Một vài kế hoạch dự định chỉ sử dụng một lần; một số khác được sử dụng thường xuyên.

Có hai kế đơn dụng chủ yếu trong hoạch định là chương trình và ngân sách, nếu không kể
mục tiêu cũng là một loại kế hoạch đơn dụng đơn giản.

– Chương trình (dự án): là một sự tổng hợp của nhiều loại kế hoạch để hoàn thành mục
tiêu. Chúng là những phức hệ của các mục tiêu, các chính sách, các thủ tục, quy tắc, các
bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố cần thiết khác để tiến hành
chương trình hành động đặt ra. Thông thường chúng được hỗ trợ bằng những ngân sách
cần thiết. Các chương trình có thể là các chương trình lớn hoặc nhỏ, chương trình chính
và chương trình hỗ trợ…

– Ngân sách: Là một bản tường trình các kết quả mong đợi được biểu thị băng các con
số. Các con số này được biểu thị dưới dạng tài chính hay số giờ lao động, số đơn vị sản
phẩm, số giờ máy hoặc bất kỳ dạng nào được đo bằng con số. Ngân sách là một phương
tiện của kiểm tra, nhưng lập ngân sách là lập kế hoạch.

Ngược lại, kế hoạch thường xuyên là liên tục. Chúng mang lại sự hướng dẫn cho các hoạt
động được lặp lại trong tổ chức. Các kế hoạch thường xuyên trong tổ chức bao gồm các
chính sách, quy tắc và các thủ tục.

– Chính sách: là những điều khoản có tác dụng hướng dẫn suy nghĩ hay đặt ra một khuôn
khổ cho các hành động khi ra quyết đinh. Các chính sách hạn định ra phạm vi thực hiện
quyết định và bảo đảm rằng quyết định sẽ phù hợp và đóng góp vào mục tiêu.

– Thủ tục: là các kế hoạch thiết lập một phương pháp cần thiết cho việc điều hành các
hoạt động tương lai. Chúng có tác động hướng dẫn hành động qua việc chỉ ra một cách
chi tiết biện pháp mà theo đó một hoạt động nào đó phải thực hiện.

– Quy tắc: quy tắc giải thích rõ ràng việc hành động hoặc không hành động cụ thể, cần
thiết, không cho phép làm theo ý riêng. Đây là loại kế hoạch đơn giản nhất.

Quy tắc hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian. Bản chất của một
quy tắc là nó phản ảnh một quyết định quản trị mà theo đó, một hành động nhất định nào
đó phải được làm hoặc không được phép làm.

2.3.2- Hoạch định tác nghiệp

Là quá trình ra các quyết định ngắn hạn, chi tiết về nội dung các công việc; các biện pháp, phương
pháp tiến hành, nhằm cụ thể hoá các chiến lược.

Theo J.Storner, hệ thống hoạch định của tổ chức bao gồm: Các mục tiêu

Các kế hoạch chiến lược

Các kế hoạch hoạt động.

Nhìn chung kế hoạch tác nghiệp có thể phân loại thành kế hoạch thường xuyên và kế hoạch không
thường xuyên (đơn dụng).
 Kế hoạch thường xuyên

Kế hoạch thường xuyên được hoạch định để giải quyết những vấn đề xảy ra thường xuyên, lặp đi lặp
lại. Kế hoạch thường xuyên hướng vào việc tạo ra tính ổn định và duy trì sự cân đối trong tổ chức.
Thêm vào đó, kế hoạch thường xuyên đảm bảo thích ứng với các tình huống mang tính chu kỳ, điều
này rất quan trọng trong mọi tổ chức.

Kế hoạch thường xuyên: là kế hoạch giải quyết mục tiêu và những vấn đề xảy ra thường xuyên
trong tổ chức.

Kế hoạch thường xuyên bao gồm những chính sách, những thủ tục và quy tắc.

