Chapter 2

GLOBAL E-BUSINESS AND

COLLABORATION

Learning Objectives

• Define business processes and their relationship

to information systems.
• Describe enterprise applications
• Explain the importance of collaboration and
teamwork in business
• Assess the role of the information systems
function in a business.

2 © Prentice Hall 2011

Business Processes and

Information Systems
• Business processes:
– Workflows of material, information, knowledge
– Sets of activities, steps
– May be tied to functional area or be cross-
functional
• Businesses: Can be seen as collection of
business processes
• Business processes may be assets or liabilities

3 © Prentice Hall 2011

1
 • Examples of functional business processes
– Manufacturing and production
• Assembling the product
– Sales and marketing
• Identifying customers
– Finance and accounting
• Creating financial statements
– Human resources
• Hiring employees

4 © Prentice Hall 2011

• Information technology enhances business

processes in two main ways:
1. Increasing efficiency of existing processes
• Automating steps that were manual
2. Enabling entirely new processes that are
capable of transforming the businesses
• Change flow of information
• Replace sequential steps with parallel steps
• Eliminate delays in decision making
Công nghệ thông tin nâng cao quy trình kinh doanh theo hai cách chính:
1. Tăng hiệu quả của các quy trình hiện có
• Tự động hóa các bước thủ công
2. Kích hoạt các quy trình hoàn toàn mới có khả năng chuyển đổi
doanh nghiệp
• Thay đổi luồng thông tin
• Thay thế các bước tuần tự bằng các bước song song
• Loại bỏ sự chậm trễ trong việc ra quyết định

5 © Prentice Hall 2011

The Order Fulfillment Process

6 © Prentice Hall 2011

2
 DISCUSSION
1) How could information systems be used to
support the order fulfillment process
illustrated in the Figure above (Figure 2-1)?
2) What are the most important pieces of
information these systems should capture?
Explain your answer.

7 © Prentice Hall 2011

• Four major applications:

– Supply chain management systems

– Customer relationship management systems

– Knowledge management systems

– Enterprise systems

• Customer relationship management

systems (CRM):
–Provide information to coordinate all
• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM):
of the business processes that deal – Cung cấp thông tin để điều phối tất cả các quy trình kinh doanh giao
with customers dịch với khách hàng
– Tích hợp các quy trình liên quan đến khách hàng của công ty và hợp
–Integrate firm’s customer-related nhất thông tin khách hàng từ các kênh truyền thông
processes and consolidate customer
information from communication
channels

3
 • Knowledge management systems
(KMS):
–Support processes for acquiring,
creating, storing, distributing, applying, • Hệ thống quản lý tri thức (KMS):
– Hỗ trợ các quá trình tiếp thu, sáng tạo, lưu trữ, phân phối, áp dụng,
integrating knowledge tích hợp kiến thức
–Collect internal knowledge and – Thu thập kiến thức, kinh nghiệm nội bộ và cung cấp cho nhân viên
– Liên kết với các nguồn kiến thức bên ngoài
experience and make it available to
employees
–Link to external sources of knowledge

10

10

• Supply chain management systems

(SCM) :
–Manage firm’s relationships with
suppliers • Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM):

–Share information about – Quản lý mối quan hệ của công ty với các nhà cung cấp
• Orders, production, inventory levels, – Chia sẻ thông tin về
• Đơn đặt hàng, sản xuất, mức tồn kho, giao sản phẩm
delivery of products – Mục tiêu:
–Goal: • Đúng số lượng sản phẩm cần vận chuyển với thời gian ngắn
nhất và chi phí thấp nhất
• Right amount of products to ship
with least amount of time and
lowest cost
11

11

• Enterprise systems:

• Hệ thống doanh nghiệp:

–Collects data from different firm
functions and stores data in single – Thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau của công ty và lưu
central data repository trữ dữ liệu trong kho dữ liệu trung tâm duy nhất
– Giải quyết vấn đề hệ thống và bộ dữ liệu bị phân mảnh, dư thừa

–Resolves problem of fragmented,

redundant data sets and systems

12

12

4
 Information Systems from
Constituency Perspective
 Transaction processing systems
Hệ thống thông tin từ góc độ khu vực bầu cử
 Management information systems
- Hệ thống xử lý giao dịch
- Hệ thống quản lý thông tin
 Decision support systems - Hệ thống hỗ trợ quyết định
- Thông tin kinh doanh
 Business intelligence - Hệ thống hỗ trợ điều hành

