Phụ lục 3

QUY TRÌNH BHXH VỚI CTTV ĐÃ TRIỂN KHAI QLTT CÔNG TÁC TCNS
Trách Biểu mẫu
TT Quy trình Mô tả nội dung Thời hạn
nhiệm đính kèm
I. Chế độ ốm đau
CB ốm đau, tai nạn rủi ro phải nghỉ việc. Có Giấy xác nhận của cơ sở y
tế
* Điều trị nội trú: Giấy ra viện bản chính (theo mẫu của bệnh viện); Ngay sau khi có giấy ra
CB gửi giấy xác nhận
1 CBNV viện hoặc giấy xác nhận
nghỉ ốm về Cty * Điều trị ngoại trú: Giấy chứng nhận nghỉ việc hưởng BHXH (Mẫu nghỉ ốm hưởng BHXH
C65-HD2) do bệnh viện cấp, bản chính;
=> chuyển Giấy xác nhận cho Cty.
Cty liên hệ P.TCNS để + Gửi chuyển phát nhanh Giấy xác nhận nghỉ ốm của CB về P.TCNS; Ngay sau khi CB nộp
2 CTTV
làm thủ tục chế độ + Thông báo cho P.TCNS biết qua lotus notes. giấy xác nhận nghỉ ốm
+Nộp hồ sơ giải quyết
+ Tiếp nhận hồ sơ hợp lệ của CB -> làm thủ tục đề nghị BHXH chi trả.
trong vòng 3 ngày sau khi
Đồng thời thông báo qua lotus notes cho Cty và CB được biết tình
Trực tiếp làm thủ tục nhận được hồ sơ hợp lệ
trạng;
3 TCty giải quyết chế độ ốm của CB;
cho CB + Khi nhận được xác nhận chi trả của BHXH, P.TCNS làm các thủ tục
+ Thời gian cơ quan
chuyển tiền vào TKCN của CB, đồng thời thông báo cho Cty và CB
BHXH giải quyết hồ sơ 20
biết kết quả.
ngày làm việc.
II. Chế độ thai sản
CB gửi giấy khai sinh
1 CBNV CB chuyển Giấy khai sinh (bản sao công chứng) của con cho Cty. Ngay sau khi có giấy KS
của con về Cty
Liên hệ với P.TCNS để + Gửi chuyển phát nhanh Giấy khai sinh về P.TCNS; Ngay sau khi Cb gửi giấy
2 CTTV
làm thủ tục chế độ + Gửi bản Scan Giấy khai sinh về P.TCNS qua lotus notes. KS của con về Cty
+ Tiếp nhận hồ sơ hợp lệ của CB -> làm thủ tục đề nghị BHXH chi trả. +Trong vòng 3 ngày sau
Đồng thời thông báo qua lotus notes hoặc trang web hình ảnh cho Cty khi nhận được giấy KS
Trực tiếp làm thủ tục và CB được biết tình trạng; hợp lệ;
3 TCty giải quyết chế độ thai
sản cho CB + Khi nhận được xác nhận chi trả của BHXH, P.TCNS làm các thủ tục + Thời gian cơ quan
chuyển tiền vào TKCN của CB, đồng thời thông báo cho Cty và CB BHXH giải quyết hồ sơ 20
biết kết quả. ngày làm việc.

Page 1 of 6
 .

