Thư CLAIM:

Thư khiếu nại được viết khi đơn hàng có lỗi hoặc người mua khiếu nại về các
vấn đề của đơn hàng.

Đặc điểm
Người lập: người mua
Nội dung: khiếu nại
Mục đích: Thể hiện sự không hàng lòng và đề xuất ra hướng giải quyết.
Tính chất: ràng buộc

Cấu trúc thư CLAIM:

1. Subject: tiêu đề
2. Salutation: cách xưng hô
3. Paragraph: nội dung thư
4. Complimentary Close: chào kết
5. Signature Block: chữ ký
6. Enclosure and Attachment Notations: Đính kèm

1. Cách soạn thư CLAIM

Mở đầu:
- Dear…..
- Nêu tên hàng và xác nhận được hàng.
- Lý do viết lá thư.
Thân bài:( Nội dung)
 Nêu chi tiết vấn đề gặp phải. Dưới đây là các trường hợp:
- Giao hàng sai mẫu, số lượng (Wrong delivery)
- Hàng hóa bị dư hỏng (Concerning
- Không giao hàng (Non - Delivery)
- Tay nghề kém ( Bad workshipman)
- Giao hàng thiếu ( Concerning Shortage Of Goods)
(Lưu ý: vấn đề xảy ra có thể là 1 hoặc nhiều trường hợp trên cho một đơn hàng)
 Đính kèm minh chứng cho hàng hóa hư hỏng.
 Hậu quả từ vấn đề xảy ra
 Đề xuất giải pháp giải quyết vấn đề.
Kết thúc:
- Hy vọng cho việc thực hiện, mọng đợi phản hồi và gửi lại hàng.
- Ký tên.

Thực hành thư:

Dear Sirs

We have placed an order with you on October 8, 2021 for two models of your
refrigerator, the Samsung Inverter 488 liter refrigerator RF48A4010M9 / SV
and the Samsung Inverter 307 liter refrigerator RB30N4190BY / SV. We
received the goods on December 18, 2021. The reason is that we are writing
this letter to you to make a complaint about the order you have delivered.
We have ordered for you 500 pieces of Samsung Inverter 488 liter refrigerators
RF48A4010M9 / SV but you only deliver for them 400 pieces , we are still
missing 100 pieces. Next is the Samsung Inverter 307 liter refrigerator series
RB30N4190BY / SV from the 10th to the 12th shipment in which both slipped
on the main side and broke on the right side of the refrigerator.
We will send you the accompanying illustrated certificate below. We need you
to give us the best solution. I have goods for sale outside the market, if
possible, we will continue to cooperate with you on your next order.

Yours fairthfully
(signed)
Sales manager

Dien May XANH supermarket Mobile World Information Technology

Company Limited Lot T2-1.2 D1, Hi-Tech Park, Tan Phu Ward, District 9,
HCM City. Phone: (028) 38 125 960 Fax: (028) 38 125 961 Email:
investor@thegioididong.com

Lưu ý của thư:

- Đối với trường hợp không giao hàng sẽ không có minh chứng.
- Khi đơn hàng bị hỏng phải ghi rõ cụ thể là bị hỏng từ lô/thùng từ bao nhiêu
đến bao nhiêu hoặc lô/thùng thứ mấy.
- Đưa ra thời hạn của đơn khiếu nại có hiệu lực.
- Trình bày ngắn gọn, tập trung vào nội dung cần nói.
- Ngôn từ nhãn nhặn lịch sự.
- Viết thư ngay lúc xảy ra sự việc, càng kịp càng tốt.
- Để ý các file đi kèm đã đính vào hay chưa.
- Đối trướng những trường hợp nặng