Professional Documents
Culture Documents
3.TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN UTZ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ IMS guidance VN
3.TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN UTZ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NỘI BỘ IMS guidance VN
Tài liệu hướng dẫn này là một phần trong bộ tài liệu được biên soạn để hỗ trợ thực hiện các chủ đề
cụ thể trong Bộ nguyên tắc UTZ.
Tài liệu này được xây dựng để các nhóm nông hộ và chuyên gia tư vấn kỹ thuật sử dụng trong quá trình chứng nhận.
MỤC LỤC
1. Điểm bắt đầu là Bộ nguyên tắc UTZ (trong trường hợp đa chứng nhận, Bộ nguyên
tắc UTZ sẽ được kết hợp với các tiêu chuẩn khác).
2. Phần then chốt của một hệ thống IMS là kế hoạch quản lý nhóm, bao gồm quản lý
rủi ro và thanh tra nội bộ, cả hai đều là hoạt động bắt buộc. Các nông hộ được thanh
tra hàng năm để có được thông tin về tình hình, tiến độ thực hiện chương trình UTZ
của các thành viên nhóm và nhóm.
3. Một cơ sở dữ liệu được thiết lập để lưu giữ các thông tin về nhà sản xuất và các
vườn cây của họ. Dữ liệu có thể trình bày theo hình thức hồ sơ, giấy tờ, các bảng
tính Excel hoặc sử dụng các phần mềm khác.
4. Thực hiện phân tích và đánh giá dữ liệu về hoạt động của nhà sản xuất. Hiệu quả
tập huấn và giảm thiểu rủi ro sau khi đánh giá rủi ro cũng được đánh giá.
5. Kết quả đánh giá dữ liệu sử dụng để xem xét xem rủi ro được đánh giá và quản lý
như thế nào, quá trình tập huấn có đáp ứng được mục tiêu đã đề ra hay không và
liệu thành viên nhóm có tuân thủ Bộ nguyên tắc không.
6. Thông tin và kinh nghiệm thu được được cung cấp cho hệ thống để cập nhật kế
hoạch quản lý, nếu cần.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 5
PHẦN I: THIẾT LẬP MỘT HỆ THỐNG IMS - 10 YẾU TỐ
Một hệ thống quản lý nội bộ (IMS) bao gồm 10 yếu tố chính. Cung cấp mối liên hệ với các yêu cầu của Bộ nguyên
tắc và các hồ sơ, tài liệu yêu cầu. Các hồ sơ, tài liệu được đề cập đến là yêu cầu bắt buộc từ năm 1 trở đi, trừ khi
có quy định rõ năm.
Thông tin chi tiết về các yếu tố được trình bày trong PHẦN II “PHẦN II
- Thông tin bổ sung về các yếu tố” từ trang 14 của tài liệu này.
Trình tự của các yếu tố này có thể thay đổi. Các đơn vị được khuyến
nghị nên chú ý tập trung vào tất cả các yếu tố.
CHUẨN BỊ
Khi chuẩn bị, bạn nên đọc:
• Quy chế Chứng nhận UTZ và Bộ nguyên tắc chung dành cho
Chứng nhận Nhóm, phiên bản 1.1
• Module loại cây trồng liên quan của Bộ nguyên tắc
• Hướng dẫn IMS này
Mặc dù tiêu chuẩn nội bộ không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng việc ghi
chép lại những điều mà nhóm mong đợi từ thành viên là một phần rất
quan trọng để tuân thủ bộ Nguyên tắc.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 7
5. LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI TẬP HUẤN, ĐÀO
TẠO NHÂN VIÊN
Nhân viên nhóm & nhân viên IMS cần được đào tạo thường xuyên. Phải
xây dựng chương trình và chủ đề đào tạo liên quan đến Bộ nguyên tắc
(G.A.18). Nhân viên cũng phải được đào tạo về đánh giá rủi ro.
Kế hoạch đào tạo được dựa trên các chủ đề ưu tiên là kết quả của việc
đánh giá rủi ro, và được ghi rõ trong kế hoạch quản lý nhóm.
