Professional Documents
Culture Documents
Doracak Per Nivelet Drejtuese Ne Sherbimin Civil
Doracak Per Nivelet Drejtuese Ne Sherbimin Civil
Republika e Kosovës
Republika Kosova-Republic of Kosovo
Qeveria - Vlada – Government
Ministria e Administratës Publike / Ministarstvo Javne Uprave / Ministry of Public Administration
Departamenti i Administrimit të Shërbimit Civil / Departament za Administraciju Civilne Sluzbe
Department of Civil Service Administration
Parathënie
Përmirësimi i ofrimit të shërbimeve është prioritet kryesor i Qeverisë sonë. Për të realizuar këtë
qëllim, ne kemi nevojë për një administratë publike moderne të orientuar drejt qytetarëve, bizneseve
dhe vet-administratës dhe e gatshme që të adresojë sfidat dhe nevojat e tyre. Përmbushja e këtij roli
kërkon një shërbim civil kreativ dhe të përgjegjshëm, të përgatitur për inovacion, bashkëpunim, dhe
që punon në partneritet të ngushtë me të gjitha palët e interesit.
Kjo nuk mund të arrihet pa drejtues dhe udhëheqës të përkushtuar dhe mirë të përgatitur. Shërbimi
civil modern kërkon udhëheqës në të gjitha nivelet që kanë shkathtësi të konsiderueshme me qëllim
të menaxhimit të politikave në mjedise komplekse organizative dhe funksionale.
Ky doracak është një instrument që mund të ndihmojë në zhvillimin e një shërbimi civil cilësor dhe
kompetent. Dokumenti është i dizajnuar për qëllim të lehtësimit të qasjes së menaxhmentit të
shërbimit civil për ngritjen e performancës së nëpunësve civilë në ofrimin e shërbimeve për qytetarë,
biznese dhe vet-administratën.
Sinqerisht,
Mahir Yagcilar
Minister i Administratës Publike
2
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
3
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Magjistarët 40
Dashamirët 40
Luftëtarët 41
Sovranët 42
Si të bëni një intervistë vlerësuese 43
Si të zhvillohen vartësit 45
Si të trajtoni performancën e ulët 47
Si të merreni me një punonjës me ankesë 48
Si të udhëhiqni për herë të parë 50
Si të zgjedhni stilin tuaj të lidershipit 51
NJOHURIA PROFESIONALE DHE TEKNIKE 53
Si të argumentoni një rast të punës 53
Si të mendoni në mënyrë kreative 54
Si të udhëhiqni ndryshimin në departamentin ose institucionin tuaj 55
PUNA EKIPORE 56
Si të nxirrni më të mirën nga një ekip 57
Si të krijoni një vizion për funksionin tuaj ose departamentin 58
Si të zhvilloni dhe shfrytëzoni vlerat ekipore 59
Si të punohet mirë në një ekip 60
KOMUNIKIMI DHE PREZANTIMI 61
Si të bëni një intervistë për përzgjedhje dhe rekrutim 62
Si të adresoni një konflikt në vend të punës 67
KONFLIKTI THOMAS KILMANN – PYETËSORI PËR MENAXHMENT 70
Si të përmirësoni komunikimin ndër-personal 72
Si të mbash një takim të suksesshëm me një person të vështirë 75
Si të negocioni 76
Si të jepni dhe pranoni komente 77
Si të lavdëroni 77
Si të prezantoni idetë 78
EFEKTIVITETI NË PUNË 79
Si të kuptoni vetveten dhe të tjerët 79
Si të ndikoni tek shefi juaj 80
Si të mbani një takim efikas dhe efektiv 81
Si të planifikoni aktivitetet tuaja dhe të menaxhoni kohën 82
4
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
5
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Shkurtesa
ZP Zyra e Personelit
MP Menaxhimi i personelit
MF Ministria e Financave
PP Planifikimi i Personelit
6
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Hyrje
Ky doracak është një një përmbledhje e praktikave më të mira të menaxhmentit dhe lidershipit të shërbimit
civil të marrur nga e gjithë Evropa dhe më gjerë dhe mbështetet në disa modele dhe koncepte shumë të
njohura, të adaptuara në praktika, mjete dhe teknika të menaxhimit praktik të cilat janë të zbatueshme në
shërbimin civil i cili bazohet në dëshmi e jo në teori.
Doracaku synon të sigurojë qasje të lehtë të ekspertizës dhe përvojës të cilës mund t’i referohen menaxherët
e ngarkuar me punë kur ballafaqohen me situata të caktuara.
Përmes konsultimeve me Ministrinë e Administratës Publike dhe ekspertët ligjor, operacional si dhe
menaxherët e personelit të shërbimit civil, doracaku është përshtatur shërbimit civil të Kosovës, kornizës
ligjore dhe kulturës organizative të saj që është duke u bërë çdo herë më e hapur dhe dinamike. Po ashtu,
synon të plotësojë punën e Institutit për Administratë Publike dhe zbatimin e Strategjisë për Trajnim në
Shërbimin Civil
Derisa qeveria punon për të ngritur nivelin e ofrimit të shërbimeve publike dhe rritjen e pritjeve të qytetarëve,
roli i menaxherëve në shërbimin civil për të menaxhuar resurset dhe udhëheqjen e ekipeve të tyre bëhet çdo
herë më vendimtar dhe më sfidues.
Qëllimi i doracakut
Për të qenë efektiv, menaxherët duhet të dinë çfarë duhet të bëjnë. Si përmbledhje, ata duhet të:
Dinë çka pritet nga strategia e institucionit dhe zyrtarëve të lartë do të ishte ideale, të ofrohet kontribut për
ato pritje dhe strategji
Gjatë kryerjes së aktiviteteve të përditshme, menaxherët e shërbimit civil duhet të veprojnë në përputhje
me një gamë të ligjeve dhe rregulloreve. Ligjet dhe rregullore parashohin udhëzojnë se çfarë më tutje një
menaxherët duhet të bëjë.
Është shumë me rëndësi që menaxherët të dinë si t’i arrijnë rezultatet më të mira. Ky doracak ofron këshilla – në
bazë të praktikave dhe standardeve më të mira të BE-së – rreth mënyrave të realizimit të kërkesave të tilla.
Është zhvilluar për të ofruar një referencë të lehtë të udhëzuesit ‘Si të’ për menaxherët në pozita të ngarkuara
të shërbimit civil.
Mund të lexohet në njërën prej dy mënyrave. Menaxherët e ri që marrin rolin e tyre të parë mbikëqyrës
mund të lexojnë tërë publikimin për të fituar një pasqyrë të rolit të një menaxheri dhe një numri të qasjeve të cilat
mund të shfrytëzojnë. Ose, si alternativë, lexuesit mund t’i referohen doracakut sa herë që përballen me situata të
veçanta ose ballafaqohen me çështje specifike dhe kërkojnë mënyrat për të mira për t’i adresuar ato.
Ekziston një gamë e gjerë e shkathtësive që një menaxher i mirë në shërbim civil duhet të jetë në gjendje të
8
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
shfrytëzojë. Rregullorja për vlerësimin e performancës në shërbimin civil identifikon tetë aftësi bazë të cilat
duhet të aplikohen nga të gjithë menaxherët, siç është ilustruar në diagramin e mëposhtëm. (Ato me të kaltër
vlejnë për të gjithë nëpunësit civil, por menaxherët duhet të jenë shembull në këto fusha). Ky doracak ofron
këshilla dhe udhëzime për përmirësimin e shkathtësive tuaja në të gjitha këto fusha.
Diagrami i mësipërm inkorporon aktivitetet e menaxhmentit dhe lidershipit. Ne besojmë se ekziston një
dallim fundamental ndërmjet menaxhmentit dhe lidershipit dhe se të dyja janë esenciale për suksesin e
secilës organizatë.
Menaxhmenti parimisht ka të bëjë me gjëra ose resurse jonjerëzore, ndërsa lideshipi ka të bëjë me njerëz.
Menaxhmenti përfshin zhvillimin e proceseve logjike, planeve të projektit, indikatorët e performancës dhe
sistemet e monitorimit. Lidershipi ka të bëjë me vëzhgimin e modeleve të aktivitetit, të imagjinuarit se si
gjërat mund të ishin ndryshe dhe duke dalë me ide në ekip. Menaxheri zhvillon buxhetin; lideri inspiron stafin
e tij/saj për të zbatuar buxhetin. Me qëllim të bindjes dhe ndikimit të të tjerëve, ne duhet të projektojmë
të ardhmen që aktualisht nuk ekziston, për të gjetur zgjidhje kreative ndaj problemeve dhe për të qenë në
gjendje të ndjesh kur të tjerët janë me disponim të ulët apo kanë vështirësi. Së fundi, menaxhmenti i mirë
duhet për të ndërmarrë veprime efektive.
Ky doracak synon të inkurajojë të gjithë liderët të zhvillojnë shkathtësitë e tyre të menaxhimit dhe menaxherët
të zhvillojnë aftësitë e lidershipit, ashtu që të gjithë të shkëlqejnë në punë.
9
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Vizionarët Yjet
i lartë
Efektiviteti I lidershipit
i ulët I lartë
Efikasiteti i Menaxhmentit
Detyra Dallimi ndërmjet një grupi dhe turme të zakonshme është se grupi ka një objektiv të përbashkët.
Nëse një grup i punës nuk arrin rezultatet e dëshiruara ose një rezultat domethënës atëherë
do të ketë frustrim. Organizatat kanë një detyre: të bëjnë profit, të ofrojnë shërbime apo
vetëm të mbijetojnë. Për këdo që drejton të tjerët, arritja e rezultateve është një kriter i
madh i suksesit qoftë në prodhim, shitje ose fusha tjera.
10
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Nevojat e ekipit Për të përmbushur objektivat, grupi duhet të punojë së bashku. Njerëzit duhet
të punojnë në mënyrë të koordinuar, në të njëjtin drejtim, puna ekipore duhet të
sigurojë që rezultati të jetë më i madh sesa shuma e përpjekjeve individuale. Konflikti
brenda grupit duhet të shfrytëzohet në mënyrë efektive; argumentet mund të çojnë
në ide, tensione ose mungjesë bashkëpunimi.
Nevojat individuale Individët kanë nevoja brenda grupeve të punës. Ata dëshirojnë të dinë përgjegjësitë
e tyre, çfarë mund të kontribuojnë ata, dhe sa mirë janë duke performuar. Lideri
duhet t’iu jep mundësinë për të marrë përgjegjësi, të dëshmojnë potencialin e tyre
dhe t’iu shpreh mirënjohje për punën e mirë.
11
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
SEKSIONI I PARË përmban 43 kapituj të shkurtër të organizuar në bazë të titujve të aftësisë nga
diagrami i mësipërm – duke filluar me Planifikim dhe Organizim. Të gjithë këta kapituj
vlejnë për të gjithë menaxherët e shërbimit civil pavarësisht nivelit.
SEKSIONI I DYTË përmban 5 kapituj të cilët janë relevant vetëm për menaxherët e lartë (si shtesë e të
gjitha atyre në Seksionin e Parë)
SEKSIONI I TRETË përmban 4 kapituj të cilët janë të veçantë vetëm për Menaxherët e Personelit.
Shërbimi civil kryen punën praktike dhe administrative të qeverisë. Shumë procese përmes të cilave shërbimi
civil kryen punët janë të përcaktuara dhe përshkruara me ligje dhe rregullore. Këshilla, udhëzime dhe qasjet
e përfshira në këtë doracak mund të ndihmojnë në zbatimin e shumë kërkesave të parapara, si për shembull:
12
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
SEKSIONI 1
14
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Një organizatë përmbush objektivat e veta përmes fuqisë punëtore të saj. Rregullorja për përshkrimet e punës
Përdorimi i një sistemi vlerësues është një prej mjeteve të organizatës Rregullorja për orarin e punës
për të siguruar përmbushjen e qëllimeve. Kjo bëhet duke shndërruar Rregullorja për pushimin e nëpunësve civil
strategjitë, planet dhe standardet e institucionit në plane dhe udhëzime
të drejtorisë e pastaj në plane individuale të punës.
Vlerësimi i Punës është pjesë e një cikli vjetor të aktiviteteve që ka të bëjë me menaxhimin efikas të resurseve.
Fushat kryesore të resurseve janë: njerëzit, financat, materialet dhe informatat; sistemi i vlerësimit të
performancës është mekanizëm i përdorur për të shqyrtuar performancën individuale drejt përmbushjes së
objektivave të organizatës.
Shumica e institucioneve përdorin planet e tërë organizatës të cilat mund të jenë bazë për planet e
departamenteve, që pastaj shndërrohen në objektiva për drejtorët dhe zbërthehen tutje nëpër organizatë.
Kjo ofron një metodë të mirë për të siguruar që të gjitha prioritetet e organizatës të zbërthehen në plane
individuale të punës dhe pastaj të matet progresi.
Të gjitha institucionet duhet të kenë plane të departamenteve të cilat paraqesin në detaje prioritetet organizative
dhe praktikat e vendosura të lidhjes së këtij plani me objektivat e planit vjetor individual të punës, bashkë me detyrat
në përshkrim të punës. Në praktikë, sa më i mirë të jetë plani i drejtorisë, është më lehtë të zhvillohen objektivat e
mira për stafin.
Pra hapi i parë në planifikim të aktiviteteve të ekipit tuaj është të jesh i qartë rreth qëllimeve të departamentit
ose njësisë dhe pastaj të vendosësh se si të shfrytëzosh më së miri stafin për t’i përmbushur ato. Procesi i
vlerësimit iu ofron një mekanizëm për të komunikuar këto plane në mënyrë individuale te anëtarët e ekipit.
15
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Cikli i aktivitetit dhe afatet e përgjithshme për nxjerrje dhe përfundim të shqyrtimit të vlerësimit janë si vijon:
Caktimi i detyrave/objektivave në fillim të ciklit – kjo është identifikimi dhe arritja e pëlqimit për
objektivat dhe detyrat kryesore që duhet kryer gjatë vitit. Ky takim do të duhej të mbahej në dhjetor
të çdo viti.
Komentimi i vazhdueshëm – përgjatë vitit, menaxheri duhet të komentojë në mënyrë joformale
performancën vazhdimisht dhe të ofrojë udhëzime për përmirësim sipas nevojës.
Rishikimi gjashtëmujor –rekomandohet që secili menaxher të mbajë, së paku, një shqyrtimi
gjashtëmujor joformal – në muajin qershor – për të ofruar komente rreth aspekteve pozitive dhe
negative të punës dhe për të identifikuar kërkesat për zhvillim.
Komentimi i vazhdueshëm – përgjatë vitit, menaxheri duhet të komentojë në mënyrë joformale
performancën vazhdimisht dhe të ofrojë udhëzime për përmirësim sipas nevojës.
Shqyrtimi në fund të vitit – rezultatet e vlerësimit të punës (shqyrtimi formal) duhet të përfundojnë
deri në fund të muajit dhjetor. Ky takim mund të ofrojë mundësinë për të filluar diskutimet për vitin e
ardhshëm dhe miratim të objektivave dhe aftësive të pritura për vitin e ardhshëm.
16
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Objektivat/detyrat e punës
Rregullorja e re (neni 5) parasheh: “Objektivat janë prioritetet e punës së nëpunësit civil dhe përfshijnë aktivitetet
që duhen realizuar deri në fund të periudhës së vlerësuar.” Ky nen vazhdon tutje të deklarojë se “Vlerësimi i arritjes
së objektivave nga nëpunësi civil bëhet në bazë të: planit individual vjetor të punës (i hartuar në pajtim me
prioritetet e përcaktuara nga institucioni, përkatësisht nga njësia organizative ku bën pjesë nëpunësi civil) dhe
përshkrimit të detyrave të punës së tij.”
Kjo ofron një orientim të qartë se objektivat duhet të bazohen në prioritetet e organizatës dhe në përshkrim
të punës. Me qëllim të marrjes parasysh të prioriteteve organizative rekomandohet që zyrtari më i lartë në
institucion të jetë i parë që të vlerësojë stafin e vet, pastaj ata vlerësojnë vartësit e tyre dhe kështu me radhë.
Në këtë mënyrë prioritetet e institucionit zbërthehen tutje përgjatë organizatës. Kjo i mundëson vlerësuesit
të delegojë elementet adekuate të objektivave të tyre tek pjesëtarët e ekipit.
Secili objektiv duhet të ketë një notim numerik në fund të vitit, dhe për t’u realizuar kjo me saktësi, objektivi
duhet të jetë i matshëm. Prandaj, duhet t’i kushtohet shumë kujdes e vëmendje procesit të caktimit
të objektivave. Nëse për çfarëdo arsye vonohet caktimi i objektivave atëherë duhet të merret parasysh
kohëzgjatja e zvogëluar e përmbushjes së objektivave dhe të shënohet në formularin e vlerësimit.
17
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Objektivi Aktivitetet
Përgatit, deri në fund të vitit, një 1 Bëje një analizë, sipas departamenteve, për vitin e kaluar
dokument të institucionit rreth deri by me datën ****.
nivelet të mungesave të stafit 2 Bëje një hulumtim të këtij niveli në institucionet dhe
bashkë me rekomandime se si organizatat tjera deri me datën****.
për zvogëlohen mungesat. 3 Diskuto të gjeturat/sfidat me të gjithë menaxherët deri me
datën ****
4 Përgatit dokumentin për prezantim para Bordit të
Drejtorëve duke përfshirë analizën dhe rekomandimet deri me datën ****.
18
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Thjeshtë, PCDA është mënyrë për të kaluar nga veprimi reaktiv në një model të zgjidhjes së problemeve në
mënyrë proaktive.
19
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Për të bërë PCDA duhet të ndiqni një cikël prej katër hapave në diagramin e mësipërm. Së pari filloni me
Planifikim.
Mos harroni të dokumentoni planin tuaj për të ndihmuar në analizimin e efektit më pas.
Pas kësaj bëj një vështrim të përgjithshëm të projektit. Zakonisht janë disa fusha kryesore të cilat mund të
bëhen më mirë. Zhvillo ide dhe identifiko fushat për përmirësim.
20
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Për secilin problem që keni gjetur, identifiko shkaqet rrënjësore duke përdorur një analizë me pesë(5) “pse”.
Në esencë, ju duhet të shikoni problemin si një ekuacion, pastaj pyet pse ka ndodhur kjo? Pesë herë. Për të
ofruar një shpjegim bazë, le të themi se vetëm sa keni përfunduar së organizuari një darkë për zyrtarë të
lartë dhe keni pasur një problem sepse shërbimi i ushqimit ka sjellë ushqimin një orë më vonë. Për të gjetur
shkaqet bëj si vijon:
Pas eliminimit të shkaqeve rrënjësore është me rëndësi të standardizohen metoda të reja, të jenë të njohura
për të gjithë dhe që të mos përsëriten më.
21
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Plani i secilit institucion ndërlidhet me strukturën e organizatës përkatëse. Plani përcakton numrin e posteve
të ndryshme të punës, të cilat mund të plotësohen gjatë vitit varësisht nga kufizimet buxhetore mbi pagat.
Po ashtu, plani është i ndërlidhur me planin dhe prioritetet e përgjithshme strategjike të institucionit dhe
të administratës në tërësi. Posaçërisht, planet e personelit përgatiten në vitin aktual për vitin në vijim, pra
duke bërë parashikimin e nevojave për punësim, sistematizimin si dhe për trajnimin dhe zhvillimin. E gjithë
kjo mundëson përllogaritjen e buxhetit në bazë të niveleve të njohura të pagave për nëpunësit civil dhe për
kohëzgjatjen e pritur të shërbimit si dhe për rritjet përkatëse të ndërlidhura me realizim në punë.
Si përgatitet plani
Siç është përcaktuar në Rregullore, është përgjegjësi e njësisë së personelit të secilit institucion për të hartuar
Planin Individual të Personelit duke përdorur informatat në posedim brenda organizatës dhe në konsultim me
menaxherët e njësisë dhe divizionit.
Seksionet kryesore të raportit përfshijnë:
Përmbledhjen ekzekutive
Parashikimin e kërkesës përfshirë largimet potenciale në të ardhmen dhe të punësuarit e ri.
Analizën e mungesës së shkathtësive dhe aftësive përfshirë nevojat për trajnim për stafin aktual dhe
planifikimin e trajnimeve fillestare për stafin që duhet punësuar gjatë vitit.
22
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
23
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Ministria e Financave
Të shqyrtojë dhe miratojë shumat e mjeteve të kërkuara për pagesë të pagave të nëpunësve civil në
postet e autorizuara.
Çfarë duhet të bëjnë menaxherët e linjës për të nxjerrë më të mirën nga procesi? Mund të shihet nga lista e
përgjegjësive më sipër se puna kryesore e administratës për procesin e planifikimit të personelit qëndron me
njësitë e personelit nëpër institucione. Megjithatë, menaxherët e linjës kanë obligim shumë të rëndësishëm
për të marrë procesin në mënyrë serioze dhe të bashkëpunojnë plotësisht me njësinë e personelit.
Kur të kërkohet nga njësia e personelit, menaxherët e linjës duhet të ofrojnë këto informata për departamentin
e tyre:
Numrin e vendeve të punës të lira aktuale (përballë vendeve të buxhetuara dhe autorizuara)
Numrin e vendeve të punës që do të lirohen vitin e ardhshëm për shkak të pensionimit
Numrin mesatar të atyre që largohen në bazë të numrit të larguar tri vitet e fundit
Ndonjë ndryshim në kompetencat e deleguara në departament
Mungesë në shkathtësi/njohuri të stafit të departamentit
Pikëpamjet rreth prioritetit dhe urgjencës me të cilën duhet të plotësohet vendi i lirë i punës.
Pikëpamjet rreth mënyrës së preferuar për plotësim të vendit të punës, p.sh. punësim, transferim,
promovim ose trajnim/zhvillim.
Ndonjë rrethanë e veçantë që ndikon në performancë efektive dhe resurse të departamentit.
Me angazhim të plotë në këtë proces menaxherët e linjës kanë gjasa të jenë më të kënaqur me rekrutim pasi që
njësia e personelit do të jetë plotësisht, dhe në kohë, e informuar për dëshirat dhe pritjet e departamenteve.
Ky kapitull përshkruan një qasje të thjeshtë dhe praktike për planifikim të projektit.
identifikohen palët me interes në projektin tuaj. Nuk është çdo herë e lehtë të identifikohen palët me interes
në një projekt në veçanti ata që preken tërthorazi. Shembuj të palëve me interes janë:
Sponsoruesi i projektit
Klienti ose përfituesi që pranon aktivitetet
Përdoruesit e rezultateve të projektit
Menaxheri i projektit dhe ekipi i projektit
Pasi të kuptoni kush janë palët me interes hapi i ardhshëm është identifikimi i nevojave të tyre. Mënyra më
e mirë për të bërë këtë është duke bërë intervista. Gjatë intervistës tentoni të nxirrni nevojat e vërteta që
krijojnë përfitime reale. Shpesh palët me interes do të flasin për nevoja të cilat nuk janë relevante dhe nuk
ofrojnë përfitime. Këto mund të shënohen dhe klasifikohen si prioritet i ulët.
Hapi tjetër, pas bërjes së intervistave dhe të krijimit të një liste gjithëpërfshirëse të nevojave, është të caktosh
prioritetet. Nga lista e prioriteteve, krijo një set të qëllimeve, të cilat mund të maten lehtë. Një teknikë për të
bërë këtë është shqyrtimi i tyre përballë parimit SMART. Në këtë mënyrë do të jetë e lehtë të dihet kur është
përmbushur një qëllim.
