BÀI 17: MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN MICROSOFT

EXCEL.
I. NỘI DUNG BÀI HỌC
o Nhập được dữ liệu vào trang tính;
o Chọn được vùng cần thao tác trên trang tính;
o Định dạng được dữ liệu trong trang tính.
II. CHI TIẾT BÀI HỌC.
1. Nhập dữ liệu vào trang tính.
Em có thể nhập 3 loại dữ liệu vào ô tính:
 Text Entry (nhãn hoặc văn bản): Dữ liệu sẽ được hiển thị ở dạng văn bản,
mặc định là căn trái. Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, em nhấn
phím Enter để di chuyển sang ô tiếp theo bên dưới hoặc nhấn phím Tab để di
chuyển sang ô tiếp theo bên phải.
 Value (giá trị): Dữ liệu sẽ được hiển thị ở dạng số, mặc định là căn phải. Khi
nhập ngày tháng, em cần lưu ý một số điều sau đây:
 Số: là các giá trị như Đơn vị tiền tệ, tỉ lệ phần trăm,…
 Ngày tháng: Mặc định của giá trị ngày tháng theo Format: English (United
States) là m-d-yy với: m là đại diện cho tháng, d là đại diện cho ngày, y là đại
diện cho năm. Giá trị ngày tháng không nhất thiết phải đầy đủ ngày, tháng,
năm. Nó có thể chỉ là ngày tháng hoặc tháng năm.
 Formula (công thức): Bao gồm các địa chỉ ô, toán tử số học và các hàm xử lí
dữ liệu.

Khi nhập dữ liệu, em cần quan tâm đến một số điều sau đây:
Em có thể nhập hoặc chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trong ô hoạt động (Active Cell) hoặc
sử dụng thanh công thức (Formula Bar) để nhập hoặc chỉnh sửa cho các mục dữ liệu
dài.
Độ dài tối đa cho nhãn là 32.767 kí tự.
Độ dài tối đa cho nội dung công thức là 8.192 kí tự.
Nếu một nhãn dài hơn chiều rộng của ô thì nội dung của nhãn sẽ hiển thị xuyên qua
đường viền cột, nếu ô liền kề bên phải không có dữ liệu. Trong trường hợp nếu ô liền
kề bên phải có dữ liệu thì nội dung của nhãn sẽ không hiển thị và bị ngắt bởi đường
viền cột của ô đó. Hay nói cách khác, nhãn sẽ không hiển thị đầy đủ, nhưng trong lý
thuyết nó vẫn nằm hoàn toàn trong ô mà nó được nhập vào.

Em có thể dễ dàng thay đổi định dạng như: Căn chỉnh văn bản, màu sắc,… của ô sau
khi nhập.
 2. Xác định vùng chọn và định dạng dữ liệu trong trang tính.
 Vùng chọn
Vùng chọn có thể là một ô, một số ô hoặc toàn bộ trang tính. Các ô được chọn sẽ được
đánh dấu, làm nổi bật so với các ô còn lại.

Sau đây là một số thao tác chọn trên trang tính:

 Đối với ô đơn: Các em chỉ việc nhấp chuột vào ô cần chọn.
 Để mở rộng vùng chọn hay chọn một khối ô: Em thực hiện nhấp chọn
ô đầu tiên, giữ và kéo chuột đến ô cuối cùng trong khối ô cần chọn. Hoặc
nhấp chọn ô đầu tiên, sau đó giữ phím Shift và nhấp vào ô cuối cùng
trong khối ô.
 Để chọn cả hàng: Em nhấp chọn vào tên hàng.
 Để chọn cả cột: Em nhấp chọn vào tên cột.
 Để chọn toàn bộ trang: Em nhấp chọn vào biểu tượng Select All.
 Để chọn các ô, cột, hàng không liền kề nhau: Em thực hiện nhấp chọn
ô, cột, hoặc hàng sau đó giữ phím Ctrl. Sau đó, nhấp chọn ô, cột hoặc
hàng tiếp theo cần chọn.
 Để chọn nhiều hàng kề nhau: Em thực hiện nhấp chọn vào tên hàng
đầu tiên và kéo số lượng hàng cần chọn.
 Để chọn nhiều cột kề nhau: Em thực hiện nhấp chọn vào tên cột đầu
tiên và kéo số lượng cột cần chọn.
 Định dạng dữ liệu
Định dạng dữ liệu là việc đề cập đến thay đổi hình thức thể hiện của dữ liệu để thu
hút sự chú ý, làm cho dữ liệu dễ đọc hơn. Việc định dạng không làm thay đổi giá trị
dữ liệu của ô tính.
Sau đây là một số lưu ý khi định dạng dữ liệu trong ô tính:
Có thể định dạng trước hoặc sau khi nhập dữ liệu;
 Một ô tính vẫn duy trì định dạng cho đến khi em xóa định dạng hoặc định dạng lại ô
tính đó;
Khi em nhập dữ liệu mới vào ô, phần mềm bảng tính sẽ hiển thị dữ liệu đó với định
dạng hiện có;
Khi em sao chép một ô thì đồng nghĩa là em sao chép cả định dạng và nội dung của ô
đó.
 Nhóm lệnh Number
Để định dạng cho các ô chứa dữ liệu số:
 Cách 1: Chọn thẻ Home → Tại nhóm Number, em chọn mũi tên bên phải
của Number Format → Một danh sách thả xuống các loại định dạng xuất
hiện → Em chọn định dạng cần dùng.
 Cách 2: Chọn thẻ Home → Tại nhóm Number → Em có thể chọn một trong
các lệnh định dạng phổ biến tại đây.

 Nhóm lệnh Alignment

Căn chỉnh đề cập đến vị trí của dữ liệu trong một ô. Em có thể căn chỉnh nội dung ô
theo chiều ngang và theo chiều dọc. Theo mặc định, các dữ liệu dạng số và ngày
tháng tự động căn phải, trong khi nhãn và văn bản sẽ tự động căn trái.

Để căn chỉnh dữ liệu trong ô: Chọn thẻ Home → Tại nhóm Alignment, các em chọn
lệnh căn chỉnh phù hợp.
Sử dụng lệnh Merge & Center trong nhóm lệnh Alignment để gộp và căn giữa dữ
liệu trong một khối ô. Để tách các ô đã được gộp trước đó, các em chọn vào mũi tên
bên phải nút lệnh Merge & Center → chọn Unmerge Cells.
Khi một dòng văn bản quá dài, không hiển thị đủ trong một ô, em có thể sử dụng
lệnh Wrap Text để hiển thị văn bản thành nhiều dòng và đầy đủ trong một ô.
 Nhóm lệnh Font
Để thay đổi Font, kích thước,... của dữ liệu em có thể thực hiện theo các bước sau
đây: Chọn thẻ Home à Tại nhóm Font, chọn lệnh định dạng mà em mong muốn.