KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN – BÀI 8

GIAO TIẾP TRONG

ĐÀM PHÁN
Mục tiêu bài học
Sau bài học, sinh viên có thể:
1. Tìm hiểu mọi người giao
tiếp cái gì và cách mọi
người giao tiếp.
2. Giao tiếp trong đàm phán và
biến dạng giao tiếp
3. Xem xét các cách cải thiện
giao tiếp trong đàm phán
Nội dung bài học
1. Giao tiếp và Biến dạng giao
tiếp
2. Những gì được giao tiếp và
Cách giao tiếp trong đàm
phán
3. Cách cải thiện Giao tiếp trong
đàm phán
 1

Giao tiếp và Biến dạng

giao tiếp
 Bối cảnh vụ việc
Công ty Hoa Kỳ Công ty Nhật Bản

Thành lập Liên doanh

Hoạt động thực tế:

Cung cấp công

• Họp nhau 3 tháng 1 lần
Cung cấp sản
nghệ kỹ thuật • Thông qua gửi văn bản xuất, quản trị
cho dòng sản
hoặc thông qua điện và làm thị
phẩm lớn trường
thoại
 Công ty Nhật Bản
Công ty Hoa Kỳ

Chấm dứt Liến

doanh
• Bên Hoa Kỳ thay đổi chiến lược,
chỉ tập trung vào dòng sản • Do việc họp không
phẩm nhỏ, nhưng không thông thường xuyên và việc
báo cho bên Nhật Bản biết. thay đổi chiến lược,
• Nhật Bản không nhận được bất nên Nhật Bản nghĩ
cứ công nghệ nào cho dòng sản Hoa Kỳ vi phạm cam
phẩm lớn mà hai bên đã đàm kết và không có
phán thiện chí.
 Câu hỏi giải quyết vấn đề 1

Theo bạn lý do chính khiến việc liên doanh chấm dứt là

do:

A. Sự giao tiếp không kịp thời và chính xác

B. Sự coi thường Nhật Bản của Hoa Kỳ
C. Sự cao ngạo của Nhật Bản
D. Sự chủ quan của Hoa Kỳ
 1.1. Giao tiếp trong Đàm phán
• Giao tiếp là quá trình, bằng miệng hoặc không bằng miệng để
đạt được mục tiêu đàm phán và để giải quyết mâu thuẫn.
• Đàm phán là quá trình tương tác lẫn nhau
• Đàm phán là bối cảnh cho sự giao tiếp khôn ngoan, gây ảnh
hưởng cả quá trình và kết quả.
1.2. Mô hình cơ bản của Giao tiếp
• Giao tiếp là hành vi xảy ra giữa hai người: người gửi và người nhận
• Người gửi: có một ý tứ trong suy nghĩ, và mã hóa dưới dạng thông
điệp và truyền tải cho người nhận.
• Người nhận: cung cấp thông tin về cách nhận thông điệp và bằng
cách trở thành người gửi, phản hồi, dựa vào hoặc phản biện lại tin
nhắn ban đầu.
 Câu hỏi giải quyết vấn đề 2
Quay trở lại vấn đề ban đầu, theo bạn, sự giao tiếp
giữa hai bên có vấn đề (biến dạng) ở giai đoạn nào
A. Kênh giao tiếp qua điện thoại và văn bản không hợp lý
khiến thông điệp bị biến dạng, khiến bên Nhận Bản không
cập nhật kịp thời và chính xác
B. Giai đoạn thông điệp khi bên Hoa Kỳ sử dụng quá nhiều
biểu tượng gây nhầm lẫn về ý định giao tiếp
C. Quá trình Nhận, bên Nhật Bản không hiểu hết được ý
nghĩa, giọng điệu nên hiểu nhầm
D. Không có vấn đề gì
 1.3. Biến dạng trong
giao tiếp

