‫المهندس ‪ /‬مختار محمد حنفي الربيعة مهندس استشاري‬

‫تعد إجراءات قالب ‪ ISO 9001‬طريقة أكيدة لضمان تبسيط عملية الحصول على شهادة ‪ .ISO‬عند التفكير‬
‫في متطلبات الحصول على شهادة ‪ ،ISO‬قد تشعر باإلرهاق من األجزاء المختلفة من المعلومات المطلوبة‪.‬‬

‫على الرغم من أنني أؤمن بشدة أن تطبيق معيار ‪ ،ISO 9001‬إذا تم تنفيذه بشكل صحيح‪ ،‬يمكن أن يضيف‬
‫قيمة إلى المنظمة ‪ -‬إال أنني ما زلت أعتقد أن المعيار ليس منظًما بشكل جيد‪ .‬يتم تشتيت بعض المعلومات‬
‫وتكرارها في جميع أنحاء المعيار‪.‬‬

‫في بعض األحيان‪ ،‬بمجرد القيام بنشاط واحد‪ ،‬قد تكون قد حددت أكثر من شرط واحد للمعيار‪.‬‬

‫المأزق الرئيسي عند النظر في إنشاء‬

‫إجراءات ‪ISO 9001‬‬
‫عند النظر في إنشاء إجراءات للحصول على شهادة ‪ ،ISO 9001‬فإن معظم األشخاص المنطقيين يقومون‬
‫بالخطوات التالية‪:‬‬

‫الحصول على نسخة من المعيار‬ ‫‪.1‬‬

‫انتقل من خالل المتطلبات‬ ‫‪.2‬‬
‫افهم أن جميع المتطلبات ذات صلة بمؤسستهم بطريقة أو بأخرى‬ ‫‪.3‬‬
‫ابدأ حرفًيا بأخذ كل مطلب‪ ،‬وإيجاد طريقة لكيفية تلبية كل متطلب‬ ‫‪.4‬‬

‫على الرغم من أن هذه الطريقة ستقودك في النهاية إلى تلبية جميع المتطلبات‪ ،‬إال أنها ليست الطريقة األكثر‬
‫فعالية بأي حال من األحوال‪ .‬عالوة على ذلك‪ ،‬فإن التداعيات المترتبة على مثل هذا النهج بعيدة المدى‪ ،‬وتستمر‬
‫إلى ما بعد مشروع التنفيذ‪.‬‬

‫أحد أكثر المزالق إشكالية في إنشاء اإلجراءات المطلوبة للحصول على شهادة ‪ ISO‬هو إنشاء نظام بيروقراطي‬
‫مفرط‪ .‬المبدأ األساسي لعملية التنفيذ هو "قل ما تفعله‪ ،‬افعل ما تقوله"‪ .‬اآلن‪ ،‬إذا كنت تريد تلبية متطلبات‬
‫المعيار‪ ،‬فإنك تقول إنك تفعل أشياء ال تفعلها حًق ا ‪ -‬وهذا سيبدأ في خلق عبًئ ا غير ضروري على مؤسستك‪.‬‬

‫معالجة المأزق الرئيسي للتنفيذ الصحيح‬

‫لذلك‪ ،‬لتجنب الوقوع في فخ إنشاء قالب نظام معقد للغاية‪ ،‬يلزم توفر المستندات‪ .‬اآلن‪ ،‬ليست كل القوالب ذات‬
‫صلة بمؤسستك‪ ،‬ويجب عليك التأكد من تحديد القوالب ذات الصلة التي تحتاجها فقط‪.‬‬

‫على مر السنين‪ ،‬أتقنت حرفة إنشاء أساس لنظام اإلدارة الذي‪:‬‬

 ‫المهندس ‪ /‬مختار محمد حنفي الربيعة مهندس استشاري‬

‫يضيف قيمة للمنظمة‬ ‫‪‬‬

‫ال يتطلب الكثير من التغييرات داخل المنظمة‬ ‫‪‬‬

‫يعد هذان االعتباران حاسمين لنجاح مشروع التنفيذ‪ ،‬وللتأكد من أن األشخاص داخل المنظمة ‪ ،‬في عملهم اليومي‪،‬‬
‫سيتبعون فعلًيا األنظمة الموضوعة أثناء التنفيذ‪.‬‬

