MS1-Tong Quan Mua Sam Trong Du An ODA

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA
Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Nhóm: Mua sắm trong dự án ODA
Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA Mođun MS1: Tổng quan mua sắm trong dự án ODA
Mođun MS1: TỔNG QUAN MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA
Kết thúc Mođun MS1 bạn có khả năng:

Nắm vững những khái niệm, các loại hình và các yêu cầu cơ bản về
mua sắm của các dự án ODA tại Việt Nam.
Nắm vững hệ thống và các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án
ODA
Theo dõi và đánh giá mua sắm trong dự án ODA
Đã kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”
Học viên tự tìm hiểu tài liệu trước khoá học.

Giáo viên nêu vấn đề, gợi ý, giảng giải và hỗ trợ trong quá trình học.
Học viên thảo luận làm bài tập về lập kế hoạch mua sắm dưới sự hỗ
trợ của giáo viên.
Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá.
Tài liệu Mođun MS1: “Tổng quan mua sắm trong dự án ODA”
Các slide trình chiếu của giáo viên.
1. Tự tìm hiểu dưới sự hướng dẫn của giáo viên

những khái niệm cơ bản, các loại hình, qui trình
và các yêu cầu cơ bản của mua sắm trong dự án
ODA.
2. Tìm hiểu và thực hành về phân biệt các qui trình
mua sắm trong dự án ODA.
3. Tự đánh giá kết quả học tập.
Trang số: 1/37

Bạn chịu trách nhiệm mua sắm trong một dự án ODA? Những câu hỏi bạn
thường phải trả lời có thể là:
3 LĨNH VỰC MUA SẮM:
Xây lắp, dịch vụ tư vấn, hàng hóa
HÌNH THỨC MUA SẮM: Đấu
Mua thầu quốc tế, đấu thầu trong nước…
sắm gì? YÊU CẦU: Minh bạch…
HỒ SƠ MỜI THẦU: chuẩn bị… Trang 4
ĐÁNH GIÁ VÀ XÉT TUYỂN

Tiêu • Tiêu chuẩn
chuẩn • Phương pháp
nào? Trang 12
Ông “mua sắm”
QUI TRÌNH MUA SẮM

n Lập kế hoạch
Bắt đầu o Mời thầu
từ đâu?
p Chọn nhà thầu (nhà cung cấp)
q Quản lý Hợp đồng Trang 10
r Kết thúc mua sắm
Kiểm soát
chất lượng
mua sắm? GIÁM SÁT – ĐÁNH GIÁ
• Công cụ
• Báo cáo
THAM Ô – THAM NHŨNG
• Nhận diện Trang 26
• Phòng chống
Tham khảo QUẢN LÝ THÔNG TIN

tài liệu, thủ • Lưu trữ, sử dụng…
tục ở đâu? CÁC QUI ĐỊNH MUA SẮM
• Các văn bản của Nhà nước
• Các văn bản của các nhà tài trợ chính
• Các tài liệu hướng dẫn mua sắm Trang 32
Trang số: 2/37

1. Những khái niệm cơ bản về mua sắm trong dự án ODA
) Đọc kỹ các khái niệm cơ bản về mua sắm trong khuôn khổ các dự án ODA
sau đây và ghi nhận những đặc điểm cơ bản của công tác mua sắm trong dự
án ODA:
• Hầu hết trong các dự án ODA có công việc mua sắm. Công việc mua sắm
diễn ra ở các cấp và các giai đoạn khác nhau của dự án.
• Mua sắm trong dự án ODA gồm một loạt hoạt động cung cấp rộng lớn và
bao quát hơn nhiều so với khái niệm “MUA” truyền thống. Nó bao gồm
các hoạt động chi tiêu mua sắm để có được thiết bị, vật tư, dịch vụ tư vấn,
nhân công v.v. những thứ cần thiết cho hoạt động của dự án. Nó còn bao
gồm các hoạt động chi tiêu liên quan tới việc giám sát xúc tiến mua bán,
gửi nhận hàng, kế toán, lưu kho, nghiệm thu, loại bỏ vật tư dư thừa trước
khi kết thúc công việc.
• Quản lý mua sắm được xem xét từ khía cạnh người mua trong mối quan hệ
người mua - người bán. Người mua là chủ dự án hoặc người ủy quyền,
trong khi người bán có thể là chủ thầu, nhà cung cấp hoặc đại diện của họ.
• Đối với các thủ tục mua sắm trong dự án ODA,

Luật đấu thầu [1] của Việt Nam, Điều 3.3 đã ghi
rõ: “Đối với dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển
chính thức (gọi tắt là ODA), việc đấu thầu được thực
hiện trên cơ sở nội dung điều ước quốc tế mà Cộng
hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên hoặc
thoả thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã
ký kết.” Điều này có nghĩa là các thủ tục mua sắm
cần tuân theo các yêu cầu về mua sắm của nhà tài trợ. Các qui định này có
thể tham khảo trong các qui định, hướng dẫn của các nhà tài trợ chính
ODA tại Việt nam [7, 8, 9] cũng như các qui định, hướng dẫn của các nhà
tài trợ ODA khác.
Các thủ tục mua sắm trong dự án ODA phải

tuân thủ theo yêu cầu về mua sắm của nhà tài
GHI NHỚ
trợ.
Trang số: 3/37

2. Các lĩnh vực mua sắm trong dự án ODA
) Phân biệt rõ 3 lĩnh vực mua sắm chủ yếu thuộc các dự án ODA trong bảng
dưới đây:
Mô tả Tham chiếu quản lý
Mua sắm • Ví dụ như xây dựng cầu, • Việc xác định đầy đủ, chính
xây lắp đường, xây nhà xưởng v.v. xác các thông số kỹ thuật của
công trình • Thông thường các thông số công trình và thể hiện rõ ràng
và các yêu cầu kỹ thuật của chúng trong Hồ sơ mời thầu
công trình đã được xác định (HSMT) là đặc biệt quan
và công bố nên việc đấu thầu trọng.
chủ yếu dựa trên đấu thầu • Hình thức hợp đồng phổ biến
cạnh tranh theo giá. là Hợp đồng theo đơn giá xây
lắp và Hợp đồng trọn gói.
Mua sắm • Dịch vụ tư vấn rất khác nhau • Việc không “bỏ sót” các nhà
dịch vụ tư (thiết kế, kiểm toán, giám sát thầu tiềm năng trong danh sách
vấn v.v.) dựa vào kinh nghiệm, mời là một nhiệm vụ quan
uy tín được tích luỹ của cá trọng của quản lý mua sắm.
nhân, công ty. Cơ bản, chúng • Việc đàm phán đóng vai trò
khó có thể định lượng. quan trọng trong việc kiểm tra
• Mua sắm chủ yếu dựa trên và xác định nhà thầu có đề
việc mời và chọn được các xuất tốt nhất, có thực sự phù
nhà thầu đáp ứng được các hợp và sẵn sàng cung cấp dịch
tiêu chí (chất lượng-giá) vụ tư vấn.
Mua sắm • Việc tìm được nhà cung cấp

• Mua sắm đơn giản, ví dụ như
hàng hóa tối ưu (hàng hoá thoả mãn chất
thiết bị văn phòng, phức tạp
như tàu biển, động cơ máy lượng, đã qua thử thách, giá cả
bay… hợp lý…) đòi hỏi người quản
• Mua sắm thông thường căn lý không những phải thu thập
cứ vào chào hàng của nhà đầy đủ thông tin về nhà sản
sản xuất hoặc cung ứng trên xuất, nhà cung ứng mà còn cần
những tiêu chuẩn/thông số nắm được các kỹ thuật chọn
kỹ thuật đã được xác định. lựa tối ưu.(ví dụ so sánh chi
phí theo vòng đời sản phẩm)
Trang số: 4/37

) Quan sát và đọc các mô tả sơ đồ “Dải mua sắm” trong Hình 1 dưới đây và
xác định vị trí của xây lắp, dịch vụ tư vấn và hàng hoá:
Hình 1: Dải mua sắm
Định tính
Định lượng
Hàng hoá/thiết bị Dịch vụ

Xây lắp tư vấn
• Mô tả sơ đồ “Dải mua sắm”:
Sơ đồ trên giúp mô tả bằng hình ảnh về tính chất của các sản phẩm cần
mua sắm.
Phía cực trái là ví trí của các sản phẩm định lượng, đo đếm được. Độ “đo
đếm được” giảm dần về phía phải.
Phía cực phải là khu vực của các sản phẩm mang nhiều định tính, khó đo
đếm. Độ “định tính” giảm dần về phía trái.
Khi xem xét ta thấy:
• Xây lắp: Các công trình thường có các thông số xác định rõ ràng (kg, m2,
số lượng, đơn giá v.v.) được định vị tại cực trái của dải tức là 100% định
lượng được.
• Dịch vụ tư vấn: Dịch vụ tư vấn do các tư vấn, kỹ sư, luật sư v.v. cung cấp.
Công việc khó mô tả định lượng và chúng có vị trí cực phải của dải tức là
100% định tính.
• Hàng hoá, mặc dù hàng hoá/thiết bị có các thông số kỹ thuật (công suất, vòng
quay/phút v.v.) như nhau nhưng chất lượng thực tế của chúng trong nhiều
trường hợp có sự khác biệt phụ thuộc vào nhà sản xuất, thời gian đã được thử
thách v.v. những yếu tố không hoặc khó đo đếm, mô tả được. Vì vậy, hàng
hoá thiết bị nằm ở giữa “Dải mua sắm”. Do ngày càng có nhiều thông tin
khách quan về hàng hoá, thiết bị nên vị trí của hàng hoá có xu hướng dịch về
phía trái (định lượng được) trong Dải mua sắm.
Trang số: 5/37

