuanku
(DYMM) Negeri-Negeri Ampuan
14
Tuan Mufti - -
Sahibul Profesor - -
Fadilah
Prof. Madya / Pegawai tiada - -
Yang Berbahagia gelaran
(YBhg)
Mahasiswa - -
Yang Berusaha
Yang Dihormati
Dalam majlis rasmi dan formal susunan tempat duduk mesti mematuhi susunan keutamaan yang
diwartakan. Jika majlis diadakan di negeri dan tetamunya pula terdiri daripada tetamu persekutuan dan
negeri maka satu persetujuan hendaklah dicapai antara Protokol Persekutuan dan Protokol Negeri
mengikut prinsip-prinsip yang ditetapkan. Dalam apa jua majlis kecuali Majlis Konvokesyen Universiti dan
jamuan makan tetamu yang duduk di pentas atau meja khas hendaklah dihadkan.
4 Prinsip Susunan
Prinsip 1
15
1. Susunan tempat duduk sama ada di pentas khas atau di tempat para jemputan ianya
hendaklah mengikut Susunan Keutamaan.
2. Jika jemputan tanpa isteri, keutamaan di pentas khas bermula dari kanan Tetamu Khas diikuti
dengan kiri, balik ke kanan, ke kiri dan seterusnya berselang seli.
3. Bagi jemputan bersama isteri, kekananan bermula dari kanan Tetamu Khas membawa ke
tepi (suami/lelaki) dari kiri isteri Tetamu Khas membawa ke tepi (isteri/perempuan)
Prinsip 2
Perinsip ini diwujudkan bertujuan untuk memberi penghormatan dan tumpuan kepada mereka yang
berkenaan/berkaitan sahaja
Prinsip 3
Tuan Rumah biasanya dikenali sebagai orang yang menjemput atau bertanggungjawab menganjurkan
sesuatu majlis atau upacara.
Prinsip 4
1. Prinsip ini adalah amalan biasa dalam apa jua majlis apabila para jemputan dijemput bersama
isteri.
2. Kedudukan isteri sama ada majlis siang atau malam ialah isteri duduk di sebelah kiri suami
kecuali dalam keadaan-keadaan tertentu.
3 1 2 4
PENTAS
16
Kekananan Bagi Empat Orang Dengan Isteri
3 1 2 4
PENTAS
4 2 1 3 5
PENTAS
5 3 1 2 4 6
PENTAS
17
Bentuk Susunan Meja Majlis Jamuan
Terbahagi kepada 4:
• 3 Prinsip Susunan
Prinsip 1
Tetamu Kehormat hendaklah duduk di sebelah kanan Tuan Rumah sekiranya setaraf kecuali Tetamu
Kehormat itu jauh lebih tinggi atau jauh lebih rendah dari Tuan Rumah
Prinsip 2
Prinsip 3
• Tuan Rumah di sebelah kiri Tetamu Kehormat yang lebih tinggi dan sebaliknya sekiranya setaraf
• Wanita tidak duduk di hujung meja diRaja/khas
• Wanita tidak duduk mengetuai meja-meja panjang
• Meja bulat hendaklah penuh kecuali dihadiri oleh SPBYDA/Raja-raja, dua kerusi di hadapannya
hendaklah dikosongkan dan meja berhampiran diubahsuai untuk elak tetamu lain membelakangi
tetamu utama
Terdiri daripada mereka yang berkebolehan dalam bidang ini dan tidak semua orang boleh menjadi
juruacara yang baik. Tujuan utama juruacara ialah memaklumkan kepada tetamu apa yang akan berlaku
mengikut urutan acara majlis.
Juruacara tidak boleh menjadi Pengerusi Majlis tetapi Pengerusi Majlis boleh menjadi juruacara. Teks
juruacara hendaklah ditaip dengan menggunakan kertas separuh A4 dan satu muka surat hanya dimuatkan
satu pengumuman sahaja. Setiap pengumuman pula mengandungi butir-butir berikut:-
1. MASA (anggaran)
2. CUE (panduan bagi juruacara)
3. ANN (teks pengumuman)
18
Gaya dan isi teks juruacara adalah tertakluk kepada tahap atau taraf majlis yang berkenaan. Setiap majlis
mesti disediakan dua juruacara (seorang sebagai simpanan). Teks juruacara hendaklah disediakan oleh
pihak penganjur.
Aturcara pentadbiran adalah merupakan aturcara majlis yang ditulis secara terperinci dengan tujuan:-
1. Masa
2. Tempat
3. Keterangan yang merupakan urutan acara secara terperinci (aktiviti)
4. Pegawai yang bertanggungjawab (tindakan)
Selain daripada aturcara pentadbiran, 'Check List' hendaklah juga disediakan bagi membantu melicinkan
pengendalian majlis berkenaan.
1. Maklumat
Penyambut hendaklah mengetahui maklumat keraian yang sedang diadakan sekurang-kurangnya
tujuan keraian tersebut diadakan.
19
Penyambut hendaklah mengetahui tempat-tempat yang penting seperti tandas, pintu masuk,
tempat keluar dan lain-lain.
8. Pakaian Penyambut
Penyambut hendaklah memakai pakaian yang sempurna dan sesuai mengikut keraian yang
sedang dijalankan. Pakaian terdedah bagi perempuan adalah tidak sesuai.
9. Cara Menyambut
Tetamu hendaklah disambut dengan hormat dan berikan buku aturcara jika ada. Tunjukkan tempat
duduk secara hormat.
13. Kesulitan
Jika menghadapi kesulitan atau masalah hendaklah segera merujuk kepada Pegawai Bertugas.
Dengan itu penyambut tetamu mestilah mengetahui Pegawai Bertugas pada masa itu.
RAPTAI
Raptai amatlah penting bagi sesuatu majlis walaupun majlis tersebut merupakan majlis ulangan (selalu
diadakan) dan hendaklah diadakan beberapa kali mengikut keperluan. Tujuan raptai ialah:
20
iii) Untuk menentukan jangka masa yang tepat.
iv) Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.
v) Untuk penyelarasan acara.
vi) Untuk membiasakan petugas-petugas dengan keadaan tempat.
NILAI-NILAI ISLAM
Majlis yang diadakan hendaklah menggambarkan hasrat kerajaan mengenai Dasar Penerapan Nilai-Nilai
Islam sejajar dengan Agama Islam sebagai agama rasmi negara.
POST-MORTEM
Post-Mortem diadakan selepas selesai sesuatu majlis bagi mengukur tahap kejayaan majlis. Post-Mortem
juga diadakan untuk mencari punca kelemahan serta cara-cara mengatasinya bagi majlis yang akan
datang. Post-Mortem tidak akan mendapat kerjasama dari pihak yang terlibat seandainya digunakan untuk
mencari kesalahan seseorang.
21