Tim i izgradnja tima

1/56
Blisko surađivati ne znači ujedno raditi i u timu,
i dok je svaki tim grupa,
svaka se grupa ne ponaša kao tim.

2/56
Sadržaj predavanja

 Svrha i karakteristike timova

 Faze razvoja tima
 Timske uloge
 Donošenje odluka u timu
 Kada timovi ne funkcioniraju

3/56
Zašto trebamo timove?

 Timovi smanjuju troškove

 Povećavaju produktivnost
 Unapređuju komunikaciju
 Kroz timove se realiziraju zadaci koji se ne mogu realizirati unutar
pojedine radne skupine
 Kroz rad timova bolje se koriste resursi
 Tim donosi kvalitetnije proizvode i usluge
 Kroz timove se poboljšavaju procesi
 Kroz timove se “povezuju različitosti”

4/56
Četiri osnovne odlike timova

 Komplementarne vještine

 Individualna i kolektivna odgovornost za postizanje ciljeva

 Zajednički pristup

 Zajednička svrha

5/56
Faze razvoja tima

6/56
Faze razvoja tima

1. Formiranje 2. Naviranje

4. Izvedba
3. Normiranje 5. Okončanje

7/56
Faze razvoja tima

Pred-tim faza Faza I Faza II

Formiranje Naviranje

Faza III Faza IV Faza V

Normiranje Izvedba Okončanje
8/56
Faze razvoja tima

Okončanje
Produktivnost

Izvedba

Formiranje

Normiranje
Naviranje

Vrijeme
9/56
 Formiranje
1. Formiranje – faza pristojnosti

Osjećaji na individualnoj razini:

 uzbuđenje, iščekivanje, optimizam
 ponos jer je netko odabran u tim
 sumnja, strah i nelagoda zbog posla koji predstoji

Ponašanje na razini tima:

 pokušaj definiranja zadataka i odluke o njihovom ostvarenju
 pokušaj definiranja prihvatljivog ponašanja i načina rješavanja problema
 definiranje potrebnih informacija
 uzvišene, apstraktne rasprave o konceptima i problemima
 razgovori o nebitnim pitanjima; poteškoće u identifikaciji bitnih problema
 pritužbe na organizaciju i prepreke u ostvarenju zadatka

10/56
 Formiranje
1. Formiranje – učtiva faza

Kako voditi tim

Važno je izgraditi povjerenje i pouzdanje, i voditelj tima bi trebao:

 pomoći članovima tima da se upoznaju
 razjasniti svrhu i ciljeve
 uključiti članove u razvoj planova, razjasniti uloge i utvrditi načine suradnje
 osigurati potrebne informacije kako bi tim započeo s radom
 podijeliti iskustvo o proteklim uspjesima i slavljima

11/56
 Naviranje
2. Naviranje - faza ispitivanja

Osjećaji na individualnoj razini:

 otpor prema zadacima i metodama koje su drugačije od uobičajenih
 velike razlike u stavu članova tima vezano uz mogućnosti uspjeha

Ponašanje na razini tima:

 razmirice među članovima čak i nakon rješavanja problema
 obrana i natjecanje; frakcije i „biranje strane“
 preispitivanje prikladnosti članova tima
 ispitivanje nerealističnih ciljeva; zabrinutost zbog previše zadatka
 povećane napetosti, nered i ljubomora

12/56
 Naviranje
2. Naviranje – faza ispitivanje

Kako voditi tim

Izgraditi svoj smjer je ključno u ovoj fazi i voditelj tima bi trebao:

 riješiti pitanja moći i autoriteta (ne dozvoliti da bilo čiji autoritet zapriječi
doprinos drugih članova tima)
 složiti se oko pravila donošenja odluka i dogovoriti tko ih donosi
 vlastitim primjerom dati timu viši stupanj neovisnosti; ohrabriti članove tima
da preuzmu odgovornost
 prepoznati nove i alternativne ideje
 predložiti i ohrabriti stvaranje opcija koje vode rješavanju problema
 koristiti posredništvo, pregovaranje i arbitražu

13/56
 Normiranje
3. Normiranje / faza sukoba

Osobni osjećaji:
 osjećaj jedinstva u timu, timskog duha i zajedničkih ciljeva
 prihvaćanje članstva u timu
 olakšanje jer se čini da će sve funkcionirati

