Chương 3 Hoạch định trong quản trị

3.1.1 Khái niệm hoạch định

Là quá trình thiết lập những nhiệm vụ, mục tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ
đó
Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch, một văn bản xác định phương hướng hành động
của tổ chức
3.1.2 Phân loại

Theo thời gian Theo cấp quản trị tiến hành Tính chất, quy mô của hoạch
hoạch định định
Dài hạn: trên 3 năm ( thường 5 Tổng quát ( quản trị cấp cao Hoạch định chiến lược (XD và
năm, 10 năm) thực hiện ): mục tiêu chung LC chiến lc)
+Xây dựng KHDH
+Vạch KH nhiều lĩnh vực
+Phối hợp Cl giữa các bộ p
Trung hạn: từ 1-3 năm Bộ phận ( quản trị cấp trung và Hoạch định chiến thuật ( sự cụ
cơ sở): mục tiêu từng bộ phận thể hóa của chiến lược)
+ Trong thời gian ngắn hơn
Ngắn hạn: dưới 1 năm Hoạch định tác nghiệp: ( cụ thể
( quý, tháng, tuần) hóa của chiến thuật)
+Ra quyết định NH, chỉ tiết
3.1.3 Tầm quan trọng
- Giúp tổ chức ứng phó kịp thời với sự bất ổn định trong nội bộ tổ chức cũng như môi tr bên ngoài
- Việc phối hợp của các nhân trong tổ chức có hiệu quả hơn, bởi HD chỉ rõ hướng hoạt động cho cả nhà
quản trị và các thành viên khác trong tổ chức qua vc ấn định rõ mục tiêu quản trị
- Hoạch dịnh tốt làm cơ sở cho việc thực hiện tốt các chức năng quản trị khác
3.2 Nội dung hoạch định
3.2.1 Xác định mục tiêu
Mục tiêu là mong muốn của tổ chức trong khoảng tgian xác định, là điểm kết thúc của một hành động
trong một khoảng thời gian cụ thể
-Vai trò
+ Cụ thể hóa của mục đích
+ Sử dụng hiệu quả nguồn lực
-Đặc điểm
+Ấn định trong khoảng tgian nhất đinh
+Cụ thể rõ ràng dễ định lg
+Phản ánh mm của tổ chưc
-SMART: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, định hướng kết quả, có giới hạn về tgian
-Các loại mục tiêu:

Thời gian Tính chất Phạm vi Lĩnh vực

NH dưới 1 năm Định tính : về chất, ko Tổng quát: tổ chức Kinh tế
lg hóa đc
TH từ 1-5 năm Định lượng Bộ phận: đơn vị, bộ Văn hóa xã hội
phận
DH trên 5 năm Chính trị
Kĩ thuẩ - công nghệ
-Vấn đề cần quan tâm khi HDMT
+Lựa chọn thứ tự ưu tiên của mục tiêu
+Xác định khung thời gian của các mục tiêu
+Dung hòa mâu thuẫn giữa các mục tiêu
+Đo lường các mục tiêu
*Quản trị theo mục tiêu: (MBO)
-Vai trò:
+Phương tiện thúc đẩy cá nhân hành động có hiệu quả, nâng cao tính chủ động sáng tạo
+PP để ktra, đánh giá sự hoàn thành nhiệm vụ buộc cá nhân quản trị phải suy nghĩ tìm kiếm thước đó,
nguồn lực
+Ptien để xây dựng kế hoạch chiến lược và góp p huấn luyện đào tạo cấp dưới
+Khuyên khích tvien tự cam kết hình thành mục tiêu ko p tuân theo mệnh lệnh
-Bước thực hiện
+1:Dự thảo mục tiêu cấp cao nhất
+2:Cùng cấp dưới đề ra mục tiêu
+3:Thực hiện mục tiêu
+4:ktra và điều chỉnh
+5:Tổng kết và đánh giá
3.2.2 Dự kiến nguồn TN
-Nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin
+Giúp lựa chọn mục tiêu 1 cách thiết thực, phù hợp vs kn tổ chức
+Là căn cứ để trù liệu các giải pháp
+Sự dụng hiệu quả ptien và nguồn lực
3.2.3 Xác định phương hướng hành động
*Chính sách hỗ trợ: biện pháp tác động đến bộ p, yếu tố liên quan nhằm thực hiện có kết quả mục đích
của tổ chức
-Tính hướng đích và tính thống nhất
-Có chu kỳ sống(ra đời, phát huy tác dụng và loại bỏ)
-Tính khái quát và lựa chọn
*Chương trình hành động: tổ hợp mục tiêu, chính sách, các bước tiến hành, nguồn lực cần sử dụng đẻ
thực hiện mục tiêu
-Đánh giá khả năng hiện có , giành sự ưu tiên cho các vấn đề quan trọng
-Phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận khác nhau
-Kiểm soát hoạt động tổ chức hiệu quả
-Tạo đk thuận lợi cho vc ủy quyền của nhà quản trị
*Kế hoạch: bản tường trình chi tiết của ctrinh hay ctrinh đc vt bằng văn bản
-Chư rõ tiến hành theo trật tự lào, mang tính bao quát và co dãn hơn ctrinh
3.3 Quy trình hoạch định
3.3.1 Phân tích đánh giá căn cứ hoạch định
-Vị thế của tổ chức
-Điểm mạnh điểm yếu
-Tiềm lực có thể huy động
-Cơ hội, nguy cơ có thể xảy ra vs tổ chức
3.3.2 Thiết lập các mục tiêu
Xác định kết quả cần đạt đối với từng loại hoạt động
3.3.3. Xác định các điều kiện tiền đề
Xem xét những yếu tố cần và đủu để thực hiện, yếu tố còn thiếu để khắc phục

Khả năng chi phối và tác động Phạm vi

Không thể chi phối Bên trong
Có thể chi phối Bền ngoài tổ chức
Chi phối 1 phần
3.3.4 Xây dựng phương án dự thảo
VD: chiến lược mở rộng thị trường, thâm nhập, phát tr sản phẩm..
Cơ sở xây dựng:
+Dựa trên yếu tố then chốt nhất của tổ chức
+Cơ sở khai thác các ưu thế tương đối: khả năng cc vật tư, mối quan hệ , vị trí địa lý, thương hiệu