 Executive support systems

13 © Prentice Hall 2011

13

TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS

HỆ THỐNG XỬ LÝ GIAO DỊCH

– Perform and record daily routine transactions
necessary to conduct business
• Examples: sales order entry, payroll, shipping
– Allow managers to monitor status of operations
and relations with external environment
– Serve operational levels
– Serve predefined, structured goals and decision
making
– Thực hiện và ghi lại các giao dịch thường ngày cần thiết
để tiến hành kinh doanh
• Ví dụ: nhập đơn hàng, tính lương, vận chuyển
– Cho phép người quản lý theo dõi tình trạng hoạt động và
mối quan hệ với môi trường bên ngoài
– Phục vụ các cấp độ hoạt động
– Phục vụ các mục tiêu và ra quyết định có cấu trúc, được
xác định trước

14 © Prentice Hall 2011

14

TPS để xử lý bảng lương thu thập dữ liệu giao dịch thanh

toán của nhân viên (chẳng hạn như thẻ chấm công). Đầu ra
của hệ thống bao gồm các báo cáo trực tuyến và bản cứng
dành cho quản lý và tiền lương của nhân viên.
• A TPS for payroll processing captures employee
payment transaction data (such as a time card).
System outputs include online and hard-copy
reports for management and employee paychecks.
15 © Prentice Hall 2011

15

5
 MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS

– Serve middle management

– Provide reports on firm’s current
performance, based on data from TPS
– Provide answers to routine questions with
predefined procedure for answering them
– Typically have little analytic capability
HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
– Phục vụ quản lý cấp trung
– Cung cấp các báo cáo về hiệu suất hiện tại của công ty,
dựa trên dữ liệu từ TPS
– Cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường với
quy trình được xác định trước để trả lời chúng
– Thường có ít khả năng phân tích

16 © Prentice Hall 2011

16

Trong hệ thống được minh họa bằng sơ đồ này, ba TPS

cung cấp dữ liệu giao dịch tóm tắt cho hệ thống báo cáo
• In the system illustrated by this diagram, three TPS supply
summarized transaction data to the MIS reporting system at
MIS vào cuối khoảng thời gian. Người quản lý có quyền
the end of the time period. Managers gain access to the truy cập vào dữ liệu tổ chức thông qua MIS, nơi cung cấp
organizational data through the MIS, which provides them cho họ các báo cáo thích hợp.
with the appropriate reports.
17

17

This report, showing summarized annual sales

data, was produced by the MIS in Slide 17
18

18

6
 DECISION SUPPORT SYSTEMS

– Serve middle management HỆ THỐNG HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH

– Support non-routine decision making
• Example: What is impact on production schedule if - Phục vụ quản lý cấp trung
December sales doubled? - Hỗ trợ ra quyết định không thường xuyên
– Often use external information as well from TPS • Ví dụ: Tác động đến tiến độ sản xuất nếu doanh thu tháng 12
and MIS tăng gấp đôi?
– Model driven DSS - Thường xuyên sử dụng thông tin bên ngoài từ TPS và MIS
• Voyage-estimating systems - DSS điều khiển mô hình
– Data driven DSS • Hệ thống ước tính hành trình
• Intrawest’s marketing analysis systems
- DSS điều khiển dữ liệu
• Hệ thống phân tích tiếp thị của Intrawest
19 © Prentice Hall 2011

19

VOYAGE-ESTIMATING DECISION SUPPORT SYSTEM

DSS này hoạt động trên một PC mạnh mẽ. Nó được sử

dụng hàng ngày bởi các nhà quản lý, những người phải
lập hồ sơ dự thầu cho các hợp đồng vận chuyển.

• This DSS operates on a powerful PC. It is used daily by

managers who must develop bids on shipping contracts.
20 © Prentice Hall 2011

20

• Types of Information Systems

• Business intelligence
– Class of software applications
– Analyze current and historical data to find
patterns and trends and aid decision-making
– Used in systems that support middle and
senior management
• Data-driven DSS
• Executive support systems (ESS)
21
• Các loại hệ thống thông tin
• Thông tin kinh doanh
– Phân loại phần mềm ứng dụng
– Phân tích dữ liệu hiện tại và lịch sử để tìm ra các mô hình
và xu hướng và hỗ trợ ra quyết định
– Được sử dụng trong các hệ thống hỗ trợ quản lý cấp trung
và cấp cao
• DSS dựa trên dữ liệu
• Hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS)
© Prentice Hall 2011

