HỌC EXCEL ĐỂ ĐI INTERN KIỂM TOÁN BIG4:

TẠI SAO PHẢI HỌC VÀ HỌC NTN?

Làm thực tập kiểm toán cũng cần cố học cho thông thạo excel em nhé. Thời gian đầu
này, công việc của em chưa đặt nặng về chuyên môn, mà chỉ là nhiều công việc (em cảm thấy
nhiều do em chưa thạo việc thôi). Nếu không có kỹ năng excel, em sẽ không thể theo kịp tiến
độ công việc. Và deadline cứ dồn dập lại làm em không thở nổi đâu.
Anh từng đi cùng 1 em intern, em ý thức đến 3h sáng cũng không giải quyết được việc
1 việc. Đó là tổng hợp bảng khấu hao TSCĐ và bảng phân bổ 242 từng tháng thành bảng của
cả năm. 1 số kế toán không hạch toán trên phần mềm kế toán sẽ làm như vậy đấy. Hoặc là
tính quyết toán thuế TNCN sẽ hay gặp hơn. Có cả nghìn đối tượng. Các tháng sẽ khác nhau
do mua mới, bán đi, và đặc biệt, khó nhất là cùng 1 đối tượng, nhưng kế toán sửa đổi tên nên
tháng sau khác đi, dùng vlookup không được. Ví dụ như có thêm lao động mới cùng tên với
người cũ, nên từ tháng đó thêm chữ A, B vào sau tên.
Đó là ví dụ điển hình cho thấy các em rất cần biết về excel trước khi đi làm kiểm toán.
Ít nhất cũng phải thông thạo hết các hàm và chức năng excel. Chứ đào tạo tập trung trên công
ty sẽ chỉ dạy nhiều về kiến thức, còn dạy trong job thì mọi người khá bận, có dạy nhưng
không thể dạy cho người không biết tí gì đâu.
Thực ra thì, việc áp dụng excel trong 1 ngành cụ thể là kiểm toán sẽ có tác dụng lớn
nhất khi em thông thạo cả excel và kiểm toán. Bởi nếu chỉ biết về excel, mà không chắc về
kiểm toán, thì em còn không biết phải đặt ra bài toán gì, nói gì đến việc giải nó. Ứng dụng lớn
nhất đó là em kiểm toán phát hiện ra 1 loại sai sót, rồi dùng excel để tìm ra tất cả các tình
huống có cùng sai sót đó. Đấy là việc mà anh muốn các em hướng tới.

Nếu thấy hứng thú thì anh sẽ nói tiếp phần đó. Còn ở đây, anh sẽ liệt kê các tình huống trong
kiểm toán cần dùng đến excel. Nếu được liệt kê đầy đủ, thì em sẽ tự tin làm mọi công việc
kiểm toán cần dùng đến excel. Hãy thử tự suy nghĩ cách giải quyết các tình huống sau xem
nhé:
1, Tổng hợp, cộng gộp thông tin từ nhiều file vào 1 bảng (như bảng khấu hao TSCĐ, bảng
phân bổ 242, bảng lương các tháng để tính quyết toán thuế), với trường hợp khó là tên đối
tượng giữa các tháng có thể thay đổi.
2, Khi làm phần thuế GTGT, em sẽ phải đối chiếu tờ khai thuế với số trên sổ. Nếu có chênh
lệch thì phải tự tìm nguyên nhân. Chứ đừng đẩy cho kế toán nhé. Như vậy mới nâng cao giá
trị cho bản thân em được. Tương tự với phần đối chiếu thông báo đóng bảo hiểm với sổ sách.
Ngoài ra, còn có rất nhiều phần phải so sánh 2 nguồn dữ liệu. Chỉ tiếc là nhiều kiểm toán viên
thậm chí không biết có những nguồn dữ liệu nào để so sánh với sổ sách kế toán.
Riêng trong phần thuế GTGT, có phần khách hàng đưa ra 1 con số doanh thu đã xuất hóa đơn
do xuất quà tặng. Em cần phải nhìn từ sổ sách để liệt kê tất cả các nghiệp vụ quà tặng xuất
hóa đơn đó, vì có thể họ liệt kê bị thiếu. Ngoài ra, còn trường hợp có những nghiệp vụ bản
chất là quà tặng mà khách hàng quên chưa xuất hóa đơn, em cũng cần liệt kê các nghiệp vụ
đó.
