‫إدارة المرافق‬

‫هناك تعريف مقدم من المؤسسة الدولية إلدارة المرافق )‪:(IFMA‬‬

‫الوظيف للبيئة المبنية من خالل تكامل الناس‪ ،‬المكان‪ ،‬العمليات‪،‬‬

‫ي‬ ‫الت تضم تخصصات متعددة‪ ،‬لضمان األداء‬
‫المهنة ي‬
‫والتكنولوجيا‪.‬‬

‫قاطت الوحدات عىل ممارسة أعمالهم‬

‫ي‬ ‫موظف المنشأة أو‬
‫ي‬ ‫المبان والمعدات لتساعد‬
‫ي‬ ‫ه خدمات تستهدف صيانة وتشغيل‬ ‫أو ي‬
‫الت يقو بها األفراد‪.‬‬
‫وحياتهم بشكل أيرس وأسهل ولكن ال تشمل األعمال األساسية ي‬
‫األهداف األساسية لخدمات إدارة المرافق‪:‬‬

‫تسهيل األعمال األساسية‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تحسي أداء المرفق‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تقليل التكاليف ‪ /‬الخسائر‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تقسيم أعمال إدارة المرافق‪:‬‬

‫الت تعد جزء ال‬

‫ه المرافق ي‬
‫تتقسم المرافق إىل نوعي "الصلبة والناعمة" ‪ Soft&Hard Services‬والمقصود بالصلبة ي‬
‫وه كاال ين ‪:‬‬
‫يتحرك من المبت ي‬
‫والتبيد والتهوية‪.‬‬
‫ر‬ ‫التكييف‬ ‫‪-‬‬
‫السباكة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المصاعد‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الكهرباء (اإلضاءة والطاقة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫أنظمة مكافحة الحريق واإلنذار‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫األعمال المدنية (األبواب والنوافذ والحوائط واألرضيات واألسقف)‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫كاالن‪:‬‬ ‫وه‬ ‫ر‬

‫ي‬ ‫الت تهتم بالنظر إىل العنرص البرسي كالموظفي ورواد المكان ي‬
‫ه ي‬ ‫أما المرافق الناعمة ي‬
‫النظافة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫األمن‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تقسيم المكاتب‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الديكورات الداخلية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الطعام والتغذية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫إدارة الرسائل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الزراعة والري‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫األعمال الورقية والخطط المبدئية‪:‬‬

‫والت تحدد جودة العمل ورسعته وأيضا إمكانية التحقق من‬‫ي‬ ‫تعتمد إدارة المرافق بشكل كبب عىل عمليات إدارة الورقيات‬
‫الت تطرأ عىل األداء والمعدات وإمكانية التابعة بشكل دقيق واتخاذ القرار السليم‪.‬‬
‫الحاالت ي‬
‫السكت عىل سبيل المثال لعمل تقييم للمرافق و يف حالة عدم قدرة‬
‫ي‬ ‫ررسكة التشغيل تقوم بعمل معاينة للمنشأة أو التجمع‬
‫فريق العمل عىل معاينة بعض األعمال الغب ظاهرة مثل شبكات البنية التحتية يتم اإلشارة إىل ذلك بالتقرير‪.‬‬

‫الماىل تقوم ررسكة التشغيل باستالم الموقع وتوزي ع العمالة حسب الخطة ‪.‬‬
‫الفت و ي‬
‫ي‬ ‫بعد االتفاق عىل العرض‬ ‫‪-‬‬

‫الفت‪:‬‬
‫ي‬ ‫مايشمله العرض‬

‫أعداد المهندسي والفنيي والعمالة والسائقي وخدمة العمالء‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫كميات المواد المستهلكة (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫أعداد وكميات قطع الغيار (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫األالت والماكينات المستخدمة (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المساحات المطلوبة للمخازن (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المساحات المطلوبة لإلدارة (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المساحات المطلوبة للمبيت (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫وسائل النقل (المتوقعة)‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫توفب أعداد الحواسيب واالت الطباعة واألدوات المكتبية وخالفه‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ون يشمل منظومة العمل‪.‬‬ ‫برنامج إلكب ي‬ ‫‪-‬‬

‫وه عىل سبيل‬

‫يمكن تقسيم العنارص السابقة عىل كل مرفق وال يشبط تواجدها كلها بمرفق واحد وقد تتغب بتغب المرفق ي‬
‫التوضيح واالسبشاد‪.‬‬

