Quan Tri Hoc - Chuong 5 Chuc Nang To Chuc

QUẢN TRỊ HỌC
GVTH: NGUYỄN PHÚC QUÝ THẠNH
For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

1
Bussiness Administration Department, Banking University Ho Chi Minh City
CHƯƠNG 5:
CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

2
NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
- Khái niệm chức năng tổ chức
- Những vấn đề cơ bản trong tổ chức
+ Tầm hạn quản trị
+ Quyền hành trong quản trị
+ Phân Cấp quản trị
+ Uỷ quyền
- Thiết kế tổ chức
+ Nguyên tắc, các yếu tố ảnh hưởng
+ Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/bộ phận
trong TC
3
I/ Khái niệm
Theo từ điển tiếng Việt của Viện ngôn ngữ
thì “công tác tổ chức” có nghĩa sau đây:
– Làm những gì cần thiết để tiến hành một

hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu
quả lớn nhất.

4
I/ Khái niệm
Theo Harold Koontz; Cyril Odonnell và Heinz
Weihrich”
“Công tác tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt
động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc
giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với
quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo
điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ
cấu của doanh nghiệp.

5
I/ Khái niệm
Þ Công tác tổ chức bao gồm việc thành
lập nên các bộ phận trong tổ chức
để đảm nhận những hoạt động cần
thiết; và xác định các mối quan hệ
về nhiệm vụ, quyền hành và trách
nhiệm giữa các bộ phận đó.
“TS. Trần Anh Tuấn, tài liệu hướng dẫn học tập môn Quản Trị
Học, Trang 80, năm 2006”

6
I/ Khái niệm
Công tác tổ chức bao gồm:
- Phân chia nguồn lực;
- Các CV được phối hợp với nhau như
thế nào;
- Những bộ phận nào cần phải được
thành lập;
- Thiết lập các mối quan hệ về CV.
- Quyền hành và trách nhiệm giữa các
bộ phận.
7
I/ Khái niệm
Mục tiêu của công tác tổ chức: Tạo nên một
môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân,
mỗi bộ phận phát huy được năng lực và nhiệt
tình của mình
Þ Đóng góp tốt nhất vào sự hoàn thành mục tiêu
chung.
Vd: Môi trường nội bộ thuận lợi là sự phân công

trách nhiệm rõ ràng, không trùng lắp, dẫm chân
nhau
8
I/ Khái niệm
1/ Chức năng tổ chức
Tổ chức là một hoạt động quan trọng và nó
có những chức năng chủ yếu sau:
– Xây dựng & hoàn thiện guồng máy cùng
cơ cấu quản trị;
– Liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ
phận và lĩnh vực hoạt động thành một thể
thống nhất hành động đạt mục tiêu quản trị
đã được đề ra;
9
I/ Khái niệm
1/ Chức năng tổ chức
– Thiết kế và thực hiện công việc;
– Xây dựng đội ngũ cán bộ quản trị giỏi về
chuyên môn, nhiệt tình và trách nhiệm
trong công tác, đoàn kết gắn bó và giúp
đỡ nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ được
giao;

10
I/ Khái niệm
2/ Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức hay bộ máy tổ chức của một cơ
quan, xí nghiệp là sự sắp xếp các bộ phận, các
đơn vị nhỏ trong cơ quan, xí nghiệp thành một
thể thống nhất.

11
I/ Khái niệm
Công tác tổ chức thường có 2 mặt: nội dung và hình
thức

12
I/ Khái niệm
Cơ cấu tổ chức quản trị: Là tổng hợp các
bộ phận (hoặc các khâu) khác nhau, được
chuyên môn hóa và có những trách nhiệm,
quyền hạn nhất định, được bố trí theo
những cấp nhằm bảo đảm thực hiện các
chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu
chung đã xác định.

13
II/ Vai trò ý nghĩa của
công tác tổ chức
Cơ cấu tổ chức hợp lý, khoa học sẽ tạo
nên một môi trường nội bộ thuận lợi
cho sự làm việc của cá nhân và các bộ
phận hướng về sự hoàn thành mục
tiêu chung.

14
III/ Một số vấn đề khoa học trong
1/ Tầm hạn quản trị
- Tầm hạn quản trị (hay còn gọi là tầm hạn
kiểm tra):là số lượng nhân sự cấp dưới mà
một nhà quản trị có thể trực tiếp điều khiển
một cách tốt đẹp nhất.
- Xét về mặt tổ chức, tầm hạn quản trị có
liên quan đến số lượng các tầng nấc
trung gian trong một tổ chức.

