KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BỘ MÔN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ

Chương 2:
NHỮNG KỸ NĂNG CẦN THIẾT
NỘI DUNG
2.1. Tư duy phân tích và giải quyết vấn đề
2.2. Các đặc điểm hành vi
2.3. Kiến thức kinh doanh
2.4. Kỹ năng giao tiếp
2.5. Kỹ năng tương tác
2.6. Các ứng dụng phần mềm
2.1. Tư duy phân tích và giải quyết vấn
đề
2.1.1. Tư duy sáng tạo
2.1.2. Ra quyết định
2.1.3. Học tập
2.1.4. Giải quyết vấn đề
2.1.5. Tư duy hệ thống
2.1.1. Tư duy sáng tạo
• Mục đích
• Tạo ra các ý tưởng mới
• Giải quyết vấn đề
• Giải pháp thay thế
2.1.1. Tư duy sáng tạo
• Định nghĩa
• Liên quan đến việc tạo ra những ý tưởng và khái niệm mới
• Tìm ra sự kết hợp giữa các ứng dụng mới của các ý tưởng và khái niệm hiện
có
• thúc đẩy tư duy sáng tạo ở những người khác
2.1.1. Tư duy sáng tạo
• Đo lường hiệu quả
• Sự thành công và phản ánh hiệu quả của các ý tưởng mới
• Áp dụng các ý tưởng mới để giải quyết vấn đề tồn tại
• Sự sẵn lòng của các bên liên quan để chấp nhận cách tiếp cận mới
2.1.2. Ra quyết định
• Mục đích
• Có hiệu quả trong việc hiểu các tiêu chuẩn có liên quan trong việc đưa ra một
quyết định, đưa ra các quyết định và trong việc hỗ trợ những người khác đưa
ra quyết định tốt hơn.
2.1.2. Ra quyết định
• Định nghĩa
• Bao gồm việc thu thập thông tin có liên quan đến một quyết định, phân tách
các thông tin có liên quan đến quyết định, so sánh và cân bằng giữa các tùy
chọn tương tự và không giống nhau, và xác định tùy chọn mong muốn nhất.
2.1.2. Ra quyết định
• Đo lường hiệu quả
• Niềm tin của những người tham gia vào quá trình phân tích ra quyết định rằng
quyết định là đúng.
• Thông tin mới hoặc cái thay thế làm cho một quyết định được xem xét lại là
thực sự mới.
• Quyết định có hiệu quả trong việc giải quyết các vấn đề tiềm ẩn.
• Tác động của sự không chắc chắn và thông tin mới khi ra quyết định có thể
được đánh giá một cách hiệu quả.
2.1.3. Học tập
• Mục đích
• Dịch những gì học được thành các hiểu biết để mang lại lợi ích cho tổ chức.
2.1.3. Học tập
• Định nghĩa
• Học tập là quá trình đạt được kiến thức hoặc kỹ năng.
• Một BA phải có khả năng mô tả mức độ hiểu biết các lĩnh vực kinh doanh và
có khả năng áp dụng mức độ hiểu biết đó để xác định các hoạt động phân tích
cần được thực hiện trong một tình huống nhất định.
2.1.3. Học tập
• Đo lường hiệu quả
• Sự đồng ý bởi các bên liên quan rằng các mô hình phân tích mô tả các lĩnh vực
một cách hiệu quả và đầy đủ.
• Xác định các vấn đề hoặc phát sinh có liên quan từ nhiều khía cạnh trong lĩnh
vực.
• Sự hấp thụ nhanh chóng của thông tin mới hoặc lĩnh vực mới.
2.1.4. Giải quyết vấn đề
• Mục đích
• Hiệu quả trong xác định và giải quyết các vấn đề.
2.1.4. Giải quyết vấn đề
• Định nghĩa
• Xác định một vấn đề liên quan đến việc đảm bảo rằng bản chất của vấn đề là
hiểu rõ bởi tất cả các bên và các vấn đề tiềm ẩn có thể nhìn thấy.
