TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

Bộ môn: Marketing Du lịch

GIẢNG VIÊN
2
ThS. Bùi Thị Quỳnh Trang
Giảng viên: Bộ môn Marketing du lịch
Khoa: Khách sạn – Du lịch
SĐT: 0904667569
Email: trangquynh88@gmail.com
 TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 3

Mã học phần: TMKT3921

Số tín chỉ: 2

Cấu trúc: 24, 6

Mục tiêu: Học phần Tổ chức sự kiện du lịch

trang bị cho sinh viên những kiến thức, hiểu biết
về nghề tổ chức sự kiện, kỹ năng cơ bản về tổ
chức sự kiện trong ngành Du lịch
TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 4

Tài liệu tham khảo

1. Lưu Văn Nghiêm (2012), Tổ chức sự kiện, NXB Đại học

kinh tế Quốc dân
2. Nguyễn Thị Mỹ Thanh (2015), Giáo trình quản trị tổ
chức sự kiện và lễ hội, NXB Lao động xã hội
3. A J Bowdin, Glenn (2011), Events management,
Groutledge
4. Hoyle, Leonard H (2002), Event marketing, New York: J
Wiley
5. www.vietnamtourism.gov.vn
 TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 5

Chương 1 Tổng quan về tổ chức sự kiện du lịch

Chương 2 Kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Chương 3 Chuẩn bị tổ chức sự kiện du lịch

Chương 4 Tổ chức điều hành và kết thúc sự kiện du lịch

Chương 5 Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch

 6

CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN DU LỊCH

6
 NỘI DUNG CHƯƠNG 1 7

1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại

sự kiện du lịch

1. 2 Khái niệm, nội dung tổ chức sự

kiện du lịch

1. 3 Xu hướng phát triển và các tác động

của sự kiện đến du lịch
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch8

Khái niệm
sự kiện và sự kiện du lịch
1.1.1
1.1.2 Đặc điểm sự kiện du lịch

1.1.3
Phân loại sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch9

1.1.1.Khái niệm sự kiện và sự kiện du lịch

Theo từ điển Chambers (1998, trang 560.)

Khái niệm sự kiện
Sự kiện là bất cứ điều gì diễn ra có kết quả; bất kỳ sự ảnh hưởng bất
ngờ hoặc có khả năng xảy ra gây sự chú ý hay đơn giản là một mục
trong một chương trình Sự kiện là những
hoạt động đặc biệt
Accepted Practices Exchange (APEX) (CIC, 2005) được tổ chức nhằm
quy tụ số đông
Một dịp được tổ chức như một cuộc họp, hội nghị, triển lãm, sự kiện công chúng để tác
đặc biệt, tiệc chiêu đãi... Một sự kiện thường bao gồm nhiều chức động vào sự ghi
năng khác nhau nhưng liên quan đến nhau nhớ tới đối tượng
Theo từ điển tiếng Viê ̣t được xác định
Sự kiện đó là sự việc có ý nghĩa quan trọng đang xảy ra, có ý nghĩa
với đời sống xã hội
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch10

Khái niệm sự kiện du lịch

Sự kiện
Sự kiện du lịch là những hoạt động đặc biệt liên quan đến du lịch, được
tổ chức nhằm thu hút, quy tụ số đông công chúng đồng thời thỏa mãn nhu
cầu đa dạng của họ và đem lại những giá trị kinh tế nhất định.
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
11
1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch

1 2
Đặc điểm về sản Đặc điểm về lao
phẩm của dịch vụ tổ 1.1.2. động
chức sự kiện du lịch
Đặc điểm sự kiện
du lịch

4 3

Đặc điểm về Đặc điểm về vị trí và cơ sở

hoạt động vật chất kỹ thuật trong tổ
chức sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại sự kiện du lịch12

Phân loại
theo Phân loại Phân loại Phân loại
Quy mô, theo theo theo
lãnh thổ Thời gian Không gian Nội dung

1.1.3.
Phân loại sự kiện
du lịch
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.2. Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch13

Theo quan điểm về hoạt động tổ chức sự kiện là các hoạt
động liên quan đến việc thiết kế, tổ chức thực hiện sự kiện

