Professional Documents
Culture Documents
Sach Thu Tin Quoc Te
Sach Thu Tin Quoc Te
INTERNATIONAL BUSINESS
CORRESPONDENCE
First Edition
Trong thực tiễn hiện nay, có không ít các sinh viên Việt Nam đang
học hoặc mới tốt nghiệp, hoặc ngay cả một số doanh nghiệp Việt Nam,
còn gặp nhiều khó khăn trong việc xây dựng các văn bản thương mại như
hợp đồng, thư tín thương mại quốc tế. Cuốn sách này nhằm giúp bạn đọc
tìm hiểu và vận dụng được ngôn ngữ thư tín thương mại quốc tế vào thực
tiễn kinh doanh trong các tình huống và điều kiện khác nhau. Việc viết
thư thương mại theo đúng văn phong, phù hợp với từng đối tượng giao
tiếp, văn hóa của từng doanh nghiệp, quốc gia trong thương mại quốc tế,
là chìa khóa để xây dựng và cải thiện mối quan hệ với các đối tác kinh
doanh. Điều này sẽ giúp cho doanh nghiệp kinh doanh ngày càng hiệu
quả hơn.
Cấu trúc cuốn sách này được biên tập theo các nội dung như sau:
Chapter 1. LAYOUT AND STRUCTURE
Chapter 2. ENQUIRIES
Chapter 3. REPLIES TO ENQUIRIES
Chapter 4. QUOTATIONS
Chapter 5. OFFERS
Chapter 6. ORDERS
Chapter 7. PAYMENT
Chapter 8. COMPLAINTS AND CLAIMS
Chapter 9. TRANSPORTATION
Chapter 10. JOB APPLICATION
Appendix. SAMPLE TESTS
Mỗi chương bao gồm phần lý thuyết và phần bài tập. Trong phần lý
thuyết bao gồm các mẫu thư mới nhất theo văn phong hiện đại, hiện đang
được sử dụng phổ cập tại các doanh nghiệp, được trình bày hệ thống và
khoa học. Ngoài ra, phần lý thuyết còn liệt kê các mẫu câu, thuật ngữ
thương mại theo từng loại thư và theo chủ đề cụ thể, chú thích từ vựng
cho từng mẫu thư. Phần bài tập bao gồm nhiều dạng bài tập khá đa dạng,
bài tập tình huống mang tính thực tiễn cao và ứng dụng rất tốt vào từng
tình huống giao tiếp kinh doanh cụ thể. Đặc biệt, phần cuối là các mẫu đề
thi là ngữ liệu tham khảo rất hữu ích cho bạn đọc.
Cuốn sách này được biên soạn bởi tập thể các giảng viên Bộ môn
tiếng Anh, trường Đại học Ngoại Thương, Cơ Sở II - thành phố Hồ Chí
Minh nhằm cung cấp cho người đọc các kiến thức về thư tín thương mại
quốc tế nói riêng và sử dụng tiếng Anh trong giao tiếp thương mại quốc
tế nói chung.
Cuốn sách này có thể được coi là tài liệu tham khảo hữu ích dành
cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, sinh viên các trường đại học có
chuyên ngành đào tạo về kinh tế đối ngoại và kinh doanh quốc tế.
Thay mặt những người biên soạn, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn chân
thành tới Ban Giám đốc Cơ sở II tại Tp Hồ Chí Minh, trường Đại học
Ngoại Thương đã tạo điều kiện cho chúng tôi hoàn thành cuốn sách này.
Tập thể chúng tôi mong nhận được những góp ý xây dựng nhằm
hoàn thiện cuốn sách này.
CHAPTER 2: ENQUIRIES.............................................................36
CHAPTER 4: QUOTATIONS.........................................................94
CHAPTER 5: OFFERS..................................................................116
CHAPTER 6: ORDERS.................................................................143
CHAPTER 7: PAYMENT..............................................................174
CHAPTER 9: TRANSPORTATION............................................246
Class: ........................................................................................
Lecturer: ...................................................................................
CHAPTER 1: LAYOUT AND STRUCTURE
In this chapter, you can learn:
A. PARTS OF A LETTER
LAYOUT 1
1. Sender’s address
2. Date
3. Insider’s address
4. Attention line
5. Salutation
6. Body of the letter
7. Complimentary close
8. Signature
LAYOUT 2
1. Letter head
2. References
3. Per pro
4. Enclosures
LAYOUT 3
1. Private and confìdential
2. Subject title
3. Copies to be circulated
B. CONTENT AND STYLE
1. Length
a. Too long
b. Too short
c. The right length
2. Order and Sequence
a. Unclear sequence
b. Clear sequence
3. Planning
Signature
George Kaasen
Chairman
1. Sender’s address
In correspondence that does not have a LETTERHEAD, the sender’s
address is placed in the top right-hand corner of the page. It is also
acceptable, but less common, to place it in the top left-hand comer.
Punctuation is rarely used in addresses these days.
The BLOCKED STYLE is the most widely used, i.e. each line starts
directly below the one above.
2. Date
4. Attention line
An alternative to including the recipient’s name or job title in the address is
to use an ATTENTION LINE as in the sample letter.
5. Salutation
Dear Sir opens a letter written to a man whose name you do not know.
Dear Sirs is used to address a company. (In American English a letter to a
company usually opens with Gentlemen.)
Dear Madam is used to address a woman, whether single or married, whose
name you do not know.
Dear Sir or Madam (or Dear Sir/ Madam) is used to address a person when
you do not know their name or sex as in the sample letter.
When you know the name of the person you are writing to, but do not know
them well, the salutation takes the form of Dear followed by a courtesy title
and the person’s surname. Initials or first names are not used with courtesy
titles, e.g. Dear Mr. Smith, NOTDear Mr. J. Smith or Dear Mr. John Smith.
Business associates who you know well can be addressed using just their
first name, e.g. Dear John.
A comma (,) after the salutation is optional, i.e. Dear Mr. Smith, or Dear
Mr. Smith. In American English a colon (:) is usually used after the
salutation, e.g. Dear Mr. Smith:, Gentlemen:
7. Complimentary close
If the letter begins Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, or Dear Sir or
Madam, the COMPLIMENTAEY CLOSE should be Yours faithfully.
If the letter begins with a personal name, e.g. Dear Mr. James, Dear Mrs.
Robinson, or Dear Ms. Jasmin, it should be Yours sincerely.
A letter to someone you know well may close with the more informal Best
wishes.
Note that Americans tend to close even formal letters with Yours truly or
Truly yours, which is unusual in the UK in commercial correspondence.
Avoid closing with old-fashioned phrases, e.g. We remain yours faithfully,
Respectfully yours.
A comma (,) after the complimentary close is optional, i.e. Yours faithfully,
or Yours faithfully.
8. Signature
SIGNATURE includes first your handwritten signature, and next is what is
called as SIGNATURE BLOCK comprising of the typed name and the job
title of the sender.
For the typed name, “Ms/ Miss/ Ms” must always be added in brackets after
a woman’s name, “Mr.” may be added only for the first time. E.g.: Nguyen
Thao Van (Ms.); John Lennon (Mr.)
E.g.:
Donald Sampson
Sales Manager
b. Clear sequence
Here is a better version of the same letter, in which the ideas and
information are in a logical order.
Dear Mr Jarry
We are a chain of retail stores and are looking for an efficient security
system. You were recommended to us by our associates, DMS
(Wholesalers) Ltd, for whom you recently installed the Secure 18 alarm
system.
We need a system which would give us comprehensive protection against
3. Planning
The way to make sure you include the right amount of information, and in the
right order, is by planning. Ask yourself what the purpose of the letter is, and
what response you would like to receive. Note down everything you want to
include before you start writing, then read your notes to check that you have
included all the necessary information, that it is relevant, and that you have
put it in the right order.
1st para. Acknowledge enquiry
2nd para. Enclose catalogue, price list
rd
3 para. Draw attention to watches suitable for Arrand, and latest
designs
4th para. Mention guarantees and reputation
5th para. Encourage further contact
a. First paragraph
The opening sentence or paragraph is important as it sets the tone of the letter
and creates a first impression. Generally speaking, you would thank your
correspondent for their letter (if replying to an enquiry), if necessary introduce
yourself and your company, state the subject of the letter, and set out its
purpose. Here are two examples of opening paragraphs.
- Thank you for your enquiry dated 8 July in which you asked us about our
range of cosmetics. As you probably know from our advertising, we appeal to a
wide age group from the teenage market through to more mature women, and
5. Clarity
Your correspondent must be able to understand what you have written.
Confusion in correspondence often arises through a lack of thought and
care, and there are a number of ways in which this can happen.
b. Number
We saw on page 8 that the use of figures instead of words for dates can
create problems.
Numerical expressions can also cause confusion. For example, the decimal
point in British and American usage is a full stop, but a comma is used in
most continental European countries, so that a British or American person
would write 4.255 where a French person would write 4,255 (which to a
c. Prepositions
Special care should be taken when using prepositions. There is a big difference
between The price has been increased to £450.00, The price has been increased by
£450.00, and The price has been increased from £450.00.
6. Accuracy
a. Spelling
Careless mistakes in a letter can give readers a bad impression. Spelling,
punctuation, and grammar should all be checked carefully. Many people
have come to rely on the spellchecker in their computers to ensure that there
are no spelling mistakes. But a word spelt incorrectly may form a
completely different word, e.g. Please give it some though (the writer means
thought); I saw it their (the writer means there). A spell checker would miss
these mistakes. There is no substitute for carefully reading, or proofreading
a letter that you have written.
c. References
When replying to a letter, fax, or email, quote all references accurately so that
it is immediately clear to your reader what you are writing about.
C. EXERCISES
1. When you write to someone and you don’t know if the person is male or
female, it’s best to write:
A. Dear Sir B. Dear Sir/ Madam C. Dear friend
3. When you start a letter with “Dear Mr. White,”, you should finish the
letter with:
A. Yours faithfully, B. Yours sincerely, C. Yours,
5. Whe should you write the name of the person you are writing to (e.g.
Dear Mr White,)?
7. When you are not sure how to start a letter, the best idea is start with:
A. How are you? I B. Hello. My name’s … . I am C. I am writing to
hope you are in PA to … and I am writing to …(+ reason for
good health. …(+ reason for writing the writing the letter)
letter)
8. Where shoul you put your complete name (not your signature)?
A. Above your address B. Below your signature
Marketing Director
Bad news
We regret to inform you that the goods (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (delay)
owing to the air-traffic controllers' strike.
I am sorry to inform you that we are unable to offer you the position of
economist which you (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (apply) for.
I am afraid that we are unable to grant you the 10 percent discount you
(7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (request).
Enclosures
Please (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (find) enclosed/ attached a copy of the
following documents:
I (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (enclose) our latest catalogue.
Good news
We are writing (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (inform) you that your order no.
234 for 15 laptop computers has been dispatched.
We are pleased to announce that our prices (11) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (cut)
by 10 percent
I am writing to invite you to our conference which (12)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . (hold) at the Grand Hotel on 21st April, Brighton.
Requests
Could you please let us know whether these items (13) . . . . . . . . . . . . . . . . .
. (be) still available?
I would be grateful if you (14) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (send) me your latest
catalogue and price list.
I would appreciate it if you (15) . . . . . . . . . . . . . . . . . . (recommend) a good
hotel for my stay.
Complaints
4. Complete each of the gaps (1-13) with a word from the box
advance advise arrangements convenient discount disregard
forward further hesitate hope quote reference suits
Orders
We can (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . you a unit price of €7.29 for orders of 50
units or more.
We can offer you a (2) .................. of three per cent for orders
over €1,000.
Payment reminders
With (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . to our invoice no. 247 for €557, we would
like to (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . you that we still have not received your
remittance for this amount.
If your payment has already been made, please (5) ..................
this letter.
Appointments
We will be in Munich next week and (6) ............. that we can meet.
Concluding
If you have any (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . questions, please do not (11)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . to contact us.
5. Matching. Match words from box A with phrases from box B with
the same meaning. Then use the words in box A to complete the
sentences below.
1. Prospectus a. a complete list of items, for example of things that
people can look at or buy
2. Brochure b. a statement of how much money a particular piece of
work will cost
3. Booklet c. a copy of sth, usually smaller than the original object,
something such as a system that can be copied by other
people
4. Catalogue d. a small magazine or book containing pictures and
information about sth or advertising sth
5. Quotation e. a formal offer to supply goods or do work at a stated
price
6. Tender f. a public event at which things are sold to the person who
offers the most money for them
7. Model g. a small thin book with a paper cover that contains
information about a particular subject
8. Auction h. single example of sth, especially an animal or a plant
9. Specimen l. a class or group of people or things that share particular
qualities or features and are part of a larger group
10. Type m. a book or printed document that gives information about
a school, college, etc. in order to advertise it
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Sportique et Cie / 201 rue Sambin / The Sales Manager / F-2iooo Dijon
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
8. 301 Leighton Road / VHP Vehicles Ltd / London NWS 2QE / The
Transport Director / Kentish Town
......................................................................
......................................................................
7. Sort out the jumbled words below to make six sentences typical of
business correspondence. Add capital letters and punctuation as
necessary.
1. grateful / soon / a / as / we / for / would / possible / reply / as / be
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
---***---
36 Chapter 2- Enquiries
A. PARTS OF ENQUIRIES
1. Mentioning how you can obtain your potential supplier’s name.
2. Introducing to your supplier what sort of firm you are.
3. Indicating state of markets.
4. Asking for information (catalogues, pricelists, prospectus, samples,
patterns …)
5. Suggesting terms, methods of payment, discounts.
6. Hoping for an early offer/ quotation/ reply.
Chapter 2- Enquiries 37
• Please send us any information you can supply, marking the letter 'For
the Attention of Professor Kazuhiro; Tokyo General Hospital,Kinuta-
Setagayaku, Tokyo, Japan.
• I am planning to come and study in London next autumn and would be
grateful if you could send me a prospectus and details of your fees. I am
particularly interested in courses in computing.
• Please would you send me an up-to-date price list for your building
materials.
3. Asking for details
• I am replying to your advertisement in the June edition of Tailor and
Cutter. I would like to know more about the steam presses which you are
offering at cost price.
• I will be attending the auction to be held at Turner House on 16
February, and am particularly interested in the job lot listed as Item No.
351.
• Could you please give me more information about course BL 362, which
appears in the language-learning section of your summer prospectus?
• I would appreciate more details about the 'University Communications
System' which you are currently advertising on your website.
4. Asking for samples, patterns, and demonstrations
• When replying, could you please enclose a pattern card?
• We would also appreciate it if you could send some samples of the
material so that we can examine the texture and quality.
• Before selling toys we prefer to test them for safety. Could you therefore
send us at least two examples of the 'Sprite' range?
• I would like to discuss the problem of maintenance before deciding
which model to install in my factory. Therefore I would be grateful if you
could arrange for one of your representatives to call on me within the
next two weeks.
• Where can I see a demonstration of this system?
5. Suggesting terms, methods of payment, and discounts
• We usually deal on a 30% trade discount basis with an additional
quantity discount for orders over 1,000 units.
• As a rule, our suppliers allow us to settle by monthly statement and we
can offer you the references if necessary.
38 Chapter 2- Enquiries
• We would also like to point out that we usually settle our accounts on a
D/A basis with payment by 30-day bill of exchange.
• Could you let us know if you allow cash discounts?
• As we intend to place a substantial order, we would like to know what
quantity discounts you allow.
6. Asking for goods on approval, or on sale or return
The leaflet advertising your latest hobby magazines interested us, and we
would like to stock a selection of them. However, we would only consider
placing an order if it was on the usual basis of sale or return. If this is
acceptable, we will send you a firm order.
In the catalogue we received from you last week, we saw that you are
introducing a new line in synthetic furs. While we appreciate that
increasing pressure from wildlife protection societies is reducing the
demand for real furs, we are not sure how our customers would react to
synthetic alternatives. However, we would like to try a selection of
designs. Would it be possible foryou to supply us with a range on an
approval basis to see if we can encourage a demand? Three months
would probably be enough to establish a market if there is one.
7. Closing
• We hope to hear from you in the near future.
• We would be grateful for an early reply.
• Finally, we would like to point out that delivery before Christmas is
essential, and hope that you can offer us that guarantee. If you can agree
to the concessions we have asked for, we will place a substantial order.
• Prompt delivery would be necessary as we have a rapid turnover. We
would therefore need your assurance that you could meet all delivery
dates.
• If the product is satisfactory, we will place further orders with you in the
future.
• If the prices quoted are competitive and the quality up to standard, we
will order on a regular basis.
• Provided you can offer favourable quotations and guarantee delivery
within four weeks from receipt of order, we will place regular orders
with you.
Chapter 2- Enquiries 39
B. SAMPLES
1. Enquiry in response to an advertisement
Sample 1.
Dear Sir/ Madam
We are a large music store in the center of Poitiers and would like to
know more about the re-writable and recordable CDs you advertised in
this month’s edition of “Hi Fi News”.
Could you tell us if the CDs are leading brand names, or made by small
independent companies, and whether they would be suitable for domestic
recording? It would also be helpful if you could send us some samples. If
they are of the standard we require, we will place a substantial order. We
would also like to know if you offer any trade discounts.
We look forward to receiving your early reply.
Yours faithfully
(signed)
P.Gerard (M.)
Manager
Vocabulary
1. re-writable có thể chép lại được
2. recordable có thể ghi chép
3. edition ấn bản
4. leading hàng đầu
5. domestic nội địa
6. samples hàng mẫu
7. standard tiêu chuẩn
8. substantial số lượng lớn
9. trade discount chiết khấu thương mại
10. look forward to mong đợi
11. place (an order) đặt hàng
40 Chapter 2- Enquiries
2. Enquiry from a retailer to a foreign manufacturer
Sample 2.
Dear Sir/ Madam
We are a chain of retailers based in Birmingham and are looking for a
manufacturer who can supply us with a wide range of sweaters for the
men’s leisurewear market. We were impressed by the selection of
sweaters that were displayed on your stand at the “Menswear
Exhibition” that was held in Hamburg last month.
As we usually place very large orders, we would expect a quantity
discount in addition to a 20% trade discount off net list prices. Our terms
of payment are normally 30-day bill of exchange, documents against
acceptance (D/A).
If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500
garments at one time, please send us your current catalogue and price list.
We hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Peter Crane (Mr.)
