SURAT-MENYURAT

RASMI

TAKRIF
Surat:
Kertas/Sesuatu
yang bertulis
Surat Kiriman:
Kertas yang mengandungi khabar /
maklumat
Ditulis oleh sesuatu pihak
Disampaikan kepada pihak lain secara
berkirim


Penting pada surat kiriman:
i) Pengirim,
ii) Penerima,
iii) Kandungan surat
PENGERTIAN SURAT RASMI
Surat yang ditulis dalam urusan rasmi
Rasmi: Segala urusan yang berhubung dengan
- Jabatan kerajaan
- Badan berkanun
- Syarikat; dan
- Sektor pendidikan
Penulis: Orang perseorangan
Seseorang atas nama jabatan; dan
Seseorang atas nama syarikat
Penerima: Orang perseorangan; jabatan; dan syarikat.

JENIS SURAT RASMI (ANTARANYA)
* Pemakluman * Aduan
* Permohonan * Perjanjian
* Arahan/Perintah * Pelantikan/Pengesahan

CIRI UTAMA SURAT RASMI
- Bersifat bukan peribadi
- Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara
sahaja
- Mematuhi prinsip penulisan:
Tepat & betul, jelas, ringkas & padat, lengkap,
bertimbang rasa, dan bertaut faktanya.
KEUTAMAAN PERENGGAN
Perenggan 1
* perenggan pembukaan
* menerangkan tajuk surat dan rujukannya
Perenggan 2 dan yang berikutnya
* penampilan maksud dan isi surat
* menjelaskan hasrat/maksud
* penghujah/penolak
* data dan maklumat penyokong
Perenggan penutup
* pengikat
* penegas kemahuan
* penyataan baik sangka dan harapan



FORMAT UMUM SURAT RASMI
1.1 Kepala surat;
- Maklumat penghantar
- Nombor rujukan dan tarikh
1.2 Maklumat penerima;
1.3 Sapaan/gelaran/alu-aluan;
1.4 Tajuk surat;
1.5 Isi/maksud surat:
- Pembuka bicara dan rujukan;
- Maksud sebenar surat;
- Harapan;
- Penyataan adanya lampiran



1.6 Penutup surat;
1.7 Slogan/moto (jika ada)
1.8 Tandatangan pengirim, nama dan
jawatannya, kenyataanperwakilan;
1.9 Penerima salinan;
1.10 Singkatan pendraf dan/penaip
surat;
1.11 Kod/nama fail/disket.
Maklumat pengirim
a) Kepala surat
b) Alamat pengirim
c) Rujukan surat
d) Tarikh surat
e) Maklumat tambahan
UNSUR SURAT RASMI
1. Maklumat Pengirim
2. Maklumat Penerima
3. Kandungan Surat
4. Hujung Surat
2. Maklumat Penerima
a) Nama dan alamat
b) Untuk perhatian (jika ada)
c) Melalui (jika ada)
3. Kandungan Surat
a) Kata sapaan
b) Tajuk surat
c) Kandungan surat
d) Penutup surat
4. Hujung Surat
a) Sebelum tandatangan
b) Tandatangan dan nama pengirim

SAPAAN
1. Tanpa gelaran
Tuan/Puan
2. Dengan gelaran
Rujukan kehormat
i) Duli Yang Maha Mulia (D.Y.M.M.)
Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan
Agong
ii) Duli Yang Teramat Mulia (D.Y.T.M.)
Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor


iii) Tuan Yang Terutama (T.Y.T.)
Yang di-Pertua Negeri
Duta
Pesuruhjaya Tinggi

iv) Yang Amat Berhormat (YAB)
Perdana Menteri
Timbalan Perdana Menteri
Ketua Menteri
Menteri Besar
v) Yang Berhormat (YB)
Menteri
Timbalan Menteri
Wakil Rakyat
Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri
Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri
Setiausaha Kerajaan Negeri
Penasihat Undang-Undang Negeri
vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.)
Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana
Menteri/Isteri Timbalan Perdana Menteri
Tun dan Toh Puan

vii) Yang Berbahagia (YBhg.)
Tan Sri/Puan Sri
Datuk/Datin

viii) Yang Amat Arif (YAA)
Ketua Hakim Negara
Hakim Besar Malaya
Hakim Besar Borneo

ix) Yang Arif (YA)
Hakim Mahkamah Agung
Hakim Mahkamah Tinggi
UNGKAPAN KHUSUS
1. Penanda rujukan
2. Penanda penyertaan
3. Penanda pemakluman
4. Penanda sebab-musabab
5. Penanda perintah
6. Penanda matlamat
7. Penanda perwakilan
8. Penanda pendapat
9. Penanda sambungan
10. Penanda sikap
11. Penanda jangkaan
12. Penanda penamat
i) Penanda Rujukan
Merujuk kepada...
Berhubung dengan.
Sehubungan dengan.
Berkenaan dengan.
Mengikut.
Menurut.
Contoh:
Merujuk kepada perkara yang tersebut di
atas
Merujuk kepada perbincangan telefon
antara.
Berhubung dengan perkara di atas.
Sehubungan dengan perkara di atas.


ii) Penanda Penyertaan
Bersama-sama dengan ini ...
Dengan ini ...