1. Người nhận và người gửi

2. Thông điệp
3. Mã hóa
4. Kênh giao tiếp và truyền thông
5. Nhận
6. Dịch
7. Sự phản hồi
 1.3. Biến dạng trong
giao tiếp (chi tiết)

1. Người nhận và người gửi

• Mục tiêu càng đa dạng, hai bên càng tương phản
trong mối quan hệ, thì sự biến dạng trong giao tiếp
càng nhiều
2. Thông điệp
• Là dạng biểu tượng để thông tin có thể truyền đạt
• Sử dụng giao tiếp biểu tượng càng nhiều thì càng
nhiều khả năng biểu tưởng sẽ không chính xác như ý
định
 1.3. Biến dạng trong
giao tiếp (chi tiết)
3. Mã hóa
• Quá trình đưa thông điệp dưới dạng hình
thức biểu tượng
• Người gửi có khả năng mã hóa thông điệp
dưới dạng hình thức mà người nhận không
ưa thích
4. Kênh giao tiếp và truyền thông
• Đường dẫn mà thông điệp được truyền tải
từ bên này cho bên khác
• Thông điệp sẽ bị biến dạng từ sự can thiệp
khác nhau
 1.3. Biến dạng trong
giao tiếp (chi tiết)
5. Nhận
• Quá trình hoàn thành nhận thông điệp và giải
mã một cách dễ hiểu.
• Có thể người nhận không thể nắm bắt được ý
tứ toàn diện, từ ngữ, giọng điệu.
6. Dịch
• Quá trình nắm bắt ý tứ và sự quan trọng của
thông điệp đã mã hóa cho tình huống cần xử lý.
• Cách quan trọng để tránh nhầm lẫn vấn đề là
gửi cho bên kia sự phản hồi.
 1.3. Biến dạng trong
giao tiếp (chi tiết)

7. Sự phản hồi
• Quá trình người nhận phản ứng lại với thông
điệp của người gửi
• Sử dụng một cách chiến lược để nhượng bộ,
thay đổi hoặc đánh giá quá trình và kết quả
• Không có phản hồi có thể làm cho việc biến
dạng ngiêm trọng bởi ảnh hưởng đến những đề
nghị của nhà đàm phán
 2

Những gì được giao tiếp và Cách

giao tiếp trong đàm phán
 Câu hỏi giải quyết vấn đề 3
Theo bạn, với tình huống của Nhật Bản và Hoa Kỳ, thì hai bên nên
chọn cách giao tiếp nào?
A. Gặp mặt, sử dụng ngôn ngữ thường xuyên
B. Không cần thay đổi
C. Sử dụng điện thoại cho tiết kiệm
D. Sử dụng chim bồ câu
2.1. Những gì được giao tiếp trong đàm phán?

1.Đề xuất, đề xuất cạnh tranh và động cơ

2.Thông tin về các phương án thay thế
3.Thông tin về kết quả
4.Đánh giá có tính xã hội
5.Giao tiếp về quá trình
2.1. Những gì được giao tiếp trong đàm phán? (chi tiết)

4. Đánh giá có tính xã hội

• Giải thích về tình tiết giảm nhẹ
• Giải thích về tình tiết miễn giảm
• Đóng khung lại những lời giải thích
2.2. Cách giao tiếp trong đàm phán

1. Sử dụng ngôn ngữ

2. Sử dụng giao tiếp
phi ngôn ngữ
3. Lựa chọn các kênh
giao tiếp
2.2. Cách giao tiếp trong đàm phán (chi tiết)

1. Sử dụng ngôn ngữ

Mức độ logic (đối với đề xuất)
Mức độ ngữ dụng học (ý nghĩa
học, cú pháp và văn phong)
2.2. Cách giao tiếp trong đàm phán (chi tiết)

2. Sử dụng Phi ngôn ngữ

 Giao tiếp bằng mắt
 Điều chỉnh vị trí cơ thể
 Khuyến khích hoặc không khuyến
khích một cách phi ngôn ngữ đối với
nội dung người khác nói
2.2. Cách giao tiếp trong đàm phán (chi tiết)

