‫إدارة المواد‬

‫رق ـ ـ ـ ـ ـ ــم المـسـ ـ ـ ـ ـ ــاق‬

‫األس ـ ـ ـ ـ ــبوع االول‬

‫مدرس المادة‬

‫هشام شطناوي‬
‫‪1‬‬
2
3
 ‫مقدمة ‪Introduction‬‬
‫• إن إنتاج السلع أو تقديم الخدمات يعتمد بشكل أساسي على توافر المواد‬
‫واآلالت والمعدات وكافة المستلزمات الالزمة للعمل في أي منظمة سواء‬
‫أكانت تنتج سلعا أو تقدم خدمات وبغض النظر فيما إذا كانت المنظمة‬
‫ربحية أم غير ربحية‬
‫• إذ ال تستطيع أي منظمة العمل دون توفير المستلزمات الالزمة لها‬
‫• فالمواد وغيرها من المستلزمات يجب أن تتوفر في الوقت المناسب من‬
‫حيث الكمية والنوعية المناسبتين وفي المكان وبالسعر المناسبين‬
‫• ولقد ظهرت عوامل كثيرة أدت إلى تركيز الضوء على وظيفة الشراء‬
‫وإعطائها األهمية التي تليق بها ‪ .‬كواحدة من وظائف المنظمة الرئيسية منها‬
‫على سبيل المثال الندرة النسبية في بعض المواد نتيجة الزيادة على طلبها‬
 ‫• ولقد تطورت وظيفة الشراء في اآلونة األخيرة وغيرت إدارة‬
‫المنظمات نظرتها المحدودة لها‬
‫• حتى أضحت وظيفة الشراء أكثر من مجرد القيام بعمليات شراء‬
‫روتينية فتضمنت في الوقت الحاضر‬
‫‪ .I‬عمليات التخطيط للشراء‬
‫‪ .II‬ورسم السياسات المتعلقة بالشراء‬
‫‪ .III‬واختيار مصادر الشراء المناسبة‬
‫‪ .IV‬وتنفيذ إجراءاته بهدف تخفيض تكلفة الشراء ألدنى حد ممكن‬
‫وهذا كله يعكس مدى أهمية وظيفة الشراء في الوقت الحاضر ‪.‬‬
‫إال أن األسباب السابقة إلظهار أهمية وظيفة الشراء تبقى ناقصة‬ ‫•‬
‫إن لم يتم تنظيم هذه الوظيفة بشكل أو بآخر يعكس هذه األهمية ‪،‬‬
‫كما ويمكنها من القيام باألعمال المنوطة بها بكفاءة وفعالية عالية‬
‫وعليه فال بد من تنظيم هذه الوظيفة بشكل عام‬ ‫•‬
‫والبد من تحديد موقعها في الهيكل التنظيمي للمنظمة‬ ‫•‬
‫وبيان تبعيتها في هذا التنظيم كي تتمكن من القيام بنشاطاتها‬ ‫•‬
‫المختلفة‬
‫والبد ونحن في هذا الصدد أن يتم تقرير ما إذا كان الشراء يتم‬ ‫•‬
‫بطريقة مركزية أم بطريقة المركزية ‪ ،‬أم يتم الجمع بينهما في‬
‫سياسة واحدة ‪.‬‬
‫‪ Essentials of Purchasing‬أساسيات الشراء‬

‫أ‪ -‬أهمية الشراء ‪:‬‬

‫• تهتم معظم المنظمات إن لم يكن كلها في وقتنا الحاضر بعملية‬
‫شراء احتياجاتها من المواد المختلفة‬
‫• وقد أنشأت هذه المنظمات وحدة تنظيمية في هيكلها التنظيمي‬
‫لتتولى القيام بهذه العملية‬
‫• وتعرف هذه الوحدة التنظيمية بإدارة المواد ( أو إدارة الشراء )‬
‫وتعود أهمية وظيفة الشراء (أو إدارة الشراء ) لألسباب اآلتية‬
 ‫‪ .1‬تأمين احتياجات المنظمة من المواد المختلفة لضمان عدم توقف‬
‫اإلنتاج فيها‬
‫‪ .2‬كما أن حجم اإلنفاق الكبير عند شراء المواد المختلفة يبرز أهمية‬
‫إدارة الشراء‪.‬‬
‫• وعليه فان إدارة الشراء تحاول أن تحصل على احتياجات المنظمة‬
‫بأقل التكاليف الممكنة ( مع االلتزام بالجودة المناسبة ) كي تستطيع‬
‫منافسة المنظمات األخرى عند تحديد سعر بيع منتجاتها كي تحقق‬
‫الميزة التنافسية وبالتالي تضمن لها حصة مناسبة في السوق ‪.‬‬
 ‫‪ .3‬إن قيام إدارة الشراء بالعملية الشرائية بالكفاءة المناسبة ينعكس‬
‫إيجابا على كفاءة إدارة اإلنتاج إذ سيتوفر لألخيرة المواد التي‬
‫تحتاج إليها بالكمية المناسبة وبالجودة المناسبة ‪....‬الخ ‪.‬‬
‫‪ .4‬تقوم إدارة الشراء بالحد من مبالغة اإلدارات األخرى في المنظمة‬
‫خاصة تلك التي تستخدم مواد بكميات كبيرة سواء كانت هذه‬
‫المبالغة في طلب كميات كبيرة من المواد تزيد عن حاجتها‬
‫الفعلية أومن حيث الجودة أي طلب مواد بمواصفات عالية مما قد‬
‫ينعكس على التكاليف العالية التي ستتحملها المنظمة في ذلك‬
‫‪ Organizing of purchasing Department‬ب‪ -‬تنظيم إدارة الشراء‬

‫البد من اإلشارة بشكل واضح أنه ال يوجد تنظيم نمطي محدد يمكن أن‬ ‫•‬
‫يطبق بالنسبة لوظيفة (إدارة ) الشراء في جميع المنظمات‬
‫إذ يختلف هذا التنظيم من منظمة ألخرى بسبب اختالف حجم المنظمة‬ ‫•‬
‫وبالتالي حجم إدارة الشراء فيها‬
‫وما إذا كانت هذه المنظمة صناعية أم تجارية أم خدمية ‪ ،‬أي طبيعة عمل‬ ‫•‬
‫هذه المنظمة‬
‫وكذلك حجم مشترياتها السنوية وعدد المواد أو األصناف التي تقوم‬ ‫•‬
‫بشرائها‬
 ‫• وكذلك نتيجة الختالف مستويات األعداد العلمي والخبرات‬
‫العملية للعاملين فيها‬
‫• وكذلك مستوى مهاراتهم وقدراتهم ومقدار ما يتمتعون به من‬
‫معرفة (‪ )Knowledge‬في مجال الشراء وفي مجاالت أخرى‬
‫ذات عالقة بطبيعة عملهم ‪.‬‬
‫• وسوف يتضمن هذا الجزء من الفصل ‪ :‬التنظيم العام لوظيفة‬
‫( إدارة ) الشراء وموقعها في الهيكل التنظيمي للمنظمة ‪،‬‬
‫وتبعيتها اإلدارية ‪ ...‬وغيرها‬
 ‫ج‪ -‬التبعية والمستوى التنظيمي لوظيفة ( إدارة ) الشراء‬

