BỘ TÀI CHÍNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

----- oOo -----

BÀI GIẢNG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Chủ biên: TS. NGUYỄN ANH TUẤN

Thành viên: ThS NGUYỄN THỊ THÚY

- 2022 -
 MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1. MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN..........................................................................2
2. CHUẨN ĐẦU RA.............................................................................................2
3. MÔ TẢ VẮN TẮT NỘI DUNG CỦA HỌC PHẦN.........................................2
4. NỘI DUNG CHI TIẾT HỌC PHẦN.................................................................3

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN...................................4

MỤC TIÊU CHƯƠNG...............................................................................................4
1.1. ĐỊNH NGHĨA VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN..................................4
1.1.1. Khái niệm sự kiện........................................................................................4
1.1.2. Khái niệm Tổ chức sự kiện..........................................................................5
1.2. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN...............................................................6
1.2.1. Đối với nhà đầu tư sự kiện...........................................................................6
1.2.2. Đối với nhà tổ chức sự kiện.........................................................................7
1.3. PHÂN LOẠI SỰ KIỆN......................................................................................7
1.3.1. Phân loại theo quy mô của sự kiện..............................................................8
1.3.2. Phân loại theo lãnh thổ................................................................................8
1.3.3. Phân loại theo mục đích sự kiện..................................................................9
1.3.4. Phân loại theo thời gian sự kiện...................................................................9
1.4. MỘT SỐ TỐ CHẤT CẦN CÓ CỦA NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN......................10
1.4.1. Tinh thần phục vụ......................................................................................10
1.4.2. Có niềm đam mê với công việc.................................................................10
1.4.3. Khả năng sáng tạo......................................................................................10
1.4.4. Kỹ năng làm việc nhóm.............................................................................11
1.5. MỘT SỐ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN.....................11
1.5.1. Bộ phận dịch vụ khách hàng......................................................................11
1.5.2. Bộ phận sản xuất sự kiện...........................................................................12
1.5.3. Bộ phận Event............................................................................................13
1.5.4. Bộ phận sáng tạo........................................................................................13
1.5.5. Bộ phận hậu cần.........................................................................................14
TÓM TẮT CHƯƠNG 1............................................................................................15

i
CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN.........................................16
MỤC TIÊU CHƯƠNG.............................................................................................16
2.1 KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN...................................16
2.1.1 Khái niệm quy trình tổ chức sự kiện............................................................16
2.1.2 Một số quy trình tổ chức sự kiện..................................................................16
2.2 GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN.....................................................................17
2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)........................................17
2.2.2 Hình thành concept và theme.......................................................................18
2.2.3 Viết kế hoạch (Planning proposal)...............................................................18
2.2.4 Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation).............................................18
2.4.5 Các khâu chuẩn bị cho sự kiện diễn ra.........................................................19
2.3 GIAI ĐOẠN SỰ KIỆN DIỄN RA...................................................................19
2.3.1 Thực hiện và tổ chức các hoạt động trong kế hoạch....................................19
2.3.2 Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện......................................................................19
2.3.3 Tiến hành tổ chức sự kiện.............................................................................19
2.4 GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN...........................................................................20
2.4.1 Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng.................................20
2.4.2 Đánh giá, rút kinh nghiệm............................................................................20
TÓM TẮT CHƯƠNG 2............................................................................................20

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG Ý TƯỞNG VÀ KỊCH BẢN SỰ KIỆN..............21

MỤC TIÊU CHƯƠNG.............................................................................................21
3.1 BẢN YÊU CẦU SÁNG TẠO..........................................................................21
3.1.1 Khái niệm Bản yêu cầu sáng tạo................................................................21
3.1.2 Phân loại bản yêu cầu sáng tạo..................................................................21
3.2 CÁCH VIẾT BẢN TÓM TẮT BRIEF...............................................................24
3.2.1 Thông tin chung...........................................................................................24
3.2.2 Mục tiêu........................................................................................................24
3.2.4 Đối thủ (Competitor)..................................................................................25
3.2.5 Kết quả sự kiện (output)..............................................................................25
3.2.6 Ngân sách (budget)......................................................................................25
3.2.7 Chỉ số đánh giá thực hiện sự kiện (KPIs).....................................................25
3.2.8 Thông tin bổ sung (additional information)................................................25

ii
 3.3 Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO, Ý TƯỞNG VÀ CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN.........................26
3.3.1 Ý tưởng chủ đạo...........................................................................................26
3.3.2 Ý tưởng sự kiện............................................................................................26
3.3.3 Chủ đề sự kiện..............................................................................................27
3.4 KỊCH BẢN SỰ KIỆN......................................................................................27
3.5 XÂY DỰNG THỜI GIAN BIỂU SỰ KIỆN....................................................28
TÓM TẮT CHƯƠNG 3............................................................................................29

CHƯƠNG 4: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ BỐ TRÍ NHÂN SỰ TRONG

TỔ CHỨC SỰ KIỆN........................................................................................30
MỤC TIÊU CHƯƠNG.............................................................................................30
4.1 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN...............................................................30
4.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện.............................................30
4.1.2. Các loại chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện.............................................30
4.1.3 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện..................................32
4.1.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo chi phí cố định, chi phí biến đổi
...................................................................................................................33
4.1 BỐ TRÍ NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN........................................34
TÓM TẮT CHƯƠNG 4............................................................................................35

CHƯƠNG 5: LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM, LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI
VÀ BỐ TRÍ KHÔNG GIAN SỰ KIỆN...........................................................36
MỤC TIÊU CHƯƠNG.............................................................................................36
5.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN.......................................36
5.1.1 Khái quát về địa điểm tổ chức sự kiện.........................................................36
5.1.2 Các căn cứ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.............................................36
5.2 QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM........................................................................38
5.2.1 Những địa điểm cụ thể.................................................................................38
5.2.2 Những quyết định khác liên quan đến địa điểm...........................................40
5.2.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện...............42
5.3 LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI..................................................................42
5.3.1 Danh sách khách mời...................................................................................42
5.3.2 Những vấn đề liên quan đến đối tượng khách mời khác..............................47
5.3.3 Tổ chức đưa đón...........................................................................................51

iii
 5.3.4 Khách tới sự kiện..........................................................................................56
5.4 BỐ TRÍ KHÔNG GIAN SỰ KIỆN..................................................................59
5.4.1 Không gian thực hiện sự kiện.......................................................................59
5.4.2 Sân khấu.......................................................................................................61
5.4.3 Âm thanh và Ánh sáng.................................................................................61
5.4.4 Tầm nhìn trong phòng..................................................................................63
5.4.5 Sử dụng hiệu ứng đặc biệt............................................................................64
5.4.6 Phòng trống và sắp xếp phòng.....................................................................64
5.4.7 An toàn và phòng chống cháy nổ.................................................................64
5.4.8 Sơ đồ lặp đặt sân khấu và các yếu tố khác...................................................65
5.4.9 Trang trí chi tiết phòng sự kiện....................................................................68
TÓM TẮT CHƯƠNG 5............................................................................................70

CHƯƠNG 6: DỰ PHÒNG RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN...........71

MỤC TIÊU CHƯƠNG.............................................................................................71
6.1 VAI TRÒ CỦA VIỆC PHÒNG NGỪA RỦI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 71
6.2 MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ
KIỆN................................................................................................................72
6.2.1 Sự cố do thời tiết..........................................................................................72
6.2.2 Rủi ro từ khách mời......................................................................................72
6.2.3 Rủi ro liên quan đến bãi gửi xe....................................................................72
6.2.4 Rủi ro vấn đề vệ sinh thực phẩm..................................................................73
6.2.5 Rủi ro về thiết bị của sự kiện........................................................................73
6.2.6 Rủi ro về an ninh giám sát chương trình an toàn.........................................73
6.3 PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN. 74
6.3.1 Lập kế hoạch dự phòng................................................................................74
6.3.2 Tiên đoán dự trên sự kiện tương tự..............................................................74
6.3.3 Thiết lập quy trình quản trị rủi ro sự kiện chuyên nghiệp............................74
TÓM TẮT CHƯƠNG 6............................................................................................74

CHƯƠNG 7: KIỂM SOÁT SỰ KIỆN.............................................................76

MỤC TIÊU CHƯƠNG.............................................................................................76
7.1 VAI TRÒ CỦA VIỆC KIỂM SOÁT SỰ KIỆN..............................................76
7.1.1 Định nghĩa kiểm soát sự kiện....................................................................76

iv
 7.1.2 Mục đích của kiểm soát sự kiện................................................................76
7.2 CÁC VẤN ĐỀ CẦN KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ
KIỆN................................................................................................................77
7.2.1 Theo dõi và đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu của sự kiện.......................78
7.2.2 Đánh giá đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện.................................................78
7.2.3 Kiểm tra, theo dõi về thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện...78
7.2.4 Kiểm tra kế hoạch tổng thể cho sự kiện.....................................................78
7.2.5 Theo dõi, đánh giá nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông......78
7.2.6 Theo dõi hoạt đông truyền thông cho sự kiện...........................................79
7.2.7 Kiểm soát ngân sách cho sự kiện...............................................................79
7.2.8 Đánh giá kết quả chung và rút kinh nghiệm sau sự kiện...........................79
7.3 MỘT SỐ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ SỰ KIỆN.................................79
7.3.1 Số lượng khách tham dự sự kiện...............................................................80
7.3.2 Tổng doanh thu/ mức độ nhận diện thương hiệu.......................................80
7.3.3 Sự hài lòng và mức độ tương tác của người tham dự................................80
7.3.4 Hiệu quả của truyền thông.........................................................................80
7.3.5 Tỷ lệ chi phí trên doanh thu.......................................................................81
7.3.6 Sự hài lòng của nhà tài trợ.........................................................................81
TÓM TẮT CHƯƠNG 7............................................................................................81

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................82

v
 LỜI MỞ ĐẦU
Tổ chức sự kiện là một trong những công cụ cần thiết của hoạt động quan hệ
công chúng trong nhóm các hoạt động truyền thông Marketing. Bài giảng Tổ chức sự
kiện được biên soạn nhằm cung cấp những kiến thức cần thiết, cơ bản của học phần,
góp phần định hướng nội dung trong việc dạy và học tập của học phần này. Các nội
dung chủ yếu được cập trong bài giảng Tổ chức sự kiện bao gồm: những vấn đề khái
quát chung về sự kiện và tổ chức sự kiện, quy trình tổ chức sự kiện, xây dựng ý tưởng
và kịch bản sự kiện, lập ngân sách và bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện, lựa chọn địa
điểm, lập danh sách khách mời và bố trí không gian sự kiện, dự phòng rủi ro trong tổ
chức sự kiện, kiểm soát sự kiện. Các nội dung trong bài giảng này có sự tham khảo các
tài liệu từ các giáo trình, sách, bài báo khoa học, các website và được tổng hợp một
cách có hệ thống cùng với sự bổ sung, cập nhật các kiến thức có liên quan.

Bài giảng Tổ chức sự kiện được lưu hành nội bộ tại Trường Đại học Tài chính –
Marketing nhằm phục vụ cho quá trình dạy và học của sinh viên Ngành Marketing.
Trong quá trình biên soạn bài giảng này, nhóm tác giả đã nỗ lực và tâm huyết để xây
dựng một tài liệu có tính hệ thống, dễ hiểu, dễ tiếp cận. Tuy nhiên, do một số hạn chế
nhất định trong quá trình biên soạn dẫn đến có những thiếu sót nhất định, tác giả xin
chân thành cảm ơn sự cảm thông và những ý kiến đóng góp của bạn đọc.

1
 1. MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN

Học phần Tổ chức sự kiện giúp người học hiểu được bản chất của việc tổ chức sự
kiện trong truyền thông marketing, hiểu và giải thích được quy trình thực hiện việc tổ
chức một sự kiện và vận dụng để thực hiện một sự kiện cụ thể.

2. CHUẨN ĐẦU RA

Sau khi học xong Học phần Tổ chức sự kiện, người học đạt được những kiến thức, kỹ
năng và thái độ sau:

- Mô tả được bản chất của sự kiện, liệt kê được các loại hình sự kiện
- Giải thích được qui trình xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện và được các bước
thực hiện cụ thể trong qui trình này.
- Giải thích được bản chất, vai trò và cách thức thực hiện bản yêu cầu sáng tạo
(brief), ý tưởng chủ đạo (concept), ý tưởng (idea) chủ đề sự kiện (theme), bản
đề xuất (proposal) và kịch bản sự kiện.
- Hiểu được cách thức lập ngân sách và bố trí nhân sự cho sự kiện.
- Mô tả được các loại địa điểm phổ biến trong tổ chức sự kiện.
- Liệt kê được các loại rủi ro và các phương án phòng ngừa rủi ro trong tổ chức
sự kiện
- Nhận biết được vai trò của việc báo cáo kết quả sự kiện và các nội dung phản
ánh kết quả sự kiện.
- Vận dụng được quy trình tổ chức sự kiện để thực hiện một sự kiện cụ thể.
- Có kỹ năng làm việc nhóm, tư duy sáng tạo, cẩn thận, tỉ mỉ trong công tác tổ
chức sự kiện.
- Nhận thức được trách nhiệm cá nhân, đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm xã
hội trong việc xây dựng và tổ chức sự kiện.

3. MÔ TẢ VẮN TẮT NỘI DUNG CỦA HỌC PHẦN

Học phần trình bày những kiến thức cơ bản về công tác tổ chức sự kiện, phân loại
các loại hình sự kiện, phương pháp lập kế hoạch và thực thi một sự kiện cụ thể. Từ đó,
người học có thể vận dụng trong việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện, tiến hành thực hiện
các công việc liên quan đến việc tổ chức một sự kiện cụ thể và trong quá trình đó,
người học nhận thức vai trò, trách nhiệm và đạo đức nghề nghiệp liên quan đến công

2
tác tổ chức sự kiện nói riêng và các công việc trong chuyên môn Quản trị truyền thông
nói chung.

4. NỘI DUNG CHI TIẾT HỌC PHẦN

Bài giảng này được viết theo kết cấu 7 chương:

Chương 1: Tổng quan về tổ chức sự kiện

Chương 2: Quy trình tổ chức sự kiện

Chương 3: Xây dựng ý tưởng và kịch bản sự kiện

Chương 4: Lập ngân sách và bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

Chương 5: Lựa chọn địa điểm, lập danh sách khách mời và bố trí không gian sự kiện

Chương 6: Dự phòng rủi ro trong tổ chức sự kiện

Chương 7: Kiểm soát sự kiện

3
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi học xong chương 1, người học có thể:

 Nêu được khái niệm, bản chất của sự kiện, tổ chức sự kiện trong truyền thông
Marketing
 Trình bày được vai trò của sự kiện trong marketing
 Phân loại được các loại hình sự kiện
 Nhận biết được các tố chất cần có của người làm sự kiện
 Nêu được được các vị trí công việc trong tổ chức sự kiện.

1.1. ĐỊNH NGHĨA VỀ SỰ KIỆN VÀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1.1. Khái niệm sự kiện

Các sự kiện đã diễn ra trên thế giới và ở Việt Nam từ rất lâu, trong đó gồm các
nghi thức trong đời sống, các lễ hội văn hóa, lịch sử, thể thao,…Tuy vậy, thuật ngữ sự
kiện và ngành tổ chức sự kiện vẫn được xem là những thuật ngữ khá mới ở Việt Nam
và cũng tồn tại nhiều quan điểm khác nhau về các thuật ngữ này.

Sự kiện (event) có thể được hiểu là những hiện tượng, sự việc xảy ra rất gần gũi
trong cuộc sống mỗi ngày xung quanh chúng ta hoặc bất cứ khi nào hai người trở lên
được tập hợp thì đó cũng là sự kiện. Quan điểm này định nghĩa sự kiện khá chung
chung.

Theo từ điển tiếng Việt: Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra,
có ý nghĩa với đời sống xã hội, như những sự kiện lịch sử hay sự kiện đáng ghi nhớ.
Theo từ điển Cambridge: Event is anything that happens, especially something
important or unusual- Sự kiện là bất cứ điều gì xảy ra, đặc biệt là những sự việc quan
trọng hoặc bất thường. Với hai khái niệm trên thì sự kiện được hiểu theo nghĩa rộng,
dùng để diễn tả chung những sự việc xảy ra và gắn với ý nghĩa của sự kiện.

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt Nam thì sự kiện được hiểu là các
hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực như thể thao, thương mại, giải trí, lễ hội, hội thảo,
hội nghị...và các sự kiện có thể được hiểu là những sự kiện ở quy lớn (sự kiện thể thao
phạm vi quốc tế hay khu vực, lễ hội quốc gia,…) hoặc những sự kiện ở quy mô doanh
4
nghiệp hoặc cá nhân (họp báo, hội thảo, tiệc cưới, sinh nhật,…). Bên cạnh đó, sự kiện
cũng có thể được hiểu là một sự việc diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một khoảng
thời gian nhất định, tập trung được ý tưởng, nguồn lực nhằm truyền đạt một thông
điệp, tạo ấn tượng và thu hút sự quan tâm chú ý của đối tượng tham gia, hoặc sự kiện
là các chương trình nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty một cách trực tiếp
đến khách hàng mục tiêu. Cụ thể quan điểm về sự kiện trong lĩnh vực truyền thông có
thể được tiếp cận theo một số khía cạnh: sự kiện là một sản phẩm dịch vụ (Events =
products/services), quan điểm này thường là cách tiếp cận của các doanh nghiệp cung
cấp các dịch vụ truyền thông marketing, trong đó có dịch vụ tổ chức sự kiện và các
đơn vị cung cấp những sản phẩm, dịch vụ có liên quan tới quá trình tổ chức sự kiện
như cung cấp âm thanh, ánh sáng, trang trí, địa điểm…; sự kiện là công cụ truyền
thông, giao tiếp của một cá nhân hoặc tổ chức như các sự kiện họp báo, kêu gọi đầu tư,
tri ân khách hàng,…; sự kiện là cung cấp tin tức (Events = News). Đây là quan điểm
được tiếp cận theo quan điểm của báo giới;…

Qua các quan điểm trên, có thể thấy sự kiện là khái niệm được tiếp cận theo khá
nhiều quan điểm, có thể tổng hợp bản chất của sự kiện trong truyền thông marketing
qua hai đặc trưng sau: Thứ nhất, là một sự việc hoặc hiện tượng xảy ra; Thứ hai,
không giới hạn về quy mô tổ chức, về phạm vi không gian, thời gian cũng như lĩnh
vực hoạt động nhưng lại xác định về thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định,
tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự
chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

1.1.2. Khái niệm Tổ chức sự kiện

Cùng với khái niệm sự kiện thì thuật ngữ Tổ chức sự kiện (TCSK) cũng có thể hiểu
theo một số quan điểm:

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại,
kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp
báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự
kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

“Tổ chức sự kiện là một quá trình lao động với tư liệu lao động cùng với sử dụng
máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công

5
việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không
gian cụ thể nhằm chuyển tới các đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền
thông theo yêu cầu của khách hàng mục tiêu” (Lưu Văn Nghiêm và Dương Hoài Bắc,
2009). Khái niệm này đứng trên quan điểm của “nhà tổ chức sự kiện” và thường là các
đơn vị thực hiện tổ chức sự kiện chuyên nghiệp) thực hiện theo yêu cầu của chủ sở
hữu sự kiện;

Theo một quan điểm khác, Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các
phần việc cho một “sự kiện” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho
đến khi nó kết thúc.

Qua các khái niệm trên, tổ chức sự kiện được coi là một quá trình hành động có
sự kéo dài về thời gian, từ công việc chuẩn bị tới các hoạt động sự kiện, tiếp đến là
không gian cụ thể, những nơi diễn ra các hoạt động trên. Trong quá trình đó, các hoạt
động sự kiện được thực hiện theo kịch bản, kế hoạch đã được chuẩn bị trước. Có
những hoạt động trong quá trình này sử dụng máy móc thiết bị, công cụ để tạo nên
những sản phẩm hàng hóa cụ thể như phòng ốc, sân khấu, bàn ghế,… Những hoạt
động khác nhằm tạo ra dịch vụ như thiết kế thiếp mời, lên danh sách khách mời, âm
thanh, ánh sáng, vận chuyển, khách sạn,… Tất cả đều hướng tới phục vụ các hoạt động
sự kiện, các hoạt động nối tiếp nhau, đan xen nhau tạo thành dòng chảy theo thời gian
và dòng chảy công việc.

1.2. VAI TRÒ CỦA TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Trong quá trình tổ chức một sự kiện, thường có sự tham gia và tác động tới
nhiều bên như nhà đầu tư sự kiện, nhà tổ chức sự kiện, nhà cung ứng thiết bị sự kiện,
…đối tượng tham sự, giới báo chí, nhà đầu tư,…Do đó, vai trò của tổ chức sự kiện có
thể được xem xét khác nhau đối với từng nhóm đối tượng mà sự kiện hướng tới. Trong
tài liệu này đề cập chủ yếu tới hai đối tượng là nhà đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự
kiện.

1.2.1. Đối với nhà đầu tư sự kiện

Nhà đầu tư sự kiện là đơn vị muốn tổ chức sự kiện, cung cấp kinh phí tổ chức,
họ đưa ra các yêu cầu cũng như các quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện, đó
có thể là doanh nghiệp, hoặc là cơ quan nhà nước, hoặc một đơn vị/tổ chức có pháp lý

6
tại Việt Nam, hoặc chính là công ty tổ chức sự kiện đối với các sự kiện có kêu gọi tài
trợ hoặc bán vé hoặc các cá nhân cụ thể nào đó. Mỗi sự kiện được tổ chức sẽ thực hiện
vai trò nhất định trong việc đạt được các mục tiêu mà các nhà đầu từ đã thiết lập. Khi
đó, vai trò của sự kiện thể hiện trong việc:

- Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công
chúng mục tiêu và của giới truyền thông đến hoạt động của doanh nghiệp.

- Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các
chiến lược marketing

- Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm
gia tăng doanh thu trong kinh doanh

- Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên
thị trường

- Là sợi dây kết nối doanh nghiệp với các bên có liên quan nhằm đem lại những
lợi ích nhất định trong ngắn và dài hạn cho doanh nghiệp.

- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính
sách của các kênh phân phối…

1.2.2. Đối với nhà tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện là đơn vị trực tiếp lên ý tưởng, dàn dựng cũng như tổ chức
sự kiện, nhà tổ chức sự kiện có kiến thức, có kinh nghiệm và có chuyên môn về việc tổ
chức sự kiện, có vai trò tư vấn cho chủ đầu tư và quyết định các hạng mục liên quan
đến sự kiện trong phạm vi cho phép, ở một vài sự kiện nhà tổ chức sự kiện cũng chính
là chủ đầu tư. Nhà tổ chức sự kiện cũng là đơn vị sẽ trực tiếp thay mặt cho chủ đầu tư
để xin các loại giấy phép tổ chức nếu như được chủ đầu tư yêu cầu.