) Đọc kỹ yêu cầu cơ bản dưới đây. Những yêu cầu này áp dụng cho mọi loại
mua sắm và chúng đặc biệt được các các nhà tài trợ, ngân hàng và các tổ
chức tín dụng quốc tế đặc biệt quan tâm:
CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA
• Yêu cầu minh bạch: Các qui trình và thủ tục mua sắm, kế hoạch
đấu thầu, HSMT v.v. cần được thể hiện bằng văn bản và được
công khai trước xã hội.
• Yêu cầu giá trị hữu dụng: Mua sắm cần mang lại những giá trị
tốt nhất cho xã hội.
• Yêu cầu giải trình được: Những người sử dụng kinh phí mua
sắm phải có trách nhiệm trước việc chi tiêu và phải có khả năng
giải trình các qui trình và thủ tục mà họ đã áp dụng.
• Có ba lĩnh vực mua sắm: mua sắm xây

lắp (công trình), mua sắm dịch vụ tư vấn
GHI NHỚ
và mua sắm hàng hoá/ thiết bị.
• Minh bạch, giá trị hữu dụng và giải trình
được là các yêu cầu cơ bản của mua sắm
trong dự án ODA.
3. Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm trong các dự
án ODA
) Đọc kỹ các mô tả về hình thức mua sắm được áp dụng phổ biến trong bảng
dưới đây. Chú ý ghi nhận những khuyến cáo khi nào và vì sao nên áp dụng
loại hình mua sắm nào đó:
Trang số: 6/37

Bảng 1: Các loại hình mua sắm trong dự án ODA

Hình thức Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng
Đấu thầu cạnh • Dự án 10 triệu USD trở lên cần Mời thầu được công bố công khai và
tranh quốc tế kinh nghiệm, hàng hoá quốc tế. rộng rãi cho tất cả các nhà thầu Quốc
(ICB) • Theo khuyến cáo/thoả thuận tế đủ điều kiện. Mục đích nhằm tăng
với ngân hàng/ tổ chức tín sự lựa chọn nhà cung cấp thích hợp
dụng quốc tế. nhất và đảm bảo cơ hội bình đẳng
trong việc cung cấp.
Đấu thầu cạnh • Trong nước đáp ứng hiệu quả Mời thầu được công bố công khai và
tranh trong việc mua sắm. rộng rãi cho tất cả các nhà thầu trong
nước (NCB) nước đủ điều kiện
• Các nhà thầu nước ngoài
không hoặc ít quan tâm tham
gia đấu thầu.
• Đòi hỏi đấu thầu trong nước.
Chào hàng Áp dụng khi giá trị gói thầu • Mời thầu gửi tới thường không ít
cạnh tranh không đủ lớn để hấp dẫn các nhà hơn 5 nhà thầu và từ nhiều hơn 1
quốc tế và thầu/nhà cung cấp tham dự ICB nước trên báo chí bằng tiếng Anh
trong nước hoặc NCB ở nước mời thầu (nếu là chào
• Phù hợp cho mua sắm các hàng quốc tế). Những chào thầu
hàng hoá bán sẵn hoặc hàng nhận được cần được mở công
hoá có tiêu chuẩn định sẵn số khai, và đánh giá như một cuộc
lượng giá trị nhỏ và các công đấu thầu.
trình xây lắp nhỏ. • Được thực hiện bằng việc yêu cầu
• Khi chỉ có một số ít nhà cung các nhà cung cấp nước ngoài và
cấp và trong nước gửi tối thiểu ba (03)
• Khi việc cung cấp nhanh là cấp báo giá.
thiết đối với dự án. • Giá cả, khả năng đáp ứng các yêu
cầu giao hàng là những yếu tố lựa
chọn chính.
• Ngân hàng cần nhận được bản
sao: (i) Tổng kết hoặc đánh giá tất
cả các chào hàng và báo giá nhận
được, (ii) Giải thích việc trao thầu
(iii) Hợp đồng ký và (iv) Xác
nhận về tính xác thực của hợp
đồng.
Mua sắm qua • Thiết bị là độc nhất về đặc Mua/đàm phán trực tiếp được tiến
chỉ định điểm và chỉ có thể được mua hành với với một nhà thầu hoặc một
từ một nhà cung cấp số ít các nhà thầu và việc đàm phán
được chứng minh là kinh tế hơn và sẽ
• Các hạng mục giống hệt có thể
đảm bảo tính tương hợp về chất lượng
được mua từ những nhà cung
công trình.
cấp chuyên dụng và
• Các công trình được mở rộng
từ một công trình trước đó
hoặc đang tiến hành dở dang
với sự hợp tác với cùng một
nhà thầu
Mua sắm trực • Khi mà các hạng mục cần mua • Các nhà thầu đã từng đáp ứng
tiếp (Đấu thầu sắm đã được mua thông qua trước đó sẽ được mời và nếu số
lặp lại hay Đặt đấu thầu quốc tế, nay cần được lượng này là lớn quá, 5 nhà thầu
Trang số: 7/37

hàng lặp lại) mua thêm và ngân sách sẵn với giá thầu thấp nhất sẽ được
sàng cho mục đích này. tham gia
• Phần thêm này sẽ được mua • Trường hợp đặc biệt, nếu có quá
dưới hình thức đấu thầu lặp lại ít nhà thầu tham dự và nhà thầu
khi có thể chỉ rõ ra rằng một được chọn tỏ ra vượt trội các đối
cuộc thầu quốc tế nữa không thủ một cách rõ ràng thì số lượng
góp phần thêm lợi ích gì. thêm vào của hạng mục nói trên
• Thông thường thì đơn đặt hàng có thể được mua ngay thay vì đặt
lặp lại này làm theo trình tự hàng lặp lại với nhà cung cấp đã
của cái trước trong vòng 18 được chọn trước đó với điều kiện
tháng và số lượng đặt thêm không có chào hàng nào hấp dẫn
không được vượt quá 30% số hơn và giá mua thêm này không
lượng đặt lần đầu (theo WB). cao hơn so với giá ban đầu
) Đọc kỹ các mô tả về phương thức mua sắm phổ biến trong Bảng 2 dưới
đây. Chú ý ghi nhận những qui định khi nào và vì sao nên áp dụng phương
thức mua sắm nào đó:
Bảng 2: Phương thức mua sắm trong dự án ODA

Phương Khi nào áp dụng/vì sao? Cách thức áp dụng
thức
Đấu thầu một túi Là phương thức được áp dụng đối Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính
hồ sơ với đấu thầu mua sắm hàng hóa được mở công khai tại buổi mở thầu.
và xây lắp. HSDT đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật
có giá đánh giá thấp nhất sẽ được
chọn (xem MS2, MS4)
Đấu thầu hai túi Phương thức này được áp dụng Đề xuất kỹ thuật và đề xuất tài chính
hồ sơ đối với đấu thầu tuyển chọn tư được đặt trong từng túi hồ sơ riêng.
vấn. Đề xuất kỹ thuật sẽ được mở ra đánh
giá trước. Các nhà thầu đạt số điểm
kỹ thuật qui định tối thiểu (thông
thường 70%) trở lên sẽ được mở tiếp
túi hồ sơ đề xuất tài chính để đánh
giá.
Đấu thầu hai giai • Các gói thầu mua sắm hàng • Giai đoạn thứ nhất: các nhà thầu
đoạn: hoá và xây lắp có giá từ 500 nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề
tỷ đồng trở lên. xuất về kỹ thuật và phương án tài
• Các gói thầu mua sắm hàng chính (chưa có giá) để Bên mời
hóa có công nghệ thiết bị và thầu xem xét và thảo luận nhằm
xây lắp đặc biệt phức tạp. thống nhất về yêu cầu và tiêu
• Dự án thực hiện theo hợp chuẩn kỹ thuật
đồng chìa khóa trao tay. • Giai đoạn thứ hai: các nhà thầu
tham gia trong giai đoạn thứ nhất
nộp HSDT chính thức với đề xuất
kỹ thuật và đề xuất chi tiết về tài
chính (có cả giá)
Các hình thức tổ chức và phương thức mua sắm có thể tham khảo thêm trong [2].
Hình 2 dưới đây mô tả tổng hợp các qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án
Trang số: 8/37

ODA. Lưu ý “Chương trình đào tạo” mặc dù rất gần với hoạt động dịch vụ tư
vấn nhưng cũng được xếp riêng do tính đặc thù đào tạo.
Hình 2: Sơ đồ tổng hợp các qui trình mua sắm

trong khuôn khổ dự án ODA
(Tham khảo qui trình của WB)
XÂY LẮP HÀNG DỊCH VỤ CHƯƠNG

Giai đoạn Hoàn chỉnh thiết HOÁ TƯ VẤN TRÌNH
thiết kế, kế và giá dự Chuẩn bị D.mục Hoàn chỉnh yêu
thẩm ĐÀO TẠO
toán và giá duyệt cầu tư vấn và Chuẩn bị yêu
định kinh phí cầu và kinh phí
Giai Thông tin nhà Chuẩn bị Q. cáo và Chuẩn bị chào Tham chiếu; Tuyển học
đoạn thầu; HSMT HSMT cạnh chuẩn bị hàng Quốc tế Tiêu chí đ/giá viên
triển tranh trong HSMT cạnh & trong nước Quan tâm;
khai nước tranh Quốc tế D. sách ngắn
Danh sách nhà Quảng cáo và Mời thầu Yêu cầu báo Yêu cầu gửi Chọn cơ sở
thầu; gửi mời thầu giá HSDT (Đề đào tạo
HSMT xuất)
Tiếp nhận, Tiếp nhận, Tiếp nhận, Đánh giá và Xét chọn đề Tổ chức, thu
đánh giá đánh giá đánh giá chọn nhà cung xuất tốt nhất xếp lớp học
HSDT; xét HSDT; xét HSDT; xét cấp
chọn nhà thầu chọn nhà thầu chọn nhà thầu
Ký hợp đồng Ký hợp đồng Ký hợp đồng Đặt hàng hoặc Đàm phán – Triển khai
ký hợp đồng Ký hơp đồng khoá học
Xây lắp; giám Giao hàng tại Giao hàng tại Giao hàng tại
sát thực hiện chỗ cảng hoặc địa cảng hoặc địa
điểm qui ước điểm qui ước
Kết thúc Thực hiện hợp Học viên đã