‫الماىل‪:‬‬
‫ي‬ ‫مايشمله العرض‬

‫الفت‪.‬‬
‫ي‬ ‫سعر البيع للعنارص بالعرض‬ ‫‪-‬‬
‫الدفعات المطلوبة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫طريقة الدفع‪.‬‬ ‫‪-‬‬
 ‫المرافق‬
‫سنقوم بإعطاء فكرة جيدة عن كل مرفق‪/‬خدمة وما يحتويه والهدف المراد تحقيقه ومجال العمل داخل المرفق‪.‬‬

‫‪ .1‬مرفق التشغيل‪:‬‬

‫وه عىل سبيل المثال‪:‬‬

‫يشمل أعمال الكهروميكانيكا ي‬
‫محطة المياه‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫محطة الكهرباء‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫محطة الحريق‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫حمامات السباحة والنوافب‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫محطة المعالجة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫محطة الري‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫محطة التكييف‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫محطة الغاليات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫المصاعد‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫شبكات المياه والرصف والحمامات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫شبكات الكهرباء واإلنارة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫األهداف‪:‬‬ ‫‪.1.1‬‬
‫ر‬
‫‪ -‬استمرار عمل المحطات بشكل سلس وبدون معوقات أو مؤرسات سلبية‪.‬‬
‫‪ -‬تقليل زمن التوقف إىل أقل زمن ممكن عند إجراء الصيانة حت ال يشعر العمالء باألعمال‪.‬‬
‫مجال العمل‪:‬‬ ‫‪.1.2‬‬
‫‪ -‬فرق الع مل المختصة تقوم حسب خطتها بتشغيل وصيانة جميع المحطات واألجهزة السابق ذكرها كما‬
‫إجماىل أعمال إدارة المرافق حسب تقدير بعض‬
‫ي‬ ‫حواىل ‪ % 72‬من‬
‫ي‬ ‫ننوه عىل أن مرفق التشغيل يحتل‬
‫أمهات الكتب المتخصصة بإدارة المرافق – وسنقوم بعرض المصادر يف نهاية الكتاب‪.‬‬

‫‪ .2‬مرفق النظافة‪:‬‬
‫‪ .2.1‬األهداف‪:‬‬
‫والمبان من األتربة والمواد األخرى‪.‬‬
‫ي‬ ‫‪ -‬نظافة األماكن‬
‫‪ -‬وجود رائحة ذكية‪.‬‬
‫حرسات وقوارض‪.‬‬ ‫‪ -‬عدم وجود ر‬
‫‪ .2.2‬مجال العمل‪:‬‬
‫‪ -‬تنظيف المبت من الداخل (ساللم – مكاتب – أرضيات – نوافذ – أبواب‪.)...‬‬
‫‪ -‬تنظيف المبت من الخارج (واجهات – مصاعد – مداخل – طرقات خارج المبت – لوجات إعالنية‪.)...‬‬
‫‪ -‬توزي ع سالل المهمالت وإزالة ونقل المخلفات إىل المواقع المخصصة لها‪.‬‬
‫‪ -‬رش المبيدات وعمل مصائد ر‬
‫الفبان والحيوانات الضالة والتخلص منها‪.‬‬
 ‫‪ .3‬مرفق الزراعة والري‪:‬‬
‫األهداف‪:‬‬ ‫‪.3.1‬‬
‫‪ -‬وجود نباتات جميلة وحية ومنسقة ترس الناظرين‪.‬‬
‫‪ .3.2‬مجال العمل‪:‬‬
‫‪ -‬تهذيب الحدائق واألشجار والشجبات والحشائش‪.‬‬
‫ر‬
‫والحرسات الضارة‪.‬‬ ‫‪ -‬زراعة وإزالة النباتات‬
‫‪ -‬ري النباتات بشكل دوري ومنتظم‪.‬‬
‫‪ -‬تسميد الببة حسب الحاجة‪.‬‬