+Yếu tố, khám phá mới: công nghệ mới
+Khai thác triệt để các khả năng của các yếu tố bao quanh yếu tó then chốt
3.3.5 Đánh giá và lựa chọn p.an tối ưu
-Ptich điểm mạnh, yếu p.an
-Ptichs lợi thế, bất lợi tổ chức
-Sử dụng nhiều pp
+Kinh no và kthuc nhà qtri
+PP thực nghiệm trong phạm vi hẹp rút ra ưu và nhc điểm
+PP phản biện: gửi p.an co chuyên gia lấy ý kiến phản biện
+Toán: đưa p.an mô hình bài toán r giải để lựa chọn
+PP điểm: chấm điểm theo tiêu chí của tiêu chuận lựa chọn
3.3.6 Lập ctr, kế hoạch, ngân quỹ
*Ctr
B1:Phân tích kĩ các mục tiêu của tổ chức
B2: Chia quá trình thực hiện các mục tiêu thành các giai đoạn mới
B3: Lựa chọn trình tự ưu tiên
B4:Ấn định tgian thực hiện
B5: Phối hợp các ctr bộ phận
*KH
-Kế h theo tgian: dh,nh,th
-Kế h cho từng lĩnh vực hoạt động: nhân sự, vật tư, tiền vốn, trang thiết bị
*Lập ngân quỹ: doanh thu, chi phí, lợi nhuận -> trù liệu kn tài chính
3.3.7 Tổ chức thực hiện
-Triển khai cá kế hoạch tác nghiệp
-Theo dõi ktra đánh giá kết quả
-Điều chỉnh hoạch định
3.4 Một số công cụ hỗ trợ hoạch định
3.4.1 Sử dụng ma trận S.W.O.T.
-S: điểm mạnh
-W: điểm yêu
-> Đc rút ra từ vc nghiên cứu mt nội bộ
-O- cơ hội
-T: đe dọa
-> Đc rút ra sau khi phân tích và khảo sát môi trường bên ngoài
Trình tự các bước
B1: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ
B2: Đưa ra pp phối hợp
+SO: sử dụng các điểm mạnh để tận dụng các cơ hội
+ST: sử dụng các điểm mạnh để tránh mối đe dọa
+WO: khác phục điểm yếu bằng cách đưa ra cơ hội
+WT: tối thiểu hóa yếu điểm, tránh khỏi các đe dọa
B3: Phân tích các nhóm chiến lược
B4: Lựa chọn chiến lược tốt nhất
3.4.2 Ma trận BCG
4 ô : question mask, star, cash cow, dogs
3.4.3 Dự báo theo kịch bản
Herman và Anthony
- Môi trường thay đổi thế nào, trạng thái tiềm năng tổ chức, những chiến lược để ngăn ngừa,..
-Phục vụ mục tiêu:
+ Tạo ra hàng loạt những kn rộng lớn để đánh giá và lựa chọn những chiến lược thích hợp
+Cung cấp dựa trên sự kiện tg lai
+Hỗ trợ vc nhận diện dữ kiện đảm bảo phát tr của kế hoạch đề p bất trắc
+Hỗ trợ nhận bt mô hình tổng quát, tác động qua lại giữa các kb
3.4.4 Kĩ thuật delphi
- đc sử dụng trong ctac dự báo. Bằng cách tập hợp các bước liên tục lặp đi lặp lại chuyên gia sẽ trả lời câu
