‫نظام‬

‫الوثائق واحملفوظات‬
‫صدر هذا النظام مبوجب املرسوم امللكي رقم (م‪ )54/‬وتاريخ ‪1409/10/23‬هـ‪،‬‬
‫ونشر في جريدة أم القرى في العدد رقم (‪ )3264‬وتاريخ ‪1409/11 / 20‬هـ‪.‬‬
 ‫الرقم ‪ :‬م‪54/‬‬

‫التاريخ ‪1409/10/23 :‬هـ‬

‫بعون الله تعالى‬

‫باسم خادم احلرمني الشريفني‬
‫نحن عبدالله بن عبدالعزيز آل سعود‬
‫نائب ملك اململكة العربية السعودية‬

‫بعد االطالع على األمر امللكي رقم (أ‪ )412/‬وتاريخ ‪1409/10/17‬هـ‪.‬‬

‫وبعـد االطـالع على املادتني (التاسعـة عشرة) و (العشـرين) من نظـام مجلس‬
‫الوزراء الصادر باملرسوم امللكي رقم (‪ )38‬وتاريخ ‪1377/10/22‬هـ‪.‬‬
‫وبعد االطالع على قرار مجلس الوزراء رقم (‪ )170‬وتاريخ ‪1409/9/11‬هـ‪.‬‬

‫رسمنا مبا هو آت‪:‬‬

‫أو ًال ‪ :‬املوافقة على نظام الوثائق واحملفوظات‪ ،‬بالصيغة املرفقة بهذا‪.‬‬
‫ثاني ًا‪ :‬على سمو نائب رئيس مجلس الوزراء والوزراء كل فيما يخُ ُّ‬
‫صه تنفيذ‬
‫مرسومنا هذا‪.‬‬

‫التوقيع‬
 ‫بسم الله الرحمن الرحيم‬

‫قرار رقم ‪)170 ( :‬‬

‫التـاريـخ ‪1409/9/11 :‬هـ‬

‫إن مجلس الوزراء‬

‫بعد االطالع على املعاملة املرفقة بهذا الواردة من ديوان رئاسة مجلس الوزراء‬
‫برقم (‪/21810/7‬ر) وتاريخ ‪1404/12/3‬هـ‪ ،‬املشتملة على خطاب معالي وزير‬
‫املالية واالقتصاد الوطني رقم (‪ )404/5938‬وتاريخ ‪1404/11/15‬هـ‪،‬‬
‫بشأن مشروع نظام احملفوظات‪.‬‬
‫وبعد االطالع على مذكرة شعبة اخلبراء رقم (‪ )155‬وتاريخ‪1406/10/15‬هـ‪،‬‬
‫ومذكرتها رقم (‪ )42‬وتاريخ ‪1407/3/13‬هـ‪.‬‬
‫وبعد االطالع على احملضر املعد في شعبة اخلبراء رقم (‪ )119‬وتاريخ‬
‫‪1409/6/29‬هـ‪.‬‬
‫وبعد االطالع على توصية اللجنة العامة رقم (‪ )96‬وتاريخ ‪1409/9/5‬هـ‪.‬‬

‫يقرر ما يلي‪:‬‬

‫املوافقة على نظام الوثائق واحملفوظات‪ ،‬بالصيغة املرفقة بهذا‪.‬‬

‫وقد أعد مشروع مرسوم ملكي بذلك‪ ،‬صيغته مرفقة بهذا‪.‬‬

‫التوقيع‬
‫رئيس مجلس الوزراء‬
 ‫بسم الله الرحمن الرحيم‬

‫الرقم ‪/14323 /7 :‬ر‬

‫تاريخ الصادر ‪1409/11/1 :‬هـ‬
‫ديوان رئاسة مجلس الوزراء‬
‫املرفقات ‪9 :‬‬

‫تعميم‬
‫املوضوع‪ /‬نظام الوثائق واحملفوظات ونظام املركز الوطني للوثائق‬
‫واحملفوظات‬
‫صاحب السمو امللكي ولي العهد ونائب رئيس مجلس الوزراء‬
‫ورئيس احلرس الوطني حفظه الله‬
‫بعد التحية واالحترام ‪:‬‬
‫أبعث لسموكم الكرمي ما يلي‪:‬‬
‫أو ًال‪ :‬نسخة من قرار مجلس الوزراء رقم (‪ )170‬وتاريخ ‪1409/9/11‬هـ‬
‫القاضي باملوافقة على نظام الوثائق واحملفوظات بالصيغة املرفقة‪ ،‬وكذا‬
‫نسخة من املرسوم امللكي الكرمي رقم (م‪ )54/‬وتاريخ ‪1409/10/23‬هـ‬
‫الصادر باملصادقة على ذلك‪.‬‬
‫ثاني ًا‪ :‬نسخة من قرار مجلس الوزراء رقم (‪ )171‬وتاريخ ‪1409/9/11‬هـ‬
‫القاضي باملوافقة على نظام املركز الوطني الوثائق واحملفوظات بالصيغة‬
‫املرفقة‪ ،‬مع نسخة من املرسوم امللكي الكرمي رقم (م‪ )55/‬وتاريخ‬
‫‪1409/10/23‬هـ الصادر باملصادقة على ذلك‪.‬‬
‫وأرجو التكرم باألمر بإكمال الالزم مبوجبه‪ ..‬وتقبلوا سموكم أطيب حتياتي‬
‫وتقديري‪,,,‬‬