Hồ sơ, tài liệu:
• Lập kế hoạch đào tạo (G.A.18) - là một phần của kế hoạch quản lý
nhóm.
• Hồ sơ ghi chép quá trình đào tạo, tập huấn (G.A.18)
• Danh sách nhân viên tham dự (G.A.18)
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 9
7. TẬP HUẤN NÔNG HỘ
Thường xuyên tập huấn cho các nông hộ là một phần thiết yếu của IMS.
Cần phải xây dựng một kế hoạch tập huấn đầy đủ, căn cứ theo kết quả
đánh giá nhu cầu đào tạo và đánh giá rủi ro, cho thấy nhu cầu đào tạo cụ
thể. Kế hoạch tập huấn được cập nhật hàng năm, dựa theo những phát
hiện trong quá trình theo dõi rủi ro và phản hồi từ các cuộc đánh giá nội
bộ và bên ngoài.
Danh sách các chủ đề cần được tập huấn, ít nhất phải bao gồm 2 chủ
đề/năm theo Bộ nguyên tắc (G.A.19).
Xem hướng dẫn của UTZ về tập huấn và các tài liệu khác có thể được tải
về từ website UTZ.
Kế hoạch cải thiện vườn cây
Mỗi nông hộ lưu giữ các khuyến nghị cho vườn cây của mình, trong một
cuốn sổ, đây là một phần của kế hoạch cải tiến vườn cây. Điều này giúp
cho nông hộ cải thiện năng suất và mức độ tuân thủ Bộ nguyên tắc.
Hồ sơ, tài liệu:
• Kế hoạch tập huấn - một phần của kế hoạch quản lý nhóm (G.A.17)
• Hồ sơ tập huấn (G.A.19)
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 11
Hồ sơ, tài liệu:
• Quy trình phê duyệt và xử phạt (G.A.14)
• Danh sách các nông hộ bị xử phạt (G.A.14)
• Tình trạng chứng nhận của từng nông hộ được ghi rõ trong báo cáo
thanh tra nội bộ (hoặc danh sách nội bộ) (G.A.14)
• Thủ tục khiếu nại và xử lý khiếu nại (G.A.28) (năm 2)
Xem thêm Phần II “Sự tuân thủ của nông hộ và xử lý các điểm không phù
hợp” ở trang 24
Tự đánh giá được dựa theo: 1) báo cáo thanh tra nội bộ, bao gồm kết quả
theo dõi các hành động khắc phục, và 2) kiểm tra hệ thống quản lý và hành
chính cũng như các tài liệu sẽ được kiểm tra trong cuộc đánh giá bên ngoài.
Không nhất thiết phải đến thăm nông hộ.
UTZ cung cấp một danh sách để tự đánh giá, danh sách này có thể được tải
từ trang web của chúng tôi.
Hồ sơ, tài liệu:
• Báo cáo tự đánh giá (G.A.12)
BỘ NGUYÊN TẮC NÓI GÌ?
G.A.12
Tự đánh giá được thực hiện để kiểm tra sự tuân thủ của nhóm và tất cả các
nhà thầu phụ đối với Bộ nguyên tắc . Bản tự đánh giá phải có sẵn để các
đánh giá viên bên ngoài kiểm tra.
Trong thực tế, điều này có nghĩa là bạn sẽ kiểm tra cấu trúc IMS theo
hướng dẫn, dựa theo các điểm kiểm soát từ G.A.1 đến G.A.33. Bạn lập kế
hoạch những hành động cần thiết để hoàn thành các yêu cầu này, từ đó xây
dựng được hệ thống phù hợp, sau đó IMS có thể hoạt động như một công
cụ đảm bảo sự tuân thủ đối với Bộ nguyên tắc UTZ. Khi có được cơ cấu IMS
(ví dụ, đầy đủ nhân viên có năng lực, các quy trình và cơ cấu tổ chức…), IMS
có thể tiếp cận và cải thiện việc tuân thủ tiêu chuẩn.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 13
PHẦN II: THÔNG TIN BỔ SUNG VỀ CÁC YẾU TỐ IMS
1. CHỨC NĂNG VÀ VAI TRÒ CỦA NGƯỜI PHỤ TRÁCH
IMS
Phải chỉ định một số người hoặc ban nhất định để phụ trách các chức năng
quan trọng, bao gồm:
• Trưởng ban IMS, là người chịu trách nhiệm quản lý hệ thống IMS
• Một người hoặc một ban phụ trách phê duyệt và xử phạt, chịu trách
nhiệm phê duyệt các thành viên mới của nhóm được chứng nhận và xử
phạt những thành viên không đáp ứng các yêu cầu của Bộ nguyên tắc
(G.A.11, G.A.14)
• (Các) Thanh tra viên nội bộ - những người chính thức kiểm tra các
thành viên nhóm. Họ có thể là nhân viên do nhóm tuyển dụng, đơn vị
mua bán, hoặc là các nhóm trưởng kiểm tra các nông hộ ở những khu
vực cách xa nhà của họ (G.A.11).
