LOGO

KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG

Muïc tieâu

Sau khi nghieân cöùu noäi dung naøy, ngöôøi hoïc coù theå:
§ Giaûi thích ñöôïc ñaëc ñieåm cuûa chu trình mua
haøng.
§ Neâu caùc loaïi sai soùt vaø gian laän thöôøng xaûy ra.
§ Trình baøy caùc muïc tieâu kieåm soaùt ñoái vôùi töøng
khaâu trong hoaït ñoäng mua haøng.
§ Trình baøy caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt thöôøng ñöôïc
aùp duïng trong töøng khaâu cuûa hoaït ñoäng mua
haøng.
§ Phaân tích moät soá loaïi gian laän cuï theå vaø caùch thöùc
ñoái phoù.

Noäi dung

° Khaùi quaùt hoaït ñoäng mua haøng

° Phöông phaùp thieát keá KSNB
° KSNB hoaït ñoäng ñaët haøng
° KSNB hoaït ñoäng nhaän haøng
° KSNB hoaït ñoäng thanh toaùn
° KSNB hoaït ñoäng kho haøng

1
Phaàn 1
KHAÙI QUAÙT HOAÏT ÑOÄNG
MUA HAØNG

Hoaït ñoäng mua haøng

Laø moät boä phaän quan troïng trong caùc hoaït ñoäng
saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp:

Hoaït ñoäng mua haøng Hoaït ñoäng saûn xuaát

Hoaït ñoäng keá toaùn

Hoaït ñoäng taøi chính Hoaït ñoäng baùn haøng

Hoaït ñoäng mua haøng

ÑAËT
HAØNG

MUA NHAÄN
HAØNG HAØNG

THANH
TOAÙN

KHO
HAØNG

2
 Phaàn 2
PHÖÔNG PHAÙP THIEÁT KEÁ
KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ

Phöông phaùp thieát keá

Muïc tieâu Xaùc ñònh muïc tieâu hoaït ñoäng

Ruûi ro Xaùc ñònh caùc ruûi ro lieân quan

KSNB
Xaùc ñònh caùc hoaït ñoäng
kieåm soaùt caàn thieát
Chính Thuû Bieåu
saùch tuïc maãu

Ví duï

Muïc tieâu Saûn phaåm ñöôïc baûo quaûn toát

Ruûi ro Coâng nhaân caåu thaû laøm hö

hoûng saûn phaåm

Quy ñònh tyû leä hoûng cho pheùp

KSNB
Quy ñònh thöôûng, phaït

Chính Thuû Bieåu Thoáng keâ tyû leä hoûng

saùch tuïc maãu Baùo caùo tyû leä hoûng

3
 Phöông phaùp thieát keá

• Caùc loaïi thuû tuïc kieåm soaùt

°Phaân chia traùch nhieäm
°UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät
°Kieåm soaùt chöùng töø
°Kieåm tra ñoäc laäp
°Baûo veä taøi saûn
°Chæ soá hoaït ñoäng
°Quaûn trò chöùc naêng

Phaàn 3
KSNB KHAÂU ÑAËT HAØNG

Muïc tieâu kieåm soaùt vaø ruûi ro

khaâu ñaët haøng

• MUÏC TIEÂU KS • RUÛI RO

• Mua haøng ñuùng chuûng
loaïi, quy caùch
• Soá löôïng mua toái öu
• Chaát löôïng ñaït yeâu caàu
• Giaù hôïp lyù
• Giaù toái öu
• Thöïc söï coù mua
• Haøng khoâng ñuùng chuûng
loaïi, quy caùch (R1)
• Mua haøng khoâng ñuû (R2)
• Mua haøng thöøa (R3)
• Haøng keùm chaát löôïng (R4)
• Giaù khoâng hôïp lyù (R5)
• Maát chieát khaáu (R6)
• Mua khoáng (R7)

4
KSNB khaâu ñaët haøng

• Phaân chia traùch nhieäm:

• Coù caàn toå chöùc boä phaän mua haøng ñoäc laäp vôùi boä
phaän söû duïng ? Taïi sao?

KSNB khaâu ñaët haøng

• UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät:

• Ai xeùt duyeät nghieäp vuï ñaët haøng?

KSNB khaâu ñaët haøng

• Kieåm soaùt chöùng töø:

• Muïc ñích Phieáu ñeà nghò mua haøng? Neâu caùc noäi
dung chöùng töø naøy?

5
KSNB khaâu ñaët haøng

• Kieåm soaùt chöùng töø

• Khi naøo khoâng caàn Phieáu ñeà nghò mua haøng?

