You are on page 1of 57

CHƯƠNG 7

THIẾT KẾ CẤU TRÚC TỔ CHỨC


VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
Smile will make you look better!

LOGO
Contents

1 Cấu trúc tổ chức

2 Kết hợp và cơ chế kết hợp

3 Kiểm soát chiến lược

4 Hệ thống thù lao và khen thưởng

Nguyễn Thị Thu Thủy


Khái quát

 Thực thi chiến lược là cách thức mà công


ty tạo ra các sắp đặt có tính tổ chức cho
phép họ theo đuổi chiến lược của mình
một cách hữu hiệu.
 Thiết kế tổ chức là chọn cách kết hợp cơ cấu
tổ chức và hệ thống kiểm soát để công ty có
thể theo đuổi chiến lược của mình một cách tốt
nhất - tạo giá trị và lợi thế cạnh tranh bền vững.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Vai trò của cơ cấu tổ chức
và hệ thống kiểm soát

Vai trò
động viên và
phối hợp

Động viên
Phối hợp
nhân viên, tạo
hoạt động
ra động cơ để
của nhân
đạt được lợi
viên để đạt
thế cạnh tranh
hiệu quả cao
bền vững

Nguyễn Thị Thu Thủy


VAI TRÒ CỦA CẤU TRÚC TỔ CHỨC

Cơ cấu tổ chức là phương tiện để các


nhà quản trị có thể phối hợp các hoạt
động giữa những chức năng hay bộ
phận khác nhau nhằm khai thác đầy
đủ các kỹ năng và năng lực của họ.
 Mục tiêu của phần này là xem xét các khối
cơ bản của của cơ cấu tổ chức để hiểu
được cách thức định hướng các hành vi
của con người, các chức năng và bộ phận.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Các khối của cơ cấu tổ chức

Phân công
& Kết hợp

Phân công: Kết hợp:


Phân bổ con Phối hợp con
người, tài người và các
nguyên cho chức năng để
các nhiệm vụ thực hiện
của tổ chức nhiệm vụ của
để tạo giá trị. tổ chức.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Chức năng phân công

 Khi quyết định cách thức phân công của tổ


chức để tạo giá trị, nhà quản trị chiến lược
thực hiện hai sự lựa chọn:

Phân phối quyền ra


quyết định trong tổ
chức để kiểm soát tốt
nhất các hoạt động tạo
giá trị.
Quyết định phân bổ
con người và nhiệm vụ
cho các chức năng, các
bộ phận để tăng khả
năng tạo giá trị.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Chức năng kết hợp

Chức năng phân công tạo ra các bộ


phận với những nhiệm vụ tạo giá trị
khác nhau.
Chức năng kết hợp tạo ra sự phối hợp
giữa các chức năng và bộ phận khác
nhau, hướng họ theo mục tiêu chung
của tổ chức.

Nguyễn Thị Thu Thủy


PHÂN CÔNG THEO CHIỀU DỌC
-Cơ cấu trực tuyến-

Mục đích của phân công theo chiều


dọc là xác định mối quan hệ báo cáo
giữa những con người, nhiệm vụ và
chức năng của công ty.
Nhiệm vụ cốt lõi của các nhà quản trị
là xác định:
- Số cấp trực tuyến
- Tầm hạn kiểm soát

Nguyễn Thị Thu Thủy


Phân bổ quyền lực trong
cơ cấu trực tuyến
TẬP TRUNG QUYỀN LỰC

Quyền lực tập trung khi các nhà quản trị ở cấp cao
trong hệ thống trực tuyến giữ lại quyền lực để làm các
quyết định quan trọng nhất.

