ПОСІБНИК

З РЕАЛІЗАЦІЇ НІМЕЦЬКО-УКРАЇНСЬКИХ
ПАРТНЕРСЬКИХ ПРОЄКТІВ В УКРАЇНІ
ПОСІБНИК
З РЕАЛІЗАЦІЇ НІМЕЦЬКО-УКРАЇНСЬКИХ
ПАРТНЕРСЬКИХ ПРОЄКТІВ В УКРАЇНІ
 2

ЗМІСТ

Вступ 14
Алгоритм успішної реалізації німецько-українських партнерських проєктів
проєктів в Україні 15
1. Етап підготовки до впровадження проєкту: перші кроки української 12
громади після отримання німецькими партнерами підтвердження про 13
фінансування проекту 17
2. Етап реалізації 19
Вибір місця проведення закупівлі/оплати 19
Робота з банком і Державною казначейською службою України 00
(управліннями на місцях) 19
Проходження валютного контролю 11
Пошук підрядника/постачальника 13
Проведення закупівель 15
Внесення змін до проєкту 16
Робота з громадськістю 17
3. Підготовка документів 18
4. Завершальний етап 21
ТОП рекомендацій для успішної реалізації німецько-українських 00
партнерських проектів 24
Угода про партнерство (зразок) 25
 4

ВСТУП

ОляУ 2014 році німецько-українське співробітництво було активізовано з метою

підтримки трансформаційних процесів в Україні та сприяння розвитку місцевих
органів влади, які зважатимуть на потреби й інтереси громадян. Водночас виявилося
раціональним використання наявних муніципальних зв’язків із громадами Німеччини
як платформи для обміну ноу-хау та підвищення кваліфікації.
обміну ноу-хау та підвищення кваліфікації.
ОляЗа дорученням Федерального міністерства економічного співробітництва та розвитку
Німеччини (BMZ), Сервісна служба «Міста в Єдиному Світі» (SKEW) некомерційного ТОВ
Engagement Global gGmbH через проєкт «Муніципальні партнерства з Україною» з 2015 року
надає підтримку німецько-українським партнерствам, організовує програми обміну
досвідом, інформацією, підвищення кваліфікації, сприяє створенню мережі, а також
пропонує кадрові та фінансові інструменти підтримки.
пропонує кадрові та фінансові інструменти підтримки.
ОляНаразі налічується понад 70 партнерських зв’язків між німецькими та українськими
територіальними громадами, в межах яких спільно розробляють і впроваджують
партнерські проєкти, спрямовані на вирішення актуальних муніципальних питань.
партнерські проєкти, спрямовані на вирішення актуальних муніципальних питань.
ОляПісля успішного виконання заходів першої фази проєкту «Муніципальні партнерства
з Україною» (2015–2018 рр., реалізовано приблизно 50 німецько-українських
партнерських проєктів) проєктну діяльність слід було продовжити й активізувати у другій
фазі (2019–2021 рр.). Зацікавленість у сфері німецько-українського співробітництва дуже
висока, тож це є важливим внеском у процес європейської інтеграції.
важливим внеском у процес європейської інтеграції.
ОляПід час другої фази проєкту реалізовано або перебуває на стадії впровадження
31 німецько-український партнерський проєкт (завершені та поточні проєкти),
решта проєктів – на стадії підготовки / затвердження.
 АЛГОРИТМ УСПІШНОЇ РЕАЛІЗАЦІЇ Н
1. Підготовчий етап
Перевірка наявних документів,
1.1 ухвалення рішень щодо
подальших кроків

Переклад українською
грантового договору
Отримання грантового договору про підтримку проєкту німецькою громадою
1.2
про підтримку проєкту
Підписання Угоди про
партнерство
Звернення до німецької
1.3 громади-партнера щодо
надсилання необхідних
документів поштою
Опційно: Прийняття рішення
сесії про співфінансування або
1.4 протокол засідання
спеціалізованої комісії, якщо
є програма фінансування МТД
Реєстрація проекту в
1.5
Секретаріаті Кабінету
Міністрів України
Вказує на те, що переходити до реалізації вказаного пункту
можна лише після повної реалізації пов'язаного з ним
2. Етап реалізації
Вибір місця
рішень щодопроведення
подальших закупівлі /
оплати (Україна /Німеччина)
2.1 Якщо оплата проводиться
німецькою стороною,
пропідтримкупроєкту переходьте
договору
до пункту 2.9
2.2 Вибір банку
Відкриття рахунків у банку
2.3 (валютного і гривневого)
2.4 Відкриття казначейського рахунку
2.5 Підготовка рахунку до
пронадходження
співфінансуваннягрантових коштів
Надання партнеру реквізитів
2.6 валютного рахунку та запиту на
переказ грантових коштів
2.7 Підтвердження походження
коштів для валютного контролю
Підтвердження походження
2.8 коштів та цілі їх використання
Казначейству, переказ коштів на
казначейський рахунок
2.9 Проведення робіт з пошуку
підрядника / постачальника
Опційно: оформлення рішення
2.10
про вибір постачальника
Якщо оплата в Україні: Робота з
2.11 казначейськими рахунками для
укладання договорів
Проведення закупівлі в
Україні українською громадою
2.12 Проведення закупівлі в Україні
німецькою громадою-партнером
Проведення закупівлі в
Німеччині
2.13 Внесення змін до проєкту
Проведення роботи з
2.14 громадськістю і підготовка
відповідної звітності
ІЇ НІМЕЦЬКО-УКРАЇНСЬКИХ ПАРТНЕРСЬКИХ ПРОЄКТІВ В УКРАЇНІ

3. Етап підготовки 4. Завершальний етап ТОП рекомендацій

документів
Отримання документів Опційно: участь у Уважно читайте
3.1 від підрядників /
постачальників
підготовці проміжного /
фінального
 звітуза
4.1
  Weiterleitungsvertrag
ьтедопункту -у
постачальників фінального звіту 1 ньому міститься
 за проєктом основнапідприємства
інформація,
тапосиланьдля
Передача обладнання правила і відповіді на
на баланс відповідного Підготовка фото-, значну частину питань.
публікацій
3.2 структурного
4.2
відеоматеріалів,
підрозділу / публікацій та посилань таобладнання
для підтвердження Виважено обирайте
комунального банк.Перевіряйте явні
підприємства реалізації проєкту
2 та приховані умови
Проведення робіт з банку перед
Відправка документів відкриттям валютного
відповідальними поштою громаді-
4.3особами
ігривневого рахунку

Вітаємо! Ваш проєкт успішно реалізовано!

3.3 особами
поштою

щодо умов партнеру
зберігання документації
та обладнання; Опційно: проведення Враховуйте терміни та
оформлення документів поглибленої перевірки час, передусім:
4.4 реалізації проєкту,
реалізації проєкту
Переклад необхідних 3 календарного плану,
3.4 документів, завірених освоєння коштів в
копій для звіту Україні таНімеччині,
пересилання
документів, звітування.

Спілкування є основою не лише плідного партнерства, але й швидкої та ефективної

реалізації проєкту. Під час реалізації постійно спілкуйтеся з партнером, інформуйте його про
4
 стан виконання проєкту, адже саме ваш партнер звітує та відповідає за результати і витрачені
кошти. Якщо виникають труднощі, незрозумілі моменти чи ситуації - одразу обговорюйте їх
валютного
з партнером.

Пам'ятайте, що отримати грантові кошти і розпоряджатися ними можуть лише

виконавчі органи, або структурний підрозділ, або комунальне підприємство
5 ціліїхвикористанняКазначейству
та місцевої ради (вимоги до заявників та партнерів зазначені у конкурсних умовах
кожної окремої програми, яка надає підтримку). Завчасно перевірте, чи міжнародна
діяльність є серед дозволених у Положенні про виконавчі органи.

6 Добре обдумайте, чи варто проводити закупівлю товару за кордоном.

7 Заздалегідь готуйтеся до проходження валютного контролю.

Домовляйтеся про переказ коштів на валютний рахунок лише після його

8 постановки на облік у ДФС та отримання вами фізичних копій Weiterleitungsvertrag

і проєктної заявки, а також оригіналу Угоди про партнерство.

9 Завчасно робіть усі необхідні фото / відеофіксації, збирайте документацію,

необхідну для підтвердження реалізації проєкту.

10 Дотримуйтеся
громадою всіх правил публікації, виготовлення медіаконтенту тощо в межах
проєкту.

11
Ретельно перевіряйте всі документи одразу, під час отримання. Формуйте пакет
громадоюпартнером
документів під звіт заздалегідь.
7

ОляВітаємо! Ваш німецько-український партнерський проєкт погоджено і ви можете

розпочинати його реалізацію. А щоб ваші громади отримали лише користь від реалізації
проєкту, покращили та поглибили партнерські зв’язки, щоб увесь шлях впровадження був
якомога простішим і приємнішим, а не тернистим і заплутаним, пропонуємо вам
скористатися інформацією, наведеною у цьому посібнику. У ньому не лише зібрано
основні поради з реалізації спільних проєктів, але й визначено послідовність дій і кроків,
які треба зробити в процесі реалізації проєкту.
ОляБажаємо вам легких і приємних звершень, вагомих досягнень. Зростаймо та
розвиваймося разом!
1. Етап підготовки до впровадження проєкту: перші кроки української
громади після отримання німецькою громадою-партнером підтвердження
про фінансування проєкту та підписання грантового договору

Оля1.1. Після отримання грантового договору на фінансування німецько-українського

партнерського проєкту (Weiterleitungsvertrag) уважно вивчіть його разом із німецькою
громадою-партнером. Це допоможе визначитися з подальшими кроками й уникнути
зайвих труднощів.
ОляНасамперед перевірте: а) чи в договорі визначено державну адміністрацію (для
районних і обласних), виконавчий комітет / виконавчі органи місцевої ради (далі -
виконавчі органи) як партнера проєкту та отримувача частки коштів, що буде освоєно в
Україні (місцева рада не може мати рахунків у банках, а грантові кошти можна
переказати лише на рахунки муніципалітету-партнера); б) чи чітко прописані всі заходи,
які повинні бути реалізовані, у т.ч. українською громадою; кошти, які повинні надійти на
рахунок української громади; в) чи потрібно українській громаді передавати придбане в
результаті реалізації проєкту обладнання, матеріали на баланс комунального
підприємства; г) чи було передбачено можливість передачі 1/3 коштів проєкту громадській
організації (ГО) для здійснення певних операційних заходів або комунальному
підприємству для здійснення відповідних технічних заходів (якщо німецька громада-
партнер не поставила позначку у відповідному полі проєктної заявки – такої можливості
не буде) та інші важливі моменти (інформація, наведена у підпунктах «а» – «г», міститься у
проєктній заявці та бюджеті, що є невід’ємними частинами Weiterleitungsvertrag).
та інші важливі моменти (інформація, наведена у підпунктах «а» – «г», міститься у
Оля1.2. Weiterleitungsvertrag необхідно перекласти українською мовою для подальшого
його використання в роботі під час реалізації проєкту, а також у банку й управлінні
Державної казначейської служби України (Казначействі). Переклад Weiterleitungsvertrag
потрібен і для реєстрації проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України – тому
починайте цю роботу заздалегідь.
ОляВодночас якщо спільним німецько-українським проєктом передбачено та відповідно
домовлено з німецькою громадою-партнером про переказ коштів українській громаді, то
вам необхідно ще додатково укласти з німецькою громадою українською та німецькою
мовами Угоду про партнерство для реалізації цього конкретного проєкту (зразок – додатку)
та прописати в ній всі необхідні пункти. Затверджувати Угоду про партнерство чи право
на
 8

