1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGUYỄN TẤT THÀNH

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KỸ NĂNG NTT

Th.S VÕ THỊ TRÚC PHƯƠNG

BÀI GIẢNG

KĨ NĂNG
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 5 năm 2022

 2

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................................................ 2
CHƯƠNG 1 ......................................................................................................................................... 4
KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN .............................................................................................................. 4
& KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU ................................................................................... 4
1.1. KHÁI NIỆM ............................................................................................................................. 4
1.1.1. Văn bản .............................................................................................................................. 4
1.1.2. Văn bản quản lý ................................................................................................................. 5
1.1.3. Văn bản điện tử .................................................................................................................. 5
1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN .............................................................................................. 5
1.2.1. Chức năng thông tin ........................................................................................................... 5
1.2.2. Chức năng quản lý ............................................................................................................. 6
1.2.3. Chức năng pháp lý ............................................................................................................. 6
1.3. PHÂN LOẠI VĂN BẢN .......................................................................................................... 6
1.4. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN............................. 11
1.4.1. Nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành .................... 11
1.4.2. Văn bản cần tuân thủ đúng thể thức theo quy định .......................................................... 12
1.4.3. Văn bản cần có tính khả thi .............................................................................................. 12
1.4.4. Văn bản phải được soạn thảo theo phong cách hành chính – công vụ ............................ 12
1.5. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN ................... 12
1.5.1. Quy trình ban hành văn bản đi ......................................................................................... 12
1.5.2. Quy trình tiếp nhận văn bản đến ...................................................................................... 15
1.6. KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU .......................................................................... 16
1.6.1. Khái niệm ......................................................................................................................... 16
1.6.2. Kỹ thuật phân loại hồ sơ, tài liệu ..................................................................................... 17
1.6.3. Kỹ thuật sắp xếp hồ sơ, tài liệu ........................................................................................ 17
CHƯƠNG 2 ....................................................................................................................................... 19
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN, ................................................................. 19
BẢN SAO VĂN BẢN ....................................................................................................................... 19
2.1. CƠ SỞ PHÁP LÝ XÁC ĐỊNH THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH .............................................................................................................................. 19
2.1.1. Cơ sở pháp lý ................................................................................................................... 19
2.1.2. Phạm vi và đối tượng áp dụng ......................................................................................... 20
2.2. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN...................................................................... 20
2.2.1. Các thành phần thể thức chính ......................................................................................... 20
2.2.2. Các thành phần bổ sung .................................................................................................. 20
2.2.3. Sơ đồ bố trí mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản ........................................... 22
2.3. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN ....................................... 23
2.3.1. Khổ giấy ........................................................................................................................... 23
2.3.2. Kiểu trình bày................................................................................................................... 23
2.3.3. Định lề trang văn bản ....................................................................................................... 24
2.3.4. Phông chữ ........................................................................................................................ 24
2.3.5. Số trang văn bản ............................................................................................................... 24
2.4. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN ....................................................... 24
CHƯƠNG 3 ....................................................................................................................................... 35
PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH VÀ KỸ THUẬT SỬ DỤNG .................................. 35
TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ......................................................................... 35
3.1. PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH, CÔNG VỤ .................................................. 35
3.1.1. Khái niệm ......................................................................................................................... 35
3.1.2. Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ ............................................ 35
 3

3.2. KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ ... 36
3.2.1. Viết hoa trong văn bản hành chính .................................................................................. 36
3.2.2. Từ, ngữ trong văn bản hành chính ................................................................................... 37
3.2.3. Sử dụng câu trong văn bản hành chính ............................................................................ 40
3.2.4. Những yêu cầu về đoạn văn trong văn bản hành chính ................................................... 41
3.2.5. Cấu trúc của văn bản ........................................................................................................ 41
CHƯƠNG 4 ....................................................................................................................................... 43
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY .................................................................................. 43
CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG ................................................................ 43
4.1. THÔNG BÁO ......................................................................................................................... 43
4.1.1. Khái niệm, phân loại, đặc điểm........................................................................................ 43
4.1.2. Bố cục .............................................................................................................................. 43
4.1.3. Mẫu trình bày thông báo .................................................................................................. 46
4.2. CÔNG VĂN ............................................................................................................................ 47
4.2.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại........................................................................................ 47
4.2.2. Bố cục của công văn ........................................................................................................ 47
4.2.3. Mẫu trình bày công văn ................................................................................................... 49
4.3. TỜ TRÌNH .............................................................................................................................. 51
4.3.1. Khái niệm, đặc điểm ........................................................................................................ 51
4.3.2. Bố cục của tờ trình ........................................................................................................... 52
4.3.3. Mẫu trình bày tờ trình ...................................................................................................... 53
4.4. ĐƠN ........................................................................................................................................ 54
4.4.1. Khái niệm, yêu cầu........................................................................................................... 54
4.4.2. Bố cục .............................................................................................................................. 54
4.4.3. Một số mẫu đơn ............................................................................................................... 55
PHỤ LỤC I ........................................................................................................................................ 58
PHỤ LỤC II ....................................................................................................................................... 59
PHỤ LỤC III ...................................................................................................................................... 60
PHỤ LỤC IV ..................................................................................................................................... 61
 4

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN
& KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1.1. KHÁI NIỆM

1.1.1. Văn bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo từng góc độ
nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau.
Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu là phương tiện để ghi tin và truyền đạt
thông tin bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu nhất định. Ký hiệu ngôn ngữ ở đây là các loại chữ
viết dùng để thể hiện ngôn ngữ của con người như: chữ Quốc ngữ, chữ Hán, chữ Nôm, chữ
Thái, chữ Anh, chữ Pháp…còn phương tiện ghi tin mà loài người dùng để ghi ký hiệu ngôn
ngữ cũng rất đa dạng, phong phú như: các loại vỏ cây, gỗ, tre, đá, da thú, đất sét, giấy…
Với nghĩa nêu trên thì những vật có ký hiệu ngôn ngữ như: bia đá, câu đối ở các đình
chùa, chúc thư, văn khế, thư tịch cổ, các tác phẩm văn học, các công trình nghiên cứu khoa
học, công văn, giấy tờ, sổ sách ở các cơ quan…đều là văn bản. Từ lâu khái niệm nêu trên đã
được sử dụng tương đối phổ biến trong các giới nghiên cứu về ngôn ngữ học, văn bản học,
sử học ở nước ta.
Dưới góc độ hành chính học, văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng
ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày
đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Theo nghĩa này, văn bản bao gồm các loại như: Hiến
Pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, quy
chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án,
dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thoả
thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển,
thư công…hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ngày nay, khái niệm văn bản này được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan, tổ
chức như : soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, chuyển giao văn bản, tiếp nhận văn bản,
đăng ký văn bản…
 5

1.1.2. Văn bản quản lý

Văn bản quản lý là phương tiện quan trọng để ghi lại và truyền đạt các quyết định
quản lý hoặc thông tin cần thiết hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ
chức. Nói cách khác, văn bản quản lý là sản phẩm đặc thù của hoạt động quản lý.
Đối với cơ quan nhà nước, văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng nhiều
biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ
quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý Nhà nước khác biệt so với các văn bản thông thường ở quy trình soạn
thảo, thể thức văn bản, hiệu lực pháp lý được quy định bởi các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền
Đối với doanh nghiệp, văn bản quản lý là loại văn bản hình thành trong hoạt động
quản lý của các doanh nghiệp. Đặc trưng cơ bản của văn bản quản lý là hiệu lực của chúng
trong quá trình quản lý.
1.1.3. Văn bản điện tử
Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và
trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức
theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy.
1.2. CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN
1.2.1. Chức năng thông tin
Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin quan trọng nhất trong công tác quản lý.
Cấp trên truyền đạt mệnh lệnh, yêu cầu, nhiệm vụ cho cấp dưới bằng văn bản. Cấp dưới lại
phản ánh, phản hồi hoạt động của mình thông qua văn bản. Những cơ quan, tổ chức khác
nhau cũng sử dụng văn bản để trao đổi thông tin, cùng nhau giải quyết vấn đề chung. Qua
văn bản, những chủ trương, chính sách, quy định, chế độ…được chuyển đến đối tượng tác
động. Ngoài ra, văn bản còn ghi lại những thông tin quản lý. Điều này giúp các cơ quan thu
nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý.
 6

1.2.2. Chức năng quản lý

Chức năng này thể hiện ở chỗ văn bản được sinh ra trong môi trường quản lý. Văn bản
là công cụ điều hành cho hoạt động các cơ quan, đơn vị. Văn bản tham gia vào tất cả giai
đoạn của quá trình quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm tra, chỉ đạo. Mọi quyết định quản lý
đều thể hiện bằng văn bản.
1.2.3. Chức năng pháp lý
Văn bản quản lý là phát ngôn chính thức của các cơ quan, tổ chức. Do đó, văn bản
cũng là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các mối quan hệ, các ràng
buộc về mặt pháp lý giữa các cơ quan, tổ chức, hay ngay trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó
đều được thực hiện thông qua hệ thống văn bản. TÍnh pháp lý còn thể hiện ở sự cưỡng chế
trong việc vận dụng, giải quyết mọi vấn đề nảy sinh trong xã hội, trong đời sống thực tế.
Văn bản cũng chính là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản
lý và điều hành công việc của các cơ quan. Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không
giống nhau. Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, nhưng cũng
có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện.
1.3. PHÂN LOẠI VĂN BẢN
Việc phân loại hệ thống văn bản quản lý nhằm giúp việc quản lý và sử dụng văn bản
được tốt hơn.
Văn bản được phân loại theo nhiều cách dựa vào nhiều tiêu chí khác nhau như: theo
nội dung của văn bản, theo nguồn gốc của văn bản, theo phạm vi phổ biến, theo hiệu lực
pháp lý của văn bản. Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản quản lý được chia thành các loại: văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
1.3.1. 1.Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành
theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
Quy phạm pháp luật là quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng
lặp đi lặp lại nhiều lần đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong phạm vi cả nước hoặc đơn vị
hành chính nhất định, do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định trong Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật ban hành và được nhà nước bảo đảm thực hiện.
 7

Điều 4 chương I của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13
ban hành ngày 22/06/2015 của Quốc hội khóa 13 quy định hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật bao gồm các loại cụ thể như sau:
1. Hiến pháp.
2. Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội.
3. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy
ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
4. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
5. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch
Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
6. Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
7. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao.
8. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện
kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư
liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối
cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án
nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm
toán nhà nước.
9. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây
gọi chung là cấp tỉnh).
10. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
11. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính -
kinh tế đặc biệt.
12. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành
phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện).
13. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
14. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp
xã).
15. Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã.
 8

1.3.1.2. Văn bản hành chính

Vãn bản hành chính là những văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành,
giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công
tác văn thư, văn bản hành chính bao gồm các loại: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá
biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch,
phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản
ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi,
phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt và văn bản
hành chính thông thường.
Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn mang tính áp dụng
pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục
nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước.
1. Nghị quyết (cá biệt): là loại văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sách của
cơ quan, tổ chức hoặc thông qua các dự án, kế hoạch, phê duyệt, cụ thể hóa các phương án
hoạt động, thông qua ý kiến kết luận tại các kỳ họp quan trọng của cơ quan, tổ chức.
2. Quyết định (cá biệt): Là loại văn bản dùng để quy định về các vấn đề về chế độ,
chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyêt những vấn đề khác dưới hình thức áp
dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ được thực hiện một lần cho
một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể.
Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin
mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan, tổ chức như triển khai, hướng dẫn,
đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả... các hoạt động trong các
cơ quan, đơn vị hoặc trao đổi, giao dịch, liên kết hoạt động giữa các cơ quan, tổ chức, đơn
vị, cá nhân...
Văn bản hành chính thông thường bao gồm 02 loại chính: văn bản hành chính thông
thường có tên loại và văn bản hành chính thông thường không tên loại.
Văn bản hành chính thông thường có tên loại:
 9

1. Chỉ thị: là hình thức văn bản dùng để ban hành, truyền đạt các chủ trương, chính
sách, các biện pháp về quản lý, chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các mặt công tác
đối với cơ quan, đơn vị cấp dưới.
2. Quy chế: là hình thức văn bản do các cơ quan có thẩm quyền ban hành dùng để đặt
ra các quy định về nghĩa vụ pháp lý cho từng đối tượng, trong một lĩnh vực nhất định.
Để có hiệu lực thi hành, Quy chế phải được ban hành kèm với một văn bản khác của
cơ quan có thẩm quyền
3. Quy định: là văn bản dùng để quy định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, chế độ, phương
pháp tiến hành đối với một lĩnh vực công tác nhất định để thực hiện trong cơ quan hoặc
trong các cơ quan cùng hệ thống.
4. Thông cáo: là thông báo của chính phủ đến các tầng lớp nhân dân về một quyết
định phải thi hành hoặc một sự kiện quan trọng khác.
5. Thông báo: Là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạt động của các
cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quan biết hoặc thực thi.
6. Hướng dẫn: Là loại văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện công việc hay nghiệp vụ
chuyên môn để đạt chất lượng hoặc tiêu chuẩn.
7. Chương trình: Là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ
thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.
8. Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ
cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở
vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
9. Phương án: Là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiến hành công việc
trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.
10. Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết
một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
11. Dự án: Là loại văn bản dùng để trình bày các hoạt động được sắp xếp một cách
khoa học nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong phạm vi và ngân sách, thời gian nhất định.
12. Báo cáo: Là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc, hoạt động
của các cơ quan, tổ chức,đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể nhằm kiến nghị
các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý.
 10

