CÁC

Orion Dự án: Tái cấu trúc

quy trình kinh doanh
theo giai đoạn tại
FedEx
Đổi mới kỹ thuật, tái cấu trúc quy trình và điều chỉnh tổ chức của dự án ORION
được mô tả.

O
các quy trình kinh doanh những cách làm hiện có
lỗi thời và cứng nhắc đã
khiến nhiều tổ chức lớn
không hiệu quả và không
linh hoạt. Trong thực tế,
nhiều vấn đề gần đây của
inflexi- bility và rối loạn
trong cor- porations lớn có
thể được quy cho sự phức
tạp và patholo-
kích thước và các quy trình lỗi thời. Trong nỗ
lực để có được lợi thế chiến lược và cạnh tranh,
nhiều tổ chức lớn đang tìm kiếm sự đơn giản
hóa tổ chức. Sự đơn giản của tổ chức có thể
được giới thiệu lại cho các tổ chức phức tạp
thông qua việc tái cấu trúc triệt để các quy
trình kinh doanh của họ. Việc tái cấu trúc triệt
để các quy trình kinh doanh, thường được gọi là tái
cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR ), đã là chủ đề
của nhiều bài báo và sách gần đây [3–6, 8, 9].
Michael Hammer [8] định nghĩa BPR là việc
sử dụng sức mạnh của công nghệ thông tin hiện
đại để thiết kế lại triệt để các quy trình kinh
doanh để đạt được những cải tiến đáng kể về
hiệu suất. Tiền đề là để khởi hành hoàn toàn từ

TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 1

kinh doanh hoặc tiến hành các hoạt động chức năng
và tập trung vào những cách hiệu quả nhất để thực
hiện “quy trình kinh doanh”. Mặc dù việc xem xét lại
các hệ thống và quy trình không phải là một khái
niệm hoàn toàn mới, nhưng những tiến bộ trong
công nghệ thông tin mang lại cho nó tầm quan trọng
và tiềm năng thay đổi mới [6]. Những thay đổi đáng
kể về tổ chức có thể đạt được bằng cách kết hợp sức
mạnh của công nghệ thông tin với thiết kế lại quy
trình kinh doanh [4]. Sự nhấn mạnh mới về BPR ủng
hộ quan điểm của Keen [10] rằng trọng tâm mới của
công nghệ thông tin là tạo ra sức khỏe tổ chức thông
James W. Candler, Prashant C. Palvia, Jane D. Thompson và Steven M. Zeltmann
2 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM
qua việc thiết kế các tổ chứcDthích ng, đáp ứng
ự ánứORION
và linh hoạt.
Trong quá trình tìm kiếm sự đơn giản và khả
năng đáp ứng của tổ chức, Federal Express
Corporation đã sử dụng hiệu quả các công nghệ
thông tin mới và hiện đại trong việc tái cấu trúc
một số quy trình kinh doanh rất quan trọng.
Một trong những dự án BPR đang được theo
đuổi tại Federal Express là Mạng thông tin trực
tuyến được ghi lại bằng quang học (ORION).
ORION là một ví dụ tuyệt vời về sự hợp nhất
tổng hợp của đổi mới công nghệ và quy trình
trong
 Các hệ
Hệ thốtng
thống
ổ chức và các yếu tố chính cho sự
doanh
Hình 1. Khái niệm hệ thống tích hình thành
nghiệp công của ORION.
hợp của ORION ảnh khác
Hệ thống độc lập (a) |||
UNTRANSLATED_CONTEN
T_START|||Technical
theo đuổi tính linh hoạt, Overview|||
tính linh hoạt và tính đáp UNTRANSLATED_CONTEN
ứng của tổ chức. T_END|||
ORION được hình thành Lưu trữ tài liệu giấy lưu trữ
Hệ thống giao
để đáp ứng với sự bất lực diện (b) rất lớn và quá trình lưu trữ
ngày càng tăng của meth- Các hệ của chúng vốn đã chậm.
Truyền dữ liệu hình ảnh
ods thay thế (giấy, vi phim, Hệ thống
thống Do đó, khái niệm “văn
vi fiche) để đối phó với các ORION KHÁC doanh phòng không giấy tờ” là
Hình ảnh doanh nghiệp một lựa chọn hấp dẫn đối
yêu cầu tài liệu nhân viên
nghiệp với các tổ chức. Tuy nhiên,
khổng lồ của một lực lượng
Hệ thống hệ thống việc thực hiện nó cho đến
lao động ngày càng tăng
trên toàn thế giới, hiện có Hệ thống ORION tích hợp nay phần lớn vẫn còn khó
hơn 90.000 nhân viên. nắm bắt. Tự động hóa quy
ORION cung cấp lợi ích của trình hoàn chỉnh bằng
cách loại bỏ các tài liệu
giấy hiện nay dường như rất
khó xảy ra. Thực tế là
nhiều tổ chức đã đầu tư vào
các hệ thống hình ảnh có
thể tạo thành bằng chứng
thêm rằng
khả năng quét giấy tờ và lưu Các chức c) khái niệm hiện không thể
trữ hình ảnh kỹ thuật số
năng phổ … th ực hiện được. Tuy nhiên,
biến .
trên đĩa quang. Tuy nhiên, các bước chính có thể được
thực hiện để đạt được mục
tiêu này. ORION
ORION về cơ bản không chỉ là một hệ thống lưu dụng nó trong môi trường tổ chức ([18,
trữ. Ví dụ, ORION: 19]). Những đổi mới kỹ thuật của ORION
được thảo luận trong hai phần tiếp theo để
• loại bỏ hầu như tất cả việc nhập dữ liệu thủ cung cấp hiểu biết cơ bản về các khía
công thông qua việc sử dụng sáng tạo các cạnh kỹ thuật. Tuy nhiên, điều quan
công nghệ quét hiện đại, trọng cần lưu ý là dự án không tập trung
• cung cấp quyền truy cập an toàn và nhanh vào công nghệ; ORION đã được hình
chóng vào các tài liệu trên toàn thế giới, và thành và thực hiện để thực hiện tái cấu
• cho phép chuyển giao hai chiều các tài liệu trúc toàn diện các quy trình tổ chức.
được xử lý theo cách truyền thống dưới Nhóm dự án hiểu các tiện ích được cung
dạng bản sao cứng đến và từ cơ sở dữ liệu cấp bởi các công nghệ mới nổi và sử dụng
hình ảnh. chúng một cách hiệu quả để thiết kế lại
quy trình. Phần thứ ba và thứ tư mô tả
Dự án ORION, mặc dù có ý nghĩa quan trọng các khía cạnh tái cấu trúc quy trình; các
về khái niệm và phạm vi, là một triển khai thực phần tiếp theo mô tả cụ thể
tế về sự khôn ngoan đang nổi lên trong việc áp
dụng BPR. Sự quan tâm mạnh mẽ đến BPR đã
dẫn đến những huyền thoại và kỳ vọng không
thực tế. Davenport và Stoddard [5] khám phá
một số huyền thoại như vậy và lưu ý rằng những
kỳ vọng cao và những thất vọng tiếp theo đã
góp phần vào sự thất bại của nhiều nỗ lực tái
cấu trúc đầy hứa hẹn. Họ tiếp tục nói rằng BPR
không đồng nghĩa với sự chuyển đổi toàn bộ tổ
chức; tốt nhất là nó liên quan đến việc chuyển
đổi một vài quy trình làm việc. Phạm vi của
ORION phù hợp với quan sát thực tế này và
bao gồm các quy trình xử lý tài liệu trong bộ
phận nhân sự của Federal Express.
Mô tả ORION trong bài viết này thể hiện hai
yếu tố: bản thân đổi mới kỹ thuật và việc áp
TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 3
là một ví dụ điển hình về một dự án được hình thành
và thực hiện đúng cách có thể là một đóng góp lớn
cho cuộc tìm kiếm "văn phòng không cần giấy tờ".
ORION nhận ra rằng hình ảnh tài liệu và chữ ký điện
tử sẽ không hoàn toàn phủ nhận sự cần thiết của tài
liệu giấy. Bằng cách nào, một khi được tạo ra, các tài
liệu này có thể được chuyển đổi thành các biểu mẫu
điện tử và tất cả các quá trình xử lý tiếp theo có th ể
“không cần giấy tờ” và ngày càng được tự động hóa.
Điểm yếu của các quy trình sử dụng nhiều giấy bao
gồm độ trễ thời gian và lỗi liên quan đến chuyển động
vật lý của giấy, không chỉ là sự tồn tại của chính giấy.
Cho dù trên khắp căn phòng hay trên toàn cầu, sự
chuyển động điện tử, tức thời của các tài liệu giúp
loại bỏ nhiều nhược điểm của các quy trình giấy trong
khi vẫn giữ được các lợi ích được cung cấp bởi các tài