Pas caktimit të një seti të qartë të qëllimeve, ato duhet të shënohen në plan të projektit. Mund të jetë e
dobishme të përfshihen nevojat dhe pritjet e palëve me interes.
Pasi të keni përcaktuar sasinë e angazhimit për secilën detyrë, ju mund të dini angazhimin e nevojshëm për secilin
aktivitet, dhe një datë të saktë të zbatimit. Azhurno seksionin e aktiviteteve me data më të sakta të zbatimit.
25
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Në këtë pikë të planifikimit, mund të zgjidhni pakon e softuerit siç është MS Project për të krijuar orarin e
projektit. Si alternativë përdorni një nga shumë shabllonë falas në dispozicion. Fusni të gjitha aktivitetet,
detyrat, kohëzgjatjen dhe resurset të cilat do të përmbushin secilën detyrë.
Një problem i zakonshëm që haset në këtë pikë është kur një projekt ka një datë të imponuar të zbatimit
nga sponsori që nuk është reale sipas përllogaritjeve tuaja. Nëse vëreni se ky është rasti atëherë duhet të
kontaktoni sponsorin menjëherë. Opsioni të cilat i keni në këtë situatë janë:
Rinegocioni afatin (shtyrje të projektit)
Shto resurset (kosto të rritur)
Zvogëlo spektrin e projektit (më pak aktivitete)
Mund të përdorni orarin e projektit të arsyetoni ndjekjen e njërit prej këtyre opsion.
Plani i Personelit
Identifiko, me emër, individët dhe organizatat që kanë rol udhëheqës në projekt. Për secilin përshkruaj rolet
dhe përgjegjësitë e tyre në projekt. Pastaj, përshkruaj numrin dhe llojin e njerëzve të nevojshëm për zbatim të
projektit. Për secilin resurs shëno datat e fillimit, kohëzgjatjen e përllogaritur dhe metodën që do të përdorni
për realizim. Krijo një fletë të vetme me këto informata.
Plani i Komunikimit
Zhvillo një dokument që tregon kënd duhet informuar për projektin dhe si do të marrin ata këtë informatë.
Mekanizmi më i zakonshëm është raporti i progresit javor ose mujor, që përshkruan se si po ecën projekti,
hapat e realizuar dhe puna e planifikuar për periudhën e ardhshme.
26
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Rreziqet mund të përcillen duke përdorur një format të thjeshtë të rrezikut. Shto secilin rrezik të identifikuar
në formatin tënd të rrezikut; shëno çfarë do të bësh nëse ndodh dhe çfarë do të bësh ta parandalosh. Rishiko formatin
tënd të rreziqeve rregullisht duke shtuar rreziqe të reja pasi të ndodhin gjatë kohëzgjatjes së projekti. Mbaj mend,
rreziqet nuk largohen nëse i injoroni ato.
VENDIMMARRJA
27
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Para marrjes së një vendimi të vështirë konsidero këto pesë hapa, të njohur si “Pesë C-të’.
1. Konsidero objektivat
Çfarë synon të arrijë vendimi?
Deri kur duhet të merret vendimi?
Cilat janë pengesat e përfshira?
Çfarë do të jetë efekti nëse nuk merret vendimi?
Çfarë informata ju nevojiten?
Kush duhet të merr vendimin?
2. Konsulto të prekurit
A janë identifikuar të gjithë personat që duhet konsultuar?
A jeni takuar me komisionet konsultative dhe përfaqësuesit e sindikatave?
A është caktuar një datë për përmbyllje të procesit?
A keni tentuar të përdorni teknika kreative siç është zhvillimi i ideve?
A jeni të përgatitur të dëgjoni sugjerimet pa kërcyer në konkluzione?
• Kuptoni se konsultimi nuk është negocim.
5. Verifiko zbatimin
A janë të domosdoshme veprime korrigjuese?
A i kanë kuptuar të gjithë implikimet e vendimit?
A janë duke u përmbushur standardet apo mund të përmirësohet tutje cilësia?
A mund të delegohet autoriteti për vendimet pasuese?
Si të analizoni problemet
Një pjesë fundamentale e rolit të secilit menaxher është gjetja Rregullorja për aftësi të kufizuara ose shëndetësi
e mënyrës për të zgjidhur probleme. Pra, të qenit zgjidhës i Rregullorja mbi tepricat
problemeve me vetëbesim është shumë me rëndësi për suksesin
tuaj. Shumica e atij vetëbesimi vjen nga ekzistenca e një procesi të mirë kur t’i qaseni një problemi. Me
vetëbesim mund të zgjidhni problemet në mënyrë të shpejtë dhe efektive. Pa vetëbesim, zgjidhjet tuaja mund
të jenë joefektive ose mund të ngecni dhe të mos bëni asgjë, nganjëherë me pasoja të dhimbshme.
Identifikimi i problemit:
Kjo fazë përfshin: zbulimin dhe konstatimin se ekziston një problem; identifikimin e natyrës së problemit;
definimin e problemit. Kjo mund të duket e lehtë por shpesh kërkon shumë mendime dhe analiza. Identifikimi
i problemit mund të jetë një detyrë e vështirë në vetvete; a ka ndonjë problem të vogël? Cila është natyra e
problemit, a ka në të vërtetë probleme të shumta?
Definimi i problemit:
Kjo fazë përfshin: një periudhë të vëzhgimit, inspektimin e kujdesshëm, gjetjen e fakteve dhe zhvillimin e një
pamje të qartë të problemit. Çelësi për definimin e mirë të problemit është të sigurohet se ju do të merreni me
problemin real e jo me simptomat. Është e domosdoshme të bëhet ndarja e faktit nga opinioni. Për shembull,
nëse performanca në departamentin tuaj është nën standard, ju mund të mendoni se problemi qëndron tek
individi që zbaton punën. Megjithatë, nëse shikoni më thellë, çështja reale mund të jetë mungesa e trajnimit
29
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Definimi i problemit ka të bëjë me marrjen e më shumë informatave rreth problemit dhe rritjen e të kuptuarit.
Kjo fazë ka të bëjë me gjetjen e fakteve dhe analizimin e tyre, ndërtimin e një pamje më gjithëpërfshirëse të
qëllimit(eve) dhe pengesës(ave). Metodat si: 5 Pse-të, Diagramet Halore, dhe Analiza e Shkaqeve Rrënjësore
mund të ndihmojnë.
Marrja e vendimit:
Kjo fazë përfshin analizën e kujdesshme të veprimeve të mundshme të ndryshme dhe pastaj përzgjedhjen e
zgjidhjes më të mirë për zbatim. Kjo me gjasë është pjesë më e komplikuar e procesit të zgjidhjes së problemit.
Si vijim nga hapi i mëparshëm, tani është koha të shikohet secila zgjidhje potenciale dhe të vlerësohet me
kujdes. Disa zgjidhje mund të jenë të parealizueshme për shkak të faktorëve tjerë si kufizimet në kohë ose buxhet.
Është me rëndësi në këtë fazë të merret parasysh se çka mund të ndodh nëse nuk bëhet asgjë për të zgjidhur
problemin – nganjëherë tentimi për të zgjidhur një problem çon në më shumë probleme dhe kërkon më
shumë mendim kreativ dhe ide inovative.
Teknikat e vendimmarrjes si radhitja e Pro & Contra, Krahasimet e çiftëzuara dhe Analiza e Pareto-së mund
të ndihmojnë.
Zbatimi:
Kjo fazë përfshin pranimin dhe zbatimin e veprimeve të përzgjedhura. Zbatimi nënkupton të vepruarit mbi
zgjidhjen e përzgjedhur. Gjatë zbatimit, mund të shfaqen më shumë probleme posaçërisht nëse identifikimi
30
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Duhet të ndërtohen kanale të ofrimit të komenteve gjatë zbatimit të zgjidhjes për të krijuar monitorim dhe
testim të vazhdueshëm të eventeve aktuale përballë pritjeve.
1. Të qenit kreativ
1. Krijon vizion për veprim të tij/saj
2. Komunikon në mënyrë entuziaste
3. Sheh dhe komunikon mundësitë pozitive të ndryshimit
4. Shikon jashtë operimit të ideve dhe gjen mënyra të reja të të menduarit
5. Kërkon vazhdimisht të përmirësojë mënyrën se si bëhen gjërat
6. Inkurajon të tjerët që të zhvillojnë ide të reja
7. Përdor zhvillim të ideve (brainstorming) dhe teknika tjera kreative
8. Sfidon të menduarit e fiksuar të të tjerëve
9. Trajton gabimet si mundësi për të mësuar
10. I gëzohet sukseseve
2. Komunikimi me njerëz
1. Ndërto dhe ruaj në mënyrë aktive marrëdhëniet me të tjerët
2. Komuniko hapur
3. Me të vërtetë dëgjon të tjerët
4. Zbaton praktikat të bazuara në besim
5. Jep lëvdata kur duhet
6. Vepron për të zvogëluar stresin në organizatë
7. Inkurajon të tjerët të mësojnë
8. Udhëzon dhe zhvillon të tjerët vazhdimisht
9. Është udhëzues dhe mentor efektiv
10. Është i sinqertë dhe i drejtë
3. Fokusimi në rezultate
1. Inspiron vetëbesim në mundësitë për të ardhmen
2. Vepron me vetëbesim në publik
32
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Përshtati shkathtësitë tuaja me kërkesat e punës për lidership dhe përballë listës suaj
Merr ca komente rreth performancës tuaj të lidershipit
Konstato ku duhet të përmirësoheni dhe planifikoni të bëni diç për atë.
Vazhdimisht vlerësoni çdo gjë që bëni përballë kërkesave për lidership.
Të tjerët ju gjykojnë çdo ditë – pse të mos gjykoni vetveten?
33
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
34
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Rregullat thelbësore:
Secili institucion duhet të definojë strukturën e vet organizative dhe pozitat për të realizuar nevojat dhe
shërbimet, por model organogramet nga Ministria e Administratës Publike ofrojnë një shembull për të
ndihmuar menaxherët e linjës dhe të personelit në përcaktimin e strukturave organizative përkatëse në
mënyrë konsistente.
Duke marrë parasysh përgjegjësinë e tyre për të siguruar që njësitë e tyre organizative, të ofrojnë rezultate me
cilësi te lartë, menaxherët e linjës duhet të sigurojnë se ka pozita të mjaftueshme për të realizuar rezultatet
e kërkuara, por jo më shumë pozita sesa që është e domosdoshme. Numri i pozitave të kërkuara do të varet
nga madhësia e institucioneve dhe vëllimi i shërbimeve të ofruara, p.sh.
për një njësi ligjore, numri i ligjeve që duhet hartuar,
për një njësi të prokurimit, sasia e produkteve ose shërbimeve të blera,
për një njësi të personelit, numri i shërbyesve civil në institucion.
Përgjegjësitë
Përgjegjësia përfundimtare në çdo institucion për të gjitha temat e përfshira në këtë doracak është Sekretari
i Përgjithshëm ose menaxheri më i lartë administrativ i institucionit. Menaxherët e linjës janë përgjegjës për
hartimin e strukturës dhe të vendeve të punës në njësinë e tyre organizative, duke iu nënshtruar aprovimit të
Sekretarit të Përgjithshëm ose menaxherët tjetër të lartë administrativ.
Është përgjegjësi e menaxherëve të personelit dhe njësisë që të ndihmojnë menaxherët e linjës në detyrën e tyre,
duke u bazuar në praktikat më të mira në fushën e menaxhimit të burimeve njerëzore, dhe për të siguruar se
kërkesat e Rregulloreve përkatëse janë zbatuar drejtë.
36
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Është me rëndësi që titujt e vendeve të punës të jenë konsistente përgjatë institucioneve të shërbimit civil.
Qëllimi i titullit të vendit të punës është të përmbledhë rolin e postit për kuptim të qartë nga menaxheri,
nëpunësi civil, nëpunësit tjerë civil dhe publiku. Elementet kryesore që duhet të përfshirë në një titull të
postit janë:
Niveli i postit
Funksioni/disiplina kryesore e postit
Emri i njësisë organizative, aty ku është e dobishme.
Për shembull:
Drejtori, Departamenti i Prokurimit
Udhëheqësi i Divizionit për Hartim Ligjor
Zyrtar i Lartë i Personelit
Asistent i Kontabilitetit
Inspektor Tatimor
Katalogu i punës ofron një tabelë me titujt e vendeve të punës në nivele të ndryshme në grupimet standarde të
pozitave (si edhe gradat përkatëse). Këta tituj janë tituj standard që duhet përdorur nga të gjitha institucionet
për vendet e punës në tabelë. Nëse një institucion dëshiron të përdorë një titull të ndryshëm të postit ndaj atyre në
tabelë, atëherë për këtë duhet të kërkojë miratim nga Ministria e Administratës Publike (MAP).
Përveç grupimeve standarde të vendeve të punës, në Katalogun e Vendeve të Punës, një institucion mund të
ketë një ose më shumë grupime të pozitave që janë specifike për punën e atij institucioni, p.sh. planifikimi
i arsimit, specialist i bujqësisë, ekonomist. Qëllimi i tabelës së titujve të pozitave në Katalogun e Vendeve të
Punës është të përfshijë titujt e pozitave në të gjitha funksionet e tilla specialiste. Katalogu i Vendeve të Punës
do të azhurnohet me shtimin e titujve të ri të pozitave. Në të gjitha rastet, institucionet duhet të kërkojnë
miratimin nga MAP për çdo titull të propozuar të vendit të punës që nuk është përfshirë në tabelë.
37
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Kërkesë esenciale për caktimin e gradës së drejtë për një post është posedimi i përshkrimit të punës të qartë
dhe konciz.
Përshkrimet e vendeve te punës për vendet e punës në nivele të ndryshme në grupimet standarde të punës,
janë dhënë në Katalogut e Vendeve të Punës si modele të cilat pasqyrojnë detyrat e përbashkëta në punë.
Institucionet mund të përshtatin përshkrimet e punës për të përfshirë çdo veçori shtesë ose detyrat që janë
specifike për institucionin.
Për çdo vend pune që nuk është përfshirë në Katalogun e Vendeve të Punës, menaxherët duhet të përgatisin
një përshkrim individual të punës në bazë të Rregullores për Përshkrimet e Punës.
Rregullat për përmbajtjen e përshkrimeve të punës janë dhënë në Rregullore. Elementet kryesore të
përshkrimeve të punës janë:
Qëllimi i postit
Detyrat kryesore
Aftësitë/shkathtësitë e kërkuara (përfshirë kualifikimet dhe përvoja të mandatuara me rregullore për
gradën përkatëse).
38
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
39
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
11. Qëllimi i vendit të punës: (përshkrim i shkurtë i asaj se me çfarë ka të bëjë ky vend i punës dhe çka synon
të arrijë)
Një shpjegim i shkurtë i qëllimit të përgjithshëm të postit (dy apo tri fjali); trego pse ekziston posti dhe
produktet kryesore (kontributi që jep vendi i punës për punën e departamentit/organi shtetëror)
12. Detyrat kryesore: (përshkrim i shkurtë i detyrave kryesore sipas radhës së rëndësisë)
Një listë të detyrave kryesore (maksimum 8) që japin përmbajtën e postit. Nuk është e domosdoshme të
bëhet përshkrimi i çdo detyre që duhet kryer, por në përgjithësi duhet të përfshijë shumicën e aktiviteteve të
mbajtësit të postit.
Secila detyrë duhet të përshkruhet ndaras duke filluar me një folje aktive që shpreh aktivitetin: (p.sh. të
përgatis, të mbikëqyrë, të llogarisë....). Duhet të tregohet edhe qëllimi ose objektivat e secilës detyrë dhe
shpeshtësia e detyrave kudo që është e mundur.
Secila deklaratë që përshkruan një detyrë duhet të përmbajë së paku tri pjesë: foljen, objektin dhe qëllimin.
Një shembull i plotë i kësaj është...
‘të përpilohen raportet financiare çdo tre muaj duke përdorur Excelin për të siguruar që udhëheqësi i seksion-
it të jetë i informuar për çështjet e buxhetit dhe të shpenzimeve”.
40
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Planifikim të zëvendësimit
Vlerësimi i punonjësve aktual përballë një seti të aftësive është mënyrë e dobishme e diagnostifikimit
të rrezikut nga mungesa e aftësive në organizatë në të ardhmen, për shembull me pensionim të
stafit dhe largimin nga organizata. Pastaj mund të kërkohen zgjidhje përmes trajnimit të stafit ose
punësimit.
41
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
42
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
2.5 Mbledhë dhe analizon të dhëna për të kuptuar problemin ose nevojat nën 1.1
2.6 Konsultohet me kolegë dhe specialistë, sipas nevojës, për të kërkuar opinione ose qartësime para
marrjes së një vendimi
2.7 Menaxhon vendimet jopopullore
2.8 Nuk vonon vendimmarrjen – dhe komunikon vendimet shpejtë si dhe i përcjell stafit arsyet për mar-
rjen e vendimit ashtu që stafi të kuptojë kontekstin.
3.0 MOTIVIMI (ZHVILLIMI) DHE TRAJNIMI I PAANSHËM I STAFIT:
Aftësia për të krijuar një mjedis motivues të punës për të vartësit; për të adaptuar mënyrën e menaxhimit
varësisht nga situata me qëllim të parandalimit dhe zgjidhjes së konflikteve, për të vlerësuar aktivitetet e të
vartësve si dhe për të bërë shpërndarje të drejtë të detyrave te të vartësit.
3.1 Jep udhëzime stafit
3.2 Vlerëson potencialin e stafit për promovim dhe diskuton planet e karrierës
3.3 I jep stafit liri për të vepruar dhe zhvilluar punën e tyre aty ku është e mundur – nën 1.1
3.4 Njeh punën e kryer mirë dhe jep lëvdata
3.5 Është i/e drejtë gjatë vlerësimit të punës nën 1.1 duke përdorur fakte dhe jo gjykime
subjektive
3.6 Kontrollon rregullisht rezultatet dhe progresin e ekipit dhe komunikon rezultatet/veprimet e nevo-
jshme për ata
3.7 Komunikon rregullisht me staf dhe merre parasysh perspektiva të ndryshme
3.8 Adapton stilin e menaxhimit dhe qasjen ndaj situatës
3.9 Merret me punë që nuk janë kryer/nuk janë kryer mirë
43
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
44
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Mjeti më i popullarizuar për zhvillimin e objektivave të mira të punës është SMART. Kjo nënkupton:
Specifike: Një qëllim specifik ka gjasa shumë më të mëdha të përmbushet sesa ai i përgjithshëm. Për të
caktuar një qëllim specifik ju duhet të përgjigjeni në gjashtë “W” pyetjet e mëposhtme:
Kush: Kush është i përfshirë?
Çfarë: Çfarë dua të realizoj?
Ku: Identifiko një lokacion.
Kur: Cakto një afat kohor.
Cilat: Identifiko kërkesat dhe kufizimet.
Pse: Arsyet specifike, qëllimi ose përfitimet e përmbushjes së qëllimit.
45
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Matshme: cakto kritere konkrete për matje të progresit drejt përmbushjes së secilit qëllim të caktuar.
Arritshme: objektivat duhet të kenë shtrirje por qartazi të mundshme për t’u arritur.
Kjo duhet të bëhet në marrëveshje me individin duke marrë parasysh mjedisin mbizotërues të aftësisë
organizative. Ato duhet të jenë adekuate për rolin dhe gradën e individit. Ju duhet të shqyrtoni:
A mund të përmbushet brenda afatit të caktuar?
A duhet përkrahje për të bërë këtë?
A është brenda aftësive të shqyrtuesit por po ashtu edhe sfiduese për të?
Reale: që mund të bëhet brenda shkathtësive, njohurive, resurseve dhe kohës në dispozicion.
Kufizuar në kohë:
Zotimi ndaj një afati ndihmon ekipin të përqendrojë përpjekjet në përmbushjen e qëllimit në datë ose para
datës së caktuar. Kjo pjesë e kritereve të SMART synon të parandaloj që krizat ditore që shfaqen nëpër
institucione të shtyjnë realizimin e qëllimit. Një qëllim i kufizuar në kohë synon të përcaktojë një ndjenjë të
urgjencës.
Shembull:
E gjithë puna qoftë rutinë apo e rregullt, e përsëritur apo vetëm në një situatë, mund të shikohet si proces me
një rezultat. Rezultatet janë përfundime të aktivitetit, pra efekti i veprimeve të ndërmarra. Objektivat e punës
të të dy llojeve të punës duhet të reflektojnë, në terma të matshëm, rezultatet e pritura, e jo vetëm aktivitetet
që duhet kryer. Një shembull i objektivit SMART të fokusuar në rezultate është, si vijon:
“Të ruhet niveli i kënaqësisë së klientëve në departament me ç’rast ankesat nuk kalojnë 1:1000 në asnjë moment
gjatë vitit”. (Shih edhe Kapitujt 1, 9 dhe 17)
46
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Si të delegoni përgjegjësi
Fjalori përcakton delegimin si dhënien e fuqisë një agjenti ose zëvendësi, besimin e detyrës tek një person
dhe dërgimin ose autorizimin e një personi si përfaqësues. Kjo është shumë më shumë sesa hedhja e gjërave
me të cilat nuk dëshironi të merreni kujt do që qëllon më së afërmi – sjellja që i ka dhënë delegimit një emër
të keq. Delegimi ka disa përparësi të mëdha kryesore. Siguron që:
Menaxherët të kalojnë kohën e tyre, në mënyrë të mençur, në çështje të rëndësishme që meritojnë vëmendjen
e tyre.
Stafi është duke u zhvilluar në punët e tyre duke iu dhënë mundësitë të mësojnë shkathtësi të reja.
Puna është duke u bërë në nivelit më të ulët të sigurt në organizatë dhe vendimet janë duke u bërë më
afër punës së vërtetë, pra duke zvogëluar kostot dhe mundësitë e gabimeve.
Për të deleguar si duhet, ju si lider duhet të hiqni dorë nga bërja e disa gjërave që bëni zakonisht, disa prej
gjërave që i keni mbajtur nën kontroll dhe disa prej gjërave të cilat ju pëlqejnë t’i bëni. Përfitimet përfshijnë
më shumë kohë për të menduar dhe kontribuar në nivelin tuaj të lartë, kënaqësinë e zhvillimit të të tjerëve
dhe ndërtimin e kapaciteteve në organizatë.
Shumë liderë hezitojnë të aplikojnë idenë e delegimit të detyrave të cilat iu pëlqejnë duke sugjeruar se kanë
nevojë të mbajnë disa gjëra të mira për vete. Mbani në mend se në përgjithësi ne të gjithë kënaqësi duke bërë
gjërat të cilat dimë t’i bëjmë mirë. Dhe jemi bërë të mirë në atë punë përmes praktikës. Dikush me një rast
na ka dhënë mundësinë të mësojmë, pra pasi që e bëjmë këtë për një kohë të gjatë, a nuk është koha tani
t’i japim këtë mundësi dikujt tjetër? Nëse kalojmë kohën e kursyer nga delegimi në gjëra që tani na duken të
vështira, së shpejti do të kënaqemi edhe këto të fundit.
I gjithë delegimi përfshin rreziqe. Minimizo këtë përmes planifikimit të kujdesshëm, komunikimit të mirë dhe
duke iu treguar njerëzve që ju, si lider, keni besim në aftësitë e tyre. Mbani interesimin dhe udhëzo ata që
marrin përsipër detyrën.
