Effective email communication

‫مکاتبه مراسالتمؤثر‬
 Email Psychology
‫ب رداشتروانیاز ایمیل‬
• Generally speaking, the ‫ فرستنده و ګیرنده‬،‫• بطور کلی‬
sender and receiver see ‫ موضوع را از نقطه‬،‫ایمیل‬
things from drastically ‫نظریات شدیدا متفاوتی برداشت‬
different points of views.
،‫ وازنقطه نظرفرستنده‬.‫مینمایند‬
And from the perspective of
‫معموال ما وقت زیادی را برای‬
a sender, we often do not
spend time understanding ‫دانشتن ګیرنده ایمیل وچګونګی‬
who the receiver is and ‫بودن پرونده آنها را‬
what their inbox might look .‫دربرنمیګیریم‬
like. Let’s have a quick ‫حاال با مرورکوتاهی به‬
glance at both sides: .‫هردوجانب آن میپردازیم‬
 ‫‪Email Psychology‬‬
‫ب رداشتروانیاز ایمیل‬
‫‪Observing the Receiver‬‬ ‫‪Observing the Sender‬‬
‫مشاهده نمودن ګیرنده ایمیل‬ ‫مشاهده فرستنده ایمیل‬
‫‪•Gets a lot of email.‬‬ ‫‪•Spends a long time crafting the‬‬
‫•ایمیل های زیادی را دریافت مینماید‪.‬‬ ‫‪‘perfect’ (-ly long) email.‬‬
‫‪•May receive compliments‬‬ ‫•وقت زیادی را درتهیه ایمیل درست‬
‫‪regularly, if they are a public‬‬ ‫دربرمیګیرد‪.‬‬
‫‪figure.‬‬ ‫‪•Believes that their request is‬‬
‫•ممکن بطور منظم تمجید و ستایش‬ ‫‪original, unique, and special.‬‬
‫هایی را دریافت نماید‪ ،‬اګر از جمله‬ ‫•معتقدند که درخواست وپیشنهاد شان با‬
‫اشخاص مشهور باشد‪.‬‬ ‫ابتکار‪ ،‬فوق العاده و خاص است‪.‬‬
• Regularly gets asked a
standard set of questions
and favors.
‫• مرتباْ از سواالت و مساعدت های‬
.‫معمولی و استاندارد پرسیده میشود‬
• Does not have a lot of free
time.
.‫• دارای وقت اضافی نمیباشد‬
• Desires to tell the whole story,
• Does not mind helping you,
if it is fast.
‫ تمایل به‬،‫• درصورت کارعاجل‬
.‫همکاری و انجام کار میباشد‬
• Believes that they are the first to
ask for such favors.
‫• به این باورند که ایشان اولین کسانی اند‬
.‫که به چنین مساعدت درخواست میګردند‬
• Cannot imagine why anyone
would turn them away.
‫• نمیتوانند تصور کنند که چرا کسی آنها را‬
.‫دور خواهد کرد‬
explained from every angle, so
that the listener can understand
their point of view.
،‫• تمایل توضیح هربخش از مطالب را دارند‬
‫برای اینکه مخاطب نظریه آنها را درک‬
.‫نماید‬
 Some natural habits
‫ب عضیعاداتف طری‬
• We tend to answer, or be ‫• ما تمایل و عالقه مندی جواب به آن‬
drawn to email that are the ‫ایمیلی را داریم که به زودترین فرصت‬
fastest to answer or process. .‫پاسخ ویا کار آن زود خاتمه بیابد‬
That means email that require
very little work or thought.

• When we open an email ‫• هنګامی که ما ایمیلی را بازمینماییم که‬

‫ واکنش صریح مان این‬،‫طوالنی باشد‬
that’s very long, our gut
‫ ویا بعدتر‬،‫میباشد که آن را زود ببندیم‬
reaction is to close the email,
‫ البته موقعیکه وقت‬،‫برآن رجوع کنیم‬
or come back to it later when
.‫کافی داشته باشیم‬
we might have more time.
‫‪• When we receive an email from‬‬ ‫• ما وقتیکه ایمیلی را از کسی دریافت‬
‫‪someone wanting something from‬‬ ‫مینماییم که‪ :‬کاری را از ما تقاضا کرده‬
‫‪us, wanting us to buy something,‬‬ ‫باشد‪ ،‬تقاضا خرید چیزی را کرده باشد ویا‬
‫‪or wanting our time, we instantly‬‬ ‫مدتی از وقت مان را بګیرد‪ ،‬ما فور ْا با‬
‫‪feel guarded and will automatically‬‬ ‫احساس آم‪:‬اده باش‪ :‬و بطور غیرارادی و‬
‫اتوماتیک خواهان پاسخ منفی را خواهیم ‪want to say no, even if the offer will‬‬
‫‪benefit us in reality.‬‬ ‫داشت‪ ،‬ولو آنکه درخواست درکل به‪ :‬نفع ما‬
‫بوده باشد‪.‬‬
‫‪• We go through email while asking‬‬
‫”?‪“what’s the point‬‬
‫• م‪:‬ا ایمیل را م‪:‬یخوانیم با آن هم میپرسیم که‬
‫« موضوع از چیست؟»‬
‫‪• We go through email that is‬‬
‫‪pitching something while asking‬‬
‫• ما ایم‪:‬یلی را دریافت مینماییم که مشکلی در‬
‫”?‪“why should I care‬‬
‫آن تذکر شده باشد‪ ،‬حاالنکه میپرسیم که‬
‫•‬
‫«چرا باید توجه‪ :‬کنم»‬
 ‫‪Tips for effective email communication‬‬
‫رهنمودها ب رایب رقراریارتباط مؤثر ایمیل‬

