ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.

HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP
----------o0o----------

BÁO CÁO BÀI TẬP NHÓM

NHÓM 10
VIDEO “THỰC HIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN LINH HOẠT”
GVHD: T.S Lê Phước Luông

STT MSSV Tên thành viên Tỷ lệ đóng góp

1 2115360 Võ Thị Mộng Vy 100%

2 1752599 Dương Thị Tú 100%

3 2015073 Phan Hữu Vinh 100%

4 2012463 Trần Quang Phương Vy 100%

5 2014836 Lê Phương Trinh 100%

6 2115361 Võ Tường Vy 100%

Tp. HCM, 11/2023

BẢNG ĐÁNH GIÁ CÁC THÀNH VIÊN
STT MSSV Họ và tên thành viên Công việc phụ trách Đánh giá

1 2115360 Võ Thị Mộng Vy Trưởng nhóm, tham gia và theo 100%

dõi các công việc về tạo video,
tạo báo cáo và xây dựng

2 1752599 Dương Thị Tú Tìm hiểu lý thuyết, lập Microsoft 100%

Project

3 2015073 Phan Hữu Vinh Tìm hiểu lý thuyết,dựng video, 100%

project charter

4 2012463 Trần Quang Phương Tìm hiểu lý thuyết, viết báo cáo 100%
Vy về Điểm mốc của dự án; Tiêu
chuẩn kỹ thuật; Giới hạn và loại
trừ

5 2014836 Lê Phương Trinh Tìm hiểu lý thuyết, xây dựng ma 100%

trận trách nhiệm,lên ý tưởng

6 2115361 Võ Tường Vy Tìm hiểu lý thuyết, lên ý tưởng, 100%

soạn script, thiết lập ưu tiên dự
án,

MỤC LỤC

Mục lục
Chương 1. TỔNG QUAN DỰ ÁN...........................................................................................1
1.1 Mục tiêu dự án:.............................................................................................................1
1.2 Kết quả chính:...............................................................................................................1
1.3 Điểm mốc của dự án....................................................................................................1
1.4 Tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc tạo dựng video...........................................................1
1.5 Giới hạn và loại trừ......................................................................................................2
1.6 Giả định, phụ thuộc và ràng buộc:.............................................................................2
1. 7 Project charter.............................................................................................................2
Chương 2. CÔNG TÁC VÀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA DỰ ÁN.........................................7
2.1 Thiết lập ưu tiên dự án.................................................................................................7
2.2 Xây dựng cấu trúc phân việc......................................................................................8
2.3. Xây dựng cấu trúc tổ chức dự án............................................................................10
 2.3.1. Đặc điểm của dự án................................................................................................10
2.3.2. Sơ đồ cấu trúc dự án...............................................................................................11
2.4. Ước tính chi phí cho từng công tác........................................................................12
2.5. Xây dựng ma trận trách nhiệm (Ma trận RACI).......................................................13
2.6 Quản lý truyền thông.................................................................................................15
2.7 Giải quyết mẫu thuẩn.................................................................................................16
CHƯƠNG 3: LẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM MICROSOFT
PROJECT..............................................................................................................................16
Chương 3: Quản lý thời gian..............................................................................................16
3.1 Lập tiến độ dự án bằng phần mềm Microsoft Project............................................16
3.1.1 Lợi ích của việc lập tiến độ dự án bằng MS Project:.................................................16
3.1.2 Các bước lập tiến độ dự án:.....................................................................................16
3.2 Biểu đồ Gantt..............................................................................................................20
CHƯƠNG 4. KẾT LUẬN.......................................................................................................22
4.1 NHỮNG KẾT QUẢ CHÍNH CỦA DỰ ÁN.....................................................................22
4.2 NHỮNG HẠN CHẾ VÀ KIẾN NGHỊ HƯỚNG GIẢI QUYẾT........................................22
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................23

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Bảng điều lệ dự án..........................................................................................................7
Bảng 2: Bảng ma trận ưu tiên.......................................................................................................7
Bảng 3: Bảng phân rã công việc và thời gian...............................................................................10
Bảng 4: Ước tính chi phí dự án..................................................................................................13
Bảng 5: Ma trận trách nhiệm cho giai đoạn 1...............................................................................13
Bảng 6: Ma trận trách nhiệm đối với giai đoạn 2..........................................................................14
Bảng 7: Ma trận trách nhiệm đối với giai đoạn 3..........................................................................15
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1: Phân rã công việc..........................................................................................................10
Hình 2: Thiết lập dự án..............................................................................................................15
Hình 3: Các nhóm công việc......................................................................................................17
Hình 4: Tiến độ dự án...............................................................................................................18
Hình 5: Tổng quan dự án...........................................................................................................19
Hình 6: Sơ đồ gantt trước khi hiệu chỉnh.....................................................................................19
Hình 7: Sơ đồ gantt sau hiệu chỉnh.............................................................................................20
 Chương 1. TỔNG QUAN DỰ ÁN

1.1 Mục tiêu dự án:

- Tạo được một video hấp dẫn có độ dài tối thiểu 3 phút và tối đa 5 phút minh
họa tình huống liên quan đến chủ đề “Thực hiện quản lý dự án linh hoạt” trong vòng 4
tuần và nộp trên trang BKEL.
- Giúp nhóm dự án cũng như các bên liên quan hiểu rõ chủ đề “Thực hiện quản
lý dự án linh hoạt” thông qua video.