на її підписання на сесії ради / засіданні виконавчих органів не потрібно, реєструвати в

Міністерстві також.
ОляТакож таку Угоду рекомендовано укладати, якщо українська громада відповідатиме
лише за організацію й проведення заходів проєкту, забезпечення власного внеску до
проєкту, а грантові кошти не надходитимуть в Україну (оплату заходів проєкту у цьому
випадку здійснює німецька громада-партнер зі свого рахунку).
надходитимуть в Україну (оплату заходів проєкту у цьому випадку здійснює німецька
Оля1.3. Після узгодження всіх деталей і, за потреби, укладення Угоди про партнерство,
зверніться до вашого партнера, німецької громади, з проханням надіслати поштою
завірену копію Weiterleitungsvertrag, проєктну заявку з підписом бургомістра та печаткою
муніципалітету, підписану та скріплену печаткою Угоду про партнерство (за потреби). Без
наявності твердих копій цих документів українська громада не зможе отримати грантові
кошти або здійснити власний внесок за проєктом (якщо такий передбачено). несок
ОляЗважайте на те, що доправлення документів між Україною та Німеччиною наземною
поштою триватиме приблизно 30-40 днів (у період свят та у віддалену місцевість довше).
приблизно 30-40 днів (у період свят та у віддалену місцевість довше).
Оля1.4. У разі необхідності співфінансування проєкту українською громадою на сесії
місцевої ради потрібно ухвалити рішення про виділення відповідної суми. Якщо у вашій
громаді розроблено програму сприяння міжнародній технічній допомозі (МТД) чи
реалізації партнерських проєктів, якою передбачено надання коштів на співфінансування
таких проєктів, перевірте, чи сума коштів, виділена на реалізацію такої програми, є
достатньою для покриття частки вашого співфінансування за проєктом. Якщо так – вам
потрібно рішенням уповноважених осіб (процедуру визначено в програмі) затвердити
співфінансування саме цього проєкту коштами такої програми та скласти про це
відповідний протокол. Рішення сесії місцевої ради чи виконавчих органів для реалізації
самого проєкту не потрібне.
Рішення сесії місцевої ради чи виконавчих органів для реалізації самого проєкту не
Оля1.5. Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України № 153 від 15.02.2002 р., в
Україні є необхідною державна реєстрація проєктів МТД у Секретаріаті Кабінету Міністрів
України.
ОляЦей крок особливо рекомендований з таких міркувань:
- під час здійснення закупівлі в Німеччині вам не доведеться сплачувати митні збори при
розмитненні товарів і їх ввезення відбуватиметься значно простіше (ст. 8 Рамкової Угоди
між Урядом України та Урядом Федеративної Республіки Німеччина про консультування
і технічне співробітництво), якщо проєкт зареєстровано;
- під час реалізації зареєстрованого проєкту, що передбачає масштабні закупівлі, ви
зможете суттєво заощадити кошти, оскільки не треба сплачувати ПДВ.
ОляВодночас слід зазначити, що у випадку, коли з тих або інших причин реєстрація
проєкту в Секретаріаті Кабінету Міністрів України не є можливою чи значною мірою
ускладненою, цю процедуру можна не проводити, оскільки ПДВ є прийнятною витратою
для німецько-українських партнерських проєктів, підтриманих Engagement Global.
9

2. Етап реалізації

Оля2.1. Для ухвалення рішення щодо наступних кроків у реалізації проєкту вам необхідно
визначитися, здійснюватимете ви закупівлю за проєктом в Україні чи за кордоном.
Зверніть увагу, що у випадку здійснення закупівлі в Німеччині вам доведеться оплачувати
додаткові логістичні послуги (якщо такі кошти не передбачені в бюджеті проєкту), досить
складним чи неможливим буде надання гарантійного обслуговування: зокрема
недоступними можуть виявитися послуги з наладки та запуску обладнання фахівцями
фірми-виробника чи постачальника, навчання персоналу роботи з придбаним
обладнанням тощо. Окрім того, у випадку закупівлі обладнання, що потребує сертифікації
(це передусім медичне обладнання), вам доведеться пройти процедуру його сертифікації в
Україні в разі відсутності відповідного сертифіката. Така процедура є довготривалою і
часто дороговартісною. Також необхідно враховувати, що для розмитнення ваш товар на
певний час може бути затримано на кордоні, зокрема якщо проєкт не є зареєстрованим у
Секретаріаті КМУ. Тому ще раз зважте всі «за» та «проти» такої процедури. Якщо ж рішення
проводити закупівлю в Німеччині таки ухвалене та погоджене з німецькою громадою-
партнером, докладнішу інформацію шукайте у п. 2.9.
докладнішу інформацію шукайте у п. 29.
Оля2.2. Вибір банку є суттєвим кроком, оскільки від цього залежить низка умов і ваша
подальша робота, а також сума коштів, яку ви отримаєте в гривні для реалізації проєкту.
ОляВибираючи банк, зверніть увагу на особливі умови, які він пропонує. Найчастіше це
може бути: комісія при зарахуванні коштів на рахунок; висока вартість виписок чи комісія
за переказ коштів з рахунку, конвертацію євро; висока вартість обслуговування рахунку чи
оплата за обслуговування окремо двох рахунків (вам треба відкрити рахунок у євро і
рахунок у гривні); невигідний конвертаційний курс; конвертація валюти одразу за курсом
НБУ, а не курсом міжбанку (збільшує суму в гривні, яку ви отримаєте); продаж валюти на
валютній біржі за одноразової конвертації певної суми у валюті за одну операцію
(збільшує суму в гривні, яку ви отримаєте); нарахування відсотків за зберігання коштів на
рахунку за умови розміщення певної суми (якщо банк пропонує таку послугу і сума, що
має надійти від німецької громади-партнера, відповідає необхідній для нарахування, ви
повинні вписати процентну ставку, визначену договором обслуговування рахунку, в Угоду
про партнерство. Це треба зробити тому, що кошти, отримані вами як відсоток за
зберігання валюти на рахунку, залишаються у власності вашої громади, але право на їх
освоєння ви отримаєте лише за належного оформлення Угоди. Також пам’ятайте, що,
відповідно до чинного законодавства України, прибуток, отриманий від депозитних
внесків, оподатковується (п. 170.4 ст. 170 ПКУ). Все це необхідно докладно уточнювати в
кожному банку.
кожному банку.
Оля2.3. Валютний рахунок (поточний рахунок) відкривається на підставі та за
процедурою, визначеною Постановою НБУ № 492 від 12.11.2003 р. Банк обираєте ви
самостійно. Для відкриття валютного рахунку потрібно, щоб така можливість була
передбачена Положенням про виконавчі органи або Положенням про відповідне
управління
 10

управління / департамент, або комунальне підприємство (вимоги до заявників і

партнерівпроєкту зазначені в конкурсних умовах кожної окремої програми, що надає
фінансову підтримку).
ОляОкремі банки можуть під час відкриття рахунку вимагати письмове погодження
від обслуговуючого органу Казначейства. Форма довідки є довільною. Переважно орган
Казначейства зазначає в ній код коштів, код програмної класифікації (КПК),
призначення рахунку, строк його дії та інші дані, які в подальшому можуть бути
використані у формуванні звітності за валютними операціями.
ОляВ Україні дозволено використовувати валюту лише для зовнішньоекономічної
діяльності в розрахунках поза межами кордону України. Тому для здійснення
розрахунків за господарськими операціями в Україні спершу необхідно конвертувати
валюту в гривню. Також у зв’язку з цим обмеженням для зарахування коштів на
казначейський рахунок вони вже повинні бути конвертовані банком у гривню. Саме
тому необхідним є відкриття двох рахунків у банку: валютного та гривневого. В деяких
банках спершу відкривається валютний, а потім гривневий рахунок, в інших –
навпаки. Деякі банки пропонують відкриття другого рахунку онлайн (по докладну
інформацію звертайтеся до вашого банку). Але пам’ятайте, що для використання таких
рахунків треба надати в банк фізичну копію реєстраційних карток.
ОляВідкриття рахунку триває один банківський день. Отримавши реквізити валютного
рахунку, ви вже можете надавати їх німецькій громаді-партнеру для внесення до
Угоди про партнерство. Але користуватися цим рахунком можна лише після
постановки його на облік Державною фіскальною службою України (ДФС) – цю
процедуру виконує сам банк, її тривалість становить 2-4 дні. Зверніть увагу, що лише
після взяття валютного рахунку на облік його можна використовувати для здійснення
операцій. Після відкриття валютного рахунку в банку до Казначейства необхідно
подати довідку з банку про його відкриття. Слід пам’ятати, що банк бере певну суму за
обслуговування рахунку на місяць, коли за рахунком відбувся рух коштів (уточнюйте в
банку). Тому рекомендуємо такі витрати передбачати в бюджетах партнерського
проєкту.
бюджетах партнерського проєкту.
Оля2.4. З огляду на те, що отримані для реалізації проєкту кошти є міжнародною
технічною допомогою (МТД), вони класифікуються як грантові. Тільки після того, як
це буде доведено валютним контролем, кошти не підлягатимуть оподаткуванню. Саме
тому для зарахування таких коштів у Казначействі треба відкрити спеціальний
рахунок із призначенням «гранти, міжнародна технічна допомога», тобто рахунки з
кодом 25020100 або 42000000.
кодом 25020100 або 42000000.
Оля2.5. Під час роботи як з банківським, так і з казначейським рахунком вам
необхідно попередньо надати цим установам чи завантажити в особистий кабінет
(якщо банк / Казначейство передбачає роботу онлайн) усі документи, що
підтверджують право української громади на отримання грантових коштів. Переважно
для цього достатньо подати завірену копію та кольорову скан-копію
Weiterleitungsvertrag із бюджетом (з перекладом); проєктну заявку з бюджетом
німецькою
11

німецькою та українською мовами; Угоду про партнерство; також варто запропонувати