M
liệu giấy.

bất kỳ chương trình chụp ảnh

tài liệu nào đang được tiến
hành ngày nay đều không
nhận ra toàn bộ sức mạnh của
công nghệ hình ảnh vì góc
nhìn hạn chế. Nhóm dự án
ORION, trong khi rất thành
thạo về công nghệ, đã không
cho phép sự quen thuộc này
để che giấu nhiệm vụ tái cấu trúc quy trình. Nhóm
nghiên cứu đã kiểm tra đầy đủ các mục tiêu của các
quy trình tổ chức hiện có từ góc độ tối ưu hóa chúng.
Cách tiếp cận này cho phép nhóm khai thác các
công nghệ đến một mức độ chưa từng được hình
thành trước đây. Trong nỗ lực cung cấp tính dễ sử
dụng và chức năng tối đa cho các thành phần của họ,
nhóm dự án đã phát triển một cách tiếp cận hệ thống
tích hợp trong việc thiết kế ORION. Kết quả là một hệ
thống chức năng và thân thiện với người dùng có thể
loại bỏ hoặc đơn giản hóa rất nhiều quy trình thủ
công khó sử dụng.

Hệ thống hình ảnh tích hợp

Có ba cách tiếp cận chính để tạo

4 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM
 Dự án ORION
của hệ thống hình ảnh (xem Hình 1). Hầu hết porate. Trên thực tế,
các hệ thống hình ảnh dựa trên máy tính là các ORION đã "kích hoạt
hệ thống độc lập, thay thế các hệ thống lưu trữ hình ảnh" hệ thống
thủ công. Các hệ thống độc lập có thể cung cấp nhân sự. Chức năng
lưu trữ nhỏ gọn số lượng lớn tài liệu, thường của ORION là ghi lại,
bằng cách sử dụng đĩa quang. Các hệ thống này lưu trữ và phổ biến
cũng có thể phục vụ như một phương tiện hiệu
hình ảnh
quả để định vị tài liệu thông qua việc sử dụng
các sơ đồ lập chỉ mục dựa trên máy tính và các
thiết bị lưu trữ truy cập trực tiếp. Trên thực tế,
hai lợi ích này là điểm thu hút chính của phần
lớn các hệ thống lưu trữ và truy xuất hình ảnh
dựa trên máy tính đang được sử dụng hiện nay
(xem Hình 1a).
Các hệ thống hình ảnh dựa trên máy tính
tiên tiến hơn có giao diện với các hệ thống khác
của công ty, cung cấp khả năng truyền dữ liệu
giữa các hệ thống. Mỗi hệ thống này hoạt động
độc lập, nhưng chúng có khả năng làm việc
cùng nhau theo những cách cụ thể. Đối với kỳ
thi, một hệ thống hình ảnh ghi lại các tài liệu
tài khoản phải trả có thể có quyền truy cập vào
các tệp dữ liệu tài khoản phải trả (chẳng hạn
như danh sách nhà cung cấp được ủy quyền
hoặc dữ liệu hồ sơ chính của nhà cung cấp
khác). Các hệ thống tiên tiến này có thể tự động
kết hợp một số nhiệm vụ văn thư và cung cấp
các kiểm tra khác nhau trước khi hình ảnh
được cam kết vào đĩa (xem Hình 1b). Hệ thống
hình ảnh dựa trên máy tính tiên tiến nhất được
thiết kế như một hệ thống tích hợp để hoạt động
với một hoặc nhiều hệ thống dựa trên máy tính
khác (xem Hình 1c). Đó là trường hợp của
ORION. ORION được tích hợp với hệ thống
nhân sự của công ty Federal Express (HR). Hệ
thống nhân sự này được mô tả chi tiết trong
[13]. Những ưu điểm của một hệ thống tích hợp-
tem rất nhiều:

• Hoạt động của hệ thống hình ảnh là "liền

mạch" với các hệ thống khác trong tích hợp.
Thành phần hình ảnh xuất hiện như một tính
năng hệ thống khác đối với người dùng. Công
nghệ của ORION là "đằng sau hậu trường" và
minh bạch đối với người dùng.
• Dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ
liệu hệ thống và được truy cập trực
tiếp, và không cần phải chuyển Khách hàng Đầu vào Đầu ra Sơ đồ Mạng
lập chỉ
giữa các hệ thống. Không có sự mục
chậm trễ và không có nhiều giao GIAI ĐOẠN Lăng kính
thức được gọi. 1 Máy in
Cá nhân tại Fax cục "Nhập thủ
• Một ưu điểm khác của cơ sở dữ liệu 30.000 địa
Quét tài liệu bộ công",
SNA
tập trung /
toàn hệ thống sin- gle là tăng cường thiết bị đầu phương SDL
tính toàn vẹn dữ liệu. Tính toàn vẹn cuối dựa C
trên ký tự
dữ liệu bao gồm giảm thiểu dự
phòng dữ liệu, cải thiện bảo trì dữ GIAI ĐOẠN Giao "Nhập thủ
liệu và loại bỏ nhiều phiên bản dữ 2 Máy in công",
Cá nhân tại diện đồ Fax cục
liệu. 20.000 địa phương bộ Một số SNA
họa OCR điện
dựa trên /
Tổ chức “Fax Thủy tử SDL
Chức năng đặc điểm Prism
(không C
Tinh”
Hệ thống ORION được tích 10.000 Quét tài liệu phải từ
hợp hoàn toàn với hệ tập trung và giấy)
Giao diện
thống nhân sự cor- gửi fax đến
GIAI TRUYỀN THÔNG CỦA ACM
Fax
tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 5
ĐOẠN 3
Giao Mục
 điện tử của các tài liệu nhân sự đến và đi từ các bên
được ủy quyền theo xác định của hệ thống nhân sự.
Sự kết hợp giữa ORION và các ứng dụng nhân sự của
công ty hiệu quả đến mức không cần phải sửa đổi các
tính năng bảo mật và kiểm toán hiện có để kiểm soát
và giám sát hoạt động của ORION.
ORION xuất hiện như một ứng dụng "xử lý tài liệu"
của hệ thống nhân sự. Người dùng thực hiện tất cả
các yêu cầu tài liệu cho hệ thống nhân sự. Hoàn
toàn minh bạch đối với người dùng, các yêu cầu này
được dịch nội bộ bởi hệ thống (tức là, bởi lát cắt giao
nhau trong Hình 1c) thành các yêu cầu ORION.
Những yêu cầu này sau đó được ORION thực hiện với
các hành động lưu trữ hoặc phổ biến được phê duyệt.
Việc tái cấu trúc quy trình đã cho phép tính chức
năng của ORION vượt xa đáng kể so với việc lưu trữ
và truy xuất tài liệu đơn giản. Ví dụ, ORION có th ể
truyền hình ảnh đến và nhận chúng từ bất kỳ máy
fax nào thông qua việc sử dụng mạng sóng mang
thông thường. Hình ảnh cũng có thể được truyền đến
và nhận từ các máy trạm có khả năng hiển thị hình
ảnh trên mạng viễn thông toàn cầu của công ty và có
thể được in trên các máy in mạng có khả năng hiển
thị hình ảnh. ORION cũng được thiết kế để làm việc
với các công trình mạng cục bộ (Lan) có quyền truy
cập vào mạng lưới toàn cầu.

