‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫‪1‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫المواصفات والتقارير‬

‫المقدمة‬

‫يركز هذا الفصل على عناصر المواصفات النموذجية وكيف أن كل عنصر يجيب على مجموعة‬
‫‪%‬أن‬
‫‪%‬ة بش‪%‬‬
‫‪%‬ات العام‪%‬‬
‫معينة من األسئلة‪ .‬وسوف نكرس جزء كبير من هذا الفصل للمبادئ والتقني‪%‬‬
‫الرسائل المكتوبة الفعالة (خصوصا‪ ،‬كتابة التقارير)‪.‬‬

‫وسوف نناقش إحدى المواصفات النموذجية‪ ،‬وهي مواصفات عن العمل بأكمله قد تم توسيعها من‬
‫النموذج األساسي الذي عرضناه في الدورة األولي ‪.Session I‬‬

‫‪%‬ل ‪work‬‬
‫‪%‬دول العم‪%‬‬ ‫غير أن الفرق الكبير هنا هو أن جدول الطالء ‪ coating schedule‬وج‪%‬‬
‫‪ schedule‬قد تم نقلهما إلى جزء المالحق التابع للمواصفات‪ .‬وقد تم إضافة القوانين والش‪%‬‬
‫‪%‬روط‬
‫البيئية‪.‬‬

‫ومن ضمن العناصر الرئيسية للمواصفات الجيدة (الترتيب حسب الظهور)‪:‬‬

‫العنوان المناسب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الهدف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫القوانين والشروط البيئية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مؤتمر ما قبل العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إعداد السطح‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المواد المستخدمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخلط والدهان‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خبرة العمال‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التفتيش‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫األمن والسالمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪2‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫المالحق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬جدول الطالء‪.‬‬
‫‪-‬جدول العمل‪.‬‬
‫‪-‬عقود المقاول المطلوبة‪.‬‬
‫‪-‬إعادة العمل‪ /‬العمل العالجي ‪.Repaire‬‬

‫وسوف نناقش كل جزء من هذه األجزاء وأيضا كيف أنها تجيب على األسئلة التالية‪:‬‬

‫ماذا؟‬ ‫‪‬‬

‫أين؟‬ ‫‪‬‬

‫متى؟‬ ‫‪‬‬

‫كيف؟‬ ‫‪‬‬

‫من؟‬ ‫‪‬‬

‫لماذا؟‬ ‫‪‬‬

‫‪3‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫كتابة المواصفات‬

‫العنوان المناسب‬

‫يتضمن وصف للمادة التي سيتم حمايتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أسلوب الصياغة ربما يختلف‪ .‬فبعض المستخدمين يفضلون‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬األسلوب العسكري المختصر‪.‬‬

‫‪-‬األسلوب األكثر تفصيال الذي يعطي اسم المادة‪ ،‬والعدد‪ ،‬والمكان‪ ،‬والحجم‪ ،‬الخ‪.‬‬

‫الهدف‬

‫يعطي تفاصيل عن ما سيتم إنجازه وأداءه‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يمكن أن يتضمن معلومات إضافية وتعتبر بمثابة ملخص للمواصفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬أين؟‬

‫القوانين والشروط البيئية‬

‫تحديد القوانين القابلة للتطبيق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحديد اإلجراءات المطلوبة للتعبئة (إذا كانت قابلة للتطبيق)‪ ،‬على سبيل المثال‪ ،‬بالنسبة للقيود‬ ‫‪‬‬
‫على التراب‪ ،‬والمادة الكاشطة‪ ،‬والدهان المنزوع‪.‬‬
‫تحديد شروط النظام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬من؟‬

‫‪4‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫مؤتمر ما قبل العمل‬

‫ينعقد لمناقشة شروط المواصفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم استخدامه لتوضيح الشروط‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كثيرا ما يتطلب تفتيش متجول على العمل قبل أو أثناء المؤتمر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬من؟‬
‫‪-‬متى؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬لماذا؟‬
‫‪-‬ماذا؟‬

‫إعداد السطح‬

‫ربما يتطلب تصحيح عيوب التصنيع الموجودة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الطريقة ويشير إلى المعايير الصناعية المناسبة والقابلة للتطبيق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الدرجة المطلوبة لشكل السطح الجانبي ‪.Surface profile‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد درجة النظافة المطلوبة‪ ،‬بما فيها إزالة التراب بعد اندفاع المادة الكاشطة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الظروف البيئية التي ستسمح بتقدم العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬من؟‬
‫‪-‬أين؟‬

‫‪5‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫المواد التي سيتم استخدامها‬

‫يحدد مواد المصنع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يعرف شروط التخزين‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يعرف شروط مدة الصالحية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد حجم الوعاء وشروط الحالة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يعرف طريقة الشحن الخاصة والشروط األخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد أنواع وكميات المواد المذيبة ( ‪ )Solvents‬المباحة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬أين؟‬

‫الخلط والدهان‬

‫يحدد إجراءات الخلط‪ ،‬أو يشير إلى تعليمات المصنع عن الخلط‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الوقت المطلوب لالنتظار بعد الخلط وقبل الدهان ( ‪.) Induction time‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد طريقة الدهان‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الفترات الزمنية الفاصلة بين إعداد السطح ودهان الطبقة األولى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الفترات الزمنية الفاصلة بين خطوات الطالء وأيضُا الوقت المطلوب للجفاف النه‪%%‬ائي‬ ‫‪‬‬
‫قبل الخدمة‪.‬‬
‫يحدد الظروف البيئية المناسبة لتقدم أعمال الطالء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬ام الطالء‬
‫‪%‬ة في نظ‪%‬‬ ‫يحدد الحد األدنى والحد األقصى لسمك الطبقة الجافة ‪ DFT‬لك‪%‬‬
‫‪%‬ل طبق‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫وسمك الطبقة الجافة الكلي المطلوب‪.‬‬
‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬متى؟‬
‫‪-‬لماذا؟‬

‫‪6‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫خبرة العمال‬

‫يحدد طريقة تنفيذ العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يشتمل على عبارات عامة ‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪"-‬يجب تنفيذ العمل بطريقة حرفية تخلو من الخطوط والقطرات‪ ،‬الخ"‪.‬‬

‫يشير إلى المعايير القابلة للتطبيق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يعزز ويقوي األجزاء األخرى من المواصفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬من؟‬
‫‪-‬ماذا؟‬

‫التفتيش‬

‫هام جدا من أجل الحصول على عمل ناجح‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يأخذ من‪ %5‬إلى ‪ %8‬بالضبط من تكلفة العمل الكلية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يجب القيام به على يد موظفين مدربين أكفاء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يشتمل على عبارات عامة ‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪"-‬نقاط السيطرة"‪.‬‬
‫‪"-‬التفتيش ينهي العمل"‪.‬‬
‫‪"-‬المدخل إلى متطلبات العمل"‪.‬‬
‫‪"-‬سلطة وقف العمل"‪.‬‬
‫وربما يشمل الشروط التي يجب أن ينفذها المقاول قبل التفتيش‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬من؟‬
‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬متى؟‬
‫‪-‬كيف؟‬

‫‪7‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫األمن والسالمة‬

‫يحدد متطلبات وشروط األمن والسالمة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد التدريب المطلوب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يقدم إجراءات االستجابة للطوارئ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الرخص المطلوبة وسلطة العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يشمل عبارات عامة‪ ،‬مثل‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪"-‬تم تنفيذه طبقا لجميع قوانين ‪ OSHA‬أو القوانين الحكومية األخرى"‪.‬‬