Trách Biểu mẫu

TT Quy trình Mô tả nội dung Thời hạn
nhiệm đính kèm
III. Quản lý theo dõi, nộp tiền BHXH hàng tháng, in thẻ BHYT, làm sổ BHXH, chốt sổ
III.1 Cấp sổ và BHYT cho CB tăng mới
Hướng dẫn thủ tục tham Gửi mail hướng dẫn và Mẫu thông tin BHXH đến CB mới để CB điền Ngay sau khi nhận được
1 TCty
gia BHXH cho CB mới thông tin đăng kí nơi Khám chữa bệnh ban đầu. QĐ tuyển dụng CB
+ Điền đầy đủ các thông tin vào mẫu thông tin BHXH theo hướng dẫn
và gửi mail về P.TCNS đúng thời hạn;
Thực hiện các mẫu đăng
+ Sau khi nhận được tờ khai hoàn chỉnh từ P.TCNS, kiểm tra lại thông Ngay sau khi nhận được
2 CBNV kí tham gia BHXH theo
tin, in tờ khai TK1-TS và ký để nộp cho Cty; mail hướng dẫn của TCty
hướng dẫn của TCty
+ CB đã có sổ BHXH cung cấp thông tin số sổ và nộp bản scan sổ
BHXH cho Cty.
+ Tập hợp tờ khai TK1-TS hoàn chỉnh, có chữ kí của CB gửi CPN về Theo đúng thời hạn trong
Tập hợp hồ sơ BHXH
3 CTTV P.TCNS; mail hướng dẫn của
của CB gửi P.TCNS
+ Gửi bản scan sổ BHXH của CB đã có sổ về P.TCNS. P.TCNS
Làm thủ tục báo tăng, in + Tập hợp bộ hồ sơ đối chiếu nộp BHXH;
4 TCty thẻ BHYT, làm sổ + Nhận sổ BHXH của CB mới chuyển về Cty để Cty bàn giao cho CB; Trước ngày 20 hàng tháng
BHXH cho CB mới + Chuyển thẻ BHYT của CB mới về Cty, có thông báo cho Cty và CB.

+ Khi nhận được sổ BHXH, bàn giao sổ cho CB, lập DS kí nhận sổ và
Bàn giao sổ BHXH và gửi bản scan về P.TCNS; Ngay sau khi nhận được
5 CTTV
phát thẻ BHYT cho CB + Khi nhận được thẻ BHYT, phát thẻ cho CB, lập DS kí nhận thẻ và sổ và thẻ của CB
gửi bản scan về P.TCNS.

III.2 Báo giảm với CB chấm dứt HĐLĐ

Trước 3 ngày so với thời
Nộp thẻ BHYT, sổ +Nộp lại thẻ BHYT và sổ BHXH cho Cty
1 CBNV gian dự kiến chấm dứt
BHXH +Nếu làm mất thẻ BHYT cần làm bản cam kết HĐLĐ
Gửi CPN thẻ BHYT (bản cam kết không trả thẻ nếu làm mất thẻ) và sổ
Liên hệ với P.TCNS để Ngay sau khi nhận được
2 CTTV BHXH của CB về P.TCNS và thông báo cho P.TCNS qua qua lotus
cắt thẻ BHYT thẻ và sổ BHXH của CB
notes.

.
Page 2 of 6
 Trách Biểu mẫu
TT Quy trình Mô tả nội dung Thời hạn
nhiệm đính kèm
+ Tập hợp vào bộ hồ sơ đối chiếu nộp BHXH;
Làm thủ tục báo giảm
3 TCty + Sau khi hồ sơ được giải quyết, nhận lại sổ BHXH đã chốt của CB gửi Trước ngày 20 hàng tháng
BHXH, chốt sổ cho CB
về Cty, có thông báo cho Cty.
+ Khi nhận được sổ BHXH đã chốt của CB, trả sổ cho CB, có biên bản
Bàn giao sổ BHXH đã bàn giao để CB kí; Ngay sau khi nhận được
4 CTTV
chốt cho CB sổ BHXH đã chốt của CB
+ Gửi bản scan biên bản bàn giao sổ về P.TCNS.
III.3 Báo giảm đối với CB nghỉ thai sản