Các giai đoạn tái cấu trúc trong ORION

Nỗ lực tái cấu trúc trong ORION là thực dụng và th ực
tế. Những lầm tưởng phổ biến và nhận xét giai thoại
([8, 9]) gợi ý rằng việc tái cấu trúc quy trình đòi h ỏi
phải chuyển đổi toàn bộ tổ chức-
kiểm soát và xóa bỏ các quy
Hình 2. Các
trình hiệyếu tố góp
n có. Dav- enport
phầnStoddard
và vào việc dàn dựng
[5] nhận xét
rORION
ằng trong khi những huyền
thoại này có tu từ

6 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM

Thông tin lập chỉ mục tài liệu
ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
tận dụng tối đa việc chuyển sang kiến trúc
máy khách/máy chủ với mạng LAN, thiết
bị đầu cuối GUI và truy cập vào mạng
toàn cầu tốc độ cao. Các thay đổi quy
trình được giới thiệu trong từng giai đoạn
được tóm tắt trong các tiểu mục sau.

Số sê-ri
Loại tài
biể liệu #
u Trang

quyền lực, chúng là

Hình 3. ORION "tự động sai lầm về mặt tinh
lập chỉ mục" và đánh dấuthần. Theo quan điểm
ý nghĩa thực dụng này, ORION
đã được lên kế hoạch
để có một con đường
phát triển ba giai
đoạn,
các giai đoạn tương ứng với việc mua lại công
nghệ dự kiến của Federal Express. Mỗi giai
đoạn giới thiệu mức độ tái cấu trúc cao hơn vào
quy trình. Hiện tại, hầu hết các tiểu đơn vị tổ
chức đang ở cuối giai đoạn thứ hai và việc thực
hiện thí điểm giai đoạn thứ ba đã bắt đầu.
Một số yếu tố góp phần vào việc dàn dựng
ORION (Hình 2). Đầu tiên, một mạng máy tính
có khả năng truyền lưu lượng dựa trên hình ảnh
khối lượng lớn là cần thiết để sử dụng đầy đủ các
khả năng của ORION. Kích thước của một trang
hình ảnh điển hình (trung bình 40KB) quá lớn
để mạng dựa trên ký tự hiện tại xử lý. Yếu tố thứ
hai là thiếu sự sẵn có rộng rãi của các thiết bị
đầu cuối máy tính được nối mạng với giao diện
người dùng đồ họa (GUI). Các thiết bị đầu cuối
GUI, được cấu hình để xử lý hình ảnh tài liệu
điện tử có độ phân giải cao, hiện đang được
định vị trong công ty để hỗ trợ các tác động
trên toàn công ty và toàn cầu. ORION là một dự
án như vậy. Cuối cùng, dàn dựng đã cho phép
các nhà thiết kế và người thực hiện lập kế hoạch
hiệu quả cho sự thay đổi lớn do các quy trình
được thiết kế lại gây ra. Chiến lược này đã cho
phép tổ chức giữ cho phạm vi thay đổi có thể
quản lý được ở mọi giai đoạn, cả về mặt tổ chức
và công nghệ.
Việc hoàn thành giai đoạn thứ ba sẽ tối đa
hóa sự thay đổi quy trình và mang lại hiệu quả
toàn cầu tối ưu. Ở giai đoạn này, mạng LAN sẽ
có thể hỗ trợ các liên kết diện rộng tốc độ cao,
khối lượng lớn, hiệp đồng. Với việc mở rộng khả
năng kết nối mạng, ORION sẽ được định vị để

TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 7

Ba giai đoạn đầu vào qua bất kỳ thiết bị đầu cuối nào trong số
Giai đoạn 1 có phạm vi toàn cầu, nhưng do các ràng 35.000 thiết bị đầu cuối dựa trên ký tự trên
buộc phân phối mạng, khối lượng thấp. 35.000 thiết mạng toàn cầu giúp tăng cường khả năng này.
bị đầu cuối dựa trên ký tự xử lý các yêu cầu về tài liệu Mặc dù không có khả năng
trong cơ sở dữ liệu ORION, chứa hơn 7,5 triệu hình
ảnh trang. Quyền truy cập của người dùng có được
thông qua hệ thống nhân sự. Bởi vì các tài liệu được
gửi qua các cổng fax tương đối chậm, số lượng trang
cho mỗi yêu cầu được giới hạn ở 10. Hạn chế này
được giảm bớt bằng cách hiển thị tất cả các chỉ mục
hình ảnh có liên quan trên các thiết bị đầu cuối dựa
trên ký tự. Người dùng có thể duyệt qua các chỉ mục
và chọn các tài liệu thích hợp. Ngay cả khả năng
phân phối khối lượng thấp của giai đoạn 1 cũng được
người dùng xem là một cải tiến đáng kể so với các hệ
thống truyền thống.
Đầu vào tài liệu Giai đoạn 1 diễn ra chủ yếu
thông qua một cơ sở quét trung tâm. Máy quét tốc
độ cao được sử dụng để nhập tài liệu vào cơ sở dữ liệu
hình ảnh.
Giai đoạn 2 được tăng cường bởi sự tồn tại của một
số lượng lớn các thiết bị đầu cuối có khả năng GUI,
nhưng vẫn bị hạn chế do thiếu mạng diện rộng có khả
năng hiển thị hình ảnh. Các thiết bị đầu cuối GUI
được trang bị bảng fax có thể truyền và nhận hình
ảnh trực tiếp đến và từ cơ sở dữ liệu hình ảnh. Hình
ảnh được hiển thị trên màn hình PC và chỉ được in
nếu cần thiết. Thuật ngữ "fax thủy tinh" được sử dụng
cho các thiết bị đầu cuối GUI được trang bị bảng fax.
Mặc dù là một hệ thống có khối lượng thấp, khả năng
này cung cấp cho người dùng bước đầu tiên để duyệt
các hình ảnh tài liệu thực tế. Khả năng duyệt này
cung cấp một cửa sổ vào môi trường giấy ít hơn của
các hệ thống hình ảnh trong tương lai.
Có thể nhập tài liệu giai đoạn 2 trực tiếp từ thiết b ị
đầu cuối GUI hoặc máy fax của người dùng bên cạnh
thiết bị quét trung tâm. Quyền truy cập của người
dùng vào cơ sở dữ liệu hình ảnh vẫn được kiểm soát
thông qua hệ thống nhân sự. Việc chấp nhận hình
ảnh tài liệu gửi đến giúp loại bỏ nhiều ràng buộc di
chuyển tài liệu. Các tài liệu gửi đến có khả năng tự
động lập chỉ mục được xử lý hoàn toàn mà không cần
sự can thiệp của người vận hành (sẽ được thảo luận
trong tiểu mục Lập chỉ mục tài liệu).
Giai đoạn 3 tận dụng tối đa mạng lưới có khả năng
hiển thị hình ảnh. Tính khả dụng rộng rãi của các
thiết bị đầu cuối GUI và khả năng cung cấp hình ảnh
nhanh chóng thông qua mạng được nâng cấp làm
tăng đáng kể hiệu quả của hệ thống. Việc nhập tài
liệu diễn ra chủ yếu thông qua các thiết bị đầu cuối
GUI, mặc dù các phương pháp trước đó được hỗ trợ
khi cần thiết. Các vấn đề quản lý quy trình làm vi ệc
hiện có thể được giải quyết rộng rãi, vì một tài liệu chỉ
cần tồn tại ở dạng giấy tại nguồn của nó. Sau đó, tài liệu
có sẵn ở dạng điện tử. Những cạm bẫy của việc di
chuyển tài liệu vật lý hoàn toàn bị loại bỏ. Hơn nữa,
hình ảnh tài liệu có sẵn tại nhiều địa điểm cùng một
lúc để tạo điều kiện xử lý mô phỏng.