Đối với Nhà tổ chức sự kiện, việc tổ chức sự kiện có vai trò như sau:

- Là sản phẩm mà Nhà tổ chức sự kiện cung cấp cho khách hàng, từ đó mang lại
nguồn thu và lợi nhuận cho họ.

- Thông qua những sự kiện được tổ chức, góp phần khẳng định được giá trị và
hình ảnh thương hiệu của Nhà tổ chức sự kiện trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện.

7
 - Nhà tổ chức sự kiện trau dồi thêm kinh nghiệm về nghề nghiệp, phát triển các
mối quan hệ với các bên có liên quan.

1.3. PHÂN LOẠI SỰ KIỆN

Để thuận lợi trong quá trình quản lý và thực thi tổ chức sự kiện, các sự kiện đã
được nhiều tác giả chia thành các nhóm theo các tiêu chí nhất định như: Quy mô, lãnh
thổ, địa điểm, tính chất sự kiện,…Sau đây là một số các phân loại phổ biến:

1.3.1. Phân loại theo quy mô của sự kiện

Việc phân chia sự kiện theo quy mô, có nghĩa là xác định độ lớn của những sự
kiện được tổ chức, độ lớn này này có thể đo lường qua phạm vi tổ chức là thế giới, khu
vực hay quốc gia, địa phương; theo số lượng người tham dự; phạm vi tác động của sự
kiện,…

Theo tiêu chí này, sự kiện thường được chia thành hai loại, đó là sự kiện lớn và
sự kiện nhỏ.

- Sự kiện lớn là sự kiện được tổ chức với quy mô lớn. Quan điểm thế nào là
một sự kiện lớn vấn chưa được thống nhất. Một số quan điểm cho răng số lượng người
tham dự trực tiếp hoặc gián tiếp của sự kiện lớn phải vượt quá con số một triệu, giá trị
vốn đầu tư vào sự kiện ấy ít nhất phải là 500 triệu USD, sự ảnh hưởng của sự kiện
phải lâu dài và sức lan tỏa uy tín của nó phải vượt quá tầm mức của cộng đồng cư dân
nơi sự kiện diễn ra. Sự kiện được coi là sự kiện lớn có những sự kiện có mức độ ảnh
hưởng lớn ở phạm vi quốc gia, quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời
gian tổ chức sự kiện khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú, như World cup,
các cuộc thi sắc đẹp quốc tế, Hội nghị Liên hợp quốc,…

- Sự kiện nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp (thường giới hạn
trong phạm vi một tổ chức doanh nghiệp hoặc gia đình), thường có sự tham gia của ít
người, thời gian tổ chức sự kiện khá ngắn, nội dung hoạt động ít… Lễ khai trương,
khánh thành, tiệc sinh nhật,…

1.3.2. Phân loại theo lãnh thổ

Với tiêu chí này, các sự kiện sẽ được phân loại theo sự phân chia về địa lý (địa
điểm) tổ chức, bao gồm: sự kiện địa phương (Festival Huế, Festival Hoa Đà Lạt,…),

8
sự kiện của vùng (Festival Đờn ca tài tử, lễ hội trái cây,…), sự kiện quốc gia (giải
bóng đá quốc gia, các cuộc thi sắc đẹp quốc gia…), sự kiện quốc tế (world cup, các
cuộc thi hoa hậu thế giới…)

1.3.3. Phân loại theo mục đích sự kiện

Tất cả các sự kiện được tổ chức đều nhằm một mục đích nhất định và tùy theo
mục đích của mình mà mỗi sự kiện được thiết kế và lên kế hoạch một cách khác nhau.
Theo tiêu chí mục đích, có thể phân loại sự kiện thành bốn loại như sau:

- Sự kiện kỉ niệm: Đó là những sự kiện lễ hội từ hội chợ cho đến những sự kiện
xã hội, cuộc sống con người nhằm mục đích kỉ niệm. Sự kiện kỉ niệm bao gồm những
lễ hội truyền thống, cộng đồng, tôn giáo, chính trị hoặc các sự kiện cá nhân như đám
cưới, đám tang…

- Sự kiện giáo dục: Đó là những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn
luyện, truyền đạt những thông tin mang tính giáo dục đối với người tham dự. Thông
qua những sự kiện giáo dục, những nhà đầu tư và tổ chức sự kiện muốn truyền đạt
những ý tưởng mới và kêu gọi trách nhiệm cộng đồng về phương diện văn hóa giáo
dục đối với người tham dự. Sự kiện giáo dục thường bao gồm những hội nghị, hội
thảo, mít tinh, lễ phát bằng, việc huấn luyện ở những tổ chức, đoàn thể với nội dung
giáo dục đặc biệt.

- Sự kiện tiếp thị: Đó là những sự kiện hội chợ, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm
mới, khuyến mãi… nhằm tạo ra sự chú ý và thuyết phục mua sản phẩm hoặc dịch vụ
từ người tham dự. Những sự kiện này thường sử dụng nhiều kinh phí để thực hiện
những chương trình lớn. Trong xu hướng hiện nay, những sự kiện tiếp thị thường liên
quan đến việc tung sản phẩm mới ra thị trường, thường là đối với phần cứng hoặc
phần mềm vi tính, mĩ phẩm, nước hoa, rượu, xe hơi, xe mô tô…

- Sự kiện hội họp: Đó là những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích hồi tưởng,
gợi lại quan hệ hay cố kết một nhóm cộng đồng. Hoạt động hội họp hiện diện ở hầu
hết các lĩnh vực tổ chức sự kiện từ những sự kiện cá nhân như sinh nhật, đám tang…
cho đến những buổi hội nghị cổ đông, họp mặt đồng hương, những cuộc họp chính
trị… Có thể kể đến những sự kiện hội họp tiêu biểu như: cuộc họp của các bộ trưởng
Asean, hội nghị thanh niên quốc tế...

9
1.3.4. Phân loại theo thời gian sự kiện

Theo tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ.

Theo độ dài thời gian, căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành: Sự
kiện dài ngày, sự kiện ngắn ngày.

Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên là các sự kiện diễn ra
vào các năm thường vào những thời điểm nhất định như; Sự kiện không thường niên là
các sự kiện không mang tính quy luật, không có hiện tượng lặp lại ở các năm.

1.4. MỘT SỐ TỐ CHẤT CẦN CÓ CỦA NGƯỜI LÀM SỰ KIỆN

Đối với công việc trong Tổ chức sự kiện, mỗi vị trí công việc đòi hỏi người
thực hiện phải có những tố chất nghề nghiệp cần thiết, sau đây là một số tố chất mà
người làm sự kiện cần có:

1.4.1. Tinh thần phục vụ

Với đặc thù công việc được coi là “ánh hào quang sau sân khấu”, thì tố chất
phục vụ được đề cập đầu tiên. Người làm sự kiện phải có tinh thần phục vụ người
khác, chuẩn bị mọi người cho “người khác” tỏa sáng. Với tố chất này thì người làm sự
kiện cần sự cầu thị, lắng nghe khách hàng, mong muốn của họ khi tổ chức sự kiện,
luôn mong muốn làm việc bằng tinh thần hợp tác tốt nhất để đạt được mục tiêu sự
kiện. Bên cạnh đó, người làm sự kiện cũng cần phải cẩn thận, tỉ mỉ, kỹ lưỡng trong
từng công việc họ thực hiện, bất kỳ sự sai xót nào cũng có thể ảnh hưởng đến việc
thành công hay thất bại của một sự kiện.

1.4.2. Có niềm đam mê với công việc

Vì tính chất công việc có thể gắn với việc “làm khi người khác nghỉ”, có thể
mất nhiều thời gian, không theo giờ cố định, đôi khi phải làm việc quên ăn quên ngủ
để có thể kịp tiến độ của chương trình. Vậy nên người làm nghề này đòi hỏi phải có
đam mê thật sự và một sức khỏe tốt. Niềm đam mê với nghề sẽ giúp người làm sự kiện
có động lực vượt qua khó khăn, thử thách trong công việc.

1.4.3. Khả năng sáng tạo

Sự sáng tạo giúp người làm sự kiện đề xuất được những ý tưởng mới khi thực
hiện sự kiện. Tất cả mọi hoạt động diễn ra trong sự kiện đều bắt nguồn từ ý tưởng sáng
10
tạo độc đáo của người làm tổ chức sự kiện. Từ việc lựa chọn địa điểm, lên kế hoạch
thiết kế, trang trí, lên kịch bản cho chương trình, các tiết mục biểu diễn giải trí cho đến
ý tưởng cho việc truyền thông nội dung cho doanh nghiệp, thông điệp của sự kiện, và
tất cả mọi mặt của sự kiện thì khả năng sáng tạo đều đóng một vai trò vô cùng quan
trọng

1.4.4. Kỹ năng làm việc nhóm

Công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi mọi người phải hợp tác với nhau và với nhiều
đơn vị khác trong các khâu tổ chức. Vậy nên để người làm tổ chức sự kiện phải có kỹ
năng làm việc nhóm để công việc có thể diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

1.5. MỘT SỐ VỊ TRÍ CÔNG VIỆC TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Đối với các doanh nghiệp, việc phân chia các vị trí công việc trong tổ chức sự
kiện có thể khác nhau, phụ thuộc và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, các loại sự kiện
mà doanh nghiệp thường tổ chức, đặc thù về nhân sự, khả năng, nguồn lực tài chính
của doanh nghiệp. Trong phạm vi tài liệu này đề cập đến một số bộ phận/ vị trí công
việc thường gặp trong tổ chức sự kiện, bao gồm:

1.5.1. Bộ phận dịch vụ khách hàng

Bộ phận dịch vụ khách hàng (Client service hay Account) là bộ phận chuyên
đảm nhiệm vai trò trung gian giữa khách hàng và doanh nghiệp trong hoạt động truyền
thông và quảng cáo. Bộ phận này sẽ đảm nhiệm việc tìm kiếm, tư vấn, đàm phán và ký
kết hợp đồng với khách hàng. Mục tiêu chính là mang về những hợp đồng cho doanh
nghiệp và duy trì quan hệ với khách hàng. Ngoài ra, họ tiếp nhận những yêu cầu cũng
như phản hồi của khách hàng đối với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp, sau đó
truyền đạt lại và hỗ trợ các bộ phận có liên quan nhằm thực hiện chúng.

Một số vị trí công việc trong bộ phận Account:

Vị trí chuyên viên – Account Executive

Account Executive hay còn gọi là chuyên viên Account trong agency. Người
đảm nhiệm vị trí này thuộc bộ phận Marketing và đóng vai trò như những nhân viên
kinh doanh với sản phẩm của họ là những dự án truyền thông, quảng cáo, sự kiện,…
Nhiệm vụ chính của vị trí này là giao tiếp với khách hàng để nắm bắt nhu cầu của

11
khách hàng; Kết nối khách hàng với nhóm dự án của doanh nghiệp để thống nhất
thông tin và tiến hành thực hiện các yêu cầu của khách hàng; Theo sát và báo cáo tiến
độ triển khai dự án cho khách hàng; Đại diện nhóm dự án trao đổi với khách hàng và
cùng tìm phương án giải quyết nếu có vấn đề phát sinh.

Vị trí quản lý – Account Manager

Nhà quản lý sẽ chịu trách nhiệm cho việc tạo dựng mối quan hệ với khách hàng
và ký kết các hợp đồng, đồng thời hỗ trợ các chuyên viên account thực hiện công việc
của họ trong các dự án, là người chịu trách nhiệm chính cho những dự án của công ty,
khi đó, mọi hoạt động liên quan đến khách hàng và những vấn đề phát sinh trong dự án

Vị trí giám đốc – Account Director

Account Director là người đứng đầu và chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động
của bộ phận Account Agency, đưa ra kế hoạch và quyết sách cho cả bộ phận, cũng như
xử lý các trường hợp mà Account Manager không xử lý được. Họ cũng chính là người
quản lý chung cho tất cả dự án và có sự phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong
nhóm.

1.5.2. Bộ phận sản xuất sự kiện

Bộ phận sản xuất sự kiện - Event Production (Technical Setup) là bộ phận đóng
một vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai sự kiện, bộ phận này chịu
trách nhiệm trong việc thực hiện sự kiện diễn ra trên thực tế. Một số vị trí công việc
của bộ phận này gồm:

Quản lý sản xuất sự kiện- Event Production Manager

Quản lý sản xuất sự kiện có nhiệm vụ giám sát cũng như cung cấp các sản phẩm
phụ vụ cho sự kiện, là người chịu trách nhiệm tỏng việc kết nối nguồn cầu của sự kiện
với các nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo đầy đủ thiết bị, vật dụng cần thiết cho sự
kiện. Ở vị trí quản lý, Quản lý sản xuất sự kiện chủ yếu tập trung vào việc chỉ đạo,
điều phối các nhân viên của bộ phận này, xem xét lựa chọn các đơn vị cung cấp, bố trí
không gian sự kiện, duyệt chương trình.

Chuyên viên viên sản xuất sự kiện- Event Production Executive

12
 Chuyên viên sản xuất sự kiện làm việc dưới sự phân công của Quản lý sản xuất
sự kiện, gồm các công việc có liên quan đến việc đảm bảo trang thiết bị, vật dụng cần
thiết cho sự kiện như liên hệ nhà cung cấp, tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng
cung cấp trang thiết bị, tổ chức sắp xếp và hành thiết bị trong sự kiện,…

1.5.3. Bộ phận Event

Bộ phân này trách nhiệm xây dựng nội dung, kịch bản của chương trình và phụ
trách việc tổ chức toàn bộ sự kiện. Tại phòng này, sẽ có nhiều bộ phận nhỏ phụ trách
các công việc khác nhau để tạo nên ý tưởng, kế hoạch cho một chương trình event/ sự
kiện hoàn chỉnh. Cụ thể:

Quản lý event- Event Manager/Leader

Quản lý là người chịu trách nhiệm cao nhất cho chính sự kiện mà mình tổ chức,
người đảm nhận sẽ chịu trách nhiệm trong việc thiết lập và quản lý hồ sơ sự kiện, từ
viết kế hoạch đến các hạng mục sản xuất, thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhận
sự và các vấn đề sau event.

Giám sát event- Event leader/ Event supervisor

Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách giám sát
từng hạng mục cụ thể trong sự kiện. Trong tổ chức sự kiện có vô số mảng cần phụ
trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên, tổ chức tiếp đón khách mời,… Tuy
nhiên, chức vụ này chỉ có trong những sự kiện mang quy mô lớn, còn nếu sự kiện có
quy mô nhỏ thì không cần thiết phải có sự tham gia của vị trí này.

Chuyên viên event- Event Excutive: là người thực hiện các công việc theo sự
phân công của Event Manager.

Cộng tác viên/Tình nguyện viên- Helper/Volunteer: là các công tác viên
được thuê thời vụ, thực hiện các công việc phát sinh.

1.5.4. Bộ phận sáng tạo

Bộ phận Sáng tạo sẽ là người đưa ra những giải pháp sáng tạo trong tổ chức sự
kiện nhằm thực hiện được các mong muốn của khách hàng. Bộ phận này thường có
một số vị trí công việc:

Giám đốc điều hành Sáng tạo – Executive Creative Director

13
 Ở chức vụ này, giám đôc có trách nhiệm giải trình với cấp quản lý cao hơn về
các hoạt động của bộ phận sáng tạo ở cấp độ toàn cầu/toàn quốc/vùng tuỳ vào quy mô
của công ty, tập đoàn, là người lên tinh thần cho toàn bộ nhân sự trong bộ phận sáng
tạo của công ty.

Giám đốc sáng tạo - Creative Director

Vị trí này cực kỳ quan trọng trong phòng sáng tạo và trong quá trình phát triển
việc tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp. Họ phải đảm nhận trách nhiệm quản lý đội ngũ
sáng tạo, thúc đẩy các thành viên đưa ra những ý tưởng đột phá để luôn đảm bảo được
tính sáng tạo trong việc tổ chức sự kiện.

Người sáng tạo nội dung – Content Creator / Copywriter

Người làm content Creator sẽ phụ trách việc lên ý tưởng, viết slogan, sáng tạo
nội dung trên các nền tảng khác nhau của doanh nghiệp… Bên cạnh đó, một content
Creator còn hỗ trợ bộ phận design, sản xuất video để tạo ra được những sản phẩm và
ấn phẩm sự kiện.

Ngoài ra bộ phận sáng tạo còn một số vị trí công việc khác như Designer (thiết
kế), Art Director (giám đốc Nghệ thuật). Ở một số doanh nghiệp, vị trí Art Director, vị
trí này được hiểu là Giám đốc nghệ thuật, nhưng có một số quan điểm thì Director
không phải ý chỉ cấp bậc, mà có nghĩa là “người định hướng” và Art Director được
hiểu là nhân viên định hướng về thẩm mĩ, nghệ thuật.

1.5.5. Bộ phận hậu cần

Hậu cần trong tổ chức sự kiện có những vai trò hết sức quan trọng đối với việc
truyền tải các chủ đề của sự kiện, hay nói cách khác nó là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp
đến sự thành công của sự kiện. Các công việc có tính chất tương đối độc lập với các
nội dung có liên quan đến chủ đề chính, đến việc triển khai các nội dung chính của sự
kiện. Điều này thể hiện trong cơ cấu tổ chức các sự kiện lớn nhà quản lý sự kiện có thể
tách biệt công tác quản trị hậu cần với công tác đảm bảo nội dung chính của sự kiện.
Các nhiệm vụ cơ bản của bộ phận hậu cần bao gồm: đảm bảo cho việc cung ứng các
dịch vụ thiết yếu (như ăn uống, lưu trú, vận chuyển) cho khách mời, và các thành phần
khác tham gia sự kiện vì vậy nó là điều kiện cần để thu hút khách mời, mang lại sự hài
lòng cho khách mời tham gia sự kiện; Quan hệ với cơ quan truyền thông và quản trị
14
mạng lưới thông tin, liên lạc trong sự kiện; Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu
của khách mời và các thành phần tham gia sự kiện.

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Chương 1 trình bày khái quát về tổ chức sự kiện, cụ thể là các nội dung: khái
niệm và bản chất sự kiện và tổ chức sự kiện; vai trò sự kiện trong marketing; phân loại
sự kiện theo một số tiêu chí. Chương này cũng trình bày một số tố chất cần có của
người làm sự kiện và các vị trị công việc trong tổ chức sự kiện.

15
 CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi học xong chương 2, người học có thể:

 Trình bày được bản chất của quy trình tổ chức sự kiện
 Trình bày được các nội dung trong các giai đoạn của quy trình tổ chức sự kiện, bao
gồm: giai đoạn trước sự kiện, giai đoạn sự kiện diễn ra, giai đoạn sau sự kiện

2.1 KHÁI QUÁT VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

2.1.1 Khái niệm quy trình tổ chức sự kiện

Để đảm bảo cho sự thành công của công việc nói chung và công việc tổ chức sự
kiện nói riêng cần một phương pháp, chỉ dẫn thực hiện, giúp điều hướng trong quá
trình triển khai và kiểm soát được các hoạt động diễn ra. Điều này cho thấy vai trò của
việc thiết lập quy trình trong việc tổ chức sự kiện.

Có thể hiểu một các đơn giản thì quy trình tổ chức kiện là trình tự và cách thức
thực hiện việc tổ chức một sự kiện, thường mang tính chất bắt buộc thực hiện nhằm
đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động tổ chức sự kiện.

Mỗi sự kiện có mục tiêu, tiến trình thực hiện khác nhau dẫn đến cách thực hiện
có những điểm khác nhau và có thể được thực hiện theo quy trình không giống nhau.
Tuy vậy nhưng quy trình luôn cần thiết cho hầu hết các sự kiện, là một trong những
yếu tố đảm bảo thực hiện tổ chức sự kiện thành công.

2.1.2 Một số quy trình tổ chức sự kiện

Việc thiết lập quy trình tổ chức sự kiện có thể linh hoạt theo từng sự kiện, theo
kinh nghiệm của người tổ chức. Trong tài liệu này giới thiệu 2 cách lập quy trình
thường gặp, gồm:

Quy trình 3 giai đoạn: Quy trình này chia quá trình tổ chức sự kiện thành 3
giai đoạn lớn dựa vào thời điểm tiến hành sự kiện. Quy trình này áp dụng cho mọi sự
kiện, tuy nhiên việc phân chia theo các giai đoạn khá chung chung nên cần chi tiết hơn
về các công việc trong từng giai đoạn:

16
 Trước sự kiện Sự kiện diễn ra Sau sự kiện

Hình 2.1 Quy trình tổ chức sự kiện ba giai đoạn

Quy trình tổ chức sự kiện theo nội dung công việc chi tiết, quy trình này nêu
được các công việc cần thực hiện trong từng giai đoạn, gồm các bước sau:

Hình 2.2 Quy trình tổ chức sự kiện theo chi tiết công việc.

Hai quy trình này có điểm tương đồng, trong các bước của quy trình 3 bước có
thể gồm các nội dung công việc trong quy trình tổ chức sự kiện theo nội dung công
việc chi tiết. Trong phạm vi chương 2 sẽ đề cập đến nội dung các bước quy trình 3 giai
đoạn và các chương tiếp sẽ chi tiết về nội dung công việc trong từng giai đoạn và được
cụ thể hóa trong quy trình tổ chức sự kiện theo nội dung công việc.

2.2 GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN

2.2.1 Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing)

Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với
những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối
với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do
tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với
Event… từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình.

17
2.2.2 Hình thành concept và theme

Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm event ví như
“linh hồn của event” cho nên bước hình thành concept cho sự kiện rất quan trọng. Sau
khi đã có concept, người ta sẽ phát triển được theme (chủ đề của event), những hiệu
ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của
Event sao cho phù hợp với concept đã định ra. Chủ đề sự kiện có vai trò chi phối toàn
bộ nội dung và các hoạt động ở sự kiện.

Để có được concept và theme, cần phải dựa trên các thông tin về đặc điểm sản
phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục
tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình thảo luận để phát triển các ý tưởng về concept
và theme người ta gọi là brainstorm.