Çdo herë
Vlerëso se kush mund të kryejë atë detyrë dhe çfarë trajnimi ose zhvillimi ju nevojitet para delegimit,
diskuto këtë me ata.
Kaloni kohë duke udhëzuar dhe mbështetur, mbani interesim por mos e merrni prapë përsipër.
Delegoni autoritetin e domosdoshëm me përgjegjësi; tregoju atyre që duhet ditur se personi që keni
përzgjedhur do të veprojë në emër tuajin.
47
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Mbani në mend se ju si lider mbani përgjegjësinë publike nëse gjërat shkojnë keq. Por mos e lejoni këtë
të ju ndalojë.
Asnjëherë
Mos delegoni një grupi të njerëzve ose ekipi, delegoni një individi.
Mos abdikoni përgjegjësinë për çështje konfidenciale, të sigurisë ose të politikave të kufizuara për nivelin tuaj.
Mos përdorni delegimin për “ta vë dikë në kurth” ose për të dëshmuar diçka sepse njerëzit nuk do t’ju
besojmë më.
Si të zhvilloni një plan të delegimit
Listoni çdo gjë që mund të delegoni potencialisht (përfshirë detyrat që ju pëlqejnë)
Vendosni qëllimet tuaja të delegimit
Cilat janë komponentët kryesor të këtij projekti/detyre/përgjegjësie?
Kujt mund t’i delegosh? Përzgjedh personin më të përshtatshëm (ose personin i mund të përfitojë më së shumti)
Pse mendoni se ky person është adekuat për atë punë? Radhit përparësitë dhe dobësitë.
Merr parasysh se a ka gatishmëri apo jo personi.
Çfarë shkathtësi, njohuri, trajnim ose përkrahje shtesë i nevojitet këtij personi?
Jep detaje të resurseve shtesë që i nevojiten personit për ta bërë punën (kohë, para, informata).
Jep detaje se si do të mbani mbikëqyrje efektive; sa shpesh do të kontrolloni personin të cilit i keni
deleguar? Ose më mirë sa shpesh ata do të ju kontrollojnë?
Vendos se për çfarë informata do të keni nevojë gjatë procesit.
Çfarë autoriteti jeni të gatshëm ti jepni personit dhe sa keni mundësi t’i jepni si dhe kush tjetër duhet të dijë për
këtë përgjegjësi dhe autoritetin që planifikoni të delegoni?
Cilat janë rezultatet specifike që duhet përmbushur (Kushtet e përmbushjes/përfundimet)?
Deri kur duhet ët përfundojë projekti (afati)? Ndonjë hap të rëndësishëm që duhet marr parasysh?
Çfarë sistemi të monitorimit duhet të vendosni për të siguruar që secili aktivitet të kryhet brenda afatit?
Si do të siguroni se jeni në dispozicion për komente dhe përkrahje shtesë? Për shembull: takime të
rregullta mbikëqyrëse, takime të ekipit, orare të emailit.
Tani radhit çfarë tjetër mund të delegoni, kujt dhe kur. Bëni një plan afatgjatë të delegimit, përfshirë sa
më shumë anëtarë të ekipit tuaj.
48
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Çdo bisedë në punë ka potencial të jetë udhëzuese – një bisedë rezultati i së cilës është një ndryshim në performancën
e personit tjetër. Por nuk do të ishte adekuate që secila bisedë të jetë e njëjtë. Ka raste kur ju duhet t’i tregoni të
tjerëve çka është vendosur ose çfarë pritet nga ata; në raste tjera kur qëllimi juaj është kur kërkoni nga ata
që zgjedhin një problem për veten. Të dy qasjet rezultojnë në ndryshim në performancë dhe janë biseda
udhëzuese.
Shembull
49
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Tani, konsideroni për disa minuta përshkrimet e spektrit më sipër. Mendoni për një ditë të zakonshme në punë
dhe shënjoni veprimet që i bëni më së shpeshti. Do të vëreni, sikur me shumicën e personave, që shënjimet
tuaja anojnë kah njëra gjysmë e listës. Duke ditur se keni tërë spektrin në dispozicion mund të ju ofrojë
njohuri rreth qasjeve alternative kur të merreni me ata persona ose situata tek të cilët qasja e drejtpërdrejt
nuk po funksionon dhe anasjelltas.
Modeli i RRITJES
Një bisedë e mirë udhëzuese përmban këto elemente:
Qëllimi–çka dëshiron i udhëzuari të arrijë nga biseda.
Realiteti– arritja e kuptimi për pozitën aktuale, kush/çka/sa/çfarë keni provuar deri tani?
Opsionet–çka beson i udhëzuari se është e realizueshme
Përmbledhja – vendimi/qartësia/përkushtimi/përkrahja.
Nëse nuk ka rezultat, atëherë ka qenë vetëm një bisedë e thjeshtë, e jo bisedë udhëzuese.
50
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Kontesto/sfido përgjithësimet, sa më shumë që t’i ndihmosh personit tjetër të jetë i qartë rreth asaj se
çka po ndodhë aktualisht (realiteti i tanishëm) aq më shumë opsione ajo/ai do të jetë në gjendje të krijojë.
Nëse i udhëzuari nuk jep asnjë opsion atëherë pyet se çfarë do të dëshironin të ndodhte nëse do të ishte
e mundur – lëvizni shkopin tuaj magjik.
Si rregull i përgjithshëm, ju duhet të zhvendoseni kah synimi jo i drejtpërdrejtë i spektrit duke bërë pyetje
e jo duke dhënë deklarata. Për shembull “Ne nuk mund të financojmë atë” mund të shndërrohet në “Si do
ta financonim ne atë”.
Në një bisedë udhëzuese, ju nuk duhet të pranoni secilin sugjerim, megjithatë të shprehni kënaqësi që
personi tjetër tregon aftësi. Ju duhet përdorni gjykimin tuaj. Pyetni vetveten nëse pakënaqësia juaj/kujdesi
i shtuar vjen sepse ajo nuk është zgjidhja juaj e preferuar ose mënyra në të cilën ju do ta bënit ose nëse në
të vërtetë ka një kundërshtim i theksuar i punës. Nëse e fundit, atëherë duhet shpjeguar çështjen dhe të
pyesni si mund të përfshihet ose adresohet kjo.
Mos pyesni ‘pse? ’‘Pse?’ çdo herë pasohet me ‘Sepse..’ dhe menjëherë krijon pozicion mbrojtës dhe
arsyetues dhe redukton opsionet. Çdo herë mund të reagoni me “Pse? Në çka” – provoni!
Liderët efektiv shfrytëzojnë tërë spektrin varësisht se si kërkohet nga rasti, dhe ata gjejnë raste të tjera për
të qenë jo të drejtpërdrejtë për dallim nga homologët e tyre joefektiv.
Ja një listë gjithëpërfshirëse e pyetjeve të mundshme:
Qëllimi
Çfarë është tema ose çështja, në të cilën do të donit të punoni?
Çfarë rezultati prisni në fund të këtij sesioni udhëzues?
Sa larg dhe në detaje pritni të arrini në këtë sesion?
Në planin afatgjatë, cili është synimi juaj rreth kësaj çështjeje?
Çfarë hapa të menjëhershëm mund të identifikoni, me afatet e tyre kohore?
51
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Realiteti
Cila është situata aktuale në detaje?
Çfarë dhe sa i madh është shqetësimi juaj për këtë?
Kush tjetër është i prekur nga kjo çështje, përveç teje?
Kush tjetër ka njohuri rreth dëshirës tënde për të bërë diçka rreth kësaj?
Sa keni kontroll ju mbi përfundimin?
Kush tjetër ka pak kontroll mbi këtë dhe sa?
Çfarë hapa të veprimit keni ndërmarrë deri tani?
Çfarë ju ka ndalur që të bëni më shumë?
Çfarë pengesa duhet të tejkaloni në atë drejtim?
Çfarë pengesa personale, nëse ka të tilla, keni për të ndërmarrë veprime?
Çfarë resurse keni në dispozicion? Shkathtësi, kohë, para, përkrahje!
Çfarë resurse tjera ju nevojiten?
Nga mendoni t’i siguroni ato?
Çka është problemi këtu, thelbi, apo linja fundore?
Opsionet
Cilat janë mënyrat tjera për të adresuar këtë çështje?
Bëje një listë të të gjitha alternativave, të mëdha ose të vogla, të plota apo të pjesshme.
Çfarë mund të bësh tjetër?
Çka do të kishe bërë sikur të kishe më shumë kohë ose para, ose sikur të ishe shefi?
Çfarë do të kishe bërë sikur të mund të filloje nga fillimi ose me një ekip të ri?
A dëshironi një sugjerim nga unë?
Cilat janë përparësitë dhe mangësitë e secilit prej këtyre opsioneve me radhë?
Cili do të jepte rezultatin më të mirë?
Cila prej këtyre zgjidhjeve ju duket më joshëse ose ndjeni se është më e mira?
Cila prej këtyre zgjidhjeve ju duket më e kënaqshmja?
Përmbledhja
Cilin opsion e keni zgjedhur?
Në çfarë mase kjo i plotëson të gjitha objektivat tua?
Cilat janë kriteret dhe matësit e suksesit?
Kur saktësisht do të filloni dhe përfundoni secilin hap të veprimit?
Çfarë mund të shfaqet e të ju pengojë në ndërmarrjen e këtyre veprimeve dhe arritjes së qëllimit tuaj?
Çfarë barriera personale keni për të ndërmarrë këta hapa?
Çfarë do të bësh për t’i eliminuar këto barriera?
52
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Si të bëheni mentor
Marrëdhëniet e mira mentoruese mund të shpaguhen mirë, jo vetëm Rregullorja për vlerësim të performancës
për personin e mentoruar por edhe për mentorin. Mentorët, ndërmjet
tjerash, mund të të ofrojnë përvoja unike të mësimit për të mentoruarit e tyre dhe, duke vepruar kështu, të
zgjerojnë vetëdijen e të mentoruarve, njohuritë dhe perspektivën.
Bëhuni kredibil
Mentorët më të mirë kanë arritur sukses personal në fushën ku të mentoruarit kërkojnë përkrahje.
Tregoj mentorit për çdo arritje që mund të kenë harruar, për të ndihmuar në ndërtimin e besimit të tyre.
54
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Motivimi i bën njerëzit të bëjnë gjëra. I bën ata të bëjnë përpjekje të Rregullorja për vlerësimin e performancës
Rregullorja për avancimin në karrierë
mëdha dhe energji për atë që bëjnë.
Motivimi i stafit përfshin dy gjëra. Së pari, ka të bëjë me pastrimin e hapësirës për të vet-motivuarin për të nisur
dhe bërë atë që ka dëshirë. E dyta, ka të bëjë gjetjen e fjalëve dhe veprave të duhura për të shtyrë personat
më pak të motivuar, nën përgjegjësinë tuaj, të bëjnë punët që duhet bërë me dëshirë dhe mirë. Shkalla e
lartë e motivimit ngrit kënaqësinë të cilën individi mund të nxjerrë nga puna e bërë dhe rrit efikasitetin e
organizatës.
Menaxherët janë të punësuar për t’u kujdesur që punët të realizohen përmes të tjerëve. Ata mund të
kenë punët e tyre tjera por parimisht menaxheri ekziston për të shtyrë të tjerët të kryejnë punët. Veprimet
menaxhuese të cilat motivojnë të tjerët përfshijnë:
55
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Strukturimi dhe grupimi i detyrave për të shfrytëzuar dhuntitë e tërë stafit deri në maksimum.
Vendosja e kontakteve të brendshme dhe të jashtme për të mundësuar që puna të kryhet më mirë.
Njohja e të arriturave
Vlerësimi i performancës së të gjithëve
Lavdërimi privat dhe publik duke komunikuar suksesin individual
Raportimi i rregullt rreth progresit të ekipit
Monitorimi, konsulenca dhe këshillimi për mënyrat më të mira se si të kryhet një punë
Shpjegimi i rezultateve dhe të arriturave të tërë organizatës
Sfidoni
Caktimi dhe komunikimi i qartë i objektivave individuale dhe ekipore
Ofrimi i spektrit për secilin individ për të marrë më shumë përgjegjësi
Inkurajimi i kreativitetit dhe ideve të reja
T’i mundësohet stafit të zbatojnë iniciativat e tyre.
Shumica nga ne pajtohemi që njerëzit janë të ndryshëm. Ne mendojmë ndryshe dhe veprojmë në mënyra
të ndryshme kur të ballafaqohemi me stimulim të njëjtë. Megjithatë, si lider në punë, është e dobishme të
grupimit të dallimeve në një vend. Dhe grupimi duhet të jetë jo i shumtë ashtu që të jetë i përdorshëm dhe
të na ndihmojnë në përshtatjen e qasjen sonë për të nxjerrë më të mirën nga njerëzit që janë të ndryshëm
nga ne.
Një mënyrë më e thjeshtë e të kuptuar të personalit është t’i referohemi Modelit Universal i cili është i bazuar
në psikologjinë e Jungut. Kjo bën identifikimin e katër llojeve të gjera të personaliteteve dhe i etiketon si:
Magjistarë, Dashamirës, Luftëtar dhe Sovranë.
Të gjithë individët kanë mënyrat e preferuara të të menduarit, vepruarit dhe të qenies. Disa janë më Luftëtar,
të tjerët janë më Dashamirës; të tjerët më Magjistarë dhe të tjerët më mirë si Sovranë. Secili nga ne ka një
model të preferuar të veprimit – shumica nga ne kanë një përzierje të dy apo edhe të tri prej tyre.
56
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Magjistarët
Magjistarët kanë një mentalitet vizionar dhe shohin jetën si një rrugëtim. Ata i shohin të gjithë dhe çdo gjë si
një proces të ndryshimit. Ata janë njerëz të ideve. Ata dëshirojnë të shihen si origjinal, unik dhe të ndryshëm.
Si të motivohet një magjistar – ndërlidhe me ndryshim, çka është e re, pamja e plotë.
Jepni magjistarit lirinë e mendimit, shprehjes, lëvizjes dhe mënyrën se si ata shfrytëzojnë kohën e tyre.
Jepu atë që kërkojnë por me kushtet tua. Ai/ajo nuk dëshiron pako standarde për asgjë – kontratë
të punës, renditje të zyrës, kompjuter, veturë, etj. Ata dëshirojnë të reja, ndryshim, origjinalitet. Ata
dëshirojnë linja fleksibile, gjëra kompakte dhe stil.
Zhvillo një pamje të qartë dhe fokusohu në të ardhmen afatgjatë. Jepu kufij të mëdhenj dhe shumë
hapësirë.
Pyeti nëse dëshirojnë diçka të shkruar apo të dizajnuar.
Pyeti nëse keni nevojë për ide të reja; ata do t’i kenë me qindra.
Lej të bëjë atë për çka janë të mirë. Ata janë të shkëlqyeshëm në zhvillim të ideve dhe teknika tjera kreative.
Përgatitu të dëgjoni një diskutim të gjerë që mbulon tema dhe opinione të ndryshme.
Shfaqni interesim për hir të interesit.
Tregoj fotografi, skeçe, jepuni atyre të vizatojnë.
Shpreh falënderim ashtu si ata dëshirojnë të dëgjojnë. Mbani mend ata dëshirojnë të mendojnë se janë
mendimtar origjinal.
Pritni një qasja të kujdesshme, konceptuale të vendimmarrjes edhe pse ata kanë qindra ide.
57
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Dashamirët
Dashamirët kanë mentalitet të “martirit” pasi që shohin se çdo gjë dhe çdo kush ka nevojë për ndihmë nga
ata. Ata kanë një pikëpamje komunitare për botën.
Ata mund të kenë fotografi të miqve dhe familjes të shfaqura dukshëm në shtëpitë dhe zyrat e tyre. Shtëpitë
e tyre kanë një ndjenjë të jetës së mirë. Dera e tyre është çdo herë e hapur dhe ata flasin shumë në telefon.
Mbi të gjitha, ata i vendosin të tjerët para vetes.
Si të motivoni një dashamirës – ndërto besim, zgjidh çështjet emocionale; flisni për njerëz. Dashamirët i
pëlqejnë marrëdhëniet.
Jeni i afërt, joformal dhe miqësor. Mbi të gjitha, buzëqeshni.
Tregoni detaje të familjes tuaj, pushimeve, fotografi, etj. Ata janë shumë të interesuar për këto gjëra.
Zhvillo bisedë; krijo miq. Flisni për ata.
Kërko mendimin e tyre, merr opinionet e tyre seriozisht.
Mbaj në mend ditëlindjet dhe përvjetorët.
Shfaq empati për telashet e tyre.
Puno për të fituar besimin e tyre; Dashamirët ju blejnë juve, e jo rezultatin apo përfundimin.
Potenco çështjet apo shqetësimet e njerëzve. Dashamirët shqetësohen për njerëzit.
Tregoni durim, Dashamirët kanë nevojë për kohën tuaj.
Dashamirët duan të dinë çfarë ka funksionuar në vendet tjera; ata kanë nevojë për pika referuese dhe
dëshmi. Çoni ata të shohin zgjidhjet e propozuara në praktikë dhe le të flasin me njerëz në lokacion.
Shfaq një qasje të kujdesit dhe vendimmarrjes koncesuale.
58
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Luftëtarët
Luftëtarët janë optimist dhe të orientuar kah veprimet. Janë të drejtpërdrejt, kanë opinione dhe konfrontues.
Ata janë konkurrues..
Si të motivoni një luftëtar –kaloni drejt në temë, bëhuni praktik, luftëtarët dëshirojnë rezultat
Vendosni objektiva, ata dëshirojnë të fitojnë.
Ndërtoni situata garuese, ata kanë dëshirë të garojnë me njëri-tjetrin. Mirëpo, mos i lejoni të garojnë
me llojet tjera të personaliteteve.
Luftëtari dëshiron të jenë në krye. Jepni diçka që të udhëheqin
Përfshini ata nëse dëshironi të filloni diçka me entuziazëm, ata mund të motivojnë dhe të bëjnë
biseda të gjalla.
Bëni t’i thirren krenarisë së tyre.
Njihni të arriturat e tyre privatisht dhe më mirë në publik.
Mbani takime të shkurta dhe drejt në temë.
Përdorni një agjendë me orar dhe respektoni atë.
Mbani qëndrim pozitiv.
Potenconi përfitimet praktike, funksionale dhe kost-efektive.
Synoni të realizoni gjërat dhe që kjo të bëhet shpejt.
59
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Sovranët
Sovranët posedojnë një mentalitet ‘kompjuterik’ dhe në ekstrem shohin të gjithë dhe çdo gjë si asete sasiore
ose përgjegjësi. Janë të pastër dhe të rregullt, çdo gjë ka vendin e vet. Ata kanë vetëm një dosje mbi tavolinë
në një kohë. Shumë mund të gjenden në karriera si kontabilitet ose bibliotekari.
60
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Si të motivosh një sovran - prezanto dhe ndërto rast logjik, shkruaj të gjitha. Sovranët dëshirojnë vlerë-për-
para; ritmi i tyre është saktësia.
Të respektoni, të jeni formal, i mençur dhe sjellshme
Përdorni tituj zotëri, zonjë, etj, dhe sigurohuni që të jeni të saktë
Qetësoni ata nëse dëshironi që projekti të zbatohet deri në fund dhe si duhet.
Të saktë në kohë, pajtohuni sa kohë duhet dhe përfundoni në kohë.
Ftoni brenda nëse keni nevojë për cilësi të durimit, praktikë dhe insistim.
Shfrytëzoni mbështetjen dhe stabilitetin e tyre.
Aplikoni një perspektivë pozitive dhe joemocionale.
Kaloni nëpër të gjitha në detaje nga poshtë-lartë, ofroni plane, specifikacione, fakte dhe procedura.
Lejoni ata të përgatisin listat verifikuese dhe dokumentet tjera; kjo është mënyra në të cilën
funksionojnë sovranët.
Përdor teknika statistikore dhe analiza të kostos-përfitimit.
Jeni të detajizuar dhe shpjegimi i të gjithave.
Kuantifiko sa më shumë që mundeni.
Prisni një proces logjik dhe racional të vendimmarrjes.
Vendosni me shkrim sa më shumë që është e mundur.
Vlerësuesit nuk duhet të mbajnë intervistën prapa tavolinës – kjo shkakton barrierë fizike dhe
psikologjike.
Mbajë të gjitha të dhënat dhe dokumentet afër.
Gjatë takimit
Jeni miqësor, joformal dhe mirëpritës. Struktura e përgjithshme e takimit vlerësues do të ndjekë formatin e
formularit duke kaluar nëpër seksione një pas një. Një mënyrë e mirë për të filluar është që vlerësuesi të pyet
të vlerësuarin se çfarë suksese mendon se ka arritur gjatë vitit të kaluar dhe me cilat gjëra është më pak i
kënaqur, të cilat ndërlidhen me Seksionin II të formularit rreth përmbushjes së objektivave.
Gjatë takimit është esenciale të bëhen pyetje që nxjerrin reaksione dhe ide nga punonjësi. Duhet t’i shmangeni
pyetjeve të lehta ose ato që kërkojnë përgjigje “po” ose “jo”. Preferohet të diskutohen pikat më të fuqishme të
punonjësit së pari dhe të vihet theksi në punën e mirë të bërë. Punonjësit duhet të inkurajohen të sugjerojnë
mënyrë në të cilat puna e tyre e mirë do të vazhdojë dhe të merren pikëpamjet e tyre rreth asaj se si mund
të bëjnë përmirësime tjera.
Menaxherët nuk duhet të tentojnë të imponojnë zgjidhjet e tyre; këto duhet të dalin si rezultat i diskutimeve
të përbashkëta.
Propozimi për notën e përgjithshme duhet të finalizohet nga vlerësuesi në fund të diskutimit rreth
performancës në bazë të ndonjë ndryshimi të bërë gjatë intervistës. Megjithatë, duhet t’i kushtohet kujdes
ndryshimeve të cilat janë plotësisht të arsyetueshme dhe të ketë dëshmi të mjaftueshme për çdo ndryshim në
raportin vlerësues që është bërë si duhet në radhë të parë.
Dinamika e intervistës nuk duhet të vë në hije gjykimin objektiv dhe të shëndoshë. Një veçori e mirë ose e
dobët mund të dëmtojë fushat tjera të performancës të konsideruara në vlerësim. Në rast se shërbyesi civil
është klasifikuar si punonjës i dobët, atëherë mund të merr kohë të gjatë që vlerësuesi të vërejë se është
përmirësuar.
62
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Disa nga grackat duhet të njihen dhe të shmangen. Për shembull, vlerësuesit tentojnë të mbajnë në mend
ngjarjet e kohëve të fundit. Të vlerësuesit që e dinë këtë, mund të përmirësojnë performancën afër kohës së
vlerësimit. Notimet mund të ndikohen nga atributet personale të të vlerësuarit siç janë origjina kombëtare,
niveli i arsimimit, mosha, raca, gjinia ose edhe sa është atraktiv/e.