13. Biên bản: Là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặc đang xảy ra để
làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với công dân.
14. Tờ trình: Là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hay xét duyệt
một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tự quyết định được.
15. Hợp đồng: Là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên bằng
văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghiã vụ.
16. Công điện: Là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh một mệnh lệnh,
một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trong trường hợp khẩn
cấp.
17. Bản ghi nhớ: Là loại văn bản dùng để ghi lại những nội dung đã thỏa thuận trên
tinh thần hợp tác và hữu nghị, thường được sử dụng trong ngoại giao.
18. Bản thỏa thuận: Là loại văn bản dùng để mô tả đầy đủ các hoạt động và các tiêu
chuẩn mà hai bên đã thống nhất thực hiện trong công việc.
19. Giấy ủy quyền: Là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người có
quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm. Theo đó, người được
ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người có quyền ( hoặc người đại diện
theo pháp luật).
20. Giấy mời: Là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập
công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đến yêu cầu hoặc khiếu
nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính).
21. Giấy giới thiệu: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao
dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.
22. Giấy nghỉ phép: Là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên được nghỉ
phép tho Luật lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.
23. Phiếu gửi: Là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá
nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi không thay thế cho công
văn.
24. Phiếu chuyển: Là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủ thể chuyển không
có thẩm quyền giải quyết.
 11

Văn bản hành chính thông thường không tên loại:

1. Công văn: Là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịch hành chính giữa các cơ
quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân. Phạm vi sử dụng của công văn rất
rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt động thường xuyên của cơ quan, tổ chức.
2. Thư công: Là loại văn bản không có tên loại mà các cơ quan, tổ chức dùng để thực
hiện các giao tiếp xã hội như: thư chúc mừng, thư cảm ơn, thư thăm hỏi...
1.3.1.3. Văn bản chuyên ngành
là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của
một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
1.4. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Văn bản quản lý đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan nói
chung. Bởi văn bản quản lý thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản, là phương tiện chủ
yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch. Văn bản quản lý lại có nhiều loại khác nhau, tính
chất và công dụng khác nhau, mỗi loại văn bản lại có yêu cầu riêng về thẩm quyền ban
hành, về bố cục,… Tuy nhiên, khi soạn thảo, văn bản quản lý phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
1.4.1. Nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành
Yêu cầu này đảm bảo tính kỷ cương trong hoạt động quản lý, đảm bảo việc thực hiện
các chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước một cách thống nhất, đồng thời nâng cao
tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức và kỷ luật của cơ quan ban hành văn bản. Điều này thể
hiện qua:
- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính được ban hành trên cơ sở của Hiến pháp,
luật;
- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ
quan quyền lực nhà nước cùng cấp;
- Văn bản do cơ quan cấp dưới ban hành phải phù hợp với văn bản của cơ quan cấp
trên;
- Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chuyên môn phải phù hợp
với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền chung cùng cấp ban hành;
- Văn bản của người đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể phải phù hợp với
văn bản do tập thể cơ quan ban hành;
 12

- Văn bản phải phù hợp với điều ước quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc tham gia.
1.4.2. Văn bản cần tuân thủ đúng thể thức theo quy định
Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính chính xác cho văn bản quản lý. Văn bản đảm bảo yêu
cầu này khi có đầy đủ các thành phần thể thức bắt buộc theo đúng quy định của nhà nước.
Nếu thiếu một trong những thành phần thể thức đó, văn bản sẽ không hợp thức dẫn đến việc
truyền đạt thông tin không có hiệu quả. Ví du: Một văn bản sẽ không có giá trị pháp lý nếu
thiếu đi chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của cơ quan ban hành văn bản.
Ngoài ra, thể thức văn bản còn quy định cấu trúc và mục đích ban hành của các loại
văn bản. Nếu không chính xác về thể thức, dễ dẫn đến việc sai mục đích ban hành.
1.4.3. Văn bản cần có tính khả thi
Tính khả thi được hiểu là khi ban hành, văn bản phải phù hợp với tình hình thực tế,
phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành. Nội dung văn bản
phải thiết thực, đáp ứng được yêu cầu đề ra. Nếu không có tính khả thi, văn bản rất khó
được áp dụng hoặc nếu áp dụng, sẽ gây ra những hậu quả và thiệt hại cho xã hội nói chung
và cho chính cơ quan, tổ chức đó.
1.4.4. Văn bản phải được soạn thảo theo phong cách hành chính – công vụ
Văn bản là phương tiện truyền đạt thông tin chủ yếu trong hoạt động của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân. Vì vậy, văn bản phải đảm bảo được soạn thảo theo phong cách hành chính
– công vụ như: tính rõ ràng, tường minh; tính khách quan; tính lịch sự, nhã nhặn; tính phổ
thông, đại chúng. Có như vậy, văn bản mới chuyển tải được thông tin đến các đối tượng có
liên quan một cách đầy đủ và đúng đắn nhất.
1.5. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN ĐI VÀ TIẾP NHẬN VĂN BẢN ĐẾN
1.5.1. Quy trình ban hành văn bản đi
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là khái niệm chỉ ra các bước cần thiết cũng
như trình tự các bước trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.
1.5.1.1. Bước 1
Bước chuẩn bị
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ
chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định mục đích, nội dung của văn bản
 13

Khi dự định ban hành văn bản, trước hết cần phải xác định rõ văn bản ban hành nhằm
mục đích gì: hoạch định một chế độ, chính sách; giải thích, hướng dẫn; đôn đốc, nhắc nhở
hay đề nghị, xin ý kiến…
Xác định được mục đích ban hành văn bản sẽ giúp người soạn thảo xác định được nội
dung văn bản cần đề cập và thu thập được thông tin chính xác, hợp lý.
- Xác định hình thức của văn bản
Từ việc xác định được mục đích, nội dung của văn bản, người soạn thảo sẽ chọn ra
hình thức văn bản phù hợp: tờ trình, công văn, thông báo, báo cáo…Việc chọn sai hình thức
văn bản, khiến cho nội dung và hình thức văn bản không tương ứng, từ đó, văn bản sẽ mất
giá trị, mất đi hiệu lực pháp lý.
- Thu thập và xử lý thông tin
Để văn bản đạt được mục đích đề ra, người soạn thảo cần phải thu thập và xử lý thông
tin đầy đủ. Có thể chia thông tin thành hai loại: thông tin pháp lý và thông tin thực tế.
Thông tin pháp lý là những thông tin đảm bảo cho việc soạn thảo và ban hành văn bản
được hợp hiến, hợp pháp và không chồng chéo với những văn bản liên quan. Thông tin này
thường được thu thập từ những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản của ngành chủ quản
và các ngành có liên quan.
Thông tin thực tế là những thông tin phản ánh tình hình thực tiễn có liên quan đến nội
dung mà văn bản đang đề cập. Loại thông tin này có thể được thu thập thông qua nhiều biện
pháp, kể cả việc dựa trên những báo cáo trước đó. Chính loại thông tin này sẽ giúp văn bản
đảm bảo tính khả thi, mang lại hiệu quả cao.
1.5.1.2. Bước 2
Bước lập đề cương và viết bản thảo
Đề cương văn bản là bản trình bày những điểm chính dự định viết trong nội dung văn
bản.
Từ đề cương, người soạn thảo sẽ dùng từ, ngữ, câu, đoạn để hoàn chỉnh thành bản thảo
văn bản. Ở bước này, cần chú ý sử dụng các phương tiện liên kết để đảm bảo văn bản trọn
vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức.
1.5.1.3. Bước 3
Bước trình duyệt và trình ký văn bản
Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
 14

Đầu tiên, bản thảo sau khi được viết tay hoặc đánh máy, sẽ được trưởng các đơn vị,
phòng, ban chuyên môn xem xét, phê duyệt. Người duyệt văn bản có trách nhiệm xem xét
kỹ nội dung văn bản và có thể góp ý, bổ sung nếu cần thiết. Trường hợp bản thảo cần được
điều chỉnh, người soạn thảo sẽ phải làm lại bản thảo mới theo yêu cầu. Trường hợp bản thảo
đạt yêu cầu, trưởng các đơn vị, phòng, ban chuyên môn sẽ ký tắt vào chữ cuối cùng trong
nội dung văn bản (sau dấu ./.). Sau đó, bản thảo này sẽ được trình lên người có thẩm quyền
ký văn bản phê duyệt. Nếu không cần điều chỉnh, người có thẩm quyền ký sẽ ký trực tiếp
vào văn bản. Lưu ý khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ
mực dễ phai.
Bản thảo đã được duyệt sẽ được gọi là bản gốc. Đây là cơ sở để hình thành bản chính
sau này.
1.5.1.4. Bước 4
Bước hoàn thiện thủ tục hành chính để ban hành
Sau khi có bản gốc, người soạn thảo sẽ phối hợp với cán bộ văn thư tiến hành nhân
bản. Để đúng với số lượng theo yêu cầu, việc nhân bản sẽ dựa vào số lượng bản ghi cụ thể ở
thành phần thể thức nơi nhận (9b).
Đối với những văn bản gửi đến nhiều đối tượng khác nhau, số lượng văn bản nhiều,
cán bộ văn thư ghi số ký hiệu văn bản, ngày ban hành văn bản lên bản gốc của văn bản. Sau
đó, căn cứ vào số lượng bản để nhân bản bằng hình thức photocopy. Tiếp theo, cán bộ văn
thư sẽ đóng dấu cơ quan lên bản gốc và các văn bản đã nhân bản, làm thủ tục chuyển giao
văn bản. Văn bản hoàn thành đến giai đoạn này được gọi là bản chính. Bản chính và bản
gốc khác nhau ở chữ ký của thủ trưởng cơ quan. Bản gốc là bản có chữ ký trực tiếp của thủ
trưởng cơ quan và chỉ có một bản. Bản chính là bản có chữ ký của thủ trưởng được photo từ
bản gốc thành nhiều bản theo yêu cầu số lượng. Như vậy, bản gốc chỉ có một bản, nhưng
bản chính thì có thể được làm thành nhiều bản khác nhau. Mặt khác, mỗi văn bản đi phải
lưu ít nhất hai bản chính; bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản chính lưu
trong hồ sơ công việc.
Đối với văn bản gửi đến ít đối tượng, số lượng ít, người soạn thảo có thể in ra số lượng
bản tương ứng. Thủ trưởng cơ quan trực tiếp ký lên các bản đó để ban hành. Trường hợp
này, bản gốc và bản chính đều giống nhau. Người soạn thảo sẽ bàn giao cho văn bản cho
cán bộ văn thư để hoàn tất thủ tục ban hành văn bản.
 15

Với những văn bản quan trọng, cần gửi kèm theo phiếu gửi văn bản. Đặc biệt, người
soạn thảo cũng cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
1.5.2. Quy trình tiếp nhận văn bản đến

Văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan tiếp nhận được từ các nơi khác được gọi là văn bản
đến. Bao gồm: các đơn hàng, đề án, thư mời, công văn, hồ sơ, tài liệu, báo cáo của các
doanh nghiệp; văn bản pháp quy do các cơ quan gửi đến…

Nhìn chung, quá trình xử lý văn bản đến tại các cơ quan tổ chức, doanh nghiệp được thực
hiện như sau:
1.5.2.1. Tiếp nhận văn bản đến
1.5.2.2. Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
1.5.2.3. Đóng dấu đến và ghi ngày đến
1.5.2.4. Vào sổ đăng kí văn bản đến
1.5.2.5. Trình cấp trên chỉ đạo giải quyết
1.5.2.6. Phân chuyển văn bản đến
1.5.2.7. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1.5.2.8. Lập và lưu hồ sơ công việc

- Kiểm tra và phân loại văn bản

Kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong, đối với văn bản mật
đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi kí nhận. Nếu có gì bất thường cần báo cáo
ngay với cấp trên.

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Bao gồm:

+ Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho HĐQT, BGĐ, Trưởng các bộ
phận; gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận; văn bản mật; văn bản gửi
cấp ủy và các đoàn thể trong cơ quan… → vào sổ chuyển cả bì.