Chief Buyer
F. Lynch & Co. Ltd
Vocabulary
1. chain chuỗi
2. retailer nhà bán lẻ
3. sweater áo len/ áo khoác
4. leisurewear thuờng phục
5. a selection bộ sưu tập
6. stand gian hàng
7. menswear thời trang nam
8. exhibition hội chợ, buổi triễn lãm
9. quantity discount chiết khấu số lượng
10. 30-day Bill of Exchange hối phiếu trả chậm 30 ngày
11. documents against Chấp nhận thanh toán đổi lấy chứng
acceptance (D/A) từ
12. garment quần áo, hàng may mặc
Chapter 2- Enquiries 41
13. catalogue ca-tô-lô
14. rice list bảng giá cho tất cả các mặt hàng
15. list price giá trong bảng giá
16. Net ròng, thuần (mức giá chưa tính thuế)
17. based in có trụ sở tại
Sample 3.
Dear Sir/ Madam
Several of my customers have recently expressed an interest in your
waterproof garments, and have enquired about their quality.
If quality and price are satisfactory, there are prospects of good sales
here. However before placing a firm order I should be glad if you would
send me on 14 days’ approval a selection of men’s and children’s
waterproof raincoats and leggings. Any of the items unsold at the end of
this period and which I decide not to keep as stock would be returned at
my expense.
I hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Vocabulary
1. on approval viêc ký gửi
good on approval hàng ký gửi
2. enquire (about) hỏi về
3. waterproof chống thấm
4. prospect triển vọng
5. firm order đơn đặt hàng cố định
6. legging quần bó
7. stock hàng hóa trong kho
8. keep as stock lưu kho
9. at sb’s expense do ai chịu chi phí
42 Chapter 2- Enquiries
4. Enquiry for representative to call
Sample 4.
Dear Sir/ Madam
I read with interest your advertisement for plastic kitchenware in the
current issue of the House Furnishing Review.
I hope you can arrange for your representative to call when next in this
district. It would be helpful if he could bring with him a good selection of
items from your product range.
This is a rapidly developing district and if prices are right, your goods
should find a ready sale.
I look forward to hearing from you soon.
Yours faithfully
Vocabulary
1. plastic bằng nhựa
2. kitchenware dụng cụ nhà bếp
3. issue số báo
4. representative người đại diện
5. item mặt hàng
6. find a ready sale bán đắt, bán chạy
Chapter 2- Enquiries 43
Yours faithfully
Vocabulary
1
floor covering thảm lót sàn
.
2
rough ghồ ghề
.
3
feature đặc tính/ đặc điểm
.
4
take place diễn ra
.
5
pattern-card bìa mẫu
.
6
hard-wearing bền
.
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. Enquiry for special terms
Dear Sir/ Madam
Please send us your current (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . and (2)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . for bicycles. We are interested in models for both men
and women, and also for children.
We are the (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . bicycle dealers in this city where
cycling is popular, and have (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in five neighboring
towns. If the quality of your products is satisfactory and the prices are (5)
. . . . . . . . . . . . . . . ., we expect to place regular orders for fairly large numbers.
44 Chapter 2- Enquiries
bicycles, the figure to be (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . agreed.
If you wish to discuss this please contact me on 6921671.
Yours faithfully
Chapter 2- Enquiries 45
2. Enquiry to new supplier
Dear Sir/ Madam
Dekkers of Sheffield (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . us that you are manufacturers
of polyester cotton bed sheets and pillow cases.
We are (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in textiles and believe there is a (3)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . market in our area for moderately priced goods of this
kind.
Please let me have (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of your various ranges including
sizes, colours and prices, together with (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of the
different qualities of material used.
Please state your (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of payment and discounts (7) . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . on purchases of (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of not less than 500
of specific items. Prices (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . should include delivery to
our address shown above.
Your (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . reply would be appreciated.
Yours faithfully
Initially, we would test the system we select in our main branch, and, if it
proves (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , install it throughout our other branches.
Our choice would, of course, be influenced by a (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
quotation and full guarantees for (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . and (10) . . . . . . . . . .
...........
46 Chapter 2- Enquiries
Please reply as soon as possible as we would like to make a decision
within the next few months.
Yours sincerely
Yours faithfully,
II. Translation
English - Vietnamese
1. We are interested in Cutter Model 05 and we shall be obliged if you will
send us a quotation for this machine.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
3. We would also like to point out that we usually settle our accounts on a
D/A basis with payment by 30-day bill of exchange.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
5. Please make us an offer with your most favorable terms and conditions.
.....................................................................
.....................................................................
48 Chapter 2- Enquiries
6. We are pleased to inform you that there is a steady demand for Sanyo
brand refrigerators in this market and we would like you to send us an offer.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
.....................................................................
9. When we place such a large order with other suppliers, we usually get a
2% or 3% discount.
.....................................................................
.....................................................................
10. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
.....................................................................
.....................................................................
11. We have seen your advertisement in the latest issue of the “Agriculture”.
.....................................................................
.....................................................................
12. We have learned your name and address by the introduction of the
Japanese Embassy, who has advised us that you are the sole exporter of …
.....................................................................
..............................................................
Chapter 2- Enquiries 49
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
16. There is a brisk demand here for high-quality T-shirts of the type you
manufacture now.
.....................................................................
.....................................................................
17. At the moment, we are in the market for… and we shall be glad if you
will quote us…
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
19. We shall be obliged if you will send us the prospectus, quote your latest
50 Chapter 2- Enquiries
price and state the time of delivery with your most favorable terms of
payment.
.....................................................................
.....................................................................
20. Your name has been given to us by the British Chamber of Commerce.
Vietnamese – English
1. Hơn nữa sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
.....................................................................
.....................................................................
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một
đơn hàng lớn.
.....................................................................
.....................................................................
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này,
chúng tôi đề nghị quý ngài báo giá dự kiến trước.
.....................................................................
.....................................................................
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và
báo số lượng và kích cỡ khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng
ngay.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
Chapter 2- Enquiries 51
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không.
.....................................................................
.....................................................................
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều
chủng loại áo len cho thị trường khách hàng thiếu niên.
.....................................................................
.....................................................................
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào
website của chúng tôi theo địa chỉ trên.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả
năng chào bán chè chất lượng cao, giao hàng ngay.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một
lúc, xin vui lòng gửi cho chúng tôi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng
với chiết khấu số lượng cho các đơn hàng trên 1000 chiếc.
.....................................................................
.....................................................................
11. Trường hợp chúng tôi thanh toán tiền hàng sớm theo điều kiện thanh
52 Chapter 2- Enquiries
toán khi giao hàng, quý ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả
sớm là bao nhiêu?
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quí ngài tại thị trường này là
đầy hứa hẹn, chúng tôi mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng
của các ngài.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
.....................................................................
.....................................................................
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và
các ngài có thể cung cấp các quy cách chúng tôi cần.
.....................................................................
.....................................................................
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao
hàng chấp nhập được, chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và
hỏi về chất lượng và giá của chúng.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
Chapter 2- Enquiries 53
17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài
gửi cho chúng tôi đơn chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì,
sồ lượng có sẵn và thời gian giao hàng sớm nhất.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi
bằng tàu đến cảng Hải Phòng
.....................................................................
.....................................................................
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể
gửi những mặt hàng tương tự nhất.
.....................................................................
.....................................................................
20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin
rằng quý ngài sẽ xem xét cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi
nhất định.
.....................................................................
.....................................................................
.....................................................................
1. Letter 1
Anh (chị) đang làm việc tại công ty TNHH Lưu Tuấn (Việt Nam),
chuyên cung cấp sỉ và lẻ các thiết bị điện tử gia dụng (household
electronics). Anh (chị) hãy viết thay mặt ông Nguyễn Hùng, trưởng
phòng Xuất nhập khẩu của công ty, viết thư hỏi hàng đề ngày
02/12/20__ gửi đến công ty Electro (Singapore) hỏi mua mặt hàng Tivi
54 Chapter 2- Enquiries
kết nối Internet của Sony – BRAVIA TM HD TV dòng EX720 (Sony
Internet TV – BRAVIATM HD EX720 series). Qua thư, ngoài việc yêu
cầu công ty Electro cung cấp những thông tin cơ bản về sản phẩm, anh
(chị) cho biết công ty Lưu Tuấn rất quan tâm đến mức giá và các
chương trình khuyến mãi đi kèm do sức mua cuối năm tại thị trường
Việt Nam rất lớn.
Anh (chị) có thể bổ sung những thông tin khác để bức thư hoàn chỉnh.
Bắt đầu thư từ “Dear …”
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Chapter 2- Enquiries 55
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 2
Công ty SATEX Saigon chuyên nhập khẩu áo len (sweater) cho trẻ
em. Khi tham dự hội chợ tổ chức ở London tháng trước, SATEX biết
rằng công ty SCORE Co. Ltd trụ sở tại Anh có kinh doanh mặt hàng
đó. Anh/ Chị hãy viết thử hỏi hàng với những gợi ý như sau:
1. SATEX tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh, và công ty
này hiện đang cần tìm nhà cung ứng áo len cho trẻ em vì nhận thấy
Việt Nam là thị trường đầy tiềm năng đối với mặt hàng này.
2. SATEX sẽ rất vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo mới nhất và bảng
giá hiện hành của SCORE.
3. Nhấn mạnh vào tầm quan trọng của giá cả vì đây là yếu tố rất quan
trọng đối với sự phát triển của công ty.
4. Công ty muốn đặt thử lô hàng 200 cái. Nếu bán chạy và làm vừa
lòng khách hàng, công ty sẽ đặt hàng mua thường xuyên với số lượng
lớn hơn.
Anh / chị hãy bổ sung những thông tin khác để bức thư thêm hoàn
chỉnh. Bắt đầu thư bằng “Dear Sirs”.
.....................................................................
56 Chapter 2- Enquiries
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Chapter 2- Enquiries 57
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 3
Anh (Chị) là Trưởng phòng kinh doanh của công ty Red Spot
Computers, một hệ thống đại lý bán máy tính cỡ trung tại Việt Nam,
có nhiều địa điểm bán hàng lớn nằm ở khu vực thương mại và giáo
dục. Qua quảng cáo trên số phát hành tháng Tư của tờ Laptop Users’
Journal, anh (chị) biết một loại máy tính mới có tên là ZX99 được chế
tạo ở Anh, đang có bán ở đó và được công ty Kingston Corporation
độc quyền phân phối. Máy ZX99 là loại máy tính xách tay cao cấp
nhất với đặc điểm là có thể giao tiếp dễ dàng với các loại máy tính
khác.
Anh (Chị) biết là loại máy này sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng
và nhu cầu sẽ rất lớn nếu máy này được nhiều người biết đến.
Anh (Chị) hãy viết thư cho Giám đốc điều hành của công ty Kingston
Corporation để hỏi về việc xin làm đại lý. Anh (Chị) cần có thêm
thông tin về máy tính đó gồm các tài liệu chào hàng (sales literature),
tờ hướng dẫn, ca-ta-lo và bảng giá bán sỉ.
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
58 Chapter 2- Enquiries
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Chapter 2- Enquiries 59
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 4
Công ty IMEXCO địa chỉ 149 đường Lê Lai, quận 1, TP. Hồ Chí Minh
chuyên nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng.
Qua quảng cáo trên mạng, IMEXCO được biết rằng công ty PANTON
Ltd có địa chỉ Panton Works, Hounslow, TW6PQ Australia có kinh
doanh những mặt hàng đó. Anh/ Chị hãy viết thư hỏi hàng với những
gợi ý như sau:
1. IMEXCO tự giới thiệu về mình và lĩnh vực kinh doanh.
2. IMEXCO hiện đang cần mua máy ủi đất (bulldozer), vì vậy sẽ lấy làm
vui mừng nếu nhận được ca-ta-lo, sách quảng cáo, bảng giá và chào
hàng cố định cho loại máy này của Panton.
3. IMEXCO xin gửi kèm thư này sách giới thiệu về công ty mình và danh
sách một số nhà buôn lớn trên thế giới mà IMEXCO có quan hệ làm ăn
từ nhiều năm nay để Panton tham khảo.
4. Nhấn mạnh tầm quan trọng của giá cả vì hiện nay thị trường Việt Nam
có rất nhiều loại máy tương tự mang nhãn hiệu của Nhật, Nga… Nếu
Panton muốn thâm nhập vào thị trường này, thì phải có những chính
sách ưu đãi về giá cho đơn đặt hàng đầu tiên.
60 Chapter 2- Enquiries
5. Nếu IMEXCO thấy Panton chào giá hợp lý, các điều khoản và điều
kiện khác thỏa đáng thì sẽ đặt mua thử hai chiếc theo phương thức trả
chậm. Sau này, IMEXCO hy vọng sẽ đặt hàng thường xuyên với số
lượng lớn hơn vì nhu cầu tại thị trường Việt Nam đối với loại máy này
là rất cao.
6. IMEXCO hy vọng Panton sẽ không bỏ lỡ cơ hội này, do vậy IMEXCO
mong sớm nhận được những tài liệu trên.
Bắt đầu thư bằng “Dear Sir”.
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Chapter 2- Enquiries 61
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 5
Sau khi thấy mẫu quảng cáo của công ty Glaston Potteries về những
mẫu thiết kế mới nhất cho sản phẩm bộ chén dĩa (dinner sets) được
đăng trên ấn bản tháng 4 của tạp chí International Homes; thì ông
Morreau đã viết một bức thư hỏi hàng cho công ty Glaston Potteries
Ltd và nhận được thư phúc đáp như bên dưới. Đọc bức thư phúc đáp,
và trong vai là ông Morreau, bạn hãy viết lại bức thư hỏi hàng được
gửi trước đó.
Mở đầu thư bằng lời chào phù hợp.
Reply
Dear Mr. Morreau
Thank you for your enquiry of 28 June in which you expressed an
interest in retailing a selection of our products In your shops in Nancy.
Please find enclosed our current catalogue and price list.
You might also be interested in visiting our website.
In response to your request for a 20% trade discount, we regret that
we cannot offer more than l5%. However, we do give a 5% quantity
62 Chapter 2- Enquiries
discount on orders for over 20,000USD. In comparison with similar
companies in the UK, these terms are extremely competitive. Payment
would need to be by sight draft until we have established a firm
business relationship.
Finally, we are confident that we can deliver well within the two-
month time limit as you require.
Thank you for your interest. We hope to hear from you soon.
Yours sincerely
James Merton
Sales Manager
Enc. + 1 catalogue
+ 1 price list
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.....................................................................
......................................................................
......................................................................
Chapter 2- Enquiries 63
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
---***---
64 Chapter 2- Enquiries
CHAPTER 3: REPLIES TO ENQUIRIES
In this chapter, you can learn:
A. PARTS OF A REPLY
B. SAMPLES
1. Reply to a request for catalogues and samples
2. Reply (with quotation of terms) to the general enquiry in
which the buyer asked for certain concessions
3. Reply (with the selling of the product) to request for catalogue
and price list including
4. Reply to request for representative to call
5. Reply to request for approval
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. Reply to request for goods on approval
2. Reply to request for sole distribution rights
3. Reply to request for special terms
4. Reply
5. Reply
II. Translation
English - Vietnamese
Vietnamese - English
III. Letter writing
Letter 1
Letter 2
Letter 3
Letter 4
Letter 5
3. Reply (with the selling of the product) to request for catalogue and
price list
Sample 3.
Dear Ms Lowe
We were pleased to receive your enquiry today, and are enclosing the
catalogue and price list you asked for.
You will see that we can offer a wide selection of dinner and tea services
ranging from the rugged ‘Greystone’ earthenware breakfast sets to the
delicate ‘Ming’ bone china dinner servicel. You can choose from more
than fifty designs, which includes the elegance of ‘Wedgwood’, the
delicate pattern of ‘Willow’, and the richness of ‘Brownstone’ glaze.
We would very much like to add your clients to our worldwide list of
customers, and could promise them an excellent product with a first-class
service. We would be glad to accept orders for any number of pieces, and
can mix sets if required.
You will see that our prices are quoted CIF to Eastern Canadian
Vocabulary
1 services bộ chén dĩa ly tách
2 rugged nhám
3 earthenware đồ sành sứ
4 delicate tinh xảo
5 bone china đồ gốm làm từ hỗn hợp xương và đất sét
6 elegance sự tao nhã
7 pattern kiểu, mẫu
8 richness sự giàu sang
9 glaze nước men dùng để tráng lên đồ gốm
10 worldwide toàn cầu
11 first-class hàng đầu, loại một
12 seaboard vùng duyên hải
Sample 5.
Dear Mrs. Turner
I was very pleased to receive your request of 12 March for waterproof
garments on approval.
As we have not previously done business together, you will appreciate
that I must request either the usual trade references, or the name of a
bank to which we may refer. As soon as these enquiries are satisfactorily
settled we shall be happy to send you a good selection of the items
mentioned in your letter.
I sincerely hope that our first transaction together will be the beginning
of a long and pleasant business association.
Yours sincerely
Vocabulary
1. waterproof chống thấm nước
2. previously trước đây
3. appreciate đánh giá cao
4. trade references tham chiếu thương mại
5. be satisfactorily settled được đáp ứng thỏa đáng
6. transaction giao dịch
7. goods on approval hàng kí gởi
I. Gap filling
1. Reply to request for goods on approval
Dear Mrs. Turner
I have now received satisfactory (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . and am pleased to be
able to send you a (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . selection of our waterproof
garments as requested in your letter of 12 March.
This selection includes several new and attractive (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . in
which the water-resistant qualities have been improved by a special
process. Due to (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . in our methods of manufacture, it has
also been possible to reduce our prices which are now (5)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . than those for imported waterproof garments of (6)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . quality.
I hope this first selection will meet your requirements. If you would like a
further selection, please do not (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . to let me know.
Yours sincerely
5.
Dear Sirs
Thank you for your (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . of 1st Dec. for Ladies’ woolens.
We have much pleasure in sending you (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . a fairly full
collection of our (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . and best selling designs and hope
some of them will (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . you.
We would like to draw your special (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . to our exclusive
quality “Gold Ring” which has been an outstanding success. We believe
that it represents the best (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . for money in this type of
goods and we are sure that you will find it sells well indeed.
78 Chapter 3- Replies to Enquiries
If the range of (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . we have selected does not contain
anything you want, please do not (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . to let us know your
exact (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
We look forward to your (10) .................. which will have our best
attention.
Yours faithfully
II. Translation
English - Vietnamese
1. We are afraid you are not yet aware of the changes that are taken place in
the market.
......................................................................
......................................................................
2. Speaking of goods of Korean make, you must be aware our quality is far
superior to theirs.
......................................................................
......................................................................
3. Our products are very good in quality. Therefore, we can assure you that
you won’t find any trouble in promoting the sale of our products.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
8. In respect to quality, I don’t think that the goods of other brands can
compare with ours.
......................................................................
......................................................................
9. You know that the cost of production has been skyrocketing in recent
years.
......................................................................
......................................................................
10. We hope you will direct the attention of your users to the superior
quality of our products.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and
similar articles from other sources will convince you of the reasonableness
of your price.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. If our products are not of your requirements, please let us know the
specifications that are of interest to you.