Vlerësuesit duhet të jenë të vetëdijshëm se nëse planet individuale të trajnimit janë tejet ambicioze, që
tejkalojnë kufizimet për kapacitetin dhe koston e trajnimeve, kjo mund të ndikojë në mos-përmbushje të
objektivave dhe aftësive. Në bazë të kësaj, menaxherët duhet të kenë kujdes për të vlerësuar dhe rekomanduar
nevojat e trajnimit, posaçërisht nëse ka pak gjasa të përmbushjes, dhe duhet të marrin parasysh mënyra të
ndryshme për t’i përmbushur nevojat. Në rast të dyshimit, menaxherët duhet të konsultohen me Njësinë e
Personelit para se të bëjnë zotime.
63
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Administrimi i formularit
Vlerësuesi duhet të përcjellë formularin e plotësuar dhe të nënshkruar tek njësia e personelit, bashkë me një
kopje të nënshkruar të planit për trajnim individual. Në përputhje me nenin 13.2 të rregullores për vlerësim,
njësia e personelit pastaj dërgon një kopje të formularit tek punonjësi.
Përgjegjësitë e të vlerësuarit
Sistemi i vlerësimit kërkon një qasje proaktive dhe pjesëmarrëse nga stafi si dhe nga menaxherët – përfshirë
pjesëmarrjen dhe arritjen e marrëveshjes për procesin e caktimit të objektivave, shqyrtimin e progresit dhe
mbajtjen e shënimeve për përmbushjen e tyre. Po ashtu, stafi duhet të informojë menaxherët e tyre në kohë
për vështirësitë dhe të mos presin deri në fund të vitit për të ngritur shqetësimet.
64
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Si të zhvillohen vartësit
Ekziston një shtrirje e gjerë e qasjeve të trajnimit dhe mësimit të cilat janë Rregullorja për vlerësim të performancës
në dispozicion për ju me qëllim të zhvillimit të pjesëtarëve të ekipit. Më
poshtë do të gjeni disa prej tyre.
Udhëzimet në vend të punës nga një koleg me përvojë Kurset e trajnimit (p.sh. kurset e IKAP)
Udhëzimet dhe direktivat verbale Vizitat studimore dhe turnetë
Procedurat dhe udhëzimet e shkruara të punës Zëvendësimi për një person të nivelit më të lartë
Demonstrimi Puna nën hije
Udhëzimi Trajnimi i të tjerëve
Mentorimi Orë shtesë të arsimit/kolegj
Delegimi Vetë-studimi online (p.sh. MOOCS)
Caktim në detyrë tjetër Angazhimi në projekte
Emërimi hetues
Nga e dini se cila prej këtyre metodave do të funksionojë më së miri për persona të ndryshëm? Një qasje
është ajo e Lidershipit në bazë të Situatës. Me fjalë të tjera, qasja e ndërmarrë do të varen nga situata si dhe
aftësia dhe vetëbesimi i secilit punonjës. Prandaj, menaxheri duhet të përshtat stilin e tij/saj të lidershipit dhe
metodat e zhvillimit me nivelin e ‘pjekurisë’ së punonjësit.
65
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Stilet e lidershipit
Sipas këtij koncepti, ekzistojnë katër stile të lidershipit:
Direktiva (S1) Udhëheqësit i tregojnë personave se çfarë duhet të bëjnë dhe si saktësisht.
Shitja (S2) Udhëheqësit prapë ofrojnë informata dhe direktiva, por ka më shumë komunikim me
vartësit. Udhëheqësit “shesin” porosinë e tyre për të përfshirë ekipin.
Pjesëmarrja (S3) Udhëheqësit fokusohen më shumë në marrëdhënie dhe më pak në direktiva.
Udhëheqësit punojnë me ekipin dhe ndajnë përgjegjësitë vendimmarrëse.
Delegimi (S4) Udhëheqësit bartin më shumë përgjegjësi tek vartësit ose grupi. Udhëheqësit prapë
e monitorojnë progresin, por janë më pak të përfshirë në vendime.
Siç mund të shihni, stilet S1 dhe S2 fokusohen në kryerjen e detyrës. Stilet S3 dhe S4 më shumë kanë të bëjnë
me zhvillimin e aftësive të pjesëtarëve të ekipit që të punojnë në mënyrë të pavarur.
Nivelet e pjekurisë
Sipas Hersey dhe Blanchard, dituria se kur duhet përdorur cilin stil varet shumë nga pjekuria e personit ose
grupit të cilin e udhëhiqni. Ata zbërthejnë pjekurinë në katër nivele të ndryshme.
M1 – Njerëzit në këtë nivel të pjekurisë janë në nivelin e fundit të shkallës. Ata nuk kanë njohuri, shkathtësi
apo vetëbesim për të punuar në mënyrë të pavarur dhe shpesh duhet të shtyhen për të kryer një detyrë.
M2 – Në këtë nivel, vartësit mund të shprehin gatishmëri të punojnë në detyrë por ende nuk kanë shkathtësitë
për ta bërë atë në mënyrë të suksesshme.
M3 – Këtu, vartësit janë të gatshëm për të ndihmuar me detyrën. Kanë më shumë shkathtësi sesa grupi M2,
por ende nuk kanë vetëbesim për aftësitë e tyre.
M4 – Këta vartës janë në gjendje të punojnë vet. Ata kanë vetëbesim të lartë dhe shkathtësi të fuqishme dhe
kanë përkushtim për detyrë.
66
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Modeli Hersey-Blanchard paraqet secilin stil të lidershipit me secilin nivel të pjekurisë, siç shihet më poshtë.
Për të përdorur këtë model, duhet reflektuar rreth pjekurisë së individëve brenda ekipit tuaj. Tabela më sipër
tregon se cili stil i lidershipit konsiderohet më efektivi për personat me atë nivel të pjekurisë. Kjo qasje mund
të ndihmojë për të marrë vendim se cili trajnim ose metodë funksionon më se miri për nivelet përkatëse të
pjekurisë. P.sh.:
Udhëzimi në vend të punës nga kolegu me përvojë M1 Kurset e trajnimit (p.sh. kurset e IKAP) M2, M3,
M4
Udhëzimet dhe direktivat verbale M1 Vizitat studimore dhe turnetë M3 M4
Procedurat dhe udhëzimet e shkruara të punës M1 Zëvendësimi për një person të nivelit më të lartë
M4
Demonstrimi M1 Puna nën hije (përcjellja nga afër e punës së një
zyrtari) M1 M2
Udhëzimi M2 Trajnimi i të tjerëve M4
Mentorimi M3 Orë shtesë të arsimit/kolegj M3 M4
Delegimi M4 Vetë-studimi online (p.sh. MOOCS) M4
Emërimi në detyrë tjetër (Secondment) M4 Angazhimi në projekte M3 M4
Emërimi hetues M4 Udhëheqja e projekteve M4
(Shih edhe Kapitullin 13)
67
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Si udhëheqës, qëllimi juaj është të vëreni performancën e ulët para se të bëhet çështje që kërkon aplikimin
e masave disiplinore. Nëse performanca e ulët bëhet çështje disiplinore atëherë mund të merret si dështim
në udhëheqje. Megjithatë, ka situata kur lideri trashëgon performancën e ulët e cila veç është dashur të
shndërrohet më parë në çështje disiplinore formale. Në këto rrethana, duhet të siguroni që keni lexuar dhe
kuptuar plotësisht të gjitha hapat që duhet ndërmarrë dhe të dhënat që duhet mbajtur dhe të mos vonoheni
me inicim të procedurës.
68
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Takimi
Mbani diskutim privat në mjediset e punës, preferohet në mëngjes, në fillim të javës, asnjëherë të premten.
Shpjegoni shqetësimit tuaja dhe jepni komente faktike dhe të sinqerta.
Dëgjoni çfarëdo shpjegimi të dhënë dhe përgjigjuni në kërkesa për ndihmë, trajnim ose edhe për
pushim për t’u marrë me probleme personale.
Jeni të qartë se çfarë standardi kërkoni të arrihet.
Kërko sugjerime rreth qëllimeve personale të cilat mund të arrihen për të mbajtur atë standard.
Pajtohuni për një plan të veprimit.
Mbani takimin të shkurtër dhe zyrtar. Shmanguni kalimit në nivel të kritikës personale.
Vazhdimësia
Pajtohuni për një datë dhe kohë për rishikim dhe respektoni atë. Nëse performanca nuk është
përmirësuar pajtohuni për hapat e ardhshëm me shefin tuaj ose departamentin e personelit.
Në rastet kur punonjësi ka bërë një ankesë verbale, kjo mund të klasifikohet si joformale. Menaxheri i duhet
të adresojë ankesën pavarësisht se a është bërë me shkrim apo verbalisht. Nuk duhet të jetë kërkesë që
ankesa të bëhet me shkrim dhe formalisht para se të trajtohet nga një drejtues i linjës.
Kurdo që ngritët një ankesë jo formale, menaxheri duhet të caktojë një takim me punonjësin sa më shpejt që
është praktike për të përcaktuar pse ai/ajo është i/e pakënaqur dhe për të kërkuar zgjidhje për problemin.
Gjatë takimit:
Mos e ndërprit: punonjësin kur të flet, edhe nëse nuk pajtoheni me opinionet e shfaqura.
Ankesat shpesh bëhen dhe zgjidhen vet pasi që punonjësit t’i ofrohet
mundësia të flet për atë.
Bëj pyetje: Pyetjet duhet të shfaqin interes dhe dëshirë për më shumë informata. Kur të
bëni pyetje të hapura siç janë ‘Pse mendoni se ka ndodhur kjo’? ju mund të
zbuloni shkaqet ose problemet e ndërlidhura. Kur të bëni pyetje të mira ju
komunikoni se ju nuk po paragjykoni personat apo situatat.
69
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Sigurohuni se kuptoni: Disa persona kanë vështirësi për t’u shprehur – dhe mund të kenë edhe
më shumë probleme nëse janë të stresuar ose emocional. Përdor të gjitha
shkathtësitë e bërjes së pyetjeve dhe të dëgjimit për t’u siguruar se kuptoni
pozitën e tyre. Ritheksoni, përmblidhni dhe bëni pyetje shtesë për t’u
siguruar se keni kuptuar pikëpamjet e tyre.
Mbledh faktet: Nëse nuk jeni në gjendje të merrni vendim gjatë takimit, heto tutje atë
që ka deklaruar pjesëtari i ekipit, verifiko situatën, referoju marrëveshjes
së punësimit ose dokumenteve tjera përkatëse dhe, në rastet kur është
adekuate, konsultohu me menaxhmentin e lartë para marrjes së vendimit
final.
70
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Merr një vendim: Pasi të merrni një vendim (edhe nëse është jopopullor), respekto atë me
vendosmëri përveç nëse paraqiten dëshmi që e vlejnë të merren parasysh.
Nëse punonjësi është ende i pakënaqur pas këtij veprimi joformal, ai/ajo ka të drejtë të ndjekin hapin e
përfshirë në Rregulloren Nr. 05/2011 mbi Procedurat për Zgjidhjen e Kontesteve dhe Ankesave.
Shmangia e ankesave
Nuk janë të gjitha ankesat ‘të këqija’ pasi që mund të tërheqin vëmendjen e menaxherët për një problem i cili
nëse zgjidhet si duhet mund të çojë në përmirësime në performancë. Shumica e ankesave megjithatë mund të marrin
kohë dhe të vështirësojnë tutje një marrëdhënie të punës e cila është tanimë e rënduar. Prandaj është shumë
më mirë të shmangen. Hapat pasues mund të ndihmojnë në këtë drejtim:
1) Identifiko problemet
Duke vërejtur shenja të konfliktit herët, ju keni gjasa të mira të identifikimit të shkaqeve dhe zgjidhjes së tij.
Menaxherët nuk duhet të injorojnë sjellje të pazakonshme nga pjesëtarët e stafit apo të shfaqin emocione.
Rënia e papritur e performancës në punë mund të jetë indikator që diçka nuk është në rregull.
2) Sinqeriteti
Ju keni më shumë gjasa të interpretoni sjelljen e punonjësve tuaj nëse keni kanale të rregullta të komunikimit
dhe konsultimit të hapur. Duke dëgjuar pikëpamjet e punonjësve tuaj në një fazë të hershme – para se çështjet
të bëhen probleme potenciale – ju mund t’i paraprini reagimit të ardhshëm ndaj ndryshimeve të propozuara.
3) Trajnimi
Zhvillo dhe apliko shkathtësi të lidershipit të “butë” siç janë dëgjimi, bindja dhe komentimi.
4) Merruni me stres
Mbani takime të rregullta joformale me ata që tregojnë shenja të mundshme të stresit për shkak të ngacmimit
ose mbingarkesës për të siguruar që çështjet të mos shndërrohen në ankesa.
5) Ndryshimi ndodh
Ankesat ka gjasë të vijnë kur njerëzve iu kërkohet të ndryshojnë praktikat e punës. Nëse kjo nuk shpjegohet
mirë ata kanë gjasë të jenë rezistent ndaj asaj që ju kërkoni të bëjnë. Mbani stafin të informuar rreth planeve
të ardhshme.
6) Menaxho performancën
71
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Sigurohu që të njihet performanca e mirë dhe që punonjësit të marrin komente të rregullta dhe të lavdërohen
për punën e bërë mirë.
Ekzistojnë tri sete të marrëdhënieve të cilave ju, si lider, duhet t’i kushtoni vëmendje. Ato janë: shefi juaj, ekipi
juaj dhe vetvetja.
Shefi juaj
Kaloni kohë duke kuptuar se cilat janë prioritetet e shefit tuaj dhe nën çfarë presioni është ai/ajo. Kuptoni se si
përshtatet puna juaj me pjesën tjetër të institucionit dhe cilat janë ndërveprimet kryesore. Shkoni dhe takoni
menaxherët tjerë dhe mësoni se si mund të ndihmojë ekipi juaj.
Nëse ju jeni zyrtar i ri i lartë atëherë kaloni kohë me ministrin, kryetarin e komunës ose me vendimmarrës
tjerë. Kuptoni pritjet dhe prioritetet e tyre.
Ekipi juaj
Prezantoni veten para ekipit dhe gjeni kohë të takoni secilin individ ose grup, varësisht nga numrat e përfshirë.
Njihni ata si persona, e jo vetëm përshkrimet e punës së tyre. Shpjegoni vizionin e organizatës dhe bëjeni atë
relevante për ata dhe punët e tyre. Kujtoni atyre se çfarë pritet nga ata dhe pse ka rëndësi suksesi. Bëhuni të
sinqertë rreth pritjeve tuaja rreth progresit, vlerësimeve personale dhe komenteve për të cilat keni nevojë.
Mendo për atë se në çka harxhon kohë ekipi huaj dhe si përshtatet kjo me prioritete. Kjo mund të merr
kohë pasi që shpesh informatat përforcuese janë vështirë të gjinden. Mos u ngutni për të bërë ndryshime
72
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
të menjëhershme derisa të jeni të sigurt se jeni konsultuar me të gjithë ata që janë prekur dhe ata që kanë
njohuri rreth korporatës – mund të ketë arsye të mira për disa aktivitete, të tjerët mund të jenë të pjekur për
shqyrtim.
Vetvetja
Jini të qartë rreth asaj se çfarë doni nga kjo punë dhe rreth balancit ndërmjet punës-pushimit që keni
nevojë.
Sigurohu që të ndjekësh trajnimin e detyrueshëm të shërbimit civil për një drejtues të nivelit tuaj.
Zhvillo një plan personal për zhvillim të lidershipit dhe diskuto atë me shefin tuaj.
Gjej kohë të lexosh për lidership dhe të ndjekësh vente për zhvillim të lidershipit.
Gjeje vetveten si mentor, dikush me të cilin mund të diskutoni sinqerisht çështjet e punës në një
mjedis tërësisht konfidencial.
Vendos sa kohë dëshironi të kaloni në vend të punës dhe çfarë do të arrini deri atëherë – dhe rishiko
këtë rregullisht.
Kur të arrini objektivin e vënë dhe të keni zhvilluar aftësitë e lidershipit, ecni tutje.
Si menaxher në çfarëdo niveli, stili i lidershipit është vendimtar për suksesin tuaj. Me apo pa vetëdije, ju pa dyshim
do të përdorni ndonjë stil të lidershipit të dhënë më poshtë, së paku një pjesë të kohës. Duke kuptuar këto stile të
lidershipit dhe ndikimin e tyre, ju mund të bëheni një lider më i mirë dhe më fleksibil.
Lidershipi autokratik
Lidershipi autokratik është formë ekstreme e lidershipit transaksional ku një lider ushtron nivele të larta të
fuqisë mbi punonjësit e tij/saj ose pjesëtarëve të ekipit. Personat brenda ekipit kanë pak mundësi për të
dhënë sugjerime, edhe nëse këto janë në interesat e ekipit ose të organizatës.
Shumë njerëz nuk durojnë të trajtohen në këtë mënyrë. Për shkak të kësaj, lidershipi autokratik shpesh çon
në nivele të larta të abstenimit dhe lëvizje të stafit. Po ashtu, rezultati i ekipit nuk përfiton nga kreativiteti
dhe përvoja e të gjithë pjesëtarëve të ekipit, kështu që shumë prej përfitimeve të punës ekipore shkojnë huq.
Për disa punë rutinore dhe aty ku nuk kërkohet shkathtësi, ky stil mund të jetë efektiv, me ç’rast përparësitë
e kontrollit tejkalojnë mangësitë.
73
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Lidershipi burokratik
Liderët burokratik punojnë “sipas librit”, duket siguruar që stafi të ndjek procedurat me saktësi. Ky është
stil adekuat i punës duke përfshirë rreziqe serioze (siç është puna me makineri, substanca toksike ose në
lartësi) ose ku përfshihen shuma të mëdha të parave (siç është bartja e keshit). Në situata tjera, jofleksibiliteti
dhe nivelet e larta të kontrollit të ushtruara mund të demoralizojnë stafin dhe mund të dëmtojnë aftësinë e
organizatës për të reaguar ndaj rrethanave të jashtme të ndryshueshme.
Lidershipi karizmatik
Stili i lidershipit karizmatik mund të duket i ngjashëm me stilin e lidershipit transformues në atë mënyrë që
lideri injekton doza të mëdha të entuziazmit në ekipin e tij/saj dhe është shumë energjetik për t’i shtyrë të
tjerët përpara. Megjithatë, liderët karizmatik tentojnë të besojnë më shumë në vetvete sesa në ekipet e tyre.
Kjo mund të rrezikojë që një projekt ose një organizatë e tërë të kolapsojë nëse lideri lëshon punën. Në sytë
e vartësve, suksesi është i lidhur me praninë e liderit karizmatik. Si i tillë, lidershipi karizmatik bart përgjegjësi
të madhe dhe kërkon përkushtim afatgjatë nga lideri.
Lidershipi pjesëmarrës
Menaxheri që përdorë këtë stil do të merr vendimin final, por ai/ajo fton pjesëtarët tjerë të ekipit që të
kontribuojnë në procesin vendimmarrës. Kjo jo vetëm që rrit shkallën e kënaqësisë duke përfshirë punonjës
ose pjesëtar të ekipit në ngjarje, por ndihmon në zhvillimin e shkathtësive të tyre. Punonjësit dhe pjesëtarët
e ekipit ndjehen se kanë kontroll të fatit të tyre dhe janë të motivuar të punojnë më shumë e jo vetëm
për pagesë financiare. Pasi që pjesëmarrja merr kohë, ky stil mund të shkaktojë që gjërat të ndodhin më
ngadalë sesa me qasjen autokratike, por shpesh rezultati final është më i mirë. Mund të jetë i përshtatshëm
aty ku puna ekipore është esenciale dhe ku cilësia është më e rëndësishme sesa shpejtësia për tregun apo
produktivitetin.
Lidershipi Laissez-Faire
Kjo shprehje frënge nënkupton “leje të rrjedh” dhe përdoret për të përshkruar një lider i cili lejon kolegët e
vet të punojnë vet. Mund të jetë efektiv nëse lideri monitoron atë që arrihet dhe komunikon këtë rregullisht
te pjesëtarët e ekipit të tij/saj. Më së shpeshti, lidershipi laissez-faire funksionon në ekipe të cilat kanë
individë me përvojë dhe fillestar të shkathtë. Fatkeqësisht, mund ti referohet edhe situatave ku menaxherët
nuk ushtrojnë kontroll të mjaftueshëm.
74
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
organizimin, përkrahjen dhe zhvillimin e personave në ekip. Si stil pjesëmarrës, tenton të rezultojë me punë
të mirë ekipore dhe bashkëpunim kreativ. Megjithatë, në ekstrem, mund të çojë në dështim për të arritur
qëllimet e ekipit. Në praktikë, shumica e liderëve përdorin stilet e orientuara kah detyra dhe kah njerëzit.
Lidership shërbyes
Ky term, i zhvilluar nga Robert Greenleaf në vitet e ’70-ta, përshkruan një lider i cili shpesh nuk njihet formalisht
si i tillë. Kur dikush, në çfarëdo niveli brenda organizatës, udhëheq në bazë të virtytit të përmbushjes së
nevojave të ekipit të tij/saj, ai ose ajo përshkruhet si “lider shërbyes”. Në shumë mënyra, lidershipi shërbyes
është formë e lidershipit demokratik pasi që ka tendencë të përfshirjes së tërë ekipit në vendimmarrje.
Lidershipi transaksional
Ky stil i lidershipit fillon nga premisa që pjesëtarët e ekipit pajtohen t’i binden liderit të tyre në tërësi kur të
marrin një punë. “Transaksioni” (zakonisht) ndodh kur organizata paguan pjesëtarët e ekipit për përpjekje dhe
përputhshmëri. Si i tilli, lideri ka të drejtë të “ndëshkojë” pjesëtarët e ekipit nëse puna e tyre nuk përmbush
standardet e para-përcaktuara. Pjesëtarët e ekipit mund të bëjnë shumë pak për të përmirësuar kënaqësinë
e tyre me punë nën lidership transaksional. Lideri mund t’i jep pjesëtarëve të ekipit kontroll të të hyrave/
shpërblimeve të tyre duke përdorur stimulime që inkurajojnë standarde edhe më të larta ose produktivitet
më të madh. Si alternativë, një lider transaksional mund të aplikojë “menaxhment përmes përjashtimit”, ku
në vend të shpërblimit të punës së mirë, ai/ajo mund të ndërmerr veprime korrigjuese nëse nuk përmbushen
standardet e caktuara.
Lidershipi transaksional në të vërtetë është vetëm një mënyrë e menaxhimit e jo stil i lidershipi që fokusohet
në detyra afatshkurtër. Ka kufizime serioze për punën e bazuar në njohuri ose kreativitet, por mbetet një stil
i zakonshëm në shumë organizata.
Lidershipi transformues
Përmes këtij stili një lider inspiron ekipin e tij/saj me një vizion të së ardhmes. Liderët transformues janë shumë
75
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
të dukshëm dhe kalojnë shumë kohë duke komunikuar. Ata nuk udhëheqin nga para domosdoshmërisht pasi
që tentojnë të delegojnë përgjegjësitë tek ekipet e tyre. Ndonëse entuziazmi i tyre është shpesh ngjitës, ata mund
të kenë nevojë për përkrahje nga “njerëz të detajeve”. Në shumë organizata, janë të nevojshëm edhe lidershipi
transaksional edhe transformues. Liderët transaksional (ose menaxherët) sigurojnë që puna rutinore të bëhet
në mënyrë të besueshme, derisa liderët transformues kujdesen për iniciativa që shtojnë vlera të reja.
Rasti i punës ka për qëllim të bind vendimmarrësit kryesor për meritat e një kursi të veçantë të veprimit.