Ba giai đoạn đầu ra

Giai đoạn 1 ORION dựa vào các máy fax tương đối
chậm nhưng đáng tin cậy để cung cấp tài liệu cho
người yêu cầu. Việc xử lý các yêu cầu tài liệu thông
8 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM

truyền hình ảnh tài liệu, mạng hiện có hoạt
động khá tốt như một bộ xử lý các yêu cầu và là
người cung cấp thông tin trạng thái. Các chức
năng này được thực hiện bằng cách liên kết cơ
sở dữ liệu ký tự/định hướng bản ghi với cơ sở dữ
liệu hình ảnh. Về bản chất, ORION "kích hoạt
hình ảnh" hệ thống dựa trên nhân vật hiện có.
Sử dụng khái niệm này, các yêu cầu hình ảnh
tài liệu được xử lý từ bất kỳ người dùng nào và
được trình bày cho hệ thống hình ảnh để truy
xuất và giao hàng tiếp theo qua máy fax. Từ góc
độ người dùng, hệ thống nhân sự máy tính lớn
dựa trên charac- ter là nguồn và cơ chế phân
phối của tài liệu.
Ngoài việc truyền tài liệu tự động đến máy
fax, người dùng cũng có thể in tài liệu tại cơ sở
trung tâm.
Giai đoạn 2 hỗ trợ phân phối hình ảnh không
cần giấy tờ trực tiếp đến các thiết bị đầu cuối
GUI với bảng fax, ngoài việc phân phối fax
truyền thống trên giấy và trung tâm.
Giai đoạn 3 tận dụng tối đa dân số GUI ter-
minal lớn và mạng hình ảnh-capa- ble tốc độ
cao. Hầu hết các hình ảnh tài liệu được gửi trực
tiếp đến các thiết bị đầu cuối GUI trong giai
đoạn 3. Fax vẫn được hỗ trợ nhưng không
thường xuyên được sử dụng, cũng như cơ sở
hình ảnh trung tâm. Người dùng trên toàn thế
giới có thể duyệt qua các hình ảnh được kết hợp
một cách an toàn tại trang web trung tâm và
yêu cầu chuyển một cách có chọn lọc đến bộ
nhớ cục bộ.
Ba giai đoạn lập chỉ mục tài liệu
Sơ đồ lập chỉ mục Giai đoạn 1 cho hình ảnh tài
liệu chủ yếu là thủ công. Các tài liệu được quét
tập trung và sau đó được xem dưới dạng điện tử
bởi một nhà điều hành. Một chỉ mục đơn giản
bao gồm loại tài liệu, ngày và mã số nhân viên
được thêm vào hình ảnh trong cơ sở dữ liệu.
Chỉ mục này được lưu trữ với cơ sở dữ liệu
record-ori- ented cũng như với cơ sở dữ liệu
hình ảnh. Khi ứng dụng nhân sự dựa trên bản
ghi xử lý yêu cầu đầu ra, nó sẽ chuyển chỉ mục
đến dịch vụ hình ảnh. Sau đó, máy chủ hình
ảnh sẽ phân phối hình ảnh.
Giai đoạn 2 bắt đầu lập chỉ mục tự động thông
qua thiết kế lại biểu mẫu và cho phép tái cấu
trúc quy trình. Biểu mẫu có khả năng Auto
Index được thiết kế lại được hiển thị
Dự án ORION
trong Hình 3. Biểu mẫu này chứa thông tin mã
vạch được in sẵn ở phía dưới để xác định loại
biểu mẫu, số sê-ri và số trang. Thông tin cụ thể
về văn bản được người dùng nhập dưới dạng dữ
liệu "đánh dấu". Mark SENSe là công nghệ tốt
nhất hiện nay để cung cấp dữ liệu có thể đọc
được bằng tay của con người như là cơ chế đầu
vào duy nhất. Trong khi các tài liệu được thiết
kế lại được tự động lập chỉ mục, các tài liệu cũ
hơn được phép và được lập chỉ mục theo cách
thủ công.
Trong Giai đoạn 3, việc thiết kế lại các tài liệu
cần được hoàn thành. Tất cả các chỉ mục được
tạo tự động từ hình ảnh. Không cần xử lý trước
các tài liệu trước khi chúng được cam kết với
image. Thông tin đánh dấu và mã vạch được tự
động “nâng lên” từ phiên bản điện tử của trang
và được thêm dưới dạng chuỗi ký tự vào cả cơ sở
dữ liệu hình ảnh và cơ sở dữ liệu định hướng
bản ghi. Điều này có nghĩa là không cần sự can
thiệp của con người tại bất kỳ thời điểm nào sau
khi nhập tài liệu gốc.
Tóm lại, ba giai đoạn độc đáo của ORION
định vị hệ thống để tận dụng tối đa những tiến
bộ công nghệ mới nổi trong viễn thông, mạng và
máy trạm. Thông qua việc lập kế hoạch cẩn
thận về các giai đoạn và chiến lược triển khai
hợp lý, ORION có thể thực hiện những cải tiến
này mà không bị chậm trễ. Liên tục đẩy phong
bì nhưng không bao giờ vượt quá giới hạn thực
tế, ORION cung cấp một cái nhìn thoáng qua về
cách các doanh nghiệp sẽ quản lý luồng công
việc trong tương lai.
Quy trình được tái cấu trúc và các đặc điểm của nó
Các quy trình được tái cấu trúc có những vấn
đề sâu rộng không phải lúc nào cũng dễ dàng
định lượng được. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các
quy trình được thiết kế lại mang lại những bước
nhảy vọt lớn về năng suất không thể thực hiện
được với các phương pháp quản lý khác (ví dụ:
phương pháp quản lý chất lượng tổng thể
[7]), và chúng mang lại
những tiến bộ chiến Hình 4. Quy trình làm việc
lược quan trọng ([9, không được thiết kế lại
16]). Đánh giá tóm tắt
sau đây chứng minh
TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 9
 Hệ
thống Máy quét
Mai định
hướng
l ghi

Máy quét
Bộ xử
Phò Nhậ Kiểm soát lý hình Truy xuất
ng p dữ tài liệu tập ảnh tài liệu
thư liệu trung
Máy quét

Máy quét

10 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM
 không thể thay đổi quy trình làm việc với việc hình ảnh. Thông thường, các tài liệu được truy
triển khai ORION ở quy mô đầy đủ. Mặc dù các xuất từ cơ sở dữ liệu hình ảnh bởi một nhóm
lợi ích cụ thể của tổ chức sẽ được xem xét trong
các phần tiếp theo, nhưng những tác động
nhân viên tập trung. Quy trình không được thiết
chiến lược của sự thay đổi quy trình khổng lồ kế đã thay thế các phương pháp lưu trữ giấy và
nên được thể hiện rõ ràng. vi phim chủ yếu bằng quét quang học. Các lợi
Cách tiếp cận truyền thống để quản lý luồng ích như truy xuất tài liệu nhanh hơn, giảm dung
công việc trên giấy là xử lý công việc theo chuỗi lượng lưu trữ và tuổi thọ tài liệu dài hơn, nhưng
và "bàn giao" công việc từ máy trạm này sang ít thay đổi trong cách thực hiện công việc.