‫‪• Be clear and specific! ‬‬ ‫• واضح و دقیق باشید‬

‫‪• Be prompt and respond to‬‬ ‫• به ایمیل مهم بشکل فوری پاسخ ارایه‬

‫‪important email.‬‬ ‫بدارید‪.‬‬

‫‪• Use a clear subject line to‬‬ ‫• ازموضوع مشحص برای عنوان‬

‫‪name/clarify what your email is‬‬ ‫استفاده برید‪ /‬واضح نمایید که ایمیل‬

‫‪about. ‬‬ ‫تان درمورد چی است‬

‫‪• Include one topic per email. ‬‬ ‫• درهرایمیل مطلبی را شامل نمایید‬

‫‪• Decide carefully who should be‬‬ ‫• درشامل نمودن نسخه ایمل به شخص‬

‫‪cc-ed on email‬‬ ‫دیګر محتاطانه تصمیم بﮔیرید‪.‬‬

• If you need to clarify or resolve a ‫• درصورت توضیح و حل کردن اختالفات و‬
conflict or a misunderstanding,  .‫یا سوء تفاهم از تیلیفون استفاده نمایید‬
use phone.

• Be very careful about forwarding ‫ شوخی و موضوع های‬،‫• درارسال مزاح‬

jokes and other non-work related ‫ خیلی‬،‫اییکه به کار ارتباط نداشته باشند‬

material. .‫محتاط باشید‬

• Minimize your use of BLOCK ‫ نمودن کلمات را‬bold ‫ یا جسور‬BLOCK •

or bold to highlight words. ‫به حداقل آن استفاده نمایید‬

• Include an email “signature”.  .‫• شانه امضاء را شامل ایمیل تان نمایید‬
‫‪When is e-mail the appropriate form‬‬ ‫‪When is e-mail NOT an appropriate‬‬
‫?‪of communication to use‬‬ ‫?‪form of communication to use‬‬
‫چه وقت ایمیل شکل مناسب ارتباطی استفاده میګردد؟‬
‫چه وقت ایمیل شکل مناسب ارتباطی استفاده میګ‪:‬ردد؟‬
‫‪•You need to get in touch with a person‬‬
‫‪who is hard to reach via telephone‬‬
‫‪•Your message is long and‬‬
‫•ضروریست که شما با کسی درتماس شوید که از‬
‫طریق تیلیفون برایتان تماس با او مشکل بوده‬‫‪complicated that would best be‬‬
‫‪accomplished face-to-face.‬‬
‫باشد‪.‬‬
‫•وقتیکه پیام شما طوالنی ومغلق و دارای‬
‫‪•The information you want to share is‬‬ ‫شرح مطالب اضافی باشد دراین باره‪ :‬بهترین‬
‫‪not time-sensitive.‬‬ ‫وجه انجام آن ازطریق مالقات میباشد‪.‬‬
‫‪• •Information is highly confidential‬شما میتوانید اطالعات را بدون درنظرداشت وقت‬
‫با کسی شریک میسازید‪.‬‬
‫•اطالعاتی که بسیار محرمانه باشند‪.‬‬
‫چه وقت ایمیل شکل مناسب ارتباطی‬ ‫چه وقت ایمیل شکل مناسب ارتباطی‬
‫استفاده میګردد؟‬ ‫استفاده میګردد؟‬
‫‪• You need to send someone an‬‬ ‫‪• Your message is emotionally‬‬
‫‪electronic file,‬‬ ‫‪charged or the tone of the‬‬
‫• برایتان ضروری میشود که برای کسی‬ ‫‪message could be easily‬‬
‫سند الکترونیکی را بفرستید‪.‬‬ ‫‪misconstrued.‬‬
‫• پیام شما احساسات را ببار بیاورند‬
‫‪• You need to distribute‬‬ ‫و یا لحن پیام تان میتواند به راحتی‬
‫‪information to a large number‬‬ ‫بدتعبیر شود‪.‬‬
‫‪of people quickly‬‬
‫• برای شما ضروری میشود که برای‬
‫اشخاص زیادی اطالعات را توزیع‬
‫نمایید‪.‬‬
‫‪• You need a written record of‬‬
‫‪the communication.‬‬
‫• شما به مدارک کتبی ضرورت پیدا‬
‫میکنید‪.‬‬
 ‫‪Important components of an effective e-mail:‬‬
‫اجزایمهم ی کایمیل مؤثر‬
‫‪• Subject Lines-E-mail subject‬‬ ‫• موضوع ایمیل‪ :‬موضوع ایمیل مانند‬
‫‪lines are like newspaper‬‬ ‫عناوین روزنامه میباشد‪.‬‬
‫‪headlines‬‬