Një rast i mirë i punës do të shpjegon problemin, identifikon të gjitha opsionet e mundshme për të adresuar
atë, dhe i mundëson vendimmarrësve për të vendosur se cili kurs i veprimit do të jetë më i miri për organizatën.
76
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
1. Përmbledhja ekzekutive
Kjo bën përmbledhjen e rastit, përfshirë rekomandimin tuaj. Më së miri është të shkruhet në fund, kur ta
keni të qartë se çfarë veprime rekomandoni dhe pse. Mbani në mend se disa vendimmarrës mund të lexojnë
vetëm përmbledhjen ekzekutive, prandaj duhet të siguroni që të përfshin çdo gjë që është relevante.
2. Hyrje
Ky seksion prezanton rastin dhe shkurtimisht tregon se për çfarë bëhet fjalë.
3. Deklarimi i problemit
Ky duhet të jetë një paragraf i shkurtë që deklaron problemin. Duhet të ndërlidhet me strategjinë ose vizionin
e organizatës për të demonstruar pse është i rëndësishëm zgjidhja e problemit për organizatën.
4. Analiza
Ky seksion ofron një përshkrim të detajizuar të problemit dhe pse është e rëndësishme të adresohet. Duhet të
përfshijë çdo analizë të bërë nga ju dhe të tjerët për të identifikuar ndikimin ose arsyen e problemit. Dëshmitë
janë çdo herë të dobishme: numri i personave të prekur ose kosto për institucionin ose klientët. Në këtë fazë,
do të duhej të përmendet çdo person që ka qenë i përfshirë në punë brenda ose jashtë organizatës.
Këto duhet të jenë sa më reale, dhe preferohet të mbështeten nga të dhëna të forta. Aty ku bëhen përllogaritje
77
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
6. Rekomandim
Përfundimisht, ju duhet të bëni një rekomandim se cili opsion është më i miri duke peshuar kostot dhe
përfitimet.
Arsyeja për këtë është se truri i lodhur lufton të filtrojë shpërqendrimet dhe fokusohet në vetëm një gjë.
Po ashtu ka më shumë gjasë të lundroj nëpër tangjenta. Edhe pse duket si diçka e keqe kur jeni duke punuar, të
menduarit kreativ në të vërtetë përfiton nga shpërqendrimet dhe mendimet e rastësishme.
Qetësia, në të vërtetë, ndihmon për të forcuar fokusin tonë, pra është e dobishme për zgjidhje të
problemeve në mënyrë intenzive ose për detyra të detajizuara. Të menduarit kreativ, në anën tjetër,
kërkon një zë të mjedisit të cilin mund ta gjeni në një kafeteri për të promovuar të menduarit e gjerë
dhe ide të reja. Kjo ndikon aq shumë saqë ka mjete në rrjet siç është Coffitivity për të krijuar zhurmën e
kafeterisë në tavolinën tuaj të punës.
78
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Njohuria Përvoja
Shumica e njerëzve mendojnë se kreativiteti ka të bëjë me shfaqjen e ideve origjinale por në të vërtetë
kreativiteti ka të bëjë me lidhjen e ideve ekzistuese.
Vlera e kapelave
Secila kapelë përcakton një stil të mendimit dhe komunikimit
Kjo qasje i mundëson personit të drejtojë vëmendjen nga një aspekt në tjetrin
Komoditeti – kur i kërkon dikujt të ndërroj kapelën është mënyrë e përshtatshme t’i kërkosh dikujt të
ndërroj shpejtësinë
Rregullat e lojës – tanimë janë të parapara dhe të lehta për t’u mësuar, ngjyra e kapelës përcakton
rendin e mendimit.
79
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
KAPELA E BARDHË Neutral, të dhëna, informata, pyetje, kërkesë për informata, mangësi në informata,
nevoja, dëgjim.
KAPELA E ZEZË Logjike, negative, kritikë, fakte, përvojë, analizë logjike sistematike, etikë.
KAPELA E GJELBËR Kapela kreative, idetë, krijim, propozime, alternativa. Kapela e zezë dobësohet nga të
menduarit e gjelbër.
KAPELA E KALTËR Kapela e kaltër mendon për të menduarit. Bëjnë një përmbledhje analitike.
3. Komuniko qartë
Nga dita e parë është vendimtare që të gjithë anëtarët e ekipit të përkrahin liderin. Sigurohuni të mbani të
gjithë të informuar për zhvillime dhe që punonjësit të kuptojnë qëllimin final. Mbajtja e linjave të komunikimit
të hapura dhe përfshirja e punonjësve në proces të ndryshimit bën që punonjësit të ofrojnë përkrahje. Jepni
80
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
mundësinë që të ndajnë idetë, shqetësimet, komentet dhe sugjerimet përgjatë periudhës së ndryshimit.
5. Delego detyrat
Udhëheqja nga përpara është me rëndësi. Por një lider individual nuk mund të zbatojë ndryshimin vet. Delego
detyra tek individët nëpër ekip dhe cakto afate të sakta për përfundim. Përcillni punën me secilin individ dhe
ofroni përkrahje kur është e nevojshme.
7. Menaxho pritjet
Kur të udhëhiqni një departament nëpër ndryshim, menaxhimi i pritjeve është më vendimtar se kurdo herë.
Qartëso se çka pritet nga punonjësit dhe kupto se çfarë presin ata nga lideri.
Ndryshimi është pjesë natyrale e jetës në një organizatë por jo ‘përpjekje përjashtuese që do të zhduket
shpejt ose më keq të zëvendësohet nga iniciativa tjetër. Trajtoje si mënyrë normale për të pasur një organizatë
më të mirë, punë më të mirë dhe do të ketë sukses. Do të shihni që njerëzit e dinë se çfarë nevojitet. Puna
juaj është të gjeni mundësitë, të pyesni, dëgjoni se çfarë ju thonë dhe të keni guximin dhe njohurinë e gjerë
për të zbatuar atë.
81
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
PUNA EKIPORE
82
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Roli i liderit është të zhvillojë marrëdhënie të mira të punës me ata që përfshihen, të ndërtojë besim dhe të
sigurojë rrjedhën e informatave/komenteve në të dy drejtimet – qoftë nëse ekipi është në një dhomë apo i
shpërndarë përgjatë vendit.
Është përgjegjësi e liderit të sigurojë që i tërë ekipi të frymëzohet nga vizioni dhe të kuptojë kontributin e ekipit dhe
secilit individ për të arritur atë.
1. A ekziston një ndjejnë e përbashkët e qëllimit dhe qëllime dhe vlera të miratuara së bashku?
2. A ka ekipi shtrirje të plotë të kompetencave?
3. A janë të përcaktuara të gjitha rolet dhe pritjet?
4. A shfrytëzohen dhe zhvillohen të gjitha talentet?
5. A i kuptojnë pjesëtarët e ekipit se si përshtaten rolet e tyre në plan?
83
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Definicion
Vizioni është një ëndërr ambicioze që komunikohet, memorizohet, arrihet, i qëndrueshëm dhe inspirues. Nuk
është i matshëm.
84
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Ja disa shembuj:
Disney: “Për të bërë njerëzit të lumtur”
Al Jezeera: “Të njihemi si rrjeti medial më i besuar dhe udhëheqës në botë, duke arritur te njerëzit pavarësisht
kush janë dhe ku janë”
Përdor terma të thjeshtë të cilat njerëzit i njohin, ndërlidhin dhe mbajnë në mend.
Kërko sfidim nga kolegët në të gjitha nivelet për të krijuar pronësi dhe ndikim të gjerë.
Jepi vizionit kohë të piqet – thuajse çdoherë do të keni mundësi të përmirësoni versionin e parë.
Testo vizionin – ‘Çka nëse, ka X...ose Y...kanë të bëjnë me vizionin tonë?
85
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Vizioni, edhe pse nuk është i matshëm, duhet të lidhet qartë me objektiva të matshme.
Mos…
Përziej vizionin me qëllim. Vizioni nuk duhet ët fillojë me fjalën ‘Të’
Përdor zhargona.
Impono interpretimin tuaj të vizionit tek të tjerët, por inkurajoj ata ta interpretojë atë për vetveten.
Tento të bësh kompromis duke kombinuar ide të pandërlidhura.
Mashtro duke përdorur fjalë si ‘më i miri’ – ato rrezikojnë kredibilitetin dhe rrallë herë inspirojnë.
Zëvendëso vizionin me planifikim të matshëm.
Mbaj një punëtori me qëllim të krijimit të një seti të vlerave të miratuara dhe sigurohu që secili të informohet
paraprakisht.
Jep shembuj të vlerave personale dhe ekipore ose organizative. Lista e vlerave të mundshme më
poshtë mund të përdoret. Mbani në mend se lista mund të ndryshohet.
Potenco se lista duhet të jetë e shkurtë – ndërmjet tri dhe pesë fjalëve
Nëse është e domosdoshme ndaj njerëzit në grupe punuese nga 5 – 7. .
Cakto detyrën e arritjes së një seti të vlerave të miratuara. Inkurajo zhvillimin e ideve (brainstorming)
ose teknikave tjera kreative.
87
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
88
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Shfaq fleksibilitet
Ekipet shpesh kanë të bëjnë me kushte ndryshuese – dhe shpesh krijojnë ndryshimet vet. Pjesëtarët e mirë
të ekipit janë fleksibil; ata adaptohen situatave të ndryshme. Ata nuk ankohen ose stresohen sepse janë duke
provuar diçka të re ose po caktohet një drejtim i ri. Veç kësaj, pjesëtari fleksibil i ekipit mund të merr parasysh
pikëpamje të ndryshme dhe kompromise kur të jetë nevojë. Ai/ajo nuk i përmbahet strikt pikëpamjeve dhe
të argumentojë deri në vdekje, posaçërisht kur ekipi ka nevojë të ec përpara me marrjen e vendimeve ose
ndonjë veprim. Pjesëtarët e fortë të ekipit janë të vendosur në mendimet e tyre por edhe të hapur rreth asaj
që ofrojnë të tjerët – shembulli më i mirë i fleksibilitetit.
89
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
konsistente. Veç kësaj, ata shfaqin mirëkuptim dhe përkrahje adekuate për pjesëtarët tjerë të ekipit për të
kryer punën. Ata nuk vejnë kushte rreth asaj se kur mund të ofrojnë ndihmë, kur mund të dëgjojnë dhe kur
të ndajnë informata. Pjesëtarët e mirë të ekipit kanë edhe sens të humorit dhe dinë si të kalojnë kohë të mirë
(dhe kjo është e dobishme për të gjitha ekipet), por ata nuk e bëjnë atë në llogari të dikujt tjetër. Thjeshtë,
lojtarët efektiv të ekipit i trajtojnë të tjerët në mënyrë profesionale.
90
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Përgatitja
Së pari, shpenzo pak kohë për të njohur veten me aftësitë prioritare që duhet vlerësuar gjatë intervistës.
Definicionet dhe indikatorët e sjelljes pozitive janë të dispozicion në Kornizën e Kompetencës. Sigurohuni që
të njihni me pyetjet në këtë udhëzues. Vendosni cilat do t’i bëni kandidatëve. Po ashtu, shihni nënpyetjet.
Mund të merrni parasysh shtimin e nënpyetjeve tjera nga vetja.
Të gjitha pyetjet bazë duhet të përcaktohen para se të filloni intervistën dhe çdo kandidati duhet t’i bëhen
pyetjet e njëjta.
Mbani në mend, pyetjet janë një mjet për t’ju ndihmuar në nxjerrjen e
informatave përkatëse. Prandaj, është shumë me rëndësi që ju të bëni
nënpyetje rreth shembujve të dhëna nga një kandidat për të kuptuar
sjelljen dhe përvojën e tyre. Nënpyetjet nuk mund të planifikohen
paraprakisht sepse ato varen nga përgjigjet e kandidatit në pyetjen paraprake.
“Më trego rreth përgjegjësive që keni në pozitën aktuale”. “Më trego për përvojën tuaj në planifikim të
konferencave”
Caktimi i intervistave
Ne rekomandojmë të caktoni një orë për një intervistë. Procesi i notimit pas intervistës duhet të merr edhe
15 deri 20 minuta tjerë. Nëse planifikoni të bëni intervista të shumëfishta në një ditë, zakonisht mjafton t’i
caktoni në çdo një orë e gjysmë. Zbërthimi i mëposhtëm ofron udhëzime:
Struktura e pyetjeve
Zakonisht, pyetjet e ndërlidhura me një vend pune specifik do të pyesin kandidatët për shembuj rreth asaj se
si i kanë trajtuar situatat përkatëse në të kaluarën. Arsyeja e pyetjes për shembuj të kaluarës është se sjellja
e kaluar është parashikues i fortë i sjelljes së ardhshme në situata të ngjashme. Pyetjet hipotetike (siç është
“Çfarë do të bëje sikur...”) duhet të shmangen pasi që mbledhin informata të cilat janë parashikues i dobët i
sjelljeve në të ardhmen.
Shpesh përgjigja e kandidatit në një pyetje do t’ju jap informata të cilat nuk janë të mjaftueshme për të bërë
një vlerësim të aftësisë që e vlerësoni. Çka ju nevojitet në këtë rast janë nënpyetjet për të vijuar me pyetjen
fillestare. Ilustrimi më poshtë tregon si funksionon kjo:
Intervistat duhet të ndjekin një strukturë të qartë, megjithatë pyetjet nuk duhet të ndiqen strikt sepse
mund të prishin rrjedhën e intervistës.
Më trego për… Është praktikë e mirë që t’i shpjegohet
kandidatit se si do të strukturoret
Më jep një shembull të... intervista dhe se ju do të kërkoni shembuj
specifik që demonstrojnë aftësitë e
Kur?
kërkuara për këtë pozitë. Tregojuni që
Pse? të marrin parasysh që ju do të shprehni
interesim për:
Si?
Shembuj nga jeta e tyre e punës
Çfarë ke bërë…?
Preferohen shembuj të kohës së fundit –
2-3 vitet e fundit
92
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Derisa paneli bën pyetjet, ju duhet të merrni shënime, duke përdorur formularin për vlerësim të intervistës.
Ju kërkoni dëshmi për përmbushjen e kritereve nga përgjigjet në pyetjet e bëra dhe shembujt e dhënë nga
kandidatët.
Bërja e pyetjes së njëjtë secilit kandidat do të sigurojë një vlerësim të drejtë të aplikuesit me setin e njëjtë të
kërkesave.
Mundohuni t’i lehtësoni gjendjen kandidatit – Hapi fillestar në një intervistë të mirë të punës është t’i
ndihmohet kandidatit të ndjehet rehat në një situatë
stresuese. Bërja e një bisedë të shkurtë disa minuta zakonisht
e thyen akullin.
Sigurohu që i tërë procesi selektues të bëhet në mënyrë të drejtë dhe transparente dhe respektimin e
procedurave të përzgjedhjes dhe punësimit në mënyrë që të shmangen ankesat për diskriminim të padrejtë.
Shmanguni bërjes së pyetjeve të ndërlidhura me karakteristika të mbrojtura, p.sh. mosha, gjinia, kombësia
ose përkatësia etnike, orientimi seksual, feja ose besimi, aftësitë e kufizuara, shtatzënia ose statusi martesor.
93
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Lejo qetësi për pyetje të vështira të cilat kërkojnë detaje specifike për t’i mundësuar kandidatëve të shqyrtojnë
pyetjen para përgjigjes. Lehtësoni punën kandidatëve, tregoni se kanë kohë dhe se ju prisni një përgjigje.
Kërko dëshmi të kundërta në intervista. Nëse intervista përshkruan një pamje të sjelljeve të kaluara negative
në vend të punës, kërko gjetjen e dëshmive të sjelljeve të mira ose performancës së mirë për të fituar një
pikëpamje të balancuar të kandidatit. E njëjta vlen kur kandidati duket i përkryer, ndoshta tejet i përkryer.
Sigurohuni që komentet e miratuara të jenë një përmbledhje e saktë dhe e paanshme e arsyeve për mosemërim
94
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Shënimet për kryesuesit e komisionit përzgjedhës (si shtesë ndaj udhëzimeve për të gjithë anëtarët e
panelit)
Nga Kryesuesi i panelit kërkohet të marrë pjesë në tërësi gjatë pyetjeve. Po ashtu, ata duhet të kontrollojnë
rrjedhën, përfshirë mbajtjen e kohës për intervista siç
kërkohet.
Para intervistës:
Kërko nga specialisti i personelit të institucionit që të informojë panelin rreth kërkesave të vendit të punës,
nëse kërkohet një gjë e tillë.
Sigurohu që të gjithë anëtarët e panelit të kenë njohuri për procesin e përzgjedhjes dhe kanë të gjitha
dokumentet përkatëse para intervistës dhe që t’i kenë lexuar dhe kuptuar ato.
Vendos brenda panelit se kush do t’i bëj cilat pyetje dhe rendin në të cilin do të bëhen pyetjet.
Konfirmo se si, kur dhe kush do t’i informojë kandidatët rreth rezultatit.
kujdesu që anëtarët e panelit të takohen së paku 30 minuta para arritjes së kandidatit të parë.
95
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Shpjegoja kandidatit tërë procesin dhe se mund të presin nga anëtarët e panelit të marrin shënime.
Mbajë shënime të saktë të procesit të vendimmarrjes, përfshirë arsyet e qarta pse një person është i
papërshtatshëm.
Sigurohu që vlerësimi të bëhet në mënyrë të drejtë dhe transparente dhe që procedurat e përzgjedhjes dhe
rekrutimit të ndiqen me korrektësi për të shmangur ndonjë ankesë të diskriminimit të padrejtë dhe refuzo
çdo koment ose diskutim në lidhje karakteristikat e mbrojtura.
Udhëheq diskutimin dhe vlerësimin e anëtarëve të panelit; fto anëtarët e panelit të japin komente dhe të
ndajnë notimet e tyre për kandidatët dhe përfundo me komentet e Kryesuesit.
Udhëheq panelin drejt arritjes së një konsensusi se a janë kandidatët të përshtatshëm apo jo dhe nëse
kërkohet identifiko një rangim që është i pranishëm për tërë panelin.
Vlerësimi i kandidatëve
Menjëherë pas çdo interviste, secili anëtar i panelit duhet të rishikojë shënimet e bëra gjatë intervistës,
të kërkojë dëshmi që kriteret janë përmbushur nga përgjigjet ndaj pyetjeve dhe shembujve të dhënë nga
96
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Është me rëndësi të mos ketë diskutime ndërmjet intervistuesve në këtë fazë të procesit dhe që secili intervistues të
shqyrtojë shënimet e veta në mënyrë individuale.
Pasi të gjithë intervistuesit të plotësojnë formularët përkatës për vlerësim ata mund të ndajnë informata dhe
janë të gatshëm të marrin vendim.
Qëllimi i intervistës është të emërohet kandidati më i mirë për punë, d.m.th. ai/ajo që më së afërmi i përputhet
specifikacionit origjinal të paraparë. Nëse asnjëri kandidat nuk është i përshtatshëm, atëherë asnjëri nuk
duhet të emërohet.
Gabimet në vlerësim
Procesi i vlerësimit është punë e vështirë dhe delikate, por suksesi dhe vlera e intervistës varet nga cilësia
e këtyre notimeve. Gabimet në vlerësim ndodhin kur një vlerësim ndikohet nga faktorët tjerë e jo ata të
miratuar në kriteret e vlerësimit.
Gabimet e zakonshme
Përshtypjet e para: Në mënyrë të pavetëdijshme, ju mund të gjykoni një aplikues në mënyrë pozitive
ose negative nga fillimi, që mund të rezultojë në vlerësim të aplikantit në bazë të besimeve tuaja e jo të
kualifikimeve të kërkuara për vend të punës dhe performancës së tyre të vërtetë.
Butësia dhe rreptësia: Këto janë tendenca të përgjithshme për të vlerësuar aplikantit me konsistencë të
lartë (efekti i butësisë) ose të ulët (efekti i rreptësisë). Të kuptuarit e kërkesave për vendin e punës dhe
kualifikimet e vlerësuara mund të dallojnë nga një vlerësues në tjetrin. Vlerësimi duhet të jetë i drejtë për të
gjithë aplikuesit. Rezultati i këtij gabimi është se vlerësimi i aplikuesve është ose më i lartë ose më i ulët sesa
që duhet. .
Tendenca qendrore: Kjo është tendenca për të përdorur vetëm pikët e mesme të shkallës për notim të
vlerësimit, duke shmangur pikat ekstreme. Ju mund të ngurroni të vlerësoni aplikuesit lartë ose ulës, pra të
notoni të gjithë aplikuesit si mesatar duke mos bërë dallime ndërmjet tyre.
Efektet “Lëvdatë” dhe “vërejtje”: Këto gabime përfshijnë tendencën e lejimit të një lëvadate të mirë ose një
vërejtje karakteristike ose kualifikimi të keq të ndikojë në vlerësimin e kualifikimeve tjera të një aplikuesi.
Anëtarët e komisionit duhet të monitorojnë vetveten kur të jenë aq të impresionuar nga një kualifikim i një
97
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
kandidati ashtu që të mos atribuojnë cilësitë pozitive për të gjitha kriteret tjera pavarësisht dëshmive të
ofruar. Dhe e kundërta, kur një aplikues është i dobët në një fushë, kjo mund të ndikojë në dhënien e notave
të dobëta në fushat tjera.
Efekti i kontrastit: Kjo është tendenca për të vlerësuar një aplikues në relacion me performancën e apllikuesit
paraprak në vend se të përdoren kriteret për specifikacion të personit. Duhet të jeni të vetëdijshëm se mund
të hasni në aplikues të cilët do të shquhen, në mënyrë pozitive ose negative, dhe që aplikuesit pasues mund
të nën ose mbi vlerësohen si rezultat i kësaj.
Plogështia: Kjo është e pranishme tek anëtarët e bordit për t’u ndier të plogësht gjatë procesit të gjatë të
intervistimit dhe për të qenë më pak konsistent ose më pak rreptësi në marrjen e shënimeve, dëgjim ose
aplikim të kritereve vlerësuese.
Stereotipat: Ky është një gabim që ndodh kur animi juaj personal dhe para-koncepcionet për një punonjës të
mirë ndikojnë në vlerësimet tuaja. Stereotipat shpesh bazohen në demografi siç janë gjinia, raca, përkatësia
etnike ose mosha, si dhe niveli i arsimimit, politika ose interesi. Ju duhet të jeni të vetëdijshëm se besimet
dhe perceptimet personale të asaj se çfarë nevojitet për vend të punës mund të ndikojë në vlerësimet e
aplikuesve.
Ngjashëm me mua: Ky gabim ndodh kur aplikuesi merr vlerësime më të favorshme sesa që duhet, sepse
janë të ngjashëm me intervistuesin në një mënyrë (p.sh. raca, gjinia, mosha, qëndrimi ose prejardhja). Dhe e
kundërta, jo i ngjashëm me mua, po ashtu mund të ndodh kur një aplikues merr vlerësime me të dobëta sesa
që duhet për shkak të dallimeve të perceptuara.
Adresimi i konfliktit është shkathtësi esenciale e njerëzve të mirë dhe është Rregullorja për konteste dhe ankesa
një prej aspekteve të lidershipit të cilin shumica e njerëzve e shohin si sfidues.
Posa të kuptosh se dikush është i/e “vështirë” ose se një situatë e veçantë ka gjasë të shkaktojë konflikt, ndalu
dhe analizo çfarë është ajo që të bën të mendosh ashtu.