‫‪ .4‬مرفق إدارة الرسائل وخدمات المعلومات واإلنبنت‪:‬‬

‫‪ .4.1‬األهداف‪:‬‬
‫‪ -‬عمل األجهزة بكفاءة واتصالها بالشبكة العنكبوتية بشكل مستمر ومستقر‪.‬‬
‫‪ -‬تنظيم وحماية الملفات من الضياع‪.‬‬
‫‪ -‬وجود أدوات مكتبية بشكل دائم‪.‬‬
‫‪ .4.2‬مجال العمل‪:‬‬
‫حاسون للمبت لحفظ البيانات‪.‬‬
‫ري‬ ‫‪ -‬توفب وصيانة خادم‬
‫‪ -‬توفب ومتابعة نظام دخول المستخدمي وصالحياتهم وحمايته‪.‬‬
‫‪ -‬صيانة الشبكات واألجهزة بشكل كامل ودوري مع توفب قطع الغيار الالزمة واألحبار للطابعات‪.‬‬
‫‪ -‬توفب األدوات المكتبية الالزمة للعمل‪.‬‬

‫‪ .5‬مرفق األمن‪:‬‬
‫‪ .5.1‬األهداف‪:‬‬
‫‪ -‬حماية األرواح والممتلكات‪.‬‬
‫‪ -‬تنظيم حركة العمل والمرور والسب بشكل يسب‪.‬‬
‫‪ .5.2‬مجال العمل‪:‬‬
‫‪ -‬عمل نقاط تفتيش للمداخل الرئيسية والخدمية وطريقة ومواعيد الدخول والخروج‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد البوابات األمنية وأنظمة المراقبة لجميع األماكن الحيوية والمهمة‪.‬‬
‫‪ -‬تحديد ووضع نقاط أمنية داخل وخارج المنشأة حسب الحالة‪.‬‬
‫‪ -‬توفب معدات اتصال بي عنارص األمن تعمل بشكل دائم ومستقل‪.‬‬
‫‪ -‬تدريب أفراد األمن عىل التعامل مع مستويات الخطر المتوقعة‪.‬‬
‫‪ -‬إصدار تصاري ح أمنية مؤقتة للعمالة واألفراد للدخول والخروج‪.‬‬
 ‫‪ .6‬مرفق الطعام والتغذية‪:‬‬
‫‪ .6.1‬األهداف‪:‬‬
‫ر‬
‫‪ -‬تقديم وجبات جيدة ومرسوبات بسعر معقول يف أقرص وقت ممكن‪.‬‬
‫‪ .6.2‬مجال العمل‪:‬‬
‫‪ -‬تحديد نوعية وجودة الطعام المفضل لدى العاملي بالمنشأة‪.‬‬
‫‪ -‬االتفاق مع ررسكات توريد األغذية أو طبخ الطعام بالمنشأة إن أمكن‪.‬‬
‫‪ -‬مواعيد الخدمة وكيفية تعليب األطعمة والتخلص من مخلفات الطعام‪.‬‬
‫‪ -‬مساحات أماكن الطبخ والتحضب والغسيل ومخازن ال رتبيد والثالجات والسعات المطلوبة لحفظ‬
‫األطعمة‪.‬‬

‫‪ .7‬تقسيم المكاتب والديكورات الداخلية‪:‬‬

‫‪ .7.1‬األهداف‪:‬‬
‫‪ -‬توفب مساحات ورفع جودة العمل‪.‬‬
‫‪ .7.2‬مجال العمل‪:‬‬
‫‪ -‬االستخدام األمثل للمساحات حيث يتم التقسيم لتوفب ر‬
‫أكب عدد من المكاتب يف المساحة الواحدة مع‬
‫ضمان حرية الحركة والتنقل‪.‬‬
‫‪ -‬توفب أماكن للطابعات ومخازن المستندات وأماكن الطعام والحمامات واالسباحات وغرف االجتماعات‬
‫مع سهولة إمكانية الوصول إليها‪.‬‬
‫‪ -‬عمل وتوفب اإلضاءة ومأخذ الطاقة‪.‬‬
‫‪ -‬عمل وتوفب التهوية الجيدة بالمكان‪.‬‬
‫‪ -‬عمل ديكورات من مواد صديقة للبيئة‪.‬‬
 ‫خطة المرافق‪:‬‬
‫ه خطة تحتوي عىل اآل ين‪:‬‬
‫ببساطة ي‬
‫العنارص ر‬
‫البرسية المطلوبة ووظائفهم‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫نوعية ومعدل القيام باألعمال‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫العدد والماكينات المطلوبة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫كمية المواد المستهلكة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫قطع الغيار المطلوبة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التكاليف المتوقعة وكيفية رصف المبالغ المالية‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫كيفية إدارة األوراق والتوصل داخل المرفق الواحد وبي المرفق الواحد واإلدارة العامة للمرافق‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫األوراق المستخدمة مع الخطة لكل مرفق‪/‬خدمة‪:‬‬

