HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ
Giáo viên: TS. Đào Thiện Quốc
Khoa: Công nghệ thông tin kinh doanh
 Phần 1: CHƯƠNG 2

Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh

 CHƯƠNG 2
Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh
2A- Hệ thống thông tin cộng tác
2B- Chiến lược hệ thống thông tin
 A- Hệ thống thông tin cộng tác
Câu hỏi nghiên cứu
❖ Qa-1 Hai đặc điểm chính của sự cộng tác là gì?
❖ Qa-2 Ba tiêu chí để cộng tác thành công là gì?
❖ Qa-3 Bốn mục đích chính của sự cộng tác là gì?
❖ Qa-4 Các yêu cầu đối với một hệ thống thông tin cộng tác là gì?
❖ Qa-5 Có thể sử dụng các công cụ cộng tác như thế nào để cải thiện giao
tiếp nhóm?
❖ Qa-6 Có thể sử dụng các công cụ cộng tác như thế nào để quản lý nội
dung được chia sẻ?
❖ Qa-7 Có thể sử dụng các công cụ cộng tác như thế nào để quản lý các tác
vụ?
❖ Qa-8 IS cộng tác nào phù hợp với nhóm của bạn?
 B- Chiến lược hệ thống thông tin
Câu hỏi nghiên cứu
❖ Qb-1 Chiến lược tổ chức xác định cấu trúc hệ thống thông tin như thế
nào?
❖ Qb-2 Năm lực lượng nào quyết định cơ cấu ngành?
❖ Qb-3 Phân tích cấu trúc ngành xác định chiến lược cạnh tranh như thế
nào?
❖ Qb-4 Chiến lược cạnh tranh quyết định cấu trúc chuỗi giá trị như thế nào?
❖ Qb-5 Các quy trình kinh doanh tạo ra giá trị như thế nào?
❖ Qb-6 Chiến lược cạnh tranh xác định quy trình kinh doanh và cấu trúc của
hệ thống thông tin như thế nào?
❖ Qb-7 Hệ thống thông tin mang lại lợi thế cạnh tranh như thế nào?
 Nội dung 2A

2a.1. Đặc điểm của cộng tác (Q1)

2a.2. Tiêu chí cộng tác (Q2)
2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)
2a.4. Hệ thống thông tin cộng tác (Q4)
2a.5. Công cụ cộng tác quản lý giao tiếp (Q5)
2a.6. Công cụ cộng tác quản lý nội dung chia sẻ (Q6)
2a.7. Công cụ cộng tác quản lý tác vụ (Q7)
2a.8. Chọn lựa HTTT cộng tác (Q8)
 Nội dung 2B

2b.1. Chiến lược cấu trúc HTTT (Q1)

2b.2. Lực lượng quyết định cơ cấu ngành(Q2)
2b.3. Xác định chiến lược cạnh tranh (Q3)
2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)
2b.5. Quy trình kinh doanh (Q5)
2b.6. Chiến lược cạnh tranh (Q6)
2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)
Nội dung 2A
 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)

2a.1.1. Khái niệm hợi tác và cộng tác

- Hợp tác (Cooperation) là một nhóm người làm việc cùng nhau, đều làm
cùng một loại công việc, để hoàn thành một công việc.
Ví dụ: Một nhóm bốn họa sĩ, mỗi người vẽ một bức tường khác nhau trong
cùng một phòng, họ đang hợp tác làm việc để hoàn thành trang trí căn phòng.
- Cộng tác (Collaboration) là một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt
được mục tiêu chung thông qua quá trình trao đổi phản hồi.
Ví dụ: Một người tạo ra bản nháp của tài liệu, người thứ hai xem xét và đưa ra
trao đổi phản hồi.
Sau khi nhận được phản hồi, tác giả ban đầu sửa lại để tạo ra bản thứ hai. Quá
trình được lặp đi, lặp lại cho tới khi có kết quả thỏa mãn
→ Cộng tác sẽ cho kết quả tốt hơn nhiều so với việc làm một mình
 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)
Collaboration (Cộng tác): Cooperation (Hợp tác):
Cộng tác đề cập đến quá trình các cá nhân hoặc nhóm Hợp tác bao gồm các cá nhân hoặc nhóm làm việc cùng
làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu hoặc mục nhau bằng cách sẵn sàng điều chỉnh các hoạt động của
Định nghĩa tiêu chung. Nó liên quan đến tầm nhìn chung, trách mình để hỗ trợ lẫn nhau, ngay cả khi họ có những mục
nhiệm chung và nỗ lực chung hướng tới một kết quả cụ tiêu hoặc mục đích khác nhau. Nó thiên về phối hợp các
thể nỗ lực hơn là chia sẻ một mục đích chung
Đặc điểm
Trao đổi đóng góp lẫn nhau: Hỗ trợ lẫn nhau:
1 Mỗi thành viên tích cực đóng góp kỹ năng, kiến thức và Các thành viên giúp đỡ lẫn nhau, nhưng họ có thể không
nguồn lực của mình. nhất thiết phải có cùng mục tiêu cuối cùng.
Tính linh hoạt:
Sự phụ thuộc lẫn nhau:
2 Hợp tác cho phép linh hoạt trong các mục tiêu cá nhân
Các thành viên dựa vào nhau để hoàn thành nhiệm vụ.
miễn là sự tương tác tổng thể có lợi.
Mục tiêu chung: Ít phụ thuộc lẫn nhau hơn:
3 Các thành viên đều hướng tới một mục đích (mục tiêu) Các thành viên không phụ thuộc vào nhau nhiều như
chung. cộng tác.
Giao tiếp: Giao tiếp:
4 Coi trao đổi là tính hiệu quả quan trọng cộng tác thành Giao tiếp vẫn quan trọng, nhưng nó có thể không chuyên
công. sâu hoặc phức tạp như trong cộng tác.
Một nhóm các nhà nghiên cứu từ các lĩnh vực khác nhau Hai công ty trong cùng ngành hợp tác để chia sẻ tài
Ví dụ cùng nhau thực hiện một dự án, tổng hợp kiến thức nguyên hoặc thông tin vì lợi ích chung, mặc dù họ có thể
chuyên môn của họ để đạt được kết quả toàn diện. có những mục tiêu dài hạn khác nhau.
 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)

