Project Cost Control

Lec(8)
Dr: Said Ahmed Mahrous Khaled
 Scheduling Project Costs
1. Estimate total cost for each activity
2. Identify when cost will actually be spent
(we will assume costs are spread evenly)
3. Use EST and LST for each activity to
determine how costs are spread over project
 Cost Control
• Project cost control includes:
– Monitoring cost performance
– Ensuring that only appropriate project changes are
included in a revised cost baseline
– Informing project stakeholders of authorized changes
to the project that will affect costs
• Many organizations around the globe have
problems with cost control
‫تشمل مراقبة تكاليف المشروع‬:
‫مراقبة أداء التكلفة‬
‫ضمان إدراج التغييرات المناسبة في المشروع فقط في خط األساس المنقح للتكلفة‬
‫إبالغ أصحاب المصلحة في المشروع بالتغييرات المصرح بها للمشروع والتي ستؤثر على التكاليف‬
‫تواجه العديد من المؤسسات حول العالم مشاكل في التحكم في التكاليف‬
4
 Cost Control
• Performance review meetings can be a powerful tool to
help control project costs
– Knowing you have to report on your progress is an
incentive for people to perform better
• Performance measurement is another important tool for
cost control
– There are many general accounting approaches for
measuring cost performance but earned value
management is a tool unique to project management
‫يمكن أن تكون اجتماعات مراجعة األداء أداة قوية للمساعدة في التحكم في تكاليف المشروع‬
‫إن معرفة أن عليك اإلبالغ عن التقدم المحرز الخاص بك هو حافز لألشخاص على األداء بشكل أفضل‬
‫قياس األداء هو أداة أخرى مهمة لمراقبة التكاليف‬
‫هناك العديد من مناهج المحاسبة العامة لقياس أداء التكلفة ولكن إدارة القيمة المكتسبة هي أداة فريدة إلدارة المشروع‬
5
Cost Control
 Controlling changes to the project budget.
 Influencing the factors which create changes to the cost
baseline to ensure
that changes are beneficial.
 Determining that the cost baseline has changed with in
acceptable units
 Managing the actual changes when and as they occur.
‫التحكم في التغييرات في ميزانية المشروع‬.
 ‫التأثير على العوامل التي تخلق تغييرات في خط األساس للتكلفة لضمان‬
‫أن التغييرات مفيدة‬.
that ‫تمقبولة‬p‫ وحدا‬p‫غير مع‬ppp‫د ت‬pp‫لتكلفة ق‬pp‫ساسا‬p‫نخط أ‬p‫حديد أ‬ppp‫ت‬
changes ‫ا‬p‫دوثه‬p‫لفعلية عند ح‬pp‫تا‬p‫لتغييرا‬pp‫إدارة ا‬.
Objectives of cost control
 To have a knowledge of the profit and loss of the
project throughout
the duration of the project.
 To have a comparison between the actual project
performance and
that conceived in the original project plan.
 Provides feedback data on actual project performance
to future
project planning
‫أن يكون لديك معرفة باألرباح والخسائر للمشروع طوال الوقت‬
‫مدة المشروع‬.
comparison ‫لمشروع و‬pp‫لفعليل‬pp‫ألداء ا‬pp‫ينا‬ppp‫كونهناكمقارنة ب‬pp‫ني‬p‫أ‬
‫التي تصورها في خطة المشروع األصلي‬.
feedback ‫لمستقبل‬pp‫لىا‬pp‫لفعليإ‬pp‫لمشروع ا‬pp‫لمرتدة عنأداء ا‬pp‫ذية ا‬p‫لتغ‬pp‫ياناتا‬ppp‫ب‬7‫وفر‬pp‫ي‬
Project Cost Management
‫تخطيط المشروع‬
Tools and techniques of cost
control
 Earnedvalue management
 Estimate to complete
 Forecasting
 Cost variance
 Cost performance index

Project Cost Management 8

Cost control concept

Project Cost Management 9

 Project Control Definitions
• BCWS: Budgeted cost of work scheduled
• BCWP: Budgeted cost of work performed
• ACWP: Actual cost of work performed
• SV : Schedule Variance (BCWP-BCWS)
• CV : Cost Variance (BCWP-ACWP)
• BAC: Budgeted cost at completion
• EAC: Estimated cost at completion
 Purpose of Control
• To make the actual meet the plan

• The Process
– 1. Identify key performance areas
– 2. Set standards
– 3. Measure performance
– 4. Compare
– 5. Take corrective action