1.2 Kết quả chính:

- Một video được xây dựng, thiết kế có nội dung liên quan đến chủ đề “Thực
hiện quản lý dự án linh hoạt” mà khách hàng đã yêu cầu.
- Video phải có độ dài tối thiểu là 3 phút và tối đa là 5 phút.

1.3 Điểm mốc của dự án

➔ Phát triển ý tưởng: 01/09 - 10/09
➔ Lên kế hoạch (Timeline) sản xuất video: 11/09 - 14/09
➔ Soạn Script: 12/09 - 14/09
➔ Sửa Script và chốt final Script: 15/09 - 17/09
➔ Quay video: 18/09 - 19/09
➔ Thu âm âm thanh: 20/09 - 22/09
➔ Chỉnh sửa video: 23/09 - 24/09
➔ Thêm phụ đề và hiệu ứng video:25/09 - 27/09
➔ Hiệu chỉnh màu sắc và ánh sáng:28/09 - 29/09
➔ Hiệu chỉnh âm thanh:30/09 - 01/10
➔ Kiểm tra, chỉnh sửa lần cuối và xuất video: 02/10 - 03/10
➔ Nộp video - 5/10

1.4 Tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc tạo dựng video

Video có độ dài tối thiểu 3 phút và tối đa 5 phút được quay chính bằng điện thoại
và chỉnh sửa bằng phần mềm Final Cut đạt các tiêu chuẩn sau:
- Chất lượng hình ảnh HD sắc nét với độ phân giải ≥ 1280 x 720
- Định dạng tệp: Mp4
- Tỷ lệ khung hình: 16:9

1
 - Chất lượng âm thanh tốt, diễn viên nói thoại dễ nghe, không có tạp âm.
- Background đơn giản, lịch sự, không “lộn xộn”.

1.5 Giới hạn và loại trừ

Sản phẩm (video) được xây dựng với nội dung kịch bản có kiến thức từ môn học
Quản lý dự án và quay chụp trong khuôn viên trường Đại học Bách Khoa ĐHQG
TPHCM nhằm sử dụng cho môn học Quản lý dự án Học kỳ 231 năm học 2023 - 2024.
Nội dung kiến thức và chủ đề video chỉ xoay quanh chủ đề chính là “Thực hiện quản
lý dự án linh hoạt”.

1.6 Giả định, phụ thuộc và ràng buộc:

● Giả định:
- Mục đích, yêu cầu của dự án này sẽ được truyền được rõ ràng, các thành
viên trong nhóm được hiểu theo cùng 1 hướng
- Các yêu cầu thay đổi sẽ được quản lý theo quy trình quản lý thay đổi
- Dự án này có sự hỗ trợ với các bên liên quan về để địa điểm, trang thiết
bị
● Phụ thuộc:
- Trước khi dự án được triển khai phải được thông qua ý kiến của tất cả
thành viên, và được đồng ý tiến hành
- Các quy trình triển khai phải được thống nhất trước khi tiến hành
● Ràng buộc:
- Thời lượng của dự án (video) phải được đảm bảo theo yêu cầu
- Thời gian thực hiện dự án phải phù hợp với quy định ( meet a deadline)
- Tất cả các thành viên đều thực hiện tham gia dự án

1. 7 Project charter

ĐIỀU LỆ DỰ ÁN
1. Tổng quan về dự án
Tên dự án: Video trình bày vấn đề liên quan đến việc thực hiện
quản lý dự án linh hoạt
Chủ đầu tư: Nhóm 10 (nhóm thực hiện dự án)
Nhà tài trợ: Bộ môn Quản lý dự án

2. Nhóm dự án
Họ và tên Chức vụ Vai trò Nhiệm vụ

2
Võ Thị Mộng Vy Quản lý dự Trưởng - Quản lý dự án
án nhóm - Đánh giá hiệu quả của dự án
- Tham gia thảo luận nhóm
Dương Thị Tú Quản lý Thành viên
chất lượng
Phan Hữu Vinh Content Thành viên
writer

Trần Quang Phương Xử lý hậu Thành viên

Vy kỳ
Lê Phương Trinh Camera Thành viên
man

Võ Tường Vy Editor Thành viên

3. Các bên liên quan (ví dụ: những người có sự quan tâm hoặc sẽ bị ảnh hưởng đáng kể bởi dự
án này)
Tổ chức Tên Vai trò
Giảng viên giảng dạy Lê Phước Luông Cung cấp đề tài thực hiện
bộ môn dự án
Nhóm đánh giá Nhóm 9 Đánh giá chất lượng và nội
dung dự án
Nhóm thực hiện dự án Tất cả thành viên Thực hiện dự án
Đơn vị khác trong tổ Các đối tác, nhà cung cấp, khách hàng Không có
chức (đơn vị ngoại Các cơ quan Chính phủ, Hiệp hội thương Không có
trực tiếp không thuộc mại
quản lý hoặc sở hữu Cộng đồng (Những người sống trong khu Không có
của tổ chức chủ trì dự vực ảnh hưởng của dự án)
án)
4. Phạm vi dự án