банку лист-обґрунтування потреби, що надавався від української громади німецькій при
написанні проєктної заявки (якщо такого листа вимагав грантодавець на етапі підготовки
заявки), та український опис програми, за якою було підтримано проєкт. Спілкуйтеся з
менеджером у банку і з представником Казначейства: що більше додаткових питань буде
вирішено на підготовчому етапі, то легше буде отримати кошти та правильно освоїти їх.
підготовчому етапі, то легше буде отримати кошти та правильно освоїти їх.
Оля2.6. Надати німецькій громаді-партнеру реквізити валютного рахунку української
громади ви можете одразу після його відкриття, але користуватися ним можна лише після
взяття його на облік у ДФС. Також пам’ятайте, що кошти можуть бути зараховані на рахунок
лише після надходження оригіналів усіх підтверджувальних документів (див. п. 2.5). Тому
зважайте на час, необхідний для надходження документів, і домовляйтеся з партнером про
переказ грантових коштів лише після отримання твердих копій документів. Поцікавтеся в
банку реквізитами кореспондуючого банку для SWIF-переказів і надайте їх німецькій
громаді-партнеру. Так грантові кошти надійдуть на рахунок української громади значно
швидше (перекази через SWIFT – зазвичай 2-3 банківські дні, без використання SWIFT – до
10-14 банківських днів).
днів)..........
Оля2.7. При зарахуванні коштів від німецької громади-партнера на валютний рахунок
української громади таку операцію неодмінно перевірятиме валютний контроль. Якщо з
вашого боку все буде підготовлено належним чином і ваш партнер правильно проведе
платіж, жодних проблем із валютним контролем не виникне. Насамперед необхідно, щоб
німецька громада-партнер правильно прописала призначення платежу (бажано
німецькою та англійською мовами). Зокрема, в призначенні повинно бути зазначено, що
це кошти, спрямовані на реалізацію партнерського проєкту за назвою та номером
(загалом правила ті самі, що й в Україні). Це зменшить кількість запитань як від банку, так
і від валютного контролю. Також необхідно заздалегідь передати банку копії всіх
документів (див. п. 2.5) або завантажити їх в особистий кабінет (для деяких банків).
ОляЗверніть увагу на те, що не вся сума грантових коштів, передбачена для реалізації
проєкту, пересилається українській громаді. Тому для проходження валютного контролю і
казначейських перевірок необхідно в Угоді про партнерство чітко зазначити суму
грантових коштів, що буде перерахована українському партнеру, та заходи проєкту,
заплановані в Україні, а також суму грантових коштів і, відповідно, заходи, що будуть
освоєні та проведені в Німеччині.
ОляОднак навіть якщо ви зробили все правильно, вам може зателефонувати представник
банку або валютного контролю і повідомити, що кошти надійшли, але вони заморожені
на рахунку, і вам потрібно надати відповідні роз’яснення, інакше кошти буде повернуто
відправнику. Не панікуйте. В цьому випадку запитайте, що саме треба уточнити для
валютного контролю. Спілкуйтеся з ними. Вам призначать людину для ведення справи
вашої громади. Чітко і без претензій опишіть вашу ситуацію, поясніть, за якою програмою
ви працюєте, який проєкт ви впроваджуєте і чому вам (громаді / установі, яку ви
представляєте) надходять ці кошти. Розкажіть фахівцю, які документи ви вже надали чи
завантажили і яким документом підтверджується надана вами інформація. Також
поясніть
 12

поясніть, що, відповідно до умов грантової програми, грантовий договір підписується з

німецькою громадою-партнером, а українська громада є учасником і співвиконавцем
заходів проєкту, але права українського партнера регламентуються всіма доданими
документами. Цього достатньо. Для спрощення роз’яснень можете також попросити
німецьку громаду-партнера надати вам листа, в якому буде написано, що вона скеровує
на рахунок українського партнера відповідну суму для реалізації проєкту. Водночас такий
лист не є обов’язковим.
Водночас такий лист не є обов’язковим.
Оля2.8. Процедура підтвердження коштів та цілей їх використання для Казначейства така
ж сама, як і для банку. В цьому випадку вам лише необхідно з усіма документами піти до
Казначейства і все пояснити відповідальній особі чи керівнику. Тут також звірять,
відповідно до бюджету, цілі, на які можна використовувати грантові кошти. Проєкт надає
цільове фінансування, тому дотримуйтеся тих статей витрат, які було закладено в бюджеті
та додатках до проєкту. Спілкуйтеся та пояснюйте специфіку вашого проєкту, адже ви
знаєте його краще, а фахівці Казначейства могли взагалі не мати раніше справ з
міжнародними грантовими коштами. Що більше ви спілкуватиметеся та чіткіше
пояснюватимете все, то швидше і простіше порозумієтеся.
ОляТакож якщо для української громади передбачені адміністративні витрати, то
поясніть, що, згідно з умовами Weiterleitungsvertrag, ви маєте право використовувати їх без
чіткого призначення на супутні чи допоміжні заходи, а також те, що у випадку економії
ви маєте право використати залишок коштів з будь-якої статті витрат на інші заходи
проєкту, а у випадку браку коштів – можете зменшити кількість заходів (за попереднього
погодження через німецьку громаду з грантодавцем) чи додати власні кошти, необхідні
для дофінансування. Це допоможе уникнути численних проблем під час реєстрації
договорів у Казначействі, здійснення закупівлі, проведення робіт тощо.
ОляНа казначейський рахунок ви можете переказувати як усю суму грантових коштів
одразу, так і частинами.
ОляПід час переказу коштів вам необхідно спочатку провести конвертацію валюти в
банку, тоді зарахувати кошти на казначейський рахунок. Водночас отримайте в банку
виписку з рахунку, а також довідку про конвертацію валюти. Ці документи необхідні для
підготовки фінансової звітності за проєктом німецькою громадою-партнером (або
українською громадою за домовленістю з партнером). У згаданій вище довідці буде
зафіксовано курс продажу валюти, за яким необхідно буде формувати фінансовий звіт за
проєктом і дублювати ціни в євро. Якщо ваш банк надає виключно електронні довідки,
зверніться до уповноваженої особи з проханням завірити таку довідку, оскільки вам треба
надати її разом із пакетом інших документів німецькій громаді-партнеру. Зазвичай банк
не відмовляє в цьому проханні, навіть якщо така процедура не передбачена його
правилами. Також зверніть увагу на те, що конвертація валюти, зарахування коштів на
казначейський рахунок і подання документів на оплату, проведення виплати є досить
тривалим процесом і може зайняти, залежно від банку та Казначейства, до 7-8 робочих
днів.
днів.
Оля2.9. Під час пошуку постачальника товарів / послуг чи виконавця робіт за проєктом
зверніть
13

зверніть увагу на те, що з особами / організаціями / підприємствами, до яких застосовані санкції

ООН / ЄС, не можуть бути укладені договори. Списки таких осіб / організацій / підприємств ви
знайдете за посиланнями, зазначеними у Weiterleitungsvertrag.
ОляПошук постачальника товарів / послуг чи виконавця робіт відбувається відповідно до
вимог Weiterleitungsvertrag. Незалежно від типу закупівлі (пряма, на основі комерційних
пропозицій, відкрита), основними принципами є ощадливість і конкуренція.
ОляСлід звернути увагу на необхідність надходження визначеної у Weiterleitungsvertrag
кількості паперових екземплярів комерційних пропозицій. Для отримання комерційних
пропозицій (у випадку закупівлі в Україні) рекомендовано надсилати листа за підписом
голови громади (або керівника виконавчого органу / установи) про пошук постачальника
/ підрядника та вказати повний перелік необхідних товарів / послуг / робіт. Комерційні
пропозиції повинні бути оформлені належним чином у вигляді відповіді на лист-запит.
Також не забувайте про необхідність проведення закупівлі відповідно до вимог
українського законодавства. Якщо на закупівлю певного товару / послуги / роботи за
проєктом ви можете укласти договір без використання електронної системи ProZorro – ви
маєте на це право й відповідно до вимог Weiterleitungsvertrag.
ОляЯкщо під час заповнення проєктної заявки німецькою громадою-партнером за
погодженням з українською громадою-партнером зроблено позначку про передачу
1/3 коштів українській ГО / комунальному підприємству для виконання
операційних / технічних заходів проєкту, ви маєте право залучити зазначені в
проєктній заявці ГО / комунальне підприємство, і, відповідно, визначена частина
грантових коштів може бути надана цій ГО / цьому комунальному підприємству. Ви
можете також залучати комунальні підприємства як підрядників і оплачувати їхні
послуги, але виключно за результатами тендерів і лише в межах тих робіт, які вони
офіційно надають.
ОляРобота працівників виконавчих органів і їхні послуги не оплачуються. Водночас у
випадку, якщо у проєктній заявці передбачене залучення додаткового персоналу для
виконання заходів проєктів і в бюджеті є кошти на цей персонал (відповідно, ці статті
витрат були погоджені грантодавцем), ви можете найняти відповідну особу як додаткову
одиницю. Але така особа не може бути працівником вашого муніципалітету.
муніципалітету.муніципалітету.
Оля2.10. У випадку закупівлі чи вибору підрядника / постачальника без
використання електронної системи ProZorro вам необхідно оформити протокол
засідання тендерного комітету про відбір підрядника / постачальника на підставі
аналізу ринку (для прямої закупівлі) або комерційних пропозицій, що надійшли у
відповідь на лист-запит голови громади, або відповідне рішення уповноваженої
особи. Протокол / рішення оформляється у довільній формі, але повинен містити такі
дані: закупівля проводиться в межах вашого проєкту і для його реалізації; було
проаналізовано / розглянуто пропозиції (пропозиції додаються у вигляді додатка до
протоколу чи рішення); відбір було здійснено на підставі відповідних критеріїв і
пропозиції найнижчої ціни; рішення ухвалене відповідно до чинного законодавства,
що передбачає право проведення в цьому випадку закупівлі без використання
електронної системи.
використання електронної системи.
Ол
15