2a.1.2. Tầm quan trọng của phản hồi phê bình

- Để cộng tác thành công, các thành viên phải trao đổi phản hồi.
- Nếu trong nhóm mọi người đều quá ý tứ thì không thể cộng tác.
- Nếu hai người có cùng một ý tưởng, thì không cần một trong hai người.
- Mặt khác, một nhóm chỉ trích và tiêu cực đến mức các thành viên trở
nên mất lòng tin, thậm chí ghét bỏ lẫn nhau thì cũng không thể cộng tác
hiệu quả.
- Trong quá trình cộng tác, các thành viên trong nhóm học hỏi lẫn nhau, và
sẽ rất khó để học hỏi nếu không ai sẵn sàng bày tỏ những ý tưởng khác
biệt, thậm chí không phổ biến.
 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)

Các đặc điểm quan trọng của cộng tác

1. Nhiệt tình về chủ đề hợp tác.
2. Cởi mở và tò mò.
3. Mạnh dạn nói lên quan điểm cá nhân.
4. Trả lời kịp thời
5. Sẵn sàng tham gia vào những cuộc trò chuyện.
6. Là người biết lắng nghe.
7. Khéo léo trong việc cho/nhận phản hồi tiêu cực.
8. Sẵn sàng đưa ra những ý tưởng không phổ biến.
9. Tự quản lý và yêu cầu thấp.
10. Biết tuân thủ các cam kết.
11. Sẵn sàng đào sâu vào chủ đề với sự nhiệt tình
12. Nghĩ khác/có quan điểm khác
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th ed
 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)

Các đặc điểm không quan trọng của cộng tác

1. Được tổ chức tốt.

2. Là người thích theo cảm tính
3. Người đã chiếm được lòng tin của tôi.
4. Người đã có kinh nghiệm làm cộng tác viên.
5. Là người thuyết trình có kỹ năng và thuyết phục.
6. Hòa đồng và năng động.
7. Là người đã biết trước.
8. Đã có uy tín lâu năm trong lĩnh vực hợp tác.
9. Là doanh nhân giàu kinh nghiệm
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th ed
 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)

2a.1.3. Nguyên tắc cho và nhận phản hồi

- Cho và nhận phản hồi là kỹ năng cộng tác quan trọng nhất.
Các nguyên tắc cho và nhận phản hồi

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th ed

 2a.1. Đặc điểm của cộng tác (collaboration)

Hướng dẫn Ví dụ
Tôi đã bối rối cho đến khi tôi đến phần 2 thay vì "toàn bộ sự việc là một mớ
Được cụ thể
hỗn độn vô tổ chức"
Nguyên Đưa ra gợi ý Xem xét di chuyển phần 2 đến phần đầu của tài liệu
tắc CHO Không bao giờ : "Chỉ có một thằng ngốc mới bỏ lỡ điểm đó ... hoặc viết tài
Tránh nhận xét cá nhân
và NHẬN liệu đó
Tôi nghĩ rằng phần 2 là đặc biệt tốt. Bạn nghĩ gì về việc di chuyển nó đến
phản hồi Phấn đấu cho sự cân bằng
đầu tài liệu?
Đặt câu hỏi về cảm xúc của Tại sao tôi cảm thấy rất tức giận về nhận xét mà anh ấy vừa đưa ra?
bạn Chuyện gì đang xảy ra vậy? Là sự tức giận của tôi giúp tôi?
Nếu có năm thành viên trong nhóm, trừ khi bạn có chuyên môn đặc biệt,
Không thống trị
bạn chỉ được hưởng 20% số từ/lần

"Tôi biết điều này thật tô vẽ, nhưng nếu chúng ta có thể thực hiện những
thay đổi này thì kết quả của chúng ta sẽ tốt hơn rất nhiều" hoặc
Thể hiện cam kết với nhóm
"Ôi chao, tôi thực sự không muốn phải làm lại phần đó, nhưng nếu tất cả
các bạn nghĩ rằng nó quan trọng, tôi sẽ làm điều đó"

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th ed

 2a.2. Tiêu chí cộng tác (Q2)

Theo Hackman, có ba tiêu chí chính để đánh giá sự thành công của nhóm:
1) Kết quả thành công
2) Tăng trưởng năng lực nhóm
3) Trải nghiệm ý nghĩa và thỏa mãn
2a.2.1. Kết quả thành công
- Dù mục tiêu là gì, tiêu chí thành công cần trả lời:
• “Đã làm được chưa?”
• “Có thực hiện trong thời gian và ngân sách cho phép không?“
- Hoàn thành muộn hoặc vượt quá ngân sách sẽ không thành công.
 2a.2. Tiêu chí cộng tác (Q2)