Tập trung hóa việc ra quyết định cho phép phối


hợp tốt hơn các hoạt động cần thiết để theo đuổi
chiến lược công ty và thuận lợi hơn cho việc
hoạch định tổng thể.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Phân bổ quyền lực trong
cơ cấu trực tuyến
PHI TẬP TRUNG QUYỀN LỰC
Cho phép các nhà quản trị chiến lược
giảm bớt sự quá tải thông tin để giành
Quyền lực nhiều thời gian hơn cho các quyết định
được giao cho chiến lược
các bộ phận,
Làm cho tổ chức thích ứng với các điều
các chức Lợi kiện địa phương, tạo ra sự động viên và
năng, các nhà ích nâng cao trách nhiệm của các nhà quản
quản trị và các trị cấp thấp.

công nhân ở Tổ chức mềm dẻo hơn và giảm chi phí


cấp thấp của quản lý vì các nhà quản trị cấp thấp
tổ chức. được quyền ra quyết định một cách tức
thời.

Nguyễn Thị Thu Thủy


PHÂN CÔNG THEO CHIỀU NGANG
-Cơ cấu chức năng-

 Phân công theo chiều ngang tập trung vào phân


chia và nhóm gộp các nhiệm vụ đáp ứng mục tiêu
kinh doanh.
 Cấu trúc của một tổ chức tùy thuộc vào chiến
lược hay phạm vi nhiệm vụ mà nó chọn để theo
đuổi.
 Cơ cấu của công ty thay đổi khi chiến lược của họ
thay đổi theo thời gian.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Một số kiểu cơ cấu tổ chức công ty

CƠ CẤU ĐƠN GIẢN


Người chủ - người
quản trị làm tất cả Thường được sử dụng ở các
các quyết định và công ty nhỏ, các DN chuyên
môn hóa, nhà buôn, nhà
theo dõi mọi hoạt
hàng, dịch vụ sửa chữa…
động.
Các quan hệ hầu
hết là không chính Thích hợp với với các chiến
thức. lược tập trung, chiến lược
cấp kinh doanh khi DN cung
Chuyên môn hóa
cấp một tuyến sản phẩm
hạn chế và hệ thống đơn lẻ, vào một thị trường
thông tin đơn giản. theo địa lý.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Ví dụ về cơ cấu đơn giản

Apple Computer trong giai đoạn đầu tiên:


- Là liên doanh giữa Steven Jobs và Steven Wozniak
để thực hiện tất cả nhiệm vụ cần thiết cho việc thương
mại hóa các PC của họ.
- Họ làm việc trong một gara, mua các chi tiết bộ phận
lắp ráp chiếc máy tính đầu tiên và đưa nó đến với các
khách hàng.

Khi sản phẩm thành công và được thị trường chấp nhận,
Apple cần một cơ cấu có thể giúp công ty tăng trưởng
nhanh chóng hơn: Sự phân công theo chiều ngang
một cách phức tạp ra đời.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Một số kiểu cơ cấu tổ chức công ty

CƠ CẤU CHỨC NĂNG

TỔNG
GIÁM ĐỐC

Bán hàng& Quản trị Quản trị


R&D Chế tạo
Marketing vật liệu tài chính

Cơ cấu là sự gộp nhóm những con người trên


cơ sở kinh nghiệm và chuyên môn chung của
họ, và mỗi chức năng tập trung vào các nhiệm
vụ được chuyên môn hóa của mình.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Lợi ích của cơ cấu chức năng

Tạo điều kiện chuyên môn hóa và năng suất


cao hơn.
Những người có cùng chuyên môn có thể
giám sát lẫn nhau để đảm bảo tất cả đều thực
hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả, giảm chi phí
chế tạo và tăng tính linh hoạt cho việc điều
hành.
Các nhóm chuyên môn hóa được quản lý tách
biệt nhau giúp cho việc quản trị kinh doanh dễ
dàng hơn và có thể tránh được việc sử dụng cơ
cấu trực tuyến quá cao.

Nguyễn Thị Thu Thủy


CƠ CẤU MA TRẬN

Đặc điểm của cơ cấu ma trận

Cơ cấu ma trận được xây dựng trên hai dạng phân công với
hai loại quan hệ báo cáo: theo các dự án và theo chức năng.