Оля2.11. Робота з казначейськими рахунками під час реалізації проєктів мало чим
відрізняється від звичайної. Але звертайте увагу на те, який рахунок ви надаєте для
формування реквізитів під час укладання договорів з підрядниками / постачальниками.
Такий рахунок не може бути тим самим, на який відбувається зарахування коштів з
банку, адже він є дохідним. Укладаючи договори, у яких українська громада
виступатимете як платник, слід вказати видатковий рахунок казначейського рахунку, на
який було зараховано кошти для реалізації проєкту. Не плутайте дохідний і видатковий
казначейські рахунки! Інакше вам доведеться оформляти додаткові договори до основного
договору на закупівлю товарів чи послуг / виконання робіт, адже Казначейство не зможе
провести проплату.
послуг / виконання робіт, адже Казначейство не зможе провести проплату.
Оля2.12. Вимоги до закупівель у межах німецько-українського партнерського проєкту
зазначені у Weiterleitungsvertrag.
ОляПід час проведення закупівлі в Україні українською громадою (у випадку
передачі німецькою громадою частини грантових коштів українській громаді)
пам’ятайте про те, що спочатку вам треба внести зміни до річного плану закупівель
для закупівель робіт / послуг / товарів. Окрім того, для прямої закупівлі обов’язковим
є протокол засідання тендерного комітету (п. 2.10), а для закупівлі на підставі
комерційних пропозицій – надходження щонайменше трьох пропозицій на лист-
запит (п. 2.9).
ОляЯкщо ж закупівля відбувається відповідно до законодавства України, тобто на
загальних умовах, то вам треба діяти відповідно до Закону України «Про публічні
закупівлі». Жодних відмінностей від закупівлі за кошти місцевого бюджету тут немає.
Проте бажано перед підписанням погоджувати текст договорів з Казначейством. У
договорі обов’язково вказуйте, що закупівля товарів / послуг / робіт здійснюється в межах
реалізації проєкту. Якщо проєкт зареєстровано в Секретаріаті КМУ, обов’язково вкажіть
номер державної реєстрації. До договору на закупівлю товарів додайте специфікацію
товарів, що є предметом договору. Звертайте увагу на те, що в договорах закупівлі товарів
повинен бути пункт, відповідно до якого вартість доставки, пусконалагоджувальних робіт,
навчання персоналу роботі з обладнанням повинна входити у вартість обладнання.
ОляТакож звертайте увагу на те, щоб закупівлі зі сплатою ПДВ і без були оформлені
різними договорами, оскільки в іншому випадку Казначейство не здійснить проплату.
ОляРозділяйте придбання товарів, виконання робіт, отримання послуг на окремі
договори, навіть якщо їх надає / постачає / виконує одна і та сама фірма. Договори, в яких
зібрано різні типи операцій, Казначейством оплачені не будуть.
ОляЗверніть увагу на те, що Казначейство не дозволяє купувати товари за попередньою
оплатою. Лише для COVIDних закупівель дозволена попередня оплата.
ОляЗакупівля в Україні може бути проведена й німецькою громадою-партнером (у
випадку непередачі німецькою громадою грантових коштів українській громаді) з
укладанням тристороннього договору між підрядником / постачальником, німецькою
громадою-партнером як платником та українською громадою-партнером як одержувачем.
При цьому слід звернути увагу ось на що:
Оля1) оголошення / запит про проведення закупівлі в рамках проєкту в Україні від імені
німецької
 16

німецької громади може здійснити також і українська громада-партнер – зміст такого

оголошення / запиту слід погодити з німецькою громадою-партнером;
Оля2) відповідно, українська громада може отримувати комерційні пропозиції,
адресовані німецькій громаді-партнеру (оскільки не всі комерційні пропозиції можуть
вимагати / надавати німецькою / англійською мовою), або провести аналіз ринку (для
прямої закупівлі);
Оля3) протокол відбору постачальника / підрядника може бути спільно підготовлений
громадами-партнерами або за домовленістю з німецьким партнером – українською
громадою і погоджений, відповідно, німецькою громадою;
Оля4) для погодження відібраного спільно або німецьким партнером
постачальника / підрядника та надання доручення голові української громади
спільно з очільником німецької громади-партнера укласти тристоронній договір з
постачальником / підрядником є необхідним прийняття рішення місцевої ради
української громади;
Оля5) у разі співфінансування такої закупівлі українською громадою є необхідним
затвердження змін до річного плану закупівель і протокольне рішення (протокол)
уповноваженої особи української громади про проведення закупівлі без використання
електронної системи ProZorro (дозволені суми – див. ЗУ «Про публічні закупівлі»),
відповідно до аб. 4 п. 2 ч. 7 ст. 3 ЗУ «Про публічні закупівлі»;
Оля6) тристоронній договір між підрядником / постачальником, німецькою
громадою-партнером як платником та українською громадою-партнером як
одержувачем укладається німецькою та українською мовами з додатками (для
закупівлі товару – специфікація, для робіт / послуг – договірна ціна, календарний
план виконання робіт / надання послуг) на повну суму в гривні, а також публікується
на ProZorro із зазначенням лише суми співфінансування українською громадою
(якщо співфінансування передбачене). Водночас рекомендуємо для полегшення
проходження аудиту та спрощення пояснення витрат органам контролю укладати
тристоронню угоду лише на суму грантових коштів, а суму співфінансування
використовувати на інші заходи проєкту, які повністю покриватиме ця сума.
ОляУ випадках проведення закупівлі в Німеччині зверніть увагу на те, що виконавчі
органи України не можуть провести пряму закупівлю за кордоном (абз. 2 ст. 10 ЗУ «Про
зовнішньоекономічну діяльність»). Однак якщо все ж таки така закупівля запланована, то
одразу пропишіть таку можливість в Угоді про партнерство і передбачте, щоб ці кошти
залишилися на рахунку німецької громади-партнера. Також плануйте цю закупівлю
таким чином, щоб її можна було провести коштами проєкту і не знадобилося
співфінансування від української громади.
ОляПроведення закупівлі в Німеччині лягає на німецьку громаду-партнера і тут можливі
два сценарії: 1) німецька громада-партнер проводить закупівлю і потім рішенням сесії
місцевої ради передає обладнання / матеріали українській громаді (в цьому випадку
доставка оплачується за окремим договором); 2) німецька громада-партнер проводить
закупівлю через тристоронній договір (як у попередній частині цього пункту), українська
громада-партнер визначається як одержувач (німецька громада-партнер відповідає за
укладання договору, але зверніть увагу на те, що договір повинен бути укладений
німецькою та українською мовами).
німецькою та українською мовами).
17

Оля2.13. Внесення змін до проєкту, що стосуються терміну його реалізації, фінансування

(особливо зменшення суми гранту та збільшення бюджету проєкту, зміни партнера, який
забезпечує власний внесок, і перевищення окремих статей бюджету на 20%), або
проведення додаткових заходів є можливими лише через внесення змін грантодавцем до
Weiterleitungsvertrag. Для цього німецька громада-партнер повинна надіслати на адресу
грантодавця відповідний запит з обґрунтуванням.
ОляВідповідно, будь-які зміни до проєкту є можливими лише після їх погодження
грантодавцем і підписання змін до Weiterleitungsvertrag.
ОляСума грантових коштів, затверджена грантодавцем і зазначена у Weiterleitungsvertrag,
не може бути збільшена. Водночас за рахунок економії (несплата ПДВ у зареєстрованих
проєктах), отримання додаткових коштів від курсових різниць можна придбати додаткове
обладнання чи провести додаткові заходи, що відповідають цілям проєкту. Для цього
українська громада повинна підготувати лист-запит з обґрунтуванням до німецької
громади-партнера, яка, в свою чергу, погоджує це у грантодавця. Таке обґрунтування є
необхідним не лише для погодження змін у заходах / бюджеті проєкту, але й для
внесення змін до річного плану закупівель, для Казначейства та для підготовки звіту з
реалізації проєкту, проходження аудиту.
ОляУ випадку перевищення суми окремої статті бюджету більше ніж на 20% за ту, яку
було зазначено в бюджеті проєкту, провести закупівлю без додаткового обґрунтування та
погодження з грантодавцем не є можливим.
ОляЗа суттєвого підвищення цін, коли вартість усіх заходів проєкту в процесі
реалізації перевищує суму фінансування, ви можете або додати власні кошти
(української громади) для покриття цієї різниці, або написати відповідний запит до
німецької громади-партнера, додавши підтвердження, з проханням зменшити на цю
різницю обсяг товарів / робіт / послуг. Відповідно, німецька громада-партнер
комунікує з грантодавцем щодо виниклої ситуації та погодження відповідних змін.
Після їх погодження ці обґрунтування необхідно додавати до звіту і до тих
документів, що надсилаються німецькому партнеру поштою після завершення
проєкту.
ОляПід час планування витрат і проведення оплат як в Україні, так і в Німеччині
зважайте на час, упродовж якого кошти можуть бути освоєні в Україні та в Німеччині (див.
відповідний пункт Weiterleitungsvertrag).
ОляПід час планування витрат намагайтеся спершу спланувати витрати на «тверді»
заходи, залишити «м’які» (наприклад, витрати на інформаційну роботу, виготовлення
поліграфічної продукції тощо) насамкінець, оскільки ними простіше скоригувати витрати
й обнулити рахунок.
й обнулити рахунок.
Оля2.14. Під час проведення роботи з громадськістю важливим є дотримання вимог
програми та фіксація результатів для звітування.
ОляНа кожному етапі виконання робіт не забувайте про підтверджувальні фотографії
(зокрема й перед початком робіт), а також фото після завершення робіт. Під час
проведення закупівлі товарів зробіть фото запакованих товарів чи обладнання, відео
процесу його розпаковування, згодом фото, що підтверджує місце розміщення і, за
Український
 18

можливості, використання.
ОляПід час проведення медіакампанії в Україні: зберігайте відео- та аудіозаписи,
посилання на згадки про подію, публікації на різних ресурсах, зокрема й на офіційній
вебсторінці української громади, використовуйте наявні інструменти для відображення
того, що ви дійсно проводили захід. Також у процесі інформування про проєкт слід
надавати відповідні посилання, передбачені грантодавцем (див. відповідний пункт
Weiterleitungsvertrag).
ОляПід час публікації матеріалів в Україні будь-якого характеру: погоджуйте макети з
вашим партнером і стежте за тим, щоб на матеріалах було нанесено необхідні
інформаційні написи (див. відповідний пункт Weiterleitungsvertrag). Слід зазначити, що
зміст друкованих матеріалів, окрім нанесення логотипів грантодавця, потребує
погодження. Для цього вам необхідно завчасно (щонайменше за сім тижнів перед друком)
надіслати ці матеріали німецькій громаді-партнеру, яка перегляне та надішле їх на
погодження грантодавцю. Отримавши паперові екземпляри публікації, зробіть їх фото
разом і так, щоб добре було видно титульні сторінки, можна також зробити скріншоти
електронної публікації, надати її електронні версії та посилання на їх розміщення. Якщо
ж ви розповсюджуєте ці матеріали (наприклад, плакати чи листівки) – зробіть чітке фото
розміщення таких матеріалів так, щоб було видно не лише прикріплений плакат, але й
місце його розміщення.
ОляУ процесі проведення онлайн-заходів, зокрема семінарів, навчань тощо, фотографуйте,
знімайте на відео, робіть скріншоти, що допоможуть проілюструвати проведений захід.
Для кращого уявлення про нього необхідні також програма, список учасників, короткий
опис проведеної роботи (звіт).
ОляПід час проведення будь-яких офлайн-заходів, крім списку учасників і опису заходів,
фотографуйте чи знімайте відео. Не зайвою буде публікація повідомлення чи статті про
захід. Усі ці матеріали та посилання допоможуть німецькій громаді-партнеру у складанні
звіту про реалізацію проєкту.
ОляУ разі використання символіки Engagement Global, BMZ вам треба спершу погодити
це (див. відповідний пункт Weiterleitungsvertrag).

