COST MANAGEMENT

Lec(1)
Dr : Said Ahmed Mahrous Khaled
What is Cost and Project Cost
Management?
Cost is a resource sacrificed or foregone to
achieve a specific objective, or something given
up in exchange.
‫ أو شيء معين حتى في الصرف‬،‫الثمن هو التضحية بالمورد أو التنازل عنها لتحقيق هدف معين‬

Costs are usually measured in monetary units,

such as EGB. ‫ مثل دوالر‬،‫عادة يتم قياس التكاليف بالوحدات النقدية‬.

Project cost management includes the

processes required to ensure that the project is
completed within an approved budget.
‫تشمل إدارة تكلفة المشروع والعمليات الالزمة لضمان أن يتم االنتهاء من المشروع ضمن الميزانية المعتمدة‬

2
Types of Costs and Benefits ‫أنواع التكاليف والفوائد‬

Tangible costs or benefits are those costs or benefits

that an organization can easily measure in dollars
Intangible costs or benefits are costs or benefits that are
difficult to measure in monetary terms
Direct costs are costs that can be directly related to
producing the products and services of the project
Indirect costs are costs that are not directly related to
the products or services of the project, but are indirectly
related to performing the project
Sunk cost is money that has been spent in the past;
when deciding what projects to invest in or continue,
you should not include sunk costs
‫تكاليف أو الفوائد الملموسة هي تلك التكاليف أو الفوائد التي يمكن للمنظمة قياس بسهولة بالدوالر‬
‫تكاليف أو الفوائد غير الملموسة هي التكاليف أو الفوائد التي يصعب قياسها من حيث القيمة النقدية‬
‫التكاليف المباشرة هي التكاليف التي يمكن أن تكون ذات صلة مباشرة إلنتاج المنتجات والخدمات للمشروع‬
‫ ولكن هي ذات الصلة بشكل غير مباشر ألداء المشروع‬،‫التكاليف غير المباشرة هي التكاليف التي ال ترتبط بشكل مباشر للمنتجات أو خدمات للمشروع‬
‫ يجب أن ال تشمل التكاليف الثابتة‬،‫تكلفة غرقت هو المال الذي تم إنفاقه في الماضي؛ عند اتخاذ قرار ما مشاريع لالستثمار في أو االستمرار‬
Principles
Cash Flow Analysis (Estimated project cost and
benefit of project organization).
Direct cost (Directly related to project)
 Salary
 Purchase of software
Indirect cost (Not directly related to project)
‫تحليل التدفق النقدي (التكلفة التقديرية للمشروع وفوائد تنظيم‬
 Electricity bill )‫المشروع‬.
)‫التكلفة المباشرة (مرتبطة مباشرة بالمشروع‬
 Telephone bill ‫راتب‬
‫شراء البرمجيات‬
)‫التكلفة غير المباشرة ال( ترتبط مباشرة بالمشروع‬
‫فاتورة الكهرباء‬
‫فاتورة الهاتف‬
4
What is Project Cost Management?
Project cost management includes the processes required to
ensure that the project is completed within an approved budget
Planning cost management: determining the policies,
procedures, and documentation that will be used for
planning, executing, and controlling project cost
Estimating costs: developing an approximation or estimate
of the costs of the resources needed to complete a project
Determining the budget: allocating the overall cost
estimate to individual work items to establish a baseline
for measuring performance
Controlling costs: controlling changes to the project
budget
Project Cost Management Processes

Scope Schedule
Baselin Baseline
e

Estimate Project
bases Funding
Req.
Estimate Determine
Control Costs
Costs Budget
Activity
Cost
Cost
Baseline
Estimates
 Planning Cost Management
The first step in project cost management is planning how the costs
will be managed throughout the life of the project
The project team uses expert judgment, analytical techniques,
and meetings to develop the cost management plan
Cost management plan includes:
Level of accuracy
‫تتمثل الخطوة األولى في إدارة تكاليف المشروع في تخطيط كيفية‬
Units of measure ‫إدارة التكاليف طوال فترة حياة المشروع‬
Organizational procedure links ‫يستخدم فريق المشروع حكم الخبراء والتقنيات التحليلية‬
‫واالجتماعات لتطوير خطة إدارة التكلفة‬
Control thresholds ‫تشمل خطة إدارة التكلفة‬:
‫مستوى الدقة‬
Rules of performance measurement ‫وحدات القياس‬
‫روابط االجراءات التنظيمية‬
Reporting formats ‫عتبات التحكم‬
‫قواعد قياس األداء‬
Process descriptions ‫تنسيقات التقارير‬
‫أوصاف العملية‬
Advantages of Cost Planning
1.Tender sum is more likely to equate with approximate
estimate
2.Less possibility of addendum B.Q.
3.Cost-effectiveness and a value-for-money design are more
likely to be achieved
4.Early involvement of Q.S.
5.The result of pre-tender analysis enables more decisions to
be taken earlier
6.Cost Planning provides a basis for comparing different
projects