3, Tính giá thành khi có nguyên vật liệu vượt định mức. Cái này nhiều kế toán không làm.
Nhưng sẽ hữu ích cho bọn em nếu sau này chuyển sang làm kế toán.
4, Xử lý nhật ký chung. Chỉ cần copy sổ nhật ký chung của kế toán vào file mẫu đã được xử
lý, là công thức sẽ tự động nhảy theo. Rất dễ. Nhưng, các file đã xử lý chỉ có dạng 1 dòng
nghiệp vụ có cả phát sinh nợ và phát sinh có. Còn trong thực tế, em sẽ rất hay gặp trường hợp
sổ của kế toán có dạng nhiều dòng nợ, 1 dòng có; hoặc ngược lại, nhiều dòng có, 1 dòng nợ;
hay thậm chí nhiều dòng nợ, nhiều dòng có; và kết hợp các tình huống trên. Yêu cầu: xử lý sổ
trên để lấy thông tin dạng 1 dòng có cả nợ và có. Đây là phần hay gặp trong thực tiễn, và làm
điên đầu kiểm toán non excel nhất. Thường thì, nếu cả team không ai biết làm, thì sẽ xin sổ
Đó là các trường hợp phổ biến cần dùng excel trong kiểm toán, ở mức độ nâng cao!
Còn mức độ cơ bản, thì phải thông thạo các hàm tính toán để tính khấu hao, tính thuế TNCN;
hàm tìm kiếm để tính lương; các phím tắt, thao tác và 1 số thủ thuật để xử lý nhanh.
Còn ở mức cao thủ là vận dụng excel để liệt kê tất cả (hoặc gần như toàn bộ) các trường hợp có
cùng sai phạm đã phát hiện ra khi kiểm tra trên mẫu. Anh sẽ nói sau nhé.

Tiếp theo bài viết về excel trong kiểm toán. Các vấn đề trên mới chỉ giải quyết vấn đề
kiểm toán ở mức độ “da lông” thôi. Cấp độ bên dưới mới thực sự là kiểm toán.
Đó là vận dụng excel để tìm ra tất cả (hoặc phần lớn) các tình huống có cùng sai sót mà bạn phát
hiện khi kiểm toán. Đến cả các công ty kiểm toán cũng không thực sự làm việc này. Họ chỉ chọn
mẫu kiểm tra, có phát hiện sai sót thì mở rộng mẫu kiểm tra thêm, chứ không biết cách để tìm ra
tất cả (hoặc phần lớn) sai sót đó. Vì việc này yêu cầu hiểu biết rất sâu về kiểm toán, cùng với tư
duy giải toán và thủ thuật excel cực tốt. Tư duy này gồm có nhận định rủi ro để xác định bài toán;
xác định các nguồn dữ liệu, tài liệu có thể sử dụng từ khách hàng để hỗ trợ; và tư duy cách giải
bài toán.
Tuy nhiên, các em không cần đạt đến mức độ đó, mà chỉ cần xem cách giải quyết các vấn đề này
trong từng tình huống cụ thể là có thể học theo và vận dụng được cho tình huống đó. Cho nên, anh
sẽ liệt kê 6 bài toán để em có thể suy nghĩ tìm ra cách giải nhé:
1, Kiểm tra giá thành có đúng không.
Các công ty kiểm toán thường chỉ chọn mẫu 1-3 mã để kiểm tra giá thành, và chỉ kiểm tra trong 1
tháng. Vì công việc của phần hàng tồn kho, giá thành, giá vốn đã rất nhiều rồi. Nếu kiểm tra đủ số
mẫu theo cách tính mẫu thông thường của các phần hành khác thì không thể kịp tiến độ. Tuy
nhiên, kể cả có kiểm tra đủ mẫu theo cách tính mẫu thì cũng không tốt hơn được mấy. Vì số mẫu
mà các công ty kiểm toán tính ra không thực sự là “nhiều” so với chuẩn của môn thống kê học.