‫يتم تحديد الموقع الذي تحتله وظيفة الشراء في الهيكل التنظيمي العام للمنظمة‬ ‫•‬
‫بقرار من اإلدارة العليا فيها‬
‫وفي ضوء اعتبارات متعددة ومتنوعة تختلف من منظمة إلى أخرى حسب‬ ‫•‬
‫ظروفها وطبيعة العمل فيها مثل‬
‫حجمها ورقم إنتاجها وكمية مشترياتها وتعدد وتنوع األصناف التي تحتاج إليها‬ ‫•‬
‫كما أسلفنا‬
‫ففي منظمة صناعية صغيرة حجم المشتريات وتنوعها قليل ال يمكن أن تكون‬ ‫•‬
‫وظيفة الشراء في هذه الحالة كبيرة تقع في مستوى تنظيمي بنفس المستوى‬
‫الذي تقع فيه اإلدارة المالية أو إدارة اإلنتاج والعكس من ذلك صحيح‬
‫ونعرض فيما يلي بعض الحاالت التي تتناول توضيح موقع وظيفة الشراء‬ ‫•‬
‫كوحدة إدارية (قسم أو إدارة ) في الهيكل التنظيمي العام للمنظمة‬
 ‫‪ .1‬وظيفة ( إدارة ) الشراء تابعة إلدارة اإلنتاج ‪:‬‬
‫• يظهر هذا االتجاه في تحديد مكان وظيفة الشراء في البنيان التنظيمي‬
‫للمنظمة الصناعية‬
‫• وتبرير ذلك أن إدارة اإلنتاج كي تنفذ برامجها وخططها اإلنتاجية كما هو‬
‫مطلوب وفي المواعيد المحددة يتطلب األمر توفير احتياجات اإلنتاج من‬
‫المواد والمستلزمات المختلفة في المواعيد المناسبة وبالمواصفات‬
‫والكميات المطلوبة‬
‫• مما يستدعي معه ضرورة تبعية الشراء إلدارة اإلنتاج وذلك من أجل خلق‬
‫درجة عالية من التنسيق والتعاون فيما بين هاتين الوظيفتين‬
‫• سيما وان إدارة اإلنتاج في هذه الحالة هي التي تحدد األصناف ومواصفتها‬
‫وكمياتها ومواعيد الحاجة إليها‬
‫• وفيما يلي خريطة تنظيمية بسيطة توضح هذا الموقع وهذه التبعية راجع‬
‫ص‪19‬‬
 ‫‪.2‬وظيفة الشراء تابعة لإلدارة المالية ‪:‬‬
‫• يعتمد تبرير هذا الموقع وهذه التبعية على أن قيمة المشتريات‬
‫تمثل بندا هاما من التكلفة اإلجمالية للعمل داخل المنظمة في معظم‬
‫المنظمات الصناعية‬
‫• ولضرورة التنسيق وتوفير األموال الالزمة للشراء والرقابة على‬
‫النفقات ينصح أن تكون تبعية وظيفة الشراء للوظيفة المالية وفيما‬
‫يلي خريطة تنظيمية بسيطة توضح هذا المكان التنظيمي انظر‬
‫ص ‪20‬‬
 ‫‪.3‬استقاللية وظيفة الشراء ‪:‬‬
‫• يعتمد تبرير استقاللية وظيفة الشراء عن الوظائف األخرى في المنظمة‬
‫على ما يلي ‪:‬‬
‫• مادام نشاط الشراء قد القى أهمية متزايدة في المنظمات الصناعية نظرا‬
‫للدور الهام والكبير الذي يمكن أن يلعبه في التأثير في ربحيتها من‬
‫الضروري اعتباره إذن نشاطا رئيسيا ال يختلف عن األنشطة الرئيسية‬
‫األخرى كاإلنتاج والتمويل والتسويق ‪....‬الخ ‪.‬‬
‫• وطالما أن نشاط الشراء له عالقة بالعديد من األنشطة التنفيذية األخرى‬
‫التي ذكرناها آنفا من األفضل أن يكون هذا النشاط بنفس المستوى‬
‫التنظيمي لهذه األنشطة وأن تكون تبعيته لإلدارة العليا وفيما يلي خريطة‬
‫تنظيمية بسيطة توضح هذا الموقع التنظيمي انظر ص ‪20‬‬
 ‫‪.4‬استقاللية وظيفة الشراء وفق المفهوم الحديث إلدارة المواد‬
‫• يشير هذا المفهوم في تحديد مكان وظيفة الشراء في الهيكل التنظيمي‬
‫للمنظمة إلى نفس االتجاه السابق الذي عرض في الفقرة السابقة مع‬
‫إضافة واحدة وهي دمج وظيفة الشراء مع وظيفة التخزين في إدارة‬
‫واحدة وتسميتها بإدارة المواد‪.‬‬
‫• والهدف من ذلك هو أن وظيفة الشراء ووظيفة التخزين تكمالن بعضهما‬
‫بعضا‬
‫• وبالتالي ولضرورات التنسيق بينهما دمجتا في إدارة واحدة هي إدارة‬
‫الموارد ليقوم بتنسيق عملهما مدير واحد مع ضمان االستقاللية في العمل‬
‫لكل منهما‬
‫• حيث يترأس كال من وظيفة الشراء ووظيفة التخزين رئيس يعمل تحت‬
‫إشراف مدير المواد‬
‫• وفيما يلي خريطة تنظيمية بسيطة توضح ذلك انظر ص ‪21‬‬
 ‫د‪ -‬حجم وظيفة الشراء وشكلها التنظيمي‬