F
máy trạm tiếp theo. Cách tiếp cận này vốn đã
chậm và dễ bị lỗi, bởi vì mỗi quy trình phụ phải igure 5 cho thấy quy trình được
chờ đến lượt của nó; sự tương tác giữa các quy thiết kế lại sẽ có hiệu lực vào cuối
trình phụ được giảm thiểu vì chúng làm chậm giai đoạn 3. Trong quá trình thiết
quá trình hơn nữa. Các tài liệu cần thiết thường kế lại, các tài liệu nhập vào hệ
"đang trong quá trình" và không thể được định thống từ bất kỳ nguồn nào. Tài
vị nhanh chóng; một số tài liệu bị mất và không liệu có thể đến trực tiếp từ máy
bao giờ xuất hiện từ quá trình; và tồn đọng có fax, fax thủy tinh và máy trạm có
thể tích tụ ở mỗi giai đoạn của quá trình. khả năng chụp ảnh (GUI) thông
Một cách để sử dụng công nghệ hình ảnh là qua
tăng tốc các bước riêng lẻ của quy trình làm mạng công ty hoặc có thể được nhập thông qua
việc. Tuy nhiên, cách tiếp cận này là dưới mức cơ sở trung tâm. Cùng với các hình ảnh,
tối ưu, vì nó không giải quyết toàn bộ quy trình ORION tự động lấy dữ liệu lập chỉ mục ký tự
làm việc. Để tối ưu hóa quy trình, toàn bộ quy bằng cách sử dụng các công nghệ đánh dấu và
trình làm việc phải được thiết kế lại. Trên thực mã vạch. Hình ảnh ORION có thể truy xuất trực
tế, các tài liệu mới nổi về hình ảnh nhấn mạnh tiếp qua fax thủy tinh và thiết bị đầu cuối GUI
tầm quan trọng của việc tái cấu trúc quy trình mà không cần phải cam kết trên giấy. Hình ảnh
làm việc [1, 12, 17]. cũng có sẵn thông qua máy fax tại các địa điểm
Hình 4 cho thấy việc sử dụng sớm công nghệ mà các thiết bị đầu cuối thích hợp không có
hình ảnh (trước giai đoạn 1) tại Federal sẵn. Sự can thiệp của người vận hành chỉ được
Express. Môi trường không được thiết kế lại này yêu cầu để xử lý các trường hợp ngoại lệ hoặc
ít ảnh hưởng đến các quy trình hiện có. Tài liệu điều kiện lỗi.
giấy đến phòng thư, nơi chúng được sắp xếp và Quy trình làm việc được thiết kế lại mang lại
dữ liệu chính được nhập bởi nhân viên nhập dữ lợi ích lượng tử. Hầu như tất cả các nhiệm vụ
liệu vào một bản ghi hoặc nhập dữ liệu đều được loại bỏ; tất cả các công
hệ thống ented. Các việc được tự động sắp xếp và phân công theo
tài liệu sau đó được các ưu tiên do hệ thống xác định; và nhiều
Hình 5. Tái cấu trúc quy chuyển tiếp đến một nhiệm vụ có thể tiến hành đồng thời. Các bản
trình làm việc văn phòng kiểm soát sao lưu điện tử của tài liệu được duy trì ở mức
tài liệu tập trung, nơi độ mà trước đây không thể thực hiện được. Các
các nhà khai thác chồng tài liệu đã biến mất và việc đặt nhầm tài
quét các tài liệu, tạo ra liệu được loại bỏ. Tài liệu có sẵn ngay lập tức
cơ sở dữ liệu theo yêu cầu. Những lợi ích này rõ ràng đã có
tác động chiến lược đến
Mạng
fax Máy trạm có PC có bảng Fax
“Quay hoạt động của
số”

TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 11

tổ chức. nguyên đồng để tối đa hóa việc sử dụng tài nguyên.
Dựa tắc
trên kinh được Lợi ích của tổ chức
nghiệm Hamme Lợi ích của ORION có thể được chia thành năm
Maicủa
Fa “Fax r ủng loại: cải thiện năng suất, lợi ích tài chính, ứng
l Thủ hộ [8]. dụng kinh doanh đặc biệt, bảo mật và quy định
chúng tôix y
với Ví dụ, của chính phủ.
ORION, quy
Phòmột số trình
ng được tổ
thư nguyên
tắc có thể chức
phát Orion xungNgoại lệ
triển của quanh
BPR nổi kết quả
Bản
scan bật.
chứ
Quan không
trọng phải
nhất, như Cơ sở các
Gia dữ liệu nhiHệ
đã nh ấn định thệốm
ng
o
mạnh hướng vụ ịnh cụ
đ
hình thể; ng
h ướ
trước
đây, BPR thông
không tin
nhất thiết được
phải bắt nắm bắt
đầu từ một
một lần, tại
"bảng nguồn;
sạch" những
hoặc người
chuyển ra
đổi toàn quyết
bộ tổ định sử
chức [5]. dụng
Đó đầu ra
không quy
phải là trình
trường thực
hợp ở hiện
ORION; phần
mỗi giai lớn quy
đoạn của trình;
ORION các
được xây nhiệm
dựng dựa vụ tuần
trên tự
những truyền
điểm thống
mạnh của được
giai đoạn thực
trước, và hiện
chuyển song
đổi chủ song;
yếu và các
nhắm tài
vào chức nguyên
năng phân
nhân sự. tán
Ngoài ra, theo
quy trình địa lý
mới tận được sử
dụng dụng
nhiều hiệp
12 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM
 ORION đề án
Cải thiện năng suất và các quyết định thuận lợi trong các đơn
ORION cải thiện năng suất theo nhiều cách. Hệ xin trợ cấp thất nghiệp là hơn 3 triệu đô la
thống hầu như loại bỏ việc điền sai, mất và hủy mỗi năm. Các ứng dụng có lợi nhuận khác
tài liệu. Nhu cầu về hầu hết các tệp giấy HR liên tục được tìm kiếm hoặc phát hiện.
được loại bỏ, vì các tài liệu luôn có sẵn bằng Ngoài ra, dự kiến thành công của ORION
điện tử và các phiên bản giấy có thể dễ dàng sẽ được mô phỏng trong các lĩnh vực chức
được tạo ra. Nhân viên không còn cần thiết để năng khác của công ty.
duy trì các tệp giấy. Hơn nữa, hình ảnh dựa
trên quang học cung cấp tuổi thọ tài liệu dài
hơn nhiều so với microform hoặc giấy.
Sự cải thiện đáng kể về năng suất được thực
hiện nhờ khả năng truy cập trực tuyến an toàn
và trên toàn thế giới vào hàng triệu tài liệu. Môi
trường không cần giấy tờ cho phép truy cập trực
tiếp vào tài liệu mà không lãng phí thời gian
hoặc cơ hội bị mất trong khi cố gắng định vị tài
liệu, sao chép và phân phối tài liệu. Giảm lo
lắng của người dùng vì tài liệu có thể dễ dàng
được định vị bất cứ khi nào có nhu cầu.

