Professional Documents
Culture Documents
الرقمنة والتسيير الالكتروني للوثائق مقال علم المكتبات
الرقمنة والتسيير الالكتروني للوثائق مقال علم المكتبات
الملخص :
تعد الرقمنة والتسيير االلكتروني للوثائق من أهم التطورات التكنولوجية التي تساهم في تحسين كفاءة إدارة
الوثائق وضمان سالمة وحفظ المعلومات التي تحتوي عليها .وتُستخدم هذه التقنيات في العديد من المجاالت ،بما
في ذلك الحكومة اإللكترونية ،واألعمال التجارية ،والصحة والتعليم.
Abstract: Digitization and electronic document management are among the most
important technological developments that contribute to improving the efficiency of
document management and ensuring the integrity and preservation of the information
contained therein. These techniques are used in many areas, including e-government,
business, health and education
المقدمة
لم تعد المكتبات و مراكز المعلومات قاعات ورفوفا ترتب عليها الكتب و الوثائق ،بل أصبحت فضاء واسعا
ال تحده الجدران .ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من الورق تسمى الفهارس ،بل
مداخل البحث اآللي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة
أبجديا .ولم يعد القائم على المكتبة و الوثائقي مجرد مكتبي ينظم الكتب و الوثائق على الرفوف ،ويقدمها للباحث
أو القا رئ حين يطلبها بل ،هو وثائقي متعدد االختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي
أن يكون ملما بمبادئ كل المواد الدراسية ،مطلعا على برامجها الرسمية ،عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعلّمها
وتعليمها .
هذا التطور في عالم المكتبات بفضل الثورة التي أحدثتها التكنولوجيا الرقمية في مجال المعلومات فألغت الجدران
واألسقف واختصرت المسافات وحولت العالم بقاراته الشاسعة إلى قرية صغيرة يمكن لإلنسان أن يصل إلى
أطرافها في ثواني معدودات.
ونتيجة لهذه الثورة ،فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغييرا جذريا ،وظهر ما
يسمى بـ “التسيير االلكتروني للوثائق” المعروفة باللغة األجنبية بـ “ Gestion Electronique des
” Documents
و الهدف من هذا المقال هو التعرف على هذه التقنية .وقد تناولنا فيه مفهوم الرقمنة و التسيير االلكتروني للوثائق،
أما الثالث :سلسلة و أصناف و سلسلة التسيير االلكتروني و مراحل انجازه .و أخيرا الرابع :اثر التسيير
االلكتروني
-1مفهوم الرقمنة :الرقمنة هي عملية يتم خاللها تحويل الوثيقة من شكلها التقليدي الذي هو عبارة عن ورق
مكتوب أو مرسوم ،أو مصغر فيلمي إلى ملف صورة مرقمنة يمكن قراءتها بواسطة الكمبيوتر ،وتتكون هذه
الصورة المرقمنة من وحدات أو نقاط تسمى البيكسل ،Pixelsيُحدد عددها في البوصة المربعة دقة وتصميم
الصورة Resolutionمن حيث الوضوح ،أما عددها اإلجمالي فيشكل ما يعرف بحجم أو وزن الصورة وهو
العدد الذي يلزم لتحويل الصورة إلى شكل رقمي ،ويتم تخزين الصور المرقمنة بعد ذلك على وسائط متعددة
أكثرها شيوعا الوسائط الممغنطة [مثل األشرطة واألقراص الممغنطة أو الوسائط الضوئية .يمكن أن تتعلق
مشاريع الرقمنة بأنماط عديدة من الوثائق األرشيفية كالوثائق النصية المصورة ،التسجيالت الصوتية أو
المرئية أو أدوات البحث في األرشيف
-2التسيير اإللكتروني للوثائق :أو التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق هو مجموعة من األدوات والتقنيات