+ Loại do nhân viên văn thư bóc bì, vào sổ chi tiết: gồm những bì văn bản đề tên cơ
quan, gửi thủ trưởng cơ quan (nhưng không phải thư riêng); văn bản không đóng dấu mật;
không ghi rõ tên người nhận; gửi các đơn vị chức năng của cơ quan…

- Đóng dấu đến, ghi sổ ngày đến

 16

Phần lớn văn bản đến phải được đăng kí tập trung tại văn thư (trừ những văn bản được
quy định khác như hóa đơn, chứng từ kế toán) và đóng dấu đến, ghi số đến, ngày giờ đến.

Trường hợp văn bản không thuộc diện đăng kí tại văn thư thì chuyển cho đơn vị hoặc
cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết.

- Vào sổ đang ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính. Khi đăng kí văn bản cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì,
mực đỏ, viết tắt.

- Phân chuyển văn bản đến

Phải giao văn bản cho đúng người có trách nhiệm giải quyết, không nhờ chuyển hay
nhận thay và phải kí nhận. Không để cho người không có trách nhiệm xem văn bản của
người khác.

- Giải quyết, theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Lãnh đạo cơ quan sau khi nghiên cứu văn bản cần cho ý kiến chỉ đạo, phân công đơn
vị và thời hạn giải quyết. Nhân viên được phân công giải quyết tiến hành nghiên cứu văn
bản và tiến hành xử lí, báo cáo kết quả cho lãnh đạo. Nhân viên thu lý cần lập hồ sơ công
việc đối với những việc được phân công xử lí.

Cần giải quyết khẩn trương, kịp thời các văn bản đến. Những công việc quan trọng,
phức tạp, vượt quá khả năng, thẩm quyền thì cần phải có ý kiến của lãnh đạo, không tự ý
giải quyết.

1.6. KỸ THUẬT QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1.6.1. Khái niệm

- Tài liệu: Là các loại VB pháp quy hoặc có tính pháp quy dùng làm căn cứ để xử lý,
giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
- Hồ sơ: Là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
 17

1.6.2. Kỹ thuật phân loại hồ sơ, tài liệu

1.6.2.1. Phân thành nhóm cơ bản
• Theo cơ cấu tổ chức:

Ví dụ:

- Phòng Hành chính – Tổng hợp,

- Phòng Tổ chức – Nhân sự;

- Phòng Tài chính - Kế toán;

- Phòng Kinh doanh - Marketing…

• Theo chức năng, nhiệm vụ (nội dung):

Ví dụ:

- Thông tin về tổ chức, hành chính

- Thông tin về khách hàng, sản phẩm

- Thông tin về dự án kinh doanh

- Thông tin kĩ thuật

- Thông tin tài chính, kế toán…

• Theo thời gian: thời gian hình thành VB (theo năm)

• Theo tính chất tài liệu: mật/ không mật, được/hạn chế tiếp cận…

• Theo vật mang tin: giấy, file, phim ảnh…

1.6.2.2 Phân thành nhóm lớn → nhóm nhỏ → nhỏ hơn → nhỏ nhất…
1.6.2.3. Có thể kết hợp nhiều đặc trưng để phân loại
VD: phân loại theo thời gian – cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian – mặt hoạt
động (nội dung)…

1.6.3. Kỹ thuật sắp xếp hồ sơ, tài liệu

Gồm có:

• Sắp xếp theo vần, mẫu tự

• Sắp xếp theo chủ đề

 18

• Sắp xếp theo địa lý

• Sắp xếp theo trình tự thời gian

• Sắp xếp theo mã số

• Chung trước, riêng sau

+ Theo vần, mẫu tự: dựa trên tên hồ sơ. Tiếng Việt xếp theo tên, tiếng nước ngoài xếp
theo họ. Ngoài ra, nếu trùng tên thì qui ước theo tên + tên lót, mã phụ sau tên + màu bìa hồ
sơ…

Thuận lợi: dễ lưu trữ, dễ hiểu, nhanh chóng kiểm soát được nếu lưu sai.

Hạn chế: dễ trùng tên, khó khăn cho việc sắp xếp và truy tìm hồ sơ.

+ Theo chủ đề, chủng loại: là biến thể của phương pháp phân loại theo chữ cái, trong
đó tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề. Trong nhóm chủ yếu sẽ
có những phân loại nhóm nhỏ hơn.

Thuận lợi: dễ dàng và tiện ích cho sự mở rộng, dễ truy cập khi các chủ đề được xác
định rõ ràng và trở nên quen thuộc.

Hạn chế: Thường đòi hỏi nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức
tạp. Thường hình thành hồ sơ lớn chứa nhiều mục linh tinh, nhiều đề tài…

+ Theo địa lý: hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như tỉnh, thành phố, quận… cho
phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự.

Thuận lợi: cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây
cản trở cho nhau; dễ hiểu, truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm.

Hạn chế: cần có hiểu biết về kiến thức địa lý, khó khăn khi có nhiều địa phương trùng
tên gọi. Thường cần thư mục con để hỗ trợ.

+ Theo số: Thường áp dụng cho các hồ sơ cùng loại hoặc của cùng một đơn vị, lưu
theo thứ tự phát sinh hồ sơ.

Thuận lợi: cho phép mở rộng hệ thống vô hạn, tính bảo mật cao và cho phép nhận diện
dễ dàng, dễ truy cập.
 19

Hạn chế: Cần chi phí và thời gian để chuẩn bị một chỉ mục; nếu các chữ số trong các
số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ.

+ Theo mã số: thường kết hợp chữ và số, trong đó các chữ là mã hiệu, các số chỉ thứ tự
trong mã.

Thuận lợi: giúp truy cập hồ sơ nhanh chóng, khắc phục được hạn chế của phương pháp
xếp loại theo thứ tự chữ cái và số.

Hạn chế: cần tốn nhiều thời gian và công thức khi mở rộng hệ thống.

+ Theo trình tự thời gian: lưu trữ dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ
sơ, theo ngày tháng hoặc theo thời gian phát sinh.

Thuận lợi: tiện lợi và tiết kiệm được nhiều không gian nhất vì các hồ sơ có thể được
lưu trữ ngẫu nhiên.

Hạn chế: khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá
lâu.

+ Theo tính chất của hồ sơ: là sắp xếp theo tính chất hoặc theo quá trình xử lý hồ sơ.

Thuận lợi: giúp người xử lý công việc có sự quan tâm giải quyết đúng mức đối với yêu
cầu từng loại hồ sơ.

Hạn chế: cần có các thư mục con hỗ trợ, phải thường xuyên theo dõi và cập nhật.

CHƯƠNG 2
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN,
BẢN SAO VĂN BẢN
2.1. CƠ SỞ PHÁP LÝ XÁC ĐỊNH THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
2.1.1. Cơ sở pháp lý
Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản hành chính phải tuân thủ đúng theo quy
định của pháp luật. Cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành văn bản hành chính là
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công
 20

tác văn thư, trong đó có Mục 1, chương 2 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
2.1.2. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Nghị định này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao
văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề
nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân
2.2. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 3 năm
2020 về công tác văn thư, thể thức văn bản được quan niệm là tập hợp các thành phần cấu
thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và
các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản
nhất định. Theo quy định hiện nay, thể thức văn bản quản lý hành chính bao gồm hai loại
thành phần thể thức:
2.2.1. Các thành phần thể thức chính
Các thành phần thể thức chính là các yếu tố bắt buộc phải trình bày trong hầu hết các
văn bản của cơ quan tổ chức, bao gồm:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ;
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
- Số và ký hiệu;
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành;
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
- Nội dung văn bản;
- Chức vụ; chữ ký; họ tên người có thẩm quyền;
- Con dấu; chữ ký số của cơ quan tổ chức
- Nơi nhận.
2.2.2. Các thành phần bổ sung
Các thành phần bổ sung là các yếu tố được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể đối
với từng văn bản do yêu cầu công tác riêng biệt của các cơ quan, tổ chức, bao gồm:
- Phụ lục.
- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.
- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.
 21

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
 22

2.2.3. Sơ đồ bố trí mẫu trình bày các thành phần thể thức văn bản

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ)
 23

Ghi chú:

Ô số : Thành phần thể thức văn bản

1 : Quốc hiệu và Tiêu ngữ
2 : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3 : Số, ký hiệu của văn bản
4 : Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a : Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b : Trích yếu nội dung công văn
6 : Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8 : Dấu, Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b : Nơi nhận
10a : Dấu chỉ độ mật
10b : Dấu chỉ mức độ khẩn
11 : Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12 : Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
13 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện
tử; số điện thoại; số Fax.
14 : Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang
định dạng điện tử

2.3. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY, ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN
2.3.1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
2.3.2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng
bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ
lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in
theo chiều rộng).
 24

2.3.3. Định lề trang văn bản

Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
2.3.4. Phông chữ
Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt
Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
2.3.5. Số trang văn bản
Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh
giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
2.4. THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
2.4.1. Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”. Đây cũng là điểm khác biệt giữa
hệ thống văn bản quản lý nhà nước với các hệ thống văn bản quản lý của tổ chức chính trị và
các tổ chức chính trị xã hội khác.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; nằm ở góc trên, bên phải, ngay trang đầu của mỗi
văn bản.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày
bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất
cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng
thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh
Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hai dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
 25

2.4. 2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cho biết chính xác chủ thể ban hành văn bản. Vị
trí của yếu tố này nằm ở góc trên, bên trái song song với thành phần Quốc hiệu.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức
hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức
ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ
chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc
thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn
bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ
thông dụng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực
tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng
chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp
được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên
cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
Ví dụ:
BỘ Y TẾ BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG
KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dòng, ví dụ:

CÔNG TY CỔ PHẦN
CHẾ BIẾN THỰC PHẨM ABC

Các dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
 26

2.4. 3. Số, ký hiệu của văn bản

Số và ký hiệu của văn bản là thành phần giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm, trích dẫn văn
bản dễ dàng và khoa học hơn. Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt
canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm
được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả
Rập.
Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ
chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số
của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và viết tắt tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ
quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm
ngắn gọn, dễ hiểu.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm
số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt
ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
+ Đối với văn bản hành chính có tên loại, số ký hiệu được ghi theo công thức:
Số: …/viết tắt tên văn bản- viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành
VD1: Tờ trình của Phòng Kinh doanh gửi cho Giám đốc công ty sẽ được ghi số ký hiệu
như sau: Số: 134/TTr-PKD
+ Đối với văn bản hành chính không có tên loại (công văn), số ký hiệu được ghi theo
công thức:
Số: …/viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành VB – viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc lĩnh
vực được giải quyết
VD1: Công văn của công ty TNHH Hoa Mai, do Phòng Hành chính soạn thảo sẽ được
ghi số ký hiệu như sau: Số: 134/HM-HC
 27

2.4. 4. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban
hành văn bản đóng trụ sở. Đối với những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người,
bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành hoặc
được thông qua.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm
dùng chữ số Ả-rập
- Đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì phải viết thêm
số 0 ở trước đề phòng trường hợp giả mạo.
Ví dụ:
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10 tháng 02 năm 2010
- Không được dùng các dấu gạch ngang(-), dấu chấm (.) hoặc dấu gach chéo (/) để
thay thế cho các từ “ngày, tháng, năm’’.
Vị trí của địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một
dòng với số, ký hiệu văn bản, được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu tại ô số 4, bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng.
2.4. 5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban
hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái
quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số
5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản
khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung
văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2
độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
THÔNG BÁO
Về việc tập huấn đợt 3/2015
 28

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số: 72/HM-HC

V/v giữ ổn định nguồn điện

2.4.6. Nội dung văn bản

Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản. Thành phần này được trình bày tại
ô số 6.
- Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề),
kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14;
- Khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab);
- Khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay
cách dòng chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line
spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
- Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu
“phẩy”.
2.4. 7. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy
hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử. Riêng đối với văn bản
giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
Trong văn bản quản lý, chúng ta thường gặp một số hình thức ký như sau:

- Ký trực tiếp: Hình thức ký được áp dụng khi thủ trưởng cơ quan, tổ chức ký trực tiếp
vào văn bản của cơ quan, đơn vị.

GIÁM ĐỐC HIỆU TRƯỞNG

- TM. (Thay mặt): áp dụng cho cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: Chính
phủ, HĐND, UBND, Hội đồng quản trị, Hội đồng tuyển sinh . Trường hợp này thì phải ghi
chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TM. HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH TM. UBND

 29

- KT. (Ký thay): Hình thức ký được áp dụng khi người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao
cho cấp phó ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công, phụ trách. Trường hợp
ký thay phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:

KT. CHỦ TỊCH KT. TRƯỞNG PHÒNG

PHÓ CHỦ TỊCH PHÓ PHÒNG

Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng.