......................................................................
......................................................................
14. We have much pleasure in sending you herewith a fairly full collection
of our latest and best selling designs.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
18. We are pleased to inform you that we have today sent you by parcel post
the following samples:
......................................................................
......................................................................
19. Sealex is available in twenty basic colors and prices are surprisingly
low.
Chapter 3- Replies to Enquiries 81
......................................................................
......................................................................
20. Only 0,3% is to be deducted from the CIF price, if you like to trade with
us on CFR basis and insure the goods themselves.
......................................................................
......................................................................
Vietnamese – English
1. Sản phẩm của chúng tôi có hiệu quả, có thể tin cậy được, tiết kiệm thời
gian và kinh tế, và quý ngài sẽ ngạc nhiên là nó lại không tốn bao nhiêu.
......................................................................
......................................................................
2. Những hợp đồng dịch vụ sau khi bán hàng đặc biệt của chúng tôi đảm bảo
hoạt động lâu dài với hiệu quả cao nhất.
......................................................................
......................................................................
3. Hàng của chúng tôi làm cho các ngài có thể chào bán cho khách hàng một
mặt hàng không thể chê trách vào đâu được ở những phẩm chất quan trọng
như độ bám đường và độ tin cậy.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Chúng tôi sẵn sàng chiết khấu đặc biệt 3% cho các ngài bất kỳ đơn đặt
hàng nào nhận được vào trước ngày 6 tháng 3.
......................................................................
......................................................................
5. Chúng được sản xuất theo nhiều kiểu và nhiều màu hấp dẫn và cũng sang
trọng đẹp đẽ như những chiếc áo khoác đắt tiền hơn nhiều.
......................................................................
6. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường của các ngài đang có nhu cầu lớn đối với
hạt Mắc-ca và xin mạo muội gửi theo thư này một bảng giá hiện hành của
chúng tôi với hi vọng rằng quý ngài sẽ giới thiệu chúng với các khách hàng
có triển vọng ở nước của các ngài.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
7. Chúng tôi lấy làm tiếc không thể bán giá trên cơ sở FOB vì buôn bán với
tất cả khách hàng trên cơ sở CIF là tập quán chung của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
8. Chúng tôi đang chào bán những mặt hàng có chất lượng thực sự cao nhất
theo những điều kiện hết sức có lợi và sẽ hoan nghênh cơ hội phục vụ các
ngài.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
9. Chúng tôi cảm thấy chắc rằng quý ngài sẽ thấy hàng hóa thỏa đáng về
mọi mặt và loại vải tuyệt vời này sẽ bán rất chạy.
......................................................................
......................................................................
10. Vì giá một số sản phẩm hóa học có xu hướng tăng nên chúng tôi hy
vọng quý ngài sẽ tận dụng trọn vẹn cơ hội có một không hai này và đặt hàng
ngay cho chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
11. Chúng tôi xác nhận và cảm ơn thư của các ngài đề ngày 20 tháng 5. Trả
lời thư này chúng tôi lấy làm vui mừng gửi cho quý ngài cả loạt mẫu đầy đủ
cho mặt hàng thủ công mỹ nghệ mà đang có nhu cầu thường xuyên trên thị
trường của các ngài để lựa chọn.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. Để quý ngài tham khảo, chúng tôi lấy làm vui mừng gửi kèm thư này
catalo và bảng giá mới nhất của mùa bán hàng năm nay, trong đó giới thiệu
nhiều mặt hàng mới cùng những phiên bản cải tiến của những mặt hàng
được yêu thích trong vụ bán hàng năm ngoái, và vì chúng tôi có thể giao
hàng ngay, chúng tôi hy vọng nhận được đơn đặt hàng chính thức của quý
ngài trong một tương lai không xa.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. Chúng tôi xin gửi kèm thư này catalo số 123 và bảng giá mới nhất báo
giá theo những điều kiện ưu đãi nhất và chúng tôi tin sản phẩm chúng tôi sẽ
đáp ứng được những yêu cầu của các ngài.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Vì nhu cầu đối với mặt hàng này tương đối lớn và vì lượng hàng trong
kho là có hạn nên chúng khuyến nghị quý ngài quyết định nhanh chóng và
đặt hàng càng sớm càng tốt.
......................................................................
......................................................................
15. Giá này dựa trên điều kiện CIF Hải Phòng không bao gồm cước vận
chuyển đường bộ và phí bảo hiểm từ cảng đến bất kỳ thành phố nào trong
nội địa.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
16. Những hàng này đã được bán ở các thị trường khác nhau và được đón
nhận nồng nhiệt. Quý ngài hãy thử một chuyến có thể cũng có lợi đấy.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
17. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài rằng chúng tôi sẵn sàng
cung cấp các mặt hàng dệt may bằng bông vốn rất được ưa chuộng ở nước
ngoài.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
18. Vì mối quan hệ hữu hảo lâu dài của chúng ta, chúng tôi sẵn sàng cho
quý ngài hưởng mức chiết khấu thương mại 3%, bên cạnh chiết khấu số
lượng 5% nếu giá trị của một đơn hàng đạt trên 100,000 đô la.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Chúng tôi có thể đề ra một ngoại lệ và đồng ý chiết khấu cho quý ngài
5% chỉ nhằm đáp lại đơn đặt số lượng lớn của quý ngài. Nói thẳng với quý
ngài, đây là một thiệt thòi lớn đối với chúng tôi vì chúng tôi đã báo giá quý
......................................................................
......................................................................
......................................................................
20. Chúng tôi thường chiết khấu 1% cho đơn hàng có số lượng 1000 chiếc,
và lấy làm tiếc khi cho quý ngài biết rằng đây là mức cao nhất chúng tôi có
thể thực hiện lúc này bởi chúng tôi sẽ gặp khó khăn lớn nếu cho quý ngài
hưởng mức chiết khấu cao hơn.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 2
Công ty Anh/ Chị nhận được thư hỏi hàng của ông S.Stuart, giám đốc thu
mua của công ty Central Glassgow đề ngày 28/1/20__, hỏi mua một số
loại áo khoác. Hãy viết một thư trả lời gửi cho ông S.Stuart theo những ý
chính như sau:
1. Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoắc mà ông S. Stuart hỏi mua, công ty chào giá áo
khoác nữ là 50USD, áo khoác nam là 60USD.
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói. Tuy nhiên,
nếu Central Glassgow muốn tính theo giá CIF London thì công ty có thể
thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm. Số hàng này công ty có thể cung cấp
ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận
được đơn hàng chính thức.
4. Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang trả
ngay, mở tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở
Vietcombank, cho người bán hưởng 100% giá trị hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khoác nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý khách là hiện hàng
đã hết và phải đến cuối tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên công ty
sẽ gửi kèm với thư này bảng giá và catalo mới nhất của một số loại áo
khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng và phong phú để Glassgow tham
khảo.
6. Vì Central Glassgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho
khách hàng hưởng chiết khấu thương mại 10% cùng với chiết khấu số
lượng là 5% so với giá thuần cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10,000
USD.
7. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của khách hàng.
Khách hàng có thể yên tâm chúng ta sẽ đóng gói cẩn thận đề phòng bao bì
bị rách khi vận chuyển.
Anh/ Chị có thể thêm một số thông tin khác để hoàn chỉnh bức thư. Bắt
đầu thư bằng “Dear Mr ...”.
Chapter 3- Replies to Enquiries 89
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 3
Đọc email bên dưới của ông Gerd Busch, giám đốc marketing của công ty
Busch AG, gửi cho trợ lý của mình. Hãy đóng vai là trợ lý của ông Gred
Busch, sử dụng những thông tin mà ông ấy cung cấp và thay mặt cho ông
Gerd Busch viết thư trả lời cho bà Anne Croft của Shape-up Fitness
Centres.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 4
Anh chị nhận được thư hỏi hàng số TD/432 của ông B. Black thuộc công
ty TNHH Western Shoes, tại Anh quốc. Trong thư ông Black bày tỏ sư
quan tâm đến các sản phẩm giày da và túi xách tay bằng da của công ty.
Anh/ Chị hãy viết một thư trả lời với nội dung sau:
1. Cảm ơn ông Black về lá thư và sự quan tâm của ông ta đến các sản
phẩm của công ty, và đính kèm thư này chào hàng số DT 4450.
2. Lưu ý khách hàng là những sản phẩm mà công ty chào bán đều được
sản xuất bằng những vật liệu được chọn lựa kỹ của những người thợ
thủ công có tay nghể loại 1. Mẫu của các loại da này cùng với ca tô lô
có hình minh họa cũng sẽ được gởi cho khách hàng bằng một chuyến
thư riêng.
3. Những mặt hàng này công ty đã xuất ra nhiều nước và đâu đâu khách
hàng cũng hài lòng về chất lượng tốt, kiểu dáng hấp dẫn, màu sắc tao
nhã và giá cả phải chăng. Vì vậy công ty hoàn toàn tin tưởng những
sản phẩm này sẽ bán chạy ở thị trường Anh quốc.
4. Tất cả giá ghi trong bảng giá đều là giá FOB cảng Sài Gòn, theo
Incoterms 2010, và được trừ 2,5% cho các đơn hàng không dưới
10.000 USD.
5. Thông báo cho ông Black biết là ông Nguyễn Hồng, Trưởng phòng
Kinh doanh của công ty, sẽ có mặt tại Luân Đôn vào giữa tháng
1/20__, và ông Hồng sẽ mang theo một số mặt hàng tiêu biểu để giới
thiệu với quý công ty.
6. Bày tỏ hy vọng là các mẫu hàng mà ông Hồng mang theo sẽ đáp ứng
được nhu cầu kinh doanh thời trang của khách hàng.
Có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong của
một thư trả lời. Bắt đầu thư bằng Dear...
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
---***---
98 Chapter 4 - Quotations
A. PARTS OF A QUOTATION
1. An expression of thanks for the enquiry
2. Details of prices, discounts and terms of payment
3. A clear indication of what the prices cover (e.g. packing, FOB, CIF…)
4. An undertaking as to date of delivery
5. The period for which the quotation is valid
6. An expression of hope that the quotation will be accepted.
Chapter 4 - Quotations 99
your long association with our company we can offer you 12% off the
retail price.
The prices quoted are CFR Yokohama, but are subject to a 20% trade
discount off net price. We can offer a further io% discount off net prices
for orders of more.
4. Fixed terms and negotiable terms
All list prices are quoted FOB Southampton and are subject to a 25%
trade discount with payment by letter of credit
The prices quoted are EXW, but we can arrange freight and insurance
(cif Hong Kong) if required. However, unless otherwise stated, payment
should be made by 3o-day bill of exchange, documents against
acceptance.
We usually offer an 18% trade discount on FOB prices, and would prefer
payment by irrevocable letter of credit. — Normally we allow a 23%
trade discount off net prices with payment on a documents against
payment basis. Please let us know if this arrangement is satisfactory.
5. Giving an estimate
As you know, our representative has visited your factory to discuss your
proposed extension, and I now have pleasure in enclosing our official
estimate.
The enclosed estimate covers labour and parts and carries a six-month
guarantee on all work completed.
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. Quotation for delivery vans
Dear Mr. Russell,
Thank you for your phone call of Thursday March (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
about hiring our delivery vans.
My colleague Ms. Angela Smith, who took the call, said you were mainly
(2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in 5-ton vehicles like the “Tobor”, so I am (3)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . our booklet “small truck hire”, giving you details of
our (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . These also appear on our website at
www.vanhire.co.uk. You will (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . that the summer
months of June, July, and August are the least expensive and that we (6) . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . a 20% discount on weekend hire, starting Saturday at
08.00 and ending Sunday at 20.00.
Our main (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in the UK are in London and
Birmingham, but we also have (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in France, Germany,
and Italy. If you are thinking of hiring abroad you will (9) . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . details on our website.
Yours faithfully
II. Translation
English - Vietnamese
1. This is the rock-bottom price and any further reduction is out of question.
......................................................................
......................................................................
2. We cannot grant the reduction you asked because the price has already
been cut to the lowest possible level.
......................................................................
......................................................................
3. Our prices are usually based on CIF, but CFR will do if buyers request.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
7. This is the lowest quotation of ours and we are unable to entertain any
counter-offers.
......................................................................
......................................................................
8. Our quotation is strictly firm, and the price has been reduced to the limit.
......................................................................
......................................................................
9. Being far lower than what is prevailing in the market today, your counter-
offer has to be declined.
......................................................................
......................................................................
10. We feel sure that a fair comparison in quality between our products and
similar articles from other sources will convince you of the reasonableness
of our price.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
11. Although your price is below our level, we accept this order as
exception with a view to initiating business with you.
......................................................................
......................................................................
13. We are not in position to entertain business at your price, since it is far
below our cost price.
......................................................................
......................................................................
14. The price on CIF Haiphong terms excludes the overland freight and
insurance from the port of destination to any other inland city.
......................................................................
......................................................................
15. The present price fluctuation in the world market has necessitated the
adjustment of price for cameras to $800 per set CIF Saigon.
......................................................................
......................................................................
16. For friendship’s sake we may exceptionally consider reducing our price
a little, but never to that extent.
......................................................................
......................................................................
17. As business has been done extensively in your market at Japanese price,
we regret that we cannot accept your counter-offer.
......................................................................
......................................................................
18. Not that we have no desire to conclude this business, but we see no way
to change the price as requested.
......................................................................
......................................................................
20. The price we offer compares favorably with quotations you can get from
other suppliers.
......................................................................
......................................................................
Vietnamese – English
1. Xin quý ngài lưu ý rằng tất cả các giá chúng tôi báo đều trên cơ sở giá
CIF. Đây là tập quán kinh doanh chung của chúng tôi và chúng tôi tin quý
ngài có thể chấp nhận được.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
2. Quý ngài sẽ thấy sản phẩm của chúng tôi được định giá rất vừa phải mà
chất lượng lại tốt.
......................................................................
......................................................................
3. Chúng tôi thường không chiết khấu cho các khách hàng riêng lẻ nhưng
xét đến mối quan hệ làm ăn đã lâu giữa chúng ta, chúng tôi sẽ chiết khấu
20% trên giá bán lẻ.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Chúng tôi có thể báo cho ông giá gộp gồm phí giao hàng là 20 đô la cho
mỗi 100 mặt hàng. Số hàng này được miễn thuế VAT.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
6. Chúng tôi chỉ có thể giữ mức giá đã báo trong vòng hai tuần. Sau thời
gian này, giá có thể thay đổi theo những biến động của tỷ giá.
......................................................................
......................................................................
7. Vì giá các loại hóa chất đang có xu hướng tăng lên nên chúng tôi khuyên
quý ngài đặt hàng càng sớm càng tốt.
......................................................................
......................................................................
8. Giá máy ảnh đã được điều chỉnh lên 789 đô/ chiếc thay cho các báo giá
trước đó của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
9. Tất cả các báo giá đều tùy thuộc vào sự xác nhận cuối cùng của chúng tôi.
Trừ khi hai bên có thỏa thuận nào khác, tất cả các mức giá đều không có
chiết khấu nào.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
10. Do xu hướng tăng giá hạt điều trên thị trường, nên chúng tôi phải điều
chỉnh giá theo mức giá phổ biến trên thị trường thế giới.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. Xét đến quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng ta sẵn
sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu 15%, cao hơn mức chiết khấu mà
chúng tôi cho các khách hàng khác hưởng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. Giá đã báo là giá xuất xưởng nhưng nếu khách hàng yêu cầu chúng tôi
có thể sắp xếp việc chuyên chở và bảo hiểm. Trừ khi có quy định khác,
thanh toán bằng hối phiếu trả trong vòng 30 ngày trao chứng từ khi chấp
nhận thanh toán.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Chúng tôi sẽ xem xét việc tăng mức chiết khấu để mở cửa thị trường vì
đây là sản phẩm mới của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
15. Chúng tôi gửi kèm thư này báo giá mới nhất của chúng tôi cho loại áo
khoác len hiện đang có nhu cầu thường xuyên tại thị trường quý ngài.
......................................................................
......................................................................
16. Chúng tôi sẵn sàng cho quý ngài hưởng chiết khấu đặc biệt 5% cho bất
kỳ đơn hàng nào nhận được vào trước cuối tháng này.
......................................................................
17. Chúng tôi hiểu rằng ở thị trường quý ngài đang có nhu cầu lớn đối với
vớ thể thao và nhân dịp này gửi kèm báo giá số 1912 BH để quý ngài xem
xét.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
18. Chúng tôi muốn mở rộng việc bán giầy thể thao sang thị trường quý ngài
và mạo muội gửi kèm theo thư này báo giá No. 44TD với hy vọng quý ngài
sẽ giới thiệu nó với các khách hàng có triển vọng ở nước của các ngài.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Chúng tôi có thể chào bán cho quý ngài 600 tấn gạo với giá là 50USD/tấn,
CIF cảng London. Vì quý ngài là khách hàng quý của chúng tôi nên chúng tôi
sẵn sàng cho quý ngài hưởng thêm chiết khấu số lượng 15%.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
20. Quý ngài có thể thấy trong bảng giá đính kèm là mức giá thấp này chỉ có
hiệu lực đến ngày 1/12/20--. Xét đến nhu cầu cao đối với mặt hàng này,
chúng tôi khuyên quý ngài hãy đặt hàng ngay với chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 1
Công ty anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của ông S. Stuart, giám đốc thu
mua của công ty Central Glasgow đề ngày 28/1/20— hỏi mua một số loại
áo khoác. Hãy viết một thư báo giá gửi cho ông S.Stuart theo những ý
chính như sau:
1. Công ty rất vui mừng và cảm ơn thư hỏi hàng nói trên.
2. Đối với loại áo khoác mà ông S.Stuart hỏi, công ty chào giá như sau:
Tên hàng Tên hàng Tên hàng Tên hàng
Áo khoác nữ Màu vàng, cỡ lớn TL021 USD15
Áo khoác nam Màu xanh , cỡ lớn TL25 USD17
Áo khoác nam Màu xám, cỡ nhỏ TL027 USD16
3. Lưu ý giá này là giá FOB cảng Sài Gòn, không kể đóng gói. Tuy
nhiên, nếu Central Glasgow muốn tính theo giá CIF London thì công ty
có thể thu xếp việc thuê tàu và bảo hiểm. Số hàng này công ty có thể cung
cấp ngay tại kho. Giao hàng có thể thực hiện trong vòng 3 tuần kể từ khi
nhận được đơn hàng chính thức.
4. Công ty yêu cầu thanh toán bằng thư tín dụng không hủy ngang, mở
tại ngân hàng thương mại Anh, tới tài khoản của công ty ở Vietcombank,
cho người bán hưởng 100% trị giá hóa đơn.