التي بواسطتها يمكن ترتيب ،تسيير ،وحفظ الوثائق ،واسترجاعها من خالل جملة من تطبيقات اإلعالم اآللي
في إطار النشاط العادي للمؤسسة ،ونتيجة لهذا يمكن لموظف األرشيف مثال أن يصل إلى قيود الوثائق في
وقت قياسي قد يقدر بالثوان .بمعنى أن التسيير اإللكتروني للوثائق سيمكن الموظف من استرجاع الوثائق التي
يحتاج إليها عند أدائه لعمله دون مغادرة موقع عمله
إذا طبقنا هذا المثال البسيط والواقعي على مختلف الحاالت المماثلة التي نجدها في المؤسسة ،سواء في معالجة
المواد المتنوعة ،أو تسيير ملفات المستفيدين ،وملفات الموظفين وغيرها ،تالحظ بشكل جلي ربح الوقت الذي
توفره هذه التقنية .يمكن أن يتعدى التسيير اإللكتروني ذلك إلى تسيير حجم ضخم من المعلومات ،وإيجاد نظام
آلي لتوزيع الوثائق ،وبناء قواعد المعلومات ...الخ .تظهر هذه العمليات في شكل تطبيقات لها طابع ترتيب
إداري ،أو األرشفة اإللكترونية التي تحقق بفضل التسيير اإللكتروني للوثائق الرفع من إنتاجية ومردودية
المؤسسات.
توجد بعض الحاالت التي تكون فيها تطبيقات التسيير اإللكتروني للوثائق ضمنية مثل الفهارس اإللكترونية،
والوسائط اإللكترونية ،والشبكات المحلية أو العالمية كاإلنترنت مثال هناك حاالت أخرى يكون فيها اللجوء إلى
التسيير اإللكتروني للمعلومات والوثائق لتطبيقه في مجال األرشيف ،واألرشفة اإللكترونية
أصبح التسيير اإللكتروني للوثائق أو الملفات المصطلح البديل لألرشيف أو األرشفة ،وهذا منذ الثمانينات وتوسع
ليشمل تسيير كل أنواع الوثائق ليصبح هو التسيير االلكتروني للمعلومة والوثائق GEIDE (Gestion
électronique de l'information et des documents
( ،existantsوهو بشكل نظام مهمته تسيير تخزين أرشفة ،واسترجاع معلومات ووثائق منظمة معينة.
وأصبحت األرشفة جزء من التسيير االلكتروني .ليصبح الضمانة للتسيير الجيد داخل أي تنظيم .واألرشفة
اإللكترونية أو الحفظ اإللكتروني أساسي في نظام التسيير اإللكتروني للوثائق ،فالتسيير اإللكتروني للوثائق يجمع
بين عدة تقنيات والتي تمكننا من الوصول إلى مجموعة وكمية كبيرة من المعلومات المخزنة والمحفوظة في
أسرع وقت ممكن.
لقد ظهر هذا األسلوب في الواليات المتحدة األمريكية ،في خمسينيات القرن الماضي وهذا إثر ضياع وثائق
إلكترونية بالغة األهمية لوزارة الدفاع والتي لم تكن تملك منها سوى نسخة إلكترونية موجودة على حاسوبها
المضيف أو الخادم وبعدما أخذت الواليات المتحدة بأسلوب الحفظ اإللكتروني أخذت به الدول األنغلوساكسونية
خاصة أستراليا ،ثم كندا ،ثم فرنسا في السبعينيات ،ولقد أصبحت األرشفة اإللكترونية حاليا جزء مهما للتسيير
اإللكتروني في اإلدارات ،حيث تسمح بالحفظ اإللكتروني على المدى الطويل.
الحفظ ويستدعي
اإللكتروني تحويل الوثائق الموجودة على حامل ورقي أو غيره عن طريق تسجيله في صورة أو صور متتالية
بواسطة قيمة رقمية مساوية في نظام الترميز وتصبح ما يسمى بالوثيقة الرقمية ،ويتم ذلك من خالل أجهزة
السكانير أو آالت التصوير الرقمية .ويستدعي التسيير اإللكتروني للوثائق توفير تجهيزات وبرمجيات تتمثل في
األساس في أدوات إدخال البيانات التقليدية ماسح وقارئ آلي الماسح الضوئي والكاميرا الرقمية وأدوات الخزن
(قرص) (صلب وأقراص ضوئية رقمية ،وأدوات الطباعة وأدوات البث) ،ونظم إدارة قواعد البيانات وقواعد
الصور وبرنامج التعرف الضوئي على الحروف.