2a.2.2. Khả năng tăng trưởng của nhóm

- Vì sao làm việc nhóm trở nên tốt hơn?
• Phát triển các quy trình làm việc tốt hơn
• Các hoạt động được kết hợp hoặc loại bỏ.
• Các mối liên kết được thiết lập
• Các cá nhân cải thiện nhiệm vụ của họ.
• Các thành viên dạy các kỹ năng và kiến thức cho nhau.
• Các thành viên cung cấp các quan điểm mà các thành viên khác cần.
 2a.2. Tiêu chí cộng tác (Q2)

2a.2.3. Trải nghiệm và hài lòng

Thành công của nhóm còn liên quan tới sự trải nghiệm và hài lòng của
các thành viên.
- Bản chất của mục tiêu nhóm là làm cho công việc trở nên có ý nghĩa.
- Trải nghiệm được coi là có ý nghĩa khi công việc được coi là quan
trọng và người làm công việc đó cũng được ghi nhận.
- Sự hài lòng của nhóm là tình bạn thân thiết.
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

Bốn mục đích chính của nhóm cộng tác:

1) Được thông báo
2) Đưa ra được quyết định
3) Giải quyết được vấn đề
4) Quản lý được dự án
2a.3.1. Được thông báo
- Thông báo là mục đích hợp tác đầu tiên và cơ bản nhất.
- Mục tiêu của việc cung cấp thông tin là để được đảm bảo, càng nhiều càng
tốt → các thành viên hình thành thông tin theo cùng một cách.
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

2a.3.2. Đưa ra quyết định

Cộng tác được sử dụng cho các quyết định ở ba cấp độ: Tác nghiệp, Quản
lý và Chiến lược.
- Quyết định tác nghiệp: là những quyết định hỗ trợ các hoạt động tác nghiệp
hàng ngày.
- Quyết định quản lý : là các quyết định về phân bổ và sử dụng các nguồn lực.
- Quyết định chiến lược: là những quyết định hỗ trợ các vấn đề tổ chức, phạm
vi rộng, lâu dài.
2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

• Chiến lược (Excecutive level):

QĐ cho KH dài hạn,
• Chiến thuật (Managerial level):
QĐ cho KH trung hạn
• Tác nghiệp (Operation level):
QĐ cho KH ngắn hạn, chi tiết
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

- Quy trình ra quyết định:

• HTTT được phân loại dựa trên việc ra quyết định có cấu trúc hay không
cấu trúc.
o Quy trình có cấu trúc là quy trình trong đó có một phương pháp được
hiểu và chấp nhận, để đưa ra quyết định. (VD: Công thức tính toán đặt
hàng…)
o Quy trình phi cấu trúc là quá trình không có phương pháp ra quyết định
thống nhất. (VD: đánh giá mức độ phù hợp của một nhân viên để thực
hiện một công việc cụ thể)
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

- Mối quan hệ giữa loại quyết định và quy trình quyết định :
Loại quyết định và quy trình quyết định có liên quan lỏng lẻo.
• Cấp tác nghiệp có xu hướng được cấu trúc
• Cấp quản lý có xu hướng vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc
• Cấp chiến lược có xu hướng phi cấu trúc.
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

- Hệ thống ra quyết định và cộng tác :

❖ Quyết định có cấu trúc (1)
• Liên quan lỏng lẻo đến sự cộng tác
• Quyết định đặt hàng bao nhiêu sản
phẩm A từ nhà cung cấp B
• Cộng tác trong các quyết định có cấu
trúc, thông thường là tốn kém, lãng
phí và gây khó chịu.
❖ Quyết định phi cấu trúc (2)
• Liên quan chặt trẽ đến sự cộng tác, Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th ed
vì có tính phản hồi, lặp lại.
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

2a.3.3. Giải quyết vấn đề

Giải quyết vấn đề là lý do chính thứ ba để cộng tác.
- Vấn đề là sự nhận thức khác biệt về những gì đang có và những gì nên có.
Mỗi người sẽ có những nhận thức khác nhau về vấn đề.
- Do vậy, nhiệm vụ quan trọng nhất đối với một nhóm cộng tác giải quyết vấn
đề là xác định vấn đề.
- Ghi lại những công việc cần hoàn thành, xem xét vai trò của phản hồi và
lặp lại đối với từng nhiệm vụ.
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

Nhiệm vụ giải quyết vấn đề

Xác định vấn đề

Xác định giải pháp thay thế
Nêu tiêu chí đánh giá
Đánh giá thay thế
Chọn một giải pháp thay thế
Thực hiện giải pháp
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th
 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

2a.3.4. Quản lý dự án
Các khía cạnh cộng tác của bốn giai đoạn chính của dự án.

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2a.3. Mục đích cộng tác (Q3)

Giai đoạn Nhiệm vụ cần hoàn thành Công cụ cộng tác khả thi
Quyền hạn của nhóm là gì? Khảo sát,
Mục đích của đội là gì? Danh sách thảo luận,
Bắt đầu Ai ở trong đội? Thư viện tài liệu,
Những gì được mong đợi từ các thành viên trong nhóm? Hội thảo trực tuyến,
Vai trò và quyền hạn của các thành viên trong nhóm là gì? Phiên trò chuyện bằng văn bản
Những nhiệm vụ cần phải được thực hiện? Danh sách nhiệm vụ,
Các nhiệm vụ liên quan với nhau như thế nào? Thư viện tài liệu,
Lập kế hoạch
Ai chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ? Hội thảo trực tuyến,
Khi nào nhiệm vụ sẽ được hoàn thành? Phiên trò chuyện bằng văn bản
Thực hiện các nhiệm vụ dự án, Danh sách nhiệm vụ (cập nhật),
Đang thực iện Báo cáo trạng thái nhiệm vụ, Thư viện tài liệu,
Quản lý ngoại lệ Danh sách thảo luận, Wiki
Sự khảo sát,
Chúng ta làm xong chưa?
Danh sách thảo luận,
Ghi lại kết quả của nhóm,
Tổng kết Hội thảo trực tuyến,
Ghi lại trình học tập của nhóm cho tương lai,
Wiki,
Kết thúc dự án
Thư viện tài liệu
 2a.4. Hệ thống thông tin cộng tác (Q4)

