Sesioni 6: Komunikimi dhe zgjidhja e konflikteve

 Çfarë është Komunikimi?

 Komunikimi është procesi i dërgimit dhe marrjes së mesazheve nga një person në

një tjetër.

Në projektet M4Y komunikimi përfshin bisedën, shkrimin dhe dëgjimin e anëtarëve të

projektit, vullnetarëve, palëve të interesit dhe anëtarëve të komunitetit.

 Si komunikojmë?
Ne komunikojmë në tre mënyra kryesore:
1. Të folurit: Ka dy komponenta në komunikimin e folur.
Verbale: ajo që e thoni.
Paraverbale: toni, shpejtësia, intonacioni dhe volumi juaj.

2. Komunikimi joverbal: gjestet ,gjuha e trupit

3. Komunikimi me shkrim
Kuptimi i Barrierave të Komunikimit
Shumë gjëra mund ta pengojnë komunikimin.
Këto pengesa zakonisht ndahen në tre kategori: gjuha, kultura dhe vendndodhja .
 

 Barrierat gjuhësore   
Natyrisht, një nga pengesat më të mëdha për komunikimin e shkruar dhe të
folur është gjuha. Kjo mund të shfaqet në format e mëposhtme:

 Njerëzit që komunikojnë flasin gjuhë të ndryshme; nuk e kanë gjuhë amtare;

ose vijnë nga rajone të ndryshme.
 Njerëzit që komunikojnë flasin të njëjtën gjuhë, por kanë kultura të ndryshme
 Përdorimi i gjuhës jotolerante ose nënçmuese për komunitete të ndryshme
dhe grupe të margjinalizuara.
 
Barrierat Kulturore
Mund të ketë gjithashtu raste kur njerëzit flasin të njëjtën
gjuhë, por janë nga një kulturë tjetër, ku fjalë ose gjeste të
ndryshme mund të nënkuptojnë gjëra të ndryshme. Ose
ndoshta personi me të cilin po komunikoni ka një prejardhje
tjetër ose një mënyrë jetese shumë të ndryshme nga e juaja.
Të gjitha këto gjëra mund ta pengojnë aftësinë tuaj për të
përcjellë mesazhin në mënyrë efektive. Edhe profesioni
ndonjëherë mund të shkaktojë pengesa komunikimi.
 
 Komunikimi me shkrim

Çdo mesazh që dërgojmë ka një qëllim dhe ky qëllim duhet të shprehet qartë dhe
në një gjuhë që marrësi e kupton. Kjo do të thotë që ne duhet të kujdesemi që
mesazhi ynë të mos shkaktojë konfuzion për personin që e merr mesazhin.
 
Në ditët e sotme, komunikimi me shkrim për qëllime pune është përshpejtuar
falë internetit. Më parë do të duheshin disa ditë për të dërguar një letër me
postë, dhe më pas disa ditë tjera për të marrë një përgjigje.
 
 Komunikimi me shkrim është I PËRSHTATSHËM:
 Kur marrësi duhet t'i rikthehet mesazhit për sqarim dhe rikonfirmim
Kur komunikojmë me një grup më të madh njerëzish
Kur duam ta regjistrojmë komunikimin, për arsye arkivimi.
Kur nuk kemi mjete të tjera komunikimi, letrat janë forma zyrtare e komunikimit
për qëllime profesionale.
Kur duhet të kontrollojmë draftin përpara se ta dërgojmë, ose të kërkojmë nga
dikush tjetër që ta kontrollojë.
 
Komunikimi me shkrim NUK ËSHTË I PËRSHTATSHËM:

Kur mesazhi juaj është i gjatë dhe i ndërlikuar ose kërkon diskutim
shtesë që do të ishte më mirë të realizohej sy më sy.

 Kur informacioni është shumë konfidencial. Email-i nuk është

asnjëherë privat!