Hơn nữa, dù cho có kiểm tra nhiều hơn thì cũng rất khó để ước tính ra sai sót trong tổng thể là bao
nhiêu. Việc đó gần như là không thể, đặc biệt là với giá thành.
Chưa kể là kiểm toán viên không thực sự hiểu mối quan hệ của các yếu tố cấu tạo nên giá thành,
mà chỉ kiểm tra chúng 1 cách rời rạc, không biết có những rủi ro gì với từng yếu tố có thể ảnh
hưởng đến giá thành ra sao.
Và, điều đáng buồn hơn là, trong thực tế, kiểm toán viên rất sợ phát hiện ra sai phạm trong giá
thành. Bởi vì, các công ty kiểm toán sẽ chỉ làm theo kiểu: chúng tôi đã phát hiện ra sai phạm này,
đề nghị công ty tự rà soát và sửa lại cho toàn bộ các mặt hàng, các tháng. Nếu khách hàng sửa lại,
thì kiểm toán viên sẽ chọn mẫu kiểm tra xem có còn sai sót như vậy không. Tức là gần như phải
làm lại toàn bộ phần hàng tồn kho, giá thành, giá vốn. Đó sẽ là ác mộng với bất kỳ ai. Cho nên,
người ta thường chọn cách không phát hiện ra sai phạm trong việc tính giá thành còn hơn!
2, Kiểm tra các mặt hàng có doanh thu và giá vốn tương ứng không.
Cụ thể là ghi nhận doanh thu của 100 sản phẩm, nhưng ghi “nhầm” giá vốn của 1000 sản phẩm
chẳng hạn. Kiểm kê có thể phát hiện ra sai phạm này. Nhưng kiểm toán có kiểm kê 100% đâu.
Các công ty kiểm toán có thủ tục kiểm tra sự phù hợp giữa doanh thu và giá vốn. Nhưng, người
non kinh nghiệm thường chỉ làm ở mức phân tích sơ bộ tỷ lệ lãi gộp của tổng tất cả mặt hàng năm
nay so với năm trước, nếu không có biến động lớn thì coi như không có vấn đề. Chứ không đi sâu
kiểm tra sai phạm trên. Việc này thực sự không khó, và có không ít người biết làm.
3, Xác định sai sót của toàn bộ số dư công nợ.
Bình thường, với các khoản công nợ thuế, nợ lương, kiểm toán viên sẽ nhặt số trên 100% tờ khai
thuế và bảng lương để đối chiếu. Việc nhặt này khá mất thời gian, và thường không được nhặt đầy
đủ các thông số cần thiết, nên nếu có chênh lệch cũng không biết do đâu. Rồi chỉ biết đẩy cho kế
toán tự tìm nguyên nhân. Vậy thì đâu gọi là kiểm toán? Trong khi, mình chỉ cần làm 1 thủ tục rất
đơn giản, không cần kiểm tra gì cũng biết được sai sót ở đâu. Thủ tục này có thể áp dụng cho mọi
loại số dư, kể cả công nợ với đối tác.
4, Kiểm tra tính chính xác của số dư công nợ cùng với xem thời hạn nợ.
thanh toán
của kỳ sau mà không thấy có bút toán thanh toán khớp với số dư, hoặc kiểm tra hình thành số dư
nhưng không thấy các bút toán nào tổng lại tạo ra số dư đó, thì bắt buộc phải thu thập xác nhận.
Việc có chênh lệch giữa số tiền thanh toán ở kỳ sau với số dư, hoặc không nhìn thấy các nghiệp
vụ cuối cùng tổng lại để bằng số dư có thể là 1 dấu hiệu của sai phạm. Vấn đề là làm sao để liệt kê
ra các đối tượng cũng bị tình trạng tương tự?
Với thời hạn nợ, các công ty kiểm toán thường chỉ xem tổng quát trên bảng tổng hợp đối tượng
công nợ cả năm. Nếu thấy số dư tồn đọng, như là tồn từ đầu kỳ mà vẫn chưa được thanh toán hết
đến tận cuối kỳ, thì khả năng cao là quá hạn. Vì công nợ bình thường đâu có cho nợ trên 1 năm
đâu.
