PRIPREMA I ORGANIZACIJA

POSLOVNOG SASTANKA

Sanja Arambašić, Luka Rupčić: 1

Organizacija poslovnog sastanka
 ČEGA POJEDINCI NISU SVJESNI

• OBJEKTIVNA STANJA:
- da su sastanci jedini način za donošenje odluka
- što su sve sastanci
- da se stalno nalaze u sustavu sastanaka
• SUBJEKTIVNO STANJE:
– da neučinkoviti sastanci donose probleme
• MOGUĆNOSTI:
– da su sastanci prilike, a ne obveze
• RJEŠENJE:
– da se učinkovito sudjelovanje/vođenje sastanaka mora učiti

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 Činjenice o sastancima:
• dio rezultata ankete o sastancima provedeni u Hrvatskoj (2002. god.)

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 Činjenice o sastancima:
Rezultati ankete vođene u kolovozu 2003. godine
od Effective Meetings, SAD:
1. Pitanje: Koliko često vodite zapisnike u vašoj
organizaciji?
2. Odgovori:
a) uvijek – 32%
b) ponekad – 29 %
c) nikada 39 %

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 Činjenice o sastancima:
Wharton centar za primijenjena istraživanja iz
SAD-a objavio je sljedeće nalaze u Wall Street
Journal-u:
• srednji menadžeri provedu 11 sati na sastancima
tjedno
• glavni menadžeri provede oko 17 sati svaki
tjedan na sastancima
• rukovoditelji provedu prosječno 23 sata na
sastancima tjedno
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
Organizacija poslovnog sastanka
POSLOVNI SASTANAK
Vrste:
1. formalni
2. neformalni
3. druženje vezano uz posao

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 FORMALNI SASTANAK

• po utvrđenoj shemi
• razgovori o ideji, problemima, zajedničkom
poslovanju, mogućem sklapanju ugovora...
• uključuju procese informiranja, planiranja,
konzultacija, donošenja odluke ...

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 NEFORMALNI SASTANAK
• obično u okviru jedne organizacije
• sastanci pojedinog tima na kojem se planiraju,
dnevni, tjedni, mjesečni planovi i podjele
zadataka
• neformalni sastanci s poslovnim partnerima
(npr. na različitim koktelima i slično)

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
VRSTE PRIPREME POSLOVNOG
SASTANKA

•organizacijska priprema
•tehnička priprema
•osobna priprema

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 ORGANIZACIJSKA PRIPREMA

• konzultacije o dnevnom redu sastanka

• izrada protokola održavanja sastanka
• utvrđivanje mjesta održavanja sastanka
• utvrđivanje vremena održavanja sastanka
• slanje poziva za sastanak
• izrada zapisnika
• priprema potrebnih materijala
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
10
Organizacija poslovnog sastanka
 TEHNIČKA PRIPREMA
• priprema i dostava poziva za sastanak
• bitni dijelovi poziva
– ime vježbeničke tvrtke
– vrijeme održavanja poslovnog sastanka
– vrijeme kad bi trebao završiti sastanak
– mjesto i datum održavanja sastanka
– potpis ovlaštene osobe
• priprema prostorije

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

11
Organizacija poslovnog sastanka
 OSOBNE PRIPREME

• odnose se na svakog sudionika na sastanku

• izražavati se lijepo i bez zamuckivanja
• držati se dnevnog reda (teme sastanka)
• pripremiti se za izlaganje (prezentacije)
• za poslovni sastanak pripremiti materijale:
posjetnice, katalog, letke i dr. promidžbeni
materijal, uvjete kupnje, uvjete prodaje,
narudžbenice i ostalo.
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
Organizacija poslovnog sastanka
 ZAPISNIK POSLOVNOG
SASTANKA
Dijelovi zapisnika:
– zaglavlje ili uvod
– razrada dnevnog reda
– završnog dijela
Zaglavlje zapisnika sadrži:
– riječ zapisnik (pisana verzalom, boldirana i
centrirana)
– redni broj i vrsta sastanka
– tko održava sastanak

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

13
Organizacija poslovnog sastanka
• mjesto i vrijeme održavanja sastanka
• podatke o nazočnima
• ime zapisničara
• otvaranje sastanka i uvodni pozdrav
• predlaganje i usvajanje dnevnog reda
• usvajanje zaključka prethodnog sastanka
– razradu dnevnog reda
– rasprava i zaključci
• završni dijelovi poslovnog sastanka
– vrijeme završetka,datum, potpis zapisničara, potpis
voditelja sjednice, pečat