‫مع أخذ ذلك في االعتبار‪ ،‬قمت بإنشاء أساس بسيط ولكنه فعال للتنفيذ‪ ،‬على النحو التالي‪.‬‬

‫إجراءات قالب ‪ISO 9001‬‬

‫ينبغي النظر في إجراءات قالب ‪ ISO 9001‬في ثالثة مجاالت رئيسية‪ .‬تختلف هذه الفئات الثالث بشكل‬
‫واضح‪ ،‬ولكنها كلها مطلوبة لنظام إدارة قوي‪.‬‬

‫العمليات الرئيسية‬
‫الخطوة األولى التي يجب على أي شركة القيام بها أثناء عملية التنفيذ هي إنشاء إجراءات حول كيفية تنفيذ‬
‫الشركة للعمليات الرئيسية‪ .‬تتعلق العمليات الرئيسية باألنشطة من أجل‪:‬‬

‫مبيعات‬ ‫‪‬‬
‫عملية‬ ‫‪‬‬
‫شراء‬ ‫‪‬‬
‫التصميم والتطوير‬ ‫‪‬‬

‫عند رسم هذه اإلجراءات‪ ،‬فإن الشخص الذي يشارك بشكل مباشر في القيام بالعمل المذكور في هذه اإلجراءات‪،‬‬
‫قد يبالغ في تحليل الموقف ‪ .‬في أغلب األحيان‪ ،‬يحاول األشخاص إنشاء إجراءات تعالج السيناريوهات المحتملة‬
‫ضمن هذه العملية‪ .‬وعلى الرغم من أن ذلك ُيظهر مستوى جيًد ا من االلتزام من جانب الشخص‪ ،‬إال أنه ال يزال‬
‫ليس الطريقة األفضل للقيام بذلك‪ .‬من خالل خبرتي‪ ،‬باعتباري مستشار ‪ ISO 9001‬في مالطا ‪ ،‬أحب إنشاء‬
‫إجراءات تغطي إجراءات التشغيل األكثر شيوًع ا‪ .‬من المؤكد أنه لن يتم تغطية الحاالت الفريدة ‪ -‬ولكن في‬
‫جوهرها‪ ،‬الحاالت الفريدة ليست شائعة جًد ا ‪ -‬وأنا أفضل إنشاء نظام يغطي بشكل مثالي أنشطة التشغيل خارج‬
‫المصنع‪.‬‬

‫عالوة على ذلك‪ ،‬عند تحديد اإلجراءات‪ ،‬قد يفتح بعض األشخاص مستند ‪ ،Word‬ويبدأون في كتابة العمل‬
‫المطلوب خطوة بخطوة لمتابعة مثل هذه العملية‪ .‬وعلى الرغم من أن هذه طريقة جيدة للعصف الذهني ‪ -‬مثل هذه‬
‫الطريقة قد تؤدي إلى إجراء طويل للغاية ‪ -‬إال أن ذلك من شأنه أن يثني الناس كثيًر ا عن قراءتها بالتفصيل‪.‬‬

‫ومع أخذ ذلك في االعتبار‪ ،‬أحب إنشاء مخططات انسيابية ‪ -‬تتطلب المزيد من التفكير حول كيفية تكثيف‬
‫المعلومات في كلمات أقل بكثير‪ ،‬ومن خالل األسهم‪ ،‬يمكننا شرح كيفية متابعة األنشطة لبعضها البعض‪.‬‬
 ‫المهندس ‪ /‬مختار محمد حنفي الربيعة مهندس استشاري‬

‫نظام الدعم‬
‫يشير النظام الداعم إلى األنشطة المطلوبة لتشغيل نظام إدارة قوي بشكل فعال‪ ،‬ولكنها ال يحتاجها العميل‬
‫بالضرورة‪ .‬تعتبر هذه األنشطة الداعمة مفيدة ألنها توفر بنية قوية لتقييم األداء الحالي للعمليات الرئيسية‪،‬‬
‫ولضمان تنفيذ إجراءات التحسين المستمر‪.‬‬