hỏi trong giấy cho đến khi thỏa mãn mục tiêu
B1: Thành lập các nhóm công tác
+Lãnh đạo: phụ trác công tác, ra quyết định
+Nhân viên tổng hợp: xây dựng phiếu điều tra, ptich thông tin thu thập đc
+Chuyên gia: trả lời các phiếu
B2: Tổ chức xây dựng các phiếu điều tra – mang tính toàn diện, ko bỏ sót vde
B3: Phát phiếu dtra cho chuyen gia trả lời
B4: Thu thập, phân loại ý kiến, tổng hợp phân tích thông tin thu đc
3.4.5 Phương pháp chấm điểm
B1: Xác định các tiêu chuẩn đánh giá phương án chiến lược và mức điểm của mỗi tiêu chuẩn đó
B2: Chấm điểm theo các tiêu chuẩn đã xác định dựa trên cơ sở thõa mãn của mỗi p.an đối với mỗi tiêu
chuẩn đánh giá
B3: Tính điểm tổng hợp cho từng p.an
B4: Quyết định lựa chọn phương án theo kết quả chấm điểm
3.4.6 Mô hình toán học
- Ra quyết định phân bổ các nguồn tài nguyên khan hiếm nhằm tăng tối đa mục tiêu đã định nào đó
-Mô hình qui hoạch tuyến tính biểu diễn mục tiêu dưới dạng một hàm toán học có giá tăng tối đa
VD lợi nhuận hay giảm đến mức tối thiểu VD chi phí; dự kiến mức sản lg tiêu thụ đc y=a+bx; mô hình
quản hàng dự trữ EAQ, POQ..

Chương 2 Lý thuyết quản trị

2. Lịch sử ra đời
-Cùng tuổi với văn minh nhân loại -5000 năm TCN người Sumeria (Iraq) hệ thống cân đong; ng Ai cập
thành lập 3000 năm TCN và những kim tự tháp hay Ván lý trường thành (TQ)– dấu tích trình độ kế hoạc,
tổ chức và kiểm soát 1 công trình phức tạp
+TQ hình thành tư tg quản trị từ rất sớm
Quản Trọng – nhà chính trị gia cho r muốn quản trị xh phải sử dụng bạo lực và chú ý tới quan hệ đối
ngoại, ptr sản xuất, xây dựng lực lượng vũ trang; thi hành luật pháp nghiêm chỉnh, ngăn chặn thói hư, tật
xấu -> xp từ mục tiêu quản trị
Khổng Tử (Mạnh Tử) - lập nho giáo, dựa vào bản chất con người thiện tốt mà quản trị
Tuân Tử ( Hàn Phi) - cũng dựa trên bản chất con ng nhưng coi trọng lễ nghĩa và định chế pháp luật, đại
diện trg phái pháp trị
-Theo TQ cổ xưa, quản trị xh đc chia thành 5 mặt (Thuyết Ngũ hành tg sinh kim – mộc – thủy – hỏa –
thổ)
+Trị đạo ( quan điểm phát triển, chiến lược, đường lối)
+Trị thể ( hình thức bộ máy tổ chức, phân hệ tổ chức)
+Trị tài ( huy động sử dụng nguồn nhân lực)
+Trị thuật ( chiến thuật, phương pháp)
+Trị phong ( tận dùng thời cơ, né tránh rủi ro..)