‫• ليس هناك خالف على أن يكون هناك وظيفة شراء في المنظمة تقوم بتوفير‬
‫احتياجاتها من مستلزمات اإلنتاج المختلفة‬
‫• لكن السؤال الذي يتبادر إلى الذهن هو ‪ :‬ما حجم الوحدة اإلدارية المثالي الذي‬
‫سينفذ مهام وظيفة الشراء ؟‬
‫• وما هو الشكل التنظيمي الذي ستظهر به في الخريطة التنظيمية التي توضح‬
‫الهيكل التنظيمي العام للمنظمة هل تكون لجنة دائمة ؟ أم لجنة مؤقتة ؟ أو وحدة‬
‫إدارية متخصصة ؟ أم ماذا ؟ هذه التساؤالت سيتم اإلجابة عنها فيما يلي ‪:‬‬
 ‫‪ .1‬الحجم ‪Size:‬‬ ‫•‬
‫إن حجم جهاز الشراء ( إدارة أو قسم – أو شعبة ‪...‬الخ ) المناسب يخضع‬ ‫•‬
‫العتبار أساسي هو حجم المنظمة وحجم أعمالها وكمية مشترياتها ونسبة‬
‫تكلفتها لتكلفة اإلنتاج‬
‫إذ كلما كان الحجم وتكلفة وكمية المشتريات كبيرا تطلب األمر وجود جهاز‬ ‫•‬
‫كبير يتناسب مع ذلك والعكس صحيح‬
‫ولكن يمكن القول أنه بشكل عام يمثل حجم المشتريات وتكلفتها في‬ ‫•‬
‫المنظمات الصناعية نسبة كبيرة من تكلفة اإلنتاج وبالتالي يتطلب الوضع‬
‫وجود جهاز شراء كبير يقوم بمهمة توفير احتياجات المنظمة من المواد‬
‫والمعدات والتجهيزات ‪...‬الخ ‪.‬‬
 ‫‪ .2‬الشكل التنظيمي ‪Organizational Structure :‬‬ ‫•‬
‫لقد أثبتت التجارب والدراسات أنه من األفضل أن يكون لوظيفة الشراء‬ ‫•‬
‫هيكل تنظيمي خاص بها ضمن إدارة متخصصة أوضحنا تسميتها سابقا‬
‫بإدارة المواد‬
‫بحيث نضمن لوظيفة الشراء االستقاللية والتنسيق والتكامل مع وظيفة‬ ‫•‬
‫التخزين وتحت إشراف والتنسيق العام لمدير إدارة المواد الذي يشرف‬
‫على الوظيفتين معا‬
‫في هذه الحالة يكون لوظيفة الشراء االستقاللية وسياسة عمل خاصة‬ ‫•‬
‫بها ولها موارد بشرية تقوم بالمهام المناطة بها‬
‫فهذا يسمح لها بتطبيق مبدأ التخصص في العمل الذي يمكن بوساطته‬ ‫•‬
‫التأثير على أداء الوظيفة لمهامها بشكل كفء وفي سرعة تنفيذ العمل‪.‬‬
 ‫فعندما يكون جهاز الشراء عبارة عن لجنة دائمة أو مؤقتة مثال فان المنظمة في‬ ‫•‬
‫هذه الحالة ستفقد القدرة على القيام بالبحث والدراسة المنظمة والمتواصلة ألعمال‬
‫الشراء‬
‫كما تحرم من مبدأ التخصص هذا باإلضافة إلى عيوب اللجان المعروفة‬ ‫•‬
‫لذلك نجد من األنسب إسناد وظيفة الشراء لوحدة إدارية مستقلة في إطار إدارة‬ ‫•‬
‫الموارد ألن ذلك يحقق العديد من الفوائد التي من أهمها ما يلي ‪:‬‬
‫تخفيض تكاليف الشراء نتيجة زيادة مهارات العاملين الناتجة عن تطبيق مبدأ‬ ‫•‬
‫التخصص في العمل ‪.‬‬
‫من خالل التخصص ستوفر لدى العاملين في الشراء قدر جيد من المعلومات عن‬ ‫•‬
‫المواد واألسعار واألسواق يمكن أن تزود بها إدارات المنظمة وعلى األخص اإلدارة‬
‫العليا ‪.‬‬
‫نتيجة التخصص سيؤدي ذلك إلى وجود مجموعة من العاملين ذات كفاءة ومهارة‬ ‫•‬
‫في عمليات الشراء ال يمكن للمنظمة أن توفرها في حالة غياب جهاز الشراء‬
‫واستقالليته ‪.‬‬
 ‫مسؤوليات وسلطات وظيفة (إدارة ) الشراء‬
‫‪Responsibilities and Authorities‬‬
‫أوال ‪ :‬المسؤوليات (الواجبات )‬ ‫•‬
‫تختلف وتتنوع مسؤوليات وظيفة الشراء من منظمة ألخرى‬ ‫•‬
‫وذلك تبعا لنوعية النشاط الذي تقوم به وحجم أعمالها ومشترياتها ومدى‬ ‫•‬
‫اهتمام اإلدارة العليا فيها بهذه الوظيفة هذا إلى جانب فيما إذ كانت عملية‬
‫الشراء روتينية متكررة ال تتأثر بمتغيرات جديدة ومستمرة أو العكس‬
‫وبوجه عام أصبح معروف أن المسؤولية األولى والرئيسية لهذه اإلدارة‬ ‫•‬
‫تنحصر في توفير احتياجات المنظمة من المواد والتجهيزات وقطع‬
‫الغيار ‪...‬الخ في الوقت والسعر المناسبين وبالكمية والجودة المناسبتين‬
‫وبأقل التكاليف‬
‫وعملية توفير االحتياجات هذه تنشأ عنها مسؤوليات فرعية متعددة‬ ‫•‬
‫ومتنوعة سنقوم بذكرها فيما يلي مع اإلشارة إلى أن المسؤوليات تنبع من‬
‫المهام المسندة لهذه الوظيفة ‪.‬‬
‫وضع وتطوير سياسات مناسبة للشراء تتمكن المنظمة من خاللها‬ ‫•‬
‫توفير احتياجاتها من المستلزمات بأفضل الشروط ‪.‬‬
‫القيام بدراسات وبحوث تهدف‬ ‫•‬
‫إلى التنبؤ وجمع المعلومات عن األسواق‬ ‫•‬
‫ومستلزمات العمل المتوفرة فيها التي تحتاجها المنظمة‬ ‫•‬
‫ومستوى أسعارها‬ ‫•‬
‫وكمياتها المعروضة في هذه األسواق‬ ‫•‬
‫ومستوى جودتها والمواصفات المتوفرة فيها‬ ‫•‬
‫والمستلزمات البديلة يمكن أن تحل محلها‬ ‫•‬
‫وإعالم إدارات المنظمة بها ‪ ،‬وجعلها على اطالع مستمر بكل جديد‬ ‫•‬
‫ومستحدث فيما يتعلق بهذه األمور‬
‫إن هذه البحوث والتنبؤات تفيد المنظمة كثيرا حيث تخفف من حدة‬ ‫•‬
‫المخاطر التي قد تتعرض لها في سبيل توفير احتياجاتها من‬
‫المستلزمات‬
 ‫• ‪ .3‬مراجعة طلبات الشراء المقدمة من قبل إدارات المنظمة وذلك من‬
‫أجل ‪:‬‬
‫• التأكد من مطابقة طلب الشراء للسياسة الشرائية المتبعة في المنظمة ‪.‬‬
‫• الحد من مغاالة ( زيادة ) اإلدارات في طلب المستلزمات إذ تلجأ بعضها‬
‫أحيانا إلى طلب كميات كبيرة زيادة عن حاجتها لتضمن لنفسها‬
‫استمرارية العمل ‪.‬‬
‫• ج‪ -‬اكتشاف فيما إذا كان هناك إسراف (زيادة) في‬
‫استهالك( استعمال) بعض المواد وذلك من خالل تكرار طلبات الشراء‬
‫الخاصة بكل إدارة وكل صنف على حدة‬
 ‫• د‪ -‬التأكد من عدم وجود نقص في المعلومات والمواصفات الواردة في طلبات‬
‫الشراء والوصف غير الدقيق لبعض المستلزمات حيث تسبب مثل هذه األمور‬
‫العديد من المشكالت عند عقد صفقات الشراء مع الموردين وتنفيذها ‪.‬‬
‫• هـ‪ -‬قد يظهر لوظيفة الشراء في بعض األحيان أن مستوى الجودة المطلوب‬
‫مبالغ فيه في طلب شراء المستلزمات حيث من الممكن أن تكون هذه الجودة أقل‬
‫وال تؤثر في جودة السلعة النهائية والشك أن هذه المبالغة تؤدي إلى زيادة تكلفة‬
‫الشراء دون مبرر وهنا يكون مسؤولياتها لفت النظر إلى ذلك والطلب من الجهة‬
‫صاحبة الحاجة استبدال الصنف المطلوب أو تغيير مواصفاته المطلوبة ‪.‬‬
‫• ‪ -4‬جدولة المشتريات حيث تقوم بوضع جدول زمني لتوفير احتياجات المنظمة‬
‫من المستلزمات في المواعيد المحددة والمطلوبة‬
‫• ‪ -5‬تعتبر وظيفة الشراء مسؤولية مع وظيفة التخزين عن تحديد مستويات‬
‫المخزون الثالثة األول وهو احتياطي الطوارئ الذي يمثل كمية المخزون من‬
‫الصنف الواحد الذي يجب عدم مسه إال في حاالت الطوارئ ‪ .‬والثاني وهو الحد‬
‫األقصى للتخزين ويمثل كمية الصنف الذي يجب عدم تجاوزه أما الثالث فهو‬
‫مستوى إعادة الطلب ويمثل أيضا كمية المخزون من الصنف الواحد الذي إذا‬
‫وصل إليه رصيده فيجب إعادة شراؤه‬
 ‫• ‪ -6‬إصدار أوامر التوريد إلى الموردين بعد االتصال بهم واختيار أنسبهم‬
‫في ضوء ما يقدمونه من عروض لتوفير احتياجات المنظمة من‬
‫المستلزمات‬
‫• ‪ -7‬مراجعة عقود الشراء ( بالتعاون مع اإلدارة القانونية إن وجدت ) للتأكد‬
‫من سالمتها القانونية ثم توقيعها مع الموردين وذلك في ظل السلطة التي‬
‫يفوضوها مدير عام المنظمة لمدير الشراء‬
 ‫‪ -8‬تنظيم سجالت لحفظ كافة المعلومات والبيانات والمعامالت‬ ‫•‬
‫المتعلقة بعمليات الشراء والمنظمات المتطورة تستخدم في هذا المجال‬
‫الحاسوب لتخزين مثل هذه المعلومات واسترجاعها ‪.‬‬
‫• ‪ -9‬التصرف باألصناف المخزنة والزائدة عن الحاجة ومخلفات اإلنتاج وذلك‬
‫بالشكل الذي تراه مناسبا ويحقق الفائدة للمنظمة‬
‫• ‪ -10‬تنمية وتطوير العالقات والثقة الحسنة والكبيرة بين المنظمة‬
‫والموردين الذين يتم التعامل وتدعيم شهرتها ومركزها أمامهم‬
 ‫ثانيا ‪ :‬السلطات ( الصالحيات )‬
‫• إن تحديد السلطات ألية وحدة إدارية في المنظمة يتوقف على اعتبارات متعددة‬
‫لعل أهمها ما يلي ‪:‬‬
‫• حجم المسؤوليات والمهام المسندة للوحدة اإلدارية تماشيا مع مبدأ تكافؤ‬
‫السلطة مع المسؤولية ‪.‬‬
‫• درجة المركزية والالمركزية في األداء والسلطة التي تنتهجها المنظمة بوجه‬
‫عام ‪.‬‬
‫• رغبة الرؤساء في تفويض سلطتهم لمرؤوسيهم ‪ ،‬والتي يحكمها أمور متعددة‬
‫ال مجال لذكرها هنا ‪.‬‬
‫• االنتشار الجغرافي للمنظمة وفيما إذا كان لها فروع في مناطق أخرى ‪.‬‬
‫• في ضوء االعتبارات التنظيمية السابقة سنجد أن سلطات وظيفة الشراء تختلف‬
‫من منظمة ألخرى‬
‫• إال أنه وفي ضوء االعتبارات والمسؤوليات المسندة علميا وعمليا لوظيفة‬
‫الشراء والتي ذكرناها سابقا نجد أن نسبة كبيرة من اآلراء تقترح منح وظيفة‬
‫الشراء السلطات التالية لتمكينها من أداء مهامها والقيام بمسؤولياتها‪:‬‬
‫• تحديد الكمية ( الحجم ) االقتصادية للشراء بشكل تكون متوافقة مع مقدار‬
‫الحاجة المطلوبة شراؤها وبشكل ال تكون أكبر منها ألن الشراء بكميات أكبر‬
‫سيؤدي إلى تجميد جزء كبير من رأسمال المنظمة في شراء مواد ال حاجة‬
‫للمنظمة بها‬
‫• اختيار مصادر الشراء المناسبة والتفاوض معها‬
‫• ‪ -3‬تحديد مستويات المخزون من كل صنف بالتنسيق واالتفاق مع وظيفة‬
‫التخزين في المنظمة ‪.‬‬
‫• ‪ -4‬الموافقة أو الرفض لطلبيات الشراء المرسلة من الموردين طبقا لمدى‬
‫مطابقتها للمواصفات المتفق عليها معهم وذلك بعد استالمها وفحصها‬
‫• ‪ -5‬الحد من مغاالة إدارات المنظمة في طلب احتياجاتها من المستلزمات‬
‫• ‪ -6‬الطلب من إدارات المنظمة تغيير مواصفات بعض األصناف المطلوبة‬
‫بشرط أن ال يؤثر هذا التغيير أو التعديل في الجودة المطلوبة‬
‫• ‪ -7‬الطلب من إدارات المنظمة استبدال األصناف المطلوبة بأصناف أخرى‬
‫لها نفس الجودة لكن أسعارها أقل ‪.‬‬
 ‫‪ Internal‬التنظيم الداخلي لوظيفة الشراء كوحدة إدارية‬
‫‪Structure‬‬