3
Mục đích dự án: Trước đây, hầu hết các dự án phần mềm đều áp dụng mô hình truyền
thống Waterfall. Tuy nhiên, mô hình này đã bộc lộ nhiều hạn chế trước sự biến động không
ngừng của môi trường kinh doanh và yêu cầu ngày càng tăng của khách hàng hiện nay.
Mô hình Agile ra đời được xem như cứu cánh giúp các nhà quản lý “cởi trói” những khó
khăn, vấn đề tồn đọng trong dự án. Tuy nhiên quản lý dự án linh hoạt còn là khái niệm khá
mới mẻ đối với các nhà hoạch định dự án nói chung và sinh viên định hướng theo quản lý
dự án nói riêng. Mục tiêu của dự án là truyền tải cái nhìn khái quát về việc tiến hành thực
hiện linh hoạt cũng như nêu ra lý do tại sao nên áp dụng quản lý dự án linh hoạt trong
thực tế. Đồng thời thể hiện tinh thần đoàn kết, gắn bó của các thành viên nhóm trong suốt
quá trình thực hiện video và làm việc cùng nhau, không ngừng cố gắng chăm chỉ cả thiện
kỹ năng và giúp đỡ từng cá nhân trong nhóm làm tăng sự gắn kết của các thành viên.

Hỗ trợ mục tiêu của môn học: Giúp sinh viên chủ động tìm hiểu và truyền tải được kiến thức về
một vấn đề trong quản lý dự án
Mục tiêu: Tạo ra thành phẩm 1 video dài 5 phút, truyền tải được đầy đủ nội dung
Clip được truyền tải đúng nội dung nhóm muốn đề cập, không lố thời gian quy định và mang đến
hình ảnh rõ ràng với chất lượng âm thanh tốt
Truyền tải cái nhìn khái quát về việc tiến hành thực hiện quản lý linh hoạt cũng như nêu ra
lý do tại sao nên áp dụng quản lý dự án linh hoạt trong thực tế
Các chuyển giao chính Mô tả các chuyển giao chính để đáp ứng được mục tiêu của dự án
Sản phẩm video clip với đề tài “Thực hiện quản lý dự án linh hoạt”
Video với đầy đủ sự tham gia của các thành viên của nhóm, với thời lượng 5 phút
Script về nội dung video

Phạm vi Liệt kê những gì dự án sẽ và sẽ không giải quyết

Dự án được thực hiện tại Trường Đại học Bách Khoa
Dự án tập trung vào tìm hiểu và truyền đạt nội dung “Thực hiện quản lý dự án linh hoạt”
Ngân sách của dự án: Kế hoạch chi tiêu cho các hoạt động của dự án, đồng thời cũng là cơ sở để
đánh giá chi phí ước tính của một dự án trước khi dự án thực hiện

Nội Dung Chi Phí

Chuẩn bị và sử dụng bối cảnh 50.000 VNĐ

Chi phí đi lại 50.000VNĐ
Điện năng và mạng internet 20.000VNĐ
Tổng ngân sách 120.000 VNĐ

4
Các cột mốc dự án Ngày bắt đầu và kết thúc của các giai đoạn dự án (vd: giai đoạn khởi đầu, lập
kế hoạch, thi công, giao hàng,..) và các cột mốc chính khác
Dự án bắt đầu: 01/09/2023.
Dự án kết thúc: 04/10/2023.
Dự án được thực hiện và hoàn thành trong vòng 5 tuần và có các cột mốc lịch trình chính như sau:
Họp nhóm dự án và phát triển ý tưởng: 01/09 - 10/09
Lên kế hoạch (Timeline) sản xuất video: 11/09 - 14/09
Soạn Script: 12/09 - 14/09
Sửa Script và chốt final Script: 15/09 - 17/09
Quay video: 18/09 - 19/09
Thu âm âm thanh: 20/09 - 22/09
Chỉnh sửa video: 23/09 - 24/09
Thêm phụ đề và hiệu ứng video:25/09 - 27/09
Hiệu chỉnh màu sắc và ánh sáng:28/09 - 29/09
Hiệu chỉnh âm thanh:30/09 - 01/10
Xuất video: 02/10 - 03/10
Kiểm tra và chỉnh sửa lần cuối: 04/10 - 05/10
Rủi ro của dự án (bao gồm cả những giả định quan trọng) Xác định những trở ngại có thể
khiến dự án thất bại