21

7
 EXECUTIVE SUPPORT SYSTEMS
• Support senior management
• Address non-routine decisions
– Requiring judgment, evaluation, and insight
• Incorporate data about external events (e.g. new tax
laws or competitors) as well as summarized
information from internal MIS and DSS
• Example: Digital dashboard with real-time view of
firm’s financial performance: working capital,
accounts receivable, accounts payable, cash flow,
and inventory
HỆ THỐNG HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH
- Hỗ trợ quản lý cấp cao
- Quyết định không thường xuyên
• Đòi hỏi sự phán đoán, đánh giá và hiểu biết sâu sắc
- Kết hợp dữ liệu về các sự kiện bên ngoài (ví dụ: luật thuế
mới hoặc đối thủ cạnh tranh) cũng như thông tin tóm tắt từ
MIS và DSS nội bộ
- Ví dụ: Bảng điều khiển kỹ thuật số với chế độ xem thời gian
thực về hiệu quả tài chính của công ty: vốn lưu động, các
khoản phải thu, các khoản phải trả, dòng tiền và hàng tồn kho

22 © Prentice Hall 2011

22

• Systems from a constituency perspective

– Transaction processing systems: supporting
operational level employees
– Management information systems and
decision-support systems: supporting
managers
– Executive support systems: supporting
executives

23 © Prentice Hall 2011

23

• Relationship of systems to one another

– TPS: Major source of data for other systems
– ESS: Recipient of data from lower-level
systems
– Data may be exchanged between systems
– In reality, most businesses’ systems are only
loosely integrated (but they are getting
better!)

24 © Prentice Hall 2011

24

8
 Levels in a firm

25

25

• Level of information systems:

– Transaction processing systems: supporting
operational level employees
– Management information systems and
decision-support systems: supporting
middle managers
– Business Intelligence: Supporting middle
and senior managers
– Executive support systems: supporting
executives

26

26

HANDS-ON MIS: Using a Spreadsheet

to Select Suppliers

 Software skills: Spreadsheet date functions,

data filtering, DAVERAGE functions.
 Business skills: Analyzing supplier performance
and pricing.

27

27

9
 • Alternative tools that increase integration
and expedite the flow of information
– Intranets:
• Internal company Web sites accessible
only by employees
– Extranets:
• Company Web sites accessible externally
only to vendors and suppliers
• Often used to coordinate supply chain

28

28

• E-business
– Use of digital technology and Internet to
drive major business processes
• E-commerce
– Subset of e-business
– Buying and selling goods and services
through Internet
• E-government
– Using Internet technology to deliver
information and services to citizens,
employees, and businesses
29

29

Systems for Collaboration

and Teamwork

• Collaboration:
– Short-lived or long-term
– Informal or formal (teams)
• Growing importance of collaboration:
– Changing nature of work
– Growth of professional work – “interaction jobs”
– Changing organization of the firm
– Changing scope of the firm
– Emphasis on innovation
– Changing culture of work
30

30

10
 • Business benefits of collaboration and teamwork
– Investments in collaboration technology can produce
organizational improvements returning high ROI
– Benefits:
• Productivity
• Quality
• Innovation
• Customer service
• Financial performance

31

31

Requirements for Collaboration

32

32

• Building a collaborative culture and business

processes
– “Command and control” organizations
• No value placed on teamwork or lower-level
participation in decisions
– Collaborative business culture
• Senior managers rely on teams of employees
• Policies, products, designs, processes, systems
rely on teams
• Managers purpose is to build teams

33

33

11
 • Two dimensions of collaboration
technologies

–Space – remote or colocated

–Time – synchronous or asynchronous

34

34

The Time/Space Collaboration Tool Matrix

35

35

• Technology for collaboration & teamwork

– Social Networking
– Wikis
– Virtual Worlds
– Internet-Based Collaboration Environments
• Virtual meeting systems (telepresence)
• Google Apps/Google sites
• Microsoft SharePoint
• Lotus Notes

36

36

12
 Tools for collaboration and teamwork

 Email and instant messaging  File sharing

 White boarding
 Collaborative writing
 Web presenting
 Collaborative reviewing
 Work scheduling
 Event scheduling
 Document sharing /wikis
 Mind mapping
 Screen sharing
 Large audience Webinars
 Audio conferencing
 Co-browsing
 Video conferencing

37

37

The Information Systems

Function in Business

• Information systems department:

• Formal organizational unit responsible for information
technology services
• Often headed by chief information officer (CIO)
• Other senior positions include chief security officer
(CSO), chief knowledge officer (CKO), chief privacy officer
(CPO)
• Programmers
• Systems analysts
• Information systems managers
38

38

• End users
• Representatives of other departments for whom
applications are developed
• Increasing role in system design, development
• IT Governance:
• Strategies and policies for using IT in the organization
• Decision rights
• Accountability
• Organization of information systems function
• Centralized, decentralized, etc.

39

39

13