‫‪"-‬تم تنفيذه طبقا لجميع القوانين المحلية"‪.‬‬
‫‪-‬تم تنفيذه طبقا لجميع قوانين المصنع"‪.‬‬
‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬من؟‬
‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬لماذا؟‬
‫‪-‬متى؟‬

‫المالحق‬

‫جدول االطالء‬
‫يحدد طرق إعداد السطح التي سيتم استخدامها لكل مساحة أو مادة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬يتم‬
‫‪%‬ذي س‪%‬‬ ‫يحدد الطالءات‪ ،‬وسمك الطبقة الجافة ‪ DFT‬المطلوبة‪ ،‬واأللوان‪ ،‬وال‪%‬‬
‫‪%‬ترتيب ال‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫استخدامه في كل مساحة أو لكل مادة‪.‬‬
‫يحدد المواد أو المساحات التي لن يتم حمايتها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬متى؟‬

‫‪8‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫جدول العمل‬

‫يحدد ترتيب العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دائما ما يقدمه المقاول‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يحدد الوقت المطلوب للعمل على كل مادة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتضمن جداول عن االنقطاع ‪ outage‬وخطط من أجل الظروف الحرجة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬متى؟‬
‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬من؟‬

‫عقود المقاول المطلوبة‬

‫المواصفات تعطي النتائج المطلوبة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المقاول يوقع على خطة تنفيذ المهام‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تنقل المسئولية القانونية إلى المقاول‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحدد الرخص‪ ،‬والدعاوى‪ ،‬والمستندات األخرى التي سيوقعها المقاول‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحدد السلطة المختصة بالقبول‪/‬المراجعة على مستندات المقاول الموقعة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬من؟‬
‫‪-‬متى؟‬
‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬أين؟‬

‫‪9‬‬
‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫إعادة العمل‪/‬العمل العالجي ‪Repair‬‬

‫يصف اإلجراءات الضرورية لتصحيح العيوب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اإلجابات على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬كيف؟‬
‫‪-‬ماذا؟‬
‫‪-‬أين؟‬
‫‪-‬من؟‬

‫‪10‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫كتابة التقرير‬

‫مقدمة‬

‫إن المعلومات المكتوبة في المواصفات وتقارير التفتيش هامة جدا لمفتش الطالء‪ .‬ويجب كتاب‪%%‬ة‬
‫‪%‬ا‬
‫‪%‬ا فيه‪%‬‬
‫‪%‬ا‪ ،‬بم‪%‬‬
‫‪%‬هل فهمه‪%‬‬
‫‪%‬ارات يس‪%‬‬ ‫‪%‬ات وعب‪%‬‬‫المواصفات بأسلوب واضح ودقيق باستخدام كلم‪%‬‬
‫المصطلحات الفنية الضرورية‪.‬‬

‫ويجب أن يكون المفتش قادرا على فهم المواصفات لكي يستطيع تنفيذ كل شرط بش‪%%‬كل س‪%%‬ليم‬
‫وصحيح‪ .‬ويجب حل األسئلة المطروحة عن المواصفات في المؤتمر المنعقد قبل العمل‪.‬‬

‫ويجب تدوين المذكرات ( كتابة ) في االجتماع المنعقد قبل العمل لتسجيل الخط‪%%‬وات ال‪%%‬تي تم‬
‫اتخاذها من أجل توضيح األسئلة أو تعديل المواصفات‪ .‬ويجب أن تكون هذه المذكرات بسيطة‪،‬‬
‫‪%‬ذه‬
‫ومباشرة‪ ،‬وسهلة الفهم بالنسبة لهؤالء الذين تحكمهم المواصفات أو الذين سيتلقون نسخ من ه‪%‬‬
‫المذكرات‪.‬‬

‫‪%‬حة‬
‫‪%‬ون واض‪%‬‬
‫‪%‬ا المفتش يجب أن تك‪%‬‬
‫وعلى نفس المنوال‪ ،‬التقارير المكتوبة التي يعدها ويجهزه‪%‬‬
‫ودقيقة ومفهومة‪ .‬ويجب أن تكون أيضا‪:‬‬

‫في التوقيت المناسب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مبنية على حقائق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مقروءة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫غير منحازة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وفي العديد من الحاالت‪ ،‬تكون وسيلة االتصال الرئيسية بين المفتش‪/‬مشرف المفتش وص‪%%‬احب‬
‫العمل من خالل تقارير المفتش المكتوبة‪ .‬وربما تتخذ هذه التقارير شكل الملخصات التي تحكي‬
‫عن العمل الذي أنجزه التفتيش‪ ،‬وتطور العمل‪ ،‬الخ‪.‬‬

‫‪%‬رين‬
‫‪%‬خاص اآلخ‪%‬‬
‫‪%‬ل‪ ،‬واألش‪%‬‬
‫ومن الهام أن يستطيع المفتش التواصل مع مشرفه‪ ،‬وصاحب العم‪%‬‬
‫الموجودين في مشروع الطالء بالتقارير المكتوبة‪.‬‬

‫ونظرا ألهمية المعلومات المكتوبة للمفتش‪ ،‬سواء في المواصفات وتقارير التفتيش‪ ،‬فسوف تركز‬
‫هذه المناقشة اآلن على بعض المبادئ والتقنيات العامة التي يمكن أن تكون مفي‪%%‬دة ونافع‪%%‬ة في‬
‫الرسائل المكتوبة الفعالة‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫في الخطابات المكتوبة‪ ،‬تنتقل الرسالة من الراسل‪ ،‬أى يتم تحويلها إلى رموز تلغرافية أو تدوينها‬
‫(تسجيلها)‪ ،‬ونقلها‪ ،‬وبعد ذلك يقوم المتسلم بحل شفرة (قراءة) الرسالة‪.‬‬

‫ويوجد هناك احتمال لحدوث عدم الفهم في كل خطوة من هذه الخطوات‪.‬‬

‫فربما الراسل ال يكون لديه فكرة واضحة عن ماهية الرسالة التي سيرسلها‪.‬‬

‫وربما تنحرف و تتغير الرسالة في عملية الكتابة والتدوين‪.‬‬

‫وربما ال يفهم القارئ بعض المصطلحات الفنية المستخدمة في الرسالة‪.‬‬

‫‪%‬د من الطالب‬
‫‪%‬وس العدي‪%‬‬‫ودراسة الكتابة الفنية والرسائل المكتوبة ما زالت تبعث الخوف في نف‪%‬‬
‫وأيضا العديد من المحترفين في جميع مجاالت الحياة‪ .‬وربما يكونوا متخوفين من‪:‬‬

‫قواعد النحو وأقسام الكالم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الهجاء وتعريفات بعض الكلمات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫عالمات الترقيم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تركيبة الجملة‪ ،‬الخ‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫فهناك العديد من األشخاص الذين لم يتمكنوا بعد من تقنيات تكوين الجملة بشكل صحيح أو ضبط‬
‫‪%‬ات‬
‫‪%‬جل المعلوم‪%‬‬
‫‪%‬د أن يس‪%‬‬
‫الكلمات بشكل سليم‪ .‬وهذا يمكن أن يتسبب في أذي المفتش الذي الب‪%‬‬
‫بالكتابة‪ ،‬خصوصا إذا كانت المعلومات قد طلبها الرئيس‪.‬‬