‫• يمكن القول أنه ال يوجد تنظيم داخلي نموذجي لجهاز الشراء يمكن أن‬
‫يوافق ظروف جميع المنظمات بسبب اختالف هذه الظروف‬
‫• ومادام لكل منظمة ظروفها الخاصة التي تستلزم الدراسة والبحث قبل أن‬
‫يوضع لها التنظيم المناسب ‪ ،‬فان مناقشة هذا الموضوع يقتضي توضيح‬
‫ما يلي ‪:‬‬
‫‪ .1‬يتم تحديد مكونات الهيكل التنظيمي ألية منظمة وألي نشاط أو وظيفة‬
‫فيها في ضوء األهداف الموضوعة التي توضح نوعية الوظائف التي‬
‫يجب إحداثها ‪ ،‬كي تعمل على تحقيق األهداف المنشودة ‪ .‬إذن عند تحديد‬
‫التنظيم الداخلي لوظيفة \ إدارة الشراء ‪ ،‬يجب أن ننظر إلى أهدافها‬
‫والمسؤوليات الملقاة على عاتقها‬
 ‫‪ -2‬هناك عوامل معينة تكون محل الدراسة في المنظمة قبل وضع التنظيم‬
‫الداخلي إلدارة الشراء وهي تختلف من منظمة ألخرى وحتى نفس المنظمة‬
‫من وقت آلخر ومن ثم تؤثر في تصميم اإلدارة \ القسم وتنظيمها داخليا‬
‫وهذه العوامل هي ‪:‬‬
‫• حجم المنظمة وطبيعة نشاطها ( صناعي ‪ ,‬خدمي ‪...‬الخ )‪.‬‬
‫• حجم المشتريات ‪.‬‬
‫• تنوع أصناف المشتريات ‪ ،‬إذ يتطلب التنوع زيادة في عدد التخصصات‬
‫• نوعية األسواق فيما إذا كانت خارجية أو محلية ‪.‬‬
‫• الظروف السائدة في األسواق ‪ ،‬كالمنافسة ‪،‬الندرة ‪...‬الخ‬
‫• يتضح إذن أنه ليس هناك تنظيم داخلي نموذجي إلدارة الشراء‬
‫ألنه يختلف من منظمة ألخرى ‪ .‬ولكن بشكل عام ومن خالل‬
‫استعراض أهداف ومسؤوليات وظيفة الشراء ‪ ،‬يمكننا القول‬
‫أن هناك خمس وظائف أساسية ورئيسية تحتاجها هذه‬
‫الوظيفة ‪ ،‬والتي على أساسها يمكن تحديد مكونات الهيكل‬
‫الداخلي لها ‪ ،‬وهذه أو األنشطة هي ‪:‬‬
 ‫‪ : Managerial Function‬الوظيفة اإلدارية‬

‫• وهي الوظيفة المرتبطة بالعملية اإلدارية من تخطيط وتنظيم‬

‫وتوجيه ورقابة والتنسيق بين عمليات الشراء وبين األنشطة‬
‫األخرى في المنظمة ‪ ،‬كاإلنتاج والتمويل والتسويق‬
‫والتخزين ‪...‬الخ‬
‫• ويقوم بأداء هذه الوظيفة مدير إدارة الشراء بالتنسيق مع‬
‫رئيسه المباشر‬
 ‫‪ : Technical‬الوظيفة الفنية‬
‫• وتشمل كثيرا من األنشطة مثل مراجعة االحتياجات ‪ ،‬وتحليل المواصفات‬
‫المحددة في طلب االحتياجات ‪ ،‬واختيار مصدر التوريد أو الشراء المناسب ‪،‬‬
‫ودراسة األسعار والتكاليف ‪ ،‬وإجراء المفاوضات ‪ ،‬وإصدار أمر الشراء‬
‫والتأمين على الطلبية ‪ ،‬واستالمها وفحصها للتأكد من مطابقتها للمواصفات‬
‫المحددة وسالمتها ‪.‬‬
‫وظيفة المتابعة ‪Follow – Up :‬‬
‫• وهي الوظيفة المسئولة عن متابعة أمر الشراء حتى وصول البضاعة للمنظمة‬
‫وتنطوي هذه الوظيفة على االتصال بالموردين بغرض حثهم على االلتزام‬
‫بالمواعيد المتفق عليها ‪.‬‬
‫وظيفة البحوث ‪Research :‬‬
‫• وتشمل هذه الوظيفة القيام بالدراسات الخاصة باألسواق واألسعار والتنبؤ بذلك‬
‫الفترة المقبلة ‪.‬‬
 ‫وظيفة األعمال الكتابية‬

‫• وهي الوظيفة المرتبطة بنشاط المكاتبات والمراسالت واالحتفاظ‬

‫بالسجالت والكتالوجات والملفات وبيانات األسعار واألصناف وما إلى‬
‫ذلك‬

‫• في ضوء هذه الوظائف يمكننا أن نقترح هيكال تنظيميا إلدارة الشراء‬

‫مع المالحظة – كما أوضحنا سابقا – انه ليس بالهيكل النموذجي ‪،‬‬
‫لكنه يمثل إطارا عاما يمكن أن يهتدي به عند إعداد الهيكل أو التنظيم‬
‫الداخلي إلدارة الشراء في المنظمة الصناعية ‪ ،‬وبالتالي يمكن تعديله‬
‫بما يتماشى مع ظروف وإمكانيات كل منظمة ‪:‬انظر ص‪27‬‬
 ‫‪ :‬القوى العاملة في إدارة ( وظيفة ) الشراء‬
‫‪Human Resources‬‬