‫إجراءات قالب ‪ ISO 9001‬التي يمكن استخدامها داخل النظام الداعم هي‪:‬‬

‫سياسة الجودة ‪-‬ال تبدأ من مستند فارغ‪ .‬هناك متطلبات صياغة محددة يجب استيفاؤها لسياسة الجودة‬ ‫‪‬‬
‫المتوافقة‪.‬‬
‫تحليل السياق واألطراف المعنية ‪ -‬تم تطوير هذه الوثيقة بواسطة ‪ ،Luke Desira‬أحد خبراء‬ ‫‪‬‬
‫‪ ،ISO 9001‬وتغطي ‪ 6‬متطلبات في وثيقة واحدة؛ وهي األطراف المعنية‪ ،‬والقضايا الداخلية‬
‫والخارجية‪ ،‬وأهداف الجودة‪ ،‬والمخاطر والفرص‪.‬‬
‫أهداف الجودة – تحديد األهداف ال يكفي – يجب أن نتأكد من تتبع التقدم المحرز في مدى وصولنا إلى‬ ‫‪‬‬
‫هذه األهداف‬
‫يعد سجل التدريب ‪ -‬والذي يمكن أن يتضاعف أيًض ا كخطة تدريب ‪ -‬موقًع ا مركزًيا يمكننا من خالله‬ ‫‪‬‬
‫تتبع جميع التدريبات التي يحضرها الموظفون‬
‫اإلجراء التصحيحي – موقع مركزي يمكننا من خالله تسجيل جميع حاالت عدم المطابقة‪ ،‬واإلجراءات‬ ‫‪‬‬
‫التي تتطلب االهتمام للتحسين‬
‫جودة الموردين ‪ -‬نظًر ا ألن الموردين هم شركات أخرى‪ ،‬يديرها أشخاص ‪ -‬فمن المحتم أن يرتكبوا‬ ‫‪‬‬
‫األخطاء (مثل أي إنسان آخر )‪.‬ال يزال يتعين علينا التأكد من متابعة مستوى جودة المورد‪.‬‬
‫تعليقات العمالء – هناك طرق مختلفة يمكننا من خاللها جمع تعليقات العمالء‪ .‬ومع ذلك‪ ،‬هناك اعتبار‬ ‫‪‬‬
‫مهم وهو أن يكون لديك موقع مركزي حيث يمكن تخزين هذه المعلومات‪ ،‬بحيث يمكن تحليل تعليقات‬
‫العمالء‬
‫كتاب المعرفة – كل يوم نضطر إلى اتخاذ قرارات‪ .‬لتنمو وتتعلم‪ .‬ومن خالل االحتفاظ بموقع مركزي‬ ‫‪‬‬
‫حيث يمكن تخزين هذه المعرفة‪ ،‬سنكون قادرين على الحصول على "كتاب" يحتوي على أهم المعرفة‬
‫الخاصة بالمنظمة‪.‬‬
‫تقرير التدقيق الداخلي ‪ -‬يختلف عن قائمة التدقيق الداخلي ‪ -‬يلتقط هذا التقرير أبرز نقاط التدقيق الداخلي‪،‬‬ ‫‪‬‬
‫وهو مفيد لإلدارة واالستشاري إلجراء محادثة هادفة ‪ -‬مع التركيز على إجراءات التحسين‪.‬‬
‫محضر اجتماع مراجعة اإلدارة ‪ -‬المعيار كجدول أعمال محدد يحتاج إلى مناقشته ‪ -‬فلماذا يجب عليك‬ ‫‪‬‬
‫إعادة اختراع العجلة‪ ،‬والبدء من صفحة بيضاء‪ .‬ومن خالل اتباع إجراءات قالب ‪ ،ISO 9001‬ستفي‬
‫بالتأكيد بهذا المطلب ‪ -‬دون بذل أي جهد على اإلطالق‪.‬‬

‫كتيب الجودة‬
‫على الرغم من أن دليل الجودة لم يعد شرًط ا للحصول على شهادة ‪ ISO‬بعد اآلن‪ ،‬إال أنه من خالل تجربتي‬
‫كمستشار ‪ ،ISO 9001‬ما زلت أرغب في استخدامه‪ .‬إنها طريقة لدمج جميع المعلومات في مستند واحد‪.‬‬
‫المهندس ‪ /‬مختار محمد حنفي الربيعة مهندس استشاري‬