‫لم يتم تصميم هذه الدورة التدريبية لحل هذه المشكلة من أجل هؤالء المعذبين‪ ،‬ولكن نظمنا بعض‬
‫‪%‬خ‬
‫‪%‬ل على نس‪%‬‬‫الملحوظات المفيدة لهم‪ .‬فيجب على أي شخص سيستخدم طريقة الكتابة أن يحص‪%‬‬
‫حديثة من اآلتي‪:‬‬

‫قاموس إنجليزى يركز أساسا على‪:‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬الهجاء وتعريف الكلمات ويشمل معلومات تتعلق بالموضوعات التالية‪:‬‬

‫*الكلمات والعبارات األجنبية المختارة‪.‬‬
‫*البيانات الجغرافية‪.‬‬
‫*بيانات عن السير الذاتية‪.‬‬
‫*عالمات الترقيم‪.‬‬
‫*تركيبة الجملة‪ ،‬الخ‪.‬‬
‫قاموس المرادفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كتيب عن الكتابة الفنية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪12‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫والمفتشون الذين يتم توظيفهم من قبل الشركات الكبرى يجب أن يكتشفوا سواء إذا ك‪%%‬انت ل‪%%‬دى‬
‫‪%‬ون‬
‫‪%‬ل المفتش‪%‬‬
‫‪%‬دا في جع‪%‬‬ ‫شركتهم كتيب لتوحيد األسلوب أم ال‪ .‬فهذا الكتيب يمكن أن يصبح مفي‪%‬‬
‫يضمنون صياغة جواباتهم‪ ،‬ومذكراتهم‪ ،‬وتقاريرهم‪ .‬الخ‪ ،.‬بشكل سليم وصحيح‪.‬‬

‫‪%‬لكه‬
‫‪%‬ذ مس‪%‬‬
‫‪%‬دا أن يتخ‪%‬‬
‫ويجب أن نتذكر منذ البداية أن أي شئ نكتبه على الورق‪ ،‬من الطبيعي ج‪%‬‬
‫الخاص‪.‬‬

‫فالورق يميل إلى أن يطوف في بعض المنظمات‪ .‬والمذكرة السريعة وكثيرة األخطاء الذي يكتبها‬
‫موظف ما على الكمبيوتر المنزلي بتعجل عند منتصف الليل يمكن أن ينتهي بها المطاف بسهولة‬
‫كملحق على مذكرة متجهة إلى رئيس رئيس الموظف‪ .‬وربما حتى ينتهي بها المط‪%‬اف كمس‪%‬تند‬
‫قانوني في دعوى قضائية‪ ،‬أو إلى مكان خطير أو محرج‪.‬‬

‫ارجع بالذاكرة إلى جميع التقارير التي قرأتها في حياتك‪.‬‬

‫ما هي سمات أفضل التقارير التي قرأتها؟‬

‫ما هي سمات أسوأ التقارير التي قرأتها؟‬

‫‪13‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫أنواع التقارير‬

‫هناك العديد من أنواع التقارير‪ ،‬ولكن يوجد هنا شكلين من أشكال التقارير محل االهتمام‪:‬‬

‫التقرير الوصفي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬يتم وصف شخص ما‪ ،‬شئ ما‪ ،‬عملية ما‪ ،‬الخ بشكل موضوعي‪.‬‬
‫التقرير التقييمي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬والكاتب يقوم بنوع من إسداء النصيحة‪.‬‬

‫وهذان التقريران ليسا على وجه الحصر أو القصر‪ ،‬ولكن في الحقيقة العديد من التقارير تحتوي‬
‫على كليهما‪.‬‬

‫خطوات إعداد التقرير‬

‫بغض النظر عن نوع التقرير المكتوب‪ ،‬يوجد هناك خمسة خطوات عامة لكي يتبعها المفتش من‬
‫أجل تقديم تقرير واضح‪.‬‬

‫اإلعداد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫البحث وجمع الحقائق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تنظيم المادة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫كتابة المسودة األولية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫عمل مراجعة وتحرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وبعد مراجعة هذه الخطوات‪ ،‬فيجب أن تكون طريقة استخدامها واضحة في تخطيط المواصفات‬
‫أيضا‪.‬‬

‫الخطوة األولي ‪ -‬اإلعداد‬

‫اإلعداد يشمل توضيح اآلتي بالتفصيل‪:‬‬

‫األهداف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحليل الجمهور‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪14‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫األهداف‬

‫إن الخطوة األولى‪ ،‬حتى قبل وضع القلم على الورقة‪ ،‬هي التفكير من خالل األهداف‪.‬‬

‫فاألهداف هي اإلجابة على سؤال "لماذا أكتب هذا؟"‬

‫ويجب أن تكون األهداف محددة ومباشرة لدرجة تسمح بوضع كل هدف في جملة‪.‬‬

‫تحليل جهور القراء‬

‫بوجه عام‪ ،‬المؤلف يكتب أي موضوعا بنية وهدف أن يقرأه شخص ما‪.‬‬

‫وهذا الشخص أو األشخاص هم "الجمهور" أو القراء‪ .‬ويجب أن يحاول المؤلف معرفة الجمهور‬
‫عن طريق طرح سبعة أسئلة‪:‬‬

‫من سيقرأ هذا؟‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬من الهام جدا تحديد من سيكونوا القراء‪.‬‬

‫‪-‬يجب تجهيز قائمة بالقراء المحتملين‪.‬‬
‫من هم أهم القراء؟‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬يجب صياغة الكتابة بشكل يلقى قبول واعجاب هؤالء الذين نعتبرهم أهم القراء‪.‬‬
‫ما هو مستوى خبرة القارئ المنشود؟‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬فاألشخاص ذوي الخبرة (المتمرسين) ربما يقوموا بإعادة إرسال التقرير إذا ش‪%%‬عروا‬
‫باستخفاف أي شخص بهم‪.‬‬
‫ما هي االهتمامات الرئيسية للجمهور؟‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬فيجب مخاطبة اهتمامات الجمهور الرئيسة في المقام األول‪.‬ويجب بذل قصارى الجهد‬
‫من أجل محاولة اإلجابة على سؤالهم‪" ،‬ماذا يحمل التقرير بالنسبة لي؟"‪ .‬ويمكن الحصول‬
‫على أعلى مستوى من االهتمام بالموضوع إذا كان متصل ومتعلق باهتمامات الجمهور‪.‬‬
‫ما هي كمية التفاصيل التي يرجوها الجمهور؟‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬غالبا ما تحدد طبيعة القطعة هذا األمر‪ .‬فالمواصفات ربما تتطلب تفاصيل ص‪%%‬ريحة‪،‬‬
‫بينما يتطلب نوع آخر من الكتابة تفاصيل أقل‪.‬‬
‫ما هو مستوى فهم الجمهور؟‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬ر‬‫‪%‬ون التقري‪%‬‬
‫‪-‬هناك بضعة أسباب وراء عدم اهتمام القراء بالتقرير ومن ضمنها أن يك‪%‬‬
‫مكتوب فوق مستوى تفكيرهم‪ .‬وعلى الصعيد اآلخر‪ ،‬ربما تعاني مصداقية المؤلف م‪%%‬ع‬
‫الجمهور األعلى ثقافة‪.‬‬

‫‪15‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫ما هي المشاكل المحتملة مع هؤالء الجمهور؟‬ ‫‪‬‬