‫• تقدیم سالم و ختم ارسال پیام‪ :‬انواع‬

‫‪• Greetings and Sign-offs-Use‬‬ ‫بعضی از احوال پرسی و بعضی‬
‫‪some kind of greeting and‬‬ ‫عالیم ختم ارسال پیام را باید‬
‫‪some kind of sign-off‬‬ ‫استفاده کرد‪.‬‬

‫’‪• Cc: and Bcc: (‘carbon copy‬‬ ‫• نسخه کاپی شده ‪ /‬نسخه کاپی شده‬
‫)’‪and ‘blind carbon copy‬‬ ‫به اشخاص دیګر بدون اطالع یافتن‬
‫از ایمیل آدرس های شان‪.‬‬
 Some additional tips for writing more effective e-mails
‫رهنماییهایب یشتر جهتت حریرایمیل مؤثرتر‬
• Think about your message before ‫• قبل ازتحریر پیام تان راجع به آن فکر‬
you write it .‫نمایید‬
• Reflect on the tone of your
.‫• لحن پیام تان را واضح سازید‬
message
‫• به وضاحت و مختصر بودن تحریر تان‬
• Strive for clarity and brevity in
.‫کوشش نمایید‬
your writing
‫– به طور خالصه هدف خود را برای نوشتن‬
– Briefly state your purpose
.‫ایمیل در همان ابتدا از پیام خود بیان کنید‬
for writing the e-mail in the
very beginning of your message.
– Be sure to provide the ‫– اطمینان حاصل نمایید که متن با مفهومی را‬
reader with a context for your .‫برای خواننده تهیه کرده اید‬
message.
– Use paragraphs to separate thoughts ‫– پرګراف ها را با تفکیک مفاهیم شان‬
– Finally, state the desired outcome at . ‫استفاده نمایید‬
the end of your message ‫ نتیجه مطلوبی را درختم پیام تان‬،‫– سرانجام‬
.‫توضیح دهید‬
 ‫‪Some additional tips for writing more effective e-mails‬‬
‫رهنماییهایب یشتر جهتت حریرایمیل مؤثرتر‬

‫‪•Format your message so that it‬‬ ‫•پیام تان را فرمت و قالب بندی نمایید‬
‫‪is easy to read‬‬ ‫چنانکه به آسانی خوانده شود‪.‬‬

‫‪•Proofread‬‬ ‫•پیام تان را دوباره بخوانید وتصحیح‬

‫نمایید‪.‬‬
 Questions to ask yourself before sending an e-mail message
‫ق بل ازارسا لایمیل ت انس وا التیرا ک ه ب اید ازخود داشته ب اشید‬
• Is this message suitable for e-mail, or
،‫آیا این پیام برای ایمیل کردن مناسب است‬ •
could I better communicate the
‫ویا میتوان آن را با معلومات بهتر ترتیب داد؟‬
information with a letter, phone call,
‫ تیلیفون باید کرد و یا مالقات‬،‫نامه باید نوشت‬
or face-to-face meeting?
‫باید کرد؟‬
• What is my purpose for sending this
e-mail? Will the message seem ‫مقصدم جهت ارسال این ایمیل چیست؟ آیا‬ •
important to the receiver, or will it ،‫پیامم برای ګیرنده مهم بنظر خواهد رسید‬
be seen as an annoyance and a waste ‫ویا اینکه این پیام فقط مزاحمت و ضایع‬
of time? .‫نمودن وقت خواهد بود‬