-Châu Âu , quản trị đc áp dụng từ thế kỉ 16 khi hd thg mại ptr ở Địa Trung Hải. Pacialo đề xuất pp kế toán
kép vào năm 1494
-Thế kỉ 18, cuộc cách mạng công nghiệp ứn dụng máy móc cơ khí chuyển pvi từ gia đình sang nhà máy
-Cuối tk 19 đầu 20, quản trị thịnh hành nhất
2.2 Lý thuyết quản trị giai đoạn cuối thế kỉ 19 đến nay
2.2.1 Lý thuyết cổ điển
2.2.1.1 LT quản trị khoa học
Thông qua những quan sát, thử nghiệm ( có tính chất khoa học và suy luận 1 cách có hệ thống) ở nhà máy
nhằm nâng cao hiệu suất, hiệu quả, cắt giảm sự lãng phí. Tìm cách tăng năng suất lao động thông qua vc
quản lý, hợp lý hóa các quá trình công vc và khuyến khích ng lao động bằng vật chất.
Charles Babbage: áp dụng toán học để tính toán sử dụng NVL tối ưu, đưa ra vc thưởng vs CN vượt tiêu
chuẩn, đề nghị chia lợi nhuận giữa CN và quản lí
Federic W.Taylor: “Cha đẻ” quản trị KH vt tác phẩm “ngtac QTKH”, chỉ ra nhược điểm của quản lý cũ
( k quan tâm đến kn và nghề nghệp, ko đào tạo cn, ko có phương pháp, quản lí làm vc vs cn thiếu chuyên
nghiệp)
+Mục tiêu qt phải là “ bảo đảm sự thịnh vg của chủ và sự sung túc cho cn”
1Xây dựng cơ sở khoa học cho cv vs định mức và phương p phải tuân theo
2Lựa chọn công nhân khoa học, khả năng và nn phù hợp với công việc, huấn luyện 1 cách tốt nhất để ht
cong vc
3Khen thg cho cn đảm bảo tinh thần hợp tác, đầy đủ, hqua
4Cần có sự phân công rõ ràng giữa quản trị và sx, chú trọng thăng tiến
Frank & Lillian Gilberth: nghiên cứu thời gian, động tác và loại bỏ thao tác thừa, sắp xếp hợp lí thao tác
làm vc, giảm thao tác đặt gách từ 18-5 để tăng năng suất 120/h – 350 viên/h giảm sự mệt mỏi cho cn
Henry Gantt: hoàn thiện kĩ thuật kiểm soát chi phí và sản xuất bằng cách lập biểu đò Gantt nhằm theo dõi
tiến độ sản xuất, lựa chọn p.an sx tối ưu; đưa ra hệ thống chỉ tiêu và khen thg cho cn vt chỉ tiêu như 1
cách phân chia lợi nhuận ( ng cn nhận đc nếu nếu họ hoàn thành tốt)
 Ưu điểm:
Quản trị thông qua phân công và chuyên môn hóa quá trình lao động, hình thành đg lối sx dây
chuyền
Lựa chọn và huấn luyện nhân viên, tìm kiếm pp hữu hiệu thực hiện cx, đãi ngộ để tăng nsld
Giảm giá thành tăng hiệu quả, dùng pp hệ thống để gq vấn đề qtri
 Nhược điểm:
Áp dụng trong mt ổn định
Ko quan tâm tới khía cạnh con ng, đề cao bản chất kte và tư duy mà đgi thấp nhu cầu xh và sự tự
thực hiện
Cố áp dụng ngta qtri cho mọi hoàn cảnh, quá chú trọng khía cạnh kỹ thuật
2.2.1.2 Lý thuyết quản trị hành chính
Lâu đời nhất với tư tưởng phát triển những ngtac quản trị chung cho tổ chức, chủ trương năng suất lao
động sẽ rất cao trong 1 tổ chức đc sắp đặt hợp lý -> trường phái quản trị cổ điển.
Henry Fayol : “cha đẻ” quản trị HC ng Pháp ra tác phẩm “quản trị công nghiệp tổng quát” quản trị dựa
vào phương pháp nhiều hơn là phẩm chất của ng đó -> 14 ng tắc:
Phân chia cv – tập trung hóa – quyền hạn và trác nhiệm – kỉ luật – trật tự - thống nhất chỉ huy – định
hướng lãnh đão – thống nhất lãnh đạo – lợi ích – thù lao –công bằng- ổn định nhân sự - tinh thần tâpk thể
- sáng kiến
Max Weber: xã hội học ng Đức, quản trị văn p cơ quan chính phủ, đưa ra qui trình về cách thức điều hành
1 tổ chức
+Ng tắc – duy trì sự ổn định của tổ chức
+Tính khách quan – đảm bảo công bằng
+Phân công lao động
+Cơ cấu hệ thống thứ bậc – mỗi ng đều có nvu chức năng khác nhau
+Cơ cấu quyền lực – quyển lực truyền thống, quyển lực do uy tín, quyền lực do luật pháp
+Cam kết làm vc lâu dài
+Tính hợp lý
4 nguyên tắc xác định hệ thống chính quyền có hiệu quả
+Chỉ có chức mới có quyền
+Chỉ có năng lực ms đc giao chứ
+Chức – quyền phải tính khách quan
+Giao chức q phải có bài bản, thận trọng
Chester Barnard: hiệu quả qtri là sự thỏa mãn tâm lý và tinh thần trong tổ chức
hệ thống hợp pháp với 3 yếu tố cơ bản
+Sự sẵn sàng hợp tác
+Có mục tiêu chung
+Có sự thông đạt
Cho rằng quyền hành k xuất phát từ ng ra mệnh lệnh mà tự chấp nhận của cấp dưới :
+Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh
+Ra lệnh phù hợp vs mục tiêu tổ chức
+Phù hợp vs lợi ích cá nhân của họ
+Họ có khả năng thực hiện mệnh lệnh đó
  Ưu điểm : Đóng góp trong lý luận – thực tiễn; hình thức, ngta, quyền lực và sự ủy quyền đc ứng
dụng phổ biến
 Nhược điểm: Thiếtp lập trong môi trường ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng nhắc, ít
chú ý đến con ng, xa hội -> xa rời thực tế
2.2.2 Lý thuyết hành vi
Nhấn mạnh vai trò tâm lý, tình cảm, quan hệ xã hội con người trong công vc, hiệu quả quản trị do năng
suất lao động quyết định nhưng NSLD ko chỉ ro yếu tố vật chất qd mà còn do sự thỏa mãn nhu cầu tâm lý
xh con ng, sự đc quý trọng, tự thể hiện mình của ng lao động. Hoàn thành công vc bằng và thông qua con
ng
Rober Owen: tiến hành “ xh công nghiệp” tìm cách cải thiện đk làm vc và đk sống công nhân -> ra đời bộ
môn quản trị độc lập
Hugo Múnterberg: “cha đẻ” tâm lý học công nghiệp. NSLD cao hơn nếu cv giao cho họ đc ptich chu đáo
hợp vs kỹ năng, tâm lí của họ; sd trắc no tâm lí tuyển chọn nv và tìm hiểu tác phong trc khi tìm kĩ thuật
thích hợp để động viên họ lm vc
Elto Mayo: Yếu tố xh mới làm tăng NSLD, tâm lý và tác p có mối liên hệ mật thiết
Mary Parker Follet: Nhóm có cơ chế duy nhất là cộng đồng, cùng phối hợp để phục vụ 1 lợi ích của tổ
chức, chỉ ra bản chất tự kiểm soát của nhóm tác động qua lại vs nhau, bị ảnh hg bởi áp lực mt làm vc
Abraham Maslow: xây dựng lý th nhu cầu còn ng gồm 5 bậc từ thấp lên cao
Vật chất-an toàn-xã hội- đc tôn trọng- tự hoàn thiện
+Nhu cầu đc tg đối thỏa mãn, ko có xung đột mạnh thôi thúc hd nữa
+ ............................................, tác p sẽ bị chi phối bởi nhu cầu cao hơn
Doughlas Mc.Gregor: phát tr lý thuyết tác phong, cho rằng con ng sẽ thích thú và đóng góp nhiều hơn nếu
có những thuận lợi, nhà quản trị cần qtam đến sưh phối hợp hoạt thay vì cơ chế ktra
Chris Argyris: cho r vc kiểm soát quá mức sẽ khiến nc có thái độ tiêu cực, nhà quản trị cần bt tạo đk cho
nhân viên ứng xử trg thành để lợi cho tổ chức
 Ưu điểm:
+ Cải tiến cách thức và tác p quản trị trong tổ chức, xác nhận mối liên hệ giữa năng suất và tác p
hd.
+ Trong lý luận – thực tiễn
+Hiểu rõ về sự động viên con ng, ảnh hg tập thể đến tác phong và tâm lí quản trị
 Nhược điểm
+Chú ý đến yếu tố xh -> thiên lệch
+Ko p lúc nào nhu cầu con ng tm NSLD cũng cao
+Cho rằng con ng là hệ thống khép kín -> ko có trong thực tế
2.2.3 Lý th định lượng
Muốn vc quản trị có hiệu quả thì p ra quyết định đúng đắn. Dựa trên suy đoán, mọi vấn đề có thể giải
quyết bằng mô hình toán
+Nhấn mạnh pp khoa học
+Sử dụng máy tính làm công cụ
+Mô hình toán
3 ngành thuộc định lg: khoa học quản trị, quản trị tác nghiệm, các hệ thống thông tin quản trị
 Ưu điểm:
+Thâm nhập hầu hết mọi tổ chức hiện đại với kỹ thuật phức tạp
+Nâng cao trình độ hoạch định và kiểm soát hoạt động của tổ chức
 Nhược điểm
+Ko chú trọng con người
+Định lg khá phức tạp nên hạn chế phổ biến lý thuyết
2.2.4 Lý thuyết hệ thống
Khoa học nghiên cíu qui luật về sự ra đời, hoạt động và biến đổi các hệ thống nhằm quản trị, sử dụng kết
quả nhiều ngành khoa học;logic, toán, tin..
Berthalanfly – Miller - Chester.I.Bảnard
Bao gồm những hệ thống con có tác động hữu cơ vs nhau
Tổ chức là 1 hệ thống gồm: đầu vào – quá trình biến đổi – đầu ra – phản hồi
 Ưu điểm:
+Nhận ra tổ chức ko phải tồn tại độc lập mà dựa vào môi trg hoạt động
+Giúp quản trị có góc nhìn toàn điện về mối quan hệ trong ngoài tổ chức , mối qh tương tác giữa
các bộ phận
2.2.5 Lý thuyết Z và Kai zen
*LT Z hướng nhân viện chú trọng vào tập thể và sự hợp tác tuy nhiên ko thể áp dụng cho tất cả tổ chức
*LT Kaizen chú trọng tới quá trình tiến hành công việc, cần phải cải tiến quá trình trc khi có kq tốt hơn,
nhấn mạnh vai trò ng quản lí trong vc ủng hộ và khuyến khích nỗ lực công nhân đển cải tiến quá trình làm
vc
=> Ưu điểm: Giải q nhiều vấn đền quản trị tổ chức trong mqh với yếu tố văn hóa, truyền thống dân tộc;
đáp ứng nhu cầu quàn trị của tổ chức trong quá trình phát triển; tạo ra NSLD và hiệu quả quản trị tổ chức