KSNB khaâu ñaët haøng

• Kieåm soaùt chöùng töø:

• Muïc ñích Ñôn ñaët haøng? Neâu caùc noäi dung chöùng
töø naøy?

KSNB khaâu ñaët haøng

Caùc thuû tuïc ñaëc bieät:

Laøm sao ñeå mua haøng ñuùng giaù?

6
KSNB khaâu ñaët haøng

• Caùc thuû tuïc ñaëc bieät:

• Laøm sao ñeå soá löôïng ñaët haøng vaø döï tröõ laø toái öu?

KSNB khaâu ñaët haøng

• Caùc thuû tuïc ñaëc bieät

• Chính saùch löïa choïn nhaø cung caáp

KSNB khaâu ñaët haøng

• Chæ soá hoaït ñoäng/Quaûn trò chöùc naêng:

• Coù theå ñoái chieáu chæ tieâu naøo? Phaân tích tyû soá
naøo?

7
KSNB khaâu ñaët haøng

Thoâng tin vaø truyeàn thoâng

§ Caùc chính saùch vaø thuû tuïc roõ raøng
§ Thoâng tin vôùi nhaø cung caáp
o Ñôn ñaët haøng
o Chaáp nhaän ÑÑH
o Caùc thay ñoåi trong quaù trình giao dòch
§ Hoà sô theo doõi ÑÑH chöa thöïc hieän
§ Hoà sô theo doõi ÑÑH ñaõ thöïc hieän

KSNB khaâu ñaët haøng

• Taát caû caùc giaûi phaùp treân hình nhö chöa ñuû
ñeå ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu. Coù theå ñeà xuaát
caùc thuû tuïc boå sung naøo?

°Kieåm tra noäi boä ñònh kyø

°Trình ñoä ñoäi nguõ nhaân vieân mua haøng
°Baàu khoâng khí trung thöïc
°Caùc chính saùch nhaân söï

Phaàn 4
KSNB KHAÂU N HAÄN HAØNG

8
 KSNB khaâu nhaän haøng

MUÏC TIEÂU KS RUÛI RO

Nhaän haøng ñuùng chuûng
loaïi, quy caùch
Nhaän haøng ñuùng soá
löôïng
Haøng nhaän an toaøn
Ghi cheùp ñaày ñuû caùc
nghieäp vuï nhaäp kho
Khoâng nhaäp khoáng
Nhaän haøng khoâng ñuùng
chuûng loaïi (X1)
Nhaän haøng khoâng ñuùng
soá löôïng (X2)
Haøng bò thaát thoaùt (X3)
Haøng nhaäp khoâng ñöôïc
ghi cheùp (X4)
Nhaäp khoáng (X5)

KSNB khaâu nhaän haøng

• Phaân chia traùch nhieäm

• UÛy quyeàn vaø pheâ chuaån
• Kieåm soaùt chöùng töø
• Kieåm tra ñoäc laäp
• Baûo veä taøi saûn

KSNB khaâu nhaän haøng

• Phaân chia traùch nhieäm:

• Coù caàn toå chöùc boä phaän nhaän haøng ñoäc laäp vôùi boä
phaän mua haøng vaø kho/söû duïng ? Taïi sao?

9
KSNB khaâu nhaän haøng

• UÛy quyeàn vaø xeùt duyeät

• Ai xeùt duyeät nghieäp vuï nhaän haøng?

KSNB khaâu nhaän haøng

• Kieåm soaùt chöùng töø

• Coù caàn laäp Phieáu nhaäp/Baùo caùo nhaän haøng? Caùc
noäi dung?

KSNB khaâu nhaän haøng

Baûo veä taøi saûn

§ Quaù trình nhaän haøng phaûi coù chöùng kieán cuûa boä
phaän nhaän vaø thuû kho
§ Haøng phaûi ñöôïc nhaäp kho kòp thôøi
§ Kho baûo quaûn an toaøn
§ Ghi cheùp kòp thôøi nghieäp vuï nhaäp haøng
§ Kieåm keâ ñònh kyø vaø ñoái chieáu vôùi soå saùch

10
 Phaàn 5
KSNB KHAÂU THANH TOAÙN

KSNB khaâu thanh toaùn

MUÏC TIEÂU RUÛI RO

Soá tieàn chính xaùc Ghi cheùp sai soùt (T1)
Nôï phaûi traû coù thöïc Ghi cheùp nôï khoáng (T2)
Nôï phaûi traû ñaày ñuû Ghi cheùp nôï thieáu (T3)

Ghi ñuùng ñoái töôïng. Ghi nhaàm ñoái töôïng (T4)

Theo doõi nôï ñeán haïn traû Traû nôï khoâng ñuùng haïn (T5)