5
 Rủi ro Mức độ rủi ro (cao, trung bình, thấp)
Xung đột giữa các thành viên trong nhóm, khó chốt Trung bình
được ý kiến thống nhất khi phát triển ý tưởng script
Việc sắp xếp thời gian trống để thực hiện thảo luận Thấp
nhóm giữa các thành viên gặp khó khăn
Nội dung bản script truyền đạt có thể khác với nội dung Cao
nhóm muốn truyền tải do vấn đề diễn dịch kém
Xung đột về concept muốn thực hiện chưa phản ánh Trung bình
đầy đủ nội dung mà đề tài yêu cầu
Thiếu thiết bị quay chụp, xung đột về xác định bối Trung bình
cảnh, góc quay chưa đạt yêu cầu, âm thanh clip không
được rõ ràng, chứa nhiều tạp âm
Cách chỉnh sửa video không truyền tải đầy đủ nội dung Cao
(trả lời câu hỏi được đưa ra, đưa ví dụ minh họa
sinh động,...), hạn chế về kỹ năng chỉnh sửa, độ
phân giải clip sau khi xuất file thấp
Phụ đề nhỏ, không rõ ràng, tốc độ xuất hiện phụ đề Thấp
không phù hợp, chuyển cảnh video và hiệu ứng chuyển
cảnh không chưa đẹp
Màu sắc video không bắt mắt, ánh sáng trong clip bị tối Thấp
Hiệu chỉnh âm thanh, chèn voice thu âm vào clip không Thấp
khớp, âm thanh bị nhỏ
Bị mất dữ liệu khi xuất file, file xuất ra không có âm Cao
thanh
Nộp script và video không đúng hạn Trung bình
Các ràng buộc Danh sách các điều kiện/ hạn chế có thể bị giới hạn đến các lựa chọn của nhóm
liên quan đến tài nguyên, nguồn nhân lực hoặc lịch trình (vd: ngân sách, thời hạn dự án, hạn chế
về tài nguyên và nhân lực, quy định pháp lý, ràng buộc về công nghệ).
Thời lượng của dự án (video) phải được đảm bảo theo yêu cầu.
Thời gian thực hiện dự án phải phù hợp với quy định (meet a deadline).
Tất cả các thành viên đều thực hiện tham gia dự án.
Dự án có ngân sách cụ thể phải tuân thủ, mọi quyết định sử dụng chi tiêu phải được thực hiện trong
phạm vi ngân sách này.
Dự án có thời hạn bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Các phụ thuộc bên ngoài: Liệu sự thành công của dự án có phụ thuộc vào sự phối hợp nỗ lực
giữa nhóm dự án và một hoặc nhiều cá nhân hoặc nhóm khác không? Mọi người tham gia có đồng
ý với sự tương tác này không?
Trước khi dự án được triển khai phải được thông qua ý kiến của tất cả thành viên và được đồng ý
tiến hành
Các quy trình triển khai dự án phải được thống nhất bởi tất cả thành viên trước khi tiến hành
Thành công của dự án có thể phụ thuộc vào sự nỗ lực, khả năng phối hợp và hợp tác giữa các thành
viên trong dự án cũng như giữa các nhóm dự án với nhau.

6
5. Chiến lược giao tiếp (cách người quản lý dự án sẽ giao tiếp với chủ đầu tư, các thành viên dự
án và các bên liên quan; bằng các phương pháp, công cụ và tần suất giao tiếp để đảm bảo thông
tin được truyền đạt hiệu quả và đáng tin cậy.
Giao tiếp với chủ đầu tư: Báo cáo tình trạng dự án hàng tuần hoặc theo yêu cầu; Tổ chức họp cá
nhân để cung cấp thông tin chi tiết về tiến độ, rủi ro và các vấn đề liên quan khác của dự án.
Giao tiếp với các thành viên dự án: mở các cuộc họp online và offline hàng tuần để trao đổi thông
tin, cập nhật tiến độ và phân công công việc thông qua email, zalo, và các nền tảng trực tuyến khác
để trao đổi thông tin, yêu cầu và cập nhật.
Đối với các bên liên quan: thực hiện nộp các báo cáo dự án đúng tiến độ, viết biên bản họp mỗi lần
tổ chức các cuộc họp báo cáo tiến độ để dễ dàng truyền đạt thông tin đã duyệt với các thành viên
trong nhóm cũng như các bên liên quan.
6. Kết thúc dự án
Tên Chữ ký
Thời gian
(ngày/tháng/năm)
Chủ đầu tư: Nhóm 10 (nhóm thực hiện
dự án)
Nhà tài trợ: Bộ môn Quản lý dự án
Quản lý dự án Võ Thị Mộng Vy
7. Các ghi chú

Bảng 1: Bảng điều lệ dự án

Chương 2. CÔNG TÁC VÀ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA DỰ ÁN

2.1 Thiết lập ưu tiên dự án

Đối với việc xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ cả dự án cần xem xét ma trận
ưu tiên của dự án để có thể sắp xếp và giải quyết các vấn đề cơ bản có thể xảy ra để
tiến độ dự án diễn ra đúng như kế hoạch.

Các yếu tố Hiệu suất Thời gian Chi phí

Cố định x x

Tăng cường x

Chấp nhận x
Bảng 2: Bảng ma trận ưu tiên

7
Thời gian là yếu tố cố định vì đây là thời hạn mà giảng viên cố định từ buổi đầu tiên
của môn học. Các thời gian quy định như sau:
 Script (lời thoại), concept, app dự kiến tạo video…: tuần 40
 Video: tuần 40
 Báo cáo dự án: tuần 48
Hiệu suất là yếu tố quyết định xem video có mạng lại kết quả tốt nhất hay không.
 Hiệu suất mạng tính chất cố định vì nó phải đảm bảo sự hiệu quả, thực hiện
đúng các yêu cầu của giảng viên đề ra
- Đối với Video: Video trình bày vấn đề được giao. Độ dài video tối đa là
5 phút, tối thiểu là 3ph, trả lời câu hỏi được đưa ra; Ví dụ minh họa sinh
động.
- Đối với bài báo cáo dự án: Ứng dụng các công cụ được trình bày trong
môn học để lập kế hoạch và kiểm soát dự án làm việc nhóm từ lúc dự án
được giao cho nhóm (tuần học 35) cho đến khi video được nộp lên
BKEL. Bao gồm nhưng không giới hạn:
Danh sách nhóm
Phần 1: Tổng quan dự án: Mục tiêu, Kết quả chính, Tiêu chuẩn kỹ thuật,
Giới hạn và loại trừ...
Phần 2: Thông tin dự án: xác định các công tác (áp dụng công cụ cấu
trúc phân việc WBS), xây dựng ma trận trách nhiệm, ước tính thời gian,
ước tính chi phí...
Phần 3: Lập kế hoạch dự án bằng phần mềm MS. Project.
Phần 4: Kết luận và bài học kinh nghiệm của nhóm
 Hiệu suất cần được tăng cường qua để có thể đáp ứng các yêu cầu của giảng
viên một cách tốt nhất. Đồng thời, giảng viên khuyến khích các sinh viên sáng
tạo trong dự án của mình.
Để hoàn thành dự án đúng thời hạn và tăng hiệu suất thì việc vượt quá ngân sách là có
thể chấp nhận được nếu thời gian quá gấp rút mặc dù không mong muốn và chi phí chi
trả cho các việc quay video làm cho dự án được đảm bảo đúng thời hạn và chất lượng
của dự án.