Các nhân viên trong ma trận có hai thủ trưởng:


MỘT THỦ TRƯỞNG CHỨC NĂNG
MỘT THỦ TRƯỞNG DỰ ÁN.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Cơ cấu ma trận

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC
TỔNG GIÁM ĐỐC

CÁC NHÀ QUẢN TRỊ CHỨC NĂNG

Thiết kế Marketing – Quản trị Quản trị


-Chế tạo Bán hàng tài chính nhân sự
QUẢN TRỊ DỰ ÁN/

Dự
SẢN PHẨM

án 1
Dự
án 2
Dự
án 3

Nguyễn Thị Thu Thủy


Cơ cấu ma trận
ƯU ĐIỂM
 Được phát triển và áp dụng bởi các công ty thuộc
ngành công nghệ cao như điện tử, hàng không (TRW,
Hughes Aircraft) để đáp ứng sự linh hoạt cao trong
môi trường không chắc chắn.
 Ít chịu sự kiểm soát trực tuyến từ những người giám
sát , có khả năng tận dụng kỹ năng của các nhân viên
nhiều nhất.
 Tạo ra sự tự chủ để động viên nhân viên, dành thời
gian cho các nhà quản trị cấp cao tự do tập trung vào
các vấn đề chiến lược.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Cơ cấu ma trận

BẤT LỢI
 Chi phí điều hành quản lý rất cao do khuynh hướng
sử dụng nhân viên có trình độ cao.
 Sự dich chuyển nhân viên liên tục trong ma trận đòi
hỏi thời gian và chi phí để thiết lập các mối liên hệ
nhóm mới và loại bỏ các dự án.
 Cơ chế quản lý hai thủ trưởng có thể nảy sinh xung
đột về nguồn lực và quyền lực giữa chức năng và
dự án.
 Tổ chức càng lớn càng khó thực hiện cơ cấu ma
trận vì các mối liên hệ nhiệm vụ và vai trò trở nên
phức tạp.

Nguyễn Thị Thu Thủy


CƠ CẤU NHÓM SẢN PHẨM

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

TỔNG GIÁM ĐỐC

Marketing Quản trị


R&D Sản xuất
– Bán hàng vật liệu

Prod. Prod. Prod.


A B C
Nguyễn Thị Thu Thủy
Cơ cấu nhóm sản phẩm

ĐẶC ĐIỂM
 Lợi thế của cơ cấu này tương tự cơ cấu ma trận
nhưng vận hành dễ hơn và chi phí thấp hơn.
 Các nhân viên được bố trí thành các nhóm xuyên
chức năng một cách ổn định.
 Quyền lực được phi tập trung hóa giao cho nhóm
để giảm thời gian ra quyết định, tạo điều kiện
tăng tốc độ cải tiến và đáp ứng khách hàng.

Nguyễn Thị Thu Thủy


CƠ CẤU THEO ĐỊA LÝ

ĐẶC ĐIỂM
Việc gộp nhóm các hoạt động của tổ chức được
dựa trên cơ sở vùng địa lý

Các công ty sản xuất có thể đáp ứng nhu cầu


khách hàng theo vùng và giảm chi phí vận tải.

Các tổ chức dịch vụ có thể hướng hoạt động của


họ tới gần khách hàng của mình hơn.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Cơ cấu nhiều bộ phận

Cơ cấu nhiều bộ phận bao gồm các bộ phận


hoạt động, mỗi bộ phận đại diện một đơn vị
kinh doanh riêng biệt.
Mỗi bộ phận tương đương một đơn vị kinh
doanh, đảm trách một hoạt động kinh doanh
độc lập.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Cơ cấu nhiều bộ phận

CÁC CẢI TIẾN CƠ BẢN

Lập ra văn phòng


công ty để giám
sát các hoạt động
bộ phận và thực
Mỗi phổ sản phẩm hiện kiểm soát tài
hay đơn vị kinh chính đối với mỗi
doanh được đặt bộ phận.
trong một đơn vị
độc lập có tất cả các
chức năng hỗ trợ