2.1.4. Giải quyết vấn đề
• Đo lường hiệu quả
• Niềm tin của những người tham gia trong quá trình giải quyết vấn đề rằng giải
pháp được chọn là đúng.
• Các tùy chọn giải pháp mới có thể đánh giá hiệu quả sử dụng khung giải quyết
vấn đề.
• Giải pháp được chọn đáp ứng các mục tiêu được xác định và giải quyết các
vấn đề tiềm ẩn.
• Quá trình giải quyết vấn đề tránh đưa ra quyết định dựa trên định kiến,
chính trị tổ chức, hoặc bẫy khác mà có thể dẫn đến một giải pháp tối ưu phụ
được lựa chọn.
2.1.5. Tư duy hệ thống
• Mục đích
• hiệu quả trong việc tìm hiểu cách thức con người, quy trình và công nghệ
trong một tổ chức tương tác.
2.1.5. Tư duy hệ thống
• Định nghĩa
• Lý thuyết hệ thống và tư duy hệ thống cho thấy rằng hệ thống như một tổng
thể sẽ có các tính chất, hành vi và đặc điểm xuất hiện từ sự tương tác của các
thành phần hệ thống.
2.1.5. Tư duy hệ thống
• Đo lường hiệu quả
• Hiểu được sự thay đổi của một thành phần ảnh hưởng như thế nào đến hệ
thống theo tổng thể.
• Hiểu được sự thay đổi của hệ thống ảnh hưởng đến môi trường của nó như thế
nào
• Hiểu được cách hệ thống thích ứng với áp lực và thay đổi bên ngoài.
2.2. Các đặc điểm hành vi
2.2.1. Đạo đức
2.2.2. Sự tổ chức của cá nhân
2.2.3. Đáng tin cậy
2.2.1. Đạo đức
• Mục đích
• Có được sự tin tưởng và tôn trọng của các bên liên quan
• Có thể nhận ra khi một giải pháp hoặc yêu cầu được đề xuất có thể trình bày
những khó khăn về đạo đức.
2.2.1. Đạo đức
• Định nghĩa
• Đạo đức đòi hỏi một sự hiểu biết về hành vi đạo đức và vô đạo đức, các tiêu
chuẩn mà sẽ điều phối hành vi của một người, và sẵn sàng hoạt động để đảm
bảo hành vi của một người là đạo đức hay đáp ứng những tiêu chuẩn đó.
2.2.1. Đạo đức
• Đo lường
• Các quyết định được thực hiện có tính đến lợi ích của tất cả các bên liên quan.
• Lý do cho một quyết định được xác định và hiểu rõ ràng.
• Công khai kịp thời và đầy đủ các xung đột lợi ích.
• Trung thực về khả năng của một người, việc thực hiện công việc của một
người, và nhận trách nhiệm cho thất bại hay lỗi.
2.2.2. Sự tổ chức của cá nhân
• Mục đích
• hỗ trợ các nhà phân tích kinh doanh trong quản lý các công việc và thông tin
có hiệu quả.
2.2.2. Sự tổ chức của cá nhân
• Định nghĩa
• liên quan đến khả năng dễ dàng tìm thấy các tập tin hoặc thông tin, kịp thời,
quản lý các công việc mới phát sinh, và xử lý phù hợp các ưu tiên.
2.2.2. Sự tổ chức của cá nhân
• Đo lường
• Khả năng của các nhà phân tích kinh doanh tìm kiếm thông tin.
• Thường xuyên hoàn thành đúng thời gian các công việc (task).
• Hiệu quả trong việc hoàn thành công việc.
• Khả năng dễ dàng xác định tất cả các công việc mới phát sinh và tình trạng của
mỗi hạng mục công việc.
2.2.3. Đáng tin cậy
• Mục đích
• đảm bảo rằng các nhà phân tích kinh doanh có thể gợi ra những yêu cầu xung
quanh các vấn đề nhạy cảm
• đảm bảo rằng các khuyến nghị được đánh giá đúng.
2.2.3. Đáng tin cậy
• Định nghĩa
• Một nhà phân tích kinh doanh đáng tin cậy liên tục phải chứng minh với các
bên liên quan rằng họ xứng đáng được sự tin tưởng của bên liên quan và có
liên quan với lợi ích tốt nhất của các bên liên quan đó.