3. Підготовка документів

Оля3.1. Під час реалізації проєкту зверніть увагу на те, що вам треба зібрати весь набір
документів від постачальників / підрядників: окрім актів виконаних робіт, це акт
приймання-передачі, акт введення в експлуатацію, товарно-транспортні накладні
(додаток 7 до Правил перевезень вантажів автотранспортом), набір документів, які
підтверджують відповідність, сертифікацію (якщо таке передбачене) тощо. Зверніть увагу
на те, що навіть під час використання послуг служб доставки постачальнику треба
оформити товарно-транспортну накладну відповідно до вимог законодавства України,
внутрішня квитанція перевізника не може її замінити. Це важливо, оскільки такий
документ є підтвердженням отримання вами вантажу. Також пам’ятайте про те, що цю
документацію, як і бухгалтерську, треба зберігати впродовж п’яти років після завершення
проєкту або іншого періоду, зазначеного у Weiterleitungsvertrag.
19

Оля3.2. Якщо придбане обладнання використовуватиметься у виконавчих органах – вам

треба лише поставити його на баланс і скласти про це акт.
ОляЯкщо матеріали, засоби було використано під час реалізації проєкту – підготуйте акт
на списання.
ОляЯкщо ж ви передаєте обладнання на баланс комунальної установи / підприємства –
вам треба спершу поставити обладнання на тимчасовий балансовий облік у виконавчих
органах, а потім додатково рішенням сесії місцевої ради передати його відповідній
комунальній установі / підприємству, оскільки, відповідно до законодавства України,
коштами, отриманими на рахунок виконавчих органів, повинні розпоряджатися
виконавчі органи, а придбані виконавчими органами матеріальні цінності є їх власністю.
Після прийняття рішення сесією місцевої ради комунальне підприємство повинно
скласти акт приймання-передачі, поставити на баланс і присвоїти інвентарні номери для
обладнання, майна (див. відповідний пункт Weiterleitungsvertrag). Бажано зробити фото
чи невелике відео, на якому буде відображено процес передачі предметів головою
української громади структурному підрозділу чи комунальній установі / підприємству.
української громади структурному підрозділу чи комунальній установі / підприємству.
Оля3.3. Після того, як усі роботи буде виконано, постачання, передачу обладнання
проведено, вам усе ще необхідно дотримуватися умов Weiterleitungsvertrag – читайте
уважно відповідні пункти. Зазвичай вони стосуються умов присвоєння інвентарних
номерів, правил передачі іншим структурним підрозділам, терміну списання,
поводження в разі дострокового списання, терміну зберігання бухгалтерської та
супровідної документації, правил і підстав її вилучення, правил надання доступу до
документації / приміщень / обладнання під час можливої перевірки та термінів такої
перевірки. Рекомендуємо на основі вимог, зазначених у Weiterleitungsvertrag, підготувати
короткі інформаційні листи для керівника структурного підрозділу / установи, бухгалтера,
матеріально відповідальних осіб, а також додатково проінформувати їх про ці правила.
проінформувати їх про ці правила.
Оля3.4. Заявником спільного німецько-українського проєкту й, відповідно, отримувачем
грантових коштів, а також відповідальним перед грантодавцем за їх освоєння є німецька
громада. Відповідно, німецька громада готуватиме описовий і фінансовий звіти за
проєктом, а також у разі потреби ваш спільний проєкт проходитиме перевірку.
ОляСаме тому переклад документації, передача завірених копій чи оригіналів документів,
а також сприяння німецькій громаді-партнеру за потреби є необхідними умовами.
ОляПерекладати треба всю документацію, що подається як підтвердження реалізації
заходів проєкту й освоєння грантових коштів (комерційні пропозиції; договори з
додатками та видатковими накладними; виписки з банку (на початок – надходження
валюти, на кінець – коли рахунок обнулено); довідка про конвертацію валюти (якщо було
кілька конвертацій – щодо кожної); виписки за казначейським рахунком (на початок –
при надходженні коштів, бажано після кожної оплати, на кінець – коли рахунок буде
обнулено); платіжні доручення (бажано додавати реєстр платіжних доручень, хоча це не є
обов’язковим); товарно-транспортні накладні; акти на списання; акти прийому-передачі;
акт / наказ про постановку на баланс і присвоєння інвентарних номерів; листи про
пошук підрядників / постачальників; рішення сесії місцевої ради про співфінансування
чи
21

чи рішення відповідальних осіб, якщо було прийнято програму співфінансування МТД;

акти виконаних робіт; акти про введення в експлуатацію; протокол із рішенням про вибір
підрядника / постачальника (якщо оформлявся) тощо).
ОляПереклад не обов’язково повинен бути нотаріально завіреним і здійсненим
ліцензованою установою, проте він повинен бути якісним і достовірним. Якщо бюджетом
проєкту під час подання заявки було передбачено кошти на послуги з перекладу – ви
можете укласти відповідну угоду з юридичною особою та здійснити оплату її послуг,
відповідно до передбачених для цього коштів. Кошти на переклад у бюджеті передбачати
потрібно обов’язково!
ОляВідповідно до вимог Weiterleitungsvertrag, оригінали документів про надходження та
витрати коштів за проєктом, а також договори з підрядниками / постачальниками та інші
документи, що стосуються реалізації проєкту, повинні зберігатися в німецькій громаді як
грантоотримувача та відповідального за впровадження всього проєкту перед
грантодавцем. У випадку передачі коштів українському партнеру та проведення оплати за
проєктом українським партнером українська громада повинна передати німецькому
партнеру оригінали документів, якщо це не заборонено законодавством України.
ОляЯкщо ж оригінали не можуть бути передані та повинні зберігатися в українській
громаді, потрібно зробити чіткі, якісні копії документів і завірити їх. Для цього достатньо
напису чи штемпеля «згідно з оригіналом», напису «голова (назва української громади)
ПІБ» і підпису голови місцевої громади, печатки виконавчих органів.
ОляВодночас німецька громада-партнер може залучити незалежного аудитора для
проведення перевірки витрат за проєктом в Україні. Такий аудитор повинен бути
обраний відповідно до вимог, зазначених у Weiterleitungsvertrag. За домовленістю та за
погодженням з німецькою громадою-партнером обрати такого аудитора може й
український партнер. Оплатити послуги незалежного аудитора в Україні можна й
грантовими коштами, якщо такі витрати внесені в бюджет проєкту при поданні заявки і,
відповідно, схвалені грантодавцем (про умови та доступність використання такої опції
читайте в конкурсних умовах подання проєктної заявки).

4. Завершальний етап

Оля4.1. Звітування за проєктом, що складається з описового та фінансового звітів, здійснює

німецька громада-партнер як прямий отримувач гранту від грантодавця за відповідними
формами. Для проєктів, термін реалізації яких становить більше року, необхідним є
подання проміжних звітів, а після реалізації проєкту – фінальних звітів. Періодичність та
умови подання звітів зазначені у Weiterleitungsvertrag.
ОляДля якісної підготовки звітів за проєктом важливим є спілкування з вашим
партнером – німецькою громадою, оскільки йому треба володіти інформацією про
стан реалізації, заходи, події, що відбувалися в рамках проєкту, а також своєчасно і в
повному обсязі отримати необхідну підтверджувальну документацію (див. п. 3.4).
ОляУкраїнська громада також може бути залученою до підготовки таких звітів на
прохання німецької громади-партнера і за домовленістю з нею. Якщо українську громаду
долучено до підготовки звітів, зверніть увагу на структуру звітів – зазвичай вони є
простими
 22

простими і мають табличну форму або містять невеликі текстові поля з описом дій чи
результатів. Заповнюючи їх, уважно читайте відповідні поля та коротко й лаконічно
вписуйте потрібну інформацію.
ОляСлід наголосити на фінансовому звіті про витрати – у ньому необхідно не лише
вказувати дату проведення платежу, суму платежу та номер документа, обмінний курс, але
й дублювати вартість у євро на момент здійснення платежу. Для підтвердження обмінного
курсу є завірена банком довідка про продаж валюти. В ній зазначено суму в євро, в гривні,
обмінний курс і дату. Цю довідку потрібно також перекласти німецькою мовою та
передати німецькій громаді-партнеру. У звіті про витрати, зазначаючи вартість у євро,
треба ставити ту дату платежу, яку вказано в платіжному документі, тобто фактичної
оплати, але конвертувати гривню за обмінним курсом, що значиться в документі про
конвертацію (довідка з банку). Якщо ви конвертували євро частинами, тоді застосовуйте
для кожної оплати такий курс конвертації, для якого за часом він більше підходить (щоб
сума витрат у євро та гривні зійшлася). У випадку використання суми співфінансування
застосовуйте курс, актуальний на дату здійснення платежу.
суми співфінансування застосовуйте курс, актуальний на дату здійснення платежу.
Оля4.2. Якщо під час реалізації проєкту ви зробили детальні фото- та відеозаписи,
скріншоти переговорів, проведених заходів, електронні варіанти публікацій, посилання
на них, достатньо лише структурувати їх так, щоб вашому партнеру – німецькій громаді
– було зрозуміло, що саме ілюструє той чи інший матеріал, і переслати їх. Також
рекомендуємо надіслати посилання розміщених на сайті ProZorro договорів.
Рекомендуємо впорядкувати їх за темами в різні папки та розмістити в хмарне сховище
з тривалим терміном зберігання. Додайте до цього переліку скан-копії всіх необхідних
документів та електронні документи з їх перекладами. Запитайте у вашого партнера, чи
достатньо збереженого матеріалу для звіту і чи зрозуміле йому структурування
матеріалів. Якщо ж у вас немає необхідних матеріалів на підтвердження, намагайтеся
зробити те, що є доступним і можливим із вашого боку на даний момент: подайте опис
у довільній формі; долучіть матеріали, опубліковані у ЗМІ; підготуйте презентацію з
результатами впроваджених заходів; візьміть інтерв’ю у провідних спеціалістів чи
відповідальних / задіяних у реалізації проєкту осіб, оскільки без такого підтвердження
ваш проєкт не зможе пройти перевірку. Тоді кошти, які будуть визначені як
невиправдані чи необґрунтовані, доведеться повернути грантодавцю.
грантодавцю.
Оля4.3. Відповідно до вимог Weiterleitungsvertrag, вашому партнеру – німецькій громаді –
необхідно надати грантодавцю разом зі звітами оригінали чи завірені копії всіх
підтверджувальних документів за проєктом (програми проведених заходів, документацію,
списки інвентаризації, результати внутрішньої перевірки та висновок незалежного
аудитора, договори тощо). Тому завірені документи вам необхідно поштою надіслати
вашому партнеру. Плануючи відправку, зважайте на термін доставки (див. п. 1.3) і на дати
подання звіту. Пам’ятайте, що вашому партнеру також потрібен час на перевірку,
внутрішній аудит, формування та подання звітів.
внутрішній аудит, формування та подання звітів.
Оля4.4. Перевірка стану та результатів впровадження проєкту може бути здійснена у будь-
який
23

який час уповноваженими аудиторами грантодавця – Engagement Global, Федеральним

міністерством економічного співробітництва та розвитку Німеччини або Федеральною
рахунковою палатою. Відповідно, німецька громада повинна надати для перевірки всі
необхідні документи та відповіді на додаткові питання. Також їй надсилають висновок
про проходження такої перевірки. Якщо до змісту й оформлення звітних документів
питань не виникне, перевірка проходить легко і без участі української громади. У разі
виникнення питань, насамперед до частини проєкту, яку реалізувала саме українська
громада, ваш партнер чи уповноважений аудитор, імовірно, захоче поспілкуватися з вами.
ОляУ цей час відповідальній особі потрібно бути на зв’язку з німецькою громадою-
партнером. Пам’ятайте: що більше ви допоможете вашому партнеру при виникненні
запитань від аудиторів, то швидше будуть з’ясовані всі питання і позитивнішим буде
висновок, а отже, ваш проєкт буде успішно прийнято та реалізовано.
прийнято та реалізовано.