• How many e-mails does the reader

usually receive, and what will make
‫چقدر ایمیل را معموال خواننده دریافت‬ •
him/her rea this message (or delete
‫ و آیا پیام تان برای خواندن مناسب‬،‫مینماید‬
it)?
.‫میباشد یا اینکه آن را حذف خواهد کرد‬
• Do the formality and style of my
writing fit the expectations of my ‫آیا رسمی بودن و شیوه نګارش تحریرم نظر‬ •
audience? ‫به توقع شنوندګانم مناسب است؟‬
‫‪• How will my message look when it‬‬
‫هنګامیکه پیامم به دریافت کننده میرسد‪ ،‬آن چطور‬ ‫•‬
‫‪reaches the receiver? Is it easy to‬‬
‫به نظر خواهد رسید؟ آیا من ازنکات ګرامری و‬
‫‪read? Have I used correct grammar‬‬
‫عالمه ګذاری درست استفاده نموده ام؟ آیا من‬
‫‪and punctuation? Have I divided my‬‬ ‫مطالبم را با پرګراف های جداګانه یی توضیح داده‬
‫?‪thoughts into discrete paragraphs‬‬ ‫ام ویا قسمت های مهم آن از قبیل تاریخ معینه‪،‬‬
‫‪Are important items, such as due‬‬ ‫برجسته نمودن نکان ضروری درمتن استعمال‬
‫?‪dates, highlighted in the text‬‬ ‫نموده ام؟‬

‫‪• Have I provided enough context for‬‬ ‫آیا من به اندازه کافی زمینه ارائه شده برای‬ ‫•‬
‫‪my audience to easily understand or‬‬ ‫مخاطبانم که به راحتی درک کنند ویا تعقب به‬
‫?‪follow the thread of the message‬‬ ‫درک آن را توضیح داده ام؟‬

‫‪• Did I identify myself and make it easy‬‬

‫آیا من منظورم را برای خواننده به بشکل‪ X‬ساده و‬ ‫•‬
‫‪for the reader to respond in an‬‬
‫مشخص بیان نموده ام که او آن را با روش مناسب‬
‫?‪appropriate manner‬‬ ‫پاسخی فراهم نماید؟‬

‫‪• Will the receiver be able to open and‬‬

‫?‪read any attachments‬‬ ‫آیا دریافت کننده ایمیل قادر به باز کردن تمام اسناد‬ ‫•‬
‫ضمیمه شده ام خواهد بود؟‬
 Tips for Composing Clear, Concise & Responsive Emails 15
‫ مختصر وسریع‬،‫ نکات جهت تنظیم ایمیل های دست‬15
1. Determine Your Desired Outcome .‫ مقصد مورد نظر تان مشخص باشند‬:1

»‫ استفاده ازپاسخ های عاجل «موضوع از چه قراراست‬:2

2. Quickly Answers, “What’s the Point?”

3. State Benefits Clearly .‫ مزایا و منافع بشکل واضح اضهار شوند‬:3

4. Remember to KISS :4

5. Save the Whole Story – Stick to the 5:‫یری‬XXX‫یګ‬XXX‫ پ‬X‫ه‬XXX‫ظر ب‬XX‫ذارش ن‬XXX‫ ګ‬X‫مام‬XXX‫مودنت‬XX‫ ن‬X‫ذخیره‬
Fact ‫ایق‬X‫حق‬.

6. Pretend Face-to-face Intro .‫ تظاهر نمودن معرفی روبه رو یا مالقات‬:6

‫ درجه بندی متن پیام‬:7

7. Text Message Trick
‫ اجتناب از تعارف بیش از حد‬:8
8. Avoid Excessive Compliments
‫‪9. Be Personal and Personable‬‬ ‫‪ :9‬شخصی و شخصیت بودن‬

‫‪10. Make it Easy to Be Found‬‬ ‫‪ :10‬به سهولت قابل دریافت باشد‬

‫‪11. Use Simple English‬‬ ‫‪ :11‬استفاده از کلمات ساده و آسان‬

‫‪12. Font Matters‬‬ ‫‪ :12‬استفاده از شکل درست انتخاب نوع خط‬

‫‪13. Formatting Matters‬‬ ‫‪ :13‬استفاده از موضوعات قالب بندی‬

‫‪14. Minimize Questions‬‬ ‫‪ :14‬استفاده کم وحد اقل از سواالت‬

‫‪15. Trimming of Words‬‬ ‫‪ :15‬استفاده از پیرایش وترتیب کلمات‬

Subject: Opportunity for Free Traffic

Hi Tina,
I’m writing on behalf of <web-url>. We make it easy for bloggers to network
with one another.

Our site gets X monthly page views, just having your website listed in our
network will expose it to many new readers.
Here are some websites currently in our community: <list of related and
well known websites>.

Joining takes less than 5 minutes and you’ll love the results: <web-url>
Let me know if you have any questions.

<name>
<company name>
<site url>