Tất cả các nhiệm vụ thiết yếu - được yêu cầu trong Bộ nguyên tắc - được
BỘ NGUYÊN TẮC NÓI GÌ?
mô tả trong Điểm kiểm soát G.A.7.
G.A.6
Những người hoặc ban được bổ nhiệm phải chứng minh được mình có đủ
Có sơ đồ tổ chức chỉ rõ tất cả các cá
thẩm quyền và năng lực thực hiện vai trò được giao. Điều này bao gồm:
nhân trong hệ thống quản lý nội bộ
(IMS) và vai trò của họ, bao gồm tất các bằng cấp chính thức, và/hoặc chứng nhận tham dự các khóa tập huấn,
và/hoặc kinh nghiệm làm việc liên quan.
cả những người chịu trách nhiệm
được bổ nhiệm trong điểm kiểm Tất cả những người phụ trách các chức năng chủ chốt phải có hiểu biết về
soát. các yêu cầu được mô tả trong Bộ nguyên tắc UTZ dành cho nhóm, quy
trình chứng nhận và những cải tiến mới gần đây.
G.A.7 Phải cẩn thận, kỹ càng khi xác định người phù hợp phụ trách IMS, vì họ
Người chịu trách nhiệm hoặc một chính là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động thành công, ngoài ra họ
nhóm người (ban) được chỉ định như phải là những người có năng lực và đáng tin cậy.
sau:
Phần A) Quản lý
Sơ đồ tổ chức
Phần B) Thực hành canh tác
Hình 3 là ví dụ về một sơ đồ tổ chức.
Phần C) Điều kiện làm việc
Trách nhiệm được phân công rõ cho mỗi bộ phận chức năng cần được
Phần D) Môi trường
thiết lập trong sơ đồ bên dưới, theo sơ đồ và được giải thích trong sổ tay
Người chịu trách nhiệm hoặc ban có
IMS. Một người có thể cùng lúc đảm nhiệm nhiều chức năng, mặc dù các
thẩm quyền, có kiến thức về các chủ
trách nhiệm liên quan vẫn là tách biệt.
đề và có thể tiếp cận đến các thành
viên nhóm và nhân viên nhóm.
Các mục được đề cập trong Điểm kiểm soát G.A.7 phải có người hoặc ban
chịu trách nhiệm, tuy nhiên, cách thức phân công cụ thể những trách
nhiệm này sẽ thay đổi tùy theo nhóm.
Hình 3: Sơ đồ tổ chức và ví dụ về việc phân công trách nhiệm (G.A.7, bạn có thể quyết định phân công trách nhiệm
sao cho phù hợp nhất với nhóm.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 15
• Kỹ năng giao tiếp tốt (đặc biệt là trong phỏng vấn), khả năng tư duy
XUNG ĐỘT LỢI ÍCH
phản biện
Các thanh tra viên nội bộ và người • Ký cam kết về xung đột lợi ích
phụ trách phê duyệt - xử phạt phải
Chuyên gia Tư vấn kỹ thuật/Tập huấn
thông báo nếu có mối quan hệ với
Chuyên gia Tư vấn kỹ thuật/Tập huấn hướng dẫn cho các nông hộ về các
bất kỳ nông hộ nào và phải ký vào Thực hành Nông nghiệp Tốt và các yêu cầu khác của UTZ và đưa ra các
cam kết về xung đột lợi ích. Vui khuyến nghị, tư vấn.