Vấn đề ở đây là, làm như vậy chỉ có thể phát hiện ra các đối tượng quá hạn nợ 1 năm. Hoặc muốn
ngắn hơn thì lấy tổng hợp đối tượng công nợ trong 6 tháng, 3 tháng, hoặc 1 tháng cuối năm để
xem tồn đọng. Nhưng không chỉ ra chính xác số dư đã cho nợ từ bao lâu. Nếu có đối tượng có kỳ
hạn nợ là 45 ngày, thì cách trên không chỉ ra được đối tượng quá hạn nợ được.

5, Kiểm tra chi phí không có hóa đơn.

Các kiểm toán viên thường chỉ biết kiểm tra hồ sơ theo kiểu “có là được”, chứ không biết kiểm tra
cụ thể thông tin gì trên hồ sơ để phát hiện ra gian lận, sai sót gì. Cùng lắm là xem cái ngày trên
biên bản bàn giao, nghiệm thu để kiểm tra tính đúng kỳ thôi. Phần này anh sẽ nói sau.
Còn ở đây, cứ giả sử kiểm tra hồ sơ có là được đi, cụ thể là kiểm tra cái hóa đơn, thì làm sao để
chỉ ra các nghiệp vụ cần phải có hóa đơn mà công ty không có hóa đơn?
Các công ty kiểm toán không xem trọng phần này, dù cho có kiểm tra chọn mẫu xem hóa đơn, bởi
vì rủi ro gian lận hạch toán mà không có hóa đơn rất thấp. Gian lận này rất sơ đẳng, chỉ xảy ra với
trường hợp công ty làm báo cáo tài chính để đấu thầu thôi. Họ cứ vẽ ra 1 con số, rồi mua dấu của
công ty kiểm toán nhỏ vào là có báo cáo đã được kiểm toán.
Các công ty kiểm toán lớn sẽ không bán dấu như vậy. Họ chỉ cần phỏng vấn mục đích kiểm toán
của khách hàng, nếu là để đem đi đấu thầu thì từ chối kiểm toán luôn. Còn nếu khách hàng bình
thường đã thuê bạn làm kiểm toán, thì chắc chắn không có chuyện gian lận này đâu.
Tuy nhiên, vẫn có nhiều khoản mục chi phí mà kế toán tưởng là không cần hóa đơn (có 1 loại chi
phí mà hầu như tất cả các công ty từ trước đến này đều bỏ sót hóa đơn, hoặc lúc có lúc không chứ
không đầy đủ, mà cơ quan thuế cũng không phát hiện ra); hoặc là kế toán trích trước chi phí,
nhưng quên không đòi hóa đơn; hay là cứ ghi nhận chi phí, sau này không có hóa đơn cũng không
để ý xóa bút toán cũ đi. Đó là các sai sót của kế toán.
Cho nên, cần phải chỉ ra các chi phí cần có hóa đơn mà thực tế không có hóa đơn.
6, Phân tích tiền có thật không, có giao dịch bất thường không.
Các công ty kiểm toán không thực sự làm được phần này. Ví dụ dễ thấy nhất là vụ scandal của
Wirecard trong năm 2020, khi mà gian lận tới 2 TỶ EURO ở khoản mục TIỀN trên bảng cân đối
kế toán, mà EY là kiểm toán nhiều năm cũng không phát hiện ra.
Dù cho sai sót trên của EY 1 phần xuất phát từ việc để nhân viên cấp dưới thu thập xác nhận ngân
hàng chỉ có dấu photo làm bằng chứng kiểm toán, thì kể cả có dấu đỏ của ngân hàng, vẫn có thể
tiền đó chỉ là đi mượn để cho có tại thời điểm cuối kỳ kế toán, sau đó sẽ đem trả lại bằng nhiều
hình thức để che giấu.
Cho nên, chỉ có thể phát hiện ra khi phân tích dòng tiền. Anh đã nói luôn cách làm rồi. Nhưng
không phải ai cũng có thể làm được. Bởi vì nó đòi hỏi kiến thức về kiểm toán và kinh doanh rất
cao mới có thể nhìn ra những điểm phi lý.