3.

ỨNG DỤNG CỦA SCM TRONG HOẠT ĐỘNG KINH

DOANH CỦA 1 DOANH NGHIỆP CỤ THỂ(B.BRAUN) .
3.1.Giới thiệu về doanh nghiệp B.Braun
Trong bối cảnh ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu, việc chiếm
lĩnh và giữ vững thị trường là vô cùng khó khăn. Ngoài việc cải tiến chất lượng
sản phẩm, đưa các dòng sản phẩm mới vào thị trường Việt Nam, công ty B.Braun
đang cố gắng tiết kiệm chi phí nhằm giảm giá thành sản phẩm. Nhằm thực hiện
mục đích đó, một trong những công cụ hữu hiệu được triển khai thực hiện là công
cụ hỗ trợ trong công tác quản lý chuỗi cung ứng 3rd Eye tại công ty B.Braun nói
chung và công ty TNHH B.Braun Việt Nam nói riêng.
Công ty B.Braun ra đời từ năm 1839 do ông J. W Braun sáng lập, khởi nguồn
từ công ty dược phẩm Rosen. Trải qua hơn 160 năm, hiện nay B.Braun đã có mặt
ở nhiều nước, tập trung vào các sản phẩm chăm sóc sức khỏe sử dụng trong các
bệnh viện. Công ty B.Braun có trụ sở chính đặt tại Melsungen, Đức, với hơn 50
công ty con trên khắp thế giới; văn phòng chính điều hành khu vực Châu Á – Thái
Bình Dương đặt tại Singapore. Năm 2006, công ty B.Braun có khoảng 34.000
nhân viên với doanh số đạt được là 3,2 tỷ euro.
Công ty B.Braun giới thiệu và đưa các sản phẩm của mình vào Việt Nam vào
năm 1990: văn phòng đại diện của B.Braun được thành lập tại TPHCM năm
1992,, và ở Hà Nội vào năm 1993, nhà máy dược phẩm liên doanh giữa B.Braun
với nhà máy Dược phẩm Hà Nội ra đời năm 1997 và nhanh chóng phát triển. Đầu
năm 2004, công ty liên doanh này chuyển thành công ty TNHH B.Braun Việt Nam
có vốn đầu tư nước ngoài 100%. Năm 2006, công ty B.Braun triển khai nhà máy
thứ 2 ở Hà Tây. Công ty TNHH B.Braun Việt Nam là công ty có vốn 100% nước
ngoài đầu tiên thực hiện việc nhập khẩu trực tiếp các mặt hàng trang thiết bị y tế
và dược phẩm vào Việt Nam.
3rd Eye là một trang web chạy trên intranet dựa vào công cụ đặt hàng bổ sung
một cách tự động, cho phép cả hai phía nhà cung ứng hàng và các trung tâm phân
phối hàng địa phương giám sát các giao dịch hàng ngày, các đơn đặt hàng và tồn
kho của các công ty con nhằm quản lý lượng hàng tồn kho ở mức hợp lý nhất. 3rd
Eye được truy cập qua hệ thống website với dữ liệu từ hệ thống máy chủ tại văn
phòng chính BBM Đức:http://thirdeye.intranet.bbraun.com. Mục tiêu của 3rd Eye
là:
-Tích hợp dữ liệu dành cho các đơn vị chưa sử dụng hệ thống SAP
-Tiết kiệm thời gian cho việc đặt hàng bằng cách tự động tạo ra đơn đặt hàng
dưa vào lượng hàng tồn kho, nhu cầu tiêu thụ thực tế và dự báo.
Bộ phận SCM & logistics của công ty B.Braun bao gồm:
-Bộ phận SCM cho nhóm hàng thành phẩm nhập khẩu trực tiếp về kho
 TPHCM, chịu trách nhiệm toàn bộ với Giám đốc SCM & logistic về việc kết hợp
với Giám đốc Sales & Marketing lên kế hoạch, dự báo nhu cầu cho từng mặt
hàng, kết hợp với bộ phận SCM của nhà cung ứng nhằm đảm bảo lượng tồn kho
hợp lý theo mục tiêu của công ty B.Braun theo mỗi năm, kiểm tra chứng từ và
kết hợp với forwarder đưa hàng về kho, báo cho bên phía nhà cung cấp nếu có
thiếu hụt hay mất mát hư hỏng xảy ra, kết hợp với bộ phận logistic ở kho để điều
phối hàng.
-Bộ phận SCM cho nhóm hàng vật tư nguyên liệu cho nhà máy sản xuất đảm
bảo lượng hàng cung cấp theo dự báo của bộ phận Sales & Marketing, theo các
hợp đồng thầu với bệnh viện, và đơn đặt hàng từ nước ngoài, chịu trách nhiệm
xuất khẩu các sản phẩm do nhà máy B.Braun Việt Nam sản xuất ra nước ngoài.
-Bộ phận logistic tại kho TPHCM: chịu trách nhiệm giao hàng đến khách hàng
theo như thỏa thuận trên hợp đồng, chuyển hàng nhập khẩu ra kho Hà nội theo
như yêu cầu, đồng thời làm nhiệm vụ xuất khẩu các mặt hàng do nhà máy sản
xuất.
-Bộ phận logistic bao gồm kho tại Hà Nội, Phú Lâm và Hà Tây: chịu trách
nhiệm giao hàng đến khách hàng như thỏa thuận trên hợp đồng, chuyển hàng do
nhà máy sản xuất vào kho TPHCM để cung cấp cho khu vực phía Nam, đóng gói
và chuyển hàng đến cảng để xuất khẩu.
Do tính chất hoạt động kinh doanh, công ty B.Braun tách biệt hai mảng hoạt
động:
-Sản xuất, phân phối & xuất khẩu các mặt hàng sản xuất trong nước (khoảng 40
mặt hàng)
-Nhập khẩu và kinh doanh các mặt hàng thành phẩm (tổng số khoảng 20.000
mặt hàng), nhưng B.Braun Việt Nam chỉ tập trung vào khoảng 1.000 mặt hàng
thông dụng được chia làm 7 nhóm ngành hàng: HC, BA, BA, CT, VS, OM.
Chương trình 3rd Eye chỉ tập trung quản lý và điều phối các sản phẩm này.