Kur mesazhi juaj është i ngarkuar emocionalisht ose toni i mesazhit

mund të keqinterpretohet lehtësisht. Nëse do të hezitonit t'ia thonit
ballë për ballë mesazhin dikujt, mos e shkruani atë në email.
 Shkrimi i emaileve
Siç mund ta dini, emaili është forma elektronike e komunikimit zyrtar me shkrim.
Emaile të mira konsiderohen ato që i mundësojnë marrësit të kuptojë mesazhin dhe të
jetë në gjendje të kryejë veprimin e nevojshëm pa shkaktuar ndonjë konfuzion.
Si Lider Ekipi, duhet të jeni në gjendje të komunikoni në mënyrë që cilado qoftë nevoja
juaj, mesazhi të jetë i mjaftueshëm për ta kryer punën.
 
 
Që kjo të ndodhë, duhet t’i kemi parasysh disa aspekte të thjeshta:
 
Arsyen pse po e shkruani nje email
Rregulli "Një mesazh për email"
Prezantimet le të jenë të shkurtra
Mundohuni ta kufizoni emailin tuaj në 5 fjali.
Mos devijoni nga struktura standarde.
Përdorni fjali të shkurtra dhe paragrafë.
Shkruani njësoj sikur kur flisni.
Rishikoni draftin e emailit përpara se ta dërgoni.
Struktura standarde

Pothuajse çdo letër profesionale ka ngjashmëri me strukturën

standarde të emaileve.
 
 Çdo letër ose email standard duhet të përmbajë pjesët si në
vijim:
 
1) Një përshëndetje
2) Arsyeja e emailit tuaj
3) Një thirrje për veprim
4) Një mesazh përmbyllës
5) Nënshkrimi
Parandalimi dhe Trajtimi i Konflikteve
Në çdo ekip, konfliktet mund të ndodhin nëse nuk bëhet mjaftueshëm për t'i
shmangur ato. Konfliktet mund të lindin për arsye të ndryshme, por brenda një
ekipi të suksesshëm shumica e tyre janë të menaxhueshme. Kur trajtohet me
drejtësi dhe kujdes, një konflikt mund të kthehet në një nxitës marrëdhëniesh të
mira për anëtarët e ekipit tuaj.
 
 Një mënyrë e mire për të shmangur konfliktet është duke i komunikuar qartë dhe
në mënyrë efektive rolet dhe përgjegjësitë – duke bërë përpjekje dhe duke u
siguruar që të gjithë t’i dijnë përgjegjësitëbrenda ekipit të projektit dhe t’i
kuptojnë rolet e tyre dhe pranojnë dallimet.
Rëndësia e trajtimit të konflikteve si lider i ekipit

Një lider pritet ta neutralizojë ose minimizojë konfliktin, të mos lejojë që të

rritet dhe të përhapet.
 
Për t'ju ndihmuar të krijoni dhe mbani një situatë stabile, angazhim të ekipit
dhe rezultate të shëndetshme, më poshtë janë pesë mënyra se si të merreni
me zgjidhjen e konflikteve :

1. Koha e duhur
2. Bëhuni empatik
3. Respektimi i dallimeve
4.Përballuni me tensionin
5. Përdorni Autoritetin tuaj
 Bullizmi dhe ngacmimi
Në rastet e bullizmit dhe ngacmimit të anëtarëve të ekipit tuaj nga kushdo,
është përgjegjësi e juaj t'i mbroni dhe mbështesni ata. Për raste të tilla,
anëtarët e ekipit tuaj duhet të dinë se ju jeni personi i parë tek i cili duhet të
drejtohen.
Formulari i ankesës është në dispozicion në ueb faqen e MAPL-së, ku
ankuesve u ofrohet ndihmë në plotësimin dhe formulimin e ankesës.
Autoriteti që pranon ankesën është i detyruar ta paraqesë ankesën në CFD
menjëherë pas pranimit.
Elektronikisht në adresën:feedback.m4y@gmail.comnga ku posta e pranuar
për CFD i përcillet kryesuesit dhe personit kontaktues të mekanizmit të
ankesës
Me telefon duke telefonuar në +383 38 200 35 566 ku personi që përgjigjet
është i detyruar t'ia transferojë kontaktin mekanizmit të ankesave ose
zëvendësit të personit kontaktues për mekanizmin e ankesave.