Menaxhimi i kohës

Mirëmenaxhoni kohën tuaj ,në të kundërt ajo do t’ju

menaxhojë juve.
Menaxhimi i kohës
Mirëmenaxhoni kohën tuaj, në të kundërt ajo do t’ju
menaxhojë juve
Objektivat
Si të ndajmë kohën e punës.
Si të caktojmë prioritetet.
Si të delegojmë dhe çfarë të delegojmë.
Si t’u themi “JO” humbësve të kohës.
Të mësojmë matricën e menaxhimit të kohës.
Kuptoni kohën tuaj

Koha që
tregon ora
 Kuptoni kohën tuaj
Ale

Koha reale
Fillo me punët e vështira (M.T.)
 Përdore kohën me zgjuarsi

Planifiko .
(të djelë)

Mos ri jashtë
orarit!!!
 Orari ditor
Ndaje ditën në intervale
30’ me pushime 5’.
Krijo rutina.
Planifikimi afatgjatë
Planifikimi afatgjatë nuk
duhet të kalojë periudhën
një-vjeçare.
Rëndësia e bllokut-axhendë
Blloku - axhendë ose ditari është mjaft i rëndësishëm,
ai duhet të jetë “zgjatim “ i dorës.
Mos harroni që lapsi duhet të jetë gjithmonë afër
bllok-axhendës..
Blloku-axhendë është disiplinë.
Llojet e detyrave
Punët e rëndësisë A ,janë punë urgjente dhe të
rëndësishme .
Punët e rëndësisë B janë ato punë që mbushin më të
shumtën e kohës së ditës suaj të punës dhe janë ose
urgjente ose të rëndësishme.
Punët e rëndësisë C janë punë as urgjente dhe as të
rëndësishme ,që mund të kryhen kur na tepron koha.
Cakto prioritetet
Mos bëj shumë punë në të njëjtën kohë.
Qëndro me këmbë në tokë
Mos vendos pritshmëri të
egzagjeruara.
Respekto kufijtë e aftësive të tua
dhe anëtareve të skuadrës.
Cakto kohë për çlodhje
Mbyll telefonin

