I.

QUẢN LÝ KHO HÀNG

*** Giả định quy mô kho: 1 kho : 1000m2
- Không gian: rộng, thoáng, sạch sẽ

1. Quy trình quản lý kho hàng của công ty

a, Nhập kho, lưu kho
● Bước 1: Thông báo về kế hoạch nhập sản phẩm
+ Bộ phận đề xuất (bên phòng kinh doanh, mua hàng…) có yêu cầu muốn nhập
thêm sản phẩm để phục vụ nhu cầu kinh doanh sẽ thông báo cho các bộ phận liên
quan như kế toán, kho… để bố trí nhân sự và cập nhật thông tin.

● Bước 2: Nhận hàng, kiểm tra hàng và đối chiếu

+ Thủ kho đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp cùng với phiếu đề nghị
mua hàng ban đầu từ bên công ty xem có đồng nhất không ( đối chiếu các thông
tin loại sản phẩm, số lượng, thời gian xuất hàng…)
+ Sau khi đối chiếu → kiểm tra: dấu niêm phong, loại sản phẩm, số lượng từng
loại.
- (1) Nếu đúng → làm tiếp các bước 3,4
- (2) Nếu sai, lệch→ report thông tin (sản phẩm, số lượng, lý do trả lại)
gửi cho bên mua hàng, cấp trên và cho NCC → trả lại cho NCC
+ Chứng từ:
- Phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp
- Đơn đặt hàng/Phiếu đề nghị mua hàng của bộ phận mua hàng

● Bước 3: Lập phiếu nhập kho

+ Sau khi kiểm kê sản phẩm nhập vào và không có bất kỳ sai lệch gì, thủ kho sẽ
lập phiếu nhập kho hàng hóa với các thông tin chi tiết như ( nhà cung cấp, ngày
sản xuất, ngày nhập kho, tên, số lượng….). và in phiếu nhập kho.
+ Chứng từ: Phiếu nhập kho
● Bước 4: Nhập kho
+ Thủ kho tiến hành nhập kho sản phẩm, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, theo
nguyên tắc.

** Tiêu chí sắp xếp hàng hóa trong kho:

- Chia thành các phân khu:
a, Hóa mỹ phẩm: (ưu tiên lấy hàng date cũ trước)
+ Nước hoa: phân theo brand → khoảng giá( vd: dưới 500,
500-1000, 1000-2000, 2000-3000, >3000)
+ Mỹ phẩm: phân theo chức năng (vd: sữa rửa mặt, toner,
kem chống nắng, serum, sữa tắm…)→ khoảng giá.

b, Thời trang
+ Giày, quần áo, mũ nón: để gần nhau
 - Quần áo: kiểu dáng (áo polo, áo phông,...) → thương
hiệu→ size
- Giày: kiểu dáng(vd: thể thao, giày lười, hở gót…) →
thương hiệu→ size
- Mũ nón: kiểu dáng(vd: lưỡi trai, mũ len, mũ tròn…) →
thương hiệu→ size
c, Phụ kiện:
- Đồng hồ: giá→ brand→ mã sản phẩm
- Kính mắt: chức năng( chống nắng/ cận) → brand→ giá
- Trang sức: kiểu loại (vòng cổ, vòng tay…) → giá

+ Tất cả các thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật vào hệ thống quản lý kho
hàng (excel hoặc phần mềm quản lý).
b, Quy trình xuất kho sản phẩm
● Bước 1: Nhận yêu cầu xuất hàng
+ Bộ phận kho nhận yêu cầu xuất kho sản phẩm từ các bộ phận khác (Sales..).
+ Chứng từ: Đơn hàng, Hóa đơn