‫رئيس ديوان رئاسة مجلس الوزراء‬

‫محمد بن عبدالله النويصر‬
‫نسخة مع نسخة من املرسومني والقرارين والنظامني لكل وزارة ومصلحة حكومية‪ ،‬وعلى كل جهة إبالغ اجلهات التابعة لها‬
‫أو املرتبطة بها‪.‬‬
 ‫(‪)9‬‬

‫نظام الوثائق واملحفوظات‬

‫( املادة األولى )‬

‫يكون للمسميات التالية ــ أينما وردت في هذا النظام ــ الدالالت الواردة قرين‬
‫كل منها ‪:‬‬
‫‪ 1‬ــ املركز‪ :‬هو املركز الوطني للوثائق واحملفوظات‪.‬‬
‫‪ 2‬ــ اجلهاز‪ :‬أي وزارة أو مصلحة مستقلـة أو أي جهة حكومية ذات شخصية‬
‫معنوية مستقلة‪.‬‬
‫‪ 3‬ــ الوثائق واحملفوظا‪ :‬هي األوعية التي حتتوي على معلومات تتعلق بأعمال‬
‫ومصالح الدولة‪ ،‬سواء نتجت هذه األوعية عن عمل من أعمال أجهزتها أو‬
‫من سواها‪ ،‬مـا دام أن األمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها‪.‬‬
‫‪ 4‬ــ الوثائق واحملفوظات اإلداريــة‪ :‬هـي الـوثـائـق واحملفوظـات اخلاصـة‬
‫باألعمـال اإلدارية‪.‬‬
‫‪ 5‬ــ الوثائق واحملفوظات املالـيـة‪ :‬هي الوثائق واحملفوظات اخلاصة باألمور‬
‫املالية‪.‬‬
‫‪ 6‬ــ الوثائق واحملفوظات التخصصية‪ :‬هي الوثائق واحملفوظات املتعلقـة‬
‫بالنشاط األساسي للجـهاز‪.‬‬

‫( املادة الثانية )‬

‫الغرض من هذا النظام هو‪ :‬احملافظة على الوثائق واحملفوظات وصيانتها‬

‫وفهرستها وتصنيفها مبا يكفل سرعة االهتداء إلى ما تدعو احلاجة إليه‪ .‬وتنظيم‬
‫تداولها وذلك مع مراعاة ما يتقرر بالنسبة ملدد احلفظ‪.‬‬
 ‫(‪)10‬‬ ‫نظام الوثائق واحملفوظات‬

‫( املادة الثالثة )‬

‫تقسم الوثائق واحملفوظات إلى الفئآت التالية ‪:‬‬

‫‪ 1‬ــ الوثائق واحملفوظات اإلدارية وتنظم وفقاً لالئحة موحدة تعد باالشتراك مع‬
‫(‪)1‬‬
‫وزارة اخلدمة املدنية‪.‬‬
‫‪ 2‬ــ الوثائق واحملفوظات املالية وتنظم وفقاً لالئحة موحدة تعد باالشتراك مع‬
‫وزارة املالية‪ )2(،‬وديوان املراقبة العامة‪.‬‬
‫‪ 3‬ــ الوثائق واحملفوظات التخصصية وتنظم وفقاً للوائح متعددة تعد كل الئحة‬
‫منها باالشتراك مع اجلهة أو اجلهات ذات العالقة‪.‬‬
‫وحتدد اللوائح األنواع التي تدخل حتت كل فئة‪.‬‬

‫( املادة الرابعة )‬

‫يكون للوثائق واحملفوظات خطة تصنيف موحدة‪ ،‬كما يكون لكل جهاز رمز‬
‫مستقل‪ .‬وحتدد اللوائح تفاصيل ذلك‪.‬‬

‫( املادة اخلامسة )‬

‫حتفظ الوثائق واحملفوظات في اجلهاز أوفي املركز أو فيهما معاً وحتدد‬

‫اللوائح ما يلي ‪:‬‬
‫‪ 1‬ــ مدة احلفظ‪.‬‬
‫‪ 2‬ــ أساليب إرسال الوثائق واحملفوظات إلى املركز‪.‬‬

‫‪ 1‬ـ ُعدل مسمى (الديوان العام للخدمة املدنية) ليصبح (وزارة اخلدمة املدنية) باألمر امللكي الكرمي رقم (أ‪ )28/‬وتاريخ‬
‫‪1420/3/1‬هـ‪.‬‬
‫‪ 2‬ـ ُعدل مسمى (وز ارة املالية واالقتصاد الوطني) ليصبح (وزارة املالية) باألمر امللكي الكرمي (أ‪ )2/‬وتاريخ ‪1424/2/28‬هـ‪.‬‬
‫(‪)11‬‬ ‫نظام الوثائق واحملفوظات‬

