BÀI 20 MỘT SỐ THÀNH PHẦN CƠ BẢN

CỦA MỘT TÀI LIỆU

1. Mục tiêu bài học
Sau bài học này, em có thể:

➥ Xác định được các thành phần cơ bản của một tài liệu như: Header & Footer, Table of
Contents;

➥ Tạo và tùy chỉnh được Header & Footer;

➥ Tạo và cập nhật được mục lục (Table of Contents).

2. Tạo và tùy chỉnh Header & Footer trong tài liệu

Header là văn bản hoặc thành phần đồ họa xuất hiện ở đầu trang của tài liệu và Footer cũng là
văn bản hoặc thành phần đồ họa nhưng xuất hiện ở chân trang của tài liệu.

Nội dung của Header & Footer có thể chứa các thông tin như: Tiêu đề của tài liệu (Document
Title), số trang (Page Number), tên tác giả (Author’s Name),…
Trên tài liệu thì số trang có thể được chèn vào đầu trang hoặc chân trang.
Để chèn số trang vào một tài liệu trên MS Word, em cần thực hiện theo các bước sau đây:

➥ Bước 1: Chọn thẻ Insert.

➥ Bước 2: Tại nhóm Header & Footer, chọn Page Number.

➥ Bước 3: Một danh sách các tùy chọn được hiển thị bao gồm:

✔ Top of Page: Chọn kiểu đánh số trang ở đầu trang thuộc phần Header.

✔ Bottom of Page: Chọn kiểu đánh số trang ở chân trang thuộc phần Footer.

✔ Page Margins: Chọn kiểu đánh số trang ở lề trang.

✔ Current Position: Chọn kiểu đánh số trang sử dụng vị trí con trỏ văn bản.

✔ Format Page Numbers:

☘ Chọn kiểu đánh số trang như: Chữ cái thường a, b, c hay chữ số la mã I, II, III,...

☘ Liên kết với Style trong tài liệu.

☘ Đặt số trang bắt đầu với một số mà em muốn. Ví dụ: Nếu em chọn giá trị bắt
đầu là 5 thì tài liệu của em sẽ được đánh số bắt đầu từ 5 trở đi.

☘ Remove Page Numbers: Loại bỏ số trang khỏi tài liệu.

➥ Bước 4: Từ danh sách các tùy chọn tại bước 3, em chọn kiểu đánh số trang mong muốn.
Khi muốn tạo nhanh Header & Footer cho tài liệu thì em có thể sử dụng các mẫu Header &
Footer có sẵn trong MS Word. Điều này giúp em tiết kiệm thời gian, cũng như không cần phải
biết quá nhiều về các thành phần bên trong của Header & Footer.
Để tạo nhanh Header hoặc Footer cho tài liệu của mình, em thực hiện theo các bước sau đây:

➥ Bước 1: Chọn thẻ Insert.

➥ Bước 2: Tại nhóm Header & Footer, chọn Header hoặc Footer. Ngay lập tức, một bộ sưu tập
các mẫu Header hoặc các mẫu Footer xuất hiện tương ứng.

➥ Bước 3: Chọn mẫu Header hoặc Footer. Ngay lập tức, mẫu Header hoặc Footer sẽ xuất hiện
trong tài liệu. Lúc này, thẻ ngữ cảnh Header & Footer xuất hiện, em có thể tùy chỉnh thêm nếu
muốn.

➥ Bước 4: Chọn nút lệnh Close Header and Footer.

Sau khi đã tạo một Header hoặc Footer, bất kì lúc nào em cũng có thể tùy chỉnh nội dung của
Header hoặc Footer bằng cách nhấp đúp chuột vào khu vực đầu trang để tùy chỉnh Header và
chân trang để tùy chỉnh Footer. Sau đó, một đường thẳng đứt nét sẽ xuất hiện, em có thể nhập
hoặc sửa đổi văn bản, thành phần đồ họa cho Header hoặc Footer.
Ngoài ra, tính năng Header & Footer còn cung cấp các điểm dừng (Tab Stop) cho phép em căn
trái, căn giữa hoặc căn phải các phần văn bản, cũng như thụt lề hoặc áp dụng các định dạng.
Bên cạnh đó, em cần lưu ý là nội dung của Header & Footer không nên dài quá 3 dòng.

3. Tạo và cập nhật mục lục

Mục lục trong một tài liệu giúp em có thể biết được tổng quan tài liệu sẽ gồm những nội dung gì
và giúp xác định được số trang của nội dung mà em cần đọc.
Trên MS Word có cung cấp tính năng giúp em tạo mục lục cho tài liệu. Để tạo mục lục với các
mẫu có sẵn trên MS Word, em thực hiện theo các bước sau đây:

➥ Bước 1: Chọn văn bản mà em muốn làm tiêu đề.

➥ Bước 2: Áp dụng Style Heading 1, Heading 2,… cho tiêu đề tương ứng với cấp độ của tiêu đề
đó. Em lặp lại bước 1 và bước 2 cho tất cả các tiêu đề mà em muốn đưa vào mục lục.

➥ Bước 3: Đặt con trỏ văn bản tại vị trí mà em muốn tạo mục lục.

➥ Bước 4: Chọn thẻ References.

➥ Bước 5: Tại nhóm Table of Contents, chọn lệnh Table of Contents. Ngay lập tức, một danh
sách các mẫu của mục lục xuất hiện.

➥ Bước 6: Chọn mẫu mục lục có sẵn mà em muốn tạo. Ngay lập tức, một mục lục mới sẽ được
chèn vào tài liệu.
Sau khi tạo mục lục, em có thể thực hiện việc tùy chỉnh mục lục theo các bước sau đây:

➥ Bước 1: Chọn thẻ References.

➥ Bước 2: Tại nhóm Table of Contents, chọn lệnh Table of Contents.

➥ Bước 3: Chọn lệnh Custom Table of Contents. Ngay lập tức, một hộp thoại Table of Contents
xuất hiện, tại thẻ Table of Contents của hộp thoại, em lưu ý một số mục sau đây:

✔ Print Preview: Hiển thị bản xem trước khi in của mục lục.

✔ Web Preview: Hiển thị bản xem trước dưới dạng Web của mục lục.

✔ Show page numbers: Hiển thị số trang trên mục lục.

✔ Right align page numbers: Số trang sẽ được căn chỉnh ở lề phải.

✔ Tab leader: Chọn loại đường kẻ ở giữa tiêu đề và số trang trong mục lục.

✔ Use hyperlinks instead of page numbers: Hiển thị các phần của mục lục dưới dạng
các siêu liên kết.

✔ Formats: Chọn định dạng và kiểu bố cục cho mục lục.

✔ Show levels: Giúp lựa chọn số cấp độ hiển thị trên mục lục.
➥ Bước 4: Sau khi lựa chọn các tùy chỉnh cần thiết trong hộp thoại Table of Contents, nhấn OK
để xác nhận các thay đổi.

➥ Bước 5: Chọn Yes để áp dụng các thay đổi.

Để cập nhật mục lục, em thực hiện theo các bước sau đây:

➥ Bước 1: Chọn thẻ References.

➥ Bước 2: Tại nhóm Table of Contents, em chọn lệnh Update Table. Hộp thoại Update Table of
Contents xuất hiện.

➥ Bước 3: Chọn một trong hai tùy chọn sau đây:

✔ Update page numbers only: Nếu em chỉ muốn cập nhật lại số trang.

✔ Update entire table: Nếu em muốn cập nhật lại toàn bộ mục lục.

➥ Bước 4: Chọn OK để cập nhật mục lục.