‫• القوى العاملة عبارة عن مجموعة من األفراد يرأسهم رئيس أو مدير‬

‫ويشتركون في تحقيق أهداف محددة‬
‫• ويؤثر في فاعلية هذا االشتراك المواصفات والمؤهالت والقدرات‬
‫واألخالقيات الموجودة لدى هؤالء األفراد ألنهم هم اّلذين سيحولون هيكل‬
‫تنظيم إدارة الشراء من حالة سكون إلى حالة حركة‬
‫• وبالتالي تصبح الحاجة ماسة إلى دراسة المواصفات والمؤهالت التي يجب‬
‫أن تتوفر فيهم‬
‫‪ Specifications‬أوال ‪ :‬المواصفات‬
‫• ال تختلف الصفات الشخصية والقدرات الالزمة للنجاح في مجال‬
‫الشراء عن تلك التي تلزم عموما للنجاح في أي مجال عمل آخرولكن قد‬
‫يكون لبعض الصفات أهمية خاصة بالنسبة للعاملين في مجال الشراء‬
‫‪ .1‬األمانة ‪ :‬فموظف \ موظفة الشراء يوضع تحت تصرفه مبالغ مالية‬
‫ضخمة أحيانا ويكون دائما عرضة لإلغراءات ‪.‬‬
‫‪ .2‬االعتماد على النفس ‪ :‬وهذه صفة هامة لموظف الشراء إذ إن نشاط‬
‫المنظمة يتوقف على مدى الثقة في مقدرة موظف الشراء على توفير‬
‫المستلزمات عامة ‪ ،‬ومتابعة الطلبيات حتى ترد إليها‬
 ‫‪ -3‬المبادرة ‪ :‬يواجه موظف الشراء مشكالت يتعين عليه أن يتخذ بشأنها‬
‫قرارات سريعة وتتوقف سالمة هذه القرارات على ما لديه سعة أفق‪ ،‬ومثال‬
‫ذلك البحث عن موارد بديلة أو موردين بدالء ‪ ،‬إذ يحتاج األمر إلى مبادرة‬
‫من جانب موظف الشراء من تلقاء نفسه‬
‫‪ -4‬المثابرة ‪ :‬إن معرفة المستلزمات التي تحتاجها المنظمة ومصادر التوريد‬
‫تأتي من الخبرة العملية ‪ .‬لذا فان ذلك يلقي على عاتق األفراد العاملين في‬
‫مجال الشراء المثابرة المستمرة على اكتساب خبرة في كل شيء جديد‬
‫‪ -5‬التعاون مع اآلخرين ‪ :‬يحب أن يكون لموظف الشراء قدرة على كسب ثقة‬
‫اآلخرين به ‪ ،‬وتعاونه معهم ضمن نطاق إدارته ومع اإلدارات األخرى أيضا‬
‫لتحقيق األهداف الموضوعة بكفاءة عالية‬
‫‪ -6‬اللباقة ‪ :‬وتبدو أهميتها في الحفاظ على العالقات الطيبة مع الموردين‬
‫فإذا كان موظف الشراء فظا لنفض الموردون من حوله وأضر‬
‫بمصلحة المنظمة ‪.‬‬
‫‪ -7‬حب المعرفة ‪ :‬يجب أن يتعرف موظف الشراء الناجح باستمرار‬
‫على منتجات المنظمة ومستلزمات اإلنتاج وما يطرأ عليها من‬
‫تغييرات سواء في العمليات الصناعية داخل المنظمة أوإنتاجها لدى‬
‫الموردين‪.‬‬
‫‪ -8‬القدرة على دراسة التفاصيل ‪ :‬هناك العديد من التفاصيل التي يشمل‬
‫عليها العمل في إدارة الشراء ‪ ،‬وعلى الرغم من الطبيعة الروتينية‬
‫لهذه التفاصيل إال أنها ذات أهمية بالنسبة لعمليات الشراء يجب اإللمام‬
‫بها‬
‫‪ Qualification and Experiences‬ثانيا ‪ :‬المؤهالت والخبرة‬

‫• من خالل المهام المناطة بوظيفة الشراء والمسؤوليات الملقاة على عاتقها‬

‫والتي على رأسها توفير احتياجات المنظمة من المستلزمات بالكمية‬
‫والجودة المناسبتين وبالسعر والوقت المناسبين ومن مصدر \ مصادر‬
‫التوريد المناسبة نجد من الضروري أن تتوفر في موظف الشراء ما يلي ‪:‬‬
‫‪ .1‬المعرفة العلمية التجارية واالقتصادية ‪.‬‬
‫‪ .2‬إلمام فني عام بالمواصفات الفنية الخاصة بمستلزمات المنظمة التي تقوم‬
‫وظيفة الشراء بتوفيرها وعليه ال يحتاج األمر إلى معرفة فنية متعمقة بهذه‬
‫المستلزمات ‪.‬‬
 ‫• من هنا نجد أن العاملين في إدارة الشراء يتطلب أن يتوفر فيهم‬
‫معرفة وخبرة تجارية اقتصادية باإلضافة إلى معرفة فنية عامة‬
‫• وفي إطار التوزيع السليم للقوى العاملة ‪ ،‬ووضع الشخص‬
‫المناسب في المكان المناسب من األفضل أن يعمل خريجو‬
‫كليات االقتصاد والتجارة وإدارة األعمال والمعاهد التجارية‬
‫وكليات الهندسة في مجال الشراء ‪ ،‬أكثر من خريجي الكليات‬
‫والمعاهد األخرى‬
 ‫ثالثا ‪ :‬أخالقيات موظفي الشراء‬

‫بالنظر إلى حساسية عمل األفراد العاملين في مجال الشراء‬ ‫•‬

‫وعلى اعتبار أن تكلفة الشراء تمثل نسبة كبيرة من تكلفة اإلنتاج في كثير من‬ ‫•‬
‫المنظمات الصناعية ‪ ،‬وحجم األموال التي يتعاقدون عليها‬
‫نجد أنه البد لنا أخيرا ونحن في صدد الحديث عن العاملين في مجال الشراء‬ ‫•‬
‫إال وأن نتعرض إلى أخالقيات الشراء التي يجب أن يأخذها هؤالء العاملون‬
‫باالعتبار ويضعوها نصب أعينهم‬
‫وقد حددت الجمعية األهلية لوكالء الشراء بالواليات المتحدة األمريكية‬ ‫•‬
‫مجموعة من المبادئ والمعايير األخالقية التي يجب االلتزام بها في مجال‬
‫الشراء وأهم هذه المبادئ ما يلي ‪:‬‬
 ‫‪ .1‬على كل موظف أو فرد أن يعمل ويحافظ في المقام األول على مصالح‬
‫المنظمة التي يعمل فيها في كل معامالته وأن ينفذ سياستها بإيمان ‪.‬‬
‫‪ .2‬يحب على كل موظف أن يتقبل النصائح من زمالئه ما دام ذلك ال يسيء‬
‫إلى جهاز الشراء الذي يعمل فيه ‪ .‬فقد يقع العامل في مجال الشراء تحت‬
‫بعض الضغوط من جانب معارفه أو أصدقائه أو أقاربه ممن يمتون بصلة‬
‫للموردين أو مندوبيهم ‪ ،‬وفي مثل هذه الحاالت ينبغي على موظفي‬
‫الشراء اتخاذ الحيطة والحذر ‪ ،‬وأن يكونوا فوق مستوى الشبهات عند‬
‫اتخاذهم ألي قرار في مجاالت الشراء المتنوعة ‪ ،‬كي ال يكونوا موضعا‬
‫للمساءلة ‪.‬‬
‫‪ .3‬يجب على العاملين في مجاالت الشراء أن يتخذوا قراراتهم دون تحيز‬
‫شعوري أو ال شعوري تجاه أي مورد ‪ ،‬وأن يستهدفوا تحقيق عائد ممكن‬
‫على المبالغ المنفقة ‪.‬‬
 ‫‪ -4‬على العاملين في جهاز الشراء أن يتحلوا باألمانة والصدق في عمليات‬
‫الشراء والبيع ‪ ،‬وأن يبتعدوا عن جميع أشكال الرشوة التجارية ‪.‬‬
‫‪ -5‬على العاملين في جهاز الشراء أن يحترموا التزامهم تجاه اآلخرين ‪.‬‬
‫‪ -6‬إن سمعة المنظمة أمانة في يد العاملين في مجال الشراء لذلك ينبغي أن‬
‫يعاملوا اآلخرين (الموردين ) معاملة فيها احترام ومرونة في مواجهة‬
‫المواقف وعدم التمسك بالشكليات وعدم إفشاء أية معلومات سرية تتعلق بهم (‬
‫كاألسعار الخصومات ‪...‬الخ ) لموردين آخرين ‪ .‬كذلك التنبيه عن األخطاء‬
‫المالية التي تقع من جانبهم وهي في غير مصلحتهم ‪ ،‬والمحافظة على سالمة‬
‫العينات المستلمة منهم على سبيل تجربتها ‪ .‬هذا كله بال شك يعطي الموردين‬
‫فكرة حسنة عن سمعة المنظمة‬
 ‫عالقة وظيفة (إدارة ) الشراء بوظائف المنظمة األخرى‬