1.2.1
Khái Khái niệm
Theo quan điểm kinh doanh tổ chức sự kiện bao gồm một
niệm tổ số hoặc toàn bộ các hoạt động từ việc thiết kế,triển khai tổ chức
chức sự đến kiểm soát các hoạt động của sự kiện nhằm đạt được sự kiện
các mục tiêu nhất định mà sự kiện đã đề ra
kiện du lịch

Qua nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay ở Việt
Nam, cũng thấy rằng tổ chức sự kiện cũng bao gồm các
hoạt động như nghiên cứu sự kiện; lập kế hoạch, chương
trình cho sự kiện; điều hành các diễn biến của sự kiện;
kết thúc sự kiện…
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

1.2. Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch 14

1.2.1 Là một quá trình kết hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng
Khái niệm máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ du lịch nhằm
tổ chức đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện du
sự kiện lịch nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới
đối tượng tham dự những thông điệp truyền thông
du lịch
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
15
1.2. Khái niệm, nội dung tổ chức sự kiện du lịch

1. Lập kế hoạch tổ chức
sự kiện du lịch
4. Quản trị rủi ro trong tổ
chức sự kiện du lịch
2 2. Chuẩn bị tổ chức
1 sự kiện du lịch
1.2.2. nội
dung tổ chức
sự kiện
du lịch
4 3
3.Tổ chức điều hành và kết
thúc sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
1.3. Xu hướng phát triển và các tác động của sự kiện đến du lịch16

Xu hướng dịch chuyển dòng

địa điểm tổ chức sự kiện du lịch

1.3.1.
Xu hướng chuyên nghiệp Xu hướng
hóa trong tổ chức phát triển Xu hướng
sự kiện du lịch của SK xanh hóa sự kiện
du lịch du lịch

Xu hướng truyền thông Xu hướng tổ chức

xã hội và sự kiện du lịch sự kiện du lịch theo
trực tuyến chủ đề
 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
1.3. Xu hướng phát triển và các tác động của sự kiện đến du lịch17

1.3.2.
Tác động của sự kiện
đến du lịch

Tích cực Tiêu cực

- Quảng cáo cho điểm đến và
- Ảnh hưởng đến sinh hoạt của
gia tăng lượng khách dân cư địa phương
- Gia tăng thu nhập từ du lịch
- Ảnh hưởng tới hình ảnh điểm
- Tạo ra các cơ hội kinh doanh
đến
- Giải quyết vấn đề việc làm
- Kéo dài thời gian lưu trú, tăng
chi tiêu bình quân của du khách
 18

CHƯƠNG 2
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC
SỰ KIỆN DU LỊCH

18
 NỘI DUNG CHƯƠNG 2 19

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng 2.2. Lập kế hoạch tổ chức
chương trình sự kiện du lịch 2.3. Dự toán ngân sách tổ
sự kiện du lịch chức sự kiện du lịch

2.1.1. Hình thành chủ đề 2.1.1.Khái niệm lập kế hoạch 2.3.1. Khái niệm dự toán
Nequuntis vestibulum vitae
sự kiện du lịch tổ chức sự kiện du lịch ngân sách tổ orci
ligula vitae chức sự kiện
euismod

2.1.2. Xây dựng chương trình 2.1.2. Quy trình lập kế hoạch du lịch

sự kiện du lịch tổ chức sự kiện du lịch 2.3.2. Các hình thức lâ ̣p dự
toán ngân sách tổ chức sự
kiê ̣n du lịch
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
20

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch

2.1.1.1. Khái niệm chủ đề sự kiện

2.1.1.
Hình thành
2.1.1.2. Hình thành chủ đề sự kiện
chủ đề sự
kiện du lịch

2.1.1.3. Các ý tưởng cho sự kiện

 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
21

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch

2.1.1.1. Khái niệm chủ đề sự kiện

du lịch

Chủ đề cho sự kiện du lịch được hiểu là nội dung ngắn gọn
2.1.1. mang tính khái quát, biểu tượng chứa đựng các ý tưởng, mục
Hình thành đích, nội dung, hình thức… của sự kiện du lịch
chủ đề sự
kiện du lịch