11-12
 Critical Ratio
• Critical ratio = actual progress X budgeted cost
scheduled progress actual cost

• CSI = SPI X CPI

• Indices and ratios greater than 1.0 are favorable
‫ مواتية‬1.0 ‫المؤشرات والنسب أكبر من‬

11-13
 Inputs to Cost Control
• Cost Baseline
• Performance Reports
Provide information about cost performance
such as which budgets have been met and
which have not. It also alerts the project team
to issues which may cause problems in the
future.
‫اساس التكلفة‬
‫تقارير األداء‬
‫ ينبه أيضا فريق‬.‫توفير المعلومات حول أداء التكاليف مثل الذي قد تم الوفاء الميزانيات والتي لديها ال‬
‫المشروع للقضايا التي قد تسبب مشاكل في المستقبل‬.
 Inputs to Cost Control
• Change Requests
These may occur in many forms-oral or
written, direct or indirect, externally or
internally initiated, and legally mandated or
optional. These may require increasing the
budget or may allow decreasing it.
‫تغيير الطلبات‬
‫ وملزمة قانونا‬،‫ بدأت خارجيا أو داخليا‬،‫ مباشرة أو غير مباشرة‬،‫قد تحدث هذه في العديد من أشكال شفوية أو مكتوبة‬
‫ قد تتطلب هذه زيادة الميزانية أو قد تسمح خفضه‬.‫أو اختيارية‬.
 Tools and Techniques for Cost Control
• Cost Change Control System
It defines the procedures by which the cost baseline
may be changed. It includes the paperwork, tracking
systems, and approval levels necessary for
authorizing changes.
• Performance Measurement
It helps to assess the magnitude of any variations
which do occur. ‫تكلفة نظام التحكم تغيير‬
‫ ومستويات‬،‫ نظام التتبع‬،‫ ويشمل األوراق‬.‫وهو يحدد اإلجراءات التي قد يتم تغيير خط األساس التكلفة‬
‫الموافقة الالزمة للترخيص التغييرات‬.
‫مقياس االداء‬
‫فهو يساعد على تقييم حجم أي تغيرات التي تحدث بالفعل‬.
 Tools and Techniques for Cost Control

• Additional Planning
Perspective changes may require new or
revised cost estimates or analysis of
alternate approaches.

• Computerized Tools
‫قد تتطلب تغييرات إضافية‬
‫التخطيط منظور تقديرات التكلفة الجديدة أو المنقحة وتحليل‬
‫النهج البديلة‬.
‫أدوات المحاسبة‬
 Outputs from Cost Control
‫تقديرات التكلفة المنقحة‬
• Revised Cost Estimates ‫تحديثات الميزانية‬
‫اجراء تصحيحي‬
• Budget Updates ‫تقدير في إنجاز‬
‫فمن توقعات من إجمالي تكاليف المشروع بناء على أداء‬
• Corrective Action ‫المشروع‬.
‫الدروس المستفادة‬
• Estimate at Completion
It is a forecast of total project costs based
on project performance.
• Lessons Learned
 OBJECTS OF COST CONTROL
1 – To have a knowledge of the profit and loss of the project
throughout the duration of the project.
PROJECT PROFITS
1) Client payments.
2) Sale of surplus or scrap material and plant
3) Payments for plants or labor by others, where, this plant or labor is , from time to time
not required for the project.
PROJECT LOSSES
4) Labor and site office costs
5) Plant costs
6) Site overheads i.e. site facilities, access roads and office etc
7) Cost of tendering including bonds, insurance, etc.
8) Material costs.
9) Head office overheads proportioned over all current projects.
 OBJECTS OF COST CONTROL

2 – To have a comparison between the actual project

performance and that conceived in the original project
plan.
Comparison is basically done according to the following bases:
1) According to units of production
2) According to line items; e.g., labour, material, equipment,
overheads, ---

3 – Provides feedback data on actual project performance to

future project planning
 Monitoring and
Controlling Project Costs
• While the project is underway, costs are tracked and
compared to the budget

• What is the value of work completed?

Value of work completed
= (% of work completed) x (total activity budget)

• Are there any cost overruns?

Cost difference
= (Actual cost) – (Value of work completed)
 Outline: Integrated cost/schedule system
Five Steps

1. Use WBS to define the work

2. Develop work and resource schedules
3. Develop a time-phased budget using
Work Packages (WP)
4. At the WP level, collect the actual cost
of performed work
5. Compute schedule and cost variances
Cost/Schedule Graph
Example
THANK YOU