ОляВітаємо!
ОляЯкщо ви пройшли весь цей нелегкий шлях, правильно зробили всі кроки – ваш
партнерський проєкт успішно реалізовано. Бажаємо вам і надалі успішних проєктів,
задоволення від виконаної роботи та більш тісної і плідної співпраці з вашими
партнерами – німецькими громадами.
ОляДо нових проєктів!
До нових проєктів!
ОляІз найкращими побажаннями

ОляКоманда «Муніципальні партнерства з Україною»

 24

ТОП рекомендацій для успішної реалізації німецько-українських

партнерських проєктів

Оля1. Уважно читайте Weiterleitungsvertrag – у ньому міститься основна інформація,

правила та відповіді на значну частину запитань.
Оля2. Виважено обирайте банк. Перевірте явні та приховані умови банку перед
відкриттям валютного рахунку.
Оля3. Зважайте на терміни та час, зокрема реалізації проєкту, календарний план,
освоєння коштів в Україні та Німеччині, пересилання документів, звітування.
Оля4. Спілкування є основою не лише плідного партнерства, але й швидкої та ефективної
реалізації проєкту. Під час реалізації постійно спілкуйтеся з партнером, інформуйте його
про стан виконання проєкту, адже саме ваш партнер звітує та відповідає за результати і
витрачені кошти. Якщо виникають труднощі, незрозумілі моменти чи ситуації – одразу
обговорюйте їх з партнером.
Оля5. Пам’ятайте, що отримати грантові кошти та розпоряджатися ними можуть лише
виконавчі органи, або структурний підрозділ, або комунальне підприємство місцевої ради
(вимоги до заявників і партнерів зазначені в конкурсних умовах кожної окремої
програми, що надає підтримку). Також перевірте завчасно, чи міжнародна діяльність є
серед дозволених у Положенні про виконавчі органи.
Оля6. Добре обдумайте, чи варто проводити закупівлю товару за кордоном.
Оля7. Заздалегідь готуйтеся до проходження валютного контролю.
Оля8. Домовляйтеся про переказ коштів на валютний рахунок лише після його
постановки на облік у ДФС та отримання вами фізичних копій Weiterleitungsvertrag і
проєктної заявки, а також оригіналу Угоди про партнерство.
Оля9. Завчасно робіть усі необхідні фото / відеофіксації та збір документації, необхідні для
підтвердження реалізації проєкту.
Оля10. Дотримуйтеся всіх правил публікації, виготовлення медіаконтенту тощо в межах
проєкту.
Оля11. Ретельно перевіряйте всі документи одразу, під час отримання. Формуйте пакет
документів під звіт заздалегідь.
25
Muster der
Partnerschaftsvereinbarung
Diese Partnerschaftsvereinbarung wird im
Rahmen des Projekts ___________________,
Vertragsnummer: ____________________ im
Rahmen des ________________________, das vom
Bundesministerium für wirtschaftliche
Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)
finanziert und von Engagement Global
gGmbH – Service für Entwicklungsinitiativen
verwaltet wird, geschlossen
zwischen der deutschen Kommune,
vertreten durch
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
und
der ukrainischen Kommune,
vertreten durch
______________________________________________
______________________________________________
der ukrainischen Kommune
ARTIKEL 1 - Allgemeine Bedingungen
1.1 Name der deutschen Gemeinde (DG)
(federführender Partner/Begünstigte im
Sinne der Projektförderung) und Name der
ukrainischen Gemeinde (UG) (Partner/
Mitbegünstigte im Sinne der
Projektförderung) verpflichten sich, die in
dieser Vereinbarung beschriebene
Maßnahme durchzuführen. Diese
Vereinbarung unterliegt den Bedingungen
des Programms оля оля оля оля оляоля
__________________________________________.
ereinbarung beschriebene Maßnah
1.2 Diese Vereinbarung regelt die
Beziehungen zwischen DG und UG sowie ihre
Зразок
Угоди про партнерство
Ця Угода про партнерство укладена на
виконання проєкту____________________,
номер договору: ___________________ у
рамках програми ____________________, що
фінансує та координує Федеральне
міністерство економічного співробітництва
та розвитку (BMZ) та некомерційне ТзОВ
Engagement Global – Служба ініціатив
розвитку, між
німецькою громадою,
в особі
______________________________________________
______________________________________________
______________________________________________
та
українською громадою,
в особі голови
______________________________________________
______________________________________________
українською громадою
СТАТТЯ 1 – Загальні умови
1.1 Назва німецької громади (НГ)
(провідний партнер / бенефіціар із погляду
фінансування проєктів) і назва української
громади (УГ) (партнер / співбенефіціар у
сенсі фінансування проєкту) беруть на себе
зобов'язання виконати заходи, описані в
цій Угоді. Ця Угода підпадає під умови
програми
_____________________________________________.
умови програми
1.2 Ця Угода регулює відносини між НГ і
УГ та відповідні права й обов'язки з огляду

eweiligen Rechte und Pflichten im Hinblick
auf ihre Teilnahme am Projekt (Titel und
Weiterleitungsvertragsnummer).
Projekt (Titel und
1.3 Der Geltungsbereich dieser Vereinbarung
und das dazugehörige Antragsformular sind
im Anhängen (Weiterleitungsvertrag vom
________, Ausgaben- und Finanzierungsplan
vom ______) dieser Vereinbarung ausführlich
beschrieben. Sie sind integraler Bestandteil
dieses Vertrages. Die beiden Vertragspartner
erklären, dass sie diese anerkennen und
befolgen.
befolgen.
ARTIKEL 2 - Laufzeit des Abkommens
2.1 Diese Vereinbarung tritt an dem Tag in
Kraft, an dem sie von DG und UG
unterzeichnet worden ist.
dem sie von DG und UG unterzeichnet
2.2 Die Umsetzungsfrist der Maßnahme
beginnt an dem im Weiterleitungsvertrag mit
dem von der Engagement Global gGmbH
festgelegten Datum.
Engagement Global gGmbH festgelegten
2.3 Der Umsetzungszeitraum der Maßnahme
umfasst einen Zeitraum von _______ Monaten.
umfasst einen Zeitraum
ARTIKEL 3 - Aufgaben und
Verantwortlichkeiten
3.1 DG ist als Unterzeichnerin
desWeiterleitungsvertrages
Zuwendungsempfängerin und Koordinatorin
des Projektes.
und Koordinatorin des Projektes.
a) DG ist verantwortlich für die
Gesamtkoordination, das Management und
die Durchführung des Projektes gemäß den im
Weiterleitungsvertrag angegebenen
Einzelheiten innerhalb des Zeitplans und in
Übereinstimmung mit allen Verpflichtungen
gegenüber Engagement Global gGmbH.
26
на їхню участь у проєкті (назва та номер
грантового договору).
умови програми
1.3 Сфера дії цієї Угоди та відповідний
формуляр заявки докладно описані в
Додатках (Грантовий договір від ________,
План витрат і фінансування від ____) до цієї
Угоди. Вони є невід'ємною частиною цієї
Угоди. Обидві сторони заявляють, що вони
їх визнають і дотримуються.
Угоди. Обидві сторони заявляють, що вони
їх визнають і дотримуються.
їх визнають і дотримуються.
СТАТТЯ 2 – Тривалість Угоди
2.1 Ця Угода набуває чинності з дати її
підписання НГ і УГ.
НГ і УГ.
2.2 Період реалізації проєкту починається з
дати, визначеної некомерційним ТзОВ
Engagement Global у Грантовому договорі.
Global у Грантовому договорі.
2.3 Період реалізації проєкту охоплює
______ місяців.
місяців.
СТАТТЯ 3 – Завдання та
зобов'язання
3.1 НГ як підписант Грантового договору є
бенефіціаром і координатором проєкту.
бенефіціаром і координатором проєкту.
бенефіціаром і координатором проєкту.
а) НГ несе відповідальність за загальну
координацію, управління та реалізацію
проєкту, відповідно до умов, зазначених у
Грантовому договорі, в межах графіку та
відповідно до всіх зобов'язань щодо
некомерційного ТзОВ Engagement Global.
27
b) DG ist Vermittlerin zwischen UG und
Engagement Global gGmbH und stellt der
Zertifizierungsstelle verifizierte und
konsolidierte Informationen und/oder
Unterlagen zur Verfügung, die sie von UG
erhalten hat, sowie alle anderen angeforderten
Informationen/Unterlagen.
Informationen/Unterlagen.
c) DG informiert Engagement Global gGmbH
und UG über Ereignisse, die sich auf die
Durchführung des Projekts auswirken, und
zwar innerhalb des im Weiterleitungsvertrag
angegebenen Zeitrahmens.
Weiterleitungsvertrag angegebenen .
d) DG informiert Engagement Global gGmbH
über jede Änderung des Namens, der
Anschrift oder des gesetzlichen Vertreters UG.
gesetzlichen Vertreters UG.
e) DG trägt die Verantwortung dafür, dass das
Projekt gemäß dem Weiterleitungsvertrag
umgesetzt wird.
3.2 UG ist dafür verantwortlich,
3.2 UG ist dafür verantwortlich,
3.2 UG ist dafür verantwortlich,
a) das Projekt in der im Antrag angegebenen
Art und Weise und innerhalb des
angegebenen Zeitrahmens und finanziellen
Budgets durchzuführen.
und finanziellen Budgets durchzuführen.
b) DG auf Anforderung innerhalb von 5 Tagen
zusätzliche Informationen und/oder
Unterlagen zur Verfügung stellen.
Verfügung stellen.
c) DG über alle Faktoren in Kenntnis zu
setzen, die die Umsetzung des Projekts
innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens
beeinflussen können.
vorgegebenen Zeitrahmens beeinflussen .
d) DG über jede Änderung des Namens, der d) інформувати НГ про будь-яку зміну
Anschrift oder des gesetzlichen Vertreters zu імені / назви, адреси або законного
informieren. представника.
b) НГ виступає посередником між УГ і
некомерційним ТзОВ Engagement Global та
надає органу сертифікації перевірену та
консолідовану інформацію та / або
документи, отримані від УГ, а також іншу
необхідну інформацію / документи.
також іншу необхідну інформацію /
документи.
c) НГ інформує некомерційне ТзОВ
Engagement Global та УГ про події, що
впливають на реалізацію проєкту в
терміни, визначені в Грантовому договорі.
договорі.
d) НГ повідомляє некомерційне ТзОВ
Engagement Global про будь-яку зміну
назви, адреси або законного представника
УГ.
законного представника У
e) НГ відповідає за реалізацію проєкту,
відповідно до Грантового договору.
відповідно до Грантового договору.
відповідно до Грантового договору.
3.2 УГ зобов‘язується:
3.2 УГ зобов‘язується:
a) здійснювати завдання проєкту в терміни
та в межах фінансового бюджету,
зазначених у заявці.
межах фінансового бюджету, зазначених у
межах фінансового бюджету, зазначених у
b) надавати НГ додаткову інформацію та /
або документацію протягом 5 днів за
запитом.
документацію протягом 5 днів за запитом.
c) інформувати НГ про будь-які фактори,
що можуть вплинути на реалізацію проєкту
в зазначений термін.
зазначений термін.