Nộp đơn xin nghỉ chế độ

1 CBNV Nộp đơn xin nghỉ chế độ thai sản cho Cty.
TS

Liên hệ với P.TCNS để Gửi ngay bản scan đơn xin nghỉ có xác nhận của Giám đốc về P.TCNS Ngay sau khi nhận được
2 CTTV
báo giảm BHXH qua lotus notes hoặc trang web hình ảnh. đơn xin nghỉ của CB
Làm thủ tục báo giảm
3 TCty Cập nhật vào hồ sơ đối chiếu để báo giảm đóng BHXH. Trước ngày 20 hàng tháng
BHXH
III.4 Báo tăng đối với CB đi làm trước khi hết thời hạn nghỉ thai sản (sau khi nghỉ chế độ ít nhất 4 tháng)
Nộp đơn xin đăng ký đi + Nộp đơn xin đăng ký đi làm sớm cho Cty;
1 CBNV làm sớm và giấy chứng + Giấy chứng nhận chứng khỏe của cơ sở y tế có thẩm quyền xác nhận
nhận sức khỏe đủ điều kiện sức khỏe đi làm.
Liên hệ với P.TCNS để Gửi ngay bản scan đơn xin đăng ký đi làm sớm có xác nhận của Giám Ngay sau khi nhận được
2 CTTV
báo tăng BHXH đốc và Giấy chứng nhận sức khỏe về P.TCNS qua lotus notes. đơn xin nghỉ của CB
Làm thủ tục báo tăng
3 TCty Cập nhật vào hồ sơ đối chiếu để báo tăng đóng BHXH Trước ngày 20 hàng tháng
BHXH
IV. Chế độ hưu trí
IV.1 CB nghỉ hưu trước tuổi (do suy giảm khả năng lao động)
Cấp giấy giới thiệu để CB Cty cấp giấy giới thiệu CB đến Hội đồng Giám định y khoa tại địa 2 tháng trước khi có QĐ
1 CTTV
đi giám định sức khỏe phương để giám định sức khỏe. nghỉ hưu
2 CBNV Làm thủ tục giám định + CB đi giám định sức khỏe tại Hội đồng giám định y khoa để lấy giấy 2 tháng trước khi có QĐ
sức khỏe Giám định sức khỏe. Hồ sơ gồm: nghỉ hưu
- Giấy giới thiệu của đơn vị sử dụng lao động;
.
Page 3 of 6
 .

Trách Biểu mẫu

TT Quy trình Mô tả nội dung Thời hạn
nhiệm đính kèm
- Đơn xin giám định;
- Tóm tắt hồ sơ;
- Hồ sơ bệnh án;
+ Gửi giấy GĐSK và sổ BHXH về Cty
Liên hệ với P.TCNS để
Gửi CPN 02 giấy GĐSK bản chính của CB, thẻ BHYT và sổ BHXH về Ngay sau khi CB nộp giấy
3 CTTV làm thủ tục giải quyết
P.TCNS, đồng thời qua lotus notes hoặc trang web hình ảnh. GĐSK
chế độ
+ Hồ sơ giải quyết chế độ hưu:
- Trả thẻ BHYT cho cơ quan BHXH
Ngay sau khi có QĐ nghỉ
Làm thủ tục giải quyết - Sổ BHXH;
4 TCty hưu và giấy GĐSK của
chế độ hưu trí cho CB - QĐ nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí; CB
- Biên bản giám định mức suy giảm khả năng lao động (đối với trường
hợp nghỉ hưu do suy giảm khả năng lao động).
Chuyển hồ sơ đã giải Nhận lại hồ sơ đã giải quyết giao cho CTTV/CB để nhận lương hưu tại Ngay sau khi nhận hồ sơ
5 TCty
quyết cho CB địa phương. từ BHXH
IV.2 CB nghỉ hưu do đến tuổi nghỉ hưu
Ngay sau khi có QĐ nghỉ
TCty P.TCNS chủ động liên hệ với Cty, CB và thực hiện với cơ quan BHXH
hưu của CB
V. Gia hạn thẻ BHYT hàng năm
Hướng dẫn CB về gia
1 TCty Gửi mail cho Cty hướng dẫn CB về việc gia hạn thẻ BHYT. Đầu tháng 12 hàng năm
hạn thẻ BHYT
Hướng dẫn CB đăng kí
Hướng dẫn CB Cty đăng ký thay đổi (nếu có): điều chỉnh nơi khám Ngay sau khi nhận được
2 CTTV thay đổi thông tin in thẻ
chữa bệnh, điều chỉnh thông tin thẻ BHYT. mail hướng dẫn của TCty
(nếu có)

Đăng kí thông tin điều Gửi file mềm để nghị điều chỉnh thông tin (nếu có) theo mẫu D07-TS Ngay sau khi nhận được
3 CBNV
chỉnh (nếu có) cho Cty. mail hướng dẫn của TCty

