1.3.

Đặc điểm của quản trị văn phòng trong khu vực công
1.3.1 Đặc điểm của quản trị văn phòng
Các nguyên tắc quản trị: Quản trị văn phòng muốn hoạt động thì phải phải tuân thủ các
nguyên tắc chung của quản trị, bao gồm:
Nguyên tắc mục tiêu: Các hoạt động quản trị văn phòng phải được thực hiện nhằm đạt được
các mục tiêu của tổ chức, doanh nghiệp.
Nguyên tắc kế hoạch hóa: Các hoạt động quản trị văn phòng phải được lập kế hoạch một
cách khoa học, cụ thể và khả thi.
Nguyên tắc tổ chức: Các hoạt động quản trị văn phòng phải được tổ chức một cách hợp lý,
đảm bảo cho hiệu quả công việc.
Nguyên tắc điều hành: Các hoạt động quản trị văn phòng phải được điều hành một cách linh
hoạt, sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế.
Nguyên tắc kiểm tra, đánh giá: Các hoạt động quản trị văn phòng phải được kiểm tra, đánh
giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót.
Ngoài ra, quản trị văn phòng cũng có những đặc điểm sau:
Tính tổng hợp: Quản trị văn phòng là sự tổng hợp của nhiều lĩnh vực khác nhau như: hành
chính, nhân sự, tài chính, kế toán, công nghệ thông tin,...
Tính đa dạng: Các hoạt động của quản trị văn phòng rất đa dạng và phức tạp, phù hợp với
từng loại hình tổ chức, doanh nghiệp.
Tính linh hoạt: Quản trị văn phòng cần linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của môi trường
kinh doanh và nhu cầu của tổ chức, doanh nghiệp.
Tính sáng tạo: Quản trị văn phòng cần sáng tạo để tìm ra những giải pháp mới, hiệu quả hơn.
Tính bảo mật: là một đặc điểm quan trọng của quản trị văn phòng, bất kể là trong khu vực
công hay khu vực tư. Tính bảo mật bao gồm việc bảo vệ thông tin, tài liệu, cơ sở vật chất và
các tài sản khác của tổ chức, doanh nghiệp khỏi bị truy cập, sử dụng trái phép hoặc bị phá
hủy. Các thông tin trong quản trị văn phòng thường nhạy cảm và cần được bảo mật một cách
cẩn thận. Các cơ quan, tổ chức Quản trị văn phòng cần phải tuân thủ các quy tắc và biện pháp
bảo mật được đặt ra để đảm bảo an ninh thông tin.
Tính chuyên môn hóa và nghiệp vụ cao: Tính chuyên môn hóa và nghiệp vụ cao là yêu cầu
tất yếu đối với hoạt động quản lý của các cơ quan quản trị văn phòng và là yêu cầu cơ bản đối
với nền hành chính phát triển theo hướng hiện đại.Vì đối tượng tác động của quản trị văn
phòng có nội dung hoạt động phức tạp và quan hệ đa dạng, phong phú nên đòi hỏi các nhà
quản trị phải có kiến thức xã hội và kiến thức chuyên môn sâu rộng.
Nhìn chung, quản trị văn phòng là một lĩnh vực quan trọng, góp phần thúc đẩy sự phát triển
của tổ chức, doanh nghiệp. Việc hiểu rõ các đặc điểm của quản trị văn phòng sẽ giúp các nhà
quản trị văn phòng áp dụng các phương pháp quản trị phù hợp để đạt được hiệu quả cao nhất.
1.3.2 Đặc điểm của quản trị văn phòng trong khu vực công
Ngoài những đặc điểm chung của quản trị văn phòng, quản trị văn phòng trong khu vực công
cũng có một số đặc điểm riêng biệt so với quản trị văn phòng khu vực tư như sau:
Tính công khai và minh bạch rõ ràng :
Quản trị văn phòng trong khu vực công gắn với bộ máy hành chính nhà nước nên tất cả hoạt
động thực thi quyền lực phải được căn cứ trên pháp luật, theo khuôn khổ pháp luật. Chỉ có
như thế, hoạt động của bộ máy cơ quan hành chính mới có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra và
giảm thiểu tối đa tình trạng tiêu cực, lạm dụng, tham ô, tham nhũng. Tính công khai minh
bạch được thể hiện ở các khía cạnh sau: Công khai thông tin về hoạt động của cơ quan nhà
nước, minh bạch trong quy trình, thủ tục hành chính, rõ ràng trong trách nhiệm giải trình.
Công khai, minh bạch và trách nhiệm giải trình bảo đảm hoạt động của bộ máy hành chính
được liên tịch, thông suốt, có tính hệ thống, thống nhất, liên tục và hiệu quả; đông thời, giúp
bảo đảm hoạt động của bộ máy hành chính tuân thủ nguyên tắc thứ bậc và có sự phối hợp
chặt chẽ với nhau. Hoạt động của hệ thống quản trị văn phòng trong khu vực công có tính đa
dạng, phức tạp và đặt ra những đòi hỏi cao hơn về tính thống nhất và kịp thời.