Lợi ích tài chính

Thông thường, các hệ thống đổi mới được chứng
minh chỉ dựa trên "giá trị định tính" chứ không
phải dựa trên "dol- lars định lượng". Giá trị của
ORION đã được chứng minh bằng nhiều lợi ích
định tính được thảo luận trước đó. Thật bất
thường khi một hệ thống có tác động chiến lược
tiềm tàng của ORION có thể hợp lý về chi phí từ
góc độ kế toán truyền thống, nhưng đó là
trường hợp. ORION đã tiết kiệm cho công ty
hàng triệu đô la chi phí lao động và thiết bị. Nó
đã giảm hơn 20% chi phí quản lý tài liệu hiện
tại. Khoản tiết kiệm hiện tại trong việc lưu trữ và
cung cấp tài liệu khổng lồ theo yêu cầu của
riêng chính phủ liên bang là khoảng 1,7 triệu
đô la hàng năm. Khi tất cả các tài liệu nhân sự
được chuyển đổi thành biểu mẫu hình ảnh điện
tử, khoản tiết kiệm hàng năm sẽ lên tới 3 triệu
đô la. Hơn nữa, dự kiến sẽ tiết kiệm thêm 1/2
triệu đô la hàng năm khi hoàn thành việc lập
chỉ mục biểu mẫu tự động. Cuối cùng, tiết kiệm
không gian lưu trữ vật lý ước tính khoảng
100.000 đô la mỗi năm.
Tóm lại, nhóm dự án ước tính rằng
chi tiêu trong ORION sẽ được thu hồi trong
vòng ba năm chỉ bằng cách sử dụng tiết kiệm
chi phí, và với tuổi thọ dài của hệ thống, lợi ích
sẽ được gặt hái tốt vào thế kỷ tới. Tuy nhiên,
như phần tiếp theo giải thích, khoản đầu tư thực
sự sẽ được thu hồi sớm hơn nhiều.

Ứng dụng kinh doanh đặc biệt

Mặc dù ORION được phát triển để hỗ trợ các
quy trình nhân sự hiện tại, nhưng nó đang trở
thành một khoản đầu tư nền tảng có thể cho
phép nhiều ứng dụng kinh doanh mới và sáng
tạo. Ví dụ, bộ phận nhân sự gần đây đã ký một
hợp đồng mới với một nhà cung cấp xử lý đơn
xin trợ cấp thất nghiệp. Nhà cung cấp đã được
cung cấp hỗ trợ truy xuất tài liệu và thông tin
liên lạc được cải thiện bằng cách sử dụng an
toàn ORION và hệ thống nhân sự. Do đó, khoản
tiết kiệm ước tính trong các khoản thuế đã nộp
TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 13
Bảo mật
Bảo mật rất cồng kềnh trong cả hệ thống trên giấy và
microform. Trong cả hai trường hợp, tài liệu có thể
được loại bỏ và sử dụng ở dạng được lưu trữ. Theo đó,
cả hai phương pháp đều yêu cầu lưu trữ bảo mật.
ORION, mặt khác, chỉ yêu cầu các điều khiển máy
tính máy tính lớn giao dịch. Các đĩa quang của
ORION yêu cầu thiết bị và phần mềm chuyên dụng,
khiến chúng ít có thể sử dụng hơn nhiều đối với
nhân viên không được sử dụng. Hơn nữa, các tài liệu
được truy xuất cách xa phương tiện lưu trữ vật lý và
được truy cập thông qua hệ thống nhân sự chủ nhà,
với các điều khoản bảo mật hiện có. Rất ít cá nhân
từng đến gần phần cứng của ORION.
Một khía cạnh quan trọng của an ninh là phục hồi
sau thảm họa. Một kế hoạch khắc phục thảm họa
hiệu quả đòi hỏi phải duy trì một hệ thống nộp đơn
trùng lặp chính xác. Phục hồi sau thảm họa có phạm
vi từ kém đến công bằng với các hệ thống nộp đơn
trên giấy và vi mô. Đối với các hệ thống này, việc tạo
và lưu trữ bên ngoài các bản sao là tốn kém và mất
thời gian. Sau đó, có một vấn đề quan trọng là sự
chậm trễ giữa việc tạo tài liệu và lưu trữ bảo mật,
khiến các tài liệu được tạo gần đây gặp rủi ro. ORION
loại bỏ những vấn đề này. Các bản sao chính xác
được tạo cùng lúc với hình ảnh gốc. Bất kỳ tài liệu nào
có sẵn thông qua ORION cũng có sẵn thông qua sao
lưu lưu trữ, bao gồm cả tài liệu cuối cùng. Sự sao
chép này, cần thiết để khôi phục sau thảm họa, là sự
dư thừa dữ liệu duy nhất trong ORION và đạt được
với chi phí lưu trữ tối thiểu một bộ đĩa quang bổ
sung.

D. Có sự điều tiết của chính phủ

Các quy định của chính phủ yêu cầu một lượng tài
liệu đáng kinh ngạc cho bất kỳ doanh nghiệp lớn
nào. Điều này đặc biệt đúng nếu chính phủ liên bang
cũng là một khách hàng. Hơn hai triệu trong số bốn
triệu tài liệu được nhắm mục tiêu cho cơ sở dữ liệu
ORION tồn tại do các quy định của chính phủ. Nếu
không có ORION, việc duy trì các tài liệu này sẽ
khiến Federal Express rơi vào tình trạng bấp bênh.
Chỉ riêng việc tăng nhân viên sẽ tiêu tốn khoảng 1,7
triệu đô la và thời gian truy xuất tài liệu sẽ tr ở nên
không thể chấp nhận được.

Các yếu tố chính để thành công

Một số yếu tố rất quan trọng đối với sự thành công
của dự án ORION. Bất kỳ tổ chức nào xem xét việc áp
dụng công nghệ hình ảnh cho BPR nên xem xét cẩn
thận các yếu tố này dựa trên nhu cầu và hoàn cảnh
của chính họ.

Nhà tài trợ dự án

Những đổi mới lớn, chẳng hạn như các dự án BPR,
yêu cầu tài trợ điều hành cấp cao để bảo vệ khỏi
những cạm bẫy và rủi ro không thể đoán trước - một
nhà vô địch đóng vai trò là người có tầm nhìn xa
trông rộng, có thể xác định các cơ hội sử dụng công
nghệ một cách vô tư. Nhà vô địch cũng ủng hộ cam
kết về tổ chức và tài chính cho

14 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM
dự án [4]. Theo Rockart [15] và Boyn- ton et al. đổi gia tăng [3, 4, 8, 9]. Việc quản lý và
[2], vai trò lãnh đạo này được đảm nhiệm tốt thực hiện thay đổi lớn là khó khăn, nếu
nhất bởi một giám đốc điều hành cấp cao. không nói là không thể vượt qua, đối với
Trong trường hợp của ORION, nhà tài trợ dự nhiều tổ chức [5]. Một sự phát triển theo
án là một giám đốc quản lý trực tiếp báo cáo giai đoạn và
trực tiếp cho phó chủ tịch cấp cao. Nhà tài trợ cách tiếp cận
nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ của phó chủ tịch
cấp cao. Nhà tài trợ có chuyên môn về cả chức
năng dây chuyền và công nghệ thông tin. Sự
kết hợp đặc biệt này đã mang lại cho ông khả
năng độc đáo để liên tục thúc đẩy công nghệ
đến giới hạn của nó để có lợi thế kinh doanh và
chưa bao giờ vượt quá giới hạn thực tế.
Tài liệu cũng mô tả vai trò của một nhà tài
trợ hoạt động, để thực hiện các công nghệ và hệ
thống quản lý mới [20]. Nhà tài trợ hoạt động
giải quyết các vấn đề ngắn hạn và thường là một
người đàn ông cao cấp thành thạo về công nghệ
và phát triển hệ thống. Nhà tài trợ hoạt động
cho ORION là giám đốc điều hành trong bộ
phận hệ thống thông tin (IS) chịu trách nhiệm
cho các dự án điều hành phạm vi từ các hoạt
động phát triển hàng ngày và ngắn hạn đến các
ứng dụng quan trọng trong kinh doanh dài hạn.
Nhà tài trợ điều hành và nhà tài trợ điều hành
đã tạo ra một mối quan hệ làm việc chặt chẽ và
làm việc như một nhóm để định hướng cho các
hệ thống nhân sự.