2.2.3. Đáng tin cậy
• Đo lường
• Các bên liên quan đến nhà phân tích kinh doanh trong việc ra quyết định.
• Sự chấp nhận của các bên liên quan về các khuyến nghị các nhà phân tích kinh
doanh.
• Sự sẵn lòng của các bên liên quan để thảo luận về các chủ đề khó khăn hay
gây tranh cãi với các nhà phân tích kinh doanh.
• Sự sẵn lòng của các bên liên quan để hỗ trợ hoặc bảo vệ các nhà phân tích kinh
doanh khi có vấn đề xảy ra.
2.3. Kiến thức kinh doanh
2.3.1. Quy tắc và thực hành nghiệp vụ
2.3.2. Kiến thức về ngành công nghiệp
2.3.3. Kiến thức về tổ chức
2.3.4. Kiến thức về giải pháp
2.3.1. Quy tắc và thực hành nghiệp vụ
• Mục đích
• để đảm bảo rằng chúng được đưa vào và được hỗ trợ bởi các giải pháp.
2.3.1. Quy tắc và thực hành nghiệp vụ
• Định nghĩa
• Quy tắc nghiệp vụ là những đặc điểm chung cho tất cả các tổ chức với một
mục đích và cấu trúc tương tự, có hoặc không có trong cùng ngành.
• Khu vực chức năng thường gặp:
• Nhân sự
• Tài chính
• Công nghệ thông tin
• Quản lý chuỗi cung ứng
2.3.1. Quy tắc và thực hành nghiệp vụ
• Đo lường
• Hiểu biết về môi trường kinh doanh, hoạt động, quy trình và thực tiễn liên
quan đến:
• các khái niệm, nguyên tắc hoạt động và thực hành quản lý kinh doanh và ra quyết định
thông thường.
• cơ cấu tổ chức, chức năng công việc và các hoạt động công việc điển hình.
• chức năng và hoạt động kinh doanh phức tạp.
• Hiểu biết về khung pháp lý, tuân thủ và quản trị có liên quan.
• Hiểu biết về các vấn đề kiểm toán và an ninh.
2.3.2. Kiến thức về ngành công nghiệp
• Mục đích
• để có thể hiểu được những thách thức mới mà có thể được gây ra bởi động thái
cạnh tranh và các giải pháp đã được chứng minh có hiệu quả ở những nơi
khác.
2.3.2. Kiến thức về ngành công nghiệp
• Định nghĩa
• Kiến thức ngành là sự hiểu biết của các lực lượng cạnh tranh mà hình thành
một ngành công nghiệp.
2.3.2. Kiến thức về ngành công nghiệp
• Đo lường
• Hiểu biết về các tài liệu liên quan đến ngành công nghiệp và luôn theo sát
những gì đang diễn ra trong ngành công nghiệp.
• Khả năng xác định các xu hướng chính hình thành ngành công nghiệp.
• Kiến thức về các đối thủ cạnh tranh lớn và các đối tác cho tổ chức.
• Kiến thức về phân khúc khách hàng lớn.
2.3.2. Kiến thức về ngành công nghiệp
• Đo lường
• Kiến thức về sản phẩm và các loại sản phẩm thông dụng.
• Kiến thức của các nguồn thông tin về các ngành công nghiệp, bao gồm cả các
tổ chức thương mại có liên quan hoặc các tạp chí.
• Hiểu biết về các tài liệu nguồn lực và quy trình ngành công nghiệp cụ thể.
• Hiểu biết về các quy trình và phương pháp luận tiêu chuẩn ngành công nghiệp.
• Hiểu biết về môi trường pháp lý ngành công nghiệp.
2.3.3. Kiến thức về tổ chức
• Mục đích
• Hỗ trợ cho việc phân tích kinh doanh
2.3.3. Kiến thức về tổ chức
• Định nghĩa
• là một sự hiểu biết về cấu trúc kinh doanh (business architecture) của các tổ
chức đang được phân tích.