Timsko ponašanje:
 pokušaj postizanja harmonije na način da se izbjegava konflikt
 više prijateljstva, povjerenja, razgovora o osobnim problemima i o timskoj dinamici
 nova sposobnost da konstruktivno kritiziramo
 utvrđivanje i održavanje osnovnih timskih pravila i ograničenja

14/56
 Normiranje
3. Normiranje / faza sukoba

Kako voditi tim

Pošto je uspostavljanje suradnje ključno, voditelj tima bi trebao:

 potpuno iskoristiti vještine, znanje i iskustvo članova tima
 ohrabriti i prepoznati međusobno poštivanje članova
 ohrabriti kolege da “zavrnu rukave” i surađuju
 osigurati jasne povratne informacije o realizaciji
 uvesti humor i zabavu

15/56
 Izvedba
4. Izvedba / konstruktivna faza

Osjećaji na individualnoj razini:

 učenje o prednostima drugih i njihovim slabostima, razumijevanje
individualnih i grupnih procesa
 zadovoljstvo zbog napretka u realizaciji tima
 jak osjećaj odgovornosti prema timu

Timsko ponašanje:
 konstruktivna promjena samog sebe
 sposobnost da se spriječi nastanak ili da se riješe problemi

16/56
 Izvedba
4. Izvedba / konstruktivna faza

Kako voditi tim

Da bi izgradio spremanost na promjenu voditelj tima bi trebao:

 unaprijediti metode rada i procedure kako bi potaknuo suradnju
 pomoći timu kako da upravlja promjenom
 promovirati tim unutar poduzeća
 pratiti napredak i slaviti postignuća

17/56
 Okončanje
5. Okončanje / faza slavljenja

 važno je javno iznijeti rezultate kako bi ih se podijelilo s drugima i

kako bi se odalo priznanje timu i njegovim rezultatima unutar
poduzeća

 tijekom slavljenja uobičajena je praksa dati nagrade i priznanja za

dobre rezultate

18/56
 Okončanje
5. Okončanje

Kako voditi tim

Važno je prihvatiti razdvajanje u toj fazi i voditelj tima bi trebao:

 upoznati članove tima s rezultatima rada
 prezentirati ocjenu radnih odnosa
 pokazati efekte primjene na timu i organizaciji
 organizirati proslavu, fokusirati se na nagrade i zabavu
 voditi ceremoniju dovršetka projekta

19/56
7 smrtnih grijeha u postupku formiranja tima

 Pogrešan odabir – odabir članova se zasniva na osobnosti, a ne na potrebnim

kompetencijama
 Nestrpljenje – ne ostavljanje dovoljno vremena timu da se razvije, tražiti se
rješavanje problema zbog kojeg je tim oformljen u izuzetno kratkom vremenu
 Prijevara –tim oformljen da realizira pseudo timski zadatak, tj. maskiran zadatak
koji bi normalno trebao biti odgovornost jedne osobe ili organizacijske jedinice.
 Besciljnost - promašaj u postavljanju ciljeva koje tim treba ostvariti
 Nemoć – propust da se ojača pojedinca, izgradi povjerenje i osigura uzajamna
odgovornost
 Inhibirani komunikacijski sistemi – propust da se razvije otvorena
komunikacija,važno je stvoriti atmosferu poštivanja različitih stavova i osigurati
prostor za upravljanje konfliktom
 Nadmetanje - stavljajući prevelik naglasak na natjecanje osujećuje se timski rad

20/56
Model za izgradnju efikasnih timova

Leadership

Pozitivna
Suradnja
Atmosfera

Izbalansirano Uvažavanje Upravljanje

sudjelovanje različitosti konfliktom

Efikasno
Otvorena
Jasni Definirane donošenje
komunikacija
Ciljevi uloge odluka

21/56
Model ...