lòng lưu ý rằng vai trò của thanh • Đảm bảo rằng các nông hộ hiểu về các điểm kiểm soát được áp dụng
tra viên nội bộ và chuyên gia tư (xem yếu tố số 7)
vấn kỹ thuật phải được tách biệt rõ • Tổ chức tập huấn liên tục cho các nông hộ
ràng. Tuy nhiên, một người có thể • Đảm bảo các nông hộ cải thiện được phương pháp kỹ thuật của họ
đảm nhiệm cả hai vai trò này, với • Phối hợp sử dụng các đầu vào nông nghiệp
• Tham gia vào quá trình quản lý rủi ro
điều kiện là 2 nhiệm vụ được thực
• Luôn thông báo cho trưởng ban quản lý IMS về các quá trình
hiện riêng lẻ tại các khu vực/làng
khác nhau, tư vấn ở một khu vực Phải có:
và thanh tra ở khu vực khác (thanh • Kiến thức về các hệ thống hệ thống nông nghiệp tại khu vực và địa
phương và các Thực hành Nông nghiệp Tốt
tra chéo).
• Hiểu biết chuyên môn về các nguyên tắc và các thực hành quy định
Xem mẫu cam kết xung đột lợi ích trong Bộ nguyên tắc UTZ dành cho nhóm
ở Phụ lục 3. • Kiến thức về các điểm kiểm soát sẽ áp dụng cho thành viên nhóm
• Kỹ năng giao tiếp và năng lực quản lý nhóm tốt.
2. QUẢN LÝ RỦI RO
Quản lý rủi ro là một chu kỳ liên tục. Nó bắt đầu từ việc đánh giá rủi ro,
thiết kế và thực hiện các biện pháp phòng ngừa đối với những rủi ro đã
nhận diện; theo dõi những ảnh hưởng của các biện pháp phòng ngừa, cuối
cùng, kết thúc bằng việc sử dụng các thông tin thu được để bắt đầu đánh
giá lại các rủi ro. Thông qua việc lặp lại quá trình này hàng năm, nhóm sẽ
cải thiện các thực hành và kết quả hoạt động của mình theo thời gian,
hướng đến hoàn thành các mục tiêu của UTZ “mùa màng hiệu quả hơn
(sản lượng, chất lượng), thu nhập cao hơn, môi trường lành mạnh hơn và
cuộc sống tốt hơn”.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 17
Cần có những gì
Một kế hoạch quản lý nhóm xác định các mục tiêu, trình bày kế hoạch hoạt
động và mô tả dự thảo ngân sách, chi tiết như sau:
1. Các mục tiêu, một phần dựa vào đánh giá rủi ro
Kế hoạch quản lý nhóm trình bày các mục tiêu trong ba năm trong kế hoạch
của ban quản lý. Các mục tiêu đặt ra sau khi đánh giá rủi ro, những lĩnh vực
nào có rủi ro cao đã được xác định, cho thấy những lĩnh vực mà nông hộ có
thể vi phạm lỗi không tuân thủ theo Bộ nguyên tắc UTZ và những gì cản trở
việc cải tiến. Rủi ro được đánh giá để giúp thiết lập các mục tiêu phù hợp.
Nguyện vọng của nhóm (không phải là rủi ro) có thể được thêm vào các
mục tiêu.
Đánh giá
Biện pháp phòng ngừa:
rủi ro
1.
2.
…
Biện pháp Thực hiện các biện pháp khắc phục từ kết quả
khắc phục đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài
1.
2.
…
Nhu cầu
Nhu cầu cụ thể của nhóm:
của nhóm
VD: Họp toàn thể
VD: Ngày lễ/kỷ niệm địa phương
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 21
8. TRUY NGUYÊN VÀ QUẢN LÝ MINH BẠCH CÁC
KHOẢN THANH TOÁN VÀ GIÁ THƯỞNG
Hệ thống truy nguyên ít nhất phải bao gồm:
1. Dòng luân chuyển (G.A.22), có mô tả hệ thống sản xuất, thu mua, vận
chuyển và lưu giữ sản phẩm trong nhóm
2. Tách biệt thực tế và có dấu hiệu nhận diện trực quan các sản phẩm
chứng nhận trong quá trình lưu giữ và vận chuyển; dấu hiệu nhận diện
(ưu tiên sử dụng logo UTZ) có thể được dán lên cửa, nhãn mác, bao bì
và các pallet.