15
=>Nếu cùng số lượng nhân viên nếu TC

có tầm hạn quản trị rộng sẽ bớt được
các tầng nấc trung gian và ngược lại

16

17
III/ Một số vấn đề khoa học
trong công tác tổ chức

Ví dụ: Nếu tổ chức có 4096 nhân viên mà
tầm quản trị là 4 thì cấp quản trị là 6 và số
lượng quản trị viên là 1365 người. nếu tầm
quản trị là 8 thì cấp quản trị là 4 và số
lượng quản trị viên là 585 người => tiết
kiệm được khá nhiều chi phí.

18

Tuy nhiên, tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận
lợi khi NQT có đầy đủ năng lực, cấp dưới
có trình độ làm việc khá, công việc của cấp
dưới ổn định, có kế hoạch và ít thay đổi,
cấp dưới đã được quản trị cấp trên uỷ
nhiệm khá nhiều.

19
2/ Quyền hành trong quản trị
Khái niệm: Quyền hành là năng lực cho phép
chúng ta yêu cầu người khác hành động theo chỉ
đạo của mình.
Quyền hành của NQT xuất phát (nguồn gốc) từ đâu?

- Chức vụ???
- Xuất phát từ sự chấp thuận của cấp dưới??

20
Theo Max Webber: Quyền hành của NQT chỉ có
đầy đủ khi hội đủ 03 yếu tố:
(1) Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ (quyền
pháp lý);
(2) Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính
đáng;
(3) Bản thân NQT có khả năng và các đức tính
khiến cấp dưới tin tưởng (quyền chuyên môn và
quyền đạo đức)
21
Tuy nhiên, quyền hành của NQT có bị giới
hạn bởi các yếu tố như: Pháp luật, chính
sách, đạo đức xã hội, điều kiện sinh học
của con người…
Lưu ý: nếu NQT sử dụng biện pháp cưỡng
bách -> NV sợ (sẽ làm mà thiếu nhiệt
huyết)
22
- Nếu NQT sử dụng biện pháp mua chuộc -
> NV tính toán(sẽ làm mà cân nhắc sự lợi
hại cho bản thân)
- Nếu NQT sử dụng quyền hành nhẹ nhàng
(trên tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung)->
NV làm nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích
chung của công ty.
23
3/ Phân cấp quản trị
Bản chất của việc phân cấp quản trị chính là sự
phân chia bớt quyền hành của NQT cấp trên
cho NQT cấp dưới. (về mặt khoa học gọi là phân
quyền hay phi tập trung hoá trong quản trị)
Mục đích: Tạo điều kiện DN đáp ứng kịp thời,
nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu của tình
hình.

24
Cần thiết đối với tổ chức có nhiều đơn vị trực
thuộc, rải rác nhiều địa bàn, SXKD riêng biệt
Ưu điểm:
- Giải phóng bớt công việc cho NQT cấp cao
- Tạo điều kiện cho việc đào tạo NQT cấp trung
Nhược điểm:
- Làm mất tính thống nhất của công ty
- Kết quả kinh doanh sẽ không khả quan nếu
trình độ NQT có giới hạn.
25

Sự phân cấp dựa trên yếu tố nào?
- Có nhu cầu giải quyết công việc nhanh
chóng và kịp thời không?
- NQT cấp dưới có đủ trình độ không?
- DN đang phát triển khẩn trương hay với
mức trung bình?
…
26
4/ Uỷ quyền
Phân biệt uỷ thác, uỷ quyền, uỷ nhiệm??

…

27
IV/ Thiết kế tổ chức
1/ Nguyên tắc
Về mặt tĩnh:
- Phải phát huy được tính năng động nhạy
bén và tinh thần trách nhiệm của mỗi cá
nhân.
- Phải có sự phân công công việc và trách
nhiệm rõ ràng, hợp lý và khoa học [tránh
trùng lắp và dẫm chân nhau] => Xây dựng
một cơ cấu tổ chức tiên tiến và hiệu quả.
28
1/ Nguyên tắc
Về mặt động: Vì tổ chức luôn luôn vận
động và phát triển do đó việc thiết kế tổ
chức cần phải:
- Hoàn thiện cơ cấu tổ chức cho phù hợp
với mục tiêu, nhiệm vụ và hoàn cảnh thực
tiễn trong mỗi giai đoạn phát triển của tổ
chức.