Hệ thống thông tin cộng tác là một hệ thống thông tin hỗ trợ sự cộng tác.
2a.4.1. Năm thành phần của IS dành cho cộng tác
- Hệ thống IS cộng tác có năm thành phần của mọi hệ thống thông tin:
phần cứng, phần mềm, dữ liệu, quy trình và con người.
• Phần cứng: Máy tính cá nhân, thiết bị di động
• Phần mềm: email, nhắn tin, Microsoft Office Online …..
• Dữ liệu: Bao gồm các dữ liệu dự án
• Quy trình: Các thủ tục, chính sách để tiến hành công việc nhóm.
• Con người: Nhóm cộng tác có trao đổi phản hồi.
 2a.4. Hệ thống thông tin cộng tác (Q4)

2a.4.2. Chức năng chính : Giao tiếp và chia sẻ nội dung

- Hệ thống đáp ứng :
• Sự hỗ trợ từ hệ thống cộng tác để liên lạc, quản lý nội dung và quản lý
các tác vụ.
• Các yêu cầu này hỗ trợ lặp lại và phản hồi.
• Các yêu cầu tạo ra trải nghiệm ý nghĩa và hài lòng
 2a.5.Công cụ cộng tác quản lý giao tiếp (Q5)

Công cụ cộng tác để giao tiếp

Đồng bộ Không đồng bộ

Chia sẻ lịch lời

mời và tham dự

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2a.6. Công cụ cộng tác quản lý nội dung chia sẻ (Q6)

Khái quát:
- Chia sẻ nội dung là chức năng chính hệ thống cộng tác.
- Các tài liệu không phải là tài liệu Office có thể được lưu trữ (nhưng không
được xử lý qua trình duyệt) trên bất kỳ máy chủ đám mây nào.
Ba loại công cụ chia sẻ nội dung: không kiểm soát, quản lý phiên bản và
kiểm soát phiên bản Công cụ cộng tác chia sẻ nội dung

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2a.6. Công cụ cộng tác quản lý nội dung chia sẻ (Q6)

2a.6.1. Chia sẻ nội dung không kiểm soát

Ứng dụng kiểm soát nội dung và giải pháp thay thế lưu trữ
-Chia sẻ qua email
-Chia sẻ qua máy chủ cục bộ
-Qua máy chủ đám mây (1)
→ Vì không có kiểm soát nên các
thành viên trong nhóm có thể can
thiệp vào công việc của nhau.(2)

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2a.6. Công cụ cộng tác quản lý nội dung chia sẻ (Q6)

2a.6.2. Chia sẻ nội dung với quản lý phiên bản trên Google Drive
- Các hệ thống cung cấp các công cụ quản lý tài liệu,
- Đối với tài liệu văn phòng, có thể sử dụng Google Drive, Microsoft
OneDrive và Microsoft SharePoint.
- Google Drive là dịch vụ miễn phí cung cấp ổ đĩa ảo trên đám mây, có thể
tạo thư mục và lưu trữ tệp vào đó.
- Để sử dụng Google Drive, cần có Tài khoản Google bằng cách tạo địa chỉ
gmail.
(SV tự tìm hiểu thêm về cách sử dụng Google Driver)
 2a.6. Công cụ cộng tác quản lý nội dung chia sẻ (Q6)

2a.6.3. Chia sẻ nội dung với kiểm soát phiên bản

- Kiểm soát phiên bản liên quan đến một hoặc nhiều khả năng sau:
• Hoạt động của người dùng bị giới hạn quyền
• Kiểm tra tài liệu
• Lịch sử phiên bản
• Kiểm soát quy trình làm việc
- Microsoft SharePoint là một ứng dụng lớn, phức tạp và rất mạnh mẽ dành
cho mọi kiểu cộng tác.
• Có thể cài đặt SharePoint trên máy chủ Windows;
• Có thể truy cập nó qua Internet bằng SharePoint Online.
• Office 365 Professional và các phiên bản khác của Office 365 bao gồm
SharePoint.
 2a.6. Công cụ cộng tác quản lý nội dung chia sẻ (Q6)

- Các chức năng cơ bản của SharePoint

• Hoạt động giới hạn quyền (Permission-Limited Activity)
• Kiểm tra tài liệu (Document Checkout)
• Lịch sử phiên bản (Version History)
• Kiểm soát quy trình làm việc (Workflow Control)

Quy trình làm việc ví dụ

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th
 2a.7. Công cụ cộng tác quản lý tác vụ (Q7)

Khái quát:
Chúng ta đã thường gặp trong cuộc họp có nhiều ý tưởng hay đã được
thảo luận, được thống nhất,… nhưng không có gì xảy ra sau cuộc họp.
Do vậy:
- Quản lý một danh sách nhiệm vụ là rất quan trọng để đạt được tiến độ.
- Danh sách nhiệm vụ cần được chia sẻ trong nhóm.
- Các công cụ chia sẻ:
• Bảng tính nhiệm vụ trên Google Drive ,và
• Tính năng danh sách nhiệm vụ trong Microsoft SharePoint.
• Google gmail và Calendar cũng có tính năng danh sách công việc,
nhưng không thể chia sẻ cho người khác nên không hữu ích cho cộng
tác
 2a.7. Công cụ cộng tác quản lý tác vụ (Q7)