2.2.3 Viết kế hoạch (Planning proposal)

Từ concept, người phụ trách phát triển ra nhiều ý tưởng (Idea), tuy nhiên các ý
tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là concept. Và sau khi phát triển được các
ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên ý tưởng đó. Một
Proposal tốt phải chỉ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc
thực hiện sự kiện đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện,
kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả…

Để cho người đọc kế hoạch hiểu hơn về chương trình, thông thường phải có các
thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân
khấu… Trong bước này bao gồm cả phần Dự trù kinh phí hoặc Báo giá.

2.2.4 Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation)

Sau khi đã có bản kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho sự kiện, bộ
phận phụ trách sẽ tiến hành gặp khách hàng/cấp trên để thuyết trình kế hoạch. Thông
qua việc thuyết trình, nêu được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ
khả thi ra sao, cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại. Đây là bước
quan trọng nhất trong giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện vì cho thấy mức độ phù hợp
của sự kiện đối với mục tiêu của khách hàng hoặc cấp trên.

18
2.4.5 Các khâu chuẩn bị cho sự kiện diễn ra

Sau khi kế hoạch đã được duyệt, các bước chuẩn bị cho sự kiện diễn ra gồm:
các quyết định chính thức về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, hoàn thành kịch bản
cho sự kiện và thiết kế về mặt hình ảnh để quảng bá cho sự kiện; lên kế hoạch chi tiết
cho sự kiện bao gồm bố trí đội ngũ nhân sự chạy sự kiện, chuẩn bị đầy đủ các trang
thiết bị cần có, truyền thông trước sự kiện (nếu có), ghi chép ngân sách cụ thể cho từng
công việc và đặc biệt là các kế hoạch dự phòng để xử lý rủi ro phát sinh bất ngờ.

2.3 GIAI ĐOẠN SỰ KIỆN DIỄN RA

2.3.1 Thực hiện và tổ chức các hoạt động trong kế hoạch

Dựa vào kế hoạch đã được xác định ở giai đoạn trước, các bộ phận thực hiện
theo đúng đầu công việc và khung chương trình. Mỗi sự sai sót nhỏ trong từng bước
thực hiện kế hoạch có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện. Nhất là
khâu thời gian. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý và đôn đốc để mọi người thực
hiện theo đúng với kế hoạch. Tránh những đáng tiếc không mong muốn.

2.3.2 Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện

Hoạt động này nhằm mục đích tạo ra cái nhìn tổng quan cho các doanh nghiệp
về sự kiện sẽ thực hiện và thực hiện điều chỉnh nếu muốn. Tất cả các hoạt động, tiết
mục nên được trình chạy thử để mọi người làm quen với sân khấu và tương tác với
doanh nghiệp. Trong khâu này, cần thực hiện các nhiệm vụ sau đây:

- Dựng sân khấu sự kiện, banner, backdrop

- Chuẩn bị đầy đủ đồng phục cho các đối tượng nếu có
- Hoàn thành các hợp đồng với bên thứ 3, như: thuê MC, ca sỹ, PG sự kiện hoặc các
đơn vị cho thuê thiết bị âm thanh ánh sáng sự kiện
- Hoàn thành thủ tục, hồ sơ giấy phép tổ chức
- Gửi thiệp mời đến các khách mời

2.3.3 Tiến hành tổ chức sự kiện

Khâu này các đội nhóm liên quan sẽ thực hiện hoàn tất nhiệm vụ của mình theo
kế hoạch diễn ra. Chỉ cần lưu ý là sự phối hợp này phải nhuần nhuyễn và nhịp nhàng.
Theo đúng với ý đồ của đạo diễn sự kiện.

19
2.4 GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN

2.4.1 Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng

Sau khi sự kiện kết thúc các khách mời đã ra về thì lúc này ekip tổ chức chương
trình sẽ phải thu dọn tất cả các đồ đạc, vật dụng, công cụ, thiết bị sử dụng cho sự kiện
tập kết để trả về kho hàng. Nhân viên vệ sinh sẽ vệ sinh sạch sẽ hội trường thu gom rác
thải trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện. Đây cũng sẽ là thời điểm để thanh
toán hợp đồng giữa hai bên. Nếu hai bên không có vấn đề gì, khách hàng hài lòng với
cách tổ chức sự kiện đã thực hiện thì khách hàng sẽ thanh toán tiền tổ chức sự kiện
theo hợp đồng đã ký kết cho công ty tổ chức sự kiện. Những chi phí phát sinh cũng sẽ
được tổng hợp hết và quyết toán một lần. Hình ảnh, video mà ban tổ chức ghi lại sẽ
được gửi lại cho khách hàng lưu tư liệu.quy trình tổ chức sự kiện

2.4.2 Đánh giá, rút kinh nghiệm

Ekip làm sự kiện sẽ có một buổi họp ngay sau khi sự kiện kết thúc để đánh giá
lại tất cả các công việc vừa tổ chức tại sự kiện. Qua đây sẽ tổng kết những hạng mục
nào đã thực hiện thành công, hạng mục nào còn thiếu sót từ đó rút ra kinh nghiệm để
xây dựng cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn.

TÓM TẮT CHƯƠNG 2

Nội dung chương 2 trình bày về quy trình tổ sự kiện, trong đó giới thiệu tổng quát về
quy trình, hai quy trình thường gặp và trình bày chi tiết các nội dung của các giai đoạn
trong quy trình bao gồm: trước khi sự kiễn diễn ra, khi sự kiện diễn ra và sau khi sự
kiện diễn ra.

20
 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG Ý TƯỞNG VÀ KỊCH BẢN SỰ KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi học xong chương 3, người học có thể:

 Trình bày và thiết lập được Bản yêu cầu sáng tạo
 Hiểu và xây dựng được ý tưởng chủ đạo, ý tưởng và chủ đề sự kiện, Kịch bản
sự kiện, và xây dựng thời gian biểu sự kiện

3.1 BẢN YÊU CẦU SÁNG TẠO

3.1.1 Khái niệm Bản yêu cầu sáng tạo

Bản yêu cầu sáng tạo (Brief) hay còn gọi là bản tóm tắt mà khách hàng (Client)
cung cấp cho công ty dịch vụ marketing (Agency), trong đó chứa đựng những thông
tin cần thiết, cô đọng nhằm giúp Agency hiểu được trọn vẹn những yêu cầu của khách
hàng. Bản yêu cầu sáng tạo cũng có thể là bản yêu cầu về một sự kiện cần thực hiện
của các bộ phận chức năng trong một doanh nghiệp gửi cho bộ phận tổ chức sự kiện
của doanh nghiệp đó để yêu cầu tổ chức một sự kiện cụ thể nào đó cho doanh nghiệp.

3.1.2 Phân loại bản yêu cầu sáng tạo

Theo các phân loại chủ yếu hiện này thì có 2 loại Bản yêu cầu sáng tạo, bao
gồm Bản định hướng sáng tạo (Creative Brief) và bản tóm tắt được sử dụng giữa
khách hàng (Client) và bộ phận Account của nhà tổ chức sự kiện.

Bản định hướng sáng tạo (Creative Brief)

Creative Brief (Bản tóm tắt/ định hướng sáng tạo) là bản phác thảo thông tin
các khía cạnh một sản phẩm sáng tạo của khách hàng, nhằm mục đích đảm bảo
Agency, cụ thể là Bộ phận sáng tạo phát triển chiến dịch truyền thông đi đúng hướng.

Nội dung cơ bản của Bản định hướng sáng tạo bao gồm:

Bảng 3.1: Những nội dung cơ bản của Bản định hướng sáng tạo

1. Background (Bối cảnh): Tình hình thực

 Business (Kinh doanh)
trạng của hoạt động kinh doanh (Business),
thương hiệu (Brand) và các vấn đề thách thức  Brand (Thương hiệu)

cần giải quyết (Issues). Phần này bắt buộc

21
phải có trong Creative Brief  Challenges/ Issues (Thách thức)

 Demographic (Nhân khẩu học)

2. Target Consumer (Người tiêu dùng mục
tiêu): Phác họa rõ chân dung Target  Attitude (Thái độ)
Consumer  Behavior (Hành vi)

 Moment of Truth/ MOT (Khoảnh

3. Insight (Sự thật ngầm hiểu) khắc sự thật)

 Insight (Sự thật ngầm hiểu)

 Product Benefits (Lợi ích sản

phẩm)
4. Product Concept: Vai trò của sản phẩm,
 Reason-to-believe (RTB)
tính năng, chức năng của sản phẩm, lợi ích và
 USP/ Discriminator (Điểm khác
lý do để tin (RTBs)
biệt)

 Claims (Tuyên ngôn sản phẩm)

 Brand Attributes and Image

(Thuộc tính và hình ảnh thương
5. Brand Concept: Cam kết hay giá trị cốt
hiệu)
lõi của Brand, giúp Agency bao quát được
vai trò của Brand, đồng thời bao gồm cả tính  Beliefs (Niềm tin)
cách (Personality) của Brand  Brand Personality (Tính cách
thương hiệu)

6. Campaign Objective (Mục tiêu chiến  Attitude & Behavior change

dịch): Thay đổi mong đợi về suy nghĩ và expectation (Mong đợi thay đổi
hành vi của người tiêu dùng, các KPI đo thái độ và hành vi)
lường  KPI (Chỉ số đo lường)

7. Creative Deliverables: Kỳ vọng về  TVC Storyboard/ Viral Clip

những sáng tạo của Agency Storyline

22
  360 Plan

 Creative Idea for a single activity

 v.v

8. Budget: Đặt giới hạn cho suy nghĩ sáng  Total Amount (Tổng ngân sách)
tạo của Agency  Allocation (Phân bổ ngân sách)

 Timeline
9. Timeline & Others: Vị trí diễn ra, thời
 TVC tone of voice
gian diễn ra Campaign, hay các chủ quan về
 A certain song
lựa chọn một KOL cụ thể, v.v
 A certain KOL

Nguồn: https://brademar.com/

Bản tóm tắt (Communication brief)

Communication brief là một bản tóm tắt được sử dụng giữa Client (khách hàng)
và bộ phận Account trong Agency. Bản Communication Brief trả lời đầy đủ các câu
hỏi What, Where, Why, Who và How về thương hiệu, nhãn hàng hay sản phẩm của
mình để Agency có thể hiểu được thương hiệu của Client sau đó đưa ra chiến lược.

Mục đích communication brief được tạo ra để giải đáp các vấn đề sau:

- Mục đích chính mà doanh nghiệp muốn đạt được

- Thông tin liên quan đến các thương hiệu vấn đề đang xảy ra hiện nay
- Thông tin sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp
- Đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp là ai, họ đang có những chiến dịch quảng cáo
nào?
- Các tệp khách hàng hướng đến và chiến lược Marketing phù hợp là gì?
- Các vấn đề đang gặp phải trong chiến dịch Marketing
- Thông điệp chính muốn truyền tải là gì?
- Hiệu ứng truyền thông doanh nghiệp muốn tạo ra
- Ngân sách giới hạn của công ty

23
3.2 CÁCH VIẾT BẢN TÓM TẮT BRIEF

Về cơ bản, một bản Brief gồm những nội dung sau:

3.2.1 Thông tin chung

Khách hàng cung cấp các thông tin cơ bản của sản phẩm giúp Đơn vị giao thực hiện
dự án có một cái nhìn tổng thể về khách hàng/thương hiệu mà client muốn thực hiện.
Các thông tin liên quan đến lịch sử hình thành công ty, đối tượng mục tiêu cần hướng
đến, bao gồm thông tin về độ tuổi, giới tính, ngành nghề … và mong muốn của khách
hàng sau khi thực hiện dự án, bao gồm:

1/ Thông tin chung về thương hiệu (Brand background)

- Thông tin nhãn hàng/ công ty:

- Tên thương hiệu:
- Khẩu hiệu:
- Tài sản quảng cáo:
- Tên sản phẩm:
- Mô tả/ thông tin sản phẩm/ nhãn hàng

2/ Thương hiệu

- Chiến lược thương hiệu (Brand strategy)

- Tầm nhìn thương hiệu (Brand vision)

3/ Tình trạng hiện tại (Current state)

Khách hàng cung cấp thêm những tình trạng, khó khăn, vấn đề sản phẩm/dịch
vụ hiện tại có liên quan đến dự án để giúp agency hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ của
khách hàng, từ đó có cơ sở đưa ra những đề xuất hợp lý cho dự án.

3.2.2 Mục tiêu

Cung cấp mục tiêu của client đối với sự kiện này, kKhách hàng mong muốn đạt
được điều gì sau khi thực hiện sự kiện và đây là những mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn.
Tùy vào mục tiêu của dự án của Client là gì mà mục tiêu cụ thể ra sao.

Ví dụ về mục tiêu sự kiện: Mục tiêu khi tổ chức sự kiện trong….. tháng:

- Mục tiêu Bán Hàng:

24
 + Đạt doanh số …….

+ Chiếm bao nhiêu % thị phần….

- Mục tiêu quảng bá thương hiệu:

+ Thu hút …% người tiêu dùng mới

+ Thu hút …% khách hàng từ các nhãn hàng đối thủ.

+ Đạt doanh số ….% và branding ….% so với tổng kinh phí đầu tư cho dự án
3.2.3 . Đối tượng mục tiêu (Target audience)

Xác định đối tượng mục tiêu của sự kiện và các đặc điểm quan trọng của đối
tượng mục tiêu để làm căn cứ hình thành ý tưởng và các hoạt động diễn ra trong sự
kiện.

3.2.4 Đối thủ (Competitor)

Phần này các xác định các đối thủ trực tiếp và gián tiếp của sản phẩm/ dịch vụ
(nếu cần), đồng thời phân tích những hoạt động truyền thông/ sự kiện đối thủ đã thực
hiện để làm cơ sở cho sự kiện mới của khách hàng.

3.2.5 Kết quả sự kiện (output)

Phần này khách hàng sẽ đề xuất những kết quả họ mong muốn nhận được từ sự kiện

3.2.6 Ngân sách (budget)

Ngân sách cụ thể hoặc dụ kiến mà khách hàng/ công ty dành cho sự kiện này

3.2.7 Chỉ số đánh giá thực hiện sự kiện (KPIs)

Hai bên có thể đề xuất cụ thể các tiêu chí đánh giá sự kiện

3.2.8 Thông tin bổ sung (additional information)

Ngoài các vấn đề trên Client cũng có thể cân nhắc để gửi kèm các thông tin, kế
hoạch đang triển khai hoặc kế hoạch đã thực hiện trước đó... Phần này có thể có hoặc
không tùy vào client. Nếu Client có thể cung cấp thêm các thông tin thêm giúp Agency
dễ dàng lên kế hoạch và giúp giữa 2 bên dễ dàng đáp ứng đúng những mong đợi của
nhau.

25
3.3 Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO, Ý TƯỞNG VÀ CHỦ ĐỀ SỰ KIỆN

3.3.1 Ý tưởng chủ đạo

Ý tưởng chủ đạo (concept) của sự kiện là ý tưởng xuyên suốt toàn bộ sự kiện,
từ trang trí cho đến sắp đặt, dàn dựng và các hoạt động trong sự kiện. Concept chứa
đựng định hướng và mục tiêu tổ chức, mang đến nhận thức cho người nhận. Có thể có
nhiều ý tưởng nhỏ trong cùng một concept và có kết nối đến nhau, tạo nên một thể
thống nhất cho toàn chương trình.

Ý nghĩa của việc thiết lập concept cho sự kiện:

Giúp truyền tải thông điệp của doanh nghiệp: Ý tưởng tổ chức sự kiện có
nhiệm vụ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ thành 1 hoạt động đồng nhất, giúp truyền tải
thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn nhất. Hạn chế sự lan man, gây khó hiểu và
điều quan trọng là không gây được ấn tượng cho người tham dự.

Giúp sự kiện diễn ra một cách thuận lợi: Một ý tưởng tốt sẽ giúp các đơn vị
tổ chức có thể lập kế hoạch một cách rõ ràng, xây dựng cho mình một quy trình xử lý
và một chương trình chỉn chu, hoàn hảo.

Tạo ấn tượng với khách mời: Đối với một sự kiện quá đơn điệu và nhàm chán
điều hiển nhiên sẽ không gây được sự thích thú cho người tham dự. Sẽ rất khó thu hút
được khách mời khi sự kiện không đủ sự độc đáo, ấn tượng và thỏa mãn họ. Chính vì
điều đó, bất kỳ sự kiện nào cũng cần xây dựng cho mình một ý tưởng để tổ chức thật
tốt.

Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Sự kiện càng diễn ra tốt đẹp,
càng thành công, điều quan trọng là thông điệp của doanh nghiệp cũng sẽ được truyền
tải rõ ràng. Từ đó dễ dàng nâng tầm nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

3.3.2 Ý tưởng sự kiện

Ý tưởng sự kiện (idea event) là những nhánh ý tưởng bổ trợ phục vụ cho
Concept Event. Idea có thể đến từ những thứ nhỏ nhất, gần gũi nhất, tạo nên linh hồn
cho chương trình.Ý tưởng tổ chức sự kiện có nhiệm vụ xâu chuỗi các hoạt động nhỏ
thành 1 hoạt động đồng nhất, giúp truyền tải thông điệp của sự kiện một cách trọn vẹn
nhất. Hạn chế sự lan man, gây khó hiểu và điều quan trọng là không gây được ấn

26
tượng cho người tham dự. Ý tưởng này có thể bao gồm các ý tưởng về: thiết kế, âm
thanh, ánh sáng, biểu diễn, nội dung trình bày,…

3.3.3 Chủ đề sự kiện

Chủ đề sự kiện (Theme event) là diện mạo của tổ chức sự kiện bao hàm tất cả
những gì liên quan đến phần nhìn như cách trang trí, set up, màu sắc, bố cục… trong
sự kiện. Có thể ví chủ đề sự kiện như bộ trang phục bên ngoài sự kiện, tạo nên không
gian, cảm nhận cho người nhìn.

3.4 KỊCH BẢN SỰ KIỆN

Kịch bản sự kiện có thể hiểu là bản mô tả, sắp xếp các hoạt động, sự việc diễn
ra trong sự kiện theo trình tự thời gian dựa trên ý tưởng về cách thức tổ chức sự kiện.
Kịch bản chính là sự kiện trên giấy và là cơ sở đưa sự kiện ra bên ngoài thực tế. Công
việc viết kịch bản đòi hỏi người viết cần phải có hiểu biết rộng, khả năng tưởng tượng
và sáng tạo cao, đồng thời còn biết cách tìm hiểu, thu thập, sắp xếp và tổng hợp thông
tin sao cho đưa ra được một kịch bản chương trình phù hợp nhất với thông điệp mà
doanh nghiệp / công ty / nhãn hàng muốn truyền tải đến công chúng.

Nội dung chính của mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện có thể áp dụng
theo nguyên tắc 5W1H:

- What: Tổ chức sự kiện liên quan đến vấn đề gì?

- Who: Đối tượng tham dự sự kiện là ai?
- Where: Chương trình sự kiện được tổ chức ở đâu?
- Why: Tại sao cần tổ chức sự kiện?
- How: Tổ chức sự kiện như thế nào?

Các loại kịch bản sự kiện bao gồm:

- Kịch bản chương trình sự kiện tổng quát: là kịch bản bao quát cho toàn bộ chương
trình bao gồm timeline, nội dung chính, người phụ trách,… Nhằm phục vụ cho
công tác điều phối, giám sát chương trình sự kiện.
- Kịch bản MC: là lời dẫn của MC xuyên suốt sự kiện, đảm bảo lời lẽ trôi chảy, thu
hút và quan trọng là đúng ý nghĩa chương trình.

27
- Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Đây là kịch bản khá quan trọng nhưng dường như
khi tổ chức chương trình sự kiện, chúng ta hay bỏ qua. Kịch bản âm thanh, ánh
sáng góp phần làm cho chương trình diễn ra đồng điệu, cuốn hút.

3.5 XÂY DỰNG THỜI GIAN BIỂU SỰ KIỆN

Thời gian biểu (Timeline) là một bảng hay một sơ đồ bao gồm các hoạt động
liên kết với nhau theo mốc thời gian. Nó giúp người tổ chức sự kiện xác định việc làm
cụ thể trong mốc thời gian nhất định, tránh trường hợp các công việc bị xếp chồng lên
nhau và trễ deadline đã đặt ra. Thời gian biểu thường được áp dụng để quản lý tiến độ
công việc đạt hiệu quả hơn. Timeline trong tổ chức sự kiện còn là một trong những
nguyên tác cơ bản quản lý thời gian hằng ngày nói chung cũng như trong các dự án tổ
chức sự kiện và trong nghề tổ chức sự kiện nói riêng. Timeline hoàn chỉnh và có hiệu
quả sẽ giúp tiến độ công việc tổ chức sự kiện diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc
chắn rằng người tổ chức sự kiện thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn
nào bị trễ hạn từ đó gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác
trong cùng một sự kiện.

Bên cạnh thời gian biểu, thường lập thêm bản Checklist, bản này trình bày một
danh sách các công việc cụ thể cần được thực hiện theo đúng mục tiêu đã đề ra đảm
bảo công việc không bị bỏ sót. Thông thường bảng checklist sự kiện sẽ bao gồm các
mục như sau:

- Địa điểm, thời gian, thời lượng sự kiện

- Phân bổ công việc và nhân sự
- Ngân sách, chi phí
- Công tác chuẩn bị hậu cần
- Truyền thông, quảng bá, in ấn
- Tiết mục
- Sân khấu
- Lễ tân, khánh tiết
- Đại biểu, khách mời
- Quà tặng
- Teabreak

28
- Giấy phép tổ chức
- Tổng kết, báo cáo kết quả

TÓM TẮT CHƯƠNG 3

Chương 3 trình nội dung liên quan đến việc hình thành ý tưởng chủ đạo, ý tưởng,
chủ đề sự kiện. Bên cạnh đó cũng đề cập đến các nội dung khác cần thực hiện khi lập
kế hoạch tổ chức sự kiện đó là viết kịch bản, xây dựng thời gian biểu sự kiện.

29
 CHƯƠNG 4: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ BỐ TRÍ NHÂN SỰ
TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi đọc xong chương 4, người học có thể:

 Có thể dự toán được ngân sách sự kiện

 Thực hiện được việc bố trí nhân sự trong tổ chức sự kiện

4.1 DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN

4.1.1 Khái niệm dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Lập ngân sách cho sự kiện có thể hiểu là việc liệt kê và tính toán các khoản chi
phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Ngân sách tổ
chức sự kiện do nhà đầu tư sự kiện quyết định, nó là yếu tố cơ bản quyết định đến
chương trình, nội dung cũng như chất lượng của các dịch vụ trong sự kiện, hay nói
cách khác nó là điều kiện, là cơ sở cho tổ chức sự kiện.