5. Riêng đối với loại áo khóac nữ cỡ vừa và nhỏ, lưu ý với khách là hiện
hàng đã hết và phải đến cuối tháng 4 mới có thể giao được. Tuy nhiên
công ty sẽ gửi kèm với thư này bảng giá và catalo mới nhất của một số
loại áo khoác thiếu nhi với mẫu mã đa dạng để Central Glasgow tham
khảo.
6. Vì Central Glasgow là khách hàng mới, nên công ty sẵn sàng cho
khách hàng hưởng chiết khấu thương mại cùng với chiết khẩu số lượng là
5% so với giá thuần cho mọi đơn hàng có trị giá trên 10.000 đô la Mỹ.
Bắt đầu thư bằng Dear Mr…
......................................................................
......................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
Letter 2
Công ty Anh/ chị nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D Eward and Co.
Ltd. đề ngày 16/6/20— hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS44TD (table tennis
bat) và vợt cầu lông (badminton bat) kiểu VB50MT.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá cho loại vợt cầu lông với những gợi ý sau:
- Giá vợt cầu lông 2 đô la/chiếc/ FOB Hải Phòng.
- Chiết khấu thương mại 5% cộng thêm chiết khấu số lượng 3% cho
các đơn hàng không dưới 100 chiếc.
- Thanh toán bằng L/C trả ngay.
- Giao hàng trong vòng 2 tuần kể từ ngày nhận được đơn hàng
chính thức của khách hàng.
Anh/ Chị cũng báo cho đối tác biết là hiện tại công ty chưa có vợt bóng
bàn VS44TD nhưng thay vào đó có thể bán VS45MH có chất lượng như
vợt VS44TD với các điều kiện tương tự như vợt cầu lông và giá là 8 đô
la/chiếc.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 3
Công ty Da - Giầy Việt Nam nhận được thư hỏi hàng số 2431 ngày 1/6/20
— của công ty TNHH Alford & Son hỏi mua giầy da nam giới mã
306/TLd và giầy phụ nữ mã 295/MTd.
Anh/ Chị hãy viết thư báo giá bán giầy da nam giới mã 306/TLd theo
catalo gửi kèm cho khách hàng với giá CIF Briston có cả bao bì xuất khẩu
là 20 đô la/đôi, giao hàng vào tháng 9, 20—và thanh toán bằng tín dụng
thư không hủy ngang trả tiền ngay, mở qua ngân hàng TM ABC, Briston
15 ngày trước ngày giao hàng.
Riêng đối với giầy phụ nữ mã 295/MTd công ty hiện tại không sản xuất
nữa, anh/ chị hãy chào giá cho loại giầy phụ nữ mã 305/TLd thời trang
hơn mà giá lại không đắt hơn (25 đô la/ đôi) và gửi kèm cho khách bảng
giá hiện hành cho loại giầy này.
Giá sẽ không đổi nếu khách hàng đặt mua chính thức trong vòng 15 ngày
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
---***---
KINDS OF OFFERS
1. Firm offer is made to only one customer, when the seller promises to sell
the goods at a stated price, usually within a period of time. The promise may
express when it takes the form of a quotation that contains the word “For
acceptance within seven days” or similar qualifying word. Like a quotation
without qualifying wards, a firm offer is not leally binding, even when made
expressly; but unlike a quotation, a firm offer is capable acceptance and
once it is accepted it cannot be withdrawn. Although a firm offer is not
binding until accepted, no reputable seller would risk his reputation by
withdrawing his offer before the stated time.
2. Free offer does not bind the seller, and therefore, may be made to several
buyers. If the buyer accept such an offer, the goods are considered to have
been sold to him only when the seller, after receipt of the buyer’ acceptance,
confirm having sold him the goods at the prices on the term and conditions
indicated in the offer.
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. An offer for aluminum fittings
Dear Mr. Chan
We thank you for your letter of 25 June, and are glad to inform you that
all the items (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in your enquiry are in stock.
We are enclosing a pro-forma invoice for the aluminums fittings you are
interested in. If you wish to place a (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . order, will you
please arrange for (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of the invoice by draft through
your bank, and advise us at the same time.
We can guarantee delivery in Melbourne within 3 weeks upon receipt of
your instructions. If you require the items (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , we will
arrange for them to be sent by air, but this will, of course, entail higher (5)
We think our (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . will be what you wish for the fashion
trade and look forward to the opportunity of (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
business with you.
Yours faithfully
II. Translation
English - Vietnamese
1. We thank you for your enquiry of 25 March and can offer you the
following items. This offer will remain open until the receipt of your wire
by return mail.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. From all list prices we allow a trade discount of 3.5% and a further
special discount of 0.5%, making 4% in all, on orders received on or before
31st May.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
5. At your request, we now keep this firm offer open for further ten days
from 10 March.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
8. The offer will remain firm until 31 March, beyond which date the terms
......................................................................
9. We are free from the obligation for this offer, which has been invalid
since 25 January.
......................................................................
......................................................................
10. As this offer has been waived, it is not binding upon us now.
......................................................................
......................................................................
11. Strong packing will ensure the goods against any possible damage in
transit.
......................................................................
......................................................................
12. The cartons are comparatively light and therefore easy to handle.
......................................................................
......................................................................
13. As long as the documents are in full conformity with the contract, you
are kindly requested to pay for the shipment immediately after your receipt
of all the necessary shipping documents.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Please note that our terms of payment are by irrevocable L/C, payable
by sight draft accompanied by shipping documents at the Bank for Foreign
Trade of Vietnam at the port of shipment.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
16. We would like to take the liberty of sending you our illustrated
catalogue and samples of different qualities that we think may satisfy your
customers’ tastes.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
17. We are most anxious to serve you and hope to hear from you soon.
......................................................................
......................................................................
18. We feel sure you will find a ready sale for this excellent material and
your customers will be satisfied with it.
......................................................................
......................................................................
19. Our products are made in a wide range of attractive styles and colours
and are as rich-looking as much more expensive coats.
......................................................................
......................................................................
20. We are offering the products of highest quality on most generous terms
and look forward to an opportunity to be of service to you.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
2. Chúng tôi tin rằng chào hàng của chúng tôi sẽ được quý ngài chấp nhận
và mong sớm nhận được đơn đặt hàng mua thử của quý ngài.
......................................................................
......................................................................
3. Chúng tôi hi vọng rằng quý ngài sẽ thấy các điều khoản trong chào hàng
này rất thỏa đáng, và chúng tôi có thể đảm bảo với quý ngài rằng đơn hàng
của quý ngài sẽ luôn nhận được sự quan tâm của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Do nhu cầu đối với mặt hàng này trên thị trường thế giới vượt quá mạnh so
với cung nên chúng tôi không thể chào bán cho quý ngài lúc này được.
......................................................................
......................................................................
5. Tài liệu kỹ thuật yêu cầu lập thành ba bộ. Một bộ sẽ được gửi trước đến
quý ngài để dịch. Hai bộ còn lại sẽ được gửi cùng với hàng hóa.
......................................................................
......................................................................
6. Các sản phẩm của chúng tôi sẽ giúp cho quý ngài chào bán cho khách
hàng của mình một sản phẩm không thể chê vào đâu được ở những phẩm
chất chính như độ bền và độ tin cậy.
......................................................................
......................................................................
7. Hàng sẽ được đóng trong các hộp bìa cứng với thiết kế hoa phù hợp với
việc trưng bày trong các siêu thị.
......................................................................
......................................................................
8. Cách đóng gói bao bì mới cho bộ tách trà của chúng tôi là theo phong cách
truyền thống Việt Nam và chúng tôi tin chắc nó sẽ thu hút khách hàng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
9. Bao bì của chúng tôi không chỉ có khả năng đi biển mà còn bảo vệ hàng
hóa khỏi những tổn thất có thể xảy ra.
......................................................................
......................................................................
10. Chúng tôi sẽ đóng gói hàng 10 tá trong 1 thùng cát tông, khối lượng cả
bì khoảng 30 kg mỗi thùng.
......................................................................
......................................................................
11. Chúng tôi đã ghi nhận kỹ các yêu cầu của quý ngài đối với đồ chơi laze
nhưng rất tiếc chúng tôi không thể cung cấp vào lúc này. Chúng tôi nhất
định sẽ chào hàng cho quý ngài ngay khi có hàng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. Việc đóng gói sẽ được thực hiện theo chỉ dẫn cụ thể của quý ngài. Quý
ngài có thể yên tâm rằng chúng tôi sẽ xử lý khâu đóng gói rất kỹ lưỡng để
tránh thiệt hại có thể xảy ra khi vận chuyển.
......................................................................
......................................................................
13. Hàng sẽ được đóng trong bao đay hai lớp, trọng lượng tịnh mỗi bao là
50 kg, khâu miệng bằng dây đay, thích hợp với việc bốc vác và vận tải bằng
đường biển.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Người mua sẽ mở một L/C không hủy ngang trả chậm 30 ngày tại một
ngân hàng có uy tín quốc tế cho người Bán hưởng để thanh toán cho 40.000
MT, vào tài khoản của ngân hàng Ngoại thương Việt Nam. L/C phải được
mở trong vòng 7 ngày sau khi ký kết hợp đồng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
15. Hàng sẽ được đóng trong các thùng phuy thép mới, có độ dày của thép
khoảng 1 mm.
......................................................................
......................................................................
16. Hàng được đóng trong thùng gỗ thưa có gia cố bằng đai sắt.
......................................................................
......................................................................
17. Trên bề mặt của mỗi kiện hàng được giao phải ghi rõ số kiện, kích thước
mỗi kiện, trong lượng tịnh, trọng lượng cả bì, vị trí nâng hàng, số hiệu L/C
và dòng chữ “để nơi khô ráo.”
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Hàng được đóng trong bao đay mới, khâu miệng bằng dây đay 8 mũi
chữ X.
......................................................................
......................................................................
20. Trên mặt ngoài mỗi kiện cần ghi rõ tên người gửi hàng, người nhận
hàng, cảng đến, xuất xứ hàng hóa và đánh số 1-10.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 3
Công ty anh/ chị vừa nhận được thư hỏi hàng của một đối tác nước ngoài hỏi
mua thiết bị đóng gói đa năng (multi-purpose packaging machine). Hãy viết
thư chào hàng cố định cho tới ngày 1/12/20-- cho mặt hàng trên với các điều
khoản và điều kiện chính. Lưu ý người mua những điểm như sau:
- Số lượng: 5 chiếc, giá $2200/ chiếc
- Công ty chào giá CIF cảng London, nhưng có thể tính theo giá FOB
cảng Sài Gòn nếu khách hàng muốn tự thuê tàu và mua bảo hiểm.
- Chất lượng: Theo bảng quy cách phẩm chất của người Bán số 123 gửi
kèm với chào hàng này
- Thanh toán sẽ được thực hiện bằng T/T cho 30% tổng giá trị của đơn
hàng khi hàng về tới cảng London. Phần còn lại thanh toán bằng L/C
không hủy ngang trả chậm 3 tháng, ghi rõ không được phép giao hàng
từng phần và chuyển tải, theo chứng từ sau làm thành 3 bản:
- Đóng gói và ký mã hiệu: Hàng hóa được đóng trong các thùng các
tông chắc. Trên hai mặt đối diện mỗi thùng ghi tên người gửi, tên người
nhận, cảng giao hàng, cảng đến, kích thước và hàng chữ “để hướng lên
trên”. Khách hàng có thể yên tâm rằng đối với những thiết bị cồng kềnh
lại có nhiều phụ tùng rời đi kèm như thiết bị này, công ty sẽ xử lý khâu
đóng gói rất cận thận để tránh thiệt hại có thể xảy ra.
- Thời hạn bảo hành cho máy là 24 tháng tính từ ngày giao hoặc 20
tháng kể ngày sử dụng. Khi đối tác nhận được hàng, công ty sẽ cử người
đến giúp đối tác lắp đặt và chạy thử máy, và công ty sẽ chịu toàn bộ chi
phí ăn ở, đi lại cho nhân viên này.
- Các tài liệu kỹ thuật sẽ được làm thành 2 bộ và được gửi trước bằng
đường máy bay.
- Công ty hy vọng đối tác sẽ chấp nhận chào hàng này, công ty tin rằng
đối tác sẽ hài lòng về sản phẩm.
Bắt đầu thư bằng Dear Sir.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 4
Anh/ chị viết thư gửi cho ông John Smith, trưởng phòng mua hàng
(purchasing manager) của công ty Home Designs Ltd,có địa chỉ tại 235
King Road, SW2 London, England, kèm với chào hàng số CH/08, catalo,
bảng giá hiện hành bộ bàn ghế mây (rattan table set) theo nội dung gợi ý
sau:
- Cảm ơn đã nhận được thư hỏi hàng và hân hạnh gửi kèm chào
hàng số CH/08, catalo, bảng giá hiện hành.
- Nêu rõ quy cách theo mẫu số CT/204 được minh họa trong catalo:
Mỗi bộ có 1 bàn và 4 ghế.
- Giá chào là giá cố định: 120 pound/bộ, CIF Liverpool bao gồm cả
phí đóng gói trong thùng phù hợp với tập quán xuất khẩu, chào
hàng có giá trị trong vòng 3 tháng. Sẵn sàng chiết khấu 5% đối với
đơn hàng có số lượng 200 bộ hoặc hơn.
- Giao hàng trong vòng 2 tháng kể từ khi nhận được đơn hàng chính
thức với số lượng dưới 100 bộ; trên 100 bộ thời gian giao hàng sẽ
dài hơn.
- Thanh toán bằng đồng bảng Anh, bằng tín dụng thư không thể hủy
ngang trên cơ sở hối phiếu trả tiền ngay, được mở tại một ngân
hàng hàng đầu ở Anh 30 ngày trước khi giao hàng vào tài khoản
của người bán tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh
Hà Nội, để người bán hưởng 100% giá trị lô hàng sẽ giao.
- Sản phẩm làm từ nguyên liệu được lựa chọn kỹ, chất lượng tốt,
mẫu mã đẹp, trình độ gia công tinh xảo cộng với giá cả hợp lý
chắc chắn sẽ được ưa chuộng tại thị trường Anh.
- Ngày viết thư là ngày hôm nay; người ký thư là ông Hoàng Nam
Hải – giám đốc bán hàng.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết phù hợp với thư chào hàng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 5
Công ty thủ công mỹ nghệ Việt Nam(Vietnam Handicraft Company); Địa
chỉ: 1/194 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội; Điện thoại và fax: 84-4-
66820188
Nhận được thư hỏi hàng số No. 01/VH-GC/09 đề ngày 20/4 năm 2012
củacông ty TNHH Grace, địa chỉ 175 Broadway, Chippendale, Sydney,
Úc. Hỏi mua bình hoa bằng tre (Bamboo vase) kiểu VH1886.
Anh/Chị hãy viết một thư gửi kèm chào hàng cho công ty TNHH Grace,
chào bán cố định đến ngày 15/7/201... 6400 bình hoa bằng tre theo các
điều kiện thông thường, ngoài ra cần làm rõ những điểm sau:
- Hàng sẽ được giao làm hai chuyến:
+ chuyến 1: giao 3200 chiếc vào ngày 15 tháng 7
+ chuyến 2: giao 3200 chiếc sẽ được giao 2 tuần sau chuyến thứ
nhất tức mồng 28 tháng 7.
- Giá FOB cảng Hải Phòng kể cả bao bì là 12 đô la Mỹ/ một chiếc
- Thanh toán bằng đô la Mỹ, tín dụng thư không thể hủy ngang mở qua
Ngân hàng thương mại Bắc Âu, 15 ngày trước ngày giao hàng có giá trị
45 ngày vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh
tp Hà Nội để công ty Thủ công mỹ nghệ Việt Nam được hưởng 100% giá
trị hàng hóa sẽ giao.
- Trước khi kết thúc thư, anh/chị hãy nhấn mạnh rằng hàng hóa của công
ty Thủ công mỹ nghệ Việt Nam bán rất chạy, rằng công ty sẵn sàng chiết
khấu 3% cho các đơn hàng đặt hàng trị giá 100.000 đô la Mỹ trở lên và
bày tỏ hy vọng sớm nhận được đơn đặt hàng khác lớn hơn của khách
hàng.
Anh/chị có thể thêm chi tiết để hoàn thiện bức thư.
Ngày viết thư là ngày hôm nay.
Người ký thư: Vũ Đức Hoàn- Giám đốc
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
COUNTER-OFFER
When a supplier receives an order which cannot be met for some reason,
any of the following options are available:
1 Send a substitute. Careful judgment will be required, however, since there
is the risk that the customer may be annoyed to receive something
different from what was ordered. It is only advisable to send a substitute
if a customer is well known or if there is a clear need for urgency. Such
substitutes should be sent ‘on approval', with the supplier accepting
responsibility for carriage charges both ways.
2 Make a counter-offer.
3 Decline the order.
PARTS OF A DECLINE TO AN ORDER
1. Acknowledge receipt of order with thanks and regrets
2. State the reasons
3. Propose an alternative product (if any)
4. Hope for an opportunity to be of the service to them another time.
b. Order form
ORDER NO. DR4316
Cat. Price CIF
Quantity Item description
No. London
50 V Neck: 30 Red/20 Blue R432 £13.80 each
30 Roll Neck: 15 Black/15 Blue N154 £9.40 each
30 Crew Neck: 15 Green/15 Beige N154 £16.00 each
40 Crew Neck: pattern R541 £12.60 each
5. A decline to an order
Sample 5.
Dear Sirs
We have considered carefully your counter proposal of 15 August to our
offer of woolens but very much regret that we cannot accept it.
The prices we quoted in our letter of 1 August leave us with only smallest
margin; they are in fact lower than those of our competitors for goods of
similar quality.
The wool used in the manufacture of our Eagle range undergoes a special
patented process that prevents shrinkage and increase durability. The
fact that we are the largest supplier of woolens to many countries in
Europe is in itself evidence of the good value of our products.
We hope that you will give further thought to the matter and look forward
to hearing from you soon.
Yours faithully
Vocabulary
1. counter proposal hoàn giá
2. margin mức lãi
3. undergo trải qua
4. special patented process quy trình xử lý đặc biệt được cấp phép
5. shrinkage co lại
Please note that all these items are (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . required by our
customers. We, therefore, hope you will (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . to have them
(6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . as soon as possible.
This is our trial order only, (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . we find them satisfactory
in quality and a (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . sale in our market, we shall be
placing further (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . orders.
In the meantime, we are looking forward to your (10) ..................
confirmation.
Yours faithfully
3. Advice of despatch
Dear Mr. Delmas
Thank you for your order No.R497 which we are (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
present making (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . The instruments will be (3) . . . . . . . . . . .
. . . . . . . individually in 8 crates numbered and marked (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
our logo. They will be (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . airfreight CIF Marseille to (6) .