2a.7.1. Chia sẻ danh sách công việc trên Google Drive

- Để chia sẻ danh sách công việc trên Google Drive, cần thực hiện các
bước sau:
• B1: Mọi thành viên trong nhóm phải tạo tài khoản Google riêng
• B2: Tạo một thư mục nhóm
• B3: Chia sẻ thư mục đó với những người còn lại trong nhóm,
• B4: Cấp quyền chỉnh sửa tài liệu cho mọi người chứa trong TM đó.
• B5: Các thành viên trong nhóm tạo bảng tính nhiệm vụ trên thư mục đó.
→ Chìa khóa thành công là luôn cập nhật và sử dụng, từ đó có thể quy trách
nhiệm cho các thành viên trong nhóm.
 2a.7. Công cụ cộng tác quản lý tác vụ (Q7)

2a.7.2. Chia sẻ danh sách nhiệm vụ bằng Microsoft SharePoint

- SharePoint bao gồm một kiểu nội dung tích hợp sẵn, để quản lý danh
sách nhiệm vụ.
- Có thể hiển thị danh sách theo những cách khác nhau cho những người
dùng khác nhau.
- Tính năng “Cảnh báo” là một trong những tính năng hữu ích nhất trong
danh sách tác vụ SharePoint.
• Cảnh báo, cho phép thành viên nhóm yêu cầu SharePoint gửi email,
khi sự kiện xảy ra.
• SharePoint cho phép gửi thông báo tới cá nhân người tạo nhiệm vụ, khi
nhiệm vụ bị sửa đổi.
(SV tự tham khảo thêm)
 2a.8. Chọn lựa HTTT cộng tác (Q8)

2a.8.1. Ba bộ công cụ cộng tác

Tự xác định và thiết lập trên ba bộ công cụ cộng tác:

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2a.8. Chọn lựa HTTT cộng tác (Q8)

2a.8.2. Chọn bộ cho nhóm

Xác định các tiêu chí lựa chọn công cụ, cần dựa vào các yếu tố tiện ích và
thời gian sử dụng sản phẩm đó
Đường cong sức mạnh sản phẩm
- Bộ Tối thiểu cho sức mạnh ngay từ đầu vì dễ
sử dụng. Tuy nhiên theo thời gian, công việc
phức tạp lên, sức mạnh/ khả năng giảm đi.
- Bộ Tốt có một điểm phẳng ngắn khi bạn làm
quen với nó. Tuy nhiên, sức mạnh sẽ tăng lên
theo thời gian cho đến khi đạt được khả năng
cao nhất mà nhóm có thể làm với nó.
- Bộ Toàn diện có điểm cố định lúc đầu lâu
hơn vì mất nhiều thời gian hơn để học. Nhưng
có tính năng cộng tác tốt, nên có thể đạt được
sức mạnh cộng tác đáng kể,
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th
 2a.8. Chọn lựa HTTT cộng tác (Q8)

2a.8.3. Thủ tục và con người

- Khi đánh giá các phương án, ngoài những phần công nghệ đã đề cập, cần
tính đến vấn đề thủ tục và con người.
• Các thành viên sẽ sử dụng những công cụ này như thế nào?
• Cần thỏa thuận về việc sử dụng các công cụ.
• Các thủ tục cần thiết để kiểm soát truy cập đồng thời
• Cần thỏa thuận cách sử dụng những công cụ và quy định sử dụng
công cụ.
 ÔN TẬP - 2A

Sinh viên ôn tập các vấn đề sau trong giáo trình:

1) Câu hỏi thảo luận (Discussion Questions – P 107)

2) Đánh giá nghiên cứu (Active Review – 108)
3) Bài tập hợp tác (Collaboration Exercise 2 _ P 110)
 Nội dung 2B
CHIẾN LƯỢC HỆ THỐNG THÔNG TIN
 Nội dung 2B

2b.1. Chiến lược cấu trúc HTTT (Q1)

2b.2. Lực lượng quyết định cơ cấu ngành(Q2)
2b.3. Xác định chiến lược cạnh tranh (Q3)
2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)
2b.5. Quy trình kinh doanh (Q5)
2b.6. Chiến lược cạnh tranh (Q6)
2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)
 2b.1. Chiến lược cấu trúc HTTT (Q1)
Khái quát:
- HTTT giúp tổ chức đạt được các chiến lược.
- Mục tiêu của một tổ chức được xác định bởi chiến lược cạnh tranh.
- Chiến lược cạnh tranh quyết định cấu trúc, tính năng và chức năng
của hệ thống thông tin.
Cụ thể:
- Các tổ chức kiểm tra cấu trúc ngành và → xác định chiến lược cạnh
tranh.
- Chiến lược cạnh tranh → xác định chuỗi giá trị, → từ đó xác định quy
trình kinh doanh.
- Cấu trúc quy trình kinh doanh → xác định thiết kế HTTT.
 2b.1. Chiến lược cấu trúc HTTT (Q1)
Chiến lược tổ chức xác định hệ thống thông tin

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

Sản phẩm/
• Năng lực thương lượng của khách Chi phí thấp
dịch vụ tốt hơn
nhất trong
hang trong toàn
toàn ngành
• Mối đe dọa thay thế ngành
• Năng lực thương lượng của nhà Chi phí thấp Sản phẩm/
cung cấp nhất trong dịch vụ tốt hơn
• Mối đe dọa của những người mới phân khúc trong phân
• Sự cạnh tranh hiện tại ngành khúc ngành
 2b.2. Lực lượng quyết định cơ cấu ngành (Q2)

- Mô hình đánh giá cấu trúc ngành là mô hình 5 lực lượng của Porter.
- 5 lực lượng cạnh tranh quyết định lợi nhuận của ngành:
1) Quyền thương lượng của khách hàng,
2) Mối đe dọa thay thế,
3) Quyền thương lượng của nhà cung cấp,
4) Mối đe dọa của lực lượng mới tham gia
5) Sự cạnh tranh giữa các công ty hiện tại.