đồng đào tạo
LẮP ĐẶT
VẬN HÀNH
TÁC NGHIỆP
Đào tạo &

hướng dẫn
Giai
đoạn Đánh giá Đánh giá Đánh giá Đánh giá
đánh
giá
Trang số: 9/37
4. Qui trình mua sắm trong dự án ODA.
) Hãy quan sát và đọc kỹ mô tả các bước của qui trình (Hình 3) để có một
hình ảnh tổng thể về qui trình và các bước của qui trình. Lưu ý các đầu ra
(văn bản) sau mỗi bước và các hoạt động quản lý cần tác nghiệp:
Hình 3: Qui trình mua sắm trong dự án ODA
Bước HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
n Lập kế hoạch
•
•
Phân nhân lực phụ trách mua sắm
Hoàn chỉnh thông tin, yêu cầu kỹ
• Danh mục ưu tiên mua sắm thuật liên quan sản phẩm
• Xác định danh mục mua sắm
• Kế hoạch mua sắm • Xác định các hình thức mua sắm
Kết quả /
• Nhân lực cho mua sắm • Xác định tiêu chí, qui trình đánh giá
Văn bản
• Lập kế hoạch mua sắm
• Quản cáo
o Mời thầu
• Mời thầu
• Liên hệ với nhà thầu: thông báo
• Các thủ tục mời thầu điều chỉnh các điều khoản
• HSDT (Đề xuất, chào thầu) • Nhận, quản lý HSDT
p Chọn thầu •
•
•
Đánh giá, xếp hạng HSDT
Thương thảo với nhà thầu
Trình duyệt kết quả đấu thầu
• Kết quả đánh giá • Thông báo kết quả đấu thầu
• Kết quả thương thảo • Ký hợp đồng
• Hợp đồng đã ký
q Giám sát Hợp đồng • Xúc tiến các hoạt động hỗ trợ
thực hiện hợp đồng
• Giám sát cung cấp hàng hoá/
• Báo cáo giám sát thực hiện dịch vụ tư vấn/tiến độ và sản
hợp đồng phẩm xây lắp của nhà thầu
• Nhắc nhở thực hiện hợp đồng
r Kết thúc mua sắm •
•
Tổ chức đánh giá sảm phẩm
được cung cấp
Nghiệm thu và thanh toán hợp
• Nghiệm thu hợp đồng. đồng
• Văn bản hỗ trợ kèm theo • Thực hiên các báo cáo cần
(kiểm toán, chứng nhận môi thiết với chủ dự án, chủ đầu tư,
trường v.v.) nhà tài trợ, các bên liên quan…
Trang số: 10/37

) Hãy theo dõi mô tả chi tiết các bước của qui trình mua sắm trong
khuôn khổ dự án ODA theo thứ tự các nhiệm vụ quản lý n o p q
r. Lưu ý rằng trong mỗi nhiệm vụ cần lần lượt xem xét ĐẦU VÀO,
CÔNG CỤ HỖ TRỢ (cần có) và KẾT QUẢ (đầu ra: văn bản, hồ sơ,
danh mục, quảng cáo v.v.). Kết quả của nhiệm vụ này thường là đầu
vào cho nhiệm vụ tiếp theo:
n Chuẩn bị-kế hoạch
Là công việc đòi hỏi sự chuẩn bị công phu có ảnh hưởng tới toàn bộ qui
trình mua sắm sau này.
Đầu vào Kết quả

Công cụ và hỗ trợ 1. Hồ sơ mời thầu
1. Nhân lực 1. Các hồ sơ chuẩn
2. Danh mục 2. Giá được duyệt
2. Đánh giá chuyên 3. Các tiêu chuẩn
3. Kế hoạch môn
mua sắm đánh giá
Đầu
vào
• Phân công nhân lực mua sắm:

Giám đốc dự án chỉ định cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm
mua sắm của dự án có kiến thức và kinh nghiệm về chuyên môn
và mua sắm.
Chọn và đề xuất Danh sách (hội đồng) chấm thầu cho từng hạng
mục mua sắm sau khi đã lập kế hoạch mua sắm. Những thành viên
của hội đồng ngoài các yêu cầu về chuyên môn, quản lý còn cần
có sự cam kết về thời gian tham gia và các qui định bảo mật thông
tin đấu thầu. Danh sách này cũng cần được các cấp chủ quản của
dự án xét duyệt.
• Tìm hiểu thông tin và hoàn chỉnh thông số/yêu cầu kỹ thuật
liên quan đến sản phẩm/dịch vụ tư vấn cần mua sắm:
Các thông tin về bản thân sản phẩm như thông số kỹ thuật, nhà sản
xuất và các nhà cung cấp tiềm năng; kinh nghiệm tư vấn v.v.
Trang số: 11/37

Các thông tin về việc mua sắm các sản phẩm tương tự.
Các qui định (kỹ thuật, hải quan v.v) về việc mua sắm.
• Xác định danh mục các hình thức mua sắm

Căn cứ trên Danh mục mua sắm đã được duyệt (hàng hoá, xây lắp,
dịch vụ tư vấn) xác định các gói thầu (sao cho số lượng, kích
thước và giá trị các gói thầu hợp lý và kinh tế cho việc tổ chức
mua sắm)
Xác định các phương thức tổ chức mua sắm thích hợp cho từng
sản phẩm hoặc gói thầu (đấu thầu quốc tế, đấu thầu trong nước,
chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu v.v.)
• Xác định các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển

Các tiêu chuẩn đánh giá được sử dụng để xếp hạng các HSDT. Các tiêu
chuẩn đánh giá thường được coi là một phần của các tài liệu mua sắm.
Theo Luật đấu thầu, các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển phải được
công bố cho nhà thầu trong HSMT.
Các tiêu chuẩn đánh giá sơ tuyển (Tiền đánh giá): thường được thiết
kế và sử dụng căn cứ vào kinh nghiệm/thâm niên của nhà thầu, khả
năng tài chính, năng lực triển khai và quản lý các nhiệm vụ mua sắm
tương tự.
Các tiêu chuẩn lựa chọn tư vấn hoặc nhà cung cấp căn cứ vào giá dự
thầu và khả năng đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, quản lý. Các tiêu
chuẩn và cách thức xét tuyển đa dạng tuỳ theo loại hình và phương
thức mua sắm (Chi tiết tại Mođun MS2, MS3, MS4).
• Thể hiện kế hoạch mua sắm

Hình 4: Ví dụ kế hoạch mua sắm
Dựa trên danh mục, tiến độ, phương thức

đấu thầu của các gói thầu, bạn cần cụ thể
hoá kế hoạch mua sắm. Lưu ý rằng, mặc
dù kế hoạch mua sắm đã được phản ảnh
trong kế hoạch chung của dự án nhưng
đối với các nhiệm vụ mua sắm lớn và
phức tạp, kế hoạch mua sắm cần phải
được thể hiện chi tiết với các hoạt động
cùng lịch trình cụ thể. Ví dụ khái quát về
một bản kế hoạch như vậy (Mua sắm
phục vụ xây dựng Trường Tiểu học Đông
Thái – Hà nội) được thể hiện như trong
Hình 4 và xem chi tiết tại Phụ lục 1. Công cụ để thể hiện bản kế hoạch
Trang số: 12/37

là phần mềm Microsoft Project hoặc bạn chỉ cần thể hiện kế hoạch
dưới dạng bảng thông thường.
• Sơ tuyển nhà thầu

Thường chỉ áp dụng cho các mua sắm lớn hoặc đặc biệt. Để tổ chức sơ
tuyển, cần tiến hành các công việc sau:
Gửi thư mời sơ tuyển đến các nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng.
Đính kèm vào hồ sơ sơ tuyển các tài liệu cần thiết đã được Nhà tài
trợ/Ngân hàng thẩm định để hướng dẫn cụ thể cho các nhà thầu. Hãy
dành đủ thời gian để nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự sơ tuyển.
Khi có sửa đổi, cần gửi đính kèm các sửa đổi vào hồ sơ mời sơ
tuyển gửi cho tất cả các nhà thầu đã tham gia quá trình sơ tuyển.
Tổ chức và chuẩn bị các nhóm đánh giá sơ tuyển.
Quản lý và đánh giá các hồ sơ sơ tuyển.
Sơ tuyển có ưu điểm giúp hạn chế sự tham gia của các nhà thầu chưa đủ
năng lực, kinh nghiệm. Tuy nhiên, nhược điểm là làm tăng thời gian
mua sắm, chi phí quản lý cao hơn và tăng nguy cơ các công ty đã qua
sơ tuyển “móc nối” làm giảm tính cạnh tranh, đặc biệt, nếu họ ở cùng
một quốc gia.
Công cụ-hỗ trợ
• Các mẫu chuẩn (để tham khảo): có thể bao gồm các hợp đồng
chuẩn, các mô tả các khoản mục mua sắm chuẩn. Lưu ý rằng, các dự
án có khối lượng mua sắm đáng kể nên có nhiều những tài liệu
chuẩn hóa này để tham khảo.
• Đánh giá chuyên môn: Những đánh giá, nhận xét và kiến nghị (có
thể được thực hiện trước) của chuyên gia, tư vấn về các các sản
phẩm cần mua sắm.
Kết
quả
• Hồ sơ mời thầu (HSMT)

HSMT giúp nhà cung cấp tiềm năng chuẩn bị và gửi các đề xuất hoặc
chào hàng phù hợp. Một bộ HSMT bao
gồm: Chú ý 1
Thư mời thầu Mẫu dùng mua sắm
Hướng dẫn nhà thầu; hàng hoá có thể
tham khảo trong [6,
Dữ liệu đấu thầu; 7, 8, 9]
Trang số: 13/37

Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển;

Phạm vi mua sắm
Tiến độ cung cấp;
Các thông số kỹ thuật và bản vẽ;
Các điều kiện chung của hợp đồng;
Các điều kiện đặc biệt của hợp đồng;
Biểu mẫu dự thầu
Tính hợp lệ đối với các qui định về HSDT
Biểu mẫu dự thầu có số lượng và hình thức khác nhau tuỳ thuộc vào
hình loại và phương thức mua sắm Chúng có thể là:
Yêu cầu đề xuất (Request for Proposal - REP),
Yêu cầu báo giá (Request for Quotation - RFQ),
Thư mời đàm phán (Invitation for Negotiation), và
Phản hồi ban đầu của nhà thầu (Contractor initial Response)
Mẫu bảo lãnh dự thầu (Bid security)
Mẫu Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (Contract Performance Security)
Lưu ý, các thuật ngữ “đấu thầu” và “báo giá” thường được sử dụng khi
lựa chọn nguồn cung cấp căn cứ vào giá trong khi thuật ngữ “đề xuất”
được sử dụng khi cân nhắc không dựa vào tài chính mà dựa chủ yếu
vào kỹ năng, kỹ thuật hay cách tiếp cận (như khi mua các dịch vụ tư
vấn mang tính chuyên môn).
Công cụ lập kế hoạch có thể tham khảo qua Mođun KH4 “Lập kế
hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA”
Tuỳ loại hình mua sắm, tài liệu mua sắm có thể không nhất thiết cần
toàn bộ các tài liệu trên.
• Giá được duyệt. Có thể là:

Giá được duyệt cho hàng hoá/thiết bị
Giá dự toán của công trình
Phí tư vấn và chi phí hoàn trả tối đa dành cho tư vấn
Việc định giá cần do các chuyên gia dự toán. Giá dư toán không phù
hợp có thể dẫn tới (1) Giá quá thấp (ví dụ thấp hơn tất cả các giá dự
thầu) không chọn được nhà thầu và dẫn đến phải tổ chức tổ chức đấu
thầu lại (2) Giá cao có thể gây lãng phí.
• Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển
Trang số: 14/37

Các tiêu chuẩn đánh giá cần thống nhất, cụ thể (tiêu chí, thang điểm …)
và được thông báo trong HSMT.
Tài liệu mua sắm phải chính xác để đảm bảo

thuận lợi trong so sánh các chào thầu, nhưng
cũng phải đủ linh hoạt để có thể nhận được
GHI NHỚ các phản hồi của nhà cung cấp.
Kế hoạch mua sắm cần được các cấp thẩm
quyền thông qua và các bên liên quan nắm
vững.
o Mời thầu
Mời thầu gồm các hoạt động nhằm quảng bá thông tin đến những nhà thầu
tiềm năng có khả năng đáp ứng những yêu cầu mua sắm của dự án.
Đầu vào Công cụ và hỗ trợ

1. Tài liệu mua Kết quả
sắm (HSMT) 1. Hội nghị các nhà
thầu/ nhà cung cấp 1. HSDT (Đề xuất,
2. Danh sách chào thầu)
các nhà thầu/ 2. Quảng cáo
nhà cung cấp
Đầu
vào
• Các tài liệu mua sắm: Trong đó quan trọng nhất là HSMT.
• Danh sách các nhà thầu: Các nhà thầu đủ tiêu chuẩn là nhà cung
cấp/nhà thầu hợp lệ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đưa ra trong
HSMT. Một số tổ chức lưu trữ danh sách hoặc hồ sơ thông tin về
những nhà thầu tiềm năng. Các danh sách này thường có các thông
tin liên quan đến kinh nghiệm, tính hợp lệ và các đặc điểm khác của
các nhà thầu.
Trang số: 15/37

Nếu những danh sách như vậy không có sẵn, cán bộ mua sắm phải tự
thu thập tin trong các thư viện, các tổ chức địa phương liên quan, các
tạp chí thương mại v.v. Trong một số trường hợp cần đến tận nơi
hoặc liên lạc với những khách hàng trước đó để có thêm thông tin cụ
thể.
Tài liệu mua sắm có thể được gửi tới một số hoặc tất cả các nhà thầu.
• Hội nghị các nhà thầu

Hội nghị các nhà thầu (hay còn gọi là Hội nghị tiền đấu thầu) là cuộc
họp mặt những nhà thầu/nhà cung cấp tiềm năng để chuẩn bị lập hồ sơ
dự thầu/đề xuất/chào hàng. Hội nghị nhằm đảm bảo tất cả các nhà thầu
đều có những thông tin chung và rõ ràng về gói thầu (yêu cầu kỹ thuật,
yêu cầu về hợp đồng, v.v).
Có thể đính kèm phần giải đáp các câu hỏi tại hội nghị vào tài liệu mua
sắm.
• Quảng cáo
Có thể giúp mở rộng danh sách các nhà cung cấp tiềm năng bằng cách
đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng và chuyên
ngành. Lưu ý, pháp luật của một số nước qui định việc quảng cáo mời
thầu là bắt buộc đối với một số mặt hàng nhất định đặc biệt với hầu hết
các hợp đồng của chính phủ.
Thông báo mời thầu tổng hợp (General Procurement Notice -

GPN):
Hầu hết các nhà Tài trợ yêu cầu các bên vay phải đăng tải Thông
báo thầu tổng hợp trên trang web Phát triển Kinh doanh của Liên
Hợp Quốc (UNDB) nhằm cung cấp các thông tin cập nhật về các gói
thầu chính của dự án đang/đã được ngân hàng xem xét phê duyệt tài
trợ nhằm tạo điều kiện cho các nhà cung cấp/các nhà thầu nắm được
thông tin về các cơ hội tham gia đấu thầu Quốc tế (ICB).
Nội dung Thông báo bao gồm:

o Tên của Bên vay/dự án
o Khoản và mục đích khoản vay hoặc khoản vay đang xem xét
Trang số: 16/37

o Phạm vi đấu thầu theo hình thức ICB và các dịch vụ tư vấn có
trị giá bằng hoặc lớn hơn US$ 200.000
o Tên và địa chỉ của cơ quan thực hiện dự án
o Nếu có, các mốc tiến độ phát hành HSMT/tài liệu sơ tuyển nhà
thầu.
Cách thức đăng tải:

o Bên vay/dự án cần soạn GPN Địa chỉ tại:
và sau đó gửi cho ngân hàng http://www.devbusiness.co
xem xét trước khi gửi đăng tải m hoặc có thể gửi thẳng
theo địa chỉ:
không muộn hơn 8 tuần trước
ngày đầu tiên công bố rộng rãi dbusiness@worldbank.
org (cho các dự án
hồ sơ sơ tuyển/HSMT cho gói ODA của Ngân hàng
thầu ICB Thế giới)
o Phải phát hành GPN trong giai dbusiness@un.org
đoạn thẩm định dự án (cho các dự án ODA
o GPN cần được cập nhật bất cứ không thuộc của Ngân
hàng Thế giới)
khi nào nếu có sự thay đổi cơ
bản trong dự án.
Thông báo mời thầu cụ thể (Special Procurement Notice - SPN)

Áp dụng cho mỗi gói thầu chính của dự án với nội dung tương tự
như Thông báo mời thầu tổng hợp.
Cách thức đăng tải: SPN cần được thực hiện như sau:
o Dự án phải gửi SPN cho nhà tài trợ trước khi phát hành với nhấn
mạnh áp dụng sơ tuyển hay không.
o Thông báo cho đại dịên trong nước của các quốc gia hợp lệ tham
gia dự án của nhà tài trợ.
o Quảng cáo trên ít nhất một tờ báo trong nước
o Thông báo trên tạp chí chính thức trong nước
o Thông báo trực tiếp tới tất cả các hãng đã gửi thư quan tâm khi
phát hành thông báo mời thầu.
o Dự án nên cho các nhà thầu khoảng thời gian xác định để chuẩn
bị hồ sơ sơ tuyển hoặc HSDT không dưới 6 tuần.
Kết
quả
Trang số: 17/37

• Hồ sơ dự thầu (HSDT): (đề xuất, chào thầu) là những tài liệu đã được
chuẩn bị của các nhà thầu/nhà cung cấp mô tả khả năng và sự sẵn sàng
của họ trong việc cung cấp những sản phẩm mua sắm yêu cầu.
p Lựa chọn nhà thầu
Lựa chọn nhà thầu là hoạt động phức hợp căn cứ theo các tiêu chuẩn đánh
giá để chọn nhà cung cấp thích hợp nhất.
Đầu vào
1. HSDT Công cụ và hỗ trợ
Kết quả
2. Các tiêu chuẩn 1. Đàm phán hợp đồng 1. Hợp đồng
đánh giá 2. Hệ thống trọng số
3. Các chính sách 3. Các ước lượng độc lập
của tổ chức
Đầu
vào
• HSDT
HSDT thường bao gồm Đề xuất kỹ thuật và Đề xuất tài chính.
• Các tiêu chuẩn đánh giá: Giá có thể là yếu tố quyết định chính đối
với một số khoản mục mua sắm. Tuy nhiên, giá đề xuất thấp hơn có
thể không phải là chi phí thấp nhất khi nhà cung cấp không thể giao
sản phẩm đúng hạn.
• Các chính sách của tổ chức: Các tổ chức tham gia vào dự án có thể
có những chính sách chính thức và không chính thức ảnh hưởng tới
việc đánh giá các đề xuất. Ví dụ, tổ chức có thể sử dụng hệ thống
đánh giá để:
Xếp hạng tất cả các HSDT để thiết lập một thứ tự đàm phán.
Lựa chọn một nhà cung cấp duy nhất để ký hợp đồng.
• Đàm phán hợp đồng

Hình 5 tóm tắt các bước đàm phán cơ bản.
Trang số: 18/37
Hình 5: Đàm phán hợp đồng Đàm phán hợp đồng là

việc thảo luận giữa dự án
Mời nhà thầu xếp thứ
nhất sau khi đánh giá
với nhà thầu để đi tới
nhất trí những thỏa thuận
về cấu trúc và nội dung
Chỉ định nhóm đàm phán
hợp đồng trước khi ký.
Trong phạm vi có thể,
Đàm phán chuyên môn Đàm phán điều kiện hợp
hợp đồng cuối cùng phải
• Làm rõ phạm vi mua đồng phản ánh tất cả các thỏa
sắm, các yêu cầu về • Xung đột lợi ích
dịch vụ tư vấn hoặc tính • Thanh tra & kiểm toán thuận đã đạt được.
năng, thông số kỹ thuật, • Bản quyền
điều kiện hoạt động của • Trách nhiệm và hỗ trợ từ
Đối với các khoản mục
•
hàng hoá/thiết bị
Vận chuyển/giao
dự án mua sắm phức tạp, đàm
• Trách nhiệm pháp lý
nhận/thuế/bảo hiểm • Giải quyết tranh chấp phán hợp đồng có thể là
ế
một quá trình độc lập và
có những đầu vào và đầu
Đàm phán tài chính ra riêng biệt.
• Giá hàng hoá thiết
bị/dịch vụ tư vấn
• Thủ tục và đồng tiền
chi trả • Hệ thống trọng số
Hệ thống này giúp định lượng
Soạn thảo Ghi nhớ đàm phán các dữ liệu định tính nhằm
& báo cáo đàm phán
tránh tác động của định kiến cá
nhân đến kết quả lựa chọn nhà
Nhà tài trợ “Không phản đối” cung cấp. Hệ thống như vậy
bao gồm:
Ký hợp đồng
Sử dụng trọng số cho một số tiêu chuẩn quan trọng