3.2.Ứng dụng của hệ thống SCM trong hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp B.Braun
3.2.1.Thực trạng ứng dụng chương trình 3rd Eye
Chương trình 3rd Eye hiện nay chỉ áp dụng đối với các thành phẩm nhập khẩu từ
các nhà cung cấp B.Braun nước ngoài. Hoạt động của SCM B.Braun Việt Nam
gồm 2 giai đoạn:
-Từ 2007 trở về trước, mọi hoạt động của B.Braun Việt Nam được quản lý theo
chương trình được viết trên phần mềm Foxpro với các mảng hoạt động liên quan
tới nhập xuất hàng, công nợ khách hàng. Nhược điểm của phần mềm này là quản
lý đơn giản, các nhà quản lý không có được những báo cáo để đưa ra các quyết
định nhanh chóng, kịp thời. Đồng thời, phía công ty mẹ không nắm được trực tiếp
tình hình kinh doanh của B.Braun Việt Nam. Tình hình hoạt động kinh doanh,
công nợ đều phải chờ B.Braun Việt nam báo cáo gởi sang. Từ năm 2007 đến cuối
năm 2008, công ty chuyển sang phần mềm Master Pack (cùng phần mềm với nhà
máy). Ưu điểm của hệ thống này là phía công ty mẹ có thể truy xuất số liệu để
theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh, qua đó có thể có những quyết định kịp
thời trong chiến lược của mình. Trước 01/01/2009, toàn bộ hoạt động kinh doanh
mặt hàng thành phẩm của B.Braun Việt Nam đều qua qua trung gian là B.Braun
International Ltd. Pte, Singapore (BBISG). Các công ty XNK Việt Nam đều ký
hợp đồng với BBISG, và chuyển trả tiền vào tài khoản của B.Braun Việt Nam tại
Singapore qua BBISG, sau đó BBISG có nhiệm vụ trả tiền cho các nhà cung cấp.
Phần lợi nhuận thu được được giữ tại BBISG.
-Từ 01/01/2009, toàn bộ B.Braun Việt nam đã thống nhất sử dụng phần mềm
SAP trong quản lý, và trong tất cả mọi hoạt động kinh doanh. Từ 01/01/2009, mọi
hoạt động kinh doanh được B.Braun Việt Nam điều hành trực tiếp, ngoại trừ mặt
hàng dược phẩm.
3.2.1.1 Thực trạng nhóm ngành hàng thành phẩm nhập khẩu trước khi ứng
dụng chương trình 3rd Eye:

Hình 1: Quy trình đặt hàng và giao nhận hàng khi chưa có 3rd Eye
Khi chưa triển khai chương trình 3rd Eye cũng như hệ thống SAP, toàn bộ
hoạt động của bộ phận SCM căn cứ vào số liệu thu thập được từ các báo cáo
qua hệ thống phần mềm quản lý Foxpro. Sau đó các số liệu về tồn kho, số lượng
bán của từng mặt hàng sẽ được bộ phận SCM đưa vào bảng tính excel để lên kế
hoạch đặt hàng. Việc tính toán này hoàn toàn thủ công, rất mất thời gian và đòi
hỏi kinh nghiệm của người làm công tác lên kế hoạch, trong đó, phải kết hợp
chặt chẽ với giám đốc Sales & Marketing ở các bộ phận để nắm được: Chỉ tiêu
doanh số; Chỉ tiêu về mức tồn kho cho từng ngành hàng cho cả công ty; Nhu
cầu của từng mùa, từng thời điểm; Kết quả trúng thầu; Các đơn đặt hàng từ các
công ty đại lý.
Bên cạnh đó, các mặt hàng dược phẩm còn bị lệ thuộc vào Giấy phép lưu
hành sản phẩm. Khi các mặt hàng này đến thời hạn hết visa, cần phải tính toán
dự trữ đủ hàng cho đến khi có số visa mới, và nhà sản xuất cập nhật số visa mới
này lên nhãn của sản phẩm.Tính toán bằng excel mà SCM B.Braun Việt Nam
sử dụng để lên kế hoạch đem hàng về:
Số lượng (SL) hàng bán dự kiến mỗi tháng = SL dự kiến bán cả năm – SL
hàng đã bán được / số tháng còn lại
Đây chỉ là số lượng dự kiến bình quân, số lượng này có thể điều chỉnh theo
nhu cầu thực tế. Ví dụ, với mặt hàng 3659127 (đầu năm 2009 nhà cung cấp
đồng ý cho phép đặt hàng với số lượng 5,000 chai/ đơn hàng, và hàng sẽ được
gởi qua Malaysia), thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc có hàng để bán cho khách
sẽ là 16 tuần; bộ phận SCM phải lên kế hoạch đặt hàng trước đó ít nhất 4 tháng
để đảm bảo có hàng kịp thời.
Ngoài ra, bộ phận SCM của mảng nhập khẩu hàng thành phẩm còn phải tiến
hành toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu: xin giấy phép, làm hợp đồng XNK với
khách hàng, kiểm tra toàn bộ chứng từ nhập khẩu trước khi chuyển giao cho
công ty xuất nhập khẩu hay đại lý giao nhận, chịu trách nhiệm về hàng hóa đến
khi hàng vào trong kho, thông báo cho nhà cung cấp hoặc đại lý bảo hiểm khi
có tình trạng thiếu hụt, mất mát hay hư hỏng xảy ra.
Do việc theo dõi doanh số, hàng tồn kho, và lên kế hoạch đặt hàng hoàn toàn
thủ công nên rất dễ sai sót, đồng thời không nắm bắt kịp tình hình bán hàng khi
nhu cầu tăng đột biến, hoặc rớt thầu mà phía bộ phận Sales & Marketing không
kịp thông báo, hoặc quên thông báo làm cho lượng hàng tồn kho khi thì nhiều
quá, khi lại không đủ để cung cấp. Mặt khác, tổng số mặt hàng nhập khẩu cần
lên kế hoạch quá nhiều, nhân viên SCM thường bị quá tải
3.2.1.2.Thực trạng nhóm ngành hàng thành phẩm nhập khẩu sau khi ứng
dụng chương trình 3rd Eye
Sau khi triển khai hệ thống 3rd Eye đối với một số các ngành hàng, hoạt động
của bộ phận SCM đã phần nào nhẹ nhàng hơn. Các số liệu về tình trạng hàng
tồn kho, doanh số bán của từng mặt hàng đã được tư động cập nhật từ SAP vào
hệ thống 3rd Eye, không cần phải cập nhật số liệu từ các báo cáo vào bảng tính
excel như trước đây. Các dữ liệu về quy cách, MOQ, thời gian giao hàng đều đã
được đưa vào hệ thống để tự động tính toán đưa ra số liệu hàng cần đặt vào từng
thời điểm thích hợp.
 Bộ phận SCM tại các công ty con thực hiện: Xác lập và duy trì việc dự báo
nhu cầu qua các tháng. Yêu cầu đăng ký thêm sản phẩm mới trong 3rd Eye; Yêu
cầu mở DOP cho số lượng hàng cần đặt bổ sung; Giám đốc SCM tại các công ty
con kết hợp với giám đốc Sales & Marketing các ngành để đưa ra những dự báo
chính xác, đồng thời thông báo cho nhà cung cấp kịp thời nhu cầu tăng thêm
trong trường hợp có những đấu thầu lớn.
Bộ phận SCM của nhà cung cấp / tại các trung tâm phân phối thực hiện: Dựa
trên tỷ lệ phần trăm của các phương thức dự báo mà ước tính nhu cầu cần cung
cấp (used forecast); Cập nhật các dữ liệu về số lượng hàng cần đặt, thông báo
cho bộ phận lên kế hoạch sản xuất, kiểm tra các yêu đăng ký sản phẩm mới của
các công ty con; Bộ phận cung cấp hàng ở các trung tâm phân phối bảo đảm
giao hàng kịp thời cho các công ty con ở các nước.