3.3 Jede Änderung dieser
Verantwortlichkeiten muss von beiden
Parteien dieser Vereinbarung schriftlich neu
übereinstimmend vereinbart werden.
neu übereinstimmend vereinbart werden.
ARTIKEL 4 - Finanzierungs- und
Zahlungsmodalitäten
4.1 Die förderfähigen Gesamtkosten des
Projektes werden auf ________ €, darunter
_______ € Kofinanzierung der UG, festgelegt
Kofinanzierung der UG, festgelegt
4.2 DG zahlt für das Projekt maximal in Höhe
der Gesamtauftragssumme für die
Verwertung in der Ukraine eine Summe in
Höhe von ______ € plus für die
Verwaltungskosten die geförderte Pauschale
in Höhe von _______ € an den Projektpartner
UG.
Förderungsgelder in Höhe von ___ € werden
in DG verwendet.
UG gibt Kofinanzierung in Höhe von _______€,
die in der Ukraine verwendet werden.
in der Ukraine verwendet werden.
4.3 DG überweist die benannte Fördersumme
von ______ €, die in der Ukraine für das
Projekt eingesetzt werden sollen, auf das
Konto des Exekutivkomitees des Rates
________:
DG überweist
4.4 Das Exekutivkomitee des Rates UG führt
alle Käufe durch und realisiert die Zahlungen
für alle im Weiterleitungsvertrag
vorgesehenen Ausgaben; das Exekutivkomitee
übergibt die ________ Geräte an das
kommunale Unternehmen „_________“ des
Rates _____ kostenfrei und übergibt DG die
entsprechenden beglaubigten Dokumente für
den Kauf, für die Zahlungen sowie Übergabe.
Das kommunale Unternehmen „_________“ des
Rates _____stellt die _______ Geräte
entsprechend den Regeln des
Weiterleitungsvertrages
28
3.3 Будь-яка зміна цих зобов'язань повинна
бути узгоджена в письмовій формі обома
сторонами цієї Угоди.
Угоди.
СТАТТЯ 4 – Порядок фінансування
та оплати
4.1 Загальна сума затверджених витрат у
межах проєкту оцінюється в ________€, із
яких _________€ є співфінансуванням УГ.
€_________ є співфінансуванням УГ.
4.2 НГ сплачує для реалізації проєкту
максимально всю встановлену для
використання в Україні суму в розмірі
_______€ та кошти на здійснення
адміністративних витрат у сумі _____€ УГ
як партнеру з реалізації проєкту.
Кошти в обсязі _______€ буде використано в
НГ.
УГ надає співфінансування в сумі ______€,
які буде освоєно в Україні.
буде освоєно в Україні.
4.3 НГ перераховує зазначені кошти в
обсязі _______€, призначені для реалізації
проєкту в Україні, на рахунок Виконавчого
комітету __________ ради:
на рахунок Виконавчого
на рахунок Виконавчог
4.4 Виконавчий комітет ________ ради
проводить закупівлі та розрахунки за
витратами, передбаченими умовами
Грантового договору; виконавчий комітет
безоплатно передає ______ обладнання
Комунальному підприємству «_____» _____
ради, а відповідні завірені документи надає
НГ. Комунальне підприємство «____»
________ ради ставить _______ обладнання на
баланс, відповідно до умов Грантового
договору, та підтверджує це відповідними
документами та фотографіями.
29

Weiterleitungsvertrages in seiner Bilanz dar

und beweist dies mit entsprechenden
Dokumenten und Fotos. фотографіями.
Dokumenten und Fotos. фотографіями.
ARTIKEL 5 - Budget und Förderfähigkeit СТАТТЯ 5 – Бюджет і прийнятність
der Kosten витрат

5.1 UG hält die detaillierten Bestimmungen 5.1 УГ дотримується детальних положень

des Ausgaben- und Finanzierungsplanes ein. плану витрат і фінансування. Прийнятні
Förderfähige Ausgabepositionen sind in dem позиції витрат визначаються у плані
Ausgabe- und Finanzierungsplan des витрат і фінансування Грантового договору
Weiterleitungsvertrages definiert und та є обов'язковими для досягнення
hinsichtlich des Gesamtergebnisses загального результату.
verbindlich. досягнення загального результату.
Gesamtergebnisses verbindlich. досягнення загального результату.
5.2 Die Einzelansätze dürfen bis 20% 5.2 Вартість окремих статей витрат може
überschritten werden, soweit die бути перевищено до 20%, якщо
Überschreitung durch entsprechende перевищення компенсується відповідними
Einsparungen bei anderen Einzelansätzen заощадженнями за іншими статтями. У
ausgeglichen werden kann. In dem Fall, dass випадку, якщо витрати на окремі статті
die Einzelansätze um mehr als 20% zu Lasten збільшуються більш ніж на 20% за рахунок
anderer Ausgabepositionen aufgestockt інших статей витрат, УГ зобов'язана про це
werden, muss UG dies DG vor Überschreitung письмово повідомити НГ. Некомерційне
rechtzeitig anzeigen. Die Engagement Global ТзОВ Engagement Global повинно
gGmbH muss dies vorher genehmigen. затвердити такі зміни заздалегідь.
muss dies vorher genehmigen. заздалегідь.
5.3 Alle weiteren finanziellen Änderungen, 5.3 Про всі інші фінансові зміни, що
die über die in Ziffer 5.2. dieses Artikels перевищують витрати, зазначені в розділі
genannten hinausgehen, müssen vom 5.2. цієї статті, аудитор повинен негайно
Wirtschaftsprüfer DG unverzüglich angezeigt повідомити НГ. Відповідно до Грантового
werden. Sie bedürfen laut договору, такі зміни потребують схвалення
Weiterleitungsvertrag der Genehmigung некомерційного ТзОВ Engagement Global.
durch Engagement Global gGmbH. Global.
Engagement Global gGmbH.
5.4 Verfahren zur Vergabe von Aufträgen 5.4 Процедури відбору постачальників/
dürfen nicht eingeleitet werden und DG darf підрядників не можуть бути ініційовані
keine Verträge vor Beginn des НГ, також вона не може укладати договори
Durchführungszeitraums des Projekts до початку періоду реалізації проєкту.
abschließen.
abschließen.
5.5 Fördermittel, die nicht termingerecht 5.5 На грантові кошти, які не будуть вчасно
verwendet werden, sind zu verzinsen (____% використані, будуть нараховані відсотки (___%
так

über Basiszinssatz). Diese Zinsen trägt UG.
Basiszinssatz). Diese Zinsen trägt UG.
ARTIKEL 6 - Berichterstattung und
Finanzkontrolle
6.1 UG übermittelt DG den vollständigen
Abschlussbericht/Sachbericht und den
vollständigen Finanzbericht/zahlenmäßigen
Nachweis entsprechend der Vorgaben im
Weiterleitungsvertrages Nr. _____ innerhalb
von 1 Monat nach Beendigung des Projektes;
das erfolgt nach derzeitigem Stand der
Genehmigung bis zum Оля Оля Оля Оля
_____________________________________________.
Projektes; das erfolgt nach derzeitigem
6.2 Der Abschlussbericht und der
Finanzbericht sind in ukrainischer und in
deutscher Sprache abzufassen. Die Belege sind
als beglaubigte Kopien und mit Bestätigung
der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit
durch den Bürgermeister von UG vorzulegen
und von DG zu unterzeichnen. Die
Rechnungen sind ferner durch den Leiter der
Abteilung für Buchhaltung und Berichte des
Exekutivkomitees des Rates UG zu prüfen und
die Rechnungskopien jeweils zu beglaubigen.
Die beglaubigten Nachweise und Fotokopien
legen die verantwortlichen und
bevollmächtigen Personen des
Exekutivkomitees des Rates UG vor. Sie sind
in der Landessprache und in deutscher
Übersetzung auszufertigen. Die Berichte sind
durch Fotodokumentationen der einzelnen
durchgeführten Arbeiten zu ergänzen.
Aufgrund der Weiterleitung der
Zuwendungsmittel durch den begünstigten
Antragsteller DG an den Projektpartner UG
werden gemäß Punkt ___ des
Weiterleitungsvertrages anstelle von
Originalbelegen ein Prüfungsbericht durch
eine/n unabhängige/n Buchprüfer*in vorgelegt.
6.3 Finanzberichte müssen in beiden
український
30
базової ставки). Ці відсотки переймає УГ.
базової ставки). Ці відсотки переймає УГ.
СТАТТЯ 6 – Звітність і фінансовий
контроль
6.1 УГ подає повний підсумковий звіт та
повний фінансовий звіт / підтвердження
обсягів, відповідно до вимог, передбачених
пунктом _____ Грантового договору, НГ
протягом 1 місяця після завершення проєкту;
це, відповідно до чинних вимог, до
________________________________________________.
Грантового договор
Грантового договор
Грантового договор
6.2 Підсумковий звіт і фінансовий звіт мають
бути подані українською та німецькою
мовами. Підтверджувальні документи
повинні бути надані у вигляді копій із
підтвердженням майнової та фінансової
достовірності головою УГ і підписані НГ.
Накладні повинні перевірятися
начальником відділу бухгалтерського обліку
та звітності виконавчого комітету УГ, а
відповідні копії накладних повинні бути
ним завірені. Підтверджувальні документи
повинні бути подані у вигляді фотокопій,
завірених відповідальними й
уповноваженими особами виконавчого
комітету УГ. Завірені докази та фотокопії
начальник бухгалтерського обліку та звітності
надає виконавчому комітету УГ. Вони
повинні бути підготовані українською мовою
та перекладені німецькою мовою. Звіти
повинні доповнюватися фотодокументами
про виконану роботу. На основі переданого
фінансування бенефіціаром НГ партнеру
проєкту УГ незалежний аудитор подаватиме
звіт про аудит замість оригіналів документів,
відповідно до пункту ___ Грантового договору.
6.3 Фінансова звітність повинна бути
українсь
31
Währungen, in Euro und in Griwna UAH,
vorgelegt werden. Alle Ausgaben in Griwna
UAH werden jedoch in Euro umgerechnet.
6.4 Es ist durch UG der Zugang zum
Audit/Kontrollen sicherzustellen. Auf
Verlangen stellt UG alle Originaldokumente
zur Verfügung und gewährt Engagement
Global gGmbH oder den von ihr oder DG
beauftragten Prüfbehörden Zugriff auf die
Rechnungsbücher, auf alle Belege sowie alle
anderen mit dem Projekt
zusammenhängenden Unterlagen und
Dokumentationen.
und Dokumentationen.
6.5 Das Rechnungsprüfungsamt der DG prüft
den Verwendungsnachweis vor dessen
Abgabe an Engagement Global gGmbH.
Engagement Global gGmbH.
6.6 DG und UG bewahren jeweils alle in
ihrem Bereich befindlichen Aufzeichnungen,
Buchhaltungen und Belege für dieses Projekt
über einen Zeitraum von mindestens fünf
Jahren auf.
von mindestens fünf Jahren auf.
ARTIKEL 7 – Rückzahlungen
7.1 Erfolgte Zahlungen schließen nicht aus,
dass für Engagement Global gGmbH die
Befugnis zur Rückforderung von
ungerechtfertigten Zahlungen besteht, sofern
eine Prüfung zu dem Ergebnis kommt, dass
Ausgaben nicht konform mit den
Bedingungen des Weiterleitungsvertrages
getätigt wurden.
des Weiterleitungsvertrages getätigt wurden.
7.2 Falls festgestellt werden sollte, dass ein
Betrag unbegründet an UG oder an
ausführende Firmen gezahlt worden ist oder
wenn die Rückgabe aus anderen sich aus dem
Weiterleitungsvertrag ergebenden Gründen
моя
подана в обох валютах – в євро та в
гривнях. Однак усі витрати в гривнях
перераховуються в євро.
6.4 УГ повинен бути забезпечений доступ
аудиту / контролю. На вимогу УГ надає всі
оригінали документів і забезпечує доступ
до облікових книг, супровідних документів
та всіх інших документів, пов'язаних із
проєктом, некомерційному ТзОВ
Engagement Global або аудиторам,
призначеним ним чи НГ.
ним чи НГ.
ним чи НГ.
6.5 Аудиторська служба НГ перевіряє
підтвердження використання коштів, перш
ніж подати його некомерційному ТзОВ
Engagement Global.
6.6 НГ та УГ зберігають усі записи,
накладні та квитанції щодо цього проєкту
впродовж не менше як п'ять років.
СТАТТЯ 7 – Повернення
7.1 Здійснення платежів не виключає того,
що некомерційне ТзОВ Engagement Global
має право стягувати невиправдані /
неприйнятні платежі, якщо в результаті
перевірки з’ясується, що здійснені витрати
не відповідають умовам Грантового
договору.
7.2 Якщо буде встановлено, що УГ або
фірмам-виконавцям кошти сплачено
необґрунтовано або якщо повернення
коштів виправдано з інших причин, що
зазначені у Грантовому договорі,
укзазначені