3. Lập văn bản các quy trình mua bán sản phẩm chứng nhận và không
chứng nhận, bao gồm phương thức xác định các nông hộ được chứng
nhận, phương thức ước tính sản lượng của một nông hộ liên quan đến
sản lượng thực tế mà nông hộ giao và sản lượng ước tính của các nông
hộ chứng nhận và không chứng nhận
4. Cân trọng lượng và các thiết bị kiểm soát chất lượng khác cần được
hiệu chuẩn để dữ liệu được thu thập được đáng tin cậy; các nông hộ
có thể xác định được trọng lượng.
5. Sổ sách và hóa đơn: Sổ sách phải được lưu giữ ở cả nhóm và các nông
hộ.
Sổ sách lưu giữ nên bao gồm các thông tin về:
• Mua sản phẩm chứng nhận UTZ từ mỗi thành viên nhóm
• Bán sản phẩm chứng nhận UTZ
• Bán sản phẩm của tiêu chuẩn chứng nhận/ kiểm tra xác nhận khác
• Hàng tồn kho sản phẩm chứng nhận UTZ, sản phẩm chứng nhận hoặc
kiểm tra xác nhận khác và hàng thường (không được chứng nhận hay
kiểm tra xác nhận) từ các năm trước.
Nhóm phải cho thấy sản lượng sản phẩm xuất ra tương ứng với sản lượng
sản phẩm nhập vào hệ thống. Nhóm (hoặc Đơn vị mua bán) ghi chép lại
doanh thu từ sản phẩm chứng nhận và các khoản thanh toán cho nông hộ.
Giá và giá thưởng được diễn giải cho các nông hộ một cách rõ ràng.
Nếu thuê thầu phụ thực hiện vận chuyển và xử lý sau thu hoạch, đối tác
này phải được kiểm tra đầy đủ để đảm bảo rằng họ có thể đảm bảo truy
nguyên và nhận diện được sản phẩm cũng như tách biệt giữa sản phẩm
chứng nhận và không chứng nhận. Tổ chức nên có hợp đồng với các nhà
thầu phụ để đảm bảo rằng họ cũng tuân thủ theo Bộ nguyên tắc UTZ.
Người phụ trách truy nguyên phải hiểu phương thức vận hành của UTZ và
Cổng Thành viên GIP. Các giao dịch mua bán được khai báo trên GIP.
Trưởng ban quản lý IMS hoặc quản lý mua bán là những người phù hợp để
thực hiện vai trò này và nên được tập huấn đầy đủ.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 23
UTZ đề nghị sử dụng công cụ phần Báo cáo này cũng nên cung cấp:
mềm đặc biệt để có thể: • Ngày thanh tra và tên của thanh tra viên
• Xử lý và quản lý thông tin thu • Kiểm tra xác nhận các vấn đề quan trọng liên quan đến canh tác, chẳng
thập được từ các vườn cây, hạn như không sử dụng lao động trẻ em và áp dụng các thực hành để tối
chẳng hạn như dữ liệu đăng ký ưu hóa sản lượng.
vườn cây và dữ liệu thanh tra • Nhận diện điểm không tuân thủ và thực hiện hành động khắc phục
nội bộ • Thông tin về các vùng khác có rủi ro cao, kết quả từ đánh giá rủi ro
• Định hướng các thủ tục, quy • Nếu được tư vấn, khuyến nghị trong đợt thanh tra, phải ghi vào biểu
trình liên quan đến việc quản lý mẫu thanh tra.