● Bước 2: Kiểm tra hàng hóa trong kho

+ Tiến hành kiểm tra hàng hóa trong kho.
- (1) Nếu hàng đủ, nguyên vẹn: thực hiện tiếp các bước sau
(B3,4,5)
- (2) Nếu hàng thiếu: thông báo lại với Sales để cập nhật cho
khách + report cho bên mua hàng về trường hợp thiếu để lên
phương án nhập hàng.
- (3) Nếu hàng hỏng/ lỗi:
+ Do bảo quản không tốt: → thực hiện 2 hành động: báo
cáo cho quản lý để có phương án kiểm tra, sửa chữa
môi trường kho + phân hàng vào khu vực hàng hỏng đã
được chia rõ theo mục đích sử dụng (sửa chữa/tái chế,
thanh lý, hủy)
+ Do phía bên NCC: report cho bên mua hàng để có
phương án gửi trả lại hàng cho NCC nếu có thể → phân
hàng vào khu vực hàng hỏng, lỗi từ NCC.
● Bước 3: Thu thập sản phẩm từ kho để xuất đi
+ Nhóm các đơn hàng lại để nhặt hàng từ kho, sau đó tiến hành chia đơn, đóng
gói.
● Bước 4: Xuất kho
+ Lập phiếu xuất kho và gửi đơn hàng cho bên vận chuyển.
+ Chứng từ: Phiếu xuất kho
● Bước 5: Cập nhật thông tin
+ Cập nhật thông tin xuất kho trên phần mềm quản lý kho. Sau đó, cần xác định
lượng tồn kho tính đến thời điểm hiện tại.
** Vấn đề hoàn hàng: (trong trường hợp hàng lúc đi nguyên vẹn, lỗi do phía vận
chuyển)
1. Trả hẳn
- Hàng hỏng, lỗi:
+ Report cho bên sales: không tính doanh thu
+ Report bên logistics: làm việc với bên vận chuyển
+ Đem hàng về kho → Phân hàng vào khu vực hàng hỏng đã
được chia rõ theo mục đích sử dụng (sửa chữa/tái chế, thanh lý,
hủy)
- Nhầm hàng:
+ Report cho sales
+ Đem về kho ( ghi nhận thông tin những sản phẩm này)
- Không hỏng, bùng:
+ Report cho sales
+ Đem về kho ( ghi nhận thông tin những sản phẩm này)

2. Đổi hàng
- Hỏng, lỗi:
+ Report cho sales
+ Report cho bên logistics (làm việc với bên giao vận)
+ Đem về kho ( vào khu vực hàng hỏng đã được chia rõ theo mục
đích sử dụng (sửa chữa/tái chế, thanh lý, hủy))
+ Soạn và xuất hàng mới
+ Ghi nhận thông tin về sản phẩm hoàn, đổi.
- Do nhầm hàng:
+ Report sales
+ Đem hàng nhầm về kho
+ Soạn và xuất hàng mới
+ Ghi nhận thông tin
- Muốn đổi hàng mới (do không vừa, rộng,...):
+ Report bên sales
+ Đem hàng nhận lại về kho
+ Soạn lại hàng mới và gửi bên vận chuyển
+ Ghi nhận thông tin

** Khu hàng hỏng, lỗi: (2 khu)

- (1) Hàng lỗi do bên phía NCC
- (2) Khu vực hàng hỏng đã được chia rõ theo mục đích sử dụng (sửa chữa/tái
chế, thanh lý, hủy)

** Hàng tồn:
(1)Hàng sắp hết hạn → lên kế hoạch thanh lý (vd)
 (2)Hàng còn tồn dư quá nhiều → lên kế hoạch thanh lý+ lên kế hoạch nhập ít
mặt hàng này lại.

c, Kiểm kê kho theo định kỳ

● Bước 1: Ban quản lý lên kế hoạch chi tiết và phân công việc đến những người
có trách nhiệm liên quan để dễ dàng thực hiện và kiểm soát quy trình.
+ Các mục cần kiểm kê: số lượng thực tế, số lượng đã báo cáo,
ghi chú, số lượng hàng hóa hỏng, số lượng hàng tồn, hàng sắp
hết (---> gửi thông tin cho bên mua hàng để lên kế hoạch nhập)
● Bước 2: Tiến hành kiểm kê khu vực kho theo sự phân công, so sánh lượng
hàng thực tế với đã được ghi lại, cập nhật hàng hóa sắp hết hạn hoặc đang tồn
kho với số lượng lớn.
● Bước 3: Nhận thấy sự chênh lệch giữa kiểm kê thực tế với kết quả đã lưu trữ,
cần báo lại ngay. Sau đó, nhân viên sẽ tiến hành lưu trữ thông tin kiểm kê.
■ TH1: Hàng thừa, thiếu do nhà cung cấp, báo lại với bộ phận mua hàng
để xử lý
■ TH2: Hàng thiếu do trách nhiệm cá nhân quản lý, quy trách nhiệm bồi
thường cho cá nhân
■ TH3: Không rõ nguyên nhân, quản lý kho làm việc với kế toán và giám
đốc để hạch toán vào chi phí khác
○ Tài liệu: Biên bản kiểm kê kho