التسيير اإللكتروني اإلداري للوثائق يشكل جزء من التطبيقات اإلجمالية للتسيير ،ويمكن المستفيد من
الوصول السريع إلى صور عن الوثائق التي يريد الحصول عليها حيث يجنبه عناء أو جمع عدة ملفات
في مكتبه بما يجعل من الصعب استرجاع ما يحتاج إليه من وثائق التنقل في الوقت المناسب.
و للتسيير اإللكتروني للوثائق دور مهم في مختلف القطاعات والتي قد تكون موزعة على نطاق واسع ،لهذا
يستوجب دعم النظام بوسائل وأدوات اتصال ،والتي تمكن مختلف الوحدات من تبادل الوثائق والمعلومات عبر
الشبكة ،أو طلب التزويد بمعلومات معينة ،أو أخذ الرأي حول مضمون وثيقة ،أو التصديق على وثيقة معينة
بالتوقيع اإللكتروني دون عناء.
التسيير االلكتروني للوثائق المكتبية ويدخل في إطار أعمال اإلدارة التقليدية والتي يسيطر عليها
أسلوب االتصال الجماعي ،ويستخدم هذا األسلوب برمجيات تقليدية معروفة وهي word....،Excel
وغيرها ،والتي تستخدم في تحرير النصوص المختلفة ،ويسمح بتبادل الوثائق والمعلومات من خالل
المراسالت اإللكترونية.
التسيير اإللكتروني للوثائق األرشيفية ما يسمى باألرشفة اإللكترونية ،ويقوم بالتخزين والتكشيف
التلقائي ،حيث تخضع كل أنواع الوثائق المطبوعة وغير المطبوعة) إلى تطبيقات معينة باستخدام أدوات
اإلعالم اآللي .وتحفظ نسخ الكترونية للمواد األرشيفية بما يسمح بتخزينها في موزعات النظام.
التسيير اإللكتروني لألرصدة الوثائقية :حيث يعمل التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات في هذا
المجال على التسهيل في البحث الوثائقي على نطاق أوسع بالمكتبات ومراكز المعلومات ودور األرشيف.
حيث يوفر هذا النظام إمكانية الوصول إلى محتويات الوثائق (النصوص األشكال والصور .).....
التسيير اإللكتروني التقني للوثائق والمعلومات :يسمى في بعض الحاالت بالتسيير اإللكتروني المهني
للوثائق والمعلومات ويتعلق بجميع التطبيقات الخاصة بتسيير الوثائق اإللكترونية لمهنة معينة يطيف هذا
النوع من األنظمة في المخابر الكبرى ،ومكاتب الدراسات للتحكم في الوثائق الخاصة بها ،وإمكانية تبادل
المعلومات والوثائق بين فروعها المختلفة.
تتميز المعلومات في نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات بكونها إلكترونية ،لذا من الضروري القيام
بعمليات إدخال هذه المعلومات إلى النظام أو اقتنائها ،ونظرا لكون الماسح scannerأو جهاز الرقمنة
numeriseurهو رمز التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات ،الذي يقوم بتحويل الوثائق المطبوعة إلى
صورة إلكترونية يمكن تداولها بواسطة الحاسوب ،فإنه يعتبر أداة أساسية القتناء المعلومات .لكن ينبغي التذكير
بضرورة تسيير بقية األنواع األخرى من الوثائق بما فيها التي توجد على صورتها اإللكترونية ،إضافة إلى
الوثائق الورقية ،وبشكل عام فإن الوثائق األكثر تداوال هي االستنساخ عن بعد الوثائق المكتبية ،الخرائط ،ملفات
اإلعالم اآللي المسحالت الصوتية ،الصور المتحركة ....عمر عملية اقتناء المعلومات والوثائق في نظام التسيير
اإللكتروني للوثائق
يتطلب تسيير كل حجم معين من الوثائق بعض التجهيزات والبرمجيات ،أهمها جهاز السكانير ،بطاقة الفاكس
برنامج تحويل الملفات ،وغيرها .كما أن شروط االقتناء تتوقف على أنواع الوثائق ،وحجمها وطرق تنظيمها.