Mund të jetë sepse të tjerët:
Kanë agjendë tjetër,
I qasen punës nga një perspektivë tjetër,
98
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Rrallë herë ndodh që njerëzit të kënaqen nga të qenit të vështirë. Nëse mendoni se kjo është rrënja e arsyes,
mbani në mend se duhet të ketë qenë strategji e suksesshme për ata në të kaluarën dhe se ia kanë dalë me
atë qasje për t’i bërë gjërat sipas dëshirës. Pra mendo se çfarë kanë përfituar, a mund të funksiononi në atë
mënyrë ose gjej një alternativë që i plotëson të dy nevojat.
Çfarëdo që të jetë arsyeja e konfliktit, ju duhet t’i bëni vetes këto pyetje:
Çfarë dua unë dhe pse e dua dhe kam nevojë për atë?
A është kjo esenciale për punë dhe organizatë ose është veç preferencë e imja personale?
Çfarë ka në atë person/situatë që krijon vështirësi? A ka të bëjë me një detyrë ose sjellje apo me rrethana të
caktuar?
Çfarë ka nevojë personi tjetër të realizojë nga takimi?
A e kuptojnë të tjerët për çfarë kam nevojë (A e kam shpjeguar atë?)
Si mund të dy/gjithë marrim atë që kemi nevojë?
Si ta paraqes kërkesën time në mënyrë që të ruajë vetëbesimin e personit tjetër?
Shumica e konflikteve shfaqen nga keqkuptimi dhe komunikimi i dobët. Nëse të dy anët e kuptojnë agjendën
e njëri-tjetrit atëherë keni gjasa më të mëdha për të qenë të suksesshëm.
Një mënyrë tjetër e kuptimit të situatave konfliktuoze është adaptimi i modelit të famshëm të Thomas
Kilmann. Ky model pohon se pasi që dy individ nuk kanë pritjet dhe dëshirat e njëjta, konflikti është pjesë e
natyrshme e ndërveprimeve me të tjerët.
Modeli Thomas Kilmann është i dizajnuar të vlerësojë sjelljet e individëve në situata të konfliktit – që do të thotë
situatat në të cilat shqetësimet e dy personave janë në shpërputhje. Modeli shpjegon sjelljen e personave
sipas dy dimensioneve bazë:
(1) kategorik, shtrirja në të cilën një individ përpiqet të përmbush shqetësimet e tij/saj; dhe
(2) bashkëpunimi, shtrirja në të cilën një individ përpiqet të përmbush shqetësimet e personit tjetër. Këto
dy dimensione bazë të sjelljes mund të përdoren për të përcaktuar pesë metodat specifike të adresimit të
konfliktit. Këto pesë “forma të trajtimit të konfliktit” janë dhënë më poshtë.
99
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
K
a
Garimi
t Bashkëpunimi
e
g
o Kompromisi
r
i
k Shmangia Përshtatja
OMISING
Të bashkëpunuarit
Garimi është kategorik dhe jo bashkëpunues, një formë e orientuar kah fuqia. Gjatë garimit, një individ ndjek
shqetësimet e tij/saj në llogari të personit tjetër, duke përdorur çfarëdo fuqie që duket adekuate për të fituar
pozitën e tij/saj. Garimi mund të nënkuptojë të kërkosh të drejtat tuaja, mbrojtjen e pozicionit që besoni
është e drejtë ose thjeshtë mundoheni të fitoni.
Përshtatja është modeste dhe bashkëpunuese – e kundërta e garimit. Gjatë përshtatjes, individi neglizhon
shqetësimet e tij/saj për të përmbushur shqetësimet e personit tjetër; kjo formë përfshin elementin e vetë-
sakrifikimit. Përshtatja mund të merr formë të bamirësisë ose zemërgjerësi, duke iu bindur rendit të një
personi tjetër edhe pse nuk do të preferonit atë ose duke ui pajtuar me pikëpamjen e një personi tjetër.
Shmangia është tërheqëse dhe jobashkëpunues. Gjatë shmangies, një individ automatikisht nuk ndjekë
shqetësimet e tij/saj ose të një personi tjetër. Ai/ajo nuk adreson konfliktin. Shmangia mund të merr formën
e anashkalimit diplomatik të një çështjeje, shtyrjes së çështjes deri në një kohë më të mirë ose thjeshtë
tërheqje nga një situatë kërcënuese.
Bashkëpunimi është edhe kategorik edhe kooperues – e kundërta e shmangies. Gjatë bashkëpunimit, një
individ synon të punojë me personin tjetër për të gjetur një zgjidhje që përmbush plotësisht shqetësimet e
100
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
të dy palëve. Përfshin gërmimin në çështje për të identifikuar shqetësimet bazë të dy individëve dhe për ët
gjetur një alternativë që përmbush të dy shqetësimet. Bashkëpunimi ndërmjet dy personave mund të merr
formën e gjetjes së mosmarrëveshjes për të mësuar gjendjen e të dy palëve me synim të zgjidhjes së ndonjë
gjendjeje e cila përndryshe do të shkaktonte garimin për resurse ose konfrontim dhe tentim të gjetjes së një
zgjidhjeje kreative për një problem ndërpersonal.
Kompromisi është ndërmjetësim në të qenit kategorik dhe bashkëpunim. Gjatë kompromisit, objektivi është të
gjendet një zgjidhje e shpejtë, e pranueshme nga të dy palët dhe që kënaq të dy palët. Kompromisi bie në mes
ndërmjet garimit dhe përshtatjes duke hequr dorë nga garimi por më pak nga përshtatja. Po ashtu, adreson
një çështje në mënyrë më të drejtpërdrejtë sesa shmangia, por nuk eksploron në thellësi sikur kolaborimi.
Bërja e kompromisit mund të nënkuptojë ndarjen e dallimeve, shkëmbimin e koncesioneve ose kërkimin e një
pozite mesatare të shpejtë.
Efektiviteti i një forme të trajtimit të konfliktit varet nga kërkesat e situatës specifike të konfliktit dhe
shkathtësisë me të cilën ju aplikoni atë formë.
Ju jeni të aftë të aplikimit të të pesë formave të trajtimit të konfliktit: ju nuk mund të karakterizoheni me një
stil të vetëm, strikt të adresimit të konfliktit. Megjithatë, mund të jetë e mundshme të aplikoni disa forma më
lehtë sesa tjerët, prandaj synoni të mbështeteni në ato forma më shumë. Sjelljet konfliktuoze që përdorni
janë rezultat i predispozitave personale dhe kërkesave të situatave në të cilat gjendeni. Po ashtu, shkathtësitë
tua shoqërore mund të çojnë të mbështeteni në disa sjellje të konfliktit më shumë se sa në të tjerat.
Garimi
Përdorimet
1. Kur vendimi i shpejtë dhe vendimtar është i domosdoshëm – p.sh. në rast të emergjencës,
2. Për çështje të rëndësishme kur duhet zbatuar veprime jopopullore – p.sh. shkurtim të kostove,
aplikimin e rregullave jo të popullarizuar, disiplina.
3. Për çështje vitale të mirëqenies së kompanisë për të cilat keni ndjenjën se keni të drejtë;
4. Për të mbrojtur veten nga njerëzit që përfitojnë nga sjelljet jokonkurruese.
Përshtatja
Përdorimet
Kur të kuptoni se jeni gabim – kur lejoni marrjen parasysh të një zgjidhje më të mirë, të mësoni nga
tjerët të tregoni se jeni të arsyeshëm,
Kur një çështje është më e rëndësishme për personin tjetër sesa për ju – të përmbushni nevojat e të
101
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Shmangia
Përdorimet
Kur një çështje është e vogël ose e rëndësisë kalimtare ose kur ka çështje më të rëndësishme që
duhet trajtuar,
Kur nuk shihni mundësi të përmbushjes së shqetësimeve tuaja – për shembull kur keni fuqi të ulët
ose jeni të frustruar nga diçka që do të jetë shumë e vështirë të ndryshohet (politikat kombëtare,
struktura e personalitetit të dikujt dhe kështu me radhë),
Kur kostot potenciale të konfrontimit të konfliktit kanë peshë më të madhe sesa zgjidhja,
për t’i qetësuar të tjerët – për të zvogëluar tensionet në nivel produktiv dhe për të rifituar perspektivë
dhe konsolidim
Kur mbledhja e informatave tejkalon përparësitë e vendimmarrjes së menjëhershme,
Kur të tjerët mund të zgjedhin konfliktin në mënyrë më efektive,
Kur çështja duket si simptomë e një çështje tjetër, më bazike.
Pyetjet që duhet pyetur nëse keni nota të larta:
A i lëndoni ndonjëherë ndjenjat e të tjerëve ose shkaktoni armiqësi?
Ndoshta ju duhet të ushtroni më shumë diskrecion dhe takt në paraqitjen e çështjeve në mënyrë jo
kërcënuese.
A ndjeheni ndonjëherë i bartur ose mbingarkuar nga një numër i çështjeve?
Ndoshta ju duhet të ndani më shumë kohë caktimit të prioriteteve, d.m.th marrjes së vendimit se cilat
çështje janë të parëndësishme dhe ndoshta t’i delegoni të tjerëve.
Bashkëpunimi
Përdorimet
Të gjendet një zgjidhje integruese kur shqetësimet e të dy palëve janë tejet të rëndësishme për të
bërë kompromis,
Kur synimi juaj është të mësoni – p.sh. testimi i supozimeve tuaja, kuptimi i pikëpamjeve të të tjerëve,
102
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Bërja e kompromisit
Përdorimet
Kur qëllimet janë të rëndësisë së moderuar por nuk vlejnë aq shumë ose nuk kanë potencial të
ndërprerjes ashtu që të përdoren forma më kategorike
Kur dy kundërshtarë me fuqi të barabarta janë të përkushtuar fuqishëm ndaj synimeve diametralisht
të kundërta – sikur në negocijim të menaxhimit të punës,
Për të arritur marrëveshje të përkohshme për çështje të komplikuara,
Për të arritur në një zgjidhje të shpejtë nën presion të kohës,
Si formë rezervë mbështetëse në rastet kur konkurrenca ose bashkëpunimi dështojnë.
Pyetësorët e më poshtë vetë-analizues mund të ndihmojnë në identifikimin e tendencës tuaj për të aplikuar
format e veçanta dhe aty ku ka nevojë për përmirësime.
103
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
104
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
105
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Rrethoni më poshtë shkronjën të cilën e keni rrethuar në secilën pikë të pyetësorit dhe pastaj numrin total të rrathëve
në secilën kolonë:
Garimi Bashkëpunimi Kompromisi Shmangia Përshtatja
(Shtyrja) (Zgjidhja e problemit) (Ndarja) (Tërheqja) (Lehtësues)
• A B
• B A
• A B
• A B
• A B
• B A
• B A
• A B
• B A
• A B
• A B
• B A
• B A
• B A
• B A
• B A
• A B
• B A
• A B
• A B
• B A
• B A
• A B
• B A
• A B
• B A
• A B
• A B
• A B
• B A
TOTALET ____ _____ ____ ____ ____
Sa më të larta pikët aq më e madhe është mbështetja juaj në formën e veçantë të trajtimit të konfliktit. Notimi i
përkryer i balancuar do të ishte ‘6’ për secilën formë.
106
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
107
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Gjuha trupore
Çfarë duhet bërë Çfarë nuk duhet bërë
Mbaj kontakt natyror dhe miqësor përmes syve Mos shiko shumë gjatë e as mos shiko anash gjatë
Flisni me gjallëri për të përcjellë entuziazmin Mos belbëzo – fol ose këndo për të ngrohur zërin
kur jeni të tensionuar
Flisni me duar (shuplakat lartë, jo poshtë) Mos i kryqëzo duart e as mos i palos mbi gjoks
Kryqëzoj këmbët në gjunjë ose drejt folësit Mos i kurtho duart në xhepat tuaj
Pasqyro gjuhën trupore të personit tjetër – nëse është Mos i kryqëzo këmbët larg folësit
pozitive
Buzëqesh me sinqeritet dhe shpesh Mos e drejto gishtin drejt fytyrës së tjetrit
Qëndro drejt dhe mbajë kokën lart Mos e rrudh vetullën (dukesh i ngrysur)
Ule kokën tuaj në njërën anë (duke miqësore, hapur, Mos e zë hapësirën personale të të tjerëve (rreth
i interesuar) 70 cm)
108
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Ano drejt folësit, poho me kokë kohë pas kohe (inku- Mos qëndro me duar prapa shpine ose duar në bel
rajuese)
Qëndro ose ulu në distancë të këmbës nga personi Mos ano në anë të kundërt personit që të flet
tjetër
Këshilla të prezantimit
Përgatitja Zbatimi
Njih audiencën tuaj Përgatitur – praktika të bën të përkryer
Mbaj mend objektivat tua Jeni i relaksuar
Përcakto mesazhet tua kryesore Mbaj kontakt me sy me audiencën
Planifiko strukturën – fillimin, mesin, fundin Mundohu të mos lexosh
Përdor shënime me bullet points kur mundësh jo tekst Fol me zë të këndshëm, natyror
Prezanto agjendën audiencës Ndrysho nivelin dhe tonin tuaj
Përdor anekdota kur është adekuate Bëj gjeste për të potencuar
Ndërto përmbledhje vazhdimisht Mos fol me nervozizëm ose shqetësim
Mbajë prezantimet vizuale të thjeshta Buzëqeshu!
Dëgjimi aktiv
109
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Njerëzit që ju duken të vështirë zakonisht sillen në atë mënyrë për njërën apo Rregullorja për konteste dhe ankesa
më shumë të këtyre arsyeve: Rregullorja për procedurat disiplinore
Çfarëdo të jetë arsyeja e sjelljes, janë disa hapa kryesor që duhet mbajtur në mend:
Kur ekziston një procedurë e ankesës, sigurohu të keni njohuri për atë dhe të kuptoni në thellësi
reperkusionet e të gjitha fazave të kërkuara në rast të cilat janë të domosdoshme për të mos eskaluar
ankesa. Sigurohu që t’i përmbaheni procedurave të parapara dhe me kujdes regjistroni të gjitha që
kërkohen.
Në fillim, jeni të qartë për atë çfarë ju dhe personi tjetër pritni nga diskutimi dhe si kontribuon kjo në
arritjen e qëllimeve të departamentit dhe institucionit.
Përdor teknika të negociatave dhe parashiko fitore për personin tjetër dhe vetveten.
Nëse keni bërë një gabim ose e dini se nuk keni arritur diçka, konstatoni këtë qysh në fillim. “E di se
110
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
nuk ju kam dhënë informata të mjaftueshme dje, shpresoj se tani keni gjithçka që ju nevojitet”.
Nëse kritikoheni, përdorni një teknikë pohuese të quajtur ‘mjegullimi’. Falëndero kundërshtarin tuaj
për kriticizëm, mos e kontesto më shumë apo tento ta arsyetosh. “Është shumë e dobishme të dimë
këtë. Faleminderit për komente.’
Nëse personi tjetër fillon të ju sulmoj verbalist ose vazhdon ta ndryshojë temën, provo “teknikën e të
dhënave të dëmtuara” – vazhdo të përsëritësh arsyen e takimit dhe kërkesën tuaj kryesore.
Mbaj sjelljen tuaj nën kontroll. Është e dobishme nëse zbuloni ndjenjat tua – “Kjo bisedë është e
vështirë për mua – Unë jam i shqetësuar/lënduar/mllefosur” – por bëje në mënyrë të qetë dhe të
integruar.
Shpërndarja e fajit zakonisht sjell arsyetim dhe situata rëndohet. Merr përgjegjësi për atë që është
faji juaj, shmang kritikat personale të palët tjetër dhe flisni në mënyrë objektive për çështjen në fjalë
– “ne duhet të gjejmë një zgjidhje për ngarkesën administrative”.
Pyet personin tjetër për sugjerime për adresim të vështirësisë – “Si mendon se mund ta rregullojmë
këtë – çfarë sugjeron të bëjmë për këtë”?
Nëse dyshon se ekziston një ankesë e pazgjidhur, e cila nuk është formalizuar, është praktikë e mirë
të sugjerohet inicimi i procedurës së ankesës. Edhe nëse refuzohet sugjerimi yt, ftesa për të bërë atë
duhet të regjistrohet. Do të demonstrojë objektivitetin tuaj dhe do t’ju mbrojë në rast se duhet të
riktheheni në të njëjtën çështje më vonë.
Mbyll takimin në mënyrë të civilizuar, edhe nëse nuk ka qenë pozitiv. Tregoni mirësjellje, falënderoj
për kohën dhe dilni ngadalë nëse e keni zënë personin e vështirë në ditë të keqe ose në kohë të keqe.
Nëse emocionet ngritën sugjero një pauzë ose një kohë tjetër për takim.
Ushtro, ushtro, ushtro.
Si të negocioni
Të gjithë liderët duhet të mësojnë të negociojnë. Pasi që ata janë të interesuar Rregullorja për konteste dhe ankesa
të ndryshojnë gjërat për të mirë, ata duhet të negociojnë vazhdimisht për
buxhetin, largimin e stafit, hapësirë ose për kohën.
111
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Pala A
Pozita ideale Pozita minimale
X---------------------------------------------------------------------------Y
Zona e negocijimit
Y--------------------------------------------------------------X
Pozita minimale Pozita ideale
Pala B
Ekzistojnë pesë faza të negocimit të suksesshëm
1. Përgatitja
Krijo listën tënde të çështjeve
Përcjell secilën çështje me një qëllim
Gjej pozitën minimale të pranueshme për secilën çështje
Identifiko listën e tyre të çështjeve, qëllimet dhe pozitën minimale të pranueshme.
3. Propozo
Vetëm propozimet mund të negociohen. Argumentet ose opinionet nuk mund të negociohen.
Jepu atë që dëshirojnë në bazë të kushteve tuaja.
Pyet “Çfarë do të bënte propozimin tim të pranueshëm”?
Pyet ‘Nëse propozimi im nuk pranohet, çfarë është propozimi juaj”?
4. Negoco
Vendos kushte para ofertave. “Nëse ti bën X atëherë unë bëj Y”.
112
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Qëllimi i komenteve është të ndihmoni një person ose ekip të perceptojnë Rregullorja për konteste dhe ankesa
efektin e sjelljes. I mundëson atyre të marrin vendime rreth ndryshimeve të Rregullorja për procedurat disiplinore
ardhshme në sjellje.
Shmanguni lidhjes së 1 dhe 2 me “por”, “edhe pse”, ‘megjithatë”. Fjalë të tilla lidhëse shkatërrojnë ndikimin
e komenteve pozitive.
Jeni specifik, përdor fakte dhe shembuj. Nëse Inkurajo tjetrin të jetë i drejtpërdrejt dhe sin-
përdorni opinione, deklaroni si të tilla. qertë
Deklaro pse po jepni këtë koment Prano komente
113
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Verifiko që komentet tua të pranohen në mënyrë Tregoj komentuesit se çfarë do të bësh, nëse do
siç ka qenë qëllimi të bësh diçka
Si të lavdëroni
Psikologët e dinë se njerëzit e shëndoshë, si të rriturit si fëmijët, kanë nevojë për lëvdata me qëllim të zhvillimit
dhe rritjes me vetëbesim. Kohëve të fundit ka pasur raporte të hulumtimeve në Amerikë të cilat sugjerojnë se
njerëzit në vend të punës marrin pesë herë më pak lëvdata sesa që duhet.
Kujto herën e fundit kur dikush ka thënë “bravo”. Nëse ka qenë dikush, gjykimin e të cilit e respektoni, kjo ju
ka bërë të ndjeheni mirë rreth detyrës dhe rreth vetes si rezultat. Lëvdatat e merituara zhvillojnë vetëbesimin.
Lëvdatat janë deklarata si ‘Të lumtë”, “Prezantim i shkëlqyeshëm”, “Raport i jashtëzakonshëm”; ato janë
gjykime të cilat mund të bëhen vetëm pasi të jetë bërë diçka ose kryer. Ato tregojnë se si është vlerësuar
vepra juaj por jo çka e ka bërë të mirë atë.
Komentet pozitive ofrojnë informata që mund të përdorni për të mësuar dhe për t’u përmirësuar, p.sh. “Ke
bërë mirë që qëndrove i qetë gjatë diskutimit”, “Ilustrimi yt e bëri konceptin shumë të qartë”.
Lëvdata më e mirë është nga një person në tjetrin, sy me sy. Jep një shënim të shkruar me dorë (jo email).
Mund të jepet privat ose në publik.
114
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Çdo herë
Mendoni atë me të vërtetë
Keni parasysh mundësitë të jepni lëvdata kurdo dhe kudo që meritohet – edhe nëse e bëni shpesh
nuk do ta humb kuptimin. Ajo do ta humb kuptimin vetëm nëse nuk e bëni me sinqeritet nëse gjërat
nuk kanë shkuar mirë.
Jep lëvdatën posa të meritohet, mos e ruaj për më vonë.
Lavdëro sukseset e vogla sikur edhe të mëdhatë.
Lavdëro sa më shumë që mundësh njerëz
Përcjell lëvdatën nga dikush tjetër dhe informoj personit se puna e tyre është vërejtur, p.sh. “Sekretari
i Përgjithshëm dhe disa anëtar të komisionit më treguan se sa e mirë ka qenë”.
Asnjëherë
Mos përdorni lëvdatën për të tërhequr dikë ose si mjet për ta bërë dikë të punojë më shumë.
Mos lavdëro veprimet për të cilat nuk është dashur përpjekje e veçantë.
Mos e zhvlerëso lëvdatën duke e përdor pa menduar dhe vend e pa vend.
Mbaj në mend se kur ta lëvdoni dikë do të ju bëjë edhe juve të ndiheni mirë.
Si të prezantoni idetë
Prezantimi i ideve tuaja mund të jetë përvojë e papëlqyeshme, por me një qasje të mirë ju mund të arrini
qëllimin dhe të rrisni në mënyrë të konsiderueshme mundësitë tuaja të fitoni interesimin e vendimmarrësve.
Le të jetë e thjeshtë
Mund të duket e lehtë në parim, por nëse prezantimi juaj është konciz dhe i fokusuar do të nënkuptojë se do
të keni vëmendjen e audiencës dhe do të keni më shumë ndikim me idetë tua. Nëse ikni nga tema, atëherë
ndaloni. Koha është një mjet i çmueshëm i botën e biznesit sot, prandaj duhet të qëndroni të fokusuar dhe të
mbani numrin e slajdeve në minimum.
115
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Adreso dobësitë
Nëse ka dobësi të mundshme në idenë tuaj, ju duhet t’i adresoni ato në mënyrë të hapur dhe të tregoni
se keni një plan rezervë në mendje. Nëse dëshmoni se keni paraparë të gjitha pengesat e mundshme, ju do të
demonstroni se keni planifikuar të gjitha pistat e mundshme, duke ju bërë më të pranueshëm për investim.
Ngjashëm, përgatituni të përgjigjeni në pyetjen më të vështirë: pse?
Përvetësoni shifrat
Ju duhet të dëshmoni se keni dijeni për të gjitha numrat duke i mësuar shifrat kryesore përmendësh. Po ashtu
duhet të jeni të përgatitur për t’u përgjigjur në çdo pyetje, pavarësisht sa specifike mund të jetë. Shënoj këta
numra për çdo rast sepse mund të jeni të nervozuar dhe të mos mbani në mend, dhe mund t’i referoheni
shënimeve si opsion i fundit.