IMS
Thanh tra viên nội bộ có thể được đơn vị được chứng nhận tuyển dụng để
thực hiện thanh tra hoặc có thể là các nhóm trưởng-những người sẽ thanh
UTZ đề nghị sử dụng các công cụ
tra nông hộ ở địa điểm khác không thuộc khu vực mình quản lý.
nói trên bởi vì việc số hóa các số
liệu sẽ giúp nhóm phân tích và Tổ chức thanh tra
đánh giá được dữ liệu, thiết kế tác Quy trình thanh tra bắt đầu bởi điều phối viên IMS hoặc quản lý IMS sẽ bổ
động và tập huấn mục tiêu. nhiệm một thanh tra viên nội bộ, cung cấp cho thanh tra viên danh mục để
Ví dụ: kiểm tra tại tất cả các nông hộ (ghi rõ tất cả những gì cần được kiểm tra) và
Điều chỉnh tập huấn theo nhu cầu các hồ sơ, tài liệu vườn cây cập nhật, bao gồm tổng hợp mua bán của năm
xuất phát từ các dữ liệu thu được. trước. Thanh tra viên nội bộ chuẩn bị cho cuộc thanh tra bằng cách xem xét
Một số nông hộ có thể cần được tất cả các hồ sơ, tài liệu, sau đó, bố trí thanh tra. Đối với các nhóm có quy
tập huấn về cắt cành, trong khi mô nhỏ, thanh tra viên có thể sắp xếp cuộc thanh tra trực tiếp đến từng
những nông hộ khác cần được tập nông hộ, nhưng trong hầu hết trường hợp, thanh tra viên sẽ làm việc với
huấn về quản lý cây che bóng. các nhóm trưởng hoặc nhân viên IMS (nhân viên thực địa). Có thể thực
Phương pháp thích hợp sẽ đảm hiện Thanh tra đột xuất không báo trước để giúp các nông hộ nhận thức
bảo cung cấp sự hỗ trợ hợp lý. được rằng việc thanh tra có thể diễn ra bất kỳ thời điểm nào.
Khi đến vườn cây để thực hiện thanh tra, thanh tra viên phải:
UTZ đề xuất các công cụ phần mềm 1. Mô tả quy trình và giới thiệu danh mục kiểm tra cho nông hộ
để quản lý IMS có khả năng xử lý 2. Kiểm tra mã số của nông hộ và thỏa thuận thành viên nhóm
tối thiểu: 3. Tìm hiểu về hiểu biết nông hộ về tiêu chuẩn nội bộ
• Dữ liệu đăng ký nông hộ 4. Kiểm tra vườn cây, kiểm tra xem nông hộ có đáp ứng các yêu cầu của
• Thông tin sản xuất tiêu chuẩn nội bộ hay không
• Dữ liệu các giao dịch tài chính 5. Kiểm tra khu vực chế biến và nhà kho bảo quản, nếu có
• Hệ thống xác định GPS các lô 6. Kiểm tra hồ sơ, tài liệu vườn cây, chẳng hạn như biên nhận mua bán và
được định vị sổ sách vườn cây
• Các tiêu chuẩn khác nhau (đa 7. Tổng hợp các kết quả thanh tra với nông hộ, chỉ ra các vấn đề và hành
chứng nhận), từ đó cải tiến hiệu động có thể phải thực hiện tiếp theo đó
quả. 8. Ký tên vào danh mục và yêu cầu nông hộ ký tên vào đó
Phụ lục 5 trình bày một danh sách Sự tuân thủ của nông hộ và xử lý các điểm không phù hợp
các công cụ đáp ứng các yêu cầu Khi thanh tra nội bộ phát hiện ra các điểm không phù hợp, hành động đầu
nói trên. tiên là phải quyết định làm thế nào để giảm thiểu hoặc loại trừ các tác động
tiêu cực. Thứ hai là phải có biện pháp khắc phục (một biện pháp có hệ
thống) để ngăn chặn sự việc tiếp diễn. Thanh tra viên nội bộ, cùng với
Hiện nay UTZ đang triển khai vài trưởng ban quản lý IMS, phải xác định thời hạn cuối cùng để tuân thủ vấn
dự án phối hợp với một số bên liên đề. Sau đó, trợ lý kỹ thuật sẽ giúp các nông hộ khắc phục lỗi để đảm bảo
quan theo danh sách trong Phụ lục tuân thủ, xác định phương thức để giảm thiểu/loại trừ tác động tiêu cực và
5. Với mục tiêu thu được kinh thực hiện các biện pháp khắc phục. Các hoạt động này sẽ được thanh tra
nghiệm về việc số hóa quản lý IMS. viên nội bộ kiểm tra, xác nhận lại.