3. Lựa chọn các kênh giao tiếp

Đàm phán ảo
Băng thông xã hội
 3

Cách cải thiện Giao tiếp trong đàm

phán
 Câu hỏi giải quyết vấn đề 4

Bổ sung tình tiết, khi đàm phán về vấn đề liên lạc trong quá trình
hoạt động, bên Nhật Bản đưa ra đề xuất là “thường xuyên và hiệu
quả” nhưng không nói rõ là bằng cách nào. Vậy, bên Hoa Kỳ nên
có kỹ năng giao tiếp như thế nào để tránh sai lầm về việc kém
thông tin sau này.
A. Hỏi lại cụ thể “thế nào là thường xuyên và hiệu quả” để làm rõ
ý tứ của bên Nhật
B. Im lặng không cần nói gì thêm
C. Nghe và tỏ ra gật gù để Nhật Bản hiểu về thái độ lắng nghe
của Hoa Kỳ
D. Tỏ ra hiểu biết
Cách cải thiện trong giao tiếp

Có 3 kỹ thuật chính để cải thiện giao tiếp

trong đàm phán:
1. Sử dụng câu hỏi
2. Lắng nghe
3. Đảo ngược vai trò
3.1. Sử dụng các câu hỏi

1. Câu hỏi quản lý được

2. Câu hỏi không quản
lý được
3.1. Sử dụng các câu hỏi
1. Câu hỏi quản lý được
• Các câu hỏi kết thúc mở
• Câu hỏi mở
• Các câu hỏi dẫn nhập
• Các câu hỏi lạnh lùng
• Câu hỏi được lập sẵn
• Các câu hỏi đối xử
• Câu hỏi gợi mở
• Câu hỏi chỉ thị
• Câu hỏi đo lường
3.1. Sử dụng các câu hỏi

2. Câu hỏi không quản lý được

• Câu hỏi đóng
• Câu hỏi gài bẫy
• Câu hỏi làm nóng
• Câu hỏi thúc đẩy
• Câu hỏi bẫy
3.3. Lắng nghe
1. Lắng nghe thụ động: nhận thông điệp trong khi không
phản hồi trở lại cho người gửi về mức độ chính xác hay
hoàn thiện của tiếp nhận.
2. Sự thừa nhận: là lắng nghe chủ động hơn, bằng gật
đầu, bằng mắt, hoặc xen vào các câu trả lời như “tôi
biết”…
3. Lắng nghe tích cực: là khi người nhận lắng nghe tích
cực, phát biểu lại hoặc diễn giải lại thông điệp của
người gửi theo ngôn ngữ riêng của họ
3.4. Đảo ngược vai trò
• Người đàm phán hiểu vị trí của đối tác bằng cách tranh luận
tích cực những quan điểm này cho tới khi bên đối tác bị
thuyết phục rằng họ đã được hiểu
• Ảnh hưởng và thành công của kỹ thuật này:
 Làm thay đổi nhận thức và thái độ
 Khi vị trí tương thích tạo ra kết quả chấp nhận được. Khi vị
trí không tương thích ngăn cản những thay đổi tích cực
 Không nhất thiết phải tạo ra hiệu quả cho cả cuộc đàm
phán như là công cụ để thay đổi thỏa thuận giữa các bên
3.5. Tránh các lỗi nghiêm trọng

• Nên biết khi nào thì ngừng nói

• Kiếm chế đưa ra “những nhận xét ngớ ngẩn”
• Giảm thiểu các thỏa thuận dưới dạng văn bản
• Xem xét lại các lỗi để rút bài học cho thỏa thuận khác
Các nhà đàm phán cần:
 Hiểu được sự biến dạng trong giao tiếp
 Những gì được giao tiếp và cách giao tiếp trong đàm
phán
 Rút ra được cách giao tiếp hiệu quả