Đánh giá những nhà cung cấp tiềm năng theo từng tiêu chuẩn
Nhân trọng số với các giá trị đánh giá được
Lấy tổng các tích số trên để xác định điểm toàn phần.
Có thể tham khảo áp dụng Hệ thống trọng số tại Mođun MS3 “Mua
sắm dịch vụ tư vấn trong dự án ODA”
• Các ước lượng độc lập

Đối với nhiều khoản mục mua sắm, cán bộ quản lý mua sắm có thể
chuẩn bị trước những ước tính của mình để đối chứng, kiểm tra đối với
giá đề xuất. Cần phải tìm nguyên nhân của những khác biệt đáng kể so
với các ước tính: khác biệt đáng kể có thể là hệ quả của tài liệu thầu
chưa đầy đủ hoặc nhà cung cấp hiểu nhầm hoặc không đáp ứng đầy đủ
các yêu cầu.
Trang số: 19/37

Kết
quả
• Hợp đồng
Hợp đồng là thỏa thuận ràng buộc lẫn nhau giữa người mua và nhà
cung cấp: nhà cung cấp phải có trách nhiệm cung cấp sản phẩm cụ thể
và người mua phải trả tiền cho sản phẩm. Hợp đồng là văn bản pháp lý
chịu sự phán quyết của toà án. Hầu hết các dự án ODA đều có văn bản
quy định ai là người nhân danh dự án để ký hợp đồng.
• Các điều khoản hợp đồng trong HSMT chuẩn
Các điều khoản hợp đồng chung (GCC) là cơ sở cho các hợp đồng
mua sắm và các bên mua - bán không được thay đổi:
o Các điều khoản thực hiện
o Các điều khoản bảo vệ
o Các thay đổi
o Bồi thường
Các điều khoản hợp đồng đặc biệt (SCC) bao gồm các qui định do
bên mua soạn thảo cho mỗi gói thầu cụ thể và phải đảm bảo thống
nhất với các điều khoản chung của hợp đồng.
) Lưu ý trong các HSDT cần có bảo lãnh dự thầu và khi nhà thầu đã được
trao thầu thì nhà thầu cần có bảo lãnh thực hiện hợp đồng. Đây là những
qui định bắt buộc.
• Bảo lãnh dự thầu và Bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Để lưu ý nhà thầu về sự nghiêm túc của quá trình đấu thầu và để bù
đắp những chi phí của dự án do tác động của việc nhà thầu thắng
thầu rút lui không muốn thực hiện hợp đồng, dự án yêu cầu các nhà
thầu nộp bảo lãnh thầu dưới dạng Bảo lãnh của Ngân hàng hoặc
công ty bảo hiểm hoặc tiền mặt. Các yêu cầu về bảo lãnh thầu cần
được chỉ rõ trong HSMT. Nếu nhà thầu thắng thầu từ chối ký hợp
đồng, bên mua/dự án sẽ được hưởng bảo lãnh trên.
Tương tự, Bảo lãnh thực hiện hợp đồng cũng được thực hiện đối với
hợp đồng đã được ký với nhà thầu nhằm tránh trường hợp nhà thầu
Trang số: 20/37

bỏ không thực hiện hợp đồng. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng mua
sắm thường không vượt quá 10% giá hợp đồng.
Hình 5 thể hiện thời điểm nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu và bảo
lãnh thực hiện hợp đồng
Hình 6: Thời điểm nộp bảo lãnh dự thầu và

bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Bảo lãnh
Bảo lãnh thực hiện
dự thầu hợp đồng
Thiết kế Quá trình Đánh giá – ký Triển khai

đấu thầu hợp đồng hợp đồng
q Theo dõi & đánh giá
Quản lý thực hiện hợp đồng mua sắm là nhằm đảm bảo hiệu quả mua sắm
theo hợp đồng đã ký. Tính chất pháp lý của mối quan hệ hợp đồng buộc
nhóm cán bộ quản lý dự án phải nhận thức được sâu sắc những vấn đề
pháp lý liên quan tới các hoạt động quản lý thực hiện hợp đồng.
Các quá trình quản lý mua sắm bao gồm:
1) Thực thi kế hoạch mua sắm.
2) Theo dõi công việc, chi phí, thời gian biểu, và hiệu quả kỹ thuật của
nhà thầu.
3) Kiểm tra chất lượng của các sản phẩm cung cấp.
4) Kiểm tra các thay đổi trong hợp đồng để đảm bảo rằng chúng là cần
thiết
5) Quản lý các điều khoản thanh toán được quy định trong hợp đồng
phù hợp với tiến trình thực hiện và thanh toán.
Trang số: 21/37

Đầu vào Kết quả

Công cụ và hỗ trợ
1. Hợp đồng 1. Thông tin
1. Hệ thống kiểm soát thay
2. Kết quả công 2. Những thay
đổi thực hiên hợp đồng
việc đổi trong
2. Báo cáo kết quả thực hiện
3. Các yêu cầu thay hợp đồng
3. Hệ thống thanh toán
đổi 3. Yêu cầu
4. Hoá đơn thanh toán
Đầu
vào
• Hợp đồng đã ký
• Các kết quả công việc: Thông tin về kết quả công việc của nhà thầu
- những sản phẩm chuyển giao nào đã được hoàn thành và chưa
được hoàn thành, chất lượng ở mức độ nào, chi phí là bao nhiêu, v.v.
• Các yêu cầu thay đổi: bao gồm những thay đổi về một số phần của
hợp đồng hoặc về đặc điểm của hàng hoá và dịch vụ được cung cấp.
Quyết định chấm dứt hợp đồng, những tranh cãi - khi nhà cung cấp
và ban quản lý dự án không đồng ý với nhau về bồi thường hoặc
thay đổi, có thể tuỳ theo từng tình huống mà được gọi là yêu sách,
tranh cãi hoặc kháng cáo.
• Các hoá đơn của nhà cung cấp yêu cầu thanh toán cho công việc
của mình.
• Hệ thống kiểm soát thay đổi trong thực hiện hợp đồng bao gồm
giấy tờ hành chính, hệ thống theo dõi, thủ tục giải quyết tranh chấp
và các cấp phê chuẩn cần thiết khi có uỷ quyền.
• Báo cáo hiệu quả thực hiện: Báo cáo cung cấp cho ban quản lý
những thông tin về hiệu quả công việc mà nhà thầu/nhà cung cấp đạt
được so với mục tiêu chung của hợp đồng.
Trang số: 22/37

• Hệ thống thanh toán: Các khoản thanh toán cho nhà cung cấp
thường được giải quyết thông qua hệ thống các tài khoản hợp lệ và
thích hợp.
Kết
quả
• Thông tin: Kết quả thực hiện hợp đồng, sự không hài lòng về kết
quả và những thay đổi cần có.
• Những thay đổi về hợp đồng: Thay đổi (được chấp nhận hoặc
không được chấp nhận) được phản hồi thông qua các tài liệu cập
nhật tương ứng.
• Các yêu cầu thanh toán do nhà thầu gửi.
r Kết thúc mua sắm
Kết thúc hay thanh lý hợp đồng liên quan đến kiểm tra sản phẩm (toàn bộ
công việc có được hoàn thành thoả đáng hay không) và thanh lý hành
chính (cập nhật những ghi nhận phản ánh kết quả cuối cùng và lưu trữ
thông tin để dùng trong tương lai). Dựa vào các điều khoản và điều kiện
của hợp đồng dự án ODA có thể đề ra những thủ tục nhất định cho việc
thanh lý hợp đồng. Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn là một trường hợp
đặc biệt của thanh lý hợp đồng.
Kết quả
Đầu vào
Tài liệu Công cụ và hỗ trợ 1. Lưu hồ sơ hợp
Hợp đồng 1. Kiểm tra mua sắm đồng
2. Nghiệm thu và
thanh lý hợp
đồng
Đầu
vào
• Tài liệu hợp đồng: Tài liệu hợp đồng bao gồm bản thân hợp đồng
và những tài liệu liên quan khác: thời gian biểu bổ sung, những thay
Trang số: 23/37

đổi được chấp thuận, tài liệu về sự phát triển kỹ thuật của nhà cung
cấp, báo cáo công việc, các tài liệu tài chính như hoá đơn và thông
tin về thanh toán và tất cả các kết quả điều tra liên quan đến hợp
đồng.
• Kiểm tra mua sắm: là tập hợp các văn bản lưu giữ quá trình mua
sắm từ lập kế hoạch mua sắm cho tới vấn đề hành chính của hợp
đồng. Những ghi nhận về những thành công, thất bại có thể được
vận dụng cho việc mua sắm khác trong dự án hoặc cho các dự án
khác của cùng một cơ quan thực hiện (Xem thêm Phần 6. Theo dõi,
đánh giá mua sắm trong dự án ODA)
Kết
quả
• Lập hồ sơ hợp đồng: một bộ tài liệu hoàn chỉnh bao gồm tất cả các
hồ sơ, kết quả liên quan được dùng cho đánh giá cuối cùng của dự
án.
• Chấp nhận và thanh lý chính thức: Dự án cần gửi cho nhà cung
cấp thư chính thức về việc hợp đồng đã được hoàn tất.
• Tranh chấp và giải quyết tranh chấp trong mua sắm trong dự
án ODA
Căn cứ để giải quyết tranh chấp là hợp đồng đã ký, các qui định chung
của nhà tài trợ về giải quyết tranh chấp, Luật đấu thầu và các luật pháp
khác của Việt Nam. Có một số dạng tranh chấp:
Tranh chấp trong nước
Tranh chấp quốc tế
Cần phải kiểm soát và tìm ra các cơ chế giải quyết tranh chấp.
• Chấm dứt hợp đồng: Trong hợp đồng luôn có những điều khoản
chung và điều khoản đặc biệt qui định trường hợp chấm dứt hợp
đồng
(Chi tiết về tranh chấp, chấp dứt hợp đồng v.v. có thể xem trong
Mođun NS5 “Quản lý hợp đồng trong dự án ODA”)
Trang số: 24/37