• Mô hình kinh doanh
• Cơ cấu tổ chức
2.3.3. Kiến thức về tổ chức
• Đo lường
• Hiểu biết về các thuật ngữ hay biệt ngữ được sử dụng trong tổ chức.
• Hiểu biết về các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp bởi tổ chức.
• Khả năng xác định chuyên gia vấn đề (SME) trong tổ chức.
• Các mối quan hệ và chính trị của tổ chức.
2.3.4. Kiến thức về giải pháp
• Mục đích
• để xác định các phương tiện hiệu quả nhất để thực hiện sự thay đổi.
2.3.4. Kiến thức về giải pháp
• Định nghĩa
• các nhà phân tích kinh doanh thường xuyên làm việc trên các dự án liên quan
đến việc tăng cường một giải pháp hiện có, hoặc mua một giải pháp thương
mại có sẵn, hơn nữa là phát triển các giải pháp tùy chỉnh hoàn toàn mới.
2.3.4. Kiến thức về giải pháp
• Đo lường
• Giảm thời gian hoặc chi phí để thực hiện một sự thay đổi cần thiết.
• Rút ngắn thời gian trong phân tích các yêu cầu và / hoặc thiết kế giải pháp.
• Hiểu khi nào một sự thay đổi lớn hơn là hợp lý dựa trên lợi ích kinh doanh.
• Hiểu cách thức các khả năng bổ sung hiện nay, nhưng hiện tại không được sử
dụng, trong một giải pháp có thể được triển khai để cung cấp giá trị kinh
doanh.
2.4. Kỹ năng giao tiếp
2.4.1. Giao tiếp bằng miệng
2.4.2. Thuyết giảng
2.4.3. Giao tiếp bằng văn bản
2.4.4. Lắng nghe (Đọc tài liệu)
2.4.1. Giao tiếp bằng miệng
• Mục đích
• thể hiện hiệu quả những ý tưởng theo những cách phù hợp với đối tượng mục
tiêu.
2.4.1. Giao tiếp bằng miệng
• Định nghĩa
• được sử dụng để thể hiện bằng lời nói các ý tưởng, thông tin, hoặc các vấn đề
khác.
• là một kênh rất mạnh cho phép cho việc chuyển giao thông tin hiệu quả, bao
gồm cả các dấu hiệu tình cảm và phi ngôn ngữ khác.
2.4.1. Giao tiếp bằng miệng
• Đo lường
• Diễn giải báo cáo có hiệu quả để đảm bảo việc hiểu.
• Tạo điều kiện cho các phiên làm việc có hiệu quả, đảm bảo thành công thông
qua việc chuẩn bị và phối hợp.
• Phát triển và cung cấp các bài thuyết trình mạnh mẽ bằng cách định vị nội
dung và mục tiêu một cách thích hợp (ví dụ giai điệu tích cực so với tiêu cực).
• Có thể truyền thông tầm quan trọng hoặc khẩn cấp của một tình huống theo
cách thức bình tĩnh, hợp lý với các giải pháp được đề xuất.
2.4.2. Thuyết giảng (Teaching)
• Mục đích
• Có thể truyền thông các vấn đề và các yêu cầu một cách hiệu quả và đảm bảo
rằng thông tin truyền thông được hiểu và giữ lại.
2.4.2. Thuyết giảng
• Định nghĩa
• Thuyết giảng đòi hỏi một sự hiểu biết về cách mọi người tìm hiểu và khả năng
sử dụng những hiểu biết này để tạo điều kiện có hiệu quả cho các kinh nghiệm
học tập.
• Các phong cách học tập:
• Người học thông qua thị giác
• Người học thông qua nghe
• Người học thông qua vận động
2.4.2. Thuyết giảng
• Đo lường
• Thẩm định rằng người học đã có được thông tin mà đã được truyền đạt cho họ.
• Khả năng của người học sử dụng những kỹ năng mới hoặc chứng minh kiến
thức mới.
2.4.3. Giao tiếp bằng văn bản
• Mục đích
• để ghi các kết quả, yêu cầu khám phá được và các thông tin khác.