Hỗ trợ IS
Mặc dù sự lãnh đạo trong các nỗ lực tái cơ cấu
được cung cấp bởi các giám đốc điều hành cấp
cao, vai trò của bộ phận IS nên là một người hỗ
trợ và hỗ trợ. Điều này phù hợp với quan sát
của Davenport và Stod- dard [5] rằng IS phải từ
bỏ vai trò lãnh đạo của mình trong việc tái cơ
cấu các dự án. Vì vậy, phần lớn quy trình kinh
doanh nằm ngoài lĩnh vực IS mà việc tái cấu
trúc không nên nằm dưới sự kiểm soát của chức
năng IS. Kịch bản tốt nhất là có một quan hệ
đối tác làm việc vững chắc giữa IS và các nhà
quản lý trực tiếp của quy trình, như trường hợp
của ORION.

Tích hợp liền mạch

Để đạt được tiềm năng đầy đủ của công nghệ
hình ảnh (hoặc bất kỳ công nghệ mới lớn nào),
bắt buộc phải tích hợp nó với các quy trình
kinh doanh và ứng dụng máy tính hiện có hoặc
mới. ORION được tích hợp chặt chẽ với hệ thống
nhân sự, do đó người dùng chỉ giao tiếp với hệ
thống nhân sự; kết nối với hệ thống ORION là
hoàn toàn minh bạch. Sự tích hợp liền mạch
như vậy giúp tăng cường mức độ và khả năng
đáp ứng của dịch vụ và tạo cơ sở cho hiệu quả
của tổ chức [14]. Xu hướng tích hợp các hệ
thống hình ảnh với các ứng dụng hiện có và lợi
ích của việc tích hợp như vậy đã được Mann ghi
nhận [11].

Phát triển theo giai đoạn

Theo định nghĩa, BPR giới thiệu sự thay đổi lớn
trong một tổ chức, trái ngược với những thay
TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 15
 thực hiện có thể làm giảm bớt những khó khăn này.
Sự phát triển theo giai đoạn của ORION cho phép
quản lý thay đổi suôn sẻ hơn, cũng như đánh giá
định kỳ các rủi ro và thực hiện các hành động khắc
phục.
Ngoài ra, bản chất của các công nghệ mới nổi là
một lý do để phát triển theo giai đoạn. Các công nghệ
mới, chẳng hạn như công nghệ hình ảnh và viễn
thông được sử dụng trong ORION, tạo ra sự hỗn loạn
về tổ chức vì hai lý do: Bản thân công nghệ tiếp tục
phát triển, và tác động và hậu quả của công nghệ là
không thể đoán trước.
Khái niệm phát triển theo giai đoạn khác với cả
vòng đời phát triển hệ thống và phương pháp tạo
mẫu. Trong phát triển theo giai đoạn, mỗi giai đoạn
về cơ bản là một sự triển khai hoàn chỉnh của công
nghệ. Mỗi giai đoạn tiếp theo được xây dựng dựa trên
giai đoạn trước và sử dụng công nghệ mới hơn khi
thích hợp. Học tập liên tục xảy ra ở từng giai đoạn,
dẫn đến việc sàng lọc các giai đoạn trong tương lai.

Đánh giá công nghệ và mức độ sẵn sàng

Một khía cạnh quan trọng của đổi mới công nghệ là
đánh giá liên tục về công nghệ để theo kịp những
phát triển mới nhất. Trên thực tế, Davenport và
Short [4] khuyến nghị việc xác định đòn bẩy công
nghệ thông tin như một bước rõ ràng trong phương
pháp BPR năm bước của họ. Máy tính, truyền thông,
hình ảnh và các công nghệ thông tin khác đang thay
đổi và tiến bộ với tốc độ đặc biệt. Sự thay đổi này
khiến các nhà tài trợ dự án cần liên tục xác định và
đánh giá các sản phẩm mới khi chúng có sẵn. Đôi
khi, thậm chí có thể cần phải tìm kiếm các sản phẩm
cụ thể phù hợp với nhu cầu của dự án hoặc khuyến
khích các nhà cung cấp phát triển các sản phẩm đó.
Nhóm phát triển ORION chủ động tìm kiếm các công
nghệ mới và phù hợp.

Cơ sở hạ tầng mạng
Một cơ sở hạ tầng mạng trưởng thành là cần thiết để
tận dụng tối đa công nghệ hình ảnh. Hình ảnh mang
lại lợi thế ngay cả với mạng điện thoại hiện có. Tuy
nhiên, để có tác động lớn hơn, các phần logic công
nghệ quan trọng bao gồm mạng xương sống viễn
thông băng thông cao, thiết bị đầu cuối/PC/máy
trạm thông minh, thực thi các tiêu chuẩn và tiêu
chuẩn mạng, và phần mềm mạng thích hợp.
Mạng viễn thông được sử dụng bởi Federal Express
là một trong những mạng viễn thông lớn nhất trên
thế giới. Được thiết kế ban đầu cho ứng dụng theo dõi
gói khách hàng COSMOS, mạng có đủ năng lực để xử
lý lưu lượng truy cập từ các ứng dụng khác, chẳng
hạn như hệ thống nhân sự. Kế hoạch kêu gọi mở rộng
việc sử dụng cáp quang và triển khai giao thức mạng
chuyển mạch gói X.25. Sự gia tăng gấp nhiều lần về
dung lượng và chất lượng của mạng sẽ phù hợp lý
tưởng với các ứng dụng ORION trong tương lai.

Các yếu tố bổ sung

Một số yếu tố khác rất quan trọng đối với BPR và đổi mới-

16 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM
 Dự án ORION
trong công nghệ. Ví dụ, văn hóa doanh nghiệp toàn diện. Thông tin. Sys. Quản lý 10, 3 (Mùa hè
có ảnh hưởng mạnh mẽ đến việc khái niệm hóa 1993), 13–22.
8. Hammer, M. Reengineering work: Don 't
và thực hiện các đổi mới quy trình và công automate, obliterate. Hammer, M. Reengineering
nghệ. Văn hóa doanh nghiệp phải khuyến work: Don' t automate, obliter
khích sự đổi mới (nhóm và cá nhân), chấp nhận Xe buýt Harvard. Rev. 68, 4 (July/August 1990),
rủi ro, có tầm nhìn xa và sẵn sàng trao quyền 104–112.
9. Hammer, M. và Champy, J. Reengineering the
cho nhân viên. Corporation. Harp- er Business, New York, 1993.
Một yếu tố khác là mức đầu tư ban đầu cao. 10. Keen, P.G.W. Công nghệ thông tin và tổ chức
Các hệ thống như ORION đòi hỏi đầu tư đáng
kể vào công nghệ và nỗ lực đáng kể trong việc
phát triển, bảo trì và sàng lọc. Các chi phí liên
quan có thể bị cấm trừ khi tổ chức lành mạnh
về mặt tài chính.
Các yếu tố quan trọng khác bao gồm sự thân
thiện với người dùng của hệ thống và nhu cầu
vận hành hệ thống ở mức độ sẵn có và độ tin
cậy cao.