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2b.3. Xác định chiến lược cạnh tranh (Q3)

- Chiến lược cạnh tranh của một tổ chức với cấu trúc ngành, tập trung vào:
• Chi phí hoặc tạo sự khác biệt cho sản phẩm / dịch vụ so với đối thủ
cạnh tranh.
• Chi phí hoặc tạo sự khác biệt hóa trong toàn ngành hoặc vào một
phân khúc ngành cụ thể

Bốn chiến lược cạnh

tranh của Porter

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)

Khái niệm
- Porter đã định nghĩa giá trị là số tiền mà khách hàng sẵn sàng trả cho
một tài nguyên, sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Sự khác biệt giữa giá trị mà một hoạt động tạo ra, và chi phí cho hoạt
động đó, được gọi là biên lợi nhuận.
- Chiến lược khác biệt hóa sẽ tăng thêm chi phí, miễn là hoạt động đó có lợi
nhuận dương.
- Chuỗi giá trị là một mạng lưới các hoạt động tạo ra giá trị.
- Chuỗi bao gồm năm hoạt động chính và bốn hoạt động hỗ trợ
 2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)

Mỗi giai đoạn của chuỗi, tích lũy chi phí và tăng thêm giá trị cho sản phẩm
Kết quả ròng là tổng lợi nhuận của chuỗi = tổng giá trị gia tăng - tổng chi phí phát sinh

Chuỗi giá trị của nhà sản xuất Support Primary

Drone
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th
 2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)

2b.4.1. Hoạt động chính trong chuỗi giá trị

.
Hoạt động chính Mô tả
Tiếp nhận, lưu trữ và cung cấp nguyên liệu
Logistics đầu vào
đầu vào cho sản phẩm
Chuyển đổi đầu vào thành sản phẩm cuối
Vận hành/Sản xuất
cùng

Thuyết phục người mua mua sản phẩm và

Logistics đầu ra
cung cấp phương tiện cho họ làm

Thu thập, lưu trữ và phân phối sản phẩm

Bán hàng và marketing
cho người mua

Hỗ trợ khách hàng sử dụng sản phẩm từ đó

Dịch vụ khách hàng
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th nâng cao giá trị của sản phẩm
 2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)

2b.4.2. Hoạt động hỗ trợ trong chuỗi giá trị

- Hoạt động hỗ trợ trong chuỗi giá trị đóng góp gián tiếp vào quá trình sản
xuất, bán và dịch vụ sản phẩm, bao gồm :
1) Mua sắm: Tìm kiếm nhà cung cấp, thỏa thuận hợp đồng và thương lượng giá
cả. (1,khác với logicstic đầu vào)
2) Công nghệ: Gồm nghiên cứu và phát triển, và các hoạt động khác để phát
triển các kỹ thuật, phương pháp và quy trình mới.
3) Nguồn nhân lực: là tuyển dụng, bồi thường, đánh giá và đào tạo nhân viên
toàn thời gian và bán thời gian.
4) Cơ sở hạ tầng: Gồm quản lý chung, tài chính, kế toán, pháp lý và các vấn đề
của chính phủ.
- Các chức năng hỗ trợ làm tăng thêm giá trị, mặc dù là gián tiếp.
- Trường hợp hoạt động hỗ trợ, sẽ rất khó để tính toán tỷ suất lợi nhuận (2)
 2b.4. Cấu trúc chuỗi giá trị (Q4)

2b.4.3. Liên kết chuỗi giá trị

- Mô hình hoạt động kinh doanh của Porter bao gồm các mối liên kết, là sự
tương tác giữa các hoạt động giá trị.(1)
- Chuỗi giá trị và mối liên kết, tạo ra hệ thống kinh doanh tích hợp, liên phòng
ban, dẫn đến thiết kế quy trình kinh doanh.
- Không nên tự động hóa hoặc cải tiến các hệ thống chức năng hiện có, mà
nên tạo ra các quy trình kinh doanh mới, tích hợp các hoạt động của tất cả
các bộ phận, tham gia vào chuỗi giá trị.
 2b.5. Quy trình kinh doanh (Q5)

Khái niệm
Quy trình kinh doanh là một mạng lưới các hoạt động tạo ra giá trị
bằng cách chuyển đổi đầu vào thành đầu ra.
• Chi phí của quy trình kinh doanh là chi phí của các yếu tố đầu vào
cộng với chi phí của các hoạt động.
• Biên độ của quy trình kinh doanh là giá trị của kết quả đầu ra trừ đi chi
phí.
• Mỗi hoạt động của quy trình kinh doanh là một chức năng kinh doanh
nhận đầu vào và tạo ra đầu ra.
o Một hoạt động được thực hiện bởi con người, máy tính hoặc bởi cả
hai.
o Đầu vào và đầu ra có thể là vật chất, hoặc có thể là dữ liệu
 2b.5. Quy trình kinh doanh (Q5)

2b.5.2. Quy trình kinh doanh cơ bản

Quy trình KD cơ bản gồm:

1) Quy trình đặt hàng nguyên
vật liệu (logistic đầu vào).
2) Quy trình sản xuất biến
nguyên vật liệu thô thành
hàng hóa thành phẩm.
3) Quy trình bán hàng biến
thành phẩm thành tiền mặt
(logistic đầu ra)..

