EKONOMSKI FAKULTET U PODGORICI STUDIJE MENADMENTA

SEMINARSKI RAD INICIRANJE PROJEKTA

SADRAJ

1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 2.0

INICIRANJE PROJEKTA Ispitivanje radne forme Razvijanje projektne ideje Pravci i ciljevi razvoja etiri organizacione forme za projekte Razlikovanje projektnih veliina Odre ivanje plana projekta Izrada projektne ponude Zakljuak

strana 2 2 3 4 5 7 7 8 9

INICIRANJE PROJEKTA
U dananjem poslovnom okruenju vlada otra trina konkurencija, koja namee neprikidan razvoj ideja koje bi dovele do odre ene prednosti u odnosu na konkurenciju. Ona se moe ogledati u poboljanju postojeih proizvodnih linija, uvo enjem novih savremenijih, poboljanjem postojeeg asortimana roba i usluga kao i uvo enjem novih. Ideja je polazna taka, ona predhodi izradi projektnog zadatka koji je uslovljen analizom koja bi trebala da ustanovi da li predstojei rad, treba realizovati kroz projekat ili uz pomo pojedinanih projektnih vjetina doi do adekvatne realizacije. Nakon ideje neophodno je doi do reenja kako je realizovati odnosno do idejnog reenja koji s jedne strane predstavlja kostur odnosno unutranju stukturu projekta, a sa druge strane definie spoljanji izgled projekta. Unutar ovih okvira se gradi i izvodljivo reenje odnosno projekat.

1.1 Ispitivanje radne forme

Da bi neki projekat bio razvijen a samim time i realizovan, neophodno je najprije zadovoljiti njegovu radnu i organizacionu formu, sagledati prednosti i nadostatke projekta, koji moraju biti jasno navedeni. U prednosti projekta svrstavamo: 1. Njegov prolazno orijentisan cilj 2. Zadatke koji su postavljeni i ostvareni 3. Znanje kako neto upotebiti 4. Postojanje mogunosti slobodnog, fleksibilnog i timskog rada shodno postojeoj situaciji u okviru projekta. 5. Dobre upravljake mogunosti 6. Dobre motivacione mogunosti U mane ili nedostatke projekta svrstavamo: 1. Njegove trokove 2. Vidljivost neuspjeha 3. Linija mora da podvue nadlenosti 4. Uspjeh u zavisnosti od oslonca u liniji 5. Uspjeh povezan sa akceptiranjem pogo enih uesnika 6. Zgunjavanje radova i vie radova je mogue Sagledavanjem ovih elemenata doi emo do zakljuka ta preovla uje u naem projektu i na osnovu toga emo formirati i ispravno postaviti projektnu strategiju. Analizom ideje pri emu moramo voditi rauna o ogranienjima, dolazimo do odgovora na pitanje da li ideju pretvoriti u projekat i dali se ona uopte isplati. Sprovesti neku ideju i pretvoriti je u projekat bez uvaavanja stvarnih injenica znai izabrati pogrean put, jer nekada treba uvesti samo inovacije ili reagovati na neke nastale promjene.

Realizacija nekog projekata ogleda se u liniskom radu, formiranju radnih grupa koje funkcioniu unutar linija i projektnih grupa koje ne funkcioniu unutar linija, pri emu ih je neophodno razgraniiti od samog projekta. Projekat se pokree kada se za realizaciju jednog zadatka u projektnoj formi kao glavni argumenti pojavljuju faktori nadre enosti i komplaksnosti. Kada je potrebno samo obra ivati zadatke unutar strunog referata, vri se formira radne grupe. Osnovne karakteristike radne grupe ogledaju se u tome: 1. Da samo funkcionisanje se vri unutar linije, 2. Da vre podravanje zadatka strunog referata, 3. Da samo rukovo enje ostaje u domenu odgovornosti strunog referata, 4. Da se vri zadravanje postojee hijerarhije, Nasuprot to: 1. 2. 3. 4. 5. radnih grupa nalaze se projektne forme koje imaju svoje karakteristike i Funkcioniu u ravni linije, Slue kao sredstvo za prevazilaenje nadre enih komplesnih stanja stvari, Vre razreavanje nadlenosti iz strunog referata, Vri grupisanje razliitih nadlenosti, Vri povezivanje i definisanje hijerarhije

Na osnovu iznijetih karakteristika uoavaju se glavne razlike izme u radne grupe i projektne forme.