Việc lập dự toán ngân sách cho sự kiện cần bám sát với chương trình đã được
thỏa thuận giữa đơn vị tổ chức với nhà đầu tư sự kiện. Thông qua dự toán có thể dự
kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các chi phí cần chi trả cho các hàng
hóa, dịch vụ cần có để thực hiện chương trình. Từ đó, đưa ra những đề xuất, điều
chỉnh theo yêu cầu của nhà đầu tư sự kiện hoặc nhằm mục đích đảm bảo đạt được các
mục tiêu của sự kiện.

4.1.2. Các loại chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện phát sinh rất nhiều các khoản mục chi phí có liên quan,
thông thường người ta chia các khoản mục vào 4 nhóm cơ bản sau:

1. Chi phí trực tiếp để tổ chức sự kiện

2. Phí tổ chức cho đơn vị tổ chức sự kiện

3. Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước

4. Các chi phí dự phòng

30
4.1.2.1 Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện

Từ chương trình của sự kiện nhà tổ chức sự kiện cần phải hình dung ra được
tất cả các hạng mục có liên quan để thực hiện chương trình đó, các hạng mục này
không chỉ quan tâm đến bước thực hiện sự kiện mà cần phải quan tâm đến cả khâu
chuẩn bị để thực hiện các bước đó.

Việc tính toán chi phí trực tiệp cho tổ chức sự kiện có thể thực hiện theo một
trong các cách sau:

Tính toán chi phí theo danh mục các hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho sự kiện
(như lao động, trang thiết bị, dịch vụ…). Phương pháp này có ưu điểm là chỉ ra được
chi tiết các khoản mục chi phí và thông thường với những danh sách có sẵn về hàng
hóa, dịch vụ người lập dự toán có thể tiên lượng được các khoản mục chi phí sẽ phát
sinh.

Tính toán chi phí theo trình tự công việc trong chương trình: căn cứ lầ nlượt
theo các nội dung phát sinh chi phí (chi phí khách mời, chi phí sân khấu,…)trong
chương trình.

Tính toán chi phí theo hình thức hỗn hợp: đó là phương pháp kết hợp cả hai
phương pháp nói trên. Đây là phương pháp phổ biến trong lập dự toán sự kiện, đặc biệt
đối với các sự kiện phức tạp, diễn ra dài ngày thường phải áp dụng phương pháp này.

Phí tổ chức cho đơn vị tổ chức sự kiện

Các chi phí liên quan tới khâu tổ chức của đơn vị tổ chức sự kiện thường bao
gồm: (1) Chi phí cho nhân công tham gia quản lý, điều hành sự kiện; (2) Chi phí cho
việc sáng tạo các ý tưởng, lập chương trình kế hoạch cho sự kiện; (3) Lợi nhuận. Việc
thiết lập và báo giá về chi phí của đơn vị tổ chức phụ thuộc vào quan điểm và cách
thực hiện của đơn vị tổ chức, họ có thể dự toán trực tiếp vào bảng chi phí tổng hoặc
không, hoặc họ có thể không trình bày riêng mà tính ghép vào các nhóm chi phí khác.

4.1.2.3 Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước

Tùy theo từng loại sự kiện có thể phát sinh chi phí thuộc nhóm này nhiều hay ít,
tuân theo quy định chung của pháp luật. Chi phí này cũng được chi tiết trong thống kê
chi phí cho sự kiện.

31
4.1.2.4 Các chi phí dự phòng

Các chi phí dự phòng là các khoản chi phí liên quan đến công tác dự phòng trong
tổ chức sự kiện (như dự phòng tăng thêm số khách mời, hoặc dự phòng số khách mời
đến với sự kiện lớn hơn số dự kiến; Dự phòng các tình huống phát sinh khác trong tổ
chức sự kiện…) các khoản chi phí này cũng cần phải xem xét trong khi lập dự toán để
đảm bảo thành công cho sự kiện.

4.1.3 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Tùy theo hợp đồng và thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ cũng như vai trò
của nhà tổ chức sự kiện trong quá trình thực hiện sự kiện, có các hình thức lập Dự
toán ngân sách cho sự kiện khác nhau. Có các hình thức lập Dự toán ngân sách tổ
chức sự kiện cơ bản sau:

4.1.3.1 Giá trọn gói

Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức
sự kiện thực hiện mọi công việc, dịch vụ phát sinh trong sự kiện nhằm đạt được các
mục đích, ý tưởng mà họ đề ra. Như vậy, nhà tổ chức sự kiện sẽ xây dựng chương
trình, xác định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ được nhận, xác định các chi
phí dự phòng, mức lợi nhuận, thuế… từ đó đưa ra giá trọn gói cho toàn bộ sự kiện với
nhà đầu tư sự kiện.

4.1.3.2 Giá cho dịch vụ tổ chức riêng lẻ

Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức
sự kiện thực hiện một số công việc nhất định trong quá trình tổ chức sự kiện như: lập
kế hoạch, nhân sự điều phối,... Khi đó nhà tổ chức sự kiện sẽ căn cứ vào chi phí của
họ cho công việc được thuê để hạch toán chi phí tương ứng

4.1.3.3 Giá đấu thầu

Nhà đầu tư sự kiện, đưa ra khung giá giới hạn (thường chỉ có giá trần – mức giá tối
đa cho sự kiện) từ đó yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập nên chương trình với mức giá
định trước.

32
4.1.3.5 Giá hỗn hợp

Là hình thức phối hợp giữa các loại hình thức nói trên, nhà đầu tư sự kiện sẽ
xác định giá trọn gói cho một số công việc, dịch vụ trong sự kiện cho nhà tổ chức sự
kiện (như lập chương trình, biểu diễn nghệ thuật, chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị…),
và họ sẽ trực tiếp chi trả những hàng hóa dịch vụ khác. Ngoài ra một số dịch vụ,
hàng hóa không quan trọng khác có thể thực hiện dưới hình thức đấu thầu có thể do
chủ đầu tư sự kiện, hoặc nhà tổ chức sự kiện được ủy quyền lựa chọn (như dịch vụ
vận chuyển, vệ sinh, an ninh…). Ngoài ra giá hỗn hợp, còn mang ý nghĩa gần như
giá trọn gói, tuy nhiên nhà đầu tư sự kiện sẽ xem xét điều chỉnh giá của một số loại
dịch vụ nhất định.

4.1.4 Lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện theo chi phí cố định, chi phí biến đổi

Trong trường hợp, nhà tổ chức sự kiện đồng thời là nhà đầu tư sự kiện, để thuận tiện
cho việc tính toán, ước lượng tổng chi phí, xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận theo sản
lượng tiêu thụ… việc lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện có thể còn được tiến hành
theo hình thức tổng hợp các chi phí cố định và các chi phí biến đổi. Trong đó, chi phí
cố định được xem là các khoản chi phí không thay đổi (hoặc được xem là không thay
đổi về mặt lý thuyết) theo sự thay đổi về sản lượng (ví dụ như số khán giả/ khách mời)
trong tổ chức sự kiện. Thuộc loại chi phí này trong tổ chức sự kiện là: Chi phí thuê địa
điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung…; Chi phí
biến đổi là các khoản chi phí thay đổi theo sản lượng (số khán giả/ khách mời) trong tổ
chức sự kiện. Các khoản chi phí này thường liên quan trực tiếp đến các khách mời và
khi tính toán thường được tính cho 1 khán giả/ khách mời tham gia sự kiện. Thuộc loại
chi phí này như: chi phí lưu trú, ăn uống vận chuyển cho khách; chi phí cho các dịch
vụ điện nước, chi phí cho nhân công quản lý và phục vụ khách…

Cách phân loại này giúp người quản lý tổ chức sự kiện nắm được xu hướng biến đổi
của từng loại chi phí theo số lượng sản phẩm tiêu thụ, dễ dàng xác định được sản
lượng hoà vốn, theo dõi được kế hoạch thực hiện mục tiêu lợi nhuận của sự kiện, xác
định được quy mô sự kiện hợp lý để thu được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra cách phân
loại chi phí như trên còn thuận tiện trong việc xác định giá bán (dự tính) cho 1 khách
mời (ví dụ như tiền vé vào cửa/ vé tham dự…) để có được một mức lợi nhuận nhất
định. Do phạm vi tiếp cận của tài liệu chúng tôi không đi sâu vào nội dung này (người
33
đọc có thể tìm hiểu nội dung tương tự ở các tài liệu về quản trị tài chính), dưới đây là
một số vận dụng đơn giản của cách phân loại chi phí theo các nhóm nói trên.

4.1 BỐ TRÍ NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Công tác bố trí, tổ chức nhân sự trong sự kiện là một trong những công việc đóng
vai trò then chốt tạo nên những thành công trong mỗi hạng mục của sự kiện. Để sự
kiện diễn ra suôn sẻ, theo đúng quy trình thì việc phân bổ nhân sự theo từng vị trí với
các chức năng, nhiệm vụ khác nhau là rất cần thiết. Cũng chính vì vậy, khi tổ chức sự
kiện phải hiểu được đặc điểm của từng vị trí công việc.

Những bộ phận cần có trong tổ chức sự kiện:

Bộ phận kỹ thuật

Bộ phận kỹ thuật là một lực lượng đông đảo, bao gồm: Nhân viên phụ trách âm
thanh, nhân viên phụ trách ánh sáng, nhân viên phụ trách loa, mic, nhân viên dựng,...
Tổ kỹ thuật phụ trách vận hành các thiết bị từ bàn điều khiển, do đó họ thường ngồi ở
khu vực bàn kỹ thuật được đặt bên cạnh cánh gà hoặc dưới cuối sân khấu. Nhân viên
kỹ thuật là những người hùng thầm lặng đằng sau mỗi sự kiện, luôn túc trực tại khu
vực bàn điều khiển.

Bộ phận lễ tân - Check in, check out

Bộ phận lễ tân được coi là gương mặt đại diện cho ban tổ chức một sự kiện. Bộ
phận đón tiếp là một lực lượng đa dạng và đông đảo từ PG, nhân viên ngồi bàn
checkin, checkout. Bộ phận đón tiếp có yêu cầu cả về ngoại hình lẫn các kỹ năng
mềm.

Bộ phận giám sát

Với những sự kiện lớn, cần có tổ giám sát phụ trách các đầu mục nhỏ trong sự
kiện. Chẳng hạn một người bao quát khu vực kỹ thuật, một người phụ trách khách
mời, một người phụ trách phần sân khấu, một người phụ trách khu vực các cửa ra
vào ... Mỗi người sẽ bao quát một khu vực, xử lý các sự cố nhỏ phát sinh và báo lại kịp
thời với tổng đạo diễn chương trình.

Bộ phận phục vụ

34
 Đây là những người phục vụ ăn uống trong bữa tiệc. Bộ phận phục vụ bao gồm
cả những người đầu bếp, nhân viên chạy bàn. Một sự kiện thường không thể thiếu
phần ăn uống. Nếu như đó là bữa tiệc tea break thì công việc của nhóm phục vụ sẽ nhẹ
nhàng hơn. Ngược lại, nếu là một bữa tiệc mặn thì cần lực lượng đông đảo nhân viên
phục vụ.

Bộ phận an ninh

Bộ phận an ninh là những người bảo vệ an toàn của khách mời và của cả sự kiện.
Họ phải chịu một áp lực rất lớn bởi với những sự kiện đông người tham dự, những sự
kiện trọng đại hay nhiều khách mời quan trọng thì áp lực của nhân viên an ninh càng
lớn. Bộ phận an ninh thông thường sẽ làm nhiệm vụ hỗ trợ khách mời tham dự các vấn
đề đi lại, bảo vệ người tham gia khỏi các vấn nạn: Trộm, cướp, bạo lực. Không chỉ
vậy, họ cũng hỗ trợ ban tổ chức, tham gia vào công tác cứu hộ trước những sự cố
không may như: Hỏa hoạn, động đất, khủng bố. Với những sự kiện đông người, họ
đóng vai trò quan trọng trong việc sơ tán, ổn định khán đài,...

Các bộ phận chuyên môn khác

Với các sự kiện âm nhạc, nghệ thuật có quy mô lên tới hơn nghìn khách mời thì
các chức năng, nhiệm vụ sẽ được phân tách rõ ràng, cụ thể hơn. Có thể kể đến nhiều
vai trò, vị trí như: Bộ phận Planner phụ trách lên kế hoạch, đầu mối liên lạc, xin giấy
phép. Bộ phận Điều hành bán vé, phụ trách thư mời là những người phụ trách hoạt
động bán vé, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến vé và thư mời.

TÓM TẮT CHƯƠNG 4

Chương 4 đề cập tới hai nội dung quan trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện đó là
lập dự toán ngân sách và phân bổ nhân sự cho sự kiện.

35
 CHƯƠNG 5: LỰA CHỌN ĐỊA ĐIỂM, LẬP DANH SÁCH
KHÁCH MỜI VÀ BỐ TRÍ KHÔNG GIAN SỰ KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi học xong chương này, người học có thể:

 Trình bày các nội dung khái quát về địa điểm tổ chức sự kiện
 Nêu được các căn cứ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
 Phân loại được các loại địa điểm tổ chức sự kiện
 Thiết lập được danh sách khách mời
 Bố trí được không gian sự kiện.

5.1 KHÁI QUÁT VỀ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN

5.1.1 Khái quát về địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi diễn ra sự kiện, bao gồm cả không gian tổ chức sự
kiện và các yếu tố không gian gồm mặt bằn g (trên mặt đất hoặc trên mặt biển),
khoảng không gian, cách bố trí không gian.

5.1.2 Các căn cứ lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có thể căn cứ vào một số yếu tố sau:

Dựa trên số lượng khách mời

Số lượng khách mời thường quyết định địa điểm tổ chức sự kiện. Với số lượng
khách mời lớn, khuôn viên tổ chức sự kiện phải rộng rãi và thoải mái. Một khách sạn
hoặc hội trường có thể là sự lựa chọn thích hợp. Nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời
thì công viên hay bãi biển sẽ phù hơp.

Đối tượng tham gia

Tùy vào đối tượng khách mời mà nhà tổ chức sự kiện có sự lựa chọn địa điểm tổ
chức sự kiện cho phù hợp. Nếu đó là đối tác, có thể chọn một không gian trang trọng
như nhà hàng hoặc khách sạn. Sự kiện nhỏ trong công ty có thể tổ chức trong không
gian nhỏ ấm áp để gắn kết các thành viên. Đối với khách hàng, họ cần một không gian
thoải mái và mang tính chuyên nghiệp.

36
 Mục đích của sự kiện

Mục đích khi tổ chức sự kiện này là gì sẽ quyết định địa điểm tổ chức. Sự kiện
trong nhà hay ngoài trời, được quảng bá rộng rãi hay chỉ một bộ phận đều dựa trên
mục đích tổ chức. Thường các sự kiện lớn được tổ chức nhằm quảng bá hình ảnh của
công ty đến với người tiêu dùng. Vì vậy, chọn một địa điểm tổ chức phù hợp sẽ mang
lại hiệu quả cao trong việc đưa thương hiệu đến gần hơn với khách hàng.

Vấn đề môi trường: thời tiết, giao thông

Vấn đề môi trường ảnh hưởng trực tiếp đến việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
Địa điểm đó phải đảm bảo yếu tố giao thông không quá khó, các yếu tố khác xung
quanh như thời tiết, tiện ích.

Thông tin về địa điểm

Nơi tổ chức sự kiện nên là một địa điểm có địa chỉ rõ ràng, dễ kiếm. Điều này tạo
thuận lợi cho việc di chuyển cũng như quảng bá sự kiện. Nếu ý tưởng chọn địa điểm là
nơi ít người biết đến, cần có kế hoạch đưa đón khách mời và hướng dẫn đường đi chi
tiết.

Tiện ích và dịch vụ đi kèm

Tùy theo mỗi loại địa điểm sẽ có những tiện ích và dịch vụ đi kèm. Khi đó cần xem
xét sự phù hợp của những yếu tố này với sự kiện sẽ tổ chức. Chẳng hạn như sự kiện
được tổ chức trong khách sạn, nhà tổ chức sẽ được cung cấp thêm các dịch vụ kèm
theo như đồ ăn thức uống. Lựa chọn này giúp tiết kiệm chi phí và nhân lực nên được
nhiều người lựa chọn. Hội trường hoặc sự kiện ngoài trời thường sẽ chỉ có địa điểm
mà không bao gồm các dịch vụ đi kèm.

Vấn đề an ninh, an toàn

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý đến vấn đề an ninh và an toàn cho
khách mời. Khu vực chương trình được tổ chức nên được tìm hiểu trước và đảm bảo
an ninh tuyệt đối trong quá trình diễn ra sự kiện.

Phù hợp với chi phí tổ chức

Cần xem xét ngân sách dành cho hạng mục địa điểm để căn nhắc tìm địa điểm phù
hợp để tổ chức sự kiện.
37
 5.2 QUYẾT ĐỊNH VỀ ĐỊA ĐIỂM

5.2.1 Những địa điểm cụ thể

Khách sạn và trung tâm hội nghị: đây là những loại địa điểm thường được chọn để
tổ chức sự kiện. Cả 2 đều là địa điểm tốt song mỗi loại đều có những lợi thế riêng, chi
phí cũng khác nhau và chi phối nhiều tới ngân sách của tổ chức.

Tổ chức sự kiện ở khách sạn đáp ứng được yêu cầu của nhiều nội dung hoạt
động sự kiện. khách sạn có các phòng chức năng, hội trường, phòng khách nghỉ, các
dịch vụ phục vụ ăn uống và giải trí, xếp dỡ mang vác hàng hóa, hành lý,… Tổ chức sự
kiện tại khách sạn sẽ thuận tiện cho khách tham dự, giảm được chi phí và thời gian đi
lại.

Trung tâm hội nghị thường là các phòng họp lớn và những phòng chờ. Ở đó
không có các dịch vụ hỗ trợ như ở khách sạn. Không có dịch vụ miễn phí, mọi hoạt
động đều phải thanh toán tiền. Những trang bị thiếu, nhà tổ chức sự kiện phải tự mình
mua sắm, thuê mượn bổ sung.

Một số vấn đề khi tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị cần lưu tâm:

- Có rất nhiều chi phí phát sinh ngoài hợp đồng thuê trung tâm hội nghị ( thuê nhân
công bốc dỡ hàng hóa, hành lý, tiền thuê bàn ghế, treo rèm, trải thảm,…).

- Tìm hiểu kĩ các chi tiết: có tính tiền bàn ghế không? Có phải bổ sung thêm đồ dùng
phục vụ tiệc chiêu đãi hoặc bữa tối? Chi phí dọn vệ sinh? Trả tiền làm thêm giờ?
Phải thuê những công ty chuyên môn nào? Tiền điện, thảm trải sàn,…

Tóm lại dù thuê khách sạn hay trung tâm hội nghị. Nhà tổ chức đều phải biết
trước tất cả các khoản chi phí để đưa vào dự toán ngân sách, loại trừ những chi phí
phát sinh đột xuất. Sử dụng bất kỳ địa điểm nào cũng đều phải tìm hiểu các nội
dung:

- Các nhân viên thuộc cùng một tổ chức hay các bộ phận độc lập?

- Hợp đồng và các thỏa thuận về lương có hiệu lực từ khi nào?

- Có thay đổi gì trong kế hoạch không, nếu có thì tác động của nó đối với sự kiện
thế nào?

38
 Những địa điểm đặc thù: Bảo tàng, phòng triển lãm nghệ thuật, nhà hát, nhà
hàng, sân bay, nơi vui chơi công cộng, sân bóng chuyền trong nhà, sân golf, sân vận
động,…

Rạp hát: Có nhiều giải pháp để sử dụng rạp hát phục vụ những sự kiện đặc
biệt. Rạp hát có lợi thế về không gian. Có thể tổ chức 1 số hoạt động sự kiện tại nhà
hát như khai mạc sự kiện.

Khi tổ chức tại nhà hát cần chú ý các nội dung:

- Xem xét kỹ hiện trạng nhà hát, sức chứa thực sự của rạp hát, có bao nhiêu chỗ ngồi
sử dụng được. Số chỗ ngồi bị hỏng không sử dụng được. Kiểm tra cánh gà, đường
thoát hiểm khi có sử cố.

- Tìm hiểu hoạt động thường ngày của rạp, xác định thời gian sử dụng để có thể cử
người bố trí dọn dẹp, sắp xếp.

- Nếu sự kiện sử dụng các sản phẩm nghe nhìn, cần có sự kiểm tra chuẩn bị trước và
kiểm tra các vân đề liên quan như bản quyền, thời gian trình chiếu, các thiết bị máy
móc chuyên dung, giải pháp sử dụng, vận hành.

- Bổ sung và đổi mới những thứ cần thiết. Cửa ra vào cần được quan tầm vì có rất
nhiều người qua lại. Cần thu dọn và bố trí phòng trờ, hành lang cho phù hợp với sự
kiện như hai lối vào theo hai cửa để tránh ùn tắc, xếp thêm bàn đăng ký, màn cửa,
khăn trải bàn hoặc bàn để đồ uống.

Lều bạt ngoài trời: Có thể sự dụng lều bạt làm địa điểm tổ chức chính hoặc
phụ cho sự kiện. Tuy nhiên, cần bố trí thêm địa điểm hỗ trợ cho lều bạt để đảm nhận
những hoạt động còn lại của sự kiện.

Lều bạt có những lợi thế riêng như cơ động, tạo ra không gian phù hợp với
sự kiện. Lều bạt có ưu điểm là không cố định, dễ hòa nhập với thiên nhiên và có khả
năng tạo ra những không gian sự kiện rất đặc thù. Lều bạt có 2 loại đó là loại lều cọc
có trần nhọn cao hơn loại sử dụng cho rạp xiếc và loại lều khung. Lều cọc có tính cơ
động cao hơn, thích hợp với nhiều địa hình hơn, lắp đặt đơn giản nên không kiên cố và
giá thuê cao. Lều khung mức độ di dộng kém hơn, lắp đặt phức tạp nhưng kiên cố, giá
thuê thấp xong chi phí lắp đặt lại cao. Hạn chế của lều bạt là dễ bắt lửa, gây hỏa hoạn.

39
 Khi sử dụng lều bạt cho sự kiện cần chú ý các vấn đề:

- Tìm hiểu chủ sở hữu khu đất mà lều bạt sẽ được dựng lên, các thủ tục hành chính
để có phép sử dụng, cơ chế và việc sử dụng điện, nước,…

- Thời gian dựng lều bao lâu? Các hoạt động bảo vệ trong quá trình lắp đặ cho tới
khi sự kiện bắt đầu. bàn ghế và thiết bị được đảm bảo qua đêm, không có các vị
khách không mời có mặt trong lều, các trang thiêt bị khác như có khả năng sử
dụng cho tới ngày diễn ra sự kiện.