‫ورقة حضور وانرصاف للعنارص ر‬
‫البرسية وورقة اإلجازات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مرسف المجموعة للتأكد من ان جميع األعمال‬ ‫ورقة فحص األعمال وعادة تكون مع الفت المختص أو ر‬ ‫‪-‬‬
‫ي‬
‫المطلوبة تم عملها‪.‬‬
‫الت تحصل عليها‪.‬‬ ‫ر‬ ‫‪-‬‬
‫ورقة تقييم األداء سواء للمعدات أو العنارص البرسية التخاذ القرارات بشأنها وفقا للدرجة ي‬
‫ورق بحرص العدد وورقة استالم العدد والمستخدم والتالف والمعطل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ورقة (إذن) رصف ‪ /‬ورقة ررساء ‪ /‬ورقة تالف ‪ /‬ورقة حرص للكميات الخاصة بالمواد المستهلكة‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫بالنسبة لقطع الغيار (ورقة طلب ررساء ‪ /‬إذن ررساء ‪ /‬فاتورة ررساء ‪ /‬ورقة استالم ‪ /‬إذن رصف ‪ /‬ورقة تالف ‪/‬‬ ‫‪-‬‬
‫ورقة حرص للقطع)‪.‬‬
 ‫التقارير‪:‬‬

‫تعد التقارير من أهم وسائل حفظ المعلومات واتخاذ القرارات الصحيحة اذا تمت العناية بها وبمحتوياتها حيث يجب عىل‬
‫كل مرفق التأكد من صحة وكمال المعلومات الموثقة داخل التقرير وذلك إلمكانية اتخاذ القرارات السليمة مما يحقق أهداف‬
‫المرفق‪.‬‬

‫اآلن‪:‬‬
‫تتكون التقارير الشهرية من ي‬
‫صفحة بها اسم التقرير وتاريخه ورقم اإلصدار والمؤلف‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫تحك سبب التقرير ببساطة‪.‬‬
‫ي‬ ‫مقدمة‬ ‫‪-‬‬
‫فهرس للفصول‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫مقدمة تتكلم بشكل مخترص عن كل فصل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الفصول‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الملخص‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التوصيات‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫الملحقات‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تتشابه التقارير بشكل عام يف طريقة صياغتها ولكن تختلف يف المحتويات‪ ،‬فقد تتضمن بعض الفصول مشكالت وأخرى‬
‫منحنيات بيانية وأخرى مالية أو فنية أو مخاطر أو تقييمات وال مانع يتحدث كل فصل عن مرفق معي "كما يف التقرير‬
‫الشهري من ررسكة التشغيل إىل المالك" المهم أنها توصل رسالة للقارئ بما يجب عليه معرفته من التقرير بشكل بسيط‬
‫وكامل وسهل بدون اسهاب ممل أو إيجاز مخبل‪.‬‬

‫يمكن أن يتم االتفاق مع كل مرفق عىل شكل معي إلصدار التقرير الخاص به ومن ثم يسهل جمعهم يف تقرير موحد يصدر‬
‫لإلدارة أو من يهمه األمر‪.‬‬

‫نقاط العمل للفرق‪:‬‬

‫يتم جمع الفرق وتوضيح المهام المطلوب تحقيقها‪.‬‬ ‫‪-‬‬

‫تفصيىل ان تطلب األمر لكل شخص عن كيف ومت أين يقوم بعمله‪.‬‬ ‫ي‬ ‫ررسح‬ ‫‪-‬‬
‫توضيح كيفية التقييم لكل شخص ولكل عمل‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫ررسح كيفية التواصل بي أعضاء الفريق‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫االستماع اىل األسئلة واالستفسارات واالجابة عنها‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫عمل احتفاليات بسيطة حال تحقق األهداف واإلنجازات وتكريم المجتهدين‪.‬‬ ‫‪-‬‬
‫التدريب المستمر وتعديل الخطة كلما تطلب األمر إىل ذلك‪.‬‬ ‫‪-‬‬