Mos më shqetësoni !
Kujdes kur punon i përqëndruar
Përqëndrim në punë =
kursim kohe.
Pusho çdo një orë.
Çlodhu .
Çlodhu….
Si të jesh sa më efektiv?
Përshtat punët me ciklet mendore
dhe fizike të trupit.
Kujdes me afatin e fundit
Të caktosh afatin e fundit për kryerjen e një pune në
vend që të ndihmojë, nganjëherë është shumë
stresuese.
Bëni kujdes me këto afate , ato duhet të jenë brenda
limiteve të mundshme.
Nëse e kryeni punën brënda afatit të caktuar
shpërblejeni veten.
Kujdes me afatin e fundit
Të bësh punë që s’të pëlqejnë
Punë të ndryshme u përshtaten personaliteteve të
ndryshme.Një punë që është e pakëndshme për ju
mund të kryhet me kënaqësi nga një koleg
tjetër.Askush nuk fiton diçka të mirë duke kryer
punë të papërshtatshme.Delegojini këto punë tek të
tjerët, por kujdes ,u delegoni atyre edhe punë të
këndshme here pas here.
Delego punë për të përmirësuar
performancën tënde.
Delegoni punë me lirshmëri
tek antarë të tjerë të stafit dhe
mos u përpiq të bësh gjithçka
vetë edhe në qoftë se
ndjehesh më i shpejtë ,më i
sigurt apo më prodhimtar se
të tjerët.
Të mbash të gjithë punën
për vete duke menduar se
e bën atë më mirë se të
tjerët është keqmenaxhim.
Delegimi
Delegimi fillon me një sens të lartë vlerësimi të kohës
së punës dhe limiteve të saj nga ana e menaxherit.
Shpesh menaxherët janë “të mbytur në punë”
ndërkohë që vartësit s’dinë me se ta mbushin ditën.
Delegimi nuk është dorëheqje totale,menaxheri
kontrollon kryerjen e punës.
Delegimi është një motivues i fuqishëm, ai e zbukuron
punën, përmirëson performancën,shfrytëzon të gjitha
burimet njerëzore dhe ngre moralin e stafit.
 Vështirësitë e delegimit
Delegimi ka risqe të ndryshme.
Më pëlqen të “merrem me punë”.
Kur delegoj nuk marr kohë për t’u ulur dhe për t’u
menduar.
Dua të jem gjithmonë në krye të punëve.
Vartësit më vonojnë, nuk do të mbaroj në kohë.
Askush nuk e bën punën ashtu siç e bëj vetë.
Çfarë të delegoj?
Punët e thjeshta rutinë.
Punët e ekspertëve.
Detyrat proceduriale.
Detyrat që ndihmojnë rritjen profesionale të stafit.
Punët që mund të kryhen prej të tjerëve.
Transfero inisiativën dhe autoritetin tek të tjerët
dhe jepu feed-back në rastin e kryerjes me sukses
të detyrës së caktuar.
Humbësit e mëdhënj të kohës
Zvaritja e punëve në
kohë,që është bërë zakon
dhe që bëhet qëllimisht.
Frika për të deleguar
punët.
Të mos dish të thuash “JO”.
Vetëvlerësim i ulët.
Probleme në të kuptuarit e
objektivave/prioriteteve.
Humbësit e vegjël të kohës
Ndërprerje të ndryshme gjatë kryerjes së punëve.
Të qënët skllav i telefonit.
Vizitorë të paftuar dhe të papritur
Raporte dhe postime të parëndësishme
Takime jashtë axhendës
Si të eliminosh humbjet e kohës
Jeto 100 % në të tashmen, kjo përmirëson
rezultatet e punës.
Mëngjesi është koha për punët më të
vështira.
Mëso të thuash fjalën “JO”, kjo gjë nuk
përbën krim.
Punën e sotme mos e lër për nesër.
Elimino njerëzit dhe mendimet negative.
Çdo dokument merre vetëm një herë në
dorë.
Si të eliminosh humbjet e kohës
Përdor kompjuterin.
Mos kujtoni se i mbani mend të gjitha, shkruaj
çdo gjë në axhendë.
Koha më e mirë për kryerjen e çdo pune fillon
tani!!!
Zvarritja e punëve në kohë është një nga
humbësit më të mëdhenj të kohës në shkallë
botërore,prandaj eliminoheni atë komplet nga
jeta juaj.
Si të eliminosh humbjet e kohës
Vendos orën në një vend të dukshëm para
syve dhe respekto afatin për çdo takim.
Zhvillo takimet e shkurtra në zyrat e të
tjerëve.
Mos dil nga tema e takimit.
Ji strikt me kohën dhe tolerant me njerëzit.
Të mendosh pozitivisht
Përdor fuqinë e të menduarit pozitivisht.
Kryej të paktën një punë të këndshme që të pëlqen
çdo ditë.
Planifiko kohën e lirë.
Çdo natë lexo autorin tënd të preferuar para se të
flesh.
Mënjano stresin
Stres = Lodhje = Zvarritje e
punëve.
 Matrica e menaxhimit të kohës
Stephen Covey /Dwight Eisenhower

Puna Urgjente Jo urgjente

Kuadrati i Kudrati i cilësisë

rëndësishme

prodhimtarisë
Kushtoji më të shumtën e
Kryeje tani kohës
E

Kuadranti i Kuadrati i humbjes së

“mashtrimit” kohës
rëndësishme

“Hiqe qafe” sa më Refuzoje ,zvogëloje

shpejt
Jo e
 Matrica e menaxhimit të kohës
Puna Urgjente Jo urgjente

•Kriza •Përgatitje
•Probleme që ushtrojnë presion •Parandalime
rëndësishme

•Projekte që po u skadon afati •Qartësim vlerash

•Takime të rëndësishme që kërkojnë •Planifikime
përgatitje •Ndërtim marrëdhëniesh
•Takime të paplanifikuara me •Kreativitet
klientët, donatorët. •Fuqizim profesional
E