‫• إن تنظيم عالقة الشراء كوظيفة رئيسية ضمن إدارة المواد إلى‬

‫جانب وظيفة التخزين (اللتان تتكون منهما إدارة المواد كما‬
‫أسلفنا ) يتم من خالل مدير إدارة المواد ‪ ،‬باعتباره المنسق‬
‫العام لهاتين الوظيفتين ‪ ،‬الشراء والتخزين في المنظمة‬
‫• وبوجه عام يمكن القول إن التنسيق بين أعمال الوحدات‬
‫التنظيمية ( اإلدارات أو الوظائف) المختلفة التي تتكون منها‬
‫المنظمة أمر ضروري وهام للغاية ‪ ،‬كي تعمل جميعها في‬
‫نسق واحد ‪ ،‬تجاه الهدف المشترك وهو هدف المنظمة الكلي‬
 ‫• بناء على ذلك نجد من الضرورة بمكان ونحن بصدد شرح‬
‫تنظيم وظيفة الشراء ضمن إدارة المواد ‪ ،‬أن نتعرض لتنظيم‬
‫عالقة هذه الوظيفة بوظائف المنظمة األخرى ‪.‬‬
‫• لقد سبق أن ذكرنا بأن وظيفة الشراء تقوم بأعمال الشراء‬
‫لخدمة اإلدارات (الوظائف ) األخرى في المنظمة ‪ ،‬هذا‬
‫الوضع يجعل لوظيفة الشراء كوحدة إدارية ضمن إدارة المواد‬
‫‪ ،‬عالقة مع جميع إدارات المنظمة ‪ ،‬وسنعمد فيما يلي إلى‬
‫توضيح هذه العالقة باختصار‪.‬‬
 ‫عالقة وظيفة الشراء بوظيفة اإلنتاج‬
‫• من المهم أن نوضح أن وظيفة الشراء نشأت في البداية في شكل جهاز تابع‬
‫إلدارة اإلنتاج‬
‫• وذلك عندما كانت أعمال الشراء قليلة ومحدودة وليس كما هو عليه اآلن ‪.‬‬
‫• ومع توسع حجم األعمال وظهور مبدأ التخصص في العمل استدعى األمر‬
‫فصل وظيفة الشراء عن وظيفة اإلنتاج ‪ ،‬لكن بقيت هناك عالقة قوية بينهما‬
‫نوضحها فيما يلي ‪:‬‬
‫‪ .1‬كي تتمكن وظيفة اإلنتاج من أداء مهمتها بشكل جيد ‪ ،‬البد من قيام وظيفة‬
‫الشراء بتزودها وبشكل مبكر باحتياجاتها من المستلزمات ‪ ،‬وذلك من‬
‫حيث الكمية والجودة والوقت الذي يجب أن تتوفر فيه هذه المستلزمات‬
‫لديها وتكون جاهزة لالستخدام في العمل ‪.‬‬
‫‪ -2‬وهذا يتطلب أن تقوم إدارة اإلنتاج باطالع وظيفة (جهاز ) الشراء مقدما‬
‫على خططها اإلنتاجية واحتياجاتها من كميات المواد والسلع المختلفة‬
‫الالزمة لإلنتاج ومواصفاتها ‪ ،‬ليتسنى لها وضع خطة الشراء بشكل‬
‫سليم ‪ ،‬فالشراء يتطلب دراسة أسواق المواد والسلع ‪ ،‬والتعرف على‬
‫مصادر التوريد المحتملة والتفاوض معها ‪ ،‬واختيار أفضلها ‪ ،‬لتوفير‬
‫االحتياجات باألصناف والكميات والمواصفات المطلوبة ‪ ،‬وباألسعار‬
‫المناسبة والوقت المالئم‬
‫‪ -3‬ومن جهة أخرى يجب على وظيفة الشراء إعالم وظيفة اإلنتاج وبشكل‬
‫مستمر عن موقف عمليات تورد األصناف المطلوبة وأي تعديل يطرأ‬
‫عليه سواء من حيث الكمية أو المواصفات أو التوقيت وذلك قبل مدة كافية‬
‫لتأخذ وظيفة اإلنتاج ذلك باالعتبار‬
 ‫‪ -4‬كما أن على وظيفة الشراء إعالم وظيفة اإلنتاج عن المواد والسلع‬
‫المشتراه من حيث مدى توافر الكمية في السوق واتجاه األسعار‬
‫والمستحدثات الجديدة كالطرق الحديثة في التصميم وفي اإلنتاج ‪،‬‬
‫والمواد الجديدة والبديلة التي تظهر في األسواق ‪ ،‬وعرض عينات منها‬
‫على إدارة اإلنتاج ‪ ،‬ليتقرر مدى صالحيتها في االستخدام‬
‫‪ -5‬كما يجب أن تحصل إدارة اإلنتاج على كتالوجات الموردين التي‬
‫تحتفظ بها وظيفة الشراء واالطالع عليها ‪ ،‬من أجل االستفادة منها في‬
‫اختيار المواد واألجزاء التي تعتبر أفضل من غيرها من حيث‬
‫االستخدام ‪ ،‬وعليه ‪ ،‬نجد أن العالقة متبادلة بين وظيفتي الشراء‬
‫واإلنتاج ‪.‬‬
 ‫عالقة وظيفة الشراء بإدارة تصميم السلعة‬

‫نود اإلشارة في البداية إلى أن المنظمات الصناعية الكبيرة مثل شركة ميتسوبيشي‬ ‫•‬
‫وجنرال موتورز و ‪ IBM‬للصناعات االلكترونية ‪...‬الخ يكون لديها في العادة إدارة‬
‫متخصصة تقوم بوضع التصاميم الهندسية للسلع التي تقوم بإنتاجها‬
‫وهذه اإلدارة يكون لها استقالليتها الخاصة عن إدارة اإلنتاج‬ ‫•‬
‫وفي هذه الحالة يجب أن تكون درجة التنسيق عالية جدا بين هاتين اإلدارتين ‪،‬‬ ‫•‬
‫وتكون العالقة بين إدارة التصميم الهندسي ووظيفة الشراء عالقة مباشرة‬
‫أما في المنظمات الصناعية المتوسطة الحجم والصغيرة نسبيا ‪ ،‬فنجد أن إدارة‬ ‫•‬
‫التصميم الهندسي عبارة عن وحدة إدارية تعمل ضمن الهيكل التنظيمي إلدارة‬
‫اإلنتاج ‪ ،‬وبالتالي تأتي هذه العالقة التي سنشرحها اآلن ‪ ،‬ضمن عالقة وظيفة‬
‫الشراء مع وظيفة اإلنتاج ‪.‬‬
 ‫ويمكن توضيح عالقة الشراء بالتصميم الهندسي للسلعة‬ ‫•‬
‫بأن وظيفة الشراء تهتم بالنواحي االقتصادية للسلعة ‪ ،‬في حين‬ ‫•‬
‫تهتم إدارة التصميم بالنواحي الفنية ( المواصفات والجودة )‬
‫فنجد القائمين على التصميم في سعي متواصل للحصول على‬ ‫•‬
‫أفضل المواد دون االهتمام بالتكلفة‬
‫بينما يحاول مسئول الشراء تلبية احتياجات إدارة تصميم السلعة‬ ‫•‬
‫من المواد المختلفة بعد دراسة أسواق التوريد وأسعار المواد من‬
‫أجل خفض التكلفة إلى أدنى مستوى ممكن‬
‫• كما أن رجال الشراء يقدمون اإلرشادات والنصائح إلى إدارة التصميم فيما‬
‫يتعلق بطبيعة المواد المتوفرة في األسواق والبدائل المتاحة من جهة‬
‫والتغييرات المحتملة في ظروف عرض المواد ‪ ،‬والطلب عليها ‪ ،‬وتقلبات‬
‫األسعار من جهة ثانية ‪ ،‬ومدى إمكانية تبسيط تصميم السلعة من جهة ثالثة‬
‫• وتساعد هذه اإلرشادات والنصائح رجال التصميم بعد دراستها وتحليلها في‬
‫التوصل إلى مدى إمكانية إجراء بعض التعديالت في تصميم السلع المنوي‬
‫إنتاجها ‪ ،‬بما يحقق المنفعة المشتركة ‪ .‬لذا البد من التعاون بين اإلدارتين‬
‫من أجل التوصل إلى الموازنة السليمة بين كل من النواحي االقتصادية‬
‫المتعلقة بالشراء ( بما فيها التكلفة ) والنواحي الفنية المتعلقة بالتصميم‬
 ‫عالقة وظيفة الشراء بإدارة التمويل‬

‫• ما دام نشاط الشراء يستخدم نسبة ال بأس بها من رأس المال‬

‫العامل في المنظمة لتوفير احتياجاتها من المستلزمات ‪ ،‬فال بد إذن‬
‫من نشوء عالقة متبادلة بين وظيفتي الشراء والتمويل باعتبار أن‬
‫األخيرة هي الجهة المسئولة عن إدارة األموال في المنظمة ‪.‬‬
‫• فإدارة التمويل ( انطالقا مما تقدم ) تقوم بممارسة الرقابة المالية‬
‫على نشاط وظيفة الشراء ‪ ،‬وذلك للتأكد من سالمة عمليات اإلنفاق‬
‫المالي وعليها أن تدفع المستحقات للموردين في المواعيد التي‬
‫تحددها وظيفة الشراء من أجل االستفادة من الحسومات النقدية في‬
‫حال وجودها‬
 ‫• ولتحقيق ذلك على إدارة الشراء إرسال نسخ من الفواتير‬
‫ومحاضر االستالم والفحص للطلبيات بالسرعة الكافية إليها‬
‫• وعلى إدارة التمويل اإلسراع في دفع المستحقات للموردين ‪.‬‬
‫• ومن العالقات الهامة القائمة بينهما أيضا ‪ ،‬قيام وظيفة الشراء‬
‫بتحديد حجم المشتريات عن الفترة المقبلة ‪ ،‬وحجم األموال‬
‫الالزمة لتوفير هذه المشتريات كي تعمل إدارة التمويل على‬
‫توفير األموال الكافية لشرائها في الوقت المحدد ‪ ،‬ودفع‬
‫المستحقات واالستفادة من الحسومات‬
 ‫عالقة وظيفة الشراء بإدارة المبيعات‬