2.2 Xây dựng cấu trúc phân việc

Bảng công việc (WBS - Work Breakdown Structure) là một danh sách chi tiết
những gì cần làm để hoàn thành một dự án.
Nếu WBS tốt sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án.
Tham gia xây dựng WBS: Người quản lý dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài
trợ dự án.
Bảng công việc là cơ sở để:
- Ước lượng chi phí, bảng công việc sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án;

8
 - Xác định trách nhiệm giữa các cá nhân;
- Xây dựng lịch trình thực hiện dự án.

Số ngày thực Bắt đầu ở Thời gian bắt Thời gian

STT Nội dung hiện ngày thứ đầu hoàn thành

Phát triển ý
1 tưởng 10 0 1-Sep 10-Sep

Lên kế hoạch
(Timeline)
sản xuất
2 video 4 10 11-Sep 14-Sep

3 Soạn Script 3 11 12-Sep 14-Sep

Sửa Script và
chốt final
4 Script 3 14 15-Sep 17-Sep

5 Quay video 2 17 18-Sep 19-Sep

Thu âm âm
6 thanh 3 19 20-Sep 22-Sep

Chỉnh sửa
7 video 2 22 23-Sep 24-Sep

Thêm phụ đề
và hiệu ứng
8 video 3 24 25-Sep 27-Sep

Hiệu chỉnh
màu sắc và
9 ánh sáng 2 27 28-Sep 29-Sep

Hiệu chỉnh
10 âm thanh 2 29 30-Oct 1-Oct

11 Xuất video 2 30 2-Oct 3-Oct

Kiểm tra và
chỉnh sửa lần
12 cuối 2 33 4-Oct 5-Oct

9
 13 Hiện tại 35
Bảng 3: Bảng phân rã công việc và thời gian

Hình 1: Phân rã công việc

2.3. Xây dựng cấu trúc tổ chức dự án

2.3.1. Đặc điểm của dự án

- Dự án cần sự chuyên môn hóa và kiến thức, kỹ năng cao cho từng chức năng
khác nhau của dự án.
- Dự án ít phức tạp, các công việc dễ phân chia theo nhóm chức năng.
- Nhân sự cần được tổ chức linh hoạt do số lượng nhân sự có kinh nghiệm
chuyên môn ít.
→ Dự án sử dụng cấu trúc tổ chức chức năng.

10
 2.3.2. Sơ đồ cấu trúc dự án

Hình 2. Sơ đồ cấu trúc dự án

Hình thức trao đổi thông tin của dự án: Theo chiều ngang và dọc
Theo chiều ngang: Các đại diện của ban chức năng sẽ có các cuộc họp giao ban
để có trao đổi thông tin và tiến độ thực hiện. Ngoài ra tại các cuộc họp riêng của từng
ban có sự tham gia của đại diện ban khác để kế hoạch có sự thống nhất và có sự trao
đổi thông tin.
Theo chiều dọc: Quản lý dự án làm việc trực tiếp với các trưởng ban chức năng
để nắm thông tin và điều phối dự án. Ở mỗi ban chức năng có sự trao đổi và thống
nhất chặt chẽ giữa trưởng ban và các thành viên trong ban nhằm tăng chất lượng và
hiệu quả công việc chức năng của dự án.
Nhóm chia tổ chức thành Quản lý dự án và 4 ban là: ban Nội dung, ban Nhân sự, ban
Tài chính - Đối ngoại và ban Dựng phim.
Ban Nội dung: gồm 6 thành viên ND1, ND2, ND3, ND4, ND5, ND6. ND1 là trưởng
ban.
- Tìm hiểu lý thuyết liên quan
- Thiết lập chủ đề và đề tài
- Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến nội dung video
- Lên timeline chi tiết cho từng công tác và kiểm soát.
- Dựng kịch bản
- Viết báo cáo
Ban Nhân sự: gồm 2 thành viên NS1, NS2. NS1 là trưởng ban.
- Lựa chọn và giao phó các công việc cho thành viên