Lưu ý Quy trình kinh doanh

bao trùm hoạt động của chuỗi
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th
giá trị.
 2b.5. Quy trình kinh doanh (Q5)

2b.5.3. Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh

- Hợp lý hóa các quy trình kinh doanh là chìa khóa để đạt được lợi thế
cạnh tranh.
- Thay đổi quy trình kinh doanh không dễ thực hiện,
Bởi vì:
• Quy trình yêu cầu làm việc theo cách mới
• Tuân theo các quy trình khác nhau,
• Nhân viên thường chống lại sự thay đổi đó.
. • Dữ liệu trong CSDL có thể cần phải thiết kế lại.
• Những thiết kế lại, sẽ kéo theo một số chương trình ứng dụng phải
thay đổi.
 2b.6. Chiến lược cạnh tranh (Q6)
Chuỗi giá trị hoạt động cho các công ty cho thuê xe đạp

Quy trình kinh doanh cho Hoạt động

tạo giá trị
thuê xe đạp của 2 công ty:
- Công ty đầu tiên chọn
chiến lược cạnh tranh là
cho sinh viên thuê giá

Triển khai các hoạt động

rẻ.
- Công ty thứ hai chọn
chiến lược khác biệt
hóa. Cung cấp dịch vụ
cho thuê “tốt nhất” cho
các giám đốc điều hành
tại một khu nghỉ dưỡng
hội nghị cao cấp.
Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th
 2b.6. Chiến lược cạnh tranh (Q6)

Hệ thống thông tin của dịch vụ cao cấp cho thuê xe đạp
- Hệ thống có CSDL theo
dõi hoạt động cho thuê
của khách và CSDL
hàng tồn kho.
- CSDL xe tồn kho, giúp
kiểm soát xe cho thuê
xe tốt, không gây phiền
phức cho khách hàng.

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

Nguyên tắc cơ bản trong chiến lược cạnh tranh của tổ chức, được thực
hiện với hai lĩnh vực:
• Thông qua các sản phẩm và dịch vụ,
• Thông qua sự phát triển các quy trình kinh doanh.
2b.7.1. Lợi thế cạnh tranh thông qua sản phẩm
- Nguyên tắc cạnh tranh sản phẩm, dịch vụ:
Nguyên tắc này liên quan tới đến lợi thế cạnh tranh từ sản phẩm, dịch vụ,
bao gồm 3 nguyên tắc:
1) Tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ mới,
2) Nâng cao sản phẩm hoặc dịch vụ hiện có
3) Phân biệt SP và DV của mình với SP và DV của đối thủ cạnh tranh
 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

- Năm nguyên tắc cạnh tranh quy trình:

Nguyên tắc này liên quan đến lợi thế cạnh tranh từ các quy trình kinh
doanh, bao gồm 5 quy trình :
1) Khóa khách hàng và người mua
2) Khóa nhà cung cấp
3) Nâng cao rào cản gia nhập thị trường
4) Thành lập liên minh
5) Giảm chi phí
 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

Mô hình
Nguyên tắc của lợi thế cạnh tranh

3 nguyên tắc triển

khai sản phẩm, dịch
vụ

5 nguyên tắc triển

khai quy trình kinh
doanh

Nguồn: Using MIS, David M. Kroenke, 9th

 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

2b.7.2. Lợi thế cạnh tranh thông qua quy trình kinh doanh
1) Khóa khách hàng và người mua:
- Khóa khách hàng bằng cách gây khó khăn hoặc tốn kém cho khách
hàng khi chuyển sang sản phẩm khác.
2) Khóa nhà cung cấp
- Khóa các nhà cung cấp bằng cách gây khó khăn cho việc chuyển
sang một tổ chức khác
3) Nâng cao rào cản gia nhập thị trường
Lợi thế cạnh tranh đạt được bằng cách tạo ra rào cản, gây tốn kếm cho
các đối thủ cạnh tranh mới tham gia thị trường.
2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

4) Thành lập liên minh

Những liên minh như vậy thiết lập các tiêu chuẩn, nâng cao nhận thức
và nhu cầu về sản phẩm, phát triển quy mô thị trường, giảm chi phí
mua hàng và mang lại các lợi ích khác.
5) Giảm chi phí
Lợi thế cạnh tranh có thể đạt được bằng cách giảm chi phí. Việc cắt giảm
như vậy cho phép tổ chức giảm giá (và/hoặc) tăng lợi nhuận.
 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

2b.7.3. Cách sử dụng IS để tạo lợi thế cạnh tranh

- Xét trường hợp ABC, Inc.,7 (1)
ABC dẫn đầu ngành vận tải biển trong việc ứng dụng hệ thống thông
tin để tạo lợi thế cạnh tranh.
• ABC duy trì dữ liệu tài khoản khách hàng, gồm:
o Tên, địa chỉ, thông tin thanh toán của khách hàng
o Dữ liệu về người, tổ chức và địa điểm mà khách hàng chuyển đến.
• Biểu mẫu Web ABC rất tiện ích cho khách hàng lên lịch gửi hàng.
• Hệ thống thông tin ABC tự đọc dữ liệu của khách hàng từ CSDL.
• Hệ thống tự động lên biểu mẫu bằng cách sử dụng dữ liệu từ CSDL.
• Hệ thống giúp khách hàng không phải nhập lại dữ liệu, giảm lỗi nhập
dữ liệu.
2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