Kết luận
Bài viết này đã mô tả dự án Federal Express
ORION. Federal Express đã trải qua những cải
tiến ấn tượng về tính linh hoạt và khả năng đáp
ứng của tổ chức bằng cách tái cấu trúc cách tổ
chức, xử lý, lưu trữ và truy xuất tài liệu nhân
sự. Sự thành công của dự án này có ý nghĩa
sâu rộng đối với các quy trình và hệ thống khác
trong công ty.
Nhóm thiết kế của Federal Express đã sử
dụng cách tiếp cận theo giai đoạn trong việc
thiết kế dự án, cho phép công ty quản lý một
lượng lớn thay đổi cũng như nắm bắt các công
nghệ mới và mới nổi. Dự án ORION là ví dụ điển
hình cho giá trị của một quan điểm IS- gic và
một đội ngũ nhân viên thiết kế có thể khai thác
một cách sáng tạo các công nghệ mới nổi của
một tổ chức mà không bị vỡ mộng hoặc thiển
cận. Một lý do chính khiến dự án này thành
công như vậy là nhóm thiết kế không bao giờ
đánh mất mục tiêu của mình: tạo ra một hệ
thống xử lý tài liệu tối ưu. Công nghệ không chỉ
được áp dụng vì lợi ích riêng của nó hoặc vì lợi
ích có thể đạt được của nó, mà còn được khai
thác một cách sáng tạo để tạo ra một nguồn tài
nguyên doanh nghiệp thực sự độc đáo. Bà nội : chào
ông bà, mời ông bà vào nhà uống nước cùng chúng tôi.

Tham khảo
1. Booker, E. Luồng công việc xuất hiện dưới dạng xu
hướng hình ảnh. Computerworld 26, 27 (ngày 6 tháng 7
năm 1992), 50.
2. Boynton, A.C., Jacobs, G.C., và Zmud, R.W. Quản lý
CNTT là trách nhiệm của ai? Sloan Manage. Rev. 33, 4
(Summer 1992), 32–38.
3. Davenport, T.H. Đổi mới quy trình: Tái cấu trúc hoạt động
thông qua công nghệ thông tin. Nhà xuất bản Trường Kinh
doanh Harvard, Cam- bridge, Mass., 1993.
4. Davenport, TH và Short, J. Kỹ thuật công nghiệp mới:
Công nghệ thông tin và thiết kế lại quy trình kinh
doanh. Sloan Manage. Rev. 31, 4 (Summer 1990), 11–27.
5. Davenport, TH và Stoddard, DB Reengineering: Thay
đổi tỷ lệ huyền thoại trong kinh doanh? MIS Q. 18, 2
(tháng 6 năm 1994), 121–127.
6. Davis, G., và Hamilton, S. Quản lý thông tin: Hệ thống thông
tin tác động đến chiến lược tổ chức như thế nào. Business One
Irwin, Homewood, Ill., 1993.
7. Guha, H., Kettinger, W.J., và Teng, J.T.C. Tái cấu trúc
quy trình kinh doanh: Xây dựng một phương pháp luận

TRUYỀN THÔNG CỦA ACM tháng 2 năm 1996/Tập 39, số 2 17

 |||UNTRANSLATED_CONTENT_START|||
advantage. |||UNTRANSLATED_CONTENT_END|||Trong P.
Gray, W. King, E. McLean, và H. Watson, Eds., Management of
Information Systems, Dryden Press, Hinsdale, Ill., 1989.
11. Mann, J. Hình ảnh về quản lý tài liệu. Datamation 37, 3 (ngày 15
tháng Mười Một năm 1991), 81–82.
12. Napolitano, C.M., và McNamara, T.J. Sáu bước để phát triển
một chiến lược hình ảnh phản ánh chiến lược của công ty. Chief
Infor- mation Officer J. 4, 3 (Winter 1992), 33–37.
13. Palvia, P., Perkins, J.A., và Zeltmann, S.M. Hệ thống LĂNG
KÍNH: Chìa khóa cho hiệu quả tổ chức tại Federal Express
Corpo- khẩu phần. MIS Q. 17 (tháng 9 năm 1992), 277–292.
14. Rainer, RK Jr., Carr, H.H., Snyder, C.A. và Deneen, G. Hệ
thống xử lý hình ảnh: Người dùng tập trung vào lợi ích và chi
phí. Thông tin. Sys. Quản lý 9, 3 (Summer 1992), 30–37.
15. Rockart, J.F. Dòng sản phẩm này đảm nhận vai trò lãnh đạo-
IS trong một xã hội có dây. Sloan Manage. Rev. (Summer 1988),
57–64.
16. Schnitt, D.L. Tái cấu trúc tổ chức bằng công nghệ thông tin. J.
Sys. Quản lý 44, 1 (tháng Giêng năm 1993), 14–42.
17. Slater, D. IS sẵn sàng phục vụ bạn. Computerworld 26, 3 (20/01,
1992), 71–73.
18. Sviokla, J.J. Chiến lược triển khai trí tuệ nhân tạo của DuPont: Ghi
chú giảng dạy. Nhà xuất bản Trường Kinh doanh Harvard, tháng
5 năm 1990.
19. Tornatzky, L.G., va ̀ cô ̣ ng sư ̣ . The Process of Technological
Innovation: Reviewing the Literature (Quá trình đổi m ới công ngh ệ: Rà
soát tài liệu). Quỹ Khoa học Quốc gia, tháng 5 năm 1983.
20. Watson, H.J., Rainer, R.K. và Koh, C.E. Hệ thống thông tin
điều hành: Một khuôn khổ để phát triển và khảo sát các hoạt
động cho thuê hiện tại. MIS Q. 15, 1 (tháng Ba năm 1991), 13–
30.

Thông tin tác giả:

JAMES W. CANDLER là Giám đốc Điều hành Hệ thống Thông tin
Nhân sự cho Tập đoàn Federal Express. Ông chịu trách nhiệm
thiết kế, phát triển và bảo trì các hệ thống thông tin ngu ồn nhân
lực bản địa của công ty, được gọi là PRISM.

PRASHANT C. PALVIA là Giáo sư Hệ thống Thông tin Quản lý tại

Đại học Memphis. Ông là đồng biên tập của Quản lý Hệ thống và
Công nghệ Thông tin Toàn cầu , do Ivy League Publishing xuất bản và
tham gia vào các hệ thống thông tin quốc tế, hệ thống thông tin
chiến lược, thiết kế cơ sở dữ liệu và kỹ thuật phần mềm. email :
palviap @msuvx1.memphis.edu

JANE D. THOMPSON là Giám đốc Điều hành Hệ thống Nhân sự,

Hệ thống Trụ sở Công ty, cho Federal Express Corpo- khẩu phần.

STEVEN M. ZELTMAN là Trợ lý Giáo sư về Hệ thống Quản lý tại

Đại học Memphis. Ông đã làm việc với các hệ thống dựa trên máy
tính trong hơn 15 năm trong cả khu vực t ư nhân và công c ộng.
email: zeltmanns@msuvx1.memphis.edu

Địa chỉ hiện tại của tác giả: Candler/Thompson: Federal Express
Corp., 3975 Airways Blvd., Memphis, TN 38116;
Palvia/Zeltmann: Khoa MIS/DS, Fogelman College of Business
and Eco- nomics, Memphis State University, Memphis, TN 38152

Quyền tạo bản sao kỹ thuật số/cứng của một phần hoặc toàn bộ tác ph ẩm
này để sử dụng cho mục đích cá nhân hoặc lớp học đ ược c ấp mi ễn phí v ới
điều kiện là các bản sao không được tạo ra hoặc phân phối vì l ợi nhu ận
hoặc lợi ích thương mại, thông báo bản quyền, tiêu đề của ấn phẩm và ngày
xuất hiện và thông báo được đưa ra rằng việc sao chép là do s ự cho phép
của ACM, Inc. Để sao chép theo cách khác, để xuất bản l ại, đăng lên máy
chủ hoặc phân phối lại vào danh sách, bạn cần có sự cho phép và/ho ặc m ột
khoản phí cụ thể trước đó.

© ACM 0002-0782/96/0200 $3,50

18 Tháng 2 năm 1996/Tập 39, SỐ 2 THÔNG TIN LIÊN LẠC CỦA ACM