1. Hãy nghĩ đến 1 tình huống khi bạn biết thông điệp của bạn bị hiểu sai.

Điều gì
đã mách bảo bạn là thông điệp đã bị hiểu sai?
Dạo gần đây, bản thân em thường hay gặp các vấn đề giao tiếp khi thông điệp của em
bị mọi người hiểu sai. Em cảm nhận được điều này qua các cử động đầu của họ hay các
biểu cảm khuôn mặt. Thường khi hiểu sai, mọi người thường nhíu mày lại, hay mặt tỏ vẻ
khó hiểu hoặc không có cảm xúc. Trong cuộc trò chuyện thì đôi khi họ có những thái độ
khác với mình tưởng tượng.

2. Làm sao biết một người đã hiểu đúng thông điệp của bạn? Bạn nhận thấy người
đó ứng xử thế nào?
Để biết một người nào đó đã hiểu đúng thông điệp mà ta truyền tải cho họ, họ thường
có những biểu hiện và ứng xử như:
-Vẫn giữ được thái độ thân thiện và nụ cười của mình.
-Chú ý lắng nghe những lời ta nói.
-Ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ của họ thường tự nhiên hơn.
-Ứng xử rất lịch thiệp, vui vẻ hoặc chuyên nghiệp.
-Lời nói, giọng điệu bình tĩnh/thoải mái (tuỳ đối tượng và hoàn cảnh).
-Không tỏ ra tức giận hay nhíu mày đăm chiêu.
-Không có thái độ tức giận hay phật lòng.
3. Hãy cho biết cách thức mà bạn sẽ lấy thông tin phản hồi để kiểm tra xem thông
điệp mà mình đưa ra có được hiểu một cách đúng đắn.

Chúng ta nên sử dụng câu hỏi để thu thập thông tin, tìm hiểu nhận thức và khai thác
các vấn đề đến đối phương để xem thông điệp mà mình đưa ra có được hiểu 1 cách
đúng đắn không.
Không nên đặt câu hỏi quá rộng và không tập trung, hoặc quá hẹp và hạn chế, dẫn tới
câu trả lời mơ hồ không đúng trọng tâm nội dung cần tìm hiểu.
Để sử dụng các câu hỏi hiệu quả, một điều rất quan trọng là chúng ta phải hiểu các
dạng câu hỏi và cách sử dụng nó một cách hợp lý.
Có các loại câu hỏi sau đây
a) Câu hỏi đóng
o Các câu hỏi đóng là dạng câu hỏi có đưa ra các phương án trả lời sẵn để người
được hỏi lựa chọn, hoặc câu hỏi dưới dạng Có/Không.
o Các câu hỏi đóng chỉ nhằm mục đích có được các chi tiết cụ thể từ đối tượng,
nhưng hình thức của câu hỏi này không cho phép mở rộng các phản hồi hay các
thông tin bổ sung.
o Chúng không tạo ra cơ hội cho việc biểu lộ cảm xúc của người được hỏi hoặc
biểu đạt đầy đủ nội dung chính của vấn đề.
o Dù vậy, các câu hỏi đóng này cũng rất hiệu quả trong việc lấy được các
thông tin cụ thể. Trước hết mình sẽ đưa 1 ví dụ và sau đó mới đưa ra các
câu hỏi đóng
Ví dụ như khi ta thành tâm góp ý một khuyết điểm hoặc việc gì đó mà 1 thành viên
trong nhóm làm không tốt với mục đích giúp họ nhận ra và khắc phục được điểm
yếu. Thì khi chúng ta nói xong, nếu chúng ta chưa chắc rằng họ sẽ hiểu theo ý nào,
tích cực hay liệu họ có nghĩ rằng chúng ta đang trách mắng họ không. Trong những
trường hợp như vậy thì ta nên sử dụng câu hỏi đóng.
 Bạn có cần mình hướng dẫn bạn làm việc đó không?
 Để mình hướng dẫn bạn làm việc đó nhé?
 Thì đối phương sẽ có 2 hướng trả lời.
 Nếu đối phương thẳng thừng trả lời không, thì khi đó ta đã biết rằng đối
phương hiểu sai thông điệp mà mình mang lại, sau đó chúng ta nên giải
thích kĩ lại cho họ nhằm tránh xung đột trong công việc.
 Nếu đối phương trả lời có – đồng ý với đề nghị này thì có nghĩa là thành
viên ấy đã hiểu đúng thông điệp mình, và đã có ý chí cố gắng hơn.