Contoh:
Bersama-sama dengan ini
disertakan

Dengan ini dilampirkan...
iii) Penanda Makluman
Maklum
Memaklumkan
Dimaklumkan
Memaklumi
Contoh:
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa
Kami ingin memaklumi tuan bahawa
Seperti yang puan sedia maklum...
iv) Penanda Sebab-Musabab
Berhubung dengan
Atas
Dengan

Contoh:
Berhubung dengan kesalahan yang
tuan lakukan ...
Atas kelewatan tersebut, kami
Dengan hal yang demikian, kami...
v) Penanda Perintah
i) Perintah kurang halus

Diarahkan
Diingatkan
Dikehendaki

Contoh:
Saya telah diarahkan
Tuan ingatkan
Puan dikehendaki...

ii) Perintah halus
a) Harapan
Harap
Berharap
Mengharapkan
Diharapkan
Harapan
Contoh:
Harap maklum bahawa...
Diharapkan agar

b) Nasihat
Menasihati
Dinasihati
Contoh:
Saya ingin menasihati tuan...


iii) Permintan/Permohonan
a) Permintaan langsung
Meminta
Diminta
Memohon
Contoh :
Tuan diminta melaporkan diri.
Kami memohon kerjasama tuan...

b) Permintaan tak langsung
ingin mendapatkan
suka
c) Permintaan halus
sudilah .
berbesar hati sekiranya
sila...

6. PENANDA PERWAKILAN
Bagi pihak jabatan ini, saya
Saya, bagi pihak rakan-rakan ...

7. PENANDA MATLAMAT
Untuk tujuan ini
Untuk makluman tuan
Untuk pertimbangan tuan

8. PENANDA PENDAPAT
Pada pendapat saya
Pada fikiran kami
Pada pandangan saya ...
9. PENANDA SAMBUNGAN/KESINAMBUNGAN
Sebagai lanjutan kepada surat saya
Merujuk kepada perbualan telefon antara
Berikutan daripada percakapan melalui telefon
antara ...
10. PENANDA SIKAP
i) Positif
Terima kasih
Menghargai/dihargai
Sukacita
Setuju
Contoh:
Pihak kami mengucapkan terima kasih ...
Kami bersetuju membenarkan puan
Dengan sukacitanya dimaklumkan
bahawa tuan
Kerjasama tuan amat dihargai ...
ii) Negatif
Dukacita
Kesal
Berhalangan
Tidak bersetuju
Contoh:
Pihak kami tidak bersetuju ...
Kejadian tersebut amat dikesali ...
Dengan dukacitanya dimaklumkan bahawa ...
11. PENANDA JANGKAAN
Atas kerjasama tuan, saya dahulukan ucapan
terima kasih.
Kerjasama tuan didahulukan ucapan terima kasih.
12. PENANDA PENAMAT
Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.
Sekian dimaklumkan.
Terima kasih.
KESANTUNAN DALAM SURAT RASMI
Bahasa yang bersantun:
beradab, berbudi, bersopan

Aspek pilihan kata
Contoh:
tidak berapa bersetuju
agak keberatan
berhalangan
tidak berkelapangan
hormat takzim besar hati
dukacitanya berat hati terkilan
bertuah gembira sukacita

Ragam ayat:

Sesungguhnya kehadiran tuan amatlah kami
harapkan. Namun sekiranya pihak tuan
berhalangan, dapatlah kiranya pihak kami
dimaklumi dengan ...
Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi?
KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

* Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa
Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa
* Sukacita dimaklumkan bahawa
Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa
* Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk.
Dengan hormatnya perkara di atas dirujuki.
* Berhubung perkara di atas,
Berhubung dengan perkara di atas,

* Sehubungan itu,
Sehubungan dengan itu,
* Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.
Kehadiran tuan/puan dalam mesyuarat ini adalah wajib.
* Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. Saiful Haris di
Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492.
Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di
Unit Perancangan, tel. 03-23948605 samb. 492.
* Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:
Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:
* Yang Benar,
Yang benar,

KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI
* Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.
Saya mohon perhatian tuan terhadap
* Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan
adalah dikesalkan.
Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat
dikesali.
* Sila majukan bersama ini satu salinan surat
Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan
surat
* Permohonan ini dipanjangkan
Permohonan ini dikemukakan

* Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan
Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan
* Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai
dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian, terima kasih.
Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai
dan kami mengucapkan terima kasih.
Sekian.
* Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan
dengan pegawai yang sesuai.
Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap cari
pengganti yang sesuai.

TERIMA KASIH