.
Page 4 of 6
 Trách Biểu mẫu
TT Quy trình Mô tả nội dung Thời hạn
nhiệm đính kèm
+ Tập hợp DS đề nghị điều chỉnh thông tin in thẻ (D07-TS) gửi file
Tập hợp thông tin điều mềm về P.TCNS; Trong vòng 5 ngày từ khi
4 CTTV chỉnh của CB gửi nhận được mail hướng
P.TCNS + Tập hợp DS đề nghị không cấp thẻ BHYT theo mẫu D01b-TS, gửi dẫn của TCty
file mềm về P.TCNS.
Làm thủ tục gia hạn thẻ + Tập hợp và chuyển danh sách, văn bản đề nghị đến cơ quan BHXH để
5 TCty 15-20/12
BHYT cho CB in thẻ
Ngay sau khi nhận thẻ từ
6 TCty Chuyển thẻ về Cty + Nhận thẻ BHYT và chuyển thẻ về Cty, có thông báo tới Cty.
cơ quan BHXH
+ Nhận thẻ BHYT từ P.TCNS, phát thẻ cho CB, có DS kí nhận sau đó Ngay sau khi nhận thẻ từ
7 CTTV Phát thẻ cho CB
gửi bản scan DS kí nhận về P.TCNS. TCty
VI. Đổi thẻ/cấp lại thẻ do sai thông tin, rách, hỏng, thay đổi dữ liệu, mất
Thông báo tới P.TCNS + Gửi mail yêu cầu sửa thẻ BHYT về P.TCNS khi phát hiện thẻ bị sai
1 CBNV
khi thẻ bị in sai, mất thẻ thông tin hoặc bị mất thẻ.
Hướng dẫn CB làm hồ + Khi nhận được yêu cầu của CB, gửi mail hướng dẫn CB chuẩn bị hồ Ngay sau khi nhận được
2 TCty
sơ sửa, cấp lại thẻ sơ. đề nghị của CB
Chuẩn bị các giấy tờ theo mail hướng dẫn của TCty và chuyển cho Cty,
gồm:
Chuẩn bị các giấy tờ - Đơn đề nghị mẫu D01-TS; Ngay sau khi nhận được
3 CBNV
theo hướng dẫn - Tờ khai tham gia BHXH TK1-TS; mail hướng dẫn của TCty
- Nộp lại thẻ BHYT, bản sao giấy Khai sinh có công chứng, phô tô sổ
BHXH cho Cty (TH thẻ bị sai thông tin);
+ Gửi đơn đề nghị có chữ kí của CB, tờ khai, thẻ, giấy KS, phô tô sổ
Liên hệ với P.TCNS để BHXH của CB về P.TCNS; Ngay sau khi CB hoàn tất
4 CTTV làm thủ tục sửa, cấp lại
+ Thông báo cho CB phụ trách trả lương của TCty biết qua lotus notes hồ sơ
thẻ cho CB
hoặc trang web hình ảnh.

+ Sau khi nhận được hồ sơ đề nghị của CB, gửi bộ hồ sơ đến BHXH; Hồ sơ sửa, cấp lại thẻ chỉ
Làm thủ tục in lại thẻ
5 TCty nộp được trong 3 ngày
BHYT + Nhận lại thẻ mới và chuyển cho Cty/CB. đầu mỗi quý
6 CTTV Chuyển thẻ cho CB + Nhận thẻ mới và chuyển cho CB, có thông báo cho CB phụ trách trả Ngay sau khi nhận thẻ từ
.
Page 5 of 6
 .

Trách Biểu mẫu

TT Quy trình Mô tả nội dung Thời hạn
nhiệm đính kèm
lương của TCty biết qua lotus. cơ quan BHXH

 Địa chỉ nhận thông tin, phản hồi của CTTV về công tác BHXH tại P.TCNS:
- Anh Hoàng Cao Sơn (hoangcaoson@baoviet.com.vn)
- ĐT: (84.4) 62517777 máy lẻ 114
- DĐ: 0986.213.883

.
Page 6 of 6