- TL. (Thừa lệnh): Hình thức ký được áp dụng trong trường hợp người đứng đầu cơ
quan, tổ chức giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn
vị ký một số văn bản. Việc giao ký thừa lệnh được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động
hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan. Trong trường hợp này, chúng ta phải ghi chữ viết
tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:

TL. GIÁM ĐỐC TL. CHỦ TỊCH

TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ CHÁNH VĂN PHÒNG

Ngoài ra, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, người được ký thừa lệnh được giao lại cho
cấp phó ký thay. Ví dụ:

TL. GIÁM ĐỐC

KT. TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ
PHÓ PHÒNG NHÂN SỰ
- TUQ. (Thừa ủy quyền): Hình thức ký được áp dụng trong trường hợp thủ trưởng ủy
quyền cho cán bộ dưới một cấp ký những văn bản về những vấn đề theo pháp luật, thủ
trưởng phải ký. Việc giao ký TUQ phải được quy định bằng văn bản, giới hạn thời gian.

Khi trình bày, chúng ta phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (Thừa ủy quyền) vào trước chức vụ
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
- Q. (Quyền): là hình thức ký được áp dụng trong trường hợp cấp phó làm nhiệm vụ
thay cấp trưởng khi cấp trưởng phải vắng mặt ở cơ quan một thời gian dài hoặc cơ quan
chưa có cấp trưởng, nhưng cấp phó chưa được bổ nhiệm chính thức. Hình thức trình bày của
ký quyền như sau:

Q. GIÁM ĐỐC
 30

* Lưu ý:
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ
quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ trưởng, Chủ tịch,
Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám đốc) v.v…, không ghi
những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó thường trực, cấp phó phụ trách,
v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều
cơ quan, tổ chức ban hành; việc ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy
định cụ thể bằng văn bản.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ
quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban
hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan,
tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội đồng, không được ghi
chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng tuyển sinh của Trường Cao
đẳng ABC ban hành mà lãnh đạo nhà trường làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của nhà trường)
HIỆU TRƯỞNG
Nguyễn Văn A
Chức vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban
hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các
Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như
sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG KT. TRƯỞNG BAN
CHỦ TỊCH PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng) (Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Trần Văn B Lê Văn C
* Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký
 31

Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo
của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì
ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì
chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà
nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó
Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo
Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn
bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các
đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu
cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
* Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người
có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png)
nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
* Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của
người ký được trình bày tại ô số 7b, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt
quyền hạn như: “TM.”, “Q.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b, bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người
ký.
2.4. 8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
a) Đối với chữ ký số cơ quan, tổ chức:
 32

+ Hình ảnh đại diện là hình mẫu dấu cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích
thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png);
+ Thông tin hiển thị: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút,
giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601);
+ Vị trí:
- Đối với văn bản đến dưới dạng điện tử (đã có chữ ký số của cơ quan phát hành văn
bản): Cơ quan nhận văn bản KHÔNG thực hiện ký số trên văn bản đến đã có chữ ký số của
cơ quan phát hành văn bản.
- Đối với văn bản đến dạng giấy và được cơ quan nhận văn bản số hóa thành dạng điện
tử: Cơ quan nhận văn bản thực hiện ký số tại góc trên, bên phải, trang đầu văn bản đến;
- Đối với văn bản đi dạng điện tử có đầy đủ chữ ký số lãnh đạo và chữ ký số cơ quan:
Chữ ký số cơ quan được ký trùm lên khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền về phía
bên trái;
- Đối với văn bản đi được cơ quan phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy đã có chữ
ký tay của lãnh đạo và con dấu của cơ quan: Chữ ký số cơ quan được thể hiện ở góc trên,
bên phải, trang đầu văn bản.
b) Đối với chữ ký số cá nhân:
+ Hình ảnh đại diện là chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, màu
xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png);
+ Chữ ký số cá nhân chỉ thể hiện hình ảnh chữ ký, không thể hiện các thông tin chi
tiết.
+ Vị trí: Đặt tại vị trí mà người có thẩm quyền ký ban hành văn bản có trách nhiệm ký.
c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8
Mẫu chữ ký số trên văn bản điện tử:
 33

d, Sử dụng con dấu

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy
định.
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
– Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục : Dấu được đóng lên
trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
– Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn
bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
2.4. 9. Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có trách
nhiệm như để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết;
nơi nhận để lưu văn bản.
Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản.
Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên) và
Công văn, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,
cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
 34

Khi trình bày thành phần nơi nhận, cần chú ý một số điểm sau:
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp
dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn) được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc
một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng
một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống
dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình
bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng
cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai
chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền
hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ
12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng
chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc
mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu
dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao
gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ
chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu
(chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
 35

CHƯƠNG 3
PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH VÀ KỸ THUẬT SỬ DỤNG
TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

3.1. PHONG CÁCH NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH, CÔNG VỤ

3.1.1. Khái niệm
Phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ là phong cách được sử dụng để trao đổi
những công việc hành chính, trong đó thể hiện vai trò người tham gia giao tiếp trong lĩnh
vực hành chính.
3.1.2. Đặc trưng của phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ
Đặc trưng thứ nhất là tính chất rõ ràng, tường minh. Các vấn đề khi trình bày phải thể
hiện một quan điểm nhận thức rõ ràng sao cho mọi người đều có thể hiểu được để thực hiện.
Văn bản hành chính chỉ chấp nhận một cách hiểu, không cho phép có nhiều cách hiểu khác
nhau. Do đó, người soạn thảo cần lựa chọn từ ngữ chính xác rõ ràng, cấu trúc câu và đoạn
hợp lý, nhằm giúp cho người đọc hiểu đúng những gì mà người viết cần diễn đạt.
Đặc trưng thứ hai là tính khách quan. Vấn đề cần được trình bày trực tiếp, không
mang cảm xúc, quan điểm cá nhân, chủ quan của người viết. Dù việc soạn thảo văn bản
được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm chủ trì soạn thảo thì văn bản hành chính vẫn
không phải là tiếng nói riêng của một cá nhân nào mà là tiếng nói chung của một tập thể.
Đặc trưng thứ ba là tính lịch sự, nhã nhặn. Văn bản hành chính là phát ngôn chính
thức của một tập thể nên rất đề cao sự trang nghiêm, lịch sự. Lời văn trang trọng thể hiện sự
tôn trọng đối với các chủ thể thi hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn
bản. Vì vậy, việc lựa chọn từ ngữ phù hợp, diễn đạt một cách trang trọng, lịch sự là điều vô
cùng cần thiết.
Đặc trưng thứ tư là tính khuôn mẫu. Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản nói
chung phải theo đúng mẫu quy định của pháp luật. Đặc biệt, khác với các phong cách ngôn
ngữ khác, ngôn ngữ trong văn bản thuộc phong cách hành chính có tính khuôn mẫu cao.
Văn bản cần được trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn mẫu có sẵn chỉ cần
điền nội dung cần thiết vào chỗ trống. Tính khuôn mẫu còn thể hiện trong việc sử dụng từ
ngữ hành chính - công vụ, các quán ngữ kiểu: “Căn cứ vào…”, “Theo đề nghị của…”, “Các
… chịu trách nhiệm thi hành … này”…, hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc
ngữ pháp, dàn bài có sẵn,… Tính khuôn mẫu của văn bản giúp người soạn thảo đỡ tốn công
 36

sức, đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội, mặt khác, cho phép ấn bản số lượng lớn, trợ giúp
cho công tác quản lý và lưu trữ theo kỹ thuật hiện đại.
Đặc trưng thứ năm là tính phổ thông đại chúng. Văn bản quản lý phải được viết bằng
ngôn ngữ dễ hiểu, tức là bằng những ngôn ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nước ngoài
phải được Việt hóa tối ưu. Khi soạn thảo, cần lựa chọn ngôn ngữ thận trọng, không diễn đạt
dài dòng bằng những từ ngữ gợi hình ảnh, không sử dụng ngôn ngữ và diễn đạt suồng sã
hoặc mang tính văn chương, nghệ thuật.
3.2. KỸ THUẬT SỬ DỤNG TIẾNG VIỆT TRONG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
CÔNG VỤ
3.2.1. Viết hoa trong văn bản hành chính
Viết hoa là quy định bắt buộc đối với văn bản nói chung và văn bản hành chính nói
riêng. Ngoài việc giúp phân biệt danh từ chung, danh từ riêng, và phân biệt ranh giới giữa
các câu trong văn bản, việc viết hoa còn thể hiện sự trang trọng, lịch sự của văn bản.
3.2.1.1. Viết hoa vì phép đặt câu và sử dụng dấu
Sau khi xuống dòng, viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh :
Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); và khi xuống dòng.

Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy
(,) khi xuống dòng. Ví dụ:

Căn cứ Biên bản số….;

Theo đề nghị của Trưởng phòng Nhân sự,

3.2.1.2. Viết hoa danh từ riêng chỉ tên người:

Viết hoa chữ cái đầu tất cả các âm tiết của danh từ riêng chỉ tên người, tên hiệu, tên
gọi lịch sử.
Ví dụ: Nguyễn Ái Quốc; Trần Phú; Nguyễn Thị Minh Khai; Nguyễn Văn Trỗi; Vua
Hùng Vương; Bà Triệu; Ông Gióng; Bác Hồ; Cụ Hồ.
3.2.1.3. Viết hoa tên địa lý
+ Thông thường, chỉ viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không
dùng gạch nối.
Ví dụ: tỉnh Bến Tre; tỉnh Quảng Nam, tỉnh Kon Tum; thành phố Đà Nẵng; thành phố
Vinh; thị trấn Vĩnh Điện; quận Gò Vấp; phường Thạc Gián; huyện Nhà Bè, xã Phước Kiểng.
 37

+ Trường hợp tên đơn vị hành chính được cấu tạo danh từ chung kết hợp với chữ số,
tên người, tên sự kiện lịch sử: Viết hoa cả danh từ chung chỉ đơn vị hành chính đó.
Ví dụ: Quận 1; Thành phố Hồ Chí Minh; Phường Điện Biên Phủ; Quận Lê Chân.
+ Trường hợp đặc biệt. Ví dụ: Thủ đô Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh.
3.2.1.4. Viết hoa tên cơ quan, tổ chức
Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức; chức năng, lĩnh
vực hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Ví dụ:
+ Bộ Nội vụ; Tổng cục Thuế; Tổng cục Du lịch; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Tổng công ty Dầu khí Việt Nam; Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam…
+ Hội đồng nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh; Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La; Ủy
ban nhân dân thành phố Hà Nội; Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh…
3.2.2. Từ, ngữ trong văn bản hành chính
3.2.2.1. Dùng từ đúng chính tả tiếng Việt
Chính tả là sự chuẩn hoá hình thức chữ viết của ngôn ngữ. Đó là một hệ thống các quy
tắc về cách viết các âm vị, âm tiết, từ, cách dùng các dấu câu, lối viết hoa, viết tắt, tên
riêng... Chính tả không do bản thân ngôn ngữ quy định mà do xã hội quy định, được cộng
đồng xã hội thừa nhận.
Lỗi chính tả tuy không ảnh hưởng nhiều về mặt nghĩa khi diễn đạt, nhưng điều này sẽ
khiến người tiếp nhận văn bản cảm thấy khó chịu, thậm chí đánh giá không tốt về trình độ của
người soạn thảo, rộng hơn nữa là đánh giá không tốt về cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
này.
Ví dụ: Để thể hiện tinh thần tương thân tương ái đối với đồng bào bị lũ lụt, nhà trường
thông báo về việc khuyên góp như sau:…
Văn bản quản lý là phát ngôn chính thức của một cơ quan, tổ chức, không phải là tiếng
nói của một cá nhân. Do đó, để đảm bảo tính trang trọng, lịch sự, văn bản cần phải được viết
đúng chuẩn chính tả tiếng Việt.
3.2.2.2. Dùng từ đúng ngữ nghĩa
Với chức năng truyền đạt thông tin, văn bản quản lý đề cao tính chính xác, rõ ràng. Để
đảm bảo điều này, từ phải được sử dụng đúng ngữ nghĩa. Nếu không, điều này sẽ dẫn đến
việc sử dụng từ sai, gây khó khăn, thậm chí là hiểu nhầm cho người tiếp nhận văn bản. Do
 38

