QUẢN TRỊ HỌC

GVTH: NGUYỄN PHÚC QUÝ THẠNH

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

1
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 CHƯƠNG 7:
CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

2
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU

- Khái niệm chức năng kiểm soát

- Các nguyên tắc kiểm soát
- Các loại hình kiểm soát
+ Kiểm soát lường trước.
+ Kiểm soát hiện hành.
+ Kiểm soát phản hồi.
- Các vấn đề kiểm soát chính
- Một số công cụ kiểm soát

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

3
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 I/ Khái niệm

Kiểm soát là một tiến trình đo lường kết

quả thực hiện so sánh với những điều
đã được hoạch định, đồng thời sửa
chữa những sai lầm để đảm bảo việc
đạt được mục tiêu theo như kế hoạch
hoặc các quyết định đã được đề ra.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

4
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 I/ Khái niệm
Theo Trần Anh Tuấn:
“ Kiểm soát là một quy trình giám sát
các hoạt động để đảm bảo rằng các
hoạt động này được thực hiện theo kế
hoạch và hiệu chỉnh các sai sót nếu
xảy ra trong quá trình thực hiện”

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

5
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 II/ Vai trò và ý nghĩa
- Kiểm soát là mối nối cuối cùng trong chuỗi các
hoạt động của NQT.
- NQT không thể xác định mức độ hoàn thành
công việc nếu không kiểm soát.
- Một hệ thống kiểm soát tốt sẽ giúp đảm bảo cv
được hoàn tất theo định hướng mục tiêu của tổ
chức.[để xác định tính hiệu quả -> đánh giá mức
độ hỗ trợ của hệ thống trong việc đạt mục tiêu]

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

6
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 II/ Vai trò và ý nghĩa
- Tầm quan trọng đặc biệt của chức năng kiểm
soát là sự liên kết của nó với chức năng
hoạch định và hoạt động uỷ quyền.

[NQT không thực hiện công việc kiểm soát, NQT ko thể
xác định mục tiêu có đạt được hay không và cần triển
khai gì ở hoạt động tiếp theo]
[Đa số các NQT ngại uỷ quyền do sợ cấp dưới làm sai
=> hệ thống kiểm soát hiệu quả sẽ giúp giảm sự e ngại
trong uỷ quyền]

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

7
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 III/ Các nguyên tắc kiểm soát

Hệ thống kiểm soát hiệu quả thông thường

sẽ thoả mãn một số nguyên tắc
1/ Chính xác: Khi hệ thống kiểm soát chính
xác sẽ tạo được sự tin cậy của các thành
viên trong tổ chức và các thông tin sẽ chính
xác hơn.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

8
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 III/ Các nguyên tắc kiểm soát

2/ Kịp thời: Một hệ thống kiểm soát hiệu

quả sẽ cung cấp thông tin kịp thời để ngăn
ngừa các tác động xấu đến kết qảu hoạt
động của tổ chức.
3/ Tiết kiệm: Chi phí dành cho hoạt động
kiểm soát phải tương xứng với kết quả thu
được từ công tác kiểm soát.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

9
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 III/ Các nguyên tắc kiểm soát

4/ Linh hoạt:Nhằm có thể điều chỉnh tương

thích với những thay đổi bất lợi/tận dụng
lợi thế của các cơ hội mới.
5/ Dễ hiểu: Nếu quá phức tạp có thể gây sơ
suất, thất vọng cho nhân viên, hoặc thậm
chí bọ bỏ qua/phớt lờ trong quá trình thực
hiện công việc.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

10
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 III/ Các nguyên tắc kiểm soát

6/ Tiêu chuẩn kiểm tra hợp lý: Nếu quá

cao và không hơp lý sẽ không tạo được sự
động viên cho nhân viên.
7/ Căn cứ vào kế hoạch của tổ chức:
NQT không thể một lúc kiểm tra mọi hoạt
động của tổ chức => cần có kế hoạch cụ
thể, quy mô…

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

11
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 III/ Các nguyên tắc kiểm soát

8/ Kiểm soát ở những mục trọng yếu:

Giúp NQT xác định khác biệt giữa thực tế
và kế hoạch => đánh giá được hoạt động
của toàn bộ tổ chức.
9/ Hoạt động điều chỉnh cần xác định:
Ngoài việc phát hiện sai biệt, hệ thống kiểm
tra hiệu quả còn đề xuất giải pháp hiệu
chỉnh.
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
12
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 IV/ Các loại hình kiểm soát
NQT có thể thực hiện chức năng kiểm soát trước
khi hoạt động bắt đầu, trong khi hoạt động đó
đang diễn ra hoặc sau khi hoạt động đó đã hoàn
tất:

Hình
7.1:
Các
loại
hình
kiểm
soát
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
13
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 IV/ Các loại hình kiểm soát

1/ Kiểm soát lường trước

- Đây là loại hình kiểm tra lý tưởng nhất vì
ngăn ngừa được các vấn đề tiên liệu có
khả năng xảy ra khi tiến hành công việc.
- Được thực hiện trước khi vấn đề phát sinh
- Loại hình kiểm soát này đòi hỏi tốn nhiều
thời gian và thông tin chính xác.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