11
 - Xác nhận về các công việc đã sắp xếp
Ban Tài chính - Đối ngoại: gồm 2 thành viên TC1, TC2. TC1 là trưởng ban.
- Xác lập nơi và ngày quay video
- Quản lý chi tiêu, phân bổ ngân sách, điều chỉnh sai biệt cho các công tác và vật
dụng cần thiết.
- Lắng nghe phản hồi từ KH (Giảng viên) và cập nhật cho tất cả thành viên
Ban Dựng phim: gồm 6 thành viên DP1, DP2, DP3, DP4, DP5, DP6. DP1 là trưởng
ban.
- Quay video
- Lồng tiếng và cắt ghép video
- Hiệu chỉnh video
2.4. Ước tính chi phí cho từng công tác

Chi phí ước tính

TT Công tác
Số tiền
Loại chi phí Diễn giải
(VNĐ)

A - Phát triển video của dự

1 Không có 0 -
án

2 B - Xây dựng kịch bản Không có 0 -

C - Xác lập nơi và ngày

3 Không có -50.000 -
quay video

- Địa điểm quay,

nhóm chọn tại
trường đại học
Bách khoa nên
4 D - Thực hiện quay video Di chuyển -50.000 bối cảnh không
mất phí. Chi phí
tại giai đoạn
này chỉ tốn chi
phí đi lại

5 E - Chỉnh sửa hình ảnh, Điện năng và 20.000 Khi thực hiện chỉnh
âm thanh và video mạng sửa đòi hỏi sử dụng

12
 laptop trong thời gian
dài, hao tốn điện năng
và phí để kết nối
internet
internet để tải và sử
dụng các tài nguyên
mạng.

6 F - Truyền tải video Không có 0 -

Tổng chi phí ước tính 120.000 (VNĐ)

Bảng 4: Ước tính chi phí dự án

2.5. Xây dựng ma trận trách nhiệm (Ma trận RACI)

Dựa trên những lý thuyết này, nhóm đã lập biểu đồ RACI theo từng công việc của
nhóm dự án:
Giai đoạn 1: Tiền triển khai

Mộng Tường Vy Tú Phương Hữu Phương

Giai đoạn Công việc
Vy Trinh Vinh Vy

Phát triển ý
Phát triển ý tưởng RAI RA RA RA RA RA
tưởng

Chuẩn bị các tài liệu

liên quan đến nội I - - - RA -
dung video

Chuẩn bị nguồn nhân

RA C C C R C
lực
Lên kế hoạch
sản xuất
Chuẩn bị công cụ ghi
RA RA RA RA RA RA
hình, thu âm

Chuẩn bị các phần

mềm hỗ trợ quay I RA C C C C
video

Xác định mục

Xác định mục tiêu và
tiêu và các ràng I RA C C C C
các ràng buộc
buộc
Bảng 5: Ma trận trách nhiệm cho giai đoạn 1

13
Giai đoạn 2: triển khai dự án

Mộng Tường Tú Phương Hữu Phương Vy

Giai đoạn Công việc
Vy Vy Trinh Vinh

Soạn Script
I - - - RA -

Xây dựng kịch

bản Sửa Script và chốt
final Script I C C C RA C

Xác định nơi quay

I R R R R R
Xác định ngày và video
thời gian sản xuất
video Xác định ngày quay
I R R R R R
video

Quay video RA RA RA RA RA RA

Sản xuất video

Thu âm thanh RA RA RA RA RA RA

Bảng 6: Ma trận trách nhiệm đối với giai đoạn 2

Giai đoạn 3: Hậu triển khai dự án

Mộng Tường Tú Phương Hữu Phương

Giai đoạn Công việc
Vy Vy Trinh Vinh Vy

Chỉnh sửa video IC RA C C C C

Thêm phụ đề và hiệu

IC RA C C C C
Chỉnh sửa ứng video
hình ảnh, âm
thanh, video Hiệu chỉnh màu sắc và
IC RA C C C C
ánh sáng