đó, thông tin truyền đi sẽ bị hiểu sai lệch, ảnh hưởng rất nhiều đến công tác quản lý của cơ
quan, đơn vị.
Ví dụ: Thời gian qua, hiện tượng đi trễ về sớm diễn ra khá phổ biến ở các phòng ban
trong công ty. Điều này cho thấy tinh thần, thái độ làm việc của CBCNV đang xuống cấp
nghiêm trọng. Để chấn chỉnh tình hình này, Ban Giám đốc công ty thông báo về việc điều
chỉnh giờ làm việc như sau:
“Xuống cấp” có nghĩa là ở tình trạng chất lượng sụt giảm so với ban đầu. Từ này
thường được dùng cho cơ sở hạ tầng: đường, nhà, trường, lớp,…Tinh thần, thái độ làm việc
không dùng với từ “xuống cấp” được. Theo ngữ cảnh, từ này cần được thay thế bằng từ
“chưa nghiêm túc”, hoặc “chưa tích cực”.
3.2.2.3. Sử dụng từ, ngữ đúng phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ
a. Sử dụng từ, ngữ theo phong cách viết
Để đảm bảo sự trang trọng, lịch sự theo phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ,
đầu tiên, trong văn bản quản lý không được sử dụng từ theo phong cách nói hoặc phong
cách khẩu ngữ.
Ví dụ như câu: “Hiện nay, tại phòng Kế toán, phần mềm sử dụng phục vụ cho việc
nhập dữ liệu kế toán đã bị hư rồi.” Từ “rồi” trong câu vừa cho đã khiến cho văn bản mang
phong cách khẩu ngữ, từ đó mất đi tính lịch sự, nhã nhặn. Đúng theo phong cách viết, cần
phải lược bỏ từ “rồi”.
b. Không sử dụng từ địa phương
Từ địa phương là những từ chỉ được dùng trong phạm vi một hoặc một số địa phương
nhất định. Đưa từ địa phương vào trong văn bản hành chính, sẽ khiến cho văn bản hành
chính trở nên khó hiểu hoặc gây hiểu nhầm, không đảm bảo được tính chính xác.
Ví dụ 1:
ĐƠN XIN VIỆC
…….
Nơi sinh: Sài Gòn
Sau khi giải phóng, Sài Gòn - Chợ Lớn (Gia Định) đã được đổi tên thành TP.Hồ Chí
Minh. Địa danh Sài Gòn như một cách gọi thông thường, theo thói quen của nhiều người
dân, thường dung trong văn nói. Tuy nhiên, trong văn viết, phải được viết thành: Thành phố
Hồ Chí Minh.
 39

c. Không sử dụng tiếng lóng

Để đảm bảo tính trang trọng, chuẩn mực cho văn bản hành chính, tiếng lóng không
được sử dụng trong văn bản hành chính. Giống như ngôn ngữ mạng, nó chỉ được dùng trong
vui chơi, giải trí một cách thân mật, hoặc có thể dùng trong trường hợp cần nhấn mạnh điều
gì đó, nhưng phải dùng trong văn cảnh phù hợp. Trong giao tiếp thân mật, người ta có thể
nói những từ lóng nhưng trong giao tiếp chính thức, đặc biệt là đối với phong cách hành
chính – công vụ thì lại càng không được dùng.
Ví dụ như từ “phao” trong câu “Để đảm bảo tính nghiêm túc của kỳ thi, đề nghị cán bộ
coi thi xử lý nghiêm những trường hợp sử dụng phao trong quá trình làm bài”.
“Phao” là “vật thả nổi trên mặt nước, để làm mục tiêu hoặc nâng đỡ cho các vật khác
cùng nổi” đã được dùng với nghĩa lóng là “tài liệu học sinh giấu, đem vào phòng thi để giở
ra xem, chép”. Vì vậy, đúng theo văn viết, từ “phao” phải được chuyển thành “tài liệu” cho
đúng với phong cách ngôn ngữ hành chính – công vụ.
d. Sử dụng đúng, hợp lý các thuật ngữ chuyên ngành, các từ ngữ pháp lý
Trong văn bản quản lý, những thuật ngữ chuyên ngành chỉ tên gọi các tổ chức bộ máy
nhà nước, chức vụ, lĩnh vực hoạt động hành chính như: bộ, sở, ban, vụ, cục, phòng; chủ tịch,
thủ trưởng, bộ trưởng, trưởng ban; các thuật ngữ pháp lý như: nguyên đơn, bị đơn, quy
phạm, lập pháp, lập quy...thường được sử dụng. Vì vậy, để đảm bảo tính chính xác cho văn
bản, cần chú ý sử dụng đúng, hợp lý các từ, ngữ trên.
3.2.2.4. Cách sử dụng từ, ngữ xưng hô trong văn bản quản lý
Văn bản quản lý luôn có tính trang trọng, lịch sự. Cách sử dụng từ, ngữ xưng hô trong
văn bản quản lý cũng góp phần tạo nên tính lịch sự, nhã nhặn đó.
a. Trường hợp tự xưng tên cơ quan ban hành văn bản
Nếu cơ quan ban hành văn bản là cấp trên, thì khi gửi văn bản cho cấp dưới, khi tự
xưng có thể chỉ nêu tên cấp bậc chủ quản như: Bộ, Ủy ban nhân dân, Phòng, Sở,...
Ví dụ: Bộ yêu cầu các sở loại bỏ các linh vật, hiện vật có yếu tố nước ngoài không phù
hợp thuần phong, mỹ tục. (Trích công văn của Bộ Văn hóa – Thể thao – Du lịch)
Nếu cơ quan ban hành văn bản là cơ quan ngang cấp với cơ quan nhận văn bản , khi tự
xưng, thêm từ “chúng tôi” sau tên cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Để giải quyết vấn đề nêu trên, Siêu thị Coopmart Rạch Miễu chúng tôi kính đề
nghị quý cơ quan...
 40

Nếu cơ quan ban hành văn bản là cơ quan cấp dưới, gửi cho cấp trên thì khi tự xưng,
phải nêu rõ đầy đủ tên cơ quan, tổ chức của mình.
Ví dụ: Phòng Kế toán kính đề nghị Ban Giám đốc phê duyệt về việc mua phần mềm kế
toán mới.
b. Trường hợp gọi tên cơ quan nhận văn bản
Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp trên trực thuộc thì khi gọi tên, chỉ cần nêu rõ cấp chủ
quản của cơ quan đó.
Ví dụ: Bệnh viện Đa khoa huyện Đồng Xuân rất mong nhận được ý kiến chỉ đạo từ Sở.
Nếu cơ quan nhận văn bản là cơ quan ngang cấp hoặc khác hệ thống cơ quan, tổ chức
thì cần gọi tên đầy đủ của cơ quan đó để đảm bảo tính lịch sự.
Ví dụ: Trường chúng tôi xin gửi lời chúc mừng đến Công ty Dược phẩm Vạn Phúc
nhân kỷ niệm 10 năm ngày thành lập Quý công ty.
Nếu cơ quan nhận văn bản là cấp dưới trực thuộc, và đối tượng nhận văn bản gồm
nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau thì văn bản chỉ nên viết tên gọi cấp bậc của cơ quan, tổ
chức nhận văn bản.
Ví dụ: Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố truyền đạt ý kiến chỉ đạo trên để các sở,
ban, ngành và các đơn vị liên quan phối hợp thực hiện. (Trích công văn của Văn phòng
UBND Thành phố Hồ Chí Minh gửi các sở, ban, ngành và các đơn vị liên quan)
Nếu cơ quan nhận văn bản là một cơ quan, tổ chức cấp dưới thì văn bản nên gọi tên
đầy đủ của cơ quan, tổ chức đó.
Ví dụ: Sở yêu cầu Trung tâm Y tế thành phố Vinh gửi báo cáo về việc cho thôi việc
đối với trường hợp của Bác sĩ Trịnh Văn Minh. (Trích văn bản của Sở Y tế tỉnh Nghệ An
gửi Trung tâm Y tế thành phố Vinh)
Ngoài ra, trường hợp ở đầu nội dung văn bản đã ghi đầy đủ tên cơ quan, tổ chức nhận
văn bản thì những câu sau của văn bản chỉ cần sử dụng đại từ thay thế như: quý cơ quan,
quý bộ, quý sở... tránh cho văn bản lặp lại dài dòng không cần thiết.
3.2.3. Sử dụng câu trong văn bản hành chính
Để đảm bảo mức độ chính xác của nội dung văn bản, câu trong văn bản hành chính
phải bắt buộc có đầy đủ 2 thành phần với trật tự chuẩn (Chủ ngữ - vị ngữ). Tuy nhiên, khi
chủ ngữ đã được xác định rõ trước đó trong văn cảnh, thì có thể giản lược chủ ngữ, ví dụ:
Trân trọng kính mời.
 41

Yêu cầu các phòng ban nhanh chóng triển khai và gửi báo cáo về trước ngày …
Tiếng Việt có 4 kiểu câu: câu tường thuật, câu cầu khiến, câu hỏi, câu cảm. Do tính
chất nghiêm túc, khách quan, văn bản hành chính chỉ sử dụng những câu tường thuật, câu
cầu khiến, hạn chế sử dụng câu hỏi, câu cảm.
Để đảm bảo câu được mạch lạc, rõ ràng, người soạn thảo văn bản cần sử dụng dấu câu
hợp lý, hạn chế tối đa việc sử dụng các dấu câu như: chấm than (!), chấm hỏi (?) và dấu ba
chấm(…) để đảm bảo tính chính xác cho văn bản.
3.2.4. Những yêu cầu về đoạn văn trong văn bản hành chính
Văn bản quản lý đòi hỏi tính trọn vẹn về nội dung. Do đó, dù văn bản ngắn hay dài đều
có nội dung, bộc lộ tính nhất quán về chủ đề. Mỗi một đoạn văn phải tập trung nói về một
luận điểm hoặc một luận cứ trong mối quan hệ logic với toàn bộ nội dung văn bản.
Bên cạnh đó, các câu trong đoạn văn phải được liên kết chặt chẽ và cùng hướng đến
chủ đề của đoạn văn đó. Điều này yêu cầu văn bản khi soạn thảo cần sử dụng các phương
tiện liên kết để đảm bảo sự mạch lạc, liên tục về ý trong đoạn văn.
3.2.5. Cấu trúc của văn bản
Tùy theo từng thể loại, văn bản hành chính sẽ có những cấu trúc khác nhau. Tuy nhiên,
tiêu chí trên hết vẫn là đảm bảo hoàn chỉnh về mặt nội dung, trọn vẹn về mặt hình thức, có
tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định.
Tính trọn vẹn về nội dung thể hiện ở chỗ văn bản ngắn hay dài đều có nội dung, bộc lộ
tính nhất quán về chủ đề, và luôn mang tiêu đề chung (tên gọi). Tính hoàn chỉnh về hình
thức thể hiện ở tính chỉnh thể của văn bản thể hiện qua kết cấu: tiêu đề, phần mở đầu, phần
thân và phần kết. Bên cạnh đó, tính liên kết của văn bản lại là mối quan hệ qua lại chặt chẽ
giữa các câu, các đoạn, giữa các phần, các bộ phận của văn bản. Đây là cơ sở để tạo nên tính
chỉnh thể của văn bản. Tính liên kết thể hiện ở hai phương diện: liên kết nội dung và liên kết
hình thức.
Thông thường, văn bản hành chính có cấu trúc 3 phần : phần mở đầu, phần nội dung
và phần kết thúc. Mỗi một phần thường tương ứng với một hoặc nhiều đoạn.
4. BÀI TẬP VỀ TIẾNG VIỆT THỰC HÀNH
BT1. Hãy sửa lỗi viết hoa, viết tắt cho các ví dụ sau đây:
a) trường THCN Công Nghệ Việt Tiến,
b) phòng tổ chức hành chính,
c) BCH quân Sự,
 42

d) bộ Thông tin và truyền Thông,

e) Tổng Công Ty Hàng Hải Việt Nam.
f) Qua thông tin trên báo Lao động, Tôi được biết Quý công ty Đang tuyển dụng Nhân
viên KT. Tôi mạnh dạn gửi đơn này Xin được dự tuyển Vào vị trí trên.
g) Các Cơ quan QLNN cũng cần phối hợp đứng ra xác nhận cho du khách về tình
trạng sức khỏe và hành trình. Cụ thể ở đây là sở Du Lịch và sở Y Tế.
BT2. Hãy sửa lỗi lặp từ, dùng từ sai nghĩa, sai phong cách, từ mơ hồ về nghĩa cho
các ví dụ sau đây:
a) Gần đây, nạn đua xe lạng lách lại tái diễn theo chiều hướng xấu.
b) Phòng Nhân sự xin đề đạt ông Nguyễn Văn B, hiện đang là Phó Giám đốc công ty
A, lên giữ chức vụ...
c) Mẫu mã bên ngoài của sản phẩm này khá bắt mắt, đáp ứng thị hiếu của khách hàng.
d) Trong công tác tiếp khách văn phòng, việc phân loại khách cũng rất quan trọng.
Đối với khách Vip, cần có cách đón tiếp khác với những khách thông thường khác.
e) Hiện nay, gia đình tôi vô cùng thiếu tiền. Tôi kính xin nhà trường cho tôi rút lại số
tiền là 450.000 đồng.
f) Từ tháng 01 – 6/2005, công ty ta đã bán ra thị trường nước ngoài 7 tấn cà phê.
g) Để đảm bảo an toàn lao động, các cán bộ khi đi thị sát các công trình đang trong
quá trình xây dựng đều phải đội mũ an toàn trên trốc.
h) Tất cả các loại xà phòng đều làm khô da của bạn. Riêng Lux làm cho da của bạn
trắng trẻo mịn màng.
i) Yếu điểm của sản phẩm mới là mẫu mã không phù hợp với thị hiếu của khách hàng
dẫn đến doanh thu quý II sụt giảm nghiêm trọng.
BT3. Hãy sửa lỗi cấu trúc ngữ pháp không hoàn chỉnh, lỗi sai về ngữ nghĩa (sai
logic, sai quy chiếu, mơ hồ…) cho các ví dụ sau đây:
a) Quý khách đến thăm quan nhà lưu niệm cần ghi nhớ những điểm sau đây: Một là:
tắt thuốc lá trước khi vào. Hai là: bỏ giày dép ở hành lang.
b) Chúng tôi đã tìm được văn bản gốc của bài viết đó. So với bản in trên báo Nhân
Dân thì có nhiều chỗ đã được sửa.
c) Để thực hiện tấm lòng nhân đạo đối với đồng bào miền Trung bị lũ lụt.
d) Đến năm 2022, phải thanh toán hết các trang thiết bị cũ kĩ, lạc hậu, phải đầu tư một
số dụng cụ chuyên khoa cần thiết, tối thiểu cho các trạm y tế như răng, mắt.
e) Ở châu Úc, diện tích ngô giảm một nửa, nhưng năng suất lại tăng gấp đôi. Tổng sản
lượng nhờ thế tăng gần gấp đôi.
 43