Phân biệt: Tên sự kiện và chủ đề

sự kiện du lịch???????
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
22

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch

2.1.1.2. Hình thành chủ đề sự kiện du lịch

2.1.1.
Các nhà đầu tư xác định chủ đề và yêu cầu các Nhà đầu tư sự kiện
Hình thành nhà tổ chức sự kiện thực hiện theo du lịch với các
chuyên gia marketing
chủ đề
của mình sẽ cùng với
sự kiện nhà tổ chức sự kiện
Nhà đầu tư sự kiện thường đưa ra mục đích trong bàn bạc và thống
du lịch việc đầu tư sự kiện của mình, việc hình thành chủ nhất chủ đề cho sự
đề cho sự kiện du lịch được giao cho nhà tổ chức kiện du lịch
sự kiện
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
23

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch
2.1.1.3. Các ý tưởng cho
sự kiện
Các yếu tố ảnh
2.1.1. hưởng
Nhà tổ chức
Hình thành Cơ sở Hình Phát
sự kiện
phát thành triển ý
chủ đề sự triển ý các ý tưởng
kiện du lịch Chủ đề sự kiện tưởng tưởng sơ thành
(xâu phát chủ đề
chuỗi (Có kiểm của sự
những tra và kiện
hoạt động thẩm định (hoàn tất
Nhà đầu tư sự
liên quan) từng quá trình
kiện
phần) tư duy)
Mục đích của
sự kiện
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
24

2.1. Hình thành chủ đề và xây dựng chương trình sự kiện du lịch

1 4
2.1.2. Xây
Xác định các căn cứ xây dựng dựng Hệ thống hóa các hoạt động
chương trình kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch
chương
trình sự
kiện du lịch
2 3
Xây dựng khung chương trình Xác định các hoạt động
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
25
2.2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Về hình thức, kế hoạch TCSK là tập văn

bản trình bày rõ ràng, sạch sẽ, có tính
logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo
2.2.1 tính khả thi và tính hướng dẫn cho người
Khái Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là quá sử dụng
trình xác lập những kết quả cuối cùng
niệm lập (mục tiêu sự kiện) và những phương
kế hoạch tiện để đạt được mục tiêu đó.
tổ chức ( Quản trị tổ chức sự kiện và lễ hội, TS
Nguyễn Thị Mỹ Thanh, ThS Sử Ngọc
sự kiện Diệp)
du lịch Về nội dung, kế hoạch cần đề cập đầy đủ
các hoạt động; công việc cần làm; tiến
trình và thời gian chuẩn bị, triển khai; trách
nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân;
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
26
2.2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch là quá

Khái niệm lập
Du lịch trình xác lập những kết quả cuối cùng (mục
kế hoạch tổ
chức sự kiện tiêu sự kiện du lịch) và những phương tiện
để đạt được mục tiêu đó.
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 27
2.2. Lập kế hoạch tổ chức sự kiện du lịch

Phân tích tình hình

Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện du lịch

Xây dựng các phương án tổ chức sự kiện du lịch

2.2.2. Quy trình lập Đánh giá, điều chỉnh và lựa chọn phương án tổ chức tối ưu
kế hoạch tổ chức
sự kiện du lịch Lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện
 TÌNH HUỐNG
28

Vào 20h ngày 7 - 8/3/2019 tại Cung văn hóa Hữu nghị Việt - Xô, Hà Nội đã
diễn ra Liveshow “Khi ta yêu” là món quà âm nhạc mà các nghệ sỹ muốn gửi
tới khán giả nhân ngày Quốc tế Phụ Nữ 8/3. Show diễn có sự tham gia của các
nghệ sỹ vàng của làng nhạc Việt như: Bằng Kiều, Hồng Nhung, Mỹ Linh, Minh
Tuyết, Nguyễn Hồng Nhung. Liveshow gồm những giai điệu ngọt ngào, những
bài hát trữ tình sâu lắng là lời tri ân tuyệt vời nhất đến những người phụ nữ,
những người mẹ đã dành hết tình cảm, tâm sức của mình cho gia đình, cho con
cái.
• Câu hỏi:
1. Theo anh/chị liveshow trên có những khoản thu nào, từ đâu?
2. Buổi biểu diễn cần có những khoản mục chi phí nào?
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
29
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Ngân sách của sự kiện được hiểu như