KSNB khaâu thanh toaùn

• Phaân chia traùch nhieäm

• UÛy quyeàn vaø pheâ chuaån
• Kieåm soaùt chöùng töø
• Ñoái chieáu vaø xöû lyù khaùc bieät

11
KSNB khaâu thanh toaùn

Phaân chia traùch nhieäm

Uûy quyeàn vaø xeùt duyeät

KSNB khaâu thanh toaùn

Kieåm soaùt chöùng töø, soå saùch

KSNB khaâu thanh toaùn

Kieåm soaùt chöùng töø, soå saùch

12
 KSNB khaâu thanh toaùn

Ñoái chieáu vaø xöû lyù khaùc bieät

Phaàn 6
KSNB HAØNG TOÀN KHO

KSNB ñoái vôùi haøng toàn kho

MUÏC TIEÂU KIEÅM SOAÙT: RUÛI RO:

HTK khoâng bò thaát thoaùt, tham oâ Haøng toàn kho bò thaát thoaùt,
hay söû duïng sai muïc ñích tham oâ, söû duïng sai muïc ñích

Kieåm soaùt ñöôïc tình traïng vaø Haøng toàn kho bò hö hoûng, loãi
phaåm chaát HTK thôøi.

HTK ñöôïc ghi cheùp chính xaùc Haøng toàn kho bò ghi cheùp sai,
treân soå saùch lieân quan aûnh höôûng ñeán BCTC

Tuaân thuû caùc quy ñònh lieân quan Khoâng tuaân thuû caùc quy ñònh
ñeán HTK

13
HTK bò thaát thoaùt, tham oâ hay söû
duïng sai muïc ñích

• 1. Boå nhieäm thuû kho

• 2. Toå chöùc kho an toaøn vaø ngaên naép.
• 3. Haïn cheá tieáp caän kho
• 4. Moïi tröôøng hôïp xuaát kho ñeàu coù pheâ duyeät.
• 5. Giaùm saùt nhaäp xuaát kho
• 6. Ghi cheùp theû kho
• 7. Kieåm keâ kho ñònh kyø vaø baát thöôøng
• 8. Söû duïng heä thoáng keâ khai thöôøng xuyeân

Kieåm keâ haøng toàn kho

1. Coù keá hoaïch kieåm keâ chi tieát
2. Kieåm soaùt chaët vieäc khoùa soå tröôùc kieåm keâ
3. Taùch bieät caùc haøng hoùa cuûa ngöôøi khaùc
4. Kieåm soaùt vieäc ñieàu chuyeån HTK trong luùc kieåm keâ
5. Giaùm saùt vieäc caân, ñong, ño, ñeám.
6. Choïn maãu kieåm tra keát quaû kieåm keâ (kieåm keâ laïi)
7. Baùo caùo vaø xöû lyù cheânh leäch kieåm keâ

Haøng toàn kho bò hö hoûng, loãi thôøi.

1. Nguyeân taéc FIFO

2. Baùo caùo ñònh kyø veà haøng maát chaát löôïng
3. Toå chöùc kho an toaøn vaø ngaên naép.
4. Kieåm keâ kho ñònh kyø vaø baát thöôøng
5. Tính soá voøng quay ñeå phaùt hieän caùc maët haøng
chaäm löu chuyeån
6. Söû duïng caùc moâ hình quaûn lyù HTK thích hôïp./.

14
Soá voøng quay haøng toàn kho

Haøng toàn kho

Haøng chôø Haøng chaäm Haøng löu

thanh lyù löu chuyeån chuyeån

SVQ SVQ SVQ

nhoùm A nhoùm B nhoùm C
Baùo caùo veà
tình hình
thanh lyù SVQ maët SVQ maët
haøng X haøng Y

Haøng toàn kho bò ghi cheùp sai, aûnh

höôûng ñeán BCTC

1. Söû duïng caùc chöùng töø caàn thieát nhö Phieáu nhaäp,
Phieáu xuaát, Leänh baùn haøng vaø Phieáu giao haøng vôùi
bieåu maãu ñaày ñuû.
2. Ghi cheùp kòp thôøi.
3. Ñoái chieáu ñònh kyø giöõa caùc boä phaän
4. Kieåm keâ ñònh kyø vaø baát thöôøng
5. Söû duïng heä thoáng keâ khai thöôøng xuyeân.
6. Söû duïng maùy tính./.

Ñoái chieáu ñònh kyø

Boä phaän Boä phaän

KHO saûn xuaát
Mua haøng

Boä phaän Boä phaän

nhaän haøng baùn haøng

Keá toaùn nôï Baùo caùo vaø giaûi thích cheânh

phaûi traû leäch soá lieäu

15