Các hình thức đàm phán TMQT

1. Đàm phán bằng văn bản

2. Đàm phán qua điện thoại

3. Đàm phán qua mạng Internet

4. Hình thức gặp mặt trực tiếp

- Từng hình thức đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Tùy thuộc và từng trường hợp và khả
năng mỗi người sẽ có hiệu quả khác nhau.

1. Đàm phán bằng văn bản

- Ưu điểm :

o Chi phí thấp

o Có nhiều thời gian để chuẩn bị

o Dễ dàng giấu kín được ý định của mình ( Dù mình nói láo, nói xạo thì đối tác của mình
cũng không biết được )

o Có văn bản làm bằng chứng cho những điều đã thỏa thuận ( Văn bản khi gửi đi thì đối
tác sẽ giữ lại,...)

o Không bị bất lợi sân khách ( Không bị ảnh hưởng bởi yếu tố thời gian, địa điểm, cũng
như môi trường khi đàm phán )

- Nhược điểm :

o Tốc độ truyền đạt thông tin chậm ( Khi thư gửi đi có thể bị thất lạc trong quá trình vận
chuyển, làm trễ tiến độ đàm phán – dẫn đến nhiều vấn đề hệ lụy sau này : Rất mất thời
gian,... )

o Khó hiểu biết thông cảm lẫn nhau ( Họ không gặp được, họ không thấy được thiện chí
của mình, không cảm nhận được con người mình ra sao, rất khó đàm phán. )

o Khó đoán biết được ý định của đối tác

o Không có thuận lợi sân nhà hay sân khách.

- Lưu ý :

o Nếu sử dụng thứ tiếng mà đối tác quen dùng để gây thiện cảm

o Khẩn trương trong việc trả lời ( Khi chúng ta nhận thư của ai đó thì chúng ta nên trả lời
ngay lập tức

o Cần nghiên cứu kỹ văn bản của bên kia trước khi trả lời

o Cần bàn bạc, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi gửi văn bản đi. ( VD : Nếu có các trường hợp
phát sinh như khách hàng đòi giảm giá, khách hàng đòi quà km, hỏi các vấn đề ngoài
 tầm quyết định của mình thì mình phải hỏi ý kiến cấp trên, cân nhắc các câu trả lời. Hoặc
khi khách hàng hỏi chúng ta vấn đề gì đó, tuy là phải trả lời nhanh chóng nhưng phải
đảm bảo các câu trả lời đúng trọng tâm vấn để câu hỏi đặt ra, câu trả lời hoàn hảo nhất
để đạt được hiệu quả cao nhất )

o Tìm hiểu đúng và chính xác các thuật ngữ viết tắt mà đối tác sử dụng

o Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ ( Khi trả lời đối tác hay trao đổi phải trả lời 1
cách rõ ràng, ngắn ngọn, đúng trọng tâm vấn đề. Tránh trả lời lan man dài dòng, lạc
đề,...)

o Cần lưu giữ tất cả các phong bì thư lại trong hồ sơ ( Mỗi thư có các mục đích khác nhau,
lưu trữ lại cùng 1 mục đích, nếu có sự cố xảy ra dễ dàng kiểm tra lại được và giải quyết
nhanh chóng )

o Nên thông báo và cảm ơn đối tác về việc đàm phán cho dù không đạt được kết quả
mong muốn. ( Ảnh hưởng rất nhiều đến vấn đề phỏng vấn việc làm ( liên hệ ). Tạo thiện
chí cho đối tác, tạo được ấn tượng cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp. Dễ dàng
hợp tác lần sau ). ( Nên viết 1 thư cảm ơn, người ta đánh giá mình là 1 người có nhận
thức tốt ).

- Phạm vi áp dụng :

o Thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu

o Đàm phán để thay đổi các điều khoản của hợp đồng ( Khi có các điều khoản nhỏ cần
thay đổi trong hợp đồng thì có thể viết thư )

o Giải quyết các tranh chấp.

2. Đàm phán qua điện thoại

- Ưu điểm :

o Tốc độ truyền đạt thông tin nhanh ( Nhiều khi ưu điểm này cũng sẽ biến thành nhược
điểm )

o Có thể đoán biết được ý định của đối tác qua giọng nói

o Không bị bất lợi sân khách

- Nhược điểm

o Không có nhiều thời gian để suy nghĩ, cân nhắc. ( Phải thuộc, nắm vững kiến thức cũng
như thông tin mới có thể giải quyết các vấn đề nhanh chóng do không có thời gian để
suy nghĩ cân nhắc. Nếu không nhớ có thể note ra trước ) Khách hàng rất thích trả lời
nhanh chóng với những câu hỏi họ đặt ra)

o Dễ để lộ ý định của mình thuông qua giọng nói.

 o Không có văn bản làm bằng chứng, ghi âm vốn không được chấp nhận để làm bằng
chứng theo pháp luật

o Không có thuận lợi sân nhà hay sân khách

- Lưu ý :

o Chỉ sử dụng trong các trường hợp cần thiết hoặc đối với đối tác quen biết.

o Cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết cho cuộc đàm phán trước khi tiến hành ( Chuẩn bị
cây bút, sổ,

o Người đàm phán phải nắm vũng ngôn ngữ đàm phán vì tất cả các công tác đàm ohans
đều tiến hành qua đàm thoại

o Khi bắt đầu và kết thúc phải có lời chào

o Khi kết thúc cần phải tổng kết lại các điểm quan trọng

o Sau khi đàm phán phải xác nhận lại ngay bằng văn bản. ( Trên thực tế, không cần thiết )

- Phạm vi áp dụng :

o Trong những trường hợp cần thiết, sợ lỡ thời cơ. ( Sợ lỡ, trễ tiến độ công việc của họ. )

o Trong trường hợp mọi điều đã thỏa thuận xong, chỉ

3. Đàm phán qua mạng Internet

- Ưu điểm :

o Tốc độ truyền tin nhanh

o Chi phí thấp

o Có nhiều thời gian chuẩn bị

o Dễ dàng giấu kín được ý định của mình

o Có văn bản bản làm bằng chứng cho những điều đã thỏa thuận

- Nhược điểm :

- Lưu ý :

- Phạm vi áp dụng :

o Thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, vừa và nhỏ

4. Hình thức gặp mặt trực tiếp

- Ưu điểm :

o Có các bên