8
Administrative Overhead:
Expenses incurred for general management of an organization, these
are in the nature of indirect cost are termed as administrative
overhead. For Example:-
• Salary of employees in the corporate office
• Auditors remuneration
• Directors remuneration
• Rate and taxes
• Rent of office other than site
• Depreciation of fixed assets in the office other than site Etc.
‫المصاريف اإلدارية‬:
  ‫ وهذه في طبيعة‬، ‫المصروفات المتكبدة لإلدارة العامة للمؤسسة‬
‫ فمثال‬.‫التكلفة غير المباشرة تسمى النفقات العامة اإلدارية‬:-
• ‫راتب الموظفين في مكتب الشركة‬
• ‫مكافأة مراجعي الحسابات‬
• ‫مكافأة أعضاء مجلس اإلدارة‬
• ‫معدل والضرائب‬
• ‫استئجار مكتب آخر غير الموقع‬
• ‫قيمة األصول الثابتة في المكتب بخالف الموقع إلخ‬ 9 ‫انخفاض‬.
Cost Estimating
Project managers must take cost estimates
seriously if they want to complete projects
within budget constraints.

It’s important to know the types of cost

estimates, how to prepare cost estimates,
and typical problems associated with IT cost
estimates.
‫يجب على المديرين أن المشروع سياخذ تقديرات التكاليف على محمل الجد اذا كانوا يريدون إكمال المشاريع ضمن قيود الميزانية‬.
‫ والمشاكل النموذجية المرتبطة به تقديرات تكلفة‬،‫ وكيفية إعداد تقديرات التكاليف‬،‫من المهم أن نعرف أنواع التقديرات للتكاليف‬.

10
Cost Estimation Tools and Techniques
Basic tools and techniques for cost estimates :
Analogous or top-down estimates: Use the actual
cost of a previous, similar project as the basis for
estimating the cost of the current project.
Bottom-up estimates: Involve estimating individual
work items or activities and summing them to get a
project total.
Parametric modeling: Uses project characteristics
(parameters) in a mathematical model to estimate
project costs.
Computerized tools: Tools, such as spreadsheets
and project management software, that can make
working with different cost estimates and cost
estimation tools easier. ‫األدوات األساسية والتقنيات لتقديرات التكلفة‬:
‫ على غرار كأساس لتقدير تكلفة المشروع الحالي‬،‫ استخدام التكلفة الفعلية للمشروع السابق‬:‫مماثلة أو من أعلى إلى أسفل تقديرات‬.
‫ إشراك تقدير عناصر العمل الفردية أو األنشطة وتلخيص لهم للحصول على ما مجموعه المشروع‬:‫التقديرات من أسفل إلى أعلى‬.
‫ يستخدم خصائص المشروع (معلمات) في نموذج رياضي لتقدير تكاليف المشروع‬:‫النمذجة المحدودة‬.
‫التكاليف‬
11 ‫ التي يمكن أن تجعل العمل مع تقديرات التكاليف المختلفة وأدوات تقدير‬،‫ مثل جداول البيانات وبرامج إدارة المشاريع‬،‫ أدوات‬:‫أدوات حاسوبية‬
 ‫تتضمن ميزانية التكلفة تخصيص تقدير تكلفة المشروع لعناصر العمل‬
‫الفردية مع مرور الوقت‬.

Cost Budgeting ‫ يعد‬WBS ‫إدخااًل مطلوبًا لعملية وضع ميزانية التكلفة ألنه يحدد بنود‬
‫العمل‬.
‫الهدف المهم هو إنتاج أساس التكلفة‬:
‫ميزانية ذات مراحل زمنية يستخدمها مديرو المشروعات لقياس‬
‫ومراقبة أداء التكلفة‬

Cost budgeting involves allocating the project cost

estimate to individual work items over time.

The WBS is a required input for the cost budgeting

process because it defines the work items.

Important goal is to produce a cost baseline:

A time-phased budget that project managers

use to measure and monitor cost performance.
12
Cost Budgeting
Allocating the project cost estimate to individual
work items over time
Provides info for project funding requirements
Estimating costs for each major project activity
over time
• Used to measure and monitor cost performance
‫تخصيص تقدير تكلفة المشروع لعناصر العمل الفردية على مر الزمن‬
‫توفر معلومات عن متطلبات تمويل المشاريع‬
‫تقدير تكاليف كل نشاط مشروع كبير مع مرور الوقت‬
‫يستخدم لقياس ومراقبة األداء التكلفة‬

13
 ‫تشمل مراقبة تكاليف المشروع‬:
‫مراقبة أداء التكلفة‬.
Cost Control ‫ضمان إدراج التغييرات المناسبة في المشروع فقط في خط األساس المنقح للتكلفة‬.
‫إبالغ أصحاب المصلحة في المشروع بالتغييرات المصرح بها للمشروع والتي ستؤثر‬
‫على التكاليف‬.
‫تواجه العديد من المؤسسات حول العالم مشاكل في التحكم في التكاليف‬.
Project cost control includes:

Monitoring cost performance.

Ensuring that only appropriate project changes are included in a

revised cost baseline.

Informing project stakeholders of authorized changes to the

project that will affect costs.

Many organizations around the globe have problems with cost

control.