. . . . . . . . . . . . . . . . . you not (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . than 18 May.
Our invoice showing the 12% trade and 3% quantity discount, the
insurance (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . and the (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . bill will be
sent to the Bank of Marseille as (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Yours sincerely
4. Advice of despatch
Dear Mr. …
Further to our telephone conservation on Friday, I am writing to you (1)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . your order No.123, which was (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . with
us on 10 January.
Once again, I must (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . for the (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . in
processing this order. This was due to a staffing (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
However, since I spoke to you, we have taken (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 new
employees at our depot, and I am pleased to tell you that your order is
now (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . for dispatch. It will reach you within five
working days.
Special (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . has been taken to ensure that the (9) . . . . . . . . . .
. . . has been packed (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . to your requirements. Each item
will be individually wrapped to avoid damage.
162 Chapter 6 - Orders
Yours sincerely
Yours sincerely
II. Translation
English - Vietnamese
1. We acknowledge with thanks the receipt of your offer dated … and are
pleased to enclose our order No. 3678 for 4 items under your catalogue.
......................................................................
......................................................................
3. We are much obliged for your quotation of… and would be glad if you
could accept our order for the following goods.
......................................................................
......................................................................
4. We are pleased to give you an order for the following items on the
understanding that they will be supplied from current stock at the price
named.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
8. We trust that the delay will not cause you any serious inconvenience and
hope that you will continue to do business with us.
......................................................................
......................................................................
9. We hope that the goods will reach you safely and in good time and that
you will be pleased with them.
......................................................................
10. We feel sure that you will find these goods satisfactory in every way and
that they will perfectly suit your needs.
......................................................................
......................................................................
11. Please confirm your acceptance of this order and such acceptance should
arrive not later than…
......................................................................
......................................................................
12. We hereby confirm our acceptance of your order and are enclosing our
sales confirmation in two originals, one of which please sign and return to
us for our file.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. We expect to find a good market for these table linens and hope to place
further and large orders with you in the near future.
......................................................................
15. There is a steady demand for this item in this market. We hope you will
be able to supply more next time.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
18. Owing to the lack of raw materials, the factory has to stop entertaining
new orders.
......................................................................
......................................................................
19. We thank you for your order of… but regret very much that we are
unable to execute your order immediately owing to heavy demand.
......................................................................
......................................................................
20. We hope that our handling of your first order will lead to further
business between us and mark the beginning of a happy working
relationship.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
2. Chúng tôi muốn nhấn mạnh rằng việc giao hàng đúng hạng là cực kỳ
quan trọng vì đơn hàng này chiếm một phần lớn trong công trình xây dựng
của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
3. Mặc dù mức chiết khấu thương mại khá thấp 15% khiến chúng tôi thất
vọng nhưng chúng tôi sẽ đặt hàng và hy vọng rằng mức chiết khấu này sẽ
được xem xét lại vào một thời điểm nào đấy trong tương lai không xa.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Thanh toán được thực hiện bằng L/C không hủy ngang do người mua mở
cho người bán hưởng trong vòng 15 ngày sau khi người mua nhận được
thông báo sẵn sàng giao hàng và thông báo về việc đã lấy được giấp phép
xuất khẩu.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
5. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Người bán phải chịu trách
nhiệm đối với bất kỳ khuyết tật nào của hàng hóa được giao. Nếu phát hiện
có khuyết tật trong thời gian bảo hành, người bán phải thay thế, sửa chữa,
......................................................................
......................................................................
......................................................................
6. Tất cả tài liệu cần thiết kèm theo chiếc máy này phải được quý ngài ký
xác nhận và gửi đến chỗ chúng tôi ngay sau khi quý ngài chấp nhận đơn đặt
hàng này.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
7. Hàng hóa yêu cầu phải được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm hàng hải
mọi rủi ro và bảo hiểm phải được mua tại công ty bảo hiểm có uy tín.
......................................................................
......................................................................
8. Người bán phải mua bảo hiểm cho hàng hóa tại một công ty bảo hiểm có
uy tín do người mua chỉ định.
......................................................................
......................................................................
9. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng hầu hết các thùng hàng trong chuyến trước bị
bể khi tới nơi dẫn đến chất lượng kém. Do vậy, đối với chuyến này, chúng
tôi đề nghị quý ngài gia cố bằng đai sắt.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
10. Chúng tôi hy vọng rằng quý ngài sẽ suy nghĩ thêm về vấn đề này, nhưng
nếu quý ngài vẫn cảm thấy không thể chấp nhận chào hàng của chúng tôi thì
hi vọng điều đó cũng sẽ không ngăn cản quý ngài đến mua hàng của chúng
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
11. Để tiết kiệm cước phí, chúng tôi yêu cầu hàng được đóng trong thùng
thưa có gia cố. Toàn bộ số hàng được bọc trong giấy không thấm nước. Một
thùng kín bằng kim loại như quý ngài đề nghị sẽ không tiết kiệm.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng tôi trước những tài liệu kỹ thuật như
bản vẽ, sách hướng dẫn sử dụng, catalo… để chúng tôi nghiên cứu và cho
dịch sang Tiếng Việt.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. Để hạn chế tổn thất trong quá trình vận chuyển đến mức thấp nhất,
chúng tôi yêu cầu hàng hóa phải được đóng trong các hòm gỗ có nẹp sắt cẩn
thận.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Đơn đặt hàng của quý ngài đã được chúng tôi quan tâm đến ngay, nhưng
do nguyên vật liệu được giao trễ, chúng tôi e rằng không thể thực hiện được
đơn hàng của quý ngài trước ngày…
......................................................................
......................................................................
15. Vì chúng tôi đang cần gấp hàng này nên chúng tôi yêu cầu quý ngài thu
xếp mọi thứ để đảm bảo giao hàng đúng hạn.
......................................................................
......................................................................
16. Chúng tôi phải nhấn mạnh việc giao hàng trong thời gian đã nêu và bảo
lưu quyền từ chối nhận hàng nếu chúng được giao chậm.
......................................................................
......................................................................
17. Chúng tôi cảm ơn đơn đặt hàng của quý ngài song rất tiếc là do nhu cầu
trong nước cao đối với những mặt hàng quý ngài đặt mua nên chúng tôi hiện
đã hết hàng rồi.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
18. Chúng tôi tin rằng những mặt hàng mới của chúng tôi sẽ khiến cho quý
ngài thỏa mãn về mọi mặt vì chúng tôi hết sức chú ý đến đơn hàng của quý
ngài nói chung và tới việc giao hàng nói riêng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Công bằng mà nói thì những thay đổi gần đây đối với hạn ngạch nhập
khẩu đã gây khó khăn cho chúng tôi trong việc thực hiện hợp đồng và do
vậy không thể tránh được tình trạng chậm giao hàng.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
20. Chúng tôi tiếc rằng chúng tôi phải từ chối đơn hàng của quý ngài vì
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 5
Viết thư đặt hàng theo nội dung sau:
Chúng tôi xin cám ơn quí ngài về thư chào hàng số 303 đề ngày--- và xin
đặt hàng với những điều kiện và điều khỏan sau:
1. Tên hàng: chiếu cói
2. Chất lượng: theo như mẫu và qui cách phẩm chất đính kèm.
3. Số lượng: 5000 chiếc.
4. Giá: 0,45USD/ chiếc CIF Harmburg Port bao gồm cả bao bì.
5. Đóng gói: buộc bằng dây cói chắc chắn, có đai nẹp bằng sắt, mỗi
bó 20 chiếc và có kẻ kí mã hiệu -----
6. Giao hàng: 3000 chiếc, giao tháng----- và tháng----
7. Thanh tóan: bằng L/C không hủy ngang trả vào TK NH Ngoại
thương VN, do NH Thương Mại Luân Đôn xác nhận, mở 15 ngày
trước khi giao lô hàng đầu tiên.
Hàng phải được bảo hiểm theo điều khỏan mọi rủi ro từ kho ở VN đến
kho ở Harmburg.
Xin vui lòng xác nhận việc quí ngài có chấp nhận đơn hàng này không và
chấp nhận như vậy đến chỗ chúng tôi trong vòng 14 ngày tính từ ngày ghi
trên đơn đặt hàng này.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
---***---
Chapter 6 - Orders 181
CHAPTER 7: PAYMENT
In this chapter, you can learn:
A. SAMPLES
I. INTERNATIONAL BANKERS’ DRAFTS
a. Exporter’s request
b. Importer’s reply
c. Exporter sends draft
II. BANKER’S TRANSFERS
III. BILLS OF EXCHANGE
IV. BANKERS’ COMMERCIAL CREDITS
1. Payments by L/C
a. Foreign Buyer’s Order
b. Exporter’s acknowledgement
2. Documentary credit – stages in transaction
a. Buyer approaches Bank
b. Bank offers to provide credit
c. Buyer instructs Bank
d. Bank agrees to open credit
e. Buyer notifies Exporter
f. Bank issues L/C
g. Exporter presents documents
h. Bank debits Buyer
V. SETTLEMENT OF ACCOUNTS
1. Advice of payment
2. Acknowledgement of payment
3. Delayed payment
a. Request for more time
b. Replying to request for more time
4. Request for payment
a. First request
B. EXERCISES
I. Gap filling
II. Translation
English - Vietnamese
Vietnamese - English
III. Letter writing
Letter 1
Letter 2
Letter 3
a. Exporter’s request
Sample 1.
6th December, 20...
Dear Sirs,
We enclose your statement for November, 20... and assume that you will
send the outstanding balance of £95.62 by banker's draft.
If, however, you prefer to pay by bill of exchange and will let us know, we
will draw on you for the amount at 30 d/s and send you our draft tor
acceptance.
Yours faithfully,
b. Bill of Exchange
Here is the bill mentioned in the previous letter. The bill has already been
accepted by the drawee, who has named a bank in London which she wants
to use to clear the bill.
f. Non-Payment of a Bill
If a customer cannot pay a bill, he must inform his supplier immediately;
When a bill is not paid and no notice has been given, the supplier usually
writes to the customer before protesting the draft, as here. Note the
expression "Refer to Drawer" which means the bank is returning the bill to
the drawer. (This expression is also used when a dishonoured cheque is
returned). Also notice that a formal protest is to be made, which means that
the drawer will contact a lawyer to handle the debt, if payment is not made
within the specified time.
Sample 9.
Dear Mrs Haas,
B/E No. 1671
The above bill for £860.000 was returned to us from our bank this
morning marked "Refer to Drawer".
The bill was due on the 5th April and appears to have been dishonoured.
We are prepared to allow you a further three days before presenting it to
the bank again, in which time we hope that the draft will have been met.
If the account is still not settled, we will have to make a formal protest,
which we hope will not be necessary.
Yours sincerely,
(signed)
1. Payments by L/C
a. Foreign Buyer’s Order
Sample 11.
Dear Sirs
V. SETTLEMENT OF ACCOUNTS
1. Advice of payment
Sample 21.
Dear Mr. …
Thank you for being so prompt in sending the documents for our last
order No. 14463. We have accepted the sight draft, and the bank should
be sending you an advice shortly.
We have been dealing with you on a cash against documents basis for
over a year and would like to change to payment by 40-day bill of
exchange, documents against acceptance.
When we first contacted you last February, you told us that you would be
prepared to reconsider terms of payment once we had established a
trading association. We think that sufficient time has elapsed for us to be
allowed the terms we have asked for. If you need references, we will be
glad to supply them.
As we will be sending another order within the month, could you please
confirm that you agree to these new terms of payment?
Yours sincerely
(signed)
Vocabulary
1. sight draft hối phiếu trả ngay
2. advice thông báo
3. shortly sớm
4. cash against documents thanh toán đổi lấy chứng từ
5. documents against chấp nhận thanh toán đổi lấy chứng
acceptance từ
6. trading association mối quan hệ thương mại
7. sufficient đủ
8. elapse trôi qua
9. references địa chỉ tham khảo
3. Delayed payment
a. Request for more time
Sample 23.
Dear Mr. …
I am sorry that we were not able to clear your November statement for
$3,880 and December invoice, No.7713 for $289. We had intended to pay
the statement as usual, but a large cash shipment to one of our customers
in Australia was part of the cargo destroyed in the fire on the SS Tippa
when she docked-in Bombay in late November.
Our insurance company have promised us compensation within the next
few weeks, and once we have received this, the account will be paid in
full.
We know you will appreciate the situation and hope you can bear with us
until the matter is settled.
Yours sincerely
Vocabulary
1. clear thanh toán
2. account statement bảng quyết toán, sao kê
3. large cash shipment lô hàng có giá trị lớn (về tiền mặt)
4. cargo hàng hóa (chở trên tàu thủy hoặc máy bay)
5. to dock cập bến
6. compensation tiền bồi thường
7. bear with chịu đựng
8. settle giải quyết
c. Second request
Sample 27.
Dear Mr. ...
We wrote to you on 10 August and enclosed copy invoices which made up
your June statement, the balance of which still remains outstanding.
Having dealt with you for some time, we were disappointed in neither
receiving your remittance nor any explanation as to why the balance has
not been cleared. Please would you either send us a reply or cheque to
clear the account within the next seven days? Thank you.
Yours sincerely
2.
Dear Mr. Franksen
Bill No. BE 7711
I was sorry to learn about the embargo your country has (1)
. . . . . . . . . . . . . . . . . on exports to Zurimba and of the problems this has
created. However, the above bill has already (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . credit
for 40 days, and although I appreciate your offer for an (3)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6% interest on the £4,360 (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , it is
financially (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to allow a further 60 days credit as I
myself have (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
I think the following (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . might help us both.
You need not add interest on the present amount, but I have enclosed a
new draft (BE7731) for £2,180 which is (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the
outstanding balance, and will allow you 40 days to pay it. But I expect
you to pay the (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . viz. £2,180 by banker's draft.
3.
Dear Mr. …
Account No. TY G 996 14
I wrote to you on two occasions, 21 October and 14 November, (1)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . the above account which now has an (2) . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . balance of £1541.46 and is made up of the copy invoices (3)
................... .
Yours sincerely
(signed)
Accountant
Encl. invoice copies
4.
Dear Mr Merton
I deeply (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . that at this moment in time I am unable to
(2)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . your Invoice dated 9 May for my order No. 3716 for ten
Lotus dinner services at £35 each, catalogue number L3D5, and twenty
5.
Attention: Mr. S. Stuart, Sales Manager 10th May, 19
Dear Sirs,
(1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . to your statement of 30th April 20…, we have to
inform you that it is not yet possible for us to (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . our
obligations and pay you the (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . sum of £6,000 which
was (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . on 31st March 20…
You may have seen newspaper reports on the fire which (5)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . at our warehouse on 20th March; this caused excessive
losses, (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . which we have not yet been compensated (7) .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . full. May we therefore ask you for a three months’
extension of (8) . . . . . . . . . . . . . . ? We hope to be able to make payment of the
(9) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . sum by the middle of July. We need hardly point out
that these circumstances are exceptional, and (10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . you
Chapter 7 - Payment 207
will understand our present situation.
Yours faithfully,
Ken Tempterton
II. Translation
English - Vietnamese
1. I have instructed my bank, today, to transfer USD 1,000 to your account
in payment of your invoice. Could you confirm the transfer has been made
as soon as the correspondent bank advises you?
......................................................................
......................................................................
......................................................................
2. We have accepted your bill and now have the documents. We shall
collect the consignment as soon as it arrives in Saigon and honour your draft
at maturity.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
3. Our bank informs us that they now have the shipping documents and will
be transfering the proceeds of our L/C to your account.
......................................................................
......................................................................
4. We have instructed our bank to arrange a letter of credit for ... to be paid
against your pro-forma invoice No..., and the proceeds will be credited to
you as soon as Vietcombank receive the documents.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
5. Our bank informed us today that you accepted our bill and the documents
have been transfered to you. Thank you for your custom and hope you will
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
7. We must now insist that you clear this account within the next seven
days, or at least offer an explanation for not paying it.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
9. We had expected this matter to have been settled at least two months ago,
but you have shown no indication of cooperating with us.
......................................................................
......................................................................
10. Thank you for sending your cheque for invoice No. … so promptly. We
feel sure that you will be pleased with the consignment and look forward to
receiving your next order.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
11. A warehouse flood destroyed the majority of the components that were
to be fitted into Zenith 900. We are waiting for our insurance company to
settle our claim so that we can renew our stock and pay our suppliers.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. When we allowed open account terms, we emphasized this was only on
the condition that balances were cleared promptly on due dates as credit
facilities put a strain on out own cash low situation. Because of this we
cannot extend the credit by another two months.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. As you are usually prompt in settling your accounts, we wonder whether
there is any special reason why we have not received payment of this
account, which is already a month overdue.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. To regular customers such as yourself our terms of payment are 3% one
month, and we hope you will not withhold payment any longer; otherwise it
will be necessary for us to revise these terms.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
15. We were disappointed that you did not bother to reply to either of our
210 Chapter 7 - Payment
letters asking you to clear your account, and you have left us no alternative
but to take legal action.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
16. It is with the utmost regret that we have reached the stage when we must
press for immediate payment. Failing payment by 7 August you will leave
us no choice but to put the matter into the hand of our solicitor.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
17. It was in consideration of the present economic climate that we allowed you
a two-month period to settle, and while we would like to offer you more time to
clear the balance, our own financial position makes this impossible. Therefore
we must ask you to settle the account within the next fortnight.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. As we have traded for some time, we have not pressed for payment.
However, we must now insist that either you settle the account or offer a
reasonable explanation for not doing so.
......................................................................
......................................................................
20. The failure either to clear your account or even to offer an explanation is
all disappointing because of our past satisfactory dealings over many years.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Vietnamese - English
1. Chúng tôi muốn thông báo với quý ngài là chúng tôi đã thu xếp chuyển
tiền cho quý ngài qua ngân hàng. Chúng tôi chuyển ...$ để thanh toán cho
hóa đơn số...
......................................................................
......................................................................
......................................................................
2. Ngân hàng đã thông báo với chúng tôi là số tiền ... mà quý ngài chuyển
đã được ghi có vào tài khoản của chúng tôi. Cảm ơn quý ngài đã thanh toán
đúng hạn.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
3. Cuộc đình công của công nhân bến cảng khiến chúng tôi không thể giao
hàng được và vì khách hàng không thể trả tiền cho chúng tôi nên chúng tôi
cũng chưa thể thanh toán nợ cho các nhà cung cấp được.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Chúng tôi sẽ cố gắng thanh toán hóa đơn trong vòng vài tuần tới. Trong khi
chờ đợi, chúng tôi gửi kèm tấm séc trị giá ... để thanh toán một phần số nợ.
......................................................................