Hình 2: Quy trình đặt hàng và giao nhận khi có 3rd Eye
3.2.1.3.Ưu điểm của 3rd Eye:
Thứ nhất, qua báo cáo tồn kho, có thể chia sẻ thông tin về dự trữ tồn kho với
tất cả các nước trong khu vực tham gia vào hệ thống 3rd Eye. Trước đây, nếu
cần một mặt hàng nào đó do nhu cầu tăng lên (dịch bệnh, đấu thầu…), SCM ở
các công ty con phải nhờ SCM ở các trung tâm phân phối tìm kiếm nguồn hàng
giúp. Nay nhân viên SCM các nước tham gia sử dụng công cụ 3rd Eye đã có thể
tự chia sẻ thông tin về tồn kho cho nhau và giúp nhau nếu cần thiết.
Thứ hai, thông tin được cập nhật mỗi ngày.
Thứ ba, cắt giảm được số người sử dụng SAP: trước đây, các giám đốc
Sales & Marketing đều cần ID trong hệ thống SAP chỉ để theo dõi số lượng bán
hàng, tồn kho,hoặc bộ phận SCM phải làm báo cáo tồn kho và bán hàng mỗi
ngày để chuyển thông tin tới các giám đốc này. Mỗi ID trong hệ thống SAP có
chi phí rất cao (khoảng 3.000 USD/ năm).Nay với 3rd Eye, các ID được đăng
ký miễn phí, và có thể xem cập nhật số liệu bán hàng và tồn kho mỗi ngày. Việc
này cắt giảm phần nào chi phí cho công ty.
Thứ tư, trên hệ thống 3rd Eye còn có một báo cáo rất quan trọng cho các
nhân viên SCM các nước, đó là Red Line Report. Đây là báo cáo cảnh báo cho
bộ phận SCM về tình trạng hàng tồn kho của mình:
- Nếu hàng có màu xanh: có nghĩa là Trigger point = 0-> hàng không bán được
- Nếu hàng có màu đỏ ->đang nợ khách hàng, không có đủ hàng để bán.
- Nếu hàng có màu hồng ->hàng đang trong tình trạng khủng hoảng
- Nếu hàng có màu vàng: Trigger point > Tồn kho hiện tại + tổng cộng hàng
đang trên đường & hàng đã đặt nhưng chưa gởi – hàng đang nợ khách hàng –
hàng giữ lại cho khách-> sẽ có đơn hàng bổ sung cho mặt hàng này
- Nếu hàng có màu xanh lá cây: Tồn kho hiện tại + tổng cộng hàng đang trên
đường & hàng đã đặt nhưng chưa gởi – hàng đang nợ khách hàng – hàng giữ lại
cho khách >= (Trigger Point + 1 đơn vị bán)-> hàng đang ở tình trạng tốt
- Nếu hàng có màu xanh lá cây đậm: Tồn kho hiện tại + tổng cộng hàng đang
trên đường và hàng đã đặt nhưng chưa gởi – hàng đang nợ khách hàng – hàng
giữ lại cho khách > (Trigger Point + 1 đơn vị bán) + 0.5 * Số lượng hàng tối
thiểu cần thiết cho đến khi nhận được lô hàng mới-> hàng đang ở tình trạng số
lượng tồn kho vượt mức cần thiết
- Nếu hàng có màu xám ->hàng vượt quá mức cần thiết