CHƯƠNG 4
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY
CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG

4.1. THÔNG BÁO

4.1.1. Khái niệm, phân loại, đặc điểm
4.1.1.1. Khái niệm
Thông báo là loại văn bản hành chính được dùng để thông tin về các hoạt động của cơ
quan nhà nước, tổ chức xã hội cho nhiều người được biết và thực hiện.
4.1.1.2. Phân loại
Thông thường, văn bản thông báo được phân thành hai loại chủ yếu: thông báo mệnh
lệnh và thông báo thông tin sự kiện. Thông báo mệnh lệnh được dùng để truyền đạt mệnh
lệnh hay yêu cầu của cấp trên về một công việc nào đó cần phải triển khai, thực hiện, chẳng
hạn thông báo về việc mặc đồng phục và đeo thẻ học sinh sinh viên. Còn thông báo thông
tin sự kiện được dùng để thông tin về những hoạt động đang thực hiện hoặc sắp diễn ra của
cơ quan, tổ chức. Ví dụ: thông báo về kết quả cuộc họp; thông báo về việc mở lớp đào tạo,
bồi dưỡng nghiệp vụ kinh doanh; thông báo về việc thay đổi trụ sở công ty...
4.1.1.3. Đặc điểm
- Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân đều có thẩm quyền ban hành văn bản
thông báo.
- Văn bản thông báo do cơ quan, tổ chức cấp trên ban hành cho cấp dưới, hoặc do các
cơ quan, tổ chức ngang cấp ban hành cho nhau.
- Thông báo thường không có tính chất cưỡng chế cao như chỉ thị, quyết định; cũng
như không đề ra các quy định, quy chế hay chế tài pháp lý.
4.1.2. Bố cục
4.1.2.1. Yêu cầu chung
Nội dung của thông báo mệnh lệnh thường nêu lên một kế hoạch công tác đã được đặt
ra, một chủ trương chính sách đã được ấn định, một ý kiến chỉ đạo hay mệnh lệnh của cấp
trên... cần phải triển khai thực hiện ở một thời điểm thích hợp cụ thể. Thông thường loại
thông báo này được ban hành dựa trên cơ sở là những văn bản pháp quy có trước đó. Vì vậy
trước khi viết, người viết phải nghiên cứu kĩ các văn bản cơ sở này để xác định những yêu
cầu, công việc cần phải thực hiện. Đây chính là thông tin quan trọng của văn bản.
 44

Ví dụ: Thông báo về kế hoạch nghỉ hè của học sinh do Ban giám hiệu nhà trường đưa
ra. Kế hoạch nghỉ hè của học sinh đã được xây dựng trong kế hoạch đào tạo chung của nhà
trường vào mỗi đầu năm học. Nhưng lịch nghỉ cụ thể thì còn tùy thuộc vào một số hoạt
động khác của nhà trường vào thời điểm đó. Người ra thông báo phải cân nhắc chọn thời
điểm thích hợp cho học sinh nghỉ, đồng thời xác định những việc phải làm trước và sau khi
nghỉ để công việc chung không bị gián đoạn.
Thông báo mệnh lệnh thường có tính chất bắt buộc phải thực hiện. Do đó, nội dung
văn bản không những cần nêu rõ, đầy đủ, ngắn gọn những việc cần làm mà còn phải đưa ra
các biện pháp có thể áp dụng để đảm bảo các mệnh lệnh, yêu cầu được thực hiện nghiêm
túc.
Đối với loại thông báo thông tin sự kiện, nội dung thường nói về các sự kiện sắp diễn
ra hoặc đã diễn ra, những sự kiện liên quan đến các hoạt động của cơ quan. Mỗi sự kiện
thường có rất nhiều thông tin, tuy nhiên không phải thông tin nào cũng được đưa vào văn
bản. Người viết chỉ nên chọn những thông tin chính, cần thiết, tránh thông tin thừa và rườm
rà.
4.1.2.2. Cách viết
Nội dung thông báo thường được bố cục theo 3 phần:
- Phần mở đầu:
Trình bày khái quát các cơ sở của thông báo như: lý do, mục đích, chủ trương chung
hoặc tên văn bản được chọn làm cơ sở để thông báo.
+ Nếu là văn bản truyền đạt mệnh lệnh của cấp trên, phần mở đầu thường nêu tên văn
bản được chọn làm cơ sở theo cấu trúc sau đây: Theo / Căn cứ / Thực hiện + tên loại văn
bản + số & kí hiệu văn bản + cơ quan ban hành văn bản + ngày, tháng, năm ban hành
văn bản + về việc…, nay … thông báo về việc… như sau:
Ví dụ: Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 05/3/2020 về công
tác văn thư, nay Giám đốc Công ty ABC thông báo một số sửa đổi trong công tác văn thư
như sau:
+ Nếu thông báo về kết quả của một hội nghị quan trọng thì phần này nêu ngày giờ
họp, thành phần tham dự, mục đích của hội nghị đó. Nếu thông báo về thay đổi nhân sự thì
nêu quyết định thay đổi nhân sự này là của cấp nào. Nếu thông báo truyền đạt một văn bản
mới ban hành, một chủ trương, chính sách mới (như chế độ nâng lương, chế độ tuyển
 45

dụng…) thì nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt. Nếu thông báo về sự kiện thì nêu mục đích
của sự kiện.
Ví dụ: Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động phát triển cộng đồng, nay
Công ty ABC thông báo về việc thực hiện chương trình học bổng Tiếp sức đến trường năm
2019 như sau:
- Phần nội dung
+ Viết nội dung cần thông báo. Phần này cần viết ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu và đủ
lượng thông tin cần thiết. Nếu trình bày nửa vời, người đọc có thể hiểu sai thông tin, trình
bày dài dòng sẽ làm nhiễu thông tin.
+ Nếu thông báo có nhiều vấn đề thì nội dung phải được thể hiện theo phần, mục để
giúp nêu bật thông tin, rõ ràng và dễ hiểu.
Ví dụ:
Với thông báo về việc tổ chức buổi giới thiệu sản phẩm mới của công ty, phần nội
dung cần nêu các thông tin sau đây: thời gian, địa điểm, chương trình của sự kiện. Ngoài ra,
cần cho người đọc biết đó là sản phẩm gì, tính năng vượt trội của sản phẩm và chương trình
khuyến mãi (nếu có) để thu hút khách hàng tham dự.
Với thông báo về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ kinh doanh thì nội dung cần có các
thông tin cụ thể sau đây: mục đích mở lớp, nội dung học, đối tượng tham gia học, thời gian
và địa điểm học cụ thể, mức học phí, chứng chỉ được cấp, thời gian và địa điểm liên hệ đăng
kí học.
Lưu ý: Ngôn ngữ của thông báo thông tin sự kiện có phần giống với ngôn ngữ báo chí.
- Phần kết thúc
+ Nhắc lại nội dung chính của văn bản, có lưu ý đối tượng thực hiện hoặc thể hiện nội
dung xã giao và cảm ơn nếu cần thiết.
+ Xác định thời gian có hiệu lực và các quy tắc xử sự được áp dụng đối với trường hợp
vi phạm (nếu là thông báo mệnh lệnh, yêu cầu của cấp trên).
Ví dụ:
Nay Công ty thông báo cho toàn thể nhân viên được biết và thực hiện. Trường hợp vi
phạm sẽ bị xử lý theo quy chế của Công ty.
Trân trọng thông báo./.
Vậy Công ty chúng tôi xin thông báo cho Quý khách hàng được biết. Rất mong Quý
 46

khách hàng tiếp tục ủng hộ Công ty chúng tôi trong thời gian tới.
Trân trọng cảm ơn./.
4.1.3. Mẫu trình bày thông báo
Thông báo kết luận của cấp có thẩm quyền

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TB- … (3)…. (4)…, ngày … tháng … năm …

THÔNG BÁO
Về việc…………(5)…………..

Phần mở đầu: Nêu rõ mục đích, chủ thể và thẩm quyền thông báo
.........................................................................................................................
.........................................................................................................................
Phần nội dung: Nêu cụ thể nội dung cần thông báo
(Nếu chỉ thông báo một nội dung thì trình bày bằng một đoạn văn. Nếu thông báo
nhiều nội dung thì trình bày bằng nhiều đoạn văn hay bằng hệ thống đề mục)
. ........................................................................................................................
Phần kết thúc: Nêu rõ yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức và hiệu lực thi hành,
những quy tắc xử sự sẽ được áp dụng (nếu có)./.

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- ................; (Ký tên, đóng dấu)
- Lưu:............ Nguyễn Văn A

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Địa danh
( 5) Trích yếu nội dung văn bản
 47

4.2. CÔNG VĂN

4.2.1. Khái niệm, đặc điểm, phân loại
4.2.1.1. Khái niệm
Công văn là loại văn bản hành chính không có tên loại, được dùng để thông tin trong
hoạt động giao dịch, trao đổi công tác giữa cơ quan, tổ chức này với cơ quan, tổ chức khác;
hoặc trong nội bộ cơ quan, tổ chức.
Ví dụ: Công văn trao đổi về việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ; công văn xin ý
kiến về một công tác hay kế hoạch nào đó đối với cấp trên; công văn xin xác nhận một vấn
đề có liên quan đến công tác của cơ quan, xác nhận bằng cấp, xác nhận hộ khẩu; công văn
chào hàng; công văn trả lời (phúc đáp) một công văn của cơ quan, tổ chức khác.
Xét về nội dung, công văn rất dễ nhầm với văn bản thông báo. Điểm khác biệt của
công văn là ở chỗ: công văn thể hiện và đòi hỏi phải có sự trao đổi thông tin, còn thông báo
thì không có yêu cầu này.
4.2.1.2. Đặc điểm
- Chủ thể ban hành công văn là cơ quan, tổ chức nhà nước, doanh nghiệp có tư cách
pháp nhân; cá nhân có thẩm quyền.
- Nội dung và hình thức của công văn phải tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.
- Ngôn ngữ sử dụng trong công văn phải theo phong cách hành chính - công vụ.
- Mỗi công văn thường nêu một vấn đề nhất định.
- Công văn không phải là văn bản quy phạm pháp luật, do đó không đưa ra các quy
định, quy chế hay chế độ.
4.2.1.3. Phân loại
Căn cứ vào mục đích ban hành văn bản, có thể chia công văn thành nhiều loại như sau:
- Công văn cấp trên gửi xuống cấp dưới: công văn chỉ đạo, yêu cầu; công văn đôn đốc,
nhắc nhở; công văn hướng dẫn, giải thích; công văn trả lời (phúc đáp).
- Công văn cấp dưới gửi lên cấp trên: công văn xin ý kiến; công văn đề nghị.
- Công văn gửi cho cơ quan ngang cấp hoặc cơ quan khác để giao dịch, trao đổi ý kiến:
công văn đề nghị phối hợp; công văn trao đổi, giao dịch.
4.2.2. Bố cục của công văn
4.2.2.1. Yêu cầu chung
Trước khi viết văn bản, người viết phải xác định mục đích và chuẩn bị thông tin để
 48