5. Tôi rất tiếc khi nghe tin quý ngài đang gặp khó khăn trong việc... và hiểu
rằng hàng không bán được thì sẽ khó có thể thanh toán các khoản nợ còn lại.
......................................................................
......................................................................
6. Qua thư của quý ngài ngày... giải thích lý do hóa đơn số... chưa được
thanh toán, chúng tôi rất hiểu những khó khăn quý ngài đang gặp phải.
......................................................................
......................................................................
7. Chúng tôi viết thư cho quý ngài về khoản nợ quá hạn trong tháng 10 trị giá...,
và gửi kèm bản sao hóa đơn mà lẽ ra phải được thanh toán tháng trước.
......................................................................
......................................................................
8. Chúng tôi đã viết thư cho quý ngài vào ngày 3/3 về bản quyết toán tháng
1 vẫn chưa được thanh toán. Kèm theo đây quý ngài sẽ thấy bản quyết toán.
......................................................................
......................................................................
9. Chúng tôi cho rằng quý ngài đã có đủ thời gian để thanh toán khoản nợ
này và giờ đây nhất định quý ngài phải thanh toán trong vòng 10 ngày tới.
......................................................................
......................................................................
10. Nếu chúng tôi không nhận chi phiếu thanh toán đầy đủ khoản nợ vào
cuối tháng này, chúng tôi buộc phải nhờ luật sư thu hồi nợ.
......................................................................
......................................................................
11. Chúng tôi muốn quý ngài lưu ý rằng chúng tôi đã chào bán cho quý ngài
giá thấp trên cơ sở thanh toán tiền sớm.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. Chúng tôi rất thông cảm với vấn đề quý ngài gặp phải trong việc thanh
toán số nợ còn lại và sẵn sàng gia hạn nợ thêm 6 tuần nữa.
......................................................................
......................................................................
14. Từ khi chúng tôi viết thư cho quý ngài ngày... về khoản nợ còn lại chưa
được thanh toán trị giá ..., chúng tôi vẫn chưa nhận được thư trả lời. Xét
thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, nên trước đây, chúng
tôi đã không hối thúc quý ngài thanh toán.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
15. Cảm ơn quý ngài đã viết thư và giải thích cho chúng tôi biết tại sao số
nợ trong tháng 5 vẫn chưa được thanh toán. Tuy nhiên, chúng tôi không thể
gia hạn nợ thêm nữa vì chúng tôi cho hưởng mức chiết khấu cao đổi lại việc
thanh toán đúng hạn.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
16. Chúng tôi sẽ cho quý ngài thêm 7 ngày nữa để gửi tiền cho chúng tôi,
sau thời gian này vấn đề sẽ được chuyển cho luật sư chúng tôi giải quyết.
......................................................................
......................................................................
17. Chúng tôi cảm thấy đã đủ kiên nhẫn và đã xem xét rất kỹ lưỡng. Tuy
......................................................................
......................................................................
18. Xét thấy quý ngài đã ủng hộ chúng tôi trong thời gian qua, chúng tôi sẵn
sàng cho phép quý ngài thanh toán một nửa của khoản nợ bằng cách gửi
chúng tôi hối phiếu trả ngay và thanh toán phần còn lại bằng cách chấp nhận
hối phiếu đính kèm ký phát thời hạn 30 ngày.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Do quy định của chúng tôi là kinh doanh dựa trên lợi nhuận thấp nên
chúng tôi tiếc là không thể dành cho quý ngài hưởng điều kiện tín dụng dài
hạn được.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
20. Chúng tôi rất ngạc nhiên và thất vọng vì không nhận được thư trả lời của
quý ngài cho 2 lá thư của chúng tôi ngày... nhắc quý ngài về khoản nợ còn
lại trị giá.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 2
Your company has received a letter dated 28 April from UK Cycles Ltd
concerning your outstanding account for $2,700.00 for three months, in
which they asked you to pay within the next ten days. Write a reply to this
letter, using the following prompts:
- Thank them for their letter (please quote dates)
- Explain about the fire at Head Office. Say that it destroyed a lot of
computer data which has disrupted all correspondence with
suppliers and customers, and we need time to get back to our
normal routine.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 3
Công ty anh/ chị đã nhận được thư trả lời từ công ty ABC chuyên cung
cấp máy tính văn phòng cho thư hỏi hàng viết ngày 19 tháng 4, năm 20…
Anh/ chị hãy viết thư đặt hàng cho công ty ABC về chủng loại máy tính
C2000, D16, đính kèm đơn đặt hàng số 8815. Trong thư này, anh/ chị hãy
nhấn mạnh những nội dung sau:
1. Những điều khoản trong thư trả lời của công ty ABC là hoàn toàn thỏa
đáng.
2. Công ty anh/ chị đã chỉ thị cho ngân hàng của anh/ chị, Ngân hàng
Công thương ở TP. HCM, Việt Nam mở thư tín dụng không thể hủy
ngang trị giá 22.000 bảng Anh cho công ty ABC thụ hưởng. Thư tín dụng
này đã tính theo giá CIF và chi phí ngân hàng, có giá trị cho đến 10 ngày
tháng 6 năm 20…
3. Công ty ABC sẽ nhận được xác nhận từ Ngân hàng chúng tôi và công
ty ABC có thể rút tiền từ Ngân hàng sau 60 ngày với số tiền ghi trên hóa
đơn.
4. Khi gửi hối phiếu cho ngân hàng, công ty ABC phải đính kèm những
chứng từ sau:
- Vận đơn (6 bản sao)
- Hóa đơn CIF Hải Phòng (4 bản sao)
- Giấy chứng nhận bảo hiểm trị giá 24,2 bảng Anh
Công ty ABC sẽ gửi fax hay điện tín cho công ty chúng tôi ngay sau khi
công ty ABC gửi hàng.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết khác để lá thư đầy đủ.
Bắt đầu thư bằng “Dear …”
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
---***---
PARTS OF A REPLY
1. Acknowledge receipt of complaint
2. Explain the mistake
3. Solve the problem
4. Reject a complaint
5. Repeat apologies
6. Wait for the acceptance
B. SAMPLES
1. Complaint of wrong delivery
a. Complaint
Sample 1
Dear Richard
Wrong delivery (order No.1695)
b. Reply
Sample 2
Dear Robert
Re: Wrong delivery (order No.1695
Thank you for yesterday’s email concerning the above wrong delivery.
I have looked into it and find that our current winter catalogue lists the
dressing tables you wanted under DT189. I think you must have used last
summer’s catalogue.
I have instructed one of our drivers to deliver the pine-finished dressing
tables tomorrow and pick up the other consignment.
Rather than sending you a credit note, I’ll cancel invoice No. D4451 and
include another, No. D4487, with the delivery.
There’s also a winter catalogue on its way to you, by post, in case you
have mislaid the current one.
Yours sincerely
Richard Cliff
Vocabulary
1. look into xem xét kỹ
2. pick up nhận lại
3. credit note phiếu ghi có
Vocabulary
1. premises Cơ sở vật chất
2. refit sửa chữa lại, tan trang
3. electrical circuit mạch điện
4. flooring sự lót sàn, nguyên vật liệu lót nền
5. spotlight đèn pha
6. flicker nhấp nháy
7. bulb bóng đèn tròn
8. deterioration (sự) hư hỏng, (sự) làm giảm giá trị
9. worn through mòn
10. concrete bê-tông
11. hazard mối nguy hiểm
12. inspect kiểm tra, giám định
13. sue kiện
14. be injured bị thương
15. fixture đồ đạc, thiết bị được lắp ráp cố định
Chapter 8 – Complaints and Claims 229
16. fitting đồ đạc, thiết bị
b. Reply
Sample 6
Dear Mr Bellon
'Superbuys’, 443 Halton Road, London SE4 3TN
The damage you described in your letter of 7 July has now been
inspected.
The faults in the wiring appear to have been caused by dripping water
from the floor above. The electrical contractor, who put the wiring in in
February, tells me that the wall was dry at the time he replaced the old
wires. However, we will arrange for repairs to be made and seal off that
section.
Durafloor is one of the most hard-wearing materials of its kind on the
market and we were surprised to hear that it had worn away within six
months, so we made a close inspection. We noticed that the floor had
been cut into and this seems to have been the result of dragging heavy
metal boxes across it. The one-year guarantee we offer on our
workmanship is against ‘normal wear and tear’, and the treatment the
floor appears to have been subjected to does not come into this category.
I am quite willing to arrange for the surface to be replaced, but we will
have to charge you for the materials and work involved. If I may, I would
like to suggest that you instruct your staff to use trolleys when shifting
heavy containers.
I am sorry about the inconvenience you have experienced and will tell the
fitters to repair the damage as soon as I have your confirmation that they
can begin work.
The floor repairs should not come to more than £890 and the work can be
completed in less than a day. Perhaps you could ring me to arrange for a
convenient time for the work to be carried out?
Yours sincerely
Peter Lane
Director
Vocabulary
230 Chapter 8 – Complaints and Claims
1. wiring mạng điện
2. dripping nhỏ giọt, rỉ giọt
3. contractor người thầu
4. seal off sửa chữa
5. hard-wearing dùng bền
6. drag lôi, kéo
7. workmanship tay nghề, sự sắc sảo
8. wear and tear hao mòntự nhiên
9. charge tính phí
10. trolley xe đẩy hàng
11. shift di chuyển
12. fitter thợ lắp ráp
4. Complaint of non-delivery
a. Complaint
Sample 7
Dear Herr Zeitman
Order No. VC 58391
We are writing to you with reference to the above order and our letter of
22 May in which we asked you when we could expect delivery of the 60
dynamos (Artex model 55) you were to have supplied on 3 June for an
export order. We have tried to contact you by phone, but no one in your
organization seemed to know anything about this matter.
It is essential that we deliver this consignment to our Greek customers on
time as this was an initial order from them and would give us an opening
in the Greek market.
Our deadline is 28 June, and the lorries have been completed except for
the dynamos that need to be fitted.
Unless we receive the components within the next five days, our
customers will cancel the order and place it elsewhere. We would like to
make it clear that we are holding you to your delivery contract, and if any
loss results because of this late delivery we will take legal action.
b. Reply
Sample 8
Dear Mr Blackburn
Thank you for your letter of 20 June concerning your order (No.
VC58391) which should have been supplied to you on 3 June.
First, let me apologize for your order not being delivered on the due date
and for the problems you have experienced in getting in touch with us.
Both are the result of an industrial dispute which has involved our
administrative staff and employees on the shop floor, and has held up all
production over the past few weeks.
The dispute has now been settled and we are back to normal production.
There is a backlog of orders to fill, but we are using associate companies
to help us fulfil all outstanding commitments. Your order has been given
priority, so we should be able to deliver the dynamos before the end of
this week.
May I point out, with respect, that your contract with us has a standard
clause stating that delivery dates would be met unless unforeseen
circumstances arose, and we think you will agree that an industrial
dispute is an exceptional circumstance. However, we understand your
problem and will allow you to cancel your contract if it will help you to
meet your commitments to your Greek customers. But we will not accept
responsibility for any action they may take against you.
Once again let me say how much I regret the inconvenience this delay
has caused, and emphasize that it was due to factors we could not have
Rolf Zeitman
Managing Director
Vocabulary
1 industrial dispute cuộc tranh chấp đình công
.
2 administrative staff nhân viên hành chính
.
3 shop floor khu vực sản xuất hàng hóa (trong một nhà
. máy)
4 hold up trì hoãn
.
5 backlog phần đơn hàng chưa được thực hiện
.
6 outstanding chưa giải quyết xong, tồn đọng
.
7 exceptional ngoại lệ
.
b. Reply
Sample 10
Dear Mrs. ...
We regret to learn from your letter of 7 th August that in our last shipment
forwarded to you on SS Song Huong, 540 tins of condensed milk were
missing.
From the enclosed documents and packing list, you will see that the
number of cases and the tins coincides with that invoiced by us.
We would, therefore, advise you to address your claim to the Insurer, as,
in our opinion, this is a case of pilferage.
We expect you will have no difficulty in obtaining full indemnity from
them, and trust the matter will be settled to your satisfaction.
Yours sincerely
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. Complaint about damage
Dear Mr Harrison
I am writing to (1) . . . . . . . . . . . . . . . . about a shipment of tubular steel
gardenfurniture we received yesterday against (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . No.
G3190/1.
The (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . were damaged on the outside, and looked as if
they had been roughly (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . When we unpacked them, we
found that some of the chair legs were bent and (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ,
and the fabric on the seating (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . , or showing signs of
Yours faithfully
The pens (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . about are part of the batch of 500 supplied
against our order number 8562 dated 28 March. This order was placed
on the (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of a sample pen left by your representative.
We have ourselves (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the performance of this sample
with that of a number of the pens from this batch, and there is little doubt
that many of them are (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - some of them leak and
others blot when writing.
The complaints we have received (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . only to pens from
the batch mentioned above. Pens supplied before these have always been
(8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
We, therefore, wish you to accept return of the unsold (9) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
., amounting to 377 pens, and replace them with pens of the quality our
earlier dealings with you have led us to expect. Please let us know what
(10) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . you wish us to make for their return.
Yours faithfully
5. Reply
Dear Mr. ...
Your letter of 18 July (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . delays in delivery came as a
surprise, as the absence of any (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . complaints led us to
believe that goods supplied to your orders were (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . you
promptly.
It is our usual practice to (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . goods well in advance of
the promised (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . dates, and the filing cabinets to which
you refer (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . here on 5 July. We are very concerned that
our efforts to give punctual delivery should be (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . by
delays in transit. It is very possible that other customers are also (8) . . . . . .
. . . . . . . . . . . ., and we are taking up this whole question with our carriers.
II. Translation
English - Vietnamese
1. It was with our regret that the case No 24 under the above mentioned
order shipped on the M.S White Queen was reported damage.
......................................................................
......................................................................
2. We have passed your complaint to the firm of packers that handled this
consignment and have asked them to strengthen the material.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. We shall be very much obliged if you will keep case No…. and its
contents until called for by our forwarding agents.
......................................................................
......................................................................
5. We hope that this will not occur in the future and that our next orders will
be dispatched strictly according to our wishes.
......................................................................
......................................................................
6. After careful examination, it has been found that against 100 drums
ordered and invoiced the consignment contains only 98 drums.
......................................................................
......................................................................
7. We shall be very glad if you will send us replacements for the broken
articles, as we need these to complete our sales to our customers.
......................................................................
......................................................................
8. This is the third time this mistake has occurred and we are far from
satisfied with the service you offer.
......................................................................
......................................................................
9. Unless you can fulfill our orders efficiently in the future we will have to
consider changing to another supplier. Please ensure that this sort of
problem does not arise again.
......................................................................
......................................................................
10. Could you tell your despatch department to take special care when
addressing consignments? My name and address are C. J. Schwartz, Bergstr.
101 Koln. But there is a C. Schwartz, Bergstr. 110 Koln who also deals in
electrical fittings.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
11. We have now checked our accounts and find that we have been sending
you the wrong statement due to a confusion in names and addresses. The
database has been adjusted and there should be no more difficulties. Please
contact us again if a similar situation arises, and thank you again for
pointing out the error.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
......................................................................
..................................................................................
14. We would offer you as a token of goodwill the sum of US $ 1000 in full
settlement of your claim.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
16. The paintwork on the body of the cars became discoloured because of a
chemical imbalance in the paint used in spraying the vehicles. We have
already contacted our own suppliers and are waiting for their reply.
Meanwhile we are taking these models out of production and calling in all
those that have been supplied.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
17. The fabric you complained about has now been withdrawn. The fault
was in the weave of the cloth, which was due to a programming error in the
weaving machines. This has now been corrected and replacement fabric will
be sent to you.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
18. Our factory has now inspected the unit you returned last week, and they
inform us that the circuits were overloaded. We can repair the machine, but
it will be necessary to charge you as incorrect use of the unit is not covered
by our guarantee.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Replacements for the faulty articles are on their way to you, and you
should receive them tomorrow. We are sure that you will be satisfied with
them and there will be no repetition of the faults. Thank you for your
patience in this matter, and we look forward to hearing from you again.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
20. Finally, may we say that this was an exceptional mistake and is unlikely
to occur again. Please accept our apologies for the inconvenience.
......................................................................
......................................................................
Vietnamese – English
1. Bức thư này là để thông báo với các ngài rằng chúng tôi không nhận được
tin gì của các ngài về chuyến hàng theo đơn đặt hàng nói trên, lẽ ra chuyến
hàng này phải đến chỗ chúng tôi cách đây một tuần rồi.
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
2. Chúng tôi viết bức thư này để khiếu nại quý ngài về chuyến hàng xe máy
kéo theo đơn đặt hàng số HG12, mà chúng tôi chưa nhận được.
......................................................................
......................................................................
3. Số hàng mà chúng tôi nhận được có chất lượng kém hơn nhiều so với
mẫu của quý ngài.
......................................................................
4. Khi chúng tôi đặt đơn hàng này với các ngài, chúng tôi nhấn mạnh rằng
việc giao hàng ngay là rất quan trọng.
......................................................................
......................................................................
5. Điều cực kỳ cần thiết là hàng phải giao đúng thời gian; nếu không chúng
tôi không thể thực hiện được việc bán hàng của mình.
......................................................................
......................................................................
6. Chúng tôi thấy rằng100 túi cà phê xuất khẩu bằng tàu Catrine bán cho
chúng tôilà loại cà phê Santos, New York loại 2, chứa một lượng lớn hạt
còn non, còn vỏ, hạt bể, bị mọt ăn và hạt hỏng và loại cà fê Santos này
tương ứng với loại ¾.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
7. Mặt hàng vải dường như được dệt không cẩn thận và có khuynh hướng
biến dạng. Chúng tôi đã gửi bằng thư riêng cho công ty của quý công ty một
mẫu vải đã được cắt từ lô hàng trước đó để quý công ty có thể so sánh hai
mẫu và thấy sự khác biệt trong kết cấu.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
8. Lô hàng theo đơn đặt hàng số 1527 của chúng tôi do tàu Sông Hương vận
chuyển đã đến cảng ngày hôm nay. Sau khi kiểm tra cẩn thận, chúng tôi đã
phát hiện rằng lô hàng chứa chỉ 23.460 hộp thay vì 24.000 hộp sữa đặc đã
được đặt hàng và xuất hóa đơn.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
9. Vì chúng tôi đang rất cần mặt hàng này, nên chúng tôi đã mua từ Thái
Lan; Do đó, chúng tôi yêu cầu quý công ty bồi thường khoảng tiền chênh
lệch 1.000 đô la Mỹ giữa giá của quý công ty và gía của nhà cung cấp mới
và chúng tôi muốn quý công ty lưu tâm hơn đến các chuyến hàng còn lại.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
10. Chúng tôi lấy làm tiếc về sự chậm trễ này nhưng quý ngài sẽ nhận thấy
rằng đây là do những tình huống nằm ngoài khả năng của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
11. Chúng tôi đã chuyển những mẫu vải sang cho nhà máy để lấy ý kiến và
đã nói với họ về việc chúng tôi rất quan tâm đến nỗi thất vọng của công ty
ngài về chất lượng sản phẩm và rằng công ty ngài đã cung cấp vải cho các
khách hàng mới.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
12. Họ đã rất lấy làm tiếc, và đã sắp xếp với chúng tôi để gửi hàng thay thế
ngay lập tức cho quý công ty. Hơn nữa, họ cũng đảm bảo về chất lượng của
mặt hàng được gửi đi lần này.