1.2 Razvijanje projektne ideje

Ideja o nekom buduem stanju predstavlja polaznu taku za realizaciju nekog projekta i ona je njegov iniciator. Ona na poetku dovodi do razvoja projektne ideje, prve faze projekta, koja je kao polazna jako bitna. Njena pogrena postavka moe da nas usmjeri u pogrean pravac, a pogrena ideja neminovno vodi neuspjehu. Projekti nastaju iz dva razliirta povoda i to: 1. Kada pri realizaciji nekog projekta, predhodna reenja i dotadanja znanja nisu vie odgovarajua to prouzrokuje nagomilavanje problema, smanjenje efikasnosti i samim time reaktivno vode do promjene postojeeg projekta odnosno ka pretvaranju projekta. Ovi projekti se zovu projekti pretvaranja. Cilj ovih projekata je da promjene zastarelu strukturu, da izmjene propisane promjene, otklone nastale proble i izvre poveaje efikasnosti. 2. Drugi povod za nastajanje projekata predstavlja reakcija na promjene koje se uvede spolja izazvane od strane okruzenja ili kao podsticaj iz sopstvene firme i potrebno je ugraditi ideje koje puno obeavaju. Ovim putem nastaju projekti stvaranja. Njihov poetak i kraj kao i ciljevi slobodno se oblikuju, pri emu se ciljevi spolja utvr uju, a poetak i kraj su stacionirani. Ciljna orijentacija im

se ogleda u primjeni ideje, ispitivanju nove mogunosti kao i u podsticanju razvoja.

1.3 Pravci i ciljevi razvoja

Kao i na poetku svakog projekta tako i u ovoj fazi neophodno je postaviti i dobro formulisati ciljeve. Cilj predstavlja eljeno stanje u budunosti, to znai ispitati da li je postignuti moemo samo nakon njegove realizacije. Prilikom formiranja cilja neophodno sagledati postojee stanje i stanje u kojem elimo da se na emo nakon njegovog sprovo enja. Realizacija ciljeva treba voditi u fazama uz potovanje predvi enih rokova za njihovu realizaciju. Pored ovih, projektni ciljevi imaju i druge funkcije kao to su: 1. Funkcija upravljanja koja slui kao osnova za oblikovanje projekta, 2. Funkcija kriterijumi uspjeha koja uspostavlja mjerne veliine za uspjeh projekta, 3. Funkcija odluujue pomoi koja se ogleda u kriterijumu za procjenu alternative djelovanja i reavanja 4. Funkcija psiholoke pomoi koja je predpostavka za ubedljivu motivaciju u projektu i u preduzetnitvu Na samom poetku na osnovu kriterijuma uspjenosti preciziraju se samo ciljevi koji imaju funkciju upravljanja, odnosno upravljaki ciljevi jednog projekta. Sam projekat se upravlja prema ovim ciljevima koji slue kao kontrolni faktori uspjeha. Znai to su ovi ciljevi bolje postavljeni i sama realizacija projekta e biti preciznija. Konkretno u sluaju uvo enja novih tehnologija u procesu rada obrade podataka ovi ciljevi bi trebali da daju odredjne smjernice za realizaciju konkretnog projekta i to recimo: 1. Da novonastala arhiva bude to jednostavanija, omogui brz i razumljiv pristup dokumentaciji, 2. Novonastali sistem bi trbalo da se oslanja na predhodne i posjeduje visok stepen kompatibilnosti sa predhodnim, 3. Proces uvo enja treba da bude brz, 4. Da trokovi kotanja projekta ne pre u odre eni iznos. Zavisno od projekta formiraju se i upravljaki ciljevi, oni slue kao smjernice za sprovo enje i realizaciju glavnog cilja, a samim time su i individualno vezani za odre eni projekat. Odgovorom na sledea pitanja koja se vezuju sa sam cilj, resurse i termine moemo lake formulisati upravljake ciljeve: 1. Vazano za sam cilj moramo odgovoriti na pitanja: - ta zapravo elimo da postignemo? - Koje rezultate emo stvoriti i sa kojim smislom? 2. Vezano za resurse: - Kako moemo da do emo do naeg cilja? - Koliko vremena i koliko radnih sati je potrebno za realizaciju? - Kolike kompetencije i sposobnosti su nam potrebne? - Koliki su materijalni trokovi? 4

3. Vezano za termin - Do kada cilj najkasnije mora biti dostignut, odnosno mora biti ostvaren? Ova pitanja odnosno odgovori na njih, pojanjavaju uslove okvira i pokazuju da su predmetni ciljevi uvjek zavisni od ciljeva, trokova i trmina. Na vrhu se nalazi ono to terba da bude postignuto, sa jedne strane su cilj kotanja i visina kotanja, a sa druge strane se nalaze cilj termina i do kada on treba biti ostvaren. Nakon svega, kod formulisanja upravljakih ciljeva, treba voditi rauna da se ne formuliu konkurentski ciljevi, da ciljevi budu realni i naravno da budu dostignuti. Bitno je naglasiti da upravljaki ciljevi vezano za dva istovjetna projekat mogu biti razliiti jer na njihovo formulisanje mogu uticati razni faktori kao i iskustvo ili procjena sprovodioca projekata.