‫هل أي من القراء‪:‬‬
‫‪-‬يتصيد األخطاء من التفاصيل الفنية؟‬
‫‪-‬يركز على األمور المالية؟‬
‫‪-‬لديه اعتراض على الغلطات المطبعية أو على أية عيوب أخرى‪.‬‬

‫فالمؤلف يجب أن يفكر مقدما ويجهز للمشاكل المحتملة‪.‬‬

‫شكل التقرير المقترح‬

‫الخلفية والهدف‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مواصفات العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التاريخ (سجل باألحداث الهامة)‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المراقبة في حقل العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫النتائج‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التوصيات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المالحق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬المواصفات‪.‬‬
‫‪-‬الصور الفوتوغرافية‪.‬‬
‫‪-‬مالحظات عن العمل‪.‬‬

‫الخطوة الثانية ‪ -‬البحث‪/‬وجمع الحقائق‬

‫إن البحث‪/‬جمع الحقائق يشمل حشد البيانات من أربعة مصادر رئيسية‪:‬‬

‫السجالت‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مقابلة األشخاص‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫موقع العمل واألماكن المحيطة به‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مجموع ما كتب في التقنيات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪16‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫ويمكن أن نعتبر البحث‪/‬جمع الحقائق من نفس المنطلق "مستند الفشل"‪.‬‬

‫فالمفتش الكفء يجب أن يكون على دراية بـ‪:‬‬

‫المعدات المختلفة الختبار الطالء في حقل العمل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مواصفات الطالء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أنواع الطالء وأشكال الفشل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫فربما يكون مطلوب من المفتش الكفء تجهيز وإعداد تقريرا من شأنه أن يثبت الفشل بالوث‪%%‬ائق‬
‫لكي يقدمه لهؤالء األشخاص الذين سيتولون أمر تحليل الفشل‪.‬‬

‫والمفتش الذي يعد ويجهز تقريرا عن تحليل الفشل ربما يستفيد من هذا الجزء‪ ،‬الذي سيركز على‬
‫طرق قيام مفتش الطالء بمهمة جمع البيانات‪ .‬ومهمة جمع البيانات تدعى "مستند الفشل"‪.‬‬

‫ومن ناحية أخرى‪ ،‬تقرير"تحليل الفشل" يحدد السبب وراء الفشل عن طريق استخدام البيانات التي‬
‫‪%‬خاص‬ ‫‪%‬ل أش‪%‬‬ ‫‪%‬ل إلى عم‪%‬‬‫تم تجميعها أثناء عملية إثبات الفشل بالوثائق‪ .‬وربما يحتاج تحليل الفش‪%‬‬
‫مختلفين بخبرات متنوعة‪ ،‬ولهذا فهو خارج موضوع هذه الدورة‪.‬‬

‫السجالت‬

‫عند القيام بعملية البحث‪ ،‬فالبداية المناسبة هي جمع كل السجالت المتعلقة بعملية الطالء‪ .‬وه‪%%‬ذه‬
‫السجالت ربما تشمل‪:‬‬

‫المواصفات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫العقود‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تسجيالت وتقارير التفتيش‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الطالءات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬أوراق بيانات المصنع‪.‬‬

‫‪-‬صاحب المصنع وعدد الطالءات المستخدمة‪.‬‬

‫مقابلة األشخاص‬

‫من المفيد مقابلة األشخاص الذين عملوا على أو حول المشروع عند عملية دهان الطالء أو من‪%%‬ذ‬
‫مالحظة الفشل‪.‬‬

‫وعندما يجري المفتش مقابلة مع األشخاص عن الفشل‪ ،‬فيجب أن يتخيل أنه مخبر ب‪%%‬وليس يبحث‬
‫عن حل اللغز "لماذا فشل هذا الطالء؟"‬

‫‪17‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫ويمكن أن تتوقف كمية المعلومات المجمعة بشكل كبير على طريقة إجراء هذه المقابالت‪.‬‬

‫فإذا طرح المفتش سؤال مغلق مثل "هل تم استخدام الطالء المحدد في المواص‪%%‬فات؟" فاإلجاب‪%%‬ة‬
‫المتوقعة هي "نعم"‪ .‬وحتى إذا كانت اإلجابة "ال"‪ ،‬فالمفتش لن يعرف أكثر من المعلومات التي بدأ‬
‫بها ‪.‬‬

‫فهذا يسمى "سؤال ذو نهاية مغلقة" ألنه يطلب بإجابة معينة محددة‪ ،‬مثل نعم أو ال‪.‬‬

‫وعلى الصعيد اآلخر‪ ،‬فاألسئلة ذات النهاية المفتوحة مثل "هل يمكن‪%%‬ك أن تخ‪%%‬برني عن الطالء‬
‫المستخدم؟" ربما تحث وتحفز الشخص الذي يقابله المفتش على إخراج جميع أنواع المعلوم‪%%‬ات‬
‫التي يمكن أن تكون مفيدة ونافعة للمفتش‪.‬‬

‫‪%‬ة‬
‫وهذا هو "السؤال ذو النهاية المفتوحة"‪ .‬فهو يحتاج إلى إجابة كاملة أكثر من األسئلة ذات النهاي‪%‬‬
‫المغلقة‪.‬‬

‫ونوعي األسئلة يعتبران مفيدان‪ .‬على سبيل المثال‪ ،‬إذا سأل شخص ما في مبنى حريق الس‪%%‬ؤال‬
‫التالي "هل يؤدي هذا الباب إلى الخارج؟"‪ ،‬فسيكون أنسب من السؤال "هل يمكنك أن تخبرني عن‬
‫خريطة طوابق المبنى؟"‬

‫ومن ناحية أخرى‪ ،‬يحتاج المفتش إلى تجميع أكبر كمية من المعلومات بقدر المستطاع عند إجراء‬
‫تحليل الفشل ‪ ،‬لذلك فاألسئلة المفتوحة ستكون مفيدة جدا‪.‬‬

‫تمرين للطالب على األسئلة ذات النهاية المفتوحة والمغلقة‬

‫خذ عشر دقائق لكي تفحص هذه األسئلة التالية واكتب كيف تستطيع تحويلها إلى أسئلة ذات نهاية‬
‫مفتوحة‪.‬‬

‫هل تم إعداد السطح وفقا للمواصفات؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تم استخدام الطالء الموصى به؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تم دهان نظام الطالء بشكل صحيح؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تم التفتيش على نظام الطالء بشكل صحيح؟‬ ‫‪‬‬

‫هل الحظت أي شئ غير عادي عند دهان نظام الطالء؟‬ ‫‪‬‬

‫هل هذه بيئة كيميائية؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تم االحتفاظ بتسجيالت التفتيش الكاملة والصحيحة؟‬ ‫‪‬‬

‫‪18‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫هل تم تنظيف الجزء الداخلى من هذا الصهريج بشكل سليم؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تم مزج وتخفيف الطالءات بشكل صحيح؟‬ ‫‪‬‬

‫متى تم مالحظة الفشل ألول مرة؟‬ ‫‪‬‬

‫هل تم استخدام هذا الصهريج لتخزين أي شئ من شأنه تدمير الطالء؟‬ ‫‪‬‬

‫هل وافق مهندس المصنع على هذه التعديالت في المواصفات؟‬ ‫‪‬‬

‫البناء المدهون في موقع العمل‬

‫إن البناء المدهون نفسه‪ ،‬أى مكان الفشل الحقيقي‪ ،‬هو بالطبع مصدر عظيم للبيانات‪.‬‬