‫إن هذه العالقة مباشرة في المنظمات التجارية‬ ‫•‬

‫حيث يجب على إدارة المبيعات أن تحيط وظيفة الشراء علما برقم المبيعات‬ ‫•‬
‫المرتقب خالل المدة القادمة حتى‬
‫يسترشد به في تحديد كمية ما يطلب شراؤه من السلع إلعادة بيعها‬ ‫•‬
‫وحتى يمكن للمسئولين عن الشراء أن يقوموا باألعمال التحضيرية الالزمة‬ ‫•‬
‫لبرامج الشراء في الوقت المناسب وقبل موعد الحاجة الحقيقية بفترة كافية‬
 ‫أما العالقة بين الشراء والبيع في المنظمات الصناعية فهي عالقة غير‬ ‫•‬
‫مباشرة‬
‫وتتضح هذه العالقة من خالل أن إدارة المبيعات تزود إدارة اإلنتاج بحجم‬ ‫•‬
‫المبيعات المرتقب‬
‫حيث يتخذ هذا أساسا في وضع خطط التشغيل وتحديد حجم المستلزمات من‬ ‫•‬
‫المواد واآلالت والمعدات ‪...‬الخ وإعالم وظيفة الشراء بها‬
‫كما تتضح هذه العالقة من خالل أن سجالت الشراء وما تحتويه من‬ ‫•‬
‫معلومات وبيانات عن األسواق و األسعار ‪....‬الخ تعتبر مرجعا هاما يمكن‬
‫أن تعتمد عليه إدارة المبيعات في نشاطها التسويقي لمنتجات المنظمة‬
 ‫عالقة وظيفة الشراء بوظيفة التخزين‬

‫• هناك عالقة وثيقة بين الشراء والتخزين لدرجة أنهما جمعتا في إدارة‬
‫واحدة تحت إشراف مدير واحد هو مدير إدارة المواد‬
‫• فمن الضروري أن يكون هناك تبادل يومي مستمر من المعلومات بين‬
‫الشراء والتخزين ويجب أن تنظم العالقة بينهما على أساس قوي‬
‫• فدور التخزين يتمثل في تحديد األصناف التي وصل رصيدها إلى حد‬
‫الطلب الذي يحتاج األمر معه إعادة الشراء وتوفير هذه األصناف قبل‬
‫أن ينخفض حجم المخزون منها عن الحد األدنى ‪.‬‬
‫وكذلك فان قرارات الشراء تعتمد إلى حد كبير على معدالت االستخدام‬ ‫•‬
‫اليومي أو األسبوعي لكل صنف مستخدم في العمليات الصناعية‬
‫وغيرها ‪ ،‬وعلى معدالت التلف والتقادم في األصناف المخزنة‬
‫وكل هذه البيانات يجب أن يعدها التخزين ويرسلها إلى الشراء‬ ‫•‬
‫وإذا كان تخفيض االستثمار في المخزون يعتبر هدفا من أهداف الشراء‬ ‫•‬
‫فان هذا الهدف يمكن تحقيقه من خالل قيام وظيفة التخزين بإرسال‬ ‫•‬
‫تقارير عن معدالت الصرف إلى وظيفة الشراء‬
‫حيث من خالل االطالع على هذه التقارير يمكن التعرف على المواد‬ ‫•‬
‫البطيئة أو األقل استخداما ‪ ،‬ومن ثم تحدد كميات الشراء الالحقة في‬
‫ضوء هذه التقارير‬
 ‫• أما بالنسبة لوظيفة الشراء ‪ ،‬فيجب عليها أن تحيط وظيفة‬
‫التخزين علما بمواعيد التوريد المتوقعة ‪ ،‬وذلك بتفصيل كامل‬
‫وفي الوقت المناسب ‪ ،‬حتى تستعد وظيفة التخزين الستالمها‬
‫في المواعيد المحددة ‪ ،‬ووضعها في خدمة اإلدارات المختلفة ‪.‬‬
‫• هذا مع العلم أن استخدام الحواسيب مّك ن اإلدارات المختلفة من‬
‫تبادل المعلومات بسهولة ويسر‬
 ‫المركزية والالمركزية في الشراء‬