Nguyễn Thị Thu Thủy


Lợi thế của cơ cấu nhiều bộ phận

NÂNG CAO KHẢ NĂNG KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH CÔNG TY

BỘ PHẬN QUẢN LÝ CẤP


KINH DOANH CÔNG TY

Thiết lập mục tiêu


Đánh giá hiệu suất
các bộ phận

Giám sát thực hiện một


cách thường xuyên Phân bổ nguồn lực:
hướng luồng vốn của
Can thiệp có chọn lọc khi công ty đến các hoạt
có vấn đề phát sinh động sinh lợi cao

Nguyễn Thị Thu Thủy


Lợi thế của cơ cấu nhiều bộ phận

TĂNG KHẢ NĂNG KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC


 Trách nhiệm điều hành được đưa về người đứng
đầu của từng bộ phận kinh doanh do đó cán bộ cấp
công ty có thể dành thời gian cho các vấn đề chiến
lược rộng rãi hơn.
 Cơ cấu nhiều bộ phận có thể cung cấp thông tin
thích hợp cho chức năng hoạch định chiến lược
(chẳng hạn các đơn vị kinh doanh là điều kiện ban đầu
cần thiết cho hoạch định danh mục)

Nguyễn Thị Thu Thủy


Lợi thế của cơ cấu nhiều bộ phận

TĂNG TRƯỞNG
 Sự giảm tải ở trung tâm cho phép các cán bộ cấp
công ty có thể điều khiển nhiều đơn vị kinh doanh
hơn.
 Tạo điều kiện cho sự phát triển và đa dạng hóa.
 Các vấn đề về truyền thông giảm xuống vì có thể
sử dụng cùng một bộ tiêu chuẩn kiểm soát tài
chính - kế toán cho tất cả các bộ phận.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Lợi thế của cơ cấu nhiều bộ phận

TĂNG TRƯỞNG
Có thể sử dụng
cùng một bộ
kiểm soát tài
chính và kế
toán cho tất cả
các bộ phận Các vấn đề về
truyền thông
giảm xuống
Các nhà quản trị
công ty có khả
năng can thiệp
khi có vấn đề
phát sinh

Nguyễn Thị Thu Thủy


Lợi thế của cơ cấu nhiều bộ phận

THEO ĐUỔI HIỆU QUẢ NỘI BỘ


 Hiệu quả cá biệt của mỗi bộ phận có thể quan sát và
đo lường trực tiếp trên cơ sở lợi nhuận sinh ra.
 Các nhà quản trị bộ phận có quyền tự chủ và chịu
trách nhiệm về sự thực hiện của mình.
 Công ty có điều kiện tốt hơn để tìm ra sự kém hiệu quả

Nguyễn Thị Thu Thủy


Bất lợi của cơ cấu nhiều bộ phận

BÓP MÉO THÔNG TIN

Nếu các nhà quản trị cấp cao của công ty quá nhấn
mạnh vào hiệu quả đạt được của từng bộ phận, các
nhà quản trị bộ phận có thể chọn cách bóp méo thông
tin và tạo ra bức tranh lạc quan về khả năng sinh lợi
trong tương lai.
Nếu bị kiểm soát tài chính quá chặt các bộ phận có thể
tối đa hóa lợi nhuận ngắn hạn (như cắt giảm chi phí
R&D, marketing) làm cho công ty phải trả giá đắt trong
tương lai.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Bất lợi của cơ cấu nhiều bộ phận

CẠNH TRANH VỀ TÀI NGUYÊN


Phân phối tài nguyên của công ty có thể dựa trên
cơ sở là tỷ lệ lợi nhuận trên vốn chủ của các
bộ phận.
Bộ phận nào có phần phân chia tài nguyên lớn
hơn có thể phát triển mạnh hơn.
Sự cạnh tranh tích cực vì nguồn tài nguyên sẽ
làm giảm đi sự phối hợp giữa các bộ phận.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Bất lợi của cơ cấu nhiều bộ phận

CHI PHÍ QUẢN LÝ

Mỗi bộ phận có các hoạt động


chuyên môn hóa của mình

Trùng lắp các dịch vụ chuyên


môn hóa

TĂNG CHI PHÍ QUẢN LÝ

Nguyễn Thị Thu Thủy


KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC

KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC LÀ GÌ?