Hulumtimi i alternativave
Për t’iu shmangur të papriturave gjatë prezantimit, sigurohuni të hulumtoni alternativat paraprakisht.
Nëse tema e një alternative shfaqet gjatë diskutimit, jo vetëm që do të jeni të përgatitur për të diskutuar atë,
por edhe ta ktheni në përparësi tuaj duke shpjeguar pse ideja juaj ka mendjemprehtësi.
EFEKTIVITETI NË PUNË
116
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Prandaj, ju duhet ta njihni veten, besimet dhe vlerat tuaja dhe si të manifestoni qëndrimet, sjelljet dhe
veprimet tuaja dhe ndikimi që keni për të tjerët.
Kuptimi i vetvetes
Është esenciale të dini:
Fuqitë tuaja ashtu që të fokusoheni në aplikimin e tyre,
Dobësitë tuaja ashtu që t’i menaxhoni ato; dhe
Cilësitë, shkathtësitë dhe sjelljet që duhet zhvilluar për të udhëhequr, motivuar dhe inspiruar të tjerët.
Në të gjitha raste, kur jeni duke u vlerësuar ose duke pranuar komente nga të tjerët, mundohu të vlerësoni
veten në të njëjtën bazë në të njëjtën kohë. Pastaj përgjigju pyetjeve:
Sa e afërt është pikëpamja juaj e vetvetes ndaj asaj se si ju shohin të tjerët?
Cili mund të jetë shkaktari i dallimit në pikëpamje?
A e kuptoni se si shfaqja e personalitetit tuaj, si dhe qëndrimeve dhe sjelljeve ndikon në perceptimet
e të tjerëve për ty?
Si ndikon personaliteti, sjellja dhe qëndrimi yt tek të tjerë (d.m.th. motivimi, emocionet dhe sjelljet e
117
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Përfundimisht, për të kuptuar veten dhe gatishmërinë tuaj për të udhëhequr të tjerët, ju duhet të bëni një
vështrim të detajizuar se çka ju shtyn juve. Ajo që ju shtyn juve, do të ndikojë në atë që vlerësoni dhe çmoni,
qëndrimin dhe sjelljen tuaj në vend të punës dhe me gjasë do të ofrojë njohuri për fuqitë dhe talentet tuaja.
Plani juaj i Zhvillimit Personal. Pas vlerësimit të zhvillimit tuaj, hapi i ardhshëm është:
Caktoni qëllimet tuaja të zhvillimit personal.
Dokumento veprimet që duhet ndërmarrë për t’ arritur ato në Planin për Zhvillim Personal (PZHP).
Cakto objektivat për të përcjellë progresin drejt qëllimeve të zhvillimit. Ju mund të punoni drejt
qëllimeve vet apo me liderin, mentorin tuaj.
Ju mund të gjeni trajnim formal ose në sallë që përmbush nevojat tuaja ose mund të fokusoheni të
mësoni nga përvojat tuaja ose të provoni sjellje të reja në situata të caktuara për të parë nëse mund
t’i arrini në mënyrë më efektive qëllimet e lidershipit.
Kuptimi i të tjerëve
Lidershipi nuk është projeksion një drejtimesh; për të qenë i suksesshëm, duhet të kuptoni dhe përgjigjeni në
mënyrë efektive ndaj nevojave të vartësve dhe situatës së lidershipit.
Si lider, ju keni nevojë për shkathtësi të monitorimit se sa përshtatet stili juaj i lidershipit dhe sjellja me nevojat
e secilës situatë dhe personat që mundoheni t’i ndikoni. Për të bërë këtë ju duhet të:
1. Kuptoni personalitetin, përfshirë se si mund të ndikojë kjo në qëndrimet dhe sjelljes në vend të punës
118
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Është përgjegjësia juaj të shitni idetë tuaja tek shefi juaj. Nuk është përgjegjësia e tij/saj për t’i blerë ato.
Nëse dështoni t’i shitni idetë tek shefi juaj atëherë ose ideja nuk ka qenë mjaft e mirë për ta bindur ose
qasja juaj e shitjes nuk ka qenë adekuate për atë rast. Mendoni rreth “fitimit” për shefin tuaj. Cilat janë
dobitë që do t’i ketë ai/ajo nga veprimet e propozuara?
Ju duhet të plasoni argumentin tuaj në bazë të rastit të “punës”: pse do të duhej organizata të ndjekë idenë
tuaj? Pa një bazë rreth përmirësimit të mënyrës se si funksionin institucioni ideja juaj nuk ka asnjë rast të
kalojë; nëse po atëherë mund të filloni. Për të zhvilluar rastin tuaj, ju duhet të formësoni një argument, ashtu
që të keni sukses dhe të fitoni vëmendjen e personit me autoritet. Ja disa këshilla
119
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
përdoruesit final. Një video e klientit që shfaq kënaqësi ose një shqetësim për përmirësim të shërbimeve
ose një mangësi mund të jetë mjet i fuqishëm bindës. Nëse iniciativa juaj ka të bëjë me përmirësime të
brendshme, atëherë intervisto përdoruesit final të cilët do të përfitojnë nga miratimi i idesë tuaj.
Bëje të gjallë
Për të argumentuar rastin tuaj, çoje shefin tuaj tek zemra e veprimit. Për shembull, nëse kërkoni përmirësim në
procesin administrativ atëherë sille atë në departament dhe tregoj atij çfarë synon të bësh. Dërgoje atë të fletë me
personat e prekur. Nuk ka asgjë më të mirë sesa shembujt e botës reale për të demonstruar argumentin tuaj.
Qasja e parë nënkupton se ju nuk do të bëni asgjë ose në rastin më të mirë me gjysmë zemre. Kjo qasje
është pasive. Qasja e dytë agresive ka potencialin të rezultojë me konfrontim. E treta është pohuese dhe
do të ketë sukses në rast se pyetja e bërë mjafton për të bindur.
120
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Gjatë takimit
Deklaro qëllimin e takimit
Vërteto praninë dhe shëno ata që janë të pranishëm.
Përgatit skenën për secilën pikë të agjendës dhe pastaj hap diskutimin duke kërkuar kontribute
specifike nga pjesëmarrësit.
Lejo çdo kënd që mund të kontribuojë të flet.
Kontrollo diskutimit. Mos u frikëso ta kthesh në binarë nëse fillon të ik nga tema ose flitet të detaje
të skajshme.
Nëse komplikohet diskutimi dhe paraqiten një laramani e gjerë e pikëpamjeve, përmblidhi ato për të
rishikuar kuptimin tënd të çështjes dhe atë të tjerëve.
Respekto kohën.
Në fund të secilës pikë të diskutimit, bëj përmbledhjen e çdo vendimi të marrë dhe konkluzionet e
arritura.
Përmbledh atë që është arritur në fund të takimit. Nëse kërkohen veprime shtesë specifiko kush
duhet të bëjë atë dhe pajtohuni për një afat.
Pajtohuni për qëllimin dhe datën e takimit të ardhshëm.
Pas takimit
1. Shpërndaj pikat e veprimit tek ata që kanë marrë pjesë dhe ata të cilët nuk kanë qenë në takim. Vendimet
e marra gjatë takimit duhet të potencohen bashkë me emrat e personave përgjegjës për veprim dhe afatin
kohor të qartë për secilin veprim. Deklaro datën dhe kohën për takimin e ardhshëm.
2. Monitoro dhe rishqyrto progresin e veprimeve që kanë dal nga takimi.
121
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Liderët e mirë e din dallimin ndërmjet rolit dhe përgjegjësive të tyre dhe kalojnë më shumë kohë në të parën.
Ata kanë sisteme informative të shkëlqyeshme të cilat u tregojnë se sa mirë është duke funksionuar organizata
dhe i mundëson atyre të bëjnë pyetje të rastësishme kërkuese të cilat i bëjnë të tjerët të mendojnë “Si nuk më
ka ra në mend kjo’. Ata çdo herë kanë kohë për individë dhe janë të interesuar me sinqeritet për njerëzit e vet.
Ju do të shpenzoni kohën tuaj në mënyrë të mençur nëse bëni këto pyetje dhe përgjigjeni:
Cila është vlera e veçantë që i shtojë unë organizatës në këtë rol?
A kalojë unë kohë duke zhvilluar marrëdhëniet kryesore për të cilat organizata mbështetet në mua për të
vendosur dhe ruajtur – nga poshtë-lartë, lartë-poshtë dhe të jashtme?
A jam duke e bërë punën dhe duke komunikuar rregullisht?
A bëjë shkoçitje të rregullta për të menduar për të ardhmen e organizatës, të azhurnojë zhvillimet në
këtë sektor dhe në komunitetin profesional?
A janë duke e zhvilluar veten unë? A jam unë konfident me TI moderne, teknikat matematikore dhe
statistikore dhe të menduarit në nivel të menaxhmentit dhe lidershipit?
Në çka e kalojë unë kohën gjatë ditës/javës/muajit? (Ndoshta ju duhet të mbani regjistër për një kohë
para se të përgjigjeni dhe ju do të befasoheshit me atë që zbuloni).
A jam duke kaluar shumë kohë në rolin tim apo po rrëshqas poshtë? A jam duke bërë delegim efektiv,
posaçërisht gjërat që dua t’i bëj por të cilat do të duhej bërë nga stafi më i ri? (Ne të gjithë tentojmë
të lidhemi për detyra të tilla sepse na ofrojnë rehati kur të ballafaqohemi me një punë më të madhe.)
A bëj dallimin ndërmjet asaj që është urgjente dhe e rëndësishme? Duke u koncentruar në atë që
është e rëndësishme unë i parandaloj gjërat të bëhen urgjente dhe mund të gjej mënyra për të
122
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Tejet shumë kohë kalohet duke reaguar në ngjarje, probleme dhe kërkesa të menjëhershme. Këto aktivitete
janë reaktive dhe nuk kontribuojnë çdo herë drejt objektivave.
Caktimi i prioriteteve kërkon nga ju të bëni dallimin ndërmjet detyrave reaktive dhe proaktive.
Urgjente Jourgjente
Parëndësishme
Rëndësishme
1 2
3 4
NB: Detyrat mund të lëvizin ndërmjet kutive, varësisht nga ndryshimi i afateve dhe prioriteteve të punës.
123
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Urgjente Jo urgjente
K 1: Bëje tani – merr kohë aq sa është e nevo- K2: Për t’u bërë shpejt - merr kohë aq sa është
jshme e nevojshme
• Këto duhet të adresohen urgjentisht dhe • Çështje të rëndësishme të cilat tani nuk janë
janë me rëndësi. urgjente – kohë cilësore
• Shpesh mund të jenë reaktive, panika të • Aktivitetet dhe koha e planifikuar
menjëhershme, rregullime, zgjidhje proble- • Ndajë kohë për këto detyra ashtu që t’i
mesh. shtyni përpara (progres).
E rëndësishme
• Detyrat dhe projektet e planifikuara duhet • Planifiko kohë për këto, përndryshe ato sht-
kryer tani yhen dhe duhet të kalojnë në Kuadratin 1.
• Takimet
Zakonisht janë punë që duhet kryer e jo shtyrë.
Secili ka nga pak prej këtyre.
K3: Bëje tani – kalo sa më pak kohë që është e K4: Bëj pas të gjitha të tjerave - kalo sa më pak
mundur kohë që është e mundur
• Urgjente, pra duhet adresuar menjëherë, por • Detyrat të cilat nuk janë as urgjente as të
domosdoshmërisht të rëndësishme rëndësishme
• Shpërqendrim nga plani juaj • Detyra të mirëmbajtjes – me gjasë humbje
• Ndajë kohë të shkurtra, mendo delegimin te kohe
dikush tjetër. • Pyet vetveten se a duhet në të vërtetë t’i
Të parëndësishme
• Mund të jenë urgjente dhe të rëndësishme kryesh ti këto (apo mund t’i delegosh?)
për dikë, por jo në bazë të prioriteteve tuaja
aktuale. Shqyrto ndikimin në pjesën tjetër të
punës para se të angazhohet në këto.
Bëj këto nëse mundesh. Mos i bëjë këto – përveç nëse ke kohë!
124
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
125
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Roli i menaxherët të linjës po ashtu ka ndryshuar. Më parë, ata kanë qenë mjeshtër të rutinës. Tani ata duhet të jenë
mjeshtër të ndryshimit. Këtu mund të hyjë në punë këshilla e profesionistit të personelit.
Arsyeja primare pse shërbimi i personelit dhe menaxherët e linjës duhet të punojnë së bashku është e palët
kanë një interes të veshur që të sigurojnë që institucioni përmbush qëllimet e veta. Duke punuar së bashku,
menaxherët e linjës bëhen më profesionist në funksionet taktike të personelit. Funksioni i tillë duhet të
përfshijë motivimin e stafit, zhvillimin e punonjësve, caktimin e objektivave, menaxhimin e performancës,
menaxhimin e konfliktit, këshillimin dhe udhëzimin.
Sikur me çdo marrëdhënie të punës, ekzistojnë disa hapa të lehtë që duhet ndërmarrë – por ato marrim kohë.
Këto janë:
Komunikimi – jep vullnetarisht informata përkatëse që i ndihmojnë menaxherët të personelit të bëj punën
126
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
SEKSIONI DY:
127
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Qasjet e planifikimit strategjik të zhvilluara në sektorin privat mund të Rregullorja për organizim dhe sistematizim
ndihmojnë institucionet e shërbimit civil për t’u marrë me ndryshimet Rregullorja për emërimin e pozitave të larta
dramatike në mjediset e tyre.
Hapi 1. Procesi i planifikimit strategjik duhet të fillojë me një marrëveshje fillestare të vendimmarrësve – si
politik ashtu edhe administratë – përkrahja e të cilëve është e domosdoshme për formulim dhe zbatim të
suksesshëm të planit. Përkrahja dhe përkushtimi i menaxhmentit dhe shefit ekzekutiv janë vitale për suksesin
e planit strategjik në një organizatë. Përfshirja e vendimmarrësve kryesor jashtë organizatës është zakonisht
vendimtare për suksesin e problemeve publike në rast se zbatimi përfshin shumë palë dhe organizata.
Hapi 2. Identifikim i mandatave ose “gjërave që duhet bërë”, duke konfrontuar institucionin ose agjencinë.
Hapi 3. Rishiko vizionin, misionin dhe vlerat e organizatës ose “të dëshirueshmet” në bazë të pritjeve të
klientëve.
Vizioni i një organizate është gjendja e dëshirueshme në të ardhmen të cilën synon ta arrijë organizata. Pra
deklarata e vizitonit përshkruan drejtimin të cilin institucioni dëshiron të marrë dhe rezultatin e dëshiruar
final posa të arrij etje.
Deklarata e misionit reflekton qëllimin operacional të organizatës, arsyen pse ekziston, punën bazë të saj.
Përgjigjet në pyetjen – si synon organizata të shërbejë klientët dhe palët me interes – gjatë procesit të arritjes
së vizionit.
Identifikimi i klientëve dhe palëve me interes të organizatës dhe pritjeve të tyre është vendimtare. Klientët
janë ata të cilat i shërben organizata, siç janë pacientët e spitalit ose përdoruesit e sistemit të transportit. Palët
me interes nuk janë domosdoshmërisht klient por janë palë të cilat kanë ndikim në operacionet e organizatës
ose të cilët janë të prekur prej tyre. Këto palë shtrihen nga pronarët, qeveria, organet rregulative, furnizuesit
e sektorit privat, stafi, komuniteti lokal.
Hapi 4. Identifikimi i mundësive të jashtme dhe kërcënimeve me të cilat ballafaqohet organizata dhe
identifikimi i fuqive dhe dobësive të brendshme.
128
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Hapi 5 është zhvillimi strategjik (d.m.th. identifikimi i alternativave praktike). Në bazë të pritjeve të klientit
dher palëve me interes, dhe deklaratave të rishikuara të vizionit dhe misionit, si dhe rezultateve të analizës
SWOT, hapi i ardhshëm është të bëhet identifikimi i fushave ku organizata duhet, dhe mund, të realizojë
rezultate të rëndësishme strategjike për klientët dhe palët me interes të saj. Do të ishte ideale sikur këto të
artikuloheshin në aspektin e rezultateve të synuara të prekshme.
Hapi 6. Identifiko rezultatet specifike sipas rezultateve të secilës fushë strategjike. Këto duhet të jenë aktivitete
konkrete dhe të monitorueshme.
Hapi 7. Zhvillo një plan veprimi dhe diagram të përgjegjësisë. Qartëso se si do të arrihen outputet dhe nga
kush përmes një plani të veprimit me afate kohore dhe ndarje të qartë të buxhetit dhe të përgjegjësive.
1. Rritje e përpjekjeve të zyrtarëve të lartë për të promovuar strategji të reja ka ndikim të drejtpërdrejtë
në nivelin e pjesëmarrjes strategjike të arritur në nivelet e ulëta pasuese. Dalja nga tavolinat dhe
kalimi nëpër punë – duke folur me punonjës në të gjitha nivelet bën dallim të madh.
2. Anketa ka gjetur modele të ngjashme për përpjekjet tjera për të promovuar pjesëmarrje në strategjinë
e institucioneve, përfshirë të bindurit e punonjësve që qëllimet strategjike të institucionit mund të
përmbushen në mënyrë reale dhe se zbatimi i suksesshëm do të jetë i dobishëm në aspektin personal.
3. Pjesëmarrja e menaxherëve në nivelin e mesëm. Të anketuarit të cilët raportuan bashkëpunim të rregullt me
homologët jashtë departamenteve të tyre ose zinxhirit komandues po ashtu kanë raportuar rezultate
superiore në ndërtimin e pjesëmarrjes për strategjitë e organizatës. Kjo vlen në secilin nivel të
hierarkisë organizative edhe pse ndikimi është më i fuqishëm në nivelin më të lartë.
4. Kjo anketë ka gjetur se mjetet e komunikimit të korporatave – për shembull Intraneti – ndihmojnë
në ndërtimin e pjesëmarrjes – posaçërisht në nivelet e mesme ku ka pasur vështirësi për të gjetur
përkushtim.
5. Organizatat e suksesshme mblidhen dhe shfrytëzojnë më së miri komentet nga punonjësit. Pjesëmarrja
strategjike dhe kënaqësia e punonjësve janë të pandashme. Menaxherët në të gjitha nivelet duhet të
kërkojnë në mënyrë aktive komente nga punonjësit dhe të angazhojnë atë në mënyrë konstruktive. Ata
duhet të takohen si grup për të diskutuar idetë e këtyre të fundit rreth strategjisë së institucionit dhe
si ndikon ajo në rolet e tyre.
129
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Konkluzion
Zbatimi i strategjive të reja dhe vendosja e niveleve të larta të përputhshmërisë strategjike janë vendimtare
për shumicën e organizatave. Kjo anketë ka konkluduar se institucionet më të suksesshme:
Bëjnë përkushtim konsistent për të promovuar strategjinë e institucionit në secilin nivel të organizatës
e jo vetëm në nivelet e larta;
Punojnë në mënyrë sistematike me punonjësit e nivelit të mesëm dhe të ulët për të siguruar që secili
është i bindur se strategjia do të jetë përfitime personale për ata, do të sigurojë mjedis më të mirë
dhe do të çojë në sukses të përgjithshëm.
Njohin rëndësinë e pjesëmarrjes së menaxhmentit të nivelit të mesëm dhe promovojnë atë përmes
inkurajimit të bashkëpunimit me homologë jashtë departamentit të tyre dhe/ose zinxhirit komandues;
Ofrojnë pritje të definuara mirë dhe shpërblejnë punën e jashtëzakonshme me një numër të
stimulimeve siç janë zhvillimi në karrierë, njohja dhe mundësitë e reja zhvillimore;
Janë të hapur ndaj të gjitha formave të komenteve të punonjësve dhe fuqizojnë një mjedis në të cilin
punonjësit në të gjitha nivelet ndjejnë se opinionet e tyre merren parasysh.
130
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Për të zbatuar me sukses strategjinë tuaj, disa gjëra duhet ët jenë në vend. Personat e duhur duhet të jenë të
gatshëm të ju ndihmojnë me shkathtësitë dhe aftësitë e tyre unike. Ju duhet të keni resurset të cilat përfshijnë
kohën dhe paratë, për zbatim të suksesshëm të strategjisë. Struktura e menaxhimit duhet të jetë komunikuese
dhe e hapur me takime të caktuara për azhurnim. Sistemet e menaxhmentit dhe të teknologjisë duhet të jenë
në dispozicion për të përcjellë zbatimin, dhe mjedisi në vend të punës duhet të jetë i tillë që i mundëson të
gjithë të ndjekjen komfort dhe të motivuar.
Më poshtë do të gjeni një shabllon të zbrazët për përdorim. Plotësoni një shabllon për secilën fushë të
prioritetit strategjik dhe shto seksione për qëllime ose objektiva shtesë nëse ka nevojë. Përshtate këtë mjet
sipas nevojës.
Fusha Fusni këtu një prej prioriteteve nga plani juaj strategjik
prioritare:
Qëllimi: Shkruaj një deklaratë të gjere se çfarë shpresoni të arrini në lidhje me këtë fushë prioritare.
Masat e Demonstro në këtë seksion se si do ta dini jeni duke pasur progres. Deklaroni në mënyrë
performancës: specifike çfarë do të matni për të përcaktuar nëse kanë ndodhur ndryshime apo jo.
Përzgjedh indikatorët e progresit për planin afatmesëm (< 1 vit) dhe afatgjatë (3-5 vite).
Specifiko burimin e të dhënave që do të përdorësh për ata indikatorë (ose planin tuaj për
të zhvilluar një sistem të matjes nëse është e domosdoshme).
Objektivat: Përshkruaj produktet specifike të matshme që rezultojnë nga intervenimi juaj. Objektivat
duhet të jenë SMART: specifike, të matshme, të arritshme, reale dhe të kufizuara në kohë.
Sfondi: Dokumento llojin e strategjisë që përdorni. Referohu çdo baze të dëshmive për strategji.
Shëno nëse strategjia është ndryshim i politikave. Mund të vendosni të shtoni një vegzë
për çdo uebfaqe të programeve sipas rregullit.
Aktiviteti: Përvijo hapat që do të ndërmerrni për të arritur secilin objektiv. Aktivitetet janë pjesa “si”
e planit të veprimit. Më së miri është të rregullohen aktivitetet në mënyrë kronologjike
sipas datës së fillimit. Vendos secilin aktivitet në një radhë të veçantë dhe shto aq radhë
sa mund të të nevojiten.
Afati: Deklaro datat e projektuara për fillim dhe mbarim të secilit aktivitet.
Resurset e Përfshij të gjitha resurset e nevojshme për këtë hap të veprimit. (Shembujt: financimi,
nevojshme: koha e stafit, nevojat për hapësirë, furnizimet, teknologjia, pajisjet dhe partnerët kryesor).
131
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Personi Identifiko me emër personin kryesor që ka iniciuar aktivitetin, ofro drejtime për punë dhe
udhëheqës monitoro progresin.
Rezultatet e Përshkruaj rezultatet e drejtpërdrejta, të prekshme dhe të matshme të aktivitetit (p.sh.
parapara: një produkt ose dokument, një marrëveshje ose politikë, numrin e pjesëmarrësve, etj.)
Shënimet e Përcjell progresin e përmbushjes së aktiviteteve. Po ashtu shëno çdo përfundim të
progresit: paparaparë, si pozitiv ashtu edhe negativ.