Chính sách là những hướng dẫn chung, đặt ra những định hướng để giải quyết những định hướng
nào đó mà tổ chức thường gặp phải. Chính sách hướng dẫn để nhà quản trị ra quyết định trong các
tình huống thường xuyên xảy ra. Hầu hết các đơn vị của tổ chức sẽ hình thành những chính sách để
quyết định có điều kiện hình thành.

Thủ tục là hình thức thứ hai của kế hoạch thường xuyên. Thủ tục chuyên biệt hơn và mang tính định
hướng hành động hơn chính sách. Thủ tục cung cấp những tài liệu để thực hiện một khối công việc
trọn vẹn.

Thủ tục: đưa ra những hướng dẫn chuyên biệt về cách thức tiến hành các hành động.

Quy định: Là một hình thức kế hoạch thường xuyên chính xác nhất của tổ chức. Quy định không phải
cung cấp những hướng dẫn cho việc ra quyết định của tổ chức, trái lại nó cung cấp những quy tắc chi
tiết và chuyên biệt cho hành động.

Quy định đề ra những quy tắc chi tiết và chuyên biệt cho hành động.

Kế hoạch đơn dụng được phát triển cho những tình huống riêng biệt của tổ chức, là kế hoạch sử dụng
một lần cho tình huống riêng biệt và không lặp lại.

Kế hoạch đơn dụng: Kế hoạch giải quyết những tình huống mới không lặp lại của tổ chức. Có 3 loại
kế hoạch đơn dụng: Chương trình, dự án và ngân sách:

Chương trình: là một loại kế hoạch đơn dụng mô tả một tổng thể những hành động liên quan với
nhau nhằm hoàn thành mục tiêu cụ thể. Kế hoạch phác hoạ những bước đi quan trọng và những hành
động chuyên biệt cần thiết để thực hiện mục tiêu cụ thể đã được chương trình mô tả tương đối chi tiết.

Dự án: Dự án hướng kết quả vào các cá nhân và nhóm làm việc cụ thể. Dự án ít tổng hợp và có
phạm vi hẹp hơn chương trình, thường định trước ngày mục tiêu được hoàn thành.

Ngân sách: là hình thức cuối cùng của kế hoạch đơn dụng. Ngân sách thường được xem như một
phần cấu thành của hoạch định hiệu quả vì ngân sách chuyên biệt về nguồn tài chính. Thêm vào đó,
ngân sách phục vụ như một hệ thống kiểm soát tài chính để thực hiện dự án.

Mối quan hệ giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp

Mặc dù khác nhau nhưng hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp không thể phát triển tách
rời nhau. Thực ra cả hai loại hoạch định đều triển khai từ mục tiêu chung. Tổ chức sử dụng hoạch
định từ trên xuống hay từ dưới lên, kết quả sẽ phát triển một hệ thống các kế hoạch đơn lẻ, chúng
được hình thành trong một thể thống nhất. Hoạch định tác nghiệp của từng đơn vị cụ thể đều phải
nhằm thực hiện tất cả những gì trong hoạch định chiến lược của tổ chức.

Những dấu hiệu giúp chúng ta phân biệt giữa Hoạch định chiến lược và Hoạch định tác nghiệp

Các tiêu thức Hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp
1- Tính chất của quyết định

2- Môi trường thực hiện

Chi phối toàn diện và trong thời gian dài.

Biến đổi

Chi phối cục bộ và trong thời gian ngắn.

3- Cấp quyết định.

4- Khả năng của người ra quyết định

5- Thời gian sử dụng 6- Rủi ro nếu xảy ra

7- Mục đích của quyết định

Thường là quản trị viên cấp cao

Khái quát vấn đề

Dài hạn (>1năm). Lớn

Định hướng phát triển.

Thường là quản trị viên cấp thấp

Phân tích cụ thể, tỷ mỉ

Ngắn hạn (<=1 năm) Hạn chế

Phương tiện thực hiện chiến lược