Hiệu chỉnh âm thanh IC RA C C C C

Truyền tải Xuất video IC RA - - - -

video

14
 Kiểm tra và chỉnh sửa
IC RA C C C C
lần cuối

Bảng 7: Ma trận trách nhiệm đối với giai đoạn 3

Nhận xét:
● Thông qua ma trận RACI việc quản lý dự án và quy trình công việc được phân
chia rõ ràng và minh bạch. Ma trận xác định rõ ai là người chịu trách nhiệm, ai
phải giám sát, ai cần được tư vấn và ai chỉ cần được thông báo nhờ đó tránh
nhầm lẫn và hiểu nhầm về vai trò của từng người trong dự án.
● RACI cũng xác định rõ thành viên tham gia vào mỗi công đoạn của nhiệm vụ
nhờ đó hạn chế tình trạng dư thừa nguồn lực hoặc thiếu nguồn lực cần thiết
đồng thời tăng tính liên kết và tập trung vào mục tiêu chung.
2.6 Quản lý truyền thông
Công cụ để truyền thông
 Nhắn tin: zalo
 Họp: gg meet, trực tiếp
Quản lý phân phối thông tin
Kênh truyền thông 1: Họp tuyên bố thành lập nhóm dự án và triển khai bước đầu
 Nội dung cuộc họp: giới thiệu dự án, các thành viên trong dự án làm
quen với nhau, đồng thời quản lý dự án chốt đề tài và giao nhiệm vụ đầu
tiên về việc tìm hiểu chung về đề tài để đưa ra nội dung chính cần triển
khai và được chốt tại kỳ họp lần sau
 Mục đích cần đạt được: các thành viên trong nhóm hiểu nhau, đưa ra
deadline cho việc tìm hiểu về đề tài
 Hình thức: giao nhiệm vụ bằng tin nhắn
 Người tham gia: tất cả các thành viên trong dự án
 Người kiểm soát: quản lý dự án
Kênh truyền thông 1: Họp để quyết định nội dung chính dự án theo đuổi và phân công
nhiệm vụ
 Nội dung cuộc họp: Các thành viên trong nhóm đưa ra ý kiến của mình
về nội dung chính muốn hướng tới của đề tài cho các thành viên khác
phản biện. Đồng thời phân chia công việc cụ thể
 Mục đích cần đạt được: chốt được nội dung chính mà nhóm hướng đến,
phân chia nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên và giao deadline
 Hình thức: họp online qua gg meet
 Người tham gia: tất cả các thành viên trong dự án
 Người kiểm soát: quản lý dự án
Kênh truyền thông 3: Họp chốt chỉnh sửa và thực hiện dự án
 Nội dung cuộc họp: Quay video về nội dung mà nhóm chốt trong cuộc
họp trước, hiệu chỉnh nội dung cho phù hợp với tình hình thực tế
 Mục đích cần đạt được: video sườn cần hậu kỳ
 Hình thức: trực tiếp và trao đổi tin nhắn
 Người tham gia: tất cả các thành viên trong dự án
 Người kiểm soát: quản lý dự án

15
Kênh truyền thông 4: Họp kiểm tra thành phẩm dự án
 Nội dung cuộc họp: Các thành viên xem xét lại video chỉnh sửa và sửa
chữa nếu cần
 Mục đích cần đạt được: video hoàn chỉnh
 Hình thức: trao đổi bằng tin nhắn
 Người tham gia: tất cả các thành viên trong dự án
 Người kiểm soát: quản lý dự án
 Giải quyết xung đột

2.7 Giải quyết mẫu thuẩn

Xung đột Giải quyết

Xung đột về giờ Cho các cá nhân trong dự án đề xuất thời gian rảnh rỗi, quản lý dự
họp án chọn ra thời gian vừa họp. Đồng thời, cố gắng họp theo tiêu chí
nhanh và hiệu quả
Xung đột về Mỗi thành viên đều trình bày nội dung mà mình và lý do mà mình
chọn nội dung chọn nội dung đó để tất cả mọi người trong nhiệm vote chọn, ý kiến
chính thực hiện nào được đồng thuận nhiều hơn thì sẽ được triển khai. Từ đó đảm
dự án bảo được tính dân chủ và tránh mâu thuẫn kéo dài

CHƯƠNG 3: LẬP TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN BẰNG PHẦN MỀM

MICROSOFT PROJECT
Chương 3: Quản lý thời gian
3.1 Lập tiến độ dự án bằng phần mềm Microsoft Project
3.1.1 Lợi ích của việc lập tiến độ dự án bằng MS Project:
- Dễ lập và dễ quản lý
- Mô tả mối quan hệ giữa các công việc, tài nguyên
- Giảm khối lượng tính toán…
3.1.2 Các bước lập tiến độ dự án:
Bước 1: Nhập ngày bắt đầu dự án: ngày 1/9/2023

16
 Hình 2: Thiết lập dự án

Bước 2: Nhập danh sách nhiệm vụ:

Trong dự án này, chúng ta cần hoàn thành các nhiệm vụ sau:
Giai đoạn 1: Khởi đầu - Định nghĩa dự án
- Phát triển ý tưởng
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án
- Lên kế hoạch (Timeline) sản xuất video
- Soạn Script
- Sửa Script và chốt Final Script
Giai đoạn 3: Thực hiện - kiểm soát dự án
- Quay video
- Thu âm âm thanh
- Chỉnh sửa video
- Thêm phụ đề và hiệu ứng video
- Hiệu chỉnh màu sắc và ánh sáng
- Hiệu chỉnh âm thanh
Giai đoạn 4: Kết thúc dự án
- Xuất video
- Kiểm tra và chỉnh sửa lần cuối
Nhìn vào danh sách, các nhiệm vụ phải được thực hiện theo một thứ tự cụ thể. Cũng
có một số phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
Ví dụ: không thể bắt đầu quay video nếu không có Script và tất nhiên cần có video để
tiến hành chỉnh sửa. Vì vậy, mọi thứ đều được kết nối với nhau.
Sau đó nhập các công tác vào MS Project vào bảng bên cạnh chế độ Gantt view
17
 Hình 3: Các nhóm công việc

Bước 3: Nhập thời lượng tác vụ

Duration là tổng khoảng thời gian cho đến khi hoàn thành một tác vụ.

18
 Hình 4: Tiến độ dự án

Bước 4: Liên kết các nhiệm vụ theo đúng trình tự, thêm nguồn lực và cột thời gian dự
trữ
Xác định đường Gantt và thời gian dự trữ bằng cách dùng chức năng format trong MS
Project

19
 Ta có kết quả như hình dưới

Hình 5: Tổng quan dự án

3.2 Biểu đồ Gantt

Hình 6: Sơ đồ gantt trước khi hiệu chỉnh

Trên hình 1, ta nhận thấy rằng các công tác A-B-D-E-F-G-H-M-N-O-G nằm trên
đường găng. Công tác C không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển
trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án.