Kết quả đầu tiên của những dự án
thử nghiệm này sẽ được chuyển Khi các biện pháp khắc phục được áp dụng cho phần lớn các nông hộ (ví dụ
giao vào cuối năm 2016. như, chọn thời điểm phù hợp hơn cho tập huấn), các biện pháp khắc phục
này lưu giữ tại IMS và giúp điều chỉnh kế hoạch tương ứng cho mùa tiếp
theo.
Nếu lỗi không phù hợp nghiêm trọng và không thể được khắc phục (ví dụ như,
chặt phá rừng), biện pháp xử phạt sẽ được áp dụng tùy theo mức độ nghiêm
trọng của vụ việc.
Nhóm sẽ đạt được sự tuân thủ ở cấp độ nhóm nếu tất cả thành viên nhóm
đều hoàn thành các điểm kiểm soát bắt buộc cũng như một số điểm kiểm soát
bổ sung nhất định theo từng phần. Số điểm kiểm soát bổ sung được quy định
rõ cho các năm tuân thủ từ 1 - 4 trong tài liệu Bộ nguyên tắc chung cho chứng
nhận nhóm.
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 25
IMS phải đảm bảo rằng bất kỳ nông hộ nào bị xử phạt phải triển khai các
biện pháp khắc phục cần thiết. IMS phải có các quy trình, thủ tục cho thấy
khi nào thì các nông hộ bị xử phạt sẽ được kiểm tra, xác nhận bởi các thanh
tra viên nội bộ và khi nào (cũng như trong điều kiện nào) thì các nông hộ
này được tiếp tục tham gia nhóm chứng nhận. Cũng cần phải có những cơ
chế để đảm bảo sự tuân thủ trong năm.
Tổ chức:
Người đại diện:
Nông hộ:
Mã số nông hộ:
Địa chỉ:
Hai bên ký tên vào thỏa thuận này để đảm bảo tôn trọng các điều kiện yêu cầu của tiêu chuẩn UTZ. Hai bên chấp
nhận các nghĩa vụ sau đây:
1. Nghĩa vụ của tổ chức:
• Quản lý Hệ thống Quản lý Nội bộ (IMS) và quản lý hoạt động đúng cách để đáp ứng và duy trì các yêu cầu của UTZ.
• Tổ chức các chương trình tập huấn liên tục độc lập hoặc phối hợp với các chuyên gia bên ngoài.
• Thúc đẩy áp dụng các Thực Hành Nông Nghiệp Tốt và đảm bảo trách nhiệm xã hội - môi trường theo quy định
trong chương trình UTZ.
• Quản lý việc thu mua, kiểm soát chất lượng, xử lý, vận chuyển và bán cà phê chứng nhận bằng cách áp dụng các
yêu cầu về truy nguyên.
• Đảm bảo bảo mật, trung thực và minh bạch các thông tin nhóm.
• Xác định Tổ chức Chứng nhận (CB) sẽ tiến hành đánh giá bên ngoài.
Địa điểm:
Ngày:
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 27
PHỤ LỤC 2: VÍ DỤ VỀ BẢN ĐỒ TỔNG THỂ
Tôi (người ký tên dưới đây) sẽ tránh để xảy ra bất kỳ xung đột lợi ích nào đồng thời sẽ thông báo với người phụ trách
IMS nếu có phát sinh xung đột lợi ích. Tôi sẽ không thực hiện thanh tra cũng như không phê duyệt cho các thành
viên trong gia đình tôi.
Tôi thừa nhận rằng tôi có mối quan hệ gia đình hoặc quan hệ kinh doanh (cha mẹ, anh chị em, con cái, đối tác kinh
doanh…) tại các địa điểm sau:
Tôi sẽ không tác động đến các cuộc thanh tra hay quyết định phê duyệt thanh viên trong gia đình tôi.