gerechtfertigt ist, verpflichtet sich UG zur
Rückzahlung dieses Betrages an DG.
sich UG zur Rückzahlung dieses Betrages an
7.3 Im Falle von zu leistenden Rückzahlungen
von Fördergeldern durch DG an Engagement
Global gGmbH (im Auftrag des
Bundesministeriums für wirtschaftliche
Zusammenarbeit und Entwicklung) aufgrund
von Feststellungen aus eventuellen Prüfungen
übernimmt die UG diese zu 100% wenn der
Verstoß von der ukrainischen Seite begangen
wurde, da der Nutzen der Maßnahme
entsprechend bei ihr liegt.
ARTIKEL 8 - Öffentlichkeitsarbeit
DG und UG führen die Öffentlichkeitsarbeit
über die Förderung des Projektes durch
Engagement Global gGmbH und durch das
Bundesministerium für wirtschaftliche
Zusammenarbeit und Entwicklung (BMZ)
entsprechend Punkt ___ des
Weiterleitungsvertrages durch.
Weiterleitungsvertrages durch.
ARTIKEL 9 - Änderung, Verlängerung,
Aussetzung oder Kündigung des Vertrags
9.1 Dieser Vertrag kann nur durch
schriftliche, übereinstimmende Vereinbarung
der beiden Parteien geändert werden.
Änderungen sind nur während der
Ausführungsfrist möglich.
Ausführungsfrist möglich.
9.2 Wird eine Änderung dieses Vertrages
beantragt, muss hierzu an den
Vertragspartner ein begründeter schriftlicher
Antrag gerichtet werden. Der Höchstbetrag
des Zuschusses darf unter keinen Umständen
erhöht werden
Umständen erhöht werden
9.3 UG muss DG über alle Umstände
питання
32
УГ зобов'язується повернути цю суму НГ.
7.3 У випадку, якщо НГ повинна повернути
грантові кошти некомерційному ТзОВ
Engagement Global (за дорученням
Федерального міністерства економічного
співробітництва та розвитку) за фактом
виявлених порушень з боку українського
партнера в результаті можливих перевірок,
УГ візьме на себе 100% цього фінансування,
оскільки користь від проєкту отримує саме
УГ.
СТАТТЯ 8 – Зв'язки з громадськістю
НГ та УГ здійснюють роботу щодо зв'язків із
громадськістю про фінансування проєкту
некомерційним ТзОВ Engagement Global та
Федеральним міністерством економічного
співробітництва та розвитку (BMS),
відповідно до пункту ___ Грантового
договору.
пункту ___ Грантового договору.
СТАТТЯ 9 – Зміна, продовження,
призупинення або припинення дії
Угоди
9.1 Ця Угода може бути змінена лише за
письмовою згодою обох сторін. Зміни
можливі лише протягом періоду
виконання.
лише протягом періоду виконання.
лише протягом періоду виконання.
9.2 Якщо подається запит на внесення змін
до цієї Угоди, потрібно подати
обґрунтований письмовий запит партнеру
Угоди. Максимальний розмір гранту за
жодних обставин не може бути збільшений.
збільшений.
9.3 УГ має повідомити НГ про будь-які
питання
33
informieren, die die Durchführung des
Projekts oder eines Teils davon behindern
oder verzögern könnten.
behindern oder verzögern könnten.
9.4 UG kann nur während des
Ausführungszeitraums eine Verlängerung des
Durchführungszeitraums beantragen. Dem
Antrag sind alle für seine Beurteilung
erforderlichen Nachweise beizufügen. Die
Durchführungsfrist kann nur nach erfolgter
Zustimmung durch Engagement Global
gGmbH verlängert werden.
verlängert werden.
9.5 UG kann die Durchführung des Projektes
aussetzen, wenn außergewöhnliche
Umstände, insbesondere höhere Gewalt, die
Durchführung übermäßig schwierig oder
gefährlich machen. UG unterrichtet in diesem
Fall unverzüglich DG und gibt eindeutig Art,
voraussichtliche Dauer und voraussichtliche
Auswirkungen der Aussetzung an, damit DG
diesen Umstand mit Engagement Global
gGmbH kommunizieren kann.
9.6 DG kann UG auffordern, die
Durchführung des Projektes oder eines seiner
Bestandteile auszusetzen, wenn
außergewöhnliche Umstände die
Durchführung extrem schwierig oder
gefährlich machen.
extrem schwierig oder gefährlich machen.
ARTIKEL 10 - Sonstige Bestimmungen
10.1 Unter keinen Umständen dürfen Dritte
im Rahmen dieses Projektes finanziell
unterstützt werden.
werden.
10.2 Offizielle Mitteilungen im
Zusammenhang mit diesem Vertrag müssen
in ukrainischer und deutscher Sprache und in
schriftlicher Form erfolgen.
Sprache und in schriftlicher Form erfolgen.
обставини, що можуть перешкодити чи
затримати виконання проєкту або його
частини.
проєкту або його частини.
9.4 УГ може подати заявку на продовження
періоду реалізації проєкту тільки протягом
строку його виконання. До запиту слід
додати всі необхідні документи для
підтвердження. Термін виконання може
бути продовжено тільки після згоди
некомерційного ТзОВ Global Engagement.
некомерційного ТзОВ Global Engagement.
некомерційного ТзОВ Global Engagement.
9.5 УГ може призупинити виконання
проєкту, якщо надзвичайні обставини,
зокрема, форс-мажорні, роблять виконання
надмірно складним або небезпечним. У
цьому випадку УГ негайно інформує НГ і
чітко вказує характер, імовірну тривалість
та очікувані наслідки такого
призупинення, щоб НГ могла повідомити
про це некомерційне ТзОВ Global
Engagement.
9.6 НГ може вимагати від УГ
призупинення виконання проєкту або
будь-яких його частин, якщо надзвичайні
обставини роблять його виконання
надзвичайно важким або небезпечним.
виконання надзвичайно важким або
СТАТТЯ 10 – Інші положення
10.1 Треті сторони не можуть за жодних
обставин отримувати фінансову підтримку
в межах цього проєкту.
проєкту.
10.2 Офіційні повідомлення в межах цієї
Угоди повинні здійснюватися українською
та німецькою мовами у письмовій формі.
мовами у письмовій формі.

10.3 Die Kontaktdaten der Parteien für die
fachliche Korrespondenz zum Projekt lauten
wie folgt:
Korrespondenz zum Projekt lauten wie folgt:
Für die deutsche Kommune
Fachliche Ansprechpartnerin:
______________________________________________
Adresse:
______________________________________________
E-Mail-Adresse:
______________________________________________
Telefonnummer:
______________________________________________
Telefonnummer
Für die ukrainische Kommune
Fachlicher Ansprechpartner:
______________________________________________
Adresse:
______________________________________________
E-Mail-Adresse:
______________________________________________
Telefonnummer:
______________________________________________
Für die deutsche Kommune
10.4 Die Ausfertigung dieser Vereinbarung
erfolgt in ukrainischer und in deutscher
Sprache jeweils in unterschriebenen
Originalen.
unterschriebenen Originalen.
Anhänge zu dieser Vereinbarung:
I. Weiterleitungsvertrag zur Projektnummer
_________________ vom _______________________.
II. Ausgabenplan „________________“ vom
__________ einschließlich Projektantrag.
34
10.3 Контактні дані сторін для фахової
кореспонденції проєкту:
кореспонденції проєкту:
Від німецької громади
Контактна особа-фахівець:
______________________________________________
Адреса:
______________________________________________
Адреса електронної пошти:
______________________________________________
Номер телефону:
______________________________________________
Номер телефону
Від української громади
Контактна особа-фахівець:
______________________________________________
Адреса:
______________________________________________
Адреса електронної пошти:
______________________________________________
Номер телефону:
______________________________________________
Номер телефону
10.4 Цю Угоду укладено і підписано
українською та німецькою мовами одним
оригінальним документом.
документом.
Додатки до цієї Угоди:
I. Грантовий договір під номером
проекту _____________ від _____________.
II. План видатків «______________» від
__________, включаючи проектну заявку.
Концепція та текст: к.е.н. Сергій Задворних (за дорученням SKEW).
Редагування: Ольга Демидова, Валентина Гнасюк-Терлецька, Олена Овчаренко, Артем
Садомов (SKEW), Оксана Писана (залучена редакторка).
Layout: Ольга Цуз.
Фото: Ігор Іщук, Мартін Магунія, Назарій Пархомик.
ПРОЄКТ «МУНІЦИПАЛЬНІ ПАРТНЕРСТВА З УКРАЇНОЮ»
https://skew.engagement-global.de/