- Chuẩn bị các nhà vệ sinh di động, cần phải bố trí bao nhiêu cái? Thông thường 1
nhà vệ sinh có thể phục vụ 75 khách.

- Những chi phí phát sinh khác: phí vệ sinh cho khu vực lều trước và sau khi lều
dược dựng, chi phí sàn nhà , ánh sáng, máy phát điện, bảo vệ, vân chuyển,…

5.2.2 Những quyết định khác liên quan đến địa điểm

Những quyết định cụ thể trực tiếp trong địa điểm giải quyết những mâu thuẫn
nội tại của địa điểm, đáp ứng được yêu cầu của sự kiện về một địa điểm cụ thể.

Sức chứa của phòng tổ chức: Nhà tổ chức phải biết sức chứa hợp lệ của căn phòng và
tuân theo quy định.

Vệ sinh: Vệ sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Cần có đội dọn về sin liên tục
để đảm bảo cho các hoạt động sự kiện diễn ra. Điều này cũng có thể được thực hiện
miễn phí nếu được thỏa thuận trước trong hợp đồng.

Di chuyển nội thất: Xét về khía cạnh không gian, không nên để các đồ nội thất cũ
chiếm chỗ. Hầu hết các địa điểm tổ chức sẽ chấp nhận chuyển nội thất ra ngoài và lưu
trong kho để căn phòng có thêm chỗ cho khách ngồi.

Khoanh vùng, giới hạn: Phải tìm hiểu những gì được phép và không được phép làm.
Phải làm việc với chính quyền địa phương, làm việc với các ngành chức năng: cứu
hỏa, y tế, cảnh sát.

Bảo hiểm: quyết định bảo hiểm cho mình, cho khách mời dụng cụ và thiết bị. An toàn
phải đặt lên trên các mối quan tâm và bảo hiểm.

40
Thời gian: Phải quyết định sử dụng địa điểm vào thời điểm nào? Kéo dài bao lâu? Phải
biết rõ giờ ngày tháng năm sử dụng dịa điểm. Những hạn định đó phải ghi rõ trong hợp
đồng để tránh hiểu nhầm.

Những vấn đề thuộc quy chế riêng: Những địa điểm thuộc các công trình lịch sử, viện
bảo tàng, phòng triển lãm nghệ thuật và các địa điểm khác có một số quy chế riêng về
những sự kiện được phép và không được phép diễn ra.

Hoàn thiện và bổ sung: Rất ít loại địa điểm tổ chức sự kiện đã hoàn hảo theo yêu cầu
tổ chức sự kiện. Thông thường các địa điểm đều phải bổ sung và hoàn thiện mới thỏa
mãn được yêu cầu sự kiện. Chẳng hạn như hệ thống chiếu sáng, cây cảnh, đồ gỗ, và
nhiều thứ khác, thậm chí thực hiện cải tạo phòng ốc.

Nhà bếp: Nhà bếp đặt ở khu vực nào? Phòng nào? Phục vụ những gì? Có bao nhiêu
công việc đối với nhà bếp? phục vụ bao nhiêu khách cùng một thời điểm? Công suất
của nhà bếp tới mức nào?

Khu vực dành riêng cho nhân viên nghỉ: Việc chăm sóc nhân viên rất quan trọng
không chỉ là lý do nhân văn. Nếu họ mệt, giận dữ, khát nước, mức độ phục vụ và cả sự
kiện có thể bị ảnh hưởng. Phải đảm bỏa cho nhân viên được nghỉ ngơi cùng bới thực
phẩm món ăn nhẹ và hoa quả.

Kinh nghiệm, trình độ của nhân viên và cán bộ quản lý: Nhân viên và cán bộ quản lý
trong tổ chức sự kiện là bộ mặt của công ty, tạo hình ảnh và ấn tượng công ty trong
công chúng. Cần phải có những nhân viên và cán bộ tốt nhất, nhiều kinh nghiệm nhất,
chuyên nghiệp nhất cho tổ chức sự kiện. Bàn bạc với ban quản lý cao cấp để họ điều
chỉnh đội ngũ nhân viên của họ.

Những quy định về phòng hỏa hoạn và an toàn: Cần phải biết các quy định và Nhà tổ
chức phải chịu trách nhiệm xin giấy phép liên quan. Không hy vọng nơi tổ chức cung
cấp cho chúng ta mọi thứ cần thiết. Cần phải có đủ các loại giấy phép ( hoạt động quá
giờ quy định, dựng lều, phòng chống cháy nổ,…).

Do các hình thức tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú nên địa điểm tổ chức
các sự kiện tương ứng cũng rất đa dạng phong phú. Việc phân chia địa điểm tổ
chức sự kiện có thể dựa trên 2 tiêu chí sau:

41
5.2.3. Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Bao gồm:

- Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp

- Khu vực để xe của khách mời

- Các lối đi lại: Lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ

- Bổ trợ

- Khu vực kỹ thuật

- Khu vực triển khai sự kiện: Ví dụ trong các hội nghị hội thảo đó chính là bục diễn
thuyết, sân khấu, màn trình chiếu.

- Khu vực cung cấp các dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break, khu vực
giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí…

- Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp.

5.3 LẬP DANH SÁCH KHÁCH MỜI

5.3.1 Danh sách khách mời

Xác định đối tượng khách mời

Trước hết, nhà tổ chức sự kiện cần xác định rõ đối tượng khách mời của sự
kiện,. Nhà tổ chức sự kiện cần đặt ra những câu hỏi trước mỗi sự kiện

- Ai là khách mời mục tiêu?

- Ai sẽ là người lên danh sách khách mời?

Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng đúng người mà mình muốn được mời
vì sự kiện không phải được tổ chức cho tất cả mọi người. Cần phải lên danh sách khác
mời chính thức (danh sách A). Bên cạnh đó cần có danh sách khách mời dự bị (danh
sách B), đây là những người sẽ được mời thay thế những người thuộc danh sách A mà
vắng mặt. Sự kiện nếu cần thu hút sự chú ý của phương tiện truyền thông, thì cần trả
lời các câu hỏi sau:

- Có bao nhiêu nhà báo cần mời?

42
 - Có quan chức chính phủ nào được phỏng vấn không?

- Sự kiện dành cho nhân viên, khách hàng hay các nhà cung cấp?

Xác định số lượng khách mời

Trước khi bắt đầu tìm kiếm địa điểm cho sự kiện, cần phải biết được số
lượng khách mời sẽ đến dự và một số ý tưởng nằm trong sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện
cần tính toán đến các yêu cầu sau:

- Có cần chỗ qua đêm cho khách mời không? Nếu có thì bao nhiêu chỗ?

- Liệu phòng đơn hay phòng đôi?

- Có cần phòng hạng sang hay phòng Vip không?

- Nếu sự kiện diễn ra ban ngày, có cần chỗ cho khách mời nếu thay đổi hoặc sử
dụng cho cuộc họp riêng hay không?

- Có cần bố trí chỗ kiểm tra vào sớm ra muộn hay không?

- Có bao nhiêu phòng họp cần giữ trước cho khách mời?

- Cách bố trí phòng họp như thế nào?

- Có cần nhân viên phiên dịch hay không?

- Có cần phòng họp phụ cho khách mời hay không? Nếu có thì bao nhiêu phòng
trong thời gian bao lâu? Phòng họp phụ được thiết kế như thế nào, có cần thiết bị
âm thanh ánh sáng hay không?

- Có cần phòng riêng dùng cho giờ giải lao hay không? Phục vụ bao nhiêu người,
họ sẽ ngồi hay đứng?

- Có cần phòng riêng cho nhân viên làm việc hay không?

Lên danh sách khách mời

Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách A trong thời gian 6,7 tuần
trước khi xảy ra sự kiện, và xác nhận danh sách 5 tuần trược khi sự kiện diễn ra. Đối
với khách mời trong danh sách B thì cần được gửi ở tuần thứ 5 và kiểm tra lại thông
tin 3 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Tùy thuộc vào sự kiện lớn hay nhỏ mà thời gian
gửi thiệp sẽ thay đổi. Đối với các sự kiện nhỏ, thời gian chuẩn bị ngắn thì việc gửi giấy

43
mời có thể sẽ là 1 tuần trước khi diễn ra sự kiện. Nếu sử dụng giấy vào cửa của khách
hàng như một phương tiện hiển thị để kiểm tra an ninh thì có thể được quàng vào cổ,
kẹp vào túi xách hoặc thắt lưng, hoặc đeo vào cổ tay. Vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học kỳ và
nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngoài thành phố vì vậy cần phải lưu ý lên lịch gửi thiệp
mời cho phù hợp. Công việc gửi thư mời và xác nhận tham dự sự kiện phụ thuộc vào
nhiều yếu tố bên ngoài nên cần có quỹ thời gian dự phòng.

Hồ sơ khách mời

Nắm bắt được thông tin liên quan đến khách mời có ý nghĩa quan trọng đối
với việc tổ chức thành công một sự kiện. Cần trả lời một số câu hỏi sau khi chuẩn bị
hồ sơ khách mời:

- Độ tuổi khách mời?

- Khách mời đi một mình hay đi hai người?

- Trẻ em có tham dự hay không?

- Trẻ em có đi cùng với người lớn hay không? Nếu có chuẩn bị riêng đồ uống cho
trẻ em đi kèm.

- Vé mời là vé đơn hay vé đôi hay vé dành cho gia đình, bạn bè,…?

- Vấn đề phương tiện đi lại cho khách mời? khách mời sẽ đến bằng xe riêng, xe tư
nhân, xe sang trọng hay phải sắp xếp xe đến đón khách mời?

Thiếp mời
Nội dung thiếp mời

- Số khách mời

- Tên sự kiện

- Mô tả sự kiện

- Ngày

- Giờ (Khai mạc/ Bế mạc/ Chương trình của sự kiện)

- Địa điểm

- Chỉ dẫn

44
 - Nơi đậu xe

- Trang phục

- Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm

- Mẫu yêu cầu vé (nếu có sử dụng)

- Phong bì hồi âm (tùy chọn)

Việc những thông tin có được trình bày rõ ràng và đầy đủ thông tin có thể
ảnh hưởng không nhỏ đến thành công của sự kiện.

Chuẩn bị thiếp mời

Thông thường, thiếp mời cần phải được thiết kế sớm ngay từ khi bắt tay
thực hiện sự kiện. Khi đặt hàng thiết kê và in ấn thiếp mời, Nhà tổ chức cần chú ý tới
những vấn đề sau:

- Đảm bảo cung cấp thông tin cho những người thiết kế chương trình biết rõ trước
về khung thời gian dự kiên để họ chuẩn bị tiến hành theo đơn đặt hàng của Nhà tổ
chức.

- Những nội dung thiếp mời

- Kiểm tra thời gian bên thiết kế và in ấn nghỉ.

- Họ cần thêm thời gian đối với những yêu cầu đặc biệt chẳng hạn như giấy yêu cầu
của khách hàng?

- Họ sẽ yêu cầu ở Nhà tổ chức những gì? Họ sẽ cần minh họa bằng camera? Hãy
xác định những yêu cầu của họ là gì để Nhà tổ chức có sẵn mọi thứ cần thiết đáp
ứng yêu cầu của họ đúng lúc.

Công việc chuẩn bị thiếp mời còn yêu cầu những công việc tiếp sau:

- Đặt trước hòm thư với Bưu điện

- Rà soát lại lần thứ nhất việc thiết kế thiếp mời

- Rà soát lại lần thứ hai việc thiết kế thiếp mời

- In thiếp

45
 Nếu sự kiện diễn ra trong thời gian bận rộn của năm, Nhà tổ chức cần phải
cân nhắc việc gửi giấy mời nhanh. Nếu nhà tổ chức ghi trong thiếp mời thông báo
nhanh rằng thư mời sẽ đến sau trước một thời gian nhất định, cần đảm bảo rằng điều
đó sẽ xảy ra vì nó thể hiện cho người khác thây công ty đúng hẹn, điều này có mối
liên hệ đến chữ tín, tính chuyên nghiệp.

Khi in thiếp, Nhà tổ chức cần đặt in với số lượng nhiều hơn số khách mời và
đảm bảo rằng có đủ thời gian in ấn. Vì một lý do nào đó, bên in ấn muốn có càng
nhiều thời gian. Dĩ nhiên, Nhà tổ chức sẽ kiểm tra xem họ có thể tiến hành đơn đặt
hàng, và giao thiếp đạt yêu cầu về số lượng và chất lượng đúng hẹn.

Gửi thiếp

Thiếp mời phải được gửi đến cho khách mời trước ngày diễn ra sự kiện từ 2
đến 4 tuần để họ có thể có thể nhận và phản hồi về việc có tham dự hay không hoặc
trao đổi các thông tin mà học quan tâm. Dù người tổ chức đích thân gửi thiếp hoặc sử
dụng hòm thư, bao giờ cũng nên gửi một cái cho bản thân để biết việc chuyển phát có
gặp rắc rối không. Khi thiếp đến, kiểm tra xem nó được gửi đi chính xác khi nào. Nếu
thuê bưu điện gửi thiếp trước một thời hạn nhất định. Nhà tổ chức sẽ cần bằng chứng
khi đối chất vấn đề này với họ. Nếu thiếp không đến đúng hẹn, Nhà tổ chức sẽ phải gọi
điện cho khách mời để kiểm tra xem họ đã nhận được thiếp mời chưa.

Nhà tổ chức sự kiện cần lưu ý những vấn đề liên quan đến việc gửi thiếp
mời:

- Kiểm tra lịch trình giao thư đối với loại thư ưu tiên. Số ngày tối thiểu và tối đa
nhận được theo từng địa phương.

- Kiểm tra giá cước bưu chính đối với loại thư ưu tiên. Thư gửi nước ngoài có giá
khác thư trong nước. Phải đảm bảo rằng thư được tách riêng và áp dụng chính xác
giá gửi.

- Kiểm tra lịch trình đưa thư đối với thư thông thường. Kiểm tra cả số ngày và tối
đa, và giá cước bưu chính.

- Liên hệ với bên thuê dịch vụ để biết rõ thời gian, sắp xếp thời gian cho việc
chuyển thư.

46
 - Có thể gửi theo nhóm để dễ kiểm soat việc thực hiện.

- Phong bì phải ghi địa chỉ, đóng kín và dán tem. Chấp nhận mức tổi thiểu cho thời
gian 1 tuần cho việc chuyển thư. Kiểm tra khung thời gian phía chuyển thư đề
xuất, có thể bị thay đổi vì những đơn đặt hàng mà họ phải giải quyết trong cùng
thời gian đó.

5.3.2 Những vấn đề liên quan đến đối tượng khách mời khác

Diễn giả

Một trong những vấn đề quan trọng, quyết định thành công của nhiều sự
kiện là việc lập kế hoạch liên quan đến diễn giả. Nhà tổ chức cần lưu ý những vấn đề
trong công việc chuẩn bị liên quan đến vấn đề này.

Thăm dò:

- Ai là người chịu trách nhiệm giữ các bản quản lý người trình bày?

- Tại sao chọn diễn giả này?

- Diễn giả này có hiểu loại bài nói mà thính giả muốn nghe không?

- Diễn giả có yêu cầu khoản thù lao hay khoản phí nào không?

- Ai là người đưa ra quyết định cuối cùng để chọn một diễn giả?

- Diễn giả được chọn có phải được quản lý hay duyệt trước không?

- Có cần lời giới thiệu không, và nếu có đã kiểm tra lại lời giới thiệu đó chưa?

- Có các băng giới thiệu không?

- Diễn giả đã được phỏng vấn không?

Giấy mời
- Diễn giả đã được biết mục đích cuộc hội thảo chưa?

- Diễn giả có biết lý do được mời không?

- Diễn giả có phải nói theo chủ đề bắt buộc không hay được tự chọn chủ đề?

- Có dùng một mẫu để lấy thông tin từ những diễn giả tiềm năng không?

- Diễn giả và chủ đề được chấp nhận đến đâu?

47
- Diễn giả có biết sự kiện/buổi họp có liên quan như thế nòa đến phần còn lại của
chương trình hội thảo không?

- Có thể cho diễn giả biết có bao nhiêu người nghe bài diễn thuyết không?

- Diễn giả có được cho biết vè thành phần thính giả không?

- Hai bên có đồng ý về các điều khoản như phí, các chi phí khác và các yếu tố liên
quan không?

- Đã bàn về các tiêu chuẩn với diễn giả chưa?

- Có ai gặp diễn giả trước buổi hội thảo không?

Sau khi diễn giả nhận lời

- Diễn giả đã cho phép thu băng chưa?

- Bài trình bày đã sẵn sàng chưa?

- Diễn giả có cần các thiết bị không gian không?

- Diễn giả có được yêu cầu nộp lý lịch và ảnh hưởng không/

- Có ai đi kèm diễn giả không?

- Ai sẽ đặt phòng nghỉ cho diễn giả?

- Các phương tiện đi lại được chuẩn bị thế nào?

- Khi nào thì diễ giả xác nhận lần cuối cùng?

- Có cần biện pháp an ninh đặc biệt nào không?

- Hỗ trợ cho diễn giả như thế nào?

- Các trường hợp khẩn cấp ngay tại nơi diễn thuyết được xử lý như thế nào?

- Có chuẩn bị các thiết bị trợ giúp cho người tham dự là những người điếc và mù
không?

Tại nơi diễn thuyết:

- Có ai đón diễn giả không?

- Đưa cho diễn giả các tài liệu gì?

- Có luyện tập lại với diễn giả không?

48
- Ai chịu trách nhiệm chi trả và/hoặc trả lại tiền không?

- Diễn giả có được phép tham dự các phần khác của cuộc hội thảo không?

- Diễn giả có cần phương tiện đi lại khi ở địa phương tổ chức cuộc hội thảo không?

Thời điểm diễn thuyết:

- Đã chuẩn bị phòng diễn thuyết theo thỏa thuận chưa?

- Diễn giả có mặt “trong suốt buổi họp” đã được dự tính chưa?

- Có phải sắp xếp chỗ ngồi nào đặc biệt cho diễn giả và người giới thiệu không?

Sau sự kiện:

- Khi nào diễn giả phải đi?

- Diễn giả có yêu cầu phương tiện đi ra sân bay không?

- Có sắp xếp gì với báo chí không?

- Người tham dự có được gặp diễn giả hay không?

Những việc cần làm tiếp theo:

- Ai sẽ gửi thư cảm ơn diễn giả?

- Có gửi diễn giả các bài báo viết về buổi diễn thuyết không?

- Có gửi các mẫu bình luận, đánh giá cho diễn giả không/

- Có ai viết bản ghi nhớ không?

Phương tiện truyền thông

Nếu nhà tổ chức cần các phương tiện truyền thông tham gia vào sự kiện, họ
cần xem xét họ sẽ tham dự như thế nào và khi nào thì tham dự. Họ có được đối xử như
khách mời không? Nếu vậy, Nhà tổ chức cần chú ý đến phần ăn uống dành cho họ.
Nhà tổ chức cũng có thể có lợi nếu như xác định rõ những yêu cầu họ và làm tất cả để
đáp ứng nhu cầu đó. Họ có thể cần chỗ để xe chuyên dụng, vị trí đtặ các dây cáp hay
các ổ cắm. Họ cũng có thể đưa tin trực tiếp và sẽ có các cuộc phỏng vấn tại các thời
gian xác định trước.

49
 Người làm việc trong ngành truyền thông là rất bận rộn. Luôn luôn tôn trọng
thời gian của họ và đừng bao giờ quên những đóng góp của họ trong việc truyền thông
tin trực tiếp về sự kiện. Có một điều quan trọng là họ có thể chọn rất nhiều các sự kiện
nhỏ trong khuôn khổ sự kiện được tổ chức. Nếu nhà tổ chức muốn họ để ý đến việc
mình đã mời họ thì phải luôn tỏ ra vui vẻ với những việc họ đang thực hiện. Hãy cùng
làm việc với họ. Nhà tổ chức cần xây dựng mối quan hệ trong khi làm việc với họ.

Khi đại diện cơ quan truyền thông tham gia sự kiện. Nhà tổ chức cần tính
toán thêm thực phẩm và đồ uống dành cho họ. Nhà tổ chức cần cân nhắc nếu tổ chức
theo kiểu tiệc cocktail cho bữa ăn tối thì họ sẽ ngồi cùng với vị trí khách mời hay ngồi
riêng tại bàn dành cho báo chí. Nếu họ chỉ được mời tham gia vào một phần của sự
kiện thì hãy viết rõ vào giấy mời, do vậy họ sẽ biết được mong đợi như thế nào. Với lý
do an ninh, nếu họ được mời chỉ đến với phần gặp gỡ các nhân vật chính, thì một
phòng riêng có thể được dành cho họ.

Cần thông báo cho các phương tiện biết rõ thời gian tốt nhât mà họ có thể
tham gia, như vậy thông tin, hình ảnh cần thiết có thể truyền tải kịp thời.

Nhà tổ chức cần biết những điều gì cần thiết được tính đến cho chương trình
thông tin đại chúng. Những câu hỏi cần được giải đáp:

- Có thể tạo những điều kiện gì cho các phương tiện truyền thông dễ dàng hơn trong
các báo cáo chương trình của họ?

- Các phương tiện truyền thông có cần thông tin tiểu sử của các khách mời, thông
tin chung về sự kiện hay các nhà tài trợ?

- Cần bao nhiêu loại chương trình đưa tin dành cho sự kiện?

- Chi phí dành cho hoạt động này?

- Có cần bàn đăng kí dành cho phóng viên khi họ đến tham gia vào chương trình

Bằng cách này Nhà tổ chức có thể bố trí người giới thiệu cho họ những vị trí
quan trọng và có thể giới thiệu họ tới những người quan trọng.

Đề phòng sự cố

Nhà tổ chức cần tính đến khả năng có chương trình khác có thể diễn ra cùng
thời gian với sự kiện. Do đó cần tìm hiểu những thông tin như: thời gian bắt đầu và kết
50
thúc, thời gian giải lao, địa điểm của các sự kiện đó? Và xem xét xem các khách mời
của ta có tham dự các chương trình đó hay không?

Một trong những sự cố có thể xảy ra tại một cuộc trình diễn sản phẩm mới
là việc các đối thủ cạnh tranh có mặt tại địa điểm diễn ra sự kiện và có thể dưa ra
những lời rèm pha với sản phẩm mới của công ty. Những cửa chính của công ty cần bố
trí bảo vệ khi sự kiện đang diễn ra và luôn đảm bảo rằng chỉ có những người có trách
nhiệm và khách mời mới có thể tham gia.