d, Thống kê, báo cáo

● Báo cáo kho: sản phẩm tồn kho, số lượng hàng hóa thiếu hụt, hỏng cùng với
nguyên nhân, các loại hàng hóa xuất ra nhiều…
● Báo cáo lượng hàng tồn kho tối thiểu các mặt hàng: Dựa vào lượng hàng tồn
kho tối thiểu quy định của từng mặt hàng, báo cáo cho bộ phận sales và bộ
phận mua hàng để có hướng bổ sung/cắt giảm phù hợp
■ Tài liệu: Biên bản kiểm kê hàng hóa
● Báo cáo và xử lý hàng lỗi, hỏng, hàng sắp hết hạn:
■ Hàng sắp hết hạn: Dựa theo quy định của từng loại mặt hàng để phân
loại và báo cáo cho bộ phận bán hàng có hướng xử lý phù hợp
● Biên bản kiểm kê hàng hóa
■ Hàng lỗi, hỏng có thể tái chế: Phân loại, báo cáo cho bộ phân bán hàng
và ban giám đốc để có kế hoạch xử lý, tái chế
● Tài liệu: Biên bản kiểm kê hàng hóa
■ Hàng hết hạn, lỗi hỏng không thể sửa chữa: Phân loại, báo cáo với
quản lý kho và ban giám đốc để có kế hoạch tiêu hủy.
● Tài liệu: Biên bản kiểm tra hàng hóa; Đơn đề nghị tiêu hủy
hàng hóa; Biên bản tiêu hủy hàng hóa
 II.QUẢN LÝ SẢN PHẨM
- Quản lý mã sản phẩm
- Các loại sản phẩm:
a, Hóa mỹ phẩm:
- Nước hoa: Thương hiệu, nồng độ, lưu hương, nhóm hương, dung tích, xuất
xứ, giới tính, phân loại, mặt hàng (có sẵn hay order), giá, promotion, gifts đi
kèm.
- Mỹ phẩm: Thương hiệu, loại da, xuất xứ, màu sắc, giới tính, phân loại (kem
chống nắng, sữa rửa mặt…), mặt hàng (có sẵn hay order), giá, promotion, gifts
đi kèm.

b, Thời trang
- Quần áo: Thương hiệu, kiểu dáng (sơ mi, phông…), size, chất liệu,
xuất xứ, màu sắc, giới tính, giá, mặt hàng (có sẵn hay order), giá,
promotion, gifts đi kèm.
- Giày: Thương hiệu, size, xuất xứ, màu sắc, chất liệu, giới tính, kiểu
dáng (thể thao, bệt,..), phân loại, giá, mặt hàng (có sẵn hay order), giá,
promotion, gifts đi kèm.
- Mũ nón: Thương hiệu, size, xuất xứ, màu sắc, chất liệu, giới tính, kiểu
dáng (lưỡi trai, len..), phân loại, giá, mặt hàng (có sẵn hay order), giá,
promotion, gifts đi kèm.
c, Phụ kiện:
- Đồng hồ: Thương hiệu, dây, máy, phân loại, đường kính, kiểu mặt,
tính chịu nước, xuất xứ, màu sắc, chất liệu, giới tính, bảo hành, giá,
mặt hàng (có sẵn hay order), giá, promotion, gifts đi kèm.
- Kính mắt: Thương hiệu, chức năng( chống UV/ cận), xuất xứ, màu
sắc, giới tính, kiểu dáng, size, giá, mặt hàng (có sẵn hay order), giá,
promotion, gifts đi kèm.
- Trang sức: Thương hiệu, xuất xứ, màu sắc, chất liệu, giới tính, kiểu
dáng, size, giá, mặt hàng (có sẵn hay order), giá, promotion, gifts đi
kèm.

(Phần cũ tuần trước)

● Việc quản lý sản phẩm sẽ bắt đầu từ khi nhận hàng đến khi xuất hàng ra/ tồn
kho.
● Về định danh/ thông tin sản phẩm khi nhập:
● Chia ra 2 loại sản phẩm:
 ● Không discount
+ Barcode
+ Tên
+ Nhà cung cấp
+ Ngày sản xuất
+ Type
+ Đặc trưng(mẫu mã, nơi sản xuất)
+ Ngày hết hạn
+ Ngày nhập
+ Người nhập
+ Số lượng
+ Giá
● Discount :

Discount thường Discount theo sản phẩm phụ

+ Barcode + Barcode
+ Tên + Tên
+ Nhà cung cấp + Nhà cung cấp
+ Ngày sản xuất + Ngày sản xuất
+ Type + Type
+ Đặc trưng + Đặc trưng
+ Ngày hết hạn + Ngày hết hạn
+ Ngày nhập + Ngày nhập
+ Người nhập + Người nhập
+ Số lượng + Số lượng
+ Giá + Giá
+ phần trăm discount + Tên sản phẩm kèm
thêm
+ phần trăm discount

● Về sản phẩm khi xuất:

+ Barcode
+ Tên sản phẩm
+ Số lượng xuất
+ Đơn giá
+ Ngày xuất
+ Người xuất
● Về sản phẩm tồn kho:
+ Xuất ra thông tin sản phẩm tồn kho như barcode, tên, lô, số lượng
● Báo cáo:
+ Chi tiết thông tin sản phẩm
+ Danh sách sản phẩm theo nhóm, theo loại…
+ Biểu đồ thống kê những sản phẩm bán chạy, còn tồn kho nhiều…
+ Đơn giá theo thời gian, tiền tổng thực(không chiết khấu)
+ Truy xuất người nhập xuất
+ xuất theo file(kiểu file nào)