14
Cost Breakdown Structure (CBS)
 Breakdown of the costs of the various components of the
structure including all work done by the subcontractors
 Serves as a basis for subsequent monthly pay requests by
the contractor
 Used to continuously compare costs as they actually occur
with the budget
What does it include?

Budget
Benefit ‫ميزانية‬

Spending ‫فائدة‬
‫اإلنفاق‬
‫مصاريف‬
Expenses ‫التمويل‬
‫العائد على االستثمار‬
Funding
ROI

16
Earned Value Management (EVM)
EVM is a project performance measurement
technique that integrates scope, time, and cost
data.
Given a baseline (original plan plus approved
changes), you can determine how well the project
is meeting its goals.
You must enter actual information periodically to
use EVM.
More and more organizations around the world are
using EVM to help control project costs.
17
Earned Value Management Terms
The planned value (PV), formerly called the budgeted cost of
work scheduled (BCWS), also called the budget, is that portion
of the approved total cost estimate planned to be spent on an
activity during a given period.
Actual cost (AC), formerly called actual cost of work performed
(ACWP), is the total of direct and indirect costs incurred in
accomplishing work on an activity during a given period.
The earned value (EV), formerly called the budgeted cost of
work performed (BCWP), is an estimate of the value of the
physical work actually completed.
EV is based on the original planned costs for the project or
activity and the rate at which the team is completing work on
the project or activity to date.

18
Rules of Thumb for Earned
Value Numbers
Negative numbers for cost and schedule
variance indicate problems in those areas.

A CPI or SPI that is less than 100 percent

indicates problems.

Problems mean the project is costing more

than planned (over budget) or taking longer
than planned (behind schedule).
19
How does Primavera help?
Budgeting
Labor cost
Earned Value Report
Cost Variance
Total Project Costing

20
 Cost/Volume/Profit (CVP)
Relationships and
Break-Even Analysis (2)
There are three fundamental cost/revenue relationships that form
the basis of CVP analysis

total costs = variable costs + fixed costs

 
contribution = total revenue - variable costs
 
profit (or operating income) = total revenue - total costs

the slopes of the total cost lines in the following two

charts represent the unit variable costs
Break-Even Chart – Low Fixed Costs,
High Variable Costs
Why Do We Manage Cost?
Part of triple constraint, can’t manage one without
the others (scope, time, and quality)
Plots of cost and scope against plan can help spot
problems early

Today
Actual
Costs Planned
(AC) Value (PV)
Cumulative
Value
Is this project
Earned over/under budget?
Value (EV)
Is it ahead of/behind
schedule?
Time
Types of Overheads
Construction overhead is also known as site overhead, expenses
incurred for construction activity and in nature of indirect cost are
called construction overhead .
For Example:-
• Salary of supervisor at site
• Expenses incurred for security services
• Travelling and conveyance expense incurred in the site
، ‫وكما هو معروف النفقات العامة للبناء النفقات العامة للموقع‬
‫والمصروفات المتكبدة لنشاط البناء وطبيعة التكلفة غير المباشرة‬
‫دعا البناء النفقات العامة‬.
  ‫فمثال‬:-
• ‫راتب المشرف في الموقع‬
• ‫النفقات المتكبدة لخدمات األمن‬
• ‫السفر والنقل المتكبدة في الموقع‬24‫مصاريف‬
Break-Even Chart – High Fixed Costs,
Low Variable Costs
Indirect Cost Rate
An Indirect Cost Rate is a Percentage
calculated as follows:

Indirect Cost Rate (%) = Total Indirect Costs ($)

Direct Cost Base ($)

The Direct Cost Base is used to distribute Indirect

Costs to individual awards
An indirect cost rate must be applied to a direct cost base
in order to determine the amount of indirect cost
‫تُستخدم قاعدة التكلفة المباشرة لتوزيع التكاليف غير المباشرة على الجوائز الفردية‬
‫يجب تطبيق معدل التكلفة غير المباشرة على قاعدة التكلفة المباشرة لتحديد مقدار التكلفة غير المباشرة‬
30
 Main Indicators:
Profit = Price – Total cost
% = Price / Total cost
Value Added = Price – External resources
% = Price / External resources
Margin factor = Total project value - Total direct cost
‫ عامل الهامش‬% = Total project value / Total direct cost

-Unit price = Unit direct cost * Margin factor

Cost estimation & analysis:
- Direct cost:
- Materials 30
- Equipment 20
- Manpower 20
- Subcontractor 30
===
- Total direct cost: 100
 
- Project overhead 10
 
- Sector overhead 5
 
- Company overhead 5
===
- Total cost 120
 
- Profit 30
===
- Price 150

- External resource (M+S) 40

===
- Value added 110
 
- Margin factor 150/100 = 1.5
Example: Construction project

  Value
Cost item Total Internal External

- Direct cost:      
Materials 30 - 30
Equipment 20 15 5
Manpower 20 10 10
Subcontractor 30 - 30
- Total direct cost 100 25 75
- Project overhead 10 5 5
- Sector overhead 5 5 -
- Office overhead 5 5 -
- Total cost 120 40 80
- Price 150
Thank You

48