وبهذا فإن مصلحة الرقمنة المشتركة توفر جملة .من الخدمات أهمها:
خدمات البريد
توزيع المهام على مناصب العمل الموجودة تحت تصرف المستفيدين تأمين الوثائق والمعلومات
استخدام السكانير المركزي أو ما يسمى بمركز الرقمنة
أ -شبكة إعالم آلي وأدوات اتصال وتحويل الملفات والمراسالت المحلية ،كما نجد شبكات خارجية لها
العديد من التطبيقات مثل المراسالت العمومية والولوج إلى المعلومات الخارجية وغيرها.
ب -موزعات والتي تمثل تشكيلة من التجهيزات والبرمجيات هدفها تقديم خدمات للمستفيدين ،كالطباعة وحفظ
المعلومات ومعالجة النصوص وتطبيقات اإلعالم اآللي وقواعد المعطيات.
ت -مناصب عمل متخصصة مجهزة بمختلف األدوات والتي تسمح للموظف والمستفيد النظام.
يحقق التسيير اإللكتروني للوثائق عدة فوائد للمستفيدين كأفراد أو جزء من تنظيم ،وتتمثل هذه الفوائد
تعتري اإلدارة عدة عراقيل في طريقها نحو تطبيق إدارة محلية إلكترونية ومنها:
أ -اعتياد العاملين على األساليب التقليدية في التسيير اإلداري وعدم تأقلمهم مع التسيير
اإللكتروني للوثائق.
ب -تخوف اإلدارة العليا من هذا األسلوب وحول عدم إمكانيتها التحكم فيه.
خاتمة
تُعد الرقمنة والتسيير االلكتروني للوثائق من أهم التطورات التكنولوجية التي تساهم في تحسين كفاءة إدارة
الوثائق وضمان سالمة وحفظ المعلومات التي تحتوي عليها .وتُستخدم هذه التقنيات في العديد من المجاالت ،بما
في ذلك الحكومة اإللكترونية ،واألعمال التجارية ،والصحة والتعليم.
ا ذا بلغ العقل البشري اليوم ما بلغه من تقدم علمي ومن إنتاجيات تكنولوجية متطورة شملت ميدان التوثيق
والمعلومات كما غيره من المجاالت ،وإذا كانت هذه التكنولوجيا أيضا قد خففت من بعض مشاق الموثق في عمله
التوثيقي ،اليومي والمناسباتي ،فإن السؤال الذي يطرح نفسه :إلى أي مدى يمكن أن تستجيب هذه التكنولوجيا
إلى هذه المهام المنوطة بعهدة الموثق ،وإلى حاجيات المستفيد و القارئ الذي كان باألمس يتصفح الكتاب
والوثيقة ذاتها ،وبتصفحه ،وهو الرونق الخاص الذي إعتدنا عليه ويروق لنا أن نفعله ،فيكتسب المزيد من
المعلومات والثقافة ،وإن كان ذلك على حساب الوقت والجهد ،لتصل إليه المعلومة اليوم جاهزة ،بال عناء
بحث وال تمحيص ؟ والموثق هو اآلخر ،هل يخاف يوما ما على وظيفته التي بدأت تحتلها التقنية ،لتلقي به في
يوم من األيام في غياهب البطالة ،والمصير المجهول بعد أن احتلت أو تكاد كل وظائفه وأعماله التوثيقية.
المراجع :