1.

CREAR UNA AGÈNCIA DE VIATGES (NOM)

Worldwide

2. CREAR ELS DIFERENTS DEPARTAMENTS QUE NECESSITA L’EMPRESA

QUE HEM ESCOLLIT

Departament de Vendes: Aquest departament s'encarrega de promocionar els

serveis de l'agència de viatges, crear i vendre paquets turístics als clients.

Departament de Màrqueting: Aquest departament s' encarrega de dissenyar

estratègies de màrqueting i publicitat per promocionar els serveis i productes de
l'agència de viatges.

Departament de Comptabilitat: Aquest departament s' encarrega de la gestió

financera de l' agència de viatges, incloent-hi la comptabilitat i la facturació.

Departament de Recursos Humans: Aquest departament s' encarrega de la gestió

dels recursos humans de l'agència de viatges, incloent-hi la contractació, la formació
i el desenvolupament professional dels empleats.

Departament de Reserves: Aquest departament s' encarrega de gestionar les

reserves dels clients i garantir la disponibilitat de vols, allotjaments i altres serveis
necessaris per al viatge.

També s'encarrega de coordinar i planificar els detalls logístics dels viatges, com
transports, allotjaments, tours, entre d'altres.

Departament d' Atenció al Client: Aquest departament s' encarrega de respondre

a les preguntes i necessitats dels clients i resoldre qualsevol problema que puguin
tenir abans, durant i després del viatge.

3. LLISTAT DE DADES QUE NECESSITES

1. Nombre de reserves de viatges realitzades en un dia, setmana, mes o any.

2. Nombre de clients atesos en un dia, setmana, mes o any.
3. Destinacions de viatge més populars entre els clients.
4. Tipus de viatges més sol·licitats pels clients
5. Les aerolínies més utilitzades pels clients.
 6. Els hotels més reservats pels clients.
7. El temps mitjà que els clients passen planificant un viatge.
8. La durada mitjana dels viatges reservats pels clients.
9. Els principals motius de cancel·lació d'un viatge.
10. Les dates de més demanda per viatjar
11. Les preferències de transport dels clients
12. Les preferències d'allotjament dels clients
13. Les activitats turístiques més populars en cada destinació.
14. Els preus mitjana dels viatges reservats pels clients.
15. Les formes de pagament més utilitzades pels clients

4)TIPUS DE DOCUMENTACIÓ A UTILITZAR

SEGONS LA FORMA JURÍDICA:

● Documents d'identificació personal de tots els membres de l' equip

● Llicència d'agència de viatges emesa per les autoritats corresponents
● Contracte d' associació o de societat entre els membres de l'agència
● Comptes bancaris empresarials
● Certificat d' impostos de l' empresa
● Pòlissa d' assegurança de responsabilitat civil

SEGONS LA FREQÜÈNCIA

DIÀRIA:

● Itineraris de viatge
● Reserves d'hotels, vols i altres serveis de viatge
● Factures i rebuts de pagament dels clients
● Informes de vendes i guanys
● Contractes amb proveïdors de serveis de viatge
● Programes de fidelitat i descomptes per a clients freqüents
● Assegurances de viatge
● Confirmacions de reserves
● Guies de viatge
● Mapes i fullets
● Contractes de serveis turistics

MENSUAL:

● Informes de seguiment de reserves i pagaments dels clients

● Factures i rebuts de pagament dels proveïdors de serveis de viatge
 ● Informes de vendes i guanys
● Plans de màrqueting i promocions
● Planificació de viatges en grup
● Contractes amb proveïdors de serveis de viatge

TRIMESTRAL:

● Contractes de viatge
● Vouchers: aquests són documents que els clients poden presentar per
bescanviar serveis de viatge específics, com bitllets d'avió, reserves d'hotel i
lloguer de cotxes.
● Fullets turístics
● Tarifes aèries i horaris

RELACIONADA AMB LA CONTABILIDAD

● Factures de proveïdors
● Rebuts de clients
● Comprovants de pagament
● Estats de compte bancaris
● Llibres de comptabilitat

RELACIONADA AMB LA AGENCIA TRIBUTARIA

● Registre d' activitats economiques

● Factures
● Llibres comptables
● Declaracions fiscals
● Documentació de retencions

SEGONS LA LLEI
● Llicència de funcionament: Aquesta llicència és emesa pel govern o per una
autoritat de turisme.
● Assegurança de responsabilitat civil
● Contractes de viatge
● Llibre de reclamacions
● Registre de proveïdors
● Comptabilitat

5) CLASSIFICACIÓ DE LA DOCUMENTACIÓ
● Departament de Vendes:
○ Itineraris de viatge
 ○ Factures i rebuts
○ Targetes d'embarque
○ Documents de la Visa

● Departament de Màrqueting:
○ Pla de màrqueting
○ Publicitat i materials de promoció
○ Estudi de brànding (l'estudi del logotip i eslògan)
○ Anàlisi de resultats.

● Departament de Comptabilitat:
○ Factures de proveïdors
○ Comprovants, factures, justificants de pagament.
○ Estats de compte bancari
○ Informes financers
○ Contractes

● Departament de Recursos Humans:

○ Contractes laborals
○ Expedients dels empleats
○ Registre del temps de treball
○ Nòmines
○ Registre de vacacions i absència
○ Polítiques i procediments
○ Documents de formació
○ Expedient disciplinari.

● Departament de Reserves:
○ Reserves de vol
○ Reserves d'hotel
○ Reserves de cotxe o lloguer
○ Confirmació de reserves
○ Documentació de viatges
○ Registre de pagos

● Departament d'Atenció al Client:

○ Follets i catàlegs
○ Contractes, terminis i condicions
○ Formularis de reserva
○ Bolets i confirmació de reserves.

6) Definir el sistema d'arxiu de cada departament

● Departament de Vendes:
 ○ Al departament de vendes ho tindrem tot en paper i ordenat en tres
blocs:
■ El primer bloc específicament a les dades els clients. I ho
ordenarem de manera alfabètica.
■ El segon bloc serà d'informes de vendes i ordenat en els
calaixos cronològicament.
■ I l'últim bloc l'utilitzem per factures i embossos serà també
cronològicament.

● Departament de Màrqueting:
○ En el departament de màrqueting ho tindrem tot informatitzat i tot ho
tindrem en una carpeta i cada carpeta tindrà un tema a on hi haurà
subcarpetes pels temes.

● Departament de Comptabilitat:
○ En la comptabilitat ho tindrem de les dues maneres perquè les factures
pagades s'hauran de guardar en un calaix a on estarà ordenat de
manera cronològica. I informatitzat també perquè així podem guardar
les factures, en cas que es perdi en paper poder tenir-ho d'altra
manera.

● Departament de Recursos Humans:

○ Al departament de Recursos humans tindrem també les dues pel
mateix motiu que la comptabilitat.

● Departament de Reserves:
○ En les Reserves ho farem telemàticament, ja que és més fàcil.

● Departament d'Atenció al Client:

○ I al departament d'Atenció al Client també ho tindrem de les dues
maneres.