Giám sát
Đánh giá Hành động
việc thực
các hoạt sửa chữa
hiện của
NHÀ động và để cải
một tổ
QUẢN tính hiệu thiện việc
chức cũng
TRỊ quả, hiệu thực hiện
như các
lực của tổ nếu cần
thành viên
chức thiết
của nó

Nguyễn Thị Thu Thủy


Tầm quan trọng của kiểm soát chiến lược

KIỂM SOÁT VÀ HIỆU QUẢ

CHRYSLER Thời gian


thiết kế Khẳng
(Khi chuyển một mẫu định ưu
sang cơ cấu xe mới
Đo thế của cơ
nhóm sản
lường Mức tiết cấu mới so
phẩm để thiết
kiệm chi với cơ cấu
kế, chế tạo
phí trên cũ
mẫu xe hơi
đơn vị
mới)

Nguyễn Thị Thu Thủy


Tầm quan trọng của kiểm soát chiến lược

KIỂM SOÁT VÀ CHẤT LƯỢNG


Tình trạng cạnh tranh giữa các tổ chức về chất lượng
hàng hóa và dịch vụ ngày càng tăng.
Kiểm soát tổ chức cho các nhà quản trị sự phản hồi
về chất lượng sản phẩm, do đó họ có thể liên tục
cải thiện chất lượng theo thời gian.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Tầm quan trọng của kiểm soát chiến lược

KIỂM SOÁT VÀ CẢI TIẾN


Thiết lập sứ mệnh và các mục tiêu

Phát triển chiến lược và cơ cấu

Phản hồi
Tạo hệ thống kiểm soát để đo lường:
 Hiệu quả
 Chất lượng
 Đáp ứng khách hàng

Đo lường hiệu suất tài chính

Nguyễn Thị Thu Thủy


Tầm quan trọng của kiểm soát chiến lược

KIỂM SOÁT VÀ ĐÁP ỨNG KHÁCH HÀNG

Hệ thống kiểm soát cho phép các nhà quản trị


nhận thấy được sự tiếp xúc giữa nhân viên và
khách hàng tốt đến mức nào.
Việc giám sát hành vi của nhân viên thúc đẩy họ
tập trung vào khách hàng và giúp các nhà quản
trị định hướng tốt hơn trong việc huấn luyện kỹ
năng cho nhân viên.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Cách tiếp cận phiếu ghi điểm trong KSCL

Theo mô hình phiếu ghi điểm, các nhà quản trị chiến
lược nhờ vào thước đo tài chính truyền thống (lợi nhuận,
thu nhập trên vốn đầu tư) để đo lường sự thực hiện

Dựa trên mục tiêu và sứ mệnh của tổ chức người ta


phát triển một bộ chiến lược để tạo dựng lợi thế cạnh
tranh nhằm đạt các mục tiêu này.

Để đánh giá sự hoạt động của chiến lược và cơ cấu


hiện tại các nhà quản trị phát triển các thước đo cụ
thể việc thực hiện bốn khối cạnh tranh của tổ chức.

Nguyễn Thị Thu Thủy


Các thước đo chiến lược

Đáp ứng
Hiệu quả Chất lượng Sự cải tiến
khách hàng

•Số sảnphẩm
•Chi phí sản •Số phế phẩm mới được đưa
xuất •Số sản phẩm ra •Số khách
•Thời gian sản khuyết tật trả •Thời gian và hàng lặp lại
xuất một đơn lại từ khách chi phí cần thiết •Mức độ giao
vị sản phẩm hàng để phát triển hàng đúng hạn
•Chi phí •Mức độ tin một thế hệ sản •Mức độ phục
nguyên vật cậy theo thời phẩm mới trong vụ khách hàng
liệu gian sự so sánh
cạnh tranh