20
 Hình 7: Sơ đồ gantt sau hiệu chỉnh

Nhận xét:
● Việc phân chia công việc thực hiện video của nhóm đã được thực hiện khá cẩn
thận và có kế hoạch rõ ràng. Quá trình từ việc phát triển ý tưởng, lên kế hoạch
sản xuất, soạn script, quay video, thu âm âm thanh, chỉnh sửa video và các
bước hiệu chỉnh cuối cùng đã được thực hiện theo thứ tự hợp lý và trong
khoảng thời gian phù hợp. Bên cạnh đó có các công việc được thực hiện đồng
thời như lên kế hoạch và soạn script, vì vậy cho thấy nhóm đã cố gắng tối ưu
đáng kể thời gian thực hiện dự án của mình.
● Tuy nhiên, trong quy trình thực hiện, nhóm cần có một số điểm cần lưu ý.
Trước hết, việc hiệu chỉnh âm thanh kéo dài 2 ngày có thể hơi dài, bước này có
thể làm cho quy trình tổng thể trở nên chưa cân đối. Điều này có thể ảnh hưởng
đến hiệu suất và thời gian hoàn thành dự án. Vì vậy, nhóm có thể xem xét phân
bổ lại thời gian hợp lý cho từng bước công việc, để đảm bảo rằng mỗi bước
được hoàn thành trong thời gian tối ưu và không gây chậm trễ cho các bước
tiếp theo.
● Ngoài ra, việc kiểm tra và chỉnh sửa lần cuối cần được thực hiện kỹ lưỡng để
đảm bảo chất lượng cuối cùng của video, có thể dành thời gian từ 4 ngày thay
vì chỉ 2 ngày để kiểm tra lần cuối video. Đây là giai đoạn cuối cùng trước khi
video được xuất bản, nên nhóm bạn nên dành đủ thời gian và tập trung vào việc
kiểm tra mọi khía cạnh của video, từ nội dung, hình ảnh, âm thanh cho đến hiệu
ứng.
● Tổng kết lại, việc phân chia công việc và xử lý quy trình thực hiện video của
nhóm đã được thực hiện một cách chặt chẽ và có kế hoạch. Tuy nhiên, để cải
thiện hiệu suất và đảm bảo chất lượng cuối cùng của video, nhóm có thể điều
chỉnh xem xét việc phân bổ thời gian hợp lý cho từng bước công việc và đảm
bảo việc kiểm tra và chỉnh sửa lần cuối được thực hiện kỹ lưỡng.

21
 CHƯƠNG 4. KẾT LUẬN

4.1 NHỮNG KẾT QUẢ CHÍNH CỦA DỰ ÁN

Dự án đã hoàn thành tốt được một video với độ dài gần 5 phút để minh họa tình huống
liên quan đến chủ đề “Thực hiện quản lý dự án linh hoạt” trong vòng 4 tuần và đã nộp
trên trang BK Elearning đúng hạn.
So với mục tiêu ban đầu đề ra, dự án hy vọng các thông tin và nội dung hình ảnh minh
họa sinh động sẽ giúp truyền tải một cách dễ hiểu nhất đến người xem về chủ đề
“Thực hiện quản lý dự án linh hoạt”.
Cuối cùng, trong quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án các bước đều được thực hiện
cẩn trọng và chu đáo bám sát kế hoạch. Do đó, nhóm có thể kiểm soát tốt các tình
huống bất ngờ xảy ra và phân bổ nguồn lực không để bất kì thành viên nào của dự án
bị quá tải công việc.
4.2 NHỮNG HẠN CHẾ VÀ KIẾN NGHỊ HƯỚNG GIẢI QUYẾT
Bên cạnh những kết quả chính mà nhóm đạt được trong quá trình thực hiện dự án thì
vẫn có những khó khăn, bất cập nhất định. Dưới đây là các hạn chế mà nhóm rút ra
được sau khi hoàn thành dự án, nhờ đó nhóm có thể rút kinh nghiệm để hoàn thành
các dự án sau tốt hơn.
Trong quá trình quay dựng video, nhóm còn gặp hạn chế về mặt diễn xuất và cũng
không có quá nhiều thời gian để luyện tập, các thành viên cũng chưa có kinh nghiệm
trước đây, do đó ở các buổi quay chính tất cả thành viên của dự án phải rất cố gắng và
nỗ lực để có thể diễn tròn vai nhất và truyền tải được nội dung thông điệp đến mọi
người.
Ngoài ra, ở thời điểm ban đầu nhóm cũng gặp chút khó khăn trong quá trình tìm kiếm
thông tin, chọn lọc và sắp xếp ý cô đọng nhất để lồng ghép vào video sao cho hợp lý,
đầy đủ và dễ hiểu.

22
 TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. (2013). Project
Management Institute, Inc.
2. Dinh Hữu (2021) “Microsoft Project: Phần Mềm Quản Lý Dự Án Hiệu Quả”.
Được lấy từ
3. https://microsoft365.com.vn/pham-mem-microsoft-project/
4. Viện Quản lý dự án Atoha (2019). “RACI là gì? Ma trận trách nhiệm”. Được
lấy từ https://www.atoha.com/blogs/kien-thuc/raci-la-gi-ma-tran-quan-ly-nguon-luc-
du-an

23