• Biểu mẫu cho phép khách hàng có thể yêu cầu ABC gửi email đến
người gửi (khách hàng), người nhận và cả những người khác.
• Khách hàng có thể chọn ABC gửi email, khi lô hàng được tạo và khi
lô hàng được giao.
• Với hệ thống lập lịch vận chuyển, ABC đã mở rộng sản phẩm của mình
từ dịch vụ chuyển phát gói hàng sang dịch vụ chuyển phát gói hàng và
thông tin.
• Hệ thống thông tin của ABC cung cấp khả năng tạo một nhãn vận
chuyển hoàn chỉnh với mã vạch, để người dung tự in:
o Giúp công ty giảm sai sót trong quá trình chuẩn bị nhãn vận chuyển
o Khiến khách hàng phải cung cấp giấy và mực để in tài liệu! Hàng
triệu tài liệu như vậy được in ra mỗi ngày, giúp tiết kiệm đáng kể
cho công ty.
2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

ABC, Inc., Trang Web

để In Nhãn Vận chuyển
 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

2b.7.4. Hệ thống IS của ABC tạo ra lợi thế cạnh tranh như thế nào?
- HTTT nâng cao dịch vụ hiện có, giảm bớt sức lực tạo lô hàng cho
khách hàng đồng thời giảm sai sót.
- HTTT giúp tạo nên sự khác biệt của dịch vụ, các đối thủ cạnh tranh
không có hệ thống tương tự như ABC.
- Việc tạo các email khi ABC nhận và chuyển một gói hàng, có thể được coi
là một dịch vụ mới.
- Do HTTT này lưu trữ dữ liệu về người nhận, nên làm giảm khối lượng
công việc của khách hàng khi lên lịch gửi hàng.
 2b.7. Hệ thống thông tin và lợi thế cạnh tranh (Q7)

- Khách hàng sẽ bị khóa bởi hệ thống này:

• Nếu khách hàng muốn đổi sang người gửi hàng khác, họ sẽ cần nhập
lại dữ liệu người nhận cho người gửi hàng mới đó.
• Bất lợi của việc nhập lại dữ liệu, lớn hơn bất kỳ lợi thế nào của việc
chuyển sang người gửi hàng khác.
- Hệ thống làm tăng các rào cản gia nhập thị trường: Nếu một công ty khác
muốn phát triển dịch vụ vận chuyển, ngoài khả năng vận chuyển, còn cần
phải có một HTTT tương tự
- Hệ thống cho phép giảm chi phí: Làm giảm các lỗi trong tài liệu vận
chuyển, tiết kiệm chi phí in ấn.
Tóm lại: Có thể dựa trên nguyên lý lợi thế cạnh tranh để xem xét bất kỳ dự
án hay sáng kiến kinh doanh nào.
Kết thúc chương 2

Q&A
 Thảo luận
1. Bằng cách nói của riêng bạn, hãy giải thích sự khác biệt giữa lối
suy nghĩ vị kỷ và lối suy nghĩ đồng cảm.
2. Giả sử bạn bỏ lỡ một cuộc họp nhân viên. Sử dụng tư duy đồng
cảm, giải thích cách bạn có thể nhận được thông tin cần thiết về
những gì diễn ra trong cuộc họp.
3. Tư duy đồng cảm liên quan như thế nào đến việc xác định vấn đề
4. Giả sử bạn và một người khác khác nhau đáng kể về định nghĩa
vấn đề. Giả sử cô ấy nói với bạn: “Không, vấn đề thực sự là... . . ”
theo sau là định nghĩa của cô ấy về vấn đề. Làm thế nào để bạn trả
lời?
 Bài tập (1/2)
Nam đã nghĩ ra điều mà anh ấy hy vọng là một ý tưởng tuyệt vời. Anh ấy
đã phát triển một ứng dụng điện thoại thông minh có thể được sử dụng để
tìm tất cả nguyên liệu trong cửa hàng thực phẩm mà bạn cần cho một món
nào đó. Ứng dụng kết hợp thông minh giữa mã vạch và theo dõi GPS. Nam
dự định tạo các phiên bản ứng dụng dành riêng cho từng chuỗi cửa hàng
tạp hóa lớn.
Rất nhanh sau đó, Nam nhận ra rằng không chỉ các chuỗi cửa hàng sẽ
không trả lời các cuộc gọi của anh ấy, mà nhiều người trong số họ còn có
các phiên bản rút gọn của riêng mình, nhằm mục đích tăng doanh số bán
hàng và lưu chuyển xung quanh các cửa hàng của họ.
Hỏi:
→
 Bài tập (2/2)
Hỏi:
a) Làm thế nào để cảnh báo cho Nam về những khó khăn mà anh ấy đang
phải đối mặt về những điều cơ bản của ngành tạp hóa.
b) Ứng dụng của Nam có thể phù hợp với chuỗi giá trị ở đâu, vị trí nào?
c) Ứng dụng của Nam sẽ phù hợp với hệ thống quy trình kinh doanh như
thế nào, ở giai đoạn nào?
d) Giải thích chiến lược cạnh tranh của Nam và cách phân tích mô hình
năm lực lượng của Porter sẽ mang lại lợi ích cho anh ta.