‫تثار في المنظمات الصناعية التي تمارس أنشطة متعددة وتختلف عملياتها‬ ‫•‬
‫الصناعية اختالفات كبيرة مشكلة االختيار بين تنفيذ جميع أعمال الشراء في‬
‫وحدة إدارية واحدة أو تخصيص وحدات إدارية متعددة للشراء‬
‫بحيث يكون لكل وحدة إنتاجية وحدة إدارية للشراء خاصة بها مع إعطائها‬ ‫•‬
‫استقالال في أعمالها‬
‫ويطلق على الحالة األولى مركزية الشراء والحالة الثانية المركزية الشراء‬ ‫•‬
‫وفيما يلي توضيح مبسط لهاتين السياستين نظرا ألهمية هذا الموضوع‬ ‫•‬
‫خصوصا عندما تنمو المنظمات الصناعية وتتعدد مشترياتها من المواد‬
‫واألصناف والمهمات التشغيلية المختلفة ‪.‬‬
 ‫مركزية الشراء‬
‫وتعني تركيز سلطة اتخاذ القرارات المتعلقة وتنفيذها في وحدة إدارية واحدة‬ ‫•‬
‫متخصصة في المنظمة‬
‫يشرف عليها مدير يكون مسئوال مباشرة أمام مدير إدارة المواد وبالتالي‬ ‫•‬
‫المدير العام‬
‫وعليه تكون هذه الوحدة اإلدارية هي المسئولة عن توفير احتياجات كافة‬ ‫•‬
‫اإلدارات والوحدات اإلنتاجية في المنظمة من المستلزمات وسواء أكانت‬
‫تعمل هذه الوحدات في منطقة جغرافية واحدة ( مصانع متعددة متقاربة) أو‬
‫في مناطق جغرافية متباعدة ( فروع )‬
‫ويمكن القول أن المنظمات التي تطبق سياسة مركزية الشراء إنما تسعى إلى‬ ‫•‬
‫تحقيق المزايا التالية ‪:‬‬
‫‪ -1‬إن الحصول على احتياجات المنظمة بانتظام وعلى مدار السنة وبشكل‬
‫منسق مركزيا يجنب اإلدارة العليا ما ينشأ من زيادة التكاليف عن طريق‬
‫زيادة الكميات المخزنة ‪ ،‬وزيادة األعباء والمصروفات ‪ ،‬وتعطيل جزء‬
‫كبير من رأس المال العامل دون مبرر وزيادة المجهود الكتابي نسبيا‬
‫وتكاليفه ‪ ،‬في حالة أوامر الشراء المتكررة عند إتباع الالمركزية ‪.‬‬
‫‪ -2‬القضاء على االزدواجية في جهود الشراء ‪ ،‬وذلك من خالل التنسيق‬
‫المركزي لكل مشتريات المنظمة ‪ .‬فقد يقوم مثال أحد فروع المنظمة أو‬
‫إحدى وحداته بشراء نوع معين من المواد ويكون هناك فرع آخر بنفس‬
‫الوقت يشتري نفس المادة المشتراة في الفرع األول ‪ .‬الشك أن هذا‬
‫سيؤدي إلى تكرار عملية الشراء وما تشتمل عليه من إجراءات مرتين‬
‫دون مبرر إذ كان باإلمكان (فيما إذا كان الشراء مركزيا ) أن تجمع‬
‫طلبات الشراء في طلب واحد ومن ثم يتم تنفيذها‬
 ‫‪ -3‬إمكانية الحصول على حسم الكمية نتيجة تجمع كل أوامر الشراء الخاصة‬
‫باألصناف المتشابهة في طلب واحد ‪.‬‬
‫‪ -4‬الوفر في تكاليف النقل وذلك من خالل توحيد األوامر وجدولة مواعيد‬
‫التسليم واستعمال وسائل النقل بكامل حمولتها ‪.‬‬
‫‪ -5‬تقليل نفقات الشراء واالستالم والفحص إلى حدها األدنى ‪.‬‬
‫‪ -6‬تخفيض عدد السجالت المستخدمة واألعمال الكتابية نتيجة مركزية هذه‬
‫األعمال ‪.‬‬
‫‪ -7‬تحقيق موقف تنافسي قوي للمنظمة نتيجة قدرتها على اتخاذ سياسة شرائية‬
‫موحدة وقدرتها على التحدث بصوت واحد في مواجهة الموردين‬
‫‪ -8‬إن مركزية الشراء في يد إدارة واحدة متخصصة يتيح الفرصة لرؤساء‬
‫الوحدات اإلنتاجية واإلدارات األخرى في المنظمة التفرغ ألعمالهم‬
‫األساسية بدال من إشغالهم وتحميلهم مسؤولية الشراء ‪.‬‬
‫‪ -9‬تسهيل الرقابة على أعمال الشراء من قبل اإلدارة العليا نتيجة حصر‬
‫مسؤولية الشراء في جهة إدارية واحدة حيث تسهل عملية قياس النتائج‬
‫والوقوف على درجة الكفاية في العمل ‪ ،‬كما تسهل عملية الرقابة المالية‬
‫على الشراء من خالل االطالع على مستندات واحدة بدال من االطالع‬
‫على مستندات متعددة في جميع الفروع أو اإلدارات في حالة‬
‫الالمركزية‬
‫يرحب الموردون كافة االتصال بجهة واحدة للشراء عن اتصالهم بجهات ‪10-‬‬
‫متعددة وخاصة عند إتباع المنظمة سياسة مركزية موحدة بالنسبة للموردين‬
‫ويعود السبب وراء ترحيبهم هذا هو أن االتصال مع جهة واحدة يكون‬
‫أسهل وأسرع من االتصال مع عدة جهات المركزية‬
‫تمكن المركزية في الشراء من االحتفاظ بسجالت موحدة ومنظمة عن ‪11-‬‬
‫أعمال الشراء في المنظمة مما يساعد كثيرا في عمليات البحث والدراسة‬
‫‪ .‬والتنبؤ وعمل الميزانيات التقديرية‬
‫ويمكن القول أخيرا أن هذه المزايا التي يتمتع بها نظام المركزية في الشراء •‬
‫إنما تمثل المآخذ التي تؤخذ على نظام الالمركزية إذ أنها ال تحقق في حال‬
‫إتباع سياسة الالمركزية في الشراء‬
 ‫الالمركزية في الشراء‬
‫تعني الالمركزية في الشراء تفويض السلطة الخاصة بعمليات الشراء إلى •‬
‫اإلدارات أو الوحدات أو الفروع في المنظمة ‪ ،‬بحيث تقوم كل إدارة أو وحدة أو‬
‫فرع بتوفير االحتياجات الخاصة بها من المستلزمات على حده ‪ ،‬على اعتبار‬
‫أن هذه المستلزمات تختلف من جهة ألخرى ‪ .‬ويتم استخدام سياسة الالمركزية‬
‫على األخص في المنظمات ذات الفروع المتعددة والمتباعدة جغرافيا‬
‫‪ :‬و فيما يلي أهم المزايا التي تتمتع بها سياسة المركزية الشراء •‬
‫السرعة في إنجاز عمليات الشراء لتوفير االحتياجات المطلوبة في التوقيت ‪1.‬‬
‫المطلوب وعلى األخص في حالة وجود فروع للمنظمة في مناطق جغرافية‬
‫‪ .‬متباعدة ووجود االحتياجات في السوق المحلية القريبة من الفرع‬
‫المرونة في تنفيذ عمليات الشراء ‪ ،‬إذ تتيح الالمركزية حرية أكبر في الحركة ‪2.‬‬
‫والعمل فقد يحتاج الفرع إلى إلغاء التعاقد مع المورد ‪ ،‬أو تعديل أمر التوريد‬
‫‪ .‬هذا ال يمكن تحقيقه بسهولة في ظل سياسة مركزية الشراء‬
‫في حالة وجود فروع متعددة للمنظمة وتنوع المشتريات ‪3-‬‬
‫ومواصفاتها ‪ ،‬نجد من الصعوبة بمكان أن تتمكن إدارة الشراء‬
‫المركزية اإللمام بجميع هذه المواصفات وظروف شرائها بشكل‬
‫جيد ‪ ،‬وعلى ذلك فالجهة التي تقوم باستخدام الصنف هي خير من‬
‫‪ .‬يقوم بشرائه ( الالمركزية )‬
‫تلقى سياسة مركزية الشراء معارضة رؤساء الفروع التابعة ‪4-‬‬
‫للمنظمة األم إذ ليس من المنطق أن نلقي مسؤولية على فرد وفي‬
‫نفس الوقت نسحب منه السلطة التي تمكنه من تحمل هذه‬
‫المسؤولية ‪ .‬فكيف نطالب مدير الفرع تحقيق انجازات معينة في‬
‫الوقت الذي سحبنا منه مسؤولية التنفيذ واإلشراف على نشاط‬
‫رئيسي وهام في فرعه وهو الشراء‬
‫تلك كانت أهم المزايا التي تتمتع بها سياسة ال مركزية الشراء وتجدر •‬
‫اإلشارة في هذا المجال إلى أن هذه المزايا إنما تمثل المآخذ التي تؤخذ على‬
‫‪ .‬سياسة مركزية الشراء‬
‫بعد استعراضنا لمفهوم ومزايا ومآخذ كل من سياستي المركزية •‬
‫والالمركزية في الشراء ال بد لنا من التساؤل أي النظامين أفضل في‬
‫االستخدام‬
‫إن االختيار يجب أن يقوم على التحليل الموضوعي ‪ ،‬الذي يستهدف تحقيق •‬
‫أكبر قدر ممكن من المزايا الدائمة ويأخذ في اعتباره جميع الحقائق‬
‫والظروف التي يمكن أن تؤثر في عملية االختيار ‪ .‬ويمكن القول أنه من‬
‫الخطأ أن نقول أن سياسة المركزية أفضل من سياسة الالمركزية أو العكس‬
‫فالبرغم من المزايا المتعددة التي يمكن تحقيقها من وراء استخدام سياسة •‬
‫المركزية إال أنه قد تدعو الظروف إلى ضرورة اللجوء إلى سياسة‬
‫الالمركزية‬
‫•‬ ‫وبشكل عام نجد أن مركزية وال مركزية الشراء هما تعبيران نسبيان‬
‫•‬ ‫فال يمكن أن نجد في الحياة العملية مركزية أو ال مركزية مطلقة‬
‫•‬ ‫وحتى وإن وجد فيعتبر ذلك اتجاه غير سليم له مضار‬
‫•‬ ‫فالتنظيم اإلداري السليم سواء إلدارة معينة أو بالنسبة للمنظمة ككل يجب أن‬
‫يتضمن درجة من المركزية ودرجة أخرى من الالمركزية‬
‫إذ أن معظم المنظمات تستخدم مزيجا من السياستين لكن قد تكون درجة •‬
‫المركزية أعلى من الالمركزية في هذا المزيج أو العكس وهذا يحكمه‬
‫‪ .‬الظروف الخاصة بكل منظمة‬
‫وفيما يلي نوضح على سبيل المثال منظمة تستخدم مزيجا من سياستي •‬
‫‪ :‬المركزية والالمركزية في الشراء‬
 ‫سلطات اإلدارة المركزية للشراء‬

‫وضع سياسة لشراء العامة للمنظمة مع جميع فروعها والرقابة على •‬

‫‪ .‬عمليات الشراء الالمركزية‬
‫وضع اإلجراءات التي يسير عليها الشراء في االدارة المركزية وجميع •‬
‫‪ .‬الفروع‬
‫‪ .‬شراء المواد الرئيسة والمتشابهة بكميات كبيرة وتغذية فرعها •‬
‫‪ .‬شراء التجهيزات الرأسمالية لإلدارة المركزية وكافة الفروع •‬
 ‫سلطات الفروع‬
‫‪ .‬شراء المواد الطارئة الالزمة لإلنتاج –‬
‫شراء المواد من الموردين المحليين الموجودين في نفس المنطقة –‬
‫‪ .‬التي يعمل فيها الفرع‬
‫متابعة طلبيات الشراء بعد قيام اإلدارة المركزية باختيار الموردين و •‬
‫التفاوض والتعاقد معهم‬
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82