Một sự cố khác thường xảy ra là việc người dẫn chương trình đọc sai tên
hay chức danh của khách mời, đặc biệt là khách VIP. Điều này nếu không nhận được
sự cảm thông của khách có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng không thể ngờ
tới.

Sự cố cũng có thể phát sinh khi ban tổ chức không yêu cầu khách mời tham
gia sự kiện, nhất là những sự kiện trong hội trường, tắt điện thoại di động. Tiếng
chuông điện thoại reo lên hay việc một người trả lời điện thoại di động có thể gây cho
khách tham dự sự kiện khó chịu.

5.3.3 Tổ chức đưa đón

Phương tiện chở khách

Khách mời tham dự sự kiện thường đi bằng phương tiện cá nhân của họ. Song
trong nhiều trường hợp, do tính chất của sự kiện, do địa điểm và khoảng cách mà chỉ
có số ít khách sử dụng phương tiện cá nhân. Số còn lại Nhà tổ chức phải thu xếp để
đưa đón khách cho phù hợp, việc chọn lựa phương tiện thích hợp để chở khách cho sự
kiện là công việc rất quan trọng sao cho mọi người đều được thoải mái, hài lòng và sẵn
sàng tham gia sự kiện.

Xe 4 chỗ

Các nhà tổ chức cần biết rõ từng loại khách tham dự với số lượng cụ thể. Có
bao nhiêu khách VIP sẽ tới sự kiện bằng xe riêng. Số còn lại nhà tổ chức phải thu xếp
phương tiện. Nếu khách tham dự không có khoảng cách lớn về đẳng cấp, về chức vụ
quyền lực hãy cố gắng bố trí cùng kiểu loại xe, sẽ tạo được ấn tượng về sự hoành tráng

51
của sự kiện. Ngược lại, nếu có sự khác biệt về quyền uy trong khách tham dự, đặc biệt
là các chính khách, phải có sự phân biệt trong việc bố trí xe, tránh trùng lặp.

Số lượng xe nhiều hay ít không phụ thuộc vào năng suất chở của xe. Không thể xác
định số lượng xe bằng việc lấy số lượng khách chia cho năng suất chuyến của một xe.

Những thứ cần có trong xe: trong các xe cần có thêm đồ uống ưa thích, các đồ ăn khô,
tạp chí, báo. Đồ uống có thể là bia, nước hoa quả, cần chú ý đến những đặc sản địa
phương, hàng hóa được sản xuất ở địa phương.

Cần xem xét các giá trị mà xe mang lại. Ngoài chuyên chở khác, còn có các
tiện nghi nào, tiện nghi đến mức độ nào? Có bao nhiêu tiện nghi? Cách bố trí chỗ ngồi
có thoải mái hay không? Có bổ sung thêm được chỗ ngồi không? Mùi điều hòa dễ chịu
không? Độ ồn, độ giảm sốc, an toàn,…

Lịch điều phối xe: Các xe phải có lịch trình chi tiết. Nhà tổ chức phải nắm được trước
lúc khởi hành 4 giờ đồng hồ. Xe phải được đổ đầy xăng và đến trước 15 phút. Lịch
trình phải thể hiện được toàn bộ hoạt động của xe trong thời gian sử dụng cho sự kiện
từ việc đưa khách, tới việc chở khách đi tham quan, dự tiệc.

Kết hợp các phương tiện vận chuyển: Cần chú ý, ô tô chỉ là 1 phương tiện vận chuyển.
Trong nhiều trường hợp phải kết hợp 1 số loại phương tiện với nhau sẽ tốt hơn. Các
loại phương tiện khác như: xe ngựa kéo, thuyền, xuồng, trực thăng,…

Xe khách

Số chỗ ngồi: Xe khách có rất nhiều loại khác nhau theo số chỗ ngồi. có thể
thuê bất cứ loại nào, từ một xe buýt tiêu chuẩn cho đến 1 xe khách có nội thất đầy đủ
với ghế sô pha, phương tiện nghe nhìn, phương tiện thông tin và không có tên, biểu
tượng công ty trên thành xe. Các xe này chở khác cùng loại, không chở khách VIP.
Thông thường xe khách được dùng vào việc vận chuyển đường dài.

Các loại xe khách: có rất nhiều loại xe, các xe khách 2 tầng, các xe chở học
sinh, các xe điện, các tàu điện có thể được thuê. Xe khách cổ điển có thể làm cho
khách hàng thấy được thoải mái hơn là một chiếc xe chở học sinh khi đi đường dài.
Khi thuê xe cần chú ý một số điểm sau:

52
 - Luôn kiểm tra xem vị trí bến đỗ xe khách có thuận lợi không? Đỗ được bao nhiêu
chiếc?

- Cần phát hiện kịp thời những trở ngại đối với việc đỗ xe như đường vào bãi đỗ
không thích hợp với xe quá to, trần nhà xe thấp, không đỗ được xe 2 tầng, xe dài
sẽ không đỗ được trong nhà xe,… và có giải pháp hữu hiệu khắc phục.

- Xe chở khách phải tới địa điệm tập kết theo yêu cầu của bên tổ chức sự kiện, bảo
đảm máy tốt và xe phải đổ đầy xăng, sạch sẽ và có mặt nửa tiếng trước sự kiện để
nhân viên của nhà tổ chức kiểm tra chắc chắn mọi hoạt động đều theo trình tự.

- Khi thuê xe, cần chú ý tới tất cả các hoạt động dù là nhỏ nhất. Thuê xe và lái xe
kèm theo, tiêu chuẩn chất lượng xe, thời gian sử dụng xe. Lịch trình chi tiết xe
phục vụ sự kiện cần chi tiết.

- Cần biết rõ các xe buýt thuê cho sự kiện đang làm gì, ở đâu thời gian trước và sau
sự kiện. Để bảo đảm kế hoạch chắc chắng có thể phải có thời gian đệm. Số thời
gian đệm được bổ sung vào thời gian thuê xe cùng với sự gia tăng chi phí.

Bến đỗ và đưa đón khách

Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần thiết đối vói sự kiện, góp phần không
nhỏ vào sự thành công của sự kiện. Vì vậy cần chuẩn bị điểm đỗ xe thuận lợi cho
khách tham dự. Điều này không hề đơn giản vì các bến đỗ xe ngày càng khan hiếm ,
công suất không đáp ứng được nhu cầu. Thông thường các điểm đổ xe đều quá tải, khi
có sự kiện càng quá tải hơn

Yêu cầu điểm đỗ xe phải sử dụng được, an toàn, dự kiến sự cố và giải pháp
khắc phục.

Không được để khách mất thời gian chờ đợi khi vào cũng như mất thời gian
đi vòng vèo tới bến đỗ xe.

Sức chứa của điểm đỗ: phải ước lượng được điểm đỗ xe có sức chứa bao nhiêu xe, bao
nhiêu chỗ phải dành lại cho chủ xe gửi theo tháng vào những giờ cụ thể nào? Cần phải
phân khu cho các loại xe khác nhau, và có quy định thống nhất, tránh tình trạng lộn
xộn.

53
 Cần phải bổ sung thêm các thứ cần thiết như biển chỉ dẫn, dựng vật phân
cách khu cho mỗi loại xe hoặc bổ sung thêm ánh sáng, bảo vệ,…

Cần xem xét những vấn đề đặc thù, yêu cầu nơi đỗ phải thỏa mãn chẳng hạn
những vấn đề lên xuống xe đối với người tàn tật, hiện tại bến đỗ đã giải quyết thế nào?
Hướng phục vụ sự kiện ra sao? Hệ thống cửa và lối lên xuống dành riêng cho người
tàn tật, các nút bấm tự động còn hoạt động không.

Thời gian sử dụng bến đỗ phải cụ thể, từ ngày giờ nào cho tới ngày giờ nào.
Tùy vào thời gian khai mạc, giờ kết thúc của sự kiện để quyết định thời gian sử dụng
điểm đỗ. Không nhất thiết thời gian sử dụng điểm đõ phải tương ứng với thời gin diễn
ra sự kiện, có thể ngắn hơn hoặcc dài hơn. Cần nắm chắc thời gian đóng và mở cửa,
nếu thấy cần thiết thì có thể kéo dài thời gian đỗ xe để tránh tình trạng nhân viên bến
đỗ gây khó dễ cho khách.

Tác động do sử dụng điểm đỗ xe: các điểm đỗ xe đều đã tồn tại trước sự kiện. Do vậy
đã hình thành quy luật hoạt động riêng của nó. Với hoạt động sự kiện kéo dài nó sẽ tác
động đến hoạt động thường ngày của điểm đỗ xe, vì vậy cần dự đoán trước và có giải
pháp dự phòng.

Chi phí giữ xe: Cần phải xác định rõ người sở hữu các điểm đỗ xe để thực hiện các
giao dịch.

- Chi phí đậu xe thanh toán trước hay sau sự kiện?

- Nhà tổ chức sự kiện thanh toán hay là khách hàng thanh toán?

- Khi hợp đồng bãi giữ xe có thuê luôn dội ngũ nhân viên quản lý điều hành bến bãi
hay không?

- Cần thông báo số lượng xe và các loại xe để ban quản lý bố trí nhân viên cho phù
hợp

- Cần thỏa thuận trước với điểm đỗ, bố trí riêng khu vực đỗ xe dành cho VIP và
nhân viên đơn vị tổ chức.

Đưa đón khách và vận hành bến đỗ

Đưa đón khách: Trước hết cần xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tới sự kiện?
Điểm xuất phát của khách sẽ ảnh hưởng tới địa điểm đến của họ. Yêu cầu việc vận
54
chuyển phải bảo đảm an toàn cho người trên đường. Cố gắng bố trí bảo đảm khách đến
dự đông đủ, không bị ắc nghẽn giao thông trong giờ cao điểm.

Tổ chức vận chuyển phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ của
khách tham dự. Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới trung
tâm hội nghị, có thẻ tổ chức đưa đón thoe thời gian thống nhất, hành trình đó cho phép
hình thành những đoàn xe dài sẽ tạo nên hình ảnh đậm nét về sự kiện. Ngược lại, nơi
ăn nghỉ của khách phân tán trong thành phố cẩn tổ chức vận chuyển theo các đoàn,
mỗi đoàn hoặc một số đoàn do một nhân viên trực tiếp phụ trách đưa đón.

Trên đường tới sự kiện, cần có những hoạt động hỗ trợ như là các chương
trình nghe, nhìn tạo không khí hào hứng vui nhộn trước khi bước vào sự kiện.

Vận hành bến đỗ: Trên cơ sở đã phân chia chi tiết, quy định các đoàn khách, nhóm
khách đỗ xe vào những khu vực cụ thể. Mỗi khu vực đó đã được thông báo tới tận các
lái xe đưa đón các đoàn khách tương ứng. Ngoài ra mỗi khu vực cụ thể phải bố trí
những nhân viên phụ trách để hướng dẫn xe ra vào khu vực mình quản lý. Nhân viên
quản lý phải nắm chính xác số xe trong khu vực, hành trình của nó, giời nhập bến, giờ
xuất bên, thời gian đậu tại bến, yêu cầu lái xe phải tuân thủ.

Những nhân viên điều hành có thể sử dụng những trang phục đặc thù vừa
tạo hình ảnh riêng biệt cho sự kiện vừa giúp khách tham gia dễ nhận biết sẽ tiện cho
việc tiếp nhận hoặc trả phương tiện cho khách. Số người phục vụ và điều hành một
lượng xe cũng khác nhau giữa các khu vực, phụ thuộc vào địa điểm nơi đỗ xe, vào các
tuyến đón trả khách, các lối đi riêng rẽ, khoảng cách tới khu vực đỗ xe, độ dài thời
gian và các yếu tố khác. Nhà tổ chức cần có kế hoạch thanh tra khu vực, kiểm tra thực
địa để có được những quyết định chính xác.

Xây dựng hệ thống tín hiệu trợ giúp điều hành. Ngoài thông tin tực tuyến
theo dòng chảy quản trị, nhà cung cấp dịch vụ còn phải xây dựng hệ thống tín hiệu trợ
giúp cho hoạt động vận hành như: bảng hướng dẫn đường đi vào nơi đỗ từng khu vực
theo các đoàn, bảng ký hiệu thông báo bãi đỗ đã chật, không còn chỗ trống, ký hiệu
phân chia các khu vực và tín hiệu quy định khu vực cấm.

55
 Đối với các sự kiện có quy mô rất lớn, rất ít địa điểm có điều kiện đỗ được
số lượng xe của khách tham dự. Thông thường đỗ xe có khoảng cách nào đó với địa
điểm tổ chức sự kiện.

Trường hợp cho phép đi bộ được cần có đội ngũ nhân viên mặc đồng phục
hướng dẫn chu đáo, bảo đảm sao cho không mộ vị khách nào bỡ về đường dẫn tới sự
kiện. Bên cạnh đội ngũ nhân viên nhiệt tình, Ban tổ chức cần có sơ đồ tổng thể khu
vực sự kiện, đặc biệt từ nơi đỗ xe tới địa điểm tổ chức.

5.3.4 Khách tới sự kiện

Thời tiết và những công việc có liên quan

Khí hậu thời tiết tác động trực tiếp vào tổ chức sự kiện, quyết định rất lớn khả
năng thành công của sự kiện, nhất là sự kiện tổ chức ngoài trời. Do vậy, xem xét thời
tiết để dự liệu công việc là rất cần thiết và không thể thiếu.

Mỗi một mùa đều mang tới những việc cần phải xem xét và những tin tức
cần được tính đến khi chúng ta cân nhắc về địa điểm tổ chức sự kiện. Tuy không dự
đoán chính xácc được thời tiết song Nhà tổ chức có thể chuẩn bị lưu ý rằng thời tiết
khí hậu mang tính quy luật tự nhiên, song tác độ cụ thể lại gắn với từng địa hình từng
khu vực.Ở Việt Nam thời tiết mang tính quy luật rõ nét ở hai miền rất khác nhau.

 Miền Bắc, bao gồm các tỉnh, thành phố từ Thừa Thiên Huế trở ra có bốn mùa rõ
rệt: xuân, hạ, thu, đông. Mỗi mùa có đặc điểm thời tiết khác biệt.

- Mùa xuân, thời tiết ấm áp, độ ẩm cao và những trận mưa phùn kéo dài vài ba ngày,
thậm chí cả tuần. Mùa xuân là mùa lễ hội kéo dài, thuận lợi cho các sự kiện lễ hội.
Tổ chức sự kiện trong mùa xuân gặp nhiều thuận lợi. Cuối xuân nắng sớm và mưa
rào đầu hè. Mùa xuân thường xuất hiện sương mù, ảnh hưởng tới các chuyến bay,
các hoạt động trên sông, biển.

- Mùa hè, trời nóng nực, oi nồng nhiệt độ không khí thường dao động trên 300C.
Những cơn mưa giông mùa hạ không dài nhưng rất nặng hạt. Mưa lớn lại tập trung
trong một khu vực nhất định nên dẫn tới lũ lụt. Phù hợp với các sự kiện gây quỹ
phục vụ hậu quả thiên tai lũ lụt.

56
- Mùa thu, thường khô hanh, tiết trời dịu mát. Nắng nhẹ và se lạnh. Trời cao xanh,
cây trái vào mùa thu hoạch. Trời không còn mưa nhiều như mùa hè và mà thi
thoảng mới có trận mưa. Nước sông, hồ và biển đều trong xanh. Mùa thu gợi nhiều
cảm xúc và ý tưởng mới lạ. Có thể tổ chức các sự kiện ngoài trời với những sáng
tạo độc đáo.

- Mùa đông, tiết trời khô hanh, xen lẫn các đợt mưa phùn gió bấc, trời ùn mây xám
xịt, khó có điều kiện để tổ chức sự kiện ngoài trời.

 Miền Nam và các tỉnh, thành phố từ Đà Nẵng trở vào, có hai mùa rõ rệt là mùa
mưa và mùa khô.

- Mùa mưa ở miền Nam kéo dài từ tháng 4 đến tháng 10. Mùa này nhiệt độ cao và
đều đặn xuất hiện những cơn mua rào nhiệt đới diễn ra nhanh chóng. Trong những
năm gần đây, do môi trường sinh thái toàn cầu xấu đi làm quy luật thời tiết khí hậu
cũng khác trước. Các trận bão diễn ra liên tiếp ở Nam Trung Bộ, thậm chí Nam Bộ
gây ra lũ lụt nặng, gây ra tắc nghẽn giao thông đường sắt, đường bộ. Có nhiều
chuyến bay chậm giời hoặc bị hủy. Lũ lụt gây thiệt hại lớn về kinh tế, đặt nhiều vấn
đề bức xúc phải giải quyết.

- Mùa khô ở miền Nam kéo dài từ tháng 11 tới tháng 3 năm sau. Thời tiết khí hậu
mùa nè khác hẳn. Bắt đầu trời quang đãng, rất ít mưa. Các hoạt động giao thông
vận tải đều phát triển. Hoạt động sự kiện ngoài trời rất phù hợp. Vào mùa khô, vấn
đề nước uống, nước tưới tiêu là rất quan trọng. Đó là vấn đề công chúng quan tâm.
Nhà tổ chức sự kiện cần chú ý những nội dung đó.

Ngoài 3 mùa ở miền Bắc và 2 mùa trong Nam. Nhà tổ chức cần lưu ý tới các
tiểu vùng khí hậu gắn liền với từng địa phương nơi diễn ra sự kiện. Trước khi lên
chương trình, hãy xem xét ảnh hưởng của thời tiết tới chương trình. Cân quan hệ với
cơ quan khí tượng địa phương, cơ quan du lịch để nắm được lịch sử thời tiết đã diễn ra
như nhiệt độ, lượng mưa, độ ẩm, sương giá, gió mùa,… trước khi ra quyết định cuối
cùng.

Chuẩn bị đón tiếp bên ngoài phòng sự kiện.

Lối vào, ra cửa người tàn tật: hãy xem ở lối vào cửa chính xe lăn có thể tới
được không? Nếu có phải dành một lối để xe lăn thuận tiện đi lại. Tiếp đến là phòng
57
công cộng và các khu dịch vụ nào xe lăn có thể tới được. Cần làm việc với khách sạn
để bố trí phòng cho khách ngồi xe lăn. Phải kiểm tra kích thước chiều rộng cửa phòng
khách sạn cho phép xe lăn đi qua hay không? Ngoài ra cần có phòng cho nhân viên trợ
giúp khi khách tàn tật yêu cầu.

Nhân viên bảo vệ: Cần có những nhân viên bảo vệ chuyên nghiệp, nếu không có sẵn
thì thuê nhân viên các công ty dịch vụ bảo vệ.

Trang phục cho người bảo vệ phụ thuộc vào từng loại sự kiện. Đối với các
sự kiện lớn và trang trọng, nghi thức, người bảo vệ phải mặc đồng phục truyền thống
để tạo được hình ảnh, ấn tượng trong công chúng.

Hệ thống các tín hiệu trợ giúp: Cần có hệ thống các tín hiệu trợ giúp định hướng bao
gồm sơ đồ tổng thể nơi diễn ra sự kiện: phòng họp, nơi chiêu đãi tiệc, phòng vệ sinh,
… Các ký hiệu chỉ dẫn đường đi lối lại, khu vực hạn chế, khu vực cấm nhằm giúp
khách tham dự tự giác thực hiện, đưa hoạt động sự kiện vào nề nếp ngay từ đầu.

Phòng gửi hành lý cá nhân: phòng này không nên cách quá xa cửa ra vào, cũng không
quá gần vì dễ gây ra ùn tắc. Một số vấn đề cần lưu ý:

- Phòng gửi đồ phải đủ rộng để người ra vào không phải chờ

- Phải có đủ các móc treo, và đảm bảo chắc chắn.

- Ngoài áo khoác, khách tham dự còn có thể gửi đồ đạt vật dụng như túi xách, mũ
bảo hiểm, cặp,…

- Các vật dụng phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối, không được nhầm lẫn, hỏng
hóc, mất mát

- Phải đủ nhân viên phụ trách, nhân viên phải có kinh nghiệm và có trách nhiệm với
công việc

- Những vật dụng khách quên phải được bảo vệ an toàn. Cần xem xét kỹ các nhãn
hiệu, mã hiệu của vật dụng, lập danh sách và thông báo tới khách để họ tới nhận
kịp thời

Các hoạt động phô trương

58
 Khi khách tới, để tăng thêm ấn tượng tạo sự khác biệt, tạo không khí sôi
động cho sự kiện, Nhà tổ chức thường bố trí các hoạt động phô trương. Có rất nhiều
hoạt động phô trương song nó phải phù hợp với sự kiện.

- Đón tiếp nhiệt thành, hồ hởi, trang trọng

- Sắc màu rực rỡ

- Đèn chiếu, đèn quét sáng rực bầu trời

- Thả bóng, thả diều có in biểu tượng

- Âm thanh, nhạc điệu,…

- Ca, múa, reo hò,…

- Pháo hoa chào mừng

Nhà tổ chức cần có chương trình cụ thể, chi tiết kết hợp các hoạt động ở
từng vị trí khác nhau tạo thành một hệ thống hỗ trợ nhau sẽ tạo nên bầu không khí sôi
nổi hào hứng theo yêu cầu sự kiện đặt ra.

Các dịch vụ cung ứng

Xem xét kỹ những dịch vụ nào đã có và nhu cầu của sự kiện về những dịch
vụ là gì? Rất nhiều dịch vụ sự kiện cần và những khách tham dự hội nghị cũng cần.
Nếu sự kiện kéo dài nhiều ngày thì nhu cầu nhiều loại dịch vụ được đặt ra đối với
khách. Chẳng hạn như giặt là, thông tin liên lạc, dịch vụ văn phòng, phiên dịch,…

Cần nắm chắc được những dịch vụ nào được cung ứng miễn phí ( trong hợp
đồng) và những dịch vụ nào phải thanh toán thuộc chi phí phát sinh. Vấn đề này cũng
cần được thông báo để hướng dẫn tiêu dùng của khách tham dự. Tuy nhiên, Nhà tổ
chức cần phải làm việc cụ thể với các cơ sở cung ứng ngay từ đầu để phía cung ứng có
những giải pháp riếng đối với khách khi họ dùng dịch vụ bên ngoài danh mục dịch vụ.

Các thiết bị lắp đặt cho dịch vụ hoạt động: Nhiều thiết bị dịch vụ sự kiện
phải thuê, cùng với thiết bị là việc lắp đặt chúng như đèn quét, bảng điện tử, thảm đỏ,
sân khấu, ánh sáng, các thiết bị nghe nhìn, đèn laser,…

59
 Trước khi lập chương trình hãy đi thực địa khắp lượt để xem các ý tưởng có
thể được thực hiện một cách logic hay không. Dành thời gian để tự khảo sát ban đầu
để có những cảm nhận về phương tiện và dịch vụ.