2.4.3. Giao tiếp bằng văn bản
• Định nghĩa
• Liên quan đến việc sử dụng các ký hiệu để giao tiếp thông tin.
• Bao gồm khả năng viết hiệu quả cho các bối cảnh và khán giả khác nhau.
2.4.3. Giao tiếp bằng văn bản
• Đo lường
• Khả năng điều chỉnh phong cách của văn bản theo các nhu cầu của khán giả.
• Việc sử dụng đúng ngữ pháp và phong cách.
• Việc lựa chọn thích hợp từ ngữ.
• Khả năng của người đọc diễn giải và mô tả nội dung của giao tiếp bằng văn
bản.
2.5. Kỹ năng tương tác
2.5.1. Tạo thuận lợi và đàm phán
2.5.2. Khả năng lãnh đạo và ảnh hưởng
2.5.3. Làm việc theo nhóm
2.5.1. Tạo thuận lợi và đàm phán
• Mục đích
• giúp các bên liên quan giải quyết những bất đồng liên quan đến các ưu tiên và
bản chất của yêu cầu.
2.5.1. Tạo thuận lợi và đàm phán
• Định nghĩa
• Tạo thuận lợi là kỹ năng điều tiết các cuộc thảo luận giữa một nhóm để cho
phép tất cả người tham gia trình bày rõ quan điểm của họ một cách hiệu quả về
một chủ đề được thảo luận, và hơn thế nữa đảm bảo rằng những người tham
gia trong các cuộc thảo luận có thể nhận ra và hiểu đầy đủ những quan điểm
khác nhau.
2.5.1. Tạo thuận lợi và đàm phán
• Đo lường
• Đảm bảo rằng những người tham gia trong một cuộc thảo luận hiểu đúng các
vị trí của người khác.
• Sử dụng việc đáp ứng các kỹ năng và các công cụ quản lý (bao gồm cả chương
trình nghị sự và việc sử dụng các biên bản cuộc họp) để giữ cho các cuộc thảo
luận tập trung và có tổ chức.
• Ngăn chặn các cuộc thảo luận không bị chệch hướng vào chủ đề không liên
quan.
• Xác định các khu vực chung của thỏa thuận.
• Sử dụng hiệu quả các phong cách đàm phán khác nhau.
2.5.1. Tạo thuận lợi và đàm phán
• Đo lường
• Khả năng xác định các vấn đề quan trọng.
• Hiểu rõ và xem xét tất cả các quan tâm, động lực và mục tiêu của các bên.
• Khuyến khích các bên liên quan đạt kết quả win/ win một cách thường xuyên.
• Hiểu biết về ý nghĩa chính trị trong các cuộc xung đột và đàm phán một cách
nhạy cảm về chính trị.
• Hiểu được tác động của thời gian và định giờ cho các cuộc đàm phán.
2.5.2. Khả năng lãnh đạo và ảnh hưởng
• Mục đích
• Hướng dẫn những người khác điều tra yêu cầu và giúp khuyến khích sự hỗ trợ
các bên liên quan cho một sự thay đổi cần thiết.
2.5.2. Khả năng lãnh đạo và ảnh hưởng
• Định nghĩa
• Lãnh đạo liên quan đến những người thúc đẩy hành động theo cách cho phép
họ làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu và mục tiêu chung.
2.5.2. Khả năng lãnh đạo và ảnh hưởng
• Đo lường
• Giảm sự chống đối với những thay đổi cần thiết.
• Thành viên trong nhóm và các bên liên quan thể hiện sự sẵn sàng đặt mục tiêu
cá nhân sang một bên khi cần thiết.
• Kết nối đến một tầm nhìn rõ ràng và đầy cảm hứng về trạng thái tương lai
mong muốn
2.5.3. Làm việc theo nhóm
• Mục đích
• Các nhà phân tích kinh doanh phải có khả năng làm việc chặt chẽ với các
thành viên khác để hỗ trợ hiệu quả công việc của họ để các giải pháp có thể
được thực hiện một cách hiệu quả.