1.4 etri organizacione forme za projekte

Kod organizacije projekta razlikuju se etiri forme organizacije , a koja e forma biti primjenjena zavisi od vrste projekta, kao i od uslova u kojima se projekat stvara. Projektne organizacije su: o ista projektna organizacija o Matrina projektna organizacija o Projekat - koordinacija o Linijski projektni menadzment ista projektna organizacija je klasina forma organizacije projekta gdje jedno lice, odnosno rukovodilac ima sva naredbodavna ovlaenja, visoku samostalnost pri donoenju odluka, ali isto tako i mnogo veu odgovornost u odnosu na druge uesnike projekta. Prednost ovog modela je to odgovorno lice (rukovodilac) ima mogunost nesmetanog planiranja i izvodjenja projekta, dok je glavni nedostatak ove organizacije to rezultati projekta ne moraju biti prihvaeni od strane linijske organizacije. Nedostatak ove organizacije se ogleda i u tekoi rukovodioca kod slobodnog i samostalnog odluivanja. Ova projektna organizacija se primjenjuje kod sloenijih pitanja, sa veim stepenom rizika. Matrina projektna organizacija se kao i projektna organizacija bazira na direktnom uticaju rukovodioca projekta, od kojeg najveim djelom zavisi kvalitet odluka. Rukovodilac projekta, kod ovog vida organizacije, nije samostalan, ve ima kompletnu podrku linijskih rukovodilaca, ali i u ovom sluaju najveu odgovornost ima rukovodilac projekta, posebno za ugovorene termine i trokove projekta. Za razliku od iste projekte organizacije, pored rukovodioca odgovornost imaju i linijski rukovodioci, koji odgovaraju za preuzete obaveze (zadatke). Ovo je zahtjevnija forma organizacije, jer mora postoajati dobra saradnja izme u rukovodioca projekta i linijsksih rukovodilaca , kao i uskladjenost izme u projekata i linijske oganizacije. Ova projektna organizacija se primjenjuje kod manje vanih pitanja, sa srednjim stepenom rizika, kao i u sluaju da radne grupe ne vode cilju. 5

Zajednika karakteristika isto projektne i matrine organizacije je da rukovodilac projekta direktno utice na saradnike i predstavljaju jednu vanu taku u uspjehu projekta. Projekt-kordinacija se razlikuje od prethodne dvije projektne organizacije u tome sto kod ove organizacije svi lanovi tima i rukovodilac projekta ostaju u liniji, rukovodilac projekta nema u ovom slucaju naredbodovno pravo vec ima koordinirajuu funkciju. Rukovodilac preko razlicitih odjeljena koji ga podrzavaju osigurava svoju poziciju u liniji, gdje ostaje kompletna odgovornost i naredbodavna nadlenost. Odlikuje se visokom fleksibilnosu, radnici u odeljenjima se lako prilagodjavaju zahtjevima lanova tima-stunjacima i ovo prestavlja jednu od glavnih prednosti ove organizacije. Glavni nedostatak organizacije je to zbog koordinirajue funkcije koju ima rukovodilac u ovakvoj organizaciji dolazi do visokih trokova organizacije. Pored toga sto postoji fleksibilnost, nedostatak ove organizacije je ogranieno (kratko) vrijeme za saradnju. Ova forma organizacije se preporuuje za male projekte sa kratkim vremenskim periodom i ogranienim rizikom. Linijski projektni menadmentkarakteristian je po tome to se u strunim odjeljenjima sa velikim strunim udjelom u projektu prenosi ukupna odgovornost za cijeli projekat. Posao je povjeren strunim odjeljenjima, a rukovodilac odgovara za ispunjavanje ciljeva, rokove i trokove. Prednosti ove organizacije su : krai putevi odlucivanja, kao i brzina reagovanja u odnosu na saradnike. Kod ove organizacije ne smije da dodje do reenja koja se preskau i zato ovo prestavlja glavnu manu ove organizacione forme. Ova forma je najbolje primjenjiva kod internih projekata sa kratkim vremenskim periodom, ali projekata sa vrsto odredjenim terminom i kod projekata sa malim opsegom, gdje je jasno odre ena tema. Uporedni prikaz formi znaenja za sve etiri organizacione forme: ORGANIZACIONE FORME
Kriterijumi Znaenje Obim Nesigurnost Vremenski peat Trajanje Kompleksnost