Definirane
uloge

22/56
Uloge u timu

Svatko ima
 jednu “omiljenu” ulogu
 jednu “sporednu” ulogu
 ukoliko ta nikom drugo ne odgovara
 ukoliko je netko bolji u njihovoj omiljenoj

Meredith Belbin: Uloge u timu

23/56
Uloge u timu

Implementator

Dovršitelj Koordinator

Timski
radnik Oblikovatelj

Promatrač-
procjenitelj Biljka
Istražitelj
mogućnosti
Meredith Belbin
24/56
Uloge u timu

Implementator: pretvara ideje u aktivnosti i organizira proces

Koordinator: interpretira ciljeve, potiče donošenje odluka, upravlja resursima

Oblikovatelj: potiče ostale da se prebrode teškoće

Biljka: producira različite ideje za rješavanje problema

Istražitelj mogućnosti: traži korisne kontakte i resurse izvan tima

Promatrač-procjenitelj: opaža i razvija opcije, davanje procjena

Timski radnik: rješava nesuglasice, fokusiran na “diplomaciju”

Dovršitelj: ispravlja greške, osigurava da je zadatak u potpunosti dovršen,ispunjava rokove

25/56
Model ...

Donošenje
odluka

26/56
Način na koji će se donositi odluke u timu, jedna
je od najvažnijih odluka tima

Ispravne odluke donositi na ispravan način.

27/56
Kako donositi odluke tima?

 konsenzus
 pravilo većine
 pravilo manjine
 kompromis/prosjek
 mišljenje eksperta
 pravo autoriteta bez diskusije
 pravo autoriteta uz diskusiju

28/56
Tehnike za donošenje odluke u timu

Tehnike za donošenje odluke u timu:

1. Oluja ideja
2. Bodovi – svaki član dobije ograničeni broj bodova koje mora rasporediti na
predložene ideje
3. Rangiranje – rangiranje ideja prema važnosti i/ili težini implementacije
4. Advokat ideje
5. Lista smetala

29/56
 Konsenzus

Prednosti Nedostaci
inovativna, kreativna, visoko-kvalitetna zahtjeva puno vremena i energije, visoki
odluka novo vještina članova
koristi resurse svih članova tima vremensko ograničenje mora biti
minimalno
izvlači suglasnost svih članova tima da će ne smije biti hitnosti
implementirati odluku
korisna za donošenje ozbiljnih, važnih i može trajati danima
kompleksnih odluka koje će usvojiti svi
članovi tima

30/56
 Pravilo većine

 pravilo većine - čini demokraciju

 članovi tima glasuju, pobjeđuje većina
 jednostavno

Prednosti Nedostaci
može se koristiti kad nema vremena za manjinu obično odbacuje i udaljava
potpunu, detaljnu procjenu
može se koristiti kad odluka nije toliko vremenska bomba za buduću djelotvornost
važna da se mora donijeti konsenzusom tima
suglasnost svih članova tima nije nužna za suglasnost za provođenje odluke je samo
implementaciju odluke djelomična
zatvara diskusiju o pitanjima koja nisu ne koristi međusobno djelovanje članova
važna za tim tima

31/56

 pod-tim (dio velikog tima) istražuje informacije, predlaže i
preporučuje potrebne aktivnosti
Prednosti
može se koristiti kad se ne mogu sastati
svi članovi tima da bi donijeli odluku
koristan kad je tim u vremenskom škripcu i
mora delegirati odgovornost na pod tim
kad samo nekoliko članova ima potrebnu
stručnost i znanje
korisno za jednostavne, rutinske odluke,
kad suglasnost cjelokupnog tima nije
važna za provođenje odluke
Pravilo manjine
Nedostaci
ne koristi talente svih članova tima
ne gradi se suglasnost cjelokupnog tima za
provođenje odluka
neriješeni sukobi i kontroverze mogu
utjecati na djelotvornost tima u budućnosti
ne koristi međusobno djelovanja članova
tima
32/56

Prednosti
osobne pogreške i ekstremna mišljenja
nastoje se međusobno isključiti
bolje od "prava autoriteta" da donosi
odluke bez diskusije
Kompromis/Prosjek
Nedostaci
mišljenje člana tima koji ima najmanje
znanja može poništiti mišljenje člana tima s
najviše znanja
mala uključenost članova tima, suglasnost
oko provođenja odluke može oslabiti
prepuštanje odluke članovima tima koji
imaju najveće stručno znanje je gotovo
uvijek bolje od kompromisa
33/56
 Mišljenje eksperta

 jednostavno
 ekspert iz tima ili izvan tima predloži odluku koja se provodi

Prednosti
korisno kad je stručnost jednog člana tima
superiorna svim ostalim članovima tima, te
je vrlo mala korist od diskusije
koristi se kad je mala potreba za
zajedničkim aktivnostima svih članova tima
na implementaciji odluke
Nedostaci
kako ćete prepoznati tko ima najviše
ekspertnih znanja?
znanje i vještine ostalih članova se ne
koriste
ne gradi se suglasnost cjelokupnog tima za
provođenje odluka
ogorčenost i neslaganje mogu prouzročiti
sabotažu i gubitak djelotvornosti tima
prednosti međusobnog djelovanja članova
tima su izgubljene