‫( املادة السادسة )‬

‫تقسم الوثائق واحملفوظات إلى نوعني‪:‬‬

‫‪ 1‬ــ وثائق ومحفوظات ال يجوز إتالفها‪.‬‬
‫‪ 2‬ــ وثائق ومحفوظات يجوز إتالفها‪.‬‬
‫وحتدد اللوائح املشار إليها في املادة (الثالثة) فئآت هذه الوثائق واحملفوظات‬
‫وأساليب ومواعيد إتالفها‪.‬‬

‫( املادة السابعة )‬

‫تقسم الوثائق واحملفوظات ألغراض االطالع إلى فئآت‪ .‬وحتدد اللوائح‬

‫تلك الفئآت‪ ،‬وقواعد االطالع على كل فئة منها‪ ،‬وضوابط إخراج بعض الوثائق‬
‫واحملفوظات أو صورها داخل اململكة وخارجها‪.‬‬

‫( املادة الثامنة )‬

‫على اجلهاز واملركز استخدام أنسب املواد واألجهزة واملعدات كأوعية للوثائق‬
‫واحملفوظات‪.‬‬
‫وحتدد اللوائح أساليب التعامل مع أصول تلك الوثائق واحملفوظات وأوعيتها‬
‫واالستفادة مـن تلك األصول أو مادتها األولية‪.‬‬

‫( املادة التاسعة )‬

‫ينشأ ألغراض تطبيق هذا النظام وإصدار لوائحه التنفيذية مركز يسمى‬
‫«املركز الوطني للوثائق واحملفوظات» ويحدد نظامه أغراضه ومهامه وارتباطه‬
‫التنظيمي‪.‬‬
‫(‪)12‬‬ ‫نظام الوثائق واحملفوظات‬

‫( املادة العاشرة )‬

‫يلغي هذا النظام ما يتعارض معه من أحكام أخرى تتعلق بالوثائق واحملفوظات‪.‬‬

‫(املادة احلادية عشرة )‬

‫(‪)1‬‬
‫ينشر هذا النظام في اجلريدة الرسمية‪.‬‬

‫(‪ )1‬ــ نشر هذا النظام في جريدة أم القرى في العدد رقم (‪ )3264‬وتاريخ ‪1409/11/20‬هـ‪.‬‬
 )6( Archives Law
.
(Article 9)

For the application of this Law and issuance of its implementing

regulations, a center named the “National Archives Center”
shall be established. The Law of said Center shall specify its
purposes, tasks and affiliation.

(Article 10)

This Law shall supersede any conflicting provisions related

to archives

(Article 11)

This Law shall be published in the Official Gazette.

 (5) Archives Law

(Article 6)

Archives are of two types:

Archives which may not be destroyed.
Archives which may be destroyed.
The regulations referred to in Article 3 shall specify the
categories of said archives as well as the manner and dates
of destruction thereof.

(Article 7)

Archives shall be categorized for access purposes. The

regulations shall specify the categories, access rules and
controls for releasing certain materials or copies thereof
within the Kingdom or abroad.

(Article 8)

The entity and the Center shall use the most appropriate
materials, equipment and devices as repositories for
archives.
The regulations shall specify the methods for dealing with
the originals of said archives as well as their repositories,
and methods for benefiting from such originals or primary
materials thereof.
 (4) Archives Law

(Article 3)

Archives shall be classified into the following categories:

Administrative archives which are organized in accordance
with a unified regulation prepared in collaboration with the
Civil Service Bureau.
Financial archives which are organized in accordance with a
unified regulation prepared in collaboration with the Ministry
of Finance and National Economy and the General Auditing
Bureau.
Special archives which are organized in accordance with
multiple regulations, each prepared in collaboration with the
relevant entity(s).
Said regulations shall determine the types of archives in
each category.

(Article 4)

Archives shall have a unified classification system, and each

entity shall have an independent code. The regulations shall
set forth details therefor.

(Article 5)

Archives shall be kept at the entity or the Center, or both.

The regulations shall determine the following:
Retention period.
Methods of document delivery to the Center.
 (3) Archives Law

Archives Law

(Article 1)

The following terms, wherever mentioned in this Law, shall

have the meanings assigned thereto:
Center: National Archives Center.
Entity: Any ministry, independent agency or government
agency having an independent legal personality.
Archives: A repository of information related to State’s affairs
and interests, whether said repository is created by one of
its agencies or otherwise, if such repository is required to be
archived for its significance or future need.
Administrative archives: Archives related to administrative
work.
Financial archives: Archives related to financial issues.
Specialized archives: Archives related to the main activity of
an entity.

(Article 2)

This Law aims to preserve, maintain, index and classify

archives for easy retrieval and organized circulation, taking
into consideration prescribed retention periods.
 Kingdom of Saudi Arabia
National Center Archives Documents

Archives Law

This law has been issued by Royal Decree No. (M/54)

23/10/1409 H
And Published in the Official Gazette issue No. (3264)
20/11/1409 H