29
2/ Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/ bộ phận

nhỏ trong tổ chức
Trong tổ chức, mỗi người, mỗi bộ phận để cùng
hoàn thành mục tiêu chung đều phải được phân
công thực hiện những công việc cụ thể. CHÍNH
SỰ PHÂN CÔNG ĐƯA ĐẾN VIỆC THÀNH LẬP
NÊN NHỮNG BỘ PHẬN (có thể gồm 1 hay nhiều
người)

30
Các tiêu chuẩn để tiến hành phân công và

tạo nên những bộ phận:
- Theo số lượng nhân viên =>Đây là tiêu
chuẩn xưa nhất.
- Theo thời gian làm việc (chia ca)

31
Các tiêu chuẩn (tt)

- Theo các chức năng hay nhiệm vụ chủ
yếu của cơ quan xí nghiệp.
(vd: xí nghiệp lập nên 4 bộ phận chức năng

chính là Marketing, sản xuất, kỹ thuật và tài
chính)

32
- Theo lãnh thổ.
- Theo sản phẩm (vd Cty oto ở Mỹ thường lập
nhà máy theo các dòng xe khác nhau)
- Theo khách hàng (KH cá nhân –KH doanh
nghiệp)
- Theo quy trình hay thiết bị (bộ phận vi tính, xi
mạ, sơn phủ..)

33
3/ Các yếu tố ảnh hưởng
4 yếu tố quan trọng chi phối việc xây dựng
cơ cấu tổ chức:
(1)Mục tiêu và chiến lược hoạt động của xí
nghiệp;
(2) Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội;
(3) Công nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh
doanh của xí nghiệp.
(4) Năng lực, trình độ của con người trong xí
nghiệp đó.
34
4/ Các mô hình bộ máy tổ chức
+ Mô hình cơ cấu đơn giản
+ Mô hình cơ cấu chức năng
+ Mô hình cơ cấu phân ngành hay trực
tuyến (theo sản phẩm, khu vực địa lý, theo
thị trường (khách hàng) )
+ Mô hình hỗn hợp phân ngành – chức
năng
- Mô hình ma trận
- Mô hình tổ chức theo dự án
35
+ Mô hình cơ cấu đơn giản

36
+ Mô hình cơ cấu chức năng

37
Ưu điểm:
- Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn
- Phát huy được tài năng chuyên môn của
nhân viên.
- Dễ dàng học tập và hợp tác lẫn nhau.
- Dễ dàng giám sát và đánh giá công việc
nhân viên.

38
Nhược điểm:
- Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị
chức năng.
- Theo đuổi mục tiêu đơn vị chức năng mà
có thể quên đi mục tiêu tổ chức
- Dễ mâu thuẫn trong phối hợp công việc
giữa các đơn vị chức năng.
- Gặp khó khăn trong truyền thông khi mở
rộng hoạt động SXKD.
39
+ Mô hình cơ cấu phân ngành (trực tuyến)
• Phân ngành theo sản phẩm

40
• Phân ngành theo khu vực

41
• Phân ngành theo thị trường

42
+ Mô hình ma trận

43
+ Mô hình tổ chức theo dự án

44
V/ Tái cấu trúc bộ máy tổ chức
Cơ cấu tổ chức: “Sự sắp xếp các bộ phận,
các đơn vị trong tổ chức thành một thể
thống nhất với quan hệ về nhiệm vụ và
quyền hạn rõ ràng”
=> Tái cấu trúc: Sự sắp xếp lại một phần,
nhiều phần hoặc toàn bộ tổ chức.

45
THANKS FOR
YOUR
ATTENTION!
46

Quan Tri Hoc - Chuong 5 Chuc Nang To Chuc

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Quan Tri Hoc - Chuong 5 Chuc Nang To Chuc

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

QUẢN TRỊ HỌC

GVTH: NGUYỄN PHÚC QUÝ THẠNH

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

– Làm những gì cần thiết để tiến hành một

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

Vd: Môi trường nội bộ thuận lợi là sự phân công

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

1/ Tầm hạn quản trị

=>Nếu cùng số lượng nhân viên nếu TC

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

1/ Tầm hạn quản trị

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

1/ Tầm hạn quản trị

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

Quyền hành của NQT xuất phát (nguồn gốc) từ đâu?

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

3/ Phân cấp quản trị

Phân biệt uỷ thác, uỷ quyền, uỷ nhiệm??

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

2/ Các tiêu chuẩn thành lập đơn vị/ bộ phận

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

Các tiêu chuẩn để tiến hành phân công và

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

Các tiêu chuẩn (tt)

(vd: xí nghiệp lập nên 4 bộ phận chức năng

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

For use with Management by Nguyen Phuc Quy Thanh

You might also like