3.2.1.4. Một số hạn chế của 3rd eye

Thứ nhất, các đơn đặt hàng chỉ được chuyển cho nhà cung cấp / trung tâm
phân phối vào một ngày nhất định trong tuần, do vậy tính kịp thời chưa cao. Có
những mặt hàng lẽ ra phải được đặt ngay từ đầu tuần, nhưng do phát sinh ngay
ngày các đơn hàng trước đó vừa được đặt nên phải chờ đến tuần sau mới có thể
chuyển đi được.
 Thứ hai, nếu có nhu cầu bổ sung gấp, phải yêu cầu người phụ trách mặt hàng
đó ở bộ phận SCM của nhà cung cấp mở DOP thì mới có thể đặt hàng được.
Một số trường hợp,nhân viên này nghỉ phép, không có người thay thế nên phải
hỏi nhiều nơi, tốn thời gian.
Thứ ba, đối với các mặt hàng thiết bị, dụng cụ phẫu thuật Aesculap, phần lớn
là các mặt hàng đặt hàng trực tiếp, và mỗi đơn hàng thường có nhiều mặt hàng
(từ 50 đến vài trăm mặt hàng), nếu phải làm động tác yêu cầu mở DOP rồi sau
đó mới chuyển đơn hàng DOP cho từng món thì quá mất nhiều thời gian và
công sức.
Thứ tư, không thấy được ngày hàng sẽ đến cảng.
Thứ năm, sau khi đặt hàng, không thấy được ngày đặt hàng cũng như ngày
gửi hàng.
3.2.2 Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng chương trình
quản lý chuỗi cung ứng hàng hóa 3rd eye
Đầu tư hợp lý và đồng bộ phát triển hệ thống thông tin quản lý. Qua hệ
thống SAP được công ty B.Braun đầu tư rất lớn, thông tin về hoạt động kinh
doanh luôn được cập nhật kịp thời và có thể xem được mọi lúc, mọi nơi. Việc
đầu tư ở Việt Nam chủ yếu vào hai khu vực chính là TPHCM & Hà Nội, các
vùng khác chưa được triển khai do mọi hoạt động về xuất, nhập hàng, các chi
phí về quản lý, marketing, chi phí bán hàng đều do văn phòng chính ở Hà Nội
và chi nhánh ở TPHCM kiểm soát.
Đào tạo và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ IT. Nhân viên IT cần luôn
được cập nhật thông tin từ phía công ty B.Braun mẹ. Cần tổ chức các khóa huấn
luyện cho nhân viên IT và các khóa hướng dẫn, thực hành trên hệ thống cho các
nhân viên bộ phận khác.Cần tổ chức các buổi hướng dẫn các giám đốc đầu
ngành có thể cập nhật thông tin về doanh số bán hàng, tồn kho bằng 3rd Eye để
giảm bớt số lượng ID sử dụng SAP, cắt giảm chi phí.

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

- SCM: Quản lý Chuỗi cung ứng (Supply Chain Management)
- 3rd Eye: Third Eye
- DOP: Chế độ đặt hàng trực tiếp (Direct Order Platform)
- Trigger Point: Số lượng hàng cần có tại mỗi thời điểm
- Red line report: Báo cáo luồng đỏ, cảnh báo thiếu hàng
- XNK: xuất nhập khẩu
- HC: Hospital care
- BA: B.Braun Avitum
- CT: Closure Technologies
- VS: Vascular System
- OM: Out patent market
- AES: Aesculap (Surgical Equipment & Instrument)
- SL: Số lượng
- TPHCM: Thành phố Hồ Chí Minh
- SAP: hệ thống quản trị thông tin ứng dụng tích hợp trong kinh doanh (System,
Applications and Data Processing)
- IT: Công nghệ