Thực hành
Tên: “Phát hiện đặc điểm và sự khác biệt của các qui trình mua
sắm trong dự án ODA”
Mục tiêu: Giúp học viên củng cố kiến thức và khả năng phân biệt các
qui trình mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA.
Thời gian : 30-45 phút. Thực hiện sau khi kết thúc “Sơ đồ các qui trình
mua sắm trong khuôn khổ dự án ODA”
Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên.
• Giáo viên hướng dẫn, trao nhiệm vụ cho mỗi nhóm “mua
sắm” một loại hàng hoá tiêu biểu tương ứng với các nhóm
xây lắp, dịch vụ tư vấn, hàng hoá)
• Nhiệm vụ của của mỗi nhóm là thảo luận, mô tả và thể
hiện trên khổ giấy Ao qui trình mua sắm loại hàng hoá của
nhóm mình căn cứ trên các khái niệm, qui trình và sơ đồ
đã học.
• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về qui
trình, chú ý trả lời các câu hỏi: Qui trình bắt đầu từ đâu?
Các tài liệu nào cần có trong mỗi giai đoạn? Thời gian dự
kiến? Các hoạt động hỗ trợ?
• Các nhóm có thể yêu cầu sự hỗ trợ của giáo viên.
• Giáo viên nhận xét, tóm tắt.
Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)
Có thể kết hợp mời chuyên gia đấu thầu (quản lý đấu thầu) thuyết trình và kết
hợp giải đáp về các tình huống đấu thầu trong thực tiễn để giúp học viên có
thêm các các kinh nghiệm trong thực hành. Thời gian cho thuyết trình không quá
20 phút.
Trang số: 25/37

5. Theo dõi – đánh giá mua sắm trong dự án ODA
) Đọc và xác định các nhiệm vụ, nội dung theo dõi – đánh giá (TDĐG)
công tác mua sắm trong các dự án ODA:
• TDĐG mua sắm tuy là hai hoạt động khác nhau nhưng với cùng mục
đích đảm bảo tiến trình, chất lượng mua sắm và chúng thường “đi
cùng” và bổ sung cho nhau. Sự khác biệt chính ở chỗ trong khi theo dõi
mua sắm được tiến hành thường xuyên hoặc định kỳ dựa trên các tiêu
chí/yêu cầu kỹ thuật cố định có sẵn thì đánh giá được tiến hành có thời
điểm hoặc định kỳ, với các tiêu chí có thể thay đổi nhằm phát hiện, điều
chỉnh hoạt động và kết quả mua sắm.
• Thực tế mua sắm trong dự án ODA cho thấy công việc TDĐG khả thi
và hiệu quả nhất khi được tiến hành bám sát qui trình mua sắm (chuẩn
bị, lập kế hoạch, mời thầu, ký hợp đồng v.v.)
Theo tiến trình dự án, có:
Đánh giá Kiểm tra sự sẵn sàng của công tác chuẩn bị, nhân
ban đầu sự, kế hoạch.
Đánh giá Kiểm tra triển khai mua sắm và giúp điều chỉnh
giữa kỳ hoạt động mua sắm.
Đánh giá Đánh gía chất lượng công trình, hàng hoá, dịch
kết thúc vụ tư vấn theo mục tiêu, thoả thuận hợp đồng.
Đánh giá Được tiến hành sau khi kết thúc lắp đặt, vận
tác động hành (ví dụ sau 6 tháng) để kiểm tra tính hiệu
quả của mua sắm.
Về hình thức, TDĐG có:

o TDĐG nội bộ: do nhân sự của dự án đảm nhiệm, báo cáo cho
giám đốc dự án chủ yếu để kiểm soát và điều phối hoạt động nội
bộ dự án.
o TDĐG bên ngoài: thường do chủ dự án hoặc nhà tài trợ thuê/chỉ
định chuyên gia đánh giá tiến hành và báo cáo cho chủ dự án
hoặc báo cáo độc lập cho Ngân hàng/nhà tài trợ.
Trang số: 26/37

• Người làm quản lý mua sắm trong dự án ODA cần hiểu rõ nội dung và
các công cụ TDĐG thông dụng.
) Kiểm tra xem bạn đã có đầy đủ các công cụ và sự hỗ trợ dưới đây trong
quá trình theo dõi mua sắm.
1) Tham chiếu dự án
2) Kế hoạch mua sắm
3) Các mẫu chuẩn về các tài liệu mua sắm (Thư mời thầu, mô tả kỹ
thuật, hợp đồng, …)
4) Biên bản các loại
5) Báo cáo gửi chủ quản/nhà tài trợ/Ngân hàng
6) Thanh lý hợp đồng
7) Hoá đơn, chứng từ, kết quả kiểm toán
8) Báo cáo điều tra khảo sát hiện trường.
9) Đánh giá khoá học chuyển giao (nếu có)
) Sử dụng Bảng 3 Bảng kiểm tra nội dung mua sắm để kiểm tra các nội
dung cần theo dõi trong quá trình mua sắm.
Các phương pháp theo dõi – đánh giá mua sắm trong dự án
ODA
) Đọc các mô tả về các phương pháp TDĐG, lưu ý vị trí và vai trò của
người quản lý mua sắm trong dự án ODA:
CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI MUA SẮM CHỦ YẾU:
• Theo dõi theo các bước của qui trình mua sắm (đây là phương pháp
theo dõi chủ yếu như đã nêu): cán bộ mua sắm cần theo dõi quá trình
mua sắm thông qua việc theo dõi và điền Bảng 3.
• Theo dõi tăng cường đối với các hạng mục mua sắm chủ chốt và nhậy
cảm (mua thiết bị chính của công trình, lắp đặt thiết bị cuối cùng, bàn
giao công nghệ v.v.)
• Theo dõi mối liên hệ giữa mua sắm với các nhiệm vụ khác của dự án
(Tài chính, nhân sự, kế hoạch…): mối liên hệ này được thể hiện trong
Hình 7.
Trang số: 27/37

Bảng 3: Kiểm tra nội dung mua sắm
Bảng kiểm tra mua sắm
TT NỘI DUNG KIỂM TRA 9

Chuẩn bị - kế hoạch
1 Danh sách mua sắm đã được xác định?
2 Có thông tin về các nhà cung ứng có tiềm năng?
3 Có kế hoạch mua sắm rõ ràng và được chấp thuận?
4 Có cán bộ phụ trách mua sắm thích hợp với nhiệm vụ?
5 Có kế hoạch huy động chuyên gia chấm thầu?
6 Các tài liệu mua sắm đã sẵn sàng?
• Tham chiếu.
• Thư mời thầu/Hướng dẫn nhà thầu; Dữ liệu thầu; Các tiêu chí
đánh giá và xét tuyển; các điều kiện chung của hợp đồng; Các
điều kiện đặc biệt của hợp đồng; Tiến độ cung ứng; Các thông số
kỹ thuật và bản vẽ; Tính hợp lệ đối với các qui định về hồ sơ thầu.
• Bảng tiêu chí đánh giá HSDT (chào hàng)
• Yêu cầu đề xuất/Yêu cầu báo giá/Thư mời đàm phán,
• Mẫu HSDT/đề xuất chuẩn
• Mẫu hợp đồng/Mẫu Phản hồi ban đầu của nhà thầu/ Mẫu yêu cầu
giải thích (dành cho nhà thầu)…
Mời thầu - chọn thầu

7 Có biên bản kết quả chấm thầu?
8 Có biên bản kết quả đàm phán?
9 Các kết quả chấm thầu/đàm phán đã được báo cáo cho chủ quản/Ngân
hàng/Nhà tài trợ?
10 Thủ tục Hợp đồng đầy đủ?
Giám sát hợp đồng
11 Những thay đổi, điều chỉnh nội dung mua sắm, nội dung hợp đồng đã
được thảo luận (bên mua-bên cung cấp) và đã được báo cáo và chấp
thuận?
12 Nhà cung cấp/nhà thầu đáp ứng tiến độ?
13 Nhà cung cấp/nhà thầu đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hoá, thiết
bị?
14 Danh sách tư vấn đúng như/tương đương đề xuất?
15 Nhận đầy đủ các báo cáo (tháng, quí, giữ kỳ …) của nhà cung cấp
16 Thiết bị được lắp đặt đầy đủ và vận hành thử (nếu yêu cầu)?
Kết thúc mua sắm
17 Thiết bị/phụ kiện/tài liệu được bàn giao đầy đủ cùng các giấy tờ liên
quan (hướng dẫn sử dụng, chứng nhận chuyên môn và môi trường…)?
18 Đào tạo chuyển giao/ hướng dẫn sử dụng đã được tiến hành?
19 Các hoạt động mua sắm đã được thanh toán?
20 Các hoạt động mua sắm đã được kiểm toán?
21 Hoàn thành Biên bản thanh lý hợp đồng?
22 Kết quả mua sắm đã được báo cáo và đã được tham khảo/thể hiện
trong báo cáo chung của dự án?
Trang số: 28/37

Hình 7: Mối liên hệ giữa nhiệm vụ mua sắm với

các nhiệm vụ khác của dự án.
GS: Theo dõi-Đánh giá-Báo cáo
Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Giám sát qui trình mua sắm Bảng kiểm tra
(chuẩn bị hồ sơ, chọn thầu…) Phiếu đánh giá
Đánh giá kết quả mua sắm (nếu Mẫu báo cáo chuẩn
yêu cầu) dự án
Cấp thông tin cho cơ sở dữ liệu
TC: Tài chính-Kế toán

Các chi tiết về tài khoản, bảo Mẫu biểu hoá đơn,
lãnh dự thầu, bảo lãnh hợp đồng chứng từ
Thủ tục chi trả mua sắm Thủ tục ngân hàng
MT: Môi trường–Xã hội
MS: Mô tả quan hệ Công cụ, tham khảo

Mua Cần thông tin về môi trường Tiêu chuẩn, văn
sắm cho các hợp đồng mua sắm xây bản về môi trường
lắp
NS: Nhân sự

Cán bộ phụ trách mua sắm có Chức danh cán bộ
chuyên môn mua sắm
Huy động nhân sự hỗ trợ (khi Mô tả nhiệm vụ
cần)
KH: Chuẩn bị-Kế hoạch

Kế hoạch mua sắm trong kế Kế hoạch khung dự
hoạch tổng thể dự án án
Thông báo cho nhau khi có sự
điều chỉnh kế hoạch
Trang số: 29/37