34/56
 Pravo autoriteta bez diskusije

 nema prostora za diskusiju, oduka je predodređena, delegirana s više pozicije

(nivoa)
 članovi tima znaju kad ih voditelj tima "vara“ - povjerenje članova tima je
"ubijeno" ako voditelj tima pokuša obmanuti članove tima da njihovo mišljenje
može utjecati na odluku

Prednosti Nedostaci
koristi više kod administrativnih odluka ili jedna osoba ne može biti dobar izvor za
jednostavnih, rutinskih odluka, ili sve odluku, znanje i vještine ostalih članova
nedostatka vremena se ne koriste, međusobno djelovanje
članova tima je izgubljeno
kad članovi tima očekuju da voditelj ne razvija se suglasnost cjelokupnog tima
donese odluku za provođenje odluka
kad članovi tima nemaju potrebna znanja ili ogorčenost i neslaganje mogu prouzročiti
informacije da donesu odluku sabotažu i gubitak djelotvornosti tima

35/56
 Pravo autoriteta uz diskusiju
 voditelj tima ispunjava svoju ulogu voditelja i odgovoran je za odluke tima
 u diskusiji ravnopravno sudjeluje kao i svi ostali članovi tima
 kad dobije dovoljno informacija, prekine diskusiju, donese odluku i upozna sve
članove kako su utjecali na donesenu odluku
 većina članova osjeća se saslušanim i sposobnim da sudjeluje i u drugim
odlukama tima koristeći ovu metodu

Prednosti
osigurava suglasnost svih članova tima,
razvija živu diskusiju o pitanjima koja
zahtijevaju znanja i vještine svih članova
tima
kad članovi tima očekuju da voditelj
donese odluku
jasno je tko je napokon odgovoran za
odluke tima
Nedostaci
zahtjeva spremnost voditelja tima da
donese odluku
zahtjeva dobre komunikacijske vještine
svih članova tima
ogorčenost i neslaganje mogu prouzročiti
sabotažu i gubitak djelotvornosti tima
36/56
Kako donositi odluke tima?

 nema dobrih ili loših načina, iako su često neki više

vrednovani od ostalih

 ključno je da su svi članovi tima suglasni o načinu

donošenja odluka

37/56
Model ...

Leadership

38/56
Vođenje tima

L L
L
L

Naređuje Uključuje ljude Gradi povjerenje i inspirira tim

Objasni odluku Uzima inpute od tima Podržava timske odluke

Trenira pojedinca Razvija individ. perf. Proširuje kapacitete tima

Reagira na promjene Provodi promjene Predviđa i utječe na promjene

39/56
Kada timovi ne funkcioniraju?

40/56
5 disfunkcija tima

Neobaziranje
na rezultate

Izbjegavanje
odgovornosti

Nedostatak privrženosti ciljevima

Strah od sukoba

Nedostatak povjerenja

41/56
Što utječe na smanjenje efikasnosti tima

Katzenbach i Smith, 1993

 nedostatak autonomnosti
 tim mora moći donositi vlastite odluke na koji način planira realizirati postavljene
zadatke

 nedostatak podrške i privrženosti

 timove treba podržavati viši management kompanije

 preveliki tim
 manjak resursa
 tim ne može efikasno funkcionirati ako ne može dobiti potrebne resurse ili potreban
trening svojih članova

 nedostatak feedbacka/priznanja
 nagrađivanje individualnog takmičenja

42/56
Karakteristike poremećenog odnosa u timu

 borba
agresija, cinizam, poruga
 tendencija bijegu
izbjegavanje problema i odgovornosti; intelektualne igre riječima
 ovisno ponašanje
čekaju se “jasne” upute, insistiranje na smjernicama i propisima,
prilagodba bez unutarnjeg uvjerenja
 “borbe za slobodu”
pobuna, odbijanje pravila igre
 grupiranje
neprijateljsko ponašanje prema kolegama, stvaranje grupa unutar tima
 “umrtvljenost”
ništa ne znam, ničega se ne mogu sjetiti, zaboravio sam, čekam nalog