trao đổi.
Ví dụ: Khi cơ quan A cần xác minh lý lịch của một cán bộ để làm rõ một vấn đề nào
đó, cơ quan này phải xác định mình muốn làm rõ điểm nào trong lý lịch của cán bộ đó. Từ
đó mới viết công văn gửi cho địa phương đề nghị địa phương làm rõ điều mình quan tâm.
Hoặc một tổ chức kinh tế muốn chào hàng với bạn hàng, họ phải chuẩn bị những thông
tin quan trọng, hấp dẫn về tính năng, chất lượng, giá cả hàng hóa; phương thức đặt hàng,
vận chuyển, thanh toán. Công văn chào hàng đôi khi được trình bày như quảng cáo hàng.
4.2.2.2. Cách viết
Công văn có rất nhiều loại, tuy nhiên bố cục thường khá giống nhau và được trình bày
thành ba phần như sau:
- Phần mở đầu: Người viết cần nêu rõ lý do, mục đích hoặc cơ sở của việc ban hành
văn bản.
Ví dụ: Hiện nay, Công ty chúng tôi đang gặp một số vấn đề vướng mắc như… Tình
hình này gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của Công ty…
+ Nếu là công văn phúc đáp thì cơ sở của việc ban hành văn bản sẽ là công văn hỏi ý
kiến hoặc công văn đề nghị mà cơ quan, tổ chức kia đã gửi đến.
Ví dụ: Vừa qua, Công ty chúng tôi có nhận được công văn số... ngày.... của... về việc...
Chúng tôi xin được phúc đáp như sau:
+ Nếu là công văn hỏi ý kiến, chào hàng, người viết có thể bỏ qua phần mở đầu và đi
thẳng vào phần nội dung.
- Phần nội dung: Trình bày các yêu cầu cần được đáp ứng hoặc các thông tin cần trao
đổi.
Phần này phải được trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề. Cách diễn
đạt và trình tự các ý cần được sắp xếp nhằm đảm bảo cho văn bản có tính thuyết phục cao,
tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét giải quyết, nhất là đối với loại công văn đề nghị,
yêu cầu.
Ví dụ:
• Do yêu cầu của công tác tổ chức nhân sự, cơ quan chúng tôi cần xác minh một số vấn
đề trong lý lịch của anh/chị... hiện đang công tác tại cơ quan. Chúng tôi rất mong Quý cơ
quan… cho chúng tôi được biết...
• Công ty chúng tôi hiện đang sản xuất một loại sản phẩm chất lượng cao, đó là... bằng
 49

công nghệ của... với giá cả phải chăng. Chúng tôi nhận giao hàng tận nhà, phương thức
thanh toán đơn giản... Nếu Quý công ty có nhu cầu, chúng tôi sẽ phục vụ tận tình...
- Phần kết thúc: Viết ngắn gọn, nhấn mạnh yêu cầu trọng tâm hoặc thể hiện thái độ
chủ quan, cá nhân nhưng vẫn mang tính xã giao.
Ví dụ:
- Vậy chúng tôi kính mong Quý cơ quan xem xét và quan tâm giúp đỡ. Trân trọng cảm
ơn.
- Rất mong sớm nhận được câu trả lời của Quý cơ quan. Chúng tôi xin trân trọng kính
chào.
4.2.3. Mẫu trình bày công văn
4.2.3.1. Mẫu công văn mời họp

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /(3)-(4) (5)…, ngày … tháng … năm …

V/v ..........(6)...............

Kính gửi:
- ................................................;
- ................................................ .

Để …(7)…., nay …(2)…… tổ chức cuộc họp về ……(8)……… Cụ thể như sau:
Thời gian: ... giờ…. ngày…. tháng ….. năm ………
Địa điểm: ........................................................................................................
Nội dung cuộc họp: ………………………………………………………..
Nay ....(2)...... trân trọng kính mời Ông/Bà ......... tham dự cuộc họp nêu trên.
Đề nghị ……………………… (9)
Nếu không tham dự được, vui lòng báo trước … giờ… ngày….. tháng….. năm…. theo
số điện thoại ………………
Trân trọng kính mời./.

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

 50

- ................; (Ký tên, đóng dấu)

- Lưu: ............ Nguyễn Văn A

Địa chỉ:……………………..
ĐT:……………. Fax:……………….
Email:…………………… Website:……………………
Ghi chú:
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên bộ phận, đơn vị soạn thảo văn bản (nếu có)
(5) Địa danh
( 6) Trích yếu nội dung văn bản
(7) Mục đích cuộc họp/hội nghị
(8) Nội dung cuộc họp/ hội nghị
(9) Những đề nghị người tham dự họp chuẩn bị trước: tài liệu, báo cáo, ý kiến, trang
phục…
4.2.3.2. Mẫu công văn đề nghị, yêu cầu

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /(3)-(4) (5)…, ngày … tháng … năm …

V/v .........(6.)..............

Kính gửi: ....................(7)............................

Hiện nay ........(8).... Tình hình này ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của.... (2)....
.........................................................................................................................
Để giải quyết vấn đề nêu trên, .... (2) .....kính đề nghị ......(7).....
.................................................... (9)........................................................ .........
Vậy ......(2).............. kính đề nghị .....(7)......... xem xét, giải quyết.
Trân trọng cảm ơn./.
 51

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- ....................; (Ký tên, đóng dấu)
- Lưu: ............ Họ và tên

Địa chỉ:……………………..
ĐT:……………. Fax:……………….
Email:……………………Website:……………………
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên bộ phận, đơn vị soạn thảo văn bản (nếu có)
(5) Địa danh
( 6) Trích yếu nội dung văn bản
(7): Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm giải quyết chính.
(8): Thực trạng của vấn đề cần đề nghị (có tính thuyết phục cao).
(9): Những nội dung cụ thể cần đề nghị.

4.3. TỜ TRÌNH

4.3.1. Khái niệm, đặc điểm
4.3.1.1. Khái niệm
Tờ trình là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên (hay cơ quan chức năng) một vấn
đề mới hoặc đã có trong kế hoạch để xin phê duyệt.
Vấn đề mới có thể là một chủ trương, phương án công tác; một chính sách, tiêu chuẩn,
định mức mới; đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ chế độ, chính sách hiện hành không còn phù
hợp với thực tế hoạt động của cơ quan, đơn vị; kế hoạch mở rộng quy mô kinh doanh; xây
dựng thêm hay tháo dỡ cơ sở vật chất; lắp đặt hay thanh lí trang thiết bị…
Ví dụ: Tờ trình xin sửa đổi chính sách, chế độ cho phù hợp với điều kiện của cơ quan;
tờ trình xin bổ sung vốn; tờ trình xin tuyển dụng thêm nhân sự, tờ trình kế hoạch thành lập
chi nhánh mới...
4.3.1.2. Yêu cầu
Để được cấp trên phê duyệt, tờ trình phải có tính thuyết phục, tính logic và tính khả
 52

thi. Trước khi soạn thảo, người viết phải chuẩn bị kỹ nội dung và cách lập luận.
- Về nội dung:
+ Nghiên cứu các văn bản có liên quan của nhà nước, của cấp trên để biết ý kiến,
nguyện vọng được nêu có phù hợp với pháp luật hay không.
+ Nghiên cứu tình hình thực tế phát sinh dẫn đến nhu cầu cần phải đưa ra đề xuất.
+ Nghiên cứu các văn bản và các hoạt động xã hội khác có liên quan đến nội dung tờ
trình.
+ Thu thập các số liệu, tài liệu để làm luận chứng, luận cứ thuyết phục.
+ Dự kiến những vấn đề có thể xảy ra khi tờ trình được chấp thuận và biện pháp khắc
phục những phản ứng xấu. Có thể đưa thêm vài phương án dự phòng nếu phương án chính
không được chấp thuận.
- Về cách lập luận:
Cách lập luận phải chặt chẽ, sắc bén, có thể kết hợp cả nghị luận chứng minh và bình
luận để thuyết phục.
4.3.2. Bố cục của tờ trình
Tờ trình thường được trình bày theo 3 phần:
4.3.2.1. Phần mở đầu
Nêu lý do của tờ trình. Gồm có 2 lý do:
+ Lý do pháp lý: Là các văn bản của nhà nước hay của cấp trên cho phép trình bày ý
kiến, nguyện vọng (có phân tích). Tuy nhiên, lý do pháp lý đôi khi không cần phải ghi rõ vì
vấn đề đưa ra đã được thừa nhận về mặt pháp lý hoặc đã quá rõ ràng.
+ Lý do thực tế: Là thực tế của tình hình kinh tế - chính trị xã hội, thực tế hoạt động
của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải có sự thay đổi cho phù hợp mà sự thay đổi đó chỉ có cấp
trên mới đủ thẩm quyền phê duyệt.
Lý do này phải được trình bày có tính thuyết phục, bằng cách đưa ra những luận chứng
để chứng minh tình hình đã đến lúc cấp bách, cần phải giải quyết ngay (luận chứng là những
số liệu được thu thập từ thực tế và có phân tích ý nghĩa của số liệu).
4.3.2.2. Phần nội dung
+ Trình bày nội dung các vấn đề cần đề xuất, các phương án và tính khả thi của từng
phương án. Tức là khi đưa ra các phương án, mỗi phương án đều có giải pháp thực hiện.
+ Kiến nghị với cấp trên xem xét, lựa chọn phương án và hỗ trợ, bảo đảm các điều
 53

kiện vật chất, tinh thần để thi hành phương án đó. Nếu không có phương án thì đề nghị cấp
trên cho hướng giải quyết mới. Tờ trình có thể đính kèm các phụ lục để minh họa thêm cho
các phương án được đề xuất kiến nghị để cấp trên dễ dàng nắm được bản chất của vấn đề
mà tờ trình muốn trình bày và tính khả thi của nó.
4.3.2.3. Phần kết thúc
Nhấn mạnh ý nghĩa của tờ trình đối với cơ quan, đơn vị; đề nghị cấp trên xem xét,
chấp thuận để đề xuất sớm được triển khai, thực hiện.
Ví dụ:
Công trình được xây dựng sẽ có ý nghĩa nhất định về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
xã hội, đáp ứng nhu cầu giải quyết công việc của nhân dân một cách nhanh chóng, thuận lợi.
UBND phường mong sớm nhận được ý kiến của UBND và Phòng Tài chính quận để
công trình sớm được khởi công xây dựng. Trân trọng cảm ơn./.
4.3.3. Mẫu trình bày tờ trình

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (1) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TÊN CQ BAN HÀNH (2) Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /TTr- … (3)…. (4)…, ngày … tháng … năm …

TỜ TRÌNH
Về việc ...........(5)..................

I. Phần mở đầu
+ Lý do pháp lý ................................................................................................
+ Lý do thực tiễn .............................................................................................
II. Nội dung
+ Trình bày rõ, cụ thể yêu cầu, đề nghị
+ Chứng minh bằng số liệu hoặc lập luận
+ Dự kiến những phản ứng có thể xảy ra khi đề nghị mới được chấp thuận và cách
khắc phục.
III. Kết thúc
+ Nêu tác dụng, ý nghĩa của đề xuất.
+ Kiến nghị cấp trên xem xét, chấp thuận để sớm triển khai thực hiện đề xuất.
 54

+ Bày tỏ thái độ chủ quan (lời cảm ơn)./.

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
- ....................; (Ký tên, đóng dấu)
- Lưu: ............ Họ và tên
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Địa danh
( 5) Trích yếu nội dung văn bản

4.4. ĐƠN
4.4.1. Khái niệm, yêu cầu
4.4.1.1. Khái niệm
Đơn từ là một loại thư riêng của một cá nhân hoặc một tập thể trình bày ý kiến của mình gửi
đến cơ quan nhà nước hoặc tổ chức xã hội, chính trị đề nghị giải quyết một việc nào đó mà mình
yêu cầu.
4.4.1.2. Yêu cầu khi viết đơn
- Hình thức: viết sạch sẽ trên khổ giấy A4, sử dụng một màu mực, theo đúng khuôn
mẫu.
- Văn phong: Từ ngữ chính xác, dễ hiểu. Lời lẽ mạch lạc, rõ ràng.
- Nội dung: đầy đủ, chính xác, tập trung, đúng mục đích đề ra, thỏa mãn các điều kiện
thực tiễn và pháp luật.
- Gửi đơn đúng nơi, đúng cơ quan, người có thẩm quyền
4.4.2. Bố cục
Đơn thường có cấu trúc 03 phần:
- Phần mở đầu: Phần này cần cung cấp thông tin cá nhân: họ và tên, ngày tháng năm
sinh, địa chỉ, số CMND, nơi công tác…
- Phần nội dung
+ Nêu rõ đề nghị cụ thể, nguyện vọng của người viết đơn
+ Hoàn cảnh của người viết đơn, lý do viết đơn
- Phần kết thúc
 55

+ Lời mong đợi được xem xét giải quyết

+ Lời cảm ơn.
4.4.3. Một số mẫu đơn
- Đơn xin phép:
Đơn xin phép có thể được viết như sau:
+ Nêu rõ xin phép về việc gì: xin phép nghỉ học, xin phép nghỉ việc riêng…
+ Đưa ra lý do xin phép (Tài liệu, chứng cứ kèm theo - nếu có). Ví dụ: giấy nhập viện,
giấy khám bệnh…
+ Cam kết hoặc trách nhiệm của người viết đơn.
+ Bày tỏ hy vọng được chấp thuận
+ Bày tỏ lòng biết ơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN XIN PHÉP

Kính gửi: (1)..........................................................
............................................................
1. Thông tin cá nhân (2)
- Họ và tên Ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ
- Nơi công tác
2. Phần nội dung
- Xin phép về việc gì;
- Lý do xin phép
- Cam kết hoặc trách nhiệm của người xin phép
3 Phần kết thúc
- Lời mong đợi sớm được chấp thuận
- Lời cảm ơn.
…, ngày ...... tháng ..... năm .......
Người viết đơn

(1) Tên tổ chức, cá nhân có liên quan ( như cấp trên trực tiếp, thủ trưởng đơn vị)
 56

(2) Thông tin cá nhân của người xin phép.