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ MUA SẮM CHỦ YẾU
• Đánh giá dựa theo mục tiêu cuối cùng: Bên mua chỉ quan tâm tới
sản phẩm vào thời điểm giao hàng. Phương pháp đánh giá này giúp
giảm nhân lực theo dõi tuy nhiên có độ mạo hiểm, vì vậy, nó thường
được áp dụng cho mua sắm hàng hoá, thiết bị đơn giản, vật liệu chế
tạo đã có mẫu sẵn.
• Đánh giá theo tiến trình mua sắm: Được tiến hành theo một lộ
trình vạch sẵn chủ yếu dựa trên kết quả, sản phẩm cần đạt tại những
thời điểm xác định của mua sắm. Đánh giá này đòi hỏi nhân lực
thường xuyên theo dõi, cập nhật ghi chép, chụp ảnh, dữ liệu. Phương
pháp này thường áp dụng cho các dây chuyền sản xuất, đào tạo
chuyển giao v.v.
• Nội dung phê duyệt của nhà tài trợ.
) Bạn cần quan tâm đến những nội dung phê duyệt (và cũng là những nội
dung theo dõi và đánh giá) mà các nhà tài trợ/Ngân hàng thường quan
tâm:
• Phê duyệt trước: Dự án trình nhà tài trợ/ngân hàng những tài liệu
sau trước khi thực hiện qui trình đấu thầu:
Các bước tiến hành quảng cáo bao gồm GPN và SPN
Mời sơ tuyển, các tài liệu, các đánh giá tiếp theo
HSMT và các phụ lục
Đánh giá HSDT và đề xuất trao hợp đồng
Các tài liệu hợp đồng
Bổ sung hợp đồng trong quá trình thực hiện.
• Phê duyệt sau: Tương tự như các yêu cầu trong phê duyệt trước,
kèm theo:
Kiểm toán công tác đấu thầu
Kiểm tra và sắp xếp các HSMT được sửa đổi
Những thay đổi hợp đồng.
6. Tham ô và hối lộ
) Đọc các mô tả về các hình thức và biện pháp theo dõi ngăn chặn tham ô,
hối lộ trong hoạt động mua sắm trong triển khai dự án ODA:
• Các hình thức tham ô, hối lộ phổ biến nhất
Trang số: 30/37

Hối lộ có thể bắt nguồn từ bên mua và nhà thầu/tư vấn.

Gian lận thường bắt nguồn từ việc nhà thầu/tư vấn cố ý bóp méo nội
dung chính của đề xuất.
• Trong giai đoạn tuyển chọn nhà thầu/tư vấn có thể làm các việc
sau:
Hối lộ cán bộ của bên mua nhằm được vào danh sách ngắn
Thông đồng với nhau hoặc với bên mua để giảm tính cạnh tranh
Hối lộ cán bộ của bên mua nhằm có được thông tin mật hoặc lợi thế
trong quá trình tuyển chọn và đánh giá HSDT
Gây áp lực cho thành viên của Ban chấm thầu
Nội dung thư quan tâm, đề xuất kỹ thuật không trung thực nhằm tạo
lợi thế cho HSDT/đề xuất của nhà cung cấp/nhà thầu/tư vấn
Thông đồng với bên mua để thay đổi đề xuất tài chính sau khi đóng
thầu, hoặc
Che giấu thông tin quan trọng liên quan đến xung đột lợi ích.
• Trong giai đoạn thực hiện, nhà thầu/tư vấn có thể làm các việc sau:
Kéo dài thời hạn hợp đồng hoặc thanh toán mà không có chứng
minh;
Thay đổi chuyên gia không hợp lý;
Yêu cầu bên mua thanh toán cao hơn thực tế;
Thực hiện khối lượng công việc ít hơn thoả thuận trong hợp đồng
mà không thông báo cho bên mua;
Tự ý tăng số chuyên gia tư vấn thực hiện công việc;
Trì hoãn công việc hoặc đề nghị gia hạn thêm với mục đích gian lận
Sử dụng tài sản và các dịch vụ của dự án vào những công việc và
mục đích không cho phép;
Thay đổi hệ thống kế toán công việc của nhà cung cấp/nhà thầu/tư
vấn nhằm biển thủ ngân sách dự án.
• Ngăn chặn các hành vi tham ô hối lộ
Vai trò của dự án:
Trong giai đoạn đấu thầu/tuyển chọn tư vấn:
Cho nhà thầu/tư vấn thời gian hợp lý để chuẩn bị thư quan tâm và
HSDT/đề xuất;
Chọn các nhà cung cấp có năng lực vào danh sách ngắn;
HSDT phải rõ ràng;
Trang số: 31/37

Các tiêu chí và tiểu tiêu chí đánh gia, xét tuyển phải rõ ràng;
Áp dụng phương thức đấu thầu hợp lệ nhất;
Ban chấm thầu phải có năng lực;
Đàm phán để ký một hợp đồng thoả đáng;
Báo cáo, điều tra, và thông báo các trường hợp có ý định hoặc tham
ô hối lộ;
Xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hỏi đáp/ thắc mắc tin cậy;
Thông báo kết quả tuyển chọn cho các bên quan tâm;
Những biện pháp khác.
Trong giai đoạn thực hiện hợp đồng của nhà cung cấp/nhà thầu/tư vấn:
Đảm bảo đánh giá công khai chất lượng thực hiện dự án;
Bổ nhiệm cán bộ theo dõi có năng lực có trách nhiệm rõ ràng và trả
lương hợp lý;
Áp dụng qui định quản lý có hiệu lực pháp lý;
Thanh toán hoá đơn nhanh chóng (trừ các khoản có tranh chấp);
Luôn tôn trọng các qui định trong hợp đồng;
Cần đạt được phê duyệt của Nhà tài trợ/Ngân hàng nếu có sai sót;
Duy trì hệ thống lưu trữ và kế toán chặt chẽ ;
Tiến hành kiểm toán kỹ thuật, tài chính, và quản lý hành chính định
kỳ và cuối cùng;
Những biện pháp khác.
• Không quên sử dụng Bảng kiểm tra để theo dõi

công tác mua sắm
• Tuân thủ “Công ước Liên Hợp quốc về chống
GHI NHỚ tham nhũng” mà Việt Nam đã ký (Có hiệu lực từ 13/1/05)
7. Hệ thống thông tin mua sắm và các tài liệu tham khảo
) Công việc mua sắm cần rất nhiều thông tin. Việc tổ chức thông tin có thể
tham khảo thêm trong GS2: “Quản lý thông tin dự án ODA”
• Thông tin mua sắm

Mua sắm (hàng hoá, xây lắp, dịch vụ tư vấn) và chi phí
Phản ảnh của người hưởng lợi về sử dụng các công trình và dịch vụ;
Các nguyên nhân của những phản ứng không mong đợi từ phía
những người hưởng lơị của dự án;
Đánh giá đo đạc các chỉ số đầu ra;
Trang số: 32/37

Thu thập dữ liệu và quản lý hồ sơ dự án;

Kế hoạch và tiến độ mua sắm;
Các thủ tục về thể chế;
Bảo dưỡng hệ thống lưu trữ dữ liệu;
Đánh giá môi trường mua sắm;
Các báo cáo định kỳ trình chủ quản, nhà tài trợ;
Các kết quả theo dõi và đánh giá làm cơ sở ra quyết định.
• Lưu trữ tài liệu:

Bản copy các quảng cáo rộng rãi
Các hồ sơ mời sơ tuyển (nếu áp dụng)
Hồ sơ mời thầu và các phụ lục
Các ghi chép về các cuộc họp tiền đấu thầu
Biên bản mở thầu
Kết quả đánh giá HSDT bao gồm cả các tài liệu xét thầu
Các yêu cầu về thủ tục hoặc đề xuất trao thầu
Bản copy hợp đồng đã ký kết và các bảo lãnh thực hiện
Các tài liệu khác.
• Các tài liệu tham khảo dùng cho mua sắm

Các tài liệu có trong bảng Tài liệu tham khảo là tài liệu được sử dụng
cho việc biên soạn các mođun mua sắm. Tra cứu chúng (nếu cần), giáo
viên và học viên có thể hiểu sâu hơn các vấn đề trình bày. Giáo viên
cũng cần tham khảo chúng trong việc thiết kế các bài tập, đề tài và nội
dung thảo luận v.v.
Luật Đấu Qui chế Tình huống Mẫu hợp Định ước Hợp đồng xây Hợp đồng Hợp đồng
thầu Việt Quản lý trong đấu đồng mua thương dựng của “Thiết kế - xây thầu phụ
Nam Đấu thầu thầu sắm hàng mại Quốc FIDIC dựng” của của FIDIC
hoá của tế FIDIC
MPI
Trang số: 33/37