‫ويجب أن يقوم المفتش بكل اختبار مطلوب من صاحب العمل أو الحزب المسئول‪ ،‬والذي ربم‪%%‬ا‬
‫يشمل‪:‬‬

‫أجهزة قياس السمك االتالفية وغير االتالفية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اختبارات اإللتصاق ‪ ،Dolly pull-off‬والقطع ‪ ،X‬والتصاق التظليل المتعارض ‪cross-‬‬ ‫‪‬‬

‫‪.hatch adhesion‬‬
‫اختبار الحك بالمذيب‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫اختبارات تفتيش الثقوب ‪.holidays‬‬ ‫‪‬‬

‫وإذا كان مطلوب من المفتش أخذ عينات‪ ،‬فمن الهام جدا أن يالحظ بدقة األماكن التي سيتم أخ‪%%‬ذ‬
‫كل عينة منها‪ .‬ويجب على المفتش ضمان وجود مسلسل مكتوب باألشياء الواقعة تحت الحراسة‬
‫من حقل العمل حتى آخر مكان في العينة يتم تحليله‪.‬‬

‫ومن أنواع العينات‪:‬‬

‫قشور أو رقائق سائبة من الطالء الذي ربما قد سقط من البناء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫قطع من الطالء الذي كان للمفتش السلطة في كشطها أو تقشيرها من البناء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫غسل السطح أو المادة السفلية المكشوفة بالماء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وأيضا سيكون من المفيد للمفتش أن يحدد موقع مناطق الفشل‪ .‬أى هل الفشل حدث على الس‪%%‬طح‬
‫بأكمله بشكل مماثل‪ ،‬أم أنه سائدا‪:‬‬

‫تحت حلقات السحب ‪.drip rings‬‬ ‫‪‬‬

‫بالقرب من اللحامات أو الثنيات‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪19‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫بالقرب من المنافذ والفتحات األخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫في مواقع أخرى معينة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫شروط الدعم بالوثائق‬

‫يوجد هناك معايير مختلفة للجمعية األمريكية الختبار المواد ‪ ASTM‬بخصوص حاالت فش‪%%‬ل‬
‫الطالء التي ربما تجدها مفيدة كوسلية لوصف مدى الفشل‪.‬‬

‫وواحدا من تلك المعايير هو‪:‬‬

‫طريقة لتقدير درجة الصدأ على أسطح الفوالذ المدهونة‪.‬‬ ‫‪ASTM D 610‬‬

‫هذا المعيار التصويري للصدأ يحتوي على سلسلة من الصور الفوتوغرافية الملونة التي تقدم‬ ‫‪‬‬
‫الكميات المختلفة للصدأ المرئي على أسطح الفوالذ المدهونة‪.‬‬
‫والمعيار يوضح أربعة مستويات للصدأ على أسطح الفوالذ المدهون والتي تترواح من صدأ‬ ‫‪‬‬
‫‪ %0.03‬إلى ‪ %10‬وهذه المستويات تتوافق مع درجات الصدأ ‪ 9‬و ‪ 8‬و ‪ 6‬و ‪.4‬‬
‫‪%‬فر‬
‫‪%‬ل عن ‪ )%0.01‬إلى ص‪%‬‬ ‫ومقياس تدريج الصدأ يترواح من ‪( 10‬أي ال يوجد صدأ أو يق‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫(الصدأ ‪ .)%100‬ومقياس تدريج الصدأ الرقمي هذا بمثابة الدالة األسية لكمية الصدأ‪.‬‬

‫الحظ أن الصدأ الطفيف المبدئي لديه أكبر تأثير على تخفيض درجة الصدأ‪.‬‬

‫‪%‬ون‬
‫‪%‬تي من الممكن أن تك‪%‬‬
‫والتمثيل التصويري يوضح أمثلة عن النسب المئوية للمساحة وال‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫مفيدة في تدريج الصدأ على أسطح الفوالذ المدهونة‪.‬‬

‫أما المعايير األخرى التي ربما يستخدمها المفتش هي‪:‬‬

‫طريقة لتقدير درجة التصدع في الدهانات الخارجية‪.‬‬ ‫‪ASTM D 660‬‬

‫طريقة لتقدير درجة التآكل في الدهانات الخارجية‪.‬‬ ‫‪ASTM D 662‬‬
‫طريقة لتقدير درجة التشقق في الدهانات الخارجية‪.‬‬ ‫‪ASTM D 661‬‬
‫طريقة لتقدير درجة التبثر في الدهانات الخارجية‪.‬‬ ‫‪ASTM D 714‬‬
‫طريقة لتقدير درجة الترقق (التقشر) في الدهانات الخارجية‪.‬‬ ‫‪ASTM D 772‬‬

‫كما أن المعيار البريطاني ‪ 3900‬يعتبر دليال مفيدا أيضا ويشمل‪:‬‬

‫تحديد شدة وكمية وحجم األنواع المعروفة من العيوب‪ :‬مبادئ‬ ‫‪: Part H1‬‬
‫عامة وخطط تصنيف‪.‬‬

‫‪20‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫تحديد درجة التبثر‪.‬‬ ‫‪: Part H2‬‬

‫تحديد درجة الصدأ‪.‬‬ ‫‪: Part H3‬‬

‫تحديد درجة التشقق‪.‬‬ ‫‪: Part H4‬‬

‫تحديد درجة الترقق‪.‬‬ ‫‪:Part H5‬‬

‫وتعتبر الصور الفوتوغرافية في غاية األهمية للمفتش إذا كان مسموح له أن يأخذ معه كاميرا إلى‬
‫موقع فشل الطالء‪.‬‬

‫وإذا حدث هذا‪ ،‬فسوف يحتاج المفتش إلى أن يصور المساحات الفاشلة بطريقة تجع‪%%‬ل موقعه‪%%‬ا‬
‫يظهر بالنسبة للبناء ككل‪.‬‬

‫كما أن الصور القريبة للمساحات الفاشلة سوف تكون مفيدة ونافعة ج‪%%‬دا‪ ،‬ويجب على المفتش أن‬
‫يقترب بقدر المستطاع بالكاميرا ويجب أن يستخدم مسطرة لكي يوفر إحساس بالقياس والمنظور‪.‬‬

‫ومع أن المناقشة عن تقنية التصوير خارج نطاق هذه الدورة‪ ،‬ولكن سنقدم بعض النقاط المفي‪%%‬دة‬
‫وهي‪:‬‬

‫تأكد من أن غطاء العدسات مفتوحا‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫افحص البؤرة والتعرض في كل مرة تتغير فها زاوية الكاميرا‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫أقرن مفتاح اللقطات‪ ،‬الذي يعني أخذ ثالثة أو أربعة صور لنفس الشىء من أماكن تع‪%%‬رض‬ ‫‪‬‬
‫مختلفة من أجل أن يضمن المفتش قبول صورة على األقل‪.‬‬
‫‪%‬دريبى عن‬
‫‪%‬اب ت‪%‬‬
‫وأي مفتش يقوم بعمل له عالقة كبيرة بالتصوير البد أن يفكر في شراء كت‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫أساسيات التصوير الفوتوغرافي وفي الحصول على كاميرا جيدة بشكل معقول بحيث تك‪%%‬ون‬
‫قادرة على أخذ اللقطات عن قرب‪.‬‬