một tuyên bố định lượng của kế hoạch
– một kế hoạch được thực hiện bằng
Các yêu cầu
số.(Nguyễn Thị Mỹ Thanh, Sử Ngọc
đối với NHÀ
2.3.1. Khái niệm dự Diệp)
TỔ CHỨC
toán ngân sách tổ sự kiện và
chức sự kiện NHÀ ĐẦU
du lịch TƯ sự kiện
Dự toán ngân sách trong tổ chức sự khi lập dự
kiện được xây dựng theo hạng mục toán ngân
(tập trung vào từng hạng mục thu) sách
hoặc theo chương trình( xây dựng cho
một phần chương trình cụ thể).(Getz
1997)
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
30
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Lập dự toán bám sát với chương trình đã được thỏa thuận

Các yêu cầu

đối với NHÀ Dự kiến và tính toán một cách tương đối chính xác các
TỔ CHỨC khoản mục chi phí
sự kiện khi
lập dự toán
Đưa ra những đề xuất và điều chỉnh dự toán theo yêu cầu
ngân sách
của nhà đầu tư sự kiện
sự kiện
du lịch
Giao việc lập dự toán cho người có kinh nghiệm
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
31
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

Xem xét và thống nhất với nhà tổ chức sự kiện về dự toán
kinh phí
Các yêu cầu
đối với NHÀ
ĐẦU TƯ sự
Quyết định chấp thuận dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
kiện khi lập
dự toán ngân
sách sự kiện
du lịch

Khẳng định có đủ kinh phí để tiến hành tổ chức sự kiện
CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
32
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

2.3.2. Các hình thức

lâ ̣p dự toán ngân sách
tổ chức sự kiê ̣n du lịch

2.3.2.1. 2.3.2.2.
Các nhóm chi phí Các hình thức lập
cơ bản trong tổ dự toán ngân
chức sự kiện du sách tổ chức sự
lịch kiện du lịch
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
33
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

4. Các chi phí dự phòng và 1. Chi phí trực tiếp trả cho
chi phí liên quan đến việc nhà tổ chức sự kiên
thay đổi chương trình.

2.3.2.1.
Các nhóm chi
phí cơ bản trong
tổ chức sự kiện
du lịch

3. Các khoản thuế, lệ phí 2. Giá trị trả cho nhà tổ chức
phải nộp cho nhà nước sự kiện
VÍ DỤ MẪU BẢNG LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH SỰ KIỆN
34
CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 35

2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

4. Giá hỗn hợp.

3. Giá đấu thầu

2. Giá cho dịch vụ lập kế

hoạch tổ chức sự kiện
1. Giá trọn gói
2.3.2.2.
Các hình thức
lập dự toán ngân
sách tổ chức sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
36

2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

1. Giá trọn gói

2.3.2.2.
Phí Tổng Giá trị Các hình thức
dự chi phí nhà tổ Các Giá lập dự toán ngân
phòng trực chức khoản dự sách tổ chức sự
, phát tiếp sự thuế, toán kiện du lịch
sinh cho kiện sự
(nếu sự nhận lệ phí kiện
có) kiện được
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
37
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

2. Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Giá trị nhà

Giá dịch Giá dự
tổ chức sự
vụ liên toánsự
2.3.2.2. kiện nhận
quan kiện
Các hình thức được
lập dự toán ngân
sách tổ chức sự
kiện du lịch •- Nhà đầu tư sự kiện cùng giám sát sự kiện
•- Nhà đầu tư sự kiện chi trả cho tất cả các dịch vụ
•- Nhà đầu tư sự kiện chi trả cho tất cả các chi phí phát sinh
CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
38
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