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

14
Organizacija poslovnog sastanka
 PRAVILA ZA VOĐENJE
USPJEŠNOG SASTANKA
• čvrsto utvrđen dnevni red
• strogo pridržavanje vremenskih okvira
• držati se utemeljenih činjenica – spriječiti
besmislene rasprave
• donijeti odluke – odabrati prave osobe za
sastanak, one koje mogu donijeti odluke

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 KAKO NAJBOLJE PRIPREMITI
SASTANAK

• odrediti teme i ciljeve sastanka

• organizirati
• odrediti sudionike
• odrediti tijek sastanka

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

16
Organizacija poslovnog sastanka
 ORGANIZACIJA SASTANKA

• koliko vremena imate na raspolaganju?

• pokušajte definirati među ciljeve
• četvrtina vremena je prazan hod
• hoćete li pozivnice poslati pravovremeno?
• je li konferencijska dvorana slobodna?
• koja radna sredstva Vam stoje na raspolaganju?

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

17
Organizacija poslovnog sastanka
 SUDIONICI
 tko dolazi u obzir kao sudionik? (Uzmite u obzir:
funkciju, stručno zvanje, socijalne kompetencije,
organizacijske sposobnosti, i vrijeme u obzir)
• koga još želite pozvati?
• jesu li svi sudionici dobili informacije o sastanku
pismeno?
• zamoliti jednu osobu da pripremi izvješće.
• jesu li potrebni prethodni razgovori s određenim
osobama?
• treba li se u pojedinačnim razgovorima još nešto
razjasniti?
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
18
Organizacija poslovnog sastanka
 TIJEK SASTANKA
• pozdrav i naziv prve teme
• Pregled tema: predstaviti trenutno stanje i
aktualno stanje stvari te pojasniti stanje koje bi trebalo biti
cilj
• rješavanje problema: diskusija uz prikupljanje
ideja (uvedite sve u razgovor, zapisujte ideje), strukturirajte
ideje i vrednujte ih
• plan provedbe: što tko radi, kada i kako?
• završetak: zahvalite se i oprostite od sudionika?

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

19
Organizacija poslovnog sastanka
 PRIJEDLOZI ZA VJEŽBANJE
Simulirajte sastanke:
Sastanak odjela – pripremanje sastanka, zakazivanje
sastanka, održavanje sastanka
- tema: “Želim razgovarati s vama o tome i tome”
Neformalni sastanak u “4 oka”- podređeni u odnosu
na šefa – “Želim vam skrenuti pozornost na to i to”
Tjedni sastanak upravljačkog tima – “Imali smo
problema s tim i tim”
Važan sastanak na kojem se donose odluke –”Želim
vam predložiti ta i ta rješenje”

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

Organizacija poslovnog sastanka
 ORGANIZACIJA POSLOVNOG
PUTA
Poslovi pripreme
– cilj poslovnog puta
– organizaciju tijeka poslovnog puta
– odrediti sudionike
Cilj poslovnog puta
– odrediti kamo želimo ići
– koje zadatke moramo riješiti u kojem roku
– vrijeme trajanja poslovnog puta

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

21
Organizacija poslovnog sastanka
 TIJEK PUTA

• organizacija tijeka puta

• odrediti mjesto i vrijeme polaska na put
• vrijeme koje ćete provesti na putu
• što vam je sve potrebno
– auto karta
– odredišna adresa
– broj telefona ili mobitela osobe zadužene za kontakt
– ostalo

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

22
Organizacija poslovnog sastanka
 ORGANIZACIJA TIJEKA PUTA

• odrediti vrijeme kad želimo stići

– datum i sat dolaska
• odrediti mjesto kamo želimo stići
– adresu i kućni broj
• vrijeme povratka
• odrediti mjesto povratka
• prijevozno sredstvo

Sanja Arambašić, Luka Rupčić:

23
Organizacija poslovnog sastanka
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
Organizacija poslovnog sastanka
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
Organizacija poslovnog sastanka
Sanja Arambašić, Luka Rupčić:
Organizacija poslovnog sastanka