Tính tổ chức toàn diện, quy trình thủ tục chặt chẽ:
Quản trị văn phòng trong khu vực công có sự tổ chức toàn diện, quy trình thủ tục pháp lí chặt
chẽ là một yêu cầu quan trọng để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước được
thực hiện một cách hiệu quả, khoa học.
Sự tổ chức toàn diện của quản trị văn phòng trong khu vực công thể hiện ở việc hoạt động
quản trị văn phòng phải được thực hiện một cách đầy đủ, toàn diện, bao gồm tất cả các mặt
hoạt động của văn phòng. Các hoạt động quản trị văn phòng phải được phối hợp chặt chẽ với
nhau để đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước được thực hiện một cách hiệu quả,
khoa học. Văn phòng trong khu vực công được tổ chức thành các bộ phận, phòng ban phù
hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Các bộ phận, phòng ban có sự phối hợp
chặt chẽ với nhau để đảm bảo hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước được thực hiện một
cách hiệu quả.
Quy trình thủ tục pháp lí chặt chẽ là yêu cầu cần thiết để đảm bảo tính hiệu quả và tính pháp
lí của hoạt động văn phòng trong khu vực công. Các quy trình, thủ tục pháp lí liên quan đến
hoạt động văn phòng phải được xây dựng dựa trên cơ sở pháp luật, đảm bảo tính chặt chẽ,
thống nhất và khả thi. Việc thực hiện các quy trình, thủ tục pháp lí phải được giám sát chặt
chẽ để đảm bảo thực hiện đúng quy định. Các quy trình, thủ tục pháp lí liên quan đến hoạt
động văn phòng trong khu vực công được xây dựng và thực hiện một cách chặt chẽ, đúng quy
định của pháp luật. Ví dụ như quy trình soạn thảo, ký ban hành văn bản; quy trình quản lý
văn bản đi, đến; quy trình lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu; quy trình kiểm tra, đánh giá công
tác văn phòng.
Tính tổ chức toàn diện, quy trình thủ tục chặt chẽ đã khiến cho Quản trị văn phòng trong khu
vực công mang tính tương đối ổn định hơn so với Quản trị văn phòng trong khu vực tư.
Tính phục vụ nhân dân, phục vụ cộng đồng:
Quản trị văn phòng trong khu vực công thường phải thực hiện và thúc đẩy chính sách công
cộng, phi lợi nhuận nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển cộng đồng và nhu cầu thiết yếu của
nhân dân. Muốn thế, phải có một bộ máy hành chính công minh, trong sạch, không theo đuổi
mục đích lợi nhuận, không ép buộc ai được hưởng, được nhận thì phải trả thù lao. Đây cũng
chính là điểm khác biệt cơ bản giữa mục tiêu hoạt động của quản trị văn phòng khu vực công
và khu vực tư.
Tính lệ thuộc vào chính trị, hệ thống chính trị:
Nguồn gốc và bản chất của một quốc gia xuất phát từ bản chất chính trị của hệ thống nhà
nước dưới sự lãnh đạo của một chính đảng. Nền chính trị phải được xây dựng và hoạt động
dưới sự lãnh đạo, quản lý của Nhà nước, do đó cho dù muốn hay là không, quản trị văn
phòng khu vực công với tư cách là một bộ phận công thuộc khu vực nhà nước phải lệ thuộc
vào hệ thống chính trị, phải đặt dưới sự lãnh đạo của đảng cầm quyền. Mặc dù lệ thuộc vào
chính trị, song quản trị văn phòng trong khu vực công cũng có tính độc lập tương đối về hoạt
động chuyên môn nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính. Tính lệ thuộc này thể hiện ở việc hoạt
động Quản trị văn phòng trong khu vực công chịu sự chi phối nhiều hơn Quản tị văn phòng
khu vực tư các yếu tố chính trị, chẳng hạn như đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước;
chính sách, pháp luật của nhà nước; quan điểm, định hướng của lãnh đạo cơ quan,
Nhìn chung, quản trị văn phòng trong khu vực công có những đặc điểm riêng biệt so với quản
trị văn phòng trong khu vực tư. Việc hiểu rõ những đặc điểm này sẽ giúp các nhà quản trị văn
phòng trong khu vực công áp dụng các phương pháp quản trị phù hợp để đạt được hiệu quả
cao nhất.

Nguyễn Trung Thành. (2021). Công khai, minh bạch trong tổ chức và hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước ở Việt Nam – Nội dung, phương thức và những vấn đề đặt ra,
Viện nghiên cứu Pháp luật và Trợ giúp pháp lý: https://vienphapluat.vn/cong-khai-minh-
bach-trong-to-chuc-va-hoat-dong-cua-cac-co-quan-hanh-chinh-nha-nuoc-o-viet-nam-noi-
dung-phuong-thuc-va-nhung-van-de-dat-ra-nd117674.html
Đinh Thùy Dung. (2023). Những đặc tính chủ yếu của nền hành chính Nhà nước Việt Nam,
Luật Dương Gia: https://luatduonggia.vn/nhung-dac-tinh-chu-yeu-cua-nen-hanh-chinh-nha-
nuoc-viet-nam/