‫مجموع ما كتب عن التقنيات‬

‫المفتش يجب أن يختار مراجع عن ما كتب في التقنيات مثل إصدارات ومعايير ‪.NACE‬‬

‫ويجب بدء البحث فقط بعد تحديد هدف التقرير بشكل واضح‪ .‬فلن يكن من المالئم أو الالئ‪%%‬ق أن‬
‫‪%‬ارة‬
‫‪%‬ه بالزي‪%‬‬
‫‪%‬د قيام‪%‬‬ ‫يقوم المفتش برحلة ثانية إلى مكان بعيد لمجرد جمع حقائق لم يفكر فيها عن‪%‬‬
‫األولي‪.‬‬

‫‪21‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫الخطوة الثالثة ‪ -‬التنظيم‬

‫ربما تكون محتويات تقرير المفتش غير مفهومة للقارئ بدون تنظيم‪.‬‬

‫وهناك العديد من الطرق لتنظيم التقرير‪ ،‬ومن ضمنها‪:‬‬

‫التخطيط المختصر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تقرير الحالة أو الوضع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الترتيب الزمني‪/‬التسلسل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫مكاني‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تصنيفي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التخطيط المختصر‬

‫التخطيط المختصر هو عملية من خمسة خطوات‪:‬‬

‫األهداف‪ :‬يجب أن يعرض المفتش الهدف‪ ،‬أى يخبر سبب كتابة التقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الموضوعات‪ :‬يجب أن يعرض المفتش الموضوعات المعينة التي سيتناولها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬كلة أو‬
‫‪%‬ؤثر في المش‪%‬‬
‫‪%‬تي يمكن أن ت‪%‬‬
‫‪%‬وب ال‪%‬‬
‫‪%‬ود أو العي‪%‬‬
‫القيود‪ :‬يجب أن يحدد المفتش القي‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫الموضوعات‪.‬‬
‫البدائل‪ :‬يجب أن يسرد المفتش قائمة بالخيارات المحتملة ألي فعل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬ك‪ .‬وهي‬
‫‪%‬ه ذل‪%‬‬
‫‪%‬وب من‪%‬‬
‫التوصيات‪ :‬ربما يقوم المفتش بتقديم توصيات إذا كان كفء أو مطل‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫عبارة عن تصريحات باتخاذ تصرفات معينة موصى بها‪.‬‬

‫تقرير الحالة‬

‫‪%‬ذلك‬
‫‪%‬ة‪ .‬ول‪%‬‬
‫وهو شكل مختلف للتخطيط المختصر‪ .‬فكثيرا ما تستمر مشكلة أو موقف لفترة طويل‪%‬‬
‫ربما تتطلب تقرير دوري عن الحالة‪.‬‬

‫وتقرير الحالة يتكون من ‪:‬‬

‫خلفية‪ :‬ماذا حدث حتى اآلن‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الوضع الحالي‪ :‬ما الجديد‪ ،‬ماذا تحقق أو لم يتحقق منذ آخر تقرير‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫خطط من أجل الخطوات التالية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪22‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫الترتيب الزمني أو التسلسل‬

‫معظم األشخاص يستطيعون سرد األحداث المقدمة على أساس الترتيب الزمني‪ .‬فالتقرير المنظم‬
‫على طول هذا الخط ربما ينتقل من‪:‬‬

‫الماضي إلى المضارع إلى المستقبل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫المضارع إلى الماضي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫طريقة الترتيب بالمكان‬

‫معظم األشخاص يسردون األحداث على أساس المكان وأيضا الوقت‪ .‬فإذا كان الموضوع ال‪%%‬ذي‬
‫يكتب عنه المفتش يغطي أماكن عديدة‪ ،‬فيستطيع تنظيم التقرير عن طريق مناقشة كل مكان على‬
‫حدى‪.‬‬

‫المجموعات الفرعية المنطقية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نافعة في حاالت المشاكل‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫التصنيف‬

‫فطريقة التصنيف تنظم التقرير في شكل أبواب مختلفة‪.‬‬

‫وهذه الطريقة يمكن أن تكون مفيدة على األخص في وصف مواقف المشكلة‪ .‬ويجب سرد جميع‬
‫تفاصيل الموقف التي تأتي على البال في قائمة‪ .‬ويجب تنفيذ هذا بأسرع ما يمكن بدون محاول‪%%‬ة‬
‫تحليل أية نقطة من هذه النقاط‪.‬‬

‫‪%‬اعد‬
‫‪%‬رعة‪ .‬وتس‪%‬‬
‫وهذه العملية تساعد في الحصول على جميع الموضوعات الرئيسية مكتوبة بس‪%‬‬
‫أيضا المفتش في تجنب التفكير بعيدا في شئ ربما ال يمت بالتقرير بصلة‪.‬‬

‫وعند اكتمال القائمة‪ ،‬يجب أن يرجع المفتش إليها وينظمها إلى أبواب رئيسية وفرعية‪.‬‬

‫فجميع المواقف تقريبا يمكن تقسيمها إلى بضعة أبواب رئيسية‪ ،‬مثل‪:‬‬

‫األشخاص‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬المقاولون‪.‬‬
‫‪-‬البائعون‪.‬‬
‫‪-‬موظفى الشركة‪.‬‬
‫‪-‬المفتش‪.‬‬
‫‪-‬االعتبارات األخرى‪.‬‬
‫‪23‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫األماكن‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬مكان حدوث عملية الطالء‪.‬‬

‫‪-‬أحواض التصنيع‪.‬‬
‫‪-‬أماكن أخرى‪.‬‬
‫األشياء‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬معدات المقاول‪.‬‬
‫‪-‬المواصفات والعقود‪.‬‬
‫‪-‬مواد الطالء‪.‬‬
‫‪-‬أشياء أخرى‪.‬‬
‫االعتبارات األخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وربما تكون بعض من هذه األبواب أهم من أبواب أخرى‪ .‬وبما أن هناك قائمة به‪%%‬ا ‪ ،‬ف‪%%‬المفتش‬
‫يستطيع البدء في التركيز على كل نقطة ويكتب عنها بالتفصيل كما هو مطلوب‪.‬‬

‫وربما يوجد هناك عالقات بين األبواب‪ .‬وإذا كان الحال كذلك‪ ،‬فيجب كتابتها تبعا لماهيتها وسبب‬
‫أهميتها للموقف‪.‬‬

‫‪%‬يرة‬
‫وهذه العملية نفسها تعمل بشكل جيد مع المجموعات‪ ،‬خصوصا عند المحاولة لحل مشكلة كب‪%‬‬
‫ومعقدة‪ .‬والمجموعة تسمى هذه العملية في بعض األحيان "التفكير المفاجئ" ‪.brainstorming‬‬

‫"التفكير المفاجئ" ‪Brainstorming‬‬

‫يوجد هناك الكثير من االجتماعات التي تنتقل فيها المجموعة إلى مناقشة معقدة ‪ ،‬أو حتى كريهة‪،‬‬
‫عن موضوع غامض وثانوي أو حتى ليس له عالقة بهدف المقابلة على اإلطالق‪.‬‬

‫ومن الجائز أن يقوم شخص أو شخصان في المجموعة بالسيطرة على المناقشة بالكامل بسبب قوة‬
‫شخصيتهما‪ ،‬بينما ال يتفوه الباقين من الجانب اآلخر بكلمة واحدة‪ .‬ولكن طريقة "التفكير المفاجئ"‬
‫‪ brainstorming‬تساعد على توازن المناقشة‪.‬‬