14
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 IV/ Các loại hình kiểm soát
2/ Kiểm soát hiện hành
- Được tiến hành khi hoạt động trong quá
trình thực hiện.
- Nếu phát hiện vấn đề có thể điều chỉnh
trước khi nó gây thiệt hại cho tổ chức.
- Cách phổ biến nhất là giám sát trực tiếp

[Sự phát triển của KHCN ngày nay, một số máy móc
thiết bị sẽ báo lỗi ngay khi phát hiện vấn đề phát sinh]

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

15
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 IV/ Các loại hình kiểm soát
3/ Kiểm soát phản hồi

Hình 7.2: Vòng phản hồi kiểm tra

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
16
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 V/ Quy trình kiểm soát
Gồm 03 bước:

Hình 7.3: Quy trình kiểm soát

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
17
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 V/ Quy trình kiểm soát
Bước 1: Đo lường công việc thực hiện
ĐO LƯỜNG CÁI GÌ?
-Đây là điểm quan trọng nhất trong quy trình [lựa
chọn sai tiêu chuẩn sẽ dẫn tới kết quả không
tốt ..].
- Việc lựa chọn tiêu chuẩn phụ thuộc vào lĩnh vực
hoạt động của tổ chức/bộ phận.
VD: Phòng Kinh doanh (số lượng KH, tỷ lệ thị
phần, đơn hàng..), Bộ phận sản xuất (năng suất,
hiệu suất, tỷ lệ phế phẩm..)
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
18
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 V/ Quy trình kiểm soát

Bước 1: Đo lường công việc thực hiện

ĐO LƯỜNG BẰNG CÁCH NÀO?
- Sử dụng các nguồn thông tin: tự quan sát,
báo cáo thống kê, báo bằng văn bản hoạc
miệng…
- NQT thường phối hợp các nguồn thông tin
để thông tin đa dạng, đầy đủ và chính xác
hơn.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

19
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 V/ Quy trình kiểm soát
Bước 2: So sánh kết quả công việc với
các tiêu chuẩn.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

20
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 V/ Quy trình kiểm soát

Bước 2: So sánh kết quả công việc với

các tiêu chuẩn.
- Giúp NQT xác định sự khác biệt giữa tiêu
chuẩn đặt ra và thực tế.
- => NQT cần xác định phạm vi sai số có
thể chấp nhận được,
- NQT cần chú ý đến phạm vi và chiều
hướng của sự thay đổi.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

21
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 V/ Quy trình kiểm soát

Bước 3: Điều chỉnh sự khác biệt.

NQT có thể điều chỉnh:
(1) các hoạt động thực tế hoặc
(2) các tiêu chuẩn ban đầu.
- Sự khác biệt là do mục tiêu quá cao hoặc
quá thấp / NQT cần thay đổi chiến lược,
thay đổi/ bổ sung nhân sự…

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

22
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 VI/ Các vấn đề kiểm soát
chính yếu trong tổ chức
1/ Kiểm soát cơ cấu tổ chức
Bao gồm phân bổ phòng ban, nhân sự,
những quy trình và nguyên tắc tổng quát
theo hệ thống quyền lực từ trên xuống
dưới.

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

23
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 VI/ Các vấn đề kiểm soát
chính yếu trong tổ chức
2/ Kiểm soát tài chính
Kiểm soát Báo cáo tài chính của tổ chức: (1) Bản
cân đối kế toán; (2) Báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh; (3) Lưu chuyển tiền tệ; (4) Thuyết
minh báo cáo tài chính.
+ Các tỷ số tài chính: Đòn cân nợ, tỷ suất lợi
nhuận (ROA, ROE, ROI..), các chỉ số hoạt động
(vòng quay hàng tồn kho, khoản phải thu, phải
trả….)

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

24
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
2/ Kiểm soát tài chính

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

25
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 2/ Kiểm soát tài chính
Ngân sách:
- Ngân sách thường biểu diễn chi phí bằng tiền của các
công việc hoặc nguồn lực khác nhau.
+ Ngân sách bán hàng
+ Ngân sách nguyên vật liệu
+ Ngân sách lao động
+ Ngân sách vốn.
+ Ngân sách nghiên cứu và phát triển
+ Ngân sách tiền mặt

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

26
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 2/ Kiểm soát tài chính
Kiểm soát chi phí hoạt động
- Là hệ thống tập trung vào các hoạt động như là
trung tâm chi phí.
- Tập trung vào các hoạt động công việc liên
quan đến việc vận hành kinh doanh.
- Mô tả dòng thông tin trong kiểm tra chi phí theo
hoạt động và được nhìn nhận theo hai khía cạnh:
+ Chi phí
+ Tiến trình

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

27
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
 VI/ Một số công cụ kiểm soát

1/ Giám sát
2/ Dự báo
3/ J.I.T (Just in time)
4/ Thống kê

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

28
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
THANKS FOR
YOUR
ATTENTION!
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh
29
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City