2.5.3. Làm việc theo nhóm
• Định nghĩa
• các nhà phân tích kinh doanh thường làm việc như là một phần của một nhóm
với các nhà phân tích kinh doanh khác, quản lý dự án, các bên liên quan khác
và chuyên gia vấn đề cài đặt. Các mối quan hệ trong nhóm là một phần quan
trọng trong sự thành công của bất kỳ dự án hoặc tổ chức.
2.5.3. Làm việc theo nhóm
• Đo lường
• Bồi dưỡng một môi trường làm việc cộng tác.
• Giải quyết có hiệu quả các cuộc xung đột.
• Phát triển lòng tin giữa các thành viên trong nhóm.
• Hỗ trợ trong nhóm cho các tiêu chuẩn cao của thành tích được chia sẻ.
• Các thành viên có ý thức chia sẻ quyền sở hữu các mục tiêu nhóm.
2.6. Các ứng dụng phần mềm
2.6.1. Các ứng dụng có mục đích chung
2.6.2. Các ứng dụng chuyên ngành
2.6.1. Các ứng dụng có mục đích chung
• Mục đích
• Các nhà phân tích kinh doanh sử dụng các ứng dụng văn phòng phong phú để
viết tài liệu và theo dõi các yêu cầu.
2.6.1. Các ứng dụng có mục đích chung
• Định nghĩa
• Các ứng dụng này thường bao gồm ba thành phần trong một bộ công cụ: xử lý
văn bản, bảng tính và các phần mềm trình bày.
• Soạn thảo văn bản thường được sử dụng để phát triển và duy trì các yêu cầu tài liệu.
• Bảng tính thường được sử dụng để duy trì danh sách (như yêu cầu nguyên tử, tính năng,
hành động, các vấn đề, hoặc khuyết tật).
• Phần mềm trình bày thường được sử dụng để hỗ trợ đào tạo, giới thiệu chủ đề thảo luận
giữa các bên liên quan.
• Công cụ quản lý tri thức và cộng tác
• Công cụ truyền thông
2.6.1. Các ứng dụng có mục đích chung
• Đo lường
• Khả năng áp dụng sự hiểu biết về một công cụ cho các công cụ tương tự khác.
• Có thể nhận dạng công cụ quan trọng trong thị trường và mô tả cách chúng
được sử dụng trong bất kỳ tình huống nào.
• Hiểu và có thể sử dụng hầu hết các tính năng chính của công cụ.
• Có thể sử dụng các công cụ để hoàn thành các hoạt động liên quan đến yêu cầu
nhanh hơn nếu không có chúng.
• Có thể theo dõi những thay đổi với yêu cầu được thực hiện thông qua các công
cụ.
2.6.2. Các ứng dụng chuyên ngành
• Mục đích
• các nhà phân tích kinh doanh sử dụng các công cụ mô hình để hỗ trợ sự phát
triển của mô hình chính thức, và trong một số trường hợp, cũng xác nhận và
cài đặt.
2.6.2. Các ứng dụng chuyên ngành
• Định nghĩa
• công cụ biểu đồ được thiết kế để hỗ trợ các bản vẽ nhanh chóng và tài liệu
hướng dẫn của một mô hình.
• Công cụ mô hình hóa tạo thuận lợi cho việc chuyển đổi mô hình thành một
hình thức thực thi
• Công cụ quản lý yêu cầu được sử dụng để hỗ trợ kiểm soát thay đổi, truy xuất
nguồn gốc, và quản lý cấu hình các yêu cầu và bản yêu cầu.
2.6.2. Các ứng dụng chuyên ngành
• Đo lường
• Khả năng áp dụng sự hiểu biết về một công cụ cho các công cụ tương tự khác.
• Có thể nhận dạng công cụ quan trọng trong thị trường và mô tả cách chúng
được sử dụng trong bất kỳ tình huống nào.
• Hiểu và có thể sử dụng hầu hết các tính năng chính của công cụ.
• Có thể sử dụng các công cụ để hoàn thành các hoạt động liên quan đến yêu cầu
nhanh hơn nếu không có chúng.
• Có thể theo dõi những thay đổi với yêu cầu được thực hiện thông qua các công
cụ.