‫‪%‬وعات‬
‫‪%‬ة الموض‪%‬‬
‫وهي تعمل على مبدأ "المناقشة المؤجلة"‪ .‬فالمجموعة تحجم بالكامل عن مناقش‪%‬‬
‫المذكورة أثناء وضع قائمة بجميع األمور التي تتعلق بالموقف أو تؤثر فيه‪.‬‬

‫‪24‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫وبإرجاء المناقشة‪:‬‬

‫كل عضو في المجموعة سيكون لديه فرصة لتقديم األفكار‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫األفكار الجديدة والمبدعة تظهر على السطح بينما يتم تجاهلها بالطرق األخرى‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إن التدفق الحر لألفكار واالقتراحات يجعلها تتوالى‪ .‬فالفكرة تحث األخرى وبالتالي ت‪%%‬زداد‬ ‫‪‬‬
‫كمية وتنوع األفكار‪.‬‬

‫وقواعد "التفكير المفاجئ" بسيطة جدا‪.‬‬

‫توافق المجموعة على استخدام تقنية "التفكير المفاجئ" من أجل الموضوع الذي في متن‪%%‬اول‬ ‫‪‬‬
‫أيديهم‪.‬‬
‫كل شخص حول المنضدة يعرض فكرة أو يقدم تعليقا بسرعة بدون التوسع في وجهات النظر‬ ‫‪‬‬
‫المؤيدة أو المعارضة أو تفاصيل عن األفكار‪ .‬وتحجم بقية المجموعة عن أية تعليقات‪ .‬ويوافق‬
‫كل شخص على تقديم فكرة واحدة فقط في دوره‪.‬‬
‫هناك شخص يسجل بالكتابة كل فكرة على اللوحة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وتستمر العملية حتى تشعر المجموعة أنها استنفذت جميع أفكارها عن الموضوع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يتم مراجعة وتصنيف وتجميع القوائم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫الخطوة الرابعة ‪ -‬كتابة المسودة‬

‫مخطط المسودة‬

‫بعد اختيار طريقة التوسيع (التوضيح بالتفصيل)‪ ،‬يجب عمل مخطط تمهيدي‪.‬‬

‫‪%‬ق‬
‫‪%‬اول عن طري‪%‬‬
‫‪%‬هل في التن‪%‬‬
‫وهذا التخطيط التمهيدي يجعل الموضوعات الكبيرة أو المعقدة أس‪%‬‬
‫تقسيمها إلى أجزاء يسهل التعامل معها‪.‬‬

‫‪%‬ئ‬
‫‪%‬ذف أي ش‪%‬‬
‫وهو يساعد المفتش أيضا في التحرك واالنتقال منطقيا من فكرة إلى فكرة بدون ح‪%‬‬
‫مهم‪ ،‬كما يوضح أية ثغرات في البحث‪.‬‬

‫وأخيرا‪ ،‬فالمخطط يحث المفتش على بناء أفكاره مبكرا‪ ،‬و بالتالي يسمح له بالتركيز فقط على‬
‫الكتابة عندما يبدأ في المسودة االستقرابية‪.‬‬

‫‪%‬ره في‬
‫‪%‬بق ذك‪%‬‬‫‪%‬ل س‪%‬‬
‫والعديد من األشخاص يبدءون هنا من الخطوة الرابعة‪ ،‬وال يقوموا بأي عم‪%‬‬
‫الثالثة خطوات األولى‪ ،‬مجرد يجلسون بقلم جاف وورقة بيضاء ناصعة ويواجهون الموقف‪.‬‬

‫‪25‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫إحباط الكاتب‬

‫من ضمن أعراض هذا المرض المخيف‪:‬‬

‫العجز التام عن التفكير في نقطة انطالق و بدء الكتابة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫رغبة عارمة في القيام بأي شئ آخر‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫نقاط عرق باردة عند التفكير في اقتراب موعد التسليم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫وحتى إذا تم القيام بجميع الواجبات المنزلية‪ ،‬فسيزال هناك إحباط‪.‬‬

‫‪%‬طر‬‫ومن أجل التغلب على إحباط الكاتب‪ ،‬يجب على المفتش أن يبدأ الكتابة ببساطة‪ .‬وسوف يض‪%‬‬
‫إلى إعادة كتابة الصفحات القليلة األولى بالكامل‪ .‬و لذلك من الضروري أن يتحلي بالصبر‪ .‬ففي‬
‫‪%‬ة‪،‬‬
‫عملية الكتابة‪ ،‬يكون انتظار وتوقع المهمة أسوأ من القيام بها بالفعل‪ .‬ولكن في حين بدء الكتاب‪%‬‬
‫سوف تتدفق األفكار بنعومة ويسر‪.‬‬

‫الجمهور‬

‫مراجعة تحليل الجمهور‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬ه‬
‫‪%‬د قيام‪%‬‬
‫يجب أن يحتفظ المفتش بالمذكرات التي كتبها أثناء تحليل الجمهور في مكان قريب عن‪%‬‬
‫بتجهيز المسودة االستقرابية‪.‬‬

‫مستوى القراءة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪%‬ط هم‬‫‪%‬ل فق‪%‬‬

‫يجب أن تفي الكتابة باحتياجات واهتمامات ومستوى ثقافة الجمهور‪ .‬فأشخاص قالئ‪%‬‬
‫الذين يحبون قراءة المواد المعقدة والمفصلة‪ .‬ولذلك يجب أن تكون الكتابة بسيطة وصريحة بقدر‬
‫‪%‬ة‬
‫‪%‬ة واللغ‪%‬‬
‫‪%‬طلحات الفني‪%‬‬
‫‪%‬تخدامه للمص‪%‬‬‫‪%‬د اس‪%‬‬
‫المستطاع‪ .‬ويجب أن يكون المفتش حريصا" عن‪%‬‬
‫االصطالحية‪.‬‬

‫اللغة االصطالحية‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫إن اللغة االصطالحية هي لغة عامية فنية تنفرد بها مهنة معينة‪ .‬وإذا كان جميع القراء أعضاء في‬
‫نفس المهنة‪ ،‬فبالتالي اللغة االصطالحية ستوفر الوقت والوسيلة المناسبة للتواصل معهم‪ .‬وإذا لم‬
‫يكن قراء تقرير التفتيش على دراية بلغة تفتيش الطالء االص‪%%‬طالحية‪ ،‬فيجب على المفتش أم‪%%‬ا‬
‫تعريف المصطلحات الخاصة‪ ،‬أو تجنب استخدامها‪ ،‬أو إعادة كتابة التقرير‪.‬‬

‫‪26‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫والـ ‪ DFT‬هي مثال على لغة مفتش الطالء االصطالحية‪ .‬فالمفتش وعامل ال‪%%‬دهان يعرف‪%%‬ان‬
‫معنى ومقصد ‪ ،DFT‬ولكن بعض القراء اآلخرين ربما ال يعرفون‪ .‬ولذلك يجب على المفتش أن‬
‫يفسرها عند استخدامها ألول مرة‪ ،‬ثم بعد ذلك يستخدم الحروف االستهاللية‪ .‬على سبيل المث‪%%‬ال‪:‬‬
‫سمك الطبقة الجافة)‪ .Dry Film Thickness (DFT‬ومن الجائز أن ال يكون القراء على علم‬
‫بمعنى "سمك الطبقة الجافة" أيضا‪ ،‬ولذلك يجب على المفتش في هذه الحالة تعريفها بالمثل‪.‬‬