5.4 BỐ TRÍ KHÔNG GIAN SỰ KIỆN

5.4.1 Không gian thực hiện sự kiện

Khi chọn lựa vị trí tổ chức sự kiện cần chú ý toàn bộ không gian mà sự kiện
cần. Không gian ngoài chỗ ngồi cho khách cần một khoảng không gian cho các hoạt
động sự kiện, cho hoạt động nghiệp vụ chuyên môn kỹ thuật cùng những thiết bị được
lắp đặt.

Không gian thực hiện tiệc Coktail

• Tiệc Coktail: 8m2/người

• Tiệc Coktail có phục vụ ăn: 12m2 – 15m2/người

• Tiệc ăn tối: 20m2/người

• Tiệc tối có sàn nhảy: 20m2/các trang thiết bị âm thanh cho ban nhạc

Bảng 5.1: Số liệu tham khảo không gian thực hiện tiệc Coktail

Cần chú ý tới toàn bộ các hạng mục công việc diễn ra trong nhà phục vụ hoạt
động sự kiện. Trên cơ sở các danh mục đó, nhà tổ chức cần sắp đặt vị trí từng hoạt
động với một không gian phù hợp trong sự kiện với nghệ thuật sắp đặt có tính chuyên
nghiệp.

Trong kế hoạch có dành chỗ phía trước phòng cho giới thiệu công ty qua thiết
bị âm thanh hay không? Nhà tổ chức có cần dành chỗ để loa, vị trí phiên dịch hay sàn
nhảy không? Tất cả những việc này đều chiếm không gian. Nhà tổ chức cần phải tính
đến trước khi kiểm tra vị trí không gian thực hiện sự kiện.

Không gian cụ thể phụ thuộc vào loại hình sự kiện, mỗi loại hình cụ thể có yêu
cầu riêng. Chú ý tới các yêu cầu về thời gian: Cần xác định bao nhiêu thời gian cho
hoạt động trên sân khấu? Âm thanh và ánh sáng cũng như chuẩn bị đồ, sắp xếp kiểm
tra âm thanh, diễn tập lại và cắt chương trinh, có cần thời gian dự phòng hay không?
Nếu sử dụng một phần nhỏ của phòng lớn, cần kiểm tra và yêu cầu chia phòng lớn

60
thành các phòng nhỏ theo đúng vị trí cần thiết. Các phòng phải đảm bảo cách âm và
việc này cần phải được kiểm tra kỹ hơn.

Hãy rà soát lại toàn bộ hoạt động trước khi ký hợp đồng thuê địa điểm và tìm ra
bất kỳ việc nào cần thêm thời gian hay không gian. Khi tổ chức sự kiện tại khách sạn
hay trung tâm hội nghị. Nhà tổ chức cần chú ý các vấn đề sau:

- Khi nào bắt đầu chuẩn bị và kết thúc?

- Phải làm gì khi chuẩn bị và kết thúc?

- Có thể thực hiện muộn bất kỳ công đoạn nào không?

- Khi nào được tiếp cận các phòng?

- Có sự kiện khách cũng chuẩn bị và sắp xếp cùng ngày không?

- Có bất kỳ sự xung đột nào về thời gian với đối thủ cạnh tranh hay với bất kỳ sự
kiện khác không?

- Có những thời gian nghỉ của các sự kiện khác có thể ảnh hưởng tới sự kiện, làm
gián đoạn hoạt động sự kiện, từ đó mà điều chỉnh thời gian cho hợp lý

5.4.2 Sân khấu

Sân khấu được coi là trung tâm của không gian sự kiện trong nhà. Là nơi diễn
ra các hoạt động cũng như các hoạt động chính của sự kiện. Sân khấu rộng , hẹp, cao,
thấp chịu sự chi phối của tổng thể không gian trong nhà và loại hình sự kiện. Chúng
luôn luôn bảo đảm hài hòa với nhau.

Sân khấu phải có vị trí đẹp, có thể treo màn hình lớn trong phòng sao cho mọi
người có thể theo dõi mọi hoạt động xảy ra trên sân khấu.

Chiều cao sân khấu: phụ thuộc vào chiều cao của trần nhà. Trần nhà sẽ tạo sự
khác biệt trong việc tính toán trang trí sân khấu và các thiết bị âm thanh, ánh sáng.
Ngoài ra chiều cao sân khấu còn bị chi phối bởi kiểu loại và cách kê ghế ngồi trong
phòng.

Chiều rộng sân khấu: phụ thuộc nhiều vào các hoạt động sự kiện diễn ra ở đó.
Cụ thể sẽ có bao nhiêu người có mặt trên sân khấu ( khi đông nhất), các nhạc công
được bố trí như thế nào? Cách bố trí bàn ghế trên sân khấu như thế nào?

61
 Lưu ý đến tầm nhìn trong phòng về sân khấu: Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh
trong phòng, liệu có những trở ngại gì cho việc treo đèn, treo rèm không? Mọi khán
giả có thể nhìn rõ sân khấu hay màn hình không?

Khu vực sau sân khấu, bố trí phòng thay đồ, vị trí để và vận chuyển các thiết bị,
lối đi lại đủ rộng. Cần chú ý xem sự kiện có sử dụng những thiết bị đặc biết gì và nó ở
vị trí nào trên sân khấu. Chẳng hạn các thiết bị hiệu ứng ánh sáng như đèn đặc biệt, các
đèn laser hoặc các máy thổi bong bóng,…

5.4.3 Âm thanh và Ánh sáng

Âm thanh: Hầu như tất cả các sự kiện đều cần có âm thanh, âm thanh cũng là
một phương tiện truyền tin, là vật mã hóa tin. Âm thanh là một trong các tác nhân kích
thích vào môi trường không gian sự kiện, tọa bầu không khí cho sự kiện.

Ngôn ngữ trong sự kiện: Nhà tổ chức cần xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự
kiện. Ở Việt Nam, tiếng Việt là ngôn ngữ chủ đạo. Đối với quốc tế, theo quy định
được sử dụng 5 thứ tiếng: Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung. Đối với các sự kiện sử dụng
ngôn ngữ nước ngoài. Cần chú ý đến phiên dịch viên và vị trí cần phát tai nghe. Vị trí
này có thể trực tiếp trong phòng hội nghị hoặc bên ngoài.

Ánh sáng: đây là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trường, tạo
nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau.

Hệ thống ánh sáng được chia làm 3 loại:

- Ánh sáng phục vụ cho hoạt động sự kiện: bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng
màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có
những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đè laser, đèn tròn quay và đèn
màu,…

- Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ thích hợp bảo vệ phòng hội
nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.

- Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các
hoạt động dịch vụ, lắp đặt thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ
nhân viên côgn ty trong thời gian diễn ra sự kiện.

62
 Đối với các địa điểm đặc thù như lều bạt, bến xe, sân bay, sân tập thể thao,…
đòi hỏi phải thiết kế toàn bộ hệ thống điện, bảo đảm ánh sáng cho các hoạt động theo
yêu cầu của sự kiện.

Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng: Đối với mọi chi phí phát
sinh cho sân khấu, âm thanh, hình ảnh hay ánh sáng nhà tổ chức phải đảm bảo nhận
được bản sửa đổi chi phí viết tay chi tiết được chấp thuận của các bên liên qua.

Những yêu cầu về phòng họp.

- Yêu cầu về nội thất

- Thảm trải sàn nhà:
+ Cần kiểm tra xem sàn nhà đã trải thảm chưa?
+ Có cần trải thảm không?
+ Khu vực nào cần trải, khu vực nào không cần trải?

Ngoài ra, nhà tổ chức cần kiểm tra khi có những bổ sung thay đổi không gian
phòng. Có những sự kiện trải thảm toàn bộ sàn nhà, có những sự kiện chỉ trải thảm sân
khấu, lối đi và nơi trưng bày hàng hóa. Cần có sự lựa chọn kiểu loại, màu sắc cho phù
hợp với từng loại sự kiện.

5.4.4 Tầm nhìn trong phòng

Cần kiểm tra kỹ từng góc cạnh trong phòng, có bất kỳ cản trở nào trong việc
thao tác các rèm trang trí hay không? Cần xem xét sao cho mọi khán giả có thể nhìn rõ
sân khấu hay màn hình.

Đường lên xuống sân khấu

Chú ý thiết kế đường lên xuống sân khấu cho thích hợp.

- Lên sân khấu qua các bậc từ phía khán giả?

- Lên sân khấu từ sau sàn sân khấu?

- Hay dùng cả 2 cách?

- Có cần trang trí cho các bậc thang không?

- Nếu sự kiện có sự tham gia của người khuyết tật thì việc thiết kế đường lên
xuống sân khấu bằng đường dốc hay thang máy?

63
Nếu sử dụng đường lên xuống thì phải chú ý vì nó cần nhiều không gian và ảnh hưởng
đến bố cục chung của cả phòng. Nếu dùng thang máy thì cần chú ý đến diện tích và vị
trí của chúng.

Bàn ghế trên sân khấu

Nhà tổ chức cần lưu ý tới vị trí bàn ghế cho các hoạt động sự kiện, cho nhà tổ chức,
cho người thực hiện các sự kiện. Từ kiểu dáng, số lượng tới những yêu cầu trang trí và
các trang thiết bị kèm theo.

Bố trí đặc biệt

- Xem xét có cần bố trí vị trí đặc biệt nào trong phòng hay không?

- Xem xét đến các vị trí ưu tiên?

- Đảm bảo không có vị trí nào trong phòng quá chật hẹp hay đông đúc.

Khi bố trí lưu ý đến đường đi dành cho nhân viên phục vụ sự kiện, họ có thể dễ
dàng đi xung quanh mặt hàng được trưng bày, các mặt hàng đó được sắp xếp thuận
tiện và hợp lý. Đối với các mặt hàng có kích thước lớn thì chú ý đến lối đi của phòng
chính.

Trọng tải của nền

Trọng tải nền cần phải được chú ý xem xét. Tùy theo yêu cầu cụ thể của từng sự
kiện mà gia cố nền cho phù hợp. Nhà tổ chức cần phải hỏi người quản lý địa điểm xem
sàn nhà có chịu đựng được các vật nặng hay không?

Đối với các khách sạn, trung tâm hội nghị, các tầng cao của nhà cao tầng mà
nền đã được thiết kế và xử lý, cần phải nghiên cứu kỹ, không được phép bỏ qua nhằm
tránh xảy ra sự cố.

5.4.5 Sử dụng hiệu ứng đặc biệt

- Cần xem có sự hạn chế nào khi sử dụng pháo hoa, đèn laser, băng khô, khói
hoặc hiệu ứng nào không?

- Các vật liệu có cần chống cháy không?

- Có các quy chế nào khác không?

64
 - Kiểm tra lại với người quản lý các trang thiết bị, nhân viên cứu hỏa và công ty
nhằm đảm bảo hiệu quả.

5.4.6 Phòng trống và sắp xếp phòng

- Sự kiện diễn ra trong một phòng hay nhiều phòng?

- Có cần phòng trống để bố trí không gian tách phòng không?

- Các phòng có cho phép hút thuốc không? Nếu không vậy có phòng riêng cho
hút thuốc không?

5.4.7 An toàn và phòng chống cháy nổ

- Cần tìm hiểu chi tiết và áp dụng những quy chết an toàn và phòng ngừa chay nổ
cho toàn khu vực tổ chức sự kiện.Cần xác định:

- Các lối thoát hiểm đặt ở vị trí nào?

- Có dễ dàng tiếp cận hay không?

- Có bị che khuất bởi đồ trang trí hay không?

- Cần phải mua bảo hiểm cho khách và các hoạt động sự kiện.

5.4.8 Sơ đồ lặp đặt sân khấu và các yếu tố khác

Lập sơ đồ sắp đặt tổng thể phòng tổ chức sự kiện. Ban đầu hãy phác thảo sơ đồ
lắp đặt bố trí phòng và trao đổi ý tưởng phác thảo này với các nhà cung cấp dịch vụ.
Một số địa điểm tổ chức như khách sạn hoặc trung tâm hội nghị có thể cung cấp sơ đồ
chỉ ra sự tương thích trong việc bố trí bàn, sân khấu,…

Sân khấu nơi trung tâm diễn ra các hoạt động sự kiện. Hãy cân nhắc kỹ vấn đề
này. Hãy đặt sân khấu vào vị trí nó là tủng tâm của hoạt động sự kiện mà mọi khách
tham dự đều cảm nhận được điều đó. Tránh để sân khấu ở vị trí mà những khách phía
sau không thấy hoặc sân khấu bị che khuất bởi hàng cột hay vật che khuất.

Một số kiểu sắp đặt điển hình cho các sự kiện hội thảo và hội nghị được áp
dụng trong không gian kín.

65
 Round 10s

Ngoài những kiểu sắp xếp điển hình

trên còn nhiều kiểu sắp xếp khác tùy theo đối
tượng khách mời, tính chất và quy mô của sự
kiện.

66
5.4.9 Trang trí chi tiết phòng sự kiện

Trang trí

Vật trang trí giữa bàn: Có hai điểm cần chú ý khi quyết định sử dụng vật trang
trí giữa bàn là: Phải bảo đảm khách có thể nhìn thấy mặt nhau và tạo nên ấn tượng, gây
sự chú ý của khách. Sử dụng vật trang trí có kích thước đủ nhỏ để khách có thể nhìn
thấy người ngồi đối diện phía bên kia bàn. Có thể đặt những vật này lên các bệ trống
thấp hoặc giương cao. Cần phải thử nghiệm trước để kiểm tra đánh giá xem có đáp
ứng nhu cầu không?

Các vật trang trí có thể đa dạng từ rẻ và đơn giản cho tới rất đắt và tinh vi. Các
vật trang trí có thể rất đẹp, giàu trí tưởng tượng, tương tác với nhau, vui nhộn, thơ
mộng.

Nhà tổ chức có thể tạo ra vật trang trí ấn tượng bằng cách chọn màu sắc, một
loại hoa. Thay đổi chiều cao và chiều rộng của cách bố trí để tăng thêm sự chú ý. Hãy
chú ý tới tính ưu việt của các vật trang trí, chọn lựa bố trí sao cho chúng cộng hưởng
với nhau cùng phát huy tác dụng tích cực của chúng. Tìm hiểu các phong tục tập quán
và giá trị văn hóa sự kiện. Phải đảm bảo số lượng và màu sắc hoa phải phù hợp, không
phạm vào những điều kiêng kỵ ( màu trắng, các con số 4, 13,..).

Trang trí đặc biệt trong nhà: Những vật trang trí như pháo hoa, pháo trang kim,
pháo khói và thiết bị phun khói màu,… có thể rất nguy hiểm. Bất kỳ thứ gì liên quan
tới nhiệt, lửa pháo hoa cần phải được đặc biệt chú ý. Nên biết những gì có thể gây ra
rủi ro và phải bảo hiểm, phải có giấy phép và những quy chế về an toàn. Khi khách đã
ngồi vào vị trí và đặc các thứ lên mặt bàn, Nhà tổ chức sẽ không kiểm soát được
những thứ có thể dựa vào vật dụng. Do vậy, phải cân nhắc việc sử dụng các vật này.

Thời gian giao nhận vật trang trí: Đối với vật trang trí là sinh vật cảnh cần chú ý
và cso kế hoạch chi tiết. Hãy tìm hiểu từ cửa hàng bán hoa xem thời gian giao hàng
hợp lý nhất vào khi nào. Cần tính toán xác định thời gian hoa nở hoàn toàn và ở trạng
thái đẹp nhất. Xử dụng các biện pháp kỹ thuật và chế độ chăm sóc đặc biệt cho hoa nở
đúng vào thời gian dự kiến.

67
 Khi gặp sự cố sẽ khó có điều kiện thuận lợi để triển khai các giải pháp dự
phòng. Do vậy, cần phải làm kế hoạch chi tiết trước và phải chuẩn bị, kiểm tra trước
khi nhận hàng.

Vật trang trí dự phòng: Cần có vật trang trí giữa bàn dự phòng cho trường hợp
số khác tăng hơn danh sách khách mời. Có rất nhiều khách dự sự kiện mời người thân
của mình tới dự tiệc chiêu đãi hoặc lien hoan văn nghệ. Việc này gây nhiều khó khăn
cho Nhà tổ chức và bị động trong công tác trang trí, phục vụ.

Thu hồi và bảo quản vật trang trí: Cần nhớ là phải thu hồi lại vật trang trí giữa
bàn vào cuối buổi tối. Nếu vật trang trí đi thuê sẽ phải trả lại chủ sau khi sự kiện kết
thúc, nếu không phải trả lại thì có thể tái sử dụng chúng vào các sự kiện khác.

Sắp đặt và trang trí trong phòng

Sự hài hòa giữa các đồ vật: Sự hài hòa của toàn bộ bàn ghế, vật trang trí trong phòng,
cốc đĩa tách chén, đồ dùng bằng bạc bằng thủy tinh cũng có ý nghĩa quan trọng. Nhà tổ
chức cần suy nghĩ xem cần làm gì để chúng trở nên đặc biệt hơn. Câu hỏi đặt ra là liệu
chúng có gây ấn tượng hay bị lạc lõng trong một biển đầy màu sắc? Cần phải cân nhắc
và hình dung theo nghệ thuật, bảo đảm chúng hòa hợp và tôn vẻ đẹp của nhau.

Chất liệu ấn phẩm: Chất liệu in thực đơn, thiếp, số hiệu bàn, chương trình và
biểu hiện cũng là một nội dung trang trí. Tất cả các thứ đó có thể gắn liền nhau, là một
phần của bức tranh tổng thể. Chất liệu có phẩm chất cao sẽ tăng tính lịch sự đối với
khách và nâng tầm quan trọng của vị trí sự kiện.

Vật dụng, nội thất dùng trong hội nghị: Nhà tổ chức cần bảo đảm bàn ghế sử
dụng cho sự kiện là loại chắc chắn nhất, có kích cỡ theo yêu cầu. Một số cơ sở cho
thuê bàn ghế làm bằng gỗ dán rất không an toàn cho sự kiện. Có bàn ghế với vất kỳ số
lượng nào, từ loại trang nhã lịch sự đến thông dụng dân dã. Cũng có thể có sự lựa chọn
từ khâu thiết kế tới những kiểu phù hợp cho một công ty.

Tất cả các vật dụng đều có thể thuê từ móc đến giá để áo khoác, tới các dụng cụ
cao cấp tinh xảo, đồ dụng bằng đồng, bạc, thủy tinh, pha lê cao cấp,… Cần tìm hiểu và
thỏa thuận giá thuê, các công việc dịch vụ kèm theo như lắp đặt, vận hành,… Sự phối
hợp và hỗ trợ của Nhà tổ chức sự kiện tới đâu?

68
 Cần lên lịch làm việc với nhà cung ứng trước. Phải kiểm tra chất lượng hàng
hóa xem chất lượng có thể bảo đảm không? Kiểm tra xem xét mẫu các loại hàng và
hàng thực tế, catalog và hàng thực tế. Kiểm tra các hàng hóa thuê khác như phông
màn, rèm trang trí, khăn phủ bán và đệm ghế,…

Giao nhận vật dụng đó là vấn đề đặt ra. Thời gian giao khi nào? Ai là người mở
chúng ra và trưng bày, thu dọn và rửa, gói lại mang trả,… Công ty thuê làm những gì
và Nhà tổ chức làm những gì,… Trong hợp đồng phải ghi rõ ai là người cung cấp, số
lượng nhân viên bao nhiêu để vận chuyển, bày biện và dọn dẹp. Phải bảo đảm là
những yêu cầu đặc biệt được lưu ý và bên cung cấp xác nhận bằng văn bảng danh mục
hàng, giá cả và thời gian.

TÓM TẮT CHƯƠNG 5

Nội dung chương 5 trình bày khái quát về địa điểm tổ chức sự kiện, các các cứ
lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, phân loại địa điểm tổ chức sự kiện. Bên cạnh đó
chương này cũng đề cấp đến các nội dung của việc lập danh sách khách mời và bố trí
không gian sự kiện.

69
CHƯƠNG 6: DỰ PHÒNG RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ
KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi học xong chương này, người học có thể:

- Nêu được vai trò của việc phòng ngừa rủi trong tổ chức sự kiện

- Nhận dạng được một số rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức sự kiện

- Trình bày được các phương án phòng ngừa rủi ro trong tổ chức sự kiện

6.1 VAI TRÒ CỦA VIỆC PHÒNG NGỪA RỦI TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Quản lý rủi ro trong sự kiên cũng là một trong những công việc quan trọng mà
phải được chuẩn bị trong quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện. Phòng ngừa rủi ro
trong tổ chức sự kiện là việc dự báo những rủi ro có thể xảy ra trong toàn bộ quá trình
tổ chức sự kiện và đưa ra những phương án dự phòng trong những trường hợp rủi ro
đó nhằm đảm bảo việc tổ chức sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và đạt được mục tiêu đã
định.

Việc thiết lập phương án phòng ngừa rủi giúp doanh nghiệp có thể:

Xác định những rủi ro có thể xảy ra – bao gồm việc dự liệu và đo lường các
rủi ro có thể xảy ra thông qua kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến quá trình sự
kiện diễn ra.

Giảm thiểu rủi ro – bao gồm việc giảm tần suất và mức độ nghiêm trọng của
những rủi ro. Lên kế hoạch quản trị rủi ro – bao gồm việc ước tính tác động của các
rủi ro khác nhau và phác thảo các phản ứng có thể nếu nguy cơ xảy ra. Ngoài ra, quản
trị sự kiện khi thiết lập các biện pháp phòng ngừa rủi ro sẽ đảm bảo giải quyết ưu tiên
những rủi ro có nguy cơ cao, cung cấp cơ sở hợp lý cho việc đưa ra quyết định giải
quyết rủi ro và đảm bảo việc giải quyết rủi ro sẽ mất một mức chi phí thấp nhưng hiệu
quả mang lại là cao nhất.

Đảm bảo cho sự kiện diễn ra đúng kế hoạch: Bằng cách tập trung vào rủi ro
và cam kết các nguồn lực cần thiết để kiểm soát và giảm thiểu rủi ro. Nhà tổ chức sự

70
kiện sẽ đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời để quá trình tổ chức sự kiện diễn ra
suôn sẻ và đúng kế hoạch.

Cải thiện ngân sách cho nhà tổ chức: Bằng việc xác định được rủi ro, nhà quản
trị sự kiện sẽ kiểm soát tốt hơn nguồn tài chính, cắt giảm và phân bổ phù hợp để đạt
được các mục tiêu sự kiện theo cách tối ưu nhất có thể.