Nguyễn Thị Thu Thủy


CÁC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC

CÁC BƯỚC KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC


Thiết lập các tiêu chuẩn và các
mục tiêu

Tạo ra các hệ thống đo lường và


giám sát

So sánh việc thực hiện với các


mục tiêu đã thiết lập

Đánh giá kết quả và hành động


sửa chữa nếu cần

Nguyễn Thị Thu Thủy


CÁC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC

CÁC CẤP KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC


Các nhà quản trị cấp công ty
(Đặt các sự kiểm soát cung cấp bối cảnh cho)

Các nhà quản trị cấp bộ phận


(Đặt các sự kiểm soát cung cấp bối cảnh cho)

Các nhà quản trị chức năng


(Đặt các sự kiểm soát cung cấp bối cảnh cho)

Quản trị viên cấp cơ sở

Nguyễn Thị Thu Thủy


CÁC HỆ THỐNG KIỂM SOÁT CHIẾN LƯỢC

CÁC LOẠI KIỂM SOÁT


KIỂM SOÁT TÀI KIỂM SOÁT KIỂM SOÁT VĂN HÓA
CHÍNH ĐẦU RA HÀNH VI TỔ CHỨC

Giá cổ phiếu Các mục tiêu Ngân sách Giá trị


bộ phận
ROI Tiêu chuẩn Chuẩn mực
Các mục tiêu hóa
Xã hội hóa
chức năng
Quy tắc và thủ
Các mục tiêu tục
cá nhân

Nguyễn Thị Thu Thủy


Diagram

Text

Add Your Add Your


Title Text Title Text

•Text 1 Text •Text 1


•Text 2 •Text 2
•Text 3 Text •Text 3
•Text 4 •Text 4
•Text 5 •Text 5
Text

Text

www.themegallery.com
Diagram

Text Text

Text Concept Text

Text Text

Add Your Text

www.themegallery.com
Diagram

Add Your Text


Add Your Text

Add Your Text


Add Your Text

Add Your Text


Add Your Text

Add Your Text


Add Your Text

www.themegallery.com
Diagram

Text Text Text

ThemeGallery is ThemeGallery is ThemeGallery


a Design Digital a Design Digital is a Design
Content & Content & Digital Content
Contents mall Contents mall & Contents mall
developed by developed by developed by
Guild Design Guild Design Guild Design
Inc. Inc. Inc.

www.themegallery.com
Diagram

Text

Text

Add Your Title


Text
Text

www.themegallery.com
Cycle Diagram

Add Your Text

Add Your Text A C Add Your Text

Concept

Add Your Text E D Add Your Text

www.themegallery.com
Diagram

1 2 3
ThemeGallery is a ThemeGallery is a ThemeGallery is a
Design Digital Design Digital Design Digital
Content & Contents Content & Contents Content & Contents
mall developed by mall developed by mall developed by
Guild Design Inc. Guild Design Inc. Guild Design Inc.

www.themegallery.com
Diagram

2001 2002 2003 2004

www.themegallery.com
Diagram

A
Title B
Title C
Title
Add Your
Text here Add Your
Text here Add Your
Text here

www.themegallery.com
Diagram

A
Add Your Text
Add Your
Text here
B
Add Your Text

C
Add Your Text

D
Add Your Text

www.themegallery.com
Table

Title Title Title Title Title


Title O O O O O
Title O O O O O
Title O O O O O
Title O O O O O
Title O O O O O
Title O X O X O

www.themegallery.com
Marketing Diagram

90

45

34.6

46.9 46.9 46.9


45
38.6
34.6
27.4
38.6 90 38.6

27.4 27.4

2002 2003 2002 2003 2002

East West North East West North

www.themegallery.com
3-D Pie Chart

Text2
Text3

Text1
Text4

Text5

www.themegallery.com
Cl i c k t o e d i t co mp a n y s l o g a n .

LOGO

You might also like