TÀI LIỆU THAM KHẢO
TT Tên tài liệu Nguồn*** Mô tả - Tóm tắt

1 Luật đấu thầu (song ngữ Nhà xuất bản Thống kê - Việt – Anh. 5 chương; 76 điều. Điều 3.3.
Việt – Anh) 2005 Qui định về Đấu thầu ODA.
2 Hệ thống VBPL mới qui Nhà xuất bản Chính trị Văn bản liên quan của: Chính phủ; Bộ
chế quản lý đấu thầu và Quốc gia - 2005 Tài chính; Bộ Xây dựng; Bộ Kế hoạch -
xây dựng qui chế đấu thầu Đầu tư và các Bộ và các Ngành khác
3 Nghị định 17/2001/NĐ-CP http://mpi.gov.vn/tddg/ME- Điều 30. Đấu thầu “Việc đấu thầu đối với
về quản lý sử dụng ODA in-Vietnam/ME- các chương trình, dự án ODA được thực
Legislation.vip hiện theo quy định của pháp luật”
4 Nghị định 88/1999/NĐ-CP http://dauthau.mpi.gov.vn/V Ban hành nhằm thống nhất quản lý các
- Về việc ban hành Qui chế BQPPL/quydinhtrongnuoc/n hoạt động đấu thầu: tuyển chọn tư vấn,
Đấu thầu. ghidinh/mltextrule.2005-10- mua sắm hàng hóa, xây lắp thực hiện dự
Ban hành ngày 1.9.1999 31.9340844949 án/ từng phần dự án tại Việt Nam
5 Tình huống trong đấu thầu Nhà Xuất bản Thống kê – Web Site của Bộ Kế hoạch và Đầu tư
(Hỏi đáp) - Tập 1 - Chủ 2005 - Vụ QLĐT-MPI (Tiếng Việt): Giải đáp các tình huống đấu
biên: Ts Nguyễn Việt Hùng http://dauthau.mpi.gov.vn/h thầu dưới hình thức Hỏi -Đáp
oidap
6 Mẫu hồ sơ mời thầu mua Nhà xuất bản thống kê . Ban hành kèm theo Quyết định số
sắm hàng hoá – Bộ KHĐT 9.2005 909/2005/QĐ-BKH ngày 13/9/2005 của
- Vụ QLĐT Bộ trưởng Bộ KHĐT (Tiếng Việt)
7 Chính sách và Hướng dẫn http://web.worldbank.org/W Web site của WB (Tiếng Anh):
mua sắm của Ngân hàng BSITE/EXTERNAL/PROJ Information for Borrowers;
Thế giới (WB) ECTS/PROCUREMENT/ Bidding/Consulting Opportunities;
Policies and Procedures …
8 Hướng dẫn mua sắm trong http://www.adb.org/Procure Web Site của ADB (Tiếng Anh):
khuôn khổ Ngân hàng Phát ment/hs~default.asp Procurement Principles ; Cofinancing
triển Châu Á (ADB) Arrangements; Advance Procurement
Action; Bidding Procedures…
9 Hướng dẫn mua sắm trong http://www.jbic.go.jp/englis Web Site của JBIC – File PDF (Tiếng
khuôn khổ ODA của Ngân h/oec/guide/pdf/notice_0501 Anh) “Notice on JBIC Procurement
hàng Nhật bản về Hợp tác 06.pdf#search=%22JBIC%2 Policy under JBIC ODA Loans” …
Quốc tế (JBIC) 0procurement%22
10 Định ước thương mại Quốc Tiếng Việt đặt qua VCCI Các qui ước Quốc tế về vận tải, thuế quan
tế (INCOTERMS) - vcci@fmail.vnn.vn và bảo hiểm.
Incoterms 2000 (ICC Bản Tiếng Anh (bản gốc) (The full text of the 13 Incoterms 2000 -
publication No. 560) http://www.iccwbo.org/inco the standard trade terms for traders in the
terms/order.asp 21st century)
11 Tài liệu đấu thầu (WB) cho http://web.worldbank.org/W Web site của WB về mua sắm hàng hoá
mua sắm hàng hoá - 2006 BSITE/EXTERNAL/PROJ (Tiếng Anh)
ECTS/PROCUREMENT/
12 Mẫu hợp đồng xây dựng Đề xuất của WB bản gốc Có thể tham khảo Mẫu hợp đồng xây lắp
công trình dân dụng - Tổ Tiếng Anh có thể mua qua theo “thiết kế-xây dựng” và “Chìa khoá
chức Tư vấn Quốc tế về xây http://www1.fidic.org/books trao tay”; Mẫu Hợp đồng thầu phụ
dựng (FIDIC) - 2005 hop/default_contracts.asp
13 HSMT (WB) xây lắp có giá http://web.worldbank.org/W Web site của WB về mua sắm (Tiếng
trị hợp đồng lớn hơn 10 BSITE/EXTERNAL/PROJ Anh)
triệu USD - 2006 ECTS/PROCUREMENT/
14 HSMT (WB) xây lắp giá trị http://web.worldbank.org/W Web site của WB về mua sắm (Tiếng
dưới 10 triệu USD (Mẫu BSITE/EXTERNAL/PROJ Anh)
đơn giản) - 2006 ECTS/PROCUREMENT/
*** Muốn tham khảo hoặc tải nội dung, có thể copy hoặc đánh lại các đường dẫn này vào cửa
sổ đường dẫn của các trang web/các trang Web tìm kiếm (google.com; yahoo.com v.v.)
Trang số: 34/37

1. Hãy điền tên các loại mua sắm (hàng hoá, dịch vụ tư vấn, xây lắp) trong
dự án ODA vào chỗ trống thích hợp trong hình dưới đây:
Định tính
Định lượng
Đạt Chưa đạt
2. Chọn gạch chân các tài liệu/văn bản dưới đây bạn cho là cần thiết cho
quá trình quản lý mua sắm trong dự án ODA.
Tham chiếu dự án
Qui định mua sắm trong dự án ODA
Kế hoạch mua sắm dự án
Hợp đồng mua sắm
Báo cáo theo dõi
Biên bản nghiệm thu lắp đặt (thiết bị)
Nghiệm thu hợp đồng mua sắm
Chương trình đào tạo chuyển giao
Đạt Chưa đạt
3. Bổ sung thêm 3 tài liệu/văn bản vào danh sách các “công cụ - hỗ trợ”
cho công tác theo dõi – đánh giá mua sắm trong dự án ODA.
1. Tham chiếu dự án
2. Kế hoạch ……………………………………….
3. Các mẫu chuẩn về các tài liệu mua sắm (Thư mời, mô tả kỹ thuật, hợp
đồng, …)
4. Biên bản các loại
5. Báo cáo gửi …………………………………….
6. Thanh lý hợp đồng
7. Hoá đơn, chứng từ, kết quả kiểm toán
8. Báo cáo điều tra ………………………………..
9. Đánh giá khoá học chuyển giao
Đạt Chưa đạt
Trang số: 35/37

4. Hãy điền tiếp vào chỗ trống nhằm thể hiện đầy đủ các hoạt động quản
lý mua sắm trong dự án ODA.
Sơ đồ 2: Qui trình tổng quát mua sắm dự án ODA
HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ
n Lập kế hoạch •
•
Phân công nhân lực mua sắm
Tìm hiểu thông tin và hoàn chỉnh thông
số/yêu cầu kỹ thuật liên quan sản
• Danh mục sản phẩm cần phẩm
ưu tiên mua sắm • …………………………………..
Kết quả
/ Văn • Kế hoạch mua sắm, • Xác định các hình thức mua sắm
Nhân lực cho mua sắm • Xác định tiêu chuẩn mua sắm
bản
• Lập kế hoạch mua sắm, quảng cáo
o Mời thầu
• …………………………………….
• Liên hệ với nhà thầu: thông báo
• Các thủ tục mời thầu điều chỉnh các điều khoản nếu cần
• HSDT • Nhận, giữ HSDT
p Chọn thầu •
•
Đánh giá, xếp hạng chào thầu
Thương thảo với nhà thầu
• ………………………………………
• Kết quả đánh giá • Thông báo kết quả thầu
• Kết quả thương thảo • Ký hợp đồng mua sắm
• Hợp đồng ký
q Giám sát Hợp đồng • Xúc tiến các hoạt động hỗ trợ thực
hiện hợp đồng
• Giám sát ………………………….
• Báo cáo g. sát thực • Nhắc nhở thực hiện hợp đồng
hiện thực hiện h. đồng
r Kết thúc mua sắm • Tổ chức đánh giá sảm phẩm

được cung cấp
• Nghiệm thu và thanh toán hợp
• Nghiệm thu, thanh lý đồng
hợp đồng. • Thực hiên các báo cáo cần thiết
• Văn bản hỗ trợ kèm theo với ………………………….
(kiểm toán, chứng nhận
Trang số: 36/37

Trang số: 37/37

MS1-Tong Quan Mua Sam Trong Du An ODA

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

MS1-Tong Quan Mua Sam Trong Du An ODA

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA

Mođun MS1: TỔNG QUAN MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA

Kết thúc Mođun MS1 bạn có khả năng:

Đã kết thúc Mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”

 Học viên tự tìm hiểu tài liệu trước khoá học.

1. Tự tìm hiểu dưới sự hướng dẫn của giáo viên

Trang số: 1/37

ĐÁNH GIÁ VÀ XÉT TUYỂN

Ông “mua sắm”

QUI TRÌNH MUA SẮM

Tham khảo QUẢN LÝ THÔNG TIN

Trang số: 2/37

1. Những khái niệm cơ bản về mua sắm trong dự án ODA

• Đối với các thủ tục mua sắm trong dự án ODA,

Các thủ tục mua sắm trong dự án ODA phải

Trang số: 3/37

2. Các lĩnh vực mua sắm trong dự án ODA

Mô tả Tham chiếu quản lý

Mua sắm • Việc tìm được nhà cung cấp

Trang số: 4/37

Hình 1: Dải mua sắm

Hàng hoá/thiết bị Dịch vụ

• Mô tả sơ đồ “Dải mua sắm”:

Khi xem xét ta thấy:

Trang số: 5/37

CÁC YÊU CẦU CHUNG VỀ MUA SẮM TRONG DỰ ÁN ODA

• Có ba lĩnh vực mua sắm: mua sắm xây

Trang số: 6/37

Bảng 1: Các loại hình mua sắm trong dự án ODA

Trang số: 7/37

Bảng 2: Phương thức mua sắm trong dự án ODA

Trang số: 8/37

Hình 2: Sơ đồ tổng hợp các qui trình mua sắm

XÂY LẮP HÀNG DỊCH VỤ CHƯƠNG

Kết thúc Thực hiện hợp Học viên đã

Đào tạo &

4. Qui trình mua sắm trong dự án ODA.

Hình 3: Qui trình mua sắm trong dự án ODA

Bước HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

r Kết thúc mua sắm •

Trang số: 10/37

n Chuẩn bị-kế hoạch

Đầu vào Kết quả

• Phân công nhân lực mua sắm:

Trang số: 11/37

• Xác định danh mục các hình thức mua sắm

• Xác định các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển

• Thể hiện kế hoạch mua sắm

Dựa trên danh mục, tiến độ, phương thức

Trang số: 12/37

• Sơ tuyển nhà thầu

Công cụ-hỗ trợ

• Hồ sơ mời thầu (HSMT)

Trang số: 13/37

Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển;

• Giá được duyệt. Có thể là:

• Các tiêu chuẩn đánh giá và xét tuyển

Trang số: 14/37

Tài liệu mua sắm phải chính xác để đảm bảo

Đầu vào Công cụ và hỗ trợ

Trang số: 15/37

Công cụ-hỗ trợ

• Hội nghị các nhà thầu

Học viên tự tìm hiểu tài liệu trước khoá học.