isto PO
veoma malo veoma veliko velika velik dugo visoka

Matrina PO
veliko veliko srednja srednji srednje srednja

Linija PO
veliko srednje srednja srednji srednje srednja djelimino

Koordinacija PO
ogranieno ogranieno ograniena ogranien kratko ograniena mimogred

Uloga saradnika puno vrijeme djelimino Tabela 1: Organizacione forme i znaenje

1.5 Razlikovanje projektnih velicina

Veoma je interesantno za projektni menadment razlikovanje projektnih velicina, odnosno podjela projekata na velike, srednje i male. Za pokretanje projekta veoma je vana unutranja podjela koja pomaze za odjedjivanje najbolje, najpovoljnije organizacione forme tj. pokretaca projekta. Postojee tri tipa projekta: Mali projekt i - koji se odnose na odeljelja i odvijaju se putem referata Srednji projekti - to su projekti koji slue za povezivanje odjeljenja Veliki projekti - projekti koji cesto prevazilaze i najvie vrhove vlasti Za pronalaenje projektne velicine najbolje nam moze pomoci sledeca tabela 2
Faktor multiplikacije Tacke Kriterijumi Trajanje mjeseci Troskovi% HHM Sa udjelom interni Sa udjelom eksterni Mali projekti 11-25 <6 <1 do 2 do 2 <12 <2 <4 <4 <18 <3 <6 <6 <24 <4 <8 <8 >24 <4 <8 <8 2 4 2 3 Veliki projekti 40-55 1 2 3 4 5 Suma

Srednji projekti 26-39

Tabela 2: Numerike projektne velicine

1.6 Odredjivanje plana projekta

Da bi se o nekom projektu mogla donjeti odluka mora se napraviti sadrzajno veliki plan. Poznato je da se svaki projekat odvija drugacije, ali i da je svaki usmjeren na razvoj, probu i uvodjenje novih postupaka . Zbog toga se najee koristi jedna ema koja sve to prikazuje i koja izgleda ovako: DEFINICIJA PLANIRANJE REALIZACIJA ZAVRETAK Ovo je globalna ema i unutar nje se opirnije opisuju projektne faze. Veliki projekti kao i projekti koji njima prethode obuhvataju sledece faze: - Saoptavanje aktuelnog stanja sa analizom sadrzaja, potreba i prihvatanja - Utvr ivanje detaljnih ciljeva - Razvijanje postupaka

- Zamjenjivanje ovih postupaka - Kontrola uspjesnosti Ove faze obuhvataju analizu glavne studije i kod nje je besmisleno izvoditi podstudije koje imaju istu strukturu kao i glavna studija koja proizilazi iz nje i proizvodi rezultate i optimizam faznog planiranja u projektu.

1.7 Izrada projektne ponude

Na poetku svakog projekta treba da se izradi formalna projektna ponuda, koja obuhvata odre ene formalizovane zadatke.Projektna ponuda sadri sledece: 1. Ime projekta 2. Predlaga 3. Ciljevi projekta 4. Kratak opis namjere 5. Organizaciona forma, podijeljena mjesta 6. Poetak,planirano trajanje, kraj 7. Faze, me urezultati 8. Planirane personalne primjene 9. Planirana primjena srestava 10. Posmatranje trokova i koristi Formalizovani podaci ponude sluze: Da projekat na osnovu pravosnanih podataka moe biti procjenjen I na osnovu ovih podataka mogu da se uoe razliite projektne ponude Za vrednovanje projekta su vani konkretni brojevi , odnosno mora se voditi rauna da trokovi i rashodi ne budu niski a vrijeme odvijanja projekta prekratko. Ovo navedeno prestavlja najee uzroke problema u projektu. Najeca pitanja u fazi iniciranja projekta 1. ZATO Zasto se radi neki projekat? Koji su strateski ciljevi? 2. TA ta se mora uraditi? Koji su specifini projektni ciljevi? 3. KAKO Kako bi to trebalo da se sve odvija? Koju organizacionu formu treba da ima projekat? Koja srestva i resursi su potrebni za projekat : Personalna Finansiska Materijalna 8

4. KO Ko i na kojim funkcijama radi u projektu? Koja udruenja i linosti su angaovani za izvo enje projekta? 5. KADA Kada se pocinje sa projektom? Kada e se ostvariti prvi me uciljevi? Kada projekat mora biti gotov? 6. KOLIKO Koliko ce projekat kostati? 7. KOLIKO DOBRO Kojeg kvaliteta (standarda) moraju biti ostvareni rezultati?

2. ZAKLJUCAK
Iz svega do sad navedenog, moze se zakljuciti da je osnovni cilj pred svaki poetak projekta da se pazi da konkretni i ostvareni ciljevi budu precizno definisani. Kao i u svakom poslu i u ovom iniciranju projekta treba da se pazimo konkurencije. Od ponu enih organizacionih formi trebamo izabrati najbolju koja e odgovarati naem prokjektu uz izradjeni globalni plan za na projekat. Svakodnevno raditi na projektu da bi se dolo do eljenog cilja.