‫تنظيم األفكار على شكل فقرات‬

‫إن الفقرة عبارة عن مجموعة من الجمل التي تدعم وتوضح فكرة واحدة بالتفصيل‪ .‬ووظيفتها هي‬
‫الكتابة بتوسع عن الفكرة الرئيسية التي تم ذكرها في جملة الموضوع ‪.topic sentence‬‬

‫وتقوم الفقرة بثالثة وظائف هامة‪:‬‬

‫توضح بالتفصيل الفكرة التي تم التعبير عنها في جملة الموضوع‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تقدم فواصل منطقية في المادة المكتوبة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫تحسن مظهر التقرير عن طريق خلق فواصل مرئية على الصفحة والتي تساعد القارئ على‬ ‫‪‬‬
‫فهم وإدراك النقاط األساسية بسرعة‪.‬‬

‫وجملة الموضوع تقدم فكرة الفقرة‪ .‬وهي تظهر في أي مكان‪ ،‬ولكنها عادة ما تصبح أكثر فاعلية‬
‫عندما تكون الجملة األولى‪ ،‬ألنها تخبر القارئ عن محتوى الفقرة على الفور‪.‬‬

‫والبد من استخدام مخطط تمهيدي لكي يرشد في عملية توسيع الفقرات‪ .‬فس‪%%‬يكون من األس‪%%‬هل‬
‫تجميع األفكار في فقرات مناسبة عند اتباع مخطط جيد للعمل‪.‬‬

‫والفقرة الجيدة تتمتع بالوحدة والتماسك‪ ،‬والتوسع الكافي‪.‬‬

‫"الوحدة" هي توحيد الهدف المبني على جملة الموضوع التي تعلن عن الفكرة الجوهر للفقرة‪.‬‬

‫‪%‬ة‬‫‪%‬ل الجمل‪%‬‬
‫"التماسك" وهو التمسك بوجهة نظر واحدة‪ ،‬وموقف واحد وزمن واحد‪ .‬وهو ما يجع‪%‬‬
‫‪%‬تخدام‬
‫‪%‬ق االس‪%‬‬
‫‪%‬ك عن طري‪%‬‬ ‫‪%‬ول على التماس‪%‬‬‫مترابطة ومتصلة في شكل منطقي‪ .‬ويمكن الحص‪%‬‬
‫الحريص للكلمات االنتقالية وبالتالي تترابط األفكار معا أثناء توضيحها بالتفصيل‪.‬‬

‫"التوسيع الكافي" يعني أن جملة الموضوع تم توضيحها بالتفصيل تماما‪ .‬ومن ناحية أخرى‪ ،‬يجب‬
‫أن ال تصبح الفقرة مثقلة بالتفاصيل‪ .‬فيجب أن ال تأخذ الفقرة أكثر من ثالثة أو أربعة جم‪%%‬ل ‪ ،‬ثم‬
‫تبدأ فقرة جديدة‪.‬‬

‫‪27‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫وجهة النظر‬

‫وجهة النظر تشير إلى استخدام الضمائر الشخصية أو المبنية للمجهول‪ ،‬المفرد أو الجمع‪.‬‬

‫فوجهة النظر ربما تكون أما مفرد‪ -‬شخصي أو جمع‪ -‬شخصي أو مبني للمجهول‪:‬‬

‫مفرد‪ -‬شخصي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫"أنا لدي عدة أسئلة مختلفة عن مواصفات الطالء"‪.‬‬

‫جمع‪ -‬شخصي‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫"نحن لدينا عدة أسئلة مختلفة عن مواصفات الطالء"‪ .‬فصيغة الجمع يجب استخدامها عندما يكون‬
‫الشخص يتحدث باسم المجموعة أو يكون المتحدث الرسمي لشركة‪.‬‬

‫المبني للمجهول‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫"يوجد هناك بعض األسئلة عن مواصفات الطالء"‬

‫الخطوة الخامسة ‪ -‬المراجعة والتنقيح‬

‫البد أن يراجع المفتش التقرير لكي يتأكد من أنه‪:‬‬

‫كامل‪ :‬أى لم يفوته شيئا‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫دقيق‪ :‬جميع التصريحات مبنية على حقائق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫ثابت‪ :‬أي أن جميع الحقائق المذكورة كما هي في كل مرة يتم الرجوع إليها واالستشهاد بها‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫واضح‪ :‬أي ال تكون المصطلحات أو المعاني غامضة‪ .‬ويتم تعريف جمي‪%%‬ع المص‪%%‬طلحات‬ ‫‪‬‬
‫الفنية أو اللغة االصطالحية الضرورية‪.‬‬
‫‪%‬هلة‬
‫‪%‬ة وس‪%‬‬
‫‪%‬ة ومرتب‪%‬‬
‫‪%‬فحات نظيف‪%‬‬
‫جذاب‪ :‬يتم عمل النموذج الطباعي بشكل جيد وتكون الص‪%‬‬ ‫‪‬‬
‫القراءة‪.‬‬
‫صحيح فنيا‪ :‬ال توجد أخطاء هجائية‪ ،‬أو غلطات طباعية‪ ،‬أو أخطاء واضحة في النحو‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫يجب فحص كل نقطة من هذه النقاط على يد موظف مساعد الذي البد أن يقرأ التقرير ويحدد أية‬
‫‪%‬ادي‬ ‫‪%‬ارئ الع‪%‬‬
‫مشاكل‪ .‬وهذه العملية مفيدة للغاية‪ ،‬بالرغم من أنها مؤذية لمشاعر المفتش ألن الق‪%‬‬
‫يتصيد جميع أنواع األخطاء التي غابت عن المفتش‪.‬‬

‫‪28‬‬
 ‫الفصل التاسع‪ :‬المواصفات والتقارير ‪Specifications and Reports‬‬

‫كتابة المواصفات والتقرير‪ :‬ملخص‬

‫اإلعداد‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬األهداف‪.‬‬
‫‪-‬تحليل الجمهور‪.‬‬
‫البحث‪/‬جمع الحقائق‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬السجالت‪.‬‬
‫‪-‬األشخاص‪.‬‬
‫‪-‬موقع العمل‪.‬‬
‫‪-‬جميع ما كتب عن التقنيات‪.‬‬
‫التنظيم‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬التخطيط المختصر‪.‬‬
‫‪-‬تقرير الوضع أو الحالة‪.‬‬
‫‪-‬الترتيب الزمني‪/‬التسلسل‪.‬‬
‫‪-‬المكاني‪.‬‬
‫‪-‬التصنيفي‪.‬‬
‫كتابة المسودة‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬إحباط الكاتب‪.‬‬
‫‪-‬مستوى قراءة الجمهور‪.‬‬
‫‪-‬تنظيم األفكار على شكل فقرات‪.‬‬
‫‪-‬وجهة النظر‪.‬‬
‫المراجعة والتنقيح‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪-‬الكمال‪.‬‬
‫‪-‬الدقة‪.‬‬
‫‪-‬الثبات‪.‬‬
‫‪-‬الوضوح‪.‬‬
‫‪-‬الجاذبية‪.‬‬
‫‪-‬التقنيات‪.‬‬

‫‪29‬‬