43/56
5 disfunkcija tima i strategije kako ih prevladati

1. Nedostatak povjerenja
- otkrijte i raspravite individualne snage i slabosti Nedostatak privrženosti ciljevima

- provedite više vremena u individualnim i grupnim sastancima Strah od sukoba

Nedostatak povjerenja

2. Strah od sukoba
- shvatite da je konflikt potreban za produktivne sastanke
- upoznajte individualne stilove suočavanja s konfliktom svakog člana tima i
uspostavite zajednička pravila za ponašanje u konfliktnim situacijama

3. Nedostatak privrženosti
- ponovite obaveze na kraju svakog sastanaka kako bi provjerili jesu li one kod svih
članova tima usklađene
- provjerite da se svi članovi obavezuju na postizanje dogovora unatoč njihovom
početnom neslaganju

44/56
5 disfunkcija tima i strategije kako ih prevladati

4. Izbjegavanje odgovornosti
- jasno raspravite o ciljevima i standardima ponašanja
- redovno razgovarajte o učinku vezanom uz ciljeve i standarde

5. Neobaziranje na rezultate
- zadržite fokusiranost tima na opipljive grupne ciljeve
- nagradite pojedince na temelju postignutih ciljeva i zajedničkog uspjeha

Neobaziranje
na rezultate
Izbjegavanje
odgovornosti

45/56
10 osoba koje ne biste željeli u svom timu

46/56
1. Tenk

Nasrtljiv i bezobziran, glasan i snažan ili s tihim intenzitetom i

kirurškom preciznosti lasera, Tenk smatra da cilj opravdava
sredstva. Ne očekujte milost od njega.

47/56
2. Snajper

Ovaj prikriveni agent identificira vaše slabosti i

koristi ih protiv vas, sabotažom iza vaših
leđa ili dobro ciljanim “spuštanjima” pred
publikom

48/56
3. Sveznajući

Ova osoba zna 98% svega. Samo pitajte! Sveznajući će vam

ispričati sve što zna – i to ponekad satima – ali neće ni sekunde
slušati vaše očito inferiorne ideje.

49/56
4. Umišljeni sveznajući

Ovaj lik ne zna mnogo, ali to ga baš i ne

sprečava. Pretjerivanje, hvalisanje,
navođenje na krivi put i ometanje, ove
samoprozvane legende od ljudi će vas
samo smetati.

50/56
5. Granata

Kad se jednom okinu, ne mogu se zaustaviti i

šrapneli pogađaju sve uokolo. Zatim nestane
dima, prašina se slegne i ponovno započinje
krug koji stvara kritičnu masu dok granata opet
ne eksplodira.

51/56
6. “Da” osoba

Brzo se slažu, ali sporo dostavljaju. “Da” osobe za sobom ostavljaju put
neispunjenih obaveza i prekršenih obećanja. Iako nikome ne
udovolje, “Da” osobe se pretjerano posvećuju upravo udovoljavanju.

52/56
7. “Možda” osoba

Kad se suoče s krucijalnom odlukom, odlažu je dok nije prekasno.

Ali dolazi točka kada se odluka napravi sama od sebe. Onda to
postaje njihova vlastita odluka.

53/56
8. “Ništa” osoba

Nećete znati što se događa jer vam ta osoba neće reći apsolutno
ništa! Nikakva verbalna povratna informacija. Nikakva neverbalna
povratna informacija. Zapečati usta i gleda pored vas kao da vas
nema tamo.

54/56
9. “Ne” osoba

Oni kažu da ako nešto ide prema gore, mora krenuti prema
dolje. Obeshrabreni i žalosni, vode druge u očaj.

55/56
10. Zanovijetalo

Postoji plan za njihove živote, ali oni nisu u njemu. Koprcaju se u

svojoj tuzi, neprestano se žale i nose teret svijeta na ramenima.

56/56