6.2 MỘT SỐ RỦI RO THƯỜNG GẶP TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ

KIỆN

6.2.1 Sự cố do thời tiết

Điều kiện thời tiết luôn là những thứ ảnh hưởng trực tiếp đến sự kiện dù tổ
chức indoor hay outdoor. Thời tiết là yếu tố rủi ro khó kiểm soát với các sự kiện, tiệc
ngoài trời tổ chức. Đối với sự kiện indoor, thời tiết sẽ chỉ ảnh hưởng ở mức độ khách
tham dự không thể đến hoặc lúc về sẽ khó khăn hơn. Tuy nhiên, đối với sự kiện
outdoor thì thời tiết không thuận lợi thực sự là một rủi ro nghiêm trọng. Vì thế, với
những sự kiện outdoor, cần phải xem trước dự báo thời tiết đế lên phương án phù hợp
và an toàn nhất, tránh gây ra tình trạng hỗn loạn cho khách tham dự cũng như gây khó
khăn hơn cho cả ban tổ chức. Có những phương án thay thế như trang trí thêm khung
giàn nhà bạt để tạo không gian an toàn, giảm các vấn để ảnh hưởng của thời tiết.

6.2.2 Rủi ro từ khách mời

Một sự kiện lớn và thu hút thì việc có nhiều người xâm nhập là hoàn toàn dễ
xảy ra. Việc có những vị khách không mời có thể không gây ảnh hưởng hoặc mất mát.
Tuy nhiên, điều này gây ra những khó khăn trong việc đảm bảo an ninh và kiểm soát
tại sự kiện. Chính vì vậy, các sự kiện thường phòng tránh rủi ro này bằng cách dùng
hàng rào bạo động quây kín và có các cổng soát vé nghiêm ngặt để tránh trường hợp
có kẻ gian đột nhập. Ngoài ra, cần một đội ngũ an ninh có kinh nghiệm cùng hệ thống
nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo xử lý các tình huống thật linh hoạt, tránh những
hậu quả đáng tiếc xảy ra. Bên cạnh khách không mời, vấn đề khách mời không đến
cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của sự kiện. Đối với trường hợp này, nhà tổ chức sự kiện
cần kiểm tra và ghi nhận phản hồi cũng như nhắc nhở khách mới tham dự sự kiện.

71
6.2.3 Rủi ro liên quan đến bãi gửi xe

Sự cố này thường là vấn đề của chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời, đôi
khi là những điểm trong không gian hội trường. Bãi gửi xe cần được làm việc với địa
điểm tổ chức trước, có phương án quy hoạch để giúp khách mời tới tham gia thuận lợi
nhất. Điều này buộc đơn vị tổ chức cần làm việc, thỏa thuận về mức giá cho thuê địa
điểm tổ chức, đảm bảo không gian đẹp mà giá cả hợp lý.

6.2.4 Rủi ro vấn đề vệ sinh thực phẩm

Vấn đề về ăn uống, thực phẩm sử dụng trong các chương trình lúc nào cũng
được quan tâm và gây lo ngại cho người sử dụng. Công việc của người làm tổ chức sự
kiện cần làm việc, hợp tác với đơn vị cung cấp thực phẩm được công nhận, có giấy
phép đầy đủ về an toàn thực phẩm. Ngoài ra cần đảm bảo không gian sử dụng thực
phẩm an toàn, sạch sẽ. Có nhân sự hỗ trợ làm việc, dọn dẹp không gian, đảm bảo có
các thùng rác lưu động để khách mời sử dụng cần thiết.

6.2.5 Rủi ro về thiết bị của sự kiện

Những rủi ro về mặt kỹ thuật của các thiết bị trên sân khấu, gây ảnh hưởng
nghiêm trọng đến chương trình, đôi khi còn phải dừng lại. Điều này sẽ khiến khách
tham dự cảm thấy khó chịu vì không phải chỉ vì chờ đợi mà điều quan trọng là chúng
có thể làm mất mạch cảm xúc mà chúng ta đang xây dựng cho sự kiện. Đối với các
thiết bị về điện như âm thanh, ánh sáng, cần lưu ý cần thiết đấu một tủ điện dự phòng
để khi có sự cố mất điện vẫn có thể duy trì được thêm vài phút đến khi kỹ thuật điện
chính đã được xử lý ổn định. Còn đối với hệ thống màn hình LED thì cần có 1 máy
tính hoặc laptop đủ khoẻ để tránh tình trạng treo máy, sập nguồn, thêm vào đó là 1 vài
laptop sẵn sàng để dự phòng cho những sự cố không mong muốn. Việc trang trí sân
khấu, không gian sự kiện tạo ấn tượng với khách mời tham gia. Với những không gian
rộng lớn, việc trang trí sự kiện có thể thoải mái. Nhưng cần hạn chế việc lãng phí, hoặc
tập trung trang trí vào một điểm của không gian. Cần có phương án trang trí khoa học,
sáng tạo, tối ưu chi phí hợp lý nhất. Khách hàng cần chú ý xây dựng những điểm nhìn
bắt mắt về hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp, công ty. Cần có điểm nhấn ấn
tượng, trang trí bắt mắt để tạo điểm dừng quan sát, hoặc nhu cầu check in của khách

72
mời tới tham gia. Những điểm nhấn này có thể sử dụng standee, banner, áp phích,
back ground để giúp quảng bá hình ảnh ấn tượng, tốt nhất.

6.2.6 Rủi ro về an ninh giám sát chương trình an toàn

Việc quản lý người ra vào sự kiện, tránh việc lợi dụng của những người
không thuộc về tổ chức chương trình. An ninh giám sát chương trình là điều bắt buộc,
để giảm việc gây ra những vấn đề gây gổ, xô xát trong sự kiện. Đội ngũ nhân sự, bảo
vệ thường xuyên quan sát, nắm bắt được số lượng người ra vào chương trình, xử lý
nhanh chóng các vấn đề có thể xảy ra hợp lý và an toàn.c.

6.3 PHƯƠNG PHÁP PHÒNG NGỪA RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN

6.3.1 Lập kế hoạch dự phòng

Đây là các thức thông dụng được áp dụng rộng rãi. Cùng với việc lên kế hoạch
cho diễn biến của sự kiện được tổ chức, thì nhà quản trị sự kiện đồng thời cũng lập
luôn kế hoạch dự phòng. Các rủi ro sẽ được liệt kê mang tính chất dự trù, suy đoán,
tính toán.

Để các dự đoán có khả năng chính xác cao đòi hỏi nhà quản trị sự kiện phải trả
lời các câu hỏi liên quan đến các vấn đề có thể phát sinh rủi ro trong suốt quá tình sự
kiện diễn ra. Từ việc xách định chính xác các khả năng cũng như tình huống có thể
xảy ra. Ta đưa ra được các phương án dự trù về nhân lực, thiết bị thay thế, hay thiết kế
riêng biệt để xử lý, trang bị các thiết bị cũng như các vật dụng khi thời tiết bất lợi.

6.3.2 Tiên đoán dự trên sự kiện tương tự

Đối với cách này ta dùng khả năng dự doán so sánh với các sự kiện tương tự.
Với các kinh nghiệm rút ra từ việc xử lý các tình huống đã phát sinh trước đó mà
chuẩn bị phương án ứng phó. Với các thực hiện này khả năng chính xác tương đối, đối
với các rủi ro chưa xuất hiện thì sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý.

6.3.3 Thiết lập quy trình quản trị rủi ro sự kiện chuyên nghiệp

Thông thường, rủi ro khi xảy ra đồng nghĩa với sựu ảnh hưởng đến việc tiến
hành sựu kiện và có khả năng xảy ra thiệt hại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực
tế công tác tổ chức sự kiện lại thường xuyên phải đối mặt với những sự cố nhất định.

73
Việc thiết lập một quy trình quản trị rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện mang tính hệ
thống đặc biệt quan trọng đối với các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, giúp kịp phát
hiện các sự kiện, đánh giá và quản lý những tình huống xấu nhất có khả năng xảy ra
nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực đến quá trình và kết quả sự kiện.

TÓM TẮT CHƯƠNG 6

Chương này tập trung trình bày các vấn đề liên quan đến dự phòng rủi ro trong quá
trình tổ chức sự kiện, bao gồm bản chất của dự phòng rủi ro, một số rủi ro thường gặp
và phương pháp dự phòng rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện.

74
CHƯƠNG 7: KIỂM SOÁT SỰ KIỆN
MỤC TIÊU CHƯƠNG

Sau khi hoàn thành chương này, sinh viên có thể:

 Nêu được vai trò của việc kiểm soát sự kiện

 Trình bày được các vấn đề cần kiểm soát trong quá trình tổ chức sự kiện
 Nêu được một số tiêu chí đánh giá kết quả sự kiện

7.1 VAI TRÒ CỦA VIỆC KIỂM SOÁT SỰ KIỆN

7.1.1 Định nghĩa kiểm soát sự kiện

Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với
những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó
đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu. Theo
đó, có thể hiểu rằng kiểm soát sự kiện là việc đánh giá kết quả sau khi tổ chức sự kiện
so sánh với mục tiêu đã đặt ra, từ đó đánh giá hiệu quả của sự kiện đã tổ chức rút kinh
nghiệm cho người tổ chức và là cơ sở để nhà đầu tư sự kiện có thể nắm bắt được hiệu
quả của sự kiện mà họ đã tổ chức, là căn cứ để họ có thể đưa ra quyế định cho những
sự kiện sau đó.

7.1.2 Mục đích của kiểm soát sự kiện

Việc kiểm soát sự kiện nhằm một số mục tiêu sau:

Thứ nhất, xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế hoạch tổ chức sự
kiện của nhà đầu tư/ nhà tổ chức. Mục tiêu của sự kiện thường do nhà đầu tư sự kiện
đưa ra, tuy nhiên đó chỉ là những mục tiêu cụ thể và trao đổi và thống nhất với đơn vị
tổ chức. Việc bổ sung, thay đổi mục tiêu sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ chương trình, nội
dung của sự kiện dự định sẽ được tổ chức. Ngoài ra, do tính chất quyết định cũng như
mức độ ảnh hưởng của mục tiêu sự kiện đến toàn bộ các hoạt động trong quá trình tổ
chức sự kiện như: xây dựng chương trình, sáng tạo các ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị
và triển khai thực hiện các hạng mục công việc trong sự kiện... do đó việc xác định
mục tiêu một cách rõ ràng, cũng như mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất, tính khả
thi là hết sức quan trọng. Trong quá trình sự kiện diễn ra, việc kiểm soát cũng cần thiết

75
để điều hướng sự kiện đi đúng mục tiêu. Sau khi kết thúc sự kiện, việc xác định kết
quả đạt được và so sánh với mục tiêu đã đặt ra là cơ sở đánh giá hiệu quả của sự kiện.

Thứ hai, bảo đảm tất cả các nguồn lực cho sự kiện được sử dụng một cách hữu
hiệu. Thông qua quá trình kiểm soát sự kiện có thể tìm ra những điểm mạnh và những
tồn tại trong việc sử dụng con người, trang thiết bị, ngân sách,…được sử dụng cho sự
kiện. Từ đó có phương án tận dụng nguồn lực, khắc phục những hạn chế trong việc sử
dụng nguồn lực cần thiết cho sự kiện.

Thứ ba, xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá
nhân, bộ phận trong việc tổ chức sự kiện để rút kinh nghiệm. Bên cạnh việc đánh giá
tính hiệu quả của sử dụng đội ngũ nhân sự trong sự kiện, việc theo dõi, đánh giá hiệu
quả làm việc của từng vị trí công việc trong sự kiện có thể giúp nhà quản trị sự kiện
đưa ra những phương án tối ưu về bố trí nhận sự cũng như quy chiếu trách nhiệm của
từng cá nhân trong quá trình thực hiện sự kiện.

Thứ tư, hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp
cho những sự kiện sau đó. Việc đánh giá sự kiện khi được thực hiện thường xuyên, có
hệ thống sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị tổ chức hay nhà đầu tư dễ dàng trong
việc tổ chức và đánh giá các sự kiện tiếp theo.

Thứ năm, đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác tổ chức sự kiện. Đây
là việc làm cần thiết để đảm bảo hiệu quả và là khâu quan trọng của việc quản trị tổ
chức sự kiện.

7.2 CÁC VẤN ĐỀ CẦN KIỂM SOÁT TRONG QUÁ TRÌNH TỔ CHỨC SỰ
KIỆN

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện thì bước tiến hành kiểm tra việc thực hiện
các nội dung sự kiện là công việc cần thiết của phát triển kế hoạch tổ chức sự kiện,
quản lý tổ chức sự kiện. Một số vấn đề cơ bản cần kiểm soát trong quá trình tổ chức sự
kiện bao gồm:

76
7.2.1 Theo dõi và đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu của sự kiện

Các mục tiêu này càng rõ ràng, cụ thể thì bước lên kế hoạch và kiểm soát sẽ dễ
dàng hơn. Trong suốt quá trình thực hiện sự kiện, từ khi lên ý tưởng và kết thúc sự
kiện luôn phải đảm bảo việc tổ chức sự kiện đi đúng hướng mục tiêu đã đề ra.

7.2.2 Đánh giá đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện

Dựa trên những mục tiêu đã đề ra để xác định quy mô tổ chức sự kiện và thành
lập đội ngũ nhân sự cốt lõi. Trong bất kì sự kiện nào thì đội ngũ nhân sự cũng là yếu tố
đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện. Tổ chức một sự kiện
cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của rất nhiều bộ phận có liên quan. Trong đó,
quan trọng nhất là người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối toàn bộ
các hoạt động diễn ra trong sự kiện. Việc đánh giá về sự phân bổ nhân sự và hiệu quả
công việc của các vị trí trong sự kiện giúp nhà quản trị sự kiện có thể đưa ra những
quyết định về điều phối, sắp xếp, đào tạo và sử dụng nhân lực sự kiện một cách hiệu
quả nhất.

7.2.3 Kiểm tra, theo dõi về thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện

Cần tiến hành đánh giá một số vấn đề như: sự phù hợp của địa điểm tổ chức sự
kiện, những thuận lợi và hạn chế của địa điểm, kiểm tra sự hợp lý về thời gian tổ chức,
theo dõi, kiểm tra thông tin về khách mời và các thành phần tham dự khác để đưa ra
phương án giải quyết phù hợp.

7.2.4 Kiểm tra kế hoạch tổng thể cho sự kiện

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, dựa trên những thông tin đã có
trong bản kế hoạch chi tiết cho toàn bộ các hoạt động trước, trong và sau sự kiện, nhà
quản trị tiến hành kiểm tra và đánh giá tính khả thi của kế hoạch, từ đó phân chia công
việc và kiểm soát các thành viên trong đội tổ chức sự kiện chạy theo đúng tiến độ.

7.2.5 Theo dõi, đánh giá nhà cung cấp, đơn vị tài trợ, bảo trợ truyền thông

Tùy theo loại sự kiện mà nhà quản trị sự kiện có thể tìm kiếm các đơn vị cung
cấp, đơn vị tài trợ và bảo trợ truyền thông phù hợp. Tuy nhiên, đây là đơn vị thứ ba
tham gia vào quá trình sự kiện nên sẽ khó kiểm soát được họ. Do đó, nhà quản trị sự

77
kiện cần theo dõi, đánh giá các đơn vị này một sách sát sao để tránh những rủi ro từ
phía họ gây ảnh hưởng tới quá trình tổ chức sự kiện.

7.2.6 Theo dõi hoạt đông truyền thông cho sự kiện

Do mục tiêu của nhà quản trị sự kiện và đơn vị tài trợ, có những sự kiện cần
tiến hành các hoạt động truyền thông có thể bao gồm truyền thông trước sự kiện, trong
sự kiện và sau sự kiện. Việc truyền thông này sẽ tác động đến việc tiến hành tổ chức
và đạt đúng mục tiêu sự kiện, do đó, nhà quản trị sự kiện cần tiến hành theo dõi kết
quả của từng giai đoạn truyền thông cho sự kiện để điều hướng sự kiện diễn ra theo
đúng kế hoạch.

7.2.7 Kiểm soát ngân sách cho sự kiện

Ngân sách cần phải xem xét và kết hợp từ các dự toán ban đầu cho tất cả các
hạng mục chính được xác định trong kế hoạch tổ chức sự kiện. Toàn bộ chi phí phí cần
được kiểm soát trong phạm vi đã dự toán, nhà quản trị sự kiện có thể sử dụng các công
cụ lập ngân sách và kiểm soát ngân sách và phân chia trách nhiệm của từng bộ phận,
cá nhân trong thời gian thực hiện sự kiện.

7.2.8 Đánh giá kết quả chung và rút kinh nghiệm sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí
đánh giá (KPI) đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá.
Đồng thời họp toàn đội sau sự kiện để nhận xét và rút kinh nghiệm.

7.3 MỘT SỐ TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ SỰ KIỆN

Với mỗi vấn đề cần kiểm soát trong sự kiện, nhà quản trị sự kiện cần đưa ra tiêu
chí cụ thể để đánh giá kết quả thực hiện. Tùy thuộc vào mục tiêu của sự kiện, các tiêu
chí đánh giá có thể là sự nhận diện thương hiệu, số lượng người tham dự hoặc tối đa
hóa doanh thu, nhà quản trị sự kiện cần xác định KPI phù hợp và sau đó, đánh giá xem
việc thực hiện đã đạt các mục tiêu hay chưa.

Bước đánh giá sau sự kiện được xem là việc làm rất cần thiết để người tổ chức
sự kiện có thể rút kinh nghiệm và đưa ra phương án triển khai tốt hơn cho những sự
kiện kế tiếp. Biết được những thứ mà khách tham dự và đơn vị tham gia sự kiện muốn
thay đổi hoặc cải thiện có tác động đến sự thành công của chương trình. Do đó, trong

78
phạm vi tài liệu này chủ yếu giới thiệu một số tiêu chí đánh giá kết quả chung của sự
kiện, bao gồm:

7.3.1 Số lượng khách tham dự sự kiện

Để đánh giá khách mời tham dự sự kiện, nhà quản trị có thể thông qua chỉ số về
tổng số đăng ký, tổng số tham dự thực tế, đặc điểm của đối tượng, số lượng quà tặng
cho khách mời,… thông qua đó có thể phân tích được sự phù hợp của đối tượng tham
dự sự kiện so với đối tượng mục tiêu ban đầu của sự kiện.

7.3.2 Tổng doanh thu/ mức độ nhận diện thương hiệu

Chỉ số doanh thu được sử dụng đánh giá đối với những sự kiện có trả tiền như
mua vé, mua sản phẩm, và khi đó, tổng doanh thu là một chỉ số rất quan trọng cho sự
thành công của sự kiện. Chỉ số này cũng có thể cho thấy những hiểu biết quan trọng
khác như nhân khẩu học của những người tham dự có mặt nhiều nhất tại sự kiện.
Đối với những sự kiện nhằm truyền thông thương hiệu, nhà quản trị sự kiện
cũng cần đo lường mức độ nhận diện thương hiệu trong thời gian sau đó để làm căn cứ
đánh giá ảnh hưởng sự kiện đem lại.

7.3.3 Sự hài lòng và mức độ tương tác của người tham dự

Sự hài lòng người tham dự được xem là một trong những mục tiêu quan trọng
của nhiều sự kiện. Có những sự kiện được thực hiện với mục tiêu chủ yếu hướng tới
đối tượng tham dự như giải trí, cung cấp kiến thức cho người tham dự,… điều quan
trọng là phải xác định định nghĩa về sự hài lòng của của khách mời, tiêu chí đo lường
sự hài lòng của họ.
Hiểu sự tương tác của người tham dự có thể là một dấu hiệu rõ ràng cho biết
nội dung sự kiện có liên quan và có giá trị cho người tham dự hay không, vì vậy việc
theo dõi mức độ tham gia của họ trong sự kiện sẽ giúp đánh giá tốt hơn sự thành công
của việc xây dựng mối quan hệ mà sự kiện đem lại.

7.3.4 Hiệu quả của truyền thông

Đối với các sự kiện đặt ra mục tiêu truyền thông, nhà quản trị cần đánh giá hiệu
quả truyền thông mà sự kiện đem lại. Các tiêu chí đánh giá phụ thuộc và mục tiêu và

79
các hoạt động truyền thông đã thực hiện cho sự kiện. Ví dụ, một sự kiện với mục tiêu
tạo ra hiệu ứng truyền thông trên các trang mạng xã hội có thể đo lường bằng số lượng
bài đăng có liên quan, số lượt tương tác (yêu thích, bình luận, chia sẻ,…)…

7.3.5 Tỷ lệ chi phí trên doanh thu

Ngoài việc lường doanh thu, nhà quản trị có thể so sánh doanh thu với tổng chi
phí sự kiện. Tỷ lệ này rất quan trọng trong việc giúp nhà đầu tư sự kiện hiểu được số
lượng và chất lượng tài nguyên được yêu cầu cho sự kiện và liệu các tài nguyên có
giúp đạt được mục tiêu của sự kiện hay không.

7.3.6 Sự hài lòng của nhà tài trợ

Sự thành công của một sự kiện không chỉ dựa vào sự hài lòng của người tham
dự. Sự hài lòng của nhà tài trợ cũng rất quan trọng vì các nhà tài trợ là những người tài
trợ cho sự kiện này, khi khoản đầu tư tiền của họ đạt được một số kỳ vọng. Vì thế, nhà
quản trị sự kiên nên đo lường điều đó và đặt một số liệu để tìm hiểu xem sự kiện có
đáp ứng mong đợi của họ hay không.

TÓM TẮT CHƯƠNG 7

Chương 7 trình bày các nội dung liên quan đến vấn đề kiểm soát sự kiện, bao
gồm: bản chất và vai trò của việc kiểm soát sự kiện, các vấn đề cần kiểm soát trong
quá trình tổ chức sự kiện và một số tiêu chí đánh giá kết quả sự kiện.

80
 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt

1. Lưu Văn Nghiêm, Dương Hoài Bắc. (2009). Tổ chức sự kiện- Sách chuyên khảo.
NXB Tổng hợp Đại học kinh tế quốc dân: Hà Nội

2. Trần Thị Thập. (2015). Truyền thông marketing tích hợp. NXB Thông tin và
truyền thông: Hà Nội

3. Trần Ngọc Trang. (2008). Quản trị chiêu thị. NXB Lao động xã hội: Hà Nội

4. Andrea Driessen. (2019). Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện Chuyên Nghiệp. NXB
Dân Trí: Hà Nội

81