3. Giá đấu thầu

•- Nhà đầu tư sự kiện đưa ra khung giá giới hạn

•- Căn cứ vào giá khung yêu cầu lập chương trình

2.3.2.2.
•Ưu điểm: tiết kiệm, quản lý được chi phí Các hình thức
lập dự toán ngân
•Nhược điểm: hiệu quả thấp sách tổ chức sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 2: KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
39
2.3. Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện du lịch

4. Giá hỗn hợp

Sự kết hợp của:

- Giá đấu thầu

2.3.2.2. - Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Các hình thức
- Giá trọn gói
lập dự toán
ngân sách tổ
chức sự kiện du
lịch
 40

CHƯƠNG 3
CHUẨN BỊ TỔ CHỨC
SỰ KIỆN DU LỊCH

40
 NỘI DUNG CHƯƠNG 3 41

Text sample here

Lorem ipsum dolor sit dudu
amet, consectetur adipiscing
elit.
3.1. Thành lập 3.1.1.Thành
3.1.1. Thànhlập
lậpban
bantổtổchức
chứcsự
sựkiện
kiệndu
dulịch
lịch
ban tổ chức, xác
định thời gian và Text sample here Text sample here
lập bảng tiến độ Lorem ipsum dolor sit dudu
3.1.2. Xác địnhLorem
thờiipsum
gian dolor sit dudu
và lập bảng tiến độ
amet, consectetur adipiscing amet, consectetur adipiscing
sự kiện du lịch elit. sự kiện du lịch elit.
Nội dung
chương 3 Text sample here Text sample Text sample here
Lorem ipsum dolor sithere
dudu
Lorem ipsum dolor sit dudu 3.2.1. Chuẩn bị địa điểm cho sự kiện du lịch
amet, consectetur adipiscing
amet, consectetur adipiscing
elit.
elit.
3.2. Chuẩn bị
địa điểm, nhân Text sample here
lực, thủ tục 3.2.2. Chuẩn bị Lorem
Lorem ipsum dolor sitdudu nhân lựcdolor
ipsum cho sự kiện du lịch
sit dudu
amet, consectetur adipiscing amet, consectetur adipiscing
hành chính và elit. elit.
pháp lý cho sự
kiện du lịch 3.2.3.Chuẩn bị thủ tục hành chính và pháp
lý cho sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 42

3.1. Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

lập bảng tiến độ sự kiện du lịch
3.1.1. Thành lập ban tổ chức sự kiện du lịch

1 2
3
4
Ban tổ chức sự kiện: Ban tổ chức bao gồm
Ban tổ chức phải những thành viên thuộc Nhà quản trị tổ
Nhân lực cho dịch
được thành lập ngay những thành phần khác chức sự kiện sẽ
vụ tổ chức sự kiện
từ giai đoạn đầu để nhau, có khả năng tổ đảm nhận vai trò
du lịch rất đa dạng.
giúp nhà quản trị chức và có kỹ năng trưởng Ban tổ
thực hiện các công chuyên môn nghề chức với những
việc chuẩn bị cho sự nghiệp để chủ động nhiệm vụ cụ thể
kiện. trong thực hiện
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 43

3.1. Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

lập bảng tiến độ sự kiện du lịch

3.1.2.1.Xác định thời

gian

3.1.2.2. Lập bảng tiến độ sự kiện

3.1.2. Xác định thời
du lịch
gian và lập bảng tiến
độ sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 44

3.1. Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

lập bảng tiến độ sự kiện du lịch

Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới
khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Đây là mức độ khống chế
toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị.

Tiếp đến, Nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho
3.1.2.1.Xác định thời từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục
gian công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức
thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc.

Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp: Phương

pháp cuốn chiếu, phương pháp các dòng chảy song song
và phương pháp kết hợp.
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 45

3.1. Thành lập ban tổ chức, xác định thời gian và

lập bảng tiến độ sự kiện du lịch

Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng mục công việc
trong sự kiện du lịch

Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn bị cho từng
công việc
3.1.2.2. Lập bảng tiến
độ sự kiện du lịch
Hệ thống hoá về công việc và thời gian trong các công tác
chuẩn bị

Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác chuẩn bị tổ

chức sự kiện du lịch
VÍ DỤ VỀ BẢNG TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC 46
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 47

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

3.2.1. Chuẩn bị
Ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm cho sự kiện
địa điểm cho
sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 48

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch
Địa điểm phù hợp góp phần thực hiện tốt hơn mục tiêu
của sự kiện

Địa điểm thuận lợi giúp cho nhà tổ chức sự kiện thực
hiện chương trình sự kiện một cách tốt nhất
Ý nghĩa của việc lựa chọn
địa điểm
Địa điểm phù hợp sẽ tạo cho khách hàng tâm lý thoải
mái, hứng thú và dễ dàng hoà nhập vào sự kiện; góp
phần tạo nên bầu không khí của sự kiện.

Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến tất cả
các yếu tố khác của tổ chức sự kiện…
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 49

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch
Không gian ngoài trời
Phân loại địa điểm
tổ chức sự kiện
Không gian trong nhà

Phân loại địa điểm Không gian kết hợp

tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện

chuyên nghiệp
Phân loại địa điểm
tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện bị

động
CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 50

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch
Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Phù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện

Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa)

Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển

Tiện ích và dịch vụ sẵn có

An ninh, an toàn, bảo hiểm

Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực

Giá cả và thời tiết

 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 51

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch
Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp

Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Quy trình lựa

chọn địa điểm Bước 3: Khảo sát địa điểm
tổ chức sự kiện

Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoản

Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận

 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 52

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

Xác định mô hình tổ chức lao động

3.2.2. Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện.

Chuẩn
bị nhân Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (bố trí, tuyển dụng,
ký kết hợp đồng).
lực cho
Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc,
sự kiện hướng dẫn thực hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập…).
du lịch
Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị.
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 53

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch
3.2.3. Chuẩn bị thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

3.2.3.1 3.2.3.2.

Chuẩn bị thủ Vấn đề pháp lý

tục hành chính cho sự kiện du
lịch.
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 54

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

1. Các loại giấy phép tổ chức sự kiện

3.2.3.1 2. Hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện

Chuẩn bị thủ
tục hành chính

3. Các bước tiến hành thủ tục hành chính

 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 55

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

Giấy phép tiến hành sự kiện

Giấy phép về vệ sinh, an ninh, môi trường

1. Các loại giấy phép
tổ chức sự kiện Cấp phép về nội dung

Các giấy phép khác: giấy phép treo băng rôn,

quảng cáo, giấy phép đón và phục vụ khách
quốc tế...
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 56

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch
Mục tiêu, nội dung sự kiện.

Bản sao hợp đồng địa điểm

Thành phần tham dự; số lượng, cơ cấu thành

2. Hồ sơ xin giấy phép
phần đại biểu
tổ chức sự kiện
Nguồn kinh phí (nếu có)

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Đơn xin tổ chức sự kiện.

Thư mời có xác nhận đồng ý tham gia nếu có

yếu tố người nước ngoài.
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 57

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

1 2

Xác định các thủ tục, Liên hệ với cơ quan

giấy phép cần phải có 3. Các bước tiến hành cấp phép
thủ tục hành chính

4 3

Nộp và chờ cấp phép Chuẩn bị giấy tờ cơ

quan cấp phép yêu cầu
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 58

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

1. Hợp đồng tổ chức sự kiện

3.2.3.2.
2. Thương hiệu và logo
Vấn đề pháp lý
cho sự kiện du
lịch.

3. Bảo hiểm
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 59

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

Đối tượng ký hợp đồng

1. Hợp Nội dung của hợp đồng

đồng tổ
chức sự
kiện Tiến trình thiết lập hợp đồng

Quản lý thực hiện hợp đồng

 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 60

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

Quyền sở hữu
nhãn hiệu và
logo

2. Thương
hiệu và logo

Thông tin sai

lạc về sự kiện
 CHƯƠNG 3: CHUẨN BỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH 61

3.2. Chuẩn bị địa điểm, nhân lực, thủ tục hành chính và
pháp lý cho sự kiện du lịch

Trách nhiệm
công cộng

3. Bảo hiểm
Các loại hợp
đồng bảo hiểm

Quản lý
khiếu nại
 62

CHƯƠNG 4
TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH
VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN

62
 NỘI DUNG CHƯƠNG 4 63

Tổ chức khai mạc sự kiện du

4.1
lịch

4. 2 Điều hành diễn biến của sự

kiện du lịch

4. 3 Tổ chức kết thúc sự kiện

du lịch
CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH
4.1. Tổ chức khai mạc sự kiện du lịch 64

Tổ chức khai mạc

sự kiện du lịch

4.1.1. Tổ chức 4.1.2. Khai mạc

đón tiếp khách sự kiện du lịch
tại nơi diễn ra
sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH
4.1. Tổ chức khai mạc sự kiện du lịch 65

1 4.1.1. Tổ
4
chức đón
Nhân viên lễ tân mời Thống kê khách mời
tiếp khách
khách vào khu vực lễ tân.
tại nơi diễn
ra sự kiện
du lịch
2 3
Hướng dẫn khách làm các Hướng dẫn khách vào khu
thủ tục đăng ký ban đầu. vực chính của sự kiện.
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 66
4.1. Tổ chức khai mạc sự kiện du lịch
Ổn định vị trí cho các thành viên,
khách mời tham gia sự kiện.

4.1.2.
Khai
mạc sự Tiến hành khai mạc sự kiện theo
kịch bản
kiện du
lịch

Tăng cường công tác giám sát,

nhận diện và xử lý các tình huống
phát sinh.
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 67
4.2. Điều hành diễn biến của sự kiện du lịch

4.2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/

khu vực thi đấu

4.2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời

Điều hành diễn 4.2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ
biến của sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 68
4.2. Điều hành diễn biến của sự kiện du lịch
4.2.1. Điều hành khu vực sân khấu/
khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu

1 2 3

Kiểm tra, hoàn tất
công tác chuẩn bị
có liên quan đến
sân khấu/ khu vực
trình diễn/ khu vực
thi đấu.
Theo dõi diễn biến sự Điều hành hoạt
kiện theo chương trình / động của những
kịch bản chi tiết. người tham gia trình
diễn có hiệu quả..
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 69
4.2. Điều hành diễn biến của sự kiện du lịch

4.2.2. Điều hành diễn biến của

sự kiện du lịch

1 2
3
4

Dựa vào danh Phân công nhiệm vụ Kiểm tra, giám sát
sách khách mời Hướng dẫn
theo dõi, giám sát khán các diễn biến của
luôn kiểm soát và khách mời, khán
giả và khách mời. khán giả và khách
cập nhật khách giả tham gia vào
mời để phản hồi kịp
mời đến và khán các nội dung của
thời cho nhà quản trị
giả trong sự kiện. sự kiện đúng
sự kiện những bất
theo kịch bản.
thường và phối hợp
giải quyết các tình
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 70
4.2. Điều hành diễn biến của sự kiện du lịch

4.2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ

1 2 3 4 5

Xác định danh Phân công Tiến hành Kiểm tra, Hỗ trợ người
mục các hoạt nhiệm vụ triển khai các giám sát diễn trình diễn rời
động phụ trợ: điều hành, hoạt động phụ biến các hoạt khu vực biểu
trình diễn nghệ tổ chức trợ. động phụ trợ diễn
thuật, giải trí, các hoạt
giao lưu, tặng động phụ
quà, hoạt náo… trợ.
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 71
4.3. Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

4.3.1. Tổ chức bế mạc sự kiê ̣n du lịch

4.3.2. Tiễn khách

4.3. Tổ chức 4.3.3. Thanh quyết toán hợp đồng tổ chức

sự kiện du lịch
kết thúc sự kiện
4.3.4. Phối hợp giải quyết các công viê ̣c còn lại sau
du lịch tổ chức sự kiện du lịch

4.3.5. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác
tổ chức sự kiện du lịch
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 72
4.3. Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

- Phối hợp triển khai bế mạc sự kiện theo

kế hoạch đã định.
- Các hoạt động tri ân, tặng quà lưu niệm,
phần thưởng, gửi tài liệu.
4.3.1. Tổ
chức bế
mạc sự
kiê ̣n du
lịch
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 73
4.3. Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