- Đơn khiếu nại:
Đơn khiếu nại có thể được viết như sau:
+ Ngay đầu thư nêu rõ yêu cầu khiếu nại;
+ Đưa ra lý do khiếu nại (Tài liệu, chứng cứ kèm theo - nếu có)
+ Bày tỏ hy vọng khiếu nại sớm được giải quyết
+ Bày tỏ lòng biết ơn
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

ĐƠN KHIẾU NẠI

Kính gửi: (1)..........................................................

............................................................

1. Thông tin cá nhân (2)

- Họ và tên Ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ
- Nơi công tác
2. Phần nội dung
- Ghi tóm tắt sự việc dẫn đến khiếu nại;
- Yêu cầu (đề nghị) của người khiếu nại (nếu có);
3 Phần kết thúc
- Lời mong đợi sớm được xem xét giải quyết.
- Lời cảm ơn.

…, ngày ...... tháng ..... năm .......

Người viết đơn
( Ký và ghi rõ họ tên)

(1) Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền giải quyết khiếu nại
(2) Thông tin cá nhân của người khiếu nại.
 57

- Nếu là đại diện khiếu nại cho cơ quan, tổ chức thì ghi rõ chức danh, tên cơ quan, tổ
chức mà mình đại diện.
- Nếu là người được ủy quyền khiếu nại thì ghi rõ theo ủy quyền của cơ quan, tổ chức,
cá nhân nào.
 58

PHỤ LỤC I

NGÂN HÀNG ABC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 13/TB-ABC TPHCM, ngày … tháng … năm …

THÔNG BÁO
Về việc nghỉ lễ 30/4 và 1/5 năm 2015

Chào mừng kỉ niệm 40 năm ngày Giải phóng miền Nam thống nhất đất nước (30/4) và
Quốc tế lao động (1/5), Ngân hàng ABC trân trọng thông báo đến Quý khách hàng lịch nghỉ
lễ và làm việc như sau:
1. Ngân hàng ABC sẽ giao dịch từ 7h30 đến hết 17h thứ Bảy – 25/4/2015 và thứ Hai –
27/4/2015.
2. Ngân hàng ABC sẽ ngưng giao dịch với khách hàng từ 7h30 thứ Ba – 28/4/2015 đến
hết Chủ nhật – 03/5/2015.
3. Ngân hàng ABC sẽ trở lại làm việc bình thường từ thứ Hai – 04/5/2015.
4. Trong thời gian nghỉ lễ, Quý khách vẫn có thể thực hiện các giao dịch trên ngân
hàng ABC Điện tử, tại các buồng Auto Banking, hệ thống máy ATM và các điểm chấp nhận
thẻ của Ngân hàng ABC trên toàn quốc.
5. Trường hợp các khoản tiền gửi có ngày đáo hạn ghi trên sổ rơi vào các ngày nghỉ,
Ngân hàng ABC sẽ thực hiện chi trả lãi, vốn vào ngày làm việc tiếp theo.
Mọi thông tin chi tiết, Quý khách vui lòng liên hệ: chi nhánh, Phòng Giao dịch Ngân
hàng ABC gần nhất.
Điện thoại: 1900545464 – website: www.abcbank.com.vn.
Trân trọng thông báo./.
Nơi nhận: TỔNG GIÁM ĐỐC
- Đối tác, khách hàng (có d/s kèm theo); (đã ký)
- Lưu: VT.
Nguyễn Văn A
 59

PHỤ LỤC II

CÔNG TY TMDV AN NHIÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHÒNG KẾ TOÁN Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …/TTr-PKT TP.HCM, ngày 12 tháng 5 năm 2015

TỜ TRÌNH
Về việc đề xuất mua phần mềm kế toán mới

Kính gửi: Ban Giám đốc công ty TMDV An Nhiên

Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp là rất cần thiết.
Hiện nay, tại phòng Kế toán, phần mềm sử dụng phục vụ cho việc nhập dữ liệu kế toán đã
bị trục trặc khiến cho quá trình tổng hợp và báo cáo kế toán không đúng thời gian quy
định, nhiều sai sót. Nếu tiếp tục sử dụng phần mềm trên có thể sẽ không đảm bảo được
hiệu quả công việc.

Vì vậy, Phòng Kế toán kính đề nghị Giám đốc phê duyệt về việc mua sử dụng phần
mềm kế toán mới.

Qua làm việc với các đơn vị, Phòng Kế toán nhận thấy sản phẩm của công ty… có ưu
thế về giá cả và chất lượng, với tổng kinh phí dự trù là… (bằng chữ…). Phòng Kế toán…
xin đính kèm bảng báo giá của ba đơn vị cung ứng.

Các phần mềm kế toán hiện tại đã quá cũ nên đôi lúc có sự sai sót nếu được thay thế
bởi phần mềm mới sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tránh những sự sai sót, đảm bảo cho việc
hoàn thành sổ sách kế toán đúng qui định mà công ty đã đề ra.

Phòng Kế toán kính đề nghị cấp trên xem xét, hỗ trợ kinh phí cho phòng Kế toán
được mua phần mềm kế toán mới, tạo điều kiện cho công việc hoàn thành tốt nhất.

Trân trọng kính trình./.

Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG

- Như trên;
- Lưu: PKT.
Nguyễn Xuân S
 60

PHỤ LỤC III

TỔNG CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐÔ THỊ VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CTY CP ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG IDICO
Số: /IDI-KHKT TP.HCM, ngày 03 tháng 8 năm 20..
V/v phúc đáp văn bản số 572/UBND ngày
29/7/20.. của Uỷ ban nhân dân
phường Bình Trị Đông A

Kính gửi: Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông A

Ngày 02/8/20.. Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển hạ tầng IDICO (IDICO-IDI) nhận
được văn bản số 572/UBND ngày 29/7/20.. của Ủy ban nhân dân phường Bình Trị Đông A về
việc kiến nghị cho đấu nối thoát nước hẻm 858 Quốc lộ 1A vào hố ga đường Quốc lộ 1A khu
phố 7, phường Bình Trị Đông A.
Căn cứ biên bản làm việc ngày 31/7/20.. giữa Công ty IDICO-IDI và đại diện khu
phố 7 phường Bình Trị Đông A, sau khi xem xét, Công ty IDICO-IDI xin có ý kiến như sau:
Theo thiết kế được phê duyệt, hệ thống thoát nước dọc tuyến Quốc lộ 1A đoạn An
Sương – An Lạc thuộc dự án BOT An Sương – An Lạc chỉ phục vụ thoát nước mưa bề mặt
của tuyến đường. Hiện tại hệ thống thoát nước dọc này đang quá tải do mưa lớn và một số
hộ dân tự ý đấu nối cống thoát nước, xả rác ra hố ga, rãnh thoát nước dọc tuyến. Vì vậy, để
đảm bảo khả năng thoát nước dọc của hệ thống thoát nước hiện hữu đồng thời tránh hiện
tượng ngập úng Quốc lộ 1A trong mùa mưa, Công ty IDICO-IDI không đồng ý cho nhân
dân hẻm 858 Quốc lộ 1A đấu nối đường cống thoát nước khu vực vào hệ thống thoát nước
chung của tuyến Quốc lộ 1A.
Công ty IDICO-IDI xin phúc đáp để Quý cơ quan được biết. Rất mong nhận được sự
quan tâm, hợp tác, giúp đỡ của Quý cơ quan.
Trân trọng kính chào./.
Nơi nhận: GIÁM ĐỐC
- Như trên;
- Lưu: VT, KHKT.

Nguyễn Hồng N
 61

PHỤ LỤC IV
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

Stt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1 Nghị quyết (cá biệt) NQ

2 Quyết định (cá biệt) QĐ

3 Chỉ thị CT

4 Quy chế QC

5 Quy định QyĐ

6 Thông cáo TC

7 Thông báo TB
8 Hướng dẫn HD

9 Chương trình CTr

10 Kế hoạch KH

11 Phương án PA

12 Đề án ĐA

13 Dự án DA

14 Báo cáo BC
15 Biên bản BB

16 Tờ trình TTr
17 Hợp đồng HĐ

18 Công điện CĐ

19 Bản ghi nhớ BGN

20 Bản thỏa thuận BTT

21 Giấy ủy quyền GUQ

22 Giấy mời GM

23 Giấy giới thiệu GGT

24 Giấy nghỉ phép GNP

25 Phiếu gửi PG

26 Phiếu chuyển PC

27 Phiếu báo PB

Bản sao văn bản

1 Bản sao y SY
2 Bản trích sao TrS
3 Bản sao lục SL
62
 63

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)
Ví dụ minh hoạ
Thành phần thể thức và chi tiết Cỡ
STT Loại chữ Kiểu chữ Cỡ
trình bày chữ1 Phông chữ Times New Roman
chữ
1 Quốc hiệu và Tiêu ngữ
- Quốc hiệu In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12
- Tiêu ngữ In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 13
- Dòng kẻ bên dưới ________________________
Tên cơ quan, tổ chức ban hành
2
văn bản
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản
In hoa 12-13 Đứng BỘ NỘI VỤ 12
trực tiếp
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành
In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC 12
văn bản
- Dòng kẻ bên dưới _______________
3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BNV-VP; Số: 12/UBND-VX 13
Địa danh và thời gian ban hành Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020
4 In thường 13-14 Nghiêng 13
văn bản Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2019
Tên loại và trích yếu nội dung
5
văn bản
a Đối với văn bản có tên loại
- Tên loại văn bản In hoa 13 - 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14
- Trích yếu nội dung In thường 13-14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14
- Dòng kẻ bên dưới __________________
b Đối với công văn
Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2019 12
6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo ... 14
a Gồm phần, chương, mục, tiểu
mục, điều, khoản, điểm
 64

- Từ “Phần”, “Chương” và số thứ

In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 Chương I 14
tự của phần, chương
- Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14
- Từ “Mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Mục 1 14
- Tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VẢN BẢN 14
- Từ “Tiểu mục” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Tiểu mục 1 14
- Tiêu đề của tiểu mục In hoa 13-14 Đứng, đậm QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 14
- Điều In thường 13 - 14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14
- Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức ... 14
- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với.... 14
b Gồm phần, mục, khoản, điểm
- Từ “Phần” và số thứ tự In thường 13-14 Đứng, đậm Phần 1 14
- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ... 14
- Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ... 14
- Khoản:
Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14
Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày... 14
- Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với.... 14
7 Chức vụ, họ tên của người có
-thẩm quyền
Quyền hạn của người ký In hoa 13 - 14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14
- Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14
- Họ tên của người ký In thường 13 - 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14
8 Nơi nhận
a Từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ In thường 13 -14 Đứng 14
chức, cá nhân nhận văn bản
- Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Nội vụ 14
Kính gửi:
- Bộ Nội vụ;
- Gửi nhiều nơi 14
- Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
- Bộ Tài chính.
 65

b Từ “Nơi nhận” và tên cơ quan, tổ

chức, cá nhân nhận văn bản
- Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12
- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân - Các bộ, cơ quan ngang bộ,...; - Như trên;
In thường 11 Đứng 11
nhận văn bản - Lưu: VT, TCCB. - Lưu: VT, NVĐP.
9 Phụ lục văn bản
- Từ “Phụ lục” và số thứ tự của In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14
phụ lục
- Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14

10 Dấu chi mức độ khẩn In hoa 13 - 14 Đứng, đậm HỎA THƯỢNG 13

KHẨN
TỐC KHẨN
Ký hiệu người soạn thảo văn bản
11 In thường 11 Đứng PL.(300) 11
và số lượng bản phát hành
Địa chỈ cơ quan, tổ chức; thư Số:
12 điện tử; trang thông tin điện tử; In thường 11 - 12 Đứng ĐT: Fax: 11
số điện thoại; số Fax E-Mail: Website:
13 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In hoa 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ 13
14 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14
------------------------
Lưu ý: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu cỡ chữ 13, Tiêu ngữ cỡ chữ 14, địa danh và ngày, tháng,
năm văn bản cỡ chữ 14 hoặc Quốc hiệu cỡ chữ 12, Tiêu ngữ cỡ chữ 13, địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.