Tôi sẽ thông báo cho người phụ trách IMS nếu có thay đổi về tình trạng hôn nhân hoặc xã hội của tôi.
Tôi hiểu rõ rằng xung đột lợi ích là gì và tôi xin cam đoan các thông tin trên đây là đúng sự thật.
Tên của thanh tra viên hoặc thành viên ban phê duyệt:
Tên: __________________________________
Vai trò trong IMS: _______________________
Ngày: ______________
Địa điểm: _______________
Ký tên: __________________________
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 29
PHỤ LỤC 4: TỔNG QUAN CÁC QUY TRÌNH VÀ TÀI LIỆU YÊU CẦU
Bảng dưới đây khái quát về các quy trình và hồ sơ được yêu cầu xây dựng và lập thành văn bản cũng như được đề
nghị nên xây dựng và lập thành văn bản.
Lưu ý: Danh mục này được tham chiếu theo những gì được đề cập đến trong Bộ nguyên tắc. Đây là danh mục hỗ trợ
tham khảo và không phải là một văn bản chính thức.
CP trong Bộ Quy trình được lập thành văn bản - bắt buộc Năm tuân thủ
Nguyên tắc
Phần A
A.10 Ước tính sản lượng cây trồng 1
A.11 Quy trình thanh tra nội bộ 1
A.11/14 Quy trình giải quyết các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục 1
A.14 Quy trình phê duyệt và xử phạt 1
A.22 Quy trình mua bán sản phẩm chứng nhận, bao gồm cả truy nguyên 1
A.26 Quy trình áp dụng giá thưởng UTZ 1
A.27 Quy trình thông báo về giá và giá thưởng 2
A.28 Quy trình khiếu nại và xử lý khiếu nại 2
Phần B
B.62 Quy trình xử lý chai, lọ, bao bì thuốc BVTV sau khi sử dụng 1
B.64 Quy trình xử lý khẩn cấp khi xảy ra sự cố/tràn đổ thuốc BVTV 2
B.75 Một quy trình mẫu để quyết định mức dư lượng trên sản phẩm, 1) Những hành 3
động cần thực hiện nếu vượt mức dư lượng cho phép, 2) Thông báo cho người
mua nếu sản phẩm vượt mức dư lượng cho phép
Phần C
C.78 Quy trình hành động và hồ sơ, tài liệu để ngăn chặn, theo dõi và khắc phục lao 2
động trẻ em
C.79 Quy trình khuyến khích bắt buộc đến trường 3
C.96 Quy trình xử lý khi xảy ra tai nạn và sự cố khẩn cấp 2
Phần D
D.108 Quy trình về sử dụng nước hiệu quả trong sản xuất và chế biến 4
D.114 Quy trình hỗ trợ thành viên nhóm thích nghi với các tác động chính của biến đổi 4
khí hậu - những tác động đã xác định qua Đánh giá rủi ro
Các quy trình được đề nghị nên thiết lập
Chung Quy trình thông tin liên lạc với nông hộ 1
A.8 & A.9 Đăng ký nông hộ và ký kết thỏa thuận 1
A.16 Quy trình đánh giá rủi ro 2
D.117-119 Quy trình quản lý chất thải 3
Hồ sơ/tài liệu - bắt buộc
A.1 Bản đồ tổng quan các đơn vị sản xuất của các nông hộ (vườn của nông hộ) 2
A.5 Danh sách nhân viên, chức năng và nhiệm vụ của họ 1
A.6 Sơ đồ tổ chức 1
A.8 Sổ đăng ký nông hộ/Danh sách nông hộ cập nhật, bao gồm: 1
• Thông tin cá nhân
• Thông tin vườn cây
• Tình trạng chứng nhận
• Ước tính sản lượng
• Sản lượng sản xuất
A.9 Thỏa thuận giữa thành viên nhóm và đơn vị được chứng nhận (ban quản lý 1
nhóm hoặc công ty)
Hướng dẫn Bộ Nguyên Tắc dành cho chứng nhận nhóm phiên bản 1.1 - 31
PHỤ LỤC 5: TỔNG QUAN CÁC CÔNG CỤ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỮ LIỆU