b) Các câu hỏi mở

Câu hỏi mở là dạng câu hỏi để cho người trả lời được tự do đưa ra ý kiến của mình,
do đó thông tin thu thập được phong phú, đa dạng. Câu hỏi mở giúp duy trì đàm
thoại mở, cho phép đối tượng biểu lộ cảm xúc và cung cấp các chi tiết khác liên
quan đến trường hợp của họ, cũng như các thông tin phù hợp trong từng ngữ cảnh.
Các câu hỏi mở rất hữu ích trong việc đạt được mô tả chung về một tình
huống, cho phép thăm dò để hiểu rõ hơn tình hình hoặc suy nghĩ của đối
tượng.
Ví dụ: Bạn là leader và có thành viên trong nhóm không nộp bài dù đã quá thời hạn,
bạn đã nhắc nhở họ và trừ điểm để cảnh cáo với hy vọng lần sau họ sẽ nhận ra lỗi
sai, luôn làm đúng thời hạn không làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc nhóm, và sau
đó bạn chưa chắc họ có hiểu đúng ý mình nói không hay nghĩ mình lộng quyền,
chèn ép bạn có thể thử vài câu hỏi sau đây.
 Bạn có thể kể cho mình những ngày qua bạn đã làm gì được không?
 Bạn thấy hành động không nộp bài đúng thời hạn là như thế nào?

[Sau đó hãy xem thái độ và câu trả lời của đối phương để có cái nhìn
khách quan nhất trong việc này. Nếu đối phương thật sự biết lỗi, không
bao che, ngụy biện cho hành động ấy thì tức là họ đã hiểu đúng thông
điệp nhưng nếu họ cố ý tỏ thái độ khó chịu không hợp tác thì tức là họ
vẫn chưa nhận ra được lỗi sai của mình.]
c) Các câu hỏi chủ đạo
Các câu hỏi chủ đạo (còn gọi là câu hỏi áp đặt) là câu hỏi ép đối tượng đưa ra câu
trả lời theo một cách nào đó. Những câu hỏi này gồm những giả định hoặc áp đặt
suy nghĩ, cho phép làm tăng cơ hội phản hồi từ đối tượng theo cách nào đó. Câu hỏi
này áp đặt quan điểm nhất định trong một tình huống và nếu chúng ta không cẩn
thận, họ có thể sẽ thể hiện ra phản ứng bất hợp tác hoặc sự khiêu khích từ phía đối
tượng. Các câu hỏi sau đây thể hiện dạng câu hỏi chủ đạo:
Cũng là trường hợp vừa rồi, bạn có thể thử những câu hỏi sau đây:
 Bạn có nghĩ là bạn nên nộp bài đúng thời hạn đưa ra không?
 Bạn có nghĩ mình nên tin lời giải thích của bạn không?
 Bạn có nghĩ đến việc nhắn tin mình xin gia hạn thời hạn không?

Khi đó họ sẽ bắt buộc phải đưa ra câu trả lời theo ý mình. Hoặc có thể là
họ sẽ trở nên bất hợp tác và né tránh câu hỏi khi đó bạn sẽ hiểu được
thông điệp của mình có được họ thấu hiểu hay không.
Những ví dụ mình đưa ra đều dựa trên cảm nhận, kinh nghiệm, suy nghĩ
của riêng mình, nó có thể đúng hoặc không với 1 vài trường hợp, nhưng
qua những gì mình chia sẻ mình hy vọng rằng nó sẽ có ích với các bạn dù
là một chút.