Përputhja: Trego përputhjen e fushës tuaj prioritare me prioritetet e shtetit dhe komunës.
Ekonomia: A është institucioni ose agjentët e tij duke blerë inpute të cilësisë adekuate me çmim adekuat?
(Inputet janë gjëra si stafi, konsulentët, materialet bazë dhe kapitali që përdoret për të nxjerrë
rezultate).
Efikasiteti: Sa mirë institucioni ose agjentët e tij i transformojnë inputet në rezultate? (rezultatet janë
rezultatet e realizuara nga institucioni ose agjentët ndaj një pale të jashtme. Kërkon ushtrimin
e kontrollit të fuqishëm mbi cilësinë dhe sasinë e rezultateve).
Efektiviteti: Sa mirë, inputet nga një intervenim, po arrijnë rezultatet e dëshiruara për qytetarët? (Mbaj
mend se për dallim nga rezultatet, institucioni ose agjentët e tij nuk ushtrojnë kontrollë të
drejtpërdrejt mbi rezultatet)
Efektiviteti i kostos: Sa ka ndikim intervenimi në arritjen e masës relative me inputet e investuara nga ana e
institucionit ose agjentit?
Korniza e 3E-ve tregon se agjenda e VPP-së nuk ka të bëjë me shkurtim të kostos. Kryesore në agjendën e
132
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
VPP-së janë ato se çfarë institucioni është duke blerë direkt nga paratë e tatimpaguesve (Rezultatet) dhe në
çfarë transformohen këto (rezultate). Për të arritur rezultate të vlefshme një institucion duhet të jetë i qartë se çfarë
rezultate dhe rezultate mund të priten realisht nga një intervenim.
Kuantitative
Inputet Outputet Otucomes
Shpenzimet (€)
(veprimet) (rezultatet) (Ndikimi)
Kulatiative
Është me rëndësi që marrëdhëniet financiare me kontraktorë ose furnitorë palë të tretë të jenë kost-efektive, dhe se arrihet
vlerë e mirë për para nga programi ose shërbimi i përfshirë. Vlera e dobët për para nënkupton se:
Më shumë duhet të shpenzohet për të arritur rezultatet e pritura, duke lënë më pak para për
programet, shërbimet, përdoruesit dhe rezultatet tjera; ose
Ndikimi i programit ose shërbimit është më i vogël: më pak përdorues pranojnë përfitime ose rezultate
të pritura; ose të gjithë ose disa përdorues përfitojnë më pas se sa duhej.
Pra çfarë mund të bëni për të rritur efektivitetin e kostos në marrëdhëniet aktuale financiare të agjentëve? Ja
disa fusha shtesë për konsideratë:
Ndikimi Sigurohu që programi juaj të fokusohet në rezultate, ndikimin në përdoruesit e shërbimit dhe
komunitetet që synoni të arrini, dhe jo vetëm për outpute, procesin ose inputet. Jo të gjitha
rezultatet do të jenë të qarta, direkte dhe lehtë të vlerësueshme. Ju dhe/ose furnitorët duhet
të aplikoni vlerësime dhe teknika siç janë Kthimi Social për Investime (SROI) për të vendosur
133
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Prioritetet Sigurohu që programi është fokusuar në ato rezultate të cilat janë prioritete në dy aspekte:
analizat e nevojës më të madhe publike; dhe prioritetet e institucionit tuaj.
Zhvillo pikëpamje afatgjatë, aty ku është e mundur. Ju duhet të kërkoni kombinim optimal të:
kostos së tërë ciklit – kjo është kosto, nga fillimi deri në fund, i zbatimit të vëllimit të miratuar të shërbimit
në cilësinë dhe afatin e miratuar. Duhet të përfshijë çdo kosto të fillimit dhe daljes të cilat duhet përmbushur
si dhe financimin e drejtpërdrejt të ofruesit të shërbimit; dhe kontrollimin e kostove – sigurohu që ju dhe
ofruesi të mbani kostot nën kontroll. Kostot të vogla, panevojshme ose të tepërta mund të shkapërderdhet
shpejt. Është më e lehtë të kontrolloni koston para se të materializohet sesa pasi të ketë ndodhur.
Asnjëherë mos pyet anëtarët e një ekipi të lartë për të marrë përsipër sfida të cilat mund të kryhen nga
menaxherët e nivelit më të ulët. Misioni i ekipit të lartë duhet të rrjedh logjikisht, që kërkon përvojë të thellë
134
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
135
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
SEKSIONI TRE:
TEMAT PËR MENAXHMENTIN E PERSONELIT
136
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
1. Bëj punët e personelit shumë mirë.
Për të avancuar reputacionin në organizatë së pari ju duhet të bëni
një menaxhim të shkëlqyeshëm të përditshëm të funksioneve të personelit. Ekspozimi i parë që bëjnë
shumë menaxher për personelit është kur bëjnë pyetje rreth politikave dhe procedurave. Duke dëshmuar
kompetencën tuaj në çështje rutinore të personelit, ju do të ngritni gatishmërinë e menaxherëve për t’ju
konsultuar për shqetësimet më të mëdha të punës.
2. Elimino përpjekjet e personelit që nuk kanë vlerë të shtuar.
Kushtoni kohë analizës së çdo kontributi që
bën personeli në aspektin e asaj se çfarë i ofron organizatës dhe se a i plotëson qëllimet organizative apo jo.
Nëse jo, hidheni.
3. Kupto qëllimin kryesor të institucionit tuaj
Për t’u bërë njerëzit e personelit partner të çmuar, ata duhet të
kuptojnë çështjet bazë. Kjo do të thotë jo vetëm të mësuarit rreth objektivave specifike të organizatës tuaj por
edhe të kuptuarit e mjedisit qeveritar dhe trendeve publike. Në fund të fundit, si mund të filloni të përcaktoni
çfarë kompetenca iu nevojiten punonjësve nëse nuk e dini se çfarë fushe punoni?
4. Zhvillo marrëdhëniet përgjatë organizatës.
Mos prisni që menaxherët e linjës të vijnë tek ju me probleme.
Kërkoni ata dhe mësoni për çështjet e tyre të punës. Merr pjesë në takime të departamentit. Lajmërohu
vullnetar për grupe punuese. Kërko këshilla nga menaxherët. Mos rri ulur në zyrë dhe të prisni telefonin të
cingërojë. Dilni përpara. .
5. Ndihmoni menaxherëve të linjës të jenë më konfident në rolin e tyre të personelit. Nganjëherë personeli nuk
ka besim te menaxherët e linjës. Por zakonisht kjo ndodh sepse personeli nuk i ka trajnuar ata për të qenë të
aftë në fushën e personelit. Ne nuk mund të presim nga menaxherët të dinë si të bëjnë gjëra si vlerësimet e
rekrutimit, disiplina progresive dhe mbajtja e takimeve me stafin përveç nëse i trajnojmë ne për atë. Personeli
mund t’i ndihmojë menaxherëve të shmangin problemet dhe të bëhen më kompetent duke iu ofruar atyre udhëzime
dhe trajnim. Sa më shumë t’i ndihmoni menaxherët për të bërë punën e personelit, aq më i vlefshëm bëhet personeli.
Pse? Sepse ofrimi i ndihmës që menaxherët të bëhen më kompetent në detyra rutinore të personelit ju liron juve kohë
për t’u marrë me punë më strategjike, me vlerë të shtuar.
6. Zhvillo aftësinë për të artikuluar pikëpamjen tuaj duke përdorur gjuhën e linjës. Nëse menaxherët nuk ju
dëgjojnë mund të jetë sepse jeni duke folur me gjuhë të gabuar. Menaxherëve të linjës iu intereson rezultati
jo rregullat apo drejtësia. Ju duhet të jeni në gjendje t’i artikuloni pikëpamjet tuaja përmes atyre kushteve.
7. Bëhuni më fleksibil.
Edhe pse personeli është dashur të vendos politika, rregulla dhe procedura për të
krijuar drejtësi, profesionistët e personelit duhet të kuptojnë se rregullat mund dhe duhet të thehen kur
137
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
një situatë individuale kërkon atë. Me fjalë tjera, menaxherët e linjës kërkojnë nga personeli që të përshtat
zgjidhjet me nevojat e tyre të veçantë, e jo t’i ofrohen recepte me një masë unike për të gjithë.
8. Bëhuni gjeneralistë të cilët kuptojnë çështje të mëdha të personelit.
Ndihmon marrëdhënien duke qenë
gjeneralit që mund të zgjidhë probleme në kuptim të gjerë.
9. Fokusohu në të njëjtat qëllime.
Për t’ju besuar menaxherët e linjës, ata duhet të dinë se po punoni për të
njëjtat objektiva sikurse ju.
10. Mbani mend tri C-të: bashkëpuno, koopero dhe komuniko.
Për t’u bërë më i dukshëm dhe më pak i
keqkuptuar, personeli dhe njerëzit e tij duhet të flasin, punojnë dhe komunikojnë me menaxherët e linjës
rregullisht.
Pra çfarë duhet të trajnoni dhe udhëzoni menaxherët e linjës për të bërë? Në fund të fundit, edhe pse
institucioni ka specialist të personelit, janë menaxherët e linjës ata që kanë përgjegjësinë e përditshme për
zbatim të iniciativave të personelit. Ja disa shembuj ku personi mund të përkrahë menaxherët e linjës.
Angazhimi i punonjësve
Qasja e aplikuar nga menaxherët e linjës për të mbikëqyrë punonjësit e tyre është faktori më vendimtar
për angazhim të punonjësve. Menaxherët e linjës krijojnë kulturën organizative për ekipet e tyre. Nëse
menaxherët fokusohen në fuqitë e punonjësve dhe i inkurajojnë për komunikim të hapur, ata kanë më shumë
gjasa të angazhojnë punonjësit. Menaxherët e linjës të cilët fokusohen në aspekte negative të performancës
së punonjësve, bëjnë mikromenaxhim të punonjësve të tyre ose kërkojnë të shtytje për statusin e tyre që do
të krijojë punonjës të inatosur dhe të paangazhuar. Praktikuesit e personelit matin angazhimin e punonjësve
përmes anketave por angazhimi gjenerohet ose fiket nga menaxherët e linjës.
Vlerësimi i performancës
Derisa procesi i vlerësimit të performancës mund të përcaktohet nga Shërbimi Civili, ato zbatohen nga
menaxherët e linjës. Perfomanca dhe sjellja e punonjësve vlerësohen dhe notohen nga menaxherët e linjës
të drejtpërdrejtë. Komentet ofrohen në takime një-me-një ndërmjet punonjësit dhe menaxherët të linjës.
Për të qenë efektive, komentet duhet të përcillen në mënyrë të sinqertë dhe të kuptueshme. Nëse menaxheri i linjës
duket i painteresuar dhe i qaset vlerësimit si ushtrim me tik në një kuti, atëherë procesi i vlerësimit do të
humb kredibilitetin.
138
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Disiplinimi i punonjësve
Disiplinimi në vend të punës fillon kur një menaxher i linjës i cakton pritjet e tij/saj me ekipin. Këto pritje mund
të mbështeten nga politika dhe procedura të nxjerra nga departamenti i personelit. Megjithatë, përkushtimi
i menaxherët të linjës për zbatim të rregullave mund të ndikojë në performancën dhe sjelljen e punonjësve më shumë
se sa çdo procedurë ose manual. Nëse një menaxher i linjës shihet se ka thyer rregullat, ai/ajo do të luftojë t’i
zbatojë ato me ekipin e vet. Nëse ka nevojë për veprime disiplinore formale ndaj një anëtari të ekipit, sjellja
e tij/saj personale do t’i kthehet prapa atij.
Sipas një anketë ndërkombëtare të bërë kohëve të fundit, kjo është ajo që menaxherët kërkojnë nga personeli.
Funksionet e personelit duhet të marrin shumë më shumë përmes komenteve nga klientët e brendshëm –
menaxherët e linjës, menaxherët e lartë dhe punonjësit. Kjo duhet të mbulojë atë për çka kanë nevojë nga
personeli dhe përvojën e tyre të përdoruesit nga shërbimet aktuale. Kjo mund të ofrojë njohuri të freskëta
dhe të ndihmojë funksionin e personelit të fokusojë përpjekjet e veta në fushat që i shtojnë vlerë punës.
Personeli duhet të jetë reagues - i qartë rreth asaj se çfarë ka atje dhe çfarë shërbime ofron; i lehtë për t’u
kontaktuar; dhe i aftë të reagojë shpejtë, me efikasitet dhe efektivitet. Reagushmëria ka të bëjë me fokusin e
139
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
sinqertë ndaj klientit në shpejtësi dhe saktësi si dhe ofrimin e këshillave dhe veprimeve përkatëse në kontekstin
e institucionit dhe fuqisë punëtore. Çështjet e njerëzve janë shpesh urgjente dhe stresuese për menaxherët dhe
punonjësit. Nëse ata nuk arrijnë të flasin me personin e duhur në personel, ose nëse kërkesa e tyre vonohet
disa ditë, ata shpejt e humbin besimin në funksion.
Menaxherët e lartë dëshirojnë një funksion me mendje të pavarur të personelit, i cili kupton fuqinë punëtore
dhe mund të ndihmojë menaxhmentin të balancojë nevojat e punonjësve dhe institucionit. Ata ndanin
një pikëpamje të fuqishme që personeli është aty për t’i përkrahur punonjësit si dhe menaxherët. Aftësia
e personelit për të udhëzuar menaxherët e linjës, posaçërisht për menaxhim të performancës, vlerësohet
lartë. Në kuptim më të gjerë, menaxherët kërkojnë nga funksioni i personelit të dijnë pulsin e asaj se çfarë ndjejnë
punonjësit dhe sa mirë po punojnë. Menaxherët e lartë shikojnë kah funksioni i personelit për të marrë një
pikëpamje të pavarur dhe sfiduese se si të balancojnë interesat e punonjësve me nevojat e institucionit. Ata
njohin tundimin për të vendosur prioritetet afatshkurta të menaxhmentit para ruajtjes së marrëdhënieve
pozitive të fuqisë punëtore. Ata kanë nevojë për shërbimin e personelit për t’i dhënë balancin e duhur. Pra
shërbimi i personelit që shihet si i largët nga fuqia punëtore humb vlerën unike para menaxherëve të lartë.
Komuniteti i personelit dëshiron ta sheh veten se është në një udhëtim për t’u bërë më “strategjik” në ndikimin
që ka në institucion. Edhe klientët e personelit e duan këtë, por vizioni i tyre për personelin strategjik është
një vizion praktik. Të qenit strategjik nga perspektiva e menaxhmentit të lartë është të punosh me linjën – në
të gjitha nivelet – për çështjet ose problemet e njerëzve të cilat janë ndikim strategjik në punë.
Klientët e personelit duan një shërbim të personelit ‘proaktiv’ , i cili vëren çështjet para kohës dhe punojnë së
bashku me menaxherët për t’i adresuar atë.
Klientët në këtë studim përdorën fjalën ‘strategjik’ më pak se sa stafi i shërbimit të personelit. Ata përdornin
fjalën “proaktiv” për të përmbledhur atë çfarë dëshirojnë që shërbimi i personelit të jetë – as shumë i fjetur
nga administrata joefikase ose shumë i largët në një shtyllë të politikës dhe strategjisë. Një shërbim proaktiv
i personelit duhet të:
Mundësojë menaxherëve dhe punonjësve të punojnë më mirë duke qenë më afër të përfshirë në
adresimin e problemeve dhe çështjeve të punonjësve;
Ndihmojnë të shmangen problemet duke i vërejtur ato herët;
Sjellin ide të mira nga jashtë institucioni;
Të jenë më kategorik nëse menaxherët përqeshin politika ose kode të sjelljes;
Udhëzojnë dhe trajnojnë menaxherët për të menaxhuar dhe motivuar punonjësit e tyre më mirë;
Punojnë ‘përgjatë organizatës’ për të arritur më shumë konsistencë në menaxhim të njerëzve dhe për të
zhvilluar dhe deleguar më mirë njerëz për të mirën e tërë organizatës.
140
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Një shërbim proaktiv i personelit duhet të ndjehet i afërt me menaxherët dhe t’i kontaktojë ata. Siç ka thënë
një menaxher i lartë ‘Ata do të duhet të sillen vërdallë më shumë – nuk ka nevojë të vihen në siklet’.
Klientët duan përkrahje profesionale të personelit nga “partnerët e vërtetë njerëzor’. Për të ofruar përkrahje
proaktive dhe reaguese nga personelit, klientët duan që stafi i personelit të jenë profesionistë të duhur. Kjo do
të thotë të kenë ekspertizë të vërtetë si në teori ashtu edhe në praktikë të mirë për të dhënë informata dhe
këshilla konsistente, të drejta dhe të besueshme. Njerëzit e personelit po ashtu duhet të kuptojnë kontekstin
e shërbimit institucional dhe të fuqisë punëtore dhe të kenë vetëbesim dhe të jenë kategorik sa duhet për të
sfiduar menaxherët kur të jetë e nevojshme.
2. Mbaj premtimet.
Shefi juaj dëshiron të ju besojë që të kryeni punën, kështu që ai/ajo të mos mbetet në lloç. Prandaj kur të
merrni një detyrë, kryen me fanatizëm. Asnjëherë mos u zoto skajshmërish dhe çdo herë kryej punën.
141
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
7. Komuniko qartë.
Kur të komunikoni me shefin tuaj, flisni dhe shkruani me fjali të shkurta, përdorni sa më pak fjalë të mundshme
për të shpjeguar qëllimin tuaj dhe bëni atë të kuptueshëm. Kjo e bën punën e shefit tuaj më të lehtë që
rrjedhimisht e bën punën tuaj më të lehtë.
8. Ofro maksimumin.
Shefat e dinë kur një punonjës nuk angazhohet. Ata presin nga ju të bëni punën tuaj pasi që vetëm ju mund
ta bëni atë duke tejkaluar pengesat të cilat do të parandalonin njerëzit tjerë të kenë sukses në atë që bëni ju.
Ata presin maksimumin nga ju, pra ofro atë.
142
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Ja disa sugjerime:
Klientët tuaj ndoshta janë mbështetur në ju më parë për të ofruar ekspertizë, prandaj
tërhiq këtë përveç nëse ka sisteme rezervë të vendosura. Jeni fleksibil rreth roleve
tuaja që jeni të përgatitur të merrni me klientët tuaj. Veprimi si “ekspert” ose si një
“palë duar të sigurta” mund të jetë mënyrë e mirë e fillimit. Por ju duhet të pranoni
se jo të gjithë klientët e brendshëm do të jenë në gjendje të punojnë me ju si partner
i barabartë qoftë sepse iu mungojnë njohuritë shkathtësitë ose nga mosgatishmëria
e tyre për të punuar në këtë drejtim.
Njih kufijtë tuaj Në aspektin e shkathtësive dhe aftësive tuaja, është vendimtare që ju realisht të arrini
atë çfarë ju ka kërkuar klienti juaj. Mos u frikësoni të kërkoni ndihmë nga konsulentët
e jashtëm kur të keni nevojë, dhe sigurohuni që kontrata juaj ju lejon të punoni me
ata në projektet tuaja. Një hulumtim i peizazhit politik në organizatë është po ashtu i
rëndësishëm për të zhvilluar rrjetet.
Zhvillimi organizativ (ZHO) është përcaktuar nga UK Chartered Institute of Personnel and Development si
“qasje e planifikuar dhe sistematike për të mundësuar performancë të qëndrueshme të organizatës përmes
angazhimit të njerëzve të saj”.
Zhvillimi organizativ aplikohet për ndryshimet në strategji, strukturë dhe/ose procese të një sistemi të plotë.
Ka të bëjë me
Menaxhimin e një ndryshimi të planifikuar, në mënyrë fleksibile e cila mund të rishikohet pas mbledhjes
së informatave të reja,
Një prej sfidave në aplikim të zhvillimit organizativ-së është se nuk ka të bëjë vetëm me atë çfarë bëni, por edhe
me mënyrën e të menduarit në vend të punës. Një shembull i intervenimit të zhvillimit organizativ është nëse
144
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
njësia e personelit punon me kolegët e TI-së dhe të financave për të ofruar një qasje konsistente për të mbështetur
ekipet menaxhuese në aplikim të strategjisë.
Pra çfarë e bën të veçantë këtë zhvillimin organizativ? Ajo që është e veçantë është krijimi i një përputhshmërie
me punën e pjesëve të tjera të organizatës në mënyrë të planifikuar – që mund të përshkruhet si një “formë
e të menduarit sistematik”. Qëllimi i një intervenimi të zhvillimit organizativ është të ndërtohet fleksibilitet
dhe aftësi në organizatë për të monitoruar gjendjen e vet dhe për të adresuar këto pa intervenim konstant
nga specialistët e jashtëm.
Zhvillimi organizativ nuk zëvendëson shërbimin e personelit por mbështetet fuqishëm në shumë procese të
personelit. Si një aktivitet i përqendruar në njerëzit dhe kah problemi, mbështetet në të dhënat e njerëzve
të mbledhura nga organizata për të mbështetur diagnostifikimin e çështjeve potenciale të ndërlidhura me
përshtatjen me ndryshimet e dëshiruara dhe dizajnimin e intervenimit të zhvillimit organizativ për të përshtatur
strategjinë me vlerat e organizatës.
Ekziston një nevojë e rëndësishme për të parë zhvillimin organizativ si proces të vazhdueshëm të rishikimit dhe
jo vetëm si një intervenim për ndryshim të njëhershëm. Shërbimi i personelit duhet të zhvillojë shkathtësitë e
mbledhjes, analizimit dhe të vepruarit në bazë të të dhënave dhe informatave si dhe të shfrytëzimit të kësaj
për të ofruar njohuri të punës. Aktivitetet e zhvillimit organizativ zakonisht drejtohen në nivel të bordit dhe
sigurojnë të prekin të gjitha fushat e punës dhe çojnë organizatën përpara në mënyrë sistematike.
145
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Mirënjohje
Përgaditja e Doracakut për Menaxherët e Shërbimit Civil është mundësuar nga Ministria e Administratës Publike,
realizuar në kuadër të projektit “Modernizimi i Sektorit Publik” i cili është përkrahur nga Banka Botërore.
Shumë zyrtar të institucioneve qeveritare kanë ofruar kontribut të çmueshëm për këtë doracak. Disa kanë
shkruar kapituj, komente ose kanë propozuar përmirësime strukturore. Të tjerët kanë shpenzuar shumë
kohë dhe përpjekje për të ekzaminuar detajet e përmbajtjes, të lekturojnë dhe korrigjojnë atë. Ajo që është
shumë e rëndësishme, mjetet dhe shkathtësitë e përshkruara në këtë doracak duhet të jenë relevante dhe
të zbatueshme për menaxherët në shërbimin civil të Kosovës. Falëminderim i veçant për zyrtarët të cilët
kontribuan që ky doracak të realizohet:
Përmbajtja në këtë dokument mund të përdoret pjesërisht ose plotësisht pa lejen paraprake të MAP. Mirëpo,
burimi i saj, duhet të citohet.
146
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
Carnegie, D., How to win friends and influence people, Ebury Press, 1998
Covey, S., The seven habits of highly effective people, Simon & Schuster, 1992
de Bono, E., Six thinking hats, Little, Brown & Company 1985
Hersey, P., & Blanchard, K., Management of organisationalbehaviour – utilising human resources, Prentice
Hall, 1988
147
Doracak për Nivelet Drejtuese në Shërbimit Civil
148