- Tiễn khách rời bế mạc sự kiện

- Tiễn khách rời cơ sở lưu trú
- Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú
ra đầu mối giao thông
- Chia tay khách
4.3.2.
Tiễn khách
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 74
4.3. Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

- Tổng hợp các khoản chi phí

- Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện
- Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ
bổ trợ và các đối tác khác
4.3.3. Thanh
quyết toán
hợp đồng tổ
chức sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 75
4.3. Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

- Tổ chức họp tổng kết và tiếp nhận phản hồi của

các bên liên quan
- Cảm ơn nhân viên, tình nguyện viên, những
người tham gia, nhà tài trợ…
- Chuẩn bị báo cáo đầy đủ về kết quả sự kiện để 4.3.4. Phối
phát cho các biên liên quan hợp giải
quyết các
- Đề xuất kiến nghị để cải tiến sự kiện trong tương công viê ̣c
lai. còn lại sau
tổ chức sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH VÀ KẾT THÚC SỰ KIỆN DU LỊCH 76
4.3. Tổ chức kết thúc sự kiện du lịch

- Thu thập dữ liệu, quan sát, họp phản hồi,

điều tra
- Hoàn thành báo cáo cuối cùng gửi đến các
bên liên quan: đơn vị chủ nhà sự kiện, nhà
tài trợ sự kiện, các cơ quan tài trợ cho sự
4.3.5. Lập
các báo cáo
kiện, hội đồng và các cơ quan chính phủ,
và tổng kết các cơ quan quản lý du lịch
về công tác
tổ chức sự
kiện du lịch
 77

CHƯƠNG 5
QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG
TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH

77
 NỘI DUNG CHƯƠNG 5 78

Rủi ro trong tổ chức sự kiện

5.1
du lịch

Khái niệm và quy trình quản trị

5. 2 rủi ro trong tổ chức sự kiện du
lịch
CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
5.1. Rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch 79

Rủi ro trong tổ chức

sự kiện du lịch

5.1.1. Khái 5.1.2. Phân

niệm rủi ro loại rủi ro
trong tổ trong tổ
chức sự chức sự
kiện du lịch kiện du lịch
 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
5.1. Rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch 80

Rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch là những sự cố

diễn ra trong tương lai có ảnh hưởng tiêu cực đến
sự kiện hoặc những khả năng làm cho sự kiện
không đạt được mục tiêu.

5.1.1. Khái
niệm rủi ro
trong tổ
chức sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
5.1. Rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch 81

Phân loại theo tiến trình dự án sự kiện

Phân theo môi trường tác động

5.1.2. Phân loại rủi
ro trong tổ chức sự Phân theo lĩnh vực
kiện du lịch
Phân theo phương pháp quản trị truyền thống)

Phân loại theo nguồn gốc

CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
82
5.2. Khái niệm và quy trình quản trị rủi ro trong tổ chức
sự kiện du lịch

5.2.1. Khái 5.2.2. Quy

niệm quản trị trình quản trị
rủi ro trong tổ rủi ro trong tổ
chức sự kiện chức sự kiện
du lịch du lịch
 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
5.2. Khái niệm và quy trình quản trị rủi ro trong tổ chức 83
sự kiện du lịch

Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện du lịch là quá

trình nhận dạng các vấn đề, đánh giá và xử lý các
vấn đề rủi ro trong tổ chức sự kiện, là phương pháp
logic có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác
định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ
rủi ro có liên quan với tất cả chức năng, hoạt động
5.2.1. Khái
hay quá trình để giảm thiểu thiệt hại và tối đa hóa
niệm quản
cơ hội.
trị rủi ro
trong tổ
chức sự
kiện du lịch
 CHƯƠNG 5: QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN DU LỊCH
5.2. Khái niệm và quy trình quản trị rủi ro trong tổ chức 84
sự kiện du lịch

1 2

Tìm hiểu về bối cảnh 5.2.2. Quy trình quản Nhận dạng rủi ro
trị rủi ro trong tổ
chức sự kiện
du lịch

4 3

Xây dựng phương

pháp ứng phó, chiến Đánh giá rủi ro
lược ứng phó và giải
pháp giảm rủi ro