•Ndërprerje , telefonata •Vogëlsira, punë sa për t’u zënë me

•Leximi i postës, shkrimi i punë.
raporteve •Telefonata të gjata
ëndësishme

•Takime të ndryshme •Postime të parëndësishme

•Çështje të afërta që ushtrojnë •Facebook, TV, thashetheme,
presion të lehtë informacione të kota.
oe
Matrica e menaxhimit të kohës
Kuadranti i parë
Këto punë kërkojnë kohë,
mirëmenaxhim,eksperiencë, përgjegjshmëri, aftësi
për të përballuar sfidat.
Shumë punë të rëndësishme bëhen edhe urgjente
për shkak të zvarritjeve ose mungesës së
planifikimit dhe parandalimit.
Matrica e menaxhimit të kohës
Kudrati i dytë
Këtu mund të bëjmë planifikime të detajuara
afatgjata,të parashikojmë dhe parandalojmë
problemet, të zgjerojmë njohuritë apo të rrisim
aftësitë.
N.q.s. e injorojmë këtë kuadrat zgjerojmë kuadratin e
parë duke rritur stresin në punë, raskapitjen trupore
dhe mendore si dhe thellojmë krizat e personave të
konsumuar nga puna nën presion të vazhdueshëm.
Investimi në këtë kuadrat tkurr kuadratin e parë.
Matrica e menaxhimit të kohës
Kudrati i tretë
Zhurma e urgjencës krijon iluzionin e të
rëndësishmes.
Punët në fjalë nëse janë ndopak të rëndësishme , janë
të rëndësishme për dikë tjetër.
Telefonata të ndryshme që duhen bërë sa më shpejt,
takime apo vizitorë që vijnë papritur.
Matrica e menaxhimit të kohës

Kuadrati i katërt
Shpesh ne “zhytemi “ në këtë kuadrant për
mbijetesë në “xhunglën” e punës stresuese.
Leximi i romaneve, televizori, rrjetet
sociale, thashethemet, telefonatat e gjata,
takimet dhe pushimet e
stërzgjatura,zgjerojnë kuadratin e katërt.
 Principi i Vinfredo Paretos ,
Diçka më tepër… një ekonomisti italian të
fillimshekullit XX thotë:
•20 % e shkakut jep 80 % të
pasojës
•20 % e punëtorëve kryejnë
Principi “Pareto” 80% të punës.
• 20 % e problemeve me IT
marrin 80 % të kohës të
departamentit të IT, etj.
Me fjalët e Paretos:
Nëse je në arkën e Noes dhe ajo po
mbushet me ujë, gjej menjëherë
elefandin për t’a nxjerrë jashtë arkës,
sepse ti mund të nxjerrësh macet, qentë,
ketrat dhe shumë gjëra të tjera të vogla
Menaxho mirë 20 % të kohës dhe arka përsëri vazhdon të zhytet. Por
nëse ti mundohesh dhe gjen elefandin
së punës për të marrë 80 % për ta nxjerrë jashtë arkës , ti e shpëton
të rezultateve. atë.
 Ligji i Parkinsonit (Cyril Northcote Parkinson)
Puna “zgjerohet”
për të “pushtuar”
përpjekja

të gjithë intervalin
e kohës që është
përcaktuar për të.
Koha e caktuar për kryerjen e punës

Shumë kohë – pak përpjekje (humbje e kohës)

Pak kohë– shumë përpjekje (përdorim efektiv i kohës)
Koha fluturon – bëhu piloti i saj !
Faleminderit për kohën e çmuar !
Ushtrim praktik
Pu Urgjente Jo urgjente
na
E rendesishme
Jo e rendesishme
Ushtrim praktik
Plotëso të gjitha kuadratet me 1-2
punë.
Trego cilat punë do të delegosh.
Trego kujt do t’ja delegosh.
Argumento të gjitha zgjedhjet që do të
bësh.