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Từ các chứng từ kèm theo và danh sách đóng gói, quý công ty sẽ thấy
rằng số thùng và số hộp sữa trùng khớp với con số được ghi trên hóa đơn
của chúng tôi.
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
15. Do đó, chúng tôi tư vấn cho quý công ty gửi đơn khiếu nại đến công ty
bảo hiểm vì theo quan điểm của chúng tôi, đây là một trường hợp mất cắp.
......................................................................
......................................................................
16. Chúng tôi hy vọng quý công ty sẽ được bồi thường đầy đủ từ công ty
bảo hiểm một cách nhanh chóng, và chúng tôi cũng tin tưởng là vấn đề sẽ
được giải quyết thoả đáng.
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
17. Một lần nữa, chúng tôi thành thực xin lỗi về những phiền hà đã gây ra
cho quý ngài và sẽ thực hiện mọi biện pháp để đảm bảo rằng sơ xuất kiểu
này sẽ không tái diễn.
......................................................................
......................................................................
18. Chúng tôi sẽ làm tất cả những gì có thể được để ngăn chặn tình trạng
này tái diễn và sẽ gửi các đơn hàng sau này của quý ngài theo đúng yêu cầu
của quý ngài.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
19. Tôi xin gửi kèm biên bản giám định do Vinacontrol cấp để chứng thực
rằng thiệt hại được phát hiện khi hàng được dỡ tại cảng.
......................................................................
......................................................................
20. Đồng thời, chúng tôi xin giữ lại thùng hàng nói trên tùy quý ngài định
đoạt, xin hãy cho chúng tôi biết quý ngài muốn chúng tôi làm gì để xử lí lô
hàng này.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 2
COMPLAINT OF SHORTAGE, DAMAGE
Công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm (TOCONTAP), 39 Nguyễn Huệ, Quận
1, TP. HCM, điện thoại và fax: 84-8-8214356 mới nhập một lô hàng gồm
150 chiếc bình nước nóng (water heater) kiểu Heaterman 191VA theo
đơn hàng số 2315TL của công ty TNHH M.D EDWARD, Finwell House,
số 26 Finsbury Square, London, EC2, Vương quốc Anh về đến cảng Sài
Gòn ngày 25/6/20-. Tuy nhiên số hàng này được báo có tổn thất.
Theo biên bản giám định của SGS, chuyến hàng chỉ có 136 chiếc. Và cụ
thể hàng hóa trong tình trạng như sau:
1. Khi tàu về đến cảng, cụ thể là khi hàng được dỡ lên cầu cảng, lô hàng
đã được phát hiện thấy thiếu 7 kiện, mỗi kiện đựng 2 bình, mang số từ 08
đến 15, thiếu tổng số 14 chiếc.
2. Trong 136 chiếc đã giao có:
- 4 chiếc không phải là bình kiểu Heaterman 191VA mà là kiểu
191WH, không nằm trong đơn hàng.
- 2 chiếc bị vỡ không sửa chữa được.
3. Chuyến hàng cũng có 4 chiếc lò sưởi (heater) kiểu 191VL không thuộc
đơn hàng này.
Hãy viết thư khiếu nại để bà Vân Anh, trưởng phòng nhập khẩu của
TOCONTAP ký, theo những hướng giải quyết như sau:
a. Đề nghị người bán gửi ngay 14 chiếc chưa giao, và hàng thay thế cho 4
chiếc bình kiểu 191WH không đặt mua và 2 chiếc bị hỏng không sửa
được, tổng cộng là 20 chiếc.
248 Chapter 8 – Complaints and Claims
b. Nếu trong vòng 45 ngày kể từ ngày ghi trên thư này, số hàng nói trên
không về đến Việt Nam, TOCONTAP sẽ mua hàng của nhà cung cấp
khác mà công ty M.D EDWARD phải chịu mọi tổn thất phát sinh từ việc
này.
c. Đối với 4 chiếc lò sưởi 191VL, TOCONTAP sẵn sàng bán hộ với giá
cao nhất có thể được và do đó đề nghị người bán báo giá; hoặc giả nếu
M.D EDWARD không đồng ý với phương án này, thì cho biết ý kiến xử
lý càng sớm càng tốt.
Lưu ý:
Biên bản Giám Định của SGS số 215/VCL
Tàu chở hàng là tàu Hậu Giang
Anh/ Chị cần bổ sung những chi tiết cần thiết để bức thư khiếu nại
đầy đủ và thuyết phục hơn.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 3
Công ty TNHH Triệu Vinh (TRIEU VINH CO., LTD), 39 Sư Vạn Hạnh,
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 4
Công ty TNHH Thành Công đặt mua 3.000 bếp ga hiệu ZM 304 và 2.000
chiếc hiệu ZM 340 của công ty SANKEY, Nhật Bản, theo đơn hàng số
TTN/012, do con tàu Orient chuyên chở, cập cảng Sài Gòn ngày hôm qua.
Tuy nhiên khi làm thủ tục thông quan tại cảng, công ty đã phát hiện chỉ có
1.500 bộ bếp ga ZM 340 được giao, thiếu 500 bộ. Trong 3.000 bếp ga
hiệu ZM 304 nhận được, có 200 bộ bị hư hỏng nặng không thể sửa chữa
được. Anh/ Chị hãy viết một thư khiếu nại, giúp Giám đốc công ty Thành
Công, ông Lê Hải, với nội dung trên và đưa ra giải pháp thích hợp cho lô
hàng trên. Chú ý một số điểm sau:
1. Khi phát hiện hàng thiếu, ta đã mời đại diện của VINACONTROl
Tp.HCM để giám định và lập biên bản lô hàng trên. Nguyên nhân hàng
thiếu và bị hư hỏng đuợc kết luận là do sơ suất của người bán trong quá
trình xếp hàng vào công ten nơ tại kho.
2. Đề nghị phía SANKEY gởi gấp số tiền là 120.000 USD bằng điện
chuyển tiền vào tài khoản của công ty Thành Công tại ngân hàng Ngoại
thương Việt Nam, chi nhánh tại Tp.HCM, coi như đây là số tiền bồi
thường cho việc giao hàng thiếu với mọi chi phí do người bán chịu.
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong
và nội dung của một thư khiếu nại.Bắt đầu thư bằng Dear Mr. Suzuki
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
Letter 5
Hãy viết 1 thư khiếu nại gửi công ty SEUNGWOO, Hàn Quốc do hàng
thiếu sử dụng những thông tin gợi ý sau:
-Đơn hàng số 777 hỏi mua 200 tấn xi măng trắng
-Công ty anh/chị đã nhận telex ngày 27 tháng 5 về ngày tàu đến
-Khi công ty kiểm tra hàng hóa, phát hiện 70 bao bị bung và phần hàng
bên trong ước tính 700 kg đã bị thất thoát không thể phục hồi cho mục
đích sử dụng ban đầu.
-Tiến hành khảo sát phát hiện thất thoát là do bao bì không đủ chuẩn
-Anh/ Chị viết thư khiếu nại đòi bồi thường cho phần hàng bị thiếu và phí
giám định liên quan; không chấp nhận gởi hàng thay thế.
-Gửi kèm biên bản giám định No 77AA để chứng minh
Anh/ chị có thể thêm các chi tiết cần thiết khác để đảm bảo về văn phong
và nội dung của một thư khiếu nại.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
---***---
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. Advice of shipment to Importer's forwarding agent
2. Agent's advice to supplier
3. Agent's instruction to shipping company
Chapter 9 – Transportation 257
4. Advice of Shipment to Importer
5. Advice of shipment to forwarding agent in buyer's country
II. Translation
English - Vietnamese
Vietnamese - English
III. Letter writing
Letter 1
Letter 2
Letter 3
Letter 4
Letter 5
PARTS OF A REPLY
1. Thank you.
2. Information on the means of transport:
- Means of transport
- Departure port / Destination
- Departure time / Estimated arrival time
3. Freight rate (…./ ton / kg/ cubic metre)
4. Enclosure
- Shipping form
- B/L
5. Requirement (Return of documents…)
B. SAMPLES
I. CARRIAGE BY SEA
Among the main features in the recent development of shipping are the
following:
1. The increase in the size and speed of ships
2. The change over from coal-fired to oil-fired ships
SAMPLES
1. Request for Freight Rates and Sailings
Sample 1.
Lee Boat Builders Ltd.
Dock 23, Mainway, Hong Kong
Telephone: 385162 Telex: 34512 Fax: 662553 Cable: LEBATS
Far Eastern Shipping Lines
31 - 4 Park Road
Hong Kong 21 April 20--
Dear Sirs
We intend to ship a consignment of dinghies and their equipment to
London at the beginning of next month. The consignment consists of ten
boats which have been packed into wooden crates marked 1-10, each
measuring 4 x 2 x 2,5 metres and weighing 90 kilos.
Could you inform us which vessels are available to reach London before
the end of next month, and let us know your freight rates?
Yours faithfully
(signed)
J. Lee
Director
Vocabulary
1. dinghy thuyền cao su bơm hơi
2. wooden crate thùng gỗ thưa
Chapter 9 – Transportation 263
3. measure có kích cỡ
4. weigh trọng lượng
5. vessel tàu lớn, thuyền lớn
6. freight rate cước phí vận chuyển
Sample 2.
Dear Mr. Lee
Thank you for your enquiry of 21 April. Enclosed you will find details of
our sailings for the end of this month and the beginning of next, from
Hong Kong to Tilbury.
You will see that the first available vessel we have will be the SS. Orient
which will accept cargo from 3 May to 7 May, when she sails. She is due
in Tilbury on 3 June.
Our freight rate for crated consignment is £31.00 per ton, and I have
attached our Shipping Instructions to the enclosed itinerary.
Yours sincerely
(signed)
M. Whang (Mrs.)
Enc. (2)
Vocabulary
1. sailings lịch trình tàu chạy
2. vessel tàu lớn, thuyền lớn
3. SS. tàu thủy chạy bằng hơi nước
4. sail (tàu) chạy
5. cargo hàng hóa (vận chuyển bằng tàu hoặc máy bay)
6. due đến nơi
7. freight rate cước phí vận chuyển
8. crated consignment lô hàng đóng bằng thùng thưa
9. Shipping Instructions hướng dẫn gửi hàng
10. itinerary lịch tàu
2b. Reply
Sample 9.
Dear Sir
Thank you for your enquiry of 18th June. We shall be pleased to accept
the consignment you mentioned. Details of our charges are as follows:
- Air freight: Minimum £15
- Under 45 kg: £1.59 per kg
- Over 45 kg: £1.19 per kg
- Air waybill fee: 50p
- Insurance 15% of declared value.
Transport to Noi Bai International Airport should be at your expense and
from there on to Havana by Vietnam Airline. Flights are made weekly on
Tuesday and your parcel should reach its destination in not more than
C. EXERCISES
I. Gap filling
English - Vietnamese
1. Our freight rate for crated consignment is $31.00 per ton, and I have
attached our Shipping Instructions to the enclosed itinerary.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
3. Could you please make the necessary arrangements for consignment of 200
C20 computers to be shipped to Messirs…?
......................................................................
......................................................................
4. The completed shipping form is enclosed, together with 4 copies of the bill
of lading. Please sign and return 3 copies of the bill and charge the amount to
our account.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
5. As you know from previous experience of shipping with us, our line keeps to
schedules and this incident was an unfortunate exception.
......................................................................
......................................................................
6. Would you let us know by return of post the earliest vessel leaving London
for New Zealand, and let us have your charges and the relevant documents?
......................................................................
......................................................................
7. In reply to your letter of May 12, the earliest vessel due out of London for
New Zealand is the SS Northern Gross which is at present loading at No. 3
Dock, Tilbury, and will accept cargo until May 18 when she sails.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
8. Enclosed you will find the completed shipping form and bill of lading, (10
copies), eight copies of which should be signed and returned to us. I have also
attached a cheque in payment of your freight account.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
9. We shall be glad to book your four cases for either of these vessels and
enclose our shipping form. Please complete it and return it as soon as possible.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
10. Would you please handle all the shipping formalities and insurance, and
send us seven copies of the bill of lading, five copies of the commercial
invoice, and the insurance certificate.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
11. The vessel was carrying a consignment of computers for our clients
shipped B/L 6715, and they want to know why the ship has been delayed. A
prompt reply would be appreciated.
......................................................................
......................................................................
12. I am sure that your customers will now have been able to collect their
consignment and apologize for the delay. As you know from previous
experience of shipping with us, our line keeps to schedules and this incident
was an unfortunate exception.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
13. This letter is to confirm our telex to you this morning in which we asked if
you could find a ship of six to seven thousand tons which we could charter for
six months to take shipments of grain from Baltimore, in North America, to
various ports along the South American coast.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
14. Our contract states that we have to take delivery between 1st and 5th
August, so we will need a ship that will be able to load during those dates.
Please advise us if you can get a vessel and let us know the terms.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
15. You should have already received our fax in which we said that we had an
option on a vessel, the MS Sheraton, which is docked in Melbourne at present.
She has a cargo capacity of 7,000 tons and although she is larger than you
wanted, her owners are willing to offer a part charter of her.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
16. The use of containers provides a highly efficient form of transport by road,
rail, and air, though its fullest benefits are felt in shipping where costs may be
reduced by as much as one half. Containers are constructed in metal and are of
standard lengths ranging from ten to forty feet.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
17. They have quoted £2.30 per ton which is a very competitive rate
considering you will be sharing the cost. Please will you fax your decision as
soon as possible?
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
..................................................................................
......................................................................
......................................................................
Vietnamese – English
1. Đề nghị quý ngài thực hiện các thủ tục gửi hàng, mua bảo hiểm, và gửi cho
chúng tôi 3 bản sao vận đơn, 3 bản sao hoá đơn thương mại và giấy chứng
nhận bảo hiểm.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
2. Xin quý ngài hãy cho chúng tôi biết bằng thư về chuyến tàu sớm nhất rời Sài
Gòn đi New Zealand, và gửi cho chúng tôi bảng cước phí cùng với những
chứng từ liên quan.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
4. Tôi cũng đã gửi kèm theo đây một tờ ngân phiếu để chi trả cho khoản cước
phí của quý ngài.
......................................................................
......................................................................
5. Hoá đơn cần được làm thành 3 bản và gửi cho chúng tôi vào hoặc trước
ngày…
......................................................................
6. Chúng tôi sẽ thông báo cho quý ngài sớm ngay khi hàng hoá được giao.
......................................................................
......................................................................
7. Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giao hàng càng sớm càng tốt và chúng tôi
chắc chắn rằng chuyến hàng sẽ làm quý ngài hài lòng về mọi mặt.
......................................................................
......................................................................
8. Chúng tôi sẽ hết sức nỗ lực để nhanh chóng giao hàng nhằm thoả mãn yêu
cầu của quý ngài đúng hạn.
......................................................................
......................................................................
9. Chúng tôi có thể lưu khoang trên tàu “Hậu Giang” trước ngày 1 tháng 5.
......................................................................
......................................................................
10. Chúng tôi vui mừng thông báo cho quý ngài biết rằng chuyến hàng trên tàu
“White Queen” đã lên đường và hy vọng sẽ đến cảng trong điều kiện hoàn hảo.
......................................................................
......................................................................
......................................................................
11. Chúng tôi đã sắp xếp cho giao hàng và tiền cước sẽ được thu tại cảng đến,
trả trước tại cảng đi.
......................................................................
......................................................................
12. Không có gì nghi ngờ rằng hàng hoá sẽ đến với các ngài đúng thời hạn và
trong tình trạng tốt.
..................................................................................
13. Mặc dù chuyến hàng đã sẵn sàng từ tháng trước song cho đến nay chúng tôi
mới được sắp xếp chỗ gửi trên tàu “Shang Maru”, đi từ đây vào đầu tháng tới.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
14. Chúng tôi lấy làm tiếc rằng việc chậm giao là do trục trặc về máy móc, nằm
ngoài khả năng của chúng tôi.
........................................................................
........................................................................
15. Tôi chắc chắn rằng khách hàng của quý ngài hiện nay đã có thể nhận hàng
và thành thực xin lỗi về sự chậm trễ này.
........................................................................
........................................................................
16. Chúng tôi cần một con tàu có khả năng chạy quay đầu nhanh và có khả
năng chạy ít nhất 10 chuyến trong thời hạn này.
........................................................................
........................................................................
17. Con tàu này có trọng tải 7000 tấn, là loại tàu chở hàng rời, có tốc độ 24 hải
lý.
........................................................................
........................................................................
18. Quý Ngài sẽ nhận thấy qua bảng giá rằng cước phí được tính trên mét khối
và chúng tôi sẽ hoàn các khoản tiền cần thiết đối với các chuyến hàng thường
xuyên.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
19. Hãy cho chúng tôi biết chi tiết của chuyến tàu và cước phí vận chuyển, và
Chapter 9 – Transportation 281
chúng tôi hứa với ngài sẽ gửi hàng thường xuyên nếu ngài báo mức giá cạnh
tranh phù hợp.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
20. Chuyến hàng này được yêu cầu khẩn cấp, vì thế chúng tôi coi trọng sự lưu
ý kịp thời của ngài.
........................................................................
........................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
.................................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
---***---
B. SAMPLES
1. Application letter in reponse to an advertisement
2. Application for post of Sales Manager
3. Application using an introduction
4. An unsolicited application
5. A Resume by a student
C. EXERCISES
I. Gap filling
1. CV 1
2. CV 2
3. CV 3
4. CV 4
5. CV 5
II. Translation
English - Vietnamese
Vietnamese - English
III. Letter writing
Letter 1
Letter 2
Letter 3
2. Summary of details
- You will see that I graduated from (college) where I got a (degree/ diploma/
certificate). I then began work with (name of company) as (job title), where I
was trained as (title) and was involved with (description of duties)
- I left (name of company) as (new employer) offered me a chance to use my
(skills or specialized knowledge, e.g. languages, computering etc.).
- In 20-- I was offered a chance to join (name of company) where there was an
opportunity for me to gain more experience in…
- I was offered promotion by (name of company) in (date) and therefore left
(company) as this meant I could…
B. SAMPLES
1. Application letter in reponse to an advertisement
Sample 1(a).
26 Windsor Road
294 Chapter 10 – Job application
CHINGFORD
CH4 6PY
15 May 200-
Mrs W R Jenkinson
Personnel Manager
Leyland & Bailey Ltd
Nelson Works
CLAPTON
CH5 8HA
Dear Mrs Jenkinson
Re: Private secretary to managing director
I was interested to see your advertisement in today’s Daily Telegraph and
would like to be considered for this post.
I am presently working as Private Secretary to General Manager at a
manufacturing company and have a wide range of responsibilities. These
include attending and taking minutes of meetings and interviews, dealing
with callers and correspondence in my employer’s absence, and supervising
junior staff, as well as the usual secretarial duties.
The kind of work your company is engaged particularly interested me, and I
would welcome the opportunity it would afford to use my language abilities
which are not utilised in my present post.
A copy of my curriculum vitae is enclosed with copies of previous
testimonials.
I hope to hear from you soon and to be given an opportunity to present
myself at an interview.
Yours sincerely
(signed)
Jean Carson (Miss)
Encs
4. An unsolicited application
Sample 4.
Dear Sir
For the past 8 years I have been a Statistician in the Research Unit of Baron
& Smallwood Ltd, Glasgow. I am now looking for a chance of employment
which would widen my experience and at the same time improve my
298 Chapter 10 – Job application
prospects. It has occurred to me that a large and well-known organization
such as yours might be able to use my services.
I am 31 years old and in excellent health. At the University of London I
specialized in merchandising and advertising, and was awarded a PhD
degree for my thesis on ‘Statistical Investigation in Research’. I thoroughly
enjoy working on investigations, particularly where the work involves
statistics.
Although I have had no experience in consumer research, I am familiar with
the methods employed and fully understand their importance in the
recording of buying habits and trends. I should like to feel that there is an
opportunity to use my services in this type of research and that you will
invite me to attend an interview. I could then give you further information
and bring testimonials.
I am unmarried and would be willing to undertake the training courses away
from home to which you refer in your advertisement.
I hope to hear from you soon.
Yours faithfully
Vocabulary
1. statistician nhân viên làm thống kê
2. Research Unit Ban/phòng Nghiên Cứu
3. investigations điều tra khảo sát
4. recording lưu hồ sơ
5. buying habits thói quen mua sắm
6. undertake cam kết tham gia
7. unsolicited không được mời
5. A Resume by a student
Sample 5.
RÉSUMÉ
Full name: Nguyen Ha Linh
Date of birth: 5th July, 19-- Sex: Female
Permanent residence: 5B Dong Tam, Hai Ba Trung Dist., Hanoi
C. EXERCISES
I. Gap filling
1.
assistant department internship reference
bachelor director joint stock self-motivated
background estimate meditation specializing
critical executive purchase warehouse
cumulative humour recruit
TYPICAL Friendly, 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Having a good sense of 2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . and
CHARACTERISTICS
getting on easily with people
Good 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . thinking
Writing: good
Reading: excellent
Listening: good
Computer
MS Word, Excel, MS Power Point: good
July 2010
ANIMEX SAIGON 16) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
COMPANY, specializing in export & import
Ho Chi Minh, Vietnam
Internship in Sales Department
Check and review documents in exporting & importing
the goods
Support the employee guiding me
Carry out an assignment on “Arranging and Performing
the import contract for agricultural goods “Wheat” at
Animex Saigon Joint Stock Company”
2009, 2010
BEING A TUTOR
Teach Mathematics & English for the student, 7 grade to
earn extra income
ACTIVITIES Taking part in the exam “KHOI NGUON Y TUONG” – The
orientation for business plan, with the role - a leader
Being a leader in designing the camp of class in FTU’s
festival in 2010
Participating in “Green summer campaign 2009”
hold performances for handicapped children
teach English
Joining “Chay Viet Da 2010”, Gaining certificate “ Thanh
2.
absence Degree false present
absent Diploma first name qualifications
address dismissal history reason(s)
approach duties home referees
assessment education illness suitability
attended email information surname
college employer leaving title
contact employment offer training
dates examinations postcode university
(6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . details
(7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . telephone: 01988 879910
(8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . : ericshep@freemail.co.uk
Employment (18) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . :
(19) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . employer: Safenet Insurance, Unit 7b Millsfarm
Estate, Tottenham, London N178YT
(20) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of employment: 2002 - Present.
Job (21) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: Assistant telesales manager and coordinator.
(22) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: Cold-calling potential clients for Insurance scheme.
Monitoring other telesales operatives as part of quality control.
(25) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Please give the names of two people who can give an (26) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
of your (27) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . for this job (one of whom should be your
If you have had an (31) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in the last two years which has
caused you (32) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . from work, please give details with the
number of days you were (33) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Résumé
<NAME>
Current address: 414/2 Chu Van An, Ward 13, Binh Thanh District, Ho Chi
Minh City, Vietnam
Mobile: 0909090909 Email: tranhetthoi@gmail.com
1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: March 10th, 1919 Gender: male
2). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: Long An Province, Vietnam
Character: Enthusiastic, responsible, fast-learning, self-motivated, logical
thinking
Soft–skills: Leadership, communication, teamwork
Foreign Language: English (Intermediate)
Computer 3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: Skilful in Microsoft Word, Excel and
Power Point
CURRENT 4). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
▪ Experiencing and learning from a challenging position concerning Finance
and Investment Management or General Administration, with my greatest
306 Chapter 10 – Job application
inspiration
▪ Taking opportunities for higher education on Risk Management as well as
CFA Level 1
EDUCATION 5). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2010 – present: Foreign Trade University (FTU), HCMC campus
▪ 4th-year student of Banking and Finance, majored in International Finance
▪ GPA (Sept, 2010 –Sept, 2013 ): 8.24 out of 10
2007 – 2010: Luong The Vinh High School for the gifted, Dong Nai
Province
▪ Specialized in Physics
EXTRACURRICULAR ACTIVITIES
March, 2011 – Jan, 2012: Content 6). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of “Marketing
Challenging Contest 2011”
Genx.vn online newspaper
▪ The reality contest on YouTube including 4 rounds, a marketing-specialized
training course in Viet Nam and Singapore, and a team-building day.
▪ 7). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .:
+ Created and developed the content
+ In charged of the project, as in Authority affairs, Content,
PR
▪ Achievements: Successfully organized the city-scale contest with over 2000
candidates, more than 400 million VND sponsored and much high of 10
newspapers.
Sept, 2011 – Feb, 2012: Finance Executive Manager of Project “Do you
really know how to speak?”
Action Club
▪ Responsibilities:
+ Acquired sponsorship
+ Managed cash flow of Project.
9). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . EXPERIENCE
Mar, 2014 – present: Intern at Custody and Clearing, HSBC Securities
Services, HCMC
▪ Responsibilities:
+ Handled daily supporting task to Custody and Clearing
operation.
+ Prepared and translated meeting/postal ballot content,
resolution of AGMs.
+ Attended issuing companies' AGMs on client's behalf.
10). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
11). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . upon request
This résumé to be 12). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . on May 6th, 2014
4.
VO THI HA NHI
Bachelor, International Business Economics
Foreign Trade University of Vietnam
D.O.B: 03 Dec., 1990
Phone: 0988 888 888
E-mail: hanhi@gmail.com
PERSONAL INFORMATION
Full name: Vo Thi Ha Nhi
1). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: Female
ID number: 0248888888
Issued date: 28/01/2005; Issued by HCMC police
Home town: Ho Chi Minh city, Viet Nam
Current address: 10, 6 2). . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., Dong village, Cu Chi district,
HCMC, Viet Nam
3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .: Vietnamese
5.
Accolades Bachelor Extracurricular Linguistic
Achievements Executive GMAT Master
Artworks Experience Internship Technologies
YEN NGUYEN
Ho Chi Minh City, Vietnam
Cell (+84) 999 999 999
nguyenyen@gmail.com
LinkedIn: https://vn.linkedin.com/in/abc44342391
SUMMARY
ACADEMIC RESEARCHES
Brand crisis which is dispensed by public communication and social
media – the cases of Malaysia Airlines and Tan Hiep Phat (2015-2016)
Master Dissertation, University of Economics, Ho Chi Minh, Vietnam
PROFESSIONAL 3). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2014 - present
Achievements
6). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ACTIVITIES
Jul 2016
Attendee
Attended to the first TEDx Talks in Ho Chi Minh city and led a team of
10 members discussing Human Age topic. Our team brought up and
discussed an idea about "Startup Bubble" - a scenario when the number of
startups is growing uncontrollably.
Aug 2015
ADDITIONAL INFORMATION
8). . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
II. Translation
English - Vietnamese
1. I am interested in applying for the marketing internship position that was
listed through the Career Services Office of Foreign Trade University.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
7. I wish to apply for the role of Sales Executive, currently being advertised on
www.khanhminh.hea.par. Please find enclosed my CV for your consideration.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
12. As you can see from my attached CV, I have over three years’ experience
in the Advertising Industry, and I believe the knowledge and skills built up
during this time make me the perfect candidate for the role.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
15. This involves heavy calling during my shifts at the office, in addition to
emailing clientele. This calls for me to employ interpersonal skills to
communicate with clients effectively.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
18. I will be a valuable asset to your company and will use this as an
opportunity to grow and further the development of my marketing skill set.
........................................................................
........................................................................
19. I am confident that I can bring this level of success with me to your
company and help Khanh Minh Marketing Group build upon its reputation as
one of the Vietnam’s fastest-growing marketing groups.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
Vietnamese – English
1. Khi thấy mẫu quảng cáo tuyển dụng của quý ngài trên tờ Daily Telegraph
hôm nay, tôi đã thấy rất quan tâm và muốn được nộp đơn ứng tuyển cho vị trí
này.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
2. Tôi hiện đang đảm trách nhiều công việc khác nhau với vai trò là Thư kí cá
nhân cho Tổng giám đốc tại một công sản xuất.
........................................................................
........................................................................
3. Những công tác đó bao gồm dự họp, ghi chép biên bản cuộc họp và biên bản
phỏng vấn, nhận cuộc gọi đến và trả lời thư từ thay Tổng Giám Đốc lúc vắng
mặt, giám sát nhân viên mới, và các công việc thư kí thông thường khác.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
4. Tôi rất hứng thú với lĩnh vực mà quý công ty đang tham gia hoạt động, và
tôi mong chờ cơ hội được sử dụng khả năng ngôn ngữ của mình vốn rất ít được
dùng đến ở vị trí hiện tại của tôi.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
5. Đính kèm theo thư này là sơ yếu lý lịch cùng với bản sao các loại giấy giới
thiệu năng lực chuyên môn trước đây.
........................................................................
6. Tôi mong sớm nhận được hồi âm từ quý ngài và nhận được cơ hội thể hiện
mình tại buổi phỏng vấn.
........................................................................
........................................................................
7. Bà Phyllis Naish, Nhân viên phòng nhân sự, đã thông báo cho tôi biết về vị
trí Trợ lý marketing hiện đang trống và tôi mong muốn được ứng tuyển cho vị
trí nói trên.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
8. Như quý ngài có thể thấy trong sơ yếu lý lịch đính kèm theo thư này, tôi đã
đạt được nhiều điểm A cũng như các chứng chỉ trợ lý có liên quan trong suốt
khóa học cấp tốc kéo dài một năm tại trường Đại học Thương Mại
Walthamstow.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
9. Tôi hiện là Thư kí tốc kí của bộ phận Marketing của công ty Enterprise
Cables Ltd được hai năm. Tôi cảm thấy rất hạnh phúc với vị trí hiện tại của
mình và cũng đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
10. Tuy nhiên, công ty của tôi lại là một công ty nhỏ và hiện tại tôi mong muốn
được mở rộng kinh nghiệm của mình và từ đó có được triển vọng nghề nghiệp
tốt hơn.
........................................................................
........................................................................
11. Hiệu trưởng cũ của tôi đã viết một thư giới thiệu (đính kèm) và sẵn lòng
cung cấp thêm thông tin chi tiết nếu cần thiết.
........................................................................
........................................................................
12. Cấp trên hiện tại của tôi đã đồng ý cung thêm thông tin trong trường hợp
quý ngài quan tâm đến hồ sơ xin việc của tôi.
........................................................................
........................................................................
13. Tôi có thể tham dự phỏng vấn vào bất kì thời gian nào và mong sớm nhận
được hồi âm từ quý ngài.
........................................................................
........................................................................
14. Tôi viết thư này để nộp đơn vào vị trí Giám đốc bán hàng khu vực của công
ty North-western, được đăng tuyển trên trang web của quý công ty.
........................................................................
........................................................................
15. Như quý ngài có thể thấy trong sơ yếu lý lịch đính kèm, tôi năm nay 28, tốt
nghiệp ngành Kinh doanh và Marketing từ Trường đại học Hamburg, và có
năm năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán hàng và marketing ở công ty Audi
AGF đặt tại Bremen.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
16. Vị trí hiện tại của tôi là Phó giám đốc bán hàng cho khu vực Bremen và
Neidersachsen.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
........................................................................
18. Tôi cũng đã tham gia nhiều khóa đào tạo về những lĩnh vực tương tự trong
nội bộ công ty nơi tôi làm việc.
........................................................................
........................................................................
19. Tôi rất quan tâm đến vị trí được đăng tuyển vì đây dường như là cơ hội mà
tôi đang tìm kiếm để chuyển sang làm việc tại một công ty sản xuất hàng tiêu
dùng quốc tế và trở thành Giám đốc bán hàng khu vực.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
20. Tôi hi vọng thư xin việc và sơ yếu lý lịch của mình sẽ thu hút sự quan tâm
của quý ngài. Tôi có thể tham dự phỏng vấn vào bất kì thời điểm nào, và cấp
trên hiện tại của tôi cũng sẵn lòng cung cấp thêm thông tin giới thiệu khi cần.
........................................................................
........................................................................
........................................................................
Letter 1
Write a cover letter with the following features:
- Job advertised: Communications Director
- Current position of the writer: Communications Director for XYZ
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
......................................................................
---***---
TEST 1
I. Fill in the numbered blanks with the most appropriate words, ONE
word for each space (2 marks)
Dear Mr Kim Tan
Please find enclosed an order (R1432) from our principals, MacKenzie Bros
Ltd., 1-S Whale Drive, Dawson, Ontario, Canada. They have asked us to (1)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . you that the 60 sets of crockery ordered should be packed
in six crates, ten sets (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . crate, (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . each
piece individually wrapped, and the crates (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . clearly with
their name, the words 'fragile', 'crockery', and numbered 1-6.
They have agree to pay by letter of credit, which we discussed on the phone
last week, and they would like delivery before the end of this month, which
should be easily (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . as there are regular (6) . . . . . . . . . . . . . . .
from Liverpool. If the colors they have chosen are not in (7) . . . . . . . . . . . . . . . . .,
they will accept an (8) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . provided the designs are those (9)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . on the order.
TEST 2
I. Fill in the numbered gaps with the most appropriate words in the
following letter.
Dear Mr. Chan
We thank you for your letter of 25 June, and are glad to inform you that all
the items listed in your enquiry are in (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
We are enclosing a pro-forma invoice for the aluminums fittings you are
interested in. If you wish to place a firm order, will you please arrange for
(2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of the invoice by draft through your bank, and advise
us at the same time.
III. Letter-writing
Công ty ABC ký một hợp đồng với công ty Nhật mua 100 chiếc tủ lạnh
(refrigerator) kiểu M2024 và 200 chiếc tivi màu kiểu TV5033 theo điều kiện
CIF cảng Hải Phòng. Ngày 20 tháng 11, chuyến hàng đã về đến cảng Hải
Phòng trên con tàu Carl Maxstart.
Khi kiểm tra, công ty phát hiện thấy tổn thất và đã mời cán bộ của
Vinacontrol đến giám định lô hàng và biên bản ghi như sau:
- Tủ lạnh: 90 chiếc
- Tivi: 140 chiếc (thiếu 60 chiếc), 60 chiếc trắng đen (không nằm trong đơn
hàng này)
- 20 tivi bị hỏng nặng và không thể sửa chữa được, ước tính thiệt hại là 500
USD. Kết quả giám định nguyên nhân của tổn thất là do khâu đóng gói
không đạt tiêu chuẩn, chứ không phải do bốc dỡ hàng.
Anh/chị hãy giúp ông Bảo Hòa, giám đốc kinh doanh của công ty ABC thảo
một thư khiếu nại với những nội dung cần thiết và giải quyết theo hướng
sau:
- Đối với tủ lạnh giao thiếu, công ty ABC sẽ mua ở Thái Lan, phía Nhật
phải chịu mọi chi phí vì công ty đang cần gấp.
- Đối với tivi, yêu cầu phía Nhật gửi càng nhanh càng tốt 60 chiếc tivi màu
còn thiếu và thay thế 20 chiếc bị hỏng nhưng chậm nhất là 20/12. Nếu quá
thời gian này, phía Nhật phải bồi thường thiệt hại ước tính cho công ty số
tiền 15,000 USD
- Đề nghị hướng giải quyết 60 chiếc trắng đen theo cách hoặc ta bán hộ hoặc
cho người đến mang đi.
Anh/chị có thể thêm các chi tiết khác để phù hợp về nội dung và văn phong
của một thư trả lời.
Bắt đầu thư bằng Dear Sirs
TEST 4
I. Fill in the numbered blanks with the most appropriate words, ONE
word for each space (02 points)
Dear Sir/Madam
It is very difficult to understand (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . we have not heard
from you in reply to our two letters of 18 February and 2 March about the
sum of £105.67 (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . on our December statement. We had
hoped that you would at least (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . why the account
continues to (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . unpaid.
I am sure you will agree that we have shown every (5) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . in
the circumstances. However, (6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . any reply to our earlier
requests for payment. I am afraid we shall have no choice but to take other
steps to (7) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the amount due.
We are most anxious to avoid doing anything through which your (8)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . and reputation might suffer, and even at this late stage are
prepared to give you a further opportunity to put matters right. Therefore,
we propose to give you until the end of this month to clear your account.
Yours faithfully
I. Fill in each gap with ONE most suitable word (02 points)
Dear Sirs,
Your (1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . was at last (2) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . from the
airfreight terminal yesterday. The (3) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . of cases checked
with your advice (4) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . but we were surprised to (5) . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . that their contents corresponded to item FFT of your catalogue and
(6) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . the &FT’s we ordered . The mix-up is likely (7)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . to misreading our order sheet. We are (8)
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . the FFT’s at your disposal but must urgently (9) . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . that you let us have the items we did order without (10)
...................
Yours faithfully
3. Naterop, B., J. & Weis, E. 2007. Business Letters for All, Oxford
University Press.
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................
..................................................................................