CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI XUÂN NGỌC

……………………………………………

HƯỚNG DẪN
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP VÀ MUA HÀNG FSC
HD03-COC
Ngày ban hành: 01/08/2023

TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI VÀ PHÊ DUYỆT

Lần ban Nội dung cập nhật

Ngày/tháng
hành/ Sửa đổi (Ghi rõ số trang thay đổi nếu có)
01/08/2023 01 Ban hành tài liệu

SOẠN THẢO XEM XÉT PHÊ DUYỆT

Họ tên: Họ tên: Họ tên:

Chức vụ: Phụ trách mua hàng Chức vụ: Trưởng ban COC Chức vụ: Giám đốc
 Ký hiệu: HD03-COC
HƯỚNG DẪN Ngày ban hành: 01/08/2023
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP VÀ Lần ban hành: 01
MUA HÀNG FSC Trang số: 2/3

1. Mục đích
Thủ tục này nhằm quy định thống nhất cách thức tiến hành và trách nhiệm của các bộ
phận, phòng ban của Công ty trong việc mua nguyên liệu FSC đảm bảo đáp ứng được
các yêu cầu của tiêu chuẩn FSC-STD-40-004 - V3.1.
2. Phạm vi
Hướng dẫn này áp dụng cho hoạt động mua nguyên liệu/sản phẩm FSC của công ty.
3. Trách nhiệm
Nhân viên Mua hàng có trách nhiệm lập “Danh sách nhà cung cấp nguyên liệu FSC”,
và kiểm tra hồ sơ mua nguyên liệu FSC.
4. Tài liệu liên quan
Tiêu chuẩn FSC-STD-40-004 -V3.1
5. Nội dung:
5.1 Lựa chọn nhà cung cấp nguyên liệu FSC
+ Các NCC nguyên liệu có nguồn gốc FSC phải được cấp chứng chỉ FSC -COC/CW và chứng
chỉ còn hiệu lực.
+ Phạm vi nhóm sản phẩm FSC mà nhà cung cấp đăng ký phải phù hợp với loại nguyên liệu cần
mua.
+ Nhân viên Mua hàng sau khi tìm được nhà cung cấp phù hợp thì cập nhật vào “ Danh sách các
nhà cung cấp nguyên liệu FSC” và trình lãnh đạo phê duyệt.
Các nội dung tối thiểu bao gồm:
- Tên nhà cung cấp.
- Mã số chứng nhận
- Các nguyên liệu được cung cấp
- Tên loài
- Yêu cầu FSC ( FSC 100%)
+ Nhân viên Mua hàng mỗi lần mua nguyên liệu cần kiểm tra các thông tin về tình trạng của
chứng chỉ và tính hợp lệ về phạm vi các nhóm sản phẩm của các nhà cung cấp và lưu lại bằng
chứng kiểm tra.
+ Việc kiểm tra các thông tin của nhà cung cấp được thực hiện trên trang web: https://info.fsc.org
5.2 Kiểm soát mua nguyên liệu FSC:
5.2.1 Khi có nhu cầu mua nguyên liệu FSC, nhân viên phụ trách phải ghi rõ trên đơn hàng/hợp
đồng loại nguyên liệu cần mua, Yêu cầu FSC của nguyên liệu đó ( FSC 100%)
5.2.2 Khi hàng mua về nhân viên mua hàng phải:
 Ký hiệu: HD03-COC
HƯỚNG DẪN Ngày ban hành: 01/08/2023
LỰA CHỌN NHÀ CUNG CẤP VÀ Lần ban hành: 01
MUA HÀNG FSC Trang số: 3/3

- Theo dõi vào biểu mẫu : Bảng theo dõi mua nguyên liệu FSC, các thông tin: mã hiệu
hồ sơ mua, ngày tháng, số lượng, và tên nguyên liệu , tên loài và yêu cầu FSC
( FSC 100%);
- Kiểm tra các chứng từ mua hàng (như Hóa đơn, Biên bản giao hàng…..).đều phải thể
hiện rõ các nội dung như sau:
+Chi tiết tên và địa chỉ liên lạc của NCC
+Tên và địa chỉ của công ty
+Ngày phát hành (Chứng từ)
+Mô tả nguyên liệu bao gồm cả tên loài
+Khối lượng nguyên liệu mua.
+Mã số chứng chỉ COC của nhà cung cấp.
+Dấu hiệu rõ ràng công bố FSC cho từng hạng mục nguyên liệu:
 Công bố “ FSC 100%”
- Nhân viên cân có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa thực tế nhận được phù hợp với đơn
đặt hàng cũng như chứng từ giao hàng từ NCC. Kết quả kiểm tra được ghi lại vào Biên
bản kiểm tra nguyên liệu FSC

Nguyên liệu nhập kho sẽ được gắn dấu hiệu nhận biết và để riêng khu vực
6. HỒ SƠ

STT Tên Nơi lưu Thời gian lưu

1 Đơn đặt hàng Thu mua 5 năm
2 Danh sách nhà cung cấp nguyên liệu FSC Thu mua 5 năm
3 Hóa đơn (Invoice) Thu mua 5 năm
4 Hợp đồng Thu mua 5 năm
5 Biên bản giao hàng/Packinglist Thu mua 5 năm
6 Biểu theo dõi mua nguyên liệu FSC Thu mua 